›

Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Nguyễn Thị Ngọc Hương

ppt 78 trang huongle 3540
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Nguyễn Thị Ngọc Hương", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_ky_nang_thuyet_trinh_nguyen_thi_ngoc_huong.ppt

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Nguyễn Thị Ngọc Hương

  1. Kỹ năng Thuyết trình ThS Nguyễh Thị Ngọc Hương
  2. I. KỸ NĂNG MỀM 1. Khái niệm kỹ năng “mềm Kỹ năng "mềm" (soft skills) là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhĩm, kỹ năng quản lý thời gian, thư giãn, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới là những thứ thường khơng được học trong nhà trường, khơng liên quan đến kiến thức chuyên mơn, khơng phải là kỹ năng cá tính đặc biệt mà phụ thuộc chủ yếu vào cá tính của từng người. Chúng quyết định chúng ta là ai, làm việc thế nào, là thước đo hiệu quả cao trong cơng việc
  3. 1.2.Các kỹ năng "mềm" cơ bản Cĩ một quan điểm lạc quan Hịa đồng với tập thể : Giao tiếp hiệu quả Tỏ thái độ tự tin Luyện kỹ năng sáng tạo Thừa nhận và học hỏi từ những lời phê bình TỰ TIN
  4. 1.2.Các kỹ năng "mềm" cơ bản Thúc đẩy chính mình và dẫn dắt người khác Đa năng và biết những cơng việc ưu tiên cần làm trong danh sách Cĩ cái nhìn tổng quan
  5. II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 2.1 Khái niệm về thuyết trình Thuyết trình (Presentations) là cách truyền đạt các ý tưởng (ideas) và các thơng tin (information) đến một nhĩm người (group Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đĩ nhằm cung cấp thơng tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe
  6. II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 2.2. Lợi ích của việc thuyết trình: Thuyết trình là một cơng cụ giao tiếp hiệu quả Thuyết trình đĩng vai trị to lớn tronf sự thành cơng của mỗi cá nhân Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao
  7. II. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Lợi ích của việc học KN thuyết trình Học được cách nĩi trước đám đơng Học các kỹ năng áp dụng trong hội thoại Phát triển kỹ năng giao tiếp khi tham gia tuyển dụng Cĩ cơ hội thực hành và tích lũy kinh nghiệm Cĩ thêm tự tin
  8. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.1.Tìm hiểu thính giả Phân tích người nghe Hãy biết mình Tìm hiểu người nghe Bao nhiêu người sẽ tham dự ? Thái độ, giá trị và niềm tin của họ là gì ?
  9. 2 3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.1.Tìm hiểu thính giả Thu thập thơng tin về khán giả ◼ đặc điểm tâm lý của người nghe ? ◼ Những mong đợi của họ là gì? ◼ Tại sao họ lại tham gia vào buổi trình bày của chúng ta Những thơng tin về cá nhân người nghe như: ◼ Tuổi, giới tính ◼ Tơn giáo, chính trị ◼ Trình độ VH, khả năng kinh tế
  10. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.2. xác định mục tiêu của buổi thuyết trình Lý do của buổi thuyết trình? Tại sao chúng ta lại được mời thuyết trình? Thời gian thuyết trình Khơng gian ◼ Mục tiêu của bài thuyết trình cĩ thể là thuyết phục, thơng tin, đào tạo hay giải trí ◼ Đĩ cịn là một phương tiện để đi đến một mục tiêu cụ thể, đĩ là những điều chúng ta muốn người nghe thực hiện sau khi nghe những thơng tin do chúng ta cung cấp. ◼ Khán giả sẽ nhận được những gì từ bài thuyết trình ???
  11. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.3 Thu thập thơng tin, tư liệu bài TT Các loại thơng tin, tư liệu - Thơng tin phải biết: những điều cần cung cấp để giải quyết vấn đề - Thơng tin cần biết: những điều cần rõ thêm để làm căn cứ thuyết phục người nghe - Thơng tin nên biết: những tư liệu thực tế , số liệu làm thêm phong phú
  12. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.3 Thu thập thơng tin, tư liệu bài TT Các nguồn thơng tin: 1. Sách, báo 2. Tìm kiếm trên mạng Internet 3. Gặp gỡ các chuyên gia, phỏng vấn 4. Nghiên cứu tại thư viện
  13. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.4 Tổ chức bài thuyết trình Tổ chức bài thuyết trình: 1. Bài nĩi chuyện mang tính chất trình bày 2. Bài nĩi chuyện mang tính chất thuyết phục Sự phân biệt nêu trên sẽ giúp chúng ta trong việc phát thảo chiến lược và xây dựng nội dung bài nĩi chuyện
  14. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.4 Tổ chức bài thuyết trình Các cơng việc tổ chức bài thuyết trình 1. Các số liệu thống kê 2. Các giai thoại 3. Các lời trích dẫn 4. Các câu nĩi đùa 5. Các hình ảnh minh họa
  15. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: Phác thảo đề cương: Xác định các ý chính, sau mỗi các ý chính xác định tiếp các phụ đề và tiếp tục các ý nhỏ của phụ đề này Ví dụ: 1. 1.1. 1.2. 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4
  16. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: Cấu trúc bài thuyết trình: - Mở bài - Thân bài - Kết luận Trong đĩ mỗi phần đều cĩ nội dung và chức năng riêng biệt
  17. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: 2.3.4.1.Xây dựng phần mở đầu: 1. Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp chủ đề của nội dung bài nĩi 2. Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đĩ rồi dẫn dắt người nghe đến với chủ đề chính của bài thuyết trình Cĩ thể sử dụng mẫu chuyện, hình ảnh, âm thanh Cách thức này cĩ tác dụng làm kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng khơng lạm dụng
  18. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: 3 yêu cầu bắt buộc cần phải cĩ trong bài thuyết trình là: 1. Giới thiệu và làm quen 2. Thơng báo nội dung thuyết trình 3. Thơng báo thời gian và phương thức tiến hành
  19. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: 2.3.4.2. Xây dựng phần thân bài: Nên cĩ phần chuyển ý giữa phần mở đầu và phần thân bài. Đây là phần quan trọng nhất, cần đảm bảo các yêu cầu sau: 1. Cung cấp cho khán giả những thơng tin mới 2. Đáp ứng cao nhất yêu cầu thơng tin của khán giả 3. Mang tính thời sự, tính cấp thiết, phản ảnh những vấn đề nĩng bỏng của cuộc sống
  20. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.4 Xây dựng nội dung bài TT: 2.3.4.3. Phần kết thúc: 1. Tĩm tắt các điểm chính, nhấn mạnh cốt lõi 2. Kết thúc bằng một nhận xét tích cực 3. Kết thúc đúng lúc, khơng dơng dài và cám ơn thích giả . Mỉm cười và khơng quên cám ơn người đến dự
  21. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.5 Các phương tiện hỗ trợ và cơng tác hậu cần Các tài liệu cĩ liên quan Hệ thống máy chiếu đa phương tiện (ngơn từ 7%, giọng nĩi 38%, hình ảnh 55%) Máy chiếu video, hệ thống âm thanh(chọn vị trí thuật lợi để đặt các phương tiện nghe nhìn Phải biết sử dụng các thiết bị nghe nhìn Vị trí đứng khi thuyết trình
  22. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.6 Chuẩn bị tâm lý và hình thức Hình thức bên ngồi Trang phục Tự tin - Chuẩn bị kỹ càng - Tưởng tượng bạn sẽ thuyết trình thành cơng - Đừng coi rụt rè là rào cản Giữ gìn sức khỏe và bảo vệ giọng nĩi - Luyện tập nĩi - Luyện tập theo nhĩm
  23. 2.3. Chuẩn bị thuyết trình 2.3.6 Chuẩn bị tâm lý và hình thức Cách thức luyện tập chuẩn bị cho lần đầu tiên thuyết trình: 1. Thực hành cá nhân: chọn 1 nơi riêng tư để tập nĩi 2. Ghi âm và nghe lại 3. Tổ chức buổi thuyết trình thử 4. Diễn tập thật
  24. NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI THUYẾT TRÌNH MỘT BÀI DIỄN VĂN 1. NHỮNG ĐIỀU KIỆN TỐI THIỂU TRƯỚC KHI LÊN DIỄN ĐÀN: NGƯỜI ĐỊA ĐIỂM GIỚI THIỆU THÔNG TIN THỜI GIAN NGƯỜI NGHE ĐIỀU KIỆN TRÌNH BÀY
  25. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trình Kế hoạch bài thuyết trình: - Lập 1 bản tĩm tắt để thuyết trình viên cĩ thể nhớ lại một cách tuần tự các bước trong suốt quá trình thuyết trình - Lựa chọn phương pháp trình bày (cần cĩ các câu chuyển tiếp để liên kết các luận điểm chính)- cĩ thể nĩi chậm lại hay nhấn mạnh hơn - Phân bổ thời gian hợp lý
  26. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trình Tạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả: 1.Trang phục gọn gàng, nghiêm chỉnh 2.Tư thế: đứng thẳng, tự nhiên, khơng bỏ tay vào túi quần 3.Sắc mặt, ánh mắt 4.Khơng vội vàng nĩi ngay khi vừa bước lên bục
  27. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.1 Các bước tiến hành thuyết trình Tạo mối quan hệ ấn tượng tốt với thính giả: 5. Giới thiệu thân thiện 6. Cĩ đầy đủ độ tự tin: hạn chế nhìn giấy 7. Đưa ra vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình 8. Hình thành phong cách: để thu hút khán giả cần phải làm nhiều cách 9. Lưu lại ấn tượng Nét mặt, tư thế, cử chỉ, phong cách được huy động vào cuộc một cách tổng hợp và tương hỗ nhau
  28. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình 1. Chào những người tham dự và giới thiệu bản thân 2. Đưa ra cấu trúc bài thuyết trình Câu mở đầu và câu kết là là 2 phần mà phải chú trọng nhất 3. Thơng báo thời gian thuyết trình 4. Thơng báo khi nào sẽ trả lời câu hỏi
  29. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình Một số thủ thuật mở đầu: Đừng mở đầu bằng một lời xin lỗi Gây sự chú ý Đưa ra một thơng báo hoặc một thống kê theo cách làm cho người khác giật mình Hãy bơng đùa 1 chút Đưa ra những trích dẫn phù hợp Thuật lại một câu chuyện cĩ liên quan Bắt đầu bằng những minh họa cụ thể
  30. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.1 Trình bày nội dung bài thuyết trình Những điều nên tránh: Bắt đầu từ câu: “Xin chào, tên tơi là Mở đầu một cách sai lầm (tránh câu xin lỗi ) Đi quá xa chủ đề Khơng biết cách đi lên bục thuyết trình
  31. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.2 Trình bày phần thân bài Cĩ 4 cách trình bày: 1. Đọc từ bản thảo. VD: Thư chúc mừng của CT nước gửi các cháu nhi đồng 2. Đọc thuộc lịng 3. Nĩi tùy hứng (khơng cĩ sự chuẩn bị trước)- ghi nhanh dàn ý sơ lược ra giấy 4. Nĩi ứng biến (nĩi theo dàn ý đã lập trước)- cĩ thể điều chỉnh theo nhiều tình huống khác nhau và khuyến khích chất lượng hội thoại
  32. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.3 Trình bày phần kết luận Hướng đến sự kết thúc Chuẩn bị kết thúc: tĩm lược ngắn gọn, súc tích, nhắc lại ý chính của bài thuyết trình Kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng: :tĩm lược thuyết trình trong 1 hoặc 2 câu, ngắn gọn, sau khi mọi người vỗ tay xong, bạn hãy mỉm cười và đừng quên cám ơn người đến dự)
  33. 2.4. Tiến hành thuyết trình Những việc cần làm: Nĩi rõ với cử tọa số vấn đề bạn dự định trình bày Đảm bảo thời gian thuyết trình đúng dự kiến Đánh dấu những vấn đề cĩ thể bỏ hoặc rút ngắn nếu khơng kịp thời gian Nếu quên 1 số ý hãy bỏ qua luơn, khơng nên trình bày vào cuối buổi thuyết trình
  34. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.4 Đặt và trả lời câu hỏi Phần hỏi-đáp quan trọng khơng kém phần thuyết trình Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thơng tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước các vấn đề được hỏi Hầu hết câu hỏi đều cĩ mục đích chung Bình tĩnh suy nghĩ trước khi trả lời, khơng nên căng thẳng quá, với câu trả lời đơn giản, suy nghĩ khơng quá 10 giây, câu phức tạp khơng quá 1 phút
  35. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.4 Đặt và trả lời câu hỏi Tiếp cận câu hỏi một cách tích cực Lắng nghe cẩn thận Nên trả lời từng câu một Nếu cần, cĩ thể đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi Hướng câu trả lời tới tồn bộ khán giả Kiểm sốt thời gian
  36. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình 1. Đối với diễn giả: Bạn cĩ tạo lập mối quan hệ tốt với khán giả khơng? Bạn cĩ tự tin kiểm sốt được mọi thứ khơng? Bạn cĩ nhất quán và theo 1 mục tiêu chính khơng? Bạn cĩ hài lịng với thơng điệp mở đầu và kết thúc khơng? Bạn cĩ hài lịng với kết quả khơng?
