Bài giảng Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

Nội dung text: Bài giảng Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

1. Chương IV: THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung
2. CHƯƠNG IV: THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆUVÀO LƯU TRỮ I. Khái niệm, mục đích, nội dung, nguyên tắc thu thập bổ sung TLLT II. Các nội dung cơ bản của nghiệp vụ thu thập, bổ sung III. Thu thập bổ sung tài liệu vào LTHH IV. Thu thập, bổ sung tài liệu vào LTLS
3. I. Kh/niệm, m/đích, n/dung, ng/tắc TTBS TLLT 1. Kh/niệm 4. Nguyên tắc 2. Mục đích 3. Nội dung
4. 1. KHÁI NIỆM TTBS tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và PLTQG để từ đó lựa chọn và chuyển giao TL vào các kho lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
5. 2. MỤC ĐÍCH Để đưa vào kho những TL có giá trị lịch sử, Hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần PLTCQ thực tiễn để bảo quản, nói riêng và PLTQG VN nhằm thực hiện tốt nói chung. nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất, phục vụ tốt nhất các nhu cầu nghiên cứu, sử dụng của độc giả.
6. 3. NỘI DUNG - Xác định nguồn TTBS -Xác định thành phần Thực hiện thủ tục giao TL thuộc diện nộp lưu nộp TL vào KLT để bổ sung vào lưu trữ - Phân chia các nguồn TL vào mạng lưới KLT + KLT Đảng thu thập TL thuộc PLTĐCS + KLT Nhà nước thu thập TL thuộc PLTNN
7. 4. NGUYÊN TẮC - Nguyên tắc TTBS tài liệu theo thời kỳ Nguyên tắc TTBS TL lịch sử. theo khối phông lưu trữ - Nguyên tắc không phân tán phông Nguyên tắc TTBS TL theo khu vực thẩm quyền
8. II. Nội dung cơ bản của nghiệp vụ TTBS 1 Thu thập TL vào LT theo quy định của Nhà nước 1 2 Sưu tầm những TL còn thiếu để bổ sung cho các PLT
9. 1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ (Mục 1- CII - PLLTQG năm 2001) Điều 12 quy định thẩm quyền thu thập TL thuộc PLTQG: - Cơ quan lưu trữ của Đảng thu thập TL thuộc phông LTĐCSVN - Cơ quan lưu trữ của Nhà nước thu thập TL thuộc phông LTNN Điều 13 quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào LTHH; lựa chọn tài liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào LTLS.
10. 1. Thu thập tài liệu vào lưu trữ (tiếp theo) Điều 14 quy định thời hạn giao nộp TLLT: - Sau 1 năm - kể từ năm công việc có liên quan đến TL văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ được giao nộp vào LTHH. - Từ LTHH vào LTLS được quy định như sau: + 10 năm đối với cơ quan, tổ chức ở TW. + 5 năm đối với cơ quan, tổ chức ở ĐP. + 30 năm đối với 3 bộ: công an, quốc phòng, ngoại giao (trừ TL hiện hành và chưa giải mật)
11. 2. Sưu tầm những TL còn thiếu để bổ sung cho các PLT ⚫ Hiện nay, trong PLTQG nói chung và các PLT CQ, TC, CN nói riêng, TLLT thường không đầy đủ do nhiều nguyên nhân: thiên tai, địch họa, chiến tranh, ý thức con người nên thất lạc, hư hỏng Sưu tầm, bổ sung TL cho các PLT là rất cần thiết, góp phần hoàn chỉnh TL cho các PLT đồng thời góp phần hoàn thiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất TLLT.
12. III. Thu thập bổ sung TL vào LTHH 1. Khái niệm LTHH 3. Tr/nhiệm 2. Nguồn TL của LTHH cần thu thập trong c/tác vào LTHH TTBS tài liệu
13. 1. Khái niệm LTHH (lưu trữ cơ quan) ⚫ Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của CQ, TC có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc CQ, TC. (K5- Đ2- PLLTQG 2001)
14. 2. Nguồn TL cần thu thập vào LTHH ⚫ Những TL hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, tổ chức thuộc cơ quan đó (tài liệu đã được giải quyết xong ở giai đoạn văn thư) => Những đơn vị tổ chức thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn TL bổ sung chính vào LTCQ. ⚫ Lưu ý: TL cũ còn để lại ở các đơn vị và cá nhân trong CQ cũng thuộc nguồn nộp lưu vào LTHH của CQ
15. 3. Tr/nhiệm của LTHH trong c/tác TTBS (Điều 5-Nghị định số 111/2004/NĐ-CP) ⚫ Lập kế hoạch thu thập HS, TL ⚫ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định HS, TL cần thu thập ⚫ H/dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị HS, TL giao nộp và thống kê thành MLHS, TL nộp lưu ⚫ Chuẩn bị kho tàng và ph/tiện để tiếp nhận TL ⚫ Tổ chức tiếp nhận TL và lập b/bản giao nhận TL.
