5 lời khuyên giúp làm việc theo nhóm hiệu quả 6 lầm tưởng thường gặp về làm việc nhó

Nội dung text: 5 lời khuyên giúp làm việc theo nhóm hiệu quả 6 lầm tưởng thường gặp về làm việc nhó

1. 5 lời khuyên giúp làm việc theo nhóm hiệu quả 6 lầm tưởng thường gặp về làm việc nhóm
2. Nếu một thành viên nói rằng: "Tôi không thích mẫu bạn đang sử dụng cho bài thuyết trình của chúng ta”, nghĩa là người đó đang lo lắng vì bạn đã không hỏi ý kiến của họ trước khi chọn mẫu. Teamwork” (làm việc theo nhóm) ngày càng trở thành kỹ năng phổ biến và có tác dụng nâng cao hiệu quả công việc. Khi làm việc theo nhóm, chúng ta có thể tận dụng được điểm mạnh của nhiều người để giải quyết công việc. Bên cạnh đó, mọi người đều cảm thấy các thành viên trong nhóm đều có đóng góp đáng kể cho thành quả đạt được. Điều này giúp tăng cường quá trình học hỏi lẫn nhau và những đẩy mạnh những cam kết giá trị lớn hơn. Tuy nhiên, cho dù nhóm làm việc của bạn có các thành viên tài năng như thế nào chăng nữa, nếu không thiết lập các qui tắc chung thì dễ dàng rơi vào trạng thái hỗn loạn. Bởi vậy, để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn cần lắng nghe những bí quyết sau: Xây dựng niềm tin Khi người ta tin tưởng ai đó, họ sẽ có cảm giác an toàn và sẵn sàng cống hiến. Nếu một thành viên trong nhóm nói với bạn rằng: "Tôi không thích mẫu bạn đang sử dụng cho bài thuyết trình PowerPoint của chúng ta”, nghĩa là người đó đang lo lắng vì bạn đã không hỏi ý kiến của họ trước khi lựa chọn mẫu. Nên nhớ, làm việc theo nhóm muốn thành công, điều đầu tiên là phải có niềm tin giữa các thành viên với nhau, tin vào người lãnh đạo. Các nhóm có thể xây dựng lòng tin bằng cách nói chuyện cởi mở với nhau không chỉ về vấn đề công việc mà còn về sở thích, những điều không thích, về nối sợ hãi hay mối quan tâm và thói quen trong cuộc sống hằng
3. ngày Niềm tin tăng lên khi các thành viên có thể thoải mái chia sẻ cảm xúc, nhận được sự đồng cảm chứ không phải những phản ứng tiêu cực hay sự khinh bỉ từ những người khác trong nhón. Làm việc theo nhóm giúp mọi người phát huy thế mạnh của từng cá nhân để đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung - (Ảnh minh họa) Thiết lập các quy tắc trao đổi thông tin rõ ràng Tất nhiên, thông tin trao đổi sẽ trở nên phức tạp hơn khi 5, 10, hoặc thậm chí 15 người đang cùng tiến hành một công việc. Do đó, thiết lập một số nguyên tắc cơ bản để giao tiếp trong môi trường đồng đội là rất quan trọng cho tương tác thành công. Các thành viên trong nhóm nên thống nhất một quy tắc chung về việc họ nên trả lời người khác như thế nào, phân chia, theo dõi công việc từng mảng ra sao và khi có vấn đề nảy sinh thì cần rà soát từ đâu. Các thành viên nên trả lời tin nhắn văn bản hoặc thư điện tử trong vòng vài giờ hay trong một thời gian cụ thể? Mỗi thành viên phải cam kết tìm kiếm và chia sẻ thông tin cho nhau như thế nào. Cuối cùng, các nhóm làm việc cần phải cố gắng hoạc cách nói chuyện thẳng thắn, trao đổi thông tin trung thực và đơn giản. Giao tiếp nhóm nên được chia sẻ chứ không phải là để gây ấn tượng. Chấp nhận nhiều kiểu giao tiếp khác nhau Có nhiều yếu tố ảnh hưởng giao tiếp của từng người như tuổi tác, giới tính, ngôn ngữ, văn hóa và cá tính. Nếu không hiểu điều đó, những khác biệt này có thể tạo ra rào cản đáng kể khi giao tiếp nhóm, khiến công việc kém hiệu quả. Một số thành viên trong nhóm có thể thích nói chuyện, thường đưa ra các ý tưởng cao xa trong khi họ vẫn đang suy nghĩ về một
4. chủ đề. Vài thành viên khác lại thích nghiên cứu kĩ thông tin và tổng hợp chúng trước khi nói, bởi họ muốn có sự chắc chắn, rõ ràng. Họ có thể không đưa ra ý kiến trong cuộc họp, nhưng lại thường có thể tổng hợp ý kiến ngẫu nhiên của người khác. Không chỉ cá nhân các thành viên trong nhóm phân tích phong cách giao tiếp của mình mà cả nhóm nên nói chuyện cởi mở về những khác biệt để tìm cách thích ứng với tất cả mọi người, tạo điều kiện cho mỗi thành viên phát huy được thế mạnh của bản thân, đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung. Xây dựng quy trình xử lý xung đột Các thông tin liên lạc giữa các thành viên với nhau cũng như với những người ngoài nhóm yêu cầu phải rõ ràng và cởi mở để không có cơ hội cho sự bất đồng do hiểu nhầm. Mâu thuẫn của các thành viên cần phải giải quyết triệt để, theo một quy trình rõ ràng và căn cứ vào đó để áp dụng về sau. Việc giữ những cá nhân không liên quan nằm ngoài các cuộc xung đột là điều cần thiết nhưng có vẻ không dễ thực thi. Toàn đội cần phải chắc chắn rằng, lời nói và hành động từ các thành viên không làm tăng thêm mâu thuẫn. Nếu ai đó trong nhóm cảm thấy bị tổn thương hay giận dữ, mọi thành viên khác nên giúp người đó trực tiếp tìm hiểu nguồn gốc vần đề hơn là đưa ra lời phê bình gay gắt hoặc nói xấu đồng nghiệp. Dành thời gian giao tiếp cá nhân ngoài công việc Mối quan hệ thân tình giữa các thành viên trong nhóm là những đóng góp quan trọng vào thành công của nhóm và giúp giảm thiểu sự xuất hiện cũng như mức độ xung đột. Mặc dù mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm chủ yếu là về công việc, các nhóm sẽ mạnh hơn, gắn
5. kết hơn khi các thành viên coi trọng và đánh giá cao mối quan hệ mang tính cá nhân. Tìm các lĩnh vực cùng quan tâm, trao đổi về các chủ đề bên ngoài công việc có thể xây dựng sự gắn kết. Thể hiện mối quan tâm đối với bệnh tật của người thân hoặc chúc mừng thành tích của con cái trong gia đình các thành viên của nhóm là cách thúc đảy một bước tiến dài hướng tới việc tạo ra một đơn vị vững chắc, gắn bó.
6. 6 LẦM TƯỞNG THƯỜNG GẶP VỀ LÀM VIỆC NHÓM Trong bối cảnh hiện nay, để tồn tại và phát triển, các tổ chức cần phải có khả năng phản ứng nhanh trước những tình thế luôn biến đổi không ngừng. Điều này đòi hỏi tinh thần hợp tác và khả năng làm việc nhóm của các nhân viên. Đây là 2 yếu tố quan trọng giúp hoàn thành tốt các nhiệm vụ đã đề ra. Cuộc nghiên cứu của tôi tại cộng đồng tình báo Hoa Kỳ 1 lần nữa đã khẳng định lại điều này. Ngoài ra, cuộc nghiên cứu còn cho thấy nhiều người vẫn nhận thức sai lầm về hình thức làm việc nhóm khiến hoạt động nhóm không hiệu quả như mục đích vốn có của nó. Dưới đây là sáu trong số những nhầm tưởng thường gặp về làm việc nhóm:
7. 1. Luôn tỏ ra đồng ý trước ý kiến của các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp nhóm hoạt động trôi chảy hơn. Và do đó, nhóm sẽ không phải lãng phí thời gian cho các cuộc tranh luận Thật tế, cuộc nghiên cứu cho thấy điều ngược lại: những nhóm càng có nhiều tranh luận sôi nổi sẽ càng có nhiều ý tưởng sáng tạo và do đó hiệu quả làm việc càng cao. Trước đây, khi nghiên cứu các ban nhạc giao hưởng, chúng tôi nhận thấy rằng những ban nhạc chơi hơi cục cằn thường được đánh giá cao hơn so với những ban nhạc chơi đặc biệt hài hòa nhau. 2. Nên cho các thành viên mới tham gia vào nhóm vì họ sẽ mang đến nguồn sinh khí cũng như những ý tưởng mới mẽ cho nhóm. Không có họ, các thành viên cũ dễ trở nên tự mãn hoặc vô tâm trước những thay đổi trong môi trường làm việc nhóm; hoặc quá dễ dãi trước những hành vi không tốt của đồng đội. Hợp tác với nhau càng lâu, các thành viên trong nhóm càng làm việc ăn ý nhau hơn. Dù điều này nghe có vẻ vô lý, nhưng cuộc nghiên cứu đã chứng minh rằng điều này là hoàn toàn đúng. Dù trong đội bóng rổ hay trong bộ tư đàn dây thì các thành viên sẽ hợp tác hiệu quả hơn khi họ đã cùng làm việc với nhau trong 1 thời gian dài.
