›

Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 8: Các kĩ thuật giảm sát dự án

ppt 34 trang huongle 8030
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 8: Các kĩ thuật giảm sát dự án", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_microsoft_project_msp_bai_8_cac_ki_thuat_giam_sat.ppt

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Project (MSP) - Bài 8: Các kĩ thuật giảm sát dự án

  1. Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
  2. Lộ trình môn học  Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)  Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án ➢ Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
  3. BÀI 8 THEO DÕI DỮ LIỆU VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁN
  4. Nội dung chính  Khái niệm và quy trình giám sát dự án  Phương pháp giám sát Earned Value  Khái niệm Baseline  Bài toán ví dụ  Thiết lập Baseline  Tính BCWS, BCWP, ACWP trong MSP  Khái niệm Status Date  Tính SPI, CPI trong MSP  Thiết lập Status Date  Báo cáo Earn Value  Cập nhật trạng thái Task trên toolbar  Cập nhật trạng thái Task đúng tiến độ  Cập nhật task bằng Form  Cập nhật dữ liệu dự án bằng Table \ Tracking  Sử dụng Baseline  Tổng hợp các tính năng lọc  Kết hợp lọc+nhóm+đánh dấu  Lọc tự động và sắp xếp  Các cấp hiển thị
  5. Giám sát và điều chỉnh dự án  Giám sát dự án là công tác thu thập, đo lường các dữ liệu dự án nhằm đánh giá tình trạng hoàn thành công việc, nhân công và chi phí tiêu hao.  Mục tiêu của giám sát dự án là tìm ra các sai lệch (variance) về năng suất, chất lượng, kết quả so với kế hoạch.  Các sai lệch sẽ là cơ sở để xác định các vấn đề cần giải quyết nhằm điều chỉnh cho dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra
  6. Quy trình giám sát dự án 2. Thu thập số liệu 4. Tiến hành phân 1. Theo dõi các 3. Đối chiếu với kế sản phẩm, nhân tích các vấn đề vấn đề phát sinh hoạch tìm sai lệch công, chi phí của dự án 7. Điều chỉnh đảm 8. Báo cáo tình 6. Giám sát và 5. Kiểm soát tình bảo các mục tiêu hình dự án cập nhật rủi ro trạng nguồn lực dự án
  7. Giám sát dự án với MSP Baseline 1. Lập kế hoạch 2. Cân đối nguồn lực và chi phí 3. Thiết lập Baseline 4. Thiết lập Status Date 5. Cập nhật số liệu thực tế dự án  % Hoàn thành công việc  Ngày công thực tế  Thời gian bắt đầu kết thúc thực tế  % sản phẩm hoàn thành  Chi phí thực tế 6. Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch 7. Báo cáo tình hình dự án Status Date
  8. Khái niệm Baseline  Baseline là một bản ghi (ảnh chụp) các công việc, phân công, nguồn lực, lịch trình của dự án tại một thời điểm  Dữ liệu trong Baseline sẽ được dùng để so sánh các biến động hiện tại của dự án so với kế hoạch tại thời điểm trước đây  Baseline là công cụ cơ sở để giám sát và đánh giá các thay đổi trong dự án so với một thời điểm trong quá khứ (thời điểm chốt baseline)  Người ta thường thực hiện chốt baseline kế hoạch dự án sau khi bản kế hoạch được trao đổi và thống nhất với các bên.
  9. Thiết lập Baseline Thiết lập Baseline vào một trong 11 “ô” sẵn có của MSP “Chụp” / ghi dữ liệu toàn dự án hoặc chỉ ghi các công việc được chọn Xóa bỏ Baseline
  10. Khái niệm Status Date  Status Date là ngày theo dõi trạng thái dự án  Được thiết lập để theo dõi tiến độ dự án, cho hệ thống biết thời điểm giám sát dự án là ngày nào  Các số liệu thực tế nhập vào sẽ được tính là số liệu đến ngày Status Date  Status Date ảnh hưởng đến các tính toán tự động của MSP và được đặt mặc định là ngày hiện tại Tab Project \ Status Date
  11. Thiết lập Status Date 4 1 5 2 3 7 8 6 9
  12. Cập nhật trạng thái công việc Cập nhật tình trạng hoàn thành Vi c đúng l ch  Cập nhật bằng nút bấm trên ệ ị Ribbon  Cập nhật bằng Form  Cập nhật trạng thái task đúng tiến độ theo Status Date Cập nhật việc Tạm hủy công việc có phát sinh % hoàn thành Ngày công thực tế Mọi việc đúng hạn Ngày công đến ngày 22/5 còn lại Ngày bắt đầu/kết Cập nhật đúng hạn mọi công thúc thực tế việc đến một thời điểm
  13. Cập nhật dữ liệu thực tế dự án bằng Table \ Tracking % hoàn thành Ngày Chi phí công việc (tính công thực tế Thời gian bắt đầu theo giờ làm) thực tế thực tế Giờ công thực tế Ngày Thời gian KẾT công THÚC thực tế % hoàn thành công việc Còn l i tính theo sản phẩm ạ
  14. Sử dụng Baseline Kế hoạch ban đầu lưu  Baseline có thể sử dụng với trong Baseline Kế hoạch hiện tại Tracking Gantt để xem xét các sai lệch trực quan  Baseline cũng được sử dụng trong các Variance Table hoặc Form cập nhật cho biết nội dung kế hoạch chốt lần cuối  Các số liệu đã chốt trong Basline cũng được thể hiện trong các báo cáo và là cơ sở để View \ Tables \ Variance tính sai lệch
  15. Các tính năng View hỗ trợ giám sát  Highlight Đánh dấu các công việc cần chú ý  Đánh dấu các công việc cần chú ý giải quyết trên bảng danh sách côngviệc Lọc  Filter công việc,  Lọc các công việc và nguồn lực, chỉ nguồn lực hiển thị các công việc, nguồn lực theo tiêu chí đã định  Group by  Hiển thị toàn bộ các công việc, Nhóm các công việc, nguồn lực nguồn lực nhưng nhóm theo các tiêu chí đã định giúp quản lý và giám sát dễ dàng
  16. Các tiêu chí Lọc và Đánh dấu  Active Tasks  Lọc các công việc đang có hiệu lực thực hiện  Completed Tasks  Lọc các công việc đã hoàn thành  Critical  Các công việc trọng yếu trên đường Găng  Date Range  Các công việc trong khoảng thời gian  Incompleted Tasks  Lọc các công việc chưa hoàn thành  Late tasks  Các công việc bị muộn  Milestones  Lọc riêng các điểm mốc của dự án  Task With Estimated Duration  Lọc công việc có thời gian ước lượng  Using Resource  Lọc các công việc theo một nguồn lực
  17. Tạo Lọc và Đánh dấu tùy biến Xóa lọc Xóa đánh dấu Tạo lọc Danh sách lọc Tạo đánh dấu Hiển thị lọc tự động Danh sách đánh dấu
  18. Các tiêu chí Nhóm  Active v. Inactive  Nhóm riêng công việc hiện tại và việc tạm hủy  Auto Schedule v. Manually Scheduled  Nhóm riêng việc đặt lịch tự động / bằng tay  Complete and Incomplete Tasks  Nhóm riêng việc đã xong, chưa xong  Constraint Type  Nhóm riêng việc theo kiểu ràng buộc  Critical  Nhóm riêng việc trọng yếu và không trọng yếu (Găng, không găng)  Duration  Nhóm theo số ngày công  Duration and Priority  Nhóm theo số ngày công và mức ưu tiên  Milestones  Nhóm theo các điểm mốc dự án  Priority  Nhóm theo mức ưu tiên  Resource  Nhóm theo nguồn lực sử dụng
  19. Bài tập kết hợp lọc + nhóm + đánh dấu TT Bài tập Đáp án 1 Hãy lọc ra các công việc chưa hoàn thành 2 Đánh dấu các công việc gần xong (> 70% complete) 3 Lọc các công việc sử dụng “Bàn xoay”, “Thợ nặn”, “Thợ vẽ” 4 Đánh dấu các công việc có chi phí > 3 triệu 5 Lọc các công việc bắt đầu trong tuần đầu tháng 5 6 Nhóm các công việc theo ngày thực hiện 7 Nhóm các công việc theo % hoàn thành & chi phí (cao -> thấp)
