›

Bài giảng Kế hoạch hành động từ ý tưởng đến kết quả thực tế

ppt 27 trang huongle 4380
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kế hoạch hành động từ ý tưởng đến kết quả thực tế", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_ke_hoach_hanh_dong_tu_y_tuong_den_ket_qua_thuc_te.ppt

Nội dung text: Bài giảng Kế hoạch hành động từ ý tưởng đến kết quả thực tế

  1. KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG TỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾ
  2. MỤC TIÊU Chương này được thiết kế nhằm giúp các bạn: • Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế hoạch • Phân tích quy trình lập kế hoạch triển khai công việc • Thực hành lập kế hoạch triển khai một công việc
  3. KHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÔNG VIỆC CHỦ ĐỘNG THÀNH CÔNG Cao Cao KHẢ NĂNG KHẢ LẬP KẾ HOẠCH LẬP Đi hướng nào hả sếp! Thấp RỐI LOẠN THẤT BẠI Thấp MỨC ĐỘ PHỨC TẠP Cao CỦA CÔNG VIỆC
  4. LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả 1. KH chứng tỏ sự cân nhắc, suy tính và tầm nhìn của bạn 2. KH giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọng 3. KH giúp bạn nhận biết và hạn chế những rủi ro khi thực hiện 4. KH giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ tiêu kế hoạch và kết quả thực hiện 5. KH nêu rõ cách thức, nguồn lực sử dụng và thời hạn để bạn hoàn thành công việc 6. KH là phương tiện truyền thông giữa bạn với các bộ phận và nhân sự liên quan DATA
  5. KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Kế hoạch là một bản hướng dẫn cho biết 1. Nhân sự thực hiện 2. Công việc phải làm 3. Cách thức xử lý công việc 4. Thời hạn và tiến độ xử lý công việc 5. Nguồn lực được phép sử dụng HIỆN TẠI TƯƠNG LAI MỤC ĐÍCH chỉ cho bạn NƠI ĐẾN KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆN
  6. CẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH Tùy theo cấp quản lý, bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau: QUẢN LÝ CẤP CAO Kế hoạch chiến lược QUẢN LÝ CẤP TRUNG Kế hoạch chiến thuật QUẢN LÝ CẤP THẤP Kế hoạch hành động NHÂN VIÊN Thực hiện kế hoạch
  7. QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 1. Phân chia nhỏ công việc (WBS) 2. Xác định mục đích và mục tiêu thực hiện 3. Hoạch định nhân sự và ma trận trách nhiệm 4. Hoạch định thời gian và tiến độ công việc 5. Phân bổ nguồn lực và ước tính chi phí 6. Phân tích rủi ro và giải pháp 7. Giám sát và phản hồi kết quả công việc
  8. PHÂN CHIA CÔNG VIỆC Phân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là phương pháp phân chia công việc thành những công việc với mức độ chi tiết và cụ thể hơn. → Dễ dàng quản lý và thực hiện → Cơ sở để ước tính các nguồn lực: thời gian, chi phí, nhân sự, → Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý
  9. Tiệc sinh nhật Hoạch định Bố trí Thức ăn Dọn dẹp Tiếp khách Phòng tiệc Giải trí Đón tại cổng Bàn ghế Trò chơi Nhận quà Trang trí Karaoke Sắp chổ ngồi Sân khấu
  10. MỤC TIÊU, TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ MỤC ĐÍCH – Thể hiện kỳ vọng MỤC TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thể TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quả CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quả
  11. CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH Mục đích Mục tiêu Tiêu thức đánh giá Chỉ tiêu kế hoạch MT 1 TT 1 CT 1 MT 2 TT 2 CT 2 MT3 TT3 CT3 STT CÔNG VIỆC MỤC TIÊU TIÊU THỨC CHỈ TIÊU ĐIỀU CHỈNH 01 Công việc A 02 Công việc B 03 Công việc C
  12. HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ Để hoàn thành một công việc, nhà quản trị cần xem xét: 1. Kiến thức và kỹ năng 2. Động cơ và thái độ 3. Cơ hội thực hiện 4. Sự hỗ trợ và nguồn lực thực hiện Phân tích cấu trúc Lựa chọn và đánh giá Ma trận giao công việc Nhân sự trách nhiệm
  13. LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ Công việc: Mục tiêu : Nhân viên: STT Tiêu thức Yêu cầu 1 2 3 4 5 Trao đổi / Hỗ trợ 01 Kiến thức và kỹ năng 02 Động cơ và thái độ 03 Kinh nghiệm 04 Quan hệ đồng nghiệp 1: Kém ; 2: Cần cố gắng ; 3: Trung bình ; 4: Khá ; 5: Tốt