8. 3. Nhóm càng đông thành viên sẽ càng có nhiều thông tin và ý tưởng hữu ích, và do đó sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Phần lớn các nhóm làm việc đều là các nhóm ‘đông dân’. 1 nhóm với số lượng quá đông thành viên sẽ gây trở ngại cho nhóm vì nhóm càng đông thì càng có nhiều nguy cơ nảy sinh tình trạng ‘ươm lười tập thể’ (hay tình trạng ‘đi xe không trả tiền’). Ngoài ra,các thành viên trong những nhóm lớn cũng sẽ khó khăn hơn khi hợp tác với nhau. Do đó, nhóm càng nhỏ thì hiệu quả làm việc sẽ càng cao – hơn nữa còn hạn chế được những mâu thuẫn, xung đột giữa các thành viên trong nhóm. 4. Tương tác kiểu ‘mặt đối mặt’ giờ đây đã trở nên lỗi thời. Nhờ vào các thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại ngày nay, các thành viên trong nhóm không cần phải gặp mặt trực tiếp nhưng vẫn có thể hợp tác làm việc hiệu quả. 1 nhóm làm việc không thể gặp mặt nhau để trao đổi trực tiếp là 1 bất lợi vô cùng to lớn. Gặp gỡ, trao đổi trực tiếp rất có lợi đối với hoạt động nhóm. Các tổ chức chủ yếu hoạt động trong môi trường đội nhóm nhận thấy rằng dù mất thời gian và tiền bạc, nhưng các doanh nghiệp cần phải tạo điều kiện để các thành viên trong nhóm gặp mặt nhau ít nhất 3 lần: khi nhóm vừa thành lập; trong quá trình làm việc và khi hoàn thành công việc.
9. 5. Một nhóm có hoạt động hiệu quả hay không hoàn toàn phụ thuộc vào nhóm trưởng. Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa 1 nhóm làm việc hiệu quả và 1 nhóm làm việc kém hiệu quả? Hầu hết mọi người đều cho rằng câu trả lời phụ thuộc vào tính cách, hành vi và phong cách lãnh đạo của người trưởng nhóm. Đúng là những hoạt động của người trưởng nhóm cũng góp phần tạo nên sự khác biệt này. Tuy nhiên, 3 vai trò quan trọng nhất mà người trưởng nhóm đảm nhiệm là: (1) tạo điều kiện để các thành viên tự lãnh đạo chính bản thân họ; (2) tạo lập môi trường làm việc nhóm hiệu quả; (3) huấn luyện các thành viên trong nhóm. Kết quả cuộc nghiên cứu cho thấy vai trò thứ 1 của nhóm trưởng quyết định 60% hiệu suất làm việc của nhóm; năng lực của các thành viên trong nhóm chiếm 30% và công tác huấn luyện chỉ chiếm 10%. Người trưởng nhóm thật sự đóng vai trò quan trọng trong việc năng cao hiệu quả làm việc nhóm nhưng không quan trọng theo cách mà chúng ta vẫn thường nghĩ. 6. Nhóm làm việc có khả năng phi thường. Do đó, tất cả những gì ta cần làm là thành lập 1 nhóm toàn những người tài giỏi; đưa ra 1 mục tiêu chung chung —và nhóm sẽ giúp bạn thực hiện. Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng ta cần cân nhắc kỹ lưỡng và chuẩn bị chu đáo. Người trưởng nhóm giỏi là người sẽ đặt ra cho nhóm mình những mục tiêu cụ thể, rõ ràng phù hợp với khả năng của nhóm (liệu nhóm có đủ nguồn thông tin và
10. sự hỗ trợ cần thiết từ phía công ty để hoàn thành tốt nhiệm vụ hay không?) Thậm chí, đôi khi bạn cần phải vì quyền lợi của nhóm mà đấu tranh. Dù việc này hơi mạo hiểm, nhưng cũng rất đáng nếu nó có thể giúp nhóm bạn hoạt động hiệu quả hơn.