Bài giảng Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp - Nguyễn Lệ Nhung

Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp - Nguyễn Lệ Nhung

1. Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp TS. Nguyễn Lệ Nhung
2. Nội dung nghiệp vụ luu trữ: 1. Thu thËp tµi liÖu 2. Ph©n lo¹i tµi liÖu 3. X¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu 4. B¶o qu¶n tµi liÖu 5. Tæ chøc khai th¸c, sö dông
3. Mục dích của công tác luu trữ: 1. Tổ chức sắp xếp một cách khoa học tài liệu 2. Đảm bảo an toàn cho tài liệu 3. Khai thác, sử dụng thông tin tài liệu hiệu quả
4. 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu - Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ - Mục đích của thu thập tài liệu: • Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quan • Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo.
5. 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?) • Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?) • Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?) • Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu
6. Yêu cầu đối với việc thu thập tài liệu • Cần được tiến hành thường niên • Cần có biên bản bàn giao tài liệu giữa bên giao và bên nhận • Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ
7. 2. Phân loại tài liệu - Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ nhất (hồ sơ). - Mục đích của phân loại tài liệu: • Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan thuận lợi, nhanh chóng • Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp • Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu
8. 2. Phân loại tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu • Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã lựa chọn
9. Các cách phân loại tài liệu + Theo đơn vị tổ chức + Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động + Theo thời gian
10. Cách phân loại tài liệu lưu trữ của Kho bạc NN cấp huyện • Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch) • Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo các đơn vị tổ chức trực thuộc kho bạc • Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia theo từng mảng hoạt động của đơn vị • Bước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động tỉếp tục được phân chia đến hồ sơ
11. Cách phân loại tài liệu lưu trữ của Kho bạc NN cấp huyện • N¨m 2006 • N¨m 2007 1. Bộ phận Kế hoạch 1. Bộ phận Kế hoạch Tổng hợp Tổng hợp 2. Bộ phận Kho Quỹ 2. Bộ phận Kho Quỹ 3. Bộ phận Kế toán 3. Bộ phận Kế toán
12. Cách phân loại tài liệu lưu trữ của Kho bạc NN cấp huyện • Năm 2006 • Vấn đề chung Tài liệu Bộ phận • Kế hoạch Kế hoạch Tổng hợp • Tổng hợp
13. Yêu cầu đối với việc phân loại tài liệu • Sau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ được bảo quản tại 1 địa chỉ • Cách thức phân loại cần bao phủ hết toàn bộ tài liệu của cơ quan
14. Phân loại lớp theo lứa tuổi: Tổng số lớp học: 100 hv • Trên 50: • 20 hv • Từ 45 đến 49 • 40 hv • Từ 30 đến 40 • 30 hv • Dưới 30 • 05 hv
15. Phân loại lớp theo lứa tuổi: Tổng số lớp học: 100 hv • Trên 50: • 20 hv • Từ 40 đến 49 • 45 hv • Từ 30 đến 45 • 35 hv • Dưới 30 • 05 hv
16. 3. Xác định giá trị tài liệu - Xác định giá trị tài liệu là việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu - Mục đích của xác định giá trị tài liệu: • Lưu trữ được những tài liệu có giá trị phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của cơ quan • Loại hủy những tài liệu hết giá trị
17. 3. Xác định giá trị tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Bám sát quy đinh của pháp luật và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá trị tài liệu • Lập danh mục tài liệu hết giá trị • Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
18. Yêu cầu đối với việc xác định giá trị tài liệu • Xác định chính xác thời hạn bảo quản cho tài liệu • Xem xét tài liệu ở nhiều góc độ sử dụng khác nhau
19. 4. Tổ chức sử dụng tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu là những hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Mục đích của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: • Phát huy những giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ vào hoạt động hiện hành của cơ quan • Phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra các hoạt động đã qua của cơ quan
20. 4. Tổ chức sử dụng tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Xây dựng thủ tục khai thác sử dụng • Xác định hình thức tổ chức khai thác sử dụng • Xây dựng các công cụ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu • Phục vụ khai thác kịp thời các nhu cầu sử dụng tài liệu
21. Yêu cầu đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu • Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu • Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ • Giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ
22. Một vài hình ảnh về công tác lưu trữ của Kho bạc nhà nước