Bài giảng Môn Khoa học Quản lý

Nội dung text: Bài giảng Môn Khoa học Quản lý

1. TẬP BÀI GIẢNG MÔN KHOA HỌC QUẢN LÝ (Dành cho sinh viên khóa Đại học 7 – chuyên ngành Quản lý TDTT) CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ I. QUẢN LÝ: 1. Tính tất yếu khách quan của quản lý: Nguồn gốc phát triển loài người là lao động của cá nhân và lao động chung. C. Mác đã khẳng định: “Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng cần đến một sự chỉ đạo để điều hòa những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ chế sản xuất Một người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng”. Lao động chung cần có tổ chức và thống nhất nhằm tạo ra sức mạnh để đạt được mục đích chung. Trong lịch sử phát triển loài người xuất hiện một dạng lao động mang tính đặc thù là tổ chức - điều khiển con người với các hoạt động theo những yêu cầu nhất định; dạng lao động đó được gọi là quản lý. Quản lý là một chức năng lao động bắt nguồn từ tính chất lao động của xã hội. Từ khi con người bắt đầu hình thành các nhóm để thực hiện những mục tiêu mà họ không thể đạt được với tư cách là những cá nhân riêng lẻ, thì nhu cầu quản lý cũng hình thành như một yếu tố cần thiết để phối hợp những nỗ lực cá nhân hướng tới những mục tiêu chung. Xã hội phát triển qua các phương thức sản xuất từ cộng sản nguyên thủy đến nền văn minh hiện đại, trong đó quản lý luôn là một thuộc tính tất yếu lịch sử khách quan gắn liền với xã hội ở mọi giai đoạn phát triển của nó. Thuộc tính đó bắt nguồn từ bản chất của hệ thống xã hội đó là hoạt động lao động tập thể - lao động xã hội của con người. Trong quá trình lao động con người buộc phải liên kết lại với nhau, kết hợp lại thành tập thể. Điều đó đòi hỏi phải có sự tổ chức, phải có sự phân công và hợp tác trong lao động, phải có sự quản lý. Như vậy, quản lý là một hoạt động xã hội bắt nguồn từ tính chất cộng đồng dựa trên sự phân công và hợp tác để làm một công việc nhằm đạt được mục tiêu chung đề ra. Mặc dù quản lý là một thuộc tính tất yếu gắn liền với xã hội nhưng chỉ khi xã hội phát triển đến một trình độ nhất định thì quản lý mới được tách ra thành một 1
2. chức năng riêng của lao động xã hội; dần dần hình thành những tập thể, những tổ chức và cơ quan chuyên hoạt động quản lý - hệ thống quản lý (chủ thể quản lý). Xã hội càng phát triển về trình độ và quy mô sản xuất, về văn hóa, khoa học, kỹ thuật công nghệ, thì trình độ quản lý, tổ chức, điều hành và công nghệ quản lý cũng càng được nâng lên và phát triển không ngừng. Quản lý là một trong những hoạt động vừa khó khăn, phức tạp; vừa là một nhân tố có ý nghĩa quyết định đối với sự tồn tại và phát triển xã hội, suy thoái hay thịnh vượng của một tổ chức, một quốc gia, thậm chí là toàn cầu. Sự phát triển xã hội dựa vào nhiều yếu tố: sức lao động, tri thức, nguồn vốn, tài nguyên, năng lực quản lý. Trong đó năng lực quản lý được xếp hàng đầu. Năng lực quản lý là sự tổ chức, điều hành, kết hợp tri thức với việc sử dụng sức lao động, nguồn vốn và tài nguyên để phát triển xã hội. Quản lý tốt thì xã hội phát triển, ngược lại nếu buông lỏng hay quản lý tồi thì sẽ mở đường cho sự rối loạn, kìm hãm sự phát triển xã hội. 2. Khái niệm quản lý: Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng ta có thể gộp thành 3 dạng chính: - Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm ). - Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi). - Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức ) Trong phạm vi môn học, chúng ta chỉ nghiên cứu ở dạng thứ ba quản lý xã hội. Quản lý xã hội là dạng quản lý phức tạp nhất, bao gồm nhiều lĩnh vực như: quản lý Nhà nước, quản lý hành chính công, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý ngành. Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Trong văn bằng Thạc sỹ quản trị kinh doanh (MBA Master of Business Administration). Ngoài ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Trong thực tế, thuật ngữ "quản lý" và "quản trị" vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, nhưng về cơ bản hai từ này đều có bản chất giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ "quản lý" gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công 2
3. cộng, tức là quản lý ở tầm vĩ mô, còn thuật ngữ "quản trị" được dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế). Xét về từ ngữ, thuật ngữ “quản lý" (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình "quản" là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì ở trạng thái "ổn định"; quá trình “ lý" là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế “phát triển”. Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý, ví dụ: - Mary Parker Follet: "Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác". - Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức". - Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm" - Robert Kreitner: "Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trong tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn". - Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác" (Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993). - Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra" (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997). - "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001). Từ những quan niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Quản lý bao gồm các yếu tố sau: 3
4. - Chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và đối tượng bị quản lý tiếp nhận trực tiếp các tác động của chủ thể quản lý và các khách thể khác chịu các tác động gián tiếp từ chủ thể quản lý. Tác động có thể liên tục nhiều lần. - Muốn quản lý thành công, trước tiên cần phải xác định rõ chủ thể, đối tượng và khách thể quản lý. Điều này đòi hỏi phải biết định hướng đúng. - Chủ thể quản lý phải thực hành việc tác động và phải biết tác động. Vì thế chủ thể phải hiểu đối tượng và điều khiển đối tượng một cách có hiệu quả. - Chủ thể có thể là một người, một nhóm người; còn đối tượng có thể là con người (một hoặc nhiều người), giới vô sinh hoặc giới sinh vật. Tóm lại: Quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung. Quá trình tác động này có thể được thể hiện bằng sơ đồ sau: Chủ thể quản lý Mục tiêu Khách thể quản lý Đối tượng quản lý 3. Đối tượng của quản lý 3.1. Tổ chức: Tổ chức chính là đối tượng căn bản của quản lý. Nhà quản lý làm việc trong các tổ chức. Xu hướng tổ chức và hợp tác trong những mối quan hệ tương thuộc là một đặc điểm bản chất của con người vì như tục ngữ Việt Nam nói "hợp quần gây sức mạnh". Một tổ chức là một sự sắp xếp có hệ thống những người được nhóm lại với nhau để đạt được những mục tiêu cụ thể. Ví dụ: Đảng CSVN là một tổ chức, trường Đại học TDTT Đà Nẵng là một tổ chức, một đơn vị kinh doanh, một cơ quan nhà nước là một tổ chức, một đội bóng đá, một CLB thể thao cũng là các tổ chức. Tổ chức có 3 đặc trưng cơ bản: - Thứ nhất, một tổ chức đều có một mục đích riêng biệt thông qua các mục tiêu của từng cá nhân riêng lẻ. 4
5. - Thứ hai, mỗi tổ chức bao gồm nhiều người. Sự tập hợp nhiều người trong một tổ chức là sự tập họp có ý thức để nhằm thực hiện được các mục tiêu chung. Họ có ý thức đầy đủ về vai trò, trách nhiệm của mình, cái được, cái mất của mình khi tham gia vào tổ chức đó. Họ có ý thức rõ ràng về nhiệm vụ chung mà mọi người trong tổ chức đều phải hoàn thành. - Thứ ba, các tổ chức đều phát triển thành một kiểu sắp đặt nhất định. Kiểu sắp đặt đó định nghĩa giới hạn và hành vi của các thành viên, chẳng hạn nó bao gồm vệc đặt ra những quy định, chỉ định một số người giữ chức vụ thủ trưởng (đứng đầu), có một số quyền điều hành đối với một số người khác. Như vậy, tổ chức là một thực thể có mục đích cụ thể, rõ ràng, có những thành viên và có một cơ cấu chặt chẽ có tính hệ thống. Tổ chức là một thực thể có mục tiêu phải hoàn thành. 3.2. Con người: Con người là đối tượng của quản lý. Có nhiều quan điểm khác nhau về bản chất của con người, ví dụ: Ø Quan niệm của Edgar H. Schein: ông đưa ra 4 mô hình: - Một là, mô hình về lợi ích kinh tế: là con người trước hết bị thúc đẩy bởi động cơ kinh tế. Vì vậy, con người thực chất là thụ động, bị sử dụng, bị thúc đẩy theo hướng người quản lý mong muốn. - Hai là, mô hình con người xã hội: là con người bị thúc đẩy bởi những nhu cầu xã hội. - Ba là, mô hình con người tự thân vận động: theo quan điểm này con người tự thúc đẩy mình, muốn được hoàn thiện mình do những nhu cầu bên trong của con người (nhu cầu của con người được chia thành 5 nhóm từ thấp đến cao) - Bốn là, mô hình con người phức hợp: con người là thực thể phức hợp và có khả năng thay đổi, có nhiều động cơ khác nhau kết hợp thành một mẫu vận động phức hợp. Có khả năng học hỏi những cách vận động mới và có khả năng đáp ứng lại các chiến lược quản lý khác nhau. Ø Quan niệm của Mc. Gregor: Ông đưa ra hai giả thuyết - Thuyết X cho rằng con người bình thường bẩm sinh không thích làm việc và sẽ trốn việc nếu có thể. Vì bản tính không thích làm việc nên họ đều phải bị ép buộc, điều khiển, hướng dẫn và đe dọa bằng các hình phạt để buộc họ phải hết sức cố gắng đạt được những mục tiêu của tổ chức; người bình thường bao giờ cũng thích bị lãnh đạo, muốn trốn tránh trách nhiệm, ít có hoài bão và chỉ muốn an thân. Từ đó, những nhà quản lý theo thuyết X chủ trương dùng quyền lực để điều khiển 5
6. thông qua việc giám sát chặt chẽ. Chỉ có tiền bạc, lợi nhuận và bằng đe dọa mới thúc đẩy được người lao động làm việc. - Thuyết Y cho rằng làm việc cũng cần sự cố gắng về thể xác và tinh thần cũng như khi vui chơi, nghỉ ngơi. Điều khiển từ bên ngoài hoặc đe dọa bằng hình phạt không phải là cách duy nhất để buộc con người phải cố gắng đạt mục tiêu của tổ chức. Con người sẽ tự chủ và tự lãnh đạo bản thân để đạt được những mục tiêu của tổ chức mà họ được giao phó; các phần thưởng liên quan tới những kết quả công việc của họ đóng vai trò quan trọng; trong những điều kiện thích hợp, người bình thường không chỉ học cách chấp nhận trách nhiệm mà còn học cách nhận trách nhiệm về mình; không ít người có khả năng khá tốt về trí tưởng tượng, tài năng và sức sáng tạo; trong điều kiện công nghiệp hiện đại chỉ có một phần tri thức của con người bình thường được sử dụng. Thuyết Y là một khoa học quản lý thông qua tự giác và tự chủ. Những người quản lý theo thuyết Y chủ trương sử dụng biện pháp quản lý phát huy tính tự chủ của người lao động ở mức cao nhất trong điều kiện có thể. Từ những quan niệm này, người ta đi đến một số kết luận sau: + Cá nhân (cái tôi) là mối quan tâm nhất của con người. + Cá nhân sẽ cố gắng thỏa mãn những nhu cầu căn bản của bản tính nếu cái lợi lớn hơn phí tổn. + Cá nhân có thể chịu được sự lãnh đạo. + Cá nhân muốn sống và làm việc trong một khung cảnh xã hội. + Cá nhân có thể góp phần tạo lập những cơ chế để phục vụ nhu cầu chung của tập thể. + Không có con người trung bình. + Cá nhân nỗ lực cao nhất khi họ được trọng dụng. Ø Quan điểm về động cơ và động viên tinh thần làm việc của nhân viên: Để đạt được mục tiêu người quản lý phải biết cách động viên và chỉ đạo nhân viên. Hay nói cách khác người quản lý phải biết cách làm việc với con người, thông qua nỗ lực của con người để đạt mục tiêu. Các lý thuyết quản lý đều dành nhiều công sức để giải thích các động cơ bên trong đã thúc đẩy con người làm việc và từ đó có những biện pháp áp dụng nhằm huy động tối đa năng lực của con người vào sự nghiệp chung. Ø Lý thuyết cổ điển: Đại diện là F.W.Taylor. 6
