Bài giảng Kỹ năng đặt câu hỏi

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng đặt câu hỏi

1. Kỹ năng ĐẶT CÂU HỎI Tâm Việt Group 1
2. Cái gì? Như thế nào? Vấn đề Thay đổi? Cảm nhận? 2
3. Đặt CÂU HỎI ĐÚNG quan trọng hơn ngàn lần tìm câu trả lời đúng cho một câu hỏi sai 3
4. Nội dung ✓ Mục đích, vai trò, phân loại ✓ Những sai lầm khi đặt câu hỏi ✓ Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả 4
5. Nội dung ✓Mục đích, vai trò, phân loại ✓ Những sai lầm khi đặt câu hỏi ✓ Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả 5
6. 3 câu hỏi Ta nên làm gì? Ta đang làm gì? Còn cách nào tốt hơn không? 6
7. Tại sao ta đặt câu hỏi? 7
8. Những câu hỏi thường hỏi và được hỏi? 8
9. Mục đích đặt câu hỏi ✓ Xác định vấn đề (What?) ✓ Xác định nguyên nhân (Why?) ✓ Thu thập thông tin cần thiết (When?, Where?, Who? Which? ) ✓ Tìm kiếm phương pháp giải quyết (How?) 9
10. Không cụ thể = Cụ không thể 10
11. Câu hỏi & Giải pháp 11
12. Mục đích đặt câu hỏi ✓ Khởi tạo suy nghĩ ✓ Khuyến khích tham gia ✓ Dẫn dắt tư duy, định hướng chương trình ✓ Tìm kiếm sự đồng tình và ủng hộ ✓ Tạo môi trường thân thiện 12
13. No question is stupid question 14
14. Hỏi một câu chỉ dốt trong chốc lát Không dám hỏi sẽ dốt nát suốt đời! 15
15. Không biết thì hỏi Muốn giỏi phải học Không hỏi thành tỏi 16
16. GIỎI HỎI VS TỎI 17
17. Đặt câu hỏi đúng ✓ Giúp tập trung suy nghĩ ✓ Tạo được quan điểm chung ✓ Xây dựng & củng cố các mối quan hệ ✓ Xoa dịu, giải quyết mâu thuẫn 18
18. Đặt câu hỏi đúng là thành công một nửa! 19
19. Đặt câu hỏi đúng ✓ Thể hiện sự chân thành, quan tâm ✓ Thu hút sự tham gia của tập thể ✓ Chuyển tải những thông tin tinh tế, tế nhị ✓ Khơi dậy suy ngẫm và tự vấn 20
20. Phân loại câu hỏi ✓Theo cách đặt câu hỏi ▪Câu hỏi đóng/mở ✓Theo cách trả lời ▪Câu hỏi trực tiếp/gián tiếp ✓Theo định hướng ▪Câu hỏi định hướng/chiến lược 21
21. Câu hỏi đóng ✓ Người nghe nắm được nội dung? ✓ Câu trả lời cụ thể: ▪ Hai lựa chọn đối lập: Có/ không ▪ Một số lựa chọn: A, B, C 22
22. Câu hỏi mở ✓Bắt đầu chủ đề mới ✓Cần nhiều phương án trả lời ▪ Phi cấu trúc hoàn toàn ▪ Từ liên tưởng ▪ Hoàn thiện câu ▪ Hoàn thành câu chuyện ▪ Hoàn thành bức tranh 23
23. Ai? Khi nào? Cái gì? Cách nào? Tại sao? Ở đâu? 24
24. So sánh hai loại câu hỏi Câu hỏi đóng Câu hỏi mở ✓ Trực tiếp ✓ Không trực tiếp ✓ Chi tiết ✓ Gợi ý câu trả lời chi tiết ✓ Ngắn gọn ✓ Yêu cầu trả lời tỷ mỉ ✓ Không bắt đầu bằng ✓ Bắt đầu bằng từ để hỏi từ để hỏi ✓ Hướng đến chủ động và ✓ Không có thông tin gây tranh cãi đúng đắn hơn 25
25. So sánh hai loại câu hỏi Câu hỏi đóng Câu hỏi mở ✓ Thông tin rõ ràng ✓ Kéo dài, tăng ý ✓ Yêu cầu ít suy nghĩ kiến ✓ Tăng thêm sự nhất ✓ Khám phá cho bản trí thân ✓ Hướng cuộc đối ✓ Không dẫn hướng thoại trực tiếp 26
26. Theo cách trả lời Câu hỏi trực tiếp Câu hỏi gián tiếp ✓ Tìm hiểu cách hiểu/ ✓ Tìm hiểu cảm xúc tiếp cận vấn đề ✓ Tìm hiểu vấn đề ✓ Tìm hiểu cách giải quyết vấn đề ✓ Câu hỏi đóng ✓ Câu hỏi đóng, mở 27
27. Theo định hướng Câu hỏi định hướng Câu hỏi chiến lược ✓ Định hướng phát ✓ Chiến lược định triển trước ✓ Có chọn lọc ✓ Đã xác định ✓ Câu hỏi mở ✓ Câu hỏi đóng 28
28. Nội dung ✓ Mục đích, tầm quan trọng, phân loại ✓ Những sai lầm khi đặt câu hỏi ✓ Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả 29
29. ✓ Không rõ mục đích ✓ Biết rồi vẫn hỏi ✓ Thiếu tinh tế ✓ Chưa hiểu đối tác ✓ Không đúng thời điểm ✓ Không đúng chủ đề, trọng tâm ✓ Chê đối tác ✓ Không gợi được câu trả lời ✓ Hỏi quá nhiều ✓ Hỏi đểu ✓ Thiếu sự dẫn dắt ✓ Không cười ✓ Hỏi thừa 30
30. Những sai lầm khi đặt câu hỏi ✓ Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi ✓ Để hạ phẩm giá người khác ✓ Hỏi nhằm khai thác, điều khiển đối tác ✓ Không lắng nghe, nghe câu trả lời ✓ Câu hỏi không phù hợp đối tượng 31
31. Câu hỏi? Đối tượng! 32
32. Những sai lầm khi đặt câu hỏi ✓ Dài dòng, không rõ mục đích ✓ Không nhắm mục đích lấy thông tin ✓ Hỏi theo suy nghĩ Thắng – Thua ✓ Thời gian, không gian không hợp 33
33. Xác định mục đích trước khi hỏi? 34
34. Thắng Thua 35
35. Ta đã bao giờ chuẩn bị cách đặt câu hỏi? 37
36. Không cụ thể = Cụ không thể 38
37. Nội dung ✓ Mục đích, vai trò, phân loại ✓ Những sai lầm khi đặt câu hỏi ✓ Kỹ năng đặt câu hỏi hiệu quả 39
38. Cách đặt câu hỏi hiệu quả Ai? Còn cách nào không? Còn cách nào tốt hơn không? Khi nào? 40
39. Nguyên tắc đặt câu hỏi ✓ Không được định kiến trước ✓ Hỏi các câu hỏi mở ✓ Kiên trì ▪ Chờ và lắng nghe câu trả lời ▪ Hỏi lại đối tác 41
40. Nói là bạc Im lặng là vàng Lắng nghe là kim cương 42
41. Nguyên tắc đặt câu hỏi ✓ Không lãng phí các câu hỏi ✓ Chấp nhận các phương pháp thay thế ▪ Người được hỏi không muốn trả lời ▪ Người được hỏi không biết cách trả lời ▪ Người được hỏi thiếu trung thực ✓ Không chấp nhận vòng vo 43
42. Nguyên tắc đặt câu hỏi ✓ Không chấp nhận câu trả lời gián tiếp ✓ Không dùng nhiều đại từ nhân xưng ✓ Kiểm tra việc chú ý lắng nghe 44
43. Ta đang hỏi gì? Ta nên hỏi gì? 46
44. Chọn lựa câu hỏi Nên hỏi Cần hỏi Bắt buộc hỏi 47
45. Điều cần chú ý ✓ Phải chuẩn bị câu hỏi từ trước ✓ Hỏi có mục đích rõ ràng ▪ Lấy dữ kiện ▪ Lấy ý kiến ✓ Câu hỏi phù hợp với đối tượng ✓ Đi từ tổng quan đến chi tiết 48
46. Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại 49
47. Điều cần chú ý ✓ Hỏi ngắn gọn, rõ ràng ✓ Hỏi mỗi câu một vấn đề ✓ Kết nối trả lời của người được hỏi ✓ Không ngắt lời khi người khác trả lời 50
48. Keep It Short & Simple Hãy hỏi đơn giản và ngắn gọn 51
49. Significance Of Simplicities Giá trị của sự đơn giản 52
50. “Một câu hỏi khéo léo đã là một nửa trí khôn” Francis Bacon 53
51. “Nếu muốn thông minh bạn hãy học cách hỏi hợp lý, cách lắng nghe chăm chú, cách trả lời thông minh và ngừng nói khi không còn gì nói nữa” Danh ngôn Thế giới 54
52. Bộ câu hỏi tham khảo ✓ Giảng dạy và thuyết trình ✓ Phỏng vấn tìm việc ✓ Đàm phán, thương lượng ✓ Làm vừa lòng khách hàng khó tính ✓ Giải quyết mâu thuẫn, xung đột 56
53. Bộ câu hỏi tham khảo ✓ Điều hành cuộc họp ✓ Làm vui lòng cấp trên ✓ Đối phó nhân viên rắc rối ✓ Hợp tác làm việc cũng nhau 57
54. Giảng dạy và thuyết trình ✓ Anh/chị muốn học viên của mình thu được gì sau bài giảng/bài thuyết trình? ✓ Anh/chị sẽ bố trí thời gian như thế nào cho bài giảng/bài thuyết trình của mình? ✓ Anh/chị vui lòng cho biết chính xác những kết luận nào của tôi là không phù hợp? ✓ Anh/chị có thấy một chút lợi ích nào từ bài giảng/bài thuyết trình của tôi? 58
55. Giảng dạy và thuyết trình ✓ Anh/chị vui lòng nhắc lại câu hỏi và nó có liên quan gì đến bài giảng/thuyết trình của chúng ta ngày hôm nay? ✓ Cụ thể anh/chị chưa hiểu phần nào trong bìa giảng/thuyết trình của chúng ta? ✓ Anh/chị mong muốn tôi sẽ chia sẻ những điều gì trong ngày hôm nay? 59
56. Phỏng vấn tìm việc ✓ Theo ý kiến của anh/chị thì điều gì là biểu tượng cho các giá trị cơ bản của công ty? ✓ Khi công ty buộc ai đó phải thôi việc thì việc đó sẽ diễn ra như thế nào? ✓ Công ty đang làm gì để duy trì và mở rộng phạm vi kinh doanh? ✓ Công ty đang chuyển đổi như thế nào để tăng khả năng cạnh tranh? 60
57. Phỏng vấn tìm việc ✓ Công ty sẽ phát triển như thế nào trong ba năm tới? ✓ Công ty sẽ làm gì để đảm bảo chất lượng và trình độ nguồn lao động đáp ứng nhu cầu phát triển của mình 5 năm tới? ✓ Trong 2 năm vừa qua, anh đã có những cơ hội đào tạo và phát triển nghề nghiệp gì? ✓ Xin vui lòng cho tôi xem bản sao mẫu đánh giá hiệu quả làm việc, được không? 61
58. Phỏng vấn tìm việc ✓ Chế độ lương bổng trong công ty được xác định như thế nào? ✓ Liệu tôi có cơ hội tự đánh giá hiệu quả làm việc của mình không? ✓ Liệu tôi có cơ hội đánh giá vai trò, hiệu quả lãnh đạo của sếp với công ty? 62
59. Đàm phán, thương lượng ✓ Nếu chúng ta có thể tìm ra một giải pháp khác tốt hơn giải pháp anh vừa đưa ra thì liệu anh có bắt tôi đồng thuận hay bác bỏ giải pháp của anh không? ✓ Anh muốn chúng tôi đồng thuận hay bác bỏ lời đề nghị đó bây giờ hay cho tôi thời gian suy nghĩ thêm? ✓ Anh/chị cảm thấy chúng ta nên kết thúc cuộc thảo luận sớm phải không? 63
60. Đàm phán, thương lượng ✓ Tại sao chúng ta không thương lượng với nhau về thời hạn chót? ✓ Nếu anh bị buộc phải theo thời hạn chót này thì tôi có thể giúp anh giảm nhẹ sức ép đó như thế nào? ✓ Chúng ta có thể ký thoả thuận vào 8h00 sáng mai, anh nghĩ như thế nào? ✓ Lý do đằng sau lời đề nghị của anh là gì? 64
61. Đàm phán, thương lượng ✓ Theo anh thì tôi coi lời đề nghị như thế nào là hợp lý? ✓ Theo ý anh, thì giải pháp sau cùng nên đáp ứng những tiêu chuẩn nào? ✓ Chúng ta có thể thương lượng vấn đề nào khác để tránh tăng thêm mâu thuẫn giữa hai bên không? ✓ Bây giờ anh cần chúng tôi đáp ứng điều gì để chúng ta kết thúc đàm phán thành công? 65
62. Làm vừa lòng khách hàng khó tính ✓ Anh/chị vui lòng giúp tôi một việc để tôi có thể phục vụ anh/chị tốt hơn? ✓ Có phải mức giá chúng tôi đưa ra quá cao so với các đối tác khác? ✓ Hãy để tôi đưa ra định mức giá thật của chúng tôi, được không? ✓ Chúng tôi có thể thu xếp cách khác cho anh thanh toán khoản này được không? 66
63. Làm vừa lòng khách hàng khó tính ✓ Xin vui lòng gặp lại tôi khi anh/chị trở lại với đầy đủ giấy tờ, được không? ✓ Tôi có thể làm gì để giúp anh/chị mang theo đầy đủ giấy tờ vào lần tới? ✓ Nếu tôi đảm bảo chu toàn mọi yêu cầu của anh/chị thì anh/chị cam kết mua hàng của chúng tôi chứ? ✓ Tôi viết ra giúp ông được không? 67
64. Làm vừa lòng khách hàng khó tính ✓ Anh/chị cần thêm thông tin gì mới có thể ra quyết định? ✓ Anh/chị vui lòng giúp tôi phục vụ khách hàng khác bằng cách tiếp tục bàn luận sau khi anh/chị đã suy nghĩ kỹ hơn về quyết định của mình? ✓ Xin anh/chị vui lòng giúp tôi có thể phục vụ tốt hơn anh/chị bằng cách chờ đến khi tôi phục vụ xong những khách hàng đang đợi? 68
65. Làm vừa lòng khách hàng khó tính ✓ Anh/chị vui lòng so sánh giá cả các mặt hàng cùng loại của chúng tôi trước khi đưa ra quyết định sau cùng, được không? ✓ Anh/chị muốn trả giá bao nhiêu? ✓ Để tôi cho anh/chị xem mẫu hàng có giá gần với mức anh/chị có thể mua, được không? ✓ Tôi có thể được biết lý do tại sao anh/chị cần đúng sản phẩm nhãn hiệu đó không? 69
66. Làm vừa lòng khách hàng khó tính ✓ Anh/chị sẽ quyết định bây giờ hay cần có thêm thời gian suy nghĩ? ✓ Trong các dịch vụ chúng tôi vừa trình bày, anh chị thấy dịch vụ nào có thể đáp ứng nhu cầu của anh/chị? ✓ Nếu tôi đảm bảo các yêu cầu của anh/chị, anh/chị sẽ sẵn sàng ký hợp đồng hôm nay? ✓ Điều gì khiến anh/chị khó có thể đưa ra quyết định lúc này? Có phải là do ? 70
67. Giải quyết xung đột ✓ Anh có đề xuất gì thay thế ý kiến đó không? ✓ Ý kiến của tôi cần có những thay đổi gì để có thể có được sự ửng hộ của anh? ✓ Tôi cảm thấy, điều anh phản đối không liên quan đến ý kiến của tôi, tại sao vậy? ✓ Anh/chị có bằng chứng gì nói rằng tôi không thực hiện phần việc của tôi trong đội? ✓ Anh/chị cảm thấy như thế nào khi có người nói xấu sau lưng mình? 71
68. Giải quyết xung đột ✓ Vì công việc chung, liệu chúng ta có thể hành xử theo cung cách của những người lớn với nhau, được không? ✓ Anh/chị có muốn cùng tôi đến gặp Sếp để bàn luận về tình hình bế tắc này không? ✓ Tại sao anh/chị cảm thấy phiền khi tôi được thăng chức? ✓ Anh có nghĩ tôi cảm thấy như thế nào trước những lời đùa cợt đó không? 72
69. Giải quyết xung đột ✓ Chúng ta có thể làm gì để những việc như vừa rồi không tía diễn nữa? ✓ Nói chuyện với tôi theo kiểu đó, anh cảm thấy như thế nào? ✓ Tại sao mọi người lại hiểu nhầm quan điểm của tôi về việc này? 73
70. Giải quyết xung đột ✓ Tại sao anh lại diễn dải quan điểm của tôi theo cách như vậy? ✓ Anh/chị vui lòng kiểm tra lại xem bản thông tin khách hàng của tôi có thất lạc ở chỗ anh/chị không? ✓ Hãy đoán xem tôi tìm thấy cái này ở đâu? 74
71. Điều hành buổi họp ✓ Có giờ giấc nào thích hợp hơn cho cuộc họp này không? ✓ Theo anh/chị chúng ta cần phải làm gì để anh/chị có thể có mặt đúng giờ? ✓ Điều chúng ta đang bàn luận và phần ghi trong trong nội dung cuộc họp có gì mâu thuẫn không? ✓ Có ai có thể cho tôi biết vì sao cuộc họp của chúng ta đi ra ngoài lề không? 75
72. Điều hành cuộc họp ✓ Anh vui lòng nhắc lại ý kiến của mình để chúng tôi thực sự hiểu quan điểm của anh? ✓ Quan điểm của anh được hiểu như vậy có đúng không? ✓ Hai người nghe nhau nói được cái gì nào? ✓ Ý kiến của chị A có nhằm mục đích làm sáng tỏ vấn đề của anh B không? ✓ Anh/chị cảm thấy như thế nào về lời nhận xét của anh A vừa rồi? 76
73. Điều hành cuộc họp ✓ Anh có nghĩ rằng nên để một thời điểm thích hợp hơn chúng ta sẽ đề cập vấn đề này? ✓ Có điều gì còn chưa hợp lý trong kế hoạch chúng ta sắp thông qua không? ✓ Anh/chị có đề nghị gì để cuộc họp của chúng ta có sự tham gia đóng góp ý kiến của tất cả mọi người? ✓ Anh/chị A có thêm ý kiến gì về cuộc họp của chúng ta? 77
74. Làm vui lòng cấp trên ✓ Sếp muốn tôi sẽ giải quyết các tình huống tương tự như thế nào? ✓ Theo Sếp để làm việc hiệu quả hơn, tôi cần thay đổi hay học hỏi điều gì? ✓ Sếp có thể vui lòng cho tôi thấy, công việc này phù hợp với giá trị của tôi như thế nào? ✓ Nếu tôi chứng minh được cách làm khác hiệu quả hơn, thì liệu Sếp có ủng hộ tôi? 78
