Bài giảng Kế Toán may - Chương 2: Công nghệ thông tin với kế toán doanh nghiệp

Nội dung text: Bài giảng Kế Toán may - Chương 2: Công nghệ thông tin với kế toán doanh nghiệp

1. ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA TIN HỌC KINH TẾ BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KẾ TOÁN MÁY
2. Chưuơng II công nghệ thông tin với kế toán doanh nghiệp I. CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Khái niệm Là sự hoà nhập giữa công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc viễn thông nhờ vào công nghệ vi điện tử.
3. Mô hình công nghệ thông tin Viễn thông, 1840 Truyền tin MTĐT, 1940 Xử lý thông tin Vi điện tử, 1960 CNTT Quản lý thông tin
4. II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1. Khái niệm kế toán máy Là quá trình ứng dụng CNTT trong HTTT kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra quyết định quản trị. Doanh nghiệp áp dụng kế toán máy: - Con người - Phần cứng - Phần mềm - Dữ liệu - Các thủ tục
5. 2. So sánh kế toán thủ công với kế toán máy Hình thức xử lý Kế toán thủ công Kế toán máy Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ Nhập dữ liệu đầu vào Ghi chép thủ công Nhập qua bàn phím - Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng, hoặc các thiết bị vào phiếu thu, chi ) khác Xử lý dữ liệu Thủ công Tự động theo chương - Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật trình ký thành thông tin trên các sổ cái. Lưu trữ Thủ công trên các sổ: Tự động ở dạng các - Dữ liệu - Sổ nhật ký tệp tin - Thông tin - Sổ cái - Tệp nhật ký - Tệp sổ cái - Tệp tra cứu Kết xuất thông tin Thủ công Tự động theo chương - Báo cáo quản trị trình - Báo cáo tài chính
6. 3. Phần mềm kế toán  Khái niệm Là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính. Với phần mềm kế toán, người ta có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và chuẩn bị các báo cáo và thông báo về tài chính.  Đặc điểm - Hầu hết được viết bằng ngôn ngữ CSDL với một bộ các thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán. - Các phần mềm được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phép người sử dụng có thể vận dụng một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán.
7. 3. Phần mềm kế toán  Chức năng - Tạo lập CSDL kế toán: + Nhập số liệu vào các danh mục từ điển, số dư đầu kỳ của các tài khoản, tồn kho đầu kỳ, vào các tệp dữ liệu nghiệp vụ và các phiếu kế toán. + Hiệu chỉnh (sửa, xoá, bổ sung) và cập nhật lại CSDL kế toán theo yêu cầu. - Xử lý các dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán - Kết xuất các báo cáo kế toán và thông báo về tài chính từ CSDL kế toán
8. 3. Phần mềm kế toán  Lợi ích Sử dụng phần mềm kế toán, công việc mà người kế toán viên trở nên rất đơn giản chỉ còn phải làm là: Nhập số liệu In báo cáo Hoặc Thực hiện các Nhập số liệu In báo cáo thao tác cuối kỳ
9. 3. Phần mềm kế toán  Vị trí của phần mềm kế toán trong HTTT kế toán Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Vốn bằng tiền Bán hàng Mua hàng Hàng tồn kho Thông tin kế toán - Dữ liệu kế toán và các Phần mềm kế toán dữ liệu khác - Yêu cầu quản trị Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu kế toán
10. 3. Phần mềm kế toán  Một số phần mềm kế toán trên thị trường hiện nay - Phần mềm kế toán nước ngoài: Microsoft Money, QuickBook, Solomon, Sirius, Sun Account, Myob - Phần mềm kế toán Việt Nam: Fast Accounting, Misa, ACSoft, Effect, KTSYS, AccNet, Exact Enterprise SQL. - Ưu điểm của phần mềm kế toán Việt Nam so với phần mềm kế toán nước ngoài + Ngôn ngữ sử dụng là Tiếng Việt + Giao diện thân thiện bằng thực đơn hay biểu tượng + Giá cả phù hợp + Bảo trì thuận tiện + Biểu mẫu, cách thức phù hợp với quy định của Nhà nước
11. 3. Phần mềm kế toán  Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp - Tự viết chương trình kế toán: Ưu điểm: Chương trình sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghề nghiệp của doanh nghiệp Nhược điểm: + Đòi hỏi một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển HTTT kế toán, có khả năng thực thi tất cả các giai đoạn. + Tự đào tạo đội ngũ cán bộ sử dụng phần mềm + Khó thực thi đối với đa số các doanh nghiệp hiện nay
12. 3. Phần mềm kế toán  Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp - Mua các phần mềm kế toán trọn gói: Ưu điểm: + Không đòi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển hệ thống + Nhanh, rẻ tiền hơn + Nhà cung cấp sẽ đảm nhận tất cả các khâu từ cài đặt chương trình đến đào tạo người sử dụng và bảo trì hệ thống. Nhược điểm: Không đáp ứng được mọi với yêu cầu của doanh nghiệp, do đó cần một thời gian triển khai nhất định trước khi chính thức đưa chương trình vào sử dụng để nhà cung cấp phần mềm tiến hành sửa chữa lại chương trình sao cho phù hợp với yêu cầu công tác kế toán của doanh nghiệp.
13. 3. Phần mềm kế toán  Các giải pháp về phần mềm kế toán cho doanh nghiệp - Thuê các công ty phần mềm viết chương trình Ưu điểm: + Đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp + Không đòi hỏi một đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển hệ thống Nhược điểm: + Đắt tiền + Mất nhiều thời gian
14. 4. Cơ sở dữ liệu kế toán  Khái niệm: Là tập hợp các dòng dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong các tệp có quan hệ với nhau, được quản trị một cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhằm đạt được mục đích tồn tại của HTTT kế toán là xử lý dữ liệu kế toán thành thông tin tài chính kế toán có ích cho quá trình ra quyết định quản trị.  Các loại tệp trong CSDL kế toán - Tệp danh mục từ điển: Lưu trữ các dữ liệu liên quan đến các thuộc tính của hệ thống, ít thay đổi, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ kế toán. - Tệp nghiệp vụ giao dịch: Lưu trữ các dữ liệu về tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: mua hàng, bán hàng, thu tiền, chi tiền, - Tệp báo cáo: Lưu trữ các thông tin đã qua xử lý
15. Ví dụ về CSDL kế toán DM khách hàng DM hàng hoá Hoá đơn bán hàng Mã khách hàng Mã hàng Số hoá đơn Tên khách hàng Tên hàng Mã hàng Địa chỉ Đơn VT Mã khách hàng DM tài khoản DM kho hàng Mã kho Mã kho Tài khoản Tên kho Tài khoản Tên TK Địa chỉ Mã đồng tiền Mã khoản mục DM khoản mục DM tiền tệ Mã khoản mục Mã đồng tiền Tên đồng tiền Khoản mục
16. III. CHỨNG TỪ TRÙNG VÀ VẤN ĐỀ KHỬ TRÙNG KHI LÀM KẾ TOÁN BẰNG MÁY 1. Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng  Thế nào là chứng từ trùng?  Ví dụ: - Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng - Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ - Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B - Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả bằng tiền mặt - Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt
17. 1. Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng Gồm các nhóm sau:  Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng  Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng  Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư  Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay
18. 2. Quy định về cập nhật chứng từ trùng a. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ Theo trình tự ưu tiên như sau: - Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ. - Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng. - Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu). Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang chuyển
19. Ví dụ: Nghiệp vụ Ctừ 1 Ctừ 2 Ctừ cập nhật Mua ngoại tệ của Giấy báo nợ tiền Giấy báo có tiền Giấy báo có tiền NT ngân hàng VNĐ của ngân NT của ngân của ngân hàng hàng hàng Mua tiền mặt Phiếu chi tiền Phiếu thu tiền NT Phiếu thu tiền NT n.tệ VNĐ Bán ngoại tệ cho Giấy báo nợ tiền Giấy báo có tiền Giấy báo nợ tiền NT ngân hàng NT của ngân VNĐ của ngân của ngân hàng hàng hàng Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền Phiếu chi tiền NT VNĐ Nộp tiền mặt vào Phiếu chi tiền mặt Giấy báo có của Phiếu chi tiền mặt ngân hàng ngân hàng Rút tiền gửi ngân Giấy báo nợ của Phiếu thu tiền Phiếu thu tiền mặt hàng về quỹ ngân hàng mặt Chuyển tiền giữa Giấy báo nợ của Giấy báo có của Giấy báo nợ của 02 ngân hàng ngân hàng A ngân hàng B ngân hàng A
20. b. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản công nợ Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi tiền c. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua vật tư Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch toán Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng
21. d. Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản công nợ Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản tiền mặt Thông tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra. Thông tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán. Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thông tin liên quan đến hóa đơn gốc, thuế suất để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra.
22. IV. QUY TRÌNH ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY  Công việc chuẩn bị và cài đặt - Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp - Chuẩn bị về con người - Cài đặt phần mềm cần thiết  Công việc thực hiện một lần khi bắt đầu đưa kế toán máy và sử dụng - Đặt các thông tin hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp - Xây dựng hệ thống các danh mục từ điển - Vào số dư đầu kỳ, đầu năm cho các tài khoản -Vào tồn kho đầu kỳ, đầu năm cho các hàng hoá, n.vật liệu -Phân quyền cho người sử dụng phần mềm
23. IV. QUY TRÌNH ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY  Công việc làm hàng ngày, định kỳ - Cập nhật, hiệu chỉnh và in số liệu - Cập nhật lại các danh mục từ điển nếu cần thiết - In các báo cáo để sử dụng hoặc kiểm tra số liệu - Sao lưu dữ liệu để đề phòng sự cố  Công việc làm cuối tháng (cuối quý, cuối năm) - Thực hiện các bút toán cuối kỳ: bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá, phân bổ, kết chuyển. - Lập các sổ sách, báo cáo kế toán quản trị và báo cáo kế toán tài chính theo quy định. - Chuyển số dư sang kỳ tiếp theo - Khoá sổ kế toán - Sao lưu dữ liệu đề phòng sự cố
24. Xin cảm ơn!