Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng kiểm tra

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng kiểm tra

1. TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ LADEC QUẢN TRỊ HỌC TP. HỒ CHÍ MINH 2013 1
2. CHƯƠNG 5 CHỨC NĂNG KIỂM TRA Mục tiêu: + Hiểu được khái niệm, mục đích và vai trò của công tác kiểm tra + Hiểu được các nguyên tắc cần được áp dụng trong kiểm tra + Hiểu được tiến trình kiểm tra
3. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA 1. Khái niệm: Kiểm tra là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, hệ thống phản hồi thông tin nhằm so sánh những kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra, và nhằm đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng là có hiệu quả nhất để đạt mục tiêu cao nhất của tổ chức.
4. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA 2. Vai trò của kiểm tra:  Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.  Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch , những khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu  Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu
5. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA 3. Mục đích của kiểm tra:  Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức đặt ra  Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hiệu quả  Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn một cách chính xác theo thứ tự  Xác định và dự đoán chiều hướng chính thay đổi như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên
6. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA 3. Mục đích của kiểm tra:  Phát hiện kịp thời vấn đề và những đơn vị chịu trách nhiệm sửa sai  Làm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm  Đưa ra các tiêu chuẩn để loại bớt những gì không quan trọng, không cần thiết  Phổ biến chỉ dẫn liên tục cải tiến để tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất, lợi nhuận
7. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA 3. Các hình thức kiểm tra A. Kiểm tra lường trước:  Là loại kiểm tra được tiến hành trước khi hoạt động thực sự.  Kiểm tra lường trước là tiên liệu các vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước Harold Koontz phân tích rằng thời gian trễ nãi trong quá trình kiểm tra quản trị chỉ ra rằng công việc kiểm tra cần phải hướng về phía tương lai nếu như nó cần có hiệu quả.
8. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH 3. Các hình thức kiểm tra A. Kiểm tra lường trước:(tt) Một số kỹ thuật kiểm tra lường trước:  Dự báo mại vụ kết hợp với kế hoạch xúc tiến Sử dụng phương pháp sơ đồ mạng lưới còn gọi là kỹ thuật duyệt xét và đánh giá chương trình SD trong hệ thống các đầu vào để kiểm tra lường trước về tiền mặt hoặc dự trữ hàng hóa  Kiểm tra lường trước trong kỹ thuật công trình  SD trong các hệ thống phản ứng của con người
9. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH 3. Các hình thức kiểm tra B. Kiểm tra đồng thời  Là loại kiểm tra được tiến hành trong khi hoạt động đang diễn ra. Loại hình kiểm tra này còn có những danh xưng khác: Kiểm tra đạt/không đạt (Yes/no control)  Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp (direct supervision)  Các thiết bị kỹ thuật thường được thiết kế theo phương thức kiểm tra đồng thời
10. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH 3. Các hình thức kiểm tra C. Kiểm tra phản hồi  Là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra.  Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ trễ về thời gian thường khá lớn hoặc xảy ra sai lệch của kết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra.  Ưu điểm: có 2 ưu điểm
11. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH 3. Các hình thức kiểm tra C. Kiểm tra phản hồi (tt)  Ưu điểm (tt)  Cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết phải làm thế nào để lập kế hoạch hữu hiệu trong giai đoạn hoạch định của quá trình quản trị.  Giúp cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên (employee motivation) làm việc tốt hơn.
12. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH 3. Các hình thức kiểm tra C. Kiểm tra phản hồi (tt)
13. II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 1. Kiểm tra phải theo kế hoạch  Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra  Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch, vì vậy thiết kế kiểm tra phải theo kế hoạch hoạt động tổ chức  Kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.
14. II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 2. Kiểm tra phải thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị  Điều này sẽ giúp nhà quản trị nắm được những gì đang xảy ra, cho nên việc quan trọng là những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu  Thông tin mà NQT không hiểu thì sẽ không thể sử dụng, do đó kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa
15. II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 3. Kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu  Sai lệch giữa thực tế và mong đợi có lúc nhỏ, có lúc lớn, có sai lệch ảnh hưởng nhỏ, có cái ảnh hưởng lớn, nghiêm trọng  NQT nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan trọng, ảnh hưởng lớn đến kết quả của công ty vì đây là những yếu tố trọng yếu
16. II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 4. Kiểm tra phải khách quan  Việc kiểm tra thực hiện theo định kiến của NQT có thể dẫn đến đánh giá không chính xác, tổ chức gặp phải tổn thương  Quá trình kiểm tra cần được thực hiện với thái độ khách quan để đảm bảo kết quả và kết luận kiểm tra được chính xác
17. II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 5. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp  Để kiểm tra có hiệu quả cần xây dựng quy trình và các nguyên tắc phù hợp với văn hóa của DN VD:  DN có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhn viên được độc lập trong công việc, được phát huy sáng tạo → kiểm tra không nên quá chặt chẽ
18. II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 6. Kiểm tra cần phải tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả kinh tế  Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng thường khó trong thực hành Thông thường các nhà quản trị tốn kém rất nhiều cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu hoạch được do việc kiểm tra lại không tương xứng → NQT cần nỗ lực xây dựng, cải tiến công tác kiểm tra của mình để có hiệu quả hơn
19. II. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 7. Kiểm tra phải dẫn đến hành động  Kiểm tra → phát hiện sai lệch → tiến hành điều chỉnh → ĐÚNG ĐẮN  Điều chỉnh: điều chỉnh kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức, điều động, đào tạo lại nhân viên hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo  Kiểm tra → phát hiện sai lệch → không tiến hành điều chỉnh → KIỂM TRA LÀ VÔ ÍCH
20. III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA Bao gồm 3 bước Bước 1: Xây dựng các tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đo lường việc thực hiện Bước 2: Đo lường việc thực hiện Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch
21. III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA •3.1 Xác định các tiêu chuẩn  Tiêu chuẩn là những căn cứ mà dựa vào đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm tra đối tượng bị quản trị.  Tiêu chuẩn kiểm sốt có thể khác nhau tùy thuộc vào đặc tính của đối tượng cần kiểm sốt.  Tiêu chuẩn mang tính định lượng sẽ thuận lợi hơn trong kiểm sốt.
22. III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA Những yêu cầu của tiêu chuẩn : o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọng. o Mang tính chất hiện thực (thực tế) o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau. o Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra. o Dễ dàng cho việc đo lường.
23. III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA 3.2 Đo lường kết quả  Đo lường đúng đối tượng  Đo lường đúng thời điểm  Chọn lựa phương pháp và công cụ phù hợp  Sử dụng đơn vị đo lường phù hợp với đơn vị tiêu chuẩn.
24. III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA •3.3 Điều chỉnh các sai lệch  Phát hiện nguyên nhân (chủ quan hoặc khách quan)  Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn)  Tiến hành điều chỉnh  Đánh giá kết quả điều chỉnh
25. III. TIẾN TRÌNH KIỂM TRA XÂY DỰNG TIÊU ĐO LƯỜNG KẾT CHUẨN KIỂM QUẢ THỰC TẾ SOÁT ĐIỀU CHỈNH KHÁC BIỆT
26. IV. THỰC HÀNH • Phân tích khái niệm, mục đích và ý nghĩa của công tác kiểm tra • Phân tích các nguyên tắc khi kiểm tra • Phân tích tiến trình của kiểm tra • Thảo luận giải quyết các tình huống QT cụ thể (KIỂM TRA)