75. Làm vui lòng cấp trên ✓ Chính xác tôi cần phải thêm bớt điều gì để đáp ứng yêu cầu của Sếp? ✓ Theo Sếp, tôi có những ưu điểm nào có thể phát huy để nâng cao thành tích trong bảng đánh giá? ✓ Trong tất cả những công việc tôi đã thực hiện, Sếp thích nhất và không thích việc nào? ✓ Sếp đã bao giờ lâm vào tình trạng mất dần quyền hạn chưa? 79
76. Làm vui lòng cấp trên ✓ Sếp đã xem xét và quyết định lời đề xuất của tôi cách đây 2 tuần chưa? ✓ Tôi phải nỗ lực như thế nào để có thể đáp ứng công việc mà Sếp yêu cầu? ✓ Tôi có thể làm gì để giảm bớt căng thẳng giữa Sếp và tôi trong thời gian gần đây? ✓ Tôi phải làm gì để thuyết phục Sếp tôi là người toàn tâm, toàn ý với công việc? 80
77. Đối phó nhân viên rắc rối ✓ Chúng ta phải làm gì để những điều này không còn xảy ra nữa? ✓ Cô có cần tôi giúp gì để đáp ứng yêu cầu về giờ giấc của công ty? ✓ Điều gì ngăn cản cô đi làm đúng giờ? ✓ Anh nhận thấy vấn đề gì trong những lời tôi đề nghị? ✓ Anh nghĩ gì về vấn đề tôi vừa trình bày? 81
78. Đối phó nhân viên rắc rối ✓ Làm sao để tôi có thể nhận được thông tin đầy đủ, chi tiết từ phía cô? ✓ Tôi mong anh chú ý nhiều hơn nữa vào công việc, được không? ✓ Anh có nhận thấy ảnh hưởng của anh khi anh quyết định bỏ chúng tôi trong giai đoạn này không? ✓ Cô có thể lý giải vì sao mọi người đánh giá cô không đúng như cô nghĩ? 82
79. Hợp tác làm việc cùng nhau ✓ Theo anh/chị làm thế nào để chúng ta có thể làm việc được cùng với nhau? ✓ Tôi có thể giúp gì cho anh để giải quyết vấn đề này? ✓ Anh có nhận thấy cảm giác của tôi do anh gây ra trong buổi họp sáng nay không? ✓ Anh có bằng chứng gì chứng tỏ chuyện riêng của tôi ảnh hưởng tới kết quả công việc? 83
80. Hợp tác làm việc cùng nhau ✓ Theo ý anh, đồng nghiệp với nhau có nên hạ nhục nhau trước mặt sếp? ✓ Chúng ta hẹn nói chuyện vào ngày mai được không? ✓ Anh có nhận thấy lời nhận xét của mình có gì đó không hợp lý không? ✓ Anh tưởng tượng coi, cảm giác mình là mục tiêu nhạo báng của mọi người như thế nào? 84
81. Hợp tác làm việc cùng nhau ✓ Cô muốn làm việc đó giúp tôi đúng không? ✓ Chúng ta có thể đồng lòng thay đổi mối quan hệ của chúng ta từ thắng-thua sang cả hai cùng thắng không? ✓ Anh được lợi lộc gì khi không nhắc đến tên và thành tích của tôi trong bản báo cáo hàng năm của mình? ✓ Anh/chị có muốn biết tại sao câu hỏi vừa rối khiến tôi không được thoải mái? 85
82. Thành công sẽ đến khi bạn biết đặt câu hỏi! 86
83. Những câu hỏi nên tránh ✓ Anh/chị cần gì? ✓ Anh/chị muốn gì ạ? ✓ Anh/chị mua gì ạ? ✓ Anh/chị có bị nhầm không? ✓ Anh/chị tên gì? ✓ Nhà anh/chị ở đâu? 87