Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 7: Quản lí chi phí dự án

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 7: Quản lí chi phí dự án

1. Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
2. Lộ trình môn học  Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)  Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực ➢ Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
3. BÀI 7 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
4. Nội dung chính  Các loại hình chi phí  Theo dõi chi phí thực tế  Thiết đặt tiền tệ  Xây dựng biểu đồ chi phí  Khai báo chi phí các loại  Biểu diễn kế hoạch dự án  Phân biệt Std. / Ovt. / Cost.Use  Timeline view  Phân biệt cách tính Prorated /  Đặt task vào timeline Start / End  Tạo milestone  Nhập chi phí theo công việc  Đưa milestone vào timeline  Thí nghiệm các tình huống tính  Copy timeline gửi các bên chi phí  Menu format chuẩn  Bảng dữ liệu chi phí  Format theo resource sheet  Lọc, xếp, đánh dấu và nhóm công việc theo chi phí  Format theo tracking gantt   In bảng tiến độ giải ngân Các dạng format khác  In các báo cáo tổng hợp chi phí
5. Cái gì là chi phí?  Những chi phí trọng yếu nhất trong bất kỳ dự án nào đều là chi phí nhân công làm việc cho dự án, cũng như phí tư vấn và các chi phí thuê ngoài các đối tác mà chúng ta ký hợp đồng.  Cũng có các chi phí gắn với vật tư, như xi măng, gạch ngói, vôi vữa, giáo hay các máy móc thi công.  Và nếu bạn lên kế hoạch để đi công tác, bạn cũng cần quan tâm đến các chi phí vé máy bay, đi lại, khách sạn, công tác phí bổ sung vào chi phí dự án.
6. Các loại hình chi phí  Std. Rate (Standard Rate)  Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm việc trong khung thời gian đã đăng ký  Ovt. Rate (Overtime Rate)  Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm việc ngoài khung thời gian đã đăng ký  Cost/Use  Chi phí một lần tính theo lần phân công sử dụng của nguồn lực  Fixed Cost  Chi phí cố định gắn với từng công việc chứ không phải gắn với nguồn lực
7. Cách tính chi phí  Prorated  Tính chi phí theo số giờ hoặc số đơn vị phát sinh sử dụng cho công việc dự án. Dùng tới đâu tính tới đó  Start  Tính chi phí vào thời điểm bắt đầu sử dụng nguồn lực. Chi phí trả trước  End  Tính chi phí vào thời điểm kết thúc sử dụng nguồn lực. Chi phí trả sau.
8. Thiết đặt tiền tệ  Chọn menu File \ Options \ Display để thiết đặt tiền tệ riêng cho dự án  Có thể đặt riêng loại tiền, số chữ số thập phân cũng như cách viết số tiền cho dự án  Currency : Loại tiền  Decimal Digits: Số chữ số sau dấu thập phân  Symbol: biểu tượng tiền  Placement: các viết số tiền
9. Các thiết đặt hỗ trợ quản lý chi phí khác ➢ Chọn menu File \ Options \ Schedule
10. Resource Sheet Giá trong giờ Đơn vị tính Cách tính chi phí Giá ngoài giờ
11. Hướng dẫn thao tác nhập chi phí 1. Nhập mức chi phí theo giờ cho nguồn lực dạng work 2. Nhập chi phí một lần cho nguồn lực dạng work 3. Nhập chi phí cố định cho một công việc 4. Nhập chi phí thực tế theo một hạng mục 5. Nhập chi phí theo đơn vị (unit) cho nguồn lực dạng material Chi phí cố định 6. Nhập chi phí một lần cho nguồn lực dạng material Chi phí theo giờ
12. Bảng chi phí 5 bảng chi phí khác nhau cho cùng 1 nguồn lực: A, B, C, D, E Thời gian bắt đầu hiệu lực Khai báo chi phí theo khoảng thời gian
13. Bài tập nhập chi phí # Đề bài Hướng dẫn 1 Lập dự án “Tuần lễ Hướng về biển Đông” bắt đầu thứ 6 đầu tháng với các công việc: - In treo băng rôn - Chương trình văn nghệ 3 ngày - In treo bản đồ chủ quyền 2 Nhập các hạng mục chi phí cho việc “In treo băng rôn”, “In treo bản đồ” + Chi phí thiết kế => 500.000 VND + Chi phí in ấn => 2.000.000 VND + Tình nguyện viên => 100K/ngày, 30K/h 3 Nhập các hạng mục chi phí cho việc “Chương trình văn nghệ 3 ngày” gồm: - Tình nguyện viên, Đạo diễn, Diễn viên, Âm thanh, Ánh sáng, Tiền điện, Tiền vận chuyển, Tiền vật tư trang trí, Nước uống, Bánh mỳ 4 Lập bảng chi phí Đạo diễn: Thứ 2-6 giá 1tr/ngày, thứ 7 1.5tr/ngày, CN 2tr/ngày. Tiền thuê Âm thanh, Ánh sáng T2-6 : 2tr / ngày T7-CN: 4tr/ngày 5 Tính tổng chi phí toàn bộ chương trình 6 Tính chi phí các ngày thứ 7 và chủ nhật
14. Các dạng bảng nhập liệu của MSP 1. Cost  Bảng nhập và theo dõi chi phí kế hoạch, thực tế 2. Entry  Bảng kế hoạch ban đầu 3. Schedule  Bảng nhập và theo dõi lịch 4. Work  Bảng nhập và theo dõi nhân công 5. Summary  Bảng tổng hợp 6. Tracking  Bảng hỗ trợ theo dõi dữ liệu thực tế 7. Usage  Bảng theo dõi mức độ sử dụng nguồn lực
15. Bài tập lọc, nhóm và đánh dấu chi phí # Bài tập Đáp án 1 Tìm các công việc có chi phí lớn nhất, nhỏ nhất 2 Lọc các công việc có chi phí > 2 triệu 3 Đánh dấu các công việc có chi phí từ 1-3 triệu 4 Nhóm các công việc theo chi phí 5 Đánh dấu đỏ các công việc có chi phí vượt quá 3 triệu 6 Lọc các công việc có chi phí còn lại >0 7 Đánh dấu các công việc đã có chi phí thực tế phát sinh >0
16. In bảng tiến độ giải ngân 1 2 3 4 5
17. Lập biểu đồ chi phí 1 2 3 4
18. Theo dõi chi phí thực tế Kiểm kê chi phí thực tế từng công việc và nhập vào cột Act. Cost Chọn Table Tracking
19. Các loại báo cáo chi phí  Cash Flow  Báo cáo dòng tiền tiến độ giải ngân của dự án  Budget  Báo cáo ngân quỹ dự trù của dự án  Overbudget Tasks  Báo cáo các công việc có chi phí vượt dự trù  Overbudget Resource  Báo cáo các nguồn lực có chi phí vượt dự trù  Earned Value  Báo cáo độ lệch chi phí dự án theo phương pháp Earned Value
20. Trình bày kế hoạch dự án trên Timeline + Click chuột phải + Chọn Add to Timeline
21. Hướng dẫn thao tác  Tạo Summary Task  Tạo task lặp đi lặp lại Recurring Task  Tạo Milestone  Đưa Milestone vào Timeline  Copy Timeline gửi các bên liên quan  Copy cho E-mail  Copy cho trình chiếu  Copy Full-size  Kết hợp Timeline và Gantt Chart
22. Các màn hình Format
23. Các màn hình Format