Bài giảng kĩ năng giao tiếp trong doanh nghiệp - Chương 8: Kĩ năng viết

101 trang huongle 2320

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng kĩ năng giao tiếp trong doanh nghiệp - Chương 8: Kĩ năng viết", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_ki_nang_giao_tiep_trong_doanh_nghiep_chuong_8_ki_n.pdf

Nội dung text: Bài giảng kĩ năng giao tiếp trong doanh nghiệp - Chương 8: Kĩ năng viết

Đại học Kinh tế TP. HCM cHào mỪng các HỌc viên tHam gia LỚP HỌc “Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp ” Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 1
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 2
Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 3
NỘI DUNG  Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP  Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN  Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP  Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 4
Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO  Giai đoạn chuẩn bị  Giai đoạn phác thảo  Giai đoạn biên soạn  Tránh trở ngại khi viết Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 5
1-Giai đoạn chuẩn bị 1. Tập trung vào nhiệm vụ 2. Thu thập thông tin: các phương pháp để thu thập thông tin:  Phương pháp trực giác  Phương pháp phân tích  Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệu Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 6
Phương pháp trực giác Viết tự do Ghi chú Trưng cầu ý kiến Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 7
Viết tự do Viết không mục đích với một cây bút và một tờ giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định trước thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút của bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu bạn không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì cứ viết “không có gì để nói”, viết đi viết lại cho tới khi nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình phải sáng tác; đừng phân tích. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 8
Ghi chú Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay một cuốn sổ tay để ghi chép, trong một thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ xảy ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn cũng có thể ghi chú trên máy tính, ghi ngay những ý nghĩ bất chợt nảy ra. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 9
Thăm dò ý kiến  Thăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ trên hai giai đoạn khác nhau. Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết chúng ra hay ghi âm. Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối cùng, thử phát biểu những ý tưởng đó xem chúng có nói lên được điều cốt yếu không. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 10
Phương pháp phân tích -Tập trung  Tập trung là một kiểu mẫu của kỹ thuật phân tích trước khi viết. Trước hết, bạn hãy xác định chủ đề tổng quát. Rồi tập trung chú ý vào một phương diện của chủ đề. Chia phương diện đó ra thành nhiều chủ đề nhỏ cụ thể hơn. Tiếp tục với những phương diện khác của chủ đề tổng quát cũng bằng cách đó. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 11
Phương pháp phân tích - Phỏng vấn của nhà báo Phương pháp phỏng vấn của nhà báo cũng là một khả năng khác. Bạn hãy trả lời tập hợp các câu hỏi này: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Thế nào? Tại sao? Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 12
Phương pháp phân tích -Tu từ  Đặt vấn đề theo phương pháp tu từ cũng sẽ làm nổi bật vấn đề và thu thập thông tin. Vấn đề tu từ theo tiêu chuẩn nào có thể áp dụng vào trường hợp cụ thể của bạn – Vấn đề X có ý nghĩa gì? Vấn đề X có thể được mô tả như thế nào? Những nhân tố của vấn đề X là nhân tố nào? Thực hiện công tác X như thế nào? Công tác X phải thực hiện như thế nào? Hậu quả của vấn đề X là gì? X tương quan với Y như thế nào? Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 13
Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệu  Trong phương pháp phỏng vấn Hãy khuyến khích người khác nói – Khuyến khích bằng cử chi phi ngôn ngữ như gật đầu, và bằng lời nói, như “tôi hiểu””vâng, phải”. Để có được nhiều thông tin nhất, hãy dùng những câu hỏi mở, Hãy giải thích rộng hoặc tóm tắt. Hãy hỏi cho rõ chi tiết, lời giải thích để khuyến khích người ta cung cấp thông tin cụ thể hơn. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 14
Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệu  Nếu bạn tham khảo tài liệu, thì hãy linh động. Hãy lướt qua những đoạn không xác đáng; đọc chậm những đoạn quan trọng. Hãy đọc một cách tích cực, chủ động, ghi chú ở lề, gạch dưới, ghi lại nhận xét và luôn luôn cho biết nguồn gốc thông tin. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 15
2-Giai đoạn phác thảo  Phác thảo là sự bộc lộ ý tưởng, sáng tạo. Đây chưa phải là giai đoạn hoàn chỉnh tài liệu.  Ghi những ý nghĩ ra giấy và đừng quan tâm đến những khó khăn.  Đánh máy bản phác thảo  Đọc , ghi âm và phác thảo  Chú ý khi đọc cho người cấp dười: 1/Chỉ dẫn mẫu văn bản; 2/Đọc với giọng bình thường; 3/đọc rõ dấu câu và phân đoạn; 4/Nhắc lại hay đọc chậm, rõ những điểm nhấn; 5/ kiểm tra thông tin và cám ơn Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 16
