›

Bài giảng Microsoft Word - Trần Trọng Tuyến

doc 73 trang huongle 6380
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Microsoft Word - Trần Trọng Tuyến", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • docbai_giang_microsoft_word_tran_trong_tuyen.doc

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Word - Trần Trọng Tuyến

  1. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD BÀI GIẢNG MICROSOFT WORD GV Trần Trầng Tuyần 1
  2. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD MỤC LỤC CHƯƠNG 1 - GIỚI THIỆU MICROSOFT – WORD 1 1.1 GIỚI THIỆU BỘ OFFICE VÀ MS WORD 5 1.2 KHỞI ĐỘNG – THỐT WORD 5 1.2.1 Khởi động 5 1.2.2 Thốt 5 1.3 TẠO MỚI – MỞ VÀ LƯU VĂN BẢN 6 1.3.1 Tạo mới một văn bản 6 1.3.2 Mở một văn bản đã cĩ 7 1.3.3 Lưu văn bản 8 1.4 ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA CỦA WORD LÀ GÌ? 9 1.5 HỌC WORD LÀ HỌC GÌ? 10 1.6 TRANG GIẤY – ĐỊNH DẠNG TRANG (PAGE SETUP) 10 CHƯƠNG 2 - CÁC THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN 12 2.1 CÁC THAO TÁC VỚI CHUỘT VÀ BÀN PHÍM 12 2.2 CÁCH ĐÁNH TIẾNG VIỆT TRONG CÁC PHẦN MỀM CHẠY TRÊN HĐH WINDOWS 12 2.3 CHỌN KHỐI VÀ THAO TÁC TRÊN KHỐI 13 2.3.1 Chọn khối 13 2.3.2 Các thao tác trên khối 13 2.4 TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 15 2.4.1 Tìm kiếm 15 2.4.2 Tìm kiếm và thay thế 15 2.5 ĐÁNH SỐ TRANG 16 CHƯƠNG 3 - ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 18 3.1 ĐỊNH DẠNG CHỮ 18 3.2 CHÈN SYMBOL 21 3.3 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN 22 3.4 ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN 24 3.5 ĐỊNH DẠNG TAB 25 3.6 ĐỊNH DẠNG BULLETS & NUMBERING 27 3.7 ĐỊNH DẠNG ĐƯỜNG BIÊN- MÀU NỀN 30 3.8 ĐỊNH DẠNG DROP CAP 32 3.9 SAO CHÉP KIỂU ĐỊNH DẠNG 34 3.9.1 Tạo một kiểu định dạng mới 34 3.9.2 Sử dụng kiểu định dạng cĩ sẵn 36 3.9.3 Chỉnh sửa kiểu định dạng 36 3.9.4 Sao chép kiểu định dạng 37 CHƯƠNG 4 - BỐ CỤC TRANG VĂN BẢN VÀ IN ẤN 38 4.1 ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN CHI TIẾT 38 4.1.1 Thay đổi kích cỡ 38 4.1.2 Đặt lề trang 39 4.2 TẠO HEADER – FOOTER – FOOTNOTE 40 2
  3. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 4.2.1 Tạo Header, Footer 40 4.2.2 Tạo chú thích (Footnote) 41 4.3 XEM VĂN BẢN TRƯỚC KHI IN 41 4.4 IN VĂN BẢN 42 4.5 IN PHONG BÌ 43 CHƯƠNG 5 - LÀM VIỆC VỚI BẢNG (TABLE) 46 5.1 TẠO BẢNG 46 5.2 CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG 46 5.2.1 Nhập, chỉnh, sửa trên bảng 46 5.2.2 Di chuyển con trỏ trong bảng 47 5.2.3 Đánh dấu chọn các ơ trong bảng 48 5.2.4 Trình bày bảng 48 5.3 CHỈNH SỬA BẢNG BIỂU 49 5.3.1 Thay đổi kích thước của cột và hàng 49 5.3.2 Chèn cột, chèn hàng, chèn bảng vào trong bảng 51 5.3.3 Xố cột, hàng, bảng 51 5.3.4 Trộn, tách ơ 51 5.3.5 Chia một bảng thành 2 bảng 52 CHƯƠNG 6 - CÁC CƠNG CỤ ĐẶC BIỆT 53 6.1 AUTO CORRECT – AUTO TEXT 53 6.1.1 Auto correct 53 6.1.2 Autotext 54 6.2 CHÈN VÀ HIỆU CHỈNH HÌNH ẢNH – AUTOSHAPE 55 6.2.1 Chèn hình ảnh (Clip Art) vào văn bản 55 6.2.2 Hiệu chỉnh hình ảnh 57 6.2.4 Text Box 61 6.3 WORDART (CON CHỮ NGHỆ THUẬT) 61 6.3.1 Tạo một Wordart 61 6.3.2 Định dạng – thay đổi kiểu cho WordArt 62 6.4 EQUATION 63 6.5 MAILMERGE 65 6.5.1 Trộn thư dùng “Wizard” 65 6.5.2 Trộn thư thủ cơng 71 3
  4. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 4
  5. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD CHƯƠNG 1 - GIỚI THIỆU MICROSOFT WORD 1.1 GIỚI THIỆU BỘ MS OFFICE VÀ MS WORD - Là một phần mềm soạn thảo văn bản trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft. - Cung cấp nhiều lệnh, nhiều đặc tính như quản lý đồ họa, tạo bố cục, tính tốn số liệu trong bảng tính, tạo danh sách thư tín, sắp xếp danh sách và quản lý file giúp ta xử lý văn bản một cách hiệu quả. 1.2 KHỞI ĐỘNG – THỐT MS WORD 1.2.1 Khởi động Để khởi động MICROSOFT WORD, cĩ nhiều cách: - Chọn Start / Programs / Microsoft Word - Click chuột vào biểu tượng Word trên Desktop (nếu cĩ) - Click biểu tượng trên thanh Shotcut Bar. 1.2.2 Thốt Các cách thốt: - Chọn menu File / Exit - Nhấn phím Atl + F4 - Click vào nút ở gĩc trên bên phải của màn hình. - Double click vào biểu tượng ở gĩc trên bên trái của màn hình. Lưu ý: Nên lưu lại văn bản trước khi thốt, nếu khơng Microsoft Word sẽ cĩ thơng báo như sau: Hình1 1- Thơng báo khi thốt khỏi MS Word mà chưa lưu Yes: lưu tập tin. No: khơng lưu tập tin. Cancel: hủy lệnh thốt 5
  6. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 1.3 TẠO MỚI – MỞ VÀ LƯU VĂN BẢN 1.3.1 Tạo mới một văn bản Khi khởi động Word, một cửa sổ văn bản mới sẽ được mở. Đây là một màn hình trống giống như trang giấy trắng trong vở. Hình 2 - Màn hình MicroSoft Word - Màn hình này là trang đầu tiên của văn bản, là nơi mà bạn bắt đầu gõ văn bản. Khi trang đầu tiên đầy, Word sẽ tự động tạo ra trang kế. Văn bản cĩ thể cĩ nhiều trang tùy ý. - Word tự động định sẵn một số thơng số chính trên các biên giấy, font chữ, cỡ chữ, khoảng cách giữa các dịng, vị trí các dấu Tab, kích thước trang và các thơng số khác. Do vậy, bạn cĩ thể gõ văn bản ngay mà khơng cần làm các thao tác định dạng nếu khơng muốn thay đổi các thơng số mặc định. Chú ý rằng bạn phải nhấn phím Enter khi muốn xuống dịng. - Trong Word, nhờ vào cơ chế Word - wrap, khi nội dung gõ đã gặp biên phải thì sẽ tự động xuống dịng. Tuy nhiên, bạn vẫn cĩ thể sử dụng phím Enter để:  Kết thúc dịng  Kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph) 6
  7. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD  Tạo một dịng trống - Trong trường hợp cần tạo một văn bản mới khác trong WORD, bạn cĩ thể thực hiện theo một trong những cách như sau: Cách 1: Chọn menu File/New Trong hộp thoại New Doccument, chọn Blank Document: Hình 3- Tạo văn bản mới Cách 2: Nhấp biểu tượng trên thanh cơng cụ. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N Cách 4: Tạo mới văn bản theo mẫu cĩ sẵn bằng cách chọn menu File/New, trong hộp thư thoại New from Template – chọn Genneral Templates – chọn mẫu văn bản cần tạo. Sau đĩ chọn Blank Document trong hộp thư thoại New. 1.3.2 Mở một văn bản đã cĩ - Chọn menu File / Open, hoặc nhấp biểu tượng trên thanh cơng cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. - Trong hộp thoại Open, chọn tên tập tin muốn mở, rồi nhấp nút Open. 7
  8. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 4- Mở tài liệu Word đã cĩ 1.3.3 Lưu văn bản - Chọn menu File/Save hoặc nhấp biểu tượng trên thanh cơng cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S. - Nếu muốn lưu File với tên khác, bạn chọn File / Save As. - Trong hộp thoại Save As, chọn tên ổ đĩa và thư mục muốn lưu tập tin trong khung Save In, đặt lại tên tập tin trong khung File Name, nhấp Save. 8
  9. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Vị trí Click chọn đường dẫn Save in đường dẫn nơi lưu tập tin File name tên mới cho tập tin Hình 5 - Save As - Nếu muốn lưu tập tin Word sang các dạng khác, trong hộp thoại Save As, bạn click chọn Save as type, rồi chọn một trong các mục: Vị trí chọn sổ xuống các kiểu tập tin cần lưu Hình 6- Kiểu tập tin  Word Document (*.doc) : dạng văn bản của Word  WordWeb Page (*.htm, *.html) : dạng tập tin Web  Document template (*.dot) : dạng tập tin mẫu  Rich Text Format (*.rtf) : dạng tập tin Rich text format  Text Only (*.txt) : dạng tập tin text  Text Only with Line Breaks (*.txt) : dạng tập tin text cĩ ngắt dịng  Word 6.0/95 (*.doc) : các phiên bản khác của Word.  1.4 “ĐẦU VÀO” VÀ “ĐẦU RA” CỦA WORD LÀ GÌ? - “Đầu vào”: là văn bản chưa hồn chỉnh. - “Đầu ra”: là văn bản hồn chỉnh được in ra giấy. 9
  10. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 1.5 “HỌC” WORD LÀ HỌC GÌ? Học word để biết được các cơng cụ định dạng văn bản thơng qua các lệnh, các chức năng đồ thị giúp ta trình bày văn bảng theo ý người dùng. 1.6 TRANG GIẤY – ĐỊNH DẠNG TRANG (PAGE SETUP) - Sản phẩm cuối cùng của Word là trang giấy in, do vậy ta phải chọn trang giấy cho phù hợp với nội dung văn bản mà ta trình bày. Định dạng trang giấy gồm cĩ: khổ giấy, kiểu hiển thị (đứng, nằm), lề trang giấy (trên, dưới, trái, phải). - Để định dạng trang giấy ta thực hiện lệnh File/Page Setup Hình 7- Định dạng Trang giấy - Trong ngăn paper click chọn nút sổ xuống ở hộp thoại Paper size để chọn khổ giấy. 10
  11. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 8- Định lề giấy Trong ngăn Margins:  Top: Lề trên  Bottom: Lề dưới  Left: Lề trái  Right: Lề phải  Portrait: Khổ giấy đứng  Landscape: Khổ giấy ngang 11
  12. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD CHƯƠNG 2 - CÁC THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN 2.1CÁC THAO TÁC VỚI CHUỘT VÀ BÀN PHÍM Các thao tác với chuột: - Di chuyển con trỏ Chuột (Move) - Nhấp nút trái Chuột (Click) - Nhấp nút phải Chuột (Right Click) - Nhấp đúp nút trái Chuột (Double Click) - Rê Chuột: nhấn giữ nút trái Chuột và di chuyển con trỏ Chuột. Các thao tác với bàn phím: Phím Tác dụng  Qua trái một ký tự Qua phải một ký tự  Lên một dịng  Xuống một dịng Ctrl +  Qua trái một từ Ctrl + Qua phải một từ Ctrl +  Lên một đoạn Ctrl +  Xuống một đoạn Home Đến đầu dịng End Đến cuối dịng Ctrl + Home Đến đầu văn bản Ctrl + End Đến cuối văn bản PgUp Lên một trang màn hình PgDn Xuống một trang màn hình Ctrl + PgUp Đến đầu màn hình Ctrl + PgDn Đến cuối màn hình Enter Xuống hàng kết thúc paragraph Shift + Enter Xuống hàng chưa kết thúc paragraph Delete Xĩa ký tự sau vị trí con trỏ Ctrl + Delete BackSpace Xố ký tự trước vị trí con trỏ Ctrl + BackSpace 2.2CÁCH ĐÁNH TIẾNG VIỆT TRONG CÁC PHẦN MỀM CHẠY TRÊN HĐH WINDOWS Gõ dấu đi kèm với chữ bằng cách sử dụng các phím số ở hàng phím phía trên các phím chữ cái theo nguyên tắc sau: 12
  13. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD - Dấu sắc Phím số 1 - Dấu huyền Phím số 2 - Dấu hỏi Phím số 3 - Dấu ngã Phím số 4 - Dấu nặng Phím số 5 - Dấu mũ (â, ê, ơ) Phím số 6 - Dấu mĩc (ư, ơ) Phím số 7 - Dấu liềm (ă) Phím số 8 - Dấu ngang (đ) Phím số 9 Ví dụ: muốn gõ chữ “ đường” thì bạn nhấn các phím theo thứ tự sau: d 9 u 7 o 7 2 n g 2.3CHỌN KHỐI VÀ THAO TÁC TRÊN KHỐI 2.3.1 Chọn khối - Chọn một từ: nhấp đúp Chuột vào từ muốn chọn. - Chọn một câu: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào vị trí bất kỳ trong câu. - Chọn một dịng: nhấp Chuột vào lề trái của dịng muốn chọn. - Chọn một đoạn: nhấp đúp chuột vào khoảng trống bên lề trái của đoạn muốn chọn. - Chọn các ký tự liên tiếp nhau: Rê Chuột lên các ký tự muốn chọn hoặc dùng bàn phím bằng cách đặt con trỏ từ ký tự đầu muốn chọn sau đĩ nhấn giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên theo hướng cần đánh dấu. - Chọn tồn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào lề trái của văn bản hoặc nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + A 2.3.2 Các thao tác trên khối Xố khối: - B1: Chọn khối cần xĩa. - B2: Chọn lện xĩa: nhấn phím Delete hoặc chọn menu Edit/Clear - B3: Xem kết quả Di chuyển khối: Cĩ thể rê Chuột để kéo khối văn bản đến vị trí mới hoặc thực hiện các bước sau: 13
  14. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD - B1: Chọn khối cần di chuyển - B2: Chọn lệnh di chuyển khối: . Chọn menu Edit/Cut hoặc nhấp biểu tượng trên thanh cơng cụ hoặc nhấn phím Ctrl + X . Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn di chuyển đến. . Chọn menu Edit/Paste hoặc nhấp biểu tượng thanh cơng cụ hoặc nhấn phím Ctrl + V - B3: Xem kết quả. Sao chép các khối: Cĩ thể nhấn giữ phím Ctrl và rê Chuột để kéo khối văn bản đến vị trí mới hoặc thực hiện các bước sau: - B1: Chọn khối cần di chuyển - B2: Chọn lệnh di chuyển khối: . Chọn menu Edit/Copy hoặc nhấp biểu tượng trên thanh cơng cụ hoặc nhấn phím Ctrl + C . Di chuyển con trỏ đến vị trí muốn chép đến. . Chọn Edit/Paste hoặc nhấp biểu tượng trên thanh cơng cụ hoặc nhấn phím Ctrl + V. - B3: Xem kết quả. 14
  15. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 2.4TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 2.4.1 Tìm kiếm - Chọn menu Edit / Find hoặc nhấn phím Ctrl + F Hình 9- Tìm kiếm - Trong ngăn Find, nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What - Nhấp nút Find Next để tìm. Nếu tìm thấy, Word sẽ tự động đánh dấu và hiển thị phần vừa tìm thấy trên màn hình. 2.4.2 Tìm kiếm và thay thế - Chọn menu Edit / Replace hoặc nhấn phím Ctrl + H Hình 10- Tìm và thay thế 15
  16. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD  Trong ngăn Replace, nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What và nhập nội dung cần thay thế vào hộp Replace With.  Nhấp nút Replace All để thay thế tất cả các từ trong hộp Find What bởi các từ trong hộp Replace With.  Nhấp nút Find Next để tìm. Nếu tìm thấy, Word sẽ tự động đánh dấu và hiển thị phần vừa nhận thấy trên màn hình.  Nhấp nút Replace nếu muốn thay thế từ vừa tìm được. Nếu khơng thì tiếp tục nhấp nút Find Next để tìm tiếp từ khác.  Nhấp nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm. 2.5ĐÁNH SỐ TRANG Thực hiện các bước: - Chọn menu Insert / Page Numbers - Trong hộp thoại Page Numbers, xác định các thơng số sau: Hình 11- Đánh số trang  Position: Định vị trí đánh số trang là ở đầu (Top of page (Header) hay cuối trang (Bottom of page (Footer))  Alignment: Định vị trí số trang ở bên phải (Right), bên trái (Left), ở giữa (Center), bên trong (Inside) hay bên ngồi (Outside)  Show number on first page: Hiển thị số trang trên trang đầu tiên hay khơng. 16
  17. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD - Nhấp nút Format để định dạng số trang Hình 12- Chọn kiểu đánh số trang Trong hộp thoại Page Number Format, chọn:  Number format: Định dạng kiểu đánh số  Start at: Định số thứ đầu tiên để đánh số trang 17
  18. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD CHƯƠNG 3 - ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 3.1ĐỊNH DẠNG CHỮ Cĩ thể định dạng trước khi gõ chữ hoặc sau khi gõ xong. Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng chữ. Bước 2: Chọn lệnh định dạng chữ và nhập dữ liệu (nếu cần) (1) Cách 1: Chọn lệnh từ thực đơn: Chọn Format/Font Hình 13- Định dạng chữ 1  Font: Xác định Font chữ.  Font Style: Xác định kiểu chữ, cĩ thể là chữ thường, đậm, nghiêng  Size: Xác định cỡ chữ.  Font Color: Xác định màu chữ.  Underline Style: Xác định dạng nét gạch dưới của chữ.  Underline Color: Xác định màu nét gạch dưới của chữ.  Effects: Xác định dạng hiệu ứng cho chữ.  Preview: Xem kết quả định dạng. 18
  19. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 14- Định dạng chữ 2 Hình 15- Định dạng chữ 3 (2) Cách 2: Chọn lệnh trên thanh cơng cụ. Sử dụng các biểu tượng sau: 19
  20. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Xác định font chữ Xác định cỡ chữ Bật hoặc tắt in đậm – nghiêng – gạch dưới (3) Cách 3: Dùng phím nĩng (Hot Key - Shortcut)  Ctrl +  Giảm kích cỡ của ký tự một point.  Ctrl +  Tăng kích cỡ của ký tự một point.  Ctrl + B Bật hoặc tắt in đậm.  Ctrl + I Bật hoặc tắt in nghiêng.  Ctrl + U Bật hoặc tắt in gạch dưới nét đơn  Ctrl + Shift + D Bật hoặc tắt in gạch dưới nét đơi.  Shift + F3 Đổi chữ in thành chữ thường và ngược lại.  Ctrl + = Bật hoặc tắt chỉ số dưới.  Ctrl + Shift + = Bật hoặc tắt chỉ số trên.  Ctrl + Space Trả về định dạng mặc định. Bước 3: Xem kết quả. 20
  21. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 3.2CHÈN SYMBOL Khi cần đưa vào một số ký hiệu đặc biệt khơng cĩ trên bàn phím. Bước 1: Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn ký hiệu đặc biệt. Bước 2: Chọn Insert/Symbol. Hình 47- Chèn Symbol - Trong hộp thoại Symbol, chọn ký tự cần chèn (cĩ thể chọn nhiều bảng ký tự khác nhau trong hộp Font). - Nhấp đúp chuột trái vào ký tự cần chèn hoặc nhấp nút Insert để chấp nhận chèn. - Lặp lại 2 thao tác trên nhiều lần để chèn nhiều ký tự khác nhau vào văn bản. Nhấp nút Cancel để đĩng hộp thoại Symbol. Bước 3: Xem kết quả. Sau khi chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản, bạn cĩ thể tiến hành chỉnh sửa, định dạng về kích cỡ, màu sắc, kiểu thể hiện của nĩ trên văn bản giống như đối với các ký tự khác. 21
  22. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 3.3 ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng đoạn. Bước 2: Chọn lệnh định dạng đoạn và nhập dữ liệu (nếu cần) (1) Cách 1: Chọn lệnh từ thực đơn: Format/paragraph để mở hộp thoại Paragraph - Trong hộp thoại Paragraph, ngăn Indents and Spacing cĩ thể dùng để hiệu chỉnh lề cho đoạn, khoảng cách giữa các đoạn và khoảng cách giữa các dịng trong đoạn: Hình 16- Định dạng đoạn văn bản  Alignment: chọn kiểu canh đoạn là canh giữa (center), canh đều 2 biên (Justified), canh trái (Left), hay canh phải (Right).  Left: Định khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản.  Right: Định khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản.  Special: Chọn một số cách canh lề đặc biệt. (None: Khơng thay đổi; First Line: Dịng đầu tiên của đoạn sẽ thụt vào một khoảng xác định so với các dịng khác; Hanging: Tất cả các dịng trong đoạn sẽ thụt vào một khoảng xác định so với dịng đầu tiên). 22
  23. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD  Before: Xác định khoảng cách của đoạn so với đoạn trước.  After: Xác định khoảng cách của đoạn so với đoạn sau.  Line Spacing: Xác định khoảng cách giữa các dịng trong đoạn (Single; 1.5 Line; Double; At least: cách nhau một khoảng ít nhất bằng chỉ số trong hộp At, Exactly: cách nhau một khoảng chính xác bằng chỉ số trong hộp At; Multiple: cách nhau một khoảng bằng số lần chiều cao dịng chỉ trong hộp At)  Preview: Xem trước kết quả định dạng. (2) Cách 2: Chọn lệnh trên thanh cơng cụ. (3) Cách 3: Dùng phím tắt  Ctrl + 1 Các dịng cách nhau một khoảng bằng chiều cao một dịng.  Ctrl + 2 Các dịng cách nhau một khoảng bằng 2 lần chiều cao dịng.  Ctrl + 5 Các dịng cách nhau một khoảng bằng 1.5 lần chiều cao dịng.  Ctrl + L Canh trái (Left Align)  Ctrl + E Canh giữa (Center Align)  Ctrl + R Canh phải (Right Align)  Ctrl + J Canh đều (Justify)  Ctrl + M Tăng lề trái.  Ctrl + Shift + M Giảm lề trái.  Ctrl + T Tăng lề trái trừ dịng đầu tiên của đoạn.  Ctrl + Shift + T Giảm lề trái trừ dịng đầu tiên của đoạn.  Ctrl + Q Trả về định dạng đoạn mặc định. Bước 3: Xem kết quả. 23
  24. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 3.4 ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN - Văn bản cĩ thể được tổ chức thành một hay nhiều cột. Cĩ thể định dạng cột trước rồi nhập văn bản nhưng nên nhập nội dung văn bản trước rồi hãy định dạng cột theo các bước như sau: Bước 1: Chọn khối văn bản cần chia cột. Bước 2: Chọn lệnh chia cột văn bản: (1) Cách 1: chọn lệnh từ thanh thực đơn: Format/Columns Hình 17- Định dạng chia cột văn bản Trong hộp thoại Columns, cĩ các lựa chọn sau:  Presets: Xác định dạng chia cột theo mẫu định sẵn.  Number of Columns: Xác định số cột cần chia.  Width and Spacing: Xác đinh bề rộng và khoảng cách giữa các cột.  Line between: Cĩ hiện đường phân chia giữa các cột hay khơng  Equal column width: Cĩ tự động điều chỉnh bề rộng các cột bằng nhau hay khơng. (2) Cách: nhấp vào biểu tượng trên thanh cơng cụ. Khi muốn thay đổi chiều rộng cột, bạn cĩ thể điều chỉnh trực tiếp trên thước canh. Nếu muốn ngắt đoạn văn bản sang cột khác thực hiện các bước sau:  Đặt dấu nháy tại vị trí cần ngắt cột.  Chọn Insert/Break 24
  25. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 18- Ngắt cột văn bản  Chọn mục Column break  Nhấp nút OK. Bước 3: Xem kết quả. 3.5 ĐỊNH DẠNG TAB Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần định dạng Tab. Bước 2: Đặt các Mốc Canh Tab: bằng cách: Chọn loại tab cần đặt Các tab đã đặt Thước canh Hình 19- Đặt các Mốc canh Tab Điểm Tab nằm bên trái các ký tự kế tiếp (Left Tab). Điểm Tab nằm giữa các ký tự kế tiếp (Center). Điểm Tab nằm bên phải các ký tự kế tiếp (Right Tab). Dấu chấm thập phân nằm ngay vị trí điểm Tab (Decimal Tab). Hiển thị đường kẻ thẳng đứng bên phải điểm Tab (Bar Tab). Điểm Tab dùng cho dịng đầu của đoạn (First Line Indent). 25
  26. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Điểm Tab dùng cho các dịng kế của đoạn (Hanging Indent). Lưu ý: - Di chuyển các mốc canh Tab: - Xĩa các mốc canh Tab: - Xố tất cả các mốc canh Tab của 1 đoạn: Tạo các “leader” trước mỗi Mốc Canh Tab: - Chọn Format /Tabs Hình 20- Định dạng Tab - Trong hộp thoại Tabs, cĩ các lựa chọn sau:  Tab stop position: Xác định vị trí Tab.  Default tab stops: Vị trí Tab mặc định.  Alignment: Xác định kiểu Tab Left: Điểm Tab nằm bên trái các ký tự kế tiếp. Center: Điểm Tab nằm giữa các ký tự kế tiếp. Right: Điểm Tab nằm bên phải các ký tự kế tiếp. Decimal: Dấu chấm thập phân nằm ngay vị trí điểm Tab. Bar: Hiển thị đường kẻ thẳng đứng ngay bên phải điểm tab.  Leader: Xác định dạng thể hiện Tab.  Set: Ghi nhận, lưu Tab vừa định nghĩa.  Clear: Xĩa Tab vừa chọn. 26
  27. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD  Clear All: Xĩa tất cả các Tab.  OK: Chấp nhận định dạng Tab vừa xác định.  Cancel: Hủy bỏ định dạng Tab. Bước 3: Xem kết quả. 3.6 ĐỊNH DẠNG BULLETS & NUMBERING Bước 1: Chọn các đoạn văn bản cần định dạng. Bước 2: Chọn Format/Bullets  Numbering Trong hộp thoại Bullets  Numbering, cĩ các lựa chọn sau: (1) Ngăn Bulleted dùng để định dạng các dấu đoạn (bullets) bằng cách chọn dấu đoạn theo các mẫu cĩ sẵn: Hình 21- Định dạng Bullet Hoặc nhấp nút Customize để thay đổi một mẫu cĩ sẵn. 27
  28. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 22- Customize Bulleted List 28
  29. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hoặc nhấp nút Picture để lựa chọn dấu đoạn bằng hình ảnh. Hình 23- Bullet dạng hình Chọn mẫu None nếu muốn hủy bỏ định dạng. (2) Ngăn Number dùng để định dạng các ký hiệu đoạn kiểu thứ tự bằng cách chọn loại ký hiệu cĩ sẵn hoặc chọn None để hủy bỏ định dạng. Hình 24- Định dạng Numbering  Restart numbering: Đánh thứ tự lại từ đầu.  Continue previous list: Tiếp tục đánh thứ tự theo các thứ tự đã cĩ trước. 29
  30. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD  Customize: Thay đổi cách đánh thứ tự của một mẫu cĩ sẵn. Hình 25- Định dạng Numbering  Number Style: Xác định dạng đánh thứ tự.  Start at: Xác định ký hiệu thứ tự bắt đầu.  Number position: Xác định vị trí đặt ký hiệu thứ tự. Bước 3: Xem kết quả. 3.6.1 Cách 2 Trên thanh cơng cụ: . Định dạng Bullets: nhấp vào biểu tượng . Định dạng Numbering: nhấp vào biểu tượng 3.7 ĐỊNH DẠNG “ĐƯỜNG BIÊN”- “MÀU NỀN” Muốn làm nổi bật khối văn bản, bạn cĩ thể: tạo khung (đường biên), màu nền cho văn bản. Để định dạng màu nền cho văn bản, thực hiện các bước sau: Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng. Bước 2: Chọn Format/Borders and Shading 30
  31. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 26- Định dạng tạo đường biên Hình 27- Định dạng khung cho các Trang 31
  32. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 28- Định dạng màu nền Bước 3: Xem kết quả. 3.8 ĐỊNH DẠNG DROP CAP Định dạng Drop Cap là hình thức qui định ký tự đầu tiên của đoạn nằm trên nhiều dịng hay tạo chữ in hoa thụt cấp. Bước 1: Chọn khối văn bản cần định dạng Drop Cap. Bước 2: Chọn Format/Drop Cap Hình 29- Định dạng Drop Cap 32
  33. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD - Trong hộp thoại Drop Cap, chọn một trong ba vị trí của Drop Cap trong khung Position. - Định dạng kiểu chữ cho ký tự Drop Cap trong hộp Font. - Xác định số dịng mà ký tự Drop Cap thể hiện trong hộp Lines to drop. - Xác định khoảng cách giữa ký tự Drop Cap và ký tự tiếp theo trong hộp Distance from text. - Nhấp OK. Bước 3: Xem kết quả. 33
  34. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 3.9 SAO CHÉP KIỂU ĐỊNH DẠNG 3.9.1 Tạo một kiểu định dạng mới Thực hiện theo một trong các cách sau: (1) Cách 1: - Định dạng một đoạn văn bản, sau đĩ nhấp Chuột vào một vị trí bất kỳ trong đoạn. - Chọn Format/Style and Formatting Tạo Style mới Danh sách St yle Click chọn thao tác trên Style Định dạng Style Xóa Style Hình 30- Sao chép Kiểu định dạng 34
  35. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD - Chọn New Style Hình 31- Tạo mới một kiểu định dạng Trong hộp thoại New Style:  Name: Đặt tên cho kiểu định dạng.  Style type: Chọn cách định dạng cho ký tự hay đoạn (Paragraph).  Based on: Chọn kiểu định dạng mẫu để thay đổi.  Format: Dùng để thay đổi các mục định dạng Font, Paragraph, (2) Cách 2: - Định dạng một đoạn văn bản sau đĩ nhấp Chuột vào một vị trí bất kỳ trong đoạn. - Nhấp hộp Style trên thanh cơng cụ rồi đặt tên cho kiểu định dạng này. Nếu tên kiểu định dạng đã cĩ thì đoạn văn bản này sẽ đuợc định dạng theo kiểu định dạng cũ. 35
  36. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 3.9.2 Sử dụng kiểu định dạng cĩ sẵn Thực hiện theo một trong các cách sau: (1) Cách 1: - Nhấp Chuột vào một vị trí bất kỳ trong đoạn văn bản cần định dạng. - Chọn Format/Style and Formatting. - Chọn tên kiểu định dạng cần sử dụng trong hộp Style. - Nhấp nút Apply để áp dụng định dạng. (2) Cách 2: - Nhấp Chuột vào một vị trí bất kỳ trong đoạn văn bản cần định dạng. - Nhấp hộp Style trên thanh cơng cụ rồi đặt tên cho kiểu định dạng này. Nếu tên kiểu định dạng đã cĩ thì đoạn văn bản này sẽ được định dạng theo kiểu định dạng cũ. 3.9.3 Chỉnh sửa kiểu định dạng Thực hiện các bước: - Chọn menu Format/Style and Formatting. - Chọn kiểu định dạng cần chỉnh sửa trong hộp Style. - Nhấp nút Modify. - Trong hộp thoại Modify Style, nhấp nút Format rồi chọn các mục thích hợp để chỉnh sửa. 36
  37. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 32- Chỉnh sửa một kiểu định dạng - Nhấp nút OK. - Chọn Update to match selection. 3.9.4 Sao chép kiểu định dạng Thực hiện các bước: - Nhấp Chuột vào vị trí bất kỳ trong đoạn cần sao chép định dạng - Nhấp chọn biểu tượng trên thanh cơng cụ. - Nhấp Chuột vào vị trí bất kỳ trong đoạn muốn định dạng. 37
  38. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD CHƯƠNG 4 - BỐ CỤC TRANG VĂN BẢN VÀ IN ẤN 4.1 ĐỊNH DẠNG TRANG VĂN BẢN CHI TIẾT 4.1.1 Thay đổi kích cỡ Chọn File/Page Setup. Chọn Paper: Hình 33- Định trang giấy - Chọn khổ giấy (ví dụ A4) trong hộp Paper size. - Định dạng lại chiều rộng của trang giấy trong hộp Width và chiều dài trong hộp Height. - Nhấp nút Default để chọn kích cỡ mặc định theo khổ giấy đã chọn. - Nhấp OK. 38
  39. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 4.1.2 Đặt lề trang Chọn File/Page Setup. Chọn Margins Hình 33- Định trang giấy - Trong khung Orientation:  Portrait: Đặt trang giấy theo chiều đứng.  Landscape: Đặt trang giấy theo chiều ngang. - Định dạng lề đầu trang (Top), cuối trang (Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right). Định chiều rộng gáy sách trong hộp Gutter.Định khoảng cách từ lề đến tiêu đề trên (Header) và tiêu đề dưới (Footer). 39
  40. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 4.2 TẠO HEADER – FOOTER – FOOTNOTE 4.2.1 Tạo Header, Footer - Header và Footer là nơi hiển thị các thơng tin chung trong văn bản như tiêu đề, tên tác giả, số trang - Muốn tạo Header và Footer, thực hiện các bước:  Chọn View/Header and Footer Nội dung Header Thoát khỏi Chèn số trang Chèn ngày giờ Edit Header/Footer Chuyển sang soạn thảo Header/Footer Hình 34- Header and Footer  Trong khung Header và Footer, cĩ thể thực hiện:  Gõ và định dạng chữ.  Nhấp nút Insert Page Number để chèn số trang.  Nhấp nút Insert Date để chèn ngày hiện hành. Để hiển thị vùng này trong lúc in, chọn Tools / Options, rồi chọn ngăn Print, sau đĩ đánh dấu check vào hộp Update fields.  Nhấp nút Insert Time để chèn vào giờ hiện hành.  Nhấp nút Swich Between Header and Footer để di chuyển con trỏ từ khung Header sang khung Footer và ngược lại. 40
  41. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD  Nhấp nút Close để trở về chế độ soạn thảo văn bản thơng thường. 4.2.2 Tạo chú thích (Footnote) - Trong văn bản, cĩ thể bạn cần phải giải thích ngữ nghĩa cho một từ, xuất xứ của một câu, một tác phẩm nào đĩ Bạn cĩ thể dùng các chú thích đặt ở cuối trang (Footnote) hay ở cuối văn bản (Endnote). - Đưa con trỏ vào sau từ muốn tạo chú thích. - Chọn Insert/Reference/Footnote Hình 35- Footnote Trong hộp thoại Location, cĩ các tuỳ chọn:  Footnote: Nội dung chú thích được trình bày ở cuối trang.  Endnote: Nội dung chú thích được trình bày ở cuối văn bản. Trong hộp thoại Format, cĩ các tuỳ chọn:  Number format: Thứ tự các chú thích được đánh số tự động theo 1 dạng nào đĩ.  Custom mark: Đưa vào ký tự chú thích mà bạn muốn.  Start at: Ví dụ như bạn chọn Number format cĩ dạng 1, 2, 3, thì số được đánh bắt đầu là bao nhiêu tùy thuộc vào Start at, mặt định là 1.  Numbering: kiểu đánh số liên tục hay theo theo trang, 4.3 XEM VĂN BẢN TRƯỚC KHI IN Trước khi in nội dung văn bản ra giấy, bạn cần xem lại bố cục tồn cảnh của văn bản để cĩ thể chỉnh sửa lại kịp thời nếu sai sĩt hoặc chưa vừa ý. Thực hiện các bước: 41
  42. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD - Chọn File/Preview hoặc nhấp biểu tượng trên thanh cơng cụ: Hình 36- Xem văn bản trước khi in (Print Preview) để xem nội dung một trang văn bản để xem nội dung nhiều trang văn bản cùng một lúc. chọn kích thước hiển thị trang cho hiển thị thước canh hay khơng để dồn văn bản lại để xem văn bản trên tồn màn hình để cho phép chỉnh sửa văn bản trong chế độ Preview để đĩng chế độ Preview và trở về chế độ soạn thảo văn bản 4.4 IN VĂN BẢN Thực hiện các bước: Chọn File/Print hoặc nhấn phím Ctrl+P 42
  43. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 37- In văn bản Trong hộp thoại Print, xác định các lựa chọn sau:  Name: Chọn loại máy in.  Properties: Để thay đổi các thuộc tính của máy in được chọn như kích cỡ, hướng trang  Print to file: Định cĩ in ra thành tập tin văn bản hay khơng.  Page range: Chọn in tất cả các trang cĩ trong văn bản (All), hay chỉ in trang hiện cĩ con trỏ (Current page), hay in các trang chỉ định (Page).  Number of copies: Định số lượng bản in.  Collage: Cĩ in văn bản theo thứ tự hay khơng.  Print what: Định thể loại cần in.  Print: Định tất cả các trang đã chọn (All pages in range), hay chỉ in những trang lẻ? (Odd Pages), hay chỉ in những trang chẵn (Even Pages). Nhấp nút OK để thực hiện in hoặc nhấp nút Cancel để hủy các tùy chọn và đĩng hộp thoại Print. 4.5 IN PHONG BÌ Thực hiện các bước: - Chọn Tools/Letters and Mailings/Envelopes and Labels 43
  44. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 38- In Phong Bì - Nhập tên và địa chỉ người nhận trong khung Delivery Address. - Nhập tên địa chỉ người gửi trong khung Return Address. - Nhấp vào phong bì trong khung Preview để mở hộp thoại Envelope Options. Trong ngăn Envelope Options, xác định kích cỡ cho phong bì, vị trí cho các địa chỉ. Hình 39- In Phong Bì Chuyển sang ngăn Printing Options, chọn vị trí phong bì thích hợp, rồi nhấp nút OK. 44
  45. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 40- In Phong Bì Nhấp nút Print để thực hiện in phong bì, hoặc nhấp nút Close để đĩng hộp thoại Envelopes and Labels. 45
  46. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD CHƯƠNG 5 - LÀM VIỆC VỚI BẢNG (TABLE) 5.1 TẠO BẢNG Muốn tạo bảng, cĩ thể thực hiện theo một trong các cách sau: (1) Cách 1 - Đưa con trỏ đến vị trí cần tạo bảng, - Chọn Table/Insert/Table. Hình 41- Tạo bảng - Trong hộp thoại Insert Table, xác định các thơng số cho bảng:  Number of columns: Định số cột trong bảng.  Number of rows: Định số hàng trong bảng.  Fixed column width: Định chiều rộng cho các cột hoặc chọn Auto để Word tự động điều chỉnh giá trị này. - Nhấp nút OK, xem kết quả. (2) Cách 2 Thực hiện các bước sau: - Đưa con trỏ đến vị trí cần tạo bảng - Chọn biểu tượng trên thanh cơng cụ - Rê chuột để chọn số cột và số dịng. 46
  47. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 5.2 CÁC THAO TÁC TRÊN BẢNG 5.2.1 Nhập, chỉnh, sửa trên bảng (trong các ơ) - Đưa con trỏ vào ơ cần nhập, sau đĩ gõ chữ vào. - Sau khi gõ chữ vào bảng, cĩ thể thực hiện định dạng chữ với các thao tác giống như trên văn bản. - Ngồi ra, bạn cũng cĩ thể thực hiện chỉnh sửa cách hiển thị chữ trong ơ theo chiều ngang hay chiều đứng bằng cách:  Nhấp chuột trái vào ơ cần chỉnh sửa  Chọn menu Format/Text Direction Hình 42- Hướng của văn bảng trong một ơ  Chọn kiểu hiển thị trong khung Orientation.  Nhấp nút OK. 5.2.2 Di chuyển con trỏ trong bảng Phím Tác dụng   Di chuyển con trỏ từ ơ đến ơ, từ hàng đến hàng Tab Di chuyển con trỏ đến ơ liền sau. Trường hợp con trỏ ở ơ cuối cùng trong bảng, nếu nhấn phím Tab thì Word sẽ tự động tạo thêm cho bảng một hàng mới Shift + Tab Di chuyển con trỏ đến ơ liền trước Ctrl + Tab Thêm một Tab vào ơ 47
  48. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 5.2.3 Đánh dấu chọn các ơ trong bảng Chọn một ơ: - Đưa con trỏ vào ơ muốn chọn rồi chọn Table/Select/Cell - Hoặc nhấp nút trái chuột liên tiếp 3 lần vào vị trí dấu nháy của một ơ. - Hoặc di chuyển con trỏ chuột đến mép trái của ơ đến khi trỏ chuột chuyển sang hình thì nhấp nút trái. - Hoặc đưa con trỏ đến dịng cuối trong ơ rồi nhấn phím Shift + End. Chọn nhiều ơ: - Đưa con trỏ chuột vào ơ đầu tiên muốn chọn, và rê chuột đến ơ cuối. Chọn hàng: - Đưa con trỏ đến hàng muốn chọn rồi chọn menu Table/Select/Row - Hoặc di chuyển con trỏ Chuột đến lề trái của hàng cho đến khi trỏ Chuột chuyển sang hình thì nhấp giữ nút trái và rê Chuột xuống hay lên để chọn nhiều hàng. Chọn cột: - Đưa con trỏ ơ đến cột muốn chọn rồi chọn menu Table/Select/Column - Hoặc di chuyển con trỏ đến mép trên của cột cho đến khi trỏ chuột chuyển sang hình thì nhấp giữ nút trái và rê Chuột qua phải hay qua trái để chọn nhiều cột. Chọn cả bảng: - Đưa con trỏ ơ đến ơ bất kỳ trong bảng, chọn menu Table/Select/Table - Hoặc nhấn phím Alt + Shift + 5 (trên bàn phím số). 5.2.4 Trình bày bảng Thực hiện các bước sau: - Đưa con trỏ ơ đến vị trí bất kỳ trong bảng. - Chọn Table/Table Properties. - Trong hộp thoại Table Properties, chọn ngăn Table - Xác định cách trình bày bảng trong văn bản là canh trái (left), canh giữa (Center), hoặc canh phải (Right) trong khung Alignment. - Nếu chọn canh trái, xác định khoảng cách từ lề trái trang văn bản đến bảng trong ơ Indent From left. - Nhấp nút OK. 48
  49. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 43- Định dạng bảng 5.3 CHỈNH SỬA BẢNG BIỂU 5.3.1 Thay đổi kích thước của cột và hàng Muốn thay đổi chiều rộng của cột và chiều cao của hàng sau khi đã tạo bảng, bạn cĩ thể thực hiện một trong những cách sau: (1) Cách 1 - Đánh dấu chọn một hay nhiều cột (hoặc hàng). - Đưa con trỏ chuột đến đường phân cách của cột (hoặc hàng) cần thay đổi cho đến khi con trỏ Chuột đổi sang hình . - Rê chuột để thay đổi kích thước của cột (hoặc hàng) cho đến khi đạt được kích thước vừa ý. (2) Cách 2 - Đánh dấu chọn một hay nhiều cột (hoặc hàng). - Đưa con trỏ Chuột đến biểu tượng trên thước canh để thay đổi kích thước của cột. - Rê Chuột để thay đổi kích thước của cột (hoặc hàng) cho đến khi đạt được kích thước vừa ý. (3) Cách 3 49
  50. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD - Đánh dấu chọn một hay nhiều cột (hoặc hàng). - Chọn Table/Table Properties. - Trong hộp thoại Table Properties:  Chọn ngăn Row. Đánh dấu check vào ơ Specify Height, sau đĩ nhập vào chiều cao của hàng trong hộp giá trị kế bên. Hình 44- Định dạng bảng  Chọn ngăn Column. Đánh dấu check vào ơ Preferred Width, sau đĩ nhập vào chiều rộng của cột trong hộp giá trị kế bên. - Nhấp nút OK để thực hiện. 50
  51. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 5.3.2 Chèn cột, chèn hàng, chèn bảng vào trong bảng 5.3.2.1 Chèn cột - Đánh dấu khối các cột trong bảng. - Chọn Table/Insert/Columns to the Left (hoặc Table/Insert/Columns to the Right) để thực hiện chèn thêm một số cột vào bên trái (hoặc bên phải) khối đã đánh dấu bằng số lượng cột trong khối mà bạn đã đánh dấu. 5.3.2.2 Chèn hàng - Đánh dấu khối các hàng trong bảng - Chọn Table/Insert/Row to the Above (hoặc Table/Insert/Row to the Below) để thực hiện chèn thêm một số hàng vào phía trên (hoặc phía dưới) khối đã đánh dấu bằng số lượng hàng trong khối mà bạn đã đánh dấu. 5.3.2.3 Chèn bảng vào trong bảng - Đánh dấu khối các ơ trong bảng - Chọn menu Table/Insert/Table để thực hiện chèn thêm một bảng mới vào khối đã đánh dấu. 5.3.3 Xố cột, hàng, bảng - Đánh dấu khối các cột hay các hàng muốn xĩa trong bảng. Chọn Table/Delete/Table để thực hiện xĩa tồn bộ bảng. Chọn Table/Delete/Columns để thực xĩa các cột chứa khối đã đánh dấu. Chọn Table/Delete/Rows để thực hiện xĩa các hàng chứa khối đã đánh dấu. Chọn Table/Delete/Cells, sau đĩ chọn các điều kiện cần xĩa trong hộp thoại Delete Cells. Hình 45- Xĩa các thành phần của bảng 5.3.4 Trộn, tách ơ 5.3.4.1 Trộn nhiều ơ thành một ơ - Đánh dấu khối ơ muốn trộn thành một ơ 51
  52. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD - Chọn Table/Merge Cells hoặc nhấp biểu tượng Merge Cells trên thanh Tables and Borders. 5.3.4.2 Tách một ơ thành nhiều ơ - Chọn ơ muốn tách - Chọn Table/Split Cells hoặc nhấp biểu tượng Split Cells trên thanh Tables and Borders. - Trong hộp thoại Split Cells: Hình 46- Tách một ơ thành nhiều ơ  Xác định số cột cần tách trong hộp Number of Columns.  Xác định số dịng cần tách trong hộp Number of rows.  Nhấp OK để đồng ý tách. 5.3.5 Chia một bảng thành 2 bảng Để chia một bảng thành hai bảng con cĩ tổng số hàng bằng số hàng của bảng cũ, bạn tiến hành theo các bước sau: - Đưa con trỏ đến hàng muốn chọn làm hàng đầu tiên trong bảng thứ hai. - Chọn Table/Split Table để thực hiện tách bảng. Chú ý: Để chỉnh sửa bảng biểu nhanh, cĩ thể dùng nút chuột phải. 52
  53. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD CHƯƠNG 6 - CÁC CƠNG CỤ ĐẶC BIỆT 6.1AUTO CORRECT – AUTO TEXT 6.1.1 Auto correct - Muốn tiết kiệm thời gian và cơng sức khi nhập nội dung cho văn bản lớn trong đĩ cĩ sự lặp đi lặp lại nhiều lần một hay nhiều nhĩm từ. cĩ thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho các từ đĩ. Các bước thiết lập AutoCorrect như sau: Chọn Tools/Autocorrect Option Hình 48- AutoCorrect Trong hộp thoại AutoCorrect English, nhấp chọn ngăn AutoCorrect Trong ngăn AutoCorrect, nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace và nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp With. Sau đĩ, nhấp nút Add để đưa vào danh sách AutoCorrect. (Lưu ý nội dung viết tắt phải là một từ) Thực hiện các bước trên nhiều lần để đưa nhiều từ vào danh sách AutoCorrect. 53
  54. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Nhấp nút OK để đĩng hộp thoại AutoCorrect English. Khi nhập văn bản, bạn nhập từ viết tắt, sau đĩ nhập thêm dấu phân cách hay khoảng trắng, nội dung cần thay sẽ được tự động đưa vào văn bản thay thế cho từ viết tắt. 6.1.2 Autotext - Mục đích thiết lập AutoText cũng giống như AutoCorrect. - Với AutoText, sau khi nhập xong từ đầu tiên, Word sẽ xuất hiện dịng Tip chứa nội dung dùng để thay thế. Nếu muốn đưa nội dung thay thế vào trong văn bản, bạn nhấp phím Enter, nếu khơng thì tiếp tục nhập các từ tiếp theo. Các bước thiết lập AutoText như sau: Chọn Tools/AutoCorrect Trong hộp thoại AutoCorrect, nhấp chọn ngăn AutoText Hình 48- AutoCorrect Trong ngăn AutoText, nhập nội dung vào hộp Enter AutoText entries here. Sau đĩ, nhấp nút Add để đưa vào danh sách AutoText. Thực hiện bước trên nhiều lần để đưa nhiều từ vào danh sách AutoText. 54
  55. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Nhấp nút OK để đĩng hộp thoại AutoCorrect. 6.2 CHÈN VÀ HIỆU CHỈNH HÌNH ẢNH – AUTOSHAPE Thanh cơng cụ Drawing: Định dạng hình Độ dầy khung Click chọn hình WordArt Vẽ đường thẳng ClipArt Kiểu khung Vẽ hình vuông, tròn Chèn Ảnh Chèn TextBox Màu chữ Màu khung Màu nền Kiểu mũi tên Tạo bóng cho hình Các dạng hình Hình 49- Thanh cơng cụ Drawing Để bật/tắt thanh cơng cụ Drawing (hỗ trợ vẽ hình) ta thực hiện: - Chọn View/Toolbars/Drawing - Click vào biểu tượng trên thanh cơng cụ chuẩn. - 6.2.1 Chèn hình ảnh (Clip Art) vào văn bản Bước 1: Đưa con trỏ văn bản đến vị trí cần chèn rồi Bước 1: Chọn Insert/Picture/Clip Art (hay nhấp chuột vào biểu tượng ở thanh Drawing). 55
  56. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 50- Chèn hình  Trong hộp thoại Search, nhấp chọn đường dẫn cần tìm Clip Art.  Trong hộp thoại Results should be chọn loại Clip Art cần tìm.  Trong hộp thoại Search text ta nhập tên giợi ý Clip Art cần tìm (nếu biết), sau đĩ chọn chức năng Search để tìm. 56
  57. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Chức năng Insert chèn hình vào văn b ản Nút sổ xuống các chức năng Hình 51- Chèn hình Bước 3: Xem kết quả. 6.2.2 Hiệu chỉnh hình ảnh Các thao tác trên hình ảnh: di chuyển, hiệu chỉnh kích thước, định dạng cách trình bày trên văn bản . Các bước thực hiện như sau: Bước 1: chọn hình ảnh cần hiệu chỉnh: bằng cách nhấp chuột trái vào hình. Bước 2: Chọn lệnh thao tác với hình ảnh: (1) Di chuyển hình ảnh: rê chuột vào hình đến vị trí mới. (2) Xĩa hình: nhấn phím Delete. (3) Thay đổi kích thước ảnh: (4)Vị trí tương đối giữa hình và văn bản: Nhấp nút phải chuột vào hình, chọn Fotmat Picture - Chọn Format Picture, chọn ngăn Layout, - Chọn kiểu trình bày hình ảnh trong khung Wrapping Style. - Nhấp OK để chấp nhận định dạng mới. 57
  58. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 52- Vị trí tương đối giữa hình ảnh và văn bản Bước 3: Xem kết quả. 58
  59. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 6.2.3 Chức năng vẽ hình (AutoShapes) Là chức năng hổ trợ vẽ các hình theo những mẫu cĩ sẵn. 6.2.3.1 Tạo AutoShapes Bước 1: Chọn hình (AutoShapes) muốn vẽ bằng cách: Nhấp chuột trái vào biểu tượng các hình từ thanh cơng cụ Drawing. Bước 2: Di chuyển chuột đến vị trị văn bản cần vẽ và RÊ CHUỘT để vẽ. (Chú ý: Khi rê chuột cĩ thể kết hợp với việc nhấn và giữ các phím: Ctrl, Shift, và Ctrl+Shift) Bước 3: Xem kết quả 6.2.3.2 Hiệu chỉnh Autoshape Bước 1: Chọn AutoShapes muốn hiệu chỉnh (nhấp chuột trái vào Autoshape) Bước 2: Chọn lệnh hiệu chỉnh: (1)Di chuyển AutoShape: rê chuột vào hình đến vị trí mới. (Chú ý: Khi rê chuột cĩ thể kết hợp với việc nhấn và giữ các phím: Ctrl, Shift, và Ctrl+Shift) (2)Xĩa AutoShape: nhấn phím Delete. (3)Thay đổi kích thước AutoShape: (Chú ý: Khi rê chuột cĩ thể kết hợp với việc nhấn và giữ các phím: Ctrl, Shift, và Ctrl+Shift) (4)Xoay AutoShape: (5)Vị trí tương đối giữa Autoshape và văn bản: Nhấp nút phải chuột vào hình, chọn Fotmat Autoshape 59
  60. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 53- Vị trí tương đối giữa AutoShape và văn bản - Chọn Format Autoshape, chọn ngăn Layout, - Chọn kiểu trình bày Autoshape trong khung Wrapping Style. - Nhấp OK để chấp nhận định dạng mới. (6)Thay đổi màu sắc, đường viền, đổ bĩng cho hình vẽ: Màu nền Màu viền Độ dầy đường viền Loại đường viền Kiểu mũi tên Tạo bĩng (Shadow) Ảnh 3D Bước 3: Xem kết quả 60
  61. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 6.2.4 Text Box - Hộp văn bản Text Box hỗ trợ ta trong việc soạn thảo các văn bản và hình ảnh phức tạp, để cĩ được hộp văn bản Text Box ta thực hiện: Chọn biểu tượng trên thanh Drawing. Di chuyển chuột đến vị trí cần chèn, rê chuột từ vị trí đầu hộp đến cuối hộp. - Trong trường hợp ta muốn đưa một khối văn bản cĩ sẵn vào Text Box ta thực hiện: Chọn khối văn bản cần đưa vào Text Box. Click vào biểu tưởng trên thanh Drawing. 6.3 WORDART (CON CHỮ NGHỆ THUẬT) 6.3.1 Tạo một Wordart Để cĩ được một tiêu đề đẹp, một dịng chữ cĩ nhiều hiệu ứng như: màu sắc, đổ bĩng, chữ nổi, uốn lượn ta sử dụng thức năng WordArt, để tạo một Wordart ta thực hiện: - Bước 1: Chọn biểu tượng trên thanh Drawing. - Bước 2: + Chọn kiểu WordArt trong hộp thoại WordArt Gallery Hình 54- Chèn Word Art vào văn bản 61
  62. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD + Nhập nội dung WordArt vào ơ Edit WordArt Text. Chọn kiểu chữ (Font) và cở chữ (Size) trong hộp thoại Edit WordArt Text. Hình 55- Thay đổi nội dung Word Art - Bước 4: Chọn OK chấp nhận. 6.3.2 Định dạng – thay đổi kiểu cho WordArt Để thay đổi các thuộc tính và nội dung của wordArt ta thực hiện: - Bước 1: chọn WordArt cần thay đổi, khi đĩ xuất hiện thanh ToolBar wordArt. (nếu khơng xuất hiện, chọn View\Toolbars\Wordart) Tạo 1 WordArt mới Chế độ hiểu thị Chọn lại kiểu Word Art Tạo hiệu ứng Thay đổi Canh chữ nội dung, font và cỡ chữ Định màu WordArt Hình 56- Thanh cơng cụ Word Art - Bước 2: chọn lệnh định dạng về WordArt từ thanh cơng cụ WordArt - Bước 3: Xem kết quả. 62
  63. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 6.4 EQUATION Để nhập được 1 cơng thức tốn học vào trang văn bản ta chọn chức năng Equation: - Bước 1: chọn biểu tượng trên thanh Toolbar (nếu cĩ) (Hay ta thực hiện lệnh Insert/Object. Trong hộp thoại Object chọn Object type: Microsoft Equation 3.0). Hình 57- Insert Object Equation Chú ý: Cách tạo biểu tượng (Equation Editor): 63
  64. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Thay Menu Equation Các dạ ng công thức và ký hiệu Vị trí nhập nội dung công thức Hình 58- Microsoft Equation - Bước 2: Nội dung cơng thức ta cĩ thể nhập từ bàn phím hay chọn các chức năng trên thanh cơng cụ, trong cơng thức cĩ thể cĩ nhiều cơng thức con để chuyển từ mục con này sang mục con khác ta sử dụng phím Tab, để sửa đổi nội dung cơng thức ta dùng phím di chuyển hay click chuột vào vị trí cần sửa đổi. - Bước 3: Nhấp chuột trái bên ngồi khung Equation để xem kết quả. 64
  65. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD 6.5 MAILMERGE - Nếu muốn gửi một văn bản cĩ cùng nội dung đến nhiều người như giấy mời, thơng báo với tên, địa chỉ, số điện thoại ứng với từng người, bạn cĩ thể sử dụng thư với chức năng Mail Merge trong Microsoft Word để hỗ trợ thực hiện việc trộn nội dung thư với danh sách tên, địa chỉ, số điện thoại - Để thực hiện việc trộn thư, bạn phải chuẩn bị:  Tập tin Word chứa nội dung văn bản và  Tập tin dữ liệu chứa danh sách tên, địa chỉ, số điện thoại - Trong đĩ tên hay địa chỉ ta gọi là một Trường (Field), ứng với một người thì ta cĩ đầy đủ thơng tin: tên, địa chỉ, số điện thoại, ta gọi là 1 mẩu tin (Record). 6.5.1 Trộn thư dùng “Wizard” Chọn menu Tools/Letters and Mailings/Mail Merge Wizard Để thực hiện chức năng Mail Merge ta phải qua 6 bước: Bước 1: chọn loại tập tin văn bản cần trộn (trộn thư ta chọn Letter), chọn Next: starting document tiếp tục. Hình 59- MailMerge Bước 2: Chọn lá thư: 65
  66. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD - Use the current document: chọn văn bản hiện hành (trang word đang mở). - Start from template: chọn văn bản theo mẩu cĩ sẵn. - Start from existing document: chọn văn bản cĩ sẵn do người dùng tạo trước đĩ, chọn Open để mở văn bản Chọn Next qua bước 3 hay Previous về bước 1. Hình 60- MailMerge Bước 3: chọn danh sách (list hay tập tin dữ liệu) 66
  67. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 61- MailMerge - Use an exist list: mở danh sách cĩ sẵn, chọn Browse để mở tập tin danh sách. - Type a new list: tạo danh sách mới, chọn Create để tạo. - Khi chọn Create, xuất hiện hộp hội thoại New Address List: 67
  68. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 62- MailMerge Nội dung thơng tin trong Enter Address information là nội dung với các tên trường gợi ý như Title, First Name, . Nếu nội dung khơng phù hợp chọn Costomize để thay đổi: Hình 63- MailMerge Trong hộp hội thoại Costomize Address List:  Field Names: là các tên trường.  Add: Tạo trường mới.  Delete: Xĩa trường đã chọn.  Rename: Đổi tên trường đã chọn. 68
  69. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD New Entry: Tạo record mới. Delete Entry: Xĩa record hiện hành. Find Entry: Tìm record. Filter and Sort: Lọc và xắp xếp nội dung danh sách. First: Về record đầu tiên. Revious: Về record trước đĩ. Next: Đến record kế. Last: Đến record cuối cùng. - Sau khi nhập xong danh sách ta chọn Close, khi đĩ chương trình hỏi ta lưu lại danh sách, nhập tên tập tin cần lưu, chọn Save để lưu. - Sau khi lưu xong chương trình trở về hộp hội thoại Mail Marge chọn Next để qua bước 4 Bước 4: chèn các tên trường đã nhập trong danh sách (List) vào nội dung lá thư (Document) đã tạo. Hình 64- MailMerge - Đưa con trỏ đến vị trị cần chèn nội dung tương ứng với tên trường (field) trên văn bản. - Click chọn chức năng More items trên hộp hội thoại Mail Merge. 69
  70. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 65- MailMerge - Trên vùng Fields chọn tên trường thích hợp, chọc Insert để chèn vào văn bản. Xong chọn Next qua bước 5. Bước 5: Xem nội dung lá thư Hình 66- MailMerge Ở bước 5 chỉ đơn giản là chương trình hiển thị nội dung lá thư theo từng record cho người dùng xem, chọn để xem record sau đĩ, xem record trước đĩ. Chọn Edit recipient list để sửa đổi nội dung danh sách. Xong chọn Next để qua bước 6. Bước 6: Sau khi đã định dạng xong nội dung lá thư và danh sách cần trộn, thì bước 6 là bước cho ta kết quả: 70
  71. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Hình 67- MailMerge - Print: trộn nội dung và in ra giấy. - Edit individual letters: trộn nội dung ra file word mới với danh sách được chọn: Hình 68- MailMerge  All: tất cả các record.  Current record: record hiện hành.  From To: từ record đến record. 6.5.2 Trộn thư thủ cơng Bước 1: Tạo bảng danh sách “nguồn”: trong MS Word hoặc trong MS Excel. Bước 2: Tạo một tập tin “đích” trong MS Word 71
  72. GV: Trần Trọng Tuyên Bài giảng MICROSOFT WORD Bước 3: Mở thanh cơng cụ Mail Merge Chọn loại lá thư Lọc d.sách trộn Sửa đổi Bật tắt hiển thị Trộn thư ra file mới nội dung d.sách tên trường/dữ liệu Chọn d.sách Chèn trường (Field) Trộn thư ra máy in vào lá thư Di chuyển record hiện hành Hình 69- MailMerge Bước 4: Tạo các liên kết từ tập tin “Đích” đến tập tin “Nguồn” Bước 5: Xem kết quả liên kết. 72
  73. MICROSOFT WORD i