Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

1. BÀI 2 Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)
2. Các thành phần cần quản lý  Công việc  Thời gian  Tổ chức phân rã công việc  Thời gian kế hoạch  Tình trạng hoàn thành  Thời gian thực tế  Thứ tự ưu tiên  Độ sai lệch thời gian  Lịch làm việc chung dự án  Mối quan hệ với các công việc khác  Lịch làm việc từng cá nhân, nhóm  Lịch làm việc của máy móc thiết bị  Nguồn lực  Chi phí  Danh sách các loại nguồn lực  Chi phí kế hoạch  Tình trạng từng nguồn lực  Chi phí thực tế  Số lượng, phân bố nguồn lực  Các hạng mục chi phí  Tải công việc  Sai lệch chi phí  Bảng phân công nhiệm vụ  Chi phí làm việc, chạy máy theo giờ  Bảng theo dõi thời gian  Chi phí vật tư theo sản phẩm  Các khoản điện, nước, vận chuyển .
3. Mục tiêu quản lý công việc 1. Trình tự công việc đúng theo yêu cầu kỹ thuật 2. Đảm bảo các công việc được liệt kê đầy đủ 3. Đảm bảo nắm tình trạng công việc đã hoàn thành, còn dở dang 4. Đảm bảo quản lý công việc tổng thể đến chi tiết, việc mẹ-việc con 5. Quản lý được mối quan hệ giữa các công việc 6. Quản lý thời gian bắt đầu, kết thúc 7. Đảm bảo quản lý các nguồn lực gắn với công việc
4. Mục tiêu quản lý nguồn lực 1. Quản lý các loại nguồn lực con người, máy móc, vật tư 2. Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực 3. Quản lý tải và thời gian hoạt động 4. Quản lý lịch làm việc 5. Quản lý phân công nguồn lực 6. Cân đối đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực 7. Điều chuyển nguồn lực và cập nhật các thay đổi
5. Mục tiêu quản lý thời gian 1. Quản lý thời gian dự tính, thời gian kế hoạch 2. Quản lý thời gian thực tế, sai lệch thời gian 3. Quản lý thời gian bắt đầu thời gian kết thúc 4. Quản lý các giai đoạn, các mốc thời gian dự án 5. Quản lý giờ công đã thực hiện theo từng công việc, từng nguồn lực 6. Quản lý lịch làm việc cả dự án và từng cá nhân, nhóm 7. Cập nhật chính xác các thay đổi dây chuyền về thời gian trong dự án
6. Mục tiêu quản lý chi phí 1. Quản lý chi phí gắn với từng loại nguồn lực 2. Quản lý chi phí gắn với từng công việc 3. Quản lý chi phí kế hoạch và chi phí phát sinh thực tế, sai lệch chi phí 4. Quản lý chi phí theo giờ, chi phí ngoài giờ, chi phí theo lần sử dụng 5. Quản lý chi phí trả trước, trả sau, trả theo công suất sử dụng 6. Quản lý tiến độ giải ngân theo dự án 7. Quản lý giới hạn chi phí
7. Thuật ngữ tiếng Anh khi sử dụng Microsoft Project Thuật ngữ Giải thích Thuật ngữ Giải thích Project Dự án Ribbon Nhóm thanh công cụ Task Công việc Tab Mục trên nhóm thanh công cụ Resource Nguồn lực Chart Bảng, biểu đồ Duration Khoảng thời gian Sheet Bảng dữ liệu Calendar Lịch Form Màn hình nhập liệu Cost Chi phí Planner Công cụ lập kế hoạch Usage Mức độ sử dụng Tracking Theo dõi Team Đội ngũ Gantt Henry Gantt Schedule Lịch trình View Màn hình hiển thị Network Mạng Format Định dạng Diagram Biểu đồ, đồ thị Entire Toàn bộ Timeline Trục thời gian Selected Được chọn
8. Giới thiệu công cụ MS Project  Là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ người quản trị dự án trong công tác lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực cho các công việc, theo dõi tiến độ, quản lý ngân quỹ và phân tích tải công việc dự án.  Chạy trên hệ điều hành Windows, được phát triển bởi Microsoft, gồm 2 phiên bản: Standard và Professional  Phiên bản sử dụng cho môn học: Microsoft Project Professional 2010