3-Giai đoạn biên soạn  Để dành một khoảng trống thời gian giữa phác thảo và biên soạn.  Phân tích lại những vấn đề quan trọng và loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không quan trọng.  Kiểm tra lại các mục tiêu của chiến lược giao tiếp.  Có thể trải rộng bản phác thảo trên mặt giấy và phân tích, khảo sát bố cục, lý luận và tính mạch lạc.  Gọt giũa hoàn chỉnh Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 17
3-Giai đoạn biên soạn  Dành khoảng thời gian trống giữa phác thảo và biên soạn.  Phân tích lại những vấn đề quan trọng.  Loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không cần giữ trước khi tìm cách hoàn thiện.  Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược giao tiếp.  Có thể trải rộng bản phác thảo trên một mặt giấy và phân tích.  Gọt giũa bài viết Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 18
Tránh những trở ngại  Viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một công thức thần kỳ đơn giản.  Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn. Bạn không được viết liền một mạch.  Hãy phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình tổ chức trật tự. Hãy sắp xếp tư tưởng một cách thích hợp cho người đọc; đừng viết đơn thuần theo thứ tự tư tưởng nảy ra. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 19
Tránh những trở ngại  Hãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi quá trình phác thảo. Hãy tổ chức ý tưởng của bạn trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng đó vào các đoạn và viết thành câu.  Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong khi phác thảo.  Nếu gặp bế tắc trong giai đoạn biên soạn, hãy tưởng tượng bạn đang đối thoại với người đọc; viết không mục đích một lúc; đọc vào băng ghi âm hay đánh Khoamáy QTKD -đoạnBộ môn QTNS đó rồi xem lại sau. 20
Tránh những trở ngại  Hãy đánh máy bản phác thảo. Đánh máy một mặt giấy, cách hai hay ba dòng. Bản đánh máy thường dễ sửa chữa hơn nhiều.  Dời chuyển các đoạn khi cần. Đừng phí thì giờ viết lại hay đánh máy lại những đoạn không cần thay đổi.  Hãy chuẩn bị tinh thần để suy nghĩ lại. Bằng cách chuẩn bị tinh thần suy nghĩ lại liên tục, bạn có thể tránh được tâm trạng thất vọng khi có những thay đổi chiến lược hoặc bố cục xảy ra. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 21
II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP -THƯ TỪ  Thư từ trong doanh nghiệp là hình thức chính để giao tiếp với bên ngoài đơn vị.  Thường được quy chuẩn trong doanh nghiệp.  Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7 yếu tố tiêu chuẩn. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 22
7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ 1/Tiêu đề:  99 đường Brook  Repulse Bay, Hong Kong  Ngày 28 tháng 03 năm 2010 2/Địa chỉ nơi nhận:  Bà Helen Pellegrin  Trưởng Phòng nhân sự  100 đại lộ Orchard-Singapore Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 23
7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ 3/ Câu chào theo nghi thức  Ông /bà thân mến: (,) Chú ý: Không dùng dấu “ ; ” 4/ Đề mục TRẢ LỜI THƯ YÊU CẦU SỐ 233/2009 5/Nội dung chính của thư 6/ Phần kết thúc theo nghi thức có thể đầy đủ tên họ và chức vụ người viết. 7/Tài liệu tham khảo (Tham chiếu): Góc trái, phía dưới, tài liệu đính kèm, các bản sao Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 24
MẪU THƯ THÔNG DỤNG Không thụt đầu hàng Mỗi dòng bắt đầu ngang với lề trái Ngày tháng Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ Câu chào hỏi xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Câu chào cuối thư Chữ ký Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 25
Mẫu hỗn hợp Ngày tháng, câu chào hỏi cuối thư và chữ ký ở giữa trang Ngày tháng Tên người nhận Chức vụ Địa chỉ Câu chào hỏi Xxxxxx xxx Câu chào cuối thư Chữ ký  Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 26
II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP -BẢN GHI NHỚ  Được sử dụng cho người trong cùng đơn vị  Những yếu tố của bản ghi nhớ: (1) Ngày tháng; (2) Khoảng “người nhận” có tên của người đọc hay những người mà bạn gởi tới; (3) Khoảng “người gởi” có tên của bạn, và (4) Khoảng “đề mục”.  Bản ghi nhớ thường được sử dụng khi: Thông báo, xác định một vấn đề đã đồng ý, xác minh một điều gì đó bằng cách viết ra và có tài liệu lưu trữ Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 27
 Chú ý:  Đề mục của bạn không nên quá rộng, chẳng hạn như: Đề mục: Thông báo  Cũng không nên quá cụ thể, như: Đề mục: Thông báo về cụôc họp vào lúc 2 giờ chiều ngày thứ sáu 15 tháng mười, để thảo luận ba vấn đề. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 28
Chú ý:  Đề mục cũng không thể là một câu hay một đoạn: Đề mục: Chúng ta sẽ tổ chức một cuộc họp vào ngày thứ sáu tới đây lúc 2 giờ chiều ở phòng hội nghị.  Thay vì thế, nó có thể là một câu tiêu đề, như: Đề mục: Phổ biến kế hoạch kinh doanh năm 2010 Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 29
