Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Vũ Đình Nghiêm Hùng

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Vũ Đình Nghiêm Hùng

1. Giáo viên: Vũ Đinh Nghiêm Hùng Email: nghiemhung@gmail.com HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ 1
2. Khái niệm chung về hệ thống  Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, cĩ các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới mục đích chung 2
3. Hình dung một hệ thống Mơi trường Phần tử Phần tử Phần tử Phần tử Phần tử Đầu vào Đầu ra Hệ thống 3
4. Hệ thống thơng tin QL  HTTTQL là hệ thống thơng tin tin học hĩa cĩ chức năng thu thập, xử lý và truyền đạt mọi thơng tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng thơng tin trong guồng máy quản lý [2].  Hệ thống thơng tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ và chuyển thơng tin tới hỗ trợ việc tạo các quyết định, điều khiển, phân tích các vấn đề, và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức [3]. 4
5. Các phần tử của HTTLQL  Thơng tin ◦ Thời gian (cĩ được thơng tin lúc cần thiết, khoảng thời gian thích hợp) ◦ Địa điểm cĩ được thơng tin ◦ Dạng của thơng tin: chữ viết, hình ảnh, âm thanh,  Con người (cơng nhân tri thức- knowledge worker) ◦ Cơng nhân tri thức là người làm việc với thơng tin và làm ra các sản phẩm là thơng tin.  Cơng nghệ thơng tin ◦ Cơng nghệ thơng tin là những thứ được hỗ trợ bởi máy tính mà con người sử dụng chúng để làm việc với thơng tin, hỗ trợ việc xử lý thơng tin của một tổ chức ◦ Cơng nghệ bao gồm 2 mảng: phần cứng và phần mềm 5
6. MS Word MS PPT MS Excel BKAV Norton Anti Virus 6
7. Các chức năng chính Lưu trữ thơng tin xử lý và thu thập Xử lý dữ liệu: Phân tích Nhập DL Sắp xếp Xuất DL Tính tốn Phản hồi 7
8. Các chức năng chính  Nhập dữ liệu: thu thập và nhận dữ liệu để xử lý  Xử lý dữ liệu: chuyển đổi dữ liệu hỗn hợp thành dạng cĩ nghĩa với người sử dụng  Xuất dữ liệu: phân phối tới những người hoặc hoạt động cần sử dụng những thơng tin đĩ  Lưu trữ thơng tin: trường, file, cơ sở dữ liệu  Phản hồi: kiểm tra, đánh giá lại, và hồn thiện hệ thống 8
9. Quy trình xử lý thơng tin 9
10. Vai trị chiến lược của HTTT  Giúp điều hành hiệu quả hơn  Tạo ưu thế cạnh tranh ◦ Ví dụ: FEDERAL EXPESS với FedEx Pakage Tracking  Khuyến khích các hoạt động sáng tạo (máy bán hàng tự động, ATM)  Tạo ra các dạng hoạt động mới của tổ chức 10
11. Các dạng hoạt động mới  Các tổ chức ảo: khơng thực sự tồn tại, trao đổi thơng tin qua các diễn đàn  Tổ chức theo thỏa thuận: tạo các kho hàng ảo cho lưu trữ hàng hĩa (điện hoa, chuyển tiền nhanh, )  Các tổ chức truyền thống với bộ phận cấu thành điện tử (thay thế các phịng ban bằng các cơ cấu truyền thơng điện tử)  Liên kết tổ chức: đây là dạng tổ chức giữa khách hàng và nhà cung cấp. Khách hàng đặt hàng và yêu cầu NCC phải cung cấp hàng hĩa như thể khách hàng và NCC là thành viên của một tổ chức mẹ. ◦ Ví dụ: Dell với mơ hình “bán, tìm nguồn, chuyển hàng” tiên tiến hơn so với mơ hình truyền thống “mua, cất, bán” 12
12. Mặt trái của cơng nghệ TT  Email: Expensive mail???, spam mail  Rị rỉ, tiết lộ thơng tin  Ăn trộm và phá hoại dựa trên CNTT  13
13. Thảo luận  HTTT phát triển cĩ làm giảm số người quản lý ở các cấp khơng? Tại sao?  Thuận lợi và khĩ khăn cho doanh nghiệp do sự phát triển của HTTT? 14
14. Máy tính và quá trình thơng tin  Cấu trúc máy tính: cấu hình hệ thống, các dạng máy tính,  Files và cơ sở dữ liệu: Files và hệ thống các files, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu,  Mơ hình cơ sở dữ liệu  Thiết kế cơ sở dữ liệu 15
15. Cấu hình hệ thống 16
16. Các thiết bị lưu trữ 17
17. Thảo luận  Anh/chị thích dùng thiết bị nào nhất?  Anh/chị KHƠNG thích dùng thiết bị nào nhất? 18
18. Tệp (file) và cơ sở dữ liệu  Trước đây: thiết kế và sử dụng hệ thống tệp ◦ Tạo các tệp thành một hệ thống và tạo mối liên hệ giữa các tệp để dễ dàng truy cập thơng tin và tạo báo cáo.  Ngày nay: thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu ◦ Cơ sở dữ liệu là tập hợp thơng tin mà người ta tổ chức và truy cập theo cấu trúc logic của các thơng tin đĩ. 19
19. Cơ sở dữ liệu và bảng tính  Giống nhau: cùng dùng để lưu trữ thơng tin dưới dạng các file 2 chiều  Khác nhau: việc truy cập và xử lý thơng tin theo kiểu: logic và vật lý 20
20. Cấu trúc của CSDL 21
21. Mơ hình cơ sở dữ liệu  Khái niệm mơ hình CSDL: mơ hình CSDL là tập hợp các kết cấu logic thể hiện cấu trúc và mối quan hệ của dữ liệu trong phạm vi CSDL  Mơ hình thực hiện: Quan tâm tới vấn đề biểu diễn dữ liệu trong CSDL như thế nào  Mơ hình khái niệm: Tập trung vào mơ tả bản chất của việc biểu diễn CSDL 22
22. Các kiểu quan hệ của dữ liệu  Quan hệ 1-1: là mối quan hệ duy nhất giữa hai thực thể, từ thực thể này chỉ cĩ duy nhất một đường dẫn tới thực thể kia và ngược lại.  Quan hệ 1-nhiều: đây là quan hệ từ một gốc cĩ thể chỉ tới nhiều điểm mới, nhưng mỗi điểm chỉ cĩ một gốc duy nhất  Quan hệ nhiều-nhiều: đây là dạng mà cả gốc lẫn ngọn đều cĩ quan hệ đa phương 23
23. Mơ hình thực hiện  Mơ hình cơ sở dữ liệu thứ bậc (1969): giải quyết khĩ khăn do sự trùng lặp DL trong quá trình xử lý của dự án Apollo, cấu trúc hình cây từ trên xuống (so sánh với cơ cấu TCQL)  Mơ hình CSDL mạng: đặc điểm là các báo cáo cĩ thể được thiết lập từ nhiều nguồn, giải quyết được các mối quan hệ nhiều-nhiều  Mơ hình CSDL quan hệ (1970): tạo ra CSDL truyền một cách tự động bằng cách tổ chức các bảng CSDL liên kết với nhau nhưng độc lập về cấu trúc và DL 24
24. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ  Khái niệm: CSDL quan hệ sử dụng 1 chuỗi các bảng hoặc các files 2 chiều, cĩ quan hệ với nhau để lưu trữ thơng tin dưới dạng CSDL ◦ Thành lập lược đồ logic (các bảng 2 chiều) ◦ Đưa thêm các thuộc tính tình thế và đánh giá các khối lượng ◦ Nghiên cứu các yêu cầu truy nhập ◦ Chia cắt lại các kiểu bản ghi 25
25. Lược đồ logic  Lược đồ logic là cấu trúc các kiểu bản ghi, mỗi kiểu bản ghi là một tập hợp những bản ghi cĩ cấu trúc trường giống nhau, gọi ngắn gọn là một bảng.  Biểu diễn: Sách Bạn đọc DS mượn Số hiệu BĐ Mã sách Số hiệu BĐ Số hiệu BĐ Mã sách Ngơn ngữ Tên BĐ Mã sách Tên sách Trình độ Ngày mượn Tác giả Địa chỉ Ngày trả Năm xuất bản 26
26. Đưa thêm các thuộc tính tình thế và đánh giá các khối lượng  Các thuộc tính tình thế phản ánh một tình trạng nào đĩ của một khu vực quản lý và thường được tra cứu, mà mỗi lần dùng khơng cần phải tính tốn vịng vo nữa.  Đánh giá số bản ghi trong lược đồ (khối lượng của bảng) và ghi vào ngăn bổ sung phía cuối bảng 27
27. Nghiên cứu các yêu cầu truy nhập  Để truy cập, người sử dụng cần chỉ ra: ◦ Bảng cần truy nhập ◦ Khĩa tìm kiếm ◦ Trường cần tra cứu  Tần suất truy cập  PP tính tần suất: ◦ Bước 1: tần suất = yêu cầu truy nhập ◦ Bước k (k>1): tần suất = nxm  n: tần suất của bước k-1  m: số bản ghi trung bình tìm được của bước k-1 28
28. Ví dụ tính tần suất DS mượn Bạn đọc Số hiệu BĐ Sách Mã sách Số hiệu BĐ Số hiệu BĐ Mã sách Tên BĐ Mã sách Ngơn ngữ Trình độ Ngày mượn Tên sách Địa chỉ Ngày trả Tác giả KL: 100 KL: 5000 Năm xuất bản KL: 2000  Yêu cầu A: biết số hiệu BĐ, tìm địa chỉ  Yêu cầu B: biết số hiệu BĐ, tìm năm XB của các sách mà người đĩ mượn  Yêu cầu C: biết mã sách, tìm trình độ của những người đã đọc cuốn sách đĩ 29
29. Kết luận sau khi tính tần suất  Bảng nào cĩ nhu cầu truy cập cao  Khĩa tìm kiếm nào được sử dụng nhiều  Cụm trường nào thường được tra cứu cùng nhau  Mục đích của việc tính tần suất: chia cắt lại cấu trúc của các kiểu bản ghi 30
30. Chia cắt lại cấu trúc bản ghi  Các kết nối khơng được sử dụng thì sẽ được dỡ bỏ  Căn cứ vào cụm trường thường được tra cứu để: ◦ Nếu các cụm nằm trên 2 bảng thì gộp 2 bảng thành 1. Mục đích? ◦ Nếu nhiều cụm rời nhau thì cắt bảng thành nhiều bảng nhỏ theo cụm. Mục đích? ◦ Cĩ thể lặp lại một trường ở bảng khác nếu thấy tiện tra cứu hơn.  Nếu thấy bảng nào đĩ được truy cập nhiều theo một khĩa tìm kiếm nào đĩ thì thiết lập cho nĩ một đường truy cập đặc biệt 31
31. Bài tập  Tạo các bảng quan hệ của cửa hàng buơn bán xe máy: ◦ Một người bán cĩ thể bán nhiều xe, mỗi xe chỉ do một người bán ◦ Một khách hàng cĩ thể mua nhiều xe, nhưng mỗi xe chỉ bán cho một người ◦ ◦ Cuối cùng hãy tạo cấu trúc cho các bảng dữ liệu 32
32. Xây dựng hệ thống TT  Tại sao cần một phương pháp để xây dựng một hệ thống TT? 36
33. Xây dựng hệ thống thơng tin  Tự phát triển hệ thống  Thuê đối tác  Để cho người sử dụng phát triển HT  Mua các phần mềm ứng dụng  Dùng các máy chủ ứng dụng 37
34. Tự phát triển hệ thống  Cách tiếp cận truyền thống ◦ Mơ hình Chu kỳ sống của HT  Các cách tiếp cận hiện đại ◦ Mẫu mơ phỏng ◦ Phát triển ứng dụng nhanh ◦ Phát triển kiểu xoắn ốc ◦ 38
35. Mơ hình Chu kỳ sống của HT  Đây là cách tiếp cận cĩ cấu trúc, giải quyết theo từng bước trong việc phát triển các hệ thống thơng tin  Mơ hình thác nước 39
36. 7 bước trong mơ hình thác nước Lập KH Phân tích Thiết kế Phát triển Thử nghiệm Thực hiện Bảo dưỡng 40
37. Bước 1: Lập kế hoạch  Xác định hệ thống cần phát triển ◦ Cái cần làm là cái gì? ◦ Kế hoạch phát triển này cần cân đối với các kế hoạch khác của tổ chức  Thiết lập các phạm vi thực hiện ◦ Hệ thống phải làm được cái gì và cái gì khơng cần làm ◦ Lưu ý các vấn đề liên quan đến việc co giãn phạm vi thực hiện 41
38. Bước 2: Phân tích  Phân tích hệ thống – Các chuyên gia CN.TT làm việc với người sử dụng để: ◦ Thu thập, hiểu rõ, và được cung cấp tư liệu về các yêu cầu thực hiện cho hệ thống đã được đề xuất.  Các yêu cầu thực hiện – đây là một bộ các yêu cầu kỹ thuật mà hệ thống phải đáp ứng để cĩ thể hoạt động trơn tru. 42
39. Khĩ khăn khi phân tích các yêu cầu  Cách tiếp cận của Nạve– hỏi người sử dụng xem họ muốn HT thực hiện những cái gì. ◦ Nảy sinh vấn đề: Nhiều khi người sử dụng cũng khơng nắm rõ là họ cần cái gì!  Cách tiếp cận theo từng bước: ◦ Hỏi người sử dụng “Yếu tố quan trọng nhất trong sự hồn thành cơng việc của anh/chị là gì?” ◦ Xem xét cách thức cung cấp các thơng tin hữu dụng cho yếu tố đĩ. 43
40. Bước 3: Thiết kế  Thiết kế cấu trúc kỹ thuật cho hệ thống  Cấu trúc kỹ thuật – xác định phần cứng, phần mềm, các thiết bị viễn thơng để tạo dựng hệ thống 44
41. Bước 3: Thiết kế  Bốn thành phần thiết kế chính: ◦ Thiết kế giao diện – xác định cách để người sử dụng giao tiếp với hệ thống. ◦ Thiết kế CSDL – xác định cách tổ chức dữ liệu ◦ Thiết kế mạng – xác định cách thức sử dụng dữ liệu trên mạng ◦ Thiết kế quá trình – xác định cách thức xử lý dữ liệu. 45
42. Bước 3: Thiết kế  Ví dụ: hệ thống quản lý sinh viên trực tuyến 46
43. Bước 4: Phát triển  Phát triển- nhận tồn bộ tài liệu thiết kế chi tiết từ bước trước và chuyển chúng thành hệ thống hiện tại. ◦ Xây dựng giao diện ◦ Xây dựng cơ sở dữ liệu ◦ Xây dựng các thành phần mạng ◦ Viết chương trình xử lý dữ liệu 48
44. Bước 5: Chạy thử  Kiểm tra xem hệ thống cĩ hoạt động và đáp ứng được tất cả các yêu cầu thực hiện đã đặt ra ở bước phân tích hay khơng.  Kiểm tra các điều kiện – đây là các bước chi tiết mà hệ thống phải thực hiện cùng với các kết quả kỳ vọng thu được ở các bước đĩ. 49
45. Bước 5: Chạy thử  Việc chạy thử và kiểm nghiệm luơn song hành cùng sự phát triển của hệ thống. Bất cứ thành phần nào của hệ thống được phát triển thì cũng cần phải chạy thử và kiểm nghiệm ngay tức thì.  Các mức độ kiểm nghiệm: ◦ Kiểm nghiệm thành phần hoặc đơn vị độc lập ◦ Kiểm nghiệm các nhĩm của các thành phần tương tác với nhau ◦ Kiểm nghiệm tồn hệ thống ◦ Kiểm nghiệm chấp thuận hệ thống  Lưu ý: khơng bao giờ cĩ thể kiểm tra được hệ thống ở tất cả các điều kiện, vì vậy hệ thống vẫn cĩ thể cĩ lỗi sau bước kiểm nghiệm và chạy thử. 50
46. Bước 6: Thực hiện  Đưa hệ thống vào hoạt động: ◦ Thiết lập phần cứng, phần mềm và mạng ◦ Chuyển đổi dữ liệu: Chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới ◦ Tài liệu cho người sử dụng- hướng dẫn mọi người sử dụng hệ thống với ngơn ngữ mà người ta cĩ thể hiểu được ◦ Đào tạo sử dụng HT – tổ chức khĩa học, CD, ◦ Chuyển đổi hệ thống: Khởi động hệ thống mới và ngừng sử dụng hệ thống cũ ◦ Sửa chữa bất kì lỗi phát sinh nào đĩ 51
47. Bước 7: Duy trì bảo dưỡng HT  Giám sát và hỗ trợ HT để đảm bảo HT đạt được các mục tiêu kinh doanh.  Hỗ trợ KT – đây là nhĩm những người trả lời các câu hỏi và vấn đề về sử dụng HT mà người sử dụng đưa ra. 52
48. Bước 7: Duy trì bảo dưỡng HT  Liên tục duy trì và bảo dưỡng HT (chi phí cho mục này lên đến 70% chi phí cho tồn bộ HT) ◦ Sửa sai (Corrective Maintenance) – sửa chữa các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng  Ví dụ: chữa lỗi dị nước ở bồn tắm ◦ Hồn hảo HT (Perfective Maintenance) – thay đổi nhỏ và nâng cao hệ thống để đáp ứng được sự thay đổi yêu cầu của người sử dụng  Ví dụ: dán thêm giấy dán tường cho phịng làm việc ◦ Mở rộng HT (Extensive Maintenance) – thay đổi lớn cho HT để phù hợp với mơi trường mới (VD: thay đổi nhu cầu KD, thay đổi nhu cầu của người SD, thay đổi cơ sở hạ tầng của HT.TT) ◦ Thay thế hồn tồn (Complete replacement)  Lưu ý: rất nhiều chuyên gia về HT.TT khơng thích cơng việc này vì nĩ khơng thú vị và nhàm chán. ◦ Đâu là giải pháp? 53
49. Vai trị của người sử dụng  Người sử dụng cĩ vai trị rất lớn trong giai đoạn đầu (lập KH, phân tích) và một số giai đoạn cuối (thực hiện và duy trì HT)  Trong giai đoạn thiết kế, phát triển và thử nghiệm thì các nhân viên CN.TT đĩng vai trị chủ yếu, người sử dụng cĩ vai trị rất nhỏ. 54
50. Vai trị của người sử dụng 55
51. Mẫu mơ phỏng (kiểu tiến hĩa)  Hệ thống mẫu – đây là HT đơn giản và thu nhỏ của HT cần xây dựng. ◦ Đây là phiên bản đơn giản nhất của HT ◦ Thường để minh họa cho người sử dụng những khả năng cơ bản của HT ◦ Mẫu này thường được xây dựng rất nhanh (mất vài giờ hoặc vài ngày) ◦ Cung cấp những thứ cụ thể (thậm chí là sơ đẳng) cho người sử dụng thấy và sử dụng 56
52. Quá trình phát triển mẫu Quá trình này gồm 4 bước chính: 1. Xác định yêu cầu cơ bản 2. Phát triển mẫu ban đầu 3. Người sử dụng nhận xét 4. Sửa chữa và cải tiến mẫu 57
53. Chu trình này lặp đi lặp lại cho đến khi thỏa mãn yêu cầu của người SD thì thơi. Sau cùng là phát triển HT từ mẫu hồn thiện nhất 58
54. Ưu điểm của Mẫu mơ phỏng  Thu hút sự tham gia của người SD và chuyển sang HT mới tốt hơn  Giải quyết được sự khơng nhất quán giữa những người sử dụng.  Cho người SD được tiếp cận nhanh với HT sẽ được thiết kế.  Xác định được tính khả thi về mặt kỹ thuật trong việc xây dựng hệ thống.  Cĩ thêm nhiều ý tưởng cho HT đang được đề xuất xây dựng. 59
55. Nhược điểm của Mẫu mơ phỏng  Người SD trung thành với mẫu và khơng muốn đợi tới ngày sử dụng phiên bản cuối cùng nữa  Yêu cầu một số kỹ năng đặc biệt của nhân viên CN.TT – nhiều người thường khơng làm việc được với người sử dụng HT  Yêu cầu mơi trường phát triển đặc biệt – các cơng cụ hoặc các ngơn ngữ lập trình, .  Các mẫu thường bỏ qua sự phát triển HT theo đúng chuẩn mực – chạy thử nghiệm và viết tài liệu HD người sử dụng.  Hệ thống thực tế cĩ thể hoạt động trong điều kiện khác với mẫu mơ phỏng 60
56. Người sử dụng phát triển HT  Đây là sự phát triển HT bởi chính người sử dụng, các nhân viên CN.TT trợ giúp rất ít hoặc khơng cĩ sự trợ giúp trong quá trình phát triển HT. 61
57. Thuận lợi  Cải thiện được việc xác định nhu cầu ◦ Người SD là người biết rõ nhất họ cần cái gì!  Tăng cường sự tham gia của người sử dụng và ý nghĩa của quyền sở hữu  Tăng cường tốc độ phát triển HT ◦ Khơng phải đợi sự trợ giúp từ bộ phận CN.TT nữa  Giải phĩng người sử dụng khỏi mối ràng buộc với bộ phận CN.TT ◦ Tuy nhiên nĩ cĩ thể là tiêu cực! 62
58. Hạn chế và nguy cơ  Trình độ của người sử dụng cĩ hạn chế, vì vậy chất lượng của HT cĩ thể khơng cao.  HT xây dựng nên cĩ thể cĩ tính chất cá nhân ◦ Chỉ người SD mới biết cách dùng và cách duy trì, bảo dưỡng hệ thống  Người sử dụng ít am hiểu việc phân tích và thiết kế ◦ Cĩ ít phương án phát triển để lựa chọn  Tài liệu HDSD khơng cĩ hoặc cĩ ít và sơ sài 63
59. Thuê đối tác  Chuyển giao vài cơng việc cho đối tác làm  Lý lẽ cơ bản: “mỗi người một cơng việc, CN.TT là việc của những người làm CN.TT, việc của chúng ta là kinh doanh.”  Lý do chính: chi phí ◦ Đối tác chào giá rẻ hơn chi phí mình bỏ ra nếu tự làm – lợi thế về quy mơ, hiểu biết hơn,  Lý do khác: các mối quan hệ ◦ Cĩ thêm các mối quan hệ và tăng lợi thế cạnh tranh 64
60. Thuê đối tác  Các tổ chức cĩ thể xác định phần nào trong HT thì thuê, cịn lại thì tự mình phát triển  Thơng thường thuê đối tác phát triển: ◦ Hỗ trợ kỹ thuật (cho PCs) ◦ Quản lý và bảo trì mạng ◦ Tích hợp hệ thống ◦ Phát triển HT mới 65
61. Thuận lợi- Thuê đối tác  Giảm chi phí  Tập trung vào khả năng sở trường  Khai thác được bí quyết của người khác  Dự báo được chi phí  Cĩ được cơng nghệ mới nhất  Cải tiến năng lực 66
62. Hạn chế - Thuê đối tác  Giảm bí quyết kỹ thuật của mình nếu muốn cải tiến HT trong tương lai  Giảm khả năng kiểm sốt  Tăng sự phụ thuộc vào người khác 67
63. Mua phần mềm đĩng gĩi  Cĩ thể mua phần mềm đĩng gĩi từ một nhà cung cấp nào đĩ  Ví dụ: phần mềm xử lý văn bản ◦ Rất ít cơng ty tự viết phần mềm xử lý này ◦ Mua Microsoft Word, hoặc phần mềm khác 68
64. Thuê DV từ các nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (Application Service Providers - ASP)  Thuê hệ thống từ nhà cung cấp thứ 3 (ASP – application system provider)  Sự xuất hiện của Internet làm cho cách phát triển này rất cĩ hiệu quả. ◦ Sự xuất hiện khắp nơi của Internet làm cho dịch vụ này phát triển rất rộng rãi. 69