  20. Sắp xếp các công việc  by Start Date  Xếp theo ngày bắt đầu  by Finish Date  Xếp theo ngày kết thúc  by Priority  Xếp theo giá trị ưu tiên  by Cost  Xếp theo chi phí  by ID  Xếp theo mã
  21. Lọc, nhóm và sắp xếp tự động 1 Sắp xếp TĂNG DẦN theo các giá trị trên cột hiện tại Sắp xếp GiẢM DẦN theo các giá trị trên cột hiện tại NHÓM theo các giá trị trên cột hiện tại Xóa LỌC tự động đang áp 2 dụng theo cột hiện tại Gỡ bỏ NHÓM theo các giá trị trên cột hiện tại 3
  22. Các cấp hiển thị  +/-  Ẩn hiện các công việc chi tiết  All Subtasks  Hiện tất các các cấp công việc  Outline Level X  Hiển thị các công việc đến cấp X
  23. Phương pháp giám sát Earned Value Baseline  Earned Value là phương pháp giám sát dự án bằng định lượng dựa trên chi phí  Hoạt động của dự án thực hiện nhiều/ít  chi phí phát sinh nhiều/ít => thông qua giám sát chi phí kế hoạch, chi phí theo sản phẩm hoàn thành và chi phí thực tế sẽ giám sát được tiến độ dự án  Dự án được coi là đạt tiến độ nếu lịch trình và chi phí đạt các mục tiêu ban đầu đặt ra Status Date
  24. Dự án X1000 - may áo gửi Trường Sa  May gia công 1000 áo lính  Thời gian thực hiện: 10 ngày  Chi phí dự án: 100.000 / 1 thợ / 1 ngày & sử dụng 10 thợ.  Chi phí: 1 triệu/ngày  Tổng chi phí: 10 triệu
  25. Lộ trình dự án X1000 Ngày 1 Ngày 2 Ngày 3 Ngày 4 Ngày 5 Ngày 6 Ngày 7 Ngày 8 Ngày 9 Ngày 10 Sản lượng dự kiến 1000 100 áo 200 áo 300 áo 400 áo 500 áo 600 áo 700 áo 800 áo 900 áo áo 1 tr 2 tr 3 tr 4 tr 5 tr 6 tr 7 tr 8 tr 9 tr 10 tr Chi phí theo lịch trình dự kiến – PV – BCWS Chi phí thu được theo sản phẩm dự kiến: 10.000 / áo EV – BCWP 80 áo 160 áo 200 áo Giám sát dự án vào PV – BCWS = 3 triệu cuối ngày thứ 3 EV – BCWP = 2 triệu (200 áo x 10.000 đ) 900 1.9 tr 2.3 tr AC – ACWP = 2.3 triệu (bảng theo dõi) Hết ngày thứ 3 số sản phẩm làm ra 200/300 = 67% so với dự định 800 + 100 800 + 200 400 Chỉ số đánh giá lịch – SPI = BCWP/BCWS = 0.67 Làm ra 200 cái áo, tiêu 2.3 tr, chi phí thực tiêu lớn hơn dự kiến Chỉ số đánh giá chi phí – CPI = BCWP/ACWP = 0.87
  26. Phân tích tương quan dữ liệu  % Thời gian  SPI = 0.67 1  20% (200 áo)  CPI = 0.87 1  Chi phí tg ứng: 2.3 triệu Nhỏ hơn 1 là xấu
  27. Dự báo thời gian và chi phí  Dự báo tiến độ  Dự báo chi phí Duration / SPI EAC = Cost / CPI 10 ngày / 0.67 = 15 ngày = 10 tr / 0.87 = 11.5 tr Dự án có khả năng chậm 5 ngày và vượt ngân quỹ 1.5 triệu dựa trên những số liệu thu thập được vào ngày thứ 3 Cần tăng năng suất để SPI > 1 và cắt giảm chi phí 1.5 triệu cho 7 ngày tiếp theo để CPI > 1 nhằm đảm bảo mục tiêu
  28. Tra cứu các chỉ tiêu theo phương pháp Earned Value SV CV Status Date =
  29. Earned Value trên MSP : Lập kế hoạch 1 2 3 5 4 6
  30. Earned Value trên MSP : Thiết lập Basline & Status Date 1 3 4 2
  31. Earned Value trên MSP : Cập nhật dữ liệu thực tế 2 3 1 4 5 6 7 Bắt đầu đúng KH Hết 3 ngày công Làm 200 áo = 20% Chi phí thực tế
  32. Earned Value trên MSP : Đánh giá dự án CPI tiêu nhiều vượt ngân sách 5 Chi phí thực tế 5 Chi phí dự báo 6 Chi phí theo lịch 3 4 Chi phí theo sản phẩm dự kiến từ đầu SPI chậm tiến độ 7 tiến độ dự kiến (200 áo x 10.000 = 2 triệu) vào ngày thứ 3 Lưu ý: 1 2 + Earned Value Method = Physical % Complete + Nếu hệ thống không tự tính CPI, SPI: - Thay đổi giá trị Physical % Complete - Chọn Status Date tăng thêm 1 ngày sang 22/5 để khử sai số lịch
  33. Bài tập Earned Value # Bài tập (Các công việc trên đều kéo dài 10 ngày, giám sát ngày 3, cp 1tr/ngày) Đáp án 1 Công việc nào có khả năng chậm tiến độ? 2 Công việc nào có khả năng vượt mức chi phí? Dự báo vượt bao nhiêu? 3 Công việc nào có khả năng hoàn thành sớm? 4 Công việc nào có khả năng tiêu tốn chi phí ít hơn dự kiến? 5 Dự báo số ngày hoàn thành của việc số 5?
  34. Báo cáo Earned Value 1 3 4 2