II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP - TỜ TRÌNH (BÁO CÁO) Báo cáo thể hiện dười hình thức theo nghi thức hay không theo nghi thức. Báo cáo có thể gửi ra ngoài hay trong công ty Báo cáo: Chuyển tải thông tin, tổng kết hoạt động, đề nghị, báo cáo chung Báo cáo gồm có thông tin sơ bộ, phần chính và tài liệu bổ sung Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 30
BÁO CÁO-Thông tin sơ bộ  Trang bìa gồm có nhan đề (4-8 từ): tên và chức vụ của bạn, tên và chức vụ của người nhận, và ngày tháng.  Thư giải thích (nếu bạn gởi báo cáo ra khỏi đơn vị) hay bản ghi nhớ kèm theo (nếu bạn gởi trong nội bộ) thường nói đến thẩm quyền lập báo cáo hoặc hoàn cảnh viết báo cáo đó, mục đích của báo cáo, lời cảm ơn (những người đã cộng tác, giúp tài liệu, hay có tài liệu được trích dẫn) và lời chào cuối thư. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 31
BÁO CÁO-Thông tin sơ bộ  Phần tóm lược là một tài liệu độc lập; nó tóm lươc nội dung của báo cáo – chứ không chỉ bố cục. Bản tóm lược này là một phiên bản cô đọng của báo cáo.  Bản tóm lược của bạn có tính chất cốt yếu, vì những cuộc nghiên cứu chứng tỏ rằng phần lớn các giám đốc đã đọc phần này, mặc dầu gần phân nửa trong số họ đã đọc cả phần chính báo cáo – Bản tóm lược thường được viết sau cùng và thường không dài quá. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 32
BÁO CÁO-Thông tin sơ bộ  Bảng mục lục liệt kê các phần khác nhau của báo cáo – Hãy đánh số trang của báo cáo bằng chữ số: 1, 2, 3 Đánh số trang của phần thông tin sơ bộ bằng số La mã thường: i, ii, iii Phụ lục thường được chỉ định bằng chữ cái, Phụ lục A, Phụ lục B Biểu đồ và độ thị thường được đánh số La mã in: Biểu đồ I, Đồ thị II  Mục lục có thể gồm cả một bảng kê hình ảnh. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 33
BÁO CÁO- Phần chính Phần trình bày không phải là bảng tóm lược hay khái quát. Đúng hơn, phần trình bày cho biết tình hình hiện tại, lý do bạn viết bản báo cáo và bản báo cáo có bố cục như thế nào.  Tiếp theo là phần kết luận (theo phương thức KỂ), hoặc những đề nghị (theo phương thức BÁN).  Sự khai triển và chứng minh chi tiết tạo nên phần chính của phần thông tin: mô tả, giải thích và phân tích. Phần này phải được bố cục rõ ràng, với các tiêu đềKhoa và QTKD đề-Bộ môn mục. QTNS 34
BÁO CÁO- Tài liệu bổ xung Tài liệu bổ sung có thể gồm ba mục.  Phụ lục đứng riêng một mình. Các thí dụ bao gồm bảng kê dữ kiện, bảng mẫu, bản sao bảng câu hỏi, các điều khoản giải thích, hay bản kê khai tài chính.  Hình ảnh trình bày là biểu đồ và đồ thị.  Tài liệu tham khảo – thư mục và chú thích Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 35
PHẦN 2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU VÀ CÁC PHÂN ĐOẠN Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 36
Phần 2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU VÀ CÁC ĐOẠN  TÀI LIỆU  CÁC NGUYÊN TẮC CỦA TÀI LIỆU (1) sự thống nhất và tầm quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 37
Tài liệu và các nguyên tắc của soạn thảo tài liệu  Tài liệu – là toàn bộ bản văn bản viết: một bức thư, một bản ghi nhớ, báo cáo  Phân đoạn của tài liệu là một đơn vị chủ yếu của tư tưởng làm cho người đọc nhận ra một bước đi mới trong sự phát triển bố cục. Đọan thường gồm một nhóm từ bốn đến tám câu, hay 100 tới 250 từ. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 38
Tài liệu và các nguyên tắc của soạn thảo tài liệu Các nguyên tắc của soạn thảo tài liệu (1) sự thống nhất và tầm quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 39
I-Tính thống nhất và tầm quan trọng  Thống nhất là bài viết có tính chất đồng nhất: nó kết hợp xung quanh một ý tưởng trung tâm, tất cả cùng nhắm vào một chủ đề.  Tầm quan trọng: những ý tưởng chính của bạn được làm nổi bật, được nhấn mạnh cho người đọc dễ nhận ra. Đây là những khái niệm có vẻ dễ hiểu, nhưng không phải lúc nào cũng dễ thực hiện Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 40
Tài liệu với tính chất tổng thể  Một tài liệu đạt được tính thống nhất phải giải quyết những ý tưởng có liên quan với mục tiêu và thống nhất quanh một nhiệm vụ cụ thể.  Nếu việc vất bỏ những thông tin không quan hệ với nhau làm cho tài liệu của bạn trở nên thống nhất thì nhấn mạnh những thông tin quan trọng làm cho tài liệu của bạn nổi bật lên.  Lưu ý: Phần giới thiệu và kết thúc là những phần cốt yếuKhoa QTKD-Bộ môn QTNS 41
Phần giới thiệu Phần này bao gồm 3 nội dung: (1) Sự kiện có thật (2) Nguyên nhân viết (3) Giới thiệu cấu trúc Phần giới thiệu phải đầy đủ 3 yếu tố trên. Tùy vào tình huống mà trình bày của bạn có thể thay đổi trật tự viết Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 42
Phát biểu sự kiện có thật trước Phát biểu sự kiện có thật trước: Tiện nghi nhà ăn của Công ty càng ngày càng hư nặng (sự kiện có thật). Ban dự án đã thực hiện xong một cuộc nghiên cứu thái độ của nhân viên đối với tình trạng đó (lý do viết). Bản báo cáo này phác họa ba quan điểm chủ yếu nhất của nhân viên mà cuộc điều tra đã cho thấy rõ (cách tổ chức). Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 43
