Bài giảng Tin học ứng dụng - Vũ Bá Anh

180 trang huongle 3320

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tin học ứng dụng - Vũ Bá Anh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_tin_hoc_ung_dung_vu_ba_anh.doc

Nội dung text: Bài giảng Tin học ứng dụng - Vũ Bá Anh

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Vũ Bá Anh (Chủ biên) BÀI GIẢNG GỐC TIN HỌC ỨNG DỤNG (Lưu hành nội bộ) HÀ NỘI - 2010
Chương 1: HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1.1.1. Lí thuyết hệ thống Hệ thống là một khái niệm chưa được định nghĩa, dùng để chỉ một tập hợp các phần tử cùng với mối quan hệ phối hợp giữa các phần tử đó. Có những hệ thống hoạt động không mục tiêu, chẳng hạn, các hệ thống trong thiên nhiên; Có những hệ thống hoạt động có mục tiêu, hầu hết các hệ thống nhân tạo đều thuộc dạng này. Ta chỉ xét đến các hệ thống hoạt động có mục tiêu; Trong tài liệu này, nói đến từ hệ thống là ngầm ám chỉ đến loại hệ thống có mục tiêu. Vậy, hệ thống là một tập hợp các phần tử cùng với mối quan hệ phối hợp giữa các phần tử đó để cùng thực hiện một mục tiêu nào đó. Chẳng hạn: Hệ thống các trường đại học, hệ thống giao thông, hệ thống Tài chính, hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, Với cách hiểu như thế, các phần tử trong hệ thống sẽ bị ngăn cách với các phần tử khác bởi mục tiêu thực hiện. Mọi phần tử nằm ngoài hệ thống sẽ không cùng mục tiêu với các phần tử trong hệ thống, nhưng có tác động, ảnh hưởng đến hệ thống – gọi là môi trường của hệ thống. Giữa hệ thống và môi trường có thể có tác động qua lại lẫn nhau. Trên giác độ hệ thống, những tác động của môi trường lên hệ thống gọi là đầu vào của hệ thống, những tác động của hệ thống lên môi trường gọi là đầu ra của hệ thống. Đầu vào HỆ THỐNG Đầu ra Các hệ thống, có thể là hệ thống vật chất hay hệ thống tư duy, nhưng đều có ba đặc điểm sau: Có các thành phần, bộ phận hoặc đặc điểm hữu hình; Cách thức hay phương thức xử lí; Có mục tiêu hoạt động. Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau dưới các giác độ khác nhau: Một hệ thống có thể là một bộ phận của một hệ thống khác, nhưng bản thân nó lại chứa các hệ thống nhỏ hơn. Một hệ thống nhỏ nằm trong một hệ thống chứa nó thì gọi là phân hệ của hệ thống đó và mỗi phân hệ cũng là một hệ thống. Người ta chia các hệ thống thành bốn loại cơ bản: Một là: Hệ thống đóng (còn gọi là hệ thống cô lập). Hệ thống đóng là hệ thống hoàn toàn cô lập với môi trường, không bị ảnh hưởng bởi môi trường và không gây tác động gì đến môi trường, cũng có nghĩa là, nó không
có cổng “giao tiếp” với bên ngoài, do đó, hệ thống chỉ có tác động trong phạm vi của nó và mọi biến đổi của môi trường không tác động vào quá trình xử lí của hệ thống cô lập. Loại hệ thống này chỉ tồn tại trong lí thuyết, trong môi trường chân không. Trong thực tế, các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo những phương thức khác nhau. Hai là: Hệ thống đóng có quan hệ. Đây là loại hệ thống có tương tác với môi trường, có cổng giao tiếp với bên ngoài nhưng trong hệ thống có sự kiểm soát sự ảnh hưởng của môi trường tới quá trình xử lí của mình. Các hệ thống kinh tế báo cấp thuộc loại hệ thống này. Ba là: Hệ thống mở. Đây là một hệ thống chịu tác động của môi trường nhưng nó hoàn toàn không kiểm soát sự tác động này. Khi môi trường thay đổi, hoạt động của hệ thống sẽ tự động thay đổi theo. Loại hệ thống mở thường bị nhiễu loạn do không kiểm soát được ảnh hưởng của môi trường tới quá trình xử lí của nó. Hệ thống thị trường thuần khiết (thị trường tự do), các hệ thống thông tin đều thuộc loại hệ thống này. Bốn là: Hệ thống kiểm soát phản hồi. Đây là loại hệ thống chịu sự ảnh hưởng của môi trường bên ngoài nhưng nó kiểm soát được sự tác động đó và chỉ thay đổi phương thức hoạt động của hệ thống khi cần thiết. Vì thế, dù hoạt động của hệ thống có thay đổi nhưng vẫn không bị nhiễu loạn Trong hệ thống kiểm soát phản hồi, đầu ra (hay một phần đầu ra) của hệ thống sẽ quay lại thành đầu vào của hệ thống nhưng đầu vào này đã có thể có một số thay đổi do tác động của môi trường. Hệ thống dẫn bay tự động, các hệ thống kinh tế thị trường nói chung đều thuộc loại hệ thống kiểm soát phản hồi. Trên đây là bốn loại hệ thống cơ bản; Mỗi hệ thống thực có thể là sự kết hợp, pha trộn các loại hệ thống nói trên. 1.1.2. Hệ thống thông tin doanh nghiệp Hệ thống thông tin doanh nghiệp là hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin cho mục tiêu đưa ra các quyết định và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin phù hợp để đưa ra các quyết định cần thiết. Hệ thống thông tin doanh nghiệp được cấu thành bởi nhiều hệ thống con nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu ra các quyết định quản lí của các nhà điều hành doanh nghiệp.
Đây là một hệ thống mở sử dụng chu trình I/P/O (Input/Procedure/Output). Mỗi hệ thống thống tin, tối thiểu, có ba thành phần: Con người, Thủ tục và Dữ liệu, trong đó, con người thực hiện theo các thủ tục để biến đổi, xử lí dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin để cung cấp cho người điều hành hệ thống. Việc xử lí dữ liệu của con người có thể dựa vào các công cụ khác nhau; Khi dựa vào vào máy tính thì hệ thống thông tin đó gọi là Hệ thống thông tin máy tính. Hệ thống thông tin máy tính sẽ bao gồm năm thành phần cơ bản: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủ tục, (4) Dữ liệu và (5) Chương trình. Chương trình là một tập hợp các mệnh lệnh cho máy tính thực hiện theo một trình tự nhất định để hoàn thành một công việc. Khi làm thủ công, con người xử lí dữ liệu theo một bảng chỉ dẫn – gọi là thủ tục, thì, khi giao cho máy thực hiện việc đó, phải chỉ dẫn cho máy bằng một chương trình. Máy tính có thể hoàn thành nhiều khâu của quá trình xử lí thông tin, như: Nhận tin, lưu trữ tin, xử lí tin và truyền tin. Tuy vậy, nó không thể thay thế con người hoàn toàn trong việc ghi nhận thông tin, truyền tin và lại càng không thể thiếu vai trò con người trong việc tạo ra các chương trình cho máy tính thực hiện. Máy tính và con người làm việc như những cộng sự trong hệ thống thông tin, trong đó, con người điều hành sự làm việc của máy tính thông qua các chỉ dẫn/mệnh lệnh trong chương trình. 1.1.3. Các loại hoạt động quản lí a. Hoạt động kế hoạch chiến lược Đây là hoạt động thiết lập các mục tiêu dài hạn, cách sử dụng và sắp xếp các nguồn lực, các chính sách để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Thông tin phục vụ cho hoạt động kế hoạch chiến lược là những thông tin tổng hợp, liên quan đến nhiều vùng kinh tế, xã hội, nhân sự, Hệ thống thông tin cho cấp kế hoạch chiến lược sẽ cung cấp các thông tin có tính chất tổng hợp để giúp cấp quản lí này đánh giá các mục tiêu và cung cấp dòng thông tin quản lí từ cấp trên xuống cấp dưới về kế hoạch chiến lược này. b. Hoạt động kiểm soát quản trị Đây là hoạt động đưa ra các mục tiêu cụ thể dựa trên mục tiêu chiến lược, các quyết định sách lược ngắn hạn để thực hiện các mục tiêu cụ thể này. Các quyết định sách lược được truyền đạt từ cấp quản lí cao xuống cấp quản lí thấp hơn và ngược lại, những thông tin phản hồi từ cấp dưới cũng được truyền lên cấp quản lí cao hơn để phân tích tình hình thực hiện từng mục tiêu cụ thể. Hoạt động kiểm soát quản trị thường do cấp quản lí trung gian, như là: phụ trách chi nhánh, phụ trách các vùng sản xuất kinh doanh, kế toán thực hiện. c. Hoạt động kiểm soát hoạt động cụ thể Đây là hoạt động chỉ đạo, giám sát các hoạt động cụ thể cho các mục tiêu cụ thể được phân công từ cấp quản lí trung gian trong doanh nghiệp cho các trưởng bộ phận giám sát hoặc trưởng các bộ phận thực hiện.
Các hoạt động quản lí của các cấp, bản chất là quá trình ra quyết định, nhận thông tin phản hồi và điều chỉnh quyết định về các vấn đề trong doanh nghiệp. Các vấn đề xuất hiện trong doanh nghiệp được chia thành hai loại cơ bản sau đây:  Vấn đề không có cấu trúc: Là vấn đề có thể được giải quyết bằng nhiều cách khác nhau nhưng chỉ rất ít các lựa chọn được đánh giá là tốt nhất và không có những hướng dẫn cụ thể để xác định lựa chọn tốt nhất. Có rất nhiều trường hợp, tính đúng đắn của của lựa chọn chỉ có thể được đánh giá chính xác sau một khoảng thời gian dài. Để giải quyết loại vấn đề này, người quản lí cần nhiều loại thông tin liên quan đến bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về nhiều loại hình hoạt động, như: Kinh tế, chính trị, xã hội, , thậm chí, cả các yếu tố thiên nhiên. Người quản lí cấp cao thường phải đối mặt với loại vấn đề không có cấu trúc.  Vấn đề có cấu trúc: Là vấn đề thường gặp ở cấp kiểm soát hoạt động. Ở cấp này, người quản lí được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những chỉ dẫn rõ ràng về cách thức thực hiện công việc. Các vấn đề có cấu trúc thường liên quan tới việc xử lí các vấn đề nội bộ doanh nghiệp và thường mang tính lặp đi lặp lại. Các thông tin để giải quyết các vấn đề có cấu trúc thường là các thông tin chi tiết về hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp. Trên thực tế, các nhà quản lí doanh nghiệp nhiều khi phải giải quyết các vấn đề lớn mà, có phần của vấn đề có cấu trúc, có phần không có cấu trúc; Người ta gọi các vấn đề đó là vấn đề bán cấu trúc – là sự kết hợp của hai loại cấu trúc cơ bản ở trên. Chẳng hạn, khi người quản lí một bộ phận được cấp trên ấn định chỉ tiêu số lượng sản phẩm và lợi nhuận thì, các vấn đề về yêu cầu nguyên vật liệu, nhân công, kế hoạch sản xuất được xác định theo một thủ tục có sẵn – Đó là các vấn đề có cấu trúc; Ngược lại, các vấn đề chất lượng sản phẩm để cạnh tranh trên thị trường dẫn đến lợi nhuận không có một thủ tục nào cụ thể cho việc đó – Nó là vấn đề không có cấu trúc. 1.1.4. Các thành phần của hệ thống thông tin doanh nghiệp Có nhiều cách để phân loại các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Căn cứ vào các loại hoạt động quản lí, tức là lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại thì hệ thống thông tin doanh nghiệp được chia thành: Hệ thống xử lí nghiệp vụ, hệ thống thông tin quản lí, hệ thống hỗ trợ quyết định, hệ thống thông tin chỉ đạo, hệ thống chuyên gia. a. Hệ thống xử lí nghiệp vụ (TPS – Transaction Management Information Systems) Đây là một hệ thống cơ bản của doanh nghiệp để hỗ trợ những công việc hàng ngày cho doanh nghiệp. Hệ thống xử lí nghiệp vụ xử lí và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Ví dụ, hệ thống kế
toán thì xử lí các nghiệp vụ ảnh hưởng đến tình hình tài chính, hệ thống xử lí đặt hàng thì xử lí các đơn đặt hàng của khách hàng để ra quyết định bán hàng cụ thể, Các hệ thông xử lí nghiệp vụ trong doanh nghiệp bao gồm: - Hệ thống thông tin kế toán; - Hệ thống thông tin bán hàng; - Hệ thống thông tin chấm công và quản lí nhân sự; - Hệ thống thông tin phục vụ sản xuất . Các hệ thống xử lí nghiệp vụ cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết để phục vụ các hoạt động quản lí ở cấp điều hành hoạt động ở doanh nghiệp. b. Hệ thống thông tin quản lí (MIS - Management Information Systems) Hệ thống thông tin quản lí là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lí nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhau bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lí các cấp. Hệ thống thông tin quản lí thường bao gồm: - Hệ thống thông tin thị trường. Hệ thống này cung cấp các thông tin liên quan đến thị trường tiêu thụ. - Hệ thống thông tin sản xuất. Hệ thống này cung cấp các thông tin liên quan đến quá trình sản xuất, như: Hàng tồn kho, định mức sản xuất, kĩ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế, - Hệ thống thông tin tài chính. Hệ thống này cung cấp các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính, như: tình hình thanh toán, tỉ lệ lãi tiền vay / cho vay, thị trường chứng khoán, - Hệ thống thông tin nhân lực. Hệ thống này cung cấp các thông tin về nguồn nhân lực và cách sử dụng nhân lực, như: thông tin tiền lương, thanh toán lương, thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng và đào tào tạo lại nhân lực, - Hệ thống thông tin kế toán. Hệ thống này cung cấp các thông tin xử lí các nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan đến việc phân tích để lập kế hoạch. Tất cả bốn hệ thống nói trên đều đều được cung cấp thông tin từ hai nguồn: Hệ thống thông tin kế toán tài chính và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp. Qua đó, chúng ta thấy, hệ thống thông tin kế toán chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ thống thông tin quản lí của doanh nghiệp. c. Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS – Decision Support Systems) Hệ thống hỗ trợ quyết định là hệ thống tổng hợp thông tin từ các hệ thống thông tin quản trị hiện có của doanh nghiệp để cung cấp cho người quản lí một cái nhìn tổng thể, khát quát về toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp. Các thông tin do hệ thống này cung cấp là thông tin tổng hợp, bao gồm thông tin thuộc các lĩnh vực kinh
tế, xã hội, văn hóa liên quan nên nó phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn hoặc giải quyết các vấn đề có tính tổng hợp. Hệ thống này thường hỗ trợ cho các cấp quản lí làm kế hoạch chiến lược và các cấp quản trị trung gian. d. Hệ thống thông tin chỉ đạo (ESS – Executive Support Systems) Hệ thống thông tin chỉ đạo là hệ thống hỗ trợ cho việc chỉ đạo thông qua việc cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản trị cao cấp bằng cách tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập hợp cao nhất. Mục đích của hệ thống thông tin chỉ đạo là nhằm thu được dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau rồi tích hợp các dữ liệu đó lại và hiển thị thông tin kết quả dưới dạng các báo cáo tiêu chuẩn và ngôn ngữ tự nhiên để người lãnh đạo dễ hiểu, dễ sử dụng. Hệ thống này là một loại hình hệ thống thông tin xuất hiện gần đây nhất và đang được các nhà nghiên cứu hệ thống cũng như các doanh nghiệp kì vọng rất nhiều. e. Hệ thống chuyên gia (ES – Automation Systems) Hệ thống chuyên gia là hệ thống thông tin đặc biệt với chức năng cung cấp lời khuyên và sự giúp đỡ về các vấn đề bán cấu trúc. Hệ chuyên gia sử dụng những căn cứ của mình để đáp ứng các yêu cầu về những khuyến cáo hoặc dự báo cho những vấn đề nào đó của hệ thống cũng như môi trường. Để thực hiện được việc đó, hệ chuyên gia xử lí dữ liệu đầu vào trên cơ sở những hiểu biết sẵn có được tích lũy trong chính hệ thống; Những hiểu biết đó được xác định dựa trên một bộ các quy tắc để mã hóa sự hiểu biết của con người. 1.2. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP 1.2.1. Khái niệm về HTTT Tài chính doanh nghiệp Hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp là hệ thống thu thập, lưu trữ, xử lí và cung cấp thông tin cho mục tiêu đưa ra các quyết định và kiểm soát hoạt động về tài chính của doanh nghiệp. Trong các thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lí, thông tin tài chính được quan tâm nhất của mọi doanh nghiệp vì mục tiêu lợi nhuận. Trong các doanh nghiệp, hệ thống thông tin tài chính thường gắn liền với hệ thống thông tin kế toán để dựa trên các số liệu kế toán mà cung cấp các thông tin về tình hình tài chính cũng như mọi khâu trong quá trình sản xuất và tái sản xuất trong doanh nghiệp. Vì thế, ở các doanh nghiệp thường có một bộ phận Tài chính – Kế toán. 1.2.2. Các thành phần của HTTT Tài chính doanh nghiệp Có nhiều cách để phân loại hệ thống, tùy thuộc tiêu thức được lựa chọn để phân loại. Trên thực tế, người ta thường phân loại theo ba tiêu thức: “Tổ chức”, “đối tượng cấu thành hệ thống” và “mục đích phục vụ của thông tin đầu ra”. a. Trên giác độ tổ chức hoạt động, hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp bao gồm:
Hệ thống thông tin tài chính cá nhân: Hỗ trợ cho từng cá nhân hoạt động trong hệ thống thông tin tài chính của doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin tài chính cá nhân tiêu biểu chỉ gồm một cá thể đang sử dụng máy tính để thực hiện một số hoạt động trong tài chính của doanh nghiệp. Con người ấy làm theo các thủ tục được xác định trước để thu thập, nhập dữ liệu, Còn máy tính thì chạy những phần mềm xử lí dữ liệu và đưa ra kết quả là các báo cáo tài chính. Ở đây, dữ liệu làm cầu nối giữa con người và máy tính. Trong hệ thống này, mỗi cá nhân có ba vai trò: Người sử dụng (dùng tin được cung cấp để thực hiện chức năng trong hoạt động tài chính); Người vận hành (điều hành hoạt động của máy tính); Người phát triển (tạo ra một hệ thống riêng của mình). Hệ thống thông tin tài chính nhóm: Hỗ trợ hoạt động của các cá nhân trong nhóm làm việc hay một bộ phận hoạt động trong hệ thống thông tin tài chính của doanh nghiệp. Trong hệ thống thông tin tài chính nhóm, các máy tính không hoạt động độc lập mà được nối lại thành một mạng nội bộ (LAN). Những người sử dụng dùng các thủ tục để thu thập, nhập, chia sẻ dữ liệu và phần cứng trong mạng Lan. Các chương trình sẽ xử lí dữ liệu và quản lí việc giao tiếp giữa các máy tính. Những người sử dụng là thành viên của cùng một nhóm và cùng làm việc để đạt mục tiêu chung của nhóm làm việc. Trong hệ thống này, con người thường chỉ đóng hai trong ba vai trò của hệ thống thông tin: Người sử dụng và người vận hành. Để phát triển hệ thống, nhóm hoạt động tài chính doanh nghiệp thường không đủ khả năng mà phải trông cậy vào các chuyên gia kĩ thuật trong hệ thống hoặc thuê ngoài. Hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp: Hỗ trợ hoạt động cho tất cả các bộ phận, đơn vị tài chính trong doanh nghiệp. Phần cứng trong hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp gồm máy chủ trung tâm và các thiết bị đầu cuối. Nó thường được sử dụng chung với các phân hệ khác trong hệ thống để tạo thành hệ thống thông tin quản lí của doanh nghiệp. Người sử dụng của từng bộ phận sẽ dùng các thiết bị đầu cuối này. Mọi người đều thực hiện các thủ tục để thu thập, nhập dữ liệu để đưa vào phần mềm xử lí. Các chương trình sẽ xử lí dữ liệu và phối hợp các thao tác cùng lúc của nhiều người sử dụng. Vì hệ thống này thường được sử dụng chung trong hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp nên mỗi hệ thống con trong đó sẽ được đảm bảo bằng một phần mềm tương ứng, trong đó, hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp sẽ được đảm bảo bảng một phần mềm tài chính – kế toán doanh nghiệp. Hiện nay, các công ty phần mềm đang tích cực xây dựng và hoàn thiện các phần mềm mang tính giải pháp tổng thể cho hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp, trong đó có hàm chứa phần mềm kế toán – tài chính.