16. Sơ đồ CCTC của Trường CĐ Nội vụ HN BAN GIÁM HiỆU Cơ sở đào tạo tại Các phòng Các khoa Các trung tâm Đà Nẵng Đào tạo Văn thư Lưu trữ Tin học Hành chính- tổ chức HCVP và TTTV Đào tạo Nghề Quản trị Thư ký và QTVP Qlý CT HS,SV GD thường xuyên Kế hoạch- tài Giáo dục đại cương Qlý KH và HTQT
17. IV. Thu thập, bổ sung TL vào LTLS 1. Khái niệm LTLS 2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS 3. Trách nhiệm của LTLS trong công tác TTBS
18. 1. Khái niệm lưu trữ lịch sử (LT cố định) ⚫ Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng TLLT được tiếp nhận từ LTHH và các nguồn tài liệu khác (K6- Đ2 – PLLTQG 2001) ⚫ VD: TTLTQG I,II,III, IV, TTLT tỉnh
19. 2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS * Các TTLTQG có quyền thu thập TLLT của: - Các cơ quan tổ chức của chế độ PKVN; - Các CQ, TCTW của Nhà nước: VNDCCH; CHMNVN; VNCH; CHXHCNVN; - Các DN Nhà nước do TTCP, bộ trưởng, thủ trưởng CQ ngang bộ, thủ trưởng CQ thuộc CP quyết định th/lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; - Các CQ, TC của chế độ thực dân, đế quốc xâm lược trên lãnh thổ VN trước 30/4/1975; - Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện cho, tặng, ký gửi hoặc bán TLLT.
20. 2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS * Các lưu trữ tỉnh, huyện có thẩm quyền thu thập TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức sau: - Cơ quan tổ chức Nhà nước cùng cấp ở ĐP; - Doanh nghiệp Nhà nước do chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác; - Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng, cho, ký gửi hoặc bán TLLT.
21. 2. Nguồn TL cần thu thập vào LTLS * Trung tâm lưu trữ TL chuyên môn: Thu thập tài liệu có giá trị lịch sử từ các cơ quan thuộc ngành
22. 3. Thời hạn giao nộp ⚫ - Tài liệu h/chính, tài liệu ng/cứu KH, ứng dụng KHCN, tài liêu XDCB: sau 10 năm kể từ năm TL được g/nộp vào LTHH của các CQ, TC ở TW; sau 5 năm kể từ năm TL được g/nộp vào LTHH của các CQ, TC ở ĐP. ⚫ - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micrôfim; TL ghi âm, ghi hình và các TL khác: sau 2 năm kể từ năm TL được g/nộp vào LTHH của các CQ, TC. ⚫ - Tài liệu của các ngành QP, CA, NG sau 30 năm kể từ năm được g/nộp vào LTHH của CQ, TC trừ TL chưa được giải mật và TL còn giá trị hiện hành.
23. 4. Trách nhiệm của LTLS trong c/tác TTBS (Được quy định tại K4 - Đ6 - NĐ 111) ⚫ Lập kế hoạch thu thập tài liệu; ⚫ Phối hợp với LTHH lựa chọn TL cần thu thập; ⚫ Hướng dẫn LTHH chuẩn bị TL giao nộp; ⚫ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận TL; ⚫ Tổ chức tiếp nhận TL và lập biên bản giao nhận TL. ⚫ Lưu ý: Việc thu thập TL được tiến hành trên cơ sở hồ sơ hoặc ĐVBQ được thống kê thành MLHS, TL nộp lưu.
24. Bài tập: 1. Trình bày cơ cấu tổ chức của cơ quan anh (chị) đang công tác. 2. Lập bảng kê nguồn tài liệu và thành phần tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ của cơ quan anh (chị) đang công tác.
25. CÂU HỎI ÔN TẬP ⚫ 1. Khái niệm, nội dung và ng/tắc TTBS TLLT? ⚫ 2. Khái niệm, đặc điểm LTCQ (lưu trữ hiện hành)? Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào LTCQ? ⚫ 3. Khái niệm LTLS? Các nguồn thu thập, bổ sung TL vào LTLS? ⚫ 4. Các nguyên tắc thu thập, bổ sung TLLT vào LTLS? ⚫ 5. Thẩm quyền và trách nhiệm của LTCQ và LTQG trong công tác thu thập, bổ sung TL?
26. THỰC HÀNH ⚫ 1. Xác định nguồn và thành phần TL thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ của một CQ cụ thể. ⚫ 2. Xử lý các tình huống trong việc sưu tầm những TL quý hiếm từ nhân dân để bổ sung vào các LTLS. ⚫ 3. Dự kiến và tìm biện pháp xử lý các tình huống khó khăn thường gặp khi đi thu thập TL tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc vào LTCQ.