Phát biểu lý do viết trước  Phát biểu lý do viết trước: Ban dự án vừa hoàn thành một cuộc nghiên cứu về thái độ của nhân viên trong công ty đối với công tác phục vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc điều tra này được tổ chức vì công tác phục vụ ăn uống càng ngày càng bị chỉ trích (sự kiện có thật). Bản báo cáo này đưa ra ba kết quả chính tìm ra được (cách tổ chức). Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 44
Phát biểu cách tổ chức trước  Phát biểu cách tổ chức trước: Ban dự án đề nghị rằng công ty phải quyết định chọn lưa ba đề nghị: (1) trang trí lại phòng ăn, (2) cung cấp nhiều món ăn hơn và (3)thay đổi giờ ăn (cách tổ chức). Những đề nghị này căn cứ theo cuộc nghiên cứu trong toàn công ty về thái độ của nhân viên đối với dịch vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc nghiên cứu sở dĩ được tổ chức là do sự chỉ trích ngày càng nhiều đối với dịch vụ đó (sự kiện có thật). Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 45
Viết phần kết luận  Đặt ở cuối tài liệu, phần kết luận là một cách nữa để làm nổi bật những ý tưởng chính của bạn.  Đừng phát biểu lại ý tưởng chính bằng từ ngữ hoa mỹ dài dòng  Tránh đưa vào một chủ đề hoàn toàn mới; điều đó không chỉ làm người đọc bớt tập trung chú ý vào mục tiêu truyền thông của bạn mà còn phá vỡ mất tính thống nhất của tài liệu. Lưu ý: phần kết thúc sẽ để lại ấn tượng lâu dài trong trí nhớKhoa người QTKD-Bộ môn QTNSđọc. 46
Viết phần kết luận  Có ba cách kết thúc. (1) Hãy phát biểu lại ý tưởng chính nếu bạn dùng phương pháp tiếp cận trực tiếp và tài liệu viết dài. (2) Phát biểu kết luận của bạn hay đề nghị của bạn nếu bạn dùng phương pháp tiếp cận gián tiếp. (3) Phát biểu bước hành động hay cơ chế phản hồi. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 47
Viết phân đoạn  Bạn tạo sự thống nhất trong một đoạn bằng cách kết hợp tất cả ý tưởng quanh một câu chủ điểm.  Câu chủ điểm chính là ý tưởng bao trùm của đoạn đó, nó chứa đựng cái cốt lõi của phân đoạn.  Một câu chủ điểm viết tốt phải hàm chứa: (1) một sự khái quát hóa và (2) một ý tưởng nhất định và (3) có thể định nghĩa rõ, có thể xác định được. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 48
(1) Sự khái quát hóa Một câu chủ điểm hay luôn luôn là một sự khái quát hóa có liên hệ với những câu khác trong đoạn. Sau đây là ba thí dụ chứng minh sự khác nhau giữa sự khái quát hóa (thích hợp cho câu chủ điểm) và đặc điểm cụ thể (không thích hợp cho câu chủ điểm). Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 49
Thí dụ  Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang (khái quát). Tôi đã thấy một khách hàng vất chiếc áo này đi vì nó không hợp thời trang lắm (đặc điểm cụ thể).  Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện (khái quát). Một người vận hành báo cáo rằng anh ta không hiểu phải sử dụng chìa khóa điều khiển như thế nào (đặc điểm cụ thể).  Bài thuyết trình của Hoàng bị hỏng vì ba vấn đề (khái quát). Tôi không thể đọc được bản in trong phầnKhoa phụ QTKD -Bộ(đặc môn QTNS điểm cụ thể). 50
(2)- Ý tưởng nhất định (hạn định)  Ngoài việc phải luôn luôn có tính khái quát, câu chủ điểm cũng luôn luôn chứa đựng ý tưởng hạn định. Ý tưởng hạn định không chỉ là chủ ngữ của câu. Ý tưởng hạn định mô tả hoặc định giá chủ ngữ.  Tiếp tục với ba thí dụ trên, là câu giải thích chỉ rõ sự khác nhau giữa câu chủ điểm – chủ ngữ và câu chủ điểm – ý tưởng hạn định: Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 51
Thí dụ  Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang. (Chủ ngữ: Khách hàng; ý tưởng hạn định; những kiểu quần áo hợp thời trang).  Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện. (Chủ ngữ: hệ thống; ý tưởng nhất định: làm bối rối về nhiều phương diện).  Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề (Chủ ngữ: bài thuyết trình của Sarah; ý tưởng hạn định: bị hỏng vì ba vấn đề). Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 52
(3)- Định nghĩa rõ Hãy nhớ rằng ý tưởng hạn định mặc dầu là sự khái quát hóa, nhưng không được quá mơ hồ. Sự khái quát hóa phải có giới hạn để có thể được xác định dễ dàng.  Thí dụ, bạn hãy đối chiếu ba câu chủ điểm một lần nữa, lần này để ý sự khác nhau giữa sự khái quát hóa hữu hiệu, xác định được với sự khái quát hóa vô hiệu, mơ hồ: Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 53
Thí dụ  Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang. (“Hợp thời trang” có thể xác định). Khách hàng ưa chuộng quần áo cực kỳ. (“Cực kỳ” thì quá mơ hồ).  Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phưong diện. (“Làm bối rối” có thể xác định được). Hệ thống mới này thật ác liệt. (“Ác liệt” thì quá mơ hồ).  Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề (“Bị hỏng vì ” có thể xác định). Bài thuyết trình của Sarah thật ghê gớm. (“Ghê gớm” thì quá mơ hồ). Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 54
Viết phân đoạn Một khi đã viết được câu chủ điểm bằng sự khái quát hóa và ý tưởng hạn định, bạn sẽ thấy dễ dàng bảo đảm sự thống nhất của đoạn. Chỉ cần kết hợp tất cả những câu khác trong đoạn chung quanh câu chủ điểm. Mỗi câu khác trong phân đoạn phải khuếch đại câu chủ điểm; không câu nào trong phân đoạn được thoát ly khỏi trọng tâm của câu chủ điểm. Do đó, những câu khác trong phân đoạn được gọi là những câu phụ trợ.Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 55
Thí dụ  Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang. (Để đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những thông tin về những ý kiến khác của khách hàng – như giá cả hay cách phục vụ – trong đoạn này).  Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện. (Để đạt được tính thống nhất, không đưa ra những thông tin về công suất của hệ thống mới trong đoạn này).  Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề. (Để đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những thông tin về những ưu điểm trong bài thuyết trình của Sarah trong phân đoạn này). Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 56
Viết phân đoạn Tính thống nhất trong mỗi phân đoạn có nghĩa là kết hợp những câu phụ trợ xung quanh ý tưởng hạn định của câu chủ điểm. Để làm nổi bật tầm quan trọng của mỗi phân đoạn, bạn hãy viết câu chủ điểm trước. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 57
 CÁCH HÌNH DUNG MỘT PHÂN ĐOẠN CÓ HIỆU QUẢ Câu chủ điểm Câu chủ điểm Câu phụ trợ Câu phụ trợ Kết luận Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 58
CÁCH HÌNH DUNG MỘT PHÂN ĐOẠN KHÔNG HIỆU QUẢ Câu phụ trợ Câu phụ trợ Câu chủ điểm Câu chủ điểm Câu phụ trợ Tránh đưa ý tưởng Tránh chôn vùi câu chính sau cùng chủ điểm ở giữa Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 59
PHẦN 3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 60
PHẦN 3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP 1-CÚ PHÁP  Làm nổi bật những từ quan trọng. Đặt động từ gần chủ ngữ.  Đặt từ bổ nghĩa đúng chỗ. 2-ĐỘ DÀI CÂU  Những vấn đề. Những giải pháp. Tính biến hóa và nhịp điệu 3-SỬ DỤNG ĐỘNG TỪ TRONG CÂU Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 61
I- Kiến trúc cú pháp Cách bạn sắp đặt các từ có thể thay đổi tầm quan trọng và thậm chí thay đổi cả ý nghĩa một câu. Cú pháp là cách sắp đặt từ ngữ cho đúng chỗ trong một câu để thông điệp được viết một cách có ý nghĩa, nổi bật như bạn mong muốn để làm tăng tính hiệu quả của tài liệu viết. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 62
Cú pháp - làm nổi bật những từ quan trọng  Nếu bạn muốn nhấn mạnh một từ trong câu, bạn hãy đặt nó vào một trong những vị trí nổi bật - vị trí đầu tiên hay cuối cùng Thí dụ: “Khanh đã gởi đi bản ghi nhớ phác họa thủ tục thuê mướn mới mà công ty vừa thông qua.” (Làm nổi bật người gửi) “Thủ tục thuê mướn mới mà công ty vừa thông qua là chủ đề chính bản ghi nhớ của Khanh.” (làm nổi bật thủ tục) Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 63
(TT)  Về mặt ngữ pháp, câu có (những) phần chính và (những) phần phụ thuộc, Nên chúng ta có thể dùng chức năng ngữ pháp của từ để nhấn. Chúng ta cần phải đặt ý tưởng quan trọng nhất ở phần chính.  Phần chính – được gọi là mệnh đề chính hay mệnh đề độc lập – là chủ ngữ và động từ là vị ngữ trong câu.  Thí dụ: Giám đốc vứt bản báo cáo viết rất tồi vào sọt rác. (Mệnh đề chính: Giám đốc vứt ) Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 64
(tt)  Từ chỉ sự phụ thuộc (từ để đưa mệnh đề phụ vào câu)  Sau khi,bởi vì, bất kể như thế nào,mặc dầu, trước khi, bất kể là gì,như, thậm chí,may mà, như thể, nếu,miễn là, ngay khi, đến độ mà, từ khi, dường như là,trong chừng mực, mà, để cho, đến nỗi, rằng, là, dầu, cho đến, trừ khi, cho đến khi, khi mà, mỗi khi,nơi mà, ở chỗ mà, xem có hay không, người mà, cái mà, trong khi mà, của người mà Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 65
Cú pháp-Đặt động từ gần chủ ngữ  Điều quan trọng thứ hai trong phép đặt câu là tránh đặt động từ cách xa chủ ngữ. Ví dụ:  Ngoài việc cam kết, các nhà quản lý còn phải hành động mau lẹ.  Các nhà quản lý, ngoài việc đưa ra những lời cam kết có ý nghĩa sẽ tuân theo lời khuyến nghị, phải hành động mau lẹ để đạt kết quả.(động từ đặt quá xa) Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 66
Cú pháp-Đặt từ bổ nghĩa đúng chỗ  Có lựa chọn thứ ba sẽ làm cho câu văn của bạn dễ hiểu. Sự lựa chọn vị trí của từ bổ nghĩa ở chỗ nào trong câu. Ví dụ:  “Tôi đã xin phép ra ngoài trong giờ làm việc với ông trưởng phòng.”(từ bổ nghĩa “với ông trưởng phòng” ở quá xa từ nó phải bổ nghĩa tức là “đã xin phép”, và quá gần từ nó không phải bổ nghĩa tức là “ ra ngoài ”).  “Tôi đã xin ông trưởng phòng cho phép ra ngoài.” Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 67
(tt)  Đặc biệt có một dạng đặt sai từ bổ nghĩa được gọi từ bổ nghĩa lơ lửng. “Lơ lửng” ám chỉ vị trí đơn độc, không dính dáng đến cái gì cả, ở đầu câu.  Ví dụ: Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên cứu này, ông sẽ sớm nhận được một bản sao báo cáo.(Biết đứng một mình lơ lửng không liên hệ với chủ ngữ theo sau: ông)- sửa lại  Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên cứu này, tôi sẽ gửi cho ông một bản sao báo cáo. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 68
Cú pháp Việc phải làm Cách thức Nhấn mạnh từ quan trọng Đặt ở đầu câu hoặc cuối câu Đặt trong mệnh đề chính Đặt động từ gần chủ ngữ Tránh ngăn cách chủ ngữ quá xa động từ Đặt từ bổ nghĩa Đặt chúng càng gần từ bổ nghĩa càng tốt. Đoạn mở đầu câu phải bổ nghĩa cho chủ ngữ theo sau. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 69
II-Độ dài của câu  Một câu có thể dài tới 80 hay 100 từ mà vẫn đúng về mặt ngữ pháp. Tuy nhiên, đúng ngữ pháp không phải là vấn đề quan trọng duy nhất cần xem xét.  Hầu hết các chuyên gia giao tiếp doanh nghiệp khuyên nên viết câu trung bình từ 20 đến 25 từ. bạn phải xem xét lại những câu dài hơn 40 hay 50 từ  Câu văn của bạn sẽ quá dài khi nào độ dài của nó làm cho ý nghĩa của nó trở nên mơ hồ. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 70
Độ dài của câu(tt) Chú ý: Câu quá dài, câu kép Câu thiếu tính biến hóa Câu thiếu nhịp điệu Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 71
Độ dài của câu (tt) Vấn đề Giải pháp khả dĩ Quá dài: quá dài nên khó hiểu Rút ngắn lại: quá nhiều từ “và” thêm từ chuyển tiếp: quá phức tạp Một là hai là đánh số giữa câu: (1) (2) dùng chấm tròn: Thiếu biến hóa: Thay đổi, biến hóa: có quá nhiều câu dài dùng những câu dài, bằng nhau ngắn khác nhau. Thiếu nhịp điệu: đơn Thêm nhịp điệu: điệu, ê a viết lại để cho có thể lên giọng và xuống giọng. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 72
III-Sử dụng động từ có khí lực (mạnh)  Doanh nghiệp là một “thế giới năng động thực sự” đầy tính thực tế và tích cực, do đó khi viết phải dùng những từ ngữ biểu hiện hành động mạnh mẽ – những động từ có khí lực.  Nhiều khi, người viết đã đánh mất cái khí lực của từ ngữ và sa lầy trong thứ ngôn ngữ nặng nề, không sức sống, đầy tính trừu tượng.  Động từ “quyết định” trở thành “đưa ra quyết định về việc”, “sản xuất” trở thành “được sản xuất do”, “gia tăng” cho thấy “có sự gia tăng về”. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 73
(tt)-Cách thức sử dụng (1)Tránh lạm dụng danh từ: Có hai sai lầm thường gặp Thứ nhất: lạm dụng danh từ thay cho động từ:  Chủ đề của bản báo cáo này là những kỹ thuật của sự nâng cao sự hoạt động của nhân viên với chi phí thấp. (sáu danh từ).  Báo cáo này giải thích cách làm thế nào để nâng cao sự hoạt động của nhân viên mà không tốn nhiều chi phí. (ba danh từ). Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 74
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực Đừng nói Nên thay thế bằng là tác giả viết lấy con đường đi vào giao mặt gặp, thảo luận do xảy ra va chạm tác động, gây ảnh hưởng Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 75
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực Thứ hai: Dùng một danh từ và dùng sai như một động từ bằng cách thêm chữ hóa. Ví dụ:  hạn định hóa  ưu tiên hóa  kịch bản hóa  thái độ hóa  chung quy hóa  sản phẩm hóa  Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 76
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực (2) Tránh lạm dụng động từ yếu: là, trở nên, dường như, ra vẻ, có vẻ, tỏ ra, nghe như để làm cho câu văn mạnh mẽ hơn.  “Xí nghiệp A thành công về mặt sản xuất.” có thể viết: “Xí nghiệp A sản xuất giỏi.”  “Dường như có một khuynh hướng về phía khách hàng ” Có thể viết lại như sau: “Khách hàng của chúng ta thiên về ” sử dụng động từ “thiên về” mạnh mẽ hơn và cũng rút ngắn được một số từ. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 77
(tt)-Cách thức sử dụng (3) Tránh sử dụng động từ kéo dài: hãy ưu tiên sử dụng những động từ “ngắn gọn” thay cho những động từ kéo dài (hay hình thức kéo dài của động từ). Thí dụ,”phân tích” =>“thực hiện một sự phân tích”. Động từ kéo dài (cộng danh từ và có thể cả giới từ) làm cho người đọc phải đọc nhiều chữ.  động từ kéo dài không phải luôn luôn dở; đôi khi bạn cũng cần đến chúng. Nhưng đừng lạm dụng để thay cho những động từ ngắn gọn. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 78
(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực Nên viết Nên tránh Nên viết Nên tránh: hành động thực hiện hành động cho phép tạo cơ hội để có thể phân tích thực hiện sự phân tích giả định đưa ra sự giả định về tin có quan điểm rằng sửa chữa để sửa chữa cho quyết định đưa ra quyết định về chấm dứt đưa đến sự kết thúc của khảo sát, cứu xét thực hiện sự khảo sát, sự cứu xét giúp đỡ cung cấp sự trợ lực tăng gia cho thấy có sự tăng gia biết nhận thức được sự kiện là có ý thức về đặt hàng đưa đơn đặt hàng trả (tiền) thực hiện sự thanh toán về khuyên, khuyến nghị đưa ra khuyến nghịvề giảm thực hiện sự giảm thiểu thiên về, khuynh hướng tỏ ra có khuynh hướng cố gắng làm mọi nỗ lực để Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 79
(tt)-Cách thức sử dụng (4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động:  Động từ “thụ động” không có nghĩa là hành động đang mô tả đã xảy ra trong quá khứ và ngược lại.  “Thụ động” là trái nghĩa của “chủ động”. Khi bạn dùng thể chủ động, chủ ngữ của câu hành động: “Người kỹ sư đã sáng chế ra sản phẩm.” Khi bạn dùng thể thụ động, chủ ngữ của câu bị chi phối bởi hành động, nó “thụ động”: “Sản phẩm này đã được người kỹ sư sáng chế.” Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 80