Trong hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp, con người chỉ đóng vai trò sử dụng, còn việc phát triển và vận hành hệ thống thông tin luôn được thực hiện bởi các chuyên gia phát triển hệ thống thông tin và những người vận hành chuyên nghiệp. Khi chuyển từ hệ thống thông tin cá nhân sang hệ thống thông tin nhóm, con người đã vượt qua một ranh giới là chuyển từ một người sử dụng sang nhiều người sử dụng; Khi chuyển từ hệ thống thông tin nhóm sang hệ thống thông tin doanh nghiệp, con người đã vượt qua ranh giới thứ hai, đó là: từ một cách nhìn nhận sang nhiều cách nhìn nhận. Những ranh giới này làm thay đổi hẳn về bản chất của hệ thống. b. Theo đối tượng cấu thành hệ thống, hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp bao gồm: Phần cứng Với những doanh nghiệp nhỏ, phần cứng cho hệ thống thông tin tài chính có thể chỉ gồm một vài máy tính, có thể nối mạng hoặc không, với tư cách là công cụ hỗ trợ một vài nhân viên ở bộ phận kế toán – tài chính, nhưng với các doanh nghiệp lớn, nhiều người sử dụng, phân bố trên phạm vi địa lí rộng thì hệ thống này phức tạp hơn nhiều so với các hệ thống phần cứng nói trên. Phần mềm tài chính – kế toán Dữ liệu tài chính – kế toán Thủ tục tài chính – kế toán Con người c. Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin tài chính doanh nghiệp bao gồm: HTTT tài chính tác nghiệp HTTT tài chính sách lược HTTT tài chính chiến lược 1.3. SỬ DỤNG MỘT SỐ CÔNG CỤ TIN HỌC TRONG HTTT TÀI CHÍNH 1.3.1. Công cụ soạn thảo văn bản Trước đây, công cụ soạn thảo văn bản chủ yếu phục vụ cho công tác nhập dữ liệu; Các tính năng trình bày văn bản thường được dành riêng cho các chương trình chế bản riêng biệt. Ngày nay, khoảng cách giữa chương trình soạn thảo văn bản và chương trình chế bản ngày càng rút ngắn lại, nhiều tính năng của chương trình chế bản đã được tích hợp vào chương trình soạn thảo văn bản. Các chương trình chế bản chỉ phục vụ
cho các nhà in chuyên nghiệp, còn chương trình soạn thảo văn bản đã được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các “công việc giấy tờ” hàng ngày của con người. Một số chức năng chính của công cụ soạn thảo văn bản là: - Chế độ soạn thảo văn bản nhiều cấp độ; - Kiểm tra lỗi chính tả; - Tạo khuôn mẫu; - Trộn tài liệu; - Sửa lỗi văn bản tự động; - Tạo macro Kết quả của quá trình soạn thảo văn bản thường là các tệp văn bản. Người sử dụng có thể dùng các tệp này để trao đổi dạng văn bản thông thường (bản in) qua máy in, máy fax hoặc văn bản điện tử qua e-mail, truyền file. Hệ soạn thảo văn bản được dùng phổ biến nhất hiện nay là MicroSoft Word – một thành phần trong bộ chương trình Office của hảng MicroSoft. 1.3.2. Sử dụng bảng tính Excel để giải quyết một số bài toán tài chính Đặc trưng cơ bản của các bài toán kinh tế, tài chính là phải xử lí một số lượng lớn các bảng biểu. Số liệu đầu vào của các bài toán kinh tế là các bảng biểu (ví dụ : bảng lương hành chính sự nghiệp, bảng lương theo sản phẩm, bảng tổng hợp kinh doanh của một trung tâm thương mại, bảng kê mức dùng nguyên vật liệu, bảng kê khách hàng gửi tiền của một Ngân hàng ). Sau khi xử lí, kết quả đưa ra cũng được trình bày dưới dạng các bảng biểu kinh tế chuẩn mực theo một quy trình thống nhất của các cơ quan quản lí cấp trên, chẳng hạn như của Bộ Tài chính, của Tổng cục Thống kê, của Tổng cục Thuế, của cơ quan kiểm toán Hiện nay, phần mềm bảng tính điện tử EXCEL đang được sử dụng rất rộng rãi trong các hệ thống thông tin kinh tế, bảng tính là một cộng cụ trợ giúp rất hiệu quả cho các nhà kinh tế trong việc thiết lập và xử lí các bảng biểu kinh tế. Trong phần Tin học đại cương chúng ta đã được biết các chức năng căn bản của Excel có thể thực hiện những công việc sau: - Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính: cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng, in và lưu giữ bảng tính cùng khả năng tạo, in biểu đồ từ các dữ liệu có trong bảng tính. - Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: có thể sắp xếp bảng dữ liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau với một trình tự ưu tiên định trước. Khả năng tạo nhóm và tiến hành tính toán, tổng hợp theo nhóm cũng rất đa dạng.
- Lọc, kết xuất dữ liệu: có thể tiến hành tìm kiếm và lọc dữ liệu theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau, nhằm kết xuất từ bảng tính những thông tin có ích, cần thiết. - Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả năng tạo biểu đồ và hình ảnh với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba chiều nhằm làm tăng tính trực quan đối với dữ liệu. - Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo: có nhiều công cụ phân tích, trên cơ sở các dữ liệu lưu trong bảng tính tiến hành các phân tích thống kê nhằm lượng hóa các xu thế, các quan hệ giữa các yếu tố kinh tế và trên cơ sở đó cho phép tiến hành các dự báo. - Tính toán bằng các hàm chuẩn: Excel cung cấp sẵn rất nhiều hàm chuẩn thuộc nhiều phạm trù khác nhau: thống kê, ngày giờ, logic, toán học, tìm kiếm, cơ sở dữ liệu và tài chính. Đó là các thủ tục tự động, những công thức được định trước, có thể tự động tính toán kết quả. Bên cạnh các hàm có sẵn trong Excel, người dùng có thể tự tạo các hàm mới, gọi là các macros để thực hiện các tính toán theo yêu cầu riêng. - Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phép xây dựng, cập nhật và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu như một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Ở đây, cơ sở dữ liệu là một tập hợp các dữ liệu có quan hệ với nhau, được tổ chức lưu trữ theo cấu trúc dòng, cột. Sử dụng Microsoft Query, người dùng có thể thực hiện truy vấn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Excel và lập những bảng báo cáo dựa trên cơ sở dữ liệu. - Khả năng tự động thực hiện bằng các macro: sau khi tạo một macro chứa một dãy các lệnh, các lựa chọn thực đơn hay công thức, người dùng chỉ cần dùng một tổ hợp các phím tắt hay chọn một macro từ một danh sách, macro đó sẽ tự động thực hiện những công việc lặp đi lặp lại như đã định nghĩa trong macro đó. Các macro có thể do Microsotf viết sẵn hoặc do người dùng tự viết nhằm chuyên biệt hóa Excel theo cách thức làm việc của mình. - Các công cụ bổ sung bao gồm “Add-ins” và “Excel trong Workgroup”: cung cấp khả năng lưu trữ tự động và cho phép tận dụng Excel khi sử dụng chung tệp tin với nhiều người khác. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu việc sử dụng công cụ bảng tính Excel để giải quyết các bài toán tối ưu, phân tích và dự báo trong các hệ thống thông tin kinh tế. 1.3.2.1. Các bài toán tối ưu trong kinh tế
Các bài toán tối ưu đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lí tổ chức doanh nghiệp, trong các hệ thống thông tin kinh tế, tài chính. Để cho đơn giản và cụ thể, ở đây chúng ta sẽ xét lớp bài toán quy hoạch tuyến tính – một lớp bài toán tối ưu được sử dụng nhiều trong quản lí và cách giải chúng trên Excel với các ví dụ, bài tập cụ thể. I. Mô hình hóa các hiện tượng kinh tế Trong quá trình quản lí kinh tế chúng ta thường gặp rất nhiều hiện tượng kinh tế xã hội đòi hỏi người quản lí phải đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Để làm được điều đó, công cụ mô hình hóa cho phép đưa các hiện tượng kinh tế xã hội đó về các mô hình toán (mô tả các hiện tượng kinh tế xã hội dưới dạng các phương trình, bất phương trình), sử dụng các công cụ toán học, tin học giải mô hình để đưa ra các phương án tối ưu trợ giúp các hoạt động ra quyết định. a) Một số khái niệm - Mô hình hóa kinh tế: Quá trình xây dựng, xác định các mô hình toán học cho một hiện tượng kinh tế. - Phân tích mô hình kinh tế: Quá trình sử dụng mô hình làm công cụ suy luận, rút ra kết luận về một hiện tượng kinh tế. b) Các bước xây dựng và phân tích mô hình kinh tế Bước 1: Xác định các yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất, những quy luật mà chúng phải tuân theo Bước 2: Diễn tả dưới dạng ngôn ngữ toán học cho mô hình định tính Bước 3: Sử dụng các công cụ toán học để nghiên cứu và giải bài toán đã xây dựng ở bước 2 Bước 4: Phân tích và kiểm định lại các kết quả tính toán thu được ở bước 3 III. Bài toán quy hoạch tuyến tính tổng quát Hãy xác định véc tơ X = (X1, X2, , Xn) sao cho hàm mục tiêu F = f(X) = c1X1 + c2X2 + + cnXn Max (hoặc Min) Thỏa mãn các ràng buộc : n1  a ij X j b i ( i I 1 ) j 1
n 2  a ij X j b i ( i I 2 ) j 1 n 3  a ij X j b i ( i I 3 ) j 1 Trong đó I1, I2, I3 là các tập không giao nhau của các chỉ số. - Các ký hiệu c1, c2, cn là các hệ số của hàm mục tiêu. Chúng có thể biểu thị cho lợi nhuận (hoặc chi phí). - Ký hiệu aij là các hệ số của các phương trình trong tập ràng buộc. Các phương trình có dạng bất đẳng thức hoặc đẳng thức. - Một tập hợp X = (X1, X2, , Xn) gọi là lời giải chấp nhận được khi nó thỏa tất cả ràng buộc. * * * - Một tập hợp X* = (X 1, X 2, , X n) gọi là lời giải tối ưu nếu giá trị hàm mục tiêu tại đó tốt hơn giá trị hàm mục tiêu tại các phương án khác III. Một số ví dụ Khi quan sát một số hiện tượng kinh tế - xã hội, chúng ta có thể mô phỏng dưới dạng văn bản. Ở đây, chúng ta sẽ xét một số ví dụ mô tả các bài toán quản lí sản xuất, quản lí vận tải và quản lí tài chính. Đối với các bài toán quản lí trong các lĩnh vực khác chúng ta có thể làm tương tự. a) Bài toán quản lí sản xuất Ví dụ: Việt Thắng là một trong những công ty dệt may xuất khẩu lớn ở Việt Nam. Các mặt hàng may chủ yếu của công ty là bludong, áo bò, sơ mi và quần bò. Một công ty nhập khẩu ở Mỹ muốn đặt hàng loạt lô hàng cho Việt Thắng với giá mua định sẵn. Biết rằng nếu may một bludong thì công ty lãi được 4$, một áo bò lãi được 2$, một sơ mi lãi được 1$, một quần bò lãi được 3$. Biết giá thành của một Bludong là 9$, của một áo bò là 4$, của một sơ mi là 2$ và của một quần bò là 6$. Vì nguyên vật liệu trong kho và nguồn tài chính có hạn nên công ty phải lựa chọn các phương án để sản xuất. Nếu may cả 4 loại hàng trên thì tổng giá thành không vượt quá 1600$. Nếu chỉ may áo bò, sơ mi và quần bò thì tổng giá thành không được vượt quá 900$. Nếu may bludong, sơ mi và quần bò thì tổng giá thành không được vượt quá 840$. Cần phải xác định mỗi loại sản phẩm nên may bao nhiêu chiếc để thu được nhiều lãi nhất? Mô hình toán:
