Đề án: Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn

Nội dung text: Đề án: Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn

1. ĐỀ ÁN Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn
2. A- LỜI NÓI ĐẦU Trong điều kiện kinh tế thị trường có sự cạnh tranh và cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc chớp cơ hội kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào thời điểm đưa ra các quyết định và điều đó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để đưa ra các quyết định đặc biệt là quyết định ngắn hạn thì nhà quản trị phải có thông tin, trong khi đó thông tin trong và ngoài doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú phức tạp từ nhiều nguồn khác nhau. Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị có chất lượng ngày càng cao thì cần thiết phải xác định yêu cầu của thông tin kế toán cung cấp, từ đó có thể tổ chức thu thập xử lý xử lý thành các thông tin phù hợp và hữu ích cho nhà quản lý. Chính vì vậy em viết đề án "Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn" với mục đích muốn nghiên cứu và tìm hiểu nhiều hơn về lĩnh vực tổ chức thông tin kế toán đặc biệt là kế toán quản trị. Do kiến thức còn hạn chế, tài liệu nghiên cứu chưa phong phú nên đề án không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp từ các thầy cô và bạn bè để hoàn thiện đề án này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Ngọc Quang đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề án này. 1
3. B- NỘI DUNG. I. THÔNG TIN CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ (KTQT) 1. Thông tin. 1.1. Các định nghĩa. Thông tin là một khái niệm được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, tuỳ thuộc vào góc độ nghiên cứu mà có nhiều cách định nghĩa, các quan niệm khác nhau về thông tin. - Đứng trên góc độ là một nhà QT thì thông tin có thể được hiểu là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Đứng trên góc độ là người kế toán thì thông tin là những dữ liệu đã qua quá trình xử lý thành dạng dễ hiểu, dễ sử dụng có nghĩa và có giá trị trong việc ra quyết định đối với người nhận tin. - Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của Quyết định về lý thuyết giá trị của thông tin là giá trị của mối lợi thu được nhờ sự thay đổi hành vi QĐ gây ra bởi thông tin sau khi trừ đi chi phí để có được thông tin đó. 1.2. Vai trò của thông tin. - Có thể nói rằng thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức. Nó được coi là phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, là phương tiện để liên hệ với nhau của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị, đặc biệt là nó rất cần trong việc xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức và quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. - Thông tin tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động của doanh nghiệp với môi trường bên ngoài doanh nghiệp. Chính qua việc trao đổi thông tin mà doanh nghiệp, đặc biệt là nhà QT mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng của người cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức. Chính thông qua thông tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở tác động tương hỗ với môi trường của nó. Chính vì thế thông tin đóng một vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. 2
4. 2. Khái niệm và đặc điểm, tính chất của thông tin KTQT. 2.1. Khái niệm. - Thông tin KTQT là tập hợp các sự kiện, cá sự kiện này sẽ trở thành thông tin hữu ích khi và chỉ khi nó làm thay đổi các quyết định về tương lai của người nhận nó. 2.2. Tính chất của thông tin KTQT. a. Tính chất chung. Thông tin KTQT cũng là thông tin kế toán nên nó có các tính chất cơ bản của thông tin kế toán đó là: - Là thông tin động về tình hình chu chuyển tài sản trong một doanh nghiệp, toàn bộ nội dung về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối cùng đều được phản ánh sinh động qua các thông tin kế toán. - Luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình như vốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả lợi nhuận Những thông tin này có ý nghĩa rất lớn với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh mà nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất. - Mỗi thông tin kế toán thu được là kết quả của quá trình có tính 2 mặt: Thông tin kiểm tra và kiểm tra. Vì vậy khi nói đến kế toán cũng như thông tin kế toán không thể tách rời hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra. b. Tính chất riêng. - Tính chất đặc thù nội bộ của các sự kiện, thông tin kế toán. - Tính linh hoạt, thích ứng với sự biến đổi hàng ngày của các sự kiện các quá trình kinh tế. - Tính chất phi tiền tệ được chú trọng nhiều hơn trong các báo cáo quản trị. - Tính dự báo (phục vụ cho việc lập kế hoạch). - Tính pháp lý đối với tài liệu gốc và tính hướng dẫn thông tin trên các báo cáo quản trị. - Không có chuẩn mực chung. 3
5. 3. Vai trò của thông tin KTQT. 3.1. Vị trí của thông tin KTQT. Trong DN thì vị trí của thông tin KTQT được thể hiện qua hình vẽ sau: Quá trình xử lý Chu trình kế toán Ho ạt động kinh tế Thông tin kế toán Quyết định Quyết định - Qua hình vẽ trên ta thấy các thông tin từ các hoạt động kinh tế được kế toán thu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bước: phân loại, sắp xếp, tính toán và lưu trữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý. - Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các Quyết định được ban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra. - Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cập nhật thông tin kế toán. Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kế toán. Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kế toán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động quản trị của mình. 3.2. Vai trò. Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán mà ta thấy vai trò thông tin của KTQT là rất quan trọng, bao gồm các vai trò chủ yếu sau đây: a. Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán. - Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế hoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu. Trong số các bảng dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không được dự trù doanh nghiệp sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý. Do đó, để 4
