›

Các thủ thuật với Office

doc 64 trang huongle 6610
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Các thủ thuật với Office", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • doccac_thu_thuat_voi_office.doc

Nội dung text: Các thủ thuật với Office

  1. Các thủ thuật với Office , Tháng năm
  2. Tài liệu biên tập riêng cho nhimxulong1982, cố lên! Phím tắt trong Windows 5 Phím tắt trong EXCEL 7 Tạo phím tắt tùy chọn trong Word 8 Review hot-key for Word & Excel: 8 And Excel hot-key 11 Phím Chức năng 12 Cách mở hướng dẫn về phím tắt trong MS Word 14 Một số phím tắt trong Word rất hay, hi vọng mọi người thích 14 Phím tắt trong Equation dùng để gõ công thức trong word 16 Copy Format 17 phím tắt Word 17 Học 1 chút về MS Word nhé! 23 Phần 1 23 Phóng to hay thu nhỏ 23 Định dạng nhanh chóng 23 Thêm nhiều lựa chọn hơn 24 Xuống dòng không tạo chỉ mục 24 Các Smart Tags 24 Phần 2 24 Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng 25 Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng 25 Sử dụng lệnh Paste Special 26 Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng 26 Xoá thông tin cá nhân 26 Phần 3 27 Vẽ một đường thẳng 27 Máy tính có sẵn trong Word 27 Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes 27 Status Bar có gì cho bạn? 28 Tuỳ biến AutoText 28 Phần 4 28 Track changes - So sánh các văn bản 28 Split – So sánh nhiều phần của văn bản 29 Bảo vệ văn bản của bạn 29 Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản 30 Đặt font chữ mặc định 30 Phần 5 30 Tính toán trên bảng 30 Tạo bảng nhanh chóng 31 Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới 31 Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước 31 Giấu tên văn bản trong Recently Used Files 32 Phần 6 32 Format chữ trong AutoCorrect 33 Phím tắt để gạch chân 33 Format toàn văn bản 33 Tạo lập template yêu thích 33 Phần 7 34
  3. Phần 8 36 Phần 9 36 Phần 10 36 In nội dung của Autotext 36 Kéo nội dung ra Desktop Windows 37 Tắt và mở Screentip 37 Phần 11 37 Tạo mới các kiểu style trong Word 37 Học MS Excel nè! 39 Phần 1 40 Phím tắt thông dụng trong Excel 40 Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter 40 Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng 40 Phần 2 40 Một trang - Một biểu đồ 41 Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng 41 Xác nhận thông tin 41 Tuỳ biến danh sách 42 Phần 3 42 Định nghĩa hằng số trong bảng tính 43 Biểu đồ tự cập nhật 43 Công thức đúng hay sai? 43 Dấu cột hay hàng? 43 Bảo vệ bảng tính 44 Phần 4 44 Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel 44 Chọn lọc khi chép và dán nội dung trong bảng tính Excel 45 Chuyển đổi dễ dàng giữa các kiểu chữ trong Excel 46 Phần 5 46 Hiển thị đối số của các hàm 47 Tham chiếu các hàm 47 Dùng F9 để tính tạm thời 47 Liên kết text box tới dữ liệu trong ô 47 Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô 48 Sử dụng Advanced Filter 48 Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter 48 Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu 48 Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau 49 Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc 49 Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành 49 Làm vừa dữ liệu trong một trang 49 Hiển thị các ô hay dùng 49 Tìm nhanh các ô có chứa công thức 49 Bổ sung Shift nền web vào bảng tính 50 Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức 50 Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút? 50 Hiển thị công thức một cách an toàn 50 Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường 50 Chuyển đổi các nhăn tới các số 51 Phần 6 51
  4. Tạo Macro để hiển thi tên tập tin trên Header và Footer 51 Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm 51 Để dễ dàng cho các bạn mới học word: mình có những mẹo vặt sau đây: 51 Microsoft Excel 2000:Racing 52 Thêm Powerpoint nữa, cố lên! 53 Giấu slide 53 Căn chỉnh đối tượng 53 Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau 53 Di chuyển đối tượng chính xác hơn 54 Trình diễn từng slide riêng biệt 54 Khai thác các tính năng tuyệt vời của MS PowerPoint 54 1. Trợ giúp báo cáo dùng 2 màn hình trong PowerPoint 54 2. Tạo nhiều hình nền trong các báo cáo dùng PowerPoint (PPT) 55 3. Di chuyển nhanh đến các trang cần báo cáo hoặc các hình, film minh họa 55 Phím F4 có gì mà hay ta? 56 Thủ thuật nâng cao MS Word, biết càng nhiều càng ít nhỉ? 56 Tự động cài đặt thiết lập ưa thích hàng ngày 57 Tránh cảnh báo phiền phức 57 Dán văn bản không chứa định dạng 58 Loại bỏ những kí lạ, dấu xuống dòng trong văn bản 58 Sử dụng menu Work 58 Thủ thuật làm việc với những tài liệu dài 59 Mail Merge số liệu giữa Word và Excel 59 Đóng "mộc" cho tập tin văn bản 61 Phím tắt 63
  5. Phím tắt trong Windows General Keyboard-Only Commands • F1: Starts Windows Help • F10: Activates menu bar options • SHIFT+F10 Opens a shortcut menu for the selected item (this is the same as right-clicking an object • CTRL+ESC: Opens the Start menu (use the ARROW keys to select an item) • CTRL+ESC or ESC: Selects the Start button (press TAB to select the taskbar, or press SHIFT+F10 for a context menu) • ALT+DOWN ARROW: Opens a drop-down list box • ALT+TAB: Switch to another running program (hold down the ALT key and then press the TAB key to view the task-switching window) • SHIFT: Press and hold down the SHIFT key while you insert a CD-ROM to bypass the automatic-run feature • ALT+SPACE: Displays the main window's System menu (from the System menu, you can restore, move, resize, minimize, maximize, or close the window) • ALT+- (ALT+hyphen): Displays the Multiple Document Interface (MDI) child window's System menu (from the MDI child window's System menu, you can restore, move, resize, minimize, maximize, or close the child window) • CTRL+TAB: Switch to the next child window of a Multiple Document Interface (MDI) program • ALT+underlined letter in menu: Opens the menu • ALT+F4: Closes the current window • CTRL+F4: Closes the current Multiple Document Interface (MDI) window • ALT+F6: Switch between multiple windows in the same program (for example, when the Notepad Find dialog box is displayed, ALT+F6 switches between the Find dialog box and the main Notepad window) Shell Objects and General Folder/Windows Explorer Shortcuts For a selected object • F2: Rename object • F3: Find all files • CTRL+X: Cut • CTRL+C: Copy • CTRL+V: Paste • SHIFT+DELETE: Delete selection immediately, without moving the item to the Recycle Bin • ALT+ENTER: Open the properties for the selected object To Copy a File Press and hold down the CTRL key while you drag the file to another folder. To Create a Shortcut Press and hold down CTRL+SHIFT while you drag a file to the desktop or a folder. General Folder/Shortcut Control • F4: Selects the Go To A Different Folder box and moves down the entries in the box (if the toolbar is active in Windows Explorer) • F5: Refreshes the current window. • F6: Moves among panes in Windows Explorer
  6. • CTRL+G: Opens the Go To Folder tool (in Windows 95 Windows Explorer only) • CTRL+Z: Undo the last command • CTRL+A: Select all the items in the current window • BACKSPACE: Switch to the parent folder • SHIFT+click+Close button: For folders, close the current folder plus all parent folders Windows Explorer Tree Control • Numeric Keypad *: Expands everything under the current selection • Numeric Keypad +: Expands the current selection • Numeric Keypad -: Collapses the current selection. • RIGHT ARROW: Expands the current selection if it is not expanded, otherwise goes to the first child • LEFT ARROW: Collapses the current selection if it is expanded, otherwise goes to the parent Properties Control • CTRL+TAB/CTRL+SHIFT+TAB: Move through the property tabs Accessibility Shortcuts • Press SHIFT five times: Toggles StickyKeys on and off • Press down and hold the right SHIFT key for eight seconds: Toggles FilterKeys on and off • Press down and hold the NUM LOCK key for five seconds: Toggles ToggleKeys on and off • Left ALT+left SHIFT+NUM LOCK: Toggles MouseKeys on and off • Left ALT+left SHIFT+PRINT SCREEN: Toggles high contrast on and off Mcft Natural Keyboard Keys • Windows Logo: Start menu • Windows Logo+R: Run dialog box • Windows Logo+M: Minimize all • SHIFT+Windows Logo+M: Undo minimize all • Windows Logo+F1: Help • Windows Logo+E: Windows Explorer • Windows Logo+F: Find files or folders • Windows Logo+D: Minimizes all open windows and displays the desktop • CTRL+Windows Logo+F: Find computer • CTRL+Windows Logo+TAB: Moves focus from Start, to the Quick Launch toolbar, to the system tray (use RIGHT ARROW or LEFT ARROW to move focus to items on the Quick Launch toolbar and the system tray) • Windows Logo+TAB: Cycle through taskbar buttons • Windows Logo+Break: System Properties dialog box • Application key: Displays a shortcut menu for the selected item Mcft Natural Keyboard with IntelliType Software Installed • Windows Logo+L: Log off Windows • Windows Logo+P: Starts Print Manager • Windows Logo+C: Opens Control Panel • Windows Logo+V: Starts Clipboard • Windows Logo+K: Opens Keyboard Properties dialog box • Windows Logo+I: Opens Mouse Properties dialog box