Gọi X1 là số lượng bludong, X 2 là số lượng áo bò, X 3 là số lượng sơ mi, X 4 là số lượng quần bò dự định may. Khi đó hàm mục tiêu sẽ là: F = 4X1 + 2X2 + X3 + 3X4 Max Với các ràng buộc: 9X1 + 4X2 + 2X3 + 6X4 1600 4X2 + 2X3 + 6X4 900 9X1 + 2X3 + 6X4 840 Do số lượng các sản phẩm phải là số nguyên, không âm nên Xi 0 và phải là số nguyên, với i = 1, 2, 3, 4. b)Bài toán quản lí vận tải Ví dụ: Công ty lương thực Hà Nội hàng tháng phải chuyên chở gạo đến 3 cửa hàng bán lẻ trong thành phố, đó là cửa hàng Đội Cấn, cửa hàng Cát Linh, và cửa hàng Đặng Dung. Xe của công ty có thể lấy gạo từ 2 kho ở ga Hà Nội và kho Long Biên. Kho ở ga Hà Nội có thể cung cấp tối đa 60 tấn/tháng, trong khi kho Long Biên cung cấp tối đa 40 tấn/tháng. Chi phí cho vận chuyển gạo từ các kho đến các cửa hàng cho trong bảng dưới đây: (đơn vị : nghìn đồng/tấn) Đội Cấn Cát Linh Đặng Dung Kho ga Hà Nội 60 35 45 Kho Long Biên 50 48 30 Nhu cầu tiêu thụ gạo hàng tháng của cửa hàng Đội Cấn là 20 tấn, của Cát Linh là 18 tấn, của Đặng Dung là 15 tấn. Bạn hãy giúp công ty lập kế hoạch vận chuyển gạo từ các kho đến các cửa hàng sao cho đáp ứng đầy đủ nhu cầu của các cửa hàng với tổng chi phí ít nhất? Mô hình toán: Gọi số lượng gạo chở từ kho ga Hà Nội đến cửa hàng Đội Cấn là X 1, đến cửa hàng Cát Linh là X2, đến cửa hàng Đặng Dung là X3; từ kho Long Biên đến cửa hàng Đội Cấn là X4, đến cửa hàng Cát Linh là X5, đến cửa hàng Đặng Dung là X 6 (đơn vị: tấn). Khi đó, tổng chi phí vận chuyển từ các kho đến các cửa hàng là: F = 60X1 + 35X2 + 45X3 + 50X4 + 48X5 + 30X6 Min Với các ràng buộc: X1 + X2 + X3 60
X4 + X5 + X6 40 X1 + X4 = 20 X2 + X5 = 18 X3 + X6 = 15 Xi 0, i = 1, 2, , 6 c)Bài toán quản lí đầu tư Ví dụ: Trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp, công ty Sao Mai định phát hành 4 loại trái phiếu A, B, C, D với lãi suất hàng năm tương ứng là 7.3%, 8.5%, 7.8% và 8.1%, với giá đồng loạt 1 triệu VND một trái phiếu. Công ty Dầu khí định bỏ ra tối đa 600 triệu để mua cả 4 loại trái phiếu của công ty Sao Mai với giới hạn số tiền tối đa là 100 triệu cho loại A, 300 triệu cho loại B, 200 triệu cho loại C và 250 triệu cho loại D. Để tránh rủi ro, công ty quyết định khoản đầu tư vào trái phiếu loại A và C phải chiếm ít nhất 45% tổng số tiền mua cả 4 loại, loại B phải chiếm ít nhất 25% tổng số tiền mua cả 4 loại. Hãy xác định số tiền công ty dầu khí bỏ ra để mua từng loại trái phiếu sao cho đạt được tổng lãi suất hàng năm lớn nhất? Mô hình toán: Gọi X1, X2, X3, X4 là số lượng tiền công ty Dầu khí định bỏ ra để mua các loại trái phiếu A, B, C, D (đơn vị tính triệu VND). Khi đó, tổng tiền lãi hàng năm là: F = 0.073X1 + 0.085X2 + 0.078X3 + 0.081X4 Max Với các ràng buộc: X1 + X2 + X3 + X4 600 0.55X1 – 0.45X2 + 0.55X3 – 0.45X4 0 0.25X1 – 0.75X2 + 0.25X3 + 0.25X4 0 X1 100 X2 300 X3 200 X4 250 Xi 0, i = 1,2,3,4 IV. Giải bài toán quy hoạch tuyến tính bằng công cụ Solver Chúng ta hãy tìm hiểu việc giải bài toán quy hoạch tuyến tính bằng công cụ Solver thông qua một ví dụ minh họa.
Tìm X1 và X2 sau cho hàm lợi nhuận F = 350X1 + 300X2 đạt giá trị cực đại với các ràng buộc sau đây: X1 + X2 ≤ 200 (R1) 9X1 + 6X2 ≤ 1566 (R2) 12X1 + 16X2 ≤ 2880 (R3) X1 ≥ 0 (R4) X2 ≥ 0 (R5) B1. Tổ chức dữ liệu trên bảng tính Biến quyết định: là số lượng sản phẩm mỗi loại cần sản xuất nhập tại các ô B3 và C3. Cho các giá trị khởi động là 0. Hàm mục tiêu: là hàm lợi nhuận được tính căn cứ trên các giá trị khởi động của X1, X2 và lợi nhuận đơn vị, công thức tại ô D4. Các ràng buộc: nhập các hệ số của các quan hệ ràng buộc tại các ô B7:C9. Tính lượng tài nguyên đã sử dụng tại các ô D7:D9 theo công thức ở hình 1. Nhập các giá trị ở vế phải các quan hệ ràng buộc tại các ô E7:E9. Hình 1. Lập mô hình trên bảng tính B2. Chọn ô D4 và chọn Tools \ Solver, sau đó khai báo các thông số cho Solver (lưu ý: trường hợp không có công cụ Solver trong Tools thì hãy chọn Add-Ins, tích chọn Solver Add-In trong danh sách và chọn OK để đưa công cụ Solver vào trong Tools)
Địa chỉ hàm mục tiêu D4 được đưa vào Set Target Cell Chọn Max tại Equal To để cho Solver tìm lời giải cực đại cho hàm mục tiêu, nghĩa là tối đa hóa lợi nhuận. Nếu tìm cực tiểu thì chọn Min. Hình 2. Khai báo hàm mục tiêu B3. Nhập B3:C3 tại By Changing Cells: là vùng địa chỉ các biến quyết định (tượng trưng lượng sản phẩm X1 và X2 cần phải sản xuất). Hình 3. Khai báo địa chỉ các biến cần tìm B4. Thêm các ràng buộc vào Subject to the Constraints Nhấp nút Add, chọn vùng địa chỉ D7:D9 tại Cell Reference, chọn dấu <= và chọn E7:E9 tại Constraint. (Các ràng buộc R1, R2, R3 đều là bất phương trình dạng <= nên ta chọn cả vùng địa chỉ).
Hình 4. Nhập các ràng buộc Nhấp nút Add và khai báo tiếp các ràng buộc về cận dưới cho X1 và X2 như hình 5. Ở điều kiện ràng buộc cuối cùng nhấp OK để hoàn tất Hình 5. Ràng buộc cận dưới cho các biến X1 và X2 Để hiệu chỉnh ràng buộc ta chọn ràng buộc và nhấp nút Change. Để xóa ràng buộc, ta chọn ràng buộc từ danh sách Subject to the Contraints và nhấp nút Delete Hình 6. Danh sách các ràng buộc B5. Nhấp nút Solve để chạy Solver, sau đó hộp thoại kết quả xuất hiện
Hình 7. Kết quả chạy Solver và tạo báo cáo Nếu muốn lưu lại kết quả đang hiện trên màn hình thì nhấp chuột chọn Keep Solver Solution còn muốn giữ lại giá trị ban đầu thì nhấp chuột chọn Restore Original Values B6. Nhấp chọn Keep Solver Solution và chọn OK Hình 8. Kết quả bài toán tối ưu, Lợi nhuận cao nhất đạt $66.100 khi đó cần sản xuất 122 sản phẩm X1 và 78 sản phẩm X2 V. Bài toán quy hoạch nguyên Trong thực tế ta thường gặp các bài toán quy hoạch tuyến tính mà điều kiện các biến X1, X2, là số nguyên, ví dụ như các X i là các số lượng sản phẩm từng loại cần làm như trong ví dụ 1 ở trên. Để giải bài toán quy hoạch tuyến tính nguyên trong Excel, ta giải như bài toán quy hoạch tuyến tính ở trên và chỉ cần thêm điều kiện nguyên cho các biến, hiệu chỉnh một số tùy chọn trong Options Ví dụ: Tìm X1 và X2 sao cho hàm lợi nhuận F = 350X1 + 300X2 đạt giá trị cực đại với các ràng buộc sau đây: X1 + X2 ≤ 200 (R1) 9X1 + 6X2 ≤ 1520 (R2) 12X1 + 16X2 ≤ 2650 (R3) X1 ≥ 0 (R4) X2 ≥ 0 (R5) X1 và X2 phải là số nguyên.
Hình 9. Thiết lập mô hình bài toán Cách giải bài toán giống như ví dụ ở trên, tuy nhiên ở bước 4 thêm điều kiện ràng buộc để X1 và X2 là số nguyên (chọn phép toán int) Hình 10. Các ràng buộc của bài toán Hiệu chỉnh Tolerance trong tùy chọn Options của Solver và nhập Tolerance là 0 (không sai số).
Hình 11. Thiết lập tham số cho Tolerance Sau khi nhấn nút Solve, chọn loại báo cáo và nhấp nút OK, kết quả bài toán quy hoạch nguyên như sau: Hình 12. Kết quả bài toán quy hoạch nguyên 1.3.2.2. Phân tích và dự báo trong các hệ thống thông tin tài chính Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp, vấn đề phân tích sự tác động của các yếu tố đến hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp cũng như vấn đề dự báo kinh tế có vai trò định hướng vô cùng quan trọng. Trong mục này, chúng ta sẽ tìm hiểu việc sử dụng công cụ Data Analysis trong Excel để giải quyết các bài toán phân tích và dự báo kinh tế thường gặp I. Giới thiệu công cụ phân tích Data Analysis
Đây là một công cụ phân tích rất hiệu quả của Excel, được đánh giá là không thua kém gì so với các phần mềm thống kê chuyên dụng, nó cho phép ta dễ dàng thực hiện việc tính toán các chỉ tiêu của thống kê mô tả, thực hiện các phân tích thống kê như xác định hệ số tương quan, phân tích hồi quy, tiến hành các dự báo kinh tế. Để làm việc với công cụ Data Analysis, ta làm theo các bước sau: Trong cửa số Excel chọn Tools \ Data Analysis Trong hộp thoại chọn công cụ phân tích: Hồi quy (Regression), hệ tương quan (Correlation), thống kê mô tả (Descriptive Statistics) Hình 13. Click OK, màn hình giao diện xuất hiện với các tính năng chung sau: Hình 14. Input Range: Nhập địa chỉ các ô chứa dữ liệu Output Range: Địa chỉ các ô chứa kết quả phân tích Labels in First Row: Chọn khi hàng đầu tiên chứa dữ liệu Grouped By: Định hướng dữ liệu theo cột (Columns)/dòng (Rows)
New Worksheet Ply: Chuyển kết quả phân tích đến một bảng tính (sheet) khác trong cùng một Workbook. New Workbook: Chuyển kết quả phân tích đến một Workbook mới Chú ý: nếu vào Tools mà không thấy có Data Analysis thì chọn Add-Ins, sau đó tích chọn Analysis ToolPak và Analysis Toolpak-VBA. II. Thống kê mô tả (Descriptive Statics) Thống kê mô tả giúp ta xác định các chỉ tiêu của dãy số thống kê như số trung bình, số lớn nhất, số nhỏ nhất, để làm cơ sở cho việc phân tích sau này. Các bước tiến hành thống kê mô tả: Tạo bảng tính trong Excel (nhập số liệu) Chọn Tools \ Data Analysis \ Chọn Descriptive Statics \ OK Trong hộp thoại xuất hiện lựa chọn Input Range, Grouped By, Output Range và tích chọn Summary Statistics \ OK Kết quả: Excel cho ta một bảng gồm các chỉ tiêu của thống kê mô tả với ý nghĩa như sau: Mean: Số trung bình Standard Error: Sai số chuẩn Median: Số trung vị Mode: Mốt Standard Deviation: Độ phân tán Sample Variance: Phương sai Skewness: Phân bố của dữ liệu xung quanh số trung bình Range: Toàn cự (Maximum – Minimum) Sum: Tổng của cột số Count: Số lượng dữ liệu Confidence level: Độ tin cậy Ví dụ: Cho bảng thống kê về doanh số và lợi nhuận của một công ty thương mại năm 2009 được thiết lập từ ô A1 đến C13. Hãy tính toán các chỉ tiêu thống kê về doanh số và lợi nhuận. Theo các bước ở trên ta thực hiện việc nhập dữ liệu và lựa chọn:
Hình 15. Sau khi chọn OK, ta thu được bảng kết quả sau: Hình 16. Kết quả thống kê mô tả III. Xác định hệ số tương quan giữa các yếu tố Trong thực tế, đại lượng hệ số tương quan được dùng để mô tả mối liên hệ giữa các yếu tố, chẳng hạn năng suất lao động tăng sẽ làm cho giá thành giảm, tăng nguồn vốn đầu tư cho máy móc thiết bị sẽ làm cho năng suất lao động tăng lên Excel cung cấp một công cụ phân tích rất hữu hiệu và tiện lợi để xác định đại lượng này, đó là Correlation trong Data Analysis.
Hệ số tương quan (ký hiệu R) biểu hiện cường độ của mối quan hệ tương quan tuyến tính giữa biến phụ thuộc và biến độc lập. Ta có: -1 R 1. R = 1 : Tương quan dương hoàn hảo, phản ánh các yếu tố có quan hệ thuận (cùng tăng hoặc cùng giảm) R = -1 : Tương quan âm hoàn hảo, phản ánh các yếu tố có quan hệ nghịch đảo (yếu tố này tăng thì yếu tố kia giảm, và ngược lại) 0 < R < 1 : Tương quan dương -1 < R < 0 : Tương quan âm R = 0 : Không tương quan (các yếu tố độc lập với nhau). Các bước tiến hành xác định hệ số tương quan: Tạo bảng tính trong Excel (nhập số liệu cần xét mối quan hệ vào các cột hoặc dòng) Chọn Tools \ Data Analysis \ Correlation \ OK Trong hộp thoại xuất hiện, lựa chọn các mục tương tự như trên, sau đó chọn OK Ví dụ: Cho số liệu về doanh số bán lẻ 12 tháng trong năm 2009 của một công ty thương mại và lợi nhuận tương ứng. Hãy xác định hệ số tương quan giữa hai đại lượng này Tiến hành nhập số liệu, sau đó thực hiện các bước nêu trên. Kết quả thu được hệ số tương quan giữa doanh số và lợi nhuận là R = 0.989536, điều này chứng tỏ doanh số và lợi nhuận có tương quan khá hoàn hảo, doanh số tăng thì lợi nhuận tăng. Hình 17. Xác định hệ số tương quan
IV. Phân tích tương quan Khi tính toán hệ số tương quan, chúng ta có một con số đánh giá mức độ tương quan của các yếu tố với nhau, nhưng nếu chúng ta muốn lượng hóa mối liên hệ này một cách cụ thể hơn nữa bằng một hàm biểu thị sự phụ thuộc của các yếu tố kết quả vào yếu tố nguyên nhân thì chúng ta cần lập hàm tương quan. a) Phân tích tương quan đơn Trên thực tế mối quan hệ giữa các yếu tố dạng tuyến tính thường được lượng hóa bằng một hàm tuyến tính có dạng: Y = AX + B, trong đó: X là yếu tố nguyên nhân, Y là yếu tố kết quả A là hệ số lượng hóa mối liên hệ trực tiếp giữa biến độc lập X và biến phụ thuộc Y B là tham số biểu hiện sự ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài khác Y Ví dụ: Quan hệ giữa đầu tư cho công nghệ mới và năng suất lao động, thì X (đầu tư cho công nghệ) là yếu tố nguyên nhân, Y (năng suất lao động) là yếu tố kết quả. Thiết lập mô hình tương quan đơn: Nhập hai dãy số nguyên nhân và kết quả (theo dạng cột) Chọn Tools \ Data Analysis \ Regression \ OK Trong hộp thoại: Input Y Range: Địa chỉ dãy số kết quả Input X Range: Địa chỉ dãy số nguyên nhân Tích chọn Labels Output Range: Địa chỉ ô đầu vùng chứa kết quả Sau khi chọn OK, lập mô hình dựa vào bảng kết quả: tại cột hệ số (Coefficients) xác định được hệ số A và hệ số chặn B (intercept). Khi đó ta có phương trình tương quan đơn: Y = AX + B. Ví dụ: Đánh giá sự tác động của đầu tư cho công nghệ mới đến năng suất lao động trong một doanh nghiệp, tiến hành thu thập số liệu trong 10 năm (đơn vị: triệu đồng), số liệu được cho như sau:
Hình 18. Sau khi chọn OK, ta có bảng kết quả sau: Hình 19. Từ kết quả ta có hàm tương quan đơn là: Y = 6.342123525*X + 8398.2651 Hệ số tương quan R = 0.984 b) Phân tích tương quan bội Trong thực tế có rất nhiều yếu tố tác động lẫn nhau. Một kết quả hoạt động trong sản xuất kinh doanh là sự tác động của tổng hòa các yếu tố khác, yếu tố này tạo tiền đề phát triển cho yếu tố kia. Do đó, việc xem xét mối liên hệ tương quan giữa nhiều yếu tố với nhau gọi là tương quan bội.
Mô hình tương quan bội: Y = AX1 + BX2 + C (X1, X2 là 2 yếu tố nguyên nhân) Y = AX1 + BX2 + CX3 + D (X1, X2, X3 là 3 yếu tố nguyên nhân) Ví dụ: quan hệ giữa giá trị tổng sản lượng (yếu tố kết quả) với các yếu tố nguyên nhân như đầu tư trang thiết bị, đầu tư cho quản lí, tay nghề Thiết lập mô hình tương quan bội: Ta làm tương tự như thiết lập mô hình tương quan đơn, trong đó: 1. Input Y Range: Địa chỉ dãy số kết quả 2. Input X Range: Địa chỉ các dãy số nguyên nhân. Sau đó, dựa vào bảng kết quả ta lập mô hình: tại cột hệ số (Coefficients) ta xác định được hệ số A, B, C, và hệ số chặn (intercept). Sau đó điền giá trị của các hệ số vào phương trình tương quan bội. Ví dụ: Thiết lập mô hình hồi quy bội phản ánh mối quan hệ giữa giá trị tổng sản lượng với 3 yếu tố tác động: đầu tư trang thiết bị, đầu tư cho quản lí và đầu tư cho tay nghề. Số liệu cho như sau: Tiến hành theo các bước nêu trên
Kết quả ta có bảng phân tích: Hàm tương quan bội thu được là: Y = 37.86947122*X1 + 38.12997172*X2 - 44.44386846*X3 + 29136.85417 Trong đó: X1, X2, X3 lần lượt là các yếu tố đầu tư thiết bị, đầu tư quản lí, đầu tư tay nghề V. Dự báo kinh tế trong Excel a) Dự báo dựa vào hàm tương quan
Trên cơ sở phân tích tương quan đơn hoặc tương quan bội xác định được hàm hồi quy biểu diễn sự phụ thuộc giữa yếu tố kết quả vào các yếu tố nguyên nhân Thay đổi giá trị các yếu tố nguyên nhân thì ta có thể dự báo yếu tố kết quả thông qua công thức hàm tương quan Ví dụ: ở phần tương quan đơn ta có hàm hồi quy Y = 6.342*X + 8398,265 Nếu tăng đầu tư cho công nghệ mới lên 2000 thì năng suất lao động dự báo là: 6.342*2000 + 8398.265 = 21082.265 (triệu đồng) b) Dự báo kinh tế bằng hàm Forecast Đây là phương pháp dự báo mà các nhà kinh tế thường hay sử dụng, dạng thức hàm như sau: FORECAST(X, known_y, known_x) Trong đó: X là giá trị để dự báo known_y là dãy số kết quả known_x là dãy số nguyên nhân. Ví dụ: Xét bài toán về mức tiêu thụ điện năng và vốn cố định. Nếu cho trước với một dãy giá trị vốn cố định (cho trong cột C) ứng với một dãy giá trị về mức tiêu thụ điện năng (cho trong cột B), khi đó cho trước vốn cố định một giá trị bất kỳ hãy dự đoán mức tiêu thụ điện tương ứng là bao nhiêu? Ta sử dụng hàm Forecast thuộc nhóm hàm thống kê Stastical như sau: Chọn Insert Function \ Stastical \ Forecast
1. Nhập vào ô X giá trị 18000 (vốn cố định đạt mức 18000) 2. Known_y nhập địa chỉ B2:B11 3. Known_x nhập địa chỉ C2:C11 Sau khi chọn OK, thu được kết quả 20470.65217 (kw/h), tức là với vốn cố định đạt mức 18000 triệu đồng thì mức tiêu thụ điện năng sẽ là 20470.65 kw/h. Kết quả này gần giống như dự đoán bằng hàm hồi quy. 1.3.3. Sử dụng công cụ trình chiếu PowerPoint I. BẮT ĐẦU VỚI POWERPOINT 1.1 Giới thiệu về PowerPoint MS - PowerPoint(MS - PowerPoint) là một phần mềm được tích hợp trong bộ phần mềm dành cho công tác văn phòng Microsoft Office. Đây là một phần mềm thông dụng nhất hiện nay dùng cho việc thuyết trình một nội dung hay một vấn đề nào đó tại các cuộc hội thảo, giảng dạy, bảo vệ luận văn tốt nghiệp, MS - PowerPoint (với sự hỗ trợ của thiết bị trình chiếu như máy chiếu, màn hình, máy in, ) cho phép người dùng có thể biên tập và trình diễn rất nhiều dạng thông tin như: Văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ, một cách khoa học, trực quan, tự nhiên và cho hiệu quả cao. MS - PowerPoint có chức năng hỗ trợ cho người dùng chọn các mẫu thiết kế trình diễn đã được thiết kế sẵn hoặc người dùng tự thiết kế một kiểu trình diễn riêng theo ý tưởng của mình. Tài liệu này giới thiệu một số thao tác cơ bản của MS - PowerPoint 2003 (hoạt động trong môi trường Windows XP) trong thiết kế, xây dựng các trình diễn thông dụng như: Thuyết trình trước tập thể, báo cáo khoa học, giáo án giảng dạy, luận văn tốt nghiệp, 1.2 Khởi động và kết thúc làm việc với MS - PowerPoint 1.2.1 Khởi động MS - PowerPoint Cách 1: Kích chuột lên nút Start, rồi chọn All Program, tiếp đến chọn MS - PowerPoint
Hình 1.1: Khởi động MicroSoft PowePoin từ Start Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Shortcut MS - PowerPoint trên màn hình Desktop (nếu tạo Shortcut). Hình 1.2: Khởi động MS – PowerPoint từ màn hình Desktop Ngoài ra có thể khởi động MS - PowerPoint theo một số cách khác nữa. 1.2.2 Thoát khỏi MS - PowerPoint - Cách 1: Kích chuột vào thực đơn File và chọn Exit trong cửa sổ làm việc của MS - PowerPoint. - Cách 2: Kích vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ chương trình Hình 1.3: Biểu tượng nút lệnh Close
1.3 Cửa sổ làm việc của MS - PowerPoint Sau khi khởi động MS - PowerPoint, cửa sổ làm việc của MS - PowerPoint xuất hiện như sau: 1.3.1 Thanh tiêu đề Thanh tiêu đề nằm ở trên cùng của cửa sổ, chứa tên tệp của Presentation mà bạn đang soạn thảo. 1.3.2 Thanh thực đơn Thanh thực đơn (Menu) chứa các nhóm lệnh của chương trình. Ý nghĩa của các nhóm lệnh như sau: Nhóm lệnh Ý nghĩa File Chứa các chức năng để thao tác với tệp và máy in Edit Chứa các chức năng hỗ trợ cho soạn thảo Presentation Chứa các chức năng cho phép lựa chọn các cách hiển View thị presentation đang soạn thảo, cho phép bật tắt các thanh công cụ Chứa các chức năng cho phép chèn thêm các đối tượng Insert như: Slide, tệp hình ảnh, tệp âm thanh, . Chứa các chức năng cho phép định dạng font chữ, thay Format đổi kiểu dáng, sắc màu của presentation Chứa các công cụ hỗ trợ cho soạn thảo như: kiểm tra Tools ngữ pháp tiếng Anh, gõ tắt, Chứa các chức năng cho phép thiết lập các hiệu ứng Slide Show trình diễn Chứa các chức năng để trình bày các cửa sổ đang làm Window việc hiện thời, Help Chứa các chức năng trợ giúp sử dụng MS - PowerPoint 1.3.3 Thanh công cụ chuẩn Thanh công cụ chuẩn (Standard) chứa các biểu tượng liên kết đến các chức năng quản lí tệp như: Lưu tệp (save), mở tệp (open), xem trước khi in (Print Preview), có tần suất sử dụng cao trong thanh thực đơn.
Hình 1.4: Cửa số làm việc của MS - PowerPoint1. 3.4 Thanh công cụ định dạng Thanh công cụ định dạng (Format) chứa các biểu tượng liên kết đến các chức năng định dạng văn bản như: Chọn kiểu font, chọn kích thước font, tạo chữ in nghiêng, có tần suất sử dụng cao trong thanh thực đơn. 1.3.5 Thanh công cụ vẽ Thanh công cụ vẽ (drawing) chứa các biểu tượng liên kết đến các chức năng vẽ các đối tượng như: hình tròn, hình chữ nhật, tạo chữ nghệ thuật, tô màu chữ, tô màu đường viền của đối tượng, có tần suất sử dụng cao trong thanh thực đơn. 1.3.6 Thanh công cụ Task Panes Thanh công cụ Task Panes chứa các biểu tượng liên kết đến các chức năng như: Chọn bố cục cho các Slide (Slide Layout), chọn mẫu thiết kế trình diễn cho các Slide (Slide Design), tạo các hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide (Custom Animation), có tần suất sử dụng cao trong thanh thực đơn.
II. THIẾT KẾ MỘT TỆP TRÌNH DIỄN MỚI 2.1 Làm việc với tệp tin 2.1.1 Cấu trúc của tệp trình diễn Tệp là một đối tượng chứa dữ liệu lưu trên đĩa từ và được quản lí bởi hệ điều hành. Một tệp trình diễn ở dạng Presentation có đuôi mở rộng là .PPT (nếu ở dạng Power Point Show thì có đuôi mở rộng là .PPS). Một tệp trình diễn bao gồm một tập các trang trình diễn được sắp theo thứ tự gọi là Slide, mỗi một trang trình diễn chứa các thông tin cần trình bày. Cấu trúc của một tệp trình diễn có thể minh họa như sau: Hình 2.1: Cấu trúc của một tệp trình diễn Quy trình để tạo và sử dụng một tệp trình diễn như sau: Bước 1: Xác định rõ những nội dung cần trình bày, trên cơ sở đó tiến hành chọn mẫu tệp trình diễn (Bao gồm kiểu dáng trình bày mỗi Slide, màu nền, cỡ chữ, ) phù hợp, xác định nội dung của mỗi Slide cần trình bày, Bước 2: Sử dụng MS - PowerPoint để xây dựng tệp trình diễn. Bước 3: Trình diễn Slide (Sử dụng máy chiếu hoặc thiết bị trình chiếu khác) 2.1.2 Tạo mới một tệp tin trình diễn Một tệp trình diễn trong MS - PowerPoint được tạo ra bởi một trong các cách sau đây: Cách 1: Kích chuột vào thực đơn File, rồi chọn chức năng New. Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn. Sau đó chọn bố cục trình bày Slide (Slide Layout), chọn lớp Text Layouts trong thanh công cụ Task Panes.
Hình 2.2: Chọn mẫu trình diễn trong Slide Layout 2.1.3 Mở một tệp tin đã có sẵn Để mở một tệp đã có sẵn cần trình diễn hoặc cập nhật, người ta tiến hành theo những cách sau đây: Cách 1: Kích chuột vào thực đơn File, rồi chọn open; Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O; Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn Sau khi thực hiện các thao tác trên, ta thu được cửa sổ như hình 1, tiếp đến, tiến hành chọn tệp ở một vị trí đường dẫn xác định và kích chuột vào nút chức năng Open (hoặc kích đúp vào tệp cần mở) để mở tệp. Hình 2.3: Mở một tệp trình diễn 2.1.4 Lưu một tệp tin Để lưu một tệp tin mới sau khi tạo, cần tiến hành theo những cách sau: Cách 1: Kích chuột vào thực đơn File, rồi chọn Save Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn Nếu thực hiện thao tác trên để lưu tệp trình diễn lần đầu thì ta luôn thu được một cửa sổ sau:
Hình 2.4: Lưu một tệp trình diễn Sau khi chọn vị trí đường dẫn cần lưu và đặt tên cho tệp cần lưu, ta tiến hành kích chuột chọn nút chức năng Save để lưu tệp. Chú ý: Nếu lưu một tệp đang mở sang một tệp khác, ta tiến hành kích chuột vào thực đơn File và chọn chức năng Save as, sau đó thực hiện các thao tác chọn đường dẫn và tên tệp cần lưu như trên. 2.2 Tạo mới một Slide Sau khi mở một tệp trình diễn mới, tiến hành chọn bố cục, mẫu thiết kế, nhập nội dung thông tin, cho các Slide . 2.2.1 Tạo bố cục cho mỗi Slide Mỗi Slide trong MS - PowerPoint có một kiểu bố cục trình bày riêng, bố cục là cách bố trí các khối văn bản, hình ảnh, đồ thị, , tiến hành chọn một kiểu bố cục trình bày cho Slide trong các kiểu bố cục bằng cách chọn Slide Layouts trong thanh công cụ Task Panes. Để chọn Slide Layouts bằng cách kích chuột chọn Format-> Slide Layouts trong thanh thực đơn.
Hình 2.5: Chọn một kiểu bố cục cho Slide 2.2.2 Chọn mẫu thiết kế cho toàn bộ Slide Sau khi hoàn thành việc chọn bố cục, người sử dụng đã có thể bắt đầu soạn thảo nội dung cho Slide đầu tiên. Sau đây là màn hình soạn thảo chính của MS - PowerPoint: Hình 2.6: Cửa sổ soạn thảo nội dung cho mỗi Slide
Tuy nhiên, cần tạo một mẫu thiết kế chung (Slide Design) cho toàn bộ các Slide của bài trình diễn nhằm để tiết kiệm thời gian và sức lực sau này. Mẫu thiết kế chung là một tập hợp các định dạng cho tất cả các Slide, bao gồm: font chữ, cỡ chữ, màu chữ cho các loại tiêu đề trong Slide; màu nền, hoa văn nền, màu đồ thị; các ảnh đưa thêm vào Mẫu thiết kế chung sẽ được áp dụng cho toàn bộ các Slide của bài trình diễn vì thế người dùng đỡ mất thời gian cho việc thay đổi định dạng từng Slide riêng biệt sau này. Tất nhiên trong khi soạn thảo nội dung từng Slide, người dùng vẫn có thể thay đổi một số thuộc tính định dạng, khác với mẫu thiết kế ban đầu cho 1 số Slide nào đó. MS - PowerPoint có một danh sách các kiểu mẫu thiết kế sẵn. Khi lần đầu mở cửa sổ để soạn thảo một trình diễn trống, MS - PowerPoint tự động áp dụng một mẫu thiết kế trắng có sẵn. Nếu chưa vừa ý, người dùng chọn chức năng Format-> Slide Design và tiến hành chọn một mẫu thiết kế phù hợp trong danh sách như sau: Hình 2.7: Chọn một mẫu thiết kế cho toàn bộ Slide 2.3 Những thao tác cơ bản quản lí các Slide 2.3.1 Thêm một Slide rỗng mới Khi soạn thảo xong 1 Slide, cần chuyển sang một Slide mới để soạn thảo tiếp nội dung trình diễn, làm như sau: Cách 1:
Hình 2.8: Thêm một Slide rỗng mới Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. Sau khi tạo ra một slide rỗng mới, tiến hành chọn bố cục và nhập nội dung cho Slide. 2.3.2 Di chuyển giữa các Slide Trong quá trình soạn thảo, khi cần chuyển đến một Slide trong danh sách các Slide của tệp trình diễn nhằm chỉnh sửa hoặc xem nội dung của Slide đó thì cần thực hiện như sau: Dùng phím: nhấn phím PgUp để di chuyển về Slide trước, PgDn để di chuyển sang Slide sau. Dùng cửa sổ Layout: Trong cửa sổ Layout của khung nhìn Normal, kích chọn Slide muốn di chuyển đến Hình 2.9: Di chuyển giữa các Slide 2.3.3 Xóa một Slide Các thao tác thực hiện khi xóa một Slide thừa hoặc không cần thiết trong danh sách các Slide của bài trình diễn như sau:
Cách 1: Di chuyển đến Slide hiện thời cần xóa, chọn chức năng Edit->Delete trên thanh thực đơn. Cách 2: Trên cửa sổ Layout, chọn slide cần xóa, kích chuột phải và chọn chức năng Delete. 2.3.4 Sao chép một Slide Để sao chép một Slide đến một vị trí nào đó trong danh sách các Slide trong bài trình diễn người ta thực hiện các cách sau: Cách 1: Di chuyển đến Slide hiện thời cần sao chép, chọn chức năng Edit->copy trên thanh thực đơn. Sau đó di chuyển đến Slide cần để đặt Slide sao chép ở vị trí sau nó rồi chọn Edit- >Paste trên thanh thực đơn. Cách 2: Trên cửa sổ Layout, chọn slide cần sao chép, kích chuột phải và chọn chức năng copy. Sau đó kích chuột phải lên Slide trong cửa sổ cần đặt ví trí Slide sao chép sau nó rồi chọn Paste. 2.3.5 Di chuyển một Slide Để sao chép một Slide đến một vị trí nào đó trong danh sách các Slide trong bài trình diễn người ta thực hiện các cách sau: Cách 1: Chọn Slide hiện thời cần di chuyển, chọn chức năng Edit->cut trên thanh thực đơn. Sau đó di chuyển đến Slide cần để di chuyển ở vị trí sau nó rồi chọn Edit->Paste trên thanh thực đơn. Cách 2: Trên cửa sổ Layout, chọn slide cần di chuyển, kích chuột phải và chọn chức năngcut. Sau đó kích chuột phải lên Slide trong cửa sổ cần đặt ví trí Slide sau nó rồi chọn Paste. 2.4 Thiết lập footer, số hiệu trang, ngày tháng tạo lập MS - PowerPoint cho phép người dùng có thể đưa vào cuối mỗi Slide các thông tin như: số hiệu Slide, ngày tháng tạo lập Slide, và tiêu đề chân trang (footer). Tiêu đề chân trang là một đoạn văn bản ngắn bất kỳ, thông thường là các thông tin về cá nhân người tạo lập hoặc trình diễn Slide, chẳng hạn như họ tên, cơ quan Cách đưa vào như sau: Chọn View -> Header and Footer trên thanh Menu, sau đó làm các bước như hình vẽ sau:
Hình 2.10: Thiết lập footer, số hiệu trang, ngày tạo lập 2.6 Thay đổi mẫu thiết kế đã chọn cho toàn bộ Slide Nếu người dùng vẫn chưa hoàn toàn ưng ý với một mẫu thiết kế đã chọn thì có thể sửa đổi các định dạng trong mẫu đó cho phù hợp với mình hơn. MS - PowerPoint cung cấp một công cụ gọi là Slide Master để người dùng có thể tuỳ biến một mẫu thiết kế sẵn. Muốn sử dụng Slide Master, thực hiện các thao tác như sau: Chọn chức năng View -> Master -> Slide Master. Sau khi chọn ta thu được cửa số giao diện của Slide Master như sau: Hình 2.11: Cửa sổ giao diện của Slide Master
Slide Master chứa các định dạng chung của toàn bộ các Slide trong bài trình diễn. Mỗi thay đổi định dạng áp dụng cho Slide Master đều có hiệu lực đối với toàn bộ các Slide. Người dùng có thể đưa vào các thay đổi về định dạng cho Slide chủ. Để chỉnh sữa mẫu thiết kế, người ta tiến hành thực hiện các thao tác định dạng cho Slide Master như sau: 2.6.1 Thay đổi định dạng về font chữ, màu chữ, dãn dòng, canh lề Slide Master chứa hai khối văn bản lớn: khối trên cùng dành cho tiêu đề lớn của các Slide còn gọi là tiêu đề mức 0, khối dưới dành cho nội dung các Slide, bao gồm các mức tiêu đề nhỏ hơn, từ mức 1, đến mức 5. Để thay đổi định dạng chữ cho mức tiêu đề nào, trước hết phải định vị con trỏ vào dòng chứa tiêu đề đó, sau đó: (i)Thay đổi phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ: Hình 2.12: Thay đổi font chữ, kích cỡ chữ, kiểu chữ (ii) Thay đổi màu chữ: - Kích chọn Format -> Font trên thanh thực đơn - Trong hộp thoại Font, kích chọn màu trong mục Color - Trong hộp thoại Font, cũng có thể thay đổi phông chữ, kiểu chữ, kích thước chữ trong các mục Font, Font style, Size Hình 2.13: Thay đổi màu chữ
(iii) Chọn khoảng cách giữa các dòng văn bản Vào Format-> line Spacing, ta thu được cửa sổ sau: - Line Spacing: Khoảng cách giữa các dòng - Before Paragraph: Khoảng cách phía trên đoạn văn bản - After paragraph: Khoảng cách phía dưới đoạn văn bản Hình 2.14: Thiết lập dãn dòng (iv) Canh lề cho đoạn văn bản Vào Format->Alignment, ta thu được cửa sổ sau: Hình 2.15: Canh lề + Align Left : Canh đều bên trái + Align Right : Canh đều bên phải + Center : Canh đều ở giữa + Justify : Canh đều hai bên 2.6.2 Thay đổi kiểu gạch đầu dòng Chọn thực đơn Format trên thanh thực đơn, sau đó chọn chức năng Bullets and Numbering. Sau đó ta thu được cửa sổ cho phép chọn kiểu gạch đầu dòng như sau:
Hình 2.16: Chọn kiểu gạch đầu dòng 2.6.3 Thay đổi định dạng về nền Người dùng có thể thay đổi màu hoặc kiểu hoa văn trang trí nền của các Slide bằng cách chọn Format-> Background, sau đó thu được cửa sổ cho phép thay đổi màu nền và thay đổi văn hoa của nền. Hình 2.17: Thay đổi màu nền
Hình 2.17: Chọn chức năng thay đổi hoa văn nền Hình 2.18: Thay đổi văn hoa của nền Sau khi đã định dạng xong Slide Master, thực hiện kích chuột lên nút chức năng Close Master View trên thanh công cụ Slide Master View để hoàn tất và đóng cửa sổ định dạng Slide Master và trở về với màn hình soạn thảo nội dung cho mỗi Slide. Kích chuột đế hoàn tất định dạng Slide Master III. XÂY DỰNG VÀ ĐỊNH DẠNG CÁC SLIDE 3.1 Soạn thảo văn bản cho Slide Trong màn hình soạn thảo, một Slide được chia thành một số vùng soạn thảo được bao bọc bởi các đường chấm chấm. Vùng trên cùng là vùng dành cho tiêu đề
chính của Slide, các vùng còn lại dành cho nội dung Slide. Muốn soạn thảo vùng nào thì định vị chuột vào vùng đó rồi bắt đầu gõ nội dung. Hình 3.1: Cửa sổ soạn thảo mỗi Slide Trong vùng soạn thảo nội dung Slide, các đoạn văn bản do người dùng gõ vào được phân loại thành 5 mức phân cấp khác nhau, mỗi mức có thể có một tập các định dạng riêng (font chữ, gióng biên, căn lề, màu chữ, kiểu gạch đầu dòng ) tuỳ theo mẫu được chọn và các tuỳ biến người dùng đưa vào. Các mức dưới được gióng biên thụt vào bên phải so với các mức trên. Cách gõ văn bản như sau: Người dùng gõ vào các đoạn văn bản cách nhau bởi các dấu Enter; Để chuyển một đoạn văn bản từ mức trên xuống mức dưới, đặt trỏ chuột vào đầu đoạn văn bản, bấm phím Tab; Để chuyển một đoạn văn bản từ mức dưới lên mức trên, đặt trỏ chuột vào đầu đoạn văn bản, bấm phím Shift + Tab. Để thay đổi bố cục của Slide tiến hành chọn thực đơn Format, rồi chọn chức năng Slide Layout. Một số thao tác thường dùng khi soạn thảo Slide: - Định dạng về font chữ và nền (các thao tác thực hiện giống như các thao tác chọn chữ và nền áp dụng đối với Slide Master) - Một số biểu tượng nút lệnh thường được dùng trong soạn thảo trong thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng như sau:
Hình 3.2: Một số chức năng soạn thảo thường dùng Chú ý: Các thay đổi định dạng (font chữ, màu nền ) chỉ có tác dụng trên Slide hiện thời, không ảnh hưởng tới các Slide khác. Để đánh dấu một khối văn bản trong một vùng Slide, đưa con trỏ chuột đến đầu khối, nhấn giữ phím Shift và sử dụng các phím mũi tên lên xuống để đánh dấu khối văn bản. Ngoài ra, người ra có thể đánh dấu khối bằng cách đưa con trỏ chuột về đầu khối văn bản và rê chuột quét toàn vùng văn bản định đánh dấu khối. Hình 3.3: Thao tác với khối văn bản Để xóa khối văn bản đã đánh dấu, nhấn phím chức năng Delete. Ngoài ra, để sao chép khối văn bản sau khi đã đánh dấu khối, nhấn tổ hợp phím Ctrl+C, sau đó đưa con trỏ đến vị trí cần sao chép và nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. Tương tự, thực hiện di
chuyển khối văn bản sau khi đã đánh dấu khối, nhấn tổ hợp phím Ctrl+X, sau đó đưa con trỏ đến vị trí cần sao chép và nhấn tổ hợp phím Ctrl+V. 3.2 Vẽ các đối tượng hình học Các công cụ vẽ trong MS - PowerPoint cũng giống như trong Word. Thanh công cụ vẽ Drawing thường hiển thị ở phía dưới màn hình như hình sau. Nếu thanh công cụ bị ẩn thì vào View \ Toolbar \ Drawing. 3.2.1 Vẽ Đường thẳng, hình chữ nhật, hình tròn: Kích chuột vào biểu tượng vẽ trên thanh công cụ cần vẽ như: Line (đường thẳng), Rectangle (hình chữ nhật), Ovan (đường tròn). Sau đó, đưa con trỏ chuột đến vị trí cần vẽ trong Slide, Kích và rê chuột để vẽ đối tượng hình đã chọn. 3.2.2 Sử dụng các hình mẫu Trong mục AutoShapes trên thanh có rất nhiều hình mẫu, click vào hình mẫu mà bạn muốn chọn, kích và rê con trỏ chuột trên màn hình thiết kế để vẽ. Hình 3.4: Thao tác chọn các hình mẫu
Hình 3.5: Thao tác vẽ các hình mẫu 3.2.3 Thay đổi nét vẽ Kích chọn đối tượng muốn thay đổi và chọn các biểu tượng sau trên thanh công cụ Drawing như sau: + Line Style : Mở bản chọn độ lớn nét vẽ + Dash Style : Mở bản chọn kiểu nét vẽ + Arrow Style: Chọn đầu nét vẽ (hình mũi tên .) + Shadow: Tạo bóng cho nét vẽ + 3D: Tạo hình nổi 3 chiều 3.2.4 Tạo màu cho đối tượng Chọn đối tượng muốn tô màu, sau đó kích chuột vào hình mũi tên trên các đối tượng tô màu trên thanh công cụ Drawing như sau: + Line Color : Tô màu viền + Fill Color : Tô màu nền Hình 3.6: Thao tác chọn màu cho các đối tượng Khi mở bảng màu, nếu muốn có thêm màu để lựa chọn, bạn click mục More line Color
Chú ý: Ngoài ra, để thực hiện các thao tác sao chép, xóa, di chuyển của nhóm các đối tượng hình học, trước hết bạn sử dụng chuột và nhấn giữ phím Ctrl và kích chuột vào các đối tượng này để chọn nhóm đối tượng cần thao tác. Sau đó thực hiện các chức năng xóa, sao chép, di chuyển giống như thao tác với khối văn bản. 3.3 Sử dụng WORDART Sử dụng WordArt trong MS - PowerPoint cũng giống như trong MS-Word. Chọn biểu tượng WordArt trên thanh công cụ vẽ Drawing (Nếu thanh công cụ bị ẩn thì vào View \ Toolbar \ Drawing) Sau đó thu được cửa sổ sau: Hình 3.7: Danh sách các kiểu chữ nghệ thuật Trong cửa sổ WordArt Gallery, chọn dạng WordArt muốn tạo và ấn OK. Hộp thoại Edit WordArt Text hiển thị để nhập dòng chữ và sau khi nhập hoàn thành nhấn OK để tạo chữ nghệ thuật.
Hình 3.8: Khung nhập nội dung chữ nghệ thuật Cũng tương tự như các đối tượng vẽ, mỗi đối tượng của WordArt đều có các nút hiệu chỉnh đối tượng, bạn kích và rê chuột lên mỗi đổi tượng WordArt đã được tạo để hiệu chỉnh hình dạng của chúng. Trên màn hình thiết kế của MS - PowerPoint 2003 khi bạn muốn hiệu chỉnh một đối tượng WordArt, bạn cần chọn đối tượng và lúc này sẽ hiện thị thanh WordArt chứa các biểu tượng sau: (Nếu không thấy hiển thị thanh WordArt, bạn cần kích chuột phải trên đối tượng và chọn Show WordArt Toolbar). Trong đó: + 1: Chèn thêm WordArt + 6: Xoay WordArt (click & drag để xoay) + 2: Sửa nội dung + 7: Đổi dạng chữ chữ thường thành chữ hoa và ngược lại + 3: Chọn lại WordArt + 8: Đổi chữ hàng ngang thành hàng dọc và ngược lại + 4: Định dạng WordArt + 9: Hiệu chỉnh dạng WordArt + 5: Chọn kiểu hiệu ứng 3.4 Chèn hình ảnh, phim, âm thanh 3.4.1 Chèn Clip Art Chọn chức năng Insert \ Picture \ Clip Art, sau đó ta thu được cửa sổ hộp thoại Sports – Microsoft Clip Organizer, chọn hình cần chèn và kích chuột phải lên hình rồi chọn Copy
Hình 3.9: Lựa chọn đối tượng hình ảnh trong thư viện Clip Art Để chèn đối tượng vừa thực hiện thao tác sao chép trên, đưa con trỏ chuột đến vị trí cần chèn ở Slide và kích chuột phải rồi chọn chức năng Paste. Hình 3.10: Thao tác chèn hình ảnh trong Clip Art 3.4.2 Chèn tệp tin ảnh Trước hết đưa con trỏ đến vị trí cẩn chèn tệp tin ảnh lên Slide. Để chèn tệp tin ảnh, chọn chức năng Insert \ Picture \ From File, sau đó thu được hộp thoại Insert Picture như hình sau, tiếp theo chọn hình cần chèn trong danh sách các hình của hộp hội thoại và ấn nút Insert để chèn
Hình 3.11: Thao tác chọn và chèn tệp tin ảnh 3.4.3 Chèn sơ đồ tổ chức Để chèn sơ đồ tổ chức, chọn chức năng Insert \ Picture \ Organization Chat. Ta thu được sơ đồ tổ chức trên Slide như sau: Hình 3.12: Chèn sơ đồ tổ chức Để thay đổi cấu trúc sơ đồ, Kích chuột phải vào khung sơ đồ và chọn Layout sẽ hiển thị danh sách các kiểu sơ đồ cần chọn.
Hình 3.13: Thay đổi kiểu sơ đồ tổ chức 3.4.4 Chèn phim, chèn âm thanh Để chèn phim hoặc âm thanh cho Slide, chọn chức năng Insert \ Movies and Sounds như sau: Hình 3.14: Thao tác chèn phim, chèn âm thanh Sau đó chọn: Movie from Clip Organizer nếu cần chèn phim từ thư viện của chương trình Microsofr Office 2003. Movie from File nếu cần chèn tập tin dạng .avi tự chọn ở một vị trí đã lưu trong máy tính.
Sound from Clip Organizer nếu cần chèn tập tin sound từ thư viện Microsofr Office 2003 Sound from File nếu cần chèn tập tin âm thanh tự do Play CD Audio Track nếu cần chèn âm thanh từ đĩa Audio CD Record Sound nếu cần ghi âm thanh để chèn vào Slide. 3.5 Thiết lập biểu đồ Việc chèn biểu đồ trong MS- Powerpoint cũng giống như trong MS- Word hoặc MS - Excel. Các bước cơ bản để chèn một biểu đồ như sau: Bước 1: Chọn chức năng Insert \ Chart sẽ thu được hộp hội thoại trên màn hình như sau: Khung nhập số liệu, tương tự như trong Excel Hình 3.15: Mẫu biểu đồ thu được sau khi chèn Lúc này trên thanh thực đơn xuất hiện thực đơn Chart. Bước 2: Chọn dạng biểu đồ Chọn chức năng Chat \ Chat Type trên thanh thực đơn. Hình 3.16: Chọn mẫu biểu đồ Chú ý: Nếu khung Datasheet ẩn đi, thực đơn Chat sẽ không xuất hiện, để hiện lại khung Datasheet bạn kích chuột phải lên khung biểu đồ và chọn Chart Object / Edit
Hình 3.17: Sao chép, di chuyển, chỉnh sửa, xóa biểu đồ Sau đó, hộp thoại Chat Type sẽ hiển thị, tiến hành chọn các mẫu biểu đồ có sẵn trong lớp Standard Types và kích vào nút chức năng OK nếu chấp nhận biểu đồ đó. Hình 3.18: Chọn mẫu thể hiện của biểu đồ Bước 3: Nhập tiêu đề cho biểu đồ Trong thực đơn Chart / Chart Options Sẽ hiển thị hộp thoại Chart Options
Hình 3.19: Nhập tiêu đề cho biểu đồ + Chọn lớp Titles + Chọn tiêu đề trong mục Chart Title + Quy định tên cho các cột X, Y, Z IV. THIẾT LẬP CÁC HIỆU ỨNG 4.1 Thiết lập hiệu ứng 4.1.1 Mở của sổ Custom Animation Chọn Slide Show / Custom Animation Sau khi thực hiện thao tác chọn xong, trên cửa sổ màn hình sẽ xuất hiện sau: Bên trái là màn hình thiết kế, bên phải là cửa sổ Custom Animation Hình 4.1: Hiển thị công cụ tạo hiệu ứng cho các đối tượng
Chọn đối tượng trong Slide cần tạo hiệu ứng trình diễn trên màn hình thiết kế. Kích chuột chọn Add Effect trên cửa sổ Custom Animation sẽ xuất hiện tất cả các hiệu ứng, ngoài ra có thể chọn More Effects để tạo ra các hiệu ứng khác nhiều hơn do MS - PowerPoint đã tạo sẵn. Lần lượt như vậy, chọn từng đối tượng và tạo hiệu ứng. 4.1.2 Xác định hoạt động hiệu ứng: Thao tác xác định hiệu ứng hoạt động cho đối tượng của Slide như sau: Kích chuột vào nút mũi tên phải của mục Start ta sẽ có ba sự lựa chọn sau: Hình 4.2: Thiết lập hiệu ứng cho các đối tượng + On click : Đối tượng được tạo hiệu ứng sẽ lần lượt hiển thị sau mỗi click chuột của bạn lúc trình diễn. + With Previous: Đối tượng sẽ tự động hiển thị trình diễn + After Previous: Đối tượng này sẽ hiển thị sau cùng khi các đối tượng khác đã trình diễn Ngoài ra, để xác định tốc độ hiệu ứng hiển thị: kích chuột vào nút mũi tên phải của mục Speed, MS - PowerPoint sẽ cho bạn các lựa chọn tốc độ hiển thị Hình 4.3: Thiết lập hiệu ứng tốc độ hiện thị cho đối tượng 4.1.3 Bỏ hiệu ứng cho đối tượng: Để bỏ hiệu ứng cho các đối tượng, kích chuột chọn đối tượng và nhấn vào nút Remove trên cửa sổ Custom Animation và cuối cùng là bạn nhấn F5 để xem MS - PowerPoint 2003 trình diễn 4.2 Thiết lập hiệu ứng cho phim và âm thanh Khi đã chèn một tập tin hoặc âm thanh vào trong Slide, mặc nhiên các đối tượng này đã được thiết lập các thông số để hoạt động, tuy nhiên người ta có thể kiểm soát từng chi tiết của các đối tượng này. Trong màn hình thiết kế Slide, chọn đối tượng tệp phim và kích chuột phải lên đối tượng. Chọn Edit Movie Object
Hình 4.3: Thiết lập hiệu ứng cho đối tượng phim Sẽ thu được hộp thoại Movie Options cho phép chọn các thông số như sau: Hình 4.4: Thiết lập các thông số hiệu ứng cho đối tượng phim + Loop until stopped: Trình chiếu liên tục + Rewind movie when done playing: Tự động trình chiếư + Hide while not playing: ẩn trong lúc không trình chiếu + Zoom to full screen: Phóng to toàn màn hình Chú ý: Nên thiết lập thời gian trình chiếu của Slide lớn hơn thời gian thực hiện của phim để tránh hiện tượng lật sang trang khác khi đang trình chiếu phim. 4.3 Chèn nút điều khiển
Để chèn nút điều khiển vào Slide, chọn Slide Show / Action Button / Hình 4.5: Chèn nút điều khiển vào Slide Sau đó tiến hành chọn một Button, sau khi thực hiện xong ta sẽ thu được hộp thoại Action Settings như sau: Hình 4.6: Thiết lập các tham số cho nút điều khiển Tiến hành lựa chọn các tham số sự kiện trong hộp hội thoại Action Settings này như sau: + Mouse Click: Sự kiện kích chuột + Mouse Over: Sự kiện đưa trỏ chuột đến Trong khung Action on click Có các lệnh sau: * Hyperlink to: (Liên kết đến)
+ Next Slide: Đến trang sau + Previous Slide: Về trang trước + First Slide: Về trang đầu + Last Slide: Đến trang cuối cùng + End show: Kết thúc trình chiếu * Run Program: (Chạy chương trình khác) Nhập đường dẫn và tệp tin chạy chương trình hoặc kích chuột vào nút Browse để tìm và chọn tập tin * Object Action: Bạn tuỳ chọn loại đối tượng nào thì sẽ có các lệnh khác nhau cho đối tượng đó * Play Sount: Click mở khung để chọn loại âm thanh 4.4 Thiết lập trình diễn cho toàn bộ Slide Trước khi trình chiếu, bạn cần thiết lập chế độ chuyển đổi từ Slide này sang Slide khác và các dạng kiểm soát trình chiếu như sau: 3.4.1. Thiết lập chế độ chuyển đổi giữa các Slide Chọn Slide Show / Slide Transition Cửa sổ Slide Transition hiển thị + Chọn hiệu ứng chuyển đổi trong khung của mục chọn Apply to selected slide + Chọn tốc độ hiệu ứng chuyển trang (Speed ) và âm thanh chuyển trang (Sound) trong mục Modify transition + Lựa chọn click chuột bất kỳ trên trang để chuyển sang trang khác (On mouse click) hoặc xác lập thời gian chuyển trang (Automatically after) trong mục chọn Advance slide Hình 4.7: Thiết lập chế độ chuyển đổi giữa các Slide 4.4.2 Thiết lập trình chiếu: Chọn Slide Show / Set Up Show Hộp thoại Set Up Show hiển thị sẽ cho phép lựa chọn các thông số như sau:
Hình 4.8: Thiết lập chế độ trình chiếu Trong đó: (i) Show type: + Presented by a speaker (full screen): Trình chiếu đầy màn hình + Loop continuously until ‘ESC’: Lặp lại liên tục cho đến khi nhấn phím ESC + Show without animation: Không trình chiếu hiệu ứng Tuỳ từng mục bạn thiết lập sẽ có các lựa chọn khác nhau (ii) Show slides: + All: Trình chiếu lần lượt tất cả các trang + From to : Trình chiếu từ trang .đến trang (iii) Advance slide: + Manually: Không chuyển đổi trang theo thời gian đã xác lập. Ở chế độ này sau khi trình chiếu xong, các hiệu ứng của các đối tượng trong trang hiện hành màn hình sẽ dừng lại và hiển thị một thực đơn điều khiển bên góc trái để người dùng điều khiển. + Using timings, If present: Trình chiếu với thời gian đã được thiết lập V. ĐÓNG GÓI, IN ẤN, TRÌNH DIỄN TỆP TIN TRÌNH DIỄN 5.1 Đóng gói tệp tin Khi chạy tập tin MS - PowerPoint dạng .ppt hay .pps thì trong máy tính phải cài đặt sẵn chương trình MS - PowerPoint. Khi đúng gói tập tin, chương trình sẽ tự động gộp thêm các tệp tin hệ thống này cho phép trình diễn tệp trình diễn trên máy tính chưa cài đặt Power
Point. Để đóng gói tệp tin trình diễn từ MS - PowerPoint, trước hết mở tập tin trình diễn trong Power Point và thực hiện như sau: Chọn File / Pack and Go Lưu ý: Nếu máy tính định sử dụng để trình diễn đã có sẵn MS - PowerPoint thì chỉ cần chép tệp tin dạng .pps là đủ. Để tạo tệp tin trình diễn có đuôi mở rộng là .pps thì chỉ cần lưu tệp tin dưới dạng PowePoint Show như sau: Hình 5.1: Lưu tệp tin dưới dạng có đuôi mở rộng .pps 5.2 Thực hiện in ấn Trong MS - PowerPoint, người dùng có thể in ra bài trình diễn của mình dưới dạng một Slide trên một trang hoặc nhiều Slide trên một trang. Thuật ngữ trong MS - PowerPoint gọi việc in trang in gồm nhiều Slide là in Handout, còn in trang in chỉ có một Slide là in Slides. Trước khi in, người dùng cần thay đổi các thông số của trang in như: hướng in, kích thước trang in nếu không muốn dùng các thông số mặc định. 5.2.1 Thay đổi các thông số trang in Trước hết chọn chức năng File->Page Setup, ta thu được cửa sổ cho phép thiết lập các thông số trang in như sau:
Hình 5.2: Thiết lập các thông số trang in 5.2.2 Thiết lập in mỗi Slide trên một trang Để in một Slide trên một trang, chọn File -> Print trên thanh Menu. Sau đó làm các bước như sau: Hình 5.3: Thiết lập in mỗi Slide trên một trang 5.2.2 Thiết lập in nhiều Slide trên một trang Để in nhiều Slide trên một trang, các thao tác giống như in một Slide trên một trang, ngoại trừ các thao tác sau:
Hình 5.4: Thiết lập in nhiều Slide trên một trang 5.3 Trình chiếu Slide 5.3.1 Trình chiếu Slide ở chế độ soạn thảo Để trình diễn cần chuyển sang khung nhìn Slide Show bằng các cách sau: Cách 1: Chọn phím F5 hoặc chọn chức năng Slide Show -> View Show trên thanh thực đơn. Cách 2: Kích chuột vào khung nhìn Slide Show như sau: Hình 5.5: Chuyển sang khung nhìn Slide Show Trong khung nhìn Slide Show, các Slide sẽ chiếm toàn màn hình, mỗi thời điểm chỉ 1 Slide được hiện ra. Sau khi chuyển sang chế độ Slide Show, để dịch chuyển tiến lui giữa các Slide, người trình diễn dùng 1 số nút bấm hoặc kích chuột như sau : Tiến: kích chuột hoặc bấm PgUp Lui: bấm PgDn Dừng trình diễn: bấm phím Esc. Dịch chuyển đến 1 Slide bất kỳ:
Kích chuột phải lên điểm bất kỳ của màn hình, rồi chọn Go -> Slide Navigator. Tiếp đến kích chọn Slide cần chuyển đến rồi kích Go To. Giữa các lần chuyển tiếp Slide, người trình diễn có thể dừng lại để thuyết minh về các nội dung trong Slide hiện thời trước khi chuyển sang Slide mới. 5.3.2 Trình chiếu từ tệp tin dạng .PPS Nếu tệp tin được lưu ở dạng .PPS thì chỉ cần kích đúp lên tệp tin đó và thực hiện các theo tác di chuyển giữa các Slide trong quá trình trình chiếu như ở chế độ soạn thảo. VI. KINH NGHIỆM SỬ DỤNG POWERPOINT Khi sử dụng PowerPoint, điều đầu tiên phải luôn ghi nhớ là style consistency, nghĩa là thống nhất trong phong cách: Font nào dùng cho Title, font nào cho content, màu sắc ra sao, background thế nào, bullets hình gì, tất cả đều phải thống nhất từ đầu tới cuối slideshow. Điều này có thể dễ dàng thực hiện nếu dùng Slide Master (View>Master>Slide Master). Có thể xem Slide Master là khuôn mẫu cho tất cả mọi slide trong slideshow. Slide Master gồm có 2 slide là Title Master (cho slide tựa đề) và Slide Master (cho nội dung). Bằng việc format 2 slide này, ta tác động đến toàn bộ các slide trong slideshow. Khác với Word - thường gõ xong văn bản thô mới tiến hành format; Quy trình chế bản các slideshow trong PowerPoint nên theo trình tự: - Format Slide Master trước (kể cả Animation) - Nhập nội dung - Tinh chỉnh riêng trong từng slide và cho Custom Animation 1. Background & màu font Nhiều người rất thích màu mè lờ loẹt, trong khi bóng đèn máy chiếu không có khả năng thể hiện chi tiết như trên màn hình. Do đó, khi chọn màu font thì phải tương phản với màu nền, chẳng hạn, nền trắng thì font đen, mà nền đen thì font trắng. (*) Không nên: - Màu background lòe loẹt. - Hình nền phức tạp. - Màu font gần giống màu nền. (*) Nên: - Màu background đơn, thật nhạt hoặc thật đậm. - Không có hình nền, họa tiết nếu có chỉ viền xung quanh. - Màu font & nền tương phản. 2. Font face Khi chế slideshow trong PowerPoint, phải đề phòng trường hợp khi chiếu trên máy tính khác bị thiếu font (gọi là bong). Do đó, nên dùng các font phổ thông của mã Unicode, mà tiện nhất là Arial. Trong PowerPoint XP có một lỗi khó hiểu là: Nếu gõ tiếng Việt bằng mã Unicode dựng sẵn, nếu dùng các font như Tahoma, Verdana, Times New Roman thì các ký tự có dấu đều chuyển về Arial hết. Khắc phục bằng cách gõ tiếng Việt Unicode tổ hợp, nhưng nhớ tắt phần Smart cut and paste trong Tools>Options>Edit đi.
