Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Trần Quốc Trung

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Trần Quốc Trung

1. GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 Contents 1. Giới thiệu làm việc nhóm 2. Phân tích vai trò trong nhóm 3. Các bước phát triển nhóm Kỹ năng làm việc nhóm 4. Các bước làm việc nhóm 5. Văn hóa nhóm LOGO 6. Quản lý xung đột nhóm 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1.1. Nhóm là gì? 1.1. Nhóm là gì? 1.1.2. Khái niệm 1.1.2. Đặc điểm Nhóm là tập hợp một số ít người với các  Một số ít người: 5 – 10 người. kỹ năng, đặc tính có thể bổ trợ cho nhau  Tính bổ sung. cùng chung một mục đích, mục tiêu, phương pháp hoạt động và chịu trách nhiệm với  Sự cam kết cùng chung mục đích, mục nhau. tiêu và phương pháp hoạt động.  Chịu trách nhiệm với nhau. Tại sao làm việc nhóm đôi lúc không 1. Giới thiệu về làm việc nhóm được ủng hộ? 1.2. Làm việc nhóm là gì?  Thiếu niềm tin  Khuyến khích các hoạt động giao tiếp: lắng Làm việc nhóm gây trở ngại cho quá trình nghe và phản hồi ý kiến của các thành viên khác. ra quyết định và giảm năng suất lao động.  Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác khi cần  Sự rụt rè của cá nhân thiết.  Văn hóa tổ chức không phù hợp  Tôn trọng những lợi ích và thành tích của các . Không tin tưởng lẫn nhau. thành viên khác. . Đề cao cá nhân.  Khuyến khích hoạt động cá nhân lẫn hoạt động nhóm. 1
2. GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1.3. Tại sao phải làm việc nhóm? 1.4. Phân loại nhóm làm việc 1.4.1. Nhóm theo nhiệm vụ  Tối đa hóa hiệu quả làm việc của cá 5 – 10 nhân viên cùng 1 bộ phận gặp nhân. nhau trong vài giờ mỗi tuần để thảo luận về các vấn đề kinh doanh như: cái thiện chất  Khai thác tốt tài năng cá nhân. lượng, thích nghi với thay đổi  Dễ thích nghi với những thay đổi của môi 1.4.2. Nhóm tự quản trường.  Khoảng 10 thành viên đảm nhiệm cả nhiệm vụ của người giám sát.  Dân chủ hóa trong tổ chức và tạo động  Lập kế hoạch, giao việc cho các thành lực cho cá nhân phát triển. viên trong nhóm và ra quyết định theo nhóm. 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1. Giới thiệu về làm việc nhóm 1.4. Phân loại nhóm làm việc 1.4. Phân loại nhóm làm việc 1.4.3. Nhóm đa chức năng 1.4.4. Nhóm ảo Các nhân viên cùng cấp bậc ở các bộ phận Nhóm sử dụng công nghệ thông tin để kết khác nhau lập nên 1 nhóm để thực hiện 1 nối với nhau, không liên lạc trực tiếp nhằm thực nhiệm vụ được giao trước. hiện 1 mục tiêu chung. CÁI GÌ LÀ ĐỘC NHẤT? 2. Phân tích vai trò trong nhóm  Mỗi nhóm thảo luận trong 5 phút và Team Role Contribution Allowable Weakness Người sáng Người hiểu các nghịch lý đồng Người này có khuynh hướng tạo thời là nguồn của những sáng lãng-trí-bác-học và có vấn đề chuẩn bị 1 đồ vật. tạo để giải quyết các vấn đề. khi truyền tải tư tưởng cho (PL) người khác.  Sau khi thảo luận, từng nhóm đưa Người Người chỉ ra các cơ hội, khiến Người này thường khó theo khám phá cho nhóm hào hứng đuổi theo một dự án nào xuyên suốt và Có khả năng tiếp xúc với bên thường hay quên các chi tiết ra đồ vật của mình. (RI) ngoài nhóm rất tốt. nhỏ. Người kết Thường trở thành trưởng nhóm, Thỉnh thoảng hay bị đánh giá  Nhóm nào đưa ra đồ vật mà nhóm hợp (CO) công việc là lùi lại và thu lấy tầm là có khuynh hướng thao túng nhìn tổng thể. người khác và dừa hết công Vững chãi và trưởng thành; việc của ḿnh cho người khác. khác không thể có được cái tương tự nhận ra được khả năng của người khác và rất giỏi giao việc về chức năng sẽ giành chiến thắng. cho đúng người. Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993 2
3. GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 2. Phân tích vai trò trong nhóm 2. Phân tích vai trò trong nhóm Allowable Team Role Contribution Weakness Vai trò Điểm mạnh Điểm yếu Người có có kỷ luật bản thân Có thể bị đánh giá là thiển cận Người tập trung hoàn toàn vào nhiệm Dễ làm tổn thương Người thực Người cao, năng lực tốt, chấp nhận các và cứng nhắc v́ bản thân họ vụ được giao với tinh thần trách nhiệm người khác. thi thúc giục công việc mà mọi người khác không tự đưa ra những kế cao độ, có động lực chiến thắng. (IMP) Trong nhóm có hai hay không muốn làm. hoạch cho riêng ḿnh. (SH) Thách thức, tranh căi hay thể hiện ba người này sẽ dễ dẫn phong cách quyết liệt trong việc theo tới tranh căi hay đấu đá Người hoàn Người cầu toàn, sẵn sàng bỏ rất Có thể làm cho những người đuổi thành công. nhau thiện nhiều thời gian để cốt sao cho cùng nhóm khó chịu. làm việc cho hoàn toàn "đúng Không bao giờ tin tưởng giao Người điều Người quan sát với con mắt vô tư Quá bài bản, và thường (CF) đắn“. công việc cho người khác hành những sự việc sảy ra xung quanh. làm người khác mất Làm việc chậm mà chắc và ra quyết hứng trong công việc Chuyên gia Người có niềm đam mê trong Chỉ đóng góp trong chuyên (ME) của họ. định chính xác. (SP) lănh vực của mń h; có nền tảng môn hẹp; nằm ngoài chuyên Người đoàn kiến thức sâu xắc, và thường môn của họ, họ sẽ bỏ qua. Người gắn bó đội nhóm, họ có khả Không quyết đoán trong thích thú chia xẻ những gì mình kết năng lắng nghe tuyệt vời, ngoại giao công việc khi cần thiết. biết cho người khác. (TW) rất giỏi và có khả năng hòa giải. Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993 Source-Belbin, R.M. Team Roles at Work, Butterworth-Heinemann, Oxford, 1993 Belbin’s Ideal Team 3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3.1. Hình thành (Forming)  1 Người kết hợp hoặc 1 Người thúc giục Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình  1 Người sáng tạo thành nhóm làm việc.  1 Người điều hành  Tham gia do giới thiệu.  1 hoặc nhiều  Ai cũng rất máu, hăng hái. . Người thực thi  Có rất nhiều mong đợi khi tham gia vào . Người đoàn kết nhóm. . Người khám phá  Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, . Người hoàn thiện nghi ngờ, lo âu 3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3.2. Hỗn loạn (Storming) 3.3. Chuẩn hóa (Norming)  Công việc bắt đầu được triển khai một  Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại cách chậm chạp, đầy trắc trở. được dàn xếp và giải quyết.  Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen,  Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu sở thích và bắt đầu va chạm mạnh với nhau. chuẩn được hình thành và hoàn thiện.  Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn tới  Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình  Mức độ không hài lòng tăng dần, cảm thành. giác bất mãn tăng lên. 3
4. GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3. Các giai đoạn phát triển nhóm 3.4. Thể hiện (Performing) 3.5. Kết thúc  Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết  Đối với những nhóm thành lập tạm thời mạnh mẽ. sau khi hoàn thành nhiệm vụ thì nhóm tự  Sự háo hức thể hiện rõ. giải tán.  Mức độ cam kết về công việc cao.  Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm. 4. Các bước làm việc nhóm hiệu quả 6. Quản lý xung đột nhóm Giai đoạn I: Tổ chức Giai đoạn III: Tổng kết  Bước 1: Tập trung vào nhóm.  Bước 8: Công bố kết quả.  Bước 2: Phân chia vai trò.  Bước 9: Khen thưởng.  Bước 3: Thiết lập quy tắc.  Bước 10: Tiếp tục nhiệm vụ khác. Giai đoạn II: Hoạt động  Bước 4: Lập kế hoạch.  Bước 5: Triển khai thực hiện.  Bước 6: Đánh giá sơ bộ.  Bước 7: Hoàn thiện công việc. 5. Văn hóa nhóm 5. Văn hóa nhóm 5.1. Khái niệm 5.2. Cấu trúc của văn hóa nhóm “Văn hóa nhóm là các giá trị văn hoá được gây dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển, trở thành các giá trị, các quan Chuẩn mực niệm và tập quán, truyền thống ăn sâu vào Giá trị hoạt động của nhóm và chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên Không khí và phong cách quản lý trong việc theo đuổi và thực hiện các mục đích.” Yếu tố hữu hình 4
5. GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 Các yếu tố hữu hình 5. Văn hóa nhóm . Kiến trúc đặc trưng 5.3. Các dạng văn hóa nhóm . Biểu tượng 5.3.1. Văn hóa dựa trên quyền lực  Tập trung quyền lực. . Màu sắc chủ đaọ  Đề cao cá nhân. . Ngôn ngữ  Quy định bất thành văn/gián tiếp. . Nghi lễ  Trung thành với sếp. . Giai thoại về nhân vật anh hùng 5.3.2. Văn hóa chú trọng vai trò . Đồng phục  Quan liêu và chú trọng thứ bậc. . Ấn phẩm điển hình  Chú trọng các thủ tục, quy tắc, luật lệ. 5. Văn hóa nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm 5.3. Các dạng văn hóa nhóm 6.1. Khái niệm 5.3.3. Văn hóa chú trọng nhiệm vụ Xung đột nhóm là xung đột giữa 2 hay  Chú trọng sự cam kết của nhóm. nhiều cá nhân trong nhóm làm ảnh hưởng  Nhân viên linh hoạt với sự tự chủ cao. đến kết quả làm việc hoặc làm giảm hiệu  Môi trường làm việc sáng tạo. quả làm việc tối ưu của nhóm. 4. Văn hóa chú trọng con người  Nuôi dưỡng sự phát triển cá nhân.  Chú trọng vào quan hệ giữa người và người. 6. Quản lý xung đột nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm 6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm 6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm  Không đảm bảo thời gian, chất lượng công  Không tham dự các cuộc họp quan trọng. việc của nhóm.  Vắng mặt thường xuyên.  Xuất hiện sự dèm pha, nói xấu lẫn nhau.  Chỉ tay vào nhau khi nói chuyện, lăng mạ  Không trả lời điện thoại, email. lẫn nhau.  Xuất hiện hành vi thụ động hay quá khích.  Có hành vi bạo lực.  Găm giữ thông tin mà không chia sẻ.  Phàn nàn, cau có. 5
6. GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 6. Quản lý xung đột nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm 6.3. Xung độ nhóm tốt hay xấu? 6.3.2. Những tác động tích cực từ xung đột 6.3.1. Khi xung đột không được giải quyết  Động lực để phát triển.  Mất thời gian, giảm năng suất làm việc.  Tạo ra cái mới.  Nhân viên bỏ việc.  Cải thiện hoạt động giao tiếp, kết nối.  Ảnh hưởng xấu uy tín tổ chức.  Suy giảm động lực làm việc.  Giúp tìm được công việc khác phù hợp  Tổn hại sức khỏe. hơn.  Chi phí cho kiện tụng nếu phải “Two heads are better than one only if they ra toà để giải quyết tranh chấp. contain different opinions” 6. Quản lý xung đột nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm 6.4. Nguyên nhân xung độ nhóm 6.5. Các phương pháp giải quyết xung đột  Chinh phục – phân định rạch ròi thắng – thua,  Khác biệt về nhận thức giải quyết triệt để mâu thuẩn.  Khác biệt về giá trị  Né tránh – không giải quyết mà lở đi với mong  Khác biệt về quyền lực muốn để thời gian hàn gắn.  Khác biệt về ý kiến  Thỏa thuận – làm rõ lợi ích, thiệt hại để hai bên  Hiềm khích cá nhân tìm ra được kết cục phù hợp.  Không tuân thủ nguyên tác  Xoa dịu – tìm ra giải pháp tạm thời, không giải  Nhu cầu được chú ý quyết căn nguyên mâu thuẩn. 6. Quản lý xung đột nhóm 6. Quản lý xung đột nhóm 6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột 6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột  Tấn công vấn đề, không tấn công con người.  Lắng nghe trước khi đưa ra phán xét.  Chỉ tập trung vào những gì có thể cải  Bày tỏ sự tôn trọng đối với ý kiến của thiện được. người khác.  Khuyến khích các ý kiến trái chiều.  Giải quyết xung đột đồng thời với xây  Biểu lộ cảm xúc nhưng không lạm dụng. dựng quan hệ.  Xác định cụ thể trách nhiệm đối với từng phần hay toàn bộ của vấn đề cho các cá nhân cụ thể. 6
7. GV: ThS. Trần Quốc Trung 05-06-12 LOGO 7