(tt)-Cách thức sử dụng (4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: Thể bị động thường có:  Trợ động từ “được” “bị”  Một hành động thực hiện “bởi” một người hay vật nào đó. Ví dụ: “Ngăn tủ hồ sơ bị đóng sập lại bởi anh ta” Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 81
(tt)-Cách thức sử dụng (4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: sự lạm dụng có thể dẫn đến:  Thường thường, dùng thể thụ động phải viết dài hơn  Thể thụ động nhiều khi hoa mỹ mà rỗng tuếch và nặng nề hơn thể chủ động  Thể thụ động thường không rõ ràng  Thể thụ động làm người đọc mất thì giờ để hiểu. Chú ý: lựa chọn cách dùng thể của câu một cách có ý thức và có chiến lược – để văn phong biến hóa Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 82
Tóm lược quy tắc Quy tắc Ngữ pháp 1. Tránh lạm dụng danh từ Thay động từ bằng danh từ Động từ giả do danh từ mà ra (gắn thêm chữ “hóa”) 2. Tránh lạm dụng động từ yếu Động từ “là”, “trở nên”, “dường ớt như”, “có vẻ”, “tỏ ra”, “nghe như” 3. Tránh động từ dài dòng Động từ cộng danh từ (cộng giới từ) 4. Tránh lạm dụng động từ thể Trợ động từ “được”, “bị” cộng thụ động hành động thực hiện “bởi” một người hay một vật. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 83
Phần 4 LỰA CHỌN TỪ NGỮ TRONG THƯ TỪ Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 84
Phần 4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ TRONG THƯ TỪ 1- NGẮN GỌN Giới từ- sự trùng lặp 2- ĐƠN GIẢN Tránh khoa trương- tránh biệt ngữ không cần thiết 3- CHÍNH XÁC Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 85
CHỌN TỪ  “Nền tảng điện tử mới của các tham số quản lý sẽ ngày càng làm cho những phần nhân tố tưởng thưởng cổ điển cho các nhà quản trị chủ chốt trở nên lỗi thời.”, “Một nhà quản lý năng động có thể, trong lãnh vực điện tử đang tiến triển, gia nhập sự đột phá chiến lược của tổ chức mình và đồng hóa với những mục tiêu thống nhất của nó, phần thưởng có ý nghĩa chờ đợi.”  Những câu này độ dài vừa phải; trật tự không rối loạn; không có những động từ yếu. Thế mà vẫn khó hiểu vì đầy những từ dùng sai, quá dài. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 86
I-Ngắn gọn  Cũng như một tài liệu không được có những phân đoạn không cần thiết và một đoạn không được có những câu không cần thiết thì một câu văn cũng không được có những từ không cần thiết.  Theo Strunk và White, “Hãy gạt bỏ những từ không cần thiết. Bài viết mạnh mẽ phải ngắn gọn. Điều đó không đòi hỏi người viết phải viết câu nào cũng ngắn, hay phải tránh tất cả chi tiết và chỉ phác họa đề tài, mà đòi hỏi mỗi từ phải nói lên một điều gì và đều phải có giá trị”. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 87
(tt)1-Để ý các giới từ  Giới từ là những từ ngắn, liên kết một từ với các phần khác của câu. Ví dụ như: về, phía trên, qua sau, sau khi, tựa, dọc theo, xung quanh, ở, trước, đàng sau, ở dưới  Dĩ nhiên là không phải lúc nào giới từ cũng dở; giới từ có một chức năng cần thiết trong ngôn ngữ. Ý nghĩa ẩn sau tính chất ngắn gọn không phải là không dùng tất cả giới từ, mà đúng ra là tránh những giới từ kép và những giới từ bị lạm dụng. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 88
(tt)-Để ý các giới từ Nên viết Nên tránh về trong lãnh vực này, trong vấn đề, có liên quan tới, trong quan hệ với. sau, sau khi theo kết luận về, do hậu quả của mặc dầu bất chấp sự kiện là, không kể sự kiện là vì, bởi vì. giải thích cho sự kiện là, như là kết quả của, có thể quy cho, vì sự kiện, xét theo sự kiện là, trên cơ sở là, do sự kiện là. bằng cách với phương tiện, với tư ách, phù hợp với, trên cơ sở vì, cho với mục đích, nhằm ủng hộ nếu trong hoàn cảnh mà, trong trường hợp mà về sau, sau này vào một ngày xa hơn gần trong vùng phụ cận của sớm trong tương lai rất gần để với mục đích cho tới khi cho tới lúc mà khi, trong khi vào thời điểm, trong quá trình. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 89
1-Để ý các giới từ Chú ý: Quá lạm dụng giới từ. Ví dụ  “Điểm trung tâm trong sự hiểu biết của vấn đề của cơ cấu tổ chức trong bộ phận sản xuất công cụ của công ty Pro MAX là hệ thống chỉ huy bên dưới chức vụ của Phó Giám Đốc, chức vụ này không được kết hợp chặt chẽ với những phân bộ trực thuộc. Nếu được viết lại, câu này có thể đọc như sau:  Vấn đề tổ chức ở bộ phận công cụ của Công ty ProMAX tập trung ở sự kết hợp không rõ ràng giữa Phó Giám Đốc và các phân bộ trực thuộc. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 90
(tt)2-Sự trùng lặp  Ngoài việc để ý các giới từ, hãy coi chừng những từ trùng lặp. Nhiều người viết những câu trùng ý : sự đồng tâm nhất trí của tập thể, tập hợp lại với nhau, quan trọng chủ yếu  Các từ trùng lặp: hoàn toàn tuyệt đối quan trọng chủ yếu sự thật chân chính thay đổi mới mẻ biến cải hay thay đổi linh tinh lặt vặt tập hợp chung lại lịch sử quá khứ đính kèm theo đây cơ hội tiềm năng quy tắc cơ bản gốc rễ hạ xuống nhân tố nguyên nhân quay lại sau ngừng nghỉ hẳn khủng hoảng trầm trọng sự nhất trí ý kiến thật và đúng kết quả cuối cùng duy nhất tuyệt đối nhất trí và trướcKhoanhất QTKD-Bộ môn QTNS cốt yếu sinh tử. 91
(tt) Tránh lạm dụng Nên viết Thay vì lãnh vực truyền thông lãnh vực truyền thông căn bản, cơ sở thù lao phục vụ trên cơ sở tiền thù lao phục vụ trường hợp thường trong nhiều trường hợp đặc trưng kỹ xảo nghề nghiệp kỹ xảo đặc trưng nghề nghiệp. phạm vi, bối cảnh trong doanh nghiệp trong bối cảnh doanh nghiệp bản tính, tính thái độ bất hợp tác thái độ có (bản) tính bất hợp tác tình huống, gặp khó khăn gặp tình huống khó khăn môi trường trong phạm vi trong phạm vi của môi trường phân cục phân cục người mà/cái mà Smith, luật sư Smith, (người mà) là luật sư của khách hàng của khách hàng Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 92
II-Đơn giản  Viết đơn giản khác với vắn tắt.  Viết đơn giản, không nhất thiết phải cắt bỏ nhiều từ. Thay vì thế, có thể thay đổi những từ cầu kỳ bằng những từ đơn giản, những thành ngữ vòng vo bằng những từ nói thẳng vào vấn đề.  Như vậy, sự đơn giản là xa lánh những từ khoa trưong, rỗng tuếch và những biệt ngữ không cần thiết. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 93
(tt)-Tránh từ khoa trương  : “Thể theo yêu cầu của ông, trong ngày hôm nay, xin ông nhận những số liệu của hãng SH đính kèm”. Chuyển sang ngôn ngữ giản dị: “Đây là những số liệu của hãng SH mà ông đã hỏi sáng nay”.  Nguyên nhân: (1)Thích vẻ hào hùng và có vẻ nhà nghề (2)Thói quen trong doanh nghiệp (3) Nghĩ rằng “ cấp trên muốn vậy” Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 94
(tt)-Tránh từ khoa trương Nên viết Nên tránh bằng đương lượng, tương đương đầu tiên khai tâm đi vi hành đoán giả định vội khẩn trương biết, tìm biết xác định tôi người ký dưới đây gặp đối đầu, đương đầu trả bồi hoàn người cá thể chỗ địa phương vui lòng cá nhã ý nói phát biểu, dự thị gởi chuyển tải, chuyển tiếp thiếu bất túc cho biết thông báo dùng sử dụng quanh ở vùng phụ cận Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 95
(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết (1)Biệt ngữ nghề nghiệp “Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong tương quan đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ theo những sai lệch của những hệ số phức tạp”.Nói cách khác là “Cung quyết định cầu.”  Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin theo đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm thành một bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền trả cho việc bảo hiểm trọn đời của người được bảo hiểm nêu tên trên kia. thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của bạn.” Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 96
(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết (1)Biệt ngữ nghề nghiệp (2)Nghĩa tương đương thay thế: “ Hối lộ”=> “Quà biếu”, “Phí bôi trơn” (3)Tránh khuôn sáo cũ: có những từ riêng lẽ bị lạm dụng đến nỗi trở thành khuôn sáo: sự lựa chọn loại trừ, khái niệm, sự ngẫu nhiên, củng cố, làm cho chắc chắn, nhân tố, tính linh hoạt, (thuộc) chức năng, tăng tiến, hợp nhất, sự tuỳ nghi, (thuộc) tổ chức, sự hình thành kế hoạch, đáp ứng, kịch bản, thế hệ thứ ba, khung thời gian, pha thời gian và chuyển tiếp . Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 97
(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết (1)Biệt ngữ nghề nghiệp “Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong tương quan đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ theo những sai lệch của những hệ số phức tạp”.Nói cách khác là “Cung quyết định cầu.”  Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin theo đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm thành một bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền trả cho việc bảo hiểm trọn đời của người được bảo hiểm nêu tên trên kia. thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của bạn.” Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 98
(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết NHỮNG KHUÔN SÁO CÓ SẴN DÙNG NGAY Cột 1 Cột 2 Cột 3 0. Hợp nhất 0. Quản lý 0. Lựa chọn theo ý 1. Tổng cộng 1. Tổ chức 1. Linh hoạt 2. Hệ thống hóa 2. Giám sát 2. Khả năng 3. Song song 3. Hỗ tương 3. Linh động 4. Chức năng 4. Bằng số 4. Chương trình hóa 5. Đáp ứng 5. Hợp lý 5. Khái niệm 6. Tuỳ nghi 6. Chuyển tiếp 6. Pha – thờigian 7. Đồng bộ 7. Tăng tiến 7. Hình thành dự án 8. Tương hợp 8. Thế hệ thứ ba 8. Phần cứng 9. Cân bằng 9. Chính sách 9. Tính ngẫu nhiên Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 99
III- Chính xác 1-Sự chọn từ: nghĩa là dùng từ đúng theo nghĩa trong từ điển. Dùng sai từ, lẫn lộn từ này với từ khác, dùng một từ mà viết sai chính tả, có thể làm người đọc khó chịu. 2-Ngữ pháp: Những khía cạnh khác trong tính chính xác là ngữ pháp, cách dùng từ thông thường, các dấu phẩy, dấu chấm câu, các chữ viết tắt và chữ viết hoa. Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 100
Ôn tập Khoa QTKD-Bộ môn QTNS 101