›

Bài giảng Microsoft Excel 2010 - Chương 4: Thực hiện các thay đổi

pdf 191 trang huongle 5840
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Microsoft Excel 2010 - Chương 4: Thực hiện các thay đổi", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_microsoft_excel_2010_chuong_4_thuc_hien_cac_thay_d.pdf

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Excel 2010 - Chương 4: Thực hiện các thay đổi

  1. 126 Chương 4: Thực hiện các thay đổi Thực hiện cóc thQ Ụ đổ Trong chương này bạn sẽ học những điểm chính sau đây: M Mở các file loorkbook để biên lập M Undo các sai sót u Di cbtiyển I’à sao chép bằng phương pháp rê và thả ã/ Sao chép các cỗriỊị thức u Di chuyến t'à sao chép bàng Ciil, Copy, và Paste iÊ Xóa các mục nhập ô ti Xóa I'à chèn các cột và hàug * Kiểm tra chính tả Uĩorksheet u Chứng thực các mục nhập ô bàng tinh năng Text to speech rong chương này bạn khám phá cách thực hiện các loại thay đổi một cách an toàn đối với một workbook. Như bạn thấy, cơ cấu sao chép và di chuyển dữ liệu hoặc chèn và xóa các hàng Tnắm vững thật đơn giản. Chính sự tác động mà các hành động này có đôl với worksheet đòi hỏi thêm một chút nỗ lực để tìm hiểu. Đừng bận tâm. Bạn luôn có tính năng Undo để nhờ cậy đến cho những lúc bạn thực hiện một thay đổi nhỏ khiến cho cả một worksheet hoàn toàn bị xáo trôn.
  2. Chưdng 4: Thực hiện các thay đổi 127 Trong phần cuôl của chương này (“Loại bỏ các lỗi bằng Text to Speech”), hây tìm hiểu cách sử dụng tính năng Text to speech để kiểm tra và xác nhận độ chính xác của các mục nhập dữ liệu mà bạn tạo trong các worksheet. Với Text to Speech, bạn có thể nghe máy tính đọc lại một loạt các mục nhập ô trong khi bạn chứng thực bằng mắt độ chính xác của chúng từ tài liệu nguồn gốc. Text to Speech có thể làm cho loại công việc thường ngày này và việc biên tập đòi hỏi nhiều công sức trở nên dễ dàng hcm nhiều và tăng đáng kể độ chính xác của các bảng tính. Mcf các íile workbook đ ể biên ìập Trước khi bạn có thể thực hiện bâ't kỳ thay đổi trong một workbook, bạn phải mở nó trong Excel. Để mở một workbook, bạn có thể chọn File > Open, nhấn Alt+FO, hoặc sử dụng các phím tắt dự phòng cũ Ctrl+0 hoặc Ctrl+Fl2. Sử dụng hộp thoại Open Nếu bạn chạy Excel 2010 bên dưới Windows 7, một hộp thoại open rất giống như hộp thoại trong hình 4.1 xuất hiện. Hộp thoại này được chia thành các khung; khung Navigation nằm ở bên trá i nơi bạn có thể chọn một folder mới để mở và khung chính nằm ở bên phải hiển thị các biểu tượng cho tất cả íolder con trong folder hiện hành cũng như các tài liệu mà Excel có thể mở. Change your view XÌOptn Ca .' Docurnenĩs líbiary 'ĩibaih ệQ Cv M* «ia . t :«.'J ỉ m u '.rr« •ị c * ỉ M e »>• • J ô ỉ*ie* 1 -'^ " J .V v w M .tr s i íty\rc . n j»ir. «.ee «ií •«/-N *««!» L 9^'’' ẩ'J L C*A<tỉ Hình 4.1: Sử dụng hộp thoại Open dể tìm và mờ một file vvorkboũk để biẽn tập. Polder có nội dung hiển thị trong hộp thoại Open là íolder được chỉ định làm Default File Location trên tab Save của hộp thoại Excel Op' tions hoặc folder mà bạn đã mỏ lần sau cùng trong phiên làm việc Excel
  3. 128 Chưclng 4: Thực hiện các thay đổi hiện tại. Nếu bạn đã không thay đổi vị trí folder mặc định kể từ khi cài đặt Excel 2010 trên máy tính, folder mặc định này là Document Li- brary (đơn giản được gọi là Documents trong Windows Vista). riếu bọn chgy E x c e l 2010 Ipền Wĩndcws V is ta , ỉìộp tlìOQi C p cn iưonq lự nkư hộp ikoQi được mink kọa tponq kìnli 4 .1 0 n q o ọ i tpừ kkunq Mavỉ^aiion chứa một mục Poldepỉ tko^v) Lỉtp 0 pij dưói dan li sácíi r ovcpitcs. riqoài ra núf Vicws xuđt Lện qiữa cóc núi Opqanize và Mew fol e Thumbnail trong bộp thoạỉ Save As ĩrĩtóc khi Itỉti file lần đầu tiên. ẫÊ £>ể bật tính năng pretnetv khi Uiĩi các loorkhook trong Excel 97 đến 2 0 0 3 , nhấp hộp kiểm Save Pretnetv Pictnre trên iab Sĩimmary của
  4. Chơđng 4: Thực hiện các thay đổi___ 129 hộp íhoại Propetiies cửa ivorkbook (ỈHle > Properties) trìtởc khi hni /iỉe lần đần liên. Việc xem trưức một phần sheet đầu tiên này có thể giúp bạn nhận dạng nhanh workbook mà bạn muốn mở để biên tập hoặc in. Mở mỗí lần nhiều vvorkbook Nếu bạn biết rằng bạn sẽ biên tập nhiều hơn một trong các file workbook được hiển thị trong hộp danh sách của hộp thoại open, bạn có thể chọn nhiều file trong hộp danh sách và sau đó Excel sẽ mở tất cả chúng (theo thứ tự chúng được liệt kê) khi bạn nhấp nút open hoặc nhân Enter. Q Ù U ỷ nhà PÒnq đế ck(jn nlíiều fìle xuđỉ liiện ỉLeo irìnk fự tponq íiộp tkogí O pen, tign nliđp fễn fíle dđu fiền vò sau dó nkđn Recent để hiển thị một danh sách Recent Workbooks nằm bên phải menu kéo xuống (hoặc nhấn Alt+FR) và sau đó nhấp tên của workbook dể biên tập. • •••••• Thú thuật Khi bạn mở danh sách Recent VVorkbooks bằng việc nhấn Alt+FR, Excel hiển thị các phím nóng số cho từng file bảng tính được mở gần đây trong danh sách và sau dó bạn có thể mở file mà bạn cần biên tập đơn giản là bằng cách gõ nhập sô của nó. Excel 2010 tự động giữ lại một danh sách gổm 20 file sau cùng mà bạn đâ mở trong danh sách Recent Workbooks trên tab File. Nếu muôn, bạn có thế ra lệnh Excel hiển thị nhiều hoặc ít íỉìe hơn trong danh sách này trên tab File.
  5. 130 Chương 4: Thực hiện các thay đổi Để thay đổi sô’ file mở gần đây, làm theo các bước đcfn giản: 1. Chọn File > Options > Advanced hoặc nhấn Alt+FIA để mở tab Advanced của hộp thoại Excel Options. 2. Gõ nhập một mục nhập mới (giữa 1 và 50) trong hộp text Show This Number of Recent Document hoặc sử dụng các nút spinner để tàng hoặc giảm số này. 3. Nhấp OK hoặc nhấn Enter để đóng hộp thoại Excel Options. Thú thuật Cliọn hộp kiểm Quick Access This Number of Recent VVorkbooks trên panel Recenỉ VVorkbooks trong Backstage View để yêu cầu Excel hiển thị bấn vvork- book mở gần đây nhấỉ dưới dạng các mục trên tab File. Bảng cách dó bạn có thể mở bất kỳ chúng bằng việc nhấp nút của nó mà không cần phảim ỗ panel Recent VVorkbooks. Sau khi chọn vvorkbook Quick Access This Number of Re- cent Workbooks, bạn thay dổi số workboỡk mở gần đây được thêm vàotab fìfe băng vỉệc gỗ nhập sấ mới trong hộp iexi của nó hốậc chọn số bằng các nút spinner của nó. Tìm kiếm các workbook Khi bạn chạy Excel 2010 trên Windows 7 hoặc Vista, hệ điều hành thêm một hộp text Search Document (được gọi đơn giản là Search trong Vista) vào hộp thoại Open (xem hình 4.2). Bạn có thể sử dụng hộp text này để tìm kiếm các workbook bị thất lạc từ bên trong hộp thoại open. T 6 r e m * - ■ Ađđ »« «•'» nR»t ừ A v t . ữ t u t v r « l Documents library K Or:ttop ^ ^ Sokỉ Forcc^ỉt ỈỈỈOxlịx rd , .Ỉ>i<ỉ rei«ujtfer ĨCỈ4 itu.ư.ù ro C'',Ui ( r?Uỉr«(f\M y I Iten titị • DccKtient' ^ M u(«c te : ^durci KomcộrQuv Hình 4.2: sử dụng hộp texl Search Document trong hộp thoại Open để tìm kiếm nhanh bâì kỳ workbook Excel trên máy tính.
  6. Chưdng 4: Thực hiện các thay đổi___ ___131 Để tìm một workbook bị thất lạc, nhấp hộp text tìm kiếm này ở góc phải phía trên của hộp thoại Open và sau đó bắt đầu gõ nhập các ký tự được sử đụng trong tên file của vvorkbook hoặc được chứa trong chính workbook. Khi Windows tìm thấy bất kỳ mục tương hợp với các ký tự mà bạn gõ nhập, tên của các file workbook (và các file Excel khác chẳng hạn như các template và sheet macro) xuất hiện trong hộp thoại Open. Ngay khi workbook mà bạn muốn mở được liệt kê, bạn có thể mở nó bằng việc nhấp biểu tượng và tên íile của nó theo sau là nút Open hoặc bằng cách nhấp đôi nó. Mở các file bằng một cách đặc biệt Nút xổ xuống đính kèm với nút lệnh Open ở cuối hộp thoại open cho phép bẹn mở file workbook được chọn bằng một cách đặc biệt bao gồm: • open Read-Only: Lệnh này mở các fìle mà bạn chọn trong bộp đanh sách cửa hộp thoại open trong một trạng thái chỉ đọc, nghĩa là bạn có thể xem nhtíng không thể chạm vào. (Thật ra, bạn có thể chạm vào, bạn chỉ không thề lìíĩi các thay đồi). D ể ljfíi các thay đổi trong một fiỉe chỉ đọc (read-only), bạn phải í?? dụng lệnh Sai'e As (File > Save As hoặc Aỉt+FA) và đật cho /ile uorkbook một tên fiỉe mới (xem chííơng 2). M open a s Copy: Lệnh này mở mộ! bản sao của các/ile mà bạn chọn trong hộp thoại open. sử dụng phương pbáp này để mở các fìle dưới dạng một mạng lưới an toàn: Nếỉt bạn làm hỏng các bản sao, bạn Itiôn có các bản gốc để nhờ cậỵ đến. * open in Broivser: Lệnh này mở cácJìle iLiorkbook mà bạn htii dướĩ dạng các trang Web (được mô tả trong chương 12) trong trình duyệt Web ưa Ihích. Lệnh này không có sẵn tri( phi chương trinh nhận dạng/ile hoặc các file điiợc chọn đã đỉíợc lĩdi dưới dạng các trang Web thay vì cácfile ivorkbook Excel Ihuẩn túy. u open in Prcđected View: Lệnh này mờ file ivorkbook trong chế độ Protected View ngăn bạn thực hiện bất kỳ thay đổi đối I>ới nội dung của các ĩvorksheet của nó cho đến khi bạn nhấp nút Enable Editĩng xtiđt hiện trong panel Prolected Vieiv màii cam ở phần trên cùng của màn hình. ^ open and Repair: Lệnh này cố sửa chỉìa các fiỉe morkbook bị hỏng trước khi mở chúng trong Excel. Khi bạn chọn lệnh này, một hộp thoại xtiất hiện cho bạn chọn lựa giữa inệc cố sửa chữafile bị bỏng hoặc mở phiên bản được phục hồi, trích Xìiất dữ liệu từ file bị hỏng và đặt nó trong một loorkbook mới (mà bạn có thể hãi bằng lệnh
  7. 132___^___Chướng 4: Thực hiện các thay đổi Sai'e). Nhấp nút Repair để cố phục hồi và mở /ỉle. i\bẩp nut lỉxtraci Data nếỉi bạn đã cố gắng yêĩi cầti Excel sứa chứa file không thành công. Unde các scri sót Nút lệnh ưndo trên thanh công cụ Quick Access là một nút luôn luôn biến sắc. Khi bạn xóa vùng chọn ô bằng việc nhấn phím Delete, ScreenTip của nút ưndo đọc là ưndo Clear (Ctrl+Z). Nếu bạn di chuyên một số mục nhập đến một phần mới của worksheet bằng việc rê nó, ScreenTip của nút lệnh Undo thay đổi thành ưndo Drag and Drop (Ctrl+Z). Ngoài việc nhấp nút lệnh Undo (trong bất kỳ dáng vẻ nào mà nó xuâ”t hiện), bạn cũng có thể chọn lệnh này bằng việc nhấn Ctrl+Z. Thủ thuậl Nút lệnh Undo trên thanh công cụ Quick Access thay dổi nhằm phản hểi lại bất kỳ hành dộng nào mà bạn vừa thực hiện; nghĩa là nó thay dổi sau mỗi hành động. Nếu bạn không sử dụng tính năng Undo để phục hổi vvorksheet trở về trạng thái trước dó của nó trước khi bạn chọn một lệnh khác, bạn cần tham khảo menu xể xuếng trên nút Undo. Nhâ'p nút xô xuống của nó xuất hiện ở bên phải biểu tượng Uno (mũi tên cong ỉrỏ sang bên trái). Sau khi menu xổ xuống Undo xuất hiện, nhấp hành động trên menu này mà bạn muốn được undo. Sau đó Excel sẽ undo hành dộng này và tất cầ hành động dứng ỉrước nó trong danh sách (được chọn tự động). Sau khi sử dụng nút lệnh Undo trên thanh công cụ Quick Access, Excel 2010 kích hoạt nút lệnh Redo nằm ngay bên phải nó. Nếu bạn xóa một mục nhập ra khỏi một ô bằng việc nhấn phím Delete và sau đó nhấp nút lệnh Undo hoặc nhấn Ctrl+Z, ScreenTip vừa xuất hiện khỉ bạn dặt con trỏ chuột lên trên nút lệnh Redo sẽ thay đổi thành Redo ciear (Ctrl+Y). Khi bạn nhấp nút lệnh Redo hoặc nhấn Ctrl+Y, Excel redo thứ mà bạn vừa Unđo. Thật ra, điểu này nghe có vẻ phức tạp hơn. Nó chỉ đơn giản là bạn sử dụng Undo để chuyển đổi kết quả giữa một hành động và trạng thái của worksheet ngay trước hành động đó cho đến khi bạn quyết định bạn muôn worksheet như thế nào. Di chuyển và sao chép bằng phương pháp rê và ihả Kỹ thuật biên tập đầu tiên mà bạn cần học là rê và thả (drag and drop). Như với tên gọi, bạn có thể sử dụng kỹ thuật chuột này để chọn một vùng chọn ô và thả nó vào một vị trí mới trên worksheet. Mặc đù rê và thả chủ yếu là một kỹ thuật để di chuyển các mục nhập ô xung quanh một worksheet, nhưng bạn cũng có thể điều chỉnh nó để sao chép một vùng chọn ô.
  8. Chướng 4: Thực hiện các thay đoi ___ 133 Để sử dụng kỹ thuật rê và thả đê' di chuyển một dãy mục nhập ô (mỗi lần một dãy ô), làm theo những bước sau đây: 1- Chọn một dãy ô. 2. Đật con trỏ chuột lên một mép của cursor ô mở rộng mà bây giờ bao quanh toàn bộ dãy ô. Tín hiệu của bạn cho biết bạn có thể bắt đầu việc rê dây ô đến vị trí mới của nó trong worksheet là khi con trỏ thay đổi thành đầu mũi tên. 3. Rê vùng chọn đến đích của nó. Rê vùng chọn bằng việc nhân giữ nút chuột chính - thường là nút trái — trong khi di chuyên chuột. Sau khi bạn rê vùng chọn, bạn thực ra chỉ di chuyển đường biên (outline) của dãy ô và Excel cho bạn biết địa chỉ dãy ô mới là gì (dưới dạng một loại ScreenTip rê và thả nếu bạn nhả nút chuột tại vỊ trí đó. Rê dường biên cho đến khi nó được đặt ở nơi bạn muôn các mục nhập xuất hiện (như được minh chihig bằng dãy ô trong ScreenTip rê và thả). 4. Nhả nút chuột. Các mục nhập ô bên trong dãy đó xuất hiện lại ở vị trí mới ngay khi bạn nhả nút chuột. Các hình 4.3 và 4.4 cho bạn thấy bạn có thể rê và thả một dãy ô như thế nào. Trong hình 4.3, dãy ô A10:E10 (chứa các tổng hàng quý) được chọn đế di chuyển đến hàng 12 để dành chỗ cho các doanh số trong hai công ty mới (Simple Simon Pie Shoppes và Jack Behavior Nimble Candle- sticks, mà đã không được thu nhận khi workbook này được tạo đầu tiên). Trong hình 4.4, bạn thây worksheet Mother Goose Enterprises - 2010 Sales ngay khi hoàn tất việc di chuyển này. AIÙ • ^ ro(ai Ị A i B c D F 1 M o t her G o o se ĩn le r p r is e s - 2 Q IO S a le s 2 Jdn Feb M at QTr ỉ 3 ìatìt sp ta i Oiet C enterỉ 8 0 4 3 8 .5d S 9 ,Ỉ6 9 .S 6 1 9 .9 Ì0 M $ lS9.4dỗ.3ỡ t Jad< and JÌU Traum a c«n<«rs 12,34S.Ỗ2 8 9 .Ỉ4 S .7 0 25.436.04 $ 127,428.15 s Moihcr Hubbatd Dog Goodíes 1 2,6 5 7,0 5 60.S93.S6 0 ,3 0 0 .3 8 $ 115,550 89 € Rub-a-Du& OubTubs andSpas 1 7 ^ 1 9 .7 9 4 0 .0 s .0 0 42,814.99 $ 1 0 1 0 6 9 .7B 7 Geotgie Porgie Pudding 57*133.56 62,926.31 12.408.7 ỉ $ Ỉ32đ6e.6? 8 Hvkoty, Oickory, Ooc Oo<k Repait Ỉ6 8 ,S 9 1 .0 0 124,718.10 A .Ì9 6 .1 Ì s »7,S0S.23 9 Ko p«ep P6t 0 «rectives 3 0.8 3 4.6 3 71,111.2S 74,926,54 s 10 h o ia l 52:^^,043.29 SUỉU.3<ỉi.UU 1 11 1 12 i 1 13 14 Hình 4.3: Rè vùng chọn õ dến vị trí mới trong một vvorksheet.
  9. 134 Chương 4: Thực hiện các thay đổi A l) • > 'V ầ A 6 c ữ „ „ 1 M ữth^ ỉ Goo&e E n te cp rÌsK • 20 10 Sales ĩ J»n F«b Mat Qti l 3 lad( SptalOieiC«nlei« 80.13S.&S S 9 .Ỉ6 9 .Ỉ6 1*(.960 06 i ộ \ồc vự pê và ứ ìà , nliốp nút Concel iponq hộp cđnli bóo nà^. £)ế iiến kànk, nkđp O K íioộc nkđn Er>i«p. Chèn bằng cách rê và thả Để chèn dăy ô mà bạn dang di chuyển hoặc sao chép bên trong một vùng có dữ liệu của worksheet mà không xóa sạch các mục nhập hiện có,
  10. Chướng 4: Thực hiện các thay đổi___ 135 nhân giữ phím Shiíl trong khi bạn rê vùng chọn. (Nếu bạn sao chép, bạn phải nhấn giữ cả phím Shiíl và phím Ctrl cùng một lúc). Với phím Shift được nhân giữ trong khi bạn rê, thay vì một đường biên hình chữ nhật của dãy ô, bạn sẽ thấy một hình dạng dâu I cho thấy vùng chọn sẽ được chènở đâu nếu bạn nhả nút chuột với địa chỉ của dãy ô (dưới dạng một loại Insertion ScreenTip). Khi bạn di chuyển hình dạng dấu I, chú ý rằng nó muốn tự gắn vào các đường viền cột và hàng trong khi bạn di chuyển nó. Sau khi bạn đặt dấu I tại đường viền cột hoặc hàng nơi bạn muốn chèn dãy ô, nhả nút chuột. Excel chèn dãy ô, di chuyển các mục nhập ô hiện có sang các ô trông lân cận. ••••••• Thủ thuật Khi chèn các ô bằng cách rê và thà, bạn nên nghĩ hình dạng dấu I như ià mộỉ thanh nay kéo ra các cột hoặc hàng dọc theo trục cúa I. Ngoài ra, sau khi di chuyến một dăy đến một vị trí mới trong xvorksheet thay vì dử liệu xuất hiện, bạn chỉ thấy #######s trong các ố. (Excel 2010 không tự động mỡ rộng các cột mới cho dữ iiệu dưa vàỡ như khi dịnh dạng dữ liệu). Hãy nhớ rằng cách để xóa bỏ #######5 trong các ô là bằng vỉệc mở rộng các cộỉ khó chịu đó đủ để hiển thị định dạng cộng với dữ liệu và cách dễ dàng để làm công việc mở rộng này là bằng cách nhấp đôi đường viền phải của cột. Sao chép các eõng thửe bằng AutoFill Sau đây là cách bạn có thể sử dụng AutoPill để sao chép một công thức sang một dây ô. Trong hình 4.5, bạn có thể thấy worksheet Mother Goose Enterprises - 2010 Sales với tất cả công ty, nhưng lần này có chỉ một tổng hàng tháng trong hàng 12 đang được sao chép qua ò E12. A 1 • ' c D E ỉ M o t h e r G o o s e C n t e r p r is e s • 2 0 1 0 S a le s 2 ]an Feò Mat Q lr 1 3 IackSpratO*«lC 4S.70 2 ^ .4 3 6 6 4 $ X27.429.16 5 M oứ)«r Hubbsrd O09 Coocli«s 1 2 ^ $ 7 .0 S 6Q>93.S6 42*3 00.26 $ Ỉ1 5 * S Ỉ0 .8 9 6 ftub-a-Dub-ữub 1ub$ and Spas 17.615,79 4 0 .Ỉ3 Ỉ.C 0 4 2 .8 1 4 .9 9 $ 1 0 1 .0 6 9 78 7 Georgle P(Kgí« Puđding S7*133.56 6 2.9ĩh 31 1 2 ,« B .7 S $ U 2 4 « 8 .6 2 8 H kk ory, Dick<xv. Ooc OotM Rtoair 16â!s91.00 ỉ 24,71 e.10 4 ,19 6 13 $ 297.S0S.23 9 U(ư« Bo p«ep P ei Detecliveỉ 30*$34.S3 71,111.25 74^926.34 $ 176872.12 10 Simple Sniộn Shoppet 1 W « 7 .7 7 77 943.19 4S,997.25 $ 2 2 e * n e .2 i ỈỊ^MckBe-Nimble Candi«sOcks 129.297.3212«,237.52 $ 3 ca .9 2 7 ,0 i lỊ .Tolal I S612,49S.3Ì lì 14 1$ Hình 4.5: Sac chép mội công thức sang một dãy ố bằng AutoPill. Hình 4.6 minh họa worksheet sau khi rê fill handle trong ô B12 để chọn dãy ô C12:E12 (nơi công thức này sẽ được sao chép).
  11. 136 Chương 4: Thực hiện các thay đổi Tham chỉếu ô tương đối Hình 4.6 minh họa worksheet sau khi công thức trong một ô được sao chép sang dãy ô C12:E12 và ó B12 là ô hiện hành. Chú ý Excel xử lý việc sao chép các công thức như thế nào: Công thức gốc trong ô B12 như S â u : =SUM (B3:B11) ỈIỈ ' A »ỉvM(eỉ.ein A 1 e c D c r 1 M other Goose Enterpnses • 2010 Sdles ? k in F«b M ar Q » r l 3 iack Spfđl Díei Ceni«fs 8 0 .1 3 8 .s a 5 9 ,3 6 9 56 19.96 d Jril T ta u m a C e n ỉe ts 1 2 .3 4 S .6 ? 8 9 ,6 4 Ỉ 70 Ỉ$ ,4 3 6 .S 4 s U7.428.16 ỉ M othci Hubbard Dữg &oodirs 12 .6 57.D S 6 0 *Ỉ9 3 .S 6 42*3 00.28 s 11S.S50.85 6 Rub-d-Dub-Out) T u b ỉ sn d Sp4S 4Ộ *63Ỉ.0C $ 101*069 78 7 Q«otgi« Poi gi« PudJút^Pi«ỉ 5 7 ,1 5 3 .5 6 6 2 ,9 2 6 31 1 2 ,4 0 8 .7 5 $ 132,468 62 8 Hidi0tv« Okkoi V, Ooc Oock Rcpait 1 » ,S 9 1 .0 0 1 H 7 1 Ô 1 0 4 ^ 9 6 .1 3 $ » 7 * 5 0 5 .2 3 9 U itle 60 Pe«p Pei Dei«ctíves Ỉ0 ^ 3 4 .$ 3 7 l . l l l . 2 S 7 4 .9 2 6 .2 4 $ 176 872.12 10 Simplc Sỉrrori Ple Shũpp»8 1 M 9 3 7 .7 7 7 7.9 4 3 19 4 S .8 9 7 .2 S s 228,778 21 1 1 Jadi'6e Nimble Candlesiỉdcs 1 2 8 ,? 3 7 .3 2 9S*03S.19 7 M Ỉ 4 .Ỉ 0 ị 301*9?? 01 l ĩ Toldỉ 1 S41?.4»s.33 S M i.9 9 7 .e 6 $ 3 4 6 .S 9 5 4 4 $ỉ.$41,08d.32 1 13 0 14 15 Hình 4.6: VVorksheei sau khi sao chép cóng ihức tínỉi tổng doanh sõ' hàng tháng (và hàng quỷ). Khi công thức gốc được sao chép sang C12, Excel thay dổi công thức một chút sao cho nó trông giông như công thức sau đày: *SUM (C3:C11) Excel điều chỉnh tham chiếu cột, thay đổi nó từ B th àn h c , bởi vì nó được sao chép từ trái sang phải qua các hàng. Khi bạn sao chép một công thức sang một dãy ô mở rộng xuống các hàng, Excel diều chỉnh các sô' hàng trong các công thức được sao chép thay vì các mẫu tự cột để phù hợp với vị trí của mình. Ví dụ, ô E3 trong worksheet Mother Goose Enterprises - 2010 Sales chứa công thức sau đây: =SUM (B3:D3) Khi bạn sao chép công thức này sang ô E4, Excel thay đổi bản sao của công thức thành như sau: =SUM (B4:D4) Excel điều chỉnh tham chiếu hàng để cập nhật vị trí hàng 4 mới. Bởi vì Excel điều chỉnh các tham chiếu ô cho các bản sao của một công thức tương ứng với hướng sao chép, các tham chiếu ô được gọi là các tham chiếu ô tưcmg đối.
  12. Chưdng 4: Thực hiện các thay đổi___ 137 Tham chiếu ô tuyệt đối Tât cả công thức mới mà bạn tạo hiển nhiên chứa các tham chiếu ô tương đôi trừ phi bạn nói theo cách khác. Bởi vì hầu hết các bàn sao mà bạn tạo từ các công thức đòi hỏi điều chỉnh các tham chiếu ô của chúng, bạn hiếm khi phải suy nghĩ lại sự sắp xếp này. Sau đó, thỉnh thoảng bạn gặp phải một ngoại lệ đòi hỏi giới hạn khi nào và cách các tham chiếu ô được điều chỉnh trong các bản sao. Một trong những ngoại lệ thông thường nhất trong sô' những ngoại lệ này là khi bạn muốn so sánh một dãy các giá trị khác nhau với một giá trị đơn. Điều này thường xảy ra nhiều nhất khi bạn muốn tính tỉ lệ phần trăm nào của mỗi phần so với tổng. Ví dụ, trong worksheet Mother Goose Enterprises - 2010 Sale, bạn gặp phải tình huống này trong việc tạo và sao chép mỗi công thức tính tỉ lệ phần trăm nào của mỗi tổng hàng tháng (trong dãy B14:D14) so với tổng hàng quý trong ô E12. Giả sử bạn muốn nhập các công thức này trong hàng 14 của worksheet Mother Goose Enterprises - 2010 Sales, bắt đầu trong ô B14. Công thức trong ô B14 để tính tỉ lệ phần trăm của tổng tháng giêng với quý đầu tiên rất đơn giản; =B12/E12 Công thức này chia tổng doanh số tháng 12 trong ô B12 cho tổng hàng quý trong ô E12. Tuy nhiên, hãy xem những gì xảy ra nếu bạn rê fill handle sang phải một ô để sao chép công thức này sang ô G14; =C12/F12 Việc diều chỉnh tham chiếu ô dầu tiên từ ô B12 đến C12 là những gì đã được thực hiện. Tuy nhiên, việc điều chính tham chiếu ô từ E12 đến F12 là một thảm họa. Bạn không chỉ không tính tỉ lệ phần trăm nào của doanh sô' tháng 2 (Pebruary) trong ô C12 so với doanh sô' quý đầu tiên trong E12, mà bạn rốt cuộc có thể gặp phải một trong các lỗi #DIV/ 0! trong ô C14. Để ngàn Excel điều chỉnh một tham chiếu ô trong một công thức tham chiếu ô mà bạn tạo, chuyển đổi tham chiếu ô từ tương đô'i thành tuyệt đối. Bạn làm điều này bằng việc nhấn phím chức năng F4, sau khi bạn đặt Excel ở chế độ Edit (F2). Excel biểu thị rằng bạn làm cho tham chiếu ô trở thành tuyệt đôl bằng việc đặt các dấu đô la ở phía trước mẫu tự cột, hoặc sô' hàng. Ví dụ, trong hình 4.7, ô B14 chứa đúng công thức để sao chép trong dãy ô C14:D14; *B 1 2 /$E$1 2
  13. 138 Chương 4: Thực hiện các thay đổi «!■ - A A B c D t F 1 Mother ổoose Enterprises • 2010 Sales ĩ lan p«b Mar Qlr ỉ 3 J4ck Sprac oìet cenicrt S9,)69 » 19.960.06 s Ỉ59,4ỗd.20 ậ and Jiu Irauma Ccni«rs 12.34S.62 89^ỉ4ị.70 s ỉ27*oeiẾ ị Mother Hubbsid DOỊỊ ỡoodí«i 13,6S7^S «2,300.28 $ 115,SS0,89 6 Rub9*ữub*Uub Tiri>s anớ ỈDỈ$ 17619.79 40.Ỉ3S 00 42«814,99 s 101.069 7S 7 Ceo(^ Poi I9C PuưdiiiB PiC) Ỉ7,1».Ỉ6 6?,9Ỉ641 12.4ũ8.n s 1Ỉ2,4^B 62 e Hld(OfV. Oỉckoty, oec QocK R«pa Tubs snđ $pis 17,619.79 40> 3S.00 42*014.99 s ỉ 01 069.78 7 Geứígie P0<gie Puddiog Piei 57^ 3 3 .5 6 62,926.31 12.408 7S s 132.468 62 8 Hidor y, OíckorV. Ooc Qock Repair u e ^ n .ỡ ũ 124 71Í .10 4 .1 9 6 1 3 s 297 SOS.23 9 Liid« ữo P t iọ P e l 0«lecliv«s 3 0 d 3 4 .6 3 71*111.2S 74 936.24 s 176 6 72.12 10 Simple Sìmon Pi« Shopp«« 104 ^ 3 7 .77 7 7 ,9 4 3 1 9 4S.897.3S $ 226 778.21 11 ladcBeM mbk Candíesiídcỉ $ n e ,? 3 7 .3 2 9$!o 3S.t9 $ 7 M 5 4 .S 0 $ 3 0 1 .9 ? ? 01 12 T«t»l ^691.997.96 Ỗ94«,S9S.04 $ỉ.e4ì«oee.23 13 l i jMonlhlv/Q(rfv Perc«ni3se 3 7 » t ì % 2196 0 w. Htnh 4.8: VVorksheet sau khi sao chép cỗng thức với tham chiêu 8 luyệt đsl. Bởi vì Ei2 đã được thay đổi thành $E$12 trong công thức gốc, tât cả bản sao đều có tham chiếu tuyệt đối (không thay đổi) y như nhau. • •••••• Thủ thuảt• Nếu bạn sơ Ỷ chép một công thức ncri một hoặc nhỉểu tham chiếu ô đó lẽ ra nên tuyệt dấi nhưhg bạn làm cho chúng đểu trở thành tươtìg đấi^ hăy chỉnh sửa công thức gấc sau dây: 1. Nhâp đôi ô có công thức hoặc nhấn F2 để biên tập nó. 2. Đật điểm chèn ở nơi nào đó trên tham chiếu mà bạn muôn chuyển đổi thành tuyệt đôi.
