Bài giảng Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước - Chương 4: Văn phong và ngôn ngữ văn bản

Nội dung text: Bài giảng Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước - Chương 4: Văn phong và ngôn ngữ văn bản

1. HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA VĂN BẢN VÀ CƠNG NGHỆ HÀNH CHÍNH KỸ THUẬT XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC (Chương trình đào tạo cử nhân hành chính)    GV: ThS. TẠ THỊ THANH TÂM Năm 2006
2. CHƯƠNG IV VĂN PHONG VÀ NGƠN NGỮ VĂN BẢN
3. I. VĂN PHONG HÀNH CHÍNH - CƠNG VỤ 1. Khái niệm về văn phong văn phong hành chính - cơng vụ 2. Đặc điểm của văn phong hành chính-cơng vụ
4. 1. Khái niệm về văn phong hành chính - cơng vụ + Văn phong là lối diễn đạt ý tưởng bằng văn tự trong mỗi thể loại VB nhất định.
5. • + Văn phong HC-CV là lối diễn đạt ý tưởng của cơ quan cơng quyền dùng để trình ý kiến lên cấp trên, ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới, giao dịch với các cơ quan bạn, hay phổ biến tin tức cho quảng đại quần chúng.
6. 2. Đặc điểm của văn phong hành chính-cơng vụ 2.1. Tính chính xác, rõ ràng • Chỉ cĩ một cách hiểu duy nhất •Từ ngữ dùng trong VB phải gợi lên trong đầu mọi người những ý niệm giống nhau
7. •Kỹ thuật diễn tả: •Viết câu ngắn gọn, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khốt, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.
8. 2.2. Tính phổ thơng, đại chúng • Ngơn ngữ sử dụng trong VB phải chính xác, phổ thơng, • Cách diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu. • Đối với thuật ngữ chuyên mơn cần xác định rõ nội dung, thì phải được định nghĩa trong VB. • Các yếu tố ngơn ngữ nước ngồi được Việt hố tối ưu.
9. •Kỹ thuật diễn tả: •Viết ngắn gọn, khơng lạm dụng thuật ngữ chuyên mơn, hành văn viện dẫn lối bác học
10. 2.3. Tính khách quan, phi cá tính • Làm cho VB cĩ tính nguyên tắc cao, cĩ sức thuyết phục cao. • Nội dung của VB phải được trình bày một cách trực tiếp, khơng thiên vị. • Cách hành văn khơng biểu cảm (thể hiện tình cảm), khơng đưa quan điểm cá nhân vào nội dung VB.
11. • Kỹ thuật diễn tả: • + Tránh dùng đại từ nhân xưng cho ngơi thứ nhất và ngơi thứ hai. • + Hạn chế tối đa việc sử dụng các từ ngữ biểu cảm.
12. • BT: Hãy sửa lại câu văn dưới đây (của Bộ Nội vụ gửi các bộ khác) • Chúng tơi tha thiết và thành thực trơng đợi quý vị cho biết ý kiến về vấn đề nĩi trên. > Bộ Nội vụ đề nghị quý cơ quan cho biết ý kiến về vấn đề nĩi trên.
13. 2.4. Tính trang trọng • Thể hiện sự tơn trọng đối với các đối tượng thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể nơi ban hành văn bản. • Kỹ thuật diễn tả: • Hạn chế sử dụng những từ ngữ diễn tả một cách khách sáo, khoa trương, màu mè, bay bướm.
14. • BT: Sửa lại câu văn hành chính sau: •Bộ yêu cầu một cách tha thiết các sở, ban, phịng nên nghĩ đến dân chúng đang nĩng lịng sốt ruột chờ đợi mà giải quyết mọi vấn đề hành chính một cách nhanh chĩng, nhất là những vấn đề trực tiếp ảnh hưởng đến nồi cơm manh áo của các giới đồng bào nghèo khổ, rách rưới.
15. • Bộ yêu cầu các sở, ban, phịng trực thuộc cần giải quyết nhanh chĩng mọi vấn đề hành chính, tránh sự chờ đợi quá lâu của nhân dân, nhất là trường hợp các vấn đề liên quan đến đời sống của đồng bào có hoàn cảnh khó khăn.
16. 2.5. Tính lịch sự, lễ độ • Tính lịch sự, lễ độ cần thiết duy trì ở tất cả các VB hành chính, kể cả những VB ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới để thi hành hay quyết định khiển trách một nhân viên phạm lỗi. • Tính trang trọng, lịch sự của VB phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính“.
17. • Lời lẽ dùng trong VB khơng tỏ thái độ sợ hãi, khúm núm đối với cấp trên; hách dịch đối với cấp dưới, nhất là đối với nhân dân.
18. • Kỹ thuật diễn tả: •Khơng sử dụng những từ ngữ cục cằn, thơ lỗ, suồng sã, khẩu ngữ, gây phản cảm cho người đọc.
19. • BT: Nhận xét và sửa câu văn sau: • Nhận thấy những kẻ ăn mày, ăn xin thường gây nên hình ảnh bẩn thỉu đập vào mắt người qua lại trên đường phố, yêu cầu cơ quan cĩ thẩm quyền bắt nhốt cho kỳ hết để bảo vệ vẻ thẩm mỹ cho Thủ đơ.
20. • Nhận thấy những người hành khất thường gây nên hình ảnh khơng đẹp mắt cho mỹ quan đường phố, yêu cầu các cơ quan hữu trách cĩ biện pháp phù hợp để bảo vệ thẩm mỹ của Thủ đơ.
21. 2.6. Tính khuơn mẫu •VB cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuơn mẫu, thể thức quy định •Trong một số trường hợp cĩ thể điền nội dung cần thiết vào bản mẫu cĩ sẵn.
22. • Sử dụng các khuơn ngơn ngữ hành chính cĩ sẵn: •+ "Căn cứ vào ", •+ “Theo đề nghị của ", •+ “Theo Thơng tư số ” •+ “Các chịu trách nhiệm thi hành này"
23. II. Ngơn ngữ văn bản 1. Sử dụng từ ngữ 2. Kỹ thuật cú pháp
24. 1. Sử dụng từ ngữ 1.1. Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa. • Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được chính xác nội dung cần thể hiện
25. VD: "Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần mơi trường“. > "Nhà nước khuyến khích và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai thác hợp lý tài nguyên mơi trường“.
26. • BT: Chọn từ đúng để diễn đạt nội dung sau: • + Trình ý kiến, nguyện vọng lên cấp trên • > (đề đạt) • + Đưa vấn đề ra để xem xét, giải quyết • > (đề xuất) • + Giới thiệu để lựa chọn và bầu cử • > (đề cử) • + Cử người giữ chức vụ cao hơn • > (đề bạt)
27. • Khơng dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa Ví dụ: • "Phải xử phạt đối với hành vi khơng thực hiện hoặc thực hiện khơng đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở" > "Phải xử phạt đối với hành vi khơng thực hiện hoặc thực hiện khơng đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi cư trú".
28. 1.2. Sử dụng từ đúng văn phong hành chính - cơng vụ • Sử dụng từ ngữ phổ thơng, trung tính thuộc văn viết, khơng dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ. • VD: + Anh Nguyễn Văn Sơn và chị Hồ Thanh Bình lấy nhau năm 1991. + Kính gửi vợ chồng anh Nguyễn Văn Long.
29. • Tránh sử dụng từ cổ, thận trọng trong dùng từ mới. • Khơng dùng từ ngữ địa phương, chỉ dùng những từ ngữ địa phương chỉ những sự vật, hiện tượng mà chỉ địa phương đĩ mới cĩ hoặc những từ ngữ cĩ nguồn gốc địa phương đã trở thành từ ngữ phổ thơng. • Khơng dùng tiếng lĩng, từ thơng tục
30. 1.3. Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt + Về thanh điệu (kỹ thuật/kỷ thuật; truy nã/truy nả; cơng quỹ/cơng quỷ), + Về vần (nhất trí/nhứt trí; nhân dân/nhâng dâng; triệu tập/trịu tập), + Về phụ âm đầu (xét xử/xét sử; quản lý/quản ný) + Về các ký hiệu cùng biểu thị một âm (quốc gia/cuốc gia; chuyên ngành/chuyên nghành; hoa quả/hua quả) + Về viết hoa
31. 2. Kỹ thuật cú pháp 2.1. Câu 2.1.1. Cú pháp của câu văn phải mạch lạc, chuẩn mực Một quyết định hành chính dù nội dung có dài và phức tạp cũng chỉ được trình bày bằng một câu phức đúng khuôn mẫu, tách ra thành các vế xuống dòng và chữ đầu dòng viết hoa.
32. • VD: • Chức vụ ra quyết định • Căn cứ vào ; • Theo đề nghị của , • Quyết định: • Điều 1. • Điều 2. • Điều 3.
33. 2.1.2. Khơng sử dụng câu hỏi, câu cảm thán trong VB HCCV BT: Sửa lại câu văn sau: a. Yêu cầu quý cơ quan cho biết đương sự là ai? bao nhiêu tuổi? đến trú quán ở địa phương từ bao giờ? làm nghề gì và thường hay liên lạc với hạng người nào trong xã hội? > Yêu cầu quý cơ quan cho biết những chi tiết sau đây về đương sự: họ tên, tuổi, ngày đến trú tại địa phương, nghề nghiệp và các thành phần xã hội cĩ quan hệ với đương sự.
34. BT: Sửa lại câu văn sau: b. Cuộc sống của đồng bào ở vùng này mới khĩ khăn làm sao! > Cuộc sống của đồâng bào ở vùng này rất khĩ khăn.
35. • 2.1.3. Câu cầu khiến chỉ cĩ thể dùng trong các VB ban hành mệnh lệnh như: chỉ thị, lời kêu gọi. • VD: • Hãy đẩy mạnh các hoạt động nhân đạo từ thiện, bảo trợ người tàn tật và trẻ mồ cơi.
36. • 2.1.4. Cần cân nhắc khi dùng câu khẳng định hay phủ định để đảm bảo tính khách quan, lịch sự • VD: Ban giám đốc khơng chấp nhận cho ơng làm việc tại cơng ty nữa. • • > Ban giám đốc rất tiếc phải từ chối việc tiếp tục cộng tác của ơng tại cơng ty.
37. 2.1.5. Câu phải được đánh dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu. Các dấu như chấm than (!), chấm hỏi (?), nhiều chấm ( ) rất ít được sử dụng.
38. 2.1.6. Câu cần được liên kết với nhau hài hồ bởi các phương thức: • + Lặp từ ngữ • + Lặp cấu trúc • + Phương thức thế • + Phương thức liên tưởng • + Phương thức nối
39. + LặP Từ NGữ - Lặp lại ở câu sau một hay nhiều từ ngữ đã xuất hiện ở câu trước. - Lặp từ ngữ duy trì chủ đề, tạo sự mạch lạc và nhất quán cho VB. - VD: Dân là gốc của nước. Dân có giàu thì nước mới mạnh. - Lưu ý: Lặp từ ngữ chỉ có hiệu quả liên kết khi từ ngữ lặp lại là những thực từ giữ nhiệm vụ quan trọng trong câu.
40. + LặP CẤU TRÚC - Lặp lại ở câu sau cấu trúc của câu trước. - Lặp cấu trúc tạo sự nhịp nhàng, cân đối cho ngữ điệu. - VD1: . Căn cứ nghị định số của Chính phủ về - . Căn cứ chỉ thị số - VD2: Thứ nhất, về mặt khách quan: - Thứ hai, về nhận thức, - Thứ ba, về thể chế,
41. +PHƯƠNG THỨC THẾ a. Thế đại từ: là phương thức liên kết bằng cách sử dụng ở câu sau một đại từ để thay thế cho một hoặc nhiều từ ngữ đã xuất hiện ở câu trước. - Thế đại từ có khả năng duy trì chủ đề như lặp từ ngữ. - VD: . Đời các vĩ nhân cho ta một lý tưởng, một kiểu mẫu. Nhờ gương sáng của họ mà ta trở nên khá, có can đảm, kiên nhẫn để đi tới mục đích. - . Vấn đề kinh phí phục vụ cho việc soạn thảo và ban hành VBQPPL cũng còn nhiều bất cập. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm cho việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành luật, pháp lệnh chưa đảm bảo về chất lượng và tiến độ.
42. +PHƯƠNG THỨC THẾ (tiếp theo) b. Thế đồng nghĩa: là phương thức liên kết bằng cách sử dụng ở câu sau một vài từ ngữ đồng nghĩa với một hoặc nhiều từ ngữ đã xuất hiện ở câu trước. - Thế đồng nghĩa có khả năng duy trì chủ đề như lặp từ ngữ và thế đại từ. - Thế đồng nghĩa cung cấp thông tin phụ, làm cho nội dung VB thêm phong phú. - Thế đồng nghĩa giúp người viết tránh lỗi lặp đi lặp lại nhiều lẫn một từ ngữ. - VD: Người Pháp đổ máu cũng đã nhiều, dân ta hy sinh cũng không ít.
43. + PHƯƠNG THỨC LIÊN TƯỞNG a. Liên tưởng bộ phận: là phương thức liên kết bằng cách sử dụng ở câu sau một từ ngữ chỉ bộ phận mà toàn thể của nó đã được một từ ngữ khác nói đến ở câu trước. - Phương tiện ngôn ngữ dùng ở đây là từ ngữ chỉ bộ phận - VD: Đối với người Pháp, đồng bào ta vẫn giữ một thái độ khoan hồng và nhân đạo. Sau cuộc biến động ngày 09 tháng 3, Việt Minh đã cứu cho nhiều người Pháp ra khỏi nhà giam Nhật, và bảo vệ tính mạng, tài sản cho họ.
44. + PHƯƠNG THỨC LIÊN TƯỞNG (tiếp theo) b. Liên tưởng toàn thể: là phương thức liên kết bằng cách sử dụng ở câu sau một từ ngữ chỉ toàn thể mà bộ phận của nó đã được một từ ngữ khác nói đến ở câu trước. - Phương tiện ngôn ngữ dùng ở đây là từ ngữ chỉ toàn thể. - VD: Người ta sinh ra, ăn, mặc, ở trước, rồi mới hát, múa, vẽ, viết, bàn triết lý sau. Kinh tế là nền tảng của một xã hội, là cơ sở hạ tầng.
45. + PHƯƠNG THỨC LIÊN TƯỞNG (tiếp theo) c.Liên tưởng đồng loại: là phương thức liên kết bằng cách sử dụng ở hai câu văn những từ ngữ chỉ cùng một loại sự vật hay hiện tượng. - Phương tiện ngôn ngữ dùng ở đây là từ ngữ chỉ đồng loại. - Liên tưởng đồng loại thường được dùng để phát triển chủ đề. - VD: Quốc hội thực hiện quyền quyết định, giám sát tối cao đối với việc quản lý và sử dụng đất đai trong cả nước. Hội đồng nhân dân thực hiện quyền quyết định, giám sát việc quản lý và sử dụng đất đai trong địa phương mình.
46. + PHƯƠNG THỨC NỐI - Là phương thức liên kết bằng cách sử dụng ở câu sau một từ nối (liên từ) để liên kết hai câu. - Phương tiện ngôn ngữ dùng ở đây là từ nối - VD: Nhìn chung, UBND tỉnh đã triển khai thực hiện Nghị quyết của Chính phủ về phòng chống và kiểm soát ma tuý. Song do tổ chức triển khai chưa chặt chẽ, thiếu biện pháp cương quyết, chưa có quy trình cai nghiện và chữa trị đúng, công tác tuyên truyền chưa sâu rộng, nên kết quả đạt được còn hạn chế.
47. 2.2. Đoạn văn • Khi viết đoạn văn, cần lưu ý viết các câu tập trung cùng vào một chủ đề, khơng bị phân tán hoặc đột ngột chuyển sang một phạm vi khác, tránh bị lạc chủ đề. • Cần cĩ (các) câu chuyển ý, để đảm bảo mạch lạc, tạo nên đoạn văn cĩ liên kết chặt chẽ về cả nội dung.
48. 2.3.Tổ chức kết cấu văn bản + Kết cấu về mặt hình thức phải phù hợp với nội dung của VB. + Giữa các phần, các mục, các đoạn cĩ sự liên kết chặt chẽ về chủ đề, tránh mâu thuẫn về ý hoặc thiếu logic.
49. • Vị trí những cụm từ thơng dụng trong VB hành chính : • a. Dùng để mở đầu VB • - Trả lời cơng văn số • - Thi hành nghị định số • - Theo đề nghị của tại Cơng văn số • - Thực hiện ý kiến chỉ đạo của • - Thừa lệnh . , để giải quyết • - Để giải quyết
50. • b. Dùng để liên kết giữa các phần của VB • - Để thực hiện kế hoạch đã đặt ra • - Để tiếp tục nâng cao • - Để tiếp tục giải quyết • - Về các vấn đề trên • - So với yêu cầu đặt ra • - Dựa vào các quy định trên • - Dưới đây là
51. • c. Dùng để kết thúc VB • - Xin đề nghị (Bộ ) xem xét, giải quyết. Xin trân trọng cám ơn. • - Vậy xin báo cáo để (quý Bộ ) được biết và cho ý kiến giải quyết. • - Xin trân trọng cảm ơn (đồng chí ). • - Xin gửi tới quý (cơ quan ) lời chào kính trọng.
52. • Đối với VBQPPL, phần kết thúc là yêu cầu thực hiện VB hoặc phạm vi hiệu lực của VB đã ban hành. • - Quyết định này cĩ hiệu lực từ ngày 01 tháng 02 năm 2006. • - Thơng tư này được thực hiện trong tất cả các cơ quan cĩ liên quan. • - Chỉ thị này thay cho Chỉ thị số . về vấn đề
53. • d. Dùng để hỏi ý kiến cấp dưới • - Đề nghị cho biết ý kiến về • - Yêu cầu các đơn vị trả lời cho (Bộ) biết
54. • e. Dùng để trình bày quan điểm, hỏi ý kiến cấp trên • - Theo ý kiến của (cơ quan ban hành VB), • - (Cơ quan ban hành VB) nhận thấy • - Xin trân trọng đề nghị • - (Cơ quan ban hành VB) rất mong nhận được ý kiến chỉ đạo sớm của • - Rất mong giải quyết kịp thời
55. • f. Dùng để nhắc nhở, yêu cầu cấp dưới thực hiện • - Nhận được VB (thơng tư, chỉ thị, quyết định, ) này, yêu cầu các đơn vị • - Các đơn vị trực thuộc ( ) cĩ trách nhiệm thực hiện quyết định (thơng tư, chỉ thị, cơng văn ) này. • - Bộ ( ) yêu cầu các đơn vị ( ) cĩ kế hoạch triển khai thực hiện kịp thời
56. CHƯƠNG V QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN I. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bản II. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản
57. I. Khái niệm về quy trình xây dựng và ban hành văn bản 1. Khái niệm –Quy trình xây dựng và ban hành VB là các bước đòi hỏi diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo cho đến khi soạn thảo, và chuyển VB đến nơi thi hành, mà các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải tiến hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.
58. • Tuỳ theo mức độ quan trọng của VB, cĩ thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. • Tuỳ theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản, một số quy trình soạn thảo và ban hành cĩ thể được quy định bằng những quy phạm pháp luật. – Điều 87 của Hiến pháp quy định danh sách những chủ thể được quyền trình dự án luật trước Quốc hội. – Điều 88 của Hiến pháp quy định cách thức biểu quyết thông qua dự án và cách thức công bố luật.
59. 2. Hình thức thể chế hĩa quy trình • Quy trình xây dựng và ban hành VB được thể chế hố bằng các VB như: quy chế, quy định • Tuỳ theo tính chất và quy mơ tổ chức của cơ quan, đơn vị, – cĩ thể ban hành riêng một quy chế, quy định độc lập về quy trình xây dựng và ban hành VB;
60. –hoặc là một bộ phận của quy chế, quy định về hoạt động, làm việc của cơ quan, đơn vị; –cĩ thể ban hành như một văn bản độc lập hoặc như một văn bản phụ kèm theo một quyết định.
61. II. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản 1. Bước 1: Đề xuất và soạn thảo văn bản • Đề xuất văn bản; • Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản; • Thành lập ban soạn thảo, hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo.
62. • Lựa chọn thể thức VB thơng qua việc xác định : •Mục đích, yêu cầu •Giới hạn giải quyết •Đối tượng áp dụng
63. • Thu thập tài liệu, thơng tin : • + VB pháp luật liên quan về nội dung chuẩn bị soạn thảo • + VB cũ (xem xét cách xử lý vấn đề đĩ trước đây) • + VB của các lĩnh vực khác nhau • + Khảo sát điều tra xã hội học • + Trao đổi và hỏi ý kiến các bộ phận, các cơ quan cĩ liên quan • + Xin ý kiến chuyên gia • + Xin ý kiến lãnh đạo trực tiếp
64. Viết dự thảo lần thứ nhất: – Phác thảo nội dung ban đầu; – Soạn đề cương chi tiết; – Tổ chức thảo luận nội dung phác thảo; – Chỉnh lý phác thảo; – Viết dự thảo.
65. • 2. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo –Khơng bắt buộc đối với trình tự xây dựng và ban hành tất cả mọi loại VB –Được tiến hành nghiêm ngặt đối với một số loại VB QPPL: Hiến pháp, luật, pháp lệnh
66. • Xử lý các ý kiến đĩng gĩp tham gia xây dựng dự thảo bằng VB: • Số lượng các tổ chức, cá nhân đĩng gĩp ý kiến • Số lượng các tổ chức, cá nhân trả lời ý kiến đĩng gĩp bằng VB • Nội dung các ý kiến • Lưu các ý kiến
67. 3. Bước 3: Thẩm định dự thảo • Tuỳ theo tính chất, nội dung của VB, lãnh đạo cơ quan soạn thảo quyết định việc thẩm định dự thảo văn bản. • Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ thẩm định và gửi đến cơ quan thẩm định. • Cần thực hiện việc thẩm định ở tất cả mọi cấp độ đối với dự thảo VB cĩ tính chất quan trọng.
68. • Bộ Tư pháp, tổ chức pháp chế của bộ, cơ quan ngang bộ cĩ trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo VB QPPL của các cơ quan trung ương tương ứng. • Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký.
69. 4. Bước 4: Xem xét, thơng qua • Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét, thơng qua. • Văn phịng xem xét trước các yêu cầu về nội dung, thể thức và các yêu cầu khác của VB trước khi thủ trưởng ký.
70. • Phải thực hiện việc ký tắt trước khi trình ký.
71. • Thơng qua và ký ban hành VB theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định • Cĩ thể thơng qua VB bằng hình thức tập thể tại một hoặc nhiều phiên họp của cơ quan ban hành, tuỳ theo thẩm quyền ban hành, tính chất và nội dung của VB • Trường hợp VB khơng được thơng qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại dự thảo VB trong thời hạn nhất định • Đĩng dấu văn bản
72. 5. Bước 5: Cơng bố • Cơng bố, yết thị, đưa tin trên các phương tiện thơng tin đại chúng theo luật định, tuỳ theo tính chất và nội dung VB • VB QPPL phải được đưa tin trên các phương tiện thơng tin đại chúng
73. • VB QPPL của cơ quan nhà nước ở Trung ương phải được đăng Cơng báo trong thời hạn chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày cơng bố hoặc ký ban hành • VB QPPL của HĐND, UBND phải được yết thị tại trụ sở của cơ quan ban hành và những địa điểm khác do HĐND, UBND quyết định.
74. • Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản • Gửi và lưu trữ theo quy định của pháp luật. • Gửi đúng tuyến, khơng vượt cấp; • Đúng địa chỉ đơn vị, bộ phận hoặc người thực thi • Phải đảm bảo các nguyên tắc bảo mật đối với văn bản cĩ mức độ mật. Văn bản cĩ mức độ khẩn phải được gửi nhanh chĩng, kịp thời.
75. • VB QPPL do các cơ quan nhà nước Trung ương, HĐND, UBND ban hành được gửi, lưu giữ trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ và cĩ giá trị như bản gốc. • VB được lưu một bản ở bộ phận chuyên mơn phụ trách, hay bộ phận soạn thảo, một bản khác lưu ở văn phịng hoặc văn thư cơ quan. • Cuối năm nộp lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.
76. • Sao VB: • đúng thể thức, • đủ số lượng bản theo yêu cầu và quy định của cấp cĩ thẩm quyền, • ghi rõ ngày tháng, thẩm quyền ký của người sao và đĩng dấu của cơ quan • văn phịng thực hiện