Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

1. Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
2. Lộ trình môn học  Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)  Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc ➢ Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
3. BÀI 5 PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH
4. Nội dung chính  Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường  Xác định số ngày làm việc để hoàn găng thành dự án  Đảm bảo và tối ưu hóa đường Găng  Tính ngày kết thúc dự án  Xác định rủi ro trên đường Găng  Nhập ngày tháng trong MSP  Quét các nguồn rủi ro  Các loại lịch MSP  Đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro  Tính giá trị rủi ro  Thử nghiệm 3 loại lịch chuẩn: Standard, 24 Hours, Night Shifts  Xác định chiến lược phòng chống rủi ro  Xây dựng file quản lý rủi ro  Tự định nghĩa lịch  Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro  Phân tích ảnh hưởng lịch với dự án  Lọc, sắp xếp và phân nhóm rủi ro  Đăng ký ngày nghỉ  Đánh dấu rủi ro trọng yếu  Các thiết đặt lịch của MSP  Tính chi phí và nhân lực phòng chống rủi ro  Giám sát rủi ro
5. Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc và tìm đường găng ID Công việc Thời gian (h) Trình tự A Làm cọc tre 5 Làm ngay B Vót nan tre 6 Làm ngay C Chọn mặt bằng 1 Làm ngay D Trồng cọc chuồng thỏ 4 Sau A, C E Đan rào ch. thỏ 8 Sau B F Lót chuồng thỏ 4 Sau D, E G Mua thỏ 8 Sau C H Thả thỏ vào chuồng 2 Sau F, G I Làm máng thức ăn 2 Sau F K Phục vụ khách 3 Sau I
6. Đảm bảo và tối ưu hóa đường găng  Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án → công việc trên đường găng bị ảnh hưởng  tổng thời gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theo  Đường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án → đảm bảo thành công các công việc trên đường găng giúp dự án hoàn thành đúng hạn nhanh nhất  Tối ưu hóa các công việc trên đường găng nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời gian tổng thể của dự án và tối ưu hóa các nguồn lực.  Công tác phòng chống rủi ro được thực hiện nhằm đảm bảo các công việc trên đường găng được thành công  Công tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu hóa các công việc trên đường găng
7. Quy trình phòng chống rủi ro 0. Xác định 1. Xác định các 2. Xác định các 3. Đánh giá rủi đường găng nguồn rủi ro rủi ro ro 5. Xây dựng kế 6. Cập nhật kế 4. Lựa chọn hoạch phòng hoạch dự án để chiến lược xử thực hiện phòng chống, khắc lý rủi ro chống rủi ro phục
8. Xác định rủi ro trên đường găng  Thiết lập ma trận các công việc # Công việc Thời gian Làm trên đường găng và nguồn rủi ro sau  Tiến hành xác định rủi ro với 1 Xin cấp đất 1 tuần từng nguồn trên mọi công việc Chu n b m t b ng 4 tu n thuộc đường găng 2 ẩ ị ặ ằ ầ 1 3 Xây phân xưởng 8 tuần 2  Lập danh sách các rủi ro 4 Xây nhà làm việc 10 tuần 2  Tiến hành đánh giá và cập nhật các thuộc tính rủi ro 5 Lắp đặt thiết bị 6 tuần 3 6 Lắp đặt hệ thống điện 2 tuần 4, 5  Tính toán phương án phòng chống rủi ro 7 Lắp hệ xử lý nước thải 3 tuần 6  Tính toán chi phí phòng chống 8 Chạy thử 2 tuần 6 rủi ro 9 Băt đầu sản xuất 2 tuần 8
9. Ma trận xác định rủi ro Công việc Con người Máy móc Vật tư / Tài chính Phối hợp / Khác Xin cấp đất Sai thủ tục Chuẩn bị mặt bằng Thiếu máy ủi Xây phân xưởng Tai nạn lao động Thiếu xi măng Lắp đặt thiết bị Sai quy trình Lắp đặt hệ thống điện Thiếu vật tư Chạy thử Chưa quen hệ Quá tải do sai Thiếu nhiên liệu thống công suất Băt đầu sản xuất Mất điện
10. Đánh giá rủi ro  Đánh giá khả năng xảy ra  Xác định xác suất xảy ra rủi ro tùy theo tình hình dự án và các biện pháp phòng chống đã thực hiện  Thường tính bằng giá trị % hoặc mức độ: Cao, Trung bình, Thấp  Đánh giá mức độ ảnh hưởng  Đánh giá mức độ ảnh hưởng về chi phí, thời gian, chất lượng khi rủi ro xảy ra  Thường sử dụng thang mức độ 1-5 hoặc giá trị: Cao, Trung bình, Thấp
11. Tính giá trị rủi ro Khả Mức độ Giá trị rủi năng xảy ảnh ro ra hưởng
12. Chiến lược xử lý rủi ro 1. Giảm thiểu  Tác động làm giảm khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng 2. Né tránh  Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình bằng các giải pháp thay thế nhằm né tránh rủi ro 3. Chuyển  Chuyển công việc và nguồn rủi ro cho đối tác khác thực hiện 4. Chấp nhận  Chấp nhận sự tồn tại của rủi ro mà không chủ động giảm thiểu do chi phí “quá lớn” hoặc không có khả năng giảm thiểu  Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều đặn rủi ro.