  14. Chương 4: Thực hiện các thay dổi 139 3. Nhấn F4. 4. Khi bạn biên tập xong, nhấp nút Enter trên thanh Pormula và sau dó sao chép công thức sang dãy ô bị lộn xộn bằng ílll handle. C ả n h b á o Hãy bảo đảm nhấn F4 chỉ để thay đổi mộc tham chiếu ô thành hoàn toàn tuyệt đối như được mô tả trước đó. Nếu bạn nhâ^n pliím chức năng F4 lần thứ hai, rốc cuộc bạn sẽ có cái được gọi là tham chiếu hỗn hợp (mixed reference), nơi chỉ phần hàng là tuyệt đô’i và phần cột là tương đôì (như trong E$12). Nếu sau đó bạn nhấn lại F4, Exce! đưa ra một loạt tham chiếu lìỗn hợp nơi plìần cột hiện tuyệt đối và phần hàng thì tương đô”i (như trong $E12). Nếu bạn cứ tiếp tục nhấn F4 lần nữa, Excel thay đổi tham chiếu ô trỏ [ại thành tương đôl hoàn toàn (như crong E12). Sau khi bạn trỏ lại nơi mà bạn đã bắt đầu, bạn có thể tiếp tục sử dụng F4 để duyệt qua cập hợp thay đổi tham chiếu ô đó lại từ đầu. Di chuyên và sao chép bằng cut, copỵ, và paste Thay vì sử dụng phương pháp rê và thả hoặc AutoPill, bạn có thể sử dụng các lệnh Cut, Copy, và Paste dự phòng cũ để di chuyển hoặc sao chép thông tin trong một worksheet. Những lệnh này sử đụng Oílĩce Clipboard như là một loại nơi dừng chân bên đường điện tử nơi thông tin mà bạn cắt hoặc sao chép vẫn ở đó cho đến khi bạn quyết định dán nó ở nơi khác. Do cách sắp đặt Clipboard này, bạn có thể sử dụng các lệnh này để di chuyển hoặc sao chép thông tin sang bất kỳ \vorkbook khác mở trong Excel hoặc thậm chí xem các chương trình khác chạy trong Windows (chẳng hạn như một tài liệu Word 2010). Để di chuyển một vùng chọn ô bằng Cut và Paste, ỉàm theo nhừng bước sau dây; 1. Chọn các ô mà bạn muốn di chuyển. 2. Nhâp nút lệnh Cut trong nhóm Clipboard trên tab Home (nút có biểu tượng cây kéo). Nếu bạn thích, bạn có thể chọn Cut bằng cách nhấn Ctrl+X. Bất cứ khi nào bạn chọn lệnh Cut trong Excel, chương trình bao quanh vùng chọn ô bằng một marquee (một đường chấm chấm di chuyển xung quanh đường biên của các ô) và hiển thị thông báo sau đây trên Status bar: Select destination and press ENTER or choose Paste 3. Di chuyển cursor ô đến dãy mới mà bạn muôn thông tin được di chuyển đến hoặc nhấp ô ở góc trái phía trên của dãy mới.
  15. 140 Chưdng 4: Thực hiện các thay đổi 4. Nhấn Enter để hoàn tất thao tác di chuyển. Nếu bạn cảm thấy đầy tham vọng, nhấp nút lệnh Paste trong nhóm Clipboard trên tab Home hoặc nhấn Ctrl+V. Sao chép một vùng chọn ô bằng các lệnh Copy và Paste tuân theo một thủ tục giống hệt như thủ tục bạn sử dụng bằng các lệnh Cut và Paste. Sau khi chọn dãy dể sao chép, bạn có thể đưa thông tin vào Clipboard bằng việc nhấp nút Copy trên tab Home của Ribbon, chọn Copy từ menu tắt của ô hoặc nhân Ctrl+C. Khi bạn sử dụng lệnh Paste để hoàn tất một thao tác copy, Excel sao chép vùng chọn sang dãy mà bạn chỉ định mà không loại bỏ marquee ra khỏi vùng chọn gốc. Paste là báo hiệu cho thấy bạn có thể chọn một dãy đích khác (trong cùng một tài liệu hoặc một tài liệu khác). Sau khi bạn chọn ô đầu tiên của dãy kế tiếp nơi bạn muốn vùng chọn được sao chép, hãy chọn lại lệnh Paste. Bạn có thể tiếp tục làm theo cách này. dán cùng một vùng chọn mà bạn muốn. Khi bạn sao chép lần cuối cùng, nhấn Enter thay vì chọn nút lệnh Paste hoặc nhấn Ctrl+v! Nếu bạn quên và chọn Paste, loại bỏ marquee xung quanh dãy ô gô’c bằng cách nhân phím Esc. Theo kịp với Paste Options Ngay sau khi bạn nhấp nút Paste trên tab Home của Ribbon hoặc nhân Ctrl+V đế dán các mục nhập ô mà bạn sao chép (không phải cắt) sang Clipboard, Excel hiển thị một nút Paste Options có nhân (Ctrl) nằm ngay bên phải nó ở cuối dây được dán. Khi bạn nhấp nút xo xũong này hoặc nhấn phím Ctrl, một palette tương tự như palette được minh họa trong hình 4.9 xuâ't hiện với ba nhóm nút (Paste, Paste Values và Other Paste Options). Pormưlas Pormiila s number íormatting Paste Keep source formattíng Nữ borders Transpose Hình 4.9: Nliãp nút Paste Kôepsource column width$ Values & number íormsttỉng Options hoặc nhân phím I Ctrl sau khỉ hoàn iâì một Values & source íornattỉng thao tác paste sẽ cho bạn Valuữs palette này liệt kS các tùy chộn paste. Lỉnkedpícture Pormatting Picture Paste íínk
  16. Chưòng 4: Thực hiện các thay đổi ___ 141 Bạn có thể sử dụng những tùy chọn paste này để điều khiển hoặc giới hạn loại nội dung và định dạng được bao hàm trong dãy ô được dán. Các tùy chọn paste (cùng với các trình tự phím nóng mà bạn có thể gõ nhập để chọn chúng) trên palette Paste Options bao gồm: B Paste (p): Excel dán rất cả thông tin trong vùng chọn ô (các công thức, định dạng, ). • PơmtuUt (F): Excel dán tấi cả text, số, và công thức trong inìng chọn ô biện hành mà không có định dạng của chúng. u Pomtula & Number Pormatting (O): Excel dán các (íịnb dạng số diíợc gán vào các giá f}Ị đìỉợc sao cbép cùng I'ới các công thức của chúng. M Keep Source Pormatting (K): Excel sao chép định dạng từ các ồ gổc và dán định dạng này vào các ô đich (cùng fới các mục nhập chfợc sao chép). B No Borders (B): Exceì dán lất cả mọi thứ trong vùng chọn ô mà không sao chép bất kỳ cĩường I’iển đĩỉợc áp dụng vào dãy ỗ của nó. u Keep Source Column Widths (W): Excel làm cho chiền rộng của cức CỘI Irong dãy đích giống t'ới chiềìi rộng các CỘI irong dãy ngiiỗn khi nó sao chép các mục nhập ô. * Transpose (T): Excel thay đổi hĩíớng của các mục nhập dược dán. Ví dụ, nếti các mục nhập của các ỗ gốc chạy xuống các hàng của một cột của worksheei, các mục nhập đítợc dán sẽ chạy qiia các cột của một hàng. K Values (V): Excel dán chỉ các kết (Ịuả tính toán của bất kỳ công thức trong dày ô nguồn. M Values & Number Pormatting (A); Excel dân kết qĩiả được tinh toán của bất kỳ công ihức cùng với tấl cả định dạng đuợc gán vào các nhãn, giá trị, và công thrìc írong dãy ô ngĩiồn vào dãy đích. Diều này có nghĩa lất cả nhăn t’à giá trị trong dãy đích chíợc định c/ạng nhííciăy nguồn mặc dù tất cả công thức gốc bị mất rà dãy các giá lỉỊ lính toán đĩcợc giứ lại. » Values & Source Pormattíng (E): Excel dán các kết quả tinh loán cãa bất kỳ công thức củng với tất cả định dạng được gán vào ổ dãy ngíiồn. K Pomtatting (R): Excel dán chì định dạng (và không phải các mục nhập) đttợc sao chép tử dãỵ ô ngtiồn sang dãy đích. u Paste Link (N): Excel tạo các công thức liên kết trong dãy đich sao cho bất kỳ thay đổi mà bạn thực hiện đối vởi các mục nhập trong
  17. 142___Chưdng 4: Thực hiện các tihay đổi các ố trong dãy nPĩiồri cíược mang sang ngay trìc thi và điỉọxphản ánh trong các ố iươnq ứng của dãy đỉcb. * Picture (U): Excel dán chì các ảnh trong rùng chọn ô đíỉọc sao chép. ^ L i t t k e d Picture (I): lixce! dán mộ! link dãn đến các ảníì ìrong t^ủng chọn ô được sao chép. Dán từtask pane clipboard Để mở Clipboard trong task pane riêng của nó nằm ngay bén trái vùng Worksheet (xem hình 4.10), nhấp dialog box launcher ở gó'C phải phía dưới của nhóm Clipboard trên tab Home của Ribbon. Để dán một mục từ OÍTice Clipboard vào một vvorksheet thay vì worksheet có dữ liệu được cắt hoặc được sao chép sau cùng lên trên nó, nhấp mục trong task pane Clipboard để dán nó vào worksheet bắt đầu tại vị trí hiện hành của cursor ô. '3 ucc Ok blknioỉtCKii ^ V - A - . - ^ ỈJ' ; i.-u. V , , ^ . Ằ\i • í X A B ứ .ẠfMUiV t M otherGoose Enterprises • 2 0 1 0 S d ie s 2 Idn f«b Mdr c y 3ei\ tov M M HTrauM 3 i ê A S p raiO lel Cente^s &9.3S9.S6 1 9 .9 6 0 .0 6 5 • .J Jad( iiitcl iilĩ 1 paunia C4AI«I s 12,345.62 99.6 4 Ỉ.7U i 4 ) Im' I ; s M olhet Hub&sfd Don õoodies 12,é57,0S Ỉ0 .S 9 3 .S 6 42.300 78 1 6 R u h a-O o b D o b Tubs^ »nd Spas I7 .C 1 9 .7 9 40,635.00 ‘Ì7.9ìà.99 « i 7 Oeorgl? PuddinR Pies S7 133.S6 «2,976.31 l2 .A 0 t 7S i 9 Hickory, Dickory, Ooc Clock Repdír 168 591.00 1 2 4 .7 1 8 .1 0 4 .1 9 6 ,1 3 9 Bo Peec> P f 1 Oetcctiv«s 30.834.63 71,111.25 7 4 ,« € .2 4 H 10 sim ple sim on Pi9 ỉhopp«& 104.93 7./7 77.543.19 4S,«97.25 ị 11 Jack*Be*Nimble Candleiikks 1 2 & 2 3 7 .3 2 9 5 .0 3 S .1 9 7 a ,6 S 4 .S 0 Ị t 1 2 Total s S i 2 .4 9 5.32 $681,997.8^ $34«.59ỉ.04 ị \ 13 1 1 1 L4 Monlhlv/Qrr»^?ercenbgG 42%» 37H 21^ i I l ỉ ! 16 i i : 17 — - 18 [Õbm>ọ^*1 19 > ' o < ÌỊ«0 ữ iMk <•' Hình 4.10: Task pane Clipboard xuâ't hiện ở phía bên tfáí vùng VVorksheet Excel. Bạn có thể dán tât cả mục được lưu trừ trong Oíĩice Clipboard vào worksheet hiện hành bằng việc nhâ'p nút Paste All ở phần trên cùng của task pane Clipboard. Để xóa sạch tất cả mục hiện hành ra khỏi OíTice Clipboard, nhấp nút Clear All. Để xóa chỉ một mục cụ thể ra khỏi OíTice Clipboard, đặt con trỏ chuột trên một trong task pane Clipboard cho đến khi nút xổ xuống của nó xuâ't hiện. Nhấp nút xổ xuông này, và sau đó chọn Delete từ menu pop-up (xem hình 4.10).
  18. Chương 4: Thực hiện các thay đổi 143 • •••••• Thủ thuật Dê' làm cho task psne Clipboard tự dộng xuất hiện sau khi bạn cắt hoậc sao chép hai lần sang Clipboard trong một vvorkbook Excel, nhấp tủy chọn Shovv Office Clipboard Automatically trên menu nút Options cua task pane. Để mở task pane clipboard trong cửa sổ chương trình Excel bằng cách nhấn Ctrl+CC, nhấp Show Office Clipboard VVhen Ctrl+C Pressed Twice trên nút Options của ỉask pane. Nhân Ctrl-t-CC sẽ chỉ mở task pane. Bạn vẫn phải nhấp nút Close trong Office Clipboard dê đóng lask pane. Dán bằng Paste Special Thông thường, trừ phi bạn vọc sữa Paste Options, Excel sao chép tết cả thông tin trong dãy ô mà bạn chọn: Định dạng cũng như các cÔDg thức, text, và những giá trị khác mà bạn nhập vào. Bạn có thể sử dụng lệnh Paste special để xác định các mục nhập và định dạng nào để sử dụng trong thao tác paste hiện hành. Nhiều tùy chọn Paste special cũng có sẵn trên palette Paste Options. Để dán các phần cụ thể của một vùng chọn ô trong khi loại bỏ các phần khác, nhấp nút xổ xuống xuâ't hiện ở cuôl nút lệnh Paste trên tab Home của Ribbon. Sau đó, nhấp Paste special trên menu xổ xuống của nó để mỏ hộp thoại Paste Speciaì được minh họa trong hình 4.11, P99Í9 s p « c ỉa | G T i i a A I u&lng 5ource tịỉema Ẽormiias A leacao t bo»ứê^ ịề i m Coijiyiedihs hxtnHữ f 0(rn iM and numòer íormAts đnd f»jnôe» íermAts AJI Op«r4Qen aÌ ũỊtkis ỉix r a c t S^btar*s Tr anooi9 f 1 OK Ị { Hình 4.11; sử dụng các tùy chọn trong hộp thoại Paste Special để diểu khiển pỉiẩn nào của vùng chọn ố để bao hàm Irong thao lác paste. Các tùy chọn trong hộp thoại Paste Special bao gồm: M AU để dán lất cả mọi thứ trong vùng chọn ô (các cồng thức, định dạng, ). !Ễ Pơrmukts để dán lấi cả text, số, I>à công thức trong vùng chọn ồ hiện hành mả không có định dạng của chúng. u Values đề chuyển đổi các cổng thức trong vùng chọn ô hiện bành thành các giá trị tính toán của chúng.
  19. 144 Chương 4: Thực hiện các thay đổi #Pormats để dán chì định dạng từ vũng chọn ổ biện bành, để lạỉ các mục nhập ô. B Comments để dán chỉ các ghi chú mà bạn đính kènĩ rào các ô của chúng (hơi giống nhĩ ỉ các ghi chú tự dính điộn tứ - xem chưcĩiiq 6 để biết chi tiết). u Validation để dán chỉ các qìiy tắc hiộìi lực hóa dữ liệỉi ĩ’ào dăy ô mà bạn ỉhiếỉ lập bằng lệnh Data Validation (chophép bạn xác lập giá ỉrị hoặc dãy giá trị nào âìtợc cho phép ĩrong một ô hoặc dãy ô cụ thể). M Alt Using Sơurce Theme để dán tất cã ỉhông tin cộng róv các cell styỉe âược áp dụng vào các ô, lẵ AU Excep Borders đề dán í ất cả mọi thứ trong vùng chọn ô mà không sao chép bất kỳ đường viển mà bạn sứ dụng ở đó. ^ Coìumn Widths để áp dụng các chiểĩi rộng cột của các ô chtợc sao chép sang Clipboard vào các cộí nơi các ô âược dán. u Fơrmuias and Number Pormats để bao hàm các định dạng số đìỉợc gán vào các giá trị ĩ>à công thức đirợc dán. ễẫ Values and Number Pormats để chìiyển đồi các cõnq Ị hức thành các giá trị tinh toán của chúng ỉ'à bao hàm các cíịnh dợììg số mà bạn gán ĩúo ĩất cả giá ỉrị được dán. K AU Merging Conditional Pormats để dán Condilional Fot’matlin(ị vào dãy ô. u None để ra lệnh Excel không thực hiện phép toán giữa các mục nhập dữ liệu mà bạn cẳt hoặc sao chớp sarìg Cỉipboard vằ các mực nhập dứ liệĩi trong dãy ô nơi bạn dán. tt Add để thêm dứ liệĩí mả hạn cổt hoặc SCO chép sang Clipboard ĩ'à các mục nhập dữ liệíi trong dãy ô nơi bạn dán. ^ Subtract để bởt đi dứ liệu mà bạn cắt hoặc sao chép saìig Cìipboard ra khỏi các mực nhập dữ liệti trong dãy ô nơi bạn dán. tẵ MuUiply đề nhân dữ liệti mà bạn cắt hoặc sao chép sang Clipboard với các mục nhập dứ liệĩi trong dăy ô nơi bạn dán. lÊ Divide để chia dứ liệu mà bạn cất hoặc sao chép sang ơipboard với các mục nhập dứ liệĩi trong dãy ô nơi bạn dán. ^ Hộp kiểm Skip BUinks khi bạn muốn Excel dán mọi nơi ngoại !rtì bấĩ kỳ ô rỗng ĩ rong dăy đến. Nói cách khác một ô trống không thể ghi đè các mục nhập ô hiện hành. 9 Hộp kiếm Transpose khi bạn muốn Excel thay đồi hướng của các mục nhập được dán. Ví dụ, nểĩi các mục nhập của các ô gốc chạy
  20. Chưởng 4: Thực hiện các thay đổi 145 Xỉiống các hàng của một CỘI của ivorksheet, các mục nhập âìỉạc dán âĩíợc chuyển Ị>ị sẽ chạy nqang qua các cột của mội bàng. • Nút Paste Link khi bạn sao chép các mục nhập ô t'à bạn muốn ihiếí lập một Hôn kết giữa các bản sao mà bạn dán và cảc mục nhập gốc. Theo cách đó, các thay đổi đối với các ỗ gốc sẽ tự động cập nhật trong các bản sao được dán. Xóa các cọi và hàng Đẽ loại bỏ chỉ nội dung của một vùng chọn ô thay vì xóa các ô và nội dung của chúng, chọn một dãy ô để xóa sạch và sau đó chỉ việc nhấn phím Delete. Nếu bạn muốn loại bỏ không chỉ nội dung của một vùng chọn ô, nhấp nút Clear (nút có cục tẩy) trong nhóm Editing trên tab Home của Rib- bon và sau đó nhâ'p một trong các tùy chọn sau đây trên menu xổ xuông của nó: K Cỉear AIL Loại bỏ tất cả định dạng i>à ghi chú cũng nbỉ( các mục nhâp trong vùng chọn ô (Aỉt+HEA). K Clear Pormats: Xóa chỉ âịnh dạng ra khỏi vùng chọn ô mà khõng chạm vào bất cứ thứ gì khác (Alt+HEF). ^ Clear Contents: Xóa chỉ các mục nhập trong vùng chọn ô giống nhỉ( nhấn phím Delete (AU+HEC). • Clear Comments: Loại bỏ các ghi chú trong I'ùng chọn ô nhỉtng dể lại mọi thứ khác <Alt+HEM)- ÍỄ Cỉear Hyperlinks: Loại bỏ các hyperlink hiện hành (xem chương Ĩ2) trong ining chọn ô nbỉừĩg để lại lext mõ lả của nó (Ali+HEL). Đế xóa vùng chọn ô thay vì chỉ xóa sạch nội dung của nó, chọn dây ô, nhấp nút xổ xuống đính kèm với nút lệnh Delete trong nhóm Cells của tab Home và sau đó nhấp Delete Cells trên menu xổ xuống (hoặc nhấn Alt+HDD). Hộp thoại Delete mở ra hiển thị các tùy chọn để lấp đầy các khoảng trông được tạo ra khi các ô hiện được chọn bị loại bỏ. ^ ShỊ/i CeUs Leýu Tùy chọn mặc định này di chuyển các mục nhập lừcáccộtỉân cận nằm bên phải sang bên trái để lấp đẩy các khoảng trống dược tạo ra khi bạn xóa mng chọn ô bằng việc nhấn OK boăc nhấn Enter. u Sbị/Ì CeUs up: Chọn tìiy chọn này để di chuyển các mục nhập lên tứ các bàng lăn cận bên dưới. ẾT Entire Row: Chọn tùy chọn này đ ể loại bỏ tất cả hàng Irong vùng chọn ô biện hành.
  21. 146___ Chưdng 4; Thực hiện các thay đổi u Entire Cobimns: Chọn tủy chọn này để xóa tấỉ cả cột trong vùng chọn ô biện hành. • •••••• Thủ thuật Nếu bạn biết rằng bạn muốn dịch chuyến các ô còn lại sang bên trái sau khi xóa các ô trong vùng chọn hiện hành, bạn chỉ việc nhấp lệnh Deiete trên tab Home của Ribbon. (Diều này giống như mở hộp thoại Delete và sau dó nhấp OK khi nút Shift Cells Left iríăc định được chọn. Để xóa cả một cột hoặc hàng ra khỏi worksheet, bạn có thể chọn cột hoặc hàng trên khung cửa sổ vvorkbook, nhâp phải vùng chọn và sau đó nhấp Delete từ menu tắt của cột hoặc hàng. Bgn cữnq tá riiỉ xéo toàn í ệ các cệl vồ liổnq ẩưcc clìọn iponq >vopl^$lieeÌ t)àng vỉệc nliđp nủl xổxuếrv) dỉtìli Lèm váo nút lệníì Oelete Ipên foL Hom e của Ril)Lon và sau Ỉ ồ nliđp fùij chọn Deleie Síì€€Ì Columns O ^lt+ M D C) koộc tù 4 ckọrì Delete S li« f Rcws (A lt+ H D R ) trên menu xổ xuốnq. Chèn nội dung Đê’ chèn một dây ô mới, chọn các ô nơi bạn muôn các ô mới xuất hiện và sau đó nhấp danh sách xổ xuông đính kèm vào nút lệnh Insert trong nhóm Cells của tab Home và sau đó nhấp Insert Cells trên menu xổ xuống (hoặc nhấn Alt+HII). Hộp thoại Insert mở ra với các nút tùy chọn sau đây: M Shift CeUs Right: Chọn lùy chọn này đ ể dịch chuyển các ô hiện c6 sang bên phải để dành chỗ cho các ô mà bạn mỉiốn thêm rào ínỉớc khi nhấp OK hoặc nhấn Enter. u Shiýt Ceỉls Doivtu sử dụng tùy chọn ĩnặc định này dể ra lệnh chĩ«mg trình dịch chuyển các mục nhập hiện có Xỉiông tníớc khi nhấp OK hoặc nhấn Enter. M Entire Row hoặc Entire Column: Khi bạn chèn các ô bằng hộị) thoại Insert, bạn có thể chèn các hàng hoặc cột hoàn chỉnh trong dãy ô hằng việc chọn một trong hai nút radio này. Bạn cũng có thể chọn sổ hàng hoặc mẫu tự cột trên khung tntởc khi bạn chọn lệnh Insert. • •••••• Thủ thuật Nếu ban bỉết rằng bạn muốn dịch chuyển các ô hiện có sang bên phải để dành chỗ cho các ô mới dược chèn, bạn chỉ việc nhâ'p nút lệnh Insert trên ỉab Home của Ribbon (điều này giống như mở hộp ỉhoại Insert và sau dó nhấp OK khi nút Shift Cells Righỉ được chọn).
  22. Chương 4: Thực hiện các thay đổi 147 Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể chèn toàn bộ các cột và hàng trong một worksheet bằng việc nhâp phải vùng chọn và sau đó nhấp Insert trên menu tắt của cột hoặc hàng. Loại bỏ eóe lỗi chinh tả Để kiểm tra chính tả trong một vvorksheet, bạn có các tùy chọn sau đây: K ì\bắp nút lệnh spelling trên tab Revieiu của Ribbon. a Nhấn All+RS. a Nhấn F7. Bâ't kỳ bạn làm điều này bằng bất kỳ cách nào, Excel bắt đầu kiểm tra chính tả của tấ t cả mục nhập text trong worksheet. Khi chương trình gặp phải một từ lạ, nó hiển thị hộp thoại spelling, tương tự như hộp thoại được minh họa trong hình 4.12. spellrng: Engltsh (U.S.) NotnCXUooatv: G«orqie ỈQ íx re Once AI ồdd to Dktiooary Suộoesũors. LiIÍCU âoorặẽ ôeorÁe Chano^ AỊ ấỉèor^cCoor^iin AutoCocrecỉ OK^«rtdry (U.S.) C«ncd Hình 4.12: Kiểm tra chính tả từ hộp thoại Spelling. Excel đề nghị các từ thay thế cho từ lạ được thể hiện trong hộp text Not in Dictionary bằng một từ thay thế có thể trong hộp danh sách Suggestions của hộp thoại Spelling. Nếu từ thay thế đó không đúng, bạn có thể cuộn qua danh sách Suggestions và nhấp đúng từ thay thế. Sử dụng các tùy chọn của hộp thoại Spelling như sau; M Ignơre Once và Ignore Alt Khi việc kiểm tra chinh (ả của Excel gặp phải một từ mà từ điển của nó cảm thấy nghi ngờ nhỉờig bạn biết khả thi, nhấp nút ỉgnore Once. Nếii bạn kbõng muốn spell checker mắc cônịi tniy I'ấn bạn lại từ này, nhấp nút Ignore All. K Add to Dictionary: Nhấp nút này để thêm lử lạ (đối với Excel) chẳng hạn nhít tên của bạn vào một từ điền tùy ý sao cho Excel sẽ khổng đánh dấn lại nó khi bạn kiểm tra chính tả trong ivorksheet sau này.
  23. 148 Chưdng 4: Thực hiện các thay đổi • Cbange: Nhấp nút này d ể thay tbế từ đicợc Hệt kê irong hộp text Nol in Dictionary bằng từ mà Excel đề nghị trong hộp danh sách Stiq- gestions. * Change Alt Nhấp núi này để thay đổi tất cả incờng hợp của từ sai chinh tả này trong ivorksbeet thành lữ mà Excel biển thị irong bộp danh sách Sĩiggestions. m AutoCorrect: Nhấp nút này đ ể yêu cầu Excel tự cĩộỉìg sứa lỗi chính tả này bằng từ gợi ý hiển thị trong hộp danh sách Siiggestions (bằng cách thêm lỗi chính tả và tỉìgợiý vào bộp (hoại AìttoCorrect; để biết ihỗm chi tiết, xem chương 2). ^ Dictionary Language: Để chĩiyển sang một tử điển khác (chẳng hạn như một lừ diển United Kingdom Englisb, hoặc một từ điển French khi kiểm tra các từ tiếng Pháp trong mội uiorksheet đa ngôn ngữ), nháp nút xổXHổng này và sati đó chọntên của ngôn ngữ mà bạn miiốn trong danh sách. Chú ý rằng speil checker của Excel không chỉ đánh dấu các từ không được tìm thấy trong từ điển cài sẵn hoặc từ điển tùy ý của nó mà còn đánh dấu các trường hợp của các từ đôi trong một mục nhập ô (chẳng hạn như total total) và các từ có cách viết hoa khác thường (chẳng hạn như NEw York thay vì New York). Theo mặc định, spell checker bỏ qua tấ t cả từ có các số và tấ t cả địa chỉ Internet. Nếu bạn muôVi nó cũng bỏ qua tất cả từ bằng các chữ hoa, nhâ”p nút Options ở cuôl hộp thoại Spelling và sau đó chọn hộp kiểm Ignore Words in UPPERCASE trước khi nhấp OK. Bạn có thể kiểm tra chính tả của chỉ một nhóm mục nhập cụ thể bàng việc chọn các ô trước khi bạn nhấp nút lệnh Speiling trên một tab Review của Ribbon hoặc nhấn F7. Loợỉ bỏ các lỗi bằng Text to Speeeh Thật không may, Text to Speech không có sẵn từ bâ't kỳ tab trên Ribbon. Do đó, cách duy nhất để truy cập Text to speech là bằng việc thêm các nút lệnh Speak Cells của nó dưới dạng các nút tùy ý trên tab tùy ý trên Ribbon hoặc dưới dạng các nút tùy ý trên thanh công cụ Quick Access như sau: 1. Nhấp nút Customize Quick Access Toolbar ở ngay đầu thanh công cụ Quick Access và sau đó nhâp More Commands trên menu của nó. Tab Quick Access Toolbar của hộp thoại Excel Options mở ra. 2. Nhấp Commands Not in Ribbon trên menu xổ xuông Choose Commands From và cuộn xuống cho đến khi bạn thấy các lệnh Speak Cells.
  24. Chương 4: Thực hiện các thay đổi 149 Các nút lệnh Text to Speech bao gồm Speak Cells, Speak Cells - Stop Speaking Cells, speak Cells by Column, speak Cells by Row, và speak Cells on Enter, 3. Nhâp nút Speak Cells trong hộp danh sách Choose Commands From nằm ở bên trái và sau đó nhấp nút Add để thêm nó vào cuôi hộp danh sách Customize Quick Access Toolbar nằm bên phải. 4. Lập lại bước 3 cho đên khi bạn đã thêm các nút Text to speech còn lại vào thanh công cụ Quick Access: Speak Cells - Stop Speak- ing Cells, Speak Cells by Columns, speak Cells by Rows, và Speak Cells on Enter. Nếu bạn muốn đặt lại các nút Text to speeeh trên thanh công cụ Quick Access, chọn mỗi nút trong danh sách Customize Quick Access Toolbar và sau đó di chuyển nó sang bên trái trên thanh bằng việc nhấp nút Move ưp hoặc sang phải bằng việc nhấp Move Down. Nếu bạn muốn làm nổi bật các nút Text to speech dưới dạng một nhóm riêng biệt trên thanh cóng cụ Quick Access, thêm một thanh phân cấp thẳng đứng trước nút lệnh Speak Cells (và đứng sau nút speak Cells on Enter nếu bạn có các nút không liên quan đến chức năng Text to speech đứng sau trên thanh công cụ Quick Access). 5. Nhấp nút OK để đóng hộp thoại Excel Options. Hình 4.13 minh họa thanh công cụ Quick Access trong cửa số chương trình Excel 2010 sau khi thanh công cụ được đi chuyển xuông sao cho nó xuất hiện bên dưới Ribbon và các nút lệnh speak Cells được thêm vào nó. Sau khi thêm các lệnh Text to Speech dưới dạng các nút speak Cells tùy ý trên thanh công cụ Quick Access, bạn có thể sử dụng chúng để chứng thực các mục nhập bảng tính và bắt giữ các lỗi khó nhận ra như sau: 1. Chọn các ô trong vvorksheet có nội dung mà bạn muốn đọc to bàng Text to Speech, 2. Nhâ'p nút tùy chọn speak Cells trên thanh công cụ Quick Access để yêu cầu máy tính đọc các mục nhập trong các ô được chọn. Theo mặc định, tính năng Text to speech đọc nội dung của mỗi ô trong vùng chọn ô bằng việc đọc xuống mỗi cột và sau dó ngang qua các hàng. Nếu bạn muốn Text to Speech đọc ngang qua các hàng và sau đó dọc xuống các cột, hãy nhấp nút speak Cells by Rows trên thanh công cụ Quick Access (nút có hai mũi tên nằm ngang đôi diện).
  25. 150___Chưòng 4: Thực hiện các thay dổi 3. Để yêu cầu tính năng Text to Speech đọc mỗi mục nhập ó trong khi bạn nhân phím Enter (vào lúc đó cursor ô di chuyển xuông đến ô kế tiếp trong vùng chọn), nhấp nút tùy ý Speak Cells on Enter (nút có biểu tượng Enter mũi tên cong) trên thanh còng cụ Quick Access. Ngay khi bạn nhâ'p nút speak Cells on Enter, máy tính nói cho bạn biết “Cell will now behavior spoken on Enter”. Sau khi bạn chọn tùy chọn này, bạn cần nhấn Enter mỗi lần bạn muốn nghe một mục nhập được đọc cho bạn. 4. Để tạm dừng tính năng Text to Speech khi bạn không sừ dụng tùy chọn Speak Cells on Enter (bước 3) và bạn tìm thấy một sự khác biệt giữa những gì bạn đang đọc và những gì bạn đang nghe, nhấp nút Stop Speaking (nút nhóm speak Cells có dấu x). « # S3 ■ấ m B m «u»« Ittttrt H»e KrMtB vte» Mu A 0 B ^ Sc«l« »»» A 'A ' i ĩ » , A c 0 E F ' 1 iMọther Goos«lnterDri»s-2010Sdk$ 1 2 ứ n F»b Q ư l ' 3 iic k S(M al O iti c«rit«t 5 5 ^ ,3 8 9 .S6 19.9& 0.06 s 1S9,483.20 : ỉ 4 iackand^ill lrâuinaC«nỉ«rỉ ì í u y ỏ i 89*64S.70 2 Ỉ 4 36 .0 4 s 127.428.U ' I ò M oth«r H ubbâtd Dog Go o d i«ỉ 1 2 > S 7 .0 S 6 0 .Ỉ9 3 .& 6 4^ .300.28 $ 115,SSQ.89 1 1 6 R«jb*d ứ ub U ub 1 ư b i artd Spas 1 7 > 1 9 .7 9 4 0 .6 3 s . 00 * 2 .9 ÌA / Ì$ s 101,069.78 • 7 Geo r gíe Por 0« PuMi Pi«s S M 3 3 .S 6 6 2 ,« 6 .3 1 1 2 .4 0 8 ./S s 132.4&8.62 ị 8 Hickofy« Dickorv« Ooc Ooch Aepd^t Ỉ6 8 .S 9 1 .Ỡ 0 1 2 4 7 1 6 .iO 4 ,1 9 6 .1 3 s 29?.S0S.23 ' 9 LhQe Bo p «ep p«t O e ;« cỉiv e ỉ 30,634.& 3 7 1 A 1 1 .2 S 7 ti.9 2 i.7 « s 1 7 M 7 2 .U 10 SinkDỈeSini0nPie$h0D&?s 1 0 4 ,9 3 7 .7 7 7 7.9 4 3 .1 9 4 S .$ 9 7 .2 5 $ 229 .7 78 .3 1 11 iack Ve NimbleCandí«ỉ1ickỉ $128,237.32 9 S ,0 35 .1 9 $ 78>& 4.b0 s 301.92 ?.01 1 ! 12 iQ U l S M 2 ,4 9 ằ .3 2 $681.997.66 s 346,^95.01 $1.6^ 1.098.Vi i Ị 1 13 14 Mon(h^/QIr^P«rcenta8« 37% -t2% 21^ 1 i ' > 15 i ' Hình 4.13; Sau khi thÊm các nút lệnh Speak Cells vào thanti công cụ Quick Access, bạn có Ihể sử dụng chúng để kiểm tra các mục nliập 6 bằng âm thanh. Sau kfii nỉiốp J i ú i SpêoL O ell$ on Entep Ipên i l i Q n k cônq cg Q uìcl( Access^ rnóij lính nói chỉ m Ễi m g c n k ộ p t mói mđ l>gn koờn iđ l [)ànq việc n hđn phím Ễ a t e ? (d i cku^ến CUPSOP xuếnq một kòng) iít0L| vì một pkựonq p\ìấp kkó c n âo ề t i ckdnq tiợn như nkđp núi Eniep trên ilianli Pormuia iio^c nkến plỉím 4^. • •••••• Thủ thuật Bạn cũng có thể thêm bất kỳ hoặc tất cả nút Text to Speech vào một nhóm ỉùy ý trên một ỉab tùy ý trên Ribbon (ví dụ, nhóm Speak Cells trên tab Misc tùy ý trong hình 4.13 chứa các núỉ Speak Cells và Sỉop speakỉng).
  26. Chưdng 5: In tài liệu 151 In tài liệu Trong chương này bạn sẽ học những điểm chính sau đây: • Xem intởc các trang trong Page Layont và các bản in trong Back- Síage Vieiv u ỉn nhanh từ thanh cõng cụ Quick Access # In tất cả ivorksheet trong một tvorkbook n ỉn chỉ một số ô trong một uorksheet # Thay đổi bướng trang • In loàn bộ uorksheet trên một trang n Thay (tổi các lề cho một report ẵ! Thêm header và footer vào một report u ìn các tiêíi đề CỘI và bàng dưới dạng các tiỗỉi đề in trên mỗi trang của một reporí * Chèn các ngắl trang trong một report K Ịn các cống thức trong worksheet rong chương này, bạn khám phá in các report (báo cáo) bằng Excel 2010 đễ dàng như thế nào. Nhờ đến panel Print mới của Tchương trình trong Backstage View (Alt+FP), khung xem
  27. 152 Chương 5: In tầi liệu worksheet Page Layout của nó và tab Page Layout tiện lợi của nó trên Ribbon, bạn sẽ khám phá cách tạo các report hoàn hảo lần đầu tiên bạn gởi tài liệu đến máy in (thay vì lần thứ hai hoặc thậm chí lần thứ ba). Thủ thuật duy nhất để in một worksheet là làm quen với sơ đồ phân trang và học cách điều khiển nó. Nhiều worksheet mà bạn tạo bằng Excel không chỉ dài hơn một trang in mà còn rộng hơn. Các bộ xử lý từ, chẳng hạn như Word 2010, phân trang tài liệu chỉ theo chiều dọc; chúng sẽ không cho bạn tạo một tài liệu rộng hơn khổ trang mà bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, các chương trình bảng tính như Excel 2010 thường phải ngắt các trang cả theo chiều dọc và theo chiều ngang để in một tài liệu worksheet. Khi ngắt một worksheet thành các trang, đầu tiên Excel phân trang tài liệu theo chiều dọc xuông các hàng trong các cột đầu tiên của vùng in {giông như một bộ xử lý từ). Sau khi phân trang các cột đầu tiên, chương trình phân trang dọc xuông các hàng của tập hợp cột thứ hai trong vùng in. Excel phân trang dọc xuống và sau đó lên trên cho đến khi toàn bộ tài liệu được bao hàm trong vùng in hiện hành (mà có thể bao gồm toàn bộ worksheet hoặc chỉ các section) được phân trang. Khi phân trang worksheet, Excel không ngắt thông tin bên trong một hàng hoặc cột. Nếu không phải tất cả thông tin trong một hàng sẽ nằm vừa tại đáy trang, chương trình di chuyển toàn bộ hàng đến trang tiếp theo. Nếu không phải tất cả thông tin trong một cột sẽ nằm vừa tại mép phải của trang, chưcỉng trình di chuyển toàn bộ cột sang một trang mới. (bdi vì Excel phân trang dọc xuống và sau đó lên trên, cột có thể không xuất hiện trên trang kế tiếp của report). Bạn có thể giải quyết các vấn đề phân trang như vậy bằng một sô” cách và trong chương này bạn sẽ xem tất cả chúng. Sau khi bạn đã kiểm soát được tất cả vấn đề phân trang này, in là điều dễ dàng. Xem trưérc cóc irang trong Page Loyout Vievr Page Layout View của Excel 2010 cho bạn truy cập tức thì việc phân trang của vvorksheet hiện hành. Kích hoạt tính năng này bằng việc nhâp nút Page Layout View (nút ở giữa) nằm ngay bên trái thanh trượt Zoom trên Status bar hoặc bằng cách nhấp nút lệnh Page Layout View trên tab View của Ribbon (Alt+WP). Như bạn có thể thấy trong hình 5.1, khi bạn chuyển sang Page Layout View, Excel thêm các đường gạch ngang và dọc vào các tiêu đề mẫu tự cột và sô’ hàng, Trong vùng Worksheet, khung xem này hiển thị các margin cho mỗi trang in, bâ't kỳ header và íooter được xác định cho report, và các ngắt giữa mỗi trang. (Thường bạn phải sử dụng thanh trượt Zoom để giảm độ phóng đại màn hình để hiển thị các ngắt trang trên màn hình).
  28. Chưdng 5: In tài liệu 153 ••••••• Thú thuật Dể ỉhây tâ't cả trang trong worksheet hiện hành, rê nút thanh trượt trèn thanh trượt Zaom trên Status bar sang bên trái cho dến khi bạn giám dộ phóng đại màn hình đú để hiển thị tất cá ỉrang dữ liệu. l£j 9o-P»«p CK«ìỉi.kLxIw • Mi«'Ti^9n£xỉCl luu 'Atrti • 1» ' A' *' • » » »" 5 {«>evnt m 99 I • » . . ■ A , . £ ^ ^ FW*nf*Q* ỈW*J* A 'VW'Vtl t i mm A im ie 8o Prrp >«i DMPai«e« • ci vi &n i nc A aiTí m 100 00 •q \c . iQiGĩe ỉunđatKeXiđdd HOIS n w a l l C ô »477 □oted Ỉ4S.S TS.OO 11 I lUMiUb (jr>d«r«iu 1^0(9 iUChT Oa^ord IN on>s ’ LJo^«a 900 n n \ ĩ ; 103*00« Cw»iO $7 M u u n l O lf m p u » CT 'ữ ìĩS l Adnv l ỉ i 5 TS.M 5 “ t? l O Ỉ O Ỉ Ỉ D r i^ o '' r a i ĩ n « i s i o c « n e c* a Ann*s W fld d 10 OOIIOỈ A đ i t e 4 S t ì TS.OD • 14 1 9 « O ỉ l Ỉ l l 9 f ỉ Em« C o g n 'f i « 5 5 d o ỉ e đ 78C ỈỈSOO M IC 1 0« Oĩỉ S o N a ịữ RM 69Vi»pisỉrniC 'o S 4 $ : A đ l 0 70 » i* tn * h n 8 « n l789COnft(tuiion J 9 f ỉ e 'í o n 2W’í Aai*4 l e i ỉ v^.oo 1 7 104-019 j w « f n t f V / í Ị CA 'u m A a \ f t 4 ể ỉ s IK.M 1 6 j Ỉ 0 2 O ữĩ õe«*ir>g s n a n e IO jnliỉnr»r'ỉ L9L9 ư r o •ÍA '9 ữ K 9 A a i . e M i . s 1 ỈỈ.0 Ỡ $ iC. i r ' _ .•M. r 1 » p » ' N íV r »T4 u m • Kình 5.1: Xem một bảng tính trong khung xem Page Layout. Kiểm tra và in một Report từ panel Prĩnt Đ ể tiết kiệm giấy bị lãng phí, hãy in trực tiếp worksheet từ panel Print trong Backstage View bằng việc nhấp File > Print (hoặc chỉ việc nhân Ctrl+F hoặc Ctrl+F2). Như bạn thấy trong hình 5.2, panel Print cho bạn xem thoáng qua các xác lập in hiện hành cùng với một vùng xem trước của trang đầu tiên của bản in.
  29. 154 Chướng 5: In :ài liệu lỉ]i vi ‘ * CtikK L^UỈn * brc«j s iMHt C vp ir> ị J 0»*" f Wo ___ , H t L í i í t l e t P C l l 1 W ?-5»i CaiỉUd ỉ j: u j J O p tlp fii Ỡ tm _J Hình 5.2: Panel Print trong Backstage View cho bạn thây các xác lập ỉn hiện hành cộng với một vùng xem Irưức của bản in. Bạn có thể sử dụng tính nàng Print Preview trong panel Print trước khi bạn in bâ't kỳ worksheet, phần của worksheet, hoặc toàn bộ work- book. Do nhừng đậc tính cho việc phân trang dữ liệu worksheet, bạn thường cần kiểm tra các ngắt trang trong bất kỳ report đòi hỏi nhiều trang. Vùng xem trước khi in trong panel Print cho bạn thấy chính xác dữ liệu worksheet sẽ phân trang như thế nào khi in ra. Nếu cần thiết, bạn có thể quay trở về worksheet nơi bạn có thể thay đổi các xác lập trang từ tab Page Layout trên Ribbon tiTiớc khi gởi report sang máy in khi mọi thứ trông tô't. Khi Excel hiển thị một trang đầy trong vùng xem trước khi in (print preview), bạn chỉ vừa đủ đọc nội dung của nó. Để tăng khung xem thành kích cỡ thực để kiểm chứng một sô" dữ liệu, nhấp nút Zoom to Page d góc phải phía dưới của panel Print. Kiểm tra sự khác biệt trong hình 5.3 - bạn có thể thấy trang đầu tiên của report 4 trang trông như thế nào sau khi được phóng đại bằng việc nhấp nút Zoom to Page. Sau khi bạn phóng to một trang lên kích cỡ thực, sử dụng các thanh cuộn scroll bar để đưa các phần mới của trang vào khung xem trong vùng print preview. Để quay trở về khung xem toàn trang, nhấp nút Zoom to Page lần thứ hai để hủy chọn nó.
  30. Chưdng 5: In tài liệu 155 Excel biểu thị số trang trong một report ở cuôi vùng print preview. Nếu report có nhiều trang, bạn có thể xem các trang tiếp theo bằng việc nhâp nút Next Page nằm bên phải số trang sau cùng. Để xem lại một trang mà bạn đã thấy, quay trd lại một trang bằng việc nhấp nút Previous Page nằm bên trái sô” trang đầu tiên. (Nút Previous Page mờ đi nếu bạn đang ở trang đầu tiên). PĩiM i'* ' U B « Do*Pocp ? c t Det^tivoK • Ọ iont UM SUCK c i t '13* lO L ^ ^ n > a r « í r l ỉ e ò tt ỉ 3 g W ỉ ( w ( ; ỉ t f « l ã r 'lO i 4 1 4 A T d tn a n !h »)« ỈAiTTÌcShtMM l i c t w j r * ÌÓMỈĨ » 5 !? c rx -r Fi\íriÍT f''*'*’ Seiltnsi 'S^HoBtỉttnỉle* * ^ ^ i n 1 02 ỉ ; X w r ? . . 1 - Ỉ 6 i0 f0 Ỉ09-Õ Õ 7 : i B rir* Ì 4 4 H ó l « r » M 'Ú ị& aỉleoil^ Ị M iin ã d iỉửCM íiurie iPÌÁ t* "* t K m - o a T e u i ^ SuỹÌMC*«^*cÙ» ' '^WtfeÌnWi 'P o o r« í i u » r M 4 » d in v / t r ‘“ lÕrfÕrt"' . CoTtteỉ 10? ' ' I;-.- ỉ ữ ỉ «Q « ìcr««e* ÌÒ3 .O rạ ịp n ÌK» 2 n Ú 9 o c e f i ' ( t » •Anr>\W tH ' iMdxtpt dnMn*'s« 1 04 oVl • E « tơ í ,;M. r . l * 4  V ê Ì(p \» c o ù n 49MapleS7njp jw ^ » 1 0 7 -OM tr ir k lin i Ỉ9 9 ( o r « i r à i f l n !ỈC Íf6ri0n - - . 7 ■ ti* 1 04 4 1 4 . d m r • wam«r'w«y 'Hq IIt «iOOC " l ỡ / í ã ĩ *i 6ư>yi|N«'t tffÒ Ì u u i v ỳ T ÌÔ ?4 * 1 Ỉ G c n S s r * " ỉ 9 K G « M * » i o 7 - ì i n 6 c c k in 7 ^ * •H A M rD rr* 3 N n iO u w f« e T 60CUC«^ 'S h a i i n a ^ ' S Í ' 0 l ĩ M u im p «r4 «à ~ Ì ^ | Q ^ H»nì«^*ritV^rr à d ie n ' t ề ÌP w io l* w a ^ « ìr Tic*"* "«iũy 101 o n 'u b e i t i 'S tM u e s 4 je ỉỉ oaK ỉn ceritre | ấ » 4 ỉ £ M it> « « ỉ G e c ^ ii Hình 5.3: Trang 1 của một report 4 irang sau khi nhâp nút Zoom io Page. Thủ thuật Đe hiển thị các marker biểu thị lề trái, lề phải, lề đỉnh và lề dáy hiện hành cùng với các chiều rộng cột, chọn hộp kiểm Show Margin nằm ngay bên trái nút Zoom to Page. Sau đó bạn có thể chỉnh sửa các chiều rộng cột củng như các lề trang bằng cách rê marker thích hợp. Khi bạn xem xong report, panel Print đưa ra các tùy chọn sau đây để thay đổi các xác lập in nhất định trước khi bạn gởi nó sang máy in: ẫt Nút Print với hộp combo Nĩimber o f Copies: sứ dụng nút này đ ề in reporí bảng tinh sứ dụng các xức lập in hiện hành dược liệl kê trên panel. sử dụng hộp combo để biển thị số bản sao mà bạn muốn khi cần in ra nhiềii bản sao. * Níít x ổXĩtống Printer: sứ dụng niu này để chọn một máy in mới hoặc fa x để gởi reporl bảng tính khi nhiều thiết bị đĩíợc cài đặt. (Excel lự động hiền thị tên của máy in đítợc cài đặi dưới dạng máy in mặc định trong \Vindows).
  31. 156 Chương 5; In tài liệu * Các nút xổXĩiống Settings: Nhũng nút này bao gồm một nútxốXíiống Prínt What I'ới các bộp combo Pages: sứ dụng nút xổxiiống Print \Vhat để chọn giữa việc in cbĩ các u'orksbeet hiện hành (được chọn) tnmiị workbook (mặc địtỉh), toàn bộ workbook, ĩ'ùng chọn ô hiện hành trong tvorksheet hiện hành, t>à bảng hiện được chọn trong Uỉorksheet hiện hành, sử dụng các hộp combo để giới hạn những gi đì(ợc in chì trong dãy trang mà bạn nhập trong nhiìng hộp này hoặc chọn bầng các nút spinner của chúng. Bên dưới các hộp combo, bạn thây các nút danh sách xổ xuống để in trên cả hai mặt của mỗi trang trong report, in theo thứ tự (collate) các trang của report và chuyển đổi hướng trang từ Portrait (được canh chỉnh với cạnh ngắn) thành Landscape (được canh chỉnh với cạnh dài). Ngoài ra, bạn có thể chọn một khổ giấy ngoại trừ khổ letter 8.5” X 11” chuẩn, và tùy biến kích cỡ của các lề của report (top, bottom, left, và right, cũng như các lề cho bất kỳ header và footer trên trang), In chỉ Wbrksheet hiện hành Miễn là bạn muốn sử dụng các xác lập in mặc định của Excel để in tât cả ô trong worksheet hiện hành, in trong Excel 2010 là điều dễ dàng. Chỉ việc thêm nút Qưick Print và thanh công cụ Quick Access (bằng cách nhấp nút Customize Quick Access Toolbar và sau đó nhấp Quick Print trên menu xổ xuống của nó). Sau khi thêm nút Quick Print vào thanh công cụ Quick Access, bạn có thể sử dụng nút này để in một bản sao của tất cả thông tin trong worksheet hiện hành kể cả bất kỳ biểu đồ và đồ họa - nhưng không bao gồm các lời chú giải (comment) mà bạn thêm vào các ô. Khi bạn nhấp nút Quick Print, Excel gởi nội dung in (print job) sang hàng đợi (queue) in Winđows, đóng vai trò như những người trung gian và gởi nội dung sang máy in. Trong khi Excel gởi nội dung in sang hàng đợi để in, Excel hiển thị một hộp thoại Printing để báo cho bạn biết về tiến độ của nó (hiển thị các cập nhật chẳng hạn như Printing Page 2 of 3). Sau khi hộp thoại này biến mất, bạn tự do quay trd về làm việc trong Excel. Để ngưng in trong khi nội dung in vần được gài sang hàng đợi để in, nhấp nút Cancel trong hộp thoại Printing. Nếu bạn không nhận ra rằng bạn muôn hủy nội dung in cho đến sau khi Excel gdi nó xong sang hàng đợi in (nghĩa là trong khi hộp thoại Printing xuất hiện trên màn hình), bạn phải: 1. Nhấp biểu tượng máy in trong vùng thông báo (Notification) nằm ở phía bên phải taskbar Window (nằm ngay bên trái thời gian hiện hành) với nút chuột phụ để md menu tắt của nó.
  32. Chướng 5; In tải liệu___ 157 Biểu tượng máy in hiển thị Screen Tip 1 document(s) pending for Ví dụ, khi in, thông báo này đọc là 1 đocument(s) pending for Greg khi con trỏ chuột được đặt lên trên biểu tượng máy in. 2. Nhấp phải biểu tượng máy in và sáu đó chọn lệnh Open All Active Printers từ menu tắt của nó. Điều này mở ra hộp thoại cho máy in với nội dung in Excel nằm trong hàng dợi của nó (như được mô tả bên dưới tiêu đề Document Name trong hộp danh sách). 3. Chọn nội dung in Excel mà bạn muốn hủy bỏ trong hộp danh sách của hộp thoại của máy in. 4. Chọn Document > Cancel từ thanh menu và sau đó nhâp Yes để xác nhận bạn muôn hủy nội dung in. 5. Đợi nội đung in biến mất khỏi hàng đợi trong hộp thoại của máy in và sau đó nhấp nút Close để quay trở về Excel. Sử dụng các nút trong nhóm Page Setup Nhóm Page Setup của tab Page Layout của Ribbon chứa các nút lệnh quan trọng sau đây: B Nút Margins để chọn một trong ba lể xác lập sẵn cho report hoặc để xác lập các lề tùy ý trên tab Margins của hộp thoại Page Setup. K Nút Oríentation đểcbỉiyển đổi giữa chế độ Portrail và chế độLand- scape đ ể in. Nút Size dể chọn một trong các khổ giấy xác lập sản, xác lập một khổ tùy ý, hoặc ihaỵ dổi độ phân giải iĩ7 hnặc s/i trang trên tah Pagfí của bộp thoại Page Setup. • Nút Print Area đểxớc lập hoặc xóa sạch íiitĩg in. tễ Nút Breaks để chèn hoặc loại bỏ các ngắt trang. * Nút Background để mở hộp thoại Sheet Backgroĩind nơi bạn có thể chọn một ảnh đồ họa hoặc bức ảnh mới đê Sỉì dụng làm một nền cho ivorksheet hiện hành. (Nút này thay đồi Ihành Delete Back- gronnd ngay khi bạn chọn một ảnh nền). u N ú t Print Titĩes đề mở tab Sheeí của hộp thoại PageSetĩip nơi bạn có thể xác định các hàng của ivorksheet đĩỉợc lặp lại tại phần irên cùng và các cột của ivorksbeet được lặp lại ở bôn trái dưới dạng các tiẽìi để in cho report. Điều chỉnh các lề Các xác lập lề Normal mà Excel áp dụng cho một report mới sử dụng các lề đỉnh (top), đáy (bottom), trái (left), và phải (right) chuẩn là 3/4
  33. 158 Chưdng 5: In tài liệu inch với chỉ hơn V* inch tách biệt header và footer với lề đỉnh và lề đáy. Ngoài các xác lập lề Normal, chương trình cho phép bạn chọn hai lề chuẩn khác từ menu xổ xuống của nút Margins: * C á c lề Wide với lề đỉnh, đáy, trái, I’à phải ĩ-inch. và1/2 inch tách biệt header và/ooter I’ới lể đĩnh và lề âciy. ^ C á c lề Narrotv ĩ-ới mộ! lề đỉnh Ị'à một lề đáy-V-i inch rà mộl lè trải rà lể phải 'A inch 1'ớí 0 -Ỉ inch tách biệt hearder I'à footer với lề ctinh và lề đáy. Thường xuyên bạn tự nhận thấy mình có một report chiếm một trang in đầy và sau đó chĩ đủ để tràn lên một trang thứ hai hầu như trông. Để ép cột sau cùng của vài hàng sau cùng của dữ liệu worksheet lên trên trang 1, thử chọn Narrow trên menu xổ xuống của nút Margins. Nếu điều đó không có tác dụng, bạn có thể thử đ i ề u chỉnh các lề bằng tay cho report từ tab Margins của hộp thoại Page Setup hoặc bằng cách rê các dâu (marker) lề trong vùng preview của panel Print trong Back- stage View (nhân Ctrl+P và nhấp nút Show Margins). Để đặt thêm các cột lên trên một trang, thử giảm lề trái và lề phải. Để có được thêm các hàng trong một trang, thử giảm lề đỉnh và lề đáy. Để mở tab Margins của hộp thoại Page Setup (được minh họa trong hình 5.4), nhấp Custom Margins trên menu xổ xuống của nút Margins. ơ đó nhập các xác lập mới trong các hộp text Top, Bottom, Left, và Right - hoặc chọn các xác lập lề môi với các nút spinner tương ứng của chúng. S t tiip 1 ? j B& Top: Kteỉckt: J t 0 5 1 ! o .:s : 0.7S :■ 1 i 1 gciUon Fotf«r: ’ Center onM9« ' i V Ì K ^ Ị Ẽ rriỉ 1 1 [ ] ũpM Ttt Ị • 1 : « 11 j Hình 5.4: Điểu chỉnh các lể report từ tab Margins trong tiộp thoại Page Setup
  34. Chưdng 5: In tài liệu 159 ••••••• Thủ thuật Chọn một hoặc cả hai tùy chọn Center on Page trong tab Margins của hộp thoại Page Setup (xem hình 5.4) để canh giữa một vùng chọn dữ liệu (chiếm ít hơn một trang đầy) giữa các xác lập lề hiện hành. Trong phần Center on Page, chọn hộp kiểm Horizontally dể canh gỉữa dữ liệu giữa lề trái và lề phải. Chọn hộp kiêm Vertically dể canh giữa dữ liệu giữa lề đỉnh và lề đáy. Khi bạn chọn nút Show Margins trong panel Print trong Backstage View (Ctrl+P) để chỉnh sửa trực tiếp các xác lập lề, bạn cũng có thể điều chỉnh các chiều rộng cột cũng như các lề (xem hình 5.5). Để thay đểi một trong các lề, đặt con trỏ chuột trên marker lề mong muốn (con trỏ thay đổi thành một mũi tên hai đầu) và rê marker bằng chuột theo hướng thích hợp. Khi bạn nhả nút chuột, Excel vè lại trang, sử dụng xác lập lề mới. Bạn có thể nhận được hoặc raấ^t đi các cột hoặc hàng phụ thuộc vào loại điều chỉnh nào mà bạn thực hiện. Thay dổi các chiều rộng cột cũng tương tự như vậy: rê marker cột sang bên trái hoặc phải để giảm hoặc tăng chiều rộng của một cột cụ thể. Thay đổi hướng trang Menu xổ xuống đính kèm với nút Orientation trong nhóm Page Setup của tab Page Layout Ribbon chứa hai tùy chọn; * Portrait (ìĩiặc định) nơi việc in chạy song song với móp ngắn của giđy. t! Landscape nơi việc in chạy song song với mép dài của giắy. - t • » v .' 'í f Hình 5.5: R6 một marker dể aiẩu chinh l í của nó trong vùng xem trưức trang của panel Print khi nút Show Margins được chọn.
  35. 160 Chưởng 5: In tài liệu Trong hình 5.6, bạn có thể thấy cửa sổ Print Preview với trang đầu tiên của report trong chế độ Landscape trong Page Layout View. Đối với report này, Excel có thể đặt thêm ba cột thông tin nằm vừa trong trang này trong chế độ Landscape so với trong chế độ Portrait, Tuy nhiên, bởi vì hướng trang này chứa ít hàng hơn, tổng sô” trang cho report này tăng từ hai trang trong chế độ Portrait lên bốn trang trong chế độ Landscape. In các tiêu đề Tính năng Print Titles của Excel cho phép bạn in các tiêu đề hàng và cột cụ thể trên mỗi trang của report. Các tiêu đề in quan trọng trong các report nhiều trang nơi các cột và hàng đừ liệu liên quan tràn sang các trang khác mà không còn hiển thị các tiêu đề hàng và cột trên trang đầu tiên nữa. ' • * Se C|* > • * * * * . i «»Ci 1% «—«»» «||«»» t »111,» •• W n - » •%*<•» IV •kB Hình 5.6: Một report chẽ' flộ Landscape trong Page Layout View. Để chĩ định các hàng vềi/hoăc các cột làm các tiêu đề in trong một report, làm theo những bước sau đây: 1. Nhấp nút Print Titles trên tab Page Layout trên Ribbon hoặc nhâVi A lt+PI. Hộp thoại Page Setup xuất hiện với tab Sheet được chọn (xem h ìn h 5.7). Để chỉ định các hàng worksheet là các tiêu đề in, đi đến bước 2a. Để chỉ định các cột worksheet là các tiêu dề in, đi đến bước 2b.
  36. Chưdng 5: In tài liệu 161 2a. Chọn hộp text Row to Repeat at Top và sau đó rê qua các hàng có thông tin mà bạn muốn xuất hiện ở phần trên cùng của môi trang trong worksheet bên dưới. Nếu cần thiết, giảm hộp thoại Page Setup thành chỉ hộp text Row to Repeat at Top bằng cách nhấp nút Collapse/Expand của hộp text. Đói với ví dụ được minh họa trong hình 5.7, nút Collapse/Expand đi kèm với hộp text Row to Repeat at Top được nhấp và sau đó được rê qua các hàng 1 và 2 trong cột A của worksheet Little Bo Peep Pet Detectives - Client List. Excel nhập dãy hàng $1;$2 trong hộp text Rows to Repeat at Top. Excel biểu thị các hàng tiêu đề in trong worksheet bằng việc đật một đường chấm chấm (chuyển động như một marquee) trên đường viền giữa các tiêu đề và thông tin trong phần thân của report. 't '.líirn :i 2S ỉcu>* i^ Im t : ^ f r m <ỷjS4M^nr»n« . /V»«06í ' ■ « ạ • ' ' í ' • ' I tEỊ P *|*S M 9 1TB nạt , H»v» . l ểi »111 . u« T vTV* kA. #fTỉ r«* £ (Mieriou^« ta» ị i i ĩ « •»» MA ộ«a nd <6Wn 1» 1» y Ok ! ỉ I . Int 'v AiSS 'Vĩ Hình 5.7; Xác định các hàng và cột dưực sử dụng làm các tiẽu đề in trẽn tab Sheet của hộp thoại Page Setup. 2b. Chọn hộp text Column to Repeat at Left và sau đó rê qua dãy cột có thông tin mà bạn mucTn xuất hiện tại mép trái của mỗi trang của report in trong worksheet bên dưới. Nếu cần thiết, giảm hộp thoại Page Setup thành chỉ hộp text Columns to Re- peat at Left bằng cách nhấp nút Collapse/Expand của hộp text. Excel biểu thị các cột tiêu đề in trong worksheet bằng việc đặt một đường chấm chấm (di chuyển như một marquee) trên đường viền giữa các tiêu đề và thông tin trong phần thân của report.
  37. 162 Chưtíng 5: In tài liệu 3. Nhấp OK hoặc nhân Enter để đóng hộp thoại Page Setup. Đường chấm chấm cho thấy đường viền của các tiêu đề hàng và/ hoặc cột biến mất khỏi worksheet. Trong hình 5.7, các hàng 1 và 2 chứa tiêu đề worksheet và các tiêu đề cột cho cơ sở dữ liệu khách hàng Little Bo Peep Pet Detecttives được chỉ định là các tiêu đề in cho report trong hộp thoại Page Setup. Trong hình 5.8, bạn có thể thấy cửa sổ Print Preview với trang thứ hai của report. Chú ý những tiêu đề in này xuâ^t hiện như thế nào trên tất cả trang của report. Đ ế xóa các iiêu ẩề in ro kkồi một r«p>opt nếu Lọn i^kônq cđn ăến ckứnq nữa, {□b Síieei cùo kệp ikogỉ Paqe -Setup vò sou Ỉố xóa cóc ẦôìẬ hònq vò cột \ù cóc k(p iext p ows fo Pepeat oi Top vò Oolumm to Pepcữt al lcít. Mliđp O K koộc níiđn Entep. DMA V4fw * :’J JỈ •“! * / V\tw V v«rw . ỉ .1 Intiro . 7 “ * « * * • Tfle\ i l o n t * V h i" t *,'#»/ I ^igt mIi A*i«ngt i • A ló ỉ on ' - I • ,! ' I '3 • t*' J* »-•«! ‘ ị l ’ r - y * M BMU Ck. > ZPh ^imL* 0 • m h * « l m o n * ) t s ■ M « I to à n ư %uv n>*H ym u ^ « » •T m I » i e IMS m * tntỉĩ » t w M Ễ r « 0 » M gwc>wir^B» «v • r » > M ỉ n t d l a / B *•« «a C>«>M B> u u d « iU A ề ^ m M I U««B W l« i e»ON >t»— * a * ^ n r t > s M u«a.i h O iM m TC» AM • 1 4 » tm a t *««• L.w« e ^ M n t a « « r « * M ■v«w >fr m » a iề o m v ' C J M a > % « ll m BU a rH(B» «)•« CM*| T « ^ >• v m w s i a « • U ( 0 ■I-V1 »» n a • n w V M *vtr Mm CI4 IK M Ì (X âna Mi <0« | ) Ĩ m» (k^KKasKu* r M)lw* CvMlM I « !« • • m b x b * *|«* WM«eeNWĩ»P v « M i *0M v t »«■ Hr«» . ]Va«)MiM 10^ AIM 0»<B IUJ«» LỲ M < I Kị C»Witlil. 'ntk ỉ n i ữv Hình 5.8: Trang 2 của một report mẫu trong Prinl Preview vổi các tiỄu đề in dược xác đinh. Sử dụng các nút trong nhóm Scale to Fit Nếu máy in hỗ trợ các tùy chọn định tỉ lệ thì bạn gặp may. Bạn luôn có thể làm cho một worksheet năm vừa trên một trang một cách đơn giản bằng việc chọn tùy chọn 1 Page trên các menu xổ xuông Width và
  38. Chưđng 5: in lài liệu___ 163 Height đính kèm với các nút lệnh của chúng trong nhóm Scale to Fit trên tab Page Layout của Ribbon. Khi bạn chọn những tùy chọn này, Excel xác định bao nhiêu phần để giảm kích cỡ của thông tin mà bạn in để đật tất cả vừa trên một trang. Sau khi nhấp nút Page Break Preview trên Status bar, bạn có thể xem trước trang này trong panel Print của Backstage View (Ctrl+P) và thấy rằng in bản in quá nhỏ không thể đọc được thoải mái. Quay trở lại khung xem worksheet Normal (Esc), chọn tab Page Layout trên Ribbon, và thử thay dổi sô' trang trong các menu xổ xuông Width và Height trong nhóm Scale to Fit. • •••••• Thủ thuật Sau khi sử dụng các tùy chọn Scale to Fit VVidth và Height, có thể bạn thấy rằng bạn không muốn dịnh tỉ lệ bản ín. Hủy việc dịnh tỉ lệ bằng việc chọn Automatic trên cả hai menu xổ xuống VVỈdth và Heighỉ và sau dó gõ nhập 100 trong hộp text Scaie (hoặc chọn 100% bằng các nút spỉnner của nó). Sử dụng các nút Print trong nhóm sheet Options Nhóm Sheet Options chứa hai hộp kiểm Print rất hữu dụng (cả hai không được chọn tự động). Hộp kiểm thứ nhâ't nằm trong cột Gridlines và hộp kiểm thứ hai nằm trong cột Headings: Chọn hộp kiểm Prínt trong cột Cridlines để in các đường lưới cột và hàng trẽn mỗi trang của report. M Chọn hộp kiểm Print trong cột Headings để in các liên đề hàng với các số hàng và các tiêu đề cột I>ới các mẫu tự cột trên mỗi trang của repon. Thủ thuát Chọn cà hai hộp kiểm (báng cách nhấp chứng để đật các dấu kiểm vào chúng) khi bạn muấn phiên bản in cua dữ liệu bảng tính khớp vớr diện mạo ỉrên màn hình của nó. Điều này hữu dụng khi bạn cần sử dụng các tham chỉếu ồ trên bản in để gỉúp bạn sau dó dịnh vi các ô trong worksheeỉ thực sự cần được biên tập. Thêm một Header vào Feeier và vào một Report Nơi để thêm một header hoặc footer vào một report là trong Page Layout View. Bạn có thể chuyển sang khung xem này bằng việc nhâp nút Page Layout View trên Status bar hoặc bằng cách nháp nút Page Layout View trên tab View của Ribbon hoặc bằng cách chỉ việc nhấn Alt+WP. Khi worksheet ở trong Page Layout View, dặt con trỏ chuột lên phần ở lề trên cùng của trang đầu tiên được đánh dấu là Click to Add Header
  39. 164___Chướng 5: In tài liệu hoặc trong lề cuôl cùng của trang đầu tiên được đánh dâu là Click to Add Footẽr. ( ^ Ệ X . ỳ ẬỨ Đ ể tọo m ộỉ lieadep lioộcíoolep ỉư ợ c c a n k q iữ a , n k ế p p liđ n q iũ a củo vủnq hea(Jer/ íooter nà^ 3 ề dột ểiểm ckèn ồ q iđo p kđ n a ó . Đ ể i k l m một lieQcJfiP ịìoộc ío oler đưỢc cank tpóii nliếp pkđn tpáỉ dể ẩợt ẳ ìể m ckền nqonq t)ànq véí mép irói. Đ ế tkêm mỆt keadeF koộc fooiep ẩược canL pkđi, nliđp pLđn píiđí i ề ẩ ànq vái mép pliâí. Ngay sau khi đặt điểm chèn trong phần trái, giữa hoặc phải của vùng header/footer, Excel thêm một tab ngữ cảnh Header & Footer Tools với tab Design riêng của nó (xem hình 5.9). Tab Design được phần chia thành các nhóm Header & Footer, Header & Footer Elements, Naviga- tion, và Options. Thêm một Auto Header hoặc Auto Footer Các nút lệnh Header và Pooter trên tab Design của tab ngữ cảnh Header & Footer cho phép bạn thêm các header và footer có sẵn trong giây lát. Chỉ việc nhấp nút lệnh thích hợp và sau đó nhấp mẫu header hoặc footer mà bạn muôn sử dụng trên menu xổ xuông Header hoặc Pooter vừa xuất hiện. Để tạo header và footer được canh giữa cho report như được minh họa trong hình 5.10, Client List, Coníìdental, Page 1 được chọn trên menu xổ xuông của nút lệnh header. Client List là tên của worksheet. Coníidental là text có sẵn và dĩ nhiên Page 1 là sô” trang hiện hành. Để thiết lập footer 1, Page 1 of? được chọn trong menu xổ xuống cúa nút lệnh Footer (dặt số trang hiện hành với tổng số trang trong report). Bạn có thể chọn tùy chọn phân trang này trên menu xổ xuống của nút Header hoăc Pooter.
  40. Chương 5: In tài tiệu 165 » B> •••# c>iwr i lUMt ew k -L J -4 . . 9 c t cO 9 i*ữ >>"( Nỉ* ỉ u t f «*n>i D «a«aw rl :.;■ 0 «• *Mi«r k r *•>•*'* fi( *iit*iit ỉhiB 'hin íirníM • •. • • ' Mn ữ^9 A ■¥•»! rq^tt Mlêití ỈMc Tnnt AM. ■•■•« u_> *’ *’ _ _ c«t» r*g. I I ^ 0«(Mi'e>' OitmUil ị , , . . ,. ; c I/ĨLVỈ;) »19» i ỉ « '|)1 n v>« I. (•er4ii)U« J ' ự r ' M , ^ 0 *' 1 k.eM0«f t t v t t • O i e m U » I « •V tị* ' í— 1 1 ' n .V4M>>V^ vN iv e n DO H 1 ''14« cn«ntnn It 9 4 1 T h e ỉ n K l o * s 11*9 r ệfì S^«r« M í 100 ỉ » 00 i f 1 D« d ' l rT«' S 9 r t « l í t l « H ) l ^ l v » 575 i r s . 0 Q r ' / ' t ì ^ e r L ^ tL 'ì% U h M i C h « f'iU r > « ^ if \ t TV * « 7 0 J A c ti* « ' 1 0 » « « ĩr O i 97M owr«ộlTfr|»yỉ CT 9 3 m m ỉ n . w J ' ỹ i 103-O Ĩ7 O f»Ịữr> ỉn»inoeen*rr» A rr i't ««orifl ID M OOl e o s o . ỉ 7 V M s : i 1 0 4 9 Ỉ I 4 4 4 « 2 '•ỈĨS? a 9 i i 0 1 Ỉ Ỉ .M « m s Ị lM - 0 ? ? f O tt» Ị ^ B e o •1 NiUple W aH i» VT 'O Ỉ«SỈ ì ữ i lỉV O O s r : ' 6 1 lO Ỉ C ỈO 8 ^ i7i9CbA»M »e'' l« ì ỉ • . . ♦ r „ „ .«? ^ 1 « ' * ' U n à a '.9.1- Hình 5.9; Xác dịnii một header mâi sử dụng các nút Irễn Ịab Oesign của tab ngữ cảnh Header & Pooter Tools. Kiểm tra kết quả trong hình 5.10, đây là trang đầu tiên của report trong Page Layout View. ớ đây, bạn có thể thấy header và footer như chúng sè in ra. Bạn cũng có thể thấy việc chọn Page 1 of? làm việc như thế nào trong footer. Trên trang dầu tiên, bạn thẩy footer được canh giừa Page 1 of 4; trên trang thứ hai footer được canh giữa là Page 2 of 4. • •••••• Thú thuật Nếu, sau khỉ chọn một sô thông tin header hoặc fooỉer có sẫn, bạn quyết dịnh răng bạn không còn cần header hoặc íooter ỉn trong report nữa, bạn có thế ỉoại bỏ nó. Chỉ việc nhấp tủy chọn (None) ở phần trén cùng của menu xể xuếng của nút Header hoặc núl Pooter. (Hãy nhớ rằng tab Design với các nút lệnh Header và Pooter bên dưới tab ngữ cảnh Header & Pooter Tools được chọn trẽn Ribbon lúc bạn nhấp header hoặc foater trong Page Layout View).
  41. 166 Chương 5: In tài liệu M F»u«ll*vw( t* *>«*■ y«v • 1« ' A ' fc ^ jẾ irr;. 'Atien itLt • se « e i * * ' Kk Um * ae l l í ll l M»%K> C^mt |6 M ưnVnaoTi •iBVTNVa ìữ iỉ\ * 40.» • M a x B CMM mtui «it \XBI m MI • n « ■KB B t Cm m na MOVB VMM c«« 0 * đ ^ M cx V tti 9Ì* 11 9 1 C«9X* • u 6 ^ 0 m i Éj yaỉft e^m4 m V9CX v«» Tt m ««« UUA #dfW V A>M w * « 1 « u u o « > « « >a»ii>i {• & » M 4 B •viAntv Kự, %tH • t b t « 0M M a i ^ U » n * t VM 2»« BU » • a ) 0 « * n F « M * a » tr «.»• M n * «>ip iM CMM tm ■ M T u « « • » Cm m * i* M ( U * 0 ■■4» Oa> u Ệ Ệ > t p ^ » i » >—nn» •• m B U » m i * • • « • 0 P M > n C M Ì v * * * M o * e » w MMH tt«H 9#||ánM riMtn V)Ã ■ w 1 0" %*?• 08«»» M ì« w t« j r » n t m s v«^M> c«w* 1 lnMoii oc CM«I» «M» IX M p » l« 4 * •«•« •«•« 2 ! p^ỉ«Ìh • «óa *A ■J ' i Hình 5.10: Trang đẩu tỉên của một report trong Page Layout View ciio bạn thây header và tooler sẽ in ra như thế nảo. Tạo một header hoặc footer tùy ỷ Đôi khi bạn cần sử dụng các nút lệnh xuất hiện trong nhóm Header & Footer Elements của tab Design trên tab ngữ cảnh Header & Footer Tools. Những nút lệnh này cho phép bạn hòa trộn thông tin riêng của bạn với thông tin được tạo ra bởi Excel thành các phần khác nhau của header hoặc footer tùy ý mà bạn đang tạo. Các nút lệnh trong nhóm Header & Footer Elements bao gồm: • Page Number: Nhấp núi này đề chèn mã &[Page) đặl rào số trang hiện bành. u Nuntber ofPage: Nhấp nút này để chèn mã&[Pages) đặl vào tồng SỐ trang. • Current Date: Nhấp nút này để chèn mã & [Dateỉ đật vào ngày tháng hiện hành. u Current Time: Nhấp nút này để chèn mã & [Time] đặt vào thời gian biện hành. • Fiỉe Path; Nhấp nút này đ ề chèn các mã & ỊPath] & [File) đặt !’ào đỉíờng dẫn thư mục củng với tên của Jìle ĩvorkbook. B Fiỉe Name: Nhấp nút này để chèn mã & iPiỉeì đật i>ào lên của /ile tvorkbook.
  42. Chướng 5: In tài liệu___ 167 K Sheet Natne: Nhấp nút này để chèn mã & [Tab] đặl !>ào tên aia u>orksheel như điíợc thề biện trôn lab sheet. Ki Picture: Nhấp nút này (tể chèn mã & IPictỉtre] chèn ảnh mà bạn chọn Ii'f hộp Ihoợi Insert Pictĩire biển thị nội dung của Ịolder Mv Pictnres trên máy tính theo mặc định. ỂÊ ĩorm at Picture: Nhấp nút này để áp dụnẹ định dạng mà bạn chọn từ hộp thoại Pormal Picture ĩ'ào mã & iPictnreì mà bạn nhập bằng nút Inserl Pícrure mà không thêm bất kỳ mã riêng của nó. Để sử dụng các nút lệnh này trong nhóm Header & Footer đế tạo một header hoặc footer tùy ý, làm theo những bước sau đây: 1. Đặt worksheet vào Page Layout View bằng cách nhấp nút Page Layout View trên Status bar hoặc bằng cách nhấp View > Page Layout View trên Ribbon hoặc nhân Alt+WP. Trong Page Layout View, text Clisk to Add Header được đặt ở giữa ở lề trên cùng của trang đầu tiên của text. Click to Add Footer dược đặt ở giữa ở lề dưới cùng. 2. Đặt con trỏ chuột ở lề trên cùng để tạo một header tùy ý hoặc lề dưới cùng để tạo một footer tùy ý và sau đó nhấp con trỏ trong phần trái, giữa, hoặc phải của heađer hoặc footer để dặt điểm chèn và canh trái, canh giữa, hoặc canh phải text. Khi Excel đặt điểm chèn, text Click to Adđ Header và Click to Add Footer biến mất và tab Design trên tab ngữ cảnh Header & Footer Tools được kích hoạt trên Ribbon. 3. Để thêm thông tin được tạo ra bởi chương trìnb vào heađer hoặc footer tùy ý (chẳng hạn như tên fĩle, tên worksheet, ngày tháng hiện hành.,.), nhâp nút lệnh tương ứng của thông tin trong nhóm Header & Footer Elements. Excel chèn mă header/footer thích hợp bắt đầu bằng một dấu ampersand (&) vào header hoặc íooter. Những mã này được thay thế bằng thông tin thực sự (tên file, tên worksheet, ảnh đồ họa và nhữĩig thứ tương tự) ngay khi bạn nhấp một phần khác của header hoặc footer hoặc hoàn tất header hoặc footer bằng việc nhấp con trỏ chuột bên ngoài nó. 4. (Tùy ý) Để thêm text riêng của bạn vào header hoặc footer tùy ý, gõ nhập nó tại điểm chèn. Khi kết hợp thông tin do chương trình tạo ra được biểu thị bởi một mã header/footer với text riêng của bạn, hãy chắc chắn chèn cấc khoảng trông và dấu chấm câu thích hợp. Ví dụ, để yêu cầu Excel Page 1 of 4 trong một header hoặc footer tùy ý, bạn làm như sau:
  43. 168 Chương 5: In tài liệu a. Gõ nhập từ Page và nhân spacebar. b. Nhấp nút lệnh Page Number và nhấn lại spacebar. c. Gõ nhập từ of và nhấn spacebar lần thứ ba. d. Nhấp nút lệnh Number of Pages. Điều này chèn Page & [Page] of & [Pages] trong hearder (hoặc footer) tùy ý. 5. (Tùy ý) Để chỉnh sửa font, kích cỡ font hoặc một thuộc tính font khác nào đó của header hoặc footer tùy ý, rê qua các mă của nó và text, nhấp tab Home và sau đó nhấp các lệnh thích hợp trong nhóm Font. Ngoài việc chọn một font và kích cỡ font mới cho header hoặc íooter tùy ý, bạn có thể thêm kiểu in đậm, kiểu in nghiêng, dường gạch dưới và một màu font mới vào text của nó bằng các nút lệnh Bold, Italic, Underline, và Font Color trên tab Home. Sau khi bạn hoàn tâ't việc định nghĩa và định dạng các mã và text cho header hoặc footer tùy ý, nhâp một ô trong vùng Worksheet dể hủy chọn vùng header hoặc footer. Excel thay thế các mã header/footer trong header hoặc footer tùy V bằng thông tin thực sự trong khi đồng thời loại bỏ tab ngữ cảnh Header & Footer Tools ra khỏi Ribbon. Hình 5.11 minh họa một íooter tùy ý được thêm vào một bảng tính trong Page Layout View. Pooter tùy ý này hòa trộn text, Preliminary với thông tin tên sheet, ngày tháng, và thời gian do chương trình tạo ra và sử dụng tất cả ba phần; thông tin trang được canh trái, cảnh báo Preminary được canh giừa và ngày tháng và thời gian hiện hành được canh phỳi- C *” C»tM MS ụiBi « • » IMIIIII IM m l ị , Hình 5.11: Bàng • %IK r Ij Vw »«■ « •1 >úv vv - • «•• I^ > » 9 4«» «1« «1« • lUB •AM n«a vta mi— hiện ỉooter tùy ý. «—1» «• (RM 'rìẬ ■ * • • c»m »1 * f í _
  44. Chưdng 5: In tài iiệu___ 169 Tạo các header và footer trang đầu tiên duy nhất Excel 2010 cho phép bạn xác định một header hoặc footer cho trang dầu tiên khác với tất cả các trang còn lại. Chỉ việc nhấp hộp kiểm Diíĩerent First Page để đật một đấu kiểm vào đó. (Hộp kiểtn này là một phần của nhóm Options của tab Design trên tab ngữ cảnh Header & Pooter Tools xuất hiện khi bạn xác định hoặc biên tập một header hoặc footer trong Page Layout View). Sau khi chọn hộp kiểm Diíĩerent First Page, hãy tiến hành xác định header và/hoặc footer duy nhất cho chỉ trang đầu tiên (bây giờ được đánh dấu là First Page Header hoặc First Page Footer). Sau đó trên trang thứ hai của report, xác định header và/hoặc footer (được đánh dấu đơn giản là Header hoặc Footer) cho các trang còn lại của report. • •••••• Thủ thuật% Sử dụng tính năng này khi report bảng tính có một (rang bìa không cần header hoậc footer. Ví dụ, bạn có một report cần sấ trang hỉện hành và tổng số trang được canh giữa ở dáy tất cả trang ngoại trừ trang bìa. Để làm diều này, chọn hộp kiểm Differenỉ Pirst Page trên tab Design của tab ngữ cảnh Header & Pooter Tools trên Ribbon. Sau đó ấn định Auto Pooter dược canh giữa hiển thị số trang hiện hành và tổng số trang (Page 1 of?) trên trang thứ hai của report, dể nguyên vẹn text Click to Add Pooter (rên trang đầu tiên. Excel sẽ đánh số tổng số trang trong report và số trang hiện hành một cách chính xác mà không in thông tin này trên trang đầu tiên. Ví dụ, nếu report có 6 trang (kể cả trang bìa), footer trang thứ hai sẽ đọc là Page 2 of 6; trang thứ ba Page 3 of 6 thậm chí nếu trang in đầu tiên không có footer. Tạo các header và /ooíer trang chẵn vờ trang lẻ Để tạo một header hoặc footer xen kẽ cho một report, nhấp hộp kiểm Diíĩerent Odd & Even Pages để đặt một dâu kiểm vào đó. Sau đó tạo một header hoặc footer trên trang đầu tiên của report (bây giờ được đánh dâu là Odd Page Header hoặc Odd Page Footer) trong phần thứ ba được canh phải của vùng header hoặc footer và sau đó tạo lại header hoặc footer trên trang thứ hai (bây giờ dược đánh dấu là Even Page Header hoặc Even Page Footer), lần này, trong phần thứ nhất được canh trái. Giải quyết cóc vấn đề ngắt trang Tính năng xem trước Page Break trong Excel cho phép bạn nhận ra và sửa chữa các vấn đề ngắt trang ngay tức thì chẳng hạn như khi chương trình muôVi tách thông tin qua các trang khác nhau mà bạn biết luôn nằm trên cùng một trang.
  45. 170 Chương 5: In tàí iíệu Hình 5.12 minh họa một worksheet trong Page Break Previevv với một ví dụ về một ngắt trang đứng không tôt mà bạn có thể sửa chữa bằng việc điều chỉnh vỊ trí của ngẩt trang trên Page 1 và Page 3. Với các xác lập khổ trang, hướng trang và lề cho report này, Excel ngắt trang giừa cột K và cột L. Ngắt này tách biệt cột Paid (L) ra khỏi tất cả cột khác trong danh sách khách hàng, và đặt thông tin này trên Page 3 và Page 4 riêng của nó (không được minh họa trong hình 5.12). &«(* n ^ -1 . 9 l i ■^s * ' K wt|> ỉM r. trn í bttk* Be Dclcct'««ỉ Ci>»rriLti Unix BMA •kOH 034?] |I|>IUIU « « t3 OM’ 1«^ »•«« »19» ei4« moa tíim 014Di c«4 ««7» ■*va t«Mi m«ỉ> «R«?f *r«Ói tt4*( «MK «MW 4 M Ò t9% ' V Hình 5.12: Xem trước các ngái trang trong một report bằng Page Break Prevíew. Để ngăn dữ liệu trong cột Paid in trên các trang riêng của nó, bạn cần di chuyên các trang đến một cột nằm bên trái. Trong trường hợp này, ngắt trang được di chuyển đến giữa cột G (có dữ liệu mã zip) và cột H (chứa thông tin tình trạng tài khoản) sao cho thông tin tên và địa chỉ vẫn nằm cùng nhau trên Page 1 và Page 2 và dữ liệu khách hàng khác được in cùng với nhau trên Page 3 và Page 4. Hình 5.13 minh họa các ngắt trang dứng trong khung xem worksheet Page Break Preview mà bạn có thể thực hiện bằng việc làm theo những bước sau đây: 1. Nhấp nút Page Break Preview (nút thứ ba trong nhóm nằm bên trái thanh trượt Zoom) trên Status bar, hoặc nhâ”p View > Page Break Preview trên Ribbon hoặc nhấn AIt+WI. Điều này đưa bạn vào một khung xem worksheet Page Break Preview cho bạn thấy dữ liệu worksheet với độ phóng đại giảm (60% trong hình 5.13 với các số trang hiển thị bằng chữ sáng lớn
  46. Chương 5: In tài liệu 171 và các ngắt trang được thể hiện bằng các đường dày giữa các cột và hàng của worksheet. Lần đầu tiên bạn chọn lệnh này, Excel hiển thị một hộp thoại Welcome to Page Break Preview (được minh họa trong hình 5.13). Để ngàn hộp thoại này xuâ't hiện lại mỗi lần bạn sử dụng Page Break Preview, nhấp hộp kiểm Do Not Show This Dialog Again trước khi bạn đóng hộp thoại cảnh báo Welcome to Page Break Preview. 2. Nhấp OK hoặc nhấn Enter để đóng hộp kiểm cảnh báo Welcome to Page Break Preview. 3. Đặt con trỏ chuột ở nơi khác trên dấu chỉ báo (một trong các đường dày bao quanh phần đại diện của trang) mà bạn cần điều chỉnh; khi con trỏ thay đổi thành một mũi tên hai đầu, rê dấu chỉ báo trang đến cột hoặc hàng mong muốn và nhả nút chuột. Đôi với ví dụ được minh họa trong hình 5-13, dấu chỉ báo ngắt trang giữa Page 1 và Page 3 được rê sang bên trái sao cho nó nằm ở giữa các cột G và H. Excel đặt ngắt trang tại thời điểm này để đặt tất cả thông tin tên và địa chỉ cùng với nhau trên Page 1 và Page 2. Sau đó ngắt trang mới này làm cho tấ t cả cột dữ liệu khách hàng khác in cùng với nhau trên Page 3 và Page 4. 4. Sau khi bạn điều chỉnh xong các ngắt trang trong Page Break Preview (và sau đó in report), nhấp nút Normal (nút đầu tiên trong nhóm nằm bên trái thanh trượt Zoom) trên Status bar hoặc nhâ'p View > Normal trên Ribbon hoặc nhân Alt+WL để đưa worksheet trở về khung xem dữ liệu thông thường của nó. | lai tn Hình 5.13: Page 1 của reporỉ sau klii diểu chỉnh các ngắt trang trong khung xem worksheet Page Break Previevv.
  47. 172 Chương 5: In tài liệu • •••••• Thủ thuật Bạn cũng có thể chèn các ngắt trang thủ công riêng của bạn tại vị trí của cursor ô bằng cách nhấp Insert Page Break trên menu xổ xuống của nút Breaks trên tâb Page Layout (Alt+PBI) và ioại bỏ chúng băng việc nh^ Reset AII Page Break trên menu này (Alt+PBR). Dể loại bỏ tất cả ngắt trang thủ công mà bạn đà chèn vào một report, nhấp Resel All Page Breaks trên menu xổ xuống của nút Breaks (Alt+PBA). In các công thức trong werksheet Trước khi bạn in các công thức của một worksheet, bạn phải hiển thị các công thức thay vì kết quả của chúng trong các ô bằng việc nhấp nút Show Pormulas (nút có biểu tượng trông giống như một trang của một lịch có một sô 15 nhỏ ở trên một fx) trong nhóm Formula Auditing trên tab Pormula của Ribbon (Alt+MH). Sau đó Excel hiển thị nội dung của mỗi ô trong worksheet như cách chúng xuất hiện trong thanh Pormula hoặc khi bạn biên tập chúng trong ô. Chú ý rằng các mục nhập giá trị mất đi định dạng số của chúng, các công thức xuất hiện trong các ô của chúng (Excel mở rộng các cột bằng best-fit sao cho các công thức xuất hiện toàn bộ) và các mục nhập text dài không còn tràn vào các ô trống lân cận nữa. Sau khi Excel hiển thị các công thức trong worksheet, bạn sần sàng in nó như bạn thường in bâ't kỳ report khác. Bạn có thể bao hàm các mẫu tự cột và sô' hàng của worksheet dưới dạng các tiêu đề chính trong bản in sao cho nếu bạn nhận ra một lỗi, bạn có thể chỉ định rõ tham chiếu ô ngay tức thì. Đ ể Ino kâm cổc iỉêu đề kònq và cỆt ) f O n q Lđn in, đột một kiểm Wr>g hộp Ppint tr»onq cột H«a<J ỉnqs ipên nkóm Skeet C p i ions cỏa iot) Paqe Lai^out của Piblỉon W ỗc khi bgrt qdi pepopt sanq mãij in. Sau khi bạn in worksheet có các công thức, đưa worksheet trở về trạng thái bình thưcmg bằng cách nhấp nút Show Formulas trên tab Pormulas của Ribbon hoặc bằng cách nhấn Ctrl+'.
  48. Chương 6: Duy trl VVorksheet 173 ' Duụ trì UUorksheet Trong chương này bạn sẽ học những điểm chính sau đây: * Phóng to ì'à thỉi nhỏ trên một ivorksheet * Tách cứa sổ ivorkbook thành hai hoặc bốn khung u Làm đông các cột và hàng trên màn hình cho các tiêtt đề tvorksbeet u Dinh kèm các commeni vào các ô K Đặt tên các ô ^ Tìm kiếm và thay ibế nội diing trong ĩiX)rksbeet * Tra tìm nội dỉmg sứ dụng các ngỉiồn tài ngĩiyên tnic ttiyến trong task pane Research n Điều khiển khi nào bạn tính toán lại một ivorksheel n Bảo vệ các uiorksheet hưcíng này hưđng dẫn bạn một số kỹ thuật hiệu quả để bảo trì và theo kịp thông tin. Bạn khám phá cách thay đổi phÔ'i cảnh Ctrong một worksheet bằng cách phóng to và thu nhỏ thông tin, cách tách cửa sổ tài liệu thành các khung riêng biệt để bạn có thể hiển thị các phần khác nhau của worksheet cùng một lúc và cách luôn giữ cho các hàng và cột cụ thể trên màn hình.
  49. 174 Chương 6: Duy trì VVorksheet Bạn cũng sẽ xem cách thêm các comment vào các ô, gán các tên kiểu tiếng Anh mô tả vào các ô (như Hollywood_and_Vine!), và sử dụng các lệnh Find và Replace để định vị và nếu cần thiết, thay thế các mục nhập ở bât kỳ nơi nào trong worksheet. Sau cùng, bạn xem cách điều khiển khi nào Excel tính toán lại worksheet và cách giới hạn nơi các thay đổi có thể được thực hiện. Phóng to và thu nhỏ trên mọt worksheef Bạn có thể sử dụng thanh trượt Zoom để tăng nhanh mức phóng đại của phần worksheet hoặc co rút nó xuông thành kích cờ nhỏ nhất. Bạn có thể sử dụng thanh trượt Zoom trên Status bar của cửa sổ Excel bằng một trong hai cách: # Rê nút thanh tnỉợt Zoom sang bổn trái hoặc sang bân phải trên thanh tn(Ợt để giảm hoặc tăng tỉ lẻ phóng đại (với độ phóng đại 10%, tỉ lệ phần trăm thấp nhất khi bạn rê bết sang bên trái trên thanh tníợi và độ phóng đại 400%, tỉ lệ phần trởm cao nhất khi bạn rê hết sang bên phải). tì Nhấp nút Zoom Oìit (có dấti trỉ() hoặc nitt Zoom In (có dấn cộng) ở một Irong bai đẳỉi của thanh tnỉụt đ ể giảm hoặc răng lĩ lệ phóng đại theo 10%. Trong hình 6.1, bạn có thể thấy worksheet được phóng đại sau khi tăng nó lên độ phóng đại 200% (gấp đôi kích cỡ bình thường). Để phóng đại một worksheet như vậy, rê nút thanh trượt Zoom sang bên phải cho đến khi 200% xuất hiện trên Status bar nàm bên phải thanh trượt. (Bạn cũng có thể làm điều này bàng việc nhâp View > Zoom và sau đó nhâp nút 200% trong hộp thoại Zoom nếu bạn thực sự muốn tôn công sức để làm như vậy). Một điều chắc chắn; bạn không phài tìm mắt kính để đọc các tên trong các ô được phóng đại đó. Vân đề duy nhâ't với độ phóng đại 200% là bạn có thể thấy chỉ một vài ô cùng một lúc. Trong hình 6.2, kiểm tra cùng một vvorksheet, lần này với độ phóng đại 40%. Để giảm vùng hiển thị xuống độ phóng đại này, rê nút thanh trượt Zoom sang bên trái cho đến khi 40% xuâ”t hiện trên Status bar ở phía trước thanh trượt.
  50. Chương 6: Duy trì VVorksheet 175 :Ci ^ * « M5€ Ỉ4iuj;u: • k*catQft Ịmè* a ữ ữ Mc^se tnuR UMt tf*Hm Ww s. 0 « 9 ° * •'•6.1 i> A* ■ m' 'S? ■ / y • _• ^ ' A- p ■ H ăl* t • % * ũ» , •0ệ’' MM* A| « £ Mo>h9f oet«ỉnr«/i>ni«fỉOlOf»ic( A B c - 1 Mother Goose Enterprises - 2 0 ;t 0 Saies 2 Jan Feb 3 Jack sprat Diel Centers 80,135.58 59.389.5 4 Jack end Jỉll Trauma Centers 12,345.62 89.6457 5 Mother Hubbarđ Dog Goodles 12,657.05 60,593.5 6 Rub>a-Dub-Dub Tưbs and Spas 17,61979 40,635.0 7 Georgíe Porgie Puddíng Ples 57,133.56 62,926.3J s Hỉckory, Dickory, Doc Clock Repalr 168,591,00 124,718.1 9 Lìttle 6o Peep Pet Deteciỉves 30,834.63 71,111.2 10 Total s 379.320,23 s 509,019-4 11 12 M • • shti»i 1 V^ i w * Vkaae «wn Npt D*u Rratr* «Vo £ o a lí* a ] 'i ^ uJ 9rtM 3 ^ lit -n ^ •* ỉ « t •Sv ^ix*Kftt«d “ h r»s» «Wvi Z»*’» A I • t MOtn«f ỈOIOSMtỉ s . - . uỉ H Zoom hoặc Alt+WQ) đưa ra 5 xác lập phóng đại chính xác - 200%, 100% (mức phóng đại màn hình chuẩn), 75%, 50%, và 25%. Để sử dụng các tỉ lệ phần trăm khác ngoài các tỉ lệ phần trãm này, bạn có các tùy chọn sau dây: