Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

1. Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
2. Lộ trình môn học ✓ Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án ✓ Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP) ✓ Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án ➢ Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
3. BÀI 4 XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC
4. Nội dung chính (1/2)  Khái niệm, ý nghĩa của phân rã  Các loại liên kết công việc công việc (WBS)  Tìm ví dụ 4 loại LK  Phương pháp phân rã công việc  Thể hiện liên kết trên MSP  Phân rã công việc theo thiết kế sản  So sánh khác biệt trên cùng phẩm cặp 2 công việc  Phân rã công việc theo quy trình  Thiết lập độ trễ các công việc  Phân rã công việc theo tổ chức  Đặt lag bằng tay  Lập danh sách công việc trên MSP  Đặt lag kéo thả  Xác định ngày hoàn thành  Tách nhập công việc  Đặt lịch bằng tay và tự động  Chú thích công việc  Liên kết các công việc  Gỡ bỏ liên kết công việc  Bằng Predecessor  Dịch chuyển công việc  Bằng thao tác kéo thả  Dịch chuyển toàn bộ dự án  Bằng nút bấm liên kết  Bằng Form nhập Task Information
5. Nội dung chính (2/2)  PERT và CPM  Ý nghĩa của đường Găng  Kiểu mạng AOA và  Phương pháp tìm đường AON Găng  Xác định đường Găng  Cách vẽ sơ đồ AOA trong MSP  Cách vẽ sơ đồ AON  3 bài tập tìm đường Găng  Định nghĩa đường  Nhập và kiểm tra kết quả Găng – Critical Path so với MSP  Tính chất đường Găng và công việc Găng
6. Khái niệm, ý nghĩa của phân rã công việc  Sau khi xác định các yêu cầu của dự án, người quản lý dự án cần lên kế hoạch cho các công việc cần làm bằng WBS  WBS là viết tắt của Work Break- down Structure, là cấu trúc phân rã các công việc của dự án thành các công việc nhỏ hơn  WBS vừa được sử dụng để xác định công việc, thời gian, vừa để phân bổ nhân công, chi phí cho từng hạng mục dự án
7. Phương pháp phân rã công việc  Có 3 phương pháp cơ bản để phân rã công việc  Theo thiết kế sản phẩm  Theo quy trình thực hiện  Theo tổ chức con người
8. Phân rã công việc theo thiết kế sản phẩm  Các công việc cần thực hiện được phân chia theo các hạng mục thành phần của sản phẩm dự án  Cách phân rã này thường phải dựa trên thiết kế sản phẩm  Thuận lợi cho quá trình giám sát chất lượng sản phẩm và điều phối vật tư, điều phối nhân lực theo chuyên môn
9. Phân rã công việc theo quy trình thực hiện  Các công việc dự án được chia theo từng giai đoạn hàng tuần, tháng, quý gắn liền với quy trình thực hiện dự án  Cách phân rã này thường dựa trên quy trình sản xuất, quy trình thi công và lấy thời gian làm trục chính  Cách phân rã này thuận lợi cho việc giám sát và đảm bảo tiến độ thời gian cho dự án, thuận lợi cho việc điều phối các nguồn lực KỊP THỜI với các công việc
10. Phân rã công việc theo tổ chức con người  Công việc được phân chia theo từng phòng ban, đội nhóm, từng vai trò cụ thể trong tổ chức con người trong/ngoài dự án  Cách phân chia này cần dựa trên sơ đồ tổ chức trong dự án hoặc sơ đồ tổ chức nơi thực hiện dự án vai trò con người làm trục chính  Cách phân rã này thuận lợi cho phân công công việc và điều khiển dự án.  Có thể kết hợp với các phương pháp phân rã khác tùy tính chất dự án
11. Lập danh sách công việc trên MSP  Sử dung Gantt Chart view hoặc Task Sheet  Nhập các công việc vào cột Task Name  Xác định thời gian hoàn thành trong cột Duration  Xác định ngày bắt đầu và kết thúc trong cột Start và Finish  Điều chỉnh chế dộ đặt lịch bằng tay và tự động  Điều chỉnh quan hệ mẹ-con giữa các công việc
12. Các thuộc tính ràng buộc 2. Khi người quản lý thay đổi Loại task Duration Units Work Fixed Duration Work Work Units Fixed Units Work Duration Duration Fixed Work Units Duration Duration 1. Nếu loại task là 3. MSP sẽ cập nhật lại
13. Fixed Units 1. Giao 1 thợ sơn làm full-time 100% để sơn phòng trong 4 ngày. Số giờ công cần làm là 32 giờ. 2. Nếu ta tăng số giờ làm việc lên 40 giờ. MSP sẽ tính toán lại thời gian làm - DURATION =5 ngày. Như vậy thợ sơn phải làm thêm 1 ngày nữa.Nếu thêm 1 người thợ sơn full-time nữa, sẽ chỉ mất 2 ngày.
14. Fixed Work 1. Nếu hai thợ sơn được giao 100% thời gian để sơn tường trong 2 ngày (giờ công = 32, một người làm 16 giờ) 2. Nếu ta tăng thời gian làm từ 2 ngày lên 4 ngày. MSP sẽ tính lại số đơn vị nhân công thành 50% để đảm bảo số giờ làm cố định 32 giờ.
15. Fixed Duration  Thợ sơn được giao sơn căn phòng trong 4 ngày. Số giờ làm việc Work = 32 giờ  2. Khi ta giảm số giờ làm việc của thợ sơn xuống còn nửa ngày, MSP giữ nguyên thời gian 4 ngày và tính lại Work = 16 giờ
16. Effort-driven 1. Nếu ban đầu phân công 2 nguồn lực cho một công việc với khoảng thời gian là 24 giờ. Như vậy tổng số giờ công của cả hai là 48h, mỗi người làm 24h trong suốt khoảng thời gian 24 giờ đã lên kế hoạch cho công việc 2. Tiếp tục tạo một công việc giống như vậy với thời lượng 24h, chỉ cấp 1 người 100% cho công việc này, số giờ công sẽ là 24. 3. Sau đó thêm một nguồn lực thứ 2 làm full-time 100%. Cơ chế lập lịch effort-driven sẽ tính toán lại để mỗi nguồn lực sẽ làm việc 12h trên 1 task  Tổng giờ công cho task vẫn giữ nguyên 24 giờ nhưng thời gian dự án giảm xống con 23r
17. Liên kết các công việc  Liên kết bằng nhập giá trị Predecessor  Liên kết bằng thao tác kéo thả  Liên kết bằng nút bấm liên kết  Liên kết bằng Form nhập Task Information  Gỡ bỏ liên kết
18. Các loại liên kết công việc Loại Tên đầy đủ Ý nghĩa Ví dụ FS Finish-to-Start Xong việc này mới bắt đầu việc khác SS Start-to-Start Cùng bắt đầu FF Finish-to-Finish Cùng kết thúc SF Start-to-Finish Bắt đầu việc khác khi xong việc hiện tại
19. Thiết lập độ trễ các công việc  Đặt lag bằng tay  Đặt lag bằng thao tác kéo thả  Lag dương  Lag âm
20. Các thao tác khác trên công việc  Dịch chuyển task  Dịch chuyển project  Chú thích  Tách/nhập task  Liên kết hyperlink
21. Khái niệm và ý nghĩa mạng công việc  Mạng công việc là kỹ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ quan hệ giữa các công việc, công việc trên mạng được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau  Mạng công việc là sự kết nối các công việc và sự kiện trong dự án.  Giúp xác định trực quan các chuỗi công việc để hoàn thành dự án, giúp xác định chuỗi công việc trọng yếu chi phối thời gian hoàn thành dự án
22. AOA và AON  Sơ đồ mạng công việc có hai dạng  Việc trên mũi tên - AOA  Việc trên nút - AON
23. Vẽ sơ đồ mạng công việc cho các dự án sau
24. Khái niệm đường găng  Đường găng là chuỗi công việc dài nhất trong các chuỗi công việc nối từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.  Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án, là đường các chứa các công việc trọng yếu trong dự án  Giúp xác định thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án  Được sử dụng để đảm bảo thời gian và tối ưu hóa dự án
25. Tìm đường găng trong các sơ đồ sau
26. Dựng sơ đồ mạng công việc và tìm đường găng với MSP  Nhập danh sách các công việc vào Gantt Chart  Thiết lập thời gian và quan hệ các công việc  Chuyển sang view Network Diagram  Sử dụng các chức năng format định dạng lại sơ đồ mạng, xác định rõ các công việc màu đỏ - các công việc trên đường găng  Đối chiếu kết quả với các bài tập trước