13. Lập danh sách rủi ro ID Rủi ro Khả năng Mức độ Giá trị Chiến lược 1 Thiếu xi măng 50% 4 2.0 Giảm thiểu Phòng chống: Mua dư 20% Khắc phục: Vay bên cạnh 2 Hỏng máy ủi
14. Tính chi phí phòng chống rủi ro  Khai báo thời gian thực hiện các công việc phòng chống  Khai báo các loại chi phí cho phòng chống rủi ro  Khai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phí  Sử dụng task usage, resource usage thống kê chi phí  In báo cáo chi phí
15. Xác định số ngày làm việc để hoàn thành dự án 1. Vẽ sơ đồ mạng công việc 2. Liệt kê các chuỗi công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án 3. Tìm đường găng – chuỗi công việc có số ngày dài nhất 4. Độ dài đường găng chính là thời gian làm việc để hoàn thành dự án
16. Tính ngày kết thúc dự án  MSP tính ngày kết thúc từng công việc hay dự án dựa vào ngày bắt đầu, cộng thêm thời NGÀY Số ngày gian làm việc theo từng loại BẮT ĐẦU làm việc lịch khác nhau và có tính đến ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật) Số ngày cũng như ngày lễ (giỗ Tổ, nghỉ, lễ Quốc khánh ) NGÀY KẾT THÚC
17. Chức năng đăng ký lịch trong MSP  Người quản lý dự án có thể đăng ký lịch nghỉ và các ngày lễ theo thực tế dự án  Các thiết đặt lịch sẽ được sử dụng làm cơ sở cho các tính toán thời gian trong dự án  Các loại lịch cơ bản bao gồm lịch làm việc thông thường 8h/ngày, làm suốt 24h hoặc làm đêm
18. Loại lịch Tạo lịch mới tùy Ngày làm việc chọn Lịch tuần làm việc thông thường Danh sách ngày lễ Ngày ngh ỉ Ngày lễ
19. Các loại lịch trong Microsoft Project Loại lịch Diễn giải Standard chuẩn truyền thống, bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiều và mỗi ngày nghỉ 1h. Night Shift được tính bắt đầu từ đêm thứ 2 cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h. 24 Hours không có thời gian nghỉ.
20. Tạo lịch riêng cho dự án Chế độ làm việc / nghỉ Chọn ngày làm việc Đăng ký khung giờ (thứ mấy?)
21. Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ Resource Sheet 1. Click đúp 5. Đặt giờ làm/nghỉ 6. Đăng ký định kỳ tuần/tháng/năm 4. Sửachi tiết định kỳ 2. Thay đổi lịch 3. Đăng kýlịch đặc biệt
22. Các thiết đặt lịch cho dự án Schedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúc Calendar: Lịch cơ sở cho dự án
23. Các thiết đặt lịch của MSP Chọn menu File \ Options \ Schedule
24. Bài tập thiết đặt lịch # Câu hỏi Đáp án 1 Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài 4 ngày. Không thay đổi DURATION, xác định số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trong các trường hợp ngày bắt đầu là : 1/4, 2/4, 3/4, 4/4/2014 2 Giải thích sự khác nhau của ngày kết thúc trong các trường hợp 2, 3, 4 của câu trên Đăng ký nguồn lực 3 thợ sơn. Thợ 1 làm việc lịch thông thường, thợ 2 làm nửa ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng nghỉ ăn giỗ 2/4 3 Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn 3 cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết thúc 4 Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho “Thợ sơn 3” 5 So sánh sự khác nhau khi thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4