Báo cáo Xây dựng phần mềm Quản lý thu chi - Vũ Anh Hùng

Nội dung text: Báo cáo Xây dựng phần mềm Quản lý thu chi - Vũ Anh Hùng

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG ISO 9001:2008 X©y dùng phÇn mÒm qu¶n lý thu chi Chủ nhiệm đề tài: ThS. Vũ Anh Hùng - Bộ môn Công nghệ thông tin Thành viên tham gia: KS. Vũ Ngọc Oánh - Phòng Kế hoạch tài chính Hải Phòng, 5/2009
2. LỜI CẢM ƠN Nhóm tác giả xin chân thành cảm ơn GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị - Hiệu trƣởng trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng đã giúp đỡ, tạo mọi điều kiện tốt nhất để triển khai và hoàn thành đề tài. Cảm ơn Phòng Kế hoạch Tài chính đã đƣa ra những yêu cầu công việc thực tế cần phải giải quyết cho đề tài, đã cung cấp các hồ sơ tài liệu quý báu và đã cho ứng dụng đề tài vào để giải quyết công việc thu chi hàng ngày của Phòng từ năm 2003 đến nay. Cảm ơn Bộ môn Công nghệ thông tin đã tạo điều kiện về thời gian, vật chất, tài liệu và những đóng góp quý báu để hoàn thiện đề tài. Cảm ơn các đơn vị, phòng ban trong trƣờng và các đồng nghiệp.
3. ĐẶT VẤN ĐỀ Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng đƣợc thành lập ngày 24/09/1997. Ngay từ những ngày đầu mới thành lập mọi công việc quản lý của các phòng ban trong nhà trƣờng đều phải thực hiện bằng phƣơng pháp thủ công trên giấy tờ. Điều này không mang lại hiệu quả cao trong công việc, cần nhiều nhân lực và độ chính xác chƣa cao. Một trong những công việc quản lý rất quan trọng trong trƣờng đó là công việc quản lý theo dõi thu chi hàng ngày của Phòng Kế hoạch tài chính (KHTC). Đó là một khối lƣợng công việc nhiều, thay đổi hàng ngày mà giải quyết cần đƣợc nhanh chóng chính xác. Nhận thấy điều cấp bách này nhóm tác giả đã đề nghị Nhà trƣờng cho phép đƣa ứng dụng Công nghệ thông tin vào công việc quản lý theo dõi thu chi hàng ngày của phòng KHTC qua việc nghiên cứu để xây dựng phần mềm quản lý thu chi chạy trên máy tính để thực hiện đƣợc các công việc liên quan đến thu chi hàng ngày của phòng KHTC. Thời gian nghiên cứu để xây dựng phần mềm và chạy thử nghiệm nâng cấp từ tháng 2/2002 đến tháng 9/2003. Từ tháng 10/2003 bắt đầu đƣa vào chạy ứng dụng thực tế để quản lý theo dõi thu chi hàng ngày của phòng KHTC trên máy tính.Chƣơng trình chạy ổn định, kết quả xử lý nhanh, chính xác, đáp ứng đƣợc các yêu cầu nghiệp vụ công việc đề ra, dễ sử dụng. Đến nay chƣơng trình vẫn đang đƣợc tiếp tục sử dụng tại phòng KHTC.
4. CHƢƠNG 1: HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 1.1. MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ Hoạt động thu chi hàng ngày ở Bộ phận Tài vụ (nay là phòng Kế hoạch tài chính (KHTC)) đƣợc mô tả nhƣ sau: a) Qui trình thu tiền: Mỗi khi cán bộ công nhân viên, giáo viên, sinh viên và các khách ở ngoài trƣờng (gọi chung là khách) đến phòng KHTC để nộp tiền, trƣớc hết sẽ cung cấp các thông tin cần thiết về mình (họ tên, đơn vị, lý do nộp tiền, số tiền nộp) cho nhân viên kế toán. Dựa vào các thông tin đó thì nhân viên kế toán sẽ tiến hành viết phiếu thu (theo mẫu qui định gồm 2 liên: 1 liên để lưu, còn 1 liên khách giữ) sau đó khách mang phiếu thu đó đến gặp thủ quỹ để nộp tiền nhƣ số tiền đã đƣợc ghi trên phiếu thu, rồi thủ quỹ xác nhận trên phiếu thu là đã nộp tiền. b) Qui trình chi tiền: Mỗi khi khách đến phòng KHTC để nhận tiền, trƣớc hết sẽ xuất trình các chứng từ gốc có liên quan đã đƣợc lãnh đạo cấp trên duyệt đồng ý cho nhân viên kế toán, sau đó dựa vào các thông tin trên chứng từ đó thì nhân viên kế toán sẽ tiến hành viết phiếu chi (theo mẫu qui định gồm 2 liên: 1 liên để lƣu, còn 1 liên khách giữ) sau đó khách mang phiếu chi đó đến gặp thủ quỹ để nhận tiền nhƣ số tiền đã đƣợc ghi trên phiếu chi đó và thủ quỹ xác nhận trên phiếu chi là đã chi tiền. c) Lập báo cáo: Cuối mỗi ngày trƣớc khi kết thúc nhân viên kế toán sẽ tiến hành lập sổ báo cáo quỹ (theo mẫu qui định) trên sổ phải thể hiện rất chi tiết thông tin từng phiếu thu, phiếu chi đã đƣợc lập ra trong ngày. Cuối sổ phải tổng kết: tổng thu và tổng chi trong ngày, tính tổng số dƣ cuối ngày để chuyển thành số dƣ đầu ngày tiếp theo. Cuối tháng phải lập ra báo cáo thu chi trong tháng. Ngoài ra còn một số các báo cáo phức tạp khác mà nhân viên kế toán phải lập ra nhƣ: báo cáo tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, bảng theo dõi chi tiết nợ của khách, bảng theo dõi chi tiết góp vốn, Xuất phát từ thực tế công việc thu chi nhƣ vậy đều phải thực hiện bằng phƣơng pháp thủ công thì: công việc đƣợc xử lý chậm, tốn rất nhiều thời gian công sức, độ chính xác không cao, dễ xảy ra nhầm lẫn (đặc biệt là công việc lập các báo cáo). 1
5. 1.2. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP Thay cho việc phải thực hiện các công việc trên bằng phƣơng pháp thủ công thì sẽ đƣợc thực hiện xử lý trên máy tính bằng cách nghiên cứu để xây dựng một chƣơng trình phần mềm quản lý thu chi hàng ngày thực hiện đƣợc các yêu cầu nghiệp vụ công việc đề ra, đảm bảo xử lý công việc nhanh, chính xác, hiệu quả cao và dễ sử dụng. Để xây dựng đƣợc phần mềm có thể đáp ứng đƣợc các yêu cầu thực tế đề ra cần phải tìm hiểu, nghiên cứu một số nội dung sau: + Tìm hiểu lý thuyết về nghiệp vụ kế toán thu chi + Tìm hiểu nghiệp vụ công việc thu chi hiện tại, thu thập phân tích các hồ sơ tài liệu liên quan + Tìm hiểu về lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống theo hƣớng cấu trúc, để từ đó áp dụng phân tích thiết kế hệ thống hiện tại theo hƣớng cấu trúc và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ để lƣu trữ dữ liệu trên máy + Nghiên cứu lựa chọn hệ quản trị CSDL Access để tạo, lƣu trữ và quản lý dữ liệu trong CSDL trên máy. Ngôn ngữ lập trình Access Basic để lập trình xử lý các công việc theo yêu cầu từ dữ liệu đã có trong CSDL. Sau khi phần mềm đƣợc xây dựng hoàn thành, trƣớc hết sẽ cho chạy thử nghiệm từ 1 đến 3 tháng với dữ liệu thực tế để kiểm tra so sánh kết quả với kết quả thực hiện bằng phƣơng pháp thủ công lâu nay. Nếu kết quả chính xác thì mới tiến hành đƣa vào sử dụng thực tế để giải quyết các công việc thu chi hàng ngày. 1.3. CÁC GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN Công việc triển khai để xây dựng phần mềm đƣợc tổ chức thành 3 giai đoạn khác nhau bởi các mục đích công việc khác nhau dự kiến nhƣ sau: Số giờ Stt Tên công việc Thời gian thực hiện thực Ghi chú hiện 1. Tìm hiểu về nghiệp vụ kế toán 2/2002 ÷ 4/2002 70 giờ Giai đoạn 1 2
6. 2. Tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát 5/2002 ÷ 7/2002 110 giờ Giai đoạn 1 hệ thống, thu thập các hồ sơ tài liệu liên quan 3. Phân tích thiết kế hệ thống hiện 8/2002 ÷ 11/2002 450 giờ Giai đoạn 1 tại theo hƣớng cấu trúc và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ để lƣu trữ dữ liệu 4. Thử nghiệm, lựa chọn công 12/2002 ÷ 1/2003 50 giờ Giai đoạn 2 nghệ, các công cụ để cài đặt chƣơng trình 5. Lập trình để xây dựng chƣơng 2/2003 ÷ 5/2003 380 giờ Giai đoạn 2 trình 6. Chạy thử nghiệm chƣơng trình 6/2003 ÷ 7/2003 120 giờ Giai đoạn 2 từ số liệu giả định đến số liệu thật để kiểm tra kết quả xử lý 7. Cài đặt chƣơng trình cho ngƣời 8/2003 150 giờ Giai đoạn 3 sử dụng, đào tạo và hƣớng dẫn sử dụng 8. Bảo trì, nâng cấp, sửa chữa 9/2003 100 giờ Giai đoạn 3 9. Bắt đầu đƣa phần mềm vào sử 10/2003 Giai đoạn nhân dụng chính thức để thực hiện viên kế toán bắt công việc thu chi hàng ngày. đầu đƣa công việc hàng ngày của mình để thực hiện trên phần mềm 3
7. Nhƣ vậy tổng số giờ dự kiến để thực hiện cho từng giai đoạn là: + Giai đoạn 1: 630 giờ + Giai đoạn 2: 550 giờ + Giai đoạn 3: 250 giờ Tổng cộng 3 giai đoạn: 1430 giờ 4
8. CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 2.1.1. BIỂU ĐỒ NGỮ CẢNH a) Sơ đồ: 0 thông tin nộp tiền lập báo cáo phiếu thu QUẢN LÝ KHÁCH thông tin nhận tiền THU CHI LÃNH ĐẠO báo cáo phiếu chi HÀNG NGÀY b) Mô tả: + Mỗi khi KHÁCH có yêu cầu đến nộp tiền, sẽ cung cấp các thông tin cần thiết (tên, địa chỉ, lý do nộp, số tiền) để hệ thống căn cứ vào đó sẽ lập ra phiếu thu chuyển cho KHÁCH. + Mỗi khi KHÁCH có yêu cầu đến nhận tiền (kèm theo các chứng từ gốc liên quan), sẽ cung cấp các thông tin cần thiết (tên, địa chỉ, lý do nhận, số tiền) để hệ thống căn cứ vào đó sẽ lập ra phiếu chi chuyển cho KHÁCH. + LÃNH ĐẠO: Bất kỳ lúc nào lãnh đạo có yêu cầu lập báo cáo, hệ thống sẽ dựa vào tình hình thu chi hàng ngày để lập ra các báo cáo gửi cho lãnh đạo. 5
9. 2.1.2. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THU CHI HÀNG NGÀY 1. Cập nhật danh mục 2. Lập phiếu 3. Lập báo cáo 1.1. Thông tin đơn vị 2.1. Phiếu thu 3.1. Báo cáo quỹ hàng ngày 1.2. Thông tin khách 2.2. Phiếu chi 3.2. Báo cáo quỹ hàng tháng 1.3. Lý do thu chi 3.3. Tổng hợp chứng từ gốc cùng loại 3.4. Theo dõi chi tiết nợ 3.5. Theo dõi chi tiết góp vốn 2.1.3. MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG 1.1. Thông tin đơn vị: Cập nhật danh sách các đơn vị trong trƣờng và ngoài trƣờng có liên quan đến việc thu chi trong trƣờng 1.2. Thông tin khách: Cập nhật danh sách các nhân viên trong trƣờng (bao gồm thông tin các cán bộ công nhân viên, giáo viên, sinh viên) và các khách ngoài trƣờng trực tiếp liên quan đến việc thu tiền hoặc chi tiền 1.3. Lý do thu chi: Cập nhật chi tiết thông tin các lý do thu chi hàng ngày (tên lý do thu chi, nhóm tài khoản tương ứng) diễn ra trong trƣờng 2.1. Phiếu thu: Lập phiếu thu theo mẫu qui định mỗi khi có ngƣời đến nộp tiền (với yêu cầu: số phiếu thu tự động tăng dần, tự động đọc số tiền thu trên phiếu từ số thành chữ) 2.2. Phiếu chi: Lập phiếu chi theo mẫu qui định mỗi khi có ngƣời đến nhận tiền (với yêu cầu: số phiếu chi tự động tăng dần, tự động đọc số tiền chi trên phiếu từ số thành chữ) 3.1. Báo cáo quỹ hàng ngày: Cuối mỗi ngày sẽ lập ra báo cáo quỹ trong ngày theo mẫu qui định, cuối báo cáo thống kê: tổng thu, tổng chi trong ngày và số tồn cuối ngày để chuyển thành số dư đầu ngày tiếp theo 3.2. Báo cáo quỹ hàng tháng: Cuối tháng sẽ lập ra báo cáo quỹ từng ngày trong tháng theo mẫu qui định hoặc lập báo cáo quỹ trong một khoảng thời gian bất kỳ 6
10. 3.3. Tổng hợp chứng từ gốc cùng loại: Lập báo cáo tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại (phiếu thu, phiếu chi) theo mẫu qui định 3.4. Theo dõi chi tiết nợ: Lập báo cáo theo dõi chi tiết nợ hàng ngày 3.5. Theo dõi chi tiết góp vốn: Lập báo cáo theo dõi chi tiết góp vốn của các các bộ công nhân viên giáo viên. 2.1.4. DANH SÁCH HỒ SƠ SỬ DỤNG a. Thông tin khách b. Bảng lý do thu chi c. Phiếu thu d. Phiếu chi e. Báo cáo 2.1.5. MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG Các thực thể dữ liệu a. Thông tin khách b. Bảng lý do thu chi c. Phiếu thu d. Phiếu chi e. Báo cáo Các chức năng a b c d e 1. Cập nhật danh mục U U 2. Lập phiếu R R C C 3. Lập báo cáo R R C 7
11. 2.2. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 0 KHÁCH thông tin khách 1.0 a Thông tin khách CẬP NHẬT lý do thu chi NHÂN VIÊN DANH MỤC KẾ TOÁN b Bảng lý do thu chi thông tin nộp tiền 2.0 phiếu thu KHÁCH thông tin nhận tiền LẬP PHIẾU c Phiếu thu phiếu chi d Phiếu chi 3.0 y/c báo cáo LẬP BÁO e Báo cáo LÃNH báo cáo ĐẠO CÁO 8
12. 2.3. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.3.1. MÔ HÌNH ER mã đv tên đơn vị tên lý do ĐƠN VỊ mã ld ngày thu 1 số pt m LOẠI nộp THU CHI thuộc tiền n n số tiền có n nhóm tài n khoản NHÂN VIÊN 1 m LOẠI TÀI nhận KHOẢN họ tên mã nv tiền số tiền số pc tên tài ngày chi khoản 2.3.2. MÔ HÌNH QUAN HỆ a) Các quan hệ ĐƠN VỊ (mã đv, tên đơn vị) NHÂN VIÊN (mã nv, họ tên, mã đv) LOẠI TÀI KHOẢN (nhóm tài khoản, tên tài khoản) LOẠI THU CHI (mã ld, tên lý do, nhóm tài khoản) THU (số pt, ngày thu, số tiền, mã nv, mã ld) CHI (số pc, ngày chi, số tiền, mã nv, mã ld) 9
13. b) Mô hình quan hệ c) Mô tả các bảng dữ liệu + Bảng DONVI: lƣu trữ các thông tin về các đơn vị trong và ngoài trƣờng: + Bảng NHANVIEN: lƣu trữ các thông tin về các cán bộ công nhân viên, giáo viên, sinh viên trong trƣờng và các khách ngoài trƣờng đến nộp tiền hoặc nhận tiền ở phòng KHTC: 10
14. + Bảng LOAITAIKHOAN: lƣu trữ các thông tin về các tài khoản đƣợc sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thu chi ở trƣờng: + Bảng LOAITHUCHI: lƣu trữ các thông tin về các lý do thu tiền, chi tiền hàng ngày ở trƣờng: + Bảng THU: lƣu trữ các thông tin về các phiếu thu đƣợc tạo ra hàng ngày: 11
15. + Bảng CHI: lƣu trữ các thông tin về các phiếu chi đƣợc tạo ra hàng ngày: 12
16. CHƢƠNG 3: KẾT QUẢ THỰC NGHIỆM ĐỀ TÀI Sản phẩm của đề tài là phần mềm hoàn chỉnh đƣợc cài đặt bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và ngôn ngữ lập trình Access Basic chạy trên hệ điều hành Windows 9X với máy tính cấu hình tối thiểu: 500 Mhz, RAM 64 MB, HDD 4.3 GB. Phần mềm khi chạy đã đáp ứng đƣợc gần nhƣ hầu hết các nghiệp vụ công việc thu chi hàng ngày của phòng KHTC, chạy ổn định, chính xác, xử lý các công việc nhanh. Sau đây là một số giao diện và kết quả đạt đƣợc của chƣơng trình. 3.1. MỘT SỐ GIAO DIỆN CHƢƠNG TRÌNH a) Cập nhật dữ liệu 13
17. b) Tạo phiếu thu và phiếu chi 14
18. c) Tạo lập báo cáo 15
19. d) Phiếu thu và Phiếu chi đƣợc tạo lập theo mẫu qui định 16
20. 3.2. MỘT SỐ BÁO CÁO 18
21. 3.3. ĐÁNH GIÁ KHẢ THI - Đạt đƣợc tất cả các yêu cầu công việc thu chi hàng ngày đặt ra - Tăng tính linh hoạt trong việc truy cập tìm kiếm thông tin mỗi khi cần kiểm tra. - Khuyến khích cán bộ làm việc tốt hơn với các điều kiện, phƣơng tiện và công nghệ mới - Tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán - Tạo sự thúc đẩy để phát triển các phần mềm khác trong trƣờng - Sử dụng khai thác hiệu quả các máy tính trong trƣờng - Giảm đƣợc sức lao động cho nhân viên kế toán phụ trách về công việc này, đặc biệt trong việc lập các báo cáo hàng ngày, hàng tháng theo qui định. 21
22. KẾT LUẬN Phần mềm quản lý thu chi với đầy đủ các tính năng đã giúp cho các nhân viên kế toán phòng Kế hoạch tài chính quản lý theo dõi đƣợc toàn bộ việc thu chi hàng ngày của trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng. Phần mềm đã đƣợc đƣa vào ứng dụng thực tế cho công việc của phòng KHTC từ tháng 10/2003 cho đến nay, với số lƣợng phiếu thu phải tạo lập khoảng 2500 phiếu / 1 năm và số lƣợng phiếu chi 1800 phiếu / 1 năm với trên 500 các lý do thu chi khác nhau. Phần mềm chạy ổn định, chính xác, xử lý các công việc nhanh, đáp ứng tốt các yêu cầu công việc đề ra, dễ sử dụng, đƣợc đơn vị sử dụng đánh giá cao. 22
23. BẢNG CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC ĐƢỢC THỰC HIỆN TRONG THỜI GIAN TRIỂN KHAI ĐỀ TÀI Thời gian Số giờ Stt Tên công việc Ghi chú thực hiện thực hiện 1. Tìm hiểu về nghiệp vụ kế toán 2/2002 ÷ 4/2002 70 giờ Giai đoạn 1 2. Tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát hệ thống, thu thập các hồ sơ tài 5/2002 ÷ 6/2002 140 giờ Giai đoạn 1 liệu liên quan 3. Nghiên cứu đề xuất để lập ra các 7/2002 70 giờ Giai đoạn 1 mẫu báo cáo 4. Phân tích thiết kế hệ thống hiện tại theo hƣớng cấu trúc và thiết 8/2002 ÷ 11/2002 420 giờ Giai đoạn 1 kế cơ sở dữ liệu quan hệ để lƣu trữ dữ liệu 5. Thử nghiệm, lựa chọn công nghệ, các công cụ để cài đặt 12/2002 35 giờ Giai đoạn 2 chƣơng trình 6. Lập trình để xây dựng chƣơng 1/2003 ÷ 5/2003 560 giờ Giai đoạn 2 trình 7. Chạy thử nghiệm chƣơng trình từ 6/2003 175 giờ Giai đoạn 2 số liệu giả định đến số liệu thật. 8. Tính toán xử lý kết quả bằng thủ công và đối chiếu so sánh với kết 7/2003 105 giờ Giai đoạn 2 quả xử lý của chƣơng trình với cùng bộ dữ liệu đầu vào. 23
24. 9. Cài đặt chƣơng trình cho ngƣời sử dụng, đào tạo và hƣớng dẫn 8/2003 140 giờ Giai đoạn 3 sử dụng 10. Bảo trì, nâng cấp, sửa chữa, bổ 9/2003 160 giờ Giai đoạn 3 sung các yêu cầu mới. 11. Đƣa phần mềm vào sử dụng Bộ phận Tài vụ chính thức chính thức để thực hiện công 10/2003 sử dụng chƣơng trình vào việc thu chi hàng ngày. công việc thu chi hàng ngày. Tổng số giờ thực tế thực hiện của từng giai đoạn công việc nhƣ sau: Giai đoạn 1: 700 giờ Giai đoạn 2: 875 giờ Giai đoạn 3: 300 giờ Tổng cộng: 1875 giờ, tƣơng ứng với 268 ngày công làm việc 24
25. TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu Tiếng Việt 1. Nguyễn Văn Vỵ (2002), Phân tích thiết kế các hệ thống thôn tin hiện đại, hướng cấu trúc - hướng đối tượng, NXB Thống kê, Hà nội. 2. GS. Phạm Văn Ất (1997), Kỹ thuật lập trình Access trên Windows, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà nội. 3. GS. Phạm Văn Ất (1999), Sử dụng Microsoft Access trong các bài toán quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà nội. 4. Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Tài liệu Tiếng Anh Elmasri and Navathe (2004), Fundamentals of Database Systems, Fourth Edition. 25