9. Tổng quan lợi ích MS Project  Hỗ trợ lập kế hoạch  Quản lý công việc  Phân công nguồn lực theo công việc  Xác định lịch và thời gian cho từng công việc  Hỗ trợ điều phối nguồn lực  Quản lý danh sách nguồn lực  Quản lý chi phí và lịch theo nguồn lực  Phân bổ và tối ưu hóa nguồn lực  In các bảng phân công công việc  In lộ trình tiến độ giải ngân  Hỗ trợ giám sát dự án  Ghi lại các điểm chốt  Theo dõi dữ liệu thực tế về thời gian, chi phí, tiến độ hoàn thành  Lập các báo cáo tiến độ, chi phí, nguồn lực  Cập nhật tự động các thay đổi liên quan
10. Các thiết lập hệ điều hành cho MS Project  Công tác lập lịch, khai báo chi phí và in ấn báo cáo là đặc biệt quan trọng đối với quản lý dự án  Cần thiết đặt hệ điều hành để đảm bảo sử dụng lịch, tiền tệ và in ấn báo cáo thuận lợi  Các thiết đặt bao gồm  Thiết đặt ngày tháng  Thiết đặt tiền tệ  Cài đặt máy in
11. Thiết đặt ngày tháng  Mở Start\Control Panel  Chọn thiết đặt Region and Language  Chọn Customize hoặc Additional Settings  Chọn tab Date  Đặt lại ngày tháng trong Sort Date theo khuôn dạng: dd/MM/yyyy
12. Thiết đặt tiền tệ  Mở Start\Control Panel  Chọn thiết đặt Region and Language  Chọn Customize hoặc Additional Settings  Chọn tab Currency và thiết đặt các mục  Currency symbol = đ  Positive currency format = 1.1 $  Negative currency format = (1.1$)  No. of digits after decimal = 0  Bấm Apply - OK
13. Cài đặt máy in  Mở Start\Devices and Printers  Chọn Add Printer và theo các bước để cài đặt 1 máy in HP Laserjet bất kỳ
14. Bắt đầu sử dụng MS Project  Thiết lập ngày tháng cho hệ điều hành  Cài đặt máy in  Chọn Start\Programs  Chọn Microsoft Office \ Microsoft Project 2010
15. Khái niệm Task, Duration, Resource, Cost  Task là đối tượng để quản lý  Resource là đối tượng để quản công việc, điểm mốc trong dự lý nguồn lực trong dự án án.  Có 3 loại: Work, Material, Cost  Task có thể chứa các task nhỏ  Có thể có lịch làm việc và thời hơn gian khả dụng riêng  Có 3 loại: Task thường,  Được gắn với từng task cụ thể Summary, Milestone để tính toán chi phí, thời gian  Duration là khoảng thời gian  Cost là đối tượng quản lý chi thực hiện task phí trong dự án, là một dạng  Tính theo nhiều đơn vị Resource  d – ngày  Tồn tại dưới dạng danh mục  h – giờ giá trị sẽ được nhập theo từng công việc  w – tuần  mo – tháng
16. Gantt Chart  Do Henry Gantt phát minh vào những năm 1910  Liệt kê các công việc trong dự án và biểu thị mối quan hệ giữa các công việc một cách trực quan.  Độ dài thời gian và lịch trình cũng được biểu diễn trực quan cho từng công việc.  Được hiển thị mặc định cho các dự án mới
17. Hãy tìm hiểu các thành phần của Gantt Chart Danh sách Biểu diễn quan công việc hệ và lịch trình
18. Bài tập Gantt Chart # Bài tập Đáp án 1 Xác định mối quan hệ giữa việc 2 và việc 3? 2 Làm phôi sản phẩm có bao nhiêu việc con? 3 Việc 17 "Trang trí đĩa" sẽ phải làm sau khi xong việc nào? 4 Sau khi xong việc 3 - "Mua thạch cao" sẽ có những việc nào có thể bắt đầu? 5 So sánh sự khác nhau giữa việc 11 và việc 12? 6 Xác định các công việc đã hoàn thành? 7 Nhận xét sự khách nhau giữa việc 6 và 7 8 Giai đoạn làm phôi sản phẩm kéo dài bao nhiêu ngày? 9 Giai đoạn "Làm phôi " và "Trang trí " giao nhau bao nhiêu ngày?
