Đồ án Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn - Nguyễn Thị Hồng Linh

Nội dung text: Đồ án Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn - Nguyễn Thị Hồng Linh

1. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU CHƢƠNG 1: MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP 1 1.1. Giới thiệu về Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bƣu điện 1 1.2. Mô tả hoạt động quản lý công văn ở Bƣu điện Thành phố Hải Phòng 2 1.2.1. Hoạt động xử lý công văn đến 2 1.2.2. Hoạt động xử lý công văn đi 4 1.2.3. Hoạt động lập báo cáo thống kê 6 1.3. Giải pháp 6 CHƢƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 7 2.1. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 7 2.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh 7 2.1.2. Sơ đồ phân rã chức năng 8 2.1.3. Danh sách hồ sơ dữ liệu 10 2.1.4. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 11 2.2. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 12 2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 12 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 13 2.3. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 17 2.3.1. Mô hình liên kết thực thể (ER) 17 2.3.2. Mô hình quan hệ 21 2.3.2.1. Các quan hệ 21 2.3.2.2. Mô hình quan hệ 22 2.3.3. Các bảng dữ liệu vật lý 23 2.4. THIẾT KẾ GIAO DIỆN 27 2.4.1. Giao diện chính 27 2.4.2. Các giao diện cập nhật dữ liệu 28 2.4.3. Các giao diện xử lý dữ liệu 35 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 1
2. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.4.4. Các mẫu báo cáo 36 CHƢƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 38 3.1. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƢỚNG CẤU TRÚC 38 3.1.1. Khái niệm chung về hệ thống thông tin 38 3.1.2. Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hƣớng cấu trúc 38 3.2. THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ 40 3.3. CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 41 3.3.1. Hệ QTCSDL SQL SERVER 41 3.3.2. Ngôn ngữ VISUAL BASIC 41 CHƢƠNG 4: CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 45 4.1. MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH 45 4.1.1. Giao diện chính 45 4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu 46 4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu 51 4.1.4. Một số báo cáo 52 4.2. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 56 KẾT LUẬN 57 TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 2
3. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn LỜI CẢM ƠN Ngƣời xƣa có câu: “Uống nƣớc nhớ nguồn, ăn quả nhớ kẻ trồng cây”. Với em sinh viên khoá 9 của trƣờng Đại Học Dân Lập Hải Phòng luôn luôn ghi nhớ những công lao to lớn của các thầy giáo, cô giáo. Những ngƣời đã dẫn dắt chúng em từ khi mới bƣớc chân vào giảng đƣờng đại học những kiến thức, năng lực và đạo đức chuẩn bị hành trang bƣớc vào cuộc sống để xây dựng đất nƣớc khi ra trƣờng sau 4 năm học. Em xin hứa sẽ lao động hết mình đem những kiến thức học đƣợc phục vụ cho Tổ quốc. Em xin chân thành cảm ơn đến: Cha, mẹ ngƣời đã sinh thành và dƣỡng dục con, hỗ trợ mọi điều kiện về vật chất và tinh thần cho con trên con đƣờng học tập lòng biết ơn sâu sắc nhất. Thầy cô của trƣờng và các thầy cô trong Ban giám hiệu, thầy cô trong Bộ môn Tin học của trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện cho chúng em học tập trong suốt thời gian học tập tại trƣờng. Thầy Vũ Anh Hùng – Giáo viên hƣớng dẫn tiểu án tốt nghiệp đã tận tình, hết lòng hƣớng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thành tiểu án tốt nghiệp này. Em mong thầy luôn luôn mạnh khoẻ để nghiên cứu và đào tạo nguồn nhân lực cho đất nƣớc. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. Hải Phòng, ngày tháng năm 2009 Sinh viên thực hiện Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 3
4. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT) làm cho máy tính trở thành phƣơng tiện không thể thiếu dƣợc trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính dƣợc khai thác một cách triệt để. Nếu nhƣ vài năm truớc máy tính ở nƣớc ta đƣợc sử dụng chủ yếu nhƣ là một công cụ đẻ soạn thảo văn bản hoặc các công việc lập trình, quản lý phức tạp, xử lý dữ liệu biểu bảng, thƣơng mại, khoa học v.v thì giờ đây, cùng với sụ vƣơn xa của mạng Internet trên lãnh thổ Việt Nam, máy tính còn là phƣơng tiện bạn có thể ngồi trên bàn làm việc cá nhân tại gia dình để trao đổi thông tin liên lạc đi khắp toàn cầu. CNTT càng phát triển thì con ngƣời càng có nhiều những phƣơng pháp mới, công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt đƣợc nhiều thông tin hơn. CNTT đƣợc ứng dụng trong mọi nghành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hƣớng tất yếu. Kết quả của việc áp dụng CNTT trong quản lý là việc hình thành các hệ thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nƣớc ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn. Hệ thống thông tin đƣợc đề cập đến trong đồ án này là hệ thống quản lý công văn, đƣợc ứng dụng thực tế trong công việc hỗ trợ quản lý công văn của Bƣu điện Thành phố Hải Phòng. Bƣu điện Thành phố Hải Phòng là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực Bƣu chính, phát hành báo chí và Công nghệ thông tin. Trong đó có nhiệm vụ phát hành báo chí và giao nhận công văn cho một số ban ngành của ủy ban, thành ủy và một số các sở ban ngành khác. Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận công văn theo hình thức cũ “tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hình hiện nay khi mà nền công nghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cả các sở ban ngành, các đơn vị. Các công văn thƣờng không kịp thời, đặc biệt là các “sự vụ điện” các công văn cần thời gian xử lý nhanh. Việc quản lý rất khó khăn, việc tra cứu các văn bản thƣờng mất rất nhiều thời gian mà nhiều khi không mang lại kết quả. Với các văn bản dài, nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vị thì văn thƣ làm việc rất mất thời gian vì phải sao chép rồi gửi Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 4
5. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn đi. Mặt khác, với các sở ban ngành lƣợng văn bản gửi đi nhiều thì hàng tháng lƣợng văn phòng phẩm phục vụ cho công tác này là không nhỏ. Để giải quyết các khó khăn của công việc trên một cách nhanh chóng và thuận lợi thì tin học đã cung cấp cho chúng ta các phƣơng pháp và các công cụ để xây dựng các chƣơng trình ứng dụng đó và việc có đƣợc một chƣơng trình gần nhƣ tự động hoá đƣợc các công việc trên cho nhân viên. Trong đề tài này đã thể hiện tƣơng đối đầy đủ những chi tiết đề ra. Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 5
6. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn CHƢƠNG 1 MÔ TẢ BÀI TOÁN VÀ GIẢI PHÁP 1.3. Giới thiệu về Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bƣu điện Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bƣu Điện là một đơn vị thuộc Bƣu điện Hải Phòng hoạt động trong lĩnh vực Bƣu chính Viễn thông và Công nghệ thông tin. Với nhiệm vụ chính là đảm bảo vận hành hệ thống mạng lƣới tin học của Bƣu điện đồng thời kinh doanh các sản phẩm dịch vụ Viễn Thông Tin Học trên địa bàn thành phố. Trung tâm đƣợc chia thành 3 bộ phận hoạt động chính: + Bộ phận phần cứng chuyên về máy tính và mạng máy tính, bảo trì các hệ thống mạng máy