Bài giảng Kế Toán may - Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp

Nội dung text: Bài giảng Kế Toán may - Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp

1. ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA TIN HỌC KINH TẾ BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KẾ TOÁN MÁY
2. Mục đích của môn học Trang bị cho sinh viên những hiểu biết toàn diện về: Một hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính và kỹ năng sử dụng máy tính để thực hiện công việc kế toán.  Sự hiểu biết đối với một hệ thống thông tin kế toán một cách rõ ràng, vì càng hiểu biết rõ về hệ thống thì hiệu quả khai thác hệ thống càng cao.  Vị trí và vai trò của con người trong hệ thống thông tin quản lý dựa trên máy tính nói chung và hệ thống thông tin kế toán hiện đại nói riêng.
3. Chưuơng I Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp I. THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ CÁC QUYẾT ĐỊNH 1. Khái niệm  Dữ liệu kế toán Số liệu kế toỏn cú sẵn (hoỏ đơn, chứng từ kế toỏn)  Thông tin kế toán Là những thông tin động về tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức doanh nghiệp, từ chu trình cung cấp đến chu trình sản xuất, tiêu thụ và tài chính. Đó là những thông tin hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: vốn và nguồn, tăng và giảm, chi phí và kết quả cần thiết cho hạch toán kinh doanh
4.  Điểm khác nhau giữa dữ liệu kế toán và thông tin kế toán Khái niệm Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán Tiêu thức Chỉ là 1 giá trị, 1 - Thông tin là 1 khái niệm rộng lớn hơn trạng thái cụ nó bao gồm nhiều giá trị của dữ liệu thể - Nó thể hiện 1 quan hệ, một xu thế và có mức trừu tượng cao hơn, diễn tả thực chất hơn, - Thông tin luôn mang ý nghĩa, có tính định hướng. Tổ chức lưu Sổ nhật ký Sổ cái trữ Mức độ quan Tức thời Lâu dài, liên tục tâm Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải thu của khách hàng
5. 2. Những người sử dụng thụng tin kế toỏn  Nhà quản lý: sử dụng thụng tin kế toỏn để ra quyết định lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, đưa ra những quyết định ở tất cả cỏc mức quản lý.  Cỏc nhà đầu tư: dựa và cỏc thụng tin kế toỏn như cỏc bỏo cỏo tài chớnh để ra cỏc quyết định đầu tư. Vỡ trong cỏc bỏo cỏo đú xỏc định rừ hiệu quả kinh doanh của một thời kỳ kinh doanh và tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp, tỡnh hỡnh sử dụng vốn, cỏc nhà đầu tư sẽ cú thụng tin đầy đủ để quyết định đầu tư hay khụng đầu tư tiếp vào doanh nghiệp.  Nhà nước: sử dụng thụng tin kế toỏn để làm cơ sở hoạch định chớnh sỏch, soạn thảo văn bản phỏp luật phự hợp như chớnh sỏch về đầu tư, chớnh sỏch thuế
6. II. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. KHỎI NIỆM MỘT HTTT KẾ TOỎN ĐƯỢC HIỂU LÀ TẬP HỢP CỎC NGUỒN LỰC NHƯ CON NGƯỜI, THIẾT BỊ MỎY MÚC ĐƯỢC THIẾT KẾ NHẰM BIẾN ĐỔI DỮ LIỆU TÀI CHỚNH VÀ CỎC DỮ LIỆU KHỎC THÀNH THỤNG TIN. Phần Phần Thông cứng mềm tin kế toán Dữ liệu (Báo kế toán Con cáo (chứng người quản từ, sổ trị, báo sách) Cơ sở Các cáo tài dữ liệu thủ tục chính) Hệ thống thông tin kế toán
7. Các yếu tố cấu thành HTTT kế toán  Con người: + Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế viên hệ thống, lập trình viên ) + Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên và những người có nhu cầu làm kế toán với sự trợ giúp của máy tính) + Các nhà quản trị doanh nghiệp  Phần cứng: Là tập hợp các thiết bị công nghệ tạo thành một máy tính điện tử + Máy tính + Các thiết bị ngoại vi + các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác.
8.  Phần mềm: Là toàn bộ các chương trình để vận hành máy tính điện tử. Nó là thành phần quan trọng nhất của hệ thống máy tính. + Hệ điều hành: là một bộ chương trình để quản lý việc sử dụng các bộ phận của phần cứng, phối hợp sự hoạt động của các bộ phận ấy để thực hiện các chương trình của người dùng. + Hệ quản trị CSDL: là những chương trình phần mềm máy tính cho phép người dùng: - Lưu trữ dữ liệu theo một cách thức thống nhất - Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một cách hợp nhất - Truy xuất dữ liệu nhanh, chính xác, đảm bảo độ an toàn cao + Phần mềm kế toán:
9. Quan hệ giữa các thành phần trong yếu tố phần mềm của HTTT kế toán Người Phần mềm Hệ SD kế toán quản trị cơ Cơ sở sở dữ dữ liệu liệu Người Phần mềm SD kế toán
10.  Cơ sở dữ liệu Là tập hợp các dòng dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của HTTT kế toán là cung cấp thông tin về các hoạt động hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.  Các thủ tục Thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin như thiết kế và triển khai chương trình, duy trì phần cứng, phần mềm và quản lý chức năng các nghiệp vụ.