  7. • Windows Logo+A: Starts Accessibility Options (if installed) • Windows Logo+SPACEBAR: Displays the list of Mcft IntelliType shortcut keys • Windows Logo+S: Toggles CAPS LOCK on and off Dialog Box Keyboard Commands • TAB: Move to the next control in the dialog box • SHIFT+TAB: Move to the previous control in the dialog box • SPACEBAR: If the current control is a button, this clicks the button. If the current control is a check box, this toggles the check box. If the current control is an option, this selects the option. • ENTER: Equivalent to clicking the selected button (the button with the outline) • ESC: Equivalent to clicking the Cancel button • ALT+underlined letter in dialog box item: Move to the corresponding item Phím tắt trong EXCEL F2: Đưa con trỏ vào trong ô F4: Lặp lại thao tác trước F12: Lưu văn bản với tên khác (nó giống với lệnh Save as đó) Alt + các chữ cái có gạch chân: Vào các thực đơn tương ứng Alt + Z: Chuyển chế độ gõ từ tiếng anh (A) sang tiếng việt (V) Alt + <- : Hủy thao tác vừa thực hiện (nó giống lệnh Undo) Ctrl + A : Bôi đen toàn bộ văn bản Ctrl + B : Chữ đậm Ctrl + I : Chữ nghiêng Ctrl + U : Chữ gạch chân Ctrl + C : Copy dữ liệu Ctrl + X : Cắt dữ liệu Ctrl + V : Dán dữ liệu copy hoặc cắt Ctrl + F : Tìm kiếm cụm từ, số Ctrl + H : Tìm kiếm và thay thế cụm từ Ctrl + O : Mở file đã lưu Ctrl + N : Mở một file mới Ctrl + R : Tự động sao chép ô bên trái sang bên phải Ctrl + S : Lưu tài liệu Ctrl + W : Đóng tài liệu (giống lệnh Alt + F4) Ctrl + Z : Hủy thao tác vừa thực hiện Ctrl + 1 : Hiện hộp định dạng ô Ctrl + 0 : Ẩn cột (giống lệnh hide) Ctrl + shift + 0: Hiện các cột vừa ẩn (giống lệnh unhide) Ctrl + 9 : Ẩn hàng (giống lệnh hide) Ctrl + shift + 9: Hiện các hàng vừa ẩn (giống lệnh unhide Ctrl + (-) : Xóa các ô, khối ô hàng (bôi đen) Ctrl + Shift + (+): Chèn thêm ô trống Ctrl + Page up (Page down) : Di chuyển giữa các sheet Ctrl + Shift + F: Hiện danh sách phông chữ Ctrl + Shift + P: Hiện danh sách cỡ chữ Alt + tab : Di chuyển giữa hai hay nhiều file kế tiếp
  8. Shift + F2 : Tạo chú thích cho ô Shift + F10 : Hiển thị thực đơn hiện hành (giống như ta kích phải chuộ) Shift + F11 : Tạo sheet mới Tạo phím tắt tùy chọn trong Word Đối với Word , bạn dễ dàng tạo cho mình những tổ hợp phím nóng giúp thực hiện nhanh tác vụ hơn là dùng chuột. Tính năng này rất hữu ích cho bạn tiết kiệm thời gian và chỉ có thể thực hiện đối với Word, không thể thực hiện trong PowerPoint hay Excel. Để thực hiện , bạn chọn vào menu Tools > Customize. Sau đó, chọn vào thẻ Commands. Click vào menu KeyBoard dưới góc phải để hiển thị hộp thoại Customize Keyboard. Trong phần Categories là các menu chính, và phần Commands là các menu phụ xổ xuống. Ví dụ muốn chọn tổ hợp phím cho tác vụ File > Save All thì bạn phải chọn phần categories là File và phần commands là FileSaveAll. Nếu hiện tại tác vụ đó đã có phím tắt thì tổ hộp phím đó sẽ hiển thị trong phần Current Keys. Còn nếu như tại phần Current Keys trống thì bạn có thể tự tạo tổ hợp phím tắt cho tác vụ tại Press New Shortcut Key. Lưu ý, bạn cũng có thể Replace tổ hợp phím cho phù hợp với nhu cầu sử dụng phím của mình bằng các tổ hợp phím trong phần Press New Shortcut Key. Sau đó nhấn vào Assign để hoàn tất việc thiết lập. Nhấn Close để hoàn tất. Từ bây giờ , bạn hoàn toàn có thể sử dụng tổ hợp phím hữu ích của riêng mình trong Word được rồi đấy. Review hot-key for Word & Excel:
  9. 1 Ctrl+1 18 Ctrl+Z Giãn dòng đơn (1) Bỏ qua lệnh vừa làm 2 Ctrl+2 19 Ctrl+Y Giãn dòng đôi (2) Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z) 3 Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 20 Ctrl+Shift+S Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự 4 Ctrl+0 (zero) động Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn 21 Ctrl+Shift+F 5 Ctrl+L Thay đổi phông chữ Căn dòng trái 22 Ctrl+Shift+P 6 Ctrl+R Thay đổi cỡ chữ Căn dòng phải 23 Ctrl+D 7 Ctrl+E Mở hộp thoại định dạng font chữ Căn dòng giữa 24 Ctrl+B 8 Ctrl+J Bật/tắt chữ đậm Căn dòng chữ dàn đều 2 bên, thẳng lề 25 Ctrl+I 9 Ctrl+N Bật/tắt chữ nghiêng Tạo file mới 26 Ctrl+U 10 Ctrl+O Bật/tắt chữ gạch chân đơn Mở file đã có 27 Ctrl+M 11 Ctrl+S Lùi đoạn văn bản vào 1 tab (mặc định Lưu nội dung file 1,27cm) 12 Ctrl+O 28 Ctrl+Shift+M In ấn file Lùi đoạn văn bản ra lề 1 tab 13 F12 29 Ctrl+T Lưu tài liệu với tên khác Lùi những dòng không phải là dòng đầu của đoạn văn bản vào 1 tab 14 F7 Kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh 30 Ctrl+Shift+T Lùi những dòng không phải là dòng đầu của 15 Ctrl+X đoạn văn bản ra lề 1 tab Cắt đoạn nội dung đã chọn (bôi đen) 31 Ctrl+A 16 Ctrl+C Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ nội dung file Sao chép đoạn nội dung đã chọn 32 Ctrl+F 17 Ctrl+V Tìm kiếm ký tự Dán tài liệu 33 Ctrl+G (hoặc F5)
  10. Nhảy đến trang số Cửa sổ MS word ở dạng Outline 34 Ctrl+H 51 Ctrl+Alt+N Tìm kiếm và thay thế ký tự Cửa sổ MS word ở dạng Normal 35 Ctrl+K 52 Ctrl+Alt+P Tạo liên kết (link) Cửa sổ MS word ở dạng Print Layout 36 Ctrl+] 53 Ctrl+Alt+L Tăng 1 cỡ chữ Đánh số và ký tự tự động 37 Ctrl+[ 54 Ctrl+Alt+F Giảm 1 cỡ chữ Đánh ghi chú (Footnotes) ở chân trang 38 Ctrl+W 55 Ctrl+Alt+D Đóng file Đánh ghi chú ở ngay dưới dòng con trỏ ở đó 39 Ctrl+Q 56 Ctrl+Alt+M Lùi đoạn văn bản ra sát lề (khi dùng tab) Đánh chú thích (nền là màu vàng) khi di chuyển chuột đến mới xuất hiện chú thích 40 Ctrl+Shift+> Tăng 2 cỡ chữ 57 F4 Lặp lại lệnh vừa làm 41 Ctrl+Shift+< Giảm 2 cỡ chữ 58 Ctrl+Alt+1 Tạo heading 1 42 Ctrl+F2 Xem hình ảnh nội dung file trước khi in 59 Ctrl+Alt+2 Tạo heading 2 43 Alt+Shift+S Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window 60 Ctrl+Alt+3 Tạo heading 3 44 Ctrl+¿ (enter) Ngắt trang 61 Alt+F8 Mở hộp thoại Macro 45 Ctrl+Home Về đầu file 62 Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh chỉ số trên (x2) 46 Ctrl+End Về cuối file 63 Ctrl++ Bật/Tắt đánh chỉ số dưới (o2) 47 Alt+Tab Chuyển đổi cửa sổ làm việc 64 Ctrl+Space (dấu cách) Trở về định dạng font chữ mặc định 48 Start+D Chuyển ra màn hình Desktop 65 Esc Bỏ qua các hộp thoại 49 Start+E Mở cửa sổ Internet Explore, My computer 66 Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với 50 Ctrl+Alt+O chữ tiếng Việt có dấu thì không nên chuyển)
  11. 67 Alt+F10 70 Print Screen Phóng to màn hình (Zoom) Chụp toàn bộ màn hình đang hiển thị 68 Alt+F5 71 Ngoài ra để sử dụng thanh Menu bạn có Thu nhỏ màn hình thể kết hợp phím Alt+ký tự gạch chân cũng sẽ xử lý văn bản cũng rất nhanh chóng, hiệu 69 Alt+Print Screen quả không kém gì tổ hợp phím tắt ở trên Chụp hình hộp thoại hiển thị trên màn hình And Excel hot-key F2 Sửa nội dung thông tin trong ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format | Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-' Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy Alt-Enter Xuống dòng trong một ô Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột. Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn. Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.
  12. Phím Chức năng Ctrl + C sao chép Ctrl + X cắt Ctrl + V dán Ctrl + Z hoàn lại tác vụ vừa thực hiện. Delete xóa Shift + Delete xóa vĩnh viễn một đối tượng, không phục hồi được bằng cách vào thùng rác. Ctrl + kéo thả sao chép đối tượng đang chọn Ctrl + Shift + kéo thả tạo lối tắt cho đối tượng đang chọn F2 đổi tên đối tượng đang chọn Ctrl + > di chuyển con trỏ đến một điểm chèn về phía sau 1 từ Ctrl + < di chuyển con trỏ đến một điểm chèn về trước sau 1 từ Ctrl + mũi tên lên di chuyển con trỏ đến một điểm chèn lên trên một đoạn Ctrl + mũi tên xuống di chuyển con trỏ đến một điểm chèn xuống dưới một đoạn Ctrl + Shift + mũi tên chọn một khối văn bản. Shift + mũi tên chọn các đối tượng trên màn hình Desktop, trong cửa sổ Windows, trong các phần mềm soạn thảo Ctrl + A chọn tất cả F3 tìm kiếm một tập tin, thư mục. Ctrl + O mở một đối tượng Alt + Enter xem thuộc tính của đối tượng đang chọn Alt + F4 đóng đối tượng đang kích hoạt, thoát chương trình đang kích hoạt Ctrl + F4 đóng cửa sổ con trong ứng dụng đa cửa sổ như Word, Excel Alt + Tab chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ đang mở. Alt + ESC Di chuyển vòng quanh theo thứ tự các đối tượng đang mở F6 Di chuyển vòng quanh các phần tử giống nhau trong một cửa sổ hoặc trên màn hình Desktop.
  13. F4 sổ nội dung của thanh địa chỉ trong cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer. Shift + F10 hiển thị thực đơn tắt (thực đơn ngữ cảnh) của đối tượng đang chọn Alt + phím cách hiển thị thực đơn hệ thống (System menu) của cửa sổ đang kích hoạt. Ctrl + ESC hiển thị thực đơn Start Alt + ký tự gạch chân trên thực đơn lệnh thực hiện lệnh tương ứng. Ký tự gạch chân trong trong một thực đơn đang mở thực hiện lệnh tương ứng trong thực đơn đang mở F10 kích hoạt thanh thực đơn lệnh của ứng dụng đang được kích hoạt ->, <-, Up, Down di chuyển giữa các đối tượng đang chọn trong cửa sổ, giữa các nhánh lệnh trên thanh thực đơn lệnh. F5 cập nhật cho cửa sổ đang kích hoạt. Backspace trở về thư mục cấp trên liền kề của thư mục hiện tại trong cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer. ESC bỏ qua tác vụ hiện tại Giữ Shift khi bỏ đĩa CD ngăn cản việc chạy các chương trình tự động từ đĩa CD Phím tắt trên hộp thoại Phím tắt Chức năng Ctrl + Tab chuyển sang thẻ kế tiếp trong hộp thoại Ctrl + Shift + Tab chuyển về thẻ phía trước trong hộp thoại Tab chuyển đến các phần lựa chọn, lệnh kế tiếp Shift + Tab chuyển về các phần lựa chọn, lệnh phía trước Alt + Ký tự gạch chân thực hiện lệnh tương ứng có ký tự gạch chân Enter thực hiện thiết lập hoặc nút nhấn đang kích hoạt Phím cách chọn hoặc bỏ chọn trong ô chọn (checkbox) Mũi tên chọn một nút nếu đang ở trong một nhóm có nhiều nút chọn F1 hiển thị phần trợ giúp F4 hiển thị dang sách giá trị của đối tượng đang kích hoạt
  14. Backspace trở về thư mục cấp cao hơn liền kế trong các hộp thoại lưu và mở Phím đặc biệt trên bàn phím Phím Chức năng Hiển thị thanh thực đơn lệnh khởi động Start Menu. + D Thu nhỏ hoặc phục hồi tất cả các cửa sổ đang mở + E Mở cửa sổ Windows Explorer + F Tìm kiếm + L Khóa màn hình, khóa máy (Windows XP trở lên) + M Thu nhỏ hoặc phục hồi tất cả các cửa sổ đang mở + R Mở cửa sổ Run (tương ứng Start - Run) + U Mở trình quản lý các tiện ích - Utility Manager + Tab Di chuyển giữa các tiêu đề cửa sổ đang mở trên thanh tác vụ - Taskbar + Break Mở cửa sổ System Properties. Print Screen Chụp màn hình. Alt + Print Screen Chụp cửa sổ đang được kích hoạt Cách mở hướng dẫn về phím tắt trong MS Word nhấn Alt-F8,xuất hiện hộp Marco chọn dòng Word command Trong hộp thoại chọn List Command nhấn Run Trong hộp thoại vừa xuất hiện chọn Current menu and keyboard setting OK Vậy là ta có 1 danh sách các phím tắt Một số phím tắt trong Word rất hay, hi vọng mọi người thích 1-CTRL + N: Mở tài liệu mới 2-CTRL + O: Mở tài liệu đã có 3-CTRL + S: Lưu tài liệu vào đĩa hiện thời 4-F12: Lưu tài liệu với tên khác (Tương tự Save As) 5-CTRL + x: Cắt tài liệu khi bôi đen
  15. 6-CTRL + Z: Phục hồi văn bản khi xoá nhầm (Undo) 7-CTRL + V: Dán văn bản vào vị trí con trỏ 8-CTRL + C: Copy tài liệu văn bản khi bôi đen 9-CTRL + L: Căn lề văn bản về phía trái 10-CTRL + R: Căn lề văn bản về phía phải 11-CTRL + E: Căn lề văn bản ở giữa (Center) 12-CTRL + J: Căn đều hai bên 13-CTRL + 1: tạo khoảng cách đơn giữa các dòng 14-CTRL + 5: tạo khoảng cách một dòng rưỡi giữa các dòng 15-CTRL + 2: tạo khoảng cách đôi giữa các dòng 16-CTRL + F2: Xem tài liệu trước khi in (Preview) 17-CTRL + D: Chọn font chữ 18-CTRL + A: Bôi đen toàn bộ văn bản 19-CTRL + G: Nhảy đến trang số hoặc ấn F5 20-SHIFT + F5: Nhảy đến trang cuối cùng 21-CTRL + B: Tắt/Mở chữ đậm ( 22-CTRL + I: Tắt/Mở chữ nghiêng (I) 23-CTRL + U: Tắt/Mở chữ gạch chân 24-CTRL + SHIFT + H: Tắt/Mở đánh không ra chữ 25-CTRL + SHIFT + =: Đánh chỉ số trên M3, Km2, X2 26-CTRL + =: Đánh chỉ số dưới H2SO4, X2 27-CTRL + SHIFT + W: Tắt/Mở chữ gạch chân đơn 28-CTRL + SHIFT + D: Tắt/Mở chữ gạch chân kép 29-CTRL + SHIFT + K: In hoa nhỏ 30-CTRL + SHIFT + A: In hoa cả
  16. 31-CTRL + SHIFT + Z: Trở về font chữ ban đầu hoặc CTRL + phím giãn cách 32-CTRL + SHIFT + F: Đổi font chữ 33-CTRL + SHIFT + P: đổi co chữ 34-CTRL + SHIFT + >: Tăng lên một co chữ 35-CTRL + SHIFT + <: Giảm xuống một co chữ 36-CTRL + ]: Phóng to chữ khi được bôi đen 37-CTRL + [: Giảm cỡ chữ khi được bôi đen 38-CTRL + F4 hoặc CTRL + W hoặc CLOSE: Đóng tài liệu 39-ALT + F4: Thoát (Exit) 40-CTRL + Enter: Ngắt trang 41-SHIFT + Enter: Ngắt dòng 42-CTRL + ESC: Bật nút Start trong Windows 43-CTRL + F10: MỞ lớn cửa sổ tài liệu ra toàn màn hình 44-CTRL + Z: Khôi phục nhanh văn bản xoá nhầm 45-ALT + SHIFT + T: Chèn thời gian vào văn bản 46-ALT + SHIFT + D: Chèn ngày vào văn bản Phím tắt trong Equation dùng để gõ công thức trong word Ctrl + H: số mũ Ctrl + L: chân Ctrl + J: cả mũ và chân Ctrl + F: phân số Ctrl + /: phân số nghiêng Ctrl + [: đóng mở ngoặc vuông Ctrl + 9: đóng mở ngoặc tròn
  17. Copy Format hình cái chổi ư? hình như đó là copyformat thì phải. bạn thử dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+C để copy định dạng sau đó dán định dạng bằng Ctrl+Shift+V. phím tắt Word All Caps Ctrl+Shift+A Annotation Alt+Ctrl+M App Maximize Alt+F10 App Restore Alt+F5 Apply Heading1 Alt+Ctrl+1 Apply Heading2 Alt+Ctrl+2 Apply Heading3 Alt+Ctrl+3 Apply List Bullet Ctrl+Shift+L Auto Format Alt+Ctrl+K Auto Text F3 Auto Text Alt+Ctrl+V Bold Ctrl+B Bold Ctrl+Shift+B Bookmark Ctrl+Shift+F5 Browse Next Ctrl+Page Down Browse Prev Ctrl+Page Up Browse Sel Alt+Ctrl+Home Cancel Esc Center Para Ctrl+E Change Case Change Case Shift+F3 Char Left Extend Shift+Left Char Right Extend Shift+Right Clear Del Close or Exit Alt+F4 Close Pane Alt+Shift+C Column Break Ctrl+Shift+Return Column Select Ctrl+Shift+F8 Copy Ctrl+C Copy Ctrl+Insert Copy Format Ctrl+Shift+C Copy Text Shift+F2 Create Auto Text Alt+F3
  18. Customize Add Menu Shortcut Alt+Ctrl+= Customize Keyboard Shortcut Alt+Ctrl+Num + Customize Remove Menu Shortcut Alt+Ctrl+- Cut Ctrl+X Cut Shift+Del Date Field Alt+Shift+D Delete Back Word Ctrl+Backspace Delete Word Ctrl+Del Distribute Para Ctrl+Shift+J Do Field Click Alt+Shift+F9 Doc Close Ctrl+W Doc Close Ctrl+F4 Doc Maximize Ctrl+F10 Doc Move Ctrl+F7 Doc Restore Ctrl+F5 Doc Size Ctrl+F8 Doc Split Alt+Ctrl+S Double Underline Ctrl+Shift+D Draw Snap to Grid End of Column Alt+Page Down End of Column Alt+Shift+Page Down End of Doc Extend Ctrl+Shift+End End of Document Ctrl+End End of Line End End of Line Extend Shift+End End of Row Alt+End End of Row Alt+Shift+End End of Window Alt+Ctrl+Page Down End of Window Extend Alt+Ctrl+Shift+Page Down Endnote Now Alt+Ctrl+D Extend Selection F8 Field Field Chars Ctrl+F9 Field Codes Alt+F9 Find Ctrl+F Fix Broken Text Font Ctrl+D Font Ctrl+Shift+F Font Size Select Ctrl+Shift+P Footnote Now Alt+Ctrl+F Go Back Shift+F5 Go Back Alt+Ctrl+Z Go To Ctrl+G Go To F5 Grow Font Ctrl+Shift+. Grow Font One Point Ctrl+] Hanging Indent Ctrl+T
  19. Header Footer Link Alt+Shift+R Help F1 HHC Hidden Ctrl+Shift+H Hyperlink Ctrl+K Hyphenation Indent Ctrl+M Italic Ctrl+I Italic Ctrl+Shift+I Justify Para Ctrl+J Language Left Para Ctrl+L Line Down Extend Shift+Down Line Up Up Line Up Extend Shift+Up Links List Num Field Alt+Ctrl+L Lock Fields Ctrl+3 Lock Fields Ctrl+F11 Macro Alt+F8 Mail Merge Check Alt+Shift+K Mail Merge Edit Data Source Alt+Shift+E Mail Merge to Doc Alt+Shift+N Mail Merge to Printer Alt+Shift+M Mark Citation Alt+Shift+I Mark Index Entry Alt+Shift+X Mark Table of Contents Entry Alt+Shift+O Menu Mode F10 Menu Show Reviewers Merge Field Alt+Shift+F Merge Revisions Microsoft Script Editor Alt+Shift+F11 Microsoft System Info Alt+Ctrl+F1 Move Text F2 New Ctrl+N Next Cell Tab Next Field F11 Next Field Alt+F1 Next Misspelling Alt+F7 Next Object Alt+Down Next Window Ctrl+F6 Next Window Alt+F6 Normal Alt+Ctrl+N Normal Style Ctrl+Shift+N
  20. Normal Style Alt+Shift+Clear (Num 5) Number Object Office Clipboard Office On The Web Online Meeting Open Ctrl+O Open Ctrl+F12 Open Alt+Ctrl+F2 Open or Close Up Para Ctrl+0 Options Other Pane F6 Other Pane Shift+F6 Outline Alt+Ctrl+O Outline Collapse Alt+Shift+- Outline Collapse Alt+Shift+Num - Outline Demote Alt+Shift+Right Outline Expand Alt+Shift+= Outline Expand Alt+Shift+Num + Outline Master Outline Move Down Alt+Shift+Down Outline Move Up Alt+Shift+Up Outline Promote Alt+Shift+Left Outline Show First Line Alt+Shift+L Overtype Insert Page Alt+Ctrl+P Page Break Ctrl+Return Page Down Page Down Page Down Extend Shift+Page Down Page Field Alt+Shift+P Page Numbers Page Up Page Up Page Up Extend Shift+Page Up Para Down Ctrl+Down Para Down Extend Ctrl+Shift+Down Para Up Ctrl+Up Para Up Extend Ctrl+Shift+Up Paste Ctrl+V Paste Shift+Insert Paste Format Ctrl+Shift+V Prev Cell Shift+Tab Prev Field Shift+F11 Prev Field Alt+Shift+F1 Prev Object Alt+Up Prev Window Ctrl+Shift+F6 Prev Window Alt+Shift+F6 Print Ctrl+P Print Ctrl+Shift+F12 Print Preview Ctrl+F2 Print Preview Alt+Ctrl+I
  21. Proofing F7 Redo Alt+Shift+Backspace Redo or Repeat Ctrl+Y Redo or Repeat F4 Redo or Repeat Alt+Return Reject All Changes in Doc Reject All Changes Shown Repeat Find Shift+F4 Repeat Find Alt+Ctrl+Y Replace Ctrl+H Reset Char Ctrl+Space Reset Char Ctrl+Shift+Z Reset Para Ctrl+Q Revision Marks Toggle Ctrl+Shift+E Right Para Ctrl+R Save Ctrl+S Save Shift+F12 Save Alt+Shift+F2 Save As F12 Save As Web Page Schedule Meeting Select All Ctrl+A Select All Ctrl+Clear (Num 5) Select All Ctrl+Num 5 Select Table Alt+Clear (Num 5) Show All Ctrl+Shift+8 Show All Headings Alt+Shift+A Show All Headings Alt+Shift+A Show Heading1 Alt+Shift+1 Show Heading2 Alt+Shift+2 Show Heading3 Alt+Shift+3 Show Heading4 Alt+Shift+4 Show Heading5 Alt+Shift+5 Show Heading6 Alt+Shift+6 Show Heading7 Alt+Shift+7 Show Heading8 Alt+Shift+8 Show Heading9 Alt+Shift+9 Shrink Font Ctrl+Shift+, Shrink Font One Point Ctrl+[ Shrink Selection Shift+F8 Sign Out of Passport Small Caps Ctrl+Shift+K Space Para1 Ctrl+1 Space Para15 Ctrl+5 Space Para2 Ctrl+2
  22. Speech Spike Ctrl+Shift+F3 Spike Ctrl+F3 Split Start of Column Alt+Page Up Start of Column Alt+Shift+Page Up Start of Doc Extend Ctrl+Shift+Home Start of Document Ctrl+Home Start of Line Home Start of Line Extend Shift+Home Start of Row Alt+Home Start of Row Alt+Shift+Home Start of Window Alt+Ctrl+Page Up Start of Window Extend Alt+Ctrl+Shift+Page Up Style Ctrl+Shift+S Style Separator Alt+Ctrl+Return Subscript Ctrl+= Superscript Ctrl+Shift+= Symbol Symbol Font Ctrl+Shift+Q Thesaurus Shift+F7 Time Field Alt+Shift+T Toggle Character Code Alt+X Toggle Field Display Shift+F9 Toggle Master Subdocs Ctrl+\ Tool Shift+F1 Toolbars Translate Pane Alt+Shift+F7 Un Hang Ctrl+Shift+T Un Indent Ctrl+Shift+M Underline Ctrl+U Underline Ctrl+Shift+U Undo Ctrl+Z Undo Alt+Backspace Unlink Fields Ctrl+6 Unlink Fields Ctrl+Shift+F9 Unlock Fields Ctrl+4 Unlock Fields Ctrl+Shift+F11 Update Auto Format Alt+Ctrl+U Update Fields F9 Update Fields Alt+Shift+U Update Source Ctrl+Shift+F7 VBCode Alt+F11 Web Component Web Go Back Alt+Left Web Go Forward Alt+Right Word Count List Ctrl+Shift+G Word Count Recount Ctrl+Shift+R
  23. Word Left Ctrl+Left Word Left Extend Ctrl+Shift+Left Word Perfect Help Word Right Ctrl+Right Word Right Extend Ctrl+Shift+Right Word Underline Ctrl+Shift+W Học 1 chút về MS Word nhé! Phần 1 Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình. Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003. Thủ thuật chung Phóng to hay thu nhỏ Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại. Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool | Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn. Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là
  24. xong. Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc. Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All. Xuống dòng không tạo chỉ mục Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục. Riêng trong Excel để xuống dòng trong một ô bạn hãy ấn Alt-Enter. Các Smart Tags Smart Tags - bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục Smart Tags và lựa chọn những loại tags mà bạn muốn kích hoạt. Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags: Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán). Phần 2
  25. Truy cập nhanh đến các văn bản thường sử dụng Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên một con số lớn hơn. Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize mở ra bạn chuyển sang tab Commands. Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built-in Menus và trong danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên của menu Work, trong ô Name bạn gõ tên vào đó. Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work | Add to work menu. Thế là tên văn bản đã có trong đó sẵn sàng cho bạn truy cập đến bất cứ lúc nào. Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl-Alt- Minus (phím Minus là phím dấu trừ (-) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào menu Work rồi tìm đến tên văn bản cần bỏ đi và nhắp chuột trái một lần vào đó. Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây. Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003. Tìm được bạn hãy nhắp chuột phải vào tệp tin chọn Send to |
  26. Desktop (create shortcut). Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New | Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn như trên. Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này, click OK. Sử dụng lệnh Paste Special Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau: Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit | Paste Special. Trong cửa sổ Paste Special bạn hãy chọn Unformatted Text hoặc Unformatted Unicode Text. Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây. Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản. Xoá thông tin cá nhân Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây. Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start | All Programs | Accessories) mở văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc”.
  27. Phần 3 Vẽ một đường thẳng Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi. Máy tính có sẵn trong Word Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều. Trong MS Word vào View | Toolbars | Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize - bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này trong phần trước của bài viết - bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của Tools Calculate rồi kéo và thả lên bất kì thanh công cụ nào mà bạn thích. Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhắp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào. Tuần hoá Smart Tags và Spelling, Track changes Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong. Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy-paste liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools | AutoCorrect Options và chuyển sang mục Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không muốn hiện ra. Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.
  28. Status Bar có gì cho bạn? Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools | Options chuyển sang mục View. Trong mục này bạn để ý đến phần Show và đánh dấu kiểm vào Status bar là xong. Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột . Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to. Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh. Tuỳ biến AutoText Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như "Best Wishes", “Best regards” Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào bạn hãy chọn nó rồi nhắp chuột vào Delete. Phần 4 Track changes - So sánh các văn bản Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng. Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt
  29. Ctrl-Shift-E. Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc. Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn. Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000. Split – So sánh nhiều phần của văn bản Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này. Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split. Bảo vệ văn bản của bạn Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security - Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn. Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản
  30. chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường) Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và chỏ đến thư mục riêng của bạn. Nhắp ok là xong. Đặt font chữ mặc định Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây. Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format | Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font, Word hỏi bạn có muốn đặt font chữ mặc định không, chọn Yes là xong. Phần 5 Tính toán trên bảng Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng. Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table | Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên, số lượng các hàm tính toán trong Word là rất hạn chế, nhiều khi có thể sẽ làm bạn thất vọng. Ví dụ để tính toán trên hàng Trong đó =SUM(LEF) không phải bạn nhập vào mà Word sẽ đưa ra gợi ý cho bạn khi bạn vào Table | Formula (hình minh hoạ). Ví dụ để tính toán trên cột
  31. Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel. Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9. Tạo bảng nhanh chóng Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (- ). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn. + + + + Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra. Tắt tính năng tự động định dạng chỉ số trên-chỉ số dưới Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số dưới (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd, 3rd, ”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools | AutoCorrect Options rồi chuyển sang mục AutoFormat As You Type và bỏ đánh dấu trước mục Ordinals (1st) là ok. Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước
  32. Template - mẫu văn bản - là một chức năng vô cùng hữu ích trong Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử dụng lại nhiều lần. Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được. Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định dạng theo đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File | Save, bạn hãy chọn Document Template (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào File | Properties rồi đánh dấu vào Save Preview Picture. Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File | New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào mục Document và lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung Preview. Giấu tên văn bản trong Recently Used Files Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4 Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây. Bạn vào Tools | Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn để không cho hiện danh sách này bạn hãy bỏ đánh dấu chọn mục này, nhắp OK. Phần 6
  33. Format chữ trong AutoCorrect AutoCorrect là một chức năng tuyệt vời giúp tiết kiệm "sức lao động" bằng cách tự động thay thế từ hoặc cụm từ sau khi bạn nhập vài ký tự đại diện. Ngoài ra, nó còn giúp sửa những lỗi chính tả thường gặp. Thực tế, AutoCorrect còn có thể làm được nhiều hơn thế. Với sự "hào hiệp" của mình, AutoCorrect cho phép thay thế dãy ký tự đã được format - in nghiêng, đậm, chọn font, màu sắc Chức năng này thật tiện lợi khi soạn các văn bản đặc biệt như bảng báo giá có logo của công ty, giấy mời Trước tiên, bạn format cụm từ cần thay thế, bôi đen rồi vào menu Tools > AutoCorrect Options > thẻ AutoCorrect > chọn Replace text as you type. Trong phần Replace, bạn nhập những ký tự đại diện như bình thường. Đừng quên kiểm tra phần chữ bên tay phải đã được format theo ý muốn chưa. Trong trường hợp AutoCorrect quên không format thì bạn vẫn có thể khắc phục bằng cách click chọn Formatted text ở phần With trước khi nhấn nút Add. Giờ thì mọi chuyện đã ổn, click lên OK để quay trở lại văn bản đang soạn thảo. Phím tắt để gạch chân Nếu Ctrl + U (Underline) giúp bạn nhanh chóng gạch dưới chữ thì tổ hợp phím Ctrl + Shift + W sẽ đem đến một "thể loại" gạch chân mới. Thay vì gạch một đường thẳng liên tục dưới cụm từ, giờ đây, gạch ngang sẽ xuất hiện dưới từng chữ. Sự khác biệt nằm ở đây! Format toàn văn bản Mỗi lần thay đổi chế độ format của một đoạn văn bản bằng chức năng Styles and Formatting, bạn thường bực bội vì buộc phải chỉnh sửa lại toàn bộ văn bản. Có rất nhiều giải pháp nhưng để tiết kiệm tối đa thời gian, bạn nên sử dụng đến thủ thuật sau: Sau khi chọn đoạn văn bản cần format, vào menu Format > Styles and Formatting. Khi cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện, click chuột phải lên tên style > chọn Modify. Trong cửa sổ Modify Style, bạn đánh dấu chọn Automatically Update rồi click OK để lưu lại thay đổi. Thủ thuật sẽ giúp ích cho những ai thường dùng vài style nhất định khi soạn thảo văn bản. Vì từ "giây phút định mệnh" này, khi chế độ format được chọn cho một đoạn văn bản, "phần còn lại của thế giới" cũng sẽ thay đổi theo. Tạo lập template yêu thích Bạn thường xuyên dùng một số template từ "kho" cung cấp sẵn của Word. Và lần nào sử dụng, bạn cũng đều lặp đi lặp lại việc chỉnh sửa nó theo ý riêng của mình. Vậy tại sao bạn không "hô biến" template theo ý thích rồi lưu thành "của riêng"? Đầu tiên, bạn mở cửa sổ Templates bằng cách vào menu File > New, chọn General Templates. Khi cửa sổ Templates xuất hiện, bạn chọn template yêu thích rồi di chuột xuống phần Create New, click chọn Template trước khi nhấn OK.
  34. Lúc này, Word sẽ quay về cửa sổ soạn thảo với template được mở sẵn. Giờ thì bạn được thỏa sức chỉnh sửa template theo ý muốn. Sau khi hoàn tất công việc "sáng tạo", bạn click Save as rồi đặt tên mới cho template. Nếu chú ý, bạn sẽ thấy Word đã thiết lập sẵn định dạng và đường dẫn để lưu file. Lần sau, khi cần dùng đến nó, bạn chỉ việc vào thẻ General trong cửa sổ Templates. Phần 7 Microsoft Word cho phép chúng ta nhúng font chữ chung với tài liệu để đảm bảo hiển thị đúng trên các máy tính khác. Cách thức hiện như sau: - Vào menu File> Save as, trong mục Tools chọn chức năng Save Options. - Xuất hiện hộp thoại Save, đánh dấu chọn mục Embed TrueType fonts rồi nhấn OK để lưu trữ tài liệu. Lúc này, các phông chữ cần thiết sẽ được “nhúng” vào tài liệu của bạn. Tuy nhiên với cách làm như trên, các phông chữ cần thiết luôn được lưu trữ cùng với mọi tài liệu của bạn, giả sử bạn có 100 tài liệu sử dụng phông chữ VNI-Viettay thì phông này sẽ được nhúng đúng 100 lần trong 100 tài liệu đó gây lãng phí vô ích. Có một cách khác tiết kiệm và hiệu quả hơn: - Tạo một thư mục tên là fonts đặt cùng thư mục với tài liệu Word của bạn. - Sao chép các phông chữ cần thiết vào thư mục fonts vừa tạo. - Mở tài liệu Word, nhấn tổ hợp phím Alt+F11 hoặc vào menu Tools > Macro > Visual Basic Editor để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic. Bạn nhấn đúp chuột vào mục Project ( ) > Microsoft Word Objects > This Document để mở cửa sổ soạn thảo lệnh và nhập vào đoạn mã sau: ‘Các khai báo Private Declare Function AddFontResource Lib “gdi32” Alias “AddFontResourceA” (ByVal lpFileName As String) As Long Private Declare Function RemoveFontResource Lib “gdi32” Alias “RemoveFontResourceA” (ByVal lpFileName As String) As Long Private Declare Function SendMessage Lib “user32” Alias “SendMessageA” (ByVal hwnd As Long, ByVal wMsg As Long, ByVal wParam As Long, ByVal lParam As Any) As Long Private Declare Function GetActiveWindow Lib “user32” () As Long Private Const WM_FONTCHANGE = &H1D ‘Tự động cài đặt phông chữ khi tài liệu được mở
  35. Private Sub Document_Open() Dim File As String File = Dir$(ThisDocument.Path & “\fonts\” & “*.ttf”) Do While Len(File) AddFontResource(ThisDocument.Path & “\fonts\” & File) File = Dir$ Loop SendMessage(GetActiveWindow, WM_FONTCHANGE, 0, 0) End Sub ‘Gỡ bỏ các phông chữ khi đóng tài liệu Private Sub Document_Close() Dim File As String File = Dir$(ThisDocument.Path & “\fonts\” & “*.ttf”) Do While Len(File) RemoveFontResource(ThisDocument.Path & “\fonts\” & File) File = Dir$ Loop End Sub Lưu đoạn mã lệnh và đóng cửa sổ Microsoft Visual Basic. Đóng và mở lại tài liệu Word để các thay đổi có hiệu lực. Như vậy khi bạn mở tài liệu của mình trên máy tính khác, chương trình sẽ tự động cài đặt các phông chữ trong thư mục fonts lên máy tính để bạn làm việc. Ghi chú: Để đoạn mã lệnh trên được thực hiện, bạn phải thiết lập chế độ Security của Word là Medium (vào menu Tools > Macro > Security, chọn thẻ Security Level và chọn mục Medium). Khi mở tài liệu, Word sẽ hiện hộp thông báo Security Warning, bạn chọn Enable Macros để chương trình cài đặt phông thực thi. Bạn có thể cải tiến bằng cách viết riêng một tài liệu Word chỉ cho mục đích cài đặt phông chữ và một tài liệu khác cho mục đích gỡ bỏ các phông chữ vừa cài.
  36. Ưu điểm của cách làm này là tiết kiệm được dung lượng lưu trữ nếu có nhiều tài liệu sử dụng chung một số font chữ nào đó (có ích khi bạn cần lưu trữ các tài liệu lên đĩa CD chẳng hạn) và bạn cũng dễ dàng quản lý các font chữ hơn. Phần 8 Trong MS Word có một trình đơn ẩn, đó là menu Work. Trình đơn này có chức năng lưu giữ shortcut của các văn bản mà bạn thường xuyên làm việc để tiện mở ra một cách nhanh chóng. Đầu tiên, bạn phải làm cho menu Work hiện ra trước đã: mở menu Tools > Customize. Hộp thoại Customize xuất hiện, chọn thẻ Commands. Ở cột Categories, nhấp chọn mục Built-in Menus. Tại cột Commands bên cạnh, kéo và thả trình đơn Work vào thanh menu của MS Word. Khi đó, bạn sẽ có thêm menu Work. Xong rồi đó. Từ bây giờ, khi đang làm việc với văn bản nào đó, bạn có thể thêm nó vào trình đơn Work bằng cách vào menu Work, Add to Work Menu. Tương tự, bạn cũng làm như vậy đối với các file văn bản mà bạn thường xuyên phải làm việc với chúng. Sau này, khi cần mở chúng ra, bạn không cần phải dùng lệnh Open rồi tìm đến file cần thiết để mở ra nữa mà chỉ cần vào menu Work rồi nhấp chuột để chọn là xong. Phần 9 Thủ thuật MS Word: Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “bá o PC Wor ldVN” Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là tự nhiên. Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools\Options từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings. Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn OK hai lần. Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa. Phần 10 In nội dung của Autotext Muốn xem tất cả những nội dung Autotext in ra trên giấy thì có thể in ra, bạn chỉ cần chọn menu File/ Print, trong hộp thoại Print, chọn mục Autotext Entries trong danh sách Print What.
  37. Kéo nội dung ra Desktop Windows Mở tài liệu Word ra, định lại kích thớc cửa sổ Word sao cho có thể nhìn thấy được Desktop, rồi bạn chọn một đoạn text cầnkéo ra màn hình và bấm chuột kéo nó ra Desktop rồi thả chuột. Khi đó trên Desktop sẽ tạo cho bạn một tập tin có tên là Document Scrap. Tắt và mở Screentip Khi bạn đưa chuột di chuyển trên các nút của thanh công cụ, ngay bên cạnh con trỏ chuột sẽ xuất hiện cho một khung màu vàng có chữ thể hiện cho tên của nút đó hoặc là chức năng của nút lệnh gọi là ScreenTip. Để muốn tắt hoặc mở Screentip, bạn bấm chuột phải vào thanh công cụ chọn Customize, chọn tab Options. Nếu mở chế độ hiển thị, bạn chọn mục Show Screentipson Toolbars và nếu muôn hiển thị luôn phím tắt để sử dụng chức năng của nút lệnh trên thanh công cụ thì chọn mục Show Shortcut keys in Screentips. Tắt chế độ hiển thị Screentip thì bạn gỡ bỏ dấu chọn cho các mục trên. Phím tắt chèn ngày và giờ Để chèn ngày hiện hành vào nội dung văn bản, bạn nhấn Alt - Shift - D và chèn giờ hiện hành vào nội dung văn bản bạn nhấn Alt -Shift - T. Hiển thị đầy đú tất cả các mục trên menu của Office 2000 Trong Office 2000, bạn sẽ thấy một sự cải tiến về menu là những chức năng bạn thường sử dụng chương trình sẽ hiện ra và những chức năng ít sử dụng sẽ ẩn đi và khi hiện ra sẽ chìm xuống so với những chức năng thường xuyên sử dụng. Để tắt chức năng này, bạn bấm chuột phải vào thanh công cụ, chọn mục Customi ze, chọn tab Options, bỏ chọn mục Menus show recently use commands first Phần 11 Tạo mới các kiểu style trong Word Nếu ta thường sử dụng cùng một tập hợp các thuộc tính định dạng đối với các ký tự hoặc đoạn văn bản thì chính là lúc ta cần phải xác định một kiểu style mới. Bằng cách này sẽ tiết kiệm thời gian và giúp ta cải thiện tính ổn định của việc định dạng. Ví dụ, nếu ta thường định dạng các nhãn Figure bằng cách áp dụng font chữ Arial cỡ 14, dóng hàng giữa mà khoảng trống thừa bên trên đoạn văn bản, ta có thể xác định một kiểu slyle đoạn văn bản - có thể tên là Label - có tất cả các tính chất trên. Giống như vậy, nếu ta thường nhấn mạnh các từ bằng cách áp dụng một kích cỡ font chữ lớn hơn và màu đỏ, ta có thể xác định một kiểu style ký tự - có thể tên là Big Red - có cả 2 tính chất trên. Khi ta sửa một kiểu style, ta cũng có thể tạo nên một kiểu style mới bằng ví dụ hoặc bằng hộp thoại Style. Tạo các kiểu style đoạn văn bản bằng ví dụ
  38. Cách dễ dàng nhất để tạo một kiểu style đoạn văn bản là bằng một ví dụ. (Tuy nhiên, ta không thể sử dụng cách này để tạo một kiểu style ký tự). Quá trình sẽ như sau: 1. Chọn hoặc đặt điểm chèn vào trong đoạn văn bản. Ta có thể tiết kiệm thời gian nếu ta chọn một đoạn văn bản có định dạng sẵn gần giống với định dạng mà ta muốn gán cho kiểu style mới. 2. Trực tiếp áp dụng mọi định dạng đoạn văn bản hoặc ký tự mà ta muốn gán cho kiểu style này bằng các phương pháp mà ta đã biết trong chương trước. Cách tốt nhất để đưa các định dạng ký tự vào một kiểu style là áp dụng trực tiếp định dạng đó cho tất cả các chữ trong đoạn vản bản đó. 3. Gõ một tên duy nhất cho kiểu style mới này vào trong hộp liệt kê Style trên thanh công cụ định dạng Formatting và nhấn phím Enter. Word sẽ bổ sung một kiểu style đoạn văn bản mới vào với các kiểu style khác được lưu giữ trong văn bản và nó sẽ áp dụng kiểu style này cho đoạn văn bản ví dụ. Kiểu style mới sẽ dựa trên một kiểu style mà trước đó được gán cho đoạn văn bản ví dụ đó và nó sẽ được lưu giữ với mọi định dạng đoạn văn bản cũng như ký tự mà ta áp dụng trực tiếp đối với đoạn văn bản ví dụ đó. Tạo các kiểu style bằng hộp thoại Style Mặc dù sử dụng hộp thoại Style để xác định một kiểu style không thật thuận tiện so với sử dụng thanh công cụ định dạng Formatting, nhưng nó lại cho những lựa chọn bổ sung sau đây: - Ta có thể xác định một kiểu style ký tự cũng như kiểu style đoạn văn bản. - Ta có thể chọn kiểu style trên đó kiểu style mới sẽ được hình thành. - Ta có thể chọn kiểu style mà Word tự động gán cho một đoạn văn bản đi sau một đoạn văn bản khác được gán một kiểu style mới. - Ta có thể xác định một phím nóng để áp dụng nhanh kiểu style mới. - Ta có thể sao chép kiểu style mới tới văn bản mẫu template của văn bản đó. Dưới đây là thủ tục cơ bản để xác định một kiểu style mới bằng cách sử dụng hộp thoại Style. Nhiều bước giống như những bước tạo một kiểu style. Bản liệt kê này nhấn mạnh tới các khác biệt về các thủ tục; 1. Để tiết kiệm thời gian, hãy chọn - hoặc chỉ đặt điểm chèn vào bên trong - các chữ có định dạng giống như định dạng mà ta muốn gán cho kiểu style mới. (Bước này là tuỳ chọn).
  39. 2. Chọn lệnh Format/Style để mở hộp thoại Syle, và nháy chuột vào núm New. Word sẽ hiển thị hộp thoại New Style. 3. Word sẽ gán kiểu style mới này một tên ví dụ như là Style 1. Để gán một tên khác, hãy gõ nó vào hộp chữ Name. Ta có thể đưa các ký tự trống vào tên này và phải phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường. 4. Trong hộp liệt kê Style Type, hãy chọn hoặc đoạn văn bản Paragraph hoặc ký tự Character để xác định dạng của kiểu style mà ta muốn xác định. 5. Word bắt đầu thiết lập kiểu style cơ sở cho kiểu style gán cho các chữ hiện đang được lựa chọn trong văn bản. Để một kiểu style mới được dựa trên một kiểu style đã có khác - hoặc không dựa trên bất cứ kiểu style nào khác - hãy chọn lựa chọn thích hợp trong hộp liệt kê Based On. 6. Word bắt đầu tạo kiểu style cho đoạn văn bản tiếp theo giống như kiểu style mới. Để nhờ Word gán một kiểu style khác cho một đoạn văn bản sau một đoạn văn bản khác với kiểu style mới này, hãy chọn một kiểu style trong hộp liệt kê Style For Following Paragraph. Lựa chọn này chỉ áp dụng đối với kiểu style đoạn văn bản. 7. Nếu ta muốn gán một phím nóng mà ta có thể sử dụng để áp dụng kiểu style mới này, hãy nháy chuột vào núm Shortcut Key trong hộp thoại New Style và sau đó là thủ tục mà ta vừa nêu trong bài Gán một kiểu style với một phím nóng. 8. Hãy chọn lựa chọn Add To Template nếu ta muốn sao chép kiểu style mới này tới văn bản mẫu template được sử dụng để tạo nên văn bản này. Nếu ta không chọn lựa chọn này, kiểu style này sẽ chỉ sẵn sàng đối với văn bản hiện hành. 9. Hãy chọn lựa chọn Automatically Update để nhờ Word tự động cập nhật kiểu style này bất cứ khi nào ta áp dụng trực tiếp định dạng cho các chữ được gán kiểu style này. Lựa chọn này chỉ áp dụng với một kiểu style đoạn văn bản. 10. Word bắt đầu gán kiểu style mới với tất cả các định dạng đã được áp dụng trực tiếp tới phần được chọn của văn bản hiện hành. Để thay đổi bất cứ định dạng nào nêu trên, nháy núm Format, chọn chủng loại định dạng phù hợp và nhấn vào các thiết lập ta muốn trong hộp thoại mà Word hiển thị ra. 11. Khi ta kết thúc thay đổi đối với kiểu style này, nháy núm OK trong hộp thoại New Style để lưu giữ các thay đổi đó như một kiểu style mới và quay về với hộp thoại Style. Trong hộp thoại Style, nháy núm Apply để về với văn bản và áp dụng kiểu style mới đối với phần được chọn hoặc nhấn núm Close để quay về với văn bản mà không áp dụng kiểu style cho đoạn văn bản được chọn đó. Học MS Excel nè!
  40. Phần 1 Phím tắt thông dụng trong Excel Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây. Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy chọn hướng di chuyển cho con trỏ chuột. Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn. Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn. Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong. Phần 2
  41. Một trang - Một biểu đồ Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó rồi vào File | Print, biểu đồ sẽ được in ra một trang riêng. Biểu đồ chỉ có 2 màu đen-trắng Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview). Cho dù bạn có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File | Print sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được hiển thị bằng 2 màu đen-trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh, dòng hay cột của biều đồ dễ dàng hơn. Tên tệp tin được in ra ở Footers Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây: Vào View | Header and Footer hoặc File | Page Setup | Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của tệp tin - ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã &[Path]&[File]. Như vậy đã thành công. Xác nhận thông tin Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trong Excel. Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó . Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô,
  42. một hàng một cột Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng - cột muốn ứng dụng xác nhận thông tin sau đó vào Data | Validation. Bạn đưa ra quy định nhập liệu của mình rồi nhắp OK. Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng - cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây. Trong cửa sổ Data | Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ ràng vào đó. Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng dẫn cụ thể cho người sử dụng. Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó. Tuỳ biến danh sách Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này. Bạn hãy vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách. Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại. Phần 3
  43. Định nghĩa hằng số trong bảng tính Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây: Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn. Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính. Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong. Biểu đồ tự cập nhật Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết. Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data | List | Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn. Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị. Công thức đúng hay sai? Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3. Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools | Formula Auditing | Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết. Dấu cột hay hàng? Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cần thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào Format | Row | Hide hay Format | Column | Hide. Để hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào Format | Row | Undide hay Format | Column | Unhide.
  44. Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình. Bảo vệ bảng tính Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mật khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool | Options | Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password to open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được bảo vệ, nếu không có mật khẩu thì sẽ không thể mở hay sửa đổi bảng tính của bạn được. Bên cạnh đó tính năng Tool | Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa. Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool | Protection | Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩu vào trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect Sheet. Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu. Tính năng Tool | Protection | Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ khung cửa sổ đến cấu trúc bảng tính của bạn. Tính năng Tool | Protection | Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảng tính của bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi lại và thông báo cho bạn biết. Phần 4 Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel Chức năng AutoShapes của Excel giúp bạn xếp những hình bạn vẽ trùng với những đường kẻ ô trong bảng tính. Cách dễ nhất để thực hiện điều này là giữ phím trong khi vẽ. Muốn thử chức năng này, chạy Excel rồi mở một bảng tính mới. Nếu chưa thấy công cụ Drawing trên màn hình, chọn View.Toolbars. Drawing. Khi đã có công cụ Drawing, nhấn vào hình tượng hình chữ nhật (giả sử bạn muốn vẽ một hình chữ nhật).
  45. Bây giờ giữ phím trong khi kéo chuột để vẽ một hình chữ nhật. Bạn sẽ thấy các cạnh của hình chữ nhật trùng với các đường kẻ ô trong bảng tính. Chọn lọc khi chép và dán nội dung trong bảng tính Excel Khi sử dụng bảng tính, có thể bạn phải thực hiện nhiều công việc, chẳng hạn như tính toán, định dạng, chép, cắt, dán trong đó việc sao chép, cắt, dán có lẽ là việc mà bạn làm thường xuyên nhất. Nếu bạn thực hiện thao tác chép (cắt) và dán như thông thường thì toàn bộ những gì có ở nội dung nguồn sẽ được đem qua chỗ dán vào. Nhưng đôi khi chúng ta không cần phải dán hết mọi thứ của nội dung nguồn, chẳng hạn chỉ cần lấy kết quả của một ô tính toán mà thôi. Để làm được điều này, Excel cung cấp một kiểu dán đặc biệt trong menu Edit, đó là chức năng Paste Special. Cách thực hiện chép và dán theo hình thức này như sau: Đầu tiên, bạn hãy chép nội dung mà bạn cần dán vào chỗ khác, sau đó bấm menu Edit, chọn Paste Special, một hộp thoại sẽ hiện ra. Tuỳ vào nội dung mà bạn cần dán, hãy chọn một trong các nút sau: - All: dán toàn bộ theo nội dung nguồn, bao gồm cả dạng thức, công thức nếu có. - Formulas: chỉ dán công thức từ nội dung nguồn, nếu đó là ô chứa kết quả từ một sự tính toán nào đó. - Values: chỉ dán giá trị từ nội dung nguồn, đây thường là kết quả của một sự tính toán. - Formats: dán dạng thức từ nội dung nguồn, chẳng hạn như các dạng đậm, nghiêng, gạch đích - Comments: nếu nội dung nguồn có thêm ghi chú thì khi dán qua chỉ lấy phần ghi chú mà thôi. - Validation: dán những nội dung phù hợp trong phần dữ liệu được tính toán. - All except borders: dán toàn bộ nhưng chỉ trừ các đường kẻ, nếu nội dung nguồn có định dạng kẻ đường. - Column widths: lấy độ rộng của cột có nội dung nguồn làm độ rộng cho các cột khác khi dán vào chúng. - Formulas and number formats: chỉ dán công thức và dạng của số từ nội dung nguồn. - Values and number formats: dán giá trị và dạng số từ nội dung nguồn.
  46. - Các nút trong phần Operation: nội dung khi dán sẽ thực hiện thêm một số tính toán như cộng (Add), trừ (Subtract), nhân (Multiply) và chia (Divide). - Skip blanks: nội dung dán vào sẽ nằm liền nhau, dù các nội dung nguồn có cách khoảng. - Transpose: nội dung dán vào sẽ đảo ngược thứ tự, có nghĩa từ cột-dòng sẽ thành dòng- cột. Chuyển đổi dễ dàng giữa các kiểu chữ trong Excel Bạn có một bảng tính Excel với khá nhiều dữ liệu có các kiểu chữ hoa thường lẫn lộn với nhau, bạn muốn chuyển chúng lại thành một kiểu thống nhất. Điều này có thể thực hiện dễ dàng nếu như bạn dùng Word (do Word có chức năng Change Case), nhưng trong Excel thì bạn không thể làm được như thế, chỉ còn cách gõ lại các dữ liệu đó mà thôi. Nhưng nay với ECCPUL, bạn không cần phải gõ lại nữa, chương trình sẽ tự động hoán chuyển dùm bạn. Trước khi cài đặt, bạn hãy đóng mọi cửa sổ Excel nào đang mở. Sau khi cài đặt xong, bạn hãy mở lại Excel bằng cách bấm vào biểu tượng của chương trình vừa cài đặt trên desktop. Nếu thấy thông báo Macros in this book are disabled thì bấm OK, mở menu Tools-Macro-Security, chọn mục Medium rồi OK, đóng Excel và chạy lại (cũng từ biểu tượng chương trình), chọn Enable Macros để hoàn tất (bạn sẽ thấy có thêm một menu Case). Bây giờ bạn hãy mở bảng tính có dữ liệu cần chuyển đổi, đánh khối những dữ liệu nào cần thực hiện hoán chuyển, sau đó bấm menu Case và chọn một trong các mục Make Selected Cells mà bạn muốn. Bạn lưu ý vì là bản dùng thử nên sẽ có một thông báo hiện ra trước khi chuyển đổi, nhưng đừng lo chỉ cần bấm No là xong. - Proper Case : Đổi ký tự đầu tiên mỗi từ thành chữ hoa. - Upper Case : Đổi tất cả thành chữ hoa. - Lower Case : Đổi tất cả thành chữ thường. - Sentence Case : Đổi ký tự đầu của từ đầu tiên thành chữ hoa. Chương trình tương thích từ Excel 2000 trở lên, tải dùng thử tại dung lượng 392KB. Phần 5
  47. Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm Microsoft Excel, sau đây là một số thủ thuật được coi là hay nhất của phần mềm này: ( Hix , tớ thì dốt đặc món này , siu tầm cho những ai quan tâm thui ) Hiển thị đối số của các hàm Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)). Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard. Tham chiếu các hàm Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp. Dùng F9 để tính tạm thời Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi. Liên kết text box tới dữ liệu trong ô Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box. 1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box. 2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter. 3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.
  48. Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn. Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước: 1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc. 2. Nhắp vào Copy trên menu Edit. 3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện. 4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng. Sử dụng Advanced Filter Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn. Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây: =SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 =50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))
  49. Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20. Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK. Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter. Làm vừa dữ liệu trong một trang Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả. Hiển thị các ô hay dùng Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows. Tìm nhanh các ô có chứa công thức Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.
  50. Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức. Bổ sung Shift nền web vào bảng tính Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link. Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu (&) ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là "25 Departments", gõ (=A1 & "Departments"), trong đó A1 chứa số 25. Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút? Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn Tools\Macro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories. K￿ustom Button trong Commands tới một thanh công cụ. Khi bạn đã bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hình mặt cười màu vàng và nhắp vào nút Modify Selection trong hộp thoại Customize. Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện. Cuối cùng, để đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vào nút macro, nhắp vào OK, và nhắp vào Close. Hiển thị công thức một cách an toàn Bạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thị bằng cách ấn Ctrl - ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lại bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tính theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools\Options chọn Views và đánh dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc. Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường Excel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạn thông báo tới nó. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn Data\Sort. Nhắp vào Options trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case Sensitive. Nhắp vào OK hai lần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không giữ lại thiết đặt này.
  51. Chuyển đổi các nhăn tới các số Text dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn là một số. Khi lưu trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằng ký tự ('). Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như là text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay, có thể dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Chọn Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General format và nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số. Phần 6 Tạo Macro để hiển thi tên tập tin trên Header và Footer Khởi động Excel, chọn workbook cần in ra, chọn menu Tools, Macro, nhập tên Macro và mục Macroname là Nameinfooter rồi nhấn nút Create. Cửa sổ VBA mở ra, bên trong đó sẽ có sẵn cho bạn 2 dòng lệnh là : Sub Namein-footer() End sub Bạn nhập tiếp dòng lệnh sau vào giữa 2 dòng lệnh trên: Activesheet.Page Setup.Leftfooter = Activeworkbook.Fullname Bạn đóng cửa sổ VBA rồi lưu workbook lại. Chọn menu Tools, Macro, bấm chọn Macro Nameinfooler rồi bấm nút Run. Khi này bạn chọn menu File /Print Preview sẽ thấy tên tập tin hiển thị ở góc trái bên dưới trang in. Bạn có thể thay thuộc tính Leftfooter trên câu lệnh bằng những thuộc tính sau để hiển thị ở những nơi khác nhau: - Centerfooter: hiển thị ở giữa phía dưới trang in - Rightfooter: hiển thị ở góc phải bên dới trang in - Leftheader: hiển thị góc trái trên đầu trang in - Centerleader: hiển thị ở giữa trên đầu trang in - Rightleader: hiển thị góc phải trên đầu trang in. Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì dùng chuột quét chọn vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt - Shift - mũi tên phải. Khi đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn nhóm đó thì bạn nhấn vào dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng. Để dễ dàng cho các bạn mới học word: mình có những mẹo vặt sau đây: - Dấu tiếng việt với chữ hoa là nguyên âm ở đầu câu hay bị lệch (thụt xuống) sau khi ta gõ thanh Space bar:
  52. Vào menu Tools>Autocorrect, chọn thẻ Autocorrect, bỏ chọn dòng "CorrectTwo intial capital". - Trang trí văn bản bằng một đoạn gạch nối gõ liên tiếp, nhưng trong world tạo ra một đường thẳng liền nét: Vào menu Tools>Autocorrect, cọn thẻ Autoformat, bỏ chọn dòng "hyphens (-) with dash (_). Thực hiện tương tự với thẻ Autoformat As You Type. - word thường tự động lặp lại những từ đã được gõ trước, dù ta chỉ mới gõ vài kí tự đầu: Vào menu Tools>Autocorrect ,chọn thẻ Autotext, bỏ chọn dòng ShowAutocomplete Suggestions". - Trong word các ClipArt hoặc các hình ảnh được chèn vào văn bản chỉ thấy có khung bao quanh mà thôi, nhưng xem trong chế độ Print Preview, lại thấy đầy đủ các ClipArt hoặc các hình ảnh đó: menu Tools>Option, chọn thẻ View, mục Show, bỏ chọn dòng Picture Placehoders". Microsoft Excel 2000:Racing Một Game đầy đủ được giấu trong phiên bản đầu tiên của Excel 2000 (Game này đã bị loại trong SR1 và SR2). Làm theo các bước sau đây để truy cập game đua xe giống như:SpyHunter 1.Mở Excel 2000 với một worksheet rỗng 2.Chọn File.save as Web Page 3.Trong hộp thoại Save as,chọn Selection:Sheet,đánh dấu chọn Add interactivity,và nhấn Publish 4.Nhấn Publish trong hộp thoại Publish as Web Page 5.Đóng Excel,không lưu (save) worksheet này 6.Mở Internet Explorer 7.Chọn File.Open,dùng trình duyệt để tìm và mở tập tin mà bạn vừa cất 8.Nhấn chuột trong spreadsheet đó,và giữ để chuyển đến hàng 2000 9.Nhấn chuột đầu đề màu xám để chọn hàng 2000 10.Dùng để chuyển con trỏ ngăn hoạt động đến ô WC2000 11.Ấn giữ - - và nhấn chuột vào logo Office ở góc bên trái 12.Xin chúc mừng bạn! Dùng phím mũi tên để lái hướng,thanh space để bắn,0 để thả xuống một vũng dầu,H để bật sáng các đèn trước,và Esc để ngừng chơi. Bằng cách nào thêm logo vào Header và Footer trong một văn bản Excel? Trong Word thì dễ nhưng Excel có cơ chế khác. Tôi không biết cách nào để thực hiện ngay cả trong VBA. Đúng vậy, bạn không thể dán hình ảnh lên header hay footer của Excel. Hộp đối thoại không chấp nhận bất cứ thứ gì ngoài văn bản. Nhưng Print Title của Excel có thể giải quyết được một nửa vấn đề bạn nêu. Print Title cho phép bạn lặp lại những dòng đã thiết kế ở đầu hay ở lề trái mỗi trang in. Bất cứ thứ gì bạn đặt trong những dòng này, gồm cả hình ảnh sẽ xuất hiện trên mỗi trang. Để vào Print Title Setting, chọn Page Setup từ File menu và nhấn trang Sheet. Vào hộp đối thoại Row to Repeat at top. Sau đó bạn có thể chọn hoặc gõ vào số dòng cho thích hợp. Ví dụ để chỉ những dòng từ 1 đến 9 ta gõ vào $1:$9. Bạn có thể kết hợp Print Title với những header thông thường. Nếu bạn đặt lề trên (top margin) dù nhỏ, title và header có thể chồng lấp lên nhau. Để thay đổi lề trên, chỉ cần trỏ tới
  53. Top Margin trong hộp đối thoại Page Setup. Rất tiếc rằng không có cách nào để lặp lại hình ảnh tự động ở đáy mỗi trang. Thêm Powerpoint nữa, cố lên! Giấu slide Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide đó. Để ẩn một slide trước tiên bạn hãy chuyển con trỏ chuột về slide bạn muốn giấu đi rồi vào Slide Show | Hide Slide. Bạn hãy khi nhớ số thứ tự của slide bị ẩn đi đó để trong quá trình trình diễn bạn có thể dễ dàng truy cập đến slide ẩn đó bằng cách nhấn phím số thứ tự của slide ẩn và ấn Enter. Nếu bạn có nhiều slide ẩn và không nằm theo thứ tự nào cả thì bạn có thể dùng phím tắt H để chuyển đến slide ẩn tiếp theo. Để quay trở lại bài trình diễn, bạn hãy nhắp chuột phải vào màn hình trình diễn và chọn Go | Previous Viewed. (Lệnh này có thể khác ở những phiên bản PowerPoint khác nhau). Hoặc bạn có thể tạo ra một nút bấm chuyển đổi slide trên màn hình trình diễn của bạn bằng cách vào Slide Show | Action Settings. Căn chỉnh đối tượng Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử các sau đây. Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều đối tượng bạn hãy giữ phím Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô hình mà PowerPoint đưa ra. Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt màu nền cho mỗi
  54. slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử cách sau đây. Lựa chọn slide hay một nhóm slide bạn muốn đặt màu nền khác với những slide khác, chọn Format | Slide Background. Trong cửa sổ Slide Background, sau khi bạn đã lựa chọn màu nền thích hợp, hãy đánh dấu chọn vào ô “Omit background graphics from master” sau đó chọn Apply. Bạn đã được như ý muốn. Di chuyển đối tượng chính xác hơn Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều khi không chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế. Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối tượng của bạn. Mỗi lần di chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển Trình diễn từng slide riêng biệt Trong khi bạn soạn thảo và trình bày từng slide của mình, đôi khi bạn muốn xem trước xem slide đó hiện trên màn hình trình diễn như thế nào. Nhưng nếu dùng tính năng xem trước của PowerPoint bạn sẽ lại phải xem tất cả các slide và trên màn hình trình diễn toàn màn hình. Vậy hãy thử ấn và giữ thêm phím Ctrl mỗi khi bạn chọn View Show | Slide Show. Chỉ riêng slide bạn đang chỉnh sửa hiện ra trong một cửa sổ nhỏ và rất thuận tiện cho bạn đó. Để tắt màn hình đó bạn hãy click chuột phải và chọn End Show. Khai thác các tính năng tuyệt vời của MS PowerPoint Trong Microsoft Powerpoint có chức năng tạo hai màn hình khi báo cáo thuận lợi hơn cho người dùng: một màn hình hiển thị nội dung các đề mục và một màn hình báo cáo nội dung chi tiết hơn. Chức năng này chỉ có trên các máy tính xách tay có màn hình LCD và một cổng VGA nối với máy chiếu. 1. Trợ giúp báo cáo dùng 2 màn hình trong PowerPoint Các bước thiết lập như sau Bước 1: bạn nhấn chuột phải trên màn hình desktop chọn Properties/ chọn thẻ settings Trong hộp thoại này bạn thấy xuất hiện hai màn hình 1 và 2 Trường hợp bạn chỉ thấy một màn hình thì phải cài đặt lại driver và các phần mềm tiện ích đi kèm cho phần điều khiển màn hình laptop của bạn Bạn Extend my Windows desktop into this chọn màn hình số 2: đánh dấu check vào mục monitor.
  55. Bước 2: Vào trong chương trình PPT bạn chọn mục Slide Show / Setup Slide show Bạn chọn mục Show presenter view / bạn chọn màn hình Monitor 2 cho bàn hình trình chiếu hoặc chọn Primary màn hình desktop của bạn đang sử dụng. Bấm OK. Bước 3: Soạn các chi tiết cho trang báo cáo của bạn: vào mục View / Notes page Bạn nhập các nội dung cần hỗ trợ cho các trang báo cáo của bạn. Bước 4: Trình chiếu: bạn bấm nút F5 hoặc Slide Show thì màn hình chiếu ra ngoài sẽ là trang chính ở giữa các thông tin khác không hiện lên bạn nhìn vào máy tính có các chú thích bên dưới trang hỗ trợ cho bạn nói nhiều hơn những gì có trên màn ảnh rộng. Lưu ý: khi thiết lập chế độ nhhiều màn hình (multimonitor) khi bạn nối máy chiếu vào máy laptop của bạn chỉ thấy được ảnh nền của màn hình desktop, nhưng khi trình chiếu thì có đầy đủ thông tin bạn cần. 2. Tạo nhiều hình nền trong các báo cáo dùng PowerPoint (PPT) Mặc định chương trình PPT có hai màn hình nền là trang đầu tiên và màn hình các trang kế tiếp. Để tăng sự hấp dẫn của bài báo cáo đôi khi chúng ta cần tạo cho mỗi chương một hình nền hoặc các slide có các hình nền tùy ý, cách thực hiện như sau: Bước 1: Trong màn hình soạn thảo PP bấm vào menu View/ Master /Slide Master Thấy xuất hiện 1 màn hình nhỏ ở bên trái màn hình đó là màn hình slide Master (màn hình nền của trang, màn hình này có chứa các định dạng font, màu, nền cho toàn bộ báo cáo) nếu bạn đã chọn một kiểu trang trí nào đó rồi thì ở đây xuất hiện 2 màn hình nhỏ, 1 của trang nhất và 1 của các trang tiếp theo. Bước 2: Bấm vào nút New slide master hoặc vào menu Insert/ New slide master Bạn có thêm một màn hình nền mới và ở đây chúng ta chèn hình hoặc trang trí tùy ý. Bạn có thể tạo nhiều trang slide master ở mục này. Xong bạn bấm vào nút Close Master view Bước 3: Áp dụng các trang nền đã tạo cho các màn hình nội dung của bạn: Chọn menu Format/Slide design Bên màn hình bên trái phía trên các mẫu định dạng của máy có các trang mẫu định dạng mới mà bạn đã tạo sẵn, bạn chọn khối các trang slide cần định dạng (bên phải) và bấm mouse phải vào màn hình định dạng bến trái chọn Apply to Selected Slides 3. Di chuyển nhanh đến các trang cần báo cáo hoặc các hình, film minh họa. Trong một bài báo cáo cần đến các dữ liệu liên quan có trên máy tính của bạn hoặc trên mạng internet bạn có thể dùng chức năng hyperlink để di chuyển nhanh đến phần tham khảo đó bằng
  56. một cái bấm chuột. a. Di chuyển nhanh đến trang slide trong cùng một file. - Bạn chọn khối đoạn văn bản hoặc hình cần tham chiếu vào menu Insert /Hypert link – hộp thoại Hypert Link xuất hiện. - Bấm vào nút Bookmask bên phải hộp thoại trên hộp thoại mới xuất hiện tất cả các trang bạn đã soạn bạn chọn vào một trang nào cân liên kết đến, bấm OK - Một các khác bạn tạo một số nút trên trang màn hình slide master như : Đi đến trang kế NEXT, trang trước Previous, hoặc trang mục lục bạn vào mục View/master /Slide Master – sau đó chọn Slide show/ Action Button bạn chọn các nút lệnh có sẵn và chèn vào trang nền ấn định các lệnh như trên cho các nút. b. Tham khảo nhanh đến file hoặc đường dẫn trên mạng. - Bạn chọn khối văn bản hoặc hình và bấm vào Insert/Hypert link, Bấm vào danh mục các ổ đĩa trong lục Look in chọn đĩa, bấm đôi chuột vào các folder để chọn file có trong máy tính của bạn. Bấm OK. Nếu là đường dẫn trên mạng thì bạn mở chương trình xem trang web lên – truy cập đến trang cần tham khảo, chọn khối copy đường dẫn trên dòng Address của màn hình trang web đang xem đem dán vào dòng Address trong hộp thoại Hypert Link và bấm OK. Bạn bấm nút Slide show góc dưới bên trái màn hình kiểm tra xem đường dẫn đúng không bằng cách bấm chuột vào dòng liên kết trên màn hình. - Lưu ý: trong khi soạn thảo các slide có liên kết đến trang trên mạng internet và trình chiếu nơi không có mạng sẽ bị lỗi, trong khi xem trang web bạn chọn đến mục Favorites/Add to Favorites đánh dấu vào mục Make Available offline, chờ cho máy tải toàn bộ trang web xuống máy tính của bạn xong bạn vào menu File dánh dấu chọn mục Work Offline, bây giờ bạn đem máy đến nơi cần trình chiếu mở file PPT lên và sử dụng như khi có nối mạng Internet. Chức năng này bạn có thể liên kết đến film MP4, AVI, hoặc file nhạc MP3, MIDI, WMA trên máy của bạn rất nhanh. Phím F4 có gì mà hay ta? Khi bạn đối mặt với một loạt các hình, bảng cần phải chỉnh sửa để có kích cỡ định dạng giống nhau: bạn phải chỉnh từng hỉnh 1? mệt lắm phím F4 có chức năng lặp lại một lệnh mà bạn vừa thực hiện vì vậy khi đối mặt với một loạt các hình cần chỉnh sửa bạn sửa 1 hình đầu và kích vào lần lượt các hình sau, bay giờ bạn chỉ kích chuột và F4 thật đơn giản Thủ thuật nâng cao MS Word, biết càng nhiều càng ít nhỉ? Là người thường xuyên phải làm việc với Word, chắc hẳn bạn sẽ sử dụng rất nhiều những thao tác phải lặp đi lặp lại hàng ngày. Rất nhàm chán mà lại mất thời gian. Tại sao không sử dụng