Ngoài ra, trong một slide, chỉ nên dùng tối đa 2 font, 1 càng tốt: 1 font cho title, 1 font cho content. Quá nhiều font vừa gây rối vừa tăng rủi ro thiếu font. 3. Font style Nói tới font style tức là các dạng bold, italic, underline và màu sắc font. Một lỗi thường gặp là đôi khi ta lại chọn bold toàn bộ văn bản từ đầu đến đuôi. Điều đó làm rối mắt người đọc. Các dạng bold, italic, underline chỉ nên dùng để nhấn mạnh, hoặc dùng trong Title. Hiệu ứng shadow nên dùng hạn chế chỉ trong slide mớ đầu mà thôi. Các dạng emboss, engrave không nên dùng. Chỉ nên sử dụng chữ VIẾT HOA cho mục đích nhấn mạnh, hoặc cho Title. Nhưng không cứ nhất thiết Title phải viết hoa. 4. Font size Rất khó để đoán xem người đọc có đọc được nội dung hiển thị trên màn hình ko. Có một phép thử đơn giản là khi format thô xong, ta đứng cách xa màn hình để xem nhìn rõ nội dung ko. Đối với màn hình 15 inch thì khỏang cách này khỏang 1,5 -2 m tùy kích cỡ phòng sẽ trình bày & khỏang cách từ bảng chiếu tới khán giả. Nhưng giới hạn font nhỏ nhất có thể dùng là 18 pts với phần nội dung. Chỉ dùng size nhỏ hơn khi nào thật sự ko thể tinh giản nội dung được nữa. Cỡ font tối thiểu là 18. Size giữa các bullet level nên nhỏ dần từ 30>26>22>18. Nếu slide chỉ có vài câu không phân bullet thì cỡ 25 là vừa phải; Title Slide có thể tùy ý nhưng đừng để lớn quá làm người xem bị ngợp (khoảng 40 là vừa phải). 1.3.4. Công cụ quản trị Cơ sở dữ liệu Dữ liệu là một thành phần tối quan trọng trong bất cứ hệ thống thông tin nào. Trong quá trình vận hành của hệ thống, dữ liệu thường được lưu trữ lại để phục vụ quá trình xử lí và cung cấp thông tin. Các dữ liệu trong hệ thống thông tin khi lưu trữ lại sẽ tạo thành một cơ sở dữ liệu. Trong hệ thống thông tin máy tính, để quản trị được cơ sở dữ liệu, phải có một phần mềm với tư cách là công cụ quản trị cơ sở dữ liệu – gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều cần có ít nhất chức năng chính sau đây: Chức năng tạo lập: Tạo ra bộ chứa dữ liệu và các tệp chứa dữ liệu; Chức năng cập nhật: Bổ sung, thay đổi dữ liệu cho phù hợp với tình hình thực tế của hệ thống; Chức năng truy vấn: Có khả năng tra cứu, tìm kiếm thông tin từ cơ sở dữ liệu. Hiện nay, có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được sử dụng, mỗi hệ có nhưng ưu, nhược điểm nhất định. Mỗi hệ thống thông tin, tùy vào bài toán của mình mà lựa chọn lấy một hệ quản trị thích hợp. Những hệ đang sử dụng phổ biến là: - Oracle: Thường dùng cho các hệ thống thông tin quy mô lớn có nhu cầu chia sẻ thông tin qua mạng Internet. Ở Việt Nam hiện nay, đã có một số đơn vị đang sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này, chẳng hạn như: Ngành Hàng không với
hàng trăm đại diện có mặt ở nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới; Ngành Ngân hàng với quy mô toàn quốc và có xu hướng phát triển toàn cầu; - SQL Server: Hệ này cũng có những tính năng tương tự như Oracle nhưng quy mô của hệ thống bị hạn chế hơn, tính bảo mật thấp hơn, nhiều chức năng so với Oracle chưa được thiết lập. - Access: Là một thành phần trong bộ chương trình Office của MicroSoft. Hệ này chỉ cho phép dùng trên các máy đơn lẻ; Các tính năng tạo giao diện, tạo báo cáo, ngôn ngữ lập trình còn rất hạn chế nên thường phải sử dụng tích hợp với các phần mềm khác để thực hiện bài toán quản trị cơ sở dữ liệu trên hệ thống máy tính. - Visual FoxPro: Là một sản phẩm của MicroSoft dùng để quản trị cơ sở dữ liệu trong các hệ thống vừa và nhỏ. Visual FoxPro có đầy đủ các tính năng của Access nhưng nó được bổ sung thêm một loạt các chức năng khác để có thể hoàn thiện một ứng dụng quản trị cơ sở dữ liệu trên các máy tính đơn lẻ cũng như truy nhập dữ liệu từ xa qua bộ chuyển đổi dữ liệu ODBC. Người ta cũng có thể sử dụng kết hợp SQL Server với Visual FoxPro, trong đó, SQL Server được sử dụng với tư cách quản trị cơ sở dữ liệu, còn Visual FoxPro được sử dụng với tư cách là công cụ tạo các giao diện, báo cáo trên các trạm làm việc trong một hệ thống mạng máy tính.
Chương 2: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU VISUAL FOXPRO 1. CÁC KHÁI NIỆM CHUNG. 1.1. Khái niệm tệp cơ sở dữ liệu (Database file). Các thông tin trên thực tế thường lưu trữ dưới dạng bảng biểu, mỗi bảng biểu được thể hiện trên một bảng hai chiều, mỗi bảng hai chiều gồm các dòng, các cột. Trong bảng, thường thì mỗi cột chứa thông tin về một thuộc tính của các đối tượng, mỗi dòng chứa các thông tin về tất cả các thuộc tính cần quản lý của một đối tượng. Giao của mỗi dòng và một cột là giá trị cụ thể về một thuộc tính của một đối tượng tương ứng. Khi lưu trữ trên máy, mỗi bảng như vậy sẽ được ghi thành một tệp dữ liệu. Vậy có thể hiểu: Tệp dữ liệu là tệp chứa các thông tin về các thuộc tính của một tập hợp các đối tượng cùng loại cần cho việc quản lý (các đối tượng cùng loại với nghĩa là các đối tượng có chung các thuộc tính cần quản lý). Mỗi đối tượng sẽ được quản lý trên một số thuộc tính nhất định. Một bộ thông tin về tất cả các thuộc tính của một đối tượng sẽ được lưu trữ trong tệp gọi là một bản ghi dữ liệu (RECORD). Trên mỗi bản ghi sẽ chứa thông tin về các thuộc tính của một đối tượng. Thông tin về mỗi thuộc tính của đối tượng được ghi trong một phần của bản ghi gọi là một trường (Field). Vậy có thể hình dung: Mỗi tệp dữ liệu tương tự một bảng hai chiều gồm các dòng và các cột. Mỗi bản ghi tương ứng với một dòng trên bảng. Mỗi trường tương ứng với một cột trên bảng. Trường chính là đơn vị dữ liệu cơ sở của cơ sở dữ liệu. Mỗi trường được xác định bởi các đặc trưng sau đây: + Tên trường: Để đặt tên cho các tiêu thức, các trường trong một tệp phân biệt với nhau qua tên trường, không có hai trường trùng tên trong một tệp. Trong Fox, tên trường được người sử dụng đặt là một dãy không quá 10 ký tự thuộc loại chữ cái, chữ số, dấu gạch nối và bắt đầu phải là một chữ cái, không phân biệt chữ viết in và thường. Ví dụ: HO_TEN, DIEM1, SBD + Loại trường (kiểu trường): Để xác định loại thông tin chứa trong trường. Fox thường sử dụng các loại chính sau: - Loại ký tự (Character): Loại này có thể chứa các chữ cái, chữ số không tính toán và các ký tự đặc biệt. - Loại số (Numeric): Dùng để chứa các số có thể tham gia vào các phép toán số học.
- Loại ngày (Date): Để lưu trữ một ngày tháng năm cụ thể. - Loại logic (Logical): Để chứa các thông tin có hai giá trị trái ngược nhau của một thuộc tính. - Loại ký ức (Memo): Thường để ghi các thông tin của các thuộc tính dùng để tra cứu. + Độ rộng trường: Để xác định số ký tự nhiều nhất ghi được trong trường đó. Trong FOX: - Trường ký tự có độ rộng không quá 254 ký tự - Trường số có độ rộng không quá 20 chữ số - Trường ngày tháng có độ rộng 8 - Trường logic có độ rộng là 1 - Trường ký ức có độ rộng không quá 5000 + Số chữ số thập phân: Để xác định số chữ số thập phân được dùng đối với các trường số. Nếu số chữ số thập phân là 0 thì đó là số nguyên. Khi xây dựng một tệp dữ liệu trong FOX, cần chú ý: - Mỗi bản ghi có độ dài không quá 4000 ký tự. - Mỗi tệp không quá 128 trường. - Tệp dữ liệu có phần mở rộng là DBF (DataBase File). Ví dụ: Để quản lý kết quả học tập của 100 sinh viên, mỗi sinh viên cần biết: Họ tên, số báo danh, điểm thi môn 1, điểm thi môn 2 thì phải tổ chức một tệp gồm 100 bản ghi, mỗi bản ghi chứa thông tin về một học sinh, gồm 4 trường, chẳng hạn như: HOTEN SBD DIEM 1 DIEM 2 Nguyễn A 1 8 9 Trần B 2 9 7 1.2. Khái niệm cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu chính là một hệ thống các chương trình dùng để thực hiện các thao tác trên một cơ sở dữ liệu. Để xây dựng các chương trình và tạo các tệp dữ liệu ta phải sử dụng các ngôn ngữ của một hệ quản trị nào đó. Hiện nay có nhiều ngôn ngữ quản trị dữ liệu, chẳng hạn như: các hệ DBASE, FOX, ACCESS, LOTUS NOTE, SQL Server Trong các bài toán quản lý kinh tế hiện nay, FOX là một trong các ngôn ngữ được sử dụng phổ biến nhất. FOX được cải tiến từ Foxbase đến Foxpro rồi lên VISUAL FOX theo hướng tương thích đi lên. Trong chương trình này chúng tôi sẽ giới thiệu hệ quản trị dữ liệu FOX và chủ yếu dựa trên nền là cái lõi của Fox for Windows
2. HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU FOX. 2.1. Làm quen với FOX. 2.1.1. Khởi động FOX. Ta đã biết, các chương trình sau khi đã được cài đặt, để chạy từ WINDOWS, có thể dùng một trong ba cách: - Từ biểu tượng của chương trình trong màn hình chính của Windows. - Từ thực đơn START, chọn PROGRAM rồi chọn mục tương ứng. - Từ RUN, chọn tên tệp chương trình cần chạy rồi chọn OK để chạy. Sau khi khởi động xong, màn hình xuất hiện một cửa sổ lệnh (Command window), báo cho người sử dụng biết Fox đã được khởi động xong, sẵn sàng nhận các lệnh Fox để thực hiện. Ngoài cửa sổ lệnh là nơi người sử dụng có thể đưa lệnh vào, còn có một hệ thống thực đơn mà thông qua đó, người sử dụng có thể thực hiện được một số các lệnh cơ bản của Fox. Trong tài liệu này sẽ hướng dẫn làm việc với Fox thông qua các lệnh vào từ cửa sổ lệnh. 2.1.2 Thoát khỏi FOX. Có 3 cách thoát khỏi FOX: - Đưa lệnh QUIT vào từ cửa sổ lệnh - Chọn trên thực đơn lựa chọn File -> Exit - Đóng cửa sổ hoạt động của FOX Khi đó máy sẽ tự động đóng các tệp của FOX rồi thoát khỏi FOX, trở về môi trường WINDOWS.
2.2. Hai chế độ làm việc với FOX. 2.2.1. Chế độ hội thoại . Là chế độ đưa vào từng lệnh của FOX từ cửa sổ lệnh, kết thúc ấn , lệnh thực hiện ngay, xong lại quay về cửa sổ lệnh để chờ lệnh. Chế độ này có đặc điểm là các lệnh sau khi thực hiện không được lưu lại trên đĩa nên chỉ thường dùng để thực hiện các thao tác đơn giản trên các tệp dữ liệu hoặc để sửa, chạy chương trình FOX. 2.2.2. Chế độ chương trình. Là chế độ ghép các lệnh Fox thành một tệp chương trình Fox và ghi chương trình này lên đĩa. Tệp này có tên do người sử dụng đặt với phần mở rộng là .PRG (viết tắt của PROGRAM). Các chương trình có thể được soạn thảo ngay trong môi trường của FOX hoặc có thể dùng một hệ soạn thảo nào đó. Trong môi trường của FOX để soạn chương trình, từ cửa sổ lệnh ta đưa vào lệnh: MODIFY COMMAND Trong đó: Tên tệp là tên của tệp chương trình cần soạn, phần mở rộng ngầm định là .PRG Sau đó người sử dụng tiến hành soạn thảo chương trình tương tự như soạn văn bản, mỗi lệnh thường được viết trên một dòng, nếu dòng lệnh quá dài thì có thể viết trên nhiều dòng, nhưng để máy nhận biết các dòng của cùng một lệnh thì cuối các dòng dở dang phải có ký tự chấm phảy (;). Kết thúc toàn bộ chương trình ấn ^W để máy ghi chương trình lên đĩa. Để chạy chương trình đã có trên đĩa, từ cửa sổ lệnh ta đưa vào lệnh: DO Trong đó: là tên tệp chương trình cần chạy. Khi đó các lệnh trong chương trình sẽ được thực hiện theo đúng cấu trúc của nó đã có. Ví dụ: Giải phương trình bậc hai: ax2 + bx + c = 0 (a 0) 1. Để soạn chương trình ta gõ lệnh: Modify command GPTB2. PRG Sau đó trên màn hình soạn thảo ta đưa vào các dòng lệnh sau INPUT ‘vào a’ TO A INPUT ‘vào b’ TO B INPUT ‘ vào c’ TO C D = B * B - 4 * A * C IF D < 0 ? ‘phương trình vô nghiệm’ ELSE IF D = 0 ? ‘Phương trình có nghiệm kép X =’ , - B / (2 * A) ELSE
? ‘X1 =’ , ( - B - SQRT(D))/ (2 * A) ? ‘X2 =’ , ( - B + SQRT(D))/ (2 * A) ENDIF ENDIF ^W Các lệnh trên tạo thành một chương trình và được ghi lên đĩa với tên tệp là GPTB2.PRG đặt tại thư mục làm việc. 2. Để thực hiện chương trình trên tại cửa sổ lệnh ta đưa lệnh: DO GPTB2 Khi đó máy sẽ thực hiện các lệnh trong chương trình. 2.3. Các loại tệp chủ yếu dùng trong Fox. Loại tệp Phần mở rộng Viết tắt của Tệp CSDL . DBF Data Base File Tệp chỉ dẫn . IDX IndeX File Tệp chương trình . PRG Program file Tệp báo cáo . FRM Report FormFile Tệp ký ức . MEM Memo Variable file Trong khi viết tên các tệp của FOX, ta chỉ việc viết phần tên chính, còn phần mở rộng sẽ được Fox tự gán chính xác. 3. CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA FOX. 3.1. Các ký hiệu dùng trong FOX. FOX sử dụng mọi ký hiệu trong bảng mã ASC I I, gồm: - 26 chữ cái La tinh in và thường. - 10 chữ số Ả rập từ 0, 1, 2, ,9 - Các ký hiệu đặc biệt: +, - , *, Mỗi ký hiệu nói chung gọi là một ký tự. Một dãy ký tự gọi là xâu. Số ký tự trong xâu gọi là độ dài của xâu. Xâu không có ký tự nào gọi là xâu rỗng. 3.2. Từ khoá (Keywords). FOX sử dụng một số từ tiếng Anh với cách viết và ý nghĩa xác định, không dùng từ có nghĩa tương đương để thay thế - gọi là từ khoá. Tất cả cá từ khoá đều có thể viết tắt tới 4 ký tự đầu tiên. Ví dụ: MODIFY là từ khoá, có thể viết thành MODI
3.3. Các đại lượng. 3.3.1. Hằng . Là đại lượng có giá trị không đổi và cho trực tiếp. Hằng gồm các loại: - Hằng số: Được viết tắt theo cách viết của Châu Âu (Dùng dấu chấm (.) để ngăn cách phần nguyên và phần phân). Ví dụ: 123; 4.6; 5.7; 6. - Hằng xâu: Gồm một xâu ký tự bất kỳ có độ dài không quá 256 ký tự đặt trong cặp dấu nháy đơn hoặc cặp dấu nháy kép hoặc cặp dấu ngoặc vuông, nhưng phải chú ý là khi đặt trong cặp dấu nào thì dãy ký tự phải không gồm dấu bao ngoài. Ví dụ: ‘HA NOI’ “ Việt nam” [ ĐH TCKT] - Hằng ngày tháng : Để chỉ một ngày tháng năm cụ thể. Cách viết thông thường là: { mm/dd/ yy} hoặc {dd - mm - yy} Hoặc { m m/d d/ yyyy} hoặc {dd - mm - yyyy} Trong đó: mm - 2 chữ số chỉ tháng (month) d d - 2 chữ số chỉ ngày (day) yy - 2 chữ số cuối của năm (year) yyyy - 4 chữ số của năm - Hằng logic: FOX sử dụng hai hằng .T. (True) và . F. (False) để chỉ giá trị các mệnh đề logic có thoả mãn hay không. 3.3.2. Biến. Biến là đại lượng có giá trị có thể thay đổi và được thể hiện thông qua tên biến. Trong FOX, có hai kiểu biến : Biến trường và biến bộ nhớ. Biến trường (còn gọi là trường): Là các tên trường trong tệp dữ liệu. Các biến này chỉ được sử dụng khi đang làm việc với tệp dữ liệu có chứa các trường đó (tệp đang mở). Tên trường do người sử dụng tự đặt khi khai báo cấu trúc tệp (xem lệnh CREATE), gồm không quá 10 ký hiệu thuộc loại chữ số, chữ cái, dấu gạch dưới và bắt đầu phải bằng chữ cái, không phân biệt chữ in và thường. Biến bộ nhớ (còn gọi là biến, biến nhớ): Là các biến trung gian được sử dụng trong quá trình làm việc với FOX. Các biến thuộc loại này thường không được lưu trữ lên đĩa. Tên biến nhớ gồm không quá 254 ký hiệu thuộc loại chữ số, chữ cái và dấu gạch dưới bắt đầu không là chữ số. Tuy nhiên, người ta thường đặt tên biến có tính gợi nhớ.