7. Quan điểm này được xây dựng trên nhận thức bản chất chủ yếu của người lao động là lười biếng, động cơ lao động của họ là lợi ích kinh tế, bản thân họ không có đóng góp gì cho tổ chức ngoài sức lao động của họ, các nhà quản lý am hiểu công việc hơn công nhân. Vì vậy, Taylor cho rằng một trong những công việc quan trọng mà các nhà quản trị phải làm là bảo đảm cho công nhân làm những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại một cách nhàm chán nhưng với hiệu quả cao nhất. Để làm được điều đó nhà quản trị phải dạy cho công nhân cách làm việc và dùng các kích thích về kinh tế như liền lương, tiền thưởng để động viên công nhân. Ø Lý thuyết tâm lý - xã hội: Quan điểm này cho rằng những quan hệ xã hội đã có tác dụng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự hăng hái làm việc của công nhân, con người sẽ kém sự hăng hái khi phải thường xuyên thực hiện những công việc nhàm chán và đơn điệu. Từ đó các nhà lý thuyết tâm lý xã hội cho rằng các nhà quản lý có thể động viên con người bằng cách thừa nhận những nhu cầu xã hội của họ, tạo điều kiện cho họ cảm thấy hãnh diện về sự hữu ích và quan trọng của họ trong công việc chung. Ví dụ như cho người lao động nhiều tự do hơn để thực hiện các quyết định liên quan đến công việc được giao, quan tâm hơn đến các nhóm không chính thức, thông tin nhiều hơn cho người lao động biết các kế hoạch và hoạt động của tổ chức. Ø Các lý thuyết về nhu cầu: - Thuyết cấp bậc nhu cầu của Maslow: Maslow cho rằng hành vi của con người bắt nguồn từ nhu cầu và những nhu cầu của con nguời được sắp xếp theo một thứ tự từ thấp đến cao: nhu cầu về sinh học; nhu cầu về an toàn; nhu cầu về quan hệ, liên kết xã hội; nhu cầu về sự tôn trọng; nhu cầu về tự thể hiện. Mỗi nhu cầu lại có hai mức độ: mức cao và mức thấp. - Thuyết nhu cầu của David Mc. Cleland: Cleland cho rằng con người có ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu thành tựu, nhu cầu liên minh, và nhu cầu quyền lực. - Thuyết nhu cầu của Clayton Alderfer: Thuyết này cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi việc thỏa mãn cả ba nhu cầu cơ bản: nhu cầu tồn tại, nhu cầu quan hệ và nhu cầu phát triển. Nhìn chung, các thuyết nhu cầu của các học giả nói trên có một ẩn ý quan trọng là các nhà quản lý muốn lãnh đạo nhân viên thì phải hiểu đối tượng quản lý (người lao động) của mình đang ở cấp độ và mức độ nhu cầu nào. Từ đó cho phép bạn đưa ra các biệp pháp phù hợp cho việc thỏa mãn nhu cầu của người lao động đồng thời đạt được mục tiêu của tổ chức. Ø Thuyết mong đợi. 7
8. Thuyết mong đợi cho rằng động cơ là kết quả của những mong đợi của một cá nhân. Động cơ của con người phụ thuộc vào hai nhân tố: + Mức độ mong muốn thực sự của cá nhân đối với việc giải quyết công việc; + Cá nhân đó nghĩ về công việc và sẽ đạt được kết quả công việc như thế nào. Vì thế, để động viên nhân viên các nhà quản lý cần quan tâm đến nhận thức và mong đợi của cá nhân về các mặt: tình thế, các phần thưởng, sự dễ dàng thực hiện theo cách mà sẽ đạt đến phần thưởng, sự đảm bảo là phần thưởng được trả. Ø Thuyết công bằng. Thuyết về sự công bằng cho rằng người lao động trong tổ chức muốn được đối xử một cách công bằng, họ có xu hướng so sánh những đóng góp và phần thưởng của họ với những người khác. Nếu người lao động cho rằng họ được đối xử không tốt, phần thưởng không xứng đáng, họ sẽ bất mãn và làm việc không hết khả năng. Nếu người lao động cho rằng phần thưởng và đãi ngộ là tương xứng với công sức của họ thì họ sẽ duy trì mức năng suất cũ. Nếu người lao động cho rằng phần thưởng và đãi ngộ là cao hơn so với điều mà họ mong muốn họ sẽ là việc tích cực hơn. Tóm lại, các lý thuyết hiện đại về động cơ và động viên con nguời đều kế thừa các giá trị của của các lý thuyết cổ điển và lý thuyết tâm lý xã hội và dựa trên cơ sở mô hình về bản chất con người là thực thể phức hợp và có khả năng thay đổi, có nhiều nhu cầu và động cơ khác nhau kết hợp thành một mẫu vận động phức hợp, có khả năng học hỏi những cách vận động mới và có khả năng đáp ứng lại các chiến lược quản lý khác nhau. Vì vậy, các nhà quản lý cần có những biện pháp tác động đến nhu cầu con người, phát huy nội lực của con người, động viên, giúp đỡ họ hoàn thành nhiệm vụ được giao từ đó đạt mục tiêu của tổ chức. 4. Môi trường quản lý: 4.1. Khái niệm: Môi trường (enviroment) được hiểu theo nghĩa thông thường là điều kiện, hoàn cảnh tác động lên con người hoặc tổ chức. Có môi trường tự nhiên (natural enviroment) và môi trường kinh tế - xã hội (social-economic enviroment). Môi trường quản lý là môi trường kinh tế - xã hội (social-economic enviroment). Môi trường quản lý gồm 2 nhóm: Môi trường vĩ mô (tổng quát) và môi trường vi mô (đặc thù). Môi trường tổng quát gồm tất cả những yếu tố ở ngoài tổ chức nhưng có khả năng ảnh hưởng mạnh đến tổ chức, mà không có liên quan rõ rệt như môi trường chính trị - pháp luật, môi trường kinh tế - văn hóa - xã hội . Môi trường đặc thù là một phần của môi trường tổng quát, liên quan tới sự hoàn thành 8
9. mục tiêu của tổ chức, đó là môi trường tác nghiệp của tổ chức, nó có được sự thay đổi với những yếu tố như nhu cầu xã hội, khách hàng, đối tác, cơ quan quản lý Hoạt động quản lý của tổ chức đều chịu sự tác động của các yếu tố môi trường, trong khi đó các yếu tố môi trường luôn luôn biến đổi. Các tổ chức không thể thay đổi hoặc lựa chọn các yếu tố bên ngoài mà phải xác định, ước lượng và thích nghi với các yếu tố, các lực lượng đó. - Môi trường có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực lên hoạt động của tổ chức. Môi trường tạo ra những cơ hội thuận lợi cho tổ chức nếu biết nắm lấy chúng. - Tổ chức tác động đến môi trường tại địa phương mà nó đang hoạt động, tổ chức có thể làm ô nhiễm hoặc cải thiện môi trường. 4.2. Các yếu tố môi trường vĩ mô: a) Môi trường chính trị và pháp luật: Môi trường chính trị và pháp luật bao gồm các luật lệ, các quy tắc, và những hoạt động của cơ quan Nhà nước có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. Thể chế chính trị giữ vai trò định hướng, chi phối các hoạt động trong xã hội. Môi trường chính trị, pháp luật thuộc nhóm các yếu tố vĩ mô, mặc dù nó ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của tổ chức những yếu tố này giữ vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của tổ chức. Hệ thống pháp luật được xây dựng dựa trên nền tảng của các định hướng chính trị, nhằm quy định những điều mà các thành viên trong xã hội không được làm và là cơ sở để chế tài những hành động vi phạm các mối quan hệ xã hội mà pháp luật bảo vệ. b) Môi trường xã hội: Mọi tổ chức đều hoạt động trong một môi trường xã hội nhất định và có những mối liên hệ chặt chẽ, tác động qua lại với xã hội. Các giá trị chung của xã hội, các tập tục truyền thống, lối sống của nhân dân, cơ cấu dân số, thu thập của dân chúng đều có tác động đến hoạt động của tổ chức. c) Môi trường văn hóa: Có nhiều tác nhân văn hóa khác nhau tồn tại trong xã hội và xung quanh tổ chức mà chúng không phải lúc nào cũng hiện hữu như các yếu tố khác của môi trường. Trên phương diện quản lý, có thể coi văn hóa là những đặc trưng chung về ngôn ngữ, tôn giáo, nghệ thuật, hệ thống quan niệm sống, thái độ đối với tự nhiên, môi trường, di sản văn hóa cũng nhưa các giá trị vật chất và tinh thần nhằm phân biệt giữa thành viên một cộng đồng này với một cộng đồng khác. Gía trị văn hóa 9
10. chứa đựng những niềm tin cơ bản về một trạng thái được coi là quan trọng đáng kể và có ý nghĩa đối với mỗi cá nhân, có tính tương đối bền vững theo thời gian. Con người đã bắt đầu tiếp nhận và hấp thu các giá trị văn hóa từ khi mới sinh ra và quá trình đó tiếp diễn trong suốt quảng đời còn lại. Nhà quản lý phải đánh giá được tầm quan trọng của các giá trị, cả đối với mình và đối với người khác. Dưới đây là một số ví dụ về giá trị văn hóa và ảnh hưởng của chúng đến các hành vi quản lý. - Quan niệm nhìn nhận con người ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các cá nhân: Quan điểm cổ xưa ở phương Đông cho rằng phụ nữ là người chịu mọi quyết định từ phía người đàn ông. Phụ nữ thuộc về gia đình, nơi họ có trách nhiệm nuôi dạy và giáo dục con cái (đàn ông xây nhà, đàn bà xây tổ ấm). Hiện nay, vai trò của phụ nữ đang dần dần được thay đổi, ngày càng nhiều nhà quản lý xem trọng vai trò của người phụ nữ vì năng lực thực sự và những đóng góp của họ cho xã hội. - Cách thức nhìn nhận vấn đề: Nhiều nhà quản trị phương Tây và Mỹ cho rằng tất cả mọi mâu thuẫn, cạnh tranh đều có thể được giải quyết khôn khéo. Ngược lại, người Á động (Nhật, Việt Nam ) có khuynh hướng né tránh những mối bất hòa và mâu thuẫn giữa nhân viên và lãnh đạo, người làm công và ông chủ. - Cách thức giải quyết vấn đề: Một số nhà quản lý cho rằng làm việc theo nhóm sẽ phát huy tốt năng lực của nhân viên, các nhà quản lý khác lại đề cao những quyết định mang tính cá nhân. - Cách thức quyết định đâu là hành vi hợp đạo đức: Nhiều nhà quản lý cho rằng đạo đức là việc hành động những gì trong khuôn khổ pháp luật cho phép. Số khác lại nhìn nhận đạo đức vượt ra khỏi những đòi hỏi pháp luật tối thiểu để thực hiện những gì được cho là đúng đắn. - Cách thức dẫn dắt và kiểm soát nhân viên: Tại Mỹ nhiều nhà quản lý tin rằng việc chia sẽ thông tin giữa các cá nhân và việc hành động dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau quan trọng hơn việc kiểm soát nhân viên. Trong khi đó, ở Mêhicô, hầu hết các nhà quản lý nhấn mạnh đến luật lệ và quy tắc, giám sát chặt chẽ và thi hành mệnh lệnh. Trong nền kinh tế toàn cầu hóa, những hiểu biết về văn hóa có thể giúp mọi người thành những nhà quản lý xuất sắc dù họ có từng ra khỏi đất nước mình hay không. Trong bối cảnh chính trị, kinh tế đang thay đổi mạnh mẽ như hiện nay, các nhà quản lý cần có một tư duy toàn cầu (tư duy toàn cầu - hành động mang tính địa phương: Think globally, Act locally). d) Môi trường vật chất: 10
11. Môi trường vật chất bao gồm các yếu tố tài nguyên thiên nhiên, kỹ thuật công nghệ, hệ thống cơ sở hạ tầng. Tài nguyên thiên nhiên bao gồm các khoáng sản tài nguyên trên bề mặt và trong lòng đất. Với mức dân số tăng nhanh, sự lạm dụng các nguồn tài nguyên thiên nhiên đã gây ra những hậu quả nghiêm trọng, tầng ozon bị thủng, bão lụt thường xuyên, môi trường sống bị ô nhiễm. Kỹ thuật công nghệ là yếu tố năng động nhất trong các yếu tố môi trường. Những thành tựu của công nghệ đã thay đối phương pháp làm việc của con người. Hiện nay, công nghệ thế giới đang bước vào thời đại của các thế hệ công nghệ thông minh, máy vi tính, rô-bốt sẽ ngày càng đảm nhận nhiều chức năng điều khiển, máy móc đảm nhận những công việc nặng nhọc thay cho con người. Nhà quản lý dù ở đâu cũng có thể điều hành và kiểm soát tất cả hoạt động của tổ chức mà không mất nhiều thời gian. Điều đó cũng đòi hỏi con người cũng phải được đào tạo lại và đào tạo liên tục để đáp ứng yêu cầu quản lý công nghệ mới. Hệ thống cơ sở hạ tầng như hệ thống mạng lưới giao thông vận tải, mạng lưới thông tin bưu chính viễn thông, tính hữu hiệu của các dịch vụ, nguồn nhân lực cũng có ảnh hưởng rất quan trọng đến hoạt động của tổ chức. 4.3. Các yếu tố môi trường vi mô: Môi trường vi mô bao gồm các yếu tố trong ngành và các yếu tố ngoại cảnh đối với tổ chức, mức độ tính chất và quyết định cạnh tranh trong hoạt động của tổ chức. Có các yếu tố môi trường vi mô cơ bản là: - Các đối thủ cạnh tranh: là những tổ chức hay cá nhân có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng của một tổ chức, một doanh nghiệp bằng cách cùng một sản phẩm, dịch vụ có cùng nhãn hiệu hoặc cung một loại sản phẩm nhưng khác nhãn hiệu. Sự cạnh tranh giữa các đối thủ cạnh tranh đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp đối phó để giữ vững và phát triển thị phần. Sự hiểu biết các đối thủ cạnh tranh có một ý nghĩa quan trọng đối với các tổ chức trong bối cảnh cạnh tranh dai dẳng, phức tạp như hiện nay. Các tổ chức cần phải so sánh khả năng của mình với các đối thủ cạnh tranh khác, tự xây dựng bảng thống kê để phân tích các thế mạnh của đối thủ cũng như tìm ra được lợi thế của mình. Lợi thế thường có hai loại: vô hình (uy tín, thương hiệu, mối quan hệ, điều kiện, địa điểm, sự ưa thích của khách hàng ) và hữu hình (chất lượng sản phẩm, chi phí sản xuất, vốn đầu tư, giá cả, nhãn hiệu ). - Khách hàng: Là một yếu tố quan trọng của doanh nghiệp, tổ chức; tổ chức phải lấy sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng làm mục đích hoạt động. Những động 11
12. thái về nhu cầu, về sự thỏa mãn về lợi ích đối với hoạt động của tổ chức. Sự tín nhiệm của khách hàng có thể là tài sản có giá trị to lớn của tổ chức. Sự tín nhiệm đó đạt được do biết thỏa mãn các nhu cầu và thị hiếu của khách hàng so với các đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp còn có các yếu tố khác là: nhà cung cấp, đối thủ tiềm ẩn mới, sản phẩm thay thế 5. Ý nghĩa của quản lý: Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí để thực hiện sẽ có khái niệm là hiệu quả. Hiệu quả = Kết quả - Chi phí. Khi con người kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, người ta có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi người. Lối làm việc này có thể đem lại kết quả, cũng có thể không đem lại kết quả, nhưng chắc chắn một điều là không đem lại hiệu quả. Nếu ta biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt quan trọng không phải chỉ kết quả mà sẽ còn tốn ít thời gian, tiền bạc và những chi phí khác hơn, nghĩa là đạt được hiệu quả. Vì vậy, muốn đạt được hiệu quả, đòi hỏi phải biết cách quản lý. Không biết cách lãnh đạo, quản lý cũng đạt được kết quả nhưng hiệu quả sẽ thấp. Như vậy, mục tiêu của hoạt động quản lý là nhằm giúp chúng ta có những kiến thức, những kỹ năng cần thiết để gia tăng hiệu quả trong hoạt động của một tổ chức. II. KHOA HỌC QUẢN LÝ. 1. Vai trò của khoa học quản lý. Khoa học quản lý giúp chúng ta trả lời các câu hỏi: - Thứ nhất, làm quản lý là làm gì? Bất kỳ một tổ chức nào, nhà quản lý đều phải thực hiện quá trình quản lý bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. - Thứ hai, đối tượng chủ yếu của quản lý là ai? Đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản lý là những mối quan hệ con người bên trong và bên ngoài tổ chức. Chủ thể tác động lên con người, thông qua đó mà tác động đến các yếu tố vật chất và phi vật chất khác như tiền vốn, vật tư, máy móc, thiết bị, công nghệ, thông tin, hệ thống để tạo ra kết quả cuối cùng của toàn bộ 12
13. hoạt động. Như vậy, quản lý tổ chức thực chất là quản lý con người, vì vậy, quản lý tổ chức là dạng quản lý phức tạp nhất. Thứ ba, cách thức (phương thức) quản lý như thế nào? Cách thức quản lý bao gồm hệ thống các hình thức, phương pháp, phương tiện tổ chức và điều hành công việc quản lý. Như vậy, tính tổ chức - kỹ thuật của quản lý phản ánh trình độ tổ chức, công nghệ quản lý, quy mô phát triển của quản lý, nó không mang nội dung giai cấp mà nó phản ánh sự văn minh, tiến bộ xã hội về quản lý. Xã hội sau bao giờ cũng kế thừa và biết phát triển những giá trị tích cực về phương diện tổ chức - kỹ thuật quản lý của xã hội trước. Thứ tư, tổ chức được thành lập và hoạt động vì mục đích gì? Ai nắm quyền lãnh đạo, điều hành và phân phối các nguồn lực, sản phẩm của tổ chức? Ai là đối tượng quản lý??? Trong thực tiễn, các tổ chức được những lực lượng khác nhau tạo ra nhằm thực hiện những mục đích khác nhau. Ai nắm quyền sở hữu người đó nắm quyền lãnh đạo tổ chức và họ sẽ quyết định những vấn đề của tổ chức. Đối tượng quản lý là những nguồn lực được thu hút vào hoạt động của tổ chức. Giá trị gia tăng tạo ra được phân phối như thế nào phụ thuộc vào mục đích của tổ chức. Khoa học quản lý giúp ta trả lời các vấn đề trên. 2. Đặc điểm của khoa học quản lý. 2.1. KHQL là môn khoa học có tính ứng dụng. Khoa học quản lý không dừng lại ở mức độ nhận thức thế giới mà chủ yếu phải tìm ra con đường để cải tạo đối tượng khách quan, xây dựng các nguyên lý, nguyên tắc, tìm kiếm những ứng dụng mới thích hợp, sát hợp thực tế, trước hết tạo ra cơ chế tác động phù hợp với đối tượng và khách thể quản lý. Việc nghiên cứu và đề ra nguyên lý quản lý là cần thiết. Song khoa học quản lý còn phải chỉ ra cho người quản lý biết vận dụng nguyên lý đó vào từng điều kiện cụ thể. Sẽ là sai lầm nếu chỉ biết áp dụng một cách máy móc, rập khuôn các nguyên lý quản lý, các cơ chế chính sách chung nhất - thành tựu mà loài người đạt được - mà vấn đề là phải biết học tập, biết vận dụng sáng tạo vào điều kiện cụ thể, phù hợp với đặc điểm kinh tế - xã hội và truyền thống văn hóa dân tộc của mỗi quốc gia, mỗi địa phương, mỗi vùng. 2.2. KHQL là một khoa học có tính liên ngành, liên bộ môn. Xuất phát từ tính tổng hợp trong lao động quản lý, khoa học quản lý là một khoa học liên ngành. Trong quá trình phát triển của mình, khoa học quản lý đã kết 13
14. hợp với nhiều môn khoa học khác, sử dụng những luận điểm và thành tựu của các khoa học để giải quyết nhiều vấn đề của lý luận và thực tiễn quản lý. Khoa học quản lý đã dựa trên cơ sở lý luận của Triết học, Kinh tế học để phát triển và gắn bó chặt chẽ với nhiều môn khoa học cụ thể trong lĩnh vực kinh tế như: Kinh tế nông nghiệp, Kinh tế công nghiệp, Kinh tế thương nghiệp, Kế hoạch hóa nền kinh tế quốc dân, Tổ chức lao động khoa học Khoa học quản lý cũng phát triển trong mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với khoa học Thống kê, Hạch toán kế toán, Tài chính, Phân tích hoạt động kinh doanh, Marketing, Kinh doanh quốc tế v.v Khoa học quản lý sử dụng nhiều thành tựu của các ngành khoa học tự nhiên và khoa học kỹ thuật như Toán học, Điều khiển học, Tin học, Công nghệ học v.v Khoa học quản lý sử dụng nhiều luận điểm và kết quả nghiên cứu của các môn khoa học xã hội nghiên cứu về con người như Xã hội học, Tâm lý học, Giáo dục học, Luật học, Thể dục thể thao v.v 2.3. Khoa học quản lý có tính khoa học và tính nghệ thuật. a) Tính khoa học. Khoa học quản lý là hệ thống các tri thức lý luận bao gồm các khái niệm, phạm trù, các quy luật, các nguyên tắc, phương pháp và kỹ năng quản lý cần thiết. Quản lý có tính khoa học vì nó nghiên cứu, phân tích các mối quan hệ quản trị nhằm tìm ra những quy luật và cơ chế vận dụng những quy luật đó trong quản lý sao cho có hiệu quả. Quá trình quản lý luôn đặt ra những nhiệm vụ mới cho các nhà quản lý. Hoàn thiện quản lý như là một quá trình tất yếu của một tổ chức, doanh nghiệp. Lý thuyết quản lý cung cấp những khái niệm cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu các lĩnh vực quản lý chuyên ngành như quản lý TDTT, quản lý nhân sự, quản lý hành chính, quản lý kinh tế, quản trị kinh doanh, quản trị Marketing Quản lý học còn là một khoa học liên ngành, vì nó sử dụng tri thức của nhiều môn khoa học khác, đồng thời còn làm cơ sở nghiên cứu cho các môn khoa học đó. Khoa học quản lý nói chung và khoa học quản lý của từng lĩnh vực, từng ngành nói riêng có đối tượng, nhiệm vụ, nội dung và phương pháp nghiên cứu cụ thể của nó. Dựa trên các quy luật vận động và phát triển của các hình thái kinh tế - xã hội mà lý luận khoa học quản lý được hình thành. Đồng thời xuất phát từ những quy luật của khoa học quản lý mà các lĩnh vực, các ngành (kinh tế, xã hội, văn hoá, 14
15. giáo dục ) căn cứ vào đặc điêm cụ thể để xây dựng lý luận khoa học quản lý riêng cho ngành mình. Khoa học quản lý có quá trình hình thành, phát triển mạnh mẽ và ngày nay nó trở thành một môn khoa học quan trọng. Nhờ có tri thức khoa học mà các nhà quản lý đề ra được các giải pháp quản lý có căn cứ, phù hợp với quy luật khách quan trong những vấn đề quản lý cụ thể. Tính khoa học của quản lý đòi hỏi các nhà quản lý trước hết phải nắm vững những quy luật liên quan đến quá trình hoạt động của tổ chức. Nắm vững quy luật thực chất là nắm vững hệ thống lý luận về quản lý. Tính khoa học của quản lý còn đòi hỏi các nhà quản lý phải biết vận dụng các phương pháp kỹ thuật nghiệp vụ quản lý, biết sử dụng những thành tựu của khoa học và kỹ thuật (như các phương pháp đo lường, định lượng, dự đoán, các phương pháp tâm lý xã hội học, các công cụ xử lý, lưu trữ, truyền thông, công nghệ thông tin v.v ) vào trong công tác quản lý. b) Tính nghệ thuật. Nghệ thuật quản lý là việc sử dụng các phương pháp, các tiềm năng, các cơ hội một cách khôn khéo, tài tình nhằm đạt được mục tiêu một cách tốt nhất. Quản lý là một nghệ thuật vì nó lệ thuộc khá lớn vào cá nhân nhà quản lý (thiên bẩm, tài năng, cơ may, mối quan hệ ). Nghệ thuật quản lý còn thể hiện sự nhạy bén, sáng tạo, ứng phó kịp thời với từng tình huống cụ thể của nhà quản lý. Nghệ thuật quản lý được tạo lập trên cơ sở tiềm lực (sức mạnh), tài thao lược (kiến thức và thông tin) và yếu tổ giữ được bí mật ý đồ. Tính nghệ thuật của quản lý xuất phát từ tính đa dạng phong phú, muôn hình muôn vẻ của các sự vật và hiện tượng trong quản lý. Không phải mọi hiện tượng đều mang tính quy luật và cũng không phải mọi quy luật về tổ chức, quản lý đều đã được nhận thức thành lý luận. Tính nghệ thuật của quản lý còn xuất phát từ bản chất của quản lý, suy cho cùng quản lý là sự tác động tới con người với những nhu cầu và các mối quan hệ hết sức đa dạng phong phú. Những mối quan hệ của con người luôn đòi hỏi nhà quản lý phải xử lý khéo léo, linh hoạt, "nhu hay cương", 'cứng hay mềm" và điều đó khó có thể trả lời hay áp dụng chung cho tất cả mọi trường hợp. Mặt khác, tính nghệ thuật của quản lý còn phụ thuộc vào kinh nghiệm, tâm lý cá nhân của từng nhà quản lý, phụ thuộc vào cơ may, vận hội và rủi ro v.v 15
16. Có thể nói, quản lý là một khoa học, nhưng sự thực hành quản lý là một nghệ thuật. Theo Harol Koonkz: "Các kiến thức về quản lý là một khoa học còn với tư cách thực hành thì quản lý là một nghệ thuật". Nghệ thuật quản lý thường được thể hiện trong thực tiễn quản lý. Đó là nghệ thuật "biết làm thế nào" để đạt được một kết quả cụ thể tối ưu nhất. Nghệ thuật quản lý đòi hỏi sự khôn khéo, tinh tế và những kinh nghiệm trong cách "đối nhân xử thế", là "nét riêng độc đáo của từng nhà quản lý". 3. Đối tượng của khoa học quản lý. 3.1. Đối tượng nghiên cứu của khoa học quản lý. Khoa học quản lý là khoa học nghiên cứu các quy luật hình thành và biến đổi các tổ chức của con người trong môi trường cùng phương pháp, các nghệ thuật để thực hiện có hiệu quả nhất đòi hỏi của các quy luật này nhằm đạt được mục tiêu đã định. Khoa học quản lý có đối tượng nghiên cứu là các quan hệ quản lý, tức là các quan hệ phát sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức. Những quan hệ này có thể là quan hệ giữa tổ chức với môi trường, hay mối quan hệ giữa các cá nhân và cá nhân, cá nhân và tập thể, quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Khoa học quản lý có nhiệm vụ nghiên cứu các mối quan hệ trên nhằm tìm ra những quy luật, các vấn đề có tính quy luật của hoạt động quản lý và cơ chế vận dụng các quy luật đó trong quá trình tác động lên con người, thông qua đó mà tác động lên các yếu tố vật chất khác (các nguồn lực) một cách có hiệu quả. Khoa học quản lý cung cấp những kiến thức cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu sâu các môn học về quản lý theo từng lĩnh vực hoặc theo ngành chuyên môn hóa như: quản lý kinh tế, quản trị doanh nghiệp, quản lý hành chính nhà nước, quản lý giáo dục, quản lý văn hóa, xã hội, quản lý TDTT 3.2. Nội dung nghiên cứu của khoa học quản lý: Khoa học quản lý nghiên cứu những nội dung cơ bản sau: - Cơ sở lý luận và phương pháp luận của khoa học quản lý; - Quá trình quyết định quản lý và đảm bảo thông tin cho các quyết định; - Các chức năng quản lý; - Người quản lý, - Các vấn đề về kỹ thuật, nghiệp vụ quản lý và đổi mới các hoạt động quản lý tổ chức 16
17. Ngoài ra, khoa học quản lý của từng lĩnh vực, từng ngành còn có những nội dung nghiên cứu cụ thể khác, như quản lý TDTT quần chúng, quản lý TDTT thành tích cao, quản lý kinh tế TDTT 3.3. Phương pháp nghiên cứu của khoa học quản lý Khoa học quản lý sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu của các khoa học như: phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, phương pháp toán học, xác suất, thống kê, các phương pháp nghiên cứu tâm lý và xã hội , 3.3.1. Phương pháp duy vật. Là phương pháp cơ bản làm nền tảng lý luận của người lãnh đạo và quản lý. Phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác - Lênin cung cấp cho nhà quản lý phương pháp nhận thức đối tượng khách quan cùng với sự vận động và phát triển của đối tượng quản lý hết sức đa dạng và sinh động với hàng loạt mâu thuẫn nảy sinh phải giải quyết. 3.3.2. Phương pháp phân tích hệ thống: Là phương pháp nghiên cứu chủ yếu của khoa học quản lý. Phương pháp phân tích hệ thống trong khoa học quản lý được đặc trưng bởi các nội dung sau: - Xem tổ chức như một hệ thống mở, vận động và tồn tại theo những quy luật khách quan. Hệ thống này bao gồm nhiều bộ phận, nhiều nhân tố ảnh hưởng trong mối quan hệ tác động qua lại để tạo thành một chỉnh thể. Nếu một nhân tố, một bộ phận nào đó có "vấn đề" sẽ ảnh hưởng đến các nhân tố và bộ phận khác và đến cả hệ thống. - Tổ chức không chỉ là một hệ thống nói chung mà là hệ thống kinh tế - xã hội. - "Vấn đề" không cố định ở một nhân tố, hoặc bộ phận nào của tổ chức mà luôn biến động. Giải quyết tốt vấn đề của nhân tố hoặc một bộ phận này có thể lại xuất hiện vấn đề thuộc nhân tố hoặc bộ phận khác. - Động lực phát triển chủ yếu của tổ chức là những nhân tố bên trong tổ chức. - Để nghiên cứu, quản lý thường được phân tích thành các chức năng quản lý. Tiêu chí để hình thành các chức năng quản lý là quá trình quản lý và các lĩnh vực của hoạt động quản lý. 3.3.3. Phương pháp mô hình hóa. Là phương pháp tái hiện những đặc trưng của một đối tượng nghiên cứu bằng một mô hình khi việc nghiên cứu chính đối tượng đó không thể thực hiện được. Nó cho phép người nghiên cứu nắm bắt được những yếu tố cơ bản và quan hệ cơ bản 17
18. một cách phổ quát, đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả. Trong khoa học quản lý thường sử dụng các mô hình toán học theo công thức tính toán, các hình vẽ hoặc sơ đồ. Ví dụ dùng kỹ thuật ước lượng và kiểm tra dự toán (P.E.R.T: Program Evalution and Review Technique). 3.3.4. Phương pháp thực nghiệm: Là phương pháp làm thử một phương án để xem cái gì sẽ xảy ra, nếu đúng thì tiếp tục hoạt động, nếu sai thì sửa chữa hoặc lựa chọn phương án khác. Thực tiễn quản lý hết sức sinh động. Các quyết định quản lý cho dù được soạn thảo và nghiên cứu công phu, chặt chẽ đến đâu cũng chưa chắc phù hợp với điều kiện khách quan, do đó bằng phương pháp thực nghiệm có thể rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên không nên quá lạm dụng phương pháp này vì dễ dẫn đến sai lầm và những tổn thất nhiều khi khó khắc phục được. Ngoài ra, khoa học quản lý còn sử dụng nhiều phương pháp khác như: phương pháp phân tích và tổng hợp, phương pháp toán kinh tế, phương pháp toán thống kê, phương pháp điều tra xã hội học, phương pháp tâm lý, phương pháp lịch sử 18
19. CHƯƠNG 2. KHÁI LƯỢC VỀ LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CÁC TƯ TƯỞNG QUẢN LÝ. 1. Sự cần thiết phải tìm hiểu lịch sử phát triển các tư tưởng quản lý. Học thuyết quản lý là hệ thống những tư tưởng, quan niệm, khái niệm, quy luật, nguyên tắc về các hoạt động quản lý được hình thành trong quá trình phát triển của xã hội. Hoạt động quản lý cùng tuổi với văn minh nhân loại nhưng khoa học quản lý là một ngành khoa học còn mới mẻ và đang được rất nhiều người, nhiều ngành quan tâm. Ngày nay chúng ta có được một di sản đồ sộ, phong phú về học thuyết quản lý và việc nghiên cứu chúng là cần thiết cho các nhà quản lý. Lịch sử phát triển của nhân loại đã cho chúng ta thấy những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý. Người Sumerian thời nguyên thủy (vùng Iraq hiện nay) đã hoàn thiện một hệ thống phức tạp những quy trình thương mại với hệ thống cân đong, đo đếm; người Ai Cập thành lập nhà nước vào khoảng 3.000 năm trước công nguyên và những Kim tự tháp là dấu tích về trình độ tổ chức, điều hành và kiểm soát những công trình phức tạp; người Trung Hoa cũng có những định chế chính quyền nhà nước chặt chẽ và những công trình vĩ đại như Vạn lý trường thành thể hiện một trình độ tổ chức cao. Ở Châu Âu, những kỹ thuật và phương pháp quản lý bắt đầu được áp dụng trong kinh doanh từ thế kỷ XVI, khi hoạt động thương mại đã phát triển mạnh. Còn trước đó, lý thuyết quản lý chưa được phát triển vì công việc sản xuất - kinh doanh chỉ đóng khung trong phạm vi gia đình. Đến cuối thế kỷ XVIII, cuộc các mạng công nghiệp với sự ứng dụng của máy móc cơ khí đã chuyển sản xuất từ phạm vi gia đình sang nhà máy. Đây là những hình thức tổ chức sản xuất khác hẳn với tổ chức sản xuất trong gia đình. Quy mô và độ phức tạp gia tăng, việc nghiên cứu quản lý bắt đầu trở nên cấp bách. Nhưng sự chú ý cũng chỉ tập trung vào khía cạnh kỹ thuật của sản xuất hơn là vào nội dung của hoạt động quản lý. Đến thế kỷ XIX, mối quan tâm đến các hoạt động quản lý của những người trực tiếp quản lý các cơ sở sản xuất kinh doanh và của những nhà khoa học mới thật sự sôi nổi. Federick W.Taylor (1856-1915) với tư tưởng quản lý khoa học của mình đã đặt nền móng cho khoa học quản lý hiện đại. Thời kỳ này, sự quan tâm vẫn tập trung nhiều đến các khía cạnh kỹ thuật của sản xuất nhưng đồng thời cũng đã chú ý đến khía cạnh xã hội trong quản lý, như Robert Owen đã tìm cách cải thiện điều kiện làm việc và điều kiện sống của công nhân. Xét về phương diện quản lý, việc làm của Owen đã đặt nền móng cho cho các công trình nghiên cứu quản lý về mối 19
20. quan hệ giữa điều kiện lao động với kết quả của xí nghiệp. Những nỗ lực nghiên cứu về khoa học quản lý đã được tiến hành rộng khắp và từ đó đến nay các lý thuyết quản lý đã được phát triển nhanh chóng, góp phần tích cực cho sự phát triển kỳ diệu của xã hội loài người trong thế kỷ XXI và hiện nay. 2. Khái quát lịch sử phát triển các tư tưởng quản lý. 2.1. Các tư tưởng quản lý Trung Hoa thời cổ đại. Thời cổ đại, nhiều triết gia của Trung Hoa đã có những đóng góp đáng kể vào tư tưởng quản lý mà cho tới nay các tư tưởng đó vẫn còn đậm nét trong phong cách quản lý của nhiều nước Châu Á, được nhiều học giả Phương Tây đánh giá cao. Sau đây là hai trường phái tư tưởng tiêu biểu. 2.1.1. Tư tưởng "đức trị” của Nho giáo: Kể từ Khổng Tử (ông Tổ của Nho giáo) đến Mạnh Tử, Đổng Trọng Thư, Chu Hy và các nhà nho về sau đã bàn nhiều đến “đức trị” trong quản lý. Tư tưởng quản lý của Nho giáo thể hiện ở quan niệm về Đạo và Đức với Tam cương, Ngũ thường mà trung tâm là đức Nhân. Theo Nho giáo, Nhân là biết yêu thương người khác, biết giúp đỡ người khác thành công như mình. Dưới góc độ quản lý, "Nhân" trở thành nguyên tắc cơ bản, quy định hoạt động của chủ thể quản lý trong quan hệ với chính mình và quan hệ với đối tượng quản lý. Trong Ngũ thường thì Nhân là yếu tố quan trọng nhất, quy định, chi phối, ảnh hưởng đến các yếu tố khác. Tư tưởng về Nhân được Nho giáo gắn liền với Đạo (quy luật của Trời Đất) và trở thành quy luật chung cho xã hội loài người (người quân tử học đạo để thương người và trị người, kẻ tiểu nhân học đạo để dễ sai khiến). Lễ là hình thức của Nhân, "Khắc kỷ phục Lễ vi Nhân" tức là ép mình theo Lễ là Nhân. "Ra cửa phải như tiếp khách quý, trị dân phải như làm lễ lớn, điều gì mình không muốn làm cho mình thì không nên làm cho ai". Thiếu Nhân thì Lễ chỉ là hình thức, giả dối "Người không có đức nhân thì lễ mà làm gì" (Khổng Tử). Nghĩa là thấy việc gì đáng làm là làm, không mưu tính lợi ích cá nhân. Nghĩa gắn liền với Nhân. Theo Nho giáo, “cách ứng xử của người quân tử không nhất định là như thế này mới được, cũng không nhất định là như thế kia thì không được, cứ hợp nghĩa thì làm, làm hết mình không thành thì thôi". Trí là biết người, có hiểu biết sáng suốt mới biết cách giúp người mà không hại cho người và cho mình. Người Nhân mà không có Trí dễ bị người khác lợi dụng lòng tốt. Dũng là kiên cường, quả cảm, dám hy sinh bản thân mình vì nghĩa lớn, dám vượt qua khó khăn để đạt được mục đích. Dũng là biểu hiện và là một bộ phận của 20
21. Nhân. "Nhân giả tất hưng dũng" tức là ngườì Nhân ắt có dũng, nhưng người dũng chưa chắc đã có nhân. "Hữu dũng vô nhân" là nguyên nhân của loạn. Theo Nho giáo, Nhân - Trí - Dũng là phẩm chất cơ bản của người quân tử và cũng là tiêu chuẩn cơ bản của nhà quản lý. Đặc biệt, các nhà Nho bàn nhiều về Lợi: "Người quân tử hiểu rõ về Nghĩa, kẻ tiểu nhân hiểu rõ về Lợi"; "Giàu sang là điều ai cũng muốn, nhưng nếu được giàu sang mà trái đạo lý thì người quân tử không thèm; nghèo hèn là điều ai cũng ghét, nhưng nếu sự nghèo hèn mà không trái đạo lý thì người quân tử cũng không bỏ". Nho giáo không coi việc làm giàu, tính toán lợi ích kinh tế là xấu, thậm chí ông còn đánh giá cao những ngươi biết cách làm giàu đúng lễ, nghĩa và coi thường kẻ giàu bất nhân. Khổng Tử khuyên các nhà quản lý - cai trị không nên chỉ dựa vào lợi: "Nương tựa vào điều lợi mà làm là sinh ra điều oán". Nhà quản lý phải nghiêm khắc với mình, rộng lựơng với người, không ỷ chức quyền mà tranh lợi với cấp dưới, có như thế xã hội mới có cái lợi lâu dài như: chính trị - xã hội ổn định, kinh tế thịnh vượng, tinh thần tốt đẹp. Nhà quản lý phải "khắc phục tư dục", không nên cầu lợi cho bản thân, mà chuyên vào công việc thì "bổng lộc tự khắc đến". Theo Khổng Tử: "tiên phú hậu giáo", tức là trước hết làm cho dân giàu, sau đó là giáo dục họ. Khổng Tử nhìn nhận mâu thuẫn về lợi ích kinh tế giữa các tầng lớp xã hội bằng con mắt của nhà cai trị nhân đức và cố gắng điều hòa mâu thuẫn này, duy trì ổn định xã hội bằng Đức Nhân. Theo ông, cái gốc của thời loạn là người nghèo chưa được giáo hóa: "Ham sức mạnh mà không yên phận nghèo thì sẽ loạn, người bất mãn mà bị ghét thái quá sẽ sinh loạn". Đức Nhân là phương thuốc mà Khổng Tử dùng để trị loạn cho xã hội bằng cách giáo hóa cho mọi người, cả người cai trị lẫn người bị cai trị, mong con người ngày càng trở nên hoàn thiện. Tư tưởng của Khổng Tử về quản lý xã hội là: "ổn định, kỷ cương và phát triển", trái ngược với nhiều học thuyết duy lợi, thực dụng của nền kinh tế hiện đại đang thể hiện ở một số người hiện nay. Sự phát triển về kinh tế những năm qua của mấy "con rồng Châu Á" như Hàn Quốc, Đài Loan, Thái lan, Singapore có nhiều nguyên nhân, nhưng có nét chung là sự vận dụng tư tưởng "phi kinh tế", coi trọng tính nhân bản của Khổng Tử vào quản lý, kinh doanh. Và điều đó đã làm nên nét đặc thù của "Chủ nghĩa tư bản Khổng giáo", văn hóa quản lý Khổng giáo tại các nước này. Nho giáo chia thiên hạ thành hai loại: quân tử và tiểu nhân. Quân tử là người hiểu biết, là kẻ sĩ. Người quân tử biết "tu thân, tề gia trị quốc, bình thiên hạ", để có thể là người cai trị - quản lý, giáo hóa người khác, người quân tử phải do tu luyện về đạo đức, trí năng mà thành. 21
22. Có thể nhận thấy, mặc dù còn một số hạn chế như tính bảo thủ, mơ hồ, ảo tưởng, nhưng tư tưởng quản lý theo đức trị của Nho giáo vẫn là một trào lưu tư tưởng chính của Trung Hoa cổ đại, phù hợp với điều kiện xã hội lúc bấy giờ, được lưu truyền lại cho các thế hệ sau và có ảnh hưởng lớn đến tư tưởng và phong cách quản lý hiện đại, nhất là ở phương Đông. * Thảo luận: Phân tích Học thuyết Khổng Tử: Khổng Tử là người Trung Hoa sống vào khoảng năm 500 trước công nguyên. Là người khai sinh Nho giáo. Học thuyết của ông gần gũi với cuộc sống đời thường, đi sâu vào phân tích cách đối nhân xử thế và trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với người xung quanh. Học thuyết của ông có thể được minh họa qua những nguyên tắc sau: Thứ nhất, học thuyết Khổng Tử đi vào việc nghiên cứu tính bền vững của xã hội. Theo ông chỉ có thể duy trì tính bền vững này một khi giữa những cá nhân có mối quan hệ theo đẳng cấp rõ ràng. Do vậy, những nhà quản lý cấp thấp phải thể hiện sự tôn trọng và tuân phục với nhà quản lý cấp cao (quân xử thần tử, thần bất tử bất trung). Thứ hai, gia đình là nguyên mẫu của tất cả tổ chức trong xã hội. Do đó, mỗi cá nhân phải tìm cách duy trì sự phát triển hài hòa của tổ chức bằng cách cho phép những người khác bộc lộ bản chất của mình như phẩm chất, lòng tự trọng và uy tín, đặc biệt trong công việc (tu thân, tề gia, trị quốc, bình thiên hạ). Thứ ba, mọi người phải đối xử với nhau như chính bản thân mình. Do vậy, những nhà quản lý cấp cao phải khuyến khích các nhân viên cũng như các nhà quản lý cấp trung gian nâng cao kiến thức và kỹ năng nhằm thúc đẩy sự tiến bộ của toàn tổ chức. Cuối cùng, mỗi cá nhân trong cuộc sống phải có trách nhiệm học tập mở mang kiến thức, làm việc chăm chỉ, không hoang phí, rèn luyện đức kiên nhẫn và giữ gìn những giá trị truyền thống của xã hội. 2.2.2. Tư tưởng pháp trị: Tư tưởng pháp trị đề cao pháp luật, sử dụng các biện pháp cứng rắn với các hình phạt; đề cao: “luật, hình, lệnh, chính”; thống nhất “thế “, “thuật”, “pháp” thành pháp trị (Hàn Phi Tử). Trung Hoa cổ đại có hai thời kỳ được đời sau nhắc đến nhiều là thời Xuân Thu và thời Chiến Quốc. Thời Xuân Thu (770-403 TCN) là thời kỳ suy tàn của nhà Chu, cũng là thời kỳ của Lão Tử, Khổng Tử. Thời Chiến Quốc (403-221 TCN) là thời của Hàn Phi Tử. 22
23. Trong khi Nho gia lấy nhân - nghĩa - lễ - trí - tín, Mặc gia lấy “kiêm ái” để trị nước, còn Đạo gia theo “vô vi nhị trị”, thì Pháp gia đề cao pháp luật trong phép trị nước. a) Quản Trọng (TK VI TCN): là thủy tổ của Pháp gia, đồng thời là cầu nối Nho gia với Pháp gia, tư tưởng Quản Trọng đề cao luật - hình - lệnh - chính. - Luật là để định danh phận cho mỗi người, - Lệnh là để cho dân biết việc mà làm, - Hình là để trừng trị những kẻ làm trái luật và lệnh, - Chính là để sửa cho dân theo đường ngay lẽ phải. Luật pháp phải công khai rõ ràng, dạy cho dân biết luật pháp và khi thi hành phải giữ lòng tin đối với dân. Khi đề cao luật pháp, ông chú trọng đến đạo đức - lễ - nghĩa - liêm trong quản lý. b) Thân Bất Hại (401-337 TCN): Đề cao “thuật” trong quản lý; đó là phương pháp, thủ đoạn của người cầm quyền, là cái bí hiểm không được lộ ra cho cấp dưới biết là cấp trên có sáng suốt hay không, biết nhiều hay biết ít, yêu hay ghét ai, ham muốn cái gì hay không Nếu không cấp dưới sẽ đề phòng, nói dối, lừa gạt cấp trên. Chủ trương ở cương vị nào thì phải làm đúng chức trách bổn phận của mình, ngoài cái đó ra nếu có biết thêm gì cũng không nên nói ra. c) Thận Đáo (370-290 TCN): Đề cao “thế” trong quản lý. Hiền và trí không đủ để cấp dưới phục tùng nhưng quyền thế và địa vị đủ khuất phục được người. Chủ trương tập quyền, cấm không được lập bè đảng, phân biệt và quy định rõ địa vị, quyền hạn của các tầng lớp người trong xã hội cho rõ ràng. d) Thương Ưởng (TK IV, TCN): Đề cao “pháp” trong quản lý. Pháp luật phải nghiêm, ban bố cho mọi người đều biết, ai cũng phải thi hành, có tội thì phải phạt, phạt nặng thì mới răn đe được. Đặt ra lệnh cáo gian, cáo sai thì bị tội, cùng nhau chịu trách nhiệm; thưởng hậu mà xác thực, phạt nặng mà cương quyết. Tổ chức liên gia thực hiện chính sách cáo gian; thực hiện thưởng cho người có công, phạt người phạm tội; quý tộc mà không có chiến công thì hạ xuống dân thường. 2.2. Các tư tưởng quản lý thời kỳ xã hội công nghiệp (cuối TK XIX đầu XX) 2.2.1. Trường phái cổ điển về quản lý: "Quản lý theo khoa học" là thuật ngữ được dùng để chỉ những ý kiến về tổ chức và quản lý được đưa ra ở Châu Âu và Hoa Kỳ vào những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX. Trong quá trình hình thành các lý thuyết cổ điển có công đóng 23
24. góp của rất nhiều tác giả. Nhìn chung, có thể đưa ra 2 dòng lý thuyết quản lý cổ điển chính: Lý thuyết quản lý khoa học và lý thuyết quản lý hành chinh. a) Lý thuyết quản lý khoa học: v Charles Babbage (1792 - 1871): là một nhà toán học người Anh đã tìm cách tăng năng suất lao động. Cùng với Adam Smith ông chủ trương chuyên môn hóa lao động, dùng toán học để tính toán các sử dụng nguyên vật liệu tối ưu nhất. Ông cho rằng, các nhà quản trị phải nghiên cứu thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, từ đó ấn định tiêu chuẩn công việc, đưa ra việc thưởng cho những công nhân vượt tiêu chuẩn. Ông cũng là người đầu tiên đề nghị phương pháp chia lợi nhuận để duy trì quan hệ giữa công nhân và người quản lý. v Fededric W.Taylor (1856 - 1915): Là đại biểu ưu tú nhất của trường phái này, ông được xem là "cha đẻ" của phương pháp quản lý khoa học với tác phẩm Những nguyên tắc và phương pháp quản trị khoa học (Principles and methods of scientice management) xuất bản ở Mỹ năm 1911. Trong thời gian làm nhiệm vụ của nhà quản lý ở các xí nghiệp, nhất là các xí nghiệp luyện kim ông đã tìm ra và chỉ trích mãnh liệt các nhược điểm trong cách quản lý cũ. Theo ông các nhược điểm chính là: - Thuê mướn công nhân trên cơ sở ai đến trước mướn trước, không lưu ý đến khả năng và nghề nghiệp của công nhân. - Công tác huấn luyện nhân viên hầu như không có tổ chức học việc. - Công việc làm theo thói quen, không có tiêu chuẩn và phương pháp; công nhân tự mình định đoạt tốc độ làm việc. - Hầu hết các công việc và trách nhiệm đều được giao cho công nhân. - Nhà quản lý làm việc bên cạnh người thợ, quên mất chức năng chính là lập kế hoạch và tổ chức công việc, tính chuyên nghiệp không được thừa nhận v.v Tư tưởng cơ bản về quản lý của Taylor thể hiện qua định nghĩa: "Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất". Nội dung chủ yếu của thuyết Taylor gồm: Ø Cải tạo các quan hệ quản lý: Một mục tiêu cơ bản của quản lý là giải quyết mâu thuẫn gay gắt giữa chủ và thợ không chỉ bằng một hệ thống các giải pháp kỹ thuật mà còn bằng phương thức quản lý khiến cả chủ và thợ có thể gắn bó hợp tác với nhau trong một tổ chức để cùng đi tới mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả và năng suất lao động. Taylor cũng thấy được đông cơ thúc đẩy lao động là lợi ích 24
25. kinh tế phải được xử lý hài hòa qua chế độ lương thưởng hợp lý, chỉ có như vậy các cách thức tổ chức sản xuất một cách khoa học mới phát huy được tác dụng cao. Ông nêu ra 4 nguyên tăc quản lý khoa học như sau: + Bố trí lao động một cách khoa học để thay thế các thao tác lạc hậu, kém hiệu quả. + Lựa chọn công nhân một cách khoa học; đào tạo, huấn luyện và bồi dưỡng họ, phát triển tinh thần hợp tác đồng đội, thay vì khích lệ nỗ lực cá nhân riêng lẻ của họ. + Xác định chức năng hoạch định của nhà quản lý, thay vì để công nhân tự ý lựa chọn phương pháp làm việc riêng của họ. + Phân chia công việc giữa nhà quản lý và công nhân, để mỗi bên làm tốt nhất công việc của họ. Cái gắn bó giữa họ là lợi nhuận của doanh nghiệp và năng xuất lao động và đó là yếu tố tạo ra nhiều lợi nhuận. Biện pháp quản lý tương ứng là: Nghiên cứu thời gian và các thao tác hợp lý để thực hiện công việc; dùng cách mô tả công việc để lựa chọn công nhân, thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và hệ thống huấn luyện chính thức; trả lương theo nguyên tắc khuyết khích theo sản lượng, đảm bảo an toàn lao động bằng dụng cụ thích hợp; thăng tiến trong công việc, chú trọng lập kế hoạch hoạt động v.v Ø Tiêu chuẩn hóa công việc: Theo ông cần phải hợp lý hóa lao động trên cơ sở định mức cụ thể với những tiêu chuẩn định lượng như một cách thức tối ưu để phân chia công việc thành những công đoạn, những khâu hợp lý, định ra chuẩn mực để đánh giá kết quả lao động. Ø Chuyên môn hóa lao động: Lao động theo nghĩa khoa học đòi hỏi sự chuyên môn hóa trong phân công nhằm đạt yêu cầu "tốt nhất" (do thành thục thao tác) và "rẻ nhất" (do không có động tác thừa và do chi phí đào tạo thấp). Việc này phụ thuộc vào nhà quản lý trong tổ chức sản xuất. Tổ chức sản xuất theo dây chuyền là hệ quả của hướng chuyên môn hóa lao động, trong đó mỗi công nhân chỉ thực hiện thường xuyên, liên tục một (hoặc vài) động tác đơn giản. Từ đó, việc đào tạo công nhân hướng vào sự thành thạo hơn là tay nghề "vạn năng". Taylor nhấn mạnh phải tìm những người thợ "giỏi nhất" theo hướng chuyên sâu, dựa vào năng suất lao động cá biệt đó để xây dựng đinh mức lao động. Việc chuyên môn hóa lao động kéo theo yêu cầu cải tiến công cụ lao động (công cụ chuyên dùng cho từng động tác) để dễ sử dụng nhất, tố ít sức nhất và đạt năng suất cao nhất. Môi trường lao động cũng là một yếu tố quan trọng, đó là việc 25
26. bố trí nơi làm việc thuận tiện và duy trì bầu không khí hợp tác gắn bó thoải mái giữa người điều hành và thợ. v Henry Lawrence Gantt (1861-1919): Là người đã từng cùng làm việc với Taylor, Gantt cho rằng hệ thống trả lương theo sản phẩm do Taylor đề xướng không có tác động nhiều đến sự kích thích công nhân. Do đó ông đã bổ sung vào việc trả lương theo sản phẩm của Taylor bằng hệ thống tiền thưởng. Theo hệ thống này, nếu công nhân vượt mức sản phẩm làm trong ngày, họ sẽ được hưởng thêm một khoản tiền. Một đóng góp khác của Gantt là "biểu đồ Gantt" nhằm kiểm tra việc thực hiện công việc theo kế hoạch. Biểu đồ này cho thấy, sản lượng dự tính (số lượng đặt ra), tiến trình của công việc (số lượng hoàn thành) và tỷ lệ giao hàng (số lượng xuất kho) theo dòng thời gian. Phương pháp Gantt còn đưa ra một hệ thống khen thưởng cho công nhân và quản trị viên đạt và vượt chỉ tiêu. v Lillian Gilbreth (1878-1972) và Frank Gilbreth (1886-1924): Trong lúc Taylor tìm cách làm cho công việc được hoàn thành nhanh hơn bằng cách tác động vào công nhân, thì Lilian và Frank Gilbreth tìm cách gia tăng tốc độ bằng cách giảm các thao tác thừa. Với quan niệm đó, ông bà Gilbreth đã khám phá ra rằng trong 12 thao tác mà người thợ xây thực hiện để xây gạch lên tường có thể rút xuống còn 4 và nhờ đó mỗi ngày một người thợ có thể xây được 2.700 viên gạch thay vì 1.000 viên mà không cần phải hối thúc. Ông bà Gilbreth cũng cho rằng thao tác có quan hệ đến sự mệt mỏi của công nhân, do đó bớt số lượng thao tác thì cúng giảm được sự mệt nhọc. Lilian Gilbreth là một trong những người đầu tiên lưu ý đến khía cạnh tâm lý trong quản lý với luận án "Tâm lý quản lý". Rất tiết, do sự kỳ thị nam nữ ở Mỹ vào thời gian đó, tư tưởng khoa học của bà đã không được quan tâm chú ý. Tóm lại: F.Taylor và những người cùng quan điểm không phải là những nhà lý thuyết mà là những kỹ sư, những công nhân có kinh nghiệm làm việc thực tế trong xí nghiệp luôn quan tâm đến tăng năng xuất lao động của công nhân. Những tư tưởng quản lý khoa học của họ đã đóng góp nhiều giá trị cho sự phát triển của lý thuyết quản lý. Họ phát triển kỹ năng quản lý qua phân công và chuyên môn hoá quá trình lao động, hình thành quy trình sản xuất dây chuyền; họ là những người đầu tiên nêu lên tầm quan trọng của việc tuyển chọn và huấn luyện công nhân, dùng đãi ngộ để tăng năng suất lao động; nhấn mạnh việc giảm giá thành để tăng hiệu quả, dùng những phương pháp hợp lý để giải quyết các vấn đề quản lý. Họ coi quản lý như là một đối tượng nghiên cứu khoa học. Tuy vậy, những tư tưởng này cũng có những giới hạn nhất định. Trước hết, lý thuyết "quản lý theo khoa học" là sự hiểu biết phiến diện và máy móc về con người, 26
27. bị chi phối bởi tư tưởng triết học "con người kinh tế" mà các tác giả tiếp nhận ở thời đại đó. Họ quá đề cao bản chất kinh tế và duy lý của con người mà định giá thấp nhu cầu của xã hội và tự thể hiện của con người, do vậy vấn đề nhân bản ít được quan tâm. Họ muốn áp dụng những nguyên tắc quản lý phổ quát cho cho mọi hoàn cảnh mà không nhận thấy đặc thù của môi trường và quá chú tâm đến vấn đề kỹ thuật. Thứ đến, lý thuyết này này chỉ áp dụng tốt trong trường hợp môi trường ổn định, khó áp dụng trong môi trường phức tạp nhiều thay đổi. b) Lý thuyết quản lý hành chính - tổ chức: "Lý thuyết quản lý hành chính - tổ chức" là tên được đặt cho các tư tưởng quản lý của một số tác giả ở Pháp, Mỹ, Anh, Đức đưa ra vào những thập kỷ đầu của thế kỷ XX. Nếu các lý thuyết quản lý khoa học chú trọng đến hợp lý hoá công việc và những nhiệm vụ mà các công nhân phải làm để nâng cao năng suất lao động ở cấp phân xưởng và theo hướng vi mô, thì lý thuyết quản lý hành chính lại tập trung chú ý vào những nguyên tắc quản lý lớn áp dụng chung cho cả một tổ chức, chính vì thế trường phái này còn được gọi là tư tưởng quản lý tổ chức cổ điển. v Henry Fayol (1841 - 1925): một nhà quản lý người Pháp, là "người cha thực sự của lý thuyết quản lý hiện đại" với tác phẩm "Quản lý công nghiệp và quản lý tổng quát" (Administration industrielle et générall, 1916), Henry Fayol định nghĩa: "Quản lý là sự dự đoán,lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Đó chính là năm chức năng cơ bản của nhà quản lý". Khác với Taylor cho rằng năng suất lao động kém là do công nhân không biết cách làm việc và không được kích thích kinh tế đầy đủ, Fayol cho rằng năng suất lao động của con người làm việc chung trong tập thể tuỳ thuộc vào sự sắp xếp, tổ chức của nhà quản lý. Việc sắp xếp, tổ chức đó được Fayol gọi là quản lý tổng quát (quản lý hành chính) và việc này cũng quan trọng như 5 việc khác trong một cơ sở sản xuất kinh doanh như: sản xuất, tiếp thị (Marketing), tài chính, quản lý con người và tài sản, kế toán, thống kê. Ông cho rằng quản lý hành chính liên quan đến cả 5 nhóm hoạt động trên và là sự tổng hợp bao trùm để tạo ra sức mạnh tổng hợp của một tổ chức. Chức vụ càng cao thì đòi hỏi khả năng quản lý hành chính càng lớn; còn ở cấp dưới thì khả năng chuyên môn là quan trọng nhất. Henry Fayol cho rằng thành công của người quản lý không phải nhờ những phẩm chất cá nhân mà nhờ những phương pháp đã áp dụng và những nguyên tắc chỉ đạo hành động của người quản lý đó. Henry Fayol là người đầu tiên nêu một cách rõ ràng các yếu tố của quá trình quản lý, đó cũng là 5 chức năng cần thiết của một nhà quản lý, bao gồm: Lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra. Để có thể làm tốt việc sắp xếp, 27
28. tổ chức một xí nghiệp, Fayol đã đề nghị các nhà quản lý nên theo 14 nguyên tắc quản lý sau: - Phân công lao động và chuyên môn hóa nhằm tạo ra năng suất lao động cao; phân công phải phù hợp, rõ ràng và tạo ra sự liên kết. - Xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm, quyền hạn phải đi đôi với trách nhiệm. - Duy trì kỷ luật. - Công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất. - Chỉ đạo nhất quán, các nhà quản lý phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy. - Hài hòa lợi ích, quyền lợi chung phải luôn được đặt trên quyền lợi riêng. - Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc, thù lao hợp lý, trả công thỏa đáng và sòng phẳng. - Tập trung quyền lực quản lý, quyền quyết định phải tập trung về một mối. - Sinh hoạt phải có trật tự. - Sự hợp tình hợp lý, đối xử phải công bằng. - Ổn định chức trách, công việc của mỗi người phải ổn định. - Xí nghiệp được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân, kiểm tra tất cả mọi công việc. - Sáng tạo, tôn trọng sáng kiến của mọi người. - Phải xây dựng cho được tinh thần tập thể, thống nhất và đoàn kết hỗ trợ. Thuyết quản lý của Fayol đã chỉ ra cách thức phân tích một quá trình quản lý phức tạp thành các chức năng tương đối độc lập (lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra), mang tính thống nhất đối với mọi loại hình tổ chức, không phân biệt mục tiêu, tính chất và quy mô của tổ chức ấy. Nó có ưu điểm là đi sâu nghiên cứu những công việc cần thiết của các nhà quản lý chuyên nghiệp, tạo ra kỷ cương trong tổ chức, song chưa chú trọng đầy đủ đến các mặt tâm lý và môi trường xã hội của người lao động, chưa đề cập đến mối quan hệ giữa xí nghiệp với khách hàng, thị trường, các đối thủ cạnh tranh và các ràng buộc nhà nước. Quá trình quản lý của ông có vẻ cứng nhắc, chuẩn mực chứ không đa dạng như trên thực tế. Tuy vậy, sự đóng góp của ông cho khoa học quản lý vẫn rất độc đáo và giá trị. v Max Weber: (1864 - 1920): Là một nhà xã hội khoa học người Đức, người khởi xướng thuyết tổ chức trong quản lý. Ông có nhiều đóng góp vào lý thuyết quản lý thông qua việc phát triển một tổ chức "quan liêu bàn giấy", ông cho 28
29. rằng đó là phương thức hợp lý để tổ chức một công ty phức tạp. Khái niệm "quan liêu bàn giấy" được định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công, phân nhiệm chính xác, mục tiêu phân biệt, hệ thống quyền hành có tôn ti trật tự. Cơ sở tư tưởng của Weber là ý niệm về thẩm quyền hợp pháp và hợp lý, ngày nay thuật ngữ "quan liêu" gợi lên hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thủ tục hành chính phiền hà và nó hoàn toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu của Weber. Theo ông, một tổ chức được quản lý có hiệu quả phải tuận thủ các nguyên tắc hành chí sau: - Phân công lao động hợp lý và rõ ràng dẫn đến chuyên môn hóa cao, tinh thông nghề nghiệp. - Sắp xếp các vị trí trong tổ chức theo một hệ thống thứ bậc về quyền lực. Trong đó, mỗi cấp dưới phải chịu sự kiểm soát của cấp cao hơn, chức vụ khác nhau có phạm vi thẩm quyền xác định, quản lý tách rời sở hữu, các nhà quản lý phải tuân thủ điều lệ và thủ tục, luật lệ phải công bằng và được áp dụng thống nhất cho mọi người. - Có hệ thống nội quy, thủ tục chính thức được viết bằng văn bản và nó chi phối các quyết định và hành động. - Nhân sự được lựa chọn, tuyển dụng một cách nghiêm ngặt, định hướng cho họ phát triển, đề bạt, thăng cấp theo thành tích, khả năng, thi cử, huấn luyện và kinh nghiệm. Tóm lại: Trường phái hành chính cho rằng năng suất lao động sẽ tăng lên nhờ sự tổ chức sắp đặt một cách hợp lý. Trường phái này đã đóng góp rất nhiều cho lý luận cũng như thực hành quản lý, những tư tưởng về các hình thức và nguyên tắc tổ chức, các chức năng quản lý, quyền lực và sự uỷ quyền đang ứng dụng phổ biến hiện nay chính là sự đóng góp quan trọng của trường phái quản lý hành chính. Hạn chế của trường phái này là các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chức ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản lý cứng rắn, ít chú ý đến con người và xã hội nên dễ dẫn tới việc xa rời thực tế. Ngày nay, vấn đề quan trọng là phải biết cách vận dụng các nguyên tắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải từ bỏ các nguyên tắc đó. * Nhận xét chung về trường phái cổ điển về quản lý: Tiền đề căn bản của lý thuyết cổ điển về quản lý con người là thuần túy kinh tế. Bằng cách chuyên môn hóa nhiệm vụ trong một hệ thống cấp bậc được xác định rõ ràng, người ta có thể tổ chức công việc để hoàn thành mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả. Tổ chức được xem là một hệ thống cơ học, được hoạch định và 29
30. kiểm soát bằng quyền hành chính của các nhà quản lý. Từ đó các tác giả của trường phái cổ điển nhấn mạnh: - Có thể tăng hiệu quả quản lý bằng cách tổ chức, sắp xếp hợp lý và kiểm tra công việc của mọi người. - Lợi ích kinh tế được xem là nguồn động lực duy nhất của người lao động và để có năng suất cao, công việc cần được chuyên môn hóa, được hướng dẫn chu đáo cho người lao động và thường xuyên kiểm tra. - Các nhà quản lý, thông qua một cơ cấu tổ chức chặt chẽ có vai trò quyết định đối với việc hội tụ sức mạnh của các thành viên trong tổ chức để hướng tới mục tiêu chung. Các lý thuyết cổ điển về quản lý bị một số ý kiến phê phán sau đây: - Lý thuyết cổ điển xem các tổ chức là hệ thống khép kín, không thấy được ảnh hưởng của yếu tố môi trường đối với tổ chức và nhiều khía cạnh nội bộ khác. - Lý thuyết cổ điển đã có những quan điểm thiếu thực tế về nguồn gốc hành vi của con người. March và Simon đã gọi các lý thuyết cổ điển là "mô hình máy móc". Warren Bennis, một nhà tâm lý học quản lý, cho rằng lý thuyết cổ điển đã đưa ra những nguyên tắc để quản lý những tổ chức không có con người. - Các tác giả của trường phái này là các nhà quản lý thực tế, nên lý thuyết của họ đều xuất phát từ kinh nghiệm và thiếu cơ sở khoa học vững chắc. Mặc dù có những hạn chế nhất định, song các lý thuyết cổ điển về quản lý vẫn có vai trò to lớn trong việc hình thành, đặt nền tảng cho sự phát triển chung của khoa học quản lý hiện đại. Nhiều trường phái lý thuyết quản lý sau này đã nghiên cứu, kế thừa, bổ sung và phát triển những tư tưởng của lý thuyết cổ điền. Về mặt ứng dụng thực tế, nhờ những đóng góp của lý thuyết cổ điển, việc quản lý các cơ sở sản xuất kinh doanh, kể cả các cơ quan chính quyền ở các nước phương Tây đã được nâng cao một cách rõ rệt trong nhiều thập niên đầu của thế kỷ XX. 2.2.2. Trường phái tâm lý - xã hội trong quản lý: Trường phái tâm lý - xã hội trong quản lý là những quan điểm quản lý nhấn mạnh đến vai trò của yếu tố tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội của con người trong công việc. Lý thuyết này cho rằng, hiệu quả của quản lý và năng suất lao động không chỉ do các yếu tố vật chất quyết định mà còn do sự thoả mãn các nhu cầu tâm lý xã hội của con người. Trường phái này bắt đầu xuất hiện ở Mỹ trong thập niên 30 thế kỷ XX, được phát triển mạnh trong thập niên 60 và hiện nay vẫn còn được nghiên cứu tại nhiều 30
31. nước phát triển nhằm tìm ra những hiểu biết đầy đủ về tâm lý phức tạp của con người, một yếu tố quan trọng để quản lý. Trường phái này có thể chia thành hai nhóm lý thuyết lớn: - Lý thuyết về mối quan hệ con người: Lý thuyết này quan tâm thỏa đáng đến các yếu tố tâm lý con người, tâm lý tập thể và bầu không khí trong xí nghiệp, phân tích tác động qua lại giữa con người với nhau trong hoạt động của xí nghiệp. - Lý thuyết hành vi: Cũng như thuyết quan hệ về con người trong quản lý, thuyết hành vi vận dung khoa học tâm lý vào quản lý, nhưng nó quy các hiện tượng tâm lý vào phản ứng của con người được biểu hiện ra bên ngoài bằng hành vi, chú trọng mối liên hệ kích thích, phản ứng mà không cần tính đến trạng thái ý thức và động cơ của con người. a) Lý thuyết về mối quan hệ con người: v Hugo Munsterbeg (1863 - 1916): Ông được coi là cha đẻ của ngành tâm lý học công nghiệp, nghiên cứu tâm lý ứng dụng trong môi trường tổ chức. Trong tác phẩm "Tâm lý học và hiệu quả trong công nghiệp" xuất bản năm 1913, ông nhấn mạnh là phải nghiên cứu một cách khoa học tác phong của con người để tìm ra những mẫu số chung và giải thích những sự khác biệt. Ông cho rằng năng suất lao động sẽ cao hơn nếu công việc giao cho người lao động phù hợp với những kỹ năng và tâm lý người lao động và đề ra nhiệm vụ nghiên cứu phân tích chu đáo các đặc điểm tâm lý của họ. Ông đề nghị dùng các bài trắc nghiệm tâm lý để tuyển chọn nhân viên và phải tìm hiểu tác phong của con người trước khi đi tìm những kỹ thuật thích hợp để kích thích họ làm việc. v Elton Mayo (1880 - 1946): Là giáo sư của Đại học Havard nổi tiếng ở Mỹ. Từ những kết quả nghiên cứu tại nhà máy Hawthorne và qua nhiều kết quả nghiên cứu thực nghiệm khác của các nhà tâm lý công nghiệp, ông cho rằng sự thoả mãn các nhu cầu tâm lý của con người (như muốn được người khác quan tâm, kính trọng, muốn có vai trò quan trọng trong sự nghiệp chung, muốn làm việc trong bầu không khí thân thiện giữa các đồng sự) có ảnh hưởng đến năng suất và thành quả lao động của con người. Quan điểm cơ bản của thuyết này cũng giống như thuyết quản lý khoa học cho rằng: sự quản lý hữu hiệu tuỳ thuộc vào năng suất lao động của con người làm việc trong tập thể. Tuy nhiên, khác với ý kiến của thuyết quản lý khoa học, lý thuyết về quan hệ con người cho rằng, yếu tố tinh thần có ảnh hưởng mạnh đối với năng suất lao động. Từ nhận thức đó, lý thuyết về quan hệ con người cho rằng các nhà quản lý nên thay đổi quan niệm về công nhân. Họ không phải là những con người thụ động, 31
32. thích được chỉ huy, thích được giao việc cụ thể; trái lại họ sẽ làm việc tốt hơn nếu được đối xử như những người trưởng thành, được tự chủ trong công việc. Ngoài ra, nhà quản lý cần phải cải thiện các mối quan hệ con người trong tổ chức, từ mối quan hệ giữa thủ trưởng với nhân viên đến mối quan hệ giữa các đồng sự ngang hàng, vì con người sẽ làm việc tốt hơn trong một môi trường quan hệ thân thiện. b) Lý thuyết hành vi trong quản lý. Thuyết hành vi là một học thuyết tâm lý học tư sản hiện đại gắn liền với chủ nghĩa thực dụng và chủ nghĩa thực chứng. Thuyết hành vi coi con người là "một bộ máy liên hoàn", quy những hiện tượng tâm lý vào những phản ứng của cơ thể, đồng nhất hóa ý thức với hành vi như là tổng thể các động tác bị động, tự tạo và thích nghi. Thuyết hành vi chú trọng tới mối liên hệ giữa kích thích, phản ứng để tạo ra hành vị mà không cần tính đến các trạng thái ý thức và động cơ của con người. Trong khoa học quản lý, thuyết hành vi có ảnh hưởng lớn tới các nhà tư tưởng quản lý, trong đó phải kể đến Donglas Mc.Gregor. v Donglas Mc.Gregor (1906 - 1964) là một nhà khoa học nghiên cứu hành vi của con người trong tổ chức. Thuyết hành vi trong quản lý nổi tiếng của ông là thuyết X và thuyết Y. Ông cho rằng các nhà quản lý trước đây đã tiến hành các cách thức quản lý trên những giả thuyết sai lầm về tác phong và hành vi của con người. Những giả thuyết đó cho rằng phần đông mọi người đều không thích làm việc, thích được chỉ huy hơn là tự chịu trách nhiệm, hầu hết mọi người làm việc vì lợi ích vật chất và như vậy các nhà quản lý đã xây dựng những bộ máy tổ chức với quyền hành tập trung, đặt ra nhiều quy tắc thủ tục với một hệ thống kiểm tra giám sát chặt chẽ. Mc.Gregor gọi những giả thuyết đó là X và đề nghị một giả thuyết khác mà ông gọi là Y. Dựa trên quan niệm nhân bản và lạc quan hơn về hành vi chung của người lao động. Thuyết Y quan tâm đến khả năng của con người tự tạo ra động cơ làm việc; kết hợp lý trí với tình cảm; khả năng tự định hướng và tự chủ để đạt được mục tiêu của tổ chức khi nó thống nhất với mục tiêu cá nhân. Thuyết Y cho rằng con người sẽ thích thú với công việc nếu có được những thuận lợi và họ có thể đóng góp nhiều điều hơn cho tổ chức. Thay vì nhấn mạnh đến cơ chế kiểm tra, Mc.Grregor cho rằng nhà quản lý nên quan tâm nhiều hơn đến sự phối hợp hoạt động, đến mặt nhân văn của xí nghiệp. Sự khác nhau cơ bản giữa thuyết X và thuyết Y là ở chỗ, thuyết X đề cập đến phương thức quản lý truyền thống, tập trung và chuyên quyền; còn thuyết Y đề cao tính dân chủ. Ngày nay các nhà quản lý cho rằng, hai thuyết X và thuyết Y thể hiện hai khuynh hướng trái ngược nhau về quản lý con người, tuy nhiên không thể chỉ có 32
33. một sự lựa chọn để áp dụng ở mọi nơi, mọi lúc. Khi thừa nhận thuyết Y, vẫn có thể cần ứng xử theo thuyết X. * Nhận xét về trường phái tâm lý - xã hội trong quản lý: Trường phái này đã nhấn mạnh đến con người với tư cách là những cá nhân trong tổ chức, một điều mà lý thuyết cổ điển không đề cập đến. Các tác giả của trường phái này đều cho rằng năng suất lao động phụ thuộc nhiều vào yếu tố tâm ý và xã hội của công nhân. Tư tưởng chính của lý thuyết tâm lý - xã hội: - Doanh nghiệp là một hệ thống xã hội; - Khi động viên người lao động không chỉ bằng yếu tố vật chất mà còn phải quan tâm đến những nhu cầu xã hội; - Tập thể ảnh hưởng đến tác phong cá nhân (tinh thần, thái độ, kết quả lao động ); - Lãnh đạo không chỉ là quyền hành do tổ chức quy định mà còn do các yếu tố tâm lý xã hội của tổ chức chi phối. Tuy vậy, lý thuyết này cũng còn một số hạn chế: - Quá chú ý đến yếu tố xã hội (bởi vì, khái niệm "con người xã hội" chỉ có thể bổ sung cho khái niệm "con người kinh tế" chứ không thể thay thế); - Lý thuyết này coi con người là phần tử trong hệ thống khép kín mà không quan tâm đến yếu tố ngoại lai. Mặc dù vậy, lý thuyết tâm lý xã hội đã có những đóng góp lớn lao vào sự nghiên cứu và thực hành quản lý. Nhà quản lý phải biết cách sử dụng các tài nguyên trong tổ chức nếu muốn đạt hiệu quả cao, trong đó, con người là thứ tài nguyên khó sử dụng nhất. Lý thuyết tâm lý xã hội đã giúp cho các nhà quản lý những kiến thức và kỹ thuật để có thể sử dụng tài nguyên đó một cách thích hợp, nhằm hoàn thành mục tiêu chung. 2.2.3. Trường phái định lượng về quản lý. Trường phái này gồm một số các lý thuyết: Lý thuyết định lượng về quản lý, lý thuyết hệ thống, lý thuyết nghiên cứu tác nghiệp hay "vận trù học" được xây dựng trên nhận thức cơ bản rằng: quản lý là ra quyết định và muốn quản lý có hiệu quả thì các quyết định phải đúng đắn và chính xác. Để làm được điều đó nhà quản lý phải có quan điểm hệ thống khi xem xét sự việc, khi thu thập và xử lý thông tin, phải sử dụng các mô hình toán học trong việc ra quyết định quản lý và kiểm tra, công thức hóa các giải pháp quản lý. a) Lý thuyết định lượng về quản lý: 33
34. Ra đời từ cuộc chiến thế giới lần thứ hai. Chiến tranh đã đặt ra nhiều vấn đề mới cho việc quản lý. Trong chiến tranh, nước Anh đã thành lập bộ phận nghiên cứu hành quân (Operation research team), bao gồm các nhà khoa học nghiên cứu đưa ra những mô hình toán (những mô hình đó dựa trên các phương trình toán học) nhằm đơn giản hóa các tình tiết tấn công, phản công và qua đó giúp các nhà chỉ huy quan sự tìm cách chống lại sự tấn công của nước Đức. Sau chiến tranh và từ thập niên 50, các kỹ thuật định lượng được các nhà công nghiệp Mỹ quan tâm và áp dụng vào việc nghiên cứu, tạo điều kiện để nâng cao tính chính xác của các quyết định quản lý. b) Lý thuyết hệ thống: Do L.P.Bertalafly, nhà sinh vật học người Áo đề xuất từ những năm 1940, đến những năm 1960 - 1970 được áp dụng phổ biến trong quản lý. Thuyết này cho rằng: hệ thống là tập hợp các phần tử, các bộ phận có mối liên hệ qua lại bên trong tạo nên tính chất ưu việc hơn hẳn các phần tử riêng lẻ. Một hệ thống bao giờ cũng nằm trong một môi trường nhất định với các yếu tố cấu thành cơ bản: đầu vào, quá trình hoạt động và đầu ra. Trên thực tế mọi hệ thống đều là hệ mở với những mức độ khác nhau. Mọi hệ thống đều có cơ chế phản hồi thông tin để điều chỉnh khi cần thiết. c) Lý thuyết nghiên cứu tác nghiệp: Lý thuyết nghiên cứu tác nghiệp hay "vận trù học" dựa trên tư tưởng là tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng các mô hình toán, bao gồm các đặc trưng sau: Nhấn mạnh phương pháp khoa học trong quản lý; áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống và sử dụng các mô hình toán học để giải quyết các vấn đề; lượng hoá các yếu tố có liên quan và áp dụng các phép tính toán học, xác suất thống kê; sử dụng máy tính điện tử làm công cu để giả quyết các bài toán trong quản lý (tính toán thời gian, giá cả, khối lượng dự trữ nguyên liệu, nhân lực, kiểm tra, kiểm kê và thanh toán ) Kết quả từ những cố gắng này đã làm nảy sinh một lý thuyết mới về quản lý. Lý thuyết quản lý này được gọi bằng nhiều tên khác nhau: Lý thuyết hệ thống (quantitative management), Lý thuyết khoa học quản lý (management science), Lý thuyết định lượng về quản lý. Tất cả các tên gọi này nhằm biểu đạt ý nghĩa về lý thuyết quản lý mới được xây dựng trên nhận thức cơ bản rằng: "Quản lý là quyết định" và muốn quản lý có hiệu quả thì quyết định phải đúng đắn. * Nhận xét trường phái định lượng về quản lý: Theo ý kiến của nhiều chuyên gia, đóng góp của trường phái định lượng về quản lý là sự nối dài và triển khai các quan điểm của trường phái quản lý một cách khoa học. Trường phái định 34
35. lượng về quản lý thâm nhập hầu hết mọi tổ chức hiện đại với những kỹ thuật phức tạp. Ngày nay lý thuyết khoa học quản lý - lý thuyết hệ thống, lý thuyết định lượng rất quan trọng cho các nhà quản lý, các tổ chức lớn và hiện đại. Các kỹ thuật của trường phái này đã đóng góp rất nhiều trong việc nâng cao trình độ hoạch định, xây dựng ngân sách tài chính, chương trình hóa sản xuất, bố tríviệc sử dụng tài nguyên và kiểm tra trong quản lý. Hạn chế của trường phái này là: Quá chú ý các yếu tố kinh tế - kỹ thuật trong quản lý hơn là các yếu tố tâm lý xã hội, không chú trọng đến yếu tố con người trong tổ chức quản lý; tìm kiếm các quyết định tối ưu trong hệ thống khép kín; các khái niệm và kỹ thuật quản lý của lý thuyết này khó hiểu, phải có những chuyên gia giỏi, do đó việc phổ biến lý thuyết này còn rất hạn chế. Nhiều nhà khoa học cho rằng lý thuyết hệ thống cũng chỉ như một phương pháp tư duy quản lý, chứ không giúp đưa ra được những lời giả cụ thể. 2.3. Các tư tưởng quản lý của xã hội đương đại (từ 1960 đến nay) Không những kế thừa các tư tưởng quản lý trước đây, các học thuyết quản lý trong xã hội đương đại vừa mang tính văn hóa, tính nhân đạo, vừa mang tính hiện đại, trong đó phải kể đến 2 trường phái có ảnh hưởng lớn: Lý thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi (thuyết tích hợp trong quản lý) và lý thuyết văn hóa quản lý của trường phái quản lý Nhật Bản. 2.3.1. Lý thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi (thuyết tích hợp trong quản lý) Sự bùng nổ của thông tin và cuộc cách mạng thông tin đã làm cho xã hội loài người có những bước chuyển biến mang tính cách mạng mạnh mẽ trên bình diện của từng nước và toàn cầu và kéo theo là những thay đổi có tính cách mạng trong việc áp dụng những kỹ thuật công nghệ cao vào quá trình lao động. Từ đó xuất hiện những thuyết quản lý mới. Thực chất của thuyết này là sự tổng hợp và sử dụng những tư tưởng tốt nhất của các lý thuyết cổ điển, lý thuyết tâm lý xã hội, lý thuyết định lượng tạo thành lý thuyết quản lý tổng hợp và thích nghi hay còn là lý thuyết tích hợp - hội nhập. Trong hệ thống lý thuyết tích hợp có một số quan điểm sau: v Quan điểm quản lý quá trình của Harold Koontz Quan điểm này đã được đề cập từ đầu thế kỷ 20 qua tư tưởng của Henri Fayol, nhưng chỉ thực sự phát triển mạnh từ năm 1960 do công của Harold Koontz và các đồng sự. 35
36. Tư tưởng này cho rằng quản lý là một quá trình liên tục của các chức năng quản lý, đó là hoạch định, tổ chức, nhân sự, lãnh đạo, kiểm tra và phản hồi. Các chức năng này được gọi là những chức năng chung của quản lý. Bất cứ trong lĩnh vực nào, từ đơn giản đến phức tạp, trong lĩnh vực sản xuất hay trong lĩnh vực dịch vụ thì bản chất của quản lý cũng không thay đổi, đó là việc thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý. Ngày nay quan điểm quản lý quá trình rất được chú ý và rất nhiều nhà quản lý từ lý thuyết đến thực hành ưa chuộng. v Quan điểm tình huống ngẫu nhiên của Fiedler Quan điểm này chủ trương rằng muốn quản lý hữu hiệu thì phải căn cứ vào tình huống cụ thể để vận dụng phối hợp các lý thuyết đã có từ trước. Nếu lý thuyết cổ điển và tâm lý xã hội cho rằng năng suất lao động là chìa khoá để đạt hiệu quả quản lý, còn lý thuyết địnhh lượng cho rằng việc ra quyết định đúng đắn là chìa khoá của quản lý, thì Fiedler là tác giả đại diện cho quan điểm tình huống ngẫu nhiên (còn gọi là phương pháp quản lý theo điều kiện ngẫu nhiên) cho rằng cần phải kết hợp các lý thuyết quản lý trên đây lại với nhau để vận dụng vào việc xử lý các tình huống quản lý trong thực tiễn. Ông cho rằng: quản lý học như thể cuộc đời, không thể dựa vào các nguyên tắc đơn giản. Một người thích xe gắn máy không nhất thiết phải thích xe Honda Dream II. Bởi vì, các yếu tố như tuổi tác, giới tính, mức thu nhập, tâm lý và những ưu điểm của tính năng kỹ thuật xe là những yếu tố ngẫu nhiên làm ảnh hưởng đến sở thích của họ. Quan điểm tình huống ngẫu nhiên muốn kết hợp những nguyên tắc quản lý vào trong từng hoàn cảnh thực tế cụ thể. Quan điểm này được xây dựng trên luận đề: "Nếu có X thì tất có Y, nhưng Y còn phụ thuộc vào điều kiện Z nào đó", như vậy, điều kiện Z là những biến số ngẫu nhiên. Quan điểm tình huống ngẫu nhiên đòi hỏi trực giác của các nhà quản lý phải linh hoạt, bởi vì các tổ chức khác biệt nhau về kích thước, mục tiêu, nhiệm vụ nên khó có thể có những nguyên lý chung áp dụng một cách khái quát. v Quan điểm quản lý tích hợp của Peter Drucker: Peter Drucker (người Anh) với nhiều công trình nghiên cứ nổi tiếng như: "Thực hành quản lý", "Các giới hạn của quản lý xã hội mới" và đặc biệt là cuốn sách "Quản lý trong thời đại bão táp". Tư tưởng quản lý của ông tập trung các vấn đề: quản lý một doanh nghiệp, quản lý các nhà quản lý, quản lý công nhân và công việc. Ø Quản lý một doanh nghiệp 36
37. + Theo ông, quản lý một doanh nghiệp là tập trung vào nhiệm vụ kinh doanh, trong đó không nhất thiết chỉ là tối đa hóa lợi nhuận. Lợi nhuận là quan trọng, song chủ yếu nó là căn cứ để kiểm nghiệm khả năng quyết định trong quản lý các hoạt động kinh doanh. + Quản lý kinh doanh không phải là một nhiệm vụ thụ động, mà là hành động sáng tạo tạo ra các điều kiện hinh tế và thay đổi chúng khi cần thiết. + Khách hàng có tầm quan trọng đặc biệt, kinh doanh tồn tại và phát triển vì khách hàng. Vì vậy quản lý một doanh nghiệp bắt đầu từ mục đích là tạo ra khách hàng. Từ đó kinh doanh có hai chức năng quan trọng: marketing và cải tiến (hoặc phát triển). Marketing là các hoạt động nghiên cứu thị trường và phát triển sản xuất để cung cấp hàng hóa với giá cả và chất lượng mà khách hàng chấp nhận được. Cải tiến là tạo ra các điều khoản về hàng hóa và dịch vụ ngày càng tốt hợn, có lợi nhiều hơn. Ø Quản lý các nhà quản lý Peter Drucker cho rằng các nhà quản lý là nguồn lực cơ bản và quý giá nhất trong các tổ chức kinh doanh; việc xây dựng đội ngũ quản lý rất tốn thời gain và công sức song lại có thể bị phá hủy bất cư lúc nào. Từ đó cần quan tâm đáp ứng các yêu cầu: + Quản lý theo các mục tiêu và tự điều khiển: Quản lý theo các mục tiêu đòi hỏi tổ chức công việc một cách thích hợp, có phạm vi quản lý và quyền lực rộng nhất; quản lý tự điều khiển là để kiểm soát công việc của chính nhà quản lý. + Liên kết công việc với yêu cầu của của cấp cao hơn. Một mặt, phải từ những việc mà cấp trên cần để đóng góp vào mục tiêu chung (gắn các lợi ích); mặt khác, người quản lý phải hướng cho cấp dưới đảm bảo sự hoạt động hài hòa trong cả doanh nghiệp. + Tạo ra tinh thần hợp lý trong tổ chức: cần yêu cầu cao đối với các nhà quản lý, đồng thiời động viên được họ thông qua việc khuyến khích, khen thưởng, tăng lương, đề bạt; tạo cơ hội phát huy khả năng cho mọi người. Ø Quản lý công nhân và công việc Drucker nhấn mạnh yếu tố con người vì vậy cần tôn trọng và phát huy tiềm năng con người. Trong công việc, cần đặt cá nhân người công nhân trong quan hệ với nhóm lao động; làm việc ăn ý với nhau để cùng đạt tới mục đích chung. Phải mở rộng công việc nhằm tạo ra các cơ hội tốt cho công nhân "bán lành nghề", nhất là công nhân "cấp cao" có khả năng chỉ đạo công việc và kèm cặp những công nhân 37
38. ít kinh nghiệm. Hướng này thích ứng với điều kiện sản xuất tự động hóa, trong đó công nhân không phải làm các công việc mệt mỏi một cách máy móc trên dây chuyền, mà điều khiển các thiết bị tự động - một việc làm mang tính tổng hợp giống như việc lập kế hoạch. Drucker nghiên cứu khá sâu về vấn đề ra quyết định quản lý và khẳng định "quản lý là một quá trình ra quyết định", phân biệt các quyết định chiến lược và các quyết định sách lược, trong đó các quyết định thực sự khó khăn là các quyết định chiến lược. Quá trình ra quyết định gồm 5 giai đoạn: + Xác định vấn đề: trả lời các câu hỏi vấn đề thực sự nằm ở đâu, trọng tâm của vấn đề là gì (cơ cấu tổ chức, chi phí sản xuất, quan hệ các nhân, kỹ thuật hay buôn bán). + Phân tích vấn đề: Xử lý thôn tin quản lý. + Khai thác các giải pháp thay thế: xem xét lại những giả định đã được đặt ra, nghĩ ra các giải pháp có thể lựa chọn và kiểm tra giá trị của chúng. + Tìm giải pháp tối ưu: So sánh các phương án khác nhau, lựa chọn một phương án tốt nhất. Để làm được điều này cần các tiêu chí: Sự mạo hiểm, tính kinh tế, sự thích hợp với từng thời điểm và giới hạn của các nguồn lực. + Đưa ra các quyết định hữu hiệu: biến các giải pháp tối ưu thành quyết định hành động mà mọi người phải tham gia một cách có trách nhiệm. Trong thời đại thông tin, toàn cầu hóa, đồng tiền xuyên quốc gia, hệ thống ngân hàng thế giới ngày càng mạnh, vai trò các nước công nghiệp mới (NICS) tăng lên nhanh chóng thì quản lý phải thích nghi và đổi mới và các vấn đề cần giải quyết là: + Quản lý sự thích nghi với lạm phát. + Duy trì khả năng thanh toán và sức mạnh tài chinh. + Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Chú trọng hiệu quả của lao động trí óc. Tóm lại, Quản lý trong thời đại "bão táp" là chính sách quản lý hướng về tương lai bằng cách phát triển tri thức và trách nhiệm của con người. 2.3.2. Lý thuyết văn hóa quản lý của trường phái quản lý Nhật bản: Từ những năm 70 của thế kỷ XX, bên cạnh các lý thuyết quản lý của các nước phương Tây, ở một số nước phương Đông như Nhật Bản, Hàn Quốc, 38
39. Singapore xuất hiện các lý thuyết quản lý riêng của mình. Thành công thần kỳ về kinh tế của Nhật bản đã khiến các nhà quản lý và khoa học quản lý phương Tây quan tâm, thậm chí sùng bái mô hình và phương pháp quản lý độc đáo Nhật Bản. Trong trường phái quản lý của Nhật Bản xuất hiện hai thuyết: Thuyết Z và những kỹ thuật quản lý Nhật Bản của William Ouchi và thuyết Kaizen - chìa khóa của sự thành công về quản lý ở Nhật Bản của Masakimai. Các lý thuyết này ra đời trên cơ sở thực tế quản lý của các tổ chức ở Nhật Bản với những đặc thù về truyền thống văn hóa, tâm lý dân tộc. v Thuyết Z và những kỹ thuật quản lý Nhật Bản của William Ouchi Lý thuyết Z được một giáo sư người Mỹ gốc Nhật Bản là William Ouchi xây dựng trên cơ sở áp dụng cách quản lý của Nhật Bản trong các công ty Mỹ. Lý thuyết ra đời năm 1978, chú trọng đến yếu tố con người với các mối quan hệ xã hội trong tổ chức. Xuất phát từ gốc rễ văn hóa và tập quán Nhật Bản, thuyết Z cho rằng cần thay đổi mô hình quản lý kinh doanh dựa trên việc xây dựng một nền văn hóa kiểu Z cho môi trường bên trong của doanh nghiệp với các nội dung cốt lõi sau đây; - Công việc phải dài hạn, duy trì việc làm suốt đời cho công nhân, xây dựng trách nhiệm của cả hai bên (thợ và chủ) đối với nhau. - Tất cả hợp thành một gia đình, một cộng đồng sinh tồn có liên hệ khăng khít với nhau về tổ chức. - Không có sự áp đặt từ trên, các nhân viên tự xử sự cho phù hợp với từng tình huống. Mọi người đựơc tham gia vào quyết định chung. Thuyết Z cho rằng việc ra quyết định tập thể hiệu quả hơn quyết định từ cá nhân. Vì tập thể có nhiều kinh nghiệm hơn cá nhân. - Chăm lo đến chất lượng đời sống công nhân, giữa ban giám đốc và công nhân có sự gần gũi hơn nhờ thông tin thương xuyên hai chiều. v Lý thuyết Kaizen - chìa khóa sự thành công trong quản lý ở Nhật Bản của Masakima Masakima là Chủ tịch Công ty Cambridge - một hãng tư vấn quốc tế về quản lý thành lập 1962. Ông viết cuốn sách "Kaizen - chìa khóa sự thành công trong quản lý ở Nhật Bản" xuất bản 1986. Kaizen tiếng Nhật có nghĩa là "cải tiến", "cải thiện". Cốt lõi của Kaizen là những cải tiến nho nhỏ, cải tiến từng bước. Tại Nhật Bản, công việc này được cải tiến từng ngày và thông qua những cải tiến Kaizen người Nhật thường tận dụng những tài nguyên sẵn có như nhân lực, vật tư, thiết bị mà không tốn kém tiền của. 39
40. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thiết họ sẵn sàng đầu tư một số tiền lớn cho việc cải tiến. Kaizen chú trọng tới quá trình thực hiện công việc, cải tiến quá trình thực hiện để có kết quả tốt hơn. Mặt khác Kaizen hướng về con người và những nỗ lực của con người. Điều này khác với các nhà quản lý phương Tây chỉ chú trọng tới kết quả. Kaizen còn nhấn mạnh đến vai trò của nhà quản lý trong việc ủng hộ và khuyến khích các nỗ lực của công nhân để cải tiến quy trình làm việc. Một nhà quản lý quan tâm đến Kaizen thường chú trọng đến: - Kỷ luật; - Quản lý thời gian; - Phát triển tay nghề; - Tham gia các hoạt động trong công ty; - Tinh thần lao động; - Sự cảm thông; - Sản phẩm có chất lượng; - Sản xuất vừa đủ và đúng lúc; - Công ty luôn ghi nhận các ý kiến đóng góp của công nhân; - Khuyến khích công nhân cải tiến và báo cáo mọi vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc để người quản lý kịp thời giải quyết. * Nhận xét về thuyết Z và thuyết Kaizen Thuyết Z và thuyết Kaizen đều nêu bật giá trị của tập thể trong quản lý một tổ chức, đề cao quyết định tập thể, nỗ lực tập thể, đều chủ trương không khí gia đình trong doanh nghiệp và đều mong muốn hoạt động quản lý có hiệu quả cao. Tuy nhiên, thuyết Z chú trọng đến quản lý nhân viên trên cơ sở truyền thống văn hóa Nhật Bản, đề cao tinh thần thái độ làm việc của nhân viên. Trong khi đó, Kaizen hướng về sự cải tiến quản lý, cải tiến từng bước nhỏ trong công ty. Thuyết Z và thuyết Kaizen là chìa khoá của sự thành công về quản lý của Nhật Bản trong những năm qua và hiện nay. 40
41. CHƯƠNG 3. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ. 1. Tổng quan về chức năng quản lý. 1.1. Khái niệm: Khi nhiều người kết hợp với nhau trong một tổ chức để cùng thực hiện một mục tiêu chung thì tất yếu nảy sinh nhu cầu về những hoạt động cần thiết như tổ chức, phân công, phối hợp, điều hòa, hướng dẫn, động viên, kiểm soát Những hoạt động đó là hoạt động quản lý. Người thực hiện các hoạt động đó là người quản lý và người quản lý tiến hành nhiều hoạt động khác nhau. Khi nghiên cứu những hoạt động này, người ta đã cố gắng tách riêng ra, dựa trên tính tương đối độc lập của mỗi hoạt động. Mỗi hoạt động tương đối độc lập được tách ra trong hoạt động quản lý được gọi là chức năng quản lý. Chức năng quản lý là một dạng hoạt động quản lý chuyên biệt, thông qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. Khái niệm "Chức năng quản lý "gắn liền với sự xuất hiện phân công và hợp tác lao động trong quá trình sản xuất. Tổ hợp tất cả các chức năng quản lý tạo nên nội dung của quá trình quản lý, nội dung lao động của người quản lý và là cơ sở để phân công lao động quản lý, để hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý. 1.2. Ý nghĩa: Toàn bộ hoạt động quản lý đều được thực hiện thông qua các chức năng quản lý, nếu không xác định được chức năng quản lý thì chủ thể quản lý không thể điều hành được hệ thống quản lý. Chức năng quản lý xác định vị trí, mối quan hệ giữa các bộ phận, các khâu, các cấp trong hệ thống quản lý. Mỗi hệ thống quản lý đều có nhiều bộ phận, nhiều khâu, nhiều cấp khác nhau, gắn liền với những chức năng xác định nào đó, nếu không có chức năng quản lý thì bộ phận đó không còn lý do tồn tại. Từ những chức năng quản lý mà chủ thể xác định các nhiệm vụ cụ thể, thiết kế bộ máy và bố trí con người phù hợp. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ mà chủ thể quản lý có thể theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh sự hoạt động của mỗi bộ phận và toàn bộ hệ thống quản lý. Mỗi con người trong hệ thống quản lý đều phải hoạt động theo những chức năng, nhiệm vụ cụ thể của mình; chủ thể quản lý theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều 41
42. chỉnh, bảo đảm sự phối hợp đồng bộ các hoạt động đó sẽ tạo ra sức mạnh tổng hợp của toàn bộ hệ thống quản lý hướng vào mục tiêu chung. 1.3. Phân loại chức năng quản lý. Việc phân loại các chức năng quản lý dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau: 1.3.1. Theo phương hướng tác động: Quản lý có 2 chức năng sau: - Chức năng đối nội: là chức năng quản lý nội bộ tổ chức. Nó nêu rõ mục tiêu chiến lược của tổ chức, vận động người ủng hộ, giải quyết từng loại khó khăn, tổ chức bộ máy và lề lối làm việc, đào tạo và sử dụng nhân tài, tạo ra thời cơ và tận dụng thời cơ, có phương pháp nghệ thuật hoạt động đúng đắn. - Chức năng đối ngoại: là chức năng vận hành hệ thống trong môi trường biến động bên ngoài. Nó phân tích các đối tác, tìm ra mặt mạnh, mặt yếu của đối tác nhằm giúp công tác quản lý đưa ra được chính sách đối ngoại hợp lý. 1.3.2. Theo giai đoạn tác động: Quản lý có 5 chức năng sau : - Chức năng hoạch định: là chức năng quan trọng nhất của quản lý, nhằm định ra chương trình, mục tiêu, chiến lược mà quản lý cần đạt được. - Chức năng tổ chức: là chức năng nhằm hình thành nhóm chuyên môn hóa, các phân hệ tạo nên hệ thống để cùng góp phần và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu mong muốn. - Chức năng điều khiển: là chức năng nhằm phối hợp hoạt động chung của nhóm, của phân hệ trong hệ thống tổ chức. - Chức năng kiểm tra: là chức năng nhằm kịp thời phát hiện ra những sai sót trong quá trình hoạt động và các cơ hội đột biến trong hệ thống. Đây là chức năng quan trọng nhất của người lãnh đạo. - Chức năng điều chỉnh: là chức năng sửa chữa các sai sót nảy sinh, tạo thế cân bằng mới trong quá trình hoạt động, tận dụng các cơ hội thúc đẩy tổ chức phát triển nhanh chóng. Gần đây, tổ chức UNESCO tổng kết về hệ thống chức năng quản lý bao gồm: Hoạch định (lập kế hoạch); Tổ chức; Chỉ đạo; Kiểm tra. 1.3.3. Theo sự phân cấp quản lý: a) Chức năng quản lý nhà nước (vĩ mô): là hoạt động quản lý vĩ mô thuộc hệ thống tổ chức quốc gia, là sự quản lý của nhà nước với các hoạt động kinh tế - chính trị - xã hội theo hướng điều tiết và định hướng các nhiệm vụ cơ bản sau: 42
43. - Vạch chiến lược kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn và những chương trình mục tiêu. - Đặt ra luật pháp, thể lệ, chế độ, chính sách có hiệu lực thống nhất trong toàn quốc. - Tạo môi trường cho các hoạt động kinh tế - xã hội. - Đào tạo, bố trí cán bộ. - Kiểm tra, tổng kết đánh giá. - Hỗ trợ, dẫn dắt những hoạt động, các tổ chức theo định hướng phát triển. - Quản lý tài sản công chặt chẽ và hiệu quả. Các cơ quan quản lý theo chức năng gồm: Quốc hội, Chính phủ, các bộ và cơ quan ngang bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp và các phòng, ban tương đương. b) Chức năng quản trị (vi mô): là hoạt động quản lý vi mô thuộc hệ thống tổ chức quốc gia, là sự quản lý trực tiếp các quá trình kinh tế - xã hội tại đơn vị cơ sở theo định hướng của nhà nước, của cấp trên. Với chức năng này, hoạt động quản trị có 2 nhiệm vụ cơ bản: - Hoạch định các chiến lược, kế hoạch hoạt động theo định hướng của nhà nước, của cấp trên và khả năng của tổ chức. - Thực hiện các chiến lược, kế hoạch hoạt động và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của tổ chức. Những cơ quan quản lý theo chức năng gồm các tổ chức kinh tế, các tổ chức xã hội và tương đương. Sự phân loại một cách khoa học những chức năng quản lý giúp cho việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá các quá trình quản lý, tạo tiền đề thuận lợi cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức, đưa các phương tiện kỹ thuật vào quản lý, nâng cao hiệu quả công tác quản lý. Tuy nhiên, việc phân loại các chức năng quản lý chỉ có ý nghĩa tương đối. Trong quá trình quản lý, các chức năng quản lý luôn luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau. Đồng thời các chức năng quản lý của chủ thể quản lý cũng liên quan chặt chẽ với các chức năng sản xuất của khách thể quản lý. 1.4. Các chức năng quản lý. Tất cả các nhà quản lý đều thực hiện 4 chức năng: Hoạch định - tổ chức - chỉ đạo - kiểm tra. 4 chức năng này thực chất là một chuỗi công việc kế tiếp nhau theo 43
44. một cấu trúc vòng khép kín mà người ta gọi là chu trình quản lý. Trong quá trình quản lý, chu trình này luôn được lặp lại. Mỗi loại hình tổ chức trong xã hội (Nhà nước, hành chính, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ) thường hoạt động theo một chuyên môn nghề nghiệp khác nhau. Trong mỗi tổ chức lại có nhiều cấp bậc khác nhau. Ở các cấp bậc khác nhau thì đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý khác nhau. Muốn quản lý có hiệu quả thì người quản lý phải hiểu biết chuyên môn của ngành nghề đồng thời phải có kiến thức và kỹ năng quản lý. Tuy nhiên, thực tế công tác cho thấy ở các cấp quản lý khác nhau đòi hỏi về khả năng chuyên môn và khả năng quản lý khác nhau. Khả năng quản lý tăng dần theo cấp bậc và khả năng chuyên môn thì ngược lại, nó có thể giảm dần theo cấp bậc. Ta có mô hình sau đây: Khả năng quản lý Quản lý cấp cao Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cơ sở Khả năng chuyên môn Trong một tổ chức, các nhà quản lý thường được chia làm 3 cấp: Quản lý cấp cao (lãnh đạo), quản lý cấp trung gian, quản lý cấp cơ sở. Nhà quản lý cấp càng thấp thì số lượng càng nhiều hơn. Quản lý cấp cơ sở là người chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành các hoạt động dịch vụ hay sản xuất hàng hóa. (tổ trưởng bộ môn). Quản lý điều hành chịu trách nhiệm điều hành và phối hợp hoạt động của các người quản lý cấp cơ sở. (trưởng khoa, phòng ) Quản lý cấp cao là những người chuyên vạch ra mục tiêu, chiến lược chung cho toàn bộ tổ chức và thiết lập các mục đích tổng quát để cấp dưới thực hiện. (Giám đốc, Hiệu trưởng). Cũng do cấp bậc khác nhau mà thời gian lao động của người quản lý thực hiện mỗi chức năng cũng khác nhau: Cấp quản lý Hoạch định Tổ chức (%) Chỉ đạo (%) Kiểm tra (%) (%) Cơ sở 15 24 51 10 44
45. Trung gian 18 33 36 13 Cao 28 36 22 14 2. Nội dung các chức năng: 2.1. Chức năng hoạch định (lập kế hoạch) Hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong các chức năng quản lý, bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai của tổ chức. Trong hầu hết các trường hợp, chức năng hoạch định chi phối các tất cả các chức năng khác của hệ thống quản lý. Các chức năng khác phải dựa vào hoạch định để hoạt động. Hoạch định là một phương pháp tiếp cận hợp lý để đưa tổ chức đến các mục tiêu đã định trước. 2.1.1. Khái niệm và vai trò của hoạch định: a) Khái niệm:Hoạch định (lập kế hoạch) là chức năng đầu tiên của hoạt động quản lý. Nó có vai trò quan trọng là xác định phương hướng hoạt động và phát triển của tổ chức, xác định các kết quả cần đạt được trong tương lai. Có 2 quan niệm khác nhau về hoạch định: Thứ nhất, hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. Như vậy, việc hoạch định theo nghĩa trên phải bao gồm đồng thời hai quá trình xác định mục tiêu (cái gì cần phải làm?) và con đường đạt đến mục tiêu (làm cái đó như thế nào?). Hoạch định có thể là chính thức hoặc phi chính thức. Hoạch định chính thức, nghĩa là được làm bằng văn bản, được công bố rõ ràng, được công bố rõ ràng và có sự chia sẽ, phân công nhiệm vụ cụ thể, các thành viên trong tổ chức đều nắm được. Hoạch định phi chính thức, được xây dựng theo ý tưởng của người lãnh đạo, các thành viên không nắm được vì nó chưa được công bố chính thức. Thứ hai, hoạch định là quá trình chuẩn bị đối phó với những thay đổi và tính không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương lai. Nguyên nhân chính là xuất phát từ những biến động thường xuyên của môi trường bên ngoài. Tóm lại, xét về mặt bản chất, hoạch định là một hoạt động chủ quan, có ý thức, có tổ chức của con người trên cơ sở nhận thức và vận dụng các quy luật khách quan nhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự các cách thức tiến hành trong hoạt động của một tổ chức. Nét bản chất này là cái phân biệt sự hoạt động có ý thức của con người với sự hoạt động theo bản năng của loại vật. Do đó, hoạch 45