19. Task Usage  Là bảng thể hiện mức độ sử dụng nguồn lực của từng công việc  Thời gian sử dụng  Chi phí sử dụng  Thống kê kế hoạch, thực tế, lũy kế
20. Task Usage Trục thời gian Công việc - Task Chi phí sử dụng Thời gian sử dụng Nguồn lực
21. Team Planner  Là công cụ cho phép quan sát trực quan công việc của từng nguồn lực  Cho phép người quản lý dễ dàng nắm được tải nguồn lực và tiến hành điều phối tải bằng thao tác kéo thả  Công cụ cũng thể hiện trạng thái của các công việc đã xong chưa xong, dở dang và thể hiện các công việc chưa lập lịch, chưa được phân công cho ai, chưa được gắn với bất kỳ nguồn lực nào
22. Team Planner Danh sách nguồn lực Phân bố các công việc theo nguồn lực và thời gian Việc chờ chưa có lịch Việc chờ phân công
23. Resource Sheet  Là bảng khai báo các nguồn lực cho dự án bao gồm nguồn lực con người, vật tư, chi phí, máy móc thiết bị  Bảng này cũng giúp định nghĩa lịch làm việc của từng cá nhân hoặc máy móc  Giá làm việc trong giờ, ngoài giờ hay theo lần sử dụng cũng được định nghĩa rõ ràng  Cơ chế tính chi phí hỗ trợ 3 chế độ:  Start – trả trước  End – trả sau  Prorated – dùng đến đâu tính đến Resource Sheet đó
24. Resource Sheet Giá trong gi Danh sách Đơn vị tính ờ Cách tính chi phí nguồn lực Giá ngoài gi Ki u l ch làm vi c Loại nguồn lực ờ ể ị ệ
25. Network Diagram  Là sơ đồ mạng công việc  Giúp quan sát trực quan mối quan hệ giữa các việc dưới dạng đồ thị  Đánh dấu đỏ những việc quan trọng cần thực hiện phòng chống rủi ro để đảm bảo thành công dự án
26. Calendar  Màn hình hiển thị các công việc dưới dạng lịch làm việc  Hỗ trợ kiểm tra lịch làm việc theo thời gian  Hữu dụng cho những tình huống có sự kiện bất thường xảy ra vào một thời điểm => cần xác định thời điểm đó có việc gì?
27. Resource Usage  Màn hình hiển thị các mức độ sử dụng các nguồn lực theo thời gian  Cho biết chi tiết từng ngày từng nguồn lực nào được sử dụng bao nhiêu giờ, chi phí bao nhiêu  Có thể điều Bấm chuột chỉnh để theo phải để hiện dõi cả số liệu lũy menu điều kế và xem thời gian chi phí chỉnh đồng thời
28. Resource Graph Bấm View \ Entire Project để xem toàn dự án  Biểu đồ kiểm Trục thời gian dự án soát tải nguồn lực  Cho biết số lượng nguồn lực được dùng theo Nguồn từng ngày lực Quá Vạch chỉ số lượng  Cảnh báo quá tải tải nguồn lực tối đa  Cho phép xem nhiều nguồn lực, vẽ biểu đồ nguồn lực cho các loại nguồn lực dạng nhân công, máy móc Thanh cuộn để có giới hạn về số chuyển xem nguồn Số nguồn lực cần sử lượng tối đa. lực khác dụng theo từng ngày
29. Timeline  Trình bày vòng đời dự án theo trục thời gian  Thể hiện các điểm mốc và những công việc chính yếu  Thể hiện ngày bắt đầu và kết thúc dự án  Dùng kết hợp với Gantt Chart để hỗ trợ xem lịch dự án Ngày bắt đầu Những công việc chính Ngày kết thúc Biểu diễn các điểm mốc dự án
30. Tracking Gantt Theo dõi tỷ lệ Theo dõi dữ liệu hoàn thành thực tế dự án Theo dõi việc quan trọng (màu đỏ) Biểu diễn các sai lệch so với KH ban đầu
31. Resource Form  Màn hình nhập liệu master- Bấm Next / Previous detail, kê chi tiết để chuyển nguồn lực công việc theo từng nguồn lực  Cho phép điều chỉnh số lượng nguồn lực cần dùng cũng như thời gian sử dụng  Có thể điều chỉnh để xem/cập nhật cả Bấm chuột ph i đ hi n thời gian làm ả ể ệ menu điều việc và chi phí chỉnh  Hỗ trợ ghi chú
32. Task Form  Màn hình nhập liệu master- Bấm Next / Previous detail, kê chi tiết để chuyển nguồn lực nguồn lực gắn với từng công việc  Cho phép điều chỉnh danh sách nguồn lực, số lượng nguồn lực, cũng như nhập các chi phí Bấm chuột phải  Có thể điều để hiện menu chỉnh để điều chỉnh xem/cập nhật cả thời gian làm việc và chi phí  Hỗ trợ ghi chú
33. Task Sheet  Màn hình nhập liệu dạng bảng, tương tự như Gantt Chart nhưng không có phần biều đồ trực quan  Thích hợp cho việc thiết kế các trường thông tin tự định nghĩa để phục vụ các mục tiêu quản lý khác như quản lý yêu cầu, quản lý rủi ro
34. Bài tập về nhà  Chia nhóm và tìm hiểu các nút bấm trên toolbar  Bỏ qua 2 nhóm Clipboard và Font trong tab Task  Phần Format có thể biến đổi khác nhau tùy thuộc view, tìm hiểu Format cho Gantt Chart, Tracking Gantt, Resource Sheet và Team Planner