  37. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình 2. Đối với thính giả: Bạn cĩ tránh được sự sai lầm ngớ ngẫn nào khơng Kỳ vọng của khán giả cĩ đáp ứng được khơng? Bạn cĩ nhận được phản hồi của thính giả khơng? Bạn cĩ chắc chắn rằng khán giả hiểu thơng điệp của bạn khơng?
  38. Thứ tự Mức độ thành cơng Tồi Tạm được Tốt Xuất xắc poor satisfactory good Exellent Kỹ năng Tính hệ thống Cơng tác tổ chức chung Phần giới thiệu (system) Phần kết thúc Cách liên kết các phần Mức độ liên quan đến chủ đề Thời gian hợp lý Mức độ trình bày (khĩ, vừa, dễ) Phong cách Tiếp xúc cử tọa (manner) Mức độ hấp dẫn của bài thuyết trình Sự tự tin Ngơn ngữ cơ thể Tư thế đứng (body language) Sử dụng tay Dùng mắt Dùng chuyển động cơ thể Biểu cảm bằng nét mặt Hình dáng bên ngồi (cách ăn mặc, đầu tĩc ) Phương tiện hỗ trợ Số lượng (visual aids) Thiết kế trình chiếu điện tử Mức độ sử dụng thành thạo Mức độ hỗ trợ cho bài thuyết trình Nhận xét chung (overall impression)
  39. 2.4. Tiến hành thuyết trình 2.4.5 Đánh giá kết quả thuyết trình 3. Thơng điệp: Bạn cĩ nĩi rõ ràng và nhất quán về thơng điệp của mình khơng? Lập luận của bạn cĩ liên kết tốt khơng Bạn cĩ cập nhật thơng tin khơng Thơng điệp của bạn cĩ thể ngắn hợn được khơng?
  40. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.1.Kiểm sốt sự lo lắng - Các nguyên nhân dẫn đến sự lo lắng: + Chuẩn bị khơng tốt bài thuyết trình + Kiến thức về chủ đề thuyết trình bị hạn chế + Thể chất và tinh thần khơng tốt + Thính giả nhìn bạn chằm chằm + Người nghe khơng tập trung chú ý
  41. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình - Biểu hiện của sự lo lắng: Khuơn mặt trầm ngâm, khơng tươi vui Giọng nĩi run và tim đập mạnh Đi đi, lại lại khơng rõ mục đích, đứng ngồi khơng yên Tốt mồ cơi, run tay, run chân, giọng nĩi ngắt quãng, thở mạnh Tay vân vê một thứ gì đĩ như vạt áo, bút, tư trang
  42. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình - 3.1.Kiểm sốt sự lo lắng : ❑ Chọn chủ đề bạn biết rõ ❑ Đừng bao giờ học thuộc bài nĩi (giọng đọc như máy, khơng truyền cảm ) ❑ Lên kế hoạch sử dụng cơng cụ hỗ trợ: máy chiếu, tờ rơi, bảng biểu ❑ Ổn định tâm lý ❑ Cơ thể: di chuyển nhẹ nhàng, hít thở đều và sâu, tạo sự thư giản cần thiết, hai bàn tay nắm chặt rồi thả lỏng càng chậm càng tốt ❑ Hơi thở và giọng nĩi: tập hít thở để điều hịa tốt hơi thờ mình
  43. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.2.Sử dụng ngơn ngữ: Đối với khán giả là người cao tuổi: ngơn ngữ truyền tải địi hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và tính thực tế cao, thể hiện tính trang nghiêm Đối với đối tưỡng trẻ và trung tuổi : cĩ sự linh hoạt, ngơn từ đặc trưng về chuyên mơn, ngành nghề, lĩnh vực họ hoạt động
  44. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.2.Sử dụng ngơn ngữ: Đối tượng là nam giới: ngơn ngữ mạnh mẽ, tính logic cao Đối tượng là nữ giới: ngơn ngữ phải nhẹ nhàng, truyền cảm thể hiện sự gần gũi Đối tượng là người nước ngồi: sử dụng phiên dịch, cần am hiểu văn hĩa nước sở tại
  45. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.2.1Sử dụng ngơn ngữ một cách hiệu quả: Sử dụng từ chính xác Sử dụng từ rõ ràng Dùng tử quen thuộc Dùng từ trừu tượng Sử dụng từ biểu đạt Sử dụng ngơn ngữ sinh động: từ tượng thanh, tượng hình Sử dụng từ thích hợp, phù hợp với hồn cảnh nĩi, khán giả, chủ đề
  46. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.2.2 Ngơn ngữ nĩi và ngơn ngữ viết: Người TT soạn giáo án nhằm kiểm sốt nội dung trình bày Ngơn ngữ viết được người thuyết trình viết ra với chất lọc, logic, đầy đủ, văn phong ngắn gọn. Người thuyết trình sử dụng kỹ năng nĩi để truyền đạt , nhấn mạnh và gây hiệu ứng tốt với khán giả
  47. 3. Các kỹ năng trong thuyết trình 3.3.3. Kỹ năng nĩi Giọng nĩi/âm lượng: - Điều tiết tốt âm lượng trong buổi TT - Âm lượng lúc cao, thấp (chú ý những phần chuyển câu, chuyển đoạn, chuyển nội dung) Phát âm : Cần tránh một số rào cản như nĩi ngọng, lắp, ư,a . Nhịp độ, tốc độ: cần cĩ sự thay đổi để thu hút người nghe Sử dụng micro: cách miệng 20cm
  48. 3.4. Sử dụng ngơn ngữ cơ thể 3. 4.1 Giao tiếp bằng mắt: - Ánh mắt xã giao - Ánh mắt thân thiện. - Đưa mắt quan sát xung quanh phịng - Đưa mắt chú ý 1 nhĩm thính giả khi bạn bắt đầu những câu nĩi đầu tiên - Di chuyển ánh mắt mình đến tất cả thính giả thính giả cảm thấy sự quan tâm Mắt liếc nhẹ kèm theo 1 nụ cười
  49. NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI THUYẾT TRÌNH MỘT BÀI DIỄN VĂN 1. NHỮNG ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT HỖ TRỢ: GIỌNG NÓI ĐIỆU BỘ LUYỆN GIỌNG NGÔN NGỮ HÌNH THỂ LUYỆN HƠI LUYỆN ÂM LUYỆN THANH
  50. 3.4. Sử dụng ngơn ngữ cơ thể 3.4.1 Giao tiếp bằng mắt: Những điều cần tránh: Ánh mắt rụt rè, nhút nhát Chỉ nhìn tập trung vào 1 nhĩm thính giả Nhìn tài liệu liên tục Chớp mắt hoặc dụi mắt liên tục
  51. 3. 4. Sử dụng ngơn ngữ cơ thể 3. 4.2 Biểu lộ khuơn mặt: Khuơn mặt tự tin, thoải mái Nét mặt vui tươi, phù hợp Giữ gìn sức khỏe tốt trước 2, 3 ngày Những điều nên tránh: Khuơn mặt nhợt nhạt, lạnh tanh, cau cĩ Cau cĩ khi thính giả khơng hợp tác, khơng tập trung chú ý
  52. 3.4. Sử dụng ngơn ngữ cơ thể 3.4.3 Cử chỉ: Cần tránh: Khơng nên nhún vai quá nhiều Khơng nên lắc lư đầu quá nhiều Vung tay quá nhiều Trỏ tay hoặc chắp tay sau lưng Khơng khoanh tay Gãi đầu hoặc dụi mắt Cầm bút hoặc mân mê một thứ gì đĩ mà khơng cĩ mục đích
  53. 3.4. Sử dụng ngơn ngữ cơ thể 3.4.4 Dáng điệu, tư thế, phong thái: Đứng thắng, hơi hướng về phía trước tạo sự gần gũi, cởi mở Đầu ở tư thế cao và thẳng với ánh mắt nhìn về trước khán giả Lưng và bụng thẳng tạo sự tự nhiên Hai mũi bàn chân dứng hình chữ V, tạo thế đứng vững chắc Hai tay buơng xuống. Lực dồn đều về hai chân
  54. 3.4. Sử dụng ngơn ngữ cơ thể 3.4.5. Di chuyển: Di chuyển nhịp nhàng với sự kết hợp của việc hướng ánh mắt vào những minh họa trên bảng Di chuyển đến khán giả thì khoảng cách lý tưởng là 1 m Di chuyển đến nhiều vị trí khác nhau Tránh di chuyển quá nhanh, liên tục hoặc đứng quá gần khán giả, tránh sự va chạm với khán giả
  55. 3.4. Sử dụng ngơn ngữ cơ thể 3.4.6. Trang phục, vẻ bề ngồi: Trang phục thoải mái trong cử động Phù hợp với buổi thuyết trình, phối màu phải hài hịa, phù hợp Trang phục sạch sẽ, ngay thẳng, nữ tránh áo hở cổ, khơng tay Đầu tĩc gọn gàng, thắt lưng phù hợp Chú ý biển tên, đồng phục nếu bạn đi theo nhĩm
  56. 3.4. Sử dụng ngơn ngữ cơ thể 3.4.6. Trang phục, vẻ bề ngồi: Những trang phục nên tránh: Trang phục lơi thơi, khơng cĩ tính thích ứng Quá màu mè, nhiều hoa văn, diêm dúa, thiết kế nhiều chi tiết thừa Quá lạm dụng việc sử dụng nữ trang đi kèm Trang phục, đầu tĩc lạc hậu, lỗi thời
  57. 3.5. Trao đổi với thính giả 3.5.1. Nắm bắt diễn biến của thính giả: Trước buổi thuyết trình: Đến sớm và quan sát thái độ thính giá, nắm bắt mức độ thính giả về nội dung TT, tiếp cận, hỏi đáp xã giao Trong buổi thuyết trình: - Khán giả tập trung ngay từ lúc đầu - Khán giả hào hứng: duy trì và đẩy cao trào - Khán giả thờ ơ, nĩi chuyện, làm việc riêng: cần điều chỉnh ngay, đẩy cao giọng nĩi, kết hợp sử dụng ngơn ngữ cơ thể, đặt câu hỏi
  58. 3.5. Trao đổi với thính giả 3.5.2. Xử lý/trả lời câu hỏi thính giá Bình tĩnh, chăm chú nghe câu hỏi của thính giả Ghi câu hỏi ra giấy Nên để nhiều câu hỏi rồi trả lời, nên khống chế những câu hỏi nhằm đảm bảo thời gian Chọn câu dễ trả lời trước nhằm tạo sự tự tin. Câu phức tạp nên gạch đầu dịng các ý trả lời Thơng tin trả lời cần bám sát vào chủ đề
  59. 3.5. Trao đổi với thính giả 3.5.3. Đặt câu hỏi cho thính giá Đặt câu hỏi cho thính giả nhằm tạo sự hưng phấn theo dõi tiếp nội dung: Câu hỏi ngắn, gọn, dễ hiểu, khơng khĩ Câu hỏi gắn với nội dung vừa trình bày Nên cĩ sự gợi mở Động viên nếu thính giả trả lời đúng
  60. 3.5. Trao đổi với thính giả 3.5.4. Lắng nghe/vận dụng KN nghe 1. Nghe một cách chủ động Cần khắc phục các nguyên nhân nghe kém: Nghe khơng tập trung: Nghe quá khĩ: khán giả lan man, âm thanh xung quanh hỗn tạp khĩ phán đốn. Cần khẳng định với khán giả về ý câu hỏi Đưa ra kết luận vội vàng, hơi quá tự tin.Cần lắng nghe và tập trung phân tích
  61. 3.5. Trao đổi với thính giả 5.4. Lắng nghe/vận dụng KN nghe Lắng nghe cĩ phân tích Phải xử lý các thơng tin. Sử dụng tai nghe, đọc được ngơn ngữ cơ thể của thính giả và xử lý tốt tình huống xảy ra Kiểm sốt cảm xúc: nên tỉnh táo và tập trung – khơng lơ đãng - nhớ được người ta nĩi gì và phải hiểu được
  62. 3.6. Sử dụng khả năng thuyết phục Thuyết phục là thay đổi ý kiến người nghe để làm cho họ đồng ý với bạn và cĩ thể hành động và cách nĩi của bạn phải tạo sự tin tưởng. Khi bạn nĩi để thuyết phục, nhiệm vụ của bạn như bán 1 chương trình, bảo vệ 1 ý kiến, phản đối 1 quan điểm hoặc hối thúc một ai đĩ hành động theo ý kiến của mình
  63. 3.6. Sử dụng khả năng thuyết phục 1. Tâm lý của sự thuyết phục: Sự thuyết phục là quá trình tâm lý, nĩ xảy ra trong các tình huống mà 2, 3 quan điểm cùng tồn tại 1 lúc. 2. Sự tranh đấu của việc thuyết phục:Nếu người nghe cứng rắn và chống đối lại ý kiến của bạn thì bạn cĩ thể đề cập đến sự thành cơng nếu như nĩ đứng đầu. Đây là hoạt động mang tính chiến thuật, cĩ chiến lược để chiến thắng người nghe.
  64. 3.6. Sử dụng khả năng thuyết phục 3. Làm thế nào để người nghe xử lý những thơng điệp mang tính thuyết phục: Người thuyết phục cố gắng đưa những thơng tin thực tế để cuốn hút người nghe vào quá trình thuyết phục. Thơng tin đưa ra cần súc tích để người nghe dễ xử lý, tăng tính hiệu quả 4. Thính giả là mục tiêu: - Sự đồng ý 1 cách thụ động: người thuyết trình phải cố gắng thuyết phục người nghe về các điều khoản đưa ra mà khơng hối thúc thực hiện ngay - Để cĩ hành độngngay lập tức: người nĩi thuyết phục người nghe làm những hành động để ủng hộ những điều khoản đặt ra
  65. III. THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH 1.1 Thuyết trình chào bán hàng: 1.1.1Mục đích của thuyết trình chào bán hàng “Nhân tố quan trọng trong bán hàng là nắm được nhu cầu của khách và thuyết phục họ rằng bạn là lựa chọn tốt nhất đáp ứng được nhu cầu đĩ” Fred Blalek
  66. 3.1 Thuyết trình chào bán hàng: 3.1.1 MĐ của TT chào bán hàng 1. Nhằm giới thiệu và bán sản phẩm trực tiếp đến khách hàng kích thích nhu cầu khách hàng, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng hiện tại 2. Tạo thêm 1 kênh thơng tin giữa khách hàng và DN. - Giúp khách hàng nắm rõ về thơng tin của sản phẩm, - Hướng dẫn sử dụng sản phẩm, thu thập ý kiến khách hàng về sản phẩm để hiểu rõ nhu cầu khách, cải tiến s. phẩm 3. Quảng bá và khuếch trương sản phẩm của DN
  67. 3.1 Thuyết trình chào bán hàng: 3.1.2 yêu cầu và nguyên tắc trong thuyết trình chào bán hàng Yêu cầu: 1. Nhấn mạnh thơng điệp người bán hàng 2. Thời gian TT vừa đủ thời gian cần thiết 3. Dành được thời gian cho các câu hỏi 4. Diễn ra theo tốc độ đủ để khách hàng tiềm năng hấp thu được thơng tin 5. Bài TT cĩ hệ thống, phần giới thiệu và phần kết phù hợp 6. Thật dễ hiều
  68. 3.1 Thuyết trình chào bán hàng: 3.1.2 yêu cầu và nguyên tắc trong thuyết trình chào bán hàng Nguyên tắc: 1. Trao đổi 2. Khan hiếm: Người thuyết trình nhấn mạnh lợi ích mà họ đạt được và những thứ họ cĩ thể đánh mất 3. Sự tín nhiệm: Cần chứng tỏ trình độ và sự am hiểu về vấn đề bạn nĩi , biểu lộ sự chân thành 4. Cam kết và kiên định 5. Nhất trí 6. Yêu mến
  69. 3.1 Thuyết trình chào bán hàng: 3.1.3 Nội dung trong thuyết trình chào bán hàng 1. Khởi đầu vắn tắt cho biết người thuyết trình sẽ làm, dẫn chứng điều gì 2. Hướng dẫn người mua hàng tiềm năng tham gia vào quy trình buổi diễn thuyết 3. Làm cho phần thuyết trình lý thú 4. Giới thiệu cho khách hàng thấy những đặc điểm sản phẩm đáp ứng nhu cầu ra sao và để giải quyết nhu cầu khách hàng