tính, cứu số liệu máy tính. + Bộ phận kinh doanh thẻ bao gồm các loại thẻ viễn thông nhƣ vinaphone, Mobiphone, thẻ gọi điện thoại quốc tế, thẻ họ trƣờng trực tuyến, thẻ diệt virus Kapersky. + Bộ phận phần mềm gồm các kỹ sƣ nhiều năm kinh nghiệm đã thiết kế và xây dựng đƣa vào ứng dụng các phần mềm mang đặc thù riêng của Trung tâm nhƣ “Hệ thống quản lý chấm công bằng vân tay”, “hệ thống quản lý sản lƣợng doanh thu”, “hệ thống quản lý dự án”, “hệ thống quản lý nhân sự bảo hiểm tiền lƣơng”, “hệ thống quản lý công việc”, “hệ thống nhắn tin SMS center” các giải pháp về mail server, mail offline. Đặc biệt trung tâm còn có đội ngũ thiết kế và lập trình website quảng cáo, website giới thiệu sản phẩm và thƣơng mại điện tử cho các tổ chức và cá nhân. Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 6
7. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn Mô hình tổ chức của Bƣu điện Thành phố Hải Phòng Bƣu điện Thành phố Phòng Phòng Phòng Kế Tổ Phòng KD Phòng KD TC - HC KH - ĐT chuyên viên Bƣu chính VT - TH TT HC ĐT Bƣu Điện Bƣu Điện Bƣu Điện Bƣu Điện Bƣu Điện Bƣu Điện chính An Dƣơng An Lão Kiến Thụy Đồ Sơn Kiến An Thủy Nguyên Trung Tâm Khai Bƣu Điện Trung Thác Vận Tâm Trung Tâm PT Chuyển CNTT Bƣu Điện 1.4. Mô tả hoạt động quản lý công văn ở Bƣu điện Thành phố Hải Phòng 1.2.1. Hoạt động xử lý công văn đến Khi có một công văn đến Bƣu điện thì nhân viên văn thƣ nhận công văn và kiểm tra xem công văn có gửi đúng địa chỉ không. Nếu sai thì gửi trả lại. Ngƣợc lại, sẽ tiếp nhận và bóc xem công văn (nếu công văn gửi theo đính danh thì không đƣợc bóc). Sau đó phân loại và lƣu các thông tin của công văn đến (Ngày đến, Số đến, Tác giả, Số - ký hiệu, Ngày tháng, Tên loại và trích yếu nội dung, Đơn vị hoặc ngƣời nhận, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ Đăng ký công văn đến. Sau đó gửi cho cán bộ lãnh đạo hoặc cán bộ chức năng trong cơ quan để giải quyết. Tại đây, công văn có thể đƣợc xử lý ngay hoặc lại đƣợc chuyển giao cho các bộ phận hay các cá nhân khác. Nếu cần hồi đáp thì chuyên viên soạn thảo sẽ soạn thảo công văn, trình lãnh đạo, nếu đƣợc họ sẽ lƣu bản gốc và ban hành công văn đi. Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 7
8. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn Cơ quan ngoài Nhân viên văn thƣ Chuyên viên soạn thảo Lãnh đạo Hồ sơ tài liệu Gửi công văn đến Tiếp nhận Sai địa chỉ CVDEN CVDEN Đúng địa chỉ Phân loại và lƣu thông tin Sổ đăng Gửi trả CVDEN vào ký công lại sổ đăng ký văn đến CVDEN công văn đến Chuyển CVDEN cho các đơn vị có liên quan Cần hồi đáp Không cần hồi đáp hận n Soạn thảo công văn chấp Không Xét duyệt Chấp nhận Lƣu và gửi CVDI Hình 1.1: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đến Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 8
9. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 1.2.2. Hoạt động xử lý công văn đi Nhu cầu ban hành một công văn đi có thể phát sinh từ một công văn đến hoặc do nhu cầu nội tại của cơ quan. Công văn đi do chuyên viên soạn thảo sẽ đƣợc gửi lãnh đạo duyệt ký, chuyển văn thƣ lấy số theo thể loại (Sổ đăng ký công văn đi). Sau đó, nhân viên văn thƣ sẽ lƣu thông tin của công văn đi ( Ngày tháng gửi, Số và ký hiệu, Đơn vị hoặc ngƣời gửi, Đơn vị hoặc ngƣời nhận, Số lƣợng, Ký nhận, Ghi chú) vào sổ Công văn đi. Đồng thời lƣu vào Sổ giao nhận khối các phòng ban các thông tin: Ngày tháng, Đơn vị gửi tới, Số và ký hiệu, Số lƣợng, Ký nhận. Cuối cùng, chuyển công văn đi tới các bộ phận phát hành để gửi đến những nơi cần thiết. Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 9
10. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn Lãnh đạo Chuyên viên soạn thảo Nhân viên văn thƣ Hồ sơ tài liệu Yêu cầu soạn Soạn thảo CVDI thảo CVDI CVDI Không chấp nhận Xét duyệt Sổ đăng Vào sổ ký công Chấp nhận đăng ký văn đi công văn đi Sổ Vào sổ công công văn đi văn đi Vào sổ giao nhận khối các Sổ giao phòng ban nhận khối các phòng ban Chuyển CVDI đến những nơi cần thiết Hình 1.2: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đi Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 10
11. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 1.2.3. Hoạt động lập báo cáo thống kê Cuối tháng, nhân viên văn thƣ sẽ tiến hành lập báo cáo thống kê gửi lên ban lãnh đạo. Nhân viên văn thƣ Lãnh đạo Hồ sơ tài liệu Báo cáo Báo cáo thống kê cơ Lập báo sở công tác cáo Xét duyệt văn thƣ Không đạt Đạt Báo cáo tình hình xử lý công văn Hình 1.3: Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ lập báo cáo thống kê 1.3. Giải pháp Xuất phát từ thực tiễn công việc hàng ngày trong việc giao nhận công văn theo hình thức cũ “tay trao tay” ngày càng không phù hợp với tình hình hiện nay khi mà nền công nghệ số đang rất phát triển và có mặt trong tất cả các sở ban ngành, các đơn vị. Các công văn thƣờng không kịp thời, đặc biệt là các “sự vụ điện” các công văn cần thời gian xử lý nhanh. Việc quản lý rất khó khăn, việc tra cứu các văn bản thƣờng mất rất nhiều thời gian mà nhiều khi không mang lại kết quả. Với các văn bản dài, nhiều tờ và gửi cho nhiều đơn vị thì văn thƣ làm việc rất mất thời gian vì phải sao chép rồi gửi đi. Mặt khác, với các sở ban ngành lƣợng văn bản gửi đi nhiều thì hàng tháng lƣợng văn phòng phẩm phục vụ cho công tác này là không nhỏ. Từ thực tiễn yêu cầu của công việc, em xin đƣa ra giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn góp phần giảm thiểu nhiều thủ tục hành chính rƣờm rà, tiết kiệm thời gian và công sức, mang lại hiệu quả cao. Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 11
12. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn CHƢƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 2.1.1. Biểu đồ ngữ cảnh a) Biểu đồ Yêu cầu báo cáo 0 Công văn đến Công văn cần đƣợc xử lý CƠ QUAN Hồi đáp công văn LÃNH NGOÀI HỆ THỐNG Kết quả xử lý ĐẠO QUẢN LÝ Công văn đi ĐƠN VỊ CÔNG VĂN Báo cáo cần văn Công lý xử quả Kết lý đƣợc xử PHÒNG BAN Hình 2.1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 12
13. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn b) Mô tả hoạt động Khi cơ quan ngoài gửi công văn đến, hệ thống sẽ cập nhật thông tin và gửi công văn cần đƣợc xử lý cho lãnh đạo hoặc các phòng ban trong cơ quan để giải quyết. Sau đó, họ trả về kết quả xử lý cho hệ thống. Nếu cần thiết, hệ thống sẽ hồi đáp công văn. Tùy theo nhu cầu nội tại của cơ quan, của các bộ phận hay các chuyên viên hoặc do phát sinh từ một công văn đến, hệ thống sẽ gửi công văn đi. Lãnh đạo đơn vị: đƣa ra các yêu cầu để hệ thống tổng hợp, thống kê và báo cáo. 2.1.2. Sơ đồ phân rã chức năng a) Sơ đồ Quản lý công văn 1. Cập nhật 2. Xử lý công 3. Xử lý công 4. Lập báo công văn văn đến văn đi cáo thống kê 1.1. Công văn 2.1. Vào sổ 3.1. Vào sổ đăng 4.1. Báo cáo thống đến đăng ký công ký công văn đi kê cơ sở công tác văn đến văn thƣ 3.2. Vào sổ công văn đi 1.2. Công văn 2.2. Chuyển giao 4.2. Báo cáo tình đi cho các phòng ban, hình xử lý công văn cá nhân có liên quan để giải quyết 3.3. Vào sổ giao nhận khối các phòng ban Hình 2.2: Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ quản lý công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 13
14. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn b) Mô tả chi tiết các chức năng lá 1.1 . Cập nhật công văn đến Khi có một công văn đến, nhân viên văn thƣ sẽ lƣu toàn bộ thông tin của công văn đến. 1.2. Cập nhật công văn đi Khi gửi đi một công văn đi, nhân viên văn thƣ sẽ lƣu toàn bộ thông tin của công văn đi. 2.1. Vào sổ đăng ký công văn đến Khi cơ quan ngoài gửi công văn đến, nhân viên văn thƣ sẽ lƣu vào sổ đăng ký công văn đến các thông tin: Ngày đến, Số đến, Nơi phát hành, Số - ký hiệu công văn đến, Ngày ký công văn, Tên loại, Trích yếu nội dung. 2.2. Chuyển giao cho các phòng ban, cá nhân có liên quan để giải quyết Sau khi vào sổ đăng ký công văn đến, nhân viên văn thƣ gửi công văn đến cho các phòng ban hoặc cá nhân có liên quan để giải quyết. 3.1. Vào sổ đăng ký công văn đi Sau đó, nhân viên văn thƣ sẽ lƣu vào sổ đăng ký công văn đi các thông tin: Số - ký hiệu công văn đi, Ngày ký công văn, Tên loại, Trích yếu nội dung, Tên ngƣời ký, Nơi nhận công văn đi, Nơi nhận bản lƣu. 3.2. Vào sổ công văn đi Tiếp theo, nhân viên văn thƣ sẽ lƣu vào sổ công văn đi các thông tin: Ngày tháng gửi công văn đi, Số - ký hiệu công văn đi, Nơi phát hành, Nơi nhận, Số lƣợng bản. 3.3. Vào sổ giao nhận khối các phòng ban Cuối cùng, nhân viên văn thƣ sẽ lƣu vào sổ giao nhận khối các phòng ban các thông tin: Ngày tháng gửi công văn đi, Nơi gửi, Số - ký hiệu công văn đi, Số lƣợng bản. 4.1. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư Cuối tháng, nhân viên văn thƣ sẽ lập báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thƣ gửi lãnh đạo Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 14
15. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 4.2. Báo cáo tình hình xử lý công văn Cuối tháng, nhân viên văn thƣ sẽ lập báo cáo tình hình xử lý công văn gửi lãnh đạo 2.1.3. Danh sách hồ sơ dữ liệu a. Công văn đến b. Công văn đi c. Sổ đăng ký công văn đến d. Sổ đăng ký công văn đi e. Sổ công văn đi f. Sổ giao nhận khối các phòng ban g. Báo cáo Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 15
16. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.1.4. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng Các thực thể a. Công văn đến b. Công văn đi c. Sổ đăng ký công văn đến d. Sổ đăng ký công văn đi e. Sổ công văn đi f. Sổ giao nhận khối các phòng ban g. Báo cáo Các chức năng a b c d e f g 1. Cập nhật công văn C C 2. Xử lý công văn đến R U U 3. Xử lý công văn đi R U U U 4. Lập báo cáo thống kê R R R R C Hình 2.3: Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 16
17. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.2. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 2.2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 a Công văn đến Công văn đi Cơ quan Công 3.0 1.0 ngoài Cơ quan văn đến b Công văn đi ngoài Cập nhật Xử lý công Công văn đi công văn văn đi c Sổ đăng ký công văn đến Phòng ban Ký xác nhận Lãnh đạo Công văn đi d Sổ đăng ký công văn đi đơn vị e Sổ công văn đi f Sổ giao nhận khối các phòng ban Công văn cần đƣợc xử lý Phòng 2.0 g Báo cáo 4.0 ban Ký xác nhận Xử lý công Lập báo cáo văn đến thống kê Yêu cầu báo cáo Công văn cần đƣợc xử lý Lãnh đạo Báo cáo đơn vị Hình 2.4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 12
18. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 Cơ quan ngoài Lãnh đạo đơn vị đi đến Công văn Công văn 1.1 a Công văn đến 1.2 Cập nhật Cập nhật công văn công văn đi đến b Công văn đi Hình 2.5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “1.0 Cập nhật công văn” Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 13
19. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn Nhân viên Lãnh đạo văn thƣ đơn vị công văn đến Yêu cầu vào sổ đăng ký Công vănxử đƣợccần lý a Công vănđến 2.1 2.2 Công văn cần đƣợc xử lý c Sổ đăng ký công văn đến Chuyển giao công văn đến Ký xác nhận Phòng ban Vào sổ đăng ký cho các phòng công văn đến f Sổ giao nhận khối các phòng ban ban, cá nhân có liên quan để giải quyết Hình 2.6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “2.0 Xử lý công văn đến” Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 14
20. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 3.1 b Công văn đi 3.2 Vào sổ đăng d Sổ đăng ký công văn đi Vào sổ công ký công văn văn đi đi Yêu cầu vào sổ đăng ký công văn đi f Sổ giao nhận khối các phòng ban e Sổ công văn đi Nhân viên văn thƣ 3.3 Công văn đi Công văn đi Vào sổ giao Cơ quan nhận khối các Ký xác nhận Phòng ban ngoài phòng ban Hình 2.7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “3.0 Xử lý công văn đi” Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 15
21. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn c Sổ đăng ký công văn đến đến 4.1 4.2 d Sổ đăng ký công văn đi Báo cáo thống kê Báo cáo tình hình cơ sở công tác văn e Sổ công văn đi xử lý công văn thƣ f Sổ giao nhận khối các phòng ban g Báo cáo Yêu cầu báo cáo Yêu cầu báo cáo Lãnh đạo Báo cáo Báo cáo đơn vị Hình 2.8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình “4.0 Lập báo cáo thống kê” Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 16
22. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.3. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 2.3.1. Mô hình liên kết thực thể (ER) a) Các kiểu thực thể 1. PHÒNGBAN là một kiểu thực thể với các thuộc tính: Tên phòng ban, Mã số phòng ban. Trong đó, Mã phòng ban là thuộc tính khóa. 2. Kiểu thực thể NHÂNVIÊN có các thuộc tính: Họ tên, Mã số, Ngày sinh, Giới tính, Địa chỉ, Số điện thoại, Bằng cấp, Chức vụ. Trong đó, Mã số nhân viên là thuộc tính khóa, Họ tên là thuộc tính phức hợp, Bằng cấp là thuộc tính đa trị. 3. Kiểu thực thể CƠQUANNGOÀI có các thuộc tính: Mã cơ quan ngoài, Tên cơ quan ngoài, Địa chỉ, Điện thoại. Trong đó, Mã cơ quan ngoài là thuộc tính khóa. 4. Kiểu thực thể CÔNGVĂNĐẾN có các thuộc tính: Số - ký hiệu công văn đến, Tên loại, Trích yếu nội dung, Nơi phát hành, Nơi nhận, Nơi lưu công văn, Ngày ký công văn đi, Tên người ký. Trong đó, Số - ký hiệu công văn đến là thuộc tính khóa. 5. Kiểu thực thể CÔNGVĂNĐI có các thuộc tính: Số - ký hiệu công văn đi, Tên loại, Trích yếu nội dung, Nơi phát hành, Nơi nhận, Nơi lưu công văn, Ngày ký công văn đi, Tên người ký. Trong đó, Số - ký hiệu công văn đi là thuộc tính khóa. b) Các kiểu liên kết 1. Kiểu liên kết CƠQUANNGOÀI CÔNGVĂNĐẾN là kiểu liên kết có tỷ số lực lƣợng 1:n (một cơ quan ngoài có thể gửi nhiều công văn đến nhƣng một công văn đến chỉ có thể do một cơ quan ngoài gửi đến). Kiểu liên kết này có thuộc tính: Ngày tháng gửi công văn đi, Số lượng bản, Nơi nhận bản lưu. Nơinhậnbảnlƣu Sốlƣợngbản 1 n CƠQUANNGOÀI gửiđến CÔNGVĂNĐẾN Ngàythánggửicôngvănđi Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 17
23. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2. Kiểu liên kết PHÒNGBAN CÔNGVĂNĐẾN là kiểu liên kết có tỷ số lực lƣợng n:m (một phòng ban có thể xử lý nhiều công văn đến và một công văn đến có thể do nhiều phòng ban xử lý). Kiểu liên kết này có thuộc tính: Ngày giao xử lý, Ngày cần hoàn thành, Nội dung xử lý, Ý kiến chỉ đạo. Ngàygiaoxửlý Ngàycầnhoànthành m n xửlý PHÒNGBAN CÔNGVĂNĐẾN Nộidungxửlý Ýkiếnchỉđạo 3. Kiểu liên kết NHÂNVIÊN CÔNGVĂNĐI CƠQUANNGOÀI là kiểu liên kết cấp ba, có tỷ số lực lƣợng 1:n:m (một nhân viên có thể gửi nhiều công văn đi cho nhiều cơ quan ngoài và một công văn đi có thể đƣợc gửi đến nhiều cơ quan ngoài bởi một nhân viên). Kiểu liên kết này có thuộc tính: Ngày tháng gửi công văn đi, Số lượng bản, Nơi nhận bản lưu. Nơinhậnbảnlƣu Ngