Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Vũ Thái Hà

69 trang huongle 4080

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Vũ Thái Hà", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_ky_nang_thuyet_trinh_vu_thai_ha.pdf

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng thuyết trình - Vũ Thái Hà

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH PRESENTATION SKILLS Người hướng dẫn: Vũ Thái Hà, MBA www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Mục tiêu của chương trình Chương trình được thiết kế nhằm giúp học viên cải thiện kỹ năng thuyết trình, đặc biệt ứng dụng trong công việc. 9 Nắm bắt và ứng dụng cách tiếp cận mới để thuyết trình hiệu quả; 9 Xây dựng các kĩ năng mới 9 Củng cố các kĩ năng sẵn có. Chương trình được thiết kế theo hướng thực hành và đòi hỏi sự tham gia tích cực của học viên. www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Thuyết trình là gì? Là một công cụ giao tiếp, thuyết trình có những đặc điểm riêng khác với các công cụ khác. Thuyết trình khác với các hình thức giao tiếp khác như thế nào? . . . . www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Thuyết trình là gì? - tt Thuyết trình 9 Vai trò của người thuyết trình được xác định rõ ràng 9 Đòi hỏi rất nhiều tư duy và sự chuẩn bị 9 Công cụ hỗ trợ về hình ảnh được sử dụng tối đa 9 Có mục tiêu rõ ràng 9 Thời gian giới hạn 9 Có tính cấu trúc cao www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Kĩ năng cần có? Để thuyết trình hiệu quả, người thực hiện cần có một số kĩ năng được kết hợp khéo léo, có thể chia làm hai nhóm chủ yếu: 9 Hoạch định và tổ chức (planning and organizing), và 9 Trình bày (delivery/performance) www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Hoạch định và tổ chức 9 Phân tích và hiểu rõ đối tượng nghe 9 Đặt mục tiêu rõ ràng 9 Tìm kiếm các thông tin, ý tưởng và vật liệu liên quan để hỗ trợ cho mục tiêu trình bày 9 Sắp xếp thông tin, ý tưởng và các vật liệu hỗ trợ một cách hợp lý, thuyết phục 9 Chọn lựa các vật liệu âm thanh, hình ảnh hiệu quả 9 Sắp xếp nơi thuyết trình phù hợp với nhu cầu www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Trình bày 9 Thoải mái, tự tin khi đứng trước cử tọa 9 Sử dụng ngôn ngữ hình thể, ngôn ngữ không lời để hỗ trợ thông điệp 9 Xử lý câu hỏi, nhận xét và phản ứng một cách khéo léo 9 Điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh, nếu cần thiết 9 Thu hút sự quan tâm, chú ý của cử tọa www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Mong đợi của bạn Tên: Vị trí công việc: Sở thích: Kinh nghiệm thuyết trình: Điểm mạnh của bạn: Mong muốn cải thiện gì qua khóa học này: www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Các bước chuẩn bị thuyết trình Sự chuẩn bị chu đáo sẽ giúp cho nội dung thuyết trình đến với người nghe một cách hiệu quả nhất, gắn liền với sự quan tâm của họ. www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Các bước chuẩn bị thuyết trình - tt Theo bạn? www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Các bước chuẩn bị thuyết trình - tt Định nghĩa của 9. “chúng ta”: 8. 7. 6. 5. 4. 3. 2. 1. www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Những Từ thành tố đâu? của giao Cái Cách tiếp – hãy nhìn gì? nào? lại Tại sao? Khi nào? Ở đâu? Đến đâu? www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Nhiễu trong giao tiếp – hãy nhìn lại www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Sự nguy hại của sai nhầm trong giao tiếp Lãnh đạo yêu cầuBBP. Mua hàng P. Tiếp thị mô đặt hàng tả BP. Thiết kế thiết BP. Sản xuất hiện Cái mà nhân viên kế thực thực sự muốn www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 1. Phân tích đối tượng 9. REVIEW 8. DELIVERY 7. REHEARSAL So What 6. READ THROUGH 5. CREATE VISUAL AIDS 4. DECIDE ON A STRUCTURE 3. COLLECT INFORMATION 2. SET AN OBJECTIVE 1. AUDIENCE ANALYSIS www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 1. Phân tích đối tượng - tt Những yếu tố nào sẽ có tính thuyết phục cao nhất đối với người nghe? Phong cách trình bày nên như thế nào là phù hợp? (Cử chỉ, hành vi, giọng điệu, ánh mắt ) www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Các phong cách giao tiếp WHAT HOW Results Strategies Objectives Organization Achieving Facts Doing ACTION PROCESS IDEA PEOPLE WHY WHO Concepts Communication Theories Relationships Innovation Teamwork www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Các kiểu giao tiếp –chiến thuật giao tiếp của bạn? ACTION PROCESS IDEA PEOPLE www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Tìm thông tin: Bằng cách nào? Từ đâu? Bằng cách nào? Từ đâu? www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 2. Đặt mục tiêu 9. REVIEW 8. DELIVERY 7. REHEARSAL So What 6. READ THROUGH 5. CREATE VISUAL AIDS 4. DECIDE ON A STRUCTURE 3. COLLECT INFORMATION 2. SET AN OBJECTIVE 1. AUDIENCE ANALYSIS www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Đặt mục tiêu Bạn phải biết chính xác là mình muốn đạt được kết quả gì. ‘What do I want my audience to do as result of my presentation?’ www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Nội dung của phần trình bày Tại sao một nội dung nào đóxuất hiện trong phần trình bày? Người thực sự hiệu quả là người hành động đơn giản, vì anh ta không có thời gian để thực hiện những thao tác thừa www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 3. Tìm kiếm thông tin 9. REVIEW 8. DELIVERY 7. REHEARSAL So What 6. READ THROUGH 5. CREATE VISUAL AIDS 4. DECIDE ON A STRUCTURE 3. COLLECT INFORMATION 2. SET AN OBJECTIVE 1. AUDIENCE ANALYSIS www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Thông tin hỗ trợ mục tiêu trình bày Đặc điểm của Lợi ích hay vấn đề, sự mối quan tâm kiện, sự vật của người nghe www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Sử dụng các bằng chứng khách quan 9 Những sự thật hiển nhiên 9 Con số thống kê 9 Các tình huống điển hình và ví dụ 9 Trình diễn thử (demo) 9 Nguồn tham khảo và lời khen tặng 9 Hình ảnh sống động 9 Sự tương tự, tương đồng www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 4. Xác định bố cục 9. REVIEW 8. DELIVERY 7. REHEARSAL So What 6. READ THROUGH 5. CREATE VISUAL AIDS 4. DECIDE ON A STRUCTURE 3. COLLECT INFORMATION 2. SET AN OBJECTIVE 1. AUDIENCE ANALYSIS www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Một vài lựa chọn cho bố cục • Trình bày thông tin •Thuyết phục trực tiếp •Thuyết phục gián tiếp www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Mở đầu Trình bày thông tin Chủ đề Thông tin 1 Thông tin 2 Thông tin 3 Khái quát Khái quát Khái quát Chi tiết Chi tiết Chi tiết Kết luận Kết luận Kết luận Tóm tắt 1 Tóm tắt 2 Tóm tắt 3 1 2 3 www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Mở đầu Thuyết phục trực Vấn đề tiếp Luận đề 1 Luận đề 2 Luận đề 3 Mở đầu Mở đầu Mở đầu Nội dung Nội dung Nội dung Kết luận Kết luận Kết luận Tóm tắt 1 Tóm tắt 2 Tóm tắt 3 1 2 3 www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Mở đầu Thuyết phục gián Vấn đề tiếp Luận đề 1 Luận đề 2 Luận đề 3 Mở đầu Mở đầu Mở đầu Nội dung Nội dung Nội dung Kết luận Kết luận Kết luận Tóm tắt 1 Tóm tắt 2 Tóm tắt 3 1 2 3 www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Khi nào ứng dụng các bố cục này: . . . . . . www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Để bắt đầu . . . . . . . . . . . www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Để kết thúc . . . . . . . . . . . www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Cách trình bày vấn đề Phân tích vấn đề: để giải quyết vấn đề A. Vấn đề B. Khả năng khác C. Giải pháp A. Tình huống B. Phân tích C. Đề nghị Phân tích chiến lược: cải thiện tình hình hay hoàn thành mục tiêu tốt hơn A. Mục đích / nhu B. Chiến lược C. Cách làm cầu B. Mục đích B. Chương trình C. Phương án triển hành động khai www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Cách trình bày vấn đề -tt Phân tích tình huống: nhằm phân tích cách phản ứng lại một tình huống nào đó A. Mô tả B. Các yếu tố (thuận C. Đề nghị lợi/khó khăn) Bán hàng: dùng để thuyết phục A. Phân tích nhu B. Sản phẩm/dịch C. Đặc điểm/lợi ích cầu vụ/giải pháp www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Cách trình bày vấn đề -tt Đề nghị, đề xuất: dùng để bán giải pháp A. Thiết kế B. Lắp đặt/triển khai C. Chi phí Báo cáo nghiên cứu: trình bày các kết quả tìm ra A. Giả thiếtB. Các kết quả C. Phân tích kết quả www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Một số gợi ý khác về cách trình bày A. Quan trọng nhất B. Quan trọng kế tiếp C. Ít quan trọng nhất A. Trước đây B. Bây giờ C. Tương lai A. Khái quát B. Vấn đề liên quan C. Cụ thể hơn A. Chiến lược B. Kế hoạch C. Lịch biểu A. Trước B. Trong C. Sau A. Ngắn B. Trung bình C. Dài www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Một số gợi ý khác về cách trình bày - tt A. Quan sát B. Phân tích C. Quyết định A. Các khả năng B. So sánh C. Chọn lựa A. Nhắc lại B. Thông tin mới C. Dự báo A. Chủng loại B. Các phân nhóm C. Các yêu tố cơ sở A. Giới thiệu B. Nội dung C. Kế luận www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Cách chuyển ý, nối ý Khai mạc, bắt đầu vào vấn đề: • Điều đã làm cho tôi đi đến • với suy nghĩ đó, tôi muốn thảo luận/đề nghị • và để đảm bảo điều này • để đáp lại điều này, tôi muốn • và chính điều này đã đưa đến vấn đề của chúng ta hôm nay là • hoàn cảnh của chúng ta lúc này rất giống với/nhắc chúng ta nhớ đến www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Cách chuyển ý, nối ý - tt Hướng đến phần chính của nội dung •Tôi sẽ trình bày vấn đề từ ba quan điểm chủ yếu •Tôi sẽ thảo luận vấn đề từ ba quan điểm cơ bản • Hãy xem xét vấn đề với ba yếu tố chủ chốt www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Cách chuyển ý, nối ý - tt Mào đầu • Hãy chú ý đến • Đầu tiên, hãy xem xét • Để bắt đầu, chúng ta hãy • Để bắt đầu với vấn đề này, chúng ta có www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Cách chuyển ý, nối ý - tt Chuyển từ phần nội dung thứ nhất sang thứ hai • Chuyển sang phần kế tiếp mà chúng ta quan tâm •Tiếp theo, chúng ta chuyển sang •Bây giờ, chúng ta hãy xem xét • Để tiếp tục vấn đề, chúng ta • Điểm quan trọng tiếp theo là www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Cách chuyển ý, nối ý - tt Vào phần cuối •Cuối cùng và quan trọng nhất, chúng ta sẽ •Cuối cùng, và chắc chắn là không kém phần quan trọng •Cuối cùng, hãy xét đến www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Cách chuyển ý, nối ý - tt Tóm tắt đi đến kết luận, đề nghị hành động •Vìvậy • Chúng ta có thể đi đến kết luận rằng •Với những gì đã thấy, tôi đề nghị rằng • Suy nghĩ mà tôi muốn nêu ra ở đây là • Điều mà tôi muốn rút ra từ đây là •Tóm lại, các quí vị đồng ý rằng •Tôi đề nghị dứt khoát rằng • Tôi không ngần ngại đề nghị rằng • Rõ ràng rằng, bước kế tiếp của chúng ta là www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 5. Tạo công cụ hình ảnh 9. REVIEW 8. DELIVERY 7. REHEARSAL So What 6. READ THROUGH 5. CREATE VISUAL AIDS 4. DECIDE ON A STRUCTURE 3. COLLECT INFORMATION 2. SET AN OBJECTIVE 1. AUDIENCE ANALYSIS www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Chọn Yếu tố để xem xét •Kích thước phòng thuyết trình? •Số người nghe? •Khoảng cách? • Ánh sáng? • Phong cách của người nghe? •Họ biết gì về đề tài? • Tình huống trình bày là chính thức hay thân mật? • Thông điệp đơn giản hay phức tạp? •Cócần nhiều chi tiếp không? •Thời gian cho phép là bao lâu? •Bạn có khuyến khích người nghe tham gia cùng? www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Gợi ý 1. Dùng font Arial 2. Cỡ font 18-28, không dùng chữ in toàn bộ 3. Không dùng cặp màu xanh – đỏ 4. Tiêu đề: left-justify, tối đa 2 dòng, cỡ font 32-36. 5. Tránh chia nhiều cấp nội dung (liệt kê) 6. Đặt hình ảnh ở tất cả các slide 7. Giới hạn số mục trên một slide 8. Dùng các cụ từ ngắn gọn 9. Hạn chế số dòng (khoảng 4, nếu có thể) 10. Dùng cách viết lui hàng (indent), bullet nếu cần 11. Không quá nhiều hình ảnh động (animation) www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Ảnh hưởng của câu viết trên slide Câu hoàn chỉnh • Chú ý vào nội dung slide •Cần thời gian để đọc •Ít mềm dẻo • Có tính chính thức, bảo thủ, ít thân mật www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Ảnh hưởng của câu viết trên slide Nếu chỉ dùng keyword •Tập trung vào người trình bày •Cần diễn giải nhiều •Mềm dẻo hơn • Thân mật •Nhẹ nhàng www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 6. Xem lại 9. REVIEW 8. DELIVERY 7. REHEARSAL So What 6. READ THROUGH 5. CREATE VISUAL AIDS 4. DECIDE ON A STRUCTURE 3. COLLECT INFORMATION 2. SET AN OBJECTIVE 1. AUDIENCE ANALYSIS www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Một lúc nào đó, quá say sưa với chi tiết, chúng ta có thể quên người nghe muốn nghe gì, quên mục đích ban đầu đã đặt ra www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Chú ý Đặt câu hỏi với chính bạn: •Tôi cócần nghe điều này không? •Như vậy thì tiếp theo là gì? •Tôi cóhiểu chi tiết này không? • Nócóý nghĩa gì? Thực tế cho thấy, việc đọc lại có thể giảm đến 30% độ dài nhưng tăng độ tập trung vào chủ đề www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 7. Trình bày thử 9. REVIEW 8. DELIVERY 7. REHEARSAL So What 6. READ THROUGH 5. CREATE VISUAL AIDS 4. DECIDE ON A STRUCTURE 3. COLLECT INFORMATION 2. SET AN OBJECTIVE 1. AUDIENCE ANALYSIS www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Trình bày thử 9 Phát hiện sự bất hợp lý 9 Cải thiện 9 Dự trù tình huống phát sinh 9 Thử nghiệm phong cách trình bày 9 Kiểm tra thời lượng www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 8. Trình bày 9. REVIEW 8. DELIVERY 7. REHEARSAL So What 6. READ THROUGH 5. CREATE VISUAL AIDS 4. DECIDE ON A STRUCTURE 3. COLLECT INFORMATION 2. SET AN OBJECTIVE 1. AUDIENCE ANALYSIS www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Trao đổi ánh mắt Nên dùng Không nên dùng Nếu quá nhiều www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Giọng điệu Tác động của giọng điệu Các yếu tố: • Âm lượng (Volume) •Nhịp điệu (Pace) •Âm sắc (Tone) •Nhấn (Emphasis) •Cảm xúc (Emotion) www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Đợi người nghe tiếp lời Ngừng www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Âm lượng 9 Cực lớn và phong cách trình 8 bày 7 6 5 4 3 2 1 Thì thầm www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Giọng điệu Tác động của cử chỉ Mức độ thể hiện: Tĩnh Vừa phải Động www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Di chuyển Tác động của di chuyển Mức độ thể hiện: Tĩnh Vừa phải Động www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Kỹ thuật xử lý câu hỏi trong khi trình bày Gợi ý về các bước xử lý câu hỏi: www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Bước 9. Đánh giá 9. REVIEW 8. DELIVERY 7. REHEARSAL So What 6. READ THROUGH 5. CREATE VISUAL AIDS 4. DECIDE ON A STRUCTURE 3. COLLECT INFORMATION 2. SET AN OBJECTIVE 1. AUDIENCE ANALYSIS www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Kỹ thuật sử dụng câu hỏi Câu hỏi hướng dẫn: • Thu hút sự chú ý. •Tạo kên thông tin hai chiều. •Thu thập thông tin. •Kiểm tra sự hiểu biết của người nghe về vấn đề, tránh hiểu lầm. •Kiểm tra mức độ đồng thuận của người nghe. Đặt câu hỏi là một trong những kĩ năng quan trọng nhất của người thuyết trình www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
Kỹ thuật sử dụng câu hỏi - tt Chuẩn bị câu hỏi: •Chuẩn bị trước các câu hỏi quan trọng. •Xác định trước thời điểm, thời gian dành cho câu hỏi. • Chú ý các tình huống cần đưa câu hỏi ngoài dự kiến (VD: Khi người nghe bối rối, nghi ngờ ) • Đừng lạm dụng việc đặt câu hỏi. •Phản hồi tích cực cho những câu trả lời. www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com
CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG! www.imvn.biz www.abcdaotao.com www.abcsach.com