Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

1. KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
2. YÊU CẦU TRONG LỚP Exit
3. ƯỚC GÌ 1 NGÀY CÓ 25 GIỜ ĐỒNG HỒ
4. NỘI DUNG 1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian 2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
5. 1. Kỹ năng quản lý thời gian ❖Khái niệm về thời gian ❖Khái niệm về quản lý thời gian ❖Lợi ích của việc quản lý thời gian
6. Khái niệm về thời gian ❖Thời gian là tài sản hữu hạn ❖Thời gian là tài sản hao mòn dần ❖Thời gian là tương đối ❖Thời gian không chờ ai cả ❖Thời gian đi, thời gian không trở lại ❖Thời gian với mỗi người mỗi khác ❖Thời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hội ❖Thời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải biết quý trọng nó!
7. Thời gian là Vàng Thời gian là cuộc sống
8. Khái niệm về thời gian
9. BÀI TẬP ❖Ngân hàng đặc biệt: Có một Ngân hàng cứ vào mỗi sáng sẽ rót vào tài khỏan của bạn số tiền là 86.400 USD. Nhưng, ngân hàng này quy ước là sẽ không mang số dư tài khoản qua ngày hôm sau, mọi đồng tiền phải được xài hết ngay trong ngày. Đồng tiền nào chưa xài hết trong ngày xem như hết hiệu lực. Chia nhóm và thảo luận các việc bạn sẽ làm với số tiền trên?
10. 70 Tuổi X 365 Ngày 24 Giờ 60 Phút 36.792.000 Phút 11
11. 70 Tuổi X 365 Ngày 24 Giờ 60 Phút 60 Giây 2.207.520.000 Giây 12
12. Thời gian là miễn phí, nhưng nó là vô giá. Bạn không có thể sở hữu nó, nhưng bạn có thể sử dụng nó. Bạn không thể giữ nó, nhưng bạn có thể dùng nó. Một khi bạn đã đánh mất nó, bạn không bao giờ có thể nhận được nó trở lại.
13. Ý nghĩa của thời gian Để hình dung ra giá trị của một năm, hãy hỏi một sinh viên mới thi hỏng.
14. Để hình dung ra giá trị của một tháng, hãy hỏi một người mẹ mới vừa sinh con non tháng
15. • Để hình dung ra giá trị của một tuần, hãy hỏi người biên tập một tuần báo
16. • Để hình dung ra giá trị của một giờ, hãy hỏi những cặp tình nhân đang hẹn hò nhau.
17. • Để hình dung ra giá trị của một giây, hãy hỏi người vừa thóat khỏi một tai nạn giao thông.
18. • Để hình dung ra giá trị của một milligiây, hãy hỏi người vừa đọat một Huy chương bạc môn điền kinh Olympic
19. Khái niệm về quản lý thời gian
20. Khái niệm về quản lý thời gian ❖Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn Nguyên Thói tắc quen Công Hệ cụ thống
21. Khái niệm về quản lý thời gian Động cơ đúng Tâm trạng đúng Kỹ năng chính xác
22. Nguyên nhân lãng phí thời gian 1.Làm việc không có kế hoạch 2.Các mục đích không rõ ràng 3.Đặt quá nhiều mục tiêu 4.Giám sát quá chặt chẽ 5.Lo lắng thái quá 23
23. Lo lắng giống như ngồi xích đu. Ta rất nỗ lực nhưng không đưa ta đến đâu cả. 24
24. Nguyên nhân lãng phí thời gian 6. Có quá nhiều công việc giấy tờ 7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo 8. Vòng vo 9. Sửa sai 10.Trì hoãn công việc 25
25. Treo việc là Treo cổ
26. Không làm cũng được Không làm Không làm không được Làm ngay tức thì
27. Nguyên nhân lãng phí thời gian 11.Mất thời gian chờ đợi 12.Dự các cuộc họp vô bổ 13.Nghỉ sớm 14.Tức giận 15.Có quá nhiều giao tiếp xã hội 28
28. Không ai muốn chịu mất mát một mình, họ luôn kéo người khác cùng lãng phí thời gian.
29. Ta có đồng tình với những người móc ví của ta?
30. Hội chứng vội ❖Ý tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gian ❖Dạo này anh bận, phải về muộn ❖Ngày mai nhé, mai lại mai ❖Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc ❖Giá 1 ngày có 25 tiếng ❖Giá có thêm 1 ngày để làm việc này thì tốt biết mấy 31
31. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém ❖Luôn thúc giục bản thân mình và người khác làm việc một cách không ngừng nghỉ ❖Sống một cách ích kỷ và vô tình ❖Đeo đuổi hiệu suất công việc một cách điên cuồng ❖Rập khuôn mà không có tính sáng tạo
32. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém ❖Ý tưởng rất hay nhưng chưa có thời gian ❖Ngày mai nhé, mai . mai, và . mãi mãi ❖Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc ❖Giá một ngày có 25 tiếng ❖Giá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết mấy
33. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém ❖Bị nhấn chìm trong công việc ❖Dường như lúc nào cũng bận bịu với cái gì đó ❖Vội vã đến và vội vã rời khỏi cuộc họp ❖Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt ❖Hẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ
34. Người thông minh không bao giờ lãng phí thời gian
35. Lợi ích của việc quản lý thời gian ❖Làm cuộc sống trở nên dễ dàng hơn ❖Giảm căng thẳng ❖Tăng hiệu quả học tập ❖Tăng niềm vui trong cuộc sống ❖Tăng năng suất của cá nhân và tập thể ❖Tăng “thời gian riêng tư” cho bạn dùng
36. Bài tập 1 ❖Vào buổi tối, có 4 người đàn ông phải đi qua 1 chiếc cầu. Nhưng chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tối đa chỉ có 2 người có thể đi 1 lần qua cầu. Dù 1 người đi hay 2 người đi đều cần phải có đèn pin đi cùng. Và dù đi hay trở lại cũng cần phải có đèn pin và không thể ném nó trở lại. Mỗi người đi với vận tốc khác nhau. Tốc độ qua cầu lần lượt là: ❖A. 1 phút ❖B. 2 phút ❖C. 5 phút ❖D. 8 phút Hỏi thời gian nhanh nhất để tất cả qua cầu là bao nhiêu lâu?
37. Cấu trúc 1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian 2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
38. 2. Các phương pháp để quản lý thời gian ❖Sơ đồ quản lý thời gian ❖Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
39. Sơ đồ quản lý thời gian
40. Aware – Nhận biết ❖Thiết lập mục tiêu: là quy trình xác định nghiêm túc việc đạt được kết quả một cách có giá trị
41. ❖Trả lời các câu hỏi sau: ❖Điều gì là quan trọng cho công việc của bạn? ❖Điều gì là quan trọng trong cuộc sống của bạn? ❖Mục tiêu của bạn trong tương lai gần là gì?
42. Tìm đường đi đến mục tiêu
43. Aware – Nhận biết ❖Khi thiết lập mục tiêu, bạn nên: ▪ Cụ thể hóa mục tiêu ▪ Diễn đạt rõ ràng, tránh sự mơ hồ ▪ Đảm bảo chúng có thể thực hiện được ▪ Để chúng công khai
44. Analyze – Phân tích Phân tích hiện tại của bạn sử dụng thời gian như thế nào? Hiểu chính xác những gì bạn đang làm? Thói quen tốt khi bạn sử dụng thời gian? Thói quen xấu khi bạn sử dụng thời gian? Những gì bạn dành nhiều thời gian nhất?
45. Bài tập thảo luận: Lập thời gian biểu của 1 ngày làm việc chi tiết đến 30 phút.
46. Attack – Kẻ cắp thòi gian ❖Nguyên nhân vật lý ▪ Tiếng ồn ▪ Thiết bị liên lạc ▪ Tiện nghi làm việc ▪ Lưu trữ tài liệu ❖Nguyên nhân tâm lý ▪ Sự lo sợ ▪ Sự thất vọng ▪ Không thích thú ▪ Mâu thuẩn cá nhân
47. Attack – Kẻ cắp thòi gian 1. Thiếu tổ chức kế hoạch 2. Trì hoãn, thiếu quyết đoán 3. Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung 4. Sự vội vàng, hấp tấp 5. Công việc giấy tờ 6. Không biết nói “KHÔNG”
48. Assign - Lập trật tự ưu tiên Trả lời các câu hỏi: • Bạn ưu tiên thời gian làm gì • Điều gì là cần thiết để được thực hiện đầu tiên? • Điều gì là ít quan trọng và có thể làm sau này?
49. Assign - Lập trật tự ưu tiên ❖Mức độ ưu tiên ▪ A: Chính ▪ B: Hỗ trợ ▪ C: Nên có ❖Phân loại ▪ Kiểm soát được Chủ động ▪ Quan trọng ▪ Khẩn trương ▪ Giao cho ai khác
50. Arrange – Lập kế hoạch •Lập kế hoạch, lên lịch cho công việc •Sử dụng lịch, to-do list, ghi chú,
51. Arrange – Lập kế hoạch
52. 10 bí quyết quản lý thời gian 1. Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm phần còn lại. 2. Kiên trì và nhẫn nại → tiến hành công việc từ đầu đến cuối. 3. Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả → chỉ đọc và giải quyết 1 lần. 4. Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa. 5. Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng. 6. Giành 1 khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công việc. 7. Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng. 8. Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích → đừng sợ. 9. Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận. 10.Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ?
53. 2. Các phương pháp để quản lý thời gian ❖Sơ đồ quản lý thời gian ❖Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
54. Mô hình Ma trận quản lý thời gian 55 Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng I II Không quan III IV trọng
55. Mô hình Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp I II Quan •Khủng hoảng •Làm việc trong C/ lược •Các vấn đề cấp bách •Xây dựng quan hệ trọng •Các dự án đến hạn •Tìm kiếm cơ hội •Công việc tồn đọng •Lập kế hoạch III IV Không •Các việc đột xuất •Các công việc vô bổ quan •Thư từ, e-mail •Điện thoại trọng •Họp hành •Tán gẫu •Các vấn đề cấp bách •Hoạt động “giải trí”
56. II Kết quả: - Căng thẳng (stress) - Kiệt sức - Luôn trong tình trạng khủng hoảng - Làm việc ngoài phạm vi chức năng IV III 57
57. I II III IV - Tập trung vào ngắn hạn - Công việc vụn vặt - Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch - Cảm giác là nạn nhân, thụ động - Quan hệ hời hợt
58. I II Kết quả: - Vô trách nhiệm - Tách rời công việc - Phụ thuộc vào người khác 60
59. I II Kết quả: - Tầm nhìn, triển vọng - Cân bằng - Sống có kỷ luật - Chủ động - Ít khủng hoảng III IV 62
60. Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan I II trọng Làm ngay Làm sau, nhưng kiên quyết Không III IV quan Giao cho Chỉ làm nếu trọng người khác có thời gian 64
61. -Bài kiểm tra - Điện thoại cắt ngang - Mail hỏi thăm sức khỏe - Bài tiểu luận cho tuần sau - Bài tập về nhà - Kế hoạch đi dã ngoại dịp Lễ 25-12 - Chơi game -Đi uống cà phê với bạn bè -Đi xem phim với người yêu
62. Mô hình Ma trận quản lý thời gian Việc quan trọng nhất ở vị trí số một (tổ chức vùng II)
63. Mô hình Ma trận quản lý thời gian Lập ưu tiên cho các việc trong lịch Lập lịch cho các việc ưu tiên
64. Có thể quản lý thời gian? Quản lý thời gian là việc khó Nhưng có thể nếu có quyết tâm 68
65. Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian ❖Nguyên tắc SMART ❖Nguyên tắc Pareto 80/20 ❖Nguyên tắc Parkinson
66. Nguyên tắc SMART ❖S-Specific ❖M-Measurable ❖A-Achievable ❖R-Realistic ❖T-Time bound
67. Bài tập thực hành ❖Mỗi sinh viên lập mục tiêu cho 6 tháng tới theo nguyên tắc SMART.
68. Nguyên tắc Pareto
69. Nguyên tắc Pareto
70. Nguyên tắc Parkinson ❖Rút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto) ❖Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson)
71. Nguyên tắc quản lý thời gian 1. Đọc có chọn lọc 2. Liệt kê công việc cần thực hiện trong ngày 3. Ưu tiên hoá các công việc 4. Ngăn nắp 5. Làm nhiều việc không quan trọng một lúc 77
72. Nguyên tắc quản lý thời gian 6.Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ 7.Chia nhỏ các công việc lớn 8.Xác định 20% công việc quan trọng 9.Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng 10.Dành một thời gian không bị quấy rầy 78
73. Nguyên tắc quản lý thời gian 11.Không trì hoãn công việc 12.Đặt ra hạn cuối cùng 13.Luôn để ý thời gian 14.Làm gì đó lúc chờ đợi 15.Làm việc bận rộn vào một thời điểm 79
74. 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian ❖Khái niệm về lập kế hoạch ❖Vai trò của việc lập kế hoạch ❖Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
75. Khái niệm về lập kế hoạch ❖Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện. ❖ Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.
76. Khái niệm về lập kế hoạch
77. Khái niệm về lập kế hoạch ❖Nếu không có kế hoạch ▪ Chọn những gì trước mắt ▪ Làm những việc cấp bách ▪ Chịu sự hối thúc của thời gian ▪ Chọn theo cảm tính ▪ Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác
78. Khái niệm về lập kế hoạch Muốn phóng nhanh thì phải Nhìn xa
79. Khái niệm về lập kế hoạch
80. Khái niệm về lập kế hoạch Mục tiêu + = Mộng mơ + Hành động = Qua ngày 87
81. Khái niệm về lập kế hoạch Mục tiêu + Hành động = Kết quả Mục Hành Sống + = tiêu động đẹp
82. Planning is bringing the future into the present so you can do something about it now. (Alan Lakein)
83. Vai trò của lập kế hoạch ❖Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian ❖Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu ❖Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các thành viên nhóm ❖Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài ❖Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20p
84. Lập kế hoạch ❖Bước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý được
85. Lập kế hoạch
86. Lập kế hoạch ❖Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C
87. Lập kế hoạch Bước 3: Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp
88. Lập kế hoạch ❖Bước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức độ ưu tiên
89. Phương pháp tổ chức và quản lý công việc ❖Kế hoạch gồm (5 W 2 H): ▪ What - Việc gì cần làm? ▪ Why - Tại sao phải làm? ▪ Who - Ai sẽ làm việc gì? ▪ When - Khi nào làm? ▪ Where - Làm ở nơi đâu? ▪ How - Cách làm như thế nào? ▪ How much - Cần bao nhiêu tiền để làm?
90. Thực hành ❖Lập kế hoạch, trả lời các câu hỏi 5W 2H để thực hiện mục tiêu đã xác lập ở mục tiêu SMART?
91. Làm gì Làm để Ai làm? Làm khi Làm ở Làm như Cần bao (What) làm gì (Who) nào đâu thế nào nhiêu tiền (Why) (Where) (When) (How) để làm
92. Viết tạo ra suy nghĩ Suy nghĩ tạo ra hình ảnh Hình ảnh tạo nên cảm nhận Cảm nhận dẫn đến hành động Hành động tạo ra kết quả
93. 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian ❖Khái niệm về lập kế hoạch ❖Vai trò của việc lập kế hoạch ❖Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
94. Các công cụ lập kế hoạch 101 ❖Công cụ truyền thống ❖Công cụ hiện đại
95. Các công cụ Mẩu bút chì Hơn Trí nhớ tốt
96. Trí nhớ đậm Không bằng Nét mực mờ
97. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp ❖Đầu tư ban đầu: - Sổ tay cá nhân - Bút chì, bút highlight - Miếng dán nhiều màu
98. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp ❖Mỗi trang là một ngày ❖Liệt kê những công việc bạn muốn thực hiện trong ngày
99. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp ❖Tiếp theo, sắp xếp mỗi công việc theo mức quan trọng
100. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp ❖Highlight 03 công việc quan trọng nhất và tập trung thực hiện chúng
101. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp ❖Gạch ngang hoặc đánh dấu vào những công việc đã làm.
102. Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp ❖Những công việc chưa hoàn thành thì phải được chuyển sang trang sau
103. Danh sách công việc Công việc hàng tháng
104. Danh sách công việc Công việc hàng tuần
105. Danh sách công việc Công việc hàng ngày
106. Câu chuyện về chiếc cốc ❖ Đá lớn: Những công việc có mức độ ưu tiên và thời gian hòan thành cao nhất và giá trị lớn nhất, thường quan trọng nhưng không phải là nhiệm vụ cấp bách để hướng tới mục tiêu của bạn ❖ Sỏi nhỏ: những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng ❖ Cát: Đây là những nhiệm vụ cấp bách nhưng không quá quan trọng ❖ Nước: Những công việc thường không quan trọng và không cấp bách thường gây lãng phí thời gian
107. Các công cụ lập kế hoạch 115 ❖Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml ❖Điện thoại di động ❖Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi ▪ Phần mềm: Microsoft Outlook ▪ Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar
108. Bài tập thực hành 1 ❖Bạn có 2 tuần để thực hiện bài tiểu luận môn kinh tế vĩ mô về vấn đề lạm phát trong 5 năm trở lại đây. Yêu cầu phải có powerpoint thuyết trình Hãy lập kế hoạch thực hiện công việc trên.
109. Gợi ý Tập trung vào đề bài Nghiên cứu tài liệu tổng quan Dàn bài và kế hoạch thực hiện Viết bản nháp Phản biện Chỉnh sửa và viết bản chính thức Làm silde
110. Lập kế hoạch Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun 1 2 3 4 Focus 5 6 7 8 9 10 11 Research Organize Draft 12 13 14 15 16 17 18 Feedback Final Slide 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
111. Ngày Công việc Hoàn thành 02/03 Tập trung vào đề bài 05/03 Nghiên cứu tài liệu tổng quan 07/03 Dàn bài và kế hoạch thực hiện 10/03 Viết bản nháp 12/03 Phản biện 14/03 Chính sửa và viết bản chính thức 15/03 Làm slide và nộp bài
112. Bài tập thực hành 2 ❖Bạn tham gia cuộc thi sinh viên nghiên cứu khoa học ở trường Đại học Ngoại thương. Thời gian thực hiện 1 đề tài là 3 tháng. Từ 01/01 – 31/03. Hãy lập kế hoạch thực hiện đề tài trên. Dự trù kinh phí thực hiện.
113. Bạn sẽ làm việc nào trước? ❖Làm bài tập về nhà ❖ Kiểm tra thư (check mail)
114. Bạn sẽ làm việc nào trước? ❖Tìm tài liệu cho bài ❖“Facebook” nghiên cứu
115. Giải quyết việc chần chừ I am a great believe in luck, and I find the harder I work, ❖Sự chần chừ có nghĩa là trì hoãn the more I một công việc (hoặc thậm chí một số have of it. nhiệm vụ) mà nên ưu tiên. Thomas Jefferson ❖Khả năng vượt qua sự chần chừ và giải quyết những hành động quan trọng có tác động tích cực lớn nhất trong cuộc sống của bạn là một dấu hiệu của những người thành công nhất hiện có
116. Ca khúc: Đừng ngồi yên trong bóng tối Nhạc sỹ: Võ Thiện Thanh Ca sỹ: Văn Mai Hương
117. Tại sao chúng ta chần chừ? ❖Không có thời hạn rõ ràng ❖Thiếu nguồn lực sẵn có ❖Không biết bắt đầu từ đâu ❖Quá tải công việc ❖Không có niềm đam mê để làm công việc ❖Sợ thất bại hay thành công
118. 9 cách để vượt qua sự chần chừ 1.Biết từ bỏ 2.Giao phó, ủy thảc 3.Bắt đầu ngay 4.Nhờ tư vấn
119. 9 cách để vượt qua sự chần chừ • 5. Chia nhỏ công 6. Tuân theo quy tắc việc 15 phút
120. 9 cách để vượt qua sự chần chừ 7. Những 8. Biết tặng thưởng “deadlines” rõ bản thân ràng
121. 9 cách để vượt qua sự chần chừ 9. Bỏ qua sự mất tập trung
122. Chương trình món ngon mỗi ngày Thứ 2: Ếch sống Thứ 3: Ếch sống Thứ 4: Ếch sống Thứ 5: Ếch sống Thứ 6: Ếch sống Thứ 7, Chủ nhật: Ếch sống
123. Nếu bạn phải ăn hai con ếch, thì hãy ăn con nào xấu xí nhất trước
124. ❖Hãy hành động ngay ❖Phát triển thói quen nghiện “ăn ếch” ❖Không bao giờ có đường tắt
125. Bài tập thực hành ❖Những “con ếch” của bạn hiện tại là gì? Đâu là công việc mà bạn hay “chán ngán” phải làm mỗi ngày? ❖Một khi bạn đã tìm ra được con ếch đó, hãy tạo thói quen ăn nó ngay mỗi ngày ngay khi vừa thức giấc. Hãy làm nó ngay mỗi sáng trước bất kì công việc nào khác.
126. QUYẾT ĐOÁN
127. ❖Không nói “KHÔNG" có thể đặt bạn trong rất nhiều công việc. ❖Bạn không thể làm tất cả mọi thứ ❖Không thực hiện những điều bạn không thể hoàn thành ❖Học cách nói “KHÔNG"
128. Nói “KHÔNG” với những lời yêu cầu ❖Bạn có thể làm việc đó cho tôi? ❖Làm ơn giúp tôi với? Tôi sẽ mời bạn uống nước? ❖Tôi phải có việc ra ngoài gấp, bạn có thể làm việc này giúp tôi không?
129. Quyết đoán ❖Nói không, tiếp theo là một lời giải thích trung thực. ❖Nói không và nói ngắn gọn lý do của bạn mà không làm. ❖Nói không, và sau đó cung cấp cho một sự thay thế. ❖Một cách cảm thông, lặp lại các yêu cầu theo cách của bạn, và sau đó nói không. ❖Nói có, sau đó đưa ra lý do bạn không làm việc đó, và cung cấp một giải pháp thay thế. ❖Cung cấp từ chối quyết đoán
130. THỰC HÀNH Nói “KHÔNG” với các lời đề nghị. Bạn A: Đề nghị Bạn B: Từ chối
131. Tổ chức không gian làm việc ❖Để quản lý hiệu quả thời gian của bạn phải tạo một môi trường thích hợp. ❖Bằng cách loại bỏ sự lộn xộn, thiết lập một hệ thống lưu trữ tài liệu làm việc có hiệu quả, thu thập các công cụ thiết yếu, và quản lý quy trình làm việc. ❖➔ Không gian làm việc lý tưởng
132. Tổ chức không gian làm việc ❖Bàn làm việc sạch sẽ, ngăn nắp ❖Thu thập và sắp xếp thất cả thông tin, giấy tờ, tài liệu, dụng cụ mà bạn cần để hoàn thành công việc.
133. Tổ chức không gian làm việc Tổ chức một nơi làm việc thực sự thoải mái, hấp dẫn và tạo cảm hứng làm việc trong thời gian dài. Bỏ ra 1 giờ sắp xếp cho 1 tuần làm việc 5 phút sắp xếp cho 1 ngày làm việc
134. Quản lý quy trình làm việc ❖ Hãy nhớ rằng, sử dụng quy tắc S.T.I.N.G. để không cảm thấy choáng ngợp về công việc, hãy làm theo các bước sau: SELECT - Chọn một trong những nhiệm vụ tại một thời điểm. IME - Thời gian chính mình bằng cách sử dụng một chiếc đồng hồ không có nhiều hơn một giờ. IGNORE - Bỏ qua tất cả mọi thứ khác trong thời gian đó. O - Không phá vỡ hoặc làm gián đoạn GIVE - Hãy tạo cho mình một phần thưởng khi thời gian kết thúc
135. Sử dụng thời gian chờ - waiting time ❖Chờ xe buýt ❖Chờ đến lượt khám tại bệnh viện ❖Chờ máy bay ❖Chờ điện thoài ❖Khi bạn đến sớm trong một cuộc hẹn 158
136. Bạn thường làm gì? Waiting time!
137. Sử dụng thời gian chờ đợi Trả lời thư Viết thư hoặc liệt kê công việc Đọc sách hoặc nghe nhạc, anh văn, 160
138. “Time is free, but it's priceless. You can't own it, but you can use it. You can't keep it, but you can spend it. Once you've lost it, you can never get it back” HARVEY MACKAY “Take time to deliberate, but when the time for action arrives, stop thinking and go.” NAPOLEON BONAPARTE “Your time is limited, so don't waste it living someone else's life.” STEVE JOBS “You may delay, but time will not.” BENJAMIN FRANKLIN
139. Good lucks!