Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 3: Xác định yêu cầu và chọn lựa phương án

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Chương 3: Xác định yêu cầu và chọn lựa phương án

1. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1
2. Nội dung Phần I: Tổng quan Chương 1 – Tổng quan về HTTT Chương 2 – Mô hình và phương pháp mô hình hóa HTTT Phần II: Phân tích Chương 3 – Xác định yêu cầu và chọn lựa phương án Chương 4 – Mô hình hóa dữ liệu Chương 5 – Mô hình hóa xử lý Phần III: Thiết kế Chương 6 – Thiết kế dữ liệu Chương 7 – Thiết kế hệ thống Chương 8 – Thiết kế giao diện 2
3. Chương 3 – Xác định yêu cầu và chọn lựa phương án 1. Mục đích khảo sát 2. Nội dung khảo sát 3. Đối tượng khảo sát 4. Các phương pháp xác định yêu cầu 5. Đánh giá và phê phán hiện trạng 6. Phát sinh và chọn lựa phương án 3
4. 1. Mục đích khảo sát • Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn và môi trường của hệ thống. • Tìm hiểu vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của hệ thống. • Nêu ra được các điểm hạn chế, bất cập của hệ thống hiện tại cần phải được nghiên cứu thay đổi. 4
5. 2. Nội dung khảo sát • Các mục tiêu hoạt động của đơn vị. • Chiến lược, công việc thực hiện để đạt mục tiêu. • Thông tin về nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài: – Hồ sơ, sổ sách, tập tin; – Biểu mẫu, báo cáo; – Qui tắc, qui định, công thức; – Các qui tắc, qui định ràng buộc lên dữ liệu; – Các sự kiện tác động lên dữ liệu khi nó xảy ra. 5
6. 2. Nội dung khảo sát (tt) • Tìm hiểu về xử lý: trả lời các câu hỏi “khi nào”, “như thế nào”, “bởi ai” các dữ liệu đó được tạo ra, di chuyển, biến đổi và được lưu trữ. • Các thuộc tính mô tả xử lý: – Cách thức thực hiện; – Tần suất; – Khối lượng; – Độ phức tạp; – Độ chính xác; – Thứ tự và các ràng buộc giữa các hoạt động truy suất dữ liệu. 6
7. 2. Nội dung khảo sát (tt) • Các chính sách, hướng dẫn mô tả hoạt động quản lý, thị trường và môi trường hệ thống. • Các phương tiện, tài nguyên có thể sử dụng (phần cứng, phần mềm, trang thiết bị, ). • Trình độ tin học của các đối tượng người dùng. • Các đánh giá, phàn nàn về hệ thống hiện tại và các đề xuất giải quyết. 7
8. 3. Đối tượng khảo sát Cán bộ lãnh đạo; Người quản lý Người sử dụng; Người dùng NV nghiệp vụ Nhân viên kỹ thuật Biểu mẫu Tập tin Sổ sách Đối tượng Tài liệu Thủ tục, qui trình Thông báo Chương trình máy tính 8
9. 4. Các phương pháp xác định yêu cầu • Phương pháp truyền thống: 1) Phỏng vấn 2) Phỏng vấn nhóm 3) Khảo sát dùng bảng câu hỏi 4) Quan sát trực tiếp 5) Phân tích tài liệu • Phương pháp hiện đại: 6) Thiết kế kết hợp người dùng (JAD-Join Application Design) 7) Sử dụng bản mẫu (Prototype) 9
10. 1) Phỏng vấn Phân tích viên Đơn vị Xác nhận kế hoạch Lên kế hoạch phỏng vấn phỏng vấn Chuẩn bị chủ đề, câu hỏi Xắp xếp nhân sự tham gia phỏng vấn phỏng vấn Gởi chủ đề, câu hỏi phỏng vấn Đặt câu hỏi Trả lời Ghi nhận Bổ sung hoặc xác nhận Kiểm tra và đánh giá kết quả kết quả Tìm kiếm các quan điểm khác
11. 1) Phỏng vấn (tt) Kế hoạch phỏng vấn tổng quan Hệ thống: Cửa hàng nước giải khát Người lập: Nguyễn Văn A Ngày lập: 01/8/2003 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 1 Qui trình bán NGK Hiểu rõ tất cả các yêu cầu về 5/8/2003 5/8/2003 bán lẻ, bán sỉ và qui trình xử lý đặt hàng. 2 Qui trình đặt mua 7/8/2003 7/8/2003 NGK 3 Quản lý nhập, xuất, 8/8/2003 8/8/2003 tồn kho 4 Hệ thống máy móc, Nắm rõ tài nguyên máy móc, 10/8/2003 10/8/2003 phần mềm trang thiết bị, phần mềm, hệ điều hành đang sử dụng.
12. 1) Phỏng vấn (tt) Kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn Hệ thống: Người trả lời phỏng vấn: . Phân tích viên: Vị trí: văn phòng, phòng họp Phương tiện: điện thoại Mục tiêu: Có được thông tin về dữ liệu và xử lý liên quan. Chi tiết buổi phỏng vấn Thời gian ước lượng (phút) Giới thiệu Tổng quan về hệ thống Tổng quan về buổi phỏng vấn Chủ đề 1 Các câu hỏi Chủ đề 2 Các câu hỏi Tóm tắt các điểm chính Câu hỏi của người trả lời phỏng vấn Kết thúc Quan sát tổng quan Phát sinh ngoài dự kiến
13. 1) Phỏng vấn (tt) Bảng câu hỏi và ghi nhận trả lời Người được phỏng vấn: Trần Thị X Ngày: 5/8/2003 Câu hỏi Ghi nhận Câu hỏi 1: Trả lời: Khách hàng đặt hàng dưới hình thức nào? Gọi điện thoại/đến tận đại lý/gởi fax. Kết quả quan sát: Đáng tin cậy Câu hỏi 2: Trả lời: Tất cả đơn đặt hàng của khách hàng phải Phải thanh toán trước hoặc ngay khi giao. được thanh toán trước rồi mới giao hàng? Kết quả quan sát: Thái độ không chắc chắn. Câu hỏi 3: Trả lời Chị muốn hệ thống mới sẽ giúp cho chị Dữ liệu chỉ nhập một lần và các báo cáo tự điều gì? động tính toán. Kết quả quan sát Không tin tưởng lắm, hình như đã triển khai thất bại một lần.
14. 2) Phỏng vấn nhóm từ xa qua video conference • Nhiều phân tích Phân tích viên Người trả lời PV viên (ptv). Câu hỏi về Trả lời về nghiệp vụ nghiệp vụ • Nhiều đối tượng Phỏng vấn được phỏng vấn. nhóm Câu hỏi về Trả lời về • Mỗi ptv đặt câu kỹ thuật kỹ thuật hỏi và ghi nhận Câu hỏi Trả lời về lại ý kiến về lĩnh tổng quan tổng quan vực của mình.
15. 2) Phỏng vấn nhóm (tt) • Ưu điểm: – Đẩy nhanh quá trình phỏng vấn. – Khi có những ý kiến bất đồng về một vấn đề nào đó, lãnh đạo có thể đưa ra ý kiến chỉ đạo để mọi người cùng thống nhất. • Nhược điểm: Khó tổ chức một buổi phỏng vấn nhóm vì khó tìm được thời gian và vị trí thích hợp cho tất cả mọi người.
16. Các loại câu hỏi • Câu hỏi mở: là câu hỏi có phạm vi trả lời tự do, câu trả lời không được định sẵn. • Câu hỏi đóng: là câu hỏi mà các câu trả lời đã được định sẵn để người trả lời chọn lựa một hay nhiều tùy theo yêu cầu của câu hỏi. Câu hỏi mở Câu hỏi đóng Ưu điểm - Không ràng buộc kết quả trả lời. - Thời gian trả lời ngắn. - Có thể phát sinh ý tưởng mới. - Nội dung trả lời tập trung, chi tiết. Khuyết điểm - Thời gian có thể kéo dài. - Mất nhiều thời gian chuẩn bị - Nội dung trả lời có thể vượt ra câu hỏi và câu trả lời. ngoài phạm vi câu hỏi. - Không mở rộng được kết quả trả lời.
17. Một số lưu ý Trước khi phỏng vấn: • Lập kế hoạch phỏng vấn tổng quan. • Lập kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn dựa trên kế hoạch phỏng vấn tổng quan. • Tham khảo ý kiến của lãnh đạo cơ quan để chọn người trả lời phỏng vấn trong các kế hoạch hướng dẫn buổi phỏng vấn. • Gửi trước bảng câu hỏi cho người trả lời phỏng vấn. • Liên hệ với người trả lời phỏng vấn để thống nhất thời gian và địa điểm phỏng vấn.
18. Một số lưu ý (tt) Trong khi phỏng vấn: • Kiểm chứng lại đối tượng phỏng vấn. • Giới thiệu một cách ngắn gọn về mình, về hệ thống sẽ xây dựng, về mục tiêu và nội dung của buổi phỏng vấn. • Tạo sự tin tưởng, tạo không khí thoải mái, thân thiện để có thể trao đổi cởi mở. • Lắng nghe một cách nghiêm túc và ghi nhận chính xác và đầy đủ những nội dung cần thiết, tránh hỏi lại điều người trả lời đã nói. • Làm chủ buổi phỏng vấn, tập trung vào các nội dung chính, tránh đi quá xa vào một vấn đề làm mất thời gian của buổi phỏng vấn. • Dùng ngôn ngữ nghiệp vụ, tránh dùng ngôn ngữ tin học. • Thông tin thu nhận phải định lượng rõ ràng (nếu được), tránh những mô tả chung chung, mang tính cảm tính. • Nên có câu hỏi về những khó khăn hiện tại và mong muốn gì ở hệ thống sắp tới.
19. Một số lưu ý (tt) Kết thúc phỏng vấn: • Tóm tắt những điểm chính, có sự xác nhận của người trả lời. • Buổi phỏng vấn không nên kéo dài quá 4h làm việc. • Lập biên bản phỏng vấn. • Cảm ơn vì sự hợp tác, lên lịch và nhắc lại nội dung của buổi làm việc tiếp theo (nếu có).
20. 3) Khảo sát dùng bảng câu hỏi • Phân nhóm các câu hỏi. • Phân nhóm đối tượng, theo những cách sau: – Đối tượng tích cực – Ngẫu nhiên – Thỏa tiêu chuẩn đặt ra – Theo loại: người dùng/quản lý
21. 3) Khảo sát dùng bảng câu hỏi (tt) • Một số lưu ý: − Có phần hướng dẫn điền câu trả lời trong bảng câu hỏi. − Thời hạn gởi lại câu trả lời đủ để người trả lời có thời gian suy nghĩ nhằm đưa ra câu trả lời chính xác (không quá dài mà cũng không quá ngắn) và thời gian này được ghi rõ trong bảng câu hỏi. − Ngôn từ sử dụng trong câu hỏi phải cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu, hạn chế dùng ngôn ngữ tin học. − [Có phần ghi rõ họ tên/ký tên xác nhận trách nhiệm của người trả lời.]
22. So sánh Phỏng vấn – Bảng câu hỏi Đặc điểm Phỏng vấn Bảng câu hỏi Sự phong phú Cao (qua nhiều kênh: câu trả lời, Trung bình/thấp (chỉ trả lời). thông tin cử chỉ, thái độ ). Thời gian Có thể kéo dài. Vừa phải. Chi phí Có thể cao. Vừa phải. Cơ hội nắm bắt Tốt: việc phát hiện và chọn lọc Hạn chế: chỉ có được sau khi thu và phát hiện các câu hỏi có thể được đặt ra bởi thập các câu trả lời. người phỏng vấn hoặc người được phỏng vấn. Tính bảo mật Mọi người biết lẫn nhau. Không biết người trả lời. Vai trò Người được phỏng vấn đóng vai Trả lời thụ động, không chắc tham gia trò quan trọng và có thể quyết chắn quyết định kết quả. định kết quả.
23. 4) Quan sát trực tiếp • Quan sát trực tiếp tại nơi làm việc nhằm thu thập chính xác cách thức và qui trình làm việc thực tế. • Phương pháp này thường được sử dụng kết hợp với phương pháp phỏng vấn để nắm bắt thông tin một cách nhanh nhất.
24. 5) Phân tích tài liệu - Tài liệu giao dịch: chứng từ, thư từ, thông báo, Tài liệu - Tài liệu lưu: sổ sách, tập tin, báo cáo, hoàn - Tài liệu tổng hợp: báo cáo, thống kê, kế hoạch. chỉnh - Tài liệu tổ chức, chính sách: cấu trúc tổ chức; mô tả công việc, qui trình, thủ tục; các quy định nội bộ, chủ trương, chính sách Tài liệu Tài liệu - Tài liệu bổ sung: bảng hỏi, phiếu thu thập, làm tiếp - Tài liệu nghiên cứu: báo cáo nghiên cứu, - Tài liệu chuẩn bị: cuộc họp, máy tính,
25. 5) Phân tích tài liệu (tt) • Các thông tin có được từ việc phân tích tài liệu: – Các vấn đề tồn tại trong hệ thống (thiếu thông tin, các bước dư thừa, ). – Các cơ hội để hệ thống đáp ứng nhu cầu mới (phân tích doanh thu, thói quen khách hàng, ). – Phương hướng tổ chức có thể tác động đến các yêu cầu của HTTT. – Lý do tồn tại của hệ thống hiện hành. – Tìm ra tên và vị trí của những cá nhân có liên quan đến hệ thống để việc giao tiếp liên lạc đúng mục tiêu hơn. – Dữ liệu cấu trúc và qui tắc xử lý dữ liệu.
26. 5) Phân tích tài liệu (tt) • Hạn chế: – Các tài liệu, thủ tục cũng có thể là nguồn thông tin không đúng và bị trùng lắp. – Thiếu tài liệu. – Tài liệu hết hạn.
27. 6) Thiết kế kết hợp người dùng • JAD – Join Application Design Là một hình thức phỏng vấn nhóm nhưng đi theo một chương trình và phân tích viên điều khiển thứ tự câu hỏi được trả lời bởi người dùng. • Thành phần JAD bao gồm: - Địa điểm: phòng họp đầy đủ trang biết bị. - Thành phần tham dự:  Người chủ trì  Người sử dụng  Phân tích viên hệ thống  Nhân viên phát triển  Thư ký - Chương trình cuộc họp. - Công cụ trợ giúp.
28. 7) Sử dụng bản mẫu Các yêu cầu ban đầu Xác định bài toán Xây dựng bản mẫu Bản mẫu Chuyển đổi tới hệ thống vật lý Các yêu cầu mới Nếu bản mẫu không đủ Vấn đề phát sinh Cài đặt và sử dụng Đánh giá và nâng cấp bản mẫu bản mẫu Phiên bản kế tiếp
29. 7) Sử dụng bản mẫu (tt) • Phương pháp này hữu hiệu khi: – Yêu cầu chưa rõ ràng và thông suốt. – Người dùng và các thành viên khác tham gia vào việc phát triển hệ thống. – Đã có những trao đổi giữa phân tích viên và người dùng. – Công cụ và dữ liệu sẵn sàng. • Hạn chế: – Không theo chuẩn tài liệu hình thức về yêu cầu hệ thống. – Các bản mẫu có thể rất đặc thù theo phong cách của người dùng ban đầu. – Bỏ qua vấn đề tương tác và chia sẻ dữ liệu với những hệ thống khác.
30. 5. Đánh giá và phê phán hiện trạng • Các yếu kém của hiện trạng bao gồm: - Thiếu thông tin cho xử lý - Thiếu nhân lực Thiếu - Thiếu phương tiện - Bỏ sót công việc đáng làm - Cơ cấu bất hợp lý - Phương pháp không chặt chẽ Kém hiệu quả - Lưu chuyển giấy tờ bất hợp lý - Giấy tờ, sổ sách trình bày kém - Quá tải, ùn tắc - Chi phí cao Tốn kém, dư thừa - Lãng phí
31. 5. Đánh giá và phê phán hiện trạng (tt) • Ví dụ: Cửa hàng NGK - Bán lẻ - Bán theo ĐĐH - Thanh toán Kho Bộ Bộ bánhàngphận Nhà cung cấp - Đặt mua NGK Khách hàng - Giao hàng - Tính tồn kho Văn phòng - Kế toán - Lập thu, chi - Thống kê, báo cáo
32. 5. Đánh giá và phê phán hiện trạng (tt) • Thiếu: – Thiếu sổ ghi chép tính tồn kho, tồn kho tính được hiện nay là do kiểm kê sau một vài ngày. – Thiếu thông tin xuất bán lẻ để tính tồn kho, các thông tin này do phòng bán hàng cung cấp. • Kém hiệu quả: – Các giấy tờ chứng từ thường ùn tắc ở phòng bán hàng do không kịp ghi chép. – Việc kiểm kê tồn kho thường khó khăn và không chính xác do kho lớn. – Các báo cáo thống kê thường xảy ra sai sót và kéo dài. • Tốn kém: – Chi phí giấy tờ,
33. 6. Phát sinh và chọn lựa phương án Tài liệu yêu cầu hệ thống Phát sinh phương án Phương án 1 Phương án 2 Phương án n Điều kiện Chọn lựa ràng buộc Phương án tốt nhất
34. 6.1. Phân nhóm yêu cầu - Nhu cầu nâng cao. - Hệ thống vẫn tồn tại nếu Mong muốn không có yêucác yêucầu cầunày. này. - Tiềm năng của hệ thống mới. - Dùng để so sánh các phương án. Cần thiết - Cơ sở cho tất cả phương án. - Hệ thống mới nếu không có các Căn bản, bắt buộc yêu cầu này thì không có ý nghĩa.
35. 6.1. Phân nhóm yêu cầu (tt) Ví dụ: phân nhóm các yêu cầu của hệ thống quản lý cửa hàng NGK Y1 Quản lý lưu trữ thông tin về bán hàng, đặt hàng, nhập xuất kho, thu chi và công nợ. Y2 Cho phép tìm kiếm tức thời các thông tin về công nợ của một khách hàng. Y3 Tự động tính tồn kho vào thời điểm cuối ngày. Y4 Tự động tính và in bảng doanh thu theo tháng. Y5 Các thông tin chứng từ chỉ nhập một lần và được truy xuất bởi các phòng ban liên quan. Y6 Các biểu mẫu hóa đơn, phiếu giao hàng, thống kê có thể in ra giấy. Y7 Thông báo và in danh sách khách hàng nợ quá hạn. Y8 Tự động tính tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày. Y9 Tự động tính và in bảng doanh thu theo ngày. Y10 Lập đề xuất mức tồn kho tối thiểu hợp lý cho từng NGK. Y11 Giúp thủ kho tính số lượng đặt mua các NGK tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày.
36. 6.2. Điều kiện ràng buộc • Ngày hoàn thành hệ thống mới. • Các nguồn tài chính và nhân lực hiện có. • Các yếu tố không thể thay đổi của hệ thống hiện hành. • Các giới hạn pháp lý và hợp đồng. • Cách thức xây dựng hệ thống cũng bị chi phối bởi tầm quan trọng và tính năng động của hệ thống.
37. 6.2. Điều kiện ràng buộc (tt) Ví dụ: Các ràng buộc của hệ thống quản lý cửa hàng NGK R1 Chi phí phát triển phần mềm không được vượt quá 70 triệu R2 Chi phí phần cứng không được vượt quá 50 triệu R3 Hệ thống phải hoạt động sau 5 tháng kể từ ngày bắt đầu R4 Không thay đổi hệ thống kế toán đang chạy rất ổn định R5 Hệ thống phải được sử dụng bởi tất cả nhân viên có liên quan đến công việc (phân quyền đầy đủ)
38. 6.3. Chọn lựa phương án Yêu cầu Thoả Đáp ứng ràng buộc yêu cầu Phương án Ràng buộc
39. 6.3. Chọn lựa phương án (tt) Ví dụ: 3 phương án của hệ thống quản lý cửa hàng NGK Tiêu chuẩn Phương án A Phương án B Phương án C Yêu cầu Y1 Y6 Có (không đáp ứng Y5) Có đầy đủ Có đầy đủ Y7 Có Có Có Y8 Không Có Có Y9 Không Có (cuối ngày) Có Y10 Không Không Có Y11 Không Không Có Ràng buộc R1 40 70 100 R2 40 60 70 R3 3 tháng 5,5 tháng 7 tháng R4 Không thay đổi Không thay đổi Thay đổi R5 Một vài thành viên Tất cả Tất cả
40. 6.3. Chọn lựa phương án (tt) Phương án A Phương án B Phương án C Điều kiện Trọng số Tỉ lệ Điểm Tỉ lệ Điểm Tỉ lệ Điểm Yêu cầu Y1 Y6 25 5 125 5 125 5 125 Y7 8 4 32 5 40 5 40 Y8 7 1 7 4 28 5 35 Y9 5 1 5 3 15 5 25 Y10 3 1 3 1 3 4 12 Y11 2 1 2 1 2 4 8 50 174 213 245 Ràng buộc R1 20 5 100 5 100 1 20 R2 10 5 50 4 40 2 20 R3 8 5 40 3 24 2 16 R4 7 5 35 5 35 2 14 R5 5 5 25 5 25 4 20 50 250 224 90 Tổng 100 424 437 335
41. 6.4. Chọn lựa phát triển • Gia công (Outsourcing) • Phần mềm đóng gói • Sản xuất theo đơn đặt hàng • Các giải pháp tổng thể • Phát triển nội bộ