  14. MA TRẬN TRÁCH NHIỆM Ma trận trách nhiệm (RAM – Responsibility Assignment Matrix) mô tả mối tương quan giữa các phần tử công việc cụ thể với những người thực hiện. Nhân sự thực hiện Chủ thể khác Cấu trúc công việc - WBS Hùng Linh Hà Lan PGĐ KTT Hoạt động A 1 2 5 4 5 Hoạt động B 2 1 2 2 5 6 Hoạt động C 3 3 1 6 4 Hoạt động D 3 1 3 2 1. Thực hiện chính 2. Hỗ trợ 3. Tư vấn 4. Giám sát 5. Phải được thông báo 5. Phải được chấp nhận
  15. HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ Phân tích cấu trúc Quan hệ giữa các công việc Ước tính thời gian công việc và các yêu cầu bắt đầu và kết thức Cấu trúc công việc – WBS Thời hạn Điều chỉnh Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5 Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4 Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3 Hoạt động D Tuần 4 – Tuần 5
  16. NHÓM CÔNG VIỆC VÀ ĐIỀU CHỈNH Cấu trúc công việc – WBS Thời hạn Điều chỉnh Hoạt động A Tuần 2 – Tuần 5 Hoạt động B Tuần 1 – Tuần 4 Hoạt động C Tuần 2 – Tuần 3 Hoạt động D Tuần 4 – Tuần 5 Cấu trúc công việc – WBS T1 T2 T3 T4 T5 Hoạt động A Hoạt động B Hoạt động C Hoạt động D
  17. HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ Phân tích cấu trúc Xác định các YTXS Ước tính các chi phí công việc cố định và biến đổi FC, VC và TC Cấu trúc công việc – WBS FC VC TC Điều chỉnh Hoạt động A Hoạt động B Hoạt động C Hoạt động D
  18. PHÂN BỔ CHI PHÍ THEO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC Cấu trúc công việc – WBS FC VC TC Điều chỉnh Hoạt động A Hoạt động B Hoạt động C Hoạt động D Cấu trúc công việc – WBS T1 T2 T3 T4 T5 Hoạt động A 5 triệu 15 triệu 20 triệu Hoạt động B 5 triệu 25 triệu Hoạt động C 32 triệu Hoạt động D 22 triệu
  19. PHÂN TÍCH RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP Tính không chắc chắn đó là sự thiếu thông tin, kiến thức, hay sự hiểu biết về kết quả của một hành động, quyết định hay sự kiện. Rủi ro thực tế là số đo mức độ không chắc chắn tồn tại với kết quả mong muốn. Không có thông tin Một số thông tin Thông tin đầy đủ Rủi ro có thể dự đoán Rủi ro không thể dự đoán Rủi ro có thể xác định
  20. CÁC BƯỚC QUẢN LÝ RỦI RO Bạn phải làm gì để hạn chế rủi ro 1. Nhận biết rủi ro 4. Dự kiến hậu quả 2. Phân tích rủi ro 5. Giải pháp dự kiến 3. Ước tính khả năng xảy ra rủi ro 6. Tài liệu xử lý tình huống QUY TRÌNH Xác định Phân tích Lượng hóa Giải pháp Tài liệu Lĩnh vực (1) Rủi ro (2) Xác suất (3) Hậu quả (4) (5) (6)
  21. XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH RỦI RO Cơ sở để phân tích và xác định rủi ro: • Cấu trúc công việc • Biểu đồ hoạch định thời gian và tiến độ • Ma trận trách nhiệm • Kinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự đã thực hiện • Môi trường làm việc và kinh doanh Lĩnh vực Mô tả Thông tin cần tìm thêm Phạm vi Thời gian Chi phí Trang thiết bị
  22. LƯỢNG HÓA RỦI RO Xác suất: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao Hậu quả: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao Lĩnh vực Mô tả rủi ro Xác suất Hậu quả Xếp hạng Quy mô 2 1 2 Thời gian 2 2 4 Chi phí 3 3 9 Nhân sự 3 2 6 Thấp (1,2,3) Cao (6) Trung bình (4) Rất cao (9)
  23. LƯỢNG HÓA RỦI RO 3 3 6 9 Thấp (1,2,3) 2 2 4 6 Nếu sự ra Nếu kiệnxảysự Trung bình (4) - Cao (6) 1 1 2 3 Hậu quả quả Hậu Rất cao (9) 1 2 3 Xác suất – Sự kiện xảy ra
  24. HOẠCH ĐỊNH GIẢI PHÁP Né tránh rủi ro Chuyển giao rủi ro Hạn chế rủi ro Chấp nhận rủi ro
  25. GIÁM SÁT VÀ PHẢN HỒI KẾT QUẢ Bạn cần làm gì? • Xác định tiêu chuẩn đánh giá • Đo lường kết quả thực hiện thực tế • So sánh với kết quả để phát hiện sai lệch • Phát triển giải pháp điều chỉnh Thực tế Kế hoạch
  26. PHẢN HỒI KẾT QUẢ Mục tiêu và tiêu chuẩn Quy trình đánh giá và phản hồi kết quả công việc Thảo luận kết quả Theo dõi và hỗ trợ công việc thực hiện Đánh giá kết quả thực hiện Khiển trách Khen thưởng