3.3.3. Biến có chỉ số. Biến có chỉ số: Là một dạng đặc biệt của biến nhớ để mô tả các đại lượng mang chỉ số, cách viết biến chỉ số như sau: Tên biến (các chỉ số) Trong đó: Tên biến đặt giống như tên biến nhớ, các chỉ số viết cách nhau dấu phảy. Tuy vậy, FOX là hệ quản trị để xử lý các bảng 2 chiều nên ở đây sẽ có không quá hai chỉ số. Ví dụ: Biến Viết trong FOX a1 A(1) xi j X(I,J) Muốn sử dụng biến có chỉ số, trước hết phải tạo ra nó (xem lệnh DIMENSION). 3.3.4. Hàm. Cũng như mọi ngôn ngữ khác, FOX có một hệ thống các hàm, song hàm trong FOX rất phong phú và thiên về xử lý các bài toán quản lý. Trong chương trình này chúng tôi xin giới thiệu một số hàm chính thường dùng là: 3.3.4.1. Các hàm thao tác trên xâu ký tự. a. Hàm LEN Dùng để xác định độ dài một xâu ký tự. Dạng hàm: LEN( ) Hàm cho giá trị là độ dài của xâu xác định bởi . Ví dụ: ? LEN(‘INFORMATION’) 11 ? LEN(‘’) 0 b. Hàm TYPE Dùng để cho biết kiểu của một biểu thức kiểu ký tự. Dạng hàm : TYPE( ) Hàm cho biết kiểu của giá trị của biểu thức ghi trong , giá trị của hàm là một trong các ký tự sau: C nếu là biểu thức kiểu ký tự N nếu là biểu thức kiểu số
L nếu là biểu thức kiểu logic D nếu là biểu thức kiểu ngày tháng M nếu là biểu thức kiểu ký ức U nếu không xác định được loại biểu thức. Ví dụ : ? TYPE(‘Hà văn Hùng’) C ? TYPE(‘3+4*5’) N ? TYPE(‘CTOD(‘01/21/99’)’) D ? TYPE(‘4 ’B’’) L ? TYPE(12345) U c. Hàm LEFT Dùng để trích ra một xâu con ở phía trái từ một xâu ký tự. Dạng hàm: LEFT( , ) Trong đó: n là một biểu thức số. Hàm cho giá trị là một xâu con gồm n ký tự trái nhất trích ra từ . Nếu giá trị của n lớn hơn độ dài của giá trị biểu thức xâu, giá trị của hàm sẽ là toàn bộ biểu thức xâu. Nếu giá trị của n nhỏ hơn hoặc bằng 0 thì giá trị của hàm là một xâu rỗng. Nếu giá trị của n không nguyên thì FOX sẽ lấy giá trị là phần nguyên của biểu thức n. Ví dụ: ? LEFT(‘ABCDE’,2) AB ? LEFT(‘ABCDE’,5+2) ABCDE ? LEFT(‘ABCDE’,-2) ? LEFT(‘ABCDE’,3.7) ABC d. Hàm RIGHT Dùng để trích ra một xâu con ở phía phải từ một xâu ký tự. Dạng hàm: RIGHT( , )
Trong đó: n là một biểu thức số. Hàm cho giá trị là một xâu con gồm n ký tự phải nhất trích ra từ . Nếu giá trị của n lớn hơn độ dài của giá trị biểu thức xâu, giá trị của hàm sẽ là toàn bộ biểu thức xâu. Nếu giá trị của n nhỏ hơn hoặc bằng 0 thì giá trị của hàm là một xâu rỗng. Nếu giá trị của n không nguyên thì FOX sẽ lấy giá trị là phần nguyên của biểu thức n. Ví dụ: ? RIGHT(‘ABCDE’,2) DE ? RIGHT(‘ABCDE’,5+2) ABCDE ? RIGHT(‘ABCDE’,-2) ? RIGHT(‘ABCDE’,3.7) CDE e. Hàm SUBSTR Dùng để trích ra một xâu con trong một xâu ký tự bắt đầu từ một vị trí nào đó. Dạng hàm: SUBSTR( , [,m] ) Trong đó: n, m là các biểu thức số để chỉ vị trí bắt đầu trích và số ký tự cần trích ra ở BT xâu. Hàm cho giá trị là một xâu con gồm m ký tự bắt đầu từ ký tự thứ n tính về phía cuối của BT xâu. Nếu giá trị của n lớn hơn độ dài của giá trị biểu thức xâu, FOX sẽ báo lỗi “ Beyond string”. Nếu giá trị của m nhỏ hơn hoặc bằng 0 thì giá trị của hàm là một xâu rỗng. Nếu giá trị của m không nguyên thì FOX sẽ lấy giá trị là phần nguyên của biểu thức m. Nếu không viết m hoặc giá trị của m lớn hơn chiều dài của BT xâu thì giá trị của hàm là một xâu gồm tất cả các ký tự từ vị trí n về cuối BT xâu. Ví dụ: ? SUBSTR(‘ABCDE’,2,3) BCD ? SUBSTR(‘ABCDE’,3,6) CDE ? SUBSTR(‘ABCDE’,2,-2) ? SUBSTR(‘ABCDE’,2,3.7) BCD ? SUBSTR(‘ABCDE’,4)
DE f. Hàm REPLICATE Dùng để lặp lại giá trị của một xâu ký tự. Dạng hàm: REPLICATE( , ) Trong đó: n là một biểu thức số. Hàm cho giá trị là một xâu gồm giá trị của BT xâu được lặp n lần. Nếu giá trị của n nhỏ hơn hoặc bằng 0 thì giá trị của hàm là một xâu rỗng. Nếu giá trị của n không nguyên thì FOX sẽ lấy giá trị là phần nguyên của biểu thức n. Ví dụ: ? REPLICATE(‘ABCDE’,2) ABCDEABCDE ? REPLICATE(‘ABCDE’,-10) ? REPLICATE(‘ABCDE’,2.9) ABCDEABCDE g. Hàm LTRIM, RTRIM, ALLTRIM Dùng để cắt các ký tự trống trong một xâu ký tự. Dạng hàm: LTRIM( ) RTRIM( ) ALLTRIM( ) Hàm LTRIM sẽ cho giá trị là một xâu lấy từ giá trị BT xâu sau khi đã cắt hết các ký tự trống ở phía trái. Hàm RTRIM sẽ cho giá trị là một xâu lấy từ giá trị BT xâu sau khi đã cắt hết các ký tự trống ở phía phải. Hàm AALTRIM sẽ cho giá trị là một xâu lấy từ giá trị BT xâu sau khi đã cắt hết các ký tự trống ở cả hai phía trái và phải. Ví dụ: ? LTRIM(‘ ABCDE’) ABCDE ? RTRIM(‘Nguyễn văn Hùng ’)+’Sinh ngày:1/1/1970’ Nguyễn văn HùngSinh ngày:1/1/1970 ? AALTRIM(‘ ABCDE ’) ABCDE h. Hàm AT
Dùng để tìm kiếm vị trí một xâu con chứa trong một xâu ký tự. Dạng hàm: AT( , ) Trong đó : BT xâu 1, BT xâu 2 là các xâu ký tự. Hàm này tìm kiếm giá trị của BT xâu 1 trong xâu xác định bởi giá trị của BT xâu 2. Giá trị của hàm là một số chỉ ra vị trí bắt đầu của xâu 1 trong xâu 2. Nếu giá trị của BT xâu 1 không có trong giá trị của BT xâu 2 ( không là xâu con) thì hàm cho giá trị là số 0. Ví dụ: ? AT(‘ABC’,’123ABCD’) 4 ? AT(‘Hương’, ‘NGUYỄN THỊ HƯƠNG’) 0 i. Hàm LOWER Dùng để chuyển tất cả các chữ cái trong xâu ký tự thành chữ thường. Dạng hàm: LOWER( ) Hàm sẽ cho giá trị là một xâu là kết quả của giá trị BT xâu đã chuyển tất cả các chữ cái thành chữ thường. Ví dụ : ? LOWER(‘123aBcD’) 123abcd j. Hàm UPPER Dùng để chuyển tất cả các chữ cái trong xâu ký tự thành chữ in. Dạng hàm: UPPER( ) Hàm sẽ cho giá trị là một xâu là kết quả của giá trị BT xâu đã chuyển tất cả các chữ cái thành chữ in. Ví dụ : ? UPPER(‘123aBcD’) 123ABCD 3.3.4.2. Các hàm chuyển loại dữ liệu. a. Hàm VAL Dùng để chuyển loại dữ liệu từ loại xâu sang loại số. Dạng hàm: VAL( ) Hàm sẽ chuyển giá trị BT xâu thành một số tương ứng. Trong trường hợp giá trị BT xâu không biểu diễn một số nào thì hàm cho giá trị là số không “0”. Ví dụ:
? VAL(‘123’+’45’) 12345 (Đây là số 12.345) ? VAL(‘12H1’) 1. (số 12) ? VAL(‘XYZT’) (số 0) b. Hàm STR Dùng để chuyển giá trị một biểu thức số thành một xâu ký tự tương ứng. Dạng hàm: STR( [,n] [,m]) Trong đó: n, m là các biểu thức số. Hàm cho giá trị là một xâu biểu diễn giá trị của biểu thức số với độ dài là n và m ký tự sau dấu chấm. Nếu không viết m thì hiểu là dãy ký tự biểu diễn số nguyên. Nếu không viết n thì lấy độ dài ngầm định của xâu là 10. Nếu n nhỏ hơn số chữ số phần nguyên của giá trị Bt số thì xảy ra hiển tượng tràn nên giá trị của hàm n ký tự “ * “. Ví dụ: ? STR(20/3,5,2) 6.67 ( - một khoảng trống) ? STR(20/3,5) 7 ? STR(20/3) 7 c. Hàm CTOD Dùng để chuyển một xâu ký tự thành một ngày tương ứng. Dạng hàm: CTOD( ) Hàm chuyển giá trị Bt xâu thành một ngày (dữ kiệu loại ngày tháng) tương ứng. Ví dụ: NGAY=’01/21/98’ ? CTOD(NGAY) 01/21/98 ? TYPE(CTOD(NGAY)) D Khi biểu thức xâu không chuyển được thành một ngày tương ứng thì các giá trị ngày, tháng, năm sẽ bỏ trống. Ví dụ: Giá trị của hàm CTOD(‘abcdefgh’) là { / / }.
d. Hàm DTOC Dùng để chuyển giá trị một biểu thức ngày thành một xâu ký tự tương ứng. Dạng hàm: DTOC( ) Hàm chuyển giá trị thành một xâu ký tự tương ứng biểu diễn giá trị của nó. Ví dụ: NGAY={01/21/98} ? DTOC(NGAY) 01/21/98 (là một xâu) ? TYPE(DTOC(NGAY)) C 3.3.4.3. Một số hàm số toán học thường gặp: Hàm số nhận đối là số thực nằm trong miền xác định và giá trị của hàm là một số thực: Tên hàm Hàm Viết trong FOX Trị tuyệt đối của x | x | ABS(X) Căn bậc 2 của x X SQRT(X) E mũ x Ex EXP(X) Loga tự nhiên của x Lnx LOG(X) Phần nguyên của x [x] INT(X) Phần dư của x chia y X mod Y MOD(X,Y) Sin x sinx SIN(X) Cosin x cos x COS(X) Tang x tg x TAN(X) Giá trị nhỏ nhất Min {x1,x2, ,xn} MIN(x1,x2, ,xn) Giá trị lớn nhất Max{x1,x2, ,xn} MAX(x1,x2, ,xn) 3.3.4.4. Một số hàm khác: a. Hàm DATE() Để xác định ngày hệ thống. Dạng hàm: DATE() Hàm sẽ cho giá trị là ngày hiện tại theo sự cập nhật ngày của máy đang dùng. Dạng ngày sẽ theo SET DATE đã chọn. Ví dụ : ? DATE() 18-10-99 b. Hàm DAY()
Dùng để trích ra ngày từ giá trị một biểu thức ngày. Dạng hàm: DAY( ) Hàm cho giá trị là ngày được trích ra từ giá trị biểu thức ngày. Ví dụ: Ngay={21/01/99} ?DAY(NGAY) 21 (giá trị thuộc loại số) ? TYPE(‘DAY(NGAY)’) N c. Hàm MONTH() Dùng để trích ra tháng từ giá trị một biểu thức ngày. Dạng hàm: MONTH( ) Hàm cho giá trị là tháng được trích ra từ giá trị biểu thức ngày. Ví dụ: Ngay={21/01/99} ?MONTH(NGAY) 1 (giá trị thuộc loại số) ? TYPE(‘MONTH(NGAY)’) N d. Hàm YEAR() Dùng để trích ra năm từ giá trị một biểu thức ngày. Dạng hàm: YEAR( ) Hàm cho giá trị là năm được trích ra từ giá trị biểu thức ngày. Ví dụ: Ngay={21/01/99} ?YEAR(NGAY) 1999 (giá trị thuộc loại số) ? TYPE(‘YEAR(NGAY)’) N e. Hàm DOW() Dùng để xác định thứ tự của ngày trong tuần của ngày lấy ra từ biểu thức ngày. Dạng hàm: DOW( )