11. Chức năng của HTTT kế toán  Thu thập Đây là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất trong HTTT kế toán, vì chỉ có thu thập được đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cần thiết mới đảm bảo cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của hệ thống. Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể, trên cơ sở đó mới quyết định nên thu thập các thông tin loại nào, khối lượng bao nhiêu, thời gian bao lâu.  Xử lý Đây là chức năng trung tâm có vai trò quyết định trong HTTT. Xử lý là quy trình bao gồm tất cả các công việc như: sắp xêế thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành các nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu.
12.  Lưu trữ + Tệp giao dịch (tệp nghiệp vụ): là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào, nó chứa các dữ liệu mà nhu cầu sử dụng chỉ là tức thời chứ không phải lâu dài (giống như sổ nhật ký). + Tệp chủ (tệp tổng hợp): là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hoặc lâu dài. Thông tin trong tệp chủ thường xuyên cần cho các nhà quản trị. + Tệp tra cứu: chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý (như bảng thuế thu nhập, hay bảng giá )  Truyền đạt Các kết quả của quá trình xử lý sẽ được truyền đạt đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin khác nhau với các mục đích khác nhau, đó là 2 nhóm đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức.
13. 2. Vai trò, vị trí của HTTT kế toán trong quản trị DN  Vị trí của HTTT kế toán trong quản trị DN Chứng từ tiền Bảng chấm công - HTTT tài chính - HTTT nhân lực HTTT kế - HTTT thị trường toán - HTTT sản xuất Báo cáo bán hàng Báo cáo lương, thuế thu nhập Báo cáo lưu chuyển tiền Báo cáo hàng tồn kho
14.  Vai trò của HTTT kế toán trong quản trị DN - HTTT kế toán cùng các HTTT chức năng khác tạo nên HTTT hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. - Liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp đảm bảo cho tổ chức doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra - Cung cấp những báo cáo kế toán với những mục tóm tắt và tổng hợp như tổng doanh thu quý theo sản phẩm hoặc theo bộ phận để các nhà quản lý hoặch định chính sách chiến lược lâu dài cho doanh nghiệp - Cung cấp những thông tin chi tiết hơn như doanh thu hàng ngày hoặc hàng tuần theo sản phẩm cho các nhà quản lý ở cấp sách lược
15. Chủ thể quản lý • Chủ doanh nghiệp • Hội đồng quản trị • Ban giám đốc Báo cáo Quyết định Thông tin vào quản trị quản trị Thông tin ra từ môi trường Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý môi trường Thu thập Lưu trữ Chính sách Xử lý Truyền và nhận t. tin Báo cáo thuế, đầu tư tài chính Dữ liệu Quyết định quản nghiệp vụ kế trị triển khai toán Nguyên vật Sản phẩm, Các phân hệ tác nghiệp liệu, dịch vụ đầu dịch vụ đầu ra vào
16. 3. Tiến trình kế toán  §­îc b¾t ®Çu tõ khi x¸c ®Þnh c¸c chØ tiªu h¹ch to¸n cho ®Õn khi lËp c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú. Gamy 4 b­íc:  B­íc 1: Ghi nhËt ký kÕ to¸n Tõ c¸c chøng tõ gèc ®· ®­îc kiÓm tra, tiÕn hµnh ghi nghiÖp vô vµo nhËt ký chung.  B­íc 2: Ghi sæ c¸i Tõ nhËt ký chung thùc hiÖn chän sè liÖu ghi vµo sæ c¸i theo néi dung nghiÖp vô.  B­íc 3: Thùc hiÖn c¸c bót to¸n ®iÒu chØnh cuèi kú  B­íc 4: Kho¸ sæ
17. 4. Các chu trỡnh nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán  Nghiệp vụ: Là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về của doanh nghiệp.  Chu trình nghiệp vụ: Được hiểu là lưu lượng cỏc hoạt động lặp đi lặp lại của một doanh nghiệp đang hoạt động.
18. 4. Các chu trỡnh nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Gồm 4 nhóm chu trình nghiệp vụ điển hình:  Chu trình cung cấp  Chu trình sản xuất  Chu trình tiêu thụ  Chu trình tài chính
19. Mô hình chu trình nghiệp vụ của HTTT kế toán Các sự kiện kinh tế Chu trình Chu trình Chu trình Chu trình cung cấp sản xuất tiêu thụ tài chính Chu trình báo cáo tài chính Báo cáo tài chính
20. a. Chu trình cung cấp Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng hoá, dịch vụ từ các tổ chức và đối tượng khác cùng những khoản phải trả, phải thanh toán. Chức năng: Ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động mua hàng, dịch vụ. Các sự kiện kinh tế - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Nhận hàng hoá, dịch vụ - Xác định việc thanh toán với người bán - Tiến hành thanh toán theo hoá đơn
21. a. Chu trình cung cấp Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống mua hàng - Hệ thống nhận hàng - Hệ thống thanh toán theo hoá đơn - Hệ thống chi tiền Các chứng từ - Yêu cầu mua hàng - Đơn đặt hàng - Báo cáo nhận hàng - Chứng từ thanh toán
22. a. Chu trình cung cấp Các báo cáo - Báo cáo hoá đơn chưa xử lý - Báo cáo chứng từ thanh toán - Báo cáo yêu cầu tiền Các sổ sách kế toán - Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán - Nhật ký ghi chép séc
23. b. Chu trình sản xuất Gồm các sự kiện liên quan đến việc biến đổi các nguồn lực thành hàng hoá dịch vụ và dự trữ kho Chức năng: Ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế: sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ.
24. b. Chu trình sản xuất Các sự kiện kinh tế - Mua hàng - Bán hàng - Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá trình sản xuất - Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm - Thanh toán lương Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống tiền lương - Hệ thống hàng tồn kho - Hệ thống chi phí - Hệ thống tài sản cố định
25. b. Chu trình sản xuất Các chứng từ - Bảng chấm công - Phiếu nhập mua nguyên vật liệu đầu vào - Phiếu xuất nguyên vật liệu cho sản xuất - Yêu cầu mua TSCĐ - Chứng từ ghi sổ ghi bút toán tính khấu hao - Chứng từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ
26. b. Chu trình sản xuất Các báo cáo - Báo cáo thanh toán lương - Báo cáo kiểm kê Séc phát hành - Báo cáo thu nhập - Báo cáo tình trạng hàng tồn kho - Báo cáo chi phí sản xuất - Báo cáo chi tiết TSCĐ - Bảng tình khấu hao TSCĐ Các sổ sách kế toán - Ghi chép lương - Sổ chi tiết hàng tồn kho - Sổ chi tiết chi phí sản phẩm - Sổ chi tiết TSCĐ
27. c. Chu trình tiêu thụ Gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ, vận chuyển hàng và những khoản phải thu khác. Chức năng: Ghi chép những sự kiện kinh tế phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu. Các sự kiện kinh tế - Nhận đơn đặt hàng của khách hàng - Giao hàng hoá dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng - Nhận tiền thanh toán
28. c. Chu trình tiêu thụ Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng - Hệ thống thu quỹ Các chứng từ - Lệnh bán hàng - Phiếu gửi hàng - Hoá đơn bán hàng - Phiếu thu tiền (đối với hàng bán thanh toán ngay) - Giấy báo trả tiền của khách hàng gửi tới (đối với hàng bán chịu) - Bảng phân tích nợ theo thời gian
29. c. Chu trình tiêu thụ Các báo cáo - Báo cáo bán hàng - Báo cáo phân tích nợ theo thời gian - Báo cáo nhận tiền Các sổ sách kế toán - Nhật ký bán hàng - Nhật ký giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại - Nhật ký thu tiền - Sổ chi tiết phải thu của khách hàng
30. d. Chu trình tài chính Gồm những sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt. Chức năng: Ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt. Các sự kiện kinh tế - Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư, đi vay - Sử dụng vốn để hình thành các tài sản và sử dụng tài sản để tạo ra doanh thu Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống thu quỹ - Hệ thống chi quỹ
31. e. Chu trình báo cáo tài chính Chức năng: Thực hiện các báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này. Các phân hệ nghiệp vụ - Hệ thống sổ cái - Hệ thống báo cáo tài chính
32. III. TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN 1. Các dòng dữ liệu nghiệp vụ trong một doanh nghiệp sản xuất điển hình Quy trình bán hàng - Đơn đặt hàng - Lệnh bán hàng - Hoá đơn bán hàng - Giấy báo về tình hình công nợ còn phải thu của khách hàng -Chứng từ thanh toán
33. Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trong quy trình bán hàng Hoá đơn bán hàng KHÁCH Xử lý Lập Đơn đặt đơn đặt Lệnh hóa HÀNG hàng bán hàng hàng đơn KẾ TOÁN Giấy báo tình Thanh Chứng từ hình thanh toán toán thanh toán VIÊN
34. III. TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN 2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán a. Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán  Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán thủ công Các tài liệu gốc được ghi chép lại trong các sổ nhật ký nhằm lưu trữ một cách có hệ thống các nghiệp vụ. Sau đó chúnh được chuyển sang sổ cái để tổng hợp dữ liệu tài chính. Từ các sổ cái sẽ được xử lý để lên các báo cáo tài chính.
35. Sơ đồ quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán thủ công Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Các chứng từ kế toán Ghi sổ kế toán Sổ nhật ký Chuyển sổ Sổ cái Lên báo cáo Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán
36. a. Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán  Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa Các tài liệu gốc được cập nhật vào máy tính thông qua các thiết bị vào, được tổ chức lưu trữ trong bộ nhớ ngoài của máy tính dưới dạng các tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị CSDL. Sau đó các tệp dữ liệu nghiệp vụ được “chuyển sổ” vào các tệp sổ cái bởi chính chương trình máy tính. Định kỳ các sổ cái sẽ được xử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính.
37. Sơ đồ quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hoá Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Các chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào máy Tệp chi tiết Tổng hợp số liệu Tệp tổng hợp Lên báo cáo Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán
38. 2. Các chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán b. Chế độ xử lý nghiệp vụ kế toán  Chế độ xử lý theo lô Những nghiệp vụ tương ứng nhau sẽ được đưa vào một tệp dữ liệu nghiệp vụ (~ sổ nhật ký).  Chế độ xử lý trực tiếp Tất cả các dữ liệu nghiệp vụ được lưu trữ trong một tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất. Sự khác nhau của 2 chế độ xử lý - Xử lý theo lô thì cần đến các sổ nhật ký - Xử lý trực tiếp không cần đến các sổ nhật ký trước khi thực hiện quá trình chuyển sổ
39. 2. Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán  Khái niệm mã hoá Là cách thức sử dụng bộ “mã hiệu” để thay thế các thông tin ở dạng tự nhiên của các đối tượng cần quản lý và thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng đó.  Lợi ích của việc mã hoá dữ liệu - Nhận diện đối tượng nhanh chóng, tránh nhầm lẫn - Tăng tốc độ truy cập, tăng độ chính xác, giảm thời gian truy nhập, lưu trữ, xử lý và tiết kiệm bộ nhớ. - Giúp cho việc nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang một số thuộc tính chung
40. 2. Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán Mã hoá tuần tự Sử dụng những số (ký hiệu) liên tiếp nhau theo trình tự tăng dần hoặc giảm dần để mã hoá.  Ưu điểm: Dễ mã hoá, số lượng lớn  Nhược điểm: - Không cho người sử dụng bất cứ một thông tin nào về đối tượng - Không cho phép chèn thêm một mã mới vào giữa 2 mã cũ  Ví dụ:
41. 2. Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán Mã hoá gợi nhớ Sử dụng những ký hiệu viết tắt của đối tượng cần mã hoá để mã hoá đối tượng.  Ưu điểm: Dễ nhận biết đối tượng  Nhược điểm: - Số lượng ít - Không phân nhóm đối tượng  Ví dụ: Mã hoá đồng tiền: VND, USD, EUR, JPY
42. 2. Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán Mã hoá theo seri Sử dụng những những dẫy số theo quy luật để mã hoá đối tượng.  Ưu điểm: Dễ quản lý các đối tượng theo từng nhóm  Nhược điểm: - Số lượng của từng nhóm đối tượng là hạn chế - Không chèn thêm được đối tượng vào nhóm  Ví dụ: Mã hoá hoá đơn, chứng từ (số seri)
43. 2. Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán Mã hoá phân cấp Sử dụng một bộ ký hiệu được kéo dài từng con số về phía phải để đi sâu vào chi tiết đối tượng cần mã hoá.  Ưu điểm: Khả năng tổng hợp cũng như phân tích thông tin kế toán rất lớn  Nhược điểm: - Nếu đối tượng được mã hoá mà quá chi tiết thì bộ ký hiệu sẽ rất dài và cồng kềnh.  Ví dụ: Hệ thống tài khoản kế toán
44. 2. Hệ thống mã hoá trong xử lý các nghiệp vụ kế toán  Các phương pháp mã hoá dữ liệu kế toán Mã hoá tổng hợp Sử dụng kết hợp hai phương pháp mã hoá với nhau. Thường sử dụng pp mã hoá gợi nhớ với tuần tự hoặc phân cấp  Ưu điểm: Dễ nhận biết đối tượng thuộc nhóm theo yêu cầu của nhà quản lý  Nhược điểm: - Khó mã hoá vì phải phân nhóm đối tượng trước khi mã hoá  Ví dụ: Mã hoá số báo danh của thí sinh, biển số xe máy, ô tô