Bài giảng Quản lí học - Chương 3: Tổ chức

Nội dung text: Bài giảng Quản lí học - Chương 3: Tổ chức

1. TỔ CHỨC
2. Mục tiêu bài học ❖Hiểu khái niệm về tổ chức ❖Hiểu được các loại hình cơ cấu tổ chức ❖Hiểu được các thuộc tính của cơ cấu tổ chức ❖Hiểu nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức ❖Hiểu được quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
3. Theo nghĩa thứ nhất Theo nghĩa thứ hai Tổ chức được xem như một Tổ chức được xem như một thực thể (doanh nghiệp, hoạt động (tổ chức là một trường học, bệnh viện ) chức năng quản lý) Tổ chức là một hệ thống gồm Tổ chức là một chức năng của quản nhiều phân hệ có những mối liên lý thể hiện ở việc thực hiện các chức hệ hữu cơ hợp lý, rõ ràng, hợp tác năng nhất định, chủ yếu là kế hoạch hóa, tổ chức, lãnh đạo vào kiểm tra. và phối hợp chặt chẽ, tác động lẫn Tổ chức là phương tiện hay yếu tố nhau trong một tổng thể, phát sinh cho các tài nguyên nhân lực hay vật một lực tổng hợp tác động cùng lực gắn liền với nhau để tạo ra một chiều lên một đối tượng nhằm đạt hệ thống nhất định hoạt động để đạt mục tiêu nhất định mục tiêu
4. Cơ cấu chính thức của một tổ chức là tập hợp các bộ Cơ cấu phi chính thức phận và cá nhân có mối quan hệ được tạo nên bởi các mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được phi chính thức giữa các thành viên chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, của tổ chức. quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch. Cơ cấu chính thức với những bộ phận, phân hệ, vị trí quản lý cơ bản và mối quan hệ trực tuyến – ra quyết định, kiểm soát và chịu trách nhiệm giải trình trực tiếp,
5. Cơ cấu tạm thời Cơ cấu bền vững được hình thành nhằm triển khai là cơ cấu tổ chức tồn tại trong một các kế hoạch tác nghiệp của tổ thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chức. chiến lược của tổ chức
6. CEO Long chain of command & bureaucratic controls CEO Không hiệu quả khi môi trường thường xuyên biến động
7. Chuyên môn hóa 6 thuộc Hình thành các bộ phận tính của Quyền hạn và trách nhiệm cơ cấu Cấp quản lý và tầm quản lý tổ chức Tập trung và phi tập trung Phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ
8. Là tiến trình xác định những nhiệm vụ cụ thể và phân chia chúng cho các cá nhân hoặc đội đã được đào tạo để thực hiện những nhiệm vụ đó.
9. Bất lợi Thuận lợi •thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức •Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao năng khi đề ra các mục tiêu và phương thức hoạt động •Có thể phát huy những ưu thế của chuyên môn •thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận hoá •chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn •Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức hẹp ở các nhà quản lý năng cơ bản •có thể làm giảm tính nhạy cảm của tổ chức đối với •Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư sản phẩm, dịch vụ và khách hang cách nhân viên •hạn chế việc phát triển đội ngũ các nhà quản lý •Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao chung, nhất •đổ trách nhiệm về thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động mang tính chất tương đồng (như marketing, R&D, sản xuất, tài chính, QTNNL . . .), được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu
10. Thuận lợi Khó khăn ❖tập trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh ❖công việc có thể bị trùng lắp thổ đặc biệt ❖sự tranh giành nguồn lực giữa các ❖việc phối hợp hành động giữa các bộ phận vì mục tiêu cuối cùng tuyến có thể dẫn đến phản hiệu quả có hiệu quả hơn ❖có khó khăn trong việc thích ứng với ❖các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm các yếu tố tác động lên toàn tổ chức ❖có được thông tin tốt hơn về thị trường và có khả năng lớn hơn ❖cần nhiều người có năng lực quản lý là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định chung ❖sử dụng được lợi thế nguồn lực của các địa phương khác nhau ❖có xu thế làm cho việc thực hiện các ❖việc quy định trách nhiệm giải trình đối với kết quả cuối cùng dịch vụ hỗ trợ tập chung trở nên khó tương đối dễ dàng khăn ❖giảm gánh nặng cho các nhà quản lý cấp cao và tạo khả năng ❖làm nảy sinh khó khăn đối với việc tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ các nhà quản chung kiểm soát của cấp quản lý cao nhất Tổ chức được phân chia thành những đơn vị chuyên trách thiết kế, sản xuất và tiêu thụ một sản phẩm hay dịch vụ nào đó
11. Các hoạt động của tổ chức dựa vào thị trường mà họ phục vụ Thuận lợi Khó khăn •xây dựng trên cơ sở phân đoạn chiến lược •có khả năng xuất hiện tình trạng cục bộ, nên giúp đánh giá được vị trí của tổ chức trên khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn át lợi thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến của ích của toàn tổ chức môi trường •chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng lắp •hoạt động dựa vào những trung tâm chiến của công việc lược, cho phép tiến hành kiểm soát trên một cơ •những kỹ năng kỹ thuật không được sở chung thống nhất chuyển giao dễ dàng vì các kỹ thuật gia và •có những đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ chuyên viên đã bị phân tán trong các đơn ràng, và điều này cho phép tăng cường phối vị chiến lược hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu •công tác kiểm soát của cấp quản lý cao phối hợp nhất có thể gặp nhiều khó khăn
12. Thuận lợi •định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng, •tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu •kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia •tạo điều kiện đáp ứng nhanh Two - boss employee: An employee has to chóng với những thay đổi của reports to 2 supervisors simultaneously môi trường Matrix box: An product of functional boss, responsible for one side of the matrix Khó khăn Top-leader: the overseer or both the product and functional •hiện tượng song trùng lãnh chain of command, responsible for the entire matrix đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh •quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột Các hoạt động của tổ chức được nhóm thành Providing •cơ cấu phức tạp và không hai nhóm hoạt động cùng một lúc (như là sản a dual bền vững focus phẩm/chức năng và sản phẩm/địa dư) •có thể gây tốn kém
13. Nhà Nhà thiết kế sản xuất Công ty X Nhà Nhà cung cấp môi giới
14. Tìm cách đơn giản hóa và mở rộng sự tập trung nguồn lực vào khách hàng, thị trường, sản phẩm chiến lược quan trọng nhưng lại hạn hẹp Trao quyền chức năng cho các nhà quản lý, và chuyên gia đối với sản phẩm, dự án mới và trao Nhân viên ở các phòng chức năng quyền nhất định cho họ khác nhau kết hợp với nhau trong việc trong việc tạo ra sản tạo ra sản phẩm mới phẩm mới
15. Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn tham mưu Quyền hạn chức là quyền hạn cho phép là quyền cung cấp lời năng là quyền trao nhà quản lý ra quyết khuyên và dịch vụ cho cho một cá nhân hay định và giám sát trực các nhà quản lý khác. bộ phận được ra tiếp đối với cấp dưới. Bản chất của mối quan quyết định và kiểm Đó là mối quan hệ hệ tham mưu là cố vấn. soát những hoạt quyền hạn giữa cấp Chức năng của các tham động nhất định của trên và các cấp dưới mưu (hay bộ phận tham các bộ phận khác trực tiếp trải dài từ cấp mưu) là điều tra, khảo cao nhất xuống tới cấp sát, phân tích và đưa ra ý thấp nhất trong tổ kiến tư vấn cho những chức, nhà quản lý mà họ có trách nhiệm phải quan hệ
16. Cơ cấu trực tuyến: sử dụng chủ Cơ cấu trực tuyến - chức năng: Cơ cấu trực tuyến - tham mưu, yếu mối quan hệ quyền hạn trực tuyến. sử dụng cả ba loại quyền hạn trực tuyến, sử dụng mối quan hệ quyền hạn trực tuyến tham mưu và chức năng. và quyền hạn tham mưu. Tham mưu: Cung Chức năng quyền trao cho một Trực tuyến: quyền hạn cấp lời khuyên cho cá nhân ra quyết định và kiểm cho phép người quản trị ra lãnh đạo soát những hoạt động nhất định quyết định và giám sát trực của các bộ phận khác tiếp đối với cấp dưới
17. Ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp là phương thức tổ chức trong đó mọi dưới một số quyền hạn để họ nhân quyền ra quyết định được tập trung vào danh mình thực hiện những công việc cấp quản trị cao nhất của tổ chức. nhất định Trao Bổn phận thực trách nhiệm hiện nhiệm vụ được giao Có quyền về ❖ là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý quản lý nguồn cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, lực và ra quyết định đề hoàn hành động và tự chịu trách nhiệm trong những thành công việc phạm vi nhất định. Quyền hạn Giải trình ? Trao trách nhiệm Về quyết không trao quyền định và hành động Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện công việc nhất định một cách độc lập
18. Quyết định những nhiệm vụ có thể uỷ quyền, trao quyền và mục tiêu cần đạt được Điều kiện Lựa chọn con người theo nhiệm vụ tiền đề để thực hiện có hiệu quả Đảm bảo các nguồn lực quá trình uỷ quyền, trao Duy trì các kênh thông tin mở. quyền : Thiết lập hệ thống kiểm soát có năng lực Khen thưởng đối với việc uỷ quyền, trao quyền có hiệu lực, hiệu quả
19. 1 Tầm quản lý và năng lực của các nhà quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận 2 Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận 3 Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch 4 Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý
20. Phối hợp là quá trình liên kết hoạt 1 Các kế hoạch động của những người, bộ phận, 2 Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật phân hệ và hệ thống riêng rẽ 3 Các công cụ cơ cấu nhằm thực hiện có 4 Giám sát trực tiếp hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu 5 Các công cụ của hệ thống thông tin, chung của tổ chức. truyền thông và tham gia quản lý
21. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức Tính thống nhất Tính tối ưu Tính tin cậy Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức Tính linh hoạt Tính hiệu quả •Xác định theo chức năng •Tương xứng giữa chức năng, nhiệm vụ - quyền hạn và trách nhiệm Chiến lược •Thống nhất mệnh lệnh và đảm bảo tính của tổ chức tuyệt đối trong trách nhiệm •Bậc thang và quyền hạn theo cấp bậc Môi trường Công nghệ và của tổ chức tính chất •Quản lý sự thay đổi Cơ cấu công việc tổ chức •Cân bằng Thái độ của Quy mô và độ các nhà quản phức tạp của lý cấp cao và tổ chức năng lực của đội ngũ nhân sự
22. Phân tích Đánh giá các yếu tố cơ cấu ảnh hưởng tổ chức Phân tích thực trạng lên cơ cấu Đánh giá sự hiện tại cơ cấu qua các thuộc tổ chức tính : phù hợp - Mức độ chuyên môn giữa các yếu hóa, đa dạng hóa và tố của cơ tổng hợp hóa? cấu tổ chức - Mô hình phân nhóm và nguyên Đánh giá cơ Đánh giá các bộ phận trong tổ nhân cấu theo các tổng kết chức? yêu cầu đóng góp - Thực trạng sử dụng thống nhất, của cơ cấu các mối quan hệ quyền tối ưu, linh vào mục tiêu Đưa ra các hạn trực tuyến, tham Giám sát, hoạt, tin cậy của tổ chức giải pháp mưu và chức năng trong đánh giá và hiệu quả và những hoàn tổ chức? Đánh giá sự kết quả và tổng hợp nguyên nhân thiện cơ - Số cấp quản lý và thực phù hợp của thực hiện các yếu tố nguyên nhân chính cấu tổ chức trạng tầm quản lý? - Mức độ tập trung và của cơ cấu phi tập trung hóa, các với những hình thức phi tập trung đòi hỏi của Thực hiện hóa? môi trường các giải - Tình trạng phối hợp và nguyên pháp hoàn giữa các bộ phận ? Các nhân thiện cơ công cụ phối hợp đang được sử dụng? cấu tổ chức