  70. 3.1 Thuyết trình chào bán hàng: 3.1.3 Nội dung trong thuyết trình chào bán hàng 5. Tìm cách biến đổi những nhu cầu đĩ thành ước muốn mua sắm 6. Khơng rời khách hàng cho đến khi khách hàng hồn tồn thỏa mãn phần trình bày 7. Tĩm tắt điểm chính yếu bằng cách nhấn mạnh những lợi ích phía mua được nêu trong quá trình diễn thuyết
  71. Những điểm cần lưu ý trong thuyết trình chào bán hàng: Ngoại hình, lời nĩi, thái độ và mức độ nhiệt tình của bạn Nhiệt tình: Đặt niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán và truyền niềm tin đĩ đến khách hàng bằng nhiệt tình của chính mình. Cần sinh động và cĩ tính thuyết phục cao
  72. Những điểm cần lưu ý trong thuyết trình chào bán hàng: Đơn giản: Trình bày vấn đề đơn giản và dễ hiểu, chính xác. Sử dụng ngơn ngữ thường dùng, tự nhiên Kiểm tra phản ứng của người nghe: Hỏi người nghe xem họ hiểu rõ chưa và cĩ gì thắc mắc khơng Giao tiếp bằng mắt: Khơng nhìn nhìn vào một người nào đĩ mà bạn cho rằng đ1o là nhân vật quan trọng
  73. Những điểm cần lưu ý trong thuyết trình chào bán hàng: Chuẩn bị kỹ: Thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với khách hàng, chú ý yếu tố thời gian Chú ý trang phục: trang phục cơng sở, khơng nên ăn mặc kém trang trọng hơn khách hàng Kết thúc lịch sự Cảm ơn khách hàng vả hứa hẹn tiếp tục liên lạc với họ
  74. IV. Bài thuyết trình trong các dịp đặc biệt: 4.1 Thuyết trình giới thiệu: Là loại bài thuyết trình được thực hiện để giới thiệu người phát biểu (hay là người thuyết trình chính trong 1 chương trình)
  75. 4.1 Thuyết trình giới thiệu Cần đạt những yêu cầu sau Tạo được sự nhiệt tình của đám đơng đối với người sẽ lên phát biểu Tạo được sự nhiệt tình của đám đơng đối với chủ đề của người sẽ lên phát biểu Xây dựng khơng khí nồng nhiệt để cĩ thể đề cao danh tiếng của người phát biểu
  76. 4.1 Thuyết trình giới thiệu Lời giới thiệu cần đạt những tiêu chí sau: 1. Súc tính 2. Đảm bảo những lời bình luận đĩ là chính xác tuyệt đối. Cần nĩi đúng tên 3. Những lời bình luận đĩ phù hợp hồn cảnh 4. Lời bình luật dẫn dắt của bạn phù hợp với người lên phát biểu 5. Tạo nên cảm hứng hay kịch tính chocho người nghe
  77. 4.2 Thuyết trình trao thưởng Đây là bài thuyết trình được thực hiện khi diễn giả trao tăng phần thưởng hay danh hiệu cao quý cho ai đĩ Chủ đề chính của bài thuyết trình là thừa nhận những thành tựu mà người ấy đạt được , chỉ nên tập trung vào những gì nổi bật nhất Giải thích ngắn gọn về mục đích trao thưởng
  78. 4.3 Thuyết trình nhận thưởng Đây là bài thuyết trình được thực hiện khi diễn giả là người được nhận giải thưởng hay danh hiệu cao quý nào đĩ Mục đích là thể hiện sự trân trọng mĩn quà hay giải thưởng nhận được, bạn cần: - cám ơn những người, những cơ quan đã dành tặng bạn mĩn quà, giải thưởng đĩ - Cám ơn những người bạn giúp bạn đạt giải thưởng đĩ