6. chức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở. b. Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện. - Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT. Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp mà nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung. c. Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá. -Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này nhà quản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý. d. Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định. - Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định. Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định. - Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thường không có sẵn. KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị. - KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất. 5
7. e. Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN. - Nguồn lực của doanh nghiệp được kế toán đo lường, định lượng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá. - Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra. Ngoài ra quá trình này còn giúp doanh nghiệp phát hiện những thay đổi sẽ xảy ra. Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng sẽ có tác dụng tốt cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiện trong tương lai. - Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá còn giúp cho doanh nghiệp phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cách nào sẽ có hiệu quả nhất đồng thời phát hiện những yếu kém cần được điều chỉnh. II. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ VÀ THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐÁP ỨNG NHU CẦU QUẢN TRỊ NGẮN HẠN. 1. Quyết định quản trị. 1.1. Khái niệm: - Quyết định là sản phẩm quan trọng nhất của quản trị và là khâu chủ yếu của quá trình quản lý, trong tổ chức nó quyết định tính chất đúng đắn hoặc không đúng đắn của một tổ chức. - Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức, để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động liên quan và phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức. - Như vậy quyết định quản trị trực tiếp hướng vào hoạt động của 1 tổ chức có liên quan mật thiết với vai trò lãnh đạo và quyền hạn của người lãnh đạo, của bộ phận quản trị và hiệu lực của hệ thống tổ chức trong việc thực hiện quyết định đó. 1.2. Vai trò của quyết định quản trị. Vai trò của quyết định quản trị được thể hiện qua việc thực hiện các chức năng quản trị: - Quyết định quản trị thực hiện vai trò định hướng các hoạt động của tổ chức khi nó quy định phương hướng vận động và phát triển, khắc phục mâu thuẫn trên cơ 6
8. sở nghiên cứu các lợi ích có tính đến những yêu cầu, đòi hỏi của quy luật khách quan. - Quyết định quản trị đảm bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động của tổ chức khi nó xác định các nguồn lực vật chất cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Ngày nay khi quyền hạn của nhà quản trị trong doanh nghiệp được mở rộng, thì trách nhiệm trong việc ra quyết định của quản lý sẽ tăng lên điều đó đỏi hỏi cần phải có những yêu cầu đặt ra cho quyết định quản trị và người ra quyết định, cũng như phải xây dựng được những nguyên tắc và phương pháp luận chung cho việc đề ra các quyết định. 1.3. Phân loại quyết định quản trị. Do tính chất phức tạp của quá trình quản trị, các quyết định đưa ra cũng rất đa dạng có thể phân loại theo các tiêu thức sau: a. Căn cứ vào tính chất quyết định. Quyết định quản trị gồm: - Quyết định chiến lược. - Quyết định chiến thuật. - Quyết định tác nghiệp. + Quyết định chiến lược: Là các quyết định định hướng phát triển của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp. + Quyết định chiến thuật: Là các quyết định mang tính chất thường xuyên hơn, đó là những quyết định nhằm đạt được những mục tiêu ngắn hạn, mang tính chất cục bộ có tác dụng làm thay đổi hướng phát triển của hệ thống quản trị trong tổ chức. + Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định ra hàng ngày, có tính chất điều chỉnh chỉ đạo trong quá tình thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp. b. Căn cứ vào thời gian thực hiện quyết định. Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định dài hạn. - Quyết định trung hạn. - Quyết định ngắn hạn. c. Căn cứ vào phương pháp ra quyết định Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định trực giác. 7
9. - Quyết định có lý giải. + Quyết định trực giác: Thường xuất phát tư trực giác của nhà quản trị mà không cần tới sự phân tích thông tin hay lý trí để ra quyết định. Các quyết định này thường dựa trên cơ sở kinh nghiệm và cảm giác trực tiếp của người ra quyết định. + Quyết định có lý giải: Lại là các quyết định dựa trên cơ sở nghiên cứu và phân tích thông tin một cách có hệ thống. Các quyết định này thường được cân nhắc, so sánh, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả, giảm bớt được nhầm lẫn trong quyết định. d. Căn cứ theo phạm vi áp dụng thì có: - Quyết định chung. - Quyết định bộ phận. - Quyết định lĩnh vực. Quyết định lĩnh vực chỉ liên quan đến một số vấn đề về chức năng quản trị nhất định trong doanh nghiệp . 2. Quyết định ngắn hạn. 2.1. Khái niệm. - Quyết định ngắn hạn là những quyết định liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời gian ngắn, thường là một năm. VD: như có tham ra thị trường hay không, có nên thực hiện chiến lược khuyến mại quảng cáo sản phẩm hay không, nên tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết máy. Xét về nguồn vốn đầu tư cho quyết định ngắn thường không đòi hỏi nguồn vốn đầu tư lớn. 2.2. Đặc điểm. - Quyết định ngắn hạn là một quyết định ảnh hưởng chủ yếu đến thu nhập trong một thời gian ngắn. Cho nên phương án lựa chọn cho quyết định ngắn hạn là lợi nhuận và doanh thu mà doanh nghiệp thu được trong năm nay hoặc năm tới là cao hơn các phương án khác. - Xét về vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện tời của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn không cần thiết phải mua sắm hoặc trang bị thêm tài sản cố định để tăng thêm năng lực hoạt động. 2.3. Nội dung quyết định ngắn hạn. 8
10. Các quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp (của nhà quản trị doanh nghiệp) thường bao gồm nội dung sau: - Chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt (với giá giảm). - Tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết sản phẩm từ bên ngoài. - Ngừng hay tiếp tục sản xuất một mặt hàng nào đó. - Nên bán ngay dưới dạng bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến ra thành phẩm rồi mới bán? - Quyết định sản xuất trong điều kiện năng lực giới hạn 2.4. Yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn. Để quyết định ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu kế hoạch đặt ra của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn cần đảm bảo các yêu cầu sau: a. Đảm bảo tính khoa học. Tức là quyết định phải dựa tên căn cư, cơ sở thông tin cụ thể đặc biệt là thông tin về chi phí - giá cả - khối lượng do KTQT cung cấp đồng thời dựa trên nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc ra quyết định. b. Đảm bảo tính pháp lý. Đòi hỏi các quyết định đưa ra phải phù hợp với pháp luật, luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời nó phải được đưa ra đúng thẩm quyền của nhà quản trị cũng như thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định. d. Đảm bảo tính tối ưu. Muốn nói đến mối quan hệ giữa nguồn lực hiện có, chi phí và lợi nhuận, nghĩa là các quyết định ngắn hạn cần phải dựa tên sự cân nhắc so sánh giữa các phương án khác nhau. Phương án được lựa chọn đối với quyết định ngắn hạn là phương án có sự kết hợp giữa ba yếu tố nguồn lực - chi phí - lợi nhuận một cách hợp lý và hiệu quả nhất. e. Tính cụ thể của quyết định Để quá tình thực hiện quyết định thuận lợi thì các quyết định đưa ra phải được cụ thể hoá thành những kế hoạch, dự án và quy định thời gian thực hiện. f. Tính linh hoạt. Trong điều kiện cạnh tranh thị trường luôn chưa đứng những yếu tố bất ngờ và rủi ro nên quyết định quản trị càng dễ điều chỉnh thì khi cón biến động, thay đồi 9
11. thì nó vẫn dễ dàng thực hiện được. Những quyết định quá cứng nhắc sẽ khó thực hiện khi xảy ra thay đổi điều chỉnh. 3. Thông tin KTQT đáp ứng nhu cầu quyết định ngắn hạn. 3.1. Điều kiện của thông tin KTQT. Các thông tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị, do đó để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán mang lại hiệu quả tốt nhất thì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: a. Tính trung thực của thông tin kế toán. - Các thông tin về mối quan hệ giữa khối lượng, chi phí và lợi nhuận luôn là những thông tin đòi hỏi tính trung thực rất cao. Nó đảm bảo quyết định quản trị không bị chệch hướng, giúp nhà quản trị có thể lựa chọn dây chuyền sản xuất, định giá sản phẩm, xác định chiến lược tiêu thụ sản phẩm, xác định trình độ sử dụng năng lực sản xuất b. Tính phù hợp hiệu quả của thông tin kế toán. Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin mà KTQT thu thập và xử lý phải liên quan đến mục tiêu và kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra. Thông tin kế toán thích hợp đói với quyết định ngắn hạn gồm: - Thông tin về chi phí, thu nhập: Đây là thông tin rất quan trọng đối với việc ra quyết định. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp thì chi phí gồm có rất nhiều loại có loại phù hợp với quá trình ra quyết định, nhưng có có loại không phù hợp với việc ra quyết định. Thông tin về chi phí và thu nhập thích hợp là những thông tin phải đạt hai tiêu chuẩn cơ bản: + Thông tin đó phải liên quan đến tương lai. + Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phương án xem xét và lựa chọn. - Thông tin về các nguồn lực: Các yếu tố của quá trình sản xuất không bao giờ là vô hạn mà thường có giới hạn trong những điều kiện nhất định. Do đó trong điều kiện các nguồn lực bị giới hạn thì nhà quản trị cần thiết lập các phương trình tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa lợi nhuận hoặc chi phí với các yếu tố nguồn lực của quá trình sản xuất kinh doanh, tìm phương án tối ưu để tối đa hoá lợi nhuận hoặc tối thiểu hoá chi phí. - Thông tin về công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào: công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào là mối quan hệ vật chất thể hiện cách thức chuyển đổi các đầu vào 10
12. (như lao động, tư liệu lao động) thành các sản phẩm đầu ra. Trong sản xuất kinh doanh có nhiều phương án kết hợp các yếu tố đầu vào khác nhau. Mỗi phương án kết hợp mang lại hiệu quả kinh doanh nhất định vì vậy để có quyết định phù hợp không thể xem nhẹ những loại thông tin này. - Để thông tin kế toán mang lại hiệu quả cho quyết định thì nó phải được thu thập trên cơ sở hiểu biết, nhận thức vấn đề một cách tổng hợp. Khi thông tin đưa ra mang tính chất tổng hợp giúp nhà quản trị khai thác có hiệu quả nhất mọi khả năng hiện có cũng như khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. - Thông tin kế toán cũng phải kịp thời; dù thông tin kế toán có đầy đủ, tổng hợp đến đâu đi chăng nữa mà không đúng lúc thì việc ra quyết định cũng không có giá trị. d.Tính hợp pháp và ít tốn kém trong thu thập thông tin kế toán. - Có nhiều nguồn thông tin khác nhau cả ở ngoài doanh nghiệp và trong nội bộ doanh nghiệp KTQT phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lý thành thông tin hữu ích cho quản lý với chi phí bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấp nhận được. Nếu không có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thông tin cần thiết nhưng chi phí bỏ ra quá lớn. 3.2. Tổ chức thu thập thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định. Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thông tin tương lai. Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước đó được sử dụng cho mục đích khác (thông tin thứ cấp). 3.2.1. Tổ chức thu thập thông tin quá khứ. * Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và sự kiện xảy ra, đã phát sinh. * Thông tin quá khứ mà KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo. 11
13. * Thu thập thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau đây: Sự kiện Phân tích ảnh hưởng Xếp loại và Báo cáo theo kinh tế hạch toán, ghi sổ tổng hợp yêu cầu quản lý - Theo quy trình trên tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được KTQT phân tích ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổng hợp các thông tin đã đượcghi rõ. Cuối cùng tuỳ theo yêu cầu của nhà quản trị mà cung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định. - Để thu thập thông tin này KTQT có thể sử dụng các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tổng hợp cân đối thông qua việc tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức vận dụng tài khoản, thiết kế hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý và mục đích ra quyết định. a. Tổ chức hạch toán ban đầu. - Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ. Hạch toán ban đầu được thực hiện thông qua việc lập các chứng từ kế toán. Lập và ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh sẽ giúp cho các khâu tiếp theo tiến hành thuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp, hữu ích và kịp thời. - Phục vụ cho các tình huống ra quyết định KTQT không chỉ sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định. Doanh nghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc bổ sung, sửa dổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung của KTQT, thiết kế thêm các chứng từ kế toán cần sử dụng để phản ánh nội dung thông tin thích hợp theo yêu càu và mục đích của các quyết định quản trị doanh nghiệp . b. Tổ chức tài khoản kế toán. - Việc tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin quá khứ phục vụ cho việc ra quyết định cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học vừa đảm 12
14. bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế toán cụ thể. - Để đáp ứng mục tiêu trên KTQT cần căn cứ vào hệ thống tài khoản của Nhà nước ban hành, trên cơ sở mục đích và yêu cầu của quản lý chi tiết đối với từng đối tượng để mở các tài khoản chi tiết theo dõi từng đối tượng. c. Sử dụng hệ thống sổ kế toán. - Sổ kế toán là hình thức đặc biệt quan trọng được sử dụng trong KTQT để theo dõi, thu thập thông tin cả trong quá khứ và tương lai. Hệ thống sổ kế toán đặc biệt là các sổ chi tiết được sử dụng để phản ánh và thu nhận thông tin hữu ích một cách chi tiết về từng đối tượng kế toán. Từ đó có thể cung cấp các thông tin hữu ích trên các Báo cáo quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau. - Hệ thống sổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lượng các chỉ tiêu trên cụ thể được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo sử dụng thông tin. Khi thiết kế mẫu sổ cần xem xét trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin ở doanh nghiệp, quá trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thông tin trong từng tình huống ra quyết định. d. Lập báo cáo KTQT. -Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, KTQT thiết kập hệ thống báo cáo bao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất - Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tuỳ thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau. * Quy trình thu nhập thông tin về chi phí Trọng tâm của kế toán quản trị là phản ánh quá trình chi phí trong doanh nghiệp nên thu nhận và xử lý thông tin này là quan trọng và không thể thiếu với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Quá trình thu nhập thông tin về chi phí có thể được tiến hành như sau: Thông Quá trình xử lý thông tin Lập và Ra 13
15. tin chi Xây Phân Lập dự phân quyết phí dựng tích: chi toán và tích báo định Phân ban định phí- xác định cáo quản đầu loại trị mức và khối tổng chi chi các tiêu lượng- chi phí phí phân bổ lợi sản xuất chi phí nhuận 14
16. - Thông tin chi phí sản xuất Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều có chung một kiểu xuất phát là cùng sử dụng một nguồn thông tin đầu vào của kế toán. Do đó, thông tin chi phí ban đầu có thể được thu nhận từ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị hoặc cũng có thể thu nhận từ các báo cáo được lập trước, các thông tin này được cung cấp cho kế toán quản trị tiến hành xử lý. - Quá trình xử lý thông tin Để có được các thông tin tư vấn hữu ích cho doanh nghiệp thì kế toán quản trị thực hiện quá trình xử lý thông tin theo các bước sau: + Phân loại chi phí: Toàn bộ chi phí trong doanh nghiệp được chia thanh hai loại là chi phí biến đổi (biến phí) và chi phí cố định (định phí). Chi phí biến đổi là các chi phí thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động. Chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm thì không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động. Chi phí biến đổi bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí bao bì đóng gói Chi phí bán hàng . Chi phí cố định là các chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động, còn chi phí cố định cho một đơn vị sản phẩm thay đổi khi có mức độ hoạt động thay đổi. Các chi phí cố định gồm các khoản như: Chi phí thuê nhà xưởng Chi phí khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị sử dụng trong phân xưởng. Lương nhân viên phân xưởng Chi phí bảo hiểm chống trộm và chống cháy. Việc phân loại trên được thực hiện dựa vào mối quan hệ giữa chi phí và khối lượng sản phẩm tiêu thụ. Hầu hết tất cả các chi phí của doanh nghiệp đều được phân loại thành một trong hai loại chi phí trên, có những loại là chi phí hỗn hợp bao gồm cả định phí và biến phí như: Chi phí thuê bao điện thoại, chi phí điện năng tiêu thụ, lương nhân viên giám sát, chi phí thuê phương tiện vận tải, hợp đồng thuê với tiền 15
17. thuê trả theo doanh số, chi phí bán hàng thì đều được kế toán lượng hoá, tách riêng thành yếu tố chi phí cố định và yếu tố chi phí biến đổi, chi phí cố định sẽ được để nguyên ở dạng tổng số, chi phí biến đổi luôn được tính cho từng đơn vị sản phẩm. Sỡ dĩ phân loại chi phí thành biến phí và định phí là do quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của kế toán quản trị dưới góc độ kiểm soát và dự toán chi phí nhằm tìm ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất. + Xây dựng định mức và các tiêu thức phân bổ chi phí Xây dựng định mức chi phí: là vấn đề sử dụng các phương pháp kỹ thuật tính toán định lượng các chỉ tiêu nguyên liệu, vật liệu, lao động trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm. Cắn cứ vào định mức đã xác định với giá của từng đơn vị ta xác định được chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp (đây là hai khoản mục biến động theo khối lượng sản phẩm hoàn thành). Định mức chi phí là tiêu chuẩn quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các khoản chi phí giúp nhà quản trị nhận được thông tin phản ánh hiệu quả quá trình hoạt động và hiệu năng của bộ máy quản lý. Xây dựng các tiêu thức phân bổ chi phí: các biến phí cũng như chi phí trực tiếp là loại chi phí có thể kiểm soát được vì chúng trực tiếp phát sinh cùng với mức độ hoạt động của từng bộ phận. Tuy nhiên các chi phí gián tiếp phát sinh là nhằm phục vụ cho nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp này sao cho hợp lý nhất. Căn cứ phân bổ chi phí gián tiếp rất đa dạng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, tính chất và đặc điểm doanh nghiệp, thông thường căn cứ được sử dụng để phân bổ là mức độ hoặc mức sử dụng dịch vụ được cung cấp. Căn cứ phân bổ tốt nhất là hoạt động gây ra chi phí, hoạt động phản náh mối quan hệ nguyên nhân của việc sử dụng với chi phí. + Phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận Sau khi phân loại chi phí thành biến phí và định phí thì kế toán quản trị sử dụng khái niệm số dư đảm phí (SDĐP) để phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận. Số dư đảm phí la phần chênh lệch giữa doanh thu và beíen phí, bằng cách phân tích này cho các nhà quản trị doanh nghiệp thấy trong khoảng thời gian ngắn hạn, doanh nghiệp muốn tối đa hoá lợi nhuận thì phải tối đa hoá số dư đảm phí, hay biết dược 16
18. độ lớn của đòn bẩy kinh doanh, kết cấu chi phí giữa biến phí và định phí như thế nào là hợp lý nhất Trong quá trình phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận ta sử dụng các khai niệm cơ bản sau; - Số dư đảm phí đơn vị sản phẩm (SDĐP đvsp)= Giá bán đvsp- biến phí đvsp ∑ SDĐP = ∑ doanh thudoanh thu - ∑ chi phí biến đổi (1) = SDĐP đvsp x số lượng sản phẩm tiêu thụ (2) = chi phí cố định + lợi nhuận (3) = ∑ doanh thu x tỷ lệ số dư đảm phí (4) Với: Tỷ lệ số dư đảm phí đvsp = SDĐP đvsp Giá bán đvsp Tỷ lệ số dư đảm phí = ∑ SDĐP ∑ doanh thu Từ đó ta có phương trình: ∑ Lợi nhuận = ∑ SDĐP - ∑ Chi phí cố định (I) = ∑ doanh thu x tỷ lệ SDĐP - ∑ Chi phí cố định (II) Dựa vào các phương trình trên ta thấy mối quan hệ giữa SDĐP, SDĐP đvsp, tỷ lệ SDĐP, tỷ lệ SD ĐP đvsp, lợi nhuận, doanh thu, chi phí cố định từ đó phân tích các phương án kinh doanh. Tuỳ theo các thông tin được cung cấp mà có thể dùng phương trình (I) hoặc phương trình (II) để khai thác quyết định phương án kinh doanh sao cho phù hợp.  Nếu thông tin cho phép tiếp cận với SD ĐP đvsp, số lượng sản phẩm thì ta sử dụng phương trình (I) để phân tích.  Nếu yếu tố cung cấp thông tin là doanh thu và tỷ lệ SD ĐP thì ta sử dụng phương trình (II). Dựa vào phương trình (I) và (II) thì muốn tối đa hoá lợi nhuận cần tối đa hoá SDĐP. Kết quả của từng phương án sẽ được xác định theo các trường hợp sau:  Trường hợp chi phí cố định không thay đổi. ∑ SD ĐP tăng (hoặc giảm) bao nhiêu thì loị nhuận sẽ tăng (giảm) bấy nhiêu.  Trường hợp chi phí cố định thay đổi thì phần chênh lệch thay đổi giữa ∑ SD ĐP với phần thay đổi của chi phí cố định sẽ cho kết quả lợi nhuận là tăng hay giảm: 17
19. Δ Lợi nhuận = Δ Số dư đảm phí - Δ chi phí cố định Việc xác định thay đổi của chí phí cố định thường không khó khăn, chỉ cần dựa vào kết quả phân loại chi phí theo phương án kinh doanh để xác định phần chênh lệch giữa các phương án khác nhau và việc xác định phần thay đổi của số dư đảm phí có thể chia thành hai trường hợp sau: Trường hợp 1: Các số liệu của phương án chỉ ảnh hưởng đến một trong hai yếu tố của SD ĐP, theo phương trình (I) là số lượng sản phẩm hoặc SD ĐP đvsp, theo phương trình (II) là doanh thu hoặc tỷ lệ SD ĐP để từ đó xác định phần thay đổi của SD ĐP trực tiếp bằng cách lấy phần thay đổi (tăng hoặc giảm) của yếu tố thay đổi đó nhân với yếu tố không thay đổi. Trường hợp 2: Các số liệu của phương án ảnh hưởng đến cả 2 yếu tố của SD ĐP, để xác định phần thay đổi của SD ĐP trước hết cần xác định tổng SD ĐP cũ sẽ cho phần chênh lệch của hai phương án kinh doanh. Sau khi xác định được phần thay đổi của SD ĐP và chi phí cố định thì sẽ xác định được phần thay đổi của lợi nhuận phương án đang xem xét. + Lập dự toán và xác định tổng chi phí sản xuất. Mục đích của lập dự toán là:  Cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp.  Làm căn cứ đánh giá thực hiện.  Phát hiện các mặt hạn chế tồn tại trong sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục. Bên cạnh các dự toán về chi phí kế toán còn phải lập cả các dự toán khác liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán tiền mặt, dự toán kết quả thu nhập và dự toán bảng cân đối kế toán. - Lập và phân tích các báo cáo quản trị Đây là khâu cuối cùng trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp nó cho ta biết kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như các bộ phận, kế toán quản trị sau khi lập các báo cáo thì tiến hành phân tích báo cáo để đưa ra được những thông tin hữu ích cho các nhà quản trị. Các thông tin mà kế toán quản trị cần phân tích trên báo cáo gồm các loại sau: + Thông tin về các báo cáo bộ phận, so sánh giữa các bộ phận. 18
20. + Phân tích kết cấu chi phí sản xuất của doanh nghiệp theo tiêu thức phân loại: Chi phí biến đổi, chi phí cố định. + Phân tích mức hạ và tỷ lệ hạ giá thành của những sản phẩm so sánh được. + Phân tích chi phí theo khoản mục giá thành trong doanh nghiệp. - Ra quyết định: Căn cứ vào các thông tin kế toán được cung cấp trên các báo cáo quản trị kết hợp với các mục tiêu kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra trong từng thời kỳ cụ thể mà nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. 3.2.2. Tổ chức thu thập thông tin tương lai. * Thông tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau. * Nguồn thông tin này kế toán có thể tổ chức thu thập theo quy trình sau: Hoạch Lựa chọn Báo cáo Thu thập Phân tích định nguồn vàtư vấn thông tin thông tin mục tiêu thông tin quyết định - Theo quy trình này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thông tin sẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch. - Lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tương lai. Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất. Tuỳ theo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp. + Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: thông tin số liệu thứ cấp là thông tin đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, tạp chí, sách, dịch vụ tư vấn ). 19
21. Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm song không phải lúc nào cũng có được các thông tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thông tin, số liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra QĐ. Trong trường hợp đó KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn. + Thu thập thông tin số liệu sơ cấp: Rất nhiều thông tin tương lai được thu thập từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu. Để thu thập thông tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu. Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ Tuỳ theo nọi dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu thập và trình bày khác nhau. Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính. - Xử lý phân tích thông tin: Sau khi thu thập thông tin KTQT tiến hành xử lý thông tin đó thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị. Để xử lý các thông tin này KTQT áp dụng các phương pháp kế toán chung như: phương pháp chứng từ, tính giá, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối đồng thời kết hợp với các phương pháp riêng của KTQT như: So sánh, đối chiếu thành các biểu đồ, đồ thị hay chương trình - Sau khi xử lý kế toán tiến hành lập báo cáo quản trị dưới nhiều hình thức khác nhau và đưa ra những lời tư vấn cho quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. III. THỰC TRẠNG VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KTQT PHỤC VỤ CHO QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ NGẮN HẠN. 1. Thực trạng chung. * Trong tình hình thực tế hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam mới tiếp cận và bước vào cơ chế hoạt động theo nền kinh tế thị trường nên sự nhận thức cũng như hiểu biết về KTQT đang còn giới hạn ở một mức độ nhất định. Phần hành KTQT chưa có một vị trí độc lập trong doanh nghiệp ,cũng có thể có một vài doanh nghiệp có bộ phận KTQT độc lập với kế toán tài chính nhưng số này đang còn ở mức độ khiêm tốn. Còn nói chung tổ chức công tác KTQT được kết hợp với kế toán tài chính. Đặc điểm này ảnh hưởng rất lớn tới việc các nhà quản trị trong việc chủ 20
22. động tổ chức hoạt động kinh doanh theo cơ chế mới và việc sử dụng hệ thống thông tin KTQT để đưa ra lời tư vấn quyết định cũng như kiểm soát và quản lý doanh nghiệp . * Thông tin kế toán trong doanh nghiệp chủ yếu là do hệ thống thông tin của kế toán tài chính cung cấp. Nhưng xét về mặt bản chất thì thông tin do KTTC cung cấp chủ yếu là phục vụ cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, còn thông tin phục vụ cho công tác quản lý nội bộ như: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá và ra quyết định là KTQT cung cấp. Mặc dù nhu cầu, đòi hỏi của công tác quản lý luôn đặt ra những việc hình thành hệ thống thông tin KTQT trong doanh nghiệp là chưa có hoặc có đề cập tới nhưng mới chỉ dừng lại ở mức độ ghi nhận sự kiện chứ chưa trở thành một hệ thống độc lập trong doanh nghiệp, ngoài ra những thông tin mang tính chất tài chính để phục vụ yêu cầu lập kế hoạch thì hầu như chưa thực hiện. * Nguyên nhân của thực trạng trên là do: + Mới chuyển sang vận hành theo cơ chế kinh tế mới nên kiến thức về tổ chức và quản lý theo cơ chế thị trường của các doanh nghiệp còn hạn chế, chưa nhiều và chưa đầy đủ, trong khi đó thói quen điều hành quản lý kinh doanh thời tập trung bao cấp chưa loại bỏ được nên tạo khó khăn cho việc quản lý theo cơ chế mới. Điều này ảnh hưởng đến tâm lý trong việc tổ chức bộ máy KTQT trong các DN. + Mô hình tổ chức bộ máy KTQT áp dụng tại Việt Nam là mô hình kết hợp tuân theo chế độ hướng dẫn của Nhà nước, của Bộ Tài chính cũng chỉ mới chú trọng đến hệ thống TTC, còn vấn đề hướng dẫn về nội dung KTQT, tổ chức công tác quản lý ở các doanh nghiệp thì chưa có những hướng dẫn cụ thể. Do đó phần hành KTTC vẫn đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin sát thực tế kinh doanh của doanh nghiệp để ra quyết định quản trị. 2. Tổ chức kênh thông tin KTQT phục vụ quyết định ngắn hạn. Xuất phát từ thực trạng chung của tổ chức thông tin KTQT trong thực tế cho thấy: hệ thống thông tin KTQT là chưa có, do vậy để dần dàn hình thành, phát triển và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán này cần phải thực hiện qua nhiều giai đoạn từng bước khác nhau. Ở mức độ thấp của kinh tế thông tin kế toán đó là tổ chức các kênh thông tin kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị DN. Tuỳ vào loại hình kinh doanh, quy mô phạm vi hoạt động, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất 21
23. cũng như đặc điểm tổ chức sản xuất và tính chất sản xuất, yêu cầu trình độ quản lý DN có thể tổ chức các kênh thông tin kế toán dưới các hình thức khác nhau. Sau đây là một số hình thức tổ chức kênh thông tin KTQT trong doanh nghiệp. 2.1. Kênh thông tin độc lập. 2 2 KTQT KTTC T KTTC Quản trị T KTQT Bộ phận Thông tin Quyết định Thông tin Bộ phận KTTC KTTC quản trị KTQT KTQT - Theo cách tổ chức này thì thông tin kế toán trong DN được tổ chức thành hai hệ thống độc lập nhau, nhà quản trị dựa trên hai hệ thống báo cáo của 2 bộ phận này từ đó phân tích, đánh giá và ra QĐ. - Ưu điểm: Kênh thông tin này sẽ cung cấp cho quản trị những thông tin chính xác và trung thực nhất. Bởi vì do đã phân thành hai bộ phận thì nhiệm vụ chức năng của mỗi bộ phận là rõ ràng do đó khi tổ chức thu thập và xử lý thông tin sẽ không bị ảnh hưởng và tác động lẫn nhau → thông tin do kế toán cung cấp sẽ khách quan hơn và mang lại đặc thù hơn. - Nhược điểm: chi phí cho công tác tổ chức bộ máy kế toán sẽ tốn kém hơn: do phải tổ chức lao động, cơ sở vật chất trang bị kỹ thuật cũng như trình độ quản lý yêu cầu cao hơn - Trong thực tế, cách tổ chức kênh thông tin này mới chỉ áp dụng ở các DN có quy mô lớn, yêu cầu và trình độ quản lý cao. 2.2. Kênh thông tin trực tiếp. Các phân hệ kế toán QUẢN TRỊ - Theo cách tổ chức kênh thông tin kế toán này thì doanh nghiệp không tổ chức thành bộ phận kế toán tài chính hay KTQT độc lập mà tổ chức dưới dạng các phân hệ kinh tế đơn vị (nhỏ) khác nhau trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận cung cấp 22
24. một loại thông tin nhất định cho quản trị doanh nghiệp và giữa các phân hệ trên vẫn có sự liên hệ với nhau, trao đổi với nhau. Các phân hệ này bao gồm: + Phân hệ kế toán tổng hợp. + Phân hệ kế toán công nợ phải thu, phải trả. + Phân hệ kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành. + Phân hệ kế toán TSCĐ. + Phân hệ kế toán hàng tồn kho. + Phân hệ kế toán mua hàng. + Phân hệ kế toán bán hàng + Phân hệ kế toán tiền lương. - Ưu điểm: theo cách tổ chức này thông tin kế toán cung cấp thông tin một cách trực tiếp và nhanh nhất cho nhà quản trị, do các nhiệm vụ thu thập tổ chức xử lý thông tin đã được chia nhỏ thành nhiều phân hệ với chức năng và nhiệm vụ khác nhau nên thông tin do kế toán cung cấp được chuyên môn hoá hơn. - Nhược điểm: Đòi hỏi nhà quản trị phải phân tích đánh giá nhiều nguồn thông tin hơn → năng lực quản lý, kinh nghiệm và nhận thức tổ chức chuyên sâu hơn. Đôi khi nếu giữa các phân hệ kế toán không có sự liên hệ với nhau hoặc liên hệ một cách chặt chẽ thì thường làm cho quản trị viên đứng trước tình trạng quá tải thông tin. Do đó các quyết định đặc biệt là quyết định ngắn hạn sẽ không có hiệu quả. 2.3 Kênh thông tin kết hợp. QUẢN TRỊ DN KTTC KTQ T 23
25. - Theo cách tổ chức kênh thông tin kế toán này thì bộ phận KTQT và kế toán tài chính được kết hợp với nhau trong tổ chức bộ máy kế toán với nhau. Thông tin kế toán được cung cấp là sự tổng hợp của cả kế toán tài chính và KTQT. - Ưu điểm: + Ít tốn kém trong chi phí tổ chức công tác kế toán. + Thông tin mang tính tổng hợp do đó trong từng trường hợp phải ra các quyết định ngắn hạn thì nó giúp cho các nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng. + Việc tổ chức hạch toán dư phí giá thành rất linh hoạt để cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý, theo từng lĩnh vực quan tâm. + Việc sử dụng số liệu vào cuối kỳ được thực hiện đơn gian trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc trọng yếu, tránh được bút toán rườm rà không cần thiết trong trường hợp sử dụng chi phí định mức. + Nó cung cấp cho nhà quản trị những thông tin tổng hợp do đó quá trình quyết định của nhà quản trị sẽ nhanh chóng, phù hợp với việc đưa ra các quyết định ngắn hạn. Với đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay khi mà nhận thức về KTQT còn chưa đầy đủ thì đây là cách tổ chức thông tin hợp lý nhất. - Nhược điểm: Do thông tin cung cấp là sự kết hợp tổng hợp của cả kế toán tài chính và KTQT nên trong trường hợp nhà quản trị muốn biết thông tin chi tiết về từng lĩnh vực là khó có thể rạch ròi cụ thể. Hơn nữa giữa kế toán tài chính và KTQT cũng có những nguyên tắc tổ chức riêng nên trong quá trình kết hợp thông tin có thể xảy ra những mâu thuẫn ảnh hưởng đến quyết định của quản trị doanh nghiệp . 3. Nội dung thông tin KTQT đáp ứng nhu cầu quyết định ngắn hạn. Để đảm bảo quyết định ngắn hạn đạt được hiệu quả tốt nhất và đáp ứng được nhu cầu, mục tiêu quản lý đề ra thì cho dù thông tin KTQT có được tổ chức ở những dạng kênh thông tin nào đi nữa thì nội dung của nó cũng phải đảm bảo những điều kiện nhất định. Những điều kiện đó được thể hiện qua sơ đồ sau: Nguồn Thông tin kế toán Nguồn thông ban đầu thông tin sơ tin thứ cấp cấp Tổ chức xử lý thông tin 24 Thông tin kế toán
26. * Theo sơ đồ trên thông tin kế toán được phân thành hai nhóm thông tin là thông tin kế toán mang tính chất tài chính và phi tài chính. - Nội dung thông tin kế toán mang tính chất tài chính: + Chi phí và thu nhập Thông tin về mối quan hệ tỷ lệ giữa chi phí và lợinhuận Các loại chi phí và mức phân bổ chi phí Thông tin về các loại chi phí + Chi phí chênh lệch và chi phí cơ hội → Chi phí chênh lệch: Trước khi ra quyết định các nhà quản trị thường phải so sánh nhiều phương án khác nhau và mỗi phương án lại có các loại chi phí riêng, khác nhau cả về lượng và loại chi phí. Mỗi phương án sẽ có các loại chi phí liên quan và chúng được đem so sánh với chi phí của các phương án khác. Một số chi phí có ở phương án này nhưng lại chỉ có một phần hoặc không có ở các phương án khác, các loại chi phí này được gọi là chi phí chênh lệch. Chi phí chênh lệch còn được xem là chi phí tăng thêm , mặc dù số tăng này chỉ có do chênh lệch chi phí một loại nào đó ở phương án này lớn hơn chi phí cùng loại ở phương án khác. Ngược lại nếu chênh lệch giảm thì chi phí giảm đi. Chi phí chênh lệch có thể là chi phí khả biến hoặc là bất biến. → Chi phí cơ hội: 25
27. Trong kinh doanh mọi chi phí đều được phản ánh và theo dõi trên sổ sách kế toán. Tuy nhiên có một loại chi phí hoàn toàn không được phản ánh trên sổ sách kế toán nhưng lại rất quan trọng, cần phải được xem xét cân nhắc mỗi khi doanh nghiệp cần lựa chọn phương án kinh doanh - đó là chi phí cơ hội. Chi phí cơ hội là lợi nhuận tiềm năng bị mất đi khi lựa chọn phương án hành động này để thay thế một phương án hành động khác. Hành động khác ở đây là phương án tối ưu nhất sẵn có so với phương án được lựa chọn. Như vậy ngoài những chi phí kinh doanh đã được tập hợp phản ánh trên sổ sách kế toán trước khi ra quyết định các nhà quản lý còn phải xem xét chi phí cơ hội phát sinh cho những yếu tố kinh doanh có thể được sử dụng theo cách khác, mà những cách này cũng mang lại lợi nhuận. Thực đó có bao nhiêu phương án khác nhau để lựa chọn thì có bấy nhiêu khả năng thu lợi nhuận ở những mức độ khác nhau. Nhưng khi đã chọn một phương án thì phải bỏ lỡ cơ hội thực hiện phương án khác, do đó doanh nghi ệp phải coi mức lợi nhuận cao nhất của phương án lựa chọn để ra quyết định. Căn cứ vào mục tiêu kế hoạch ngắn hạn mà doanh nghiệp đặt ra là gì mà phương án thực hiện sẽ có bản chất khác nhau. Khi nắm rõ được bản chất của phương án kinh doanh thì nhà quản trị có thể kết hợp các yếu tố thông tin khác để đưa ra quyết định đúng đắn và hợp lý nhất. + Thực trạng tài Nguồn vốn để thực hiện (tự có - vay) chính Mức phân bổ vốn cho phương án lựa chọn - Nội dung thông tin kế toán phi tài chính + B ản chất phương án Là tăng lợi nhuận, hay Tăng doanh thu, hay Tăng tỷ trọng thị phần + Rủi ro: Dù là phương án nào thì doanh nghiệp khi quyết định cũng phải biết được mức độ rủi ro khi thực hiện là bao nhiêu để lựa chọn do đó thông tin về mức độ rủi ro (tiềm tàng hay dự kiến) cũng cần thiết. Để từ đó nhà quản trị có biện pháp khắc phục hoặc hạn chếm ức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra. + Hoàn cảnh thực hiện Tình hình thị trường như thế nào. Ngu26ồn lực. Xu hướng phát biểu chung
28. Tuy không phải là nhân tố quan trọng nhưng để quyết định phù hợp thì thông tin này cũng rất cần thiết. Do là những nhân tố bên ngoài tác động lên quá trình tổ chức thực hiện các quyết định nên khi có thêm nguồn thông tin này thì nó giúp cho các quyết định ngắn hạn trở nên linh hoạt hơn với môi trường bên ngoài. Đặc biệt là trong điều kiện thị trường dễ có nhiều biến động và thay đổi. → Để ra quyết định ngắn hạn thì không thể vận dụng tất cả các thông tin trên mà cần sử dụng những loại thông tin thích hợp để quyết định. 4, Hoàn thiện tổ chức thông tin KTQT trong doanh nghiệp Quyết định kinh doanh hiệu quả phụ thuộc vào số lượng, chất lượng và loại thông tin KTQT, để nâng cao yếu tố này khi tổ chức thông tin KTQT cần chú ý các vấn đề sau: 4.1 Thiết lập kênh thông tin rõ ràng và phù hợp với điều kiện doanh nghiệp. * Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp bao gồm cả KTTC và KTQT, để thông tin cung cấp đúng chức năng lĩnh vực của người quan tâm thì việc xác lập kênh thông tin rõ ràng trong doanh nghiệp là điều cần thiết và quan trọng. Đối với bộ phận kế toán quản trị thì bộ phận kế toán chi phí và giá thành là bộ phận trọng tâm, xây dựng được bộ phận kế toán quản trị chi phí giá thành phân biệt với kế toán tài chính sẽ đảm bảo cho kênh thông tin kế toán giữa hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị sẽ không bị lẫn lộn trong doanh nghiệp. * Cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đều sử dụng một nguồn thông tin kế toán chi phí đầu vaò nhưng việc phân loại và xử lý thông tin chi phí giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị là hoàn toàn khác nhau: nếu như theo cách phân loại của KTTC thì chi phí phản náh là lẫn lộn giữa chi phí biến đổi và chi phí cố định thì theo cách phân loại của kế toán quản trị được phân thành chi phí biến đổi và chi phí cố định. Cách phân loại chi phí của kế toán quản trị này sẽ ứng dụng được thông tin về mối quan hệ giữa chi phí- khối lượng- lợi nhuận, để tư vấn các tình huống quyết định mà đặc biệt là các quyết định ngắn hạn. * Để theo dõi và phản ánh chi phí biến đổi và chi phí cố định hợp lý, chặt chẽ thì doanh nghiệp cần quan tâm tới các vấn đề: 27
29. - Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: sử dụng những chứng từ đã được quy định của Nhà nước trong kế toán tài chính đồng thời kết hợp thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp yêu cầu và mục đích của quản trị nội bộ như các chứng từ trung gian để tổng hợp định mức các chi phí vật liệu, nhân công và sản xuất chung để tập hợp chi phí theo từng đối tượng. - Thiết kế hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phục vụ cho công tác kế toán chi phí: Trên cơ sở hệ thống tài khoản của kế toán tài chính cần xây dưng một hệ thống tài khoản chi tiết để tập hợp, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ một cách khoa học. - Cải tiến và hoàn thiện phương pháp xác định và phân bổ chi phí: trước hết phải tổ chức xây dựng hoàn chỉnh hệ thống các định mức chi phí mang tính tiên tiến để phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra và đánh giá quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Khi có định mức chi phí cần phải lập dự toán chi phí sản xuất như: dự táon chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung. Lựa chọn và hoàn thiện các tiêu chuẩn phân bổ chi phí cho phù hợp với nội dung của từng yếu tố chi phí cần phân bổ. Bởi vì lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ thích hợp và khoa học sẽ làm cho giá thành, giá vốn và kết quả kinh doanh trung thực và hợp lý. - Hoàn thiện việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ: đánh giá hàng tồn kho phù hợp với đẵc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý tạo điều kiện cho công tác tính giá thành sản phẩm được chính xác từ đó đưa công tác định giá bán sản pahảm trong từng khâu bán hàng và các giá thành quản lý . - Hoàn thiện mô hình ứng dụng quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận: ứng dụng điểm hoà vốn, ứng dụng thông tin thích hợp 4.2- Tăng cường sự phản hồi giữa các thông tin kế toán - Trước tiên, bộ máy quản lý kinh doanh của doanh nghiệp cần phải phân thành các bộ phận, các phòng ban và nội dung tổ chức thông tin kế toán quản trị cũng phải được phân chia ở nhiều bộ phận trong doanh nghiệp như: phòng thị trường, phòng kế hoạch, phòng kế toán, phòng tổ chức nhân sự .giữa các bộ phận 28
30. phải có sự phối hợp trong mối liên hệ cung cấp thông tin liên quan đến kế toán quản trị. - Xây dựng mối liên kết chặt chẽ với kế toán tài chính trong quá trình xử lý thông tin tạo thành một hệ thống thông tin linh hoạt và cập nhật giữa các bộ phận trong doanh nghiệp dựa trên nguyên tắc tôn trọng, không phá vỡ cơ cấu tổ chức hay làm xáo trộn quá nhiều về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. 4.3- Sử dụng hình thức thể hiện đơn giản, hiệu qủa và dễ sử dụng Sản phẩm cuối cùng của hoạt động kế toán là hệ thống báo cáo kế toán của doanh nghiệp. Bởi vậy thông tin kế toán biểu hiện trước hết là trên các báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán quản trị là loại báo cáo phản ánh một cách chi tiết, cụ thể tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Những thông tin này giúp nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá, phân tích và dự đoán tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hướng phát triển của doanh nghiệp từ đó đề ra các quyết định đúng đắn trong quản lý sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy cần thiết kế xây dựng các báo cáo kế toán có tính đặc thù của kế toán quản trị, chi tiết về nội dungvà đa dạng về hình thứuc nhằm phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý. Khi thiết kế các báo cáo quản trị cần quan tâm đến các yêu cầu như: về mẫu báo cáo, nội dung báo cáo, chỉ tiêu trong báo cáo, cách thức bố trí sao cho tương xứng phù hợp đồng thời cung cấp được nhiều thông tin cần thiết. 4.4 - Đảm bảo thông tin kế toán kịp thời Đây là đòi hỏi khi thu thập thông tin kế toán quản trị cần phải quy định thời gian cụ thể, rõ ràng để nhằm hạn chế trường hợp khi nhà quản trị cần thông tin đề ra quyết định thì chưa có thông tin hoặc đã có những chưa đầy đủ với yêu cầu của nhà quản trị , đồng thời nâng cao khả năng tổ chức hoạt động cũng như tinh thần trách nhiệm của nhân viên kế toán trong việc tổ chức thống tin kế toán quản trị. 4.5- Tăng cường áp dụng công nghệ máy tính trong thu thập và xử lý thông tin Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc áp dụng công nghệ thông tin là điều cần thiết và quan trọng làm giảm nhẹ công việc kế toán, thời gian cung cấp thông tin nhanh chóng tiện lợi. Đối với doanh nghiệp ở những 29
31. khâu nào có thể áp dụng được công nghệ máy tính, có các phần mềm kế toán phù hợp thì doanh nghiệp nên áp dụng, dần dần hiện đại hoá công tác kế toán cũng như tổ chức quản lý doanh nghiệp. 4.6- Có biện pháp hạn chế sự quá tải của thông tin. Khi tổ chức thông tin kế toán cần phải căn cứ vào mục tiêu của doanh nghiệp, các kế hoạch, dự toán bộ phận và yêu cầu quản lý để xác định rõ nguồn thông tin, loại thông tin và lượng thông tin mà các nhà quản trị yêu cầu. Trên cơ sở hiểu rõ vấn đề và nhận thức tổ chức thông tin kế toán quản trị điều này sẽ giúp cho nhà quản trị tránh được tình huống có quá nhiều thông tin để đánh giá, phân tích và do đó sẽ đạt được những quyết định chính xác và hợp lý. Cần quy định nhiệm vụ chức năng rõ ràng cho từng bộ phận, cho nhiều đối tượng khác nhau có trách nhiệm thu thập và tổ chức phân tích những khía cạnh hoặc những vấn đề, lĩnh vực nhất định của thông tin đồng thời kết hợp thu nhận giữa thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị đảm bảo tiết kiệm tránh chống chéo khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán. 30
32. C- KẾT LUẬN Bên cạnh các thông tin khái quát, tổng hợp về tình trạng và sự biến đổi của tài sản, nguồn vốn, kế quản hoạt động kinh doanh đã được kế toán tài chính cung cấp, các nhà quản trị doanh nghiệp cần tổ chức tốt công tác quản lý nhằm xây dựng dự toán, thu thập và xử lý các thông tin về chi phí, giá thành, thu nhập và kết quả của từng nhóm sản phẩm, tức là hình thành một hệ thống thông tin kế toán quản trị độc lập trong doanh nghiệp. Từ đó tiến hành phân tích kịp thời các yêu cầu đòi hỏi của thông tin làm cơ sở cho việc đề ra những giải pháp, những quyết định đúng đắn để đối phó kịp thời với những diễn biến của thị trường, sử dụng có hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp. Chính vì vậy kế toán quản trị và việc hình thành hệ thống thông tin kế toán quản trị trở thành nhu cầu cần thiết đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Trong điều kiện thực tế Việt Nam đang dần dần đưa KTQT từ lý luận đến thực tiễn thì việc xác định được yêu cầu thông tin KTQT trong từng doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau. Việc coi trọng yêu cầu này hoặc yêu cầu kia phụ thuộc vào tính chất và đặc điểm của loại hình doanh nghiệp, điều này ảnh hưởng đến việc tổ chức thông tin và nội dung thông tin mà KTQT cung cấp cho nhà quản trị trong việc ra quyết định ngắn hạn. Nội dung mà đề án này đề cập chắc chắn còn nhiều điều cần phải bổ sung và hoàn thiện nhiều để trở thành một tài liệu hữu ích. Một lần nữa em xin cảm ơn thầy giáo Nguyễn Ngọc Quang đã giúp em thực hiện đề án này cũng như các thầy cô giáo và bạn bè. 31
33. D- DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Giáo trình - Kế toán quản trị. - Kế toán quản trị và phân tích kinh doanh. 2- Luật kế toán, chuẩn mực kế toán. 3- Tạp chí Kế toán số 31/2003, số 36/2003, số 37/2003 và số 41/2003 4- Tạp chí Nghiên cứu tài chính - kế toán số 1/2003, số 5/2002 số 7/2002, số 44,45/2003, số 33/2001 5- Tạp chí Tài chính số 3/2003, số 24/2000 6- Tạp chí kiểm toán số 2/2003, số 31/2001, số 33/2001 7- Tạp chí Phát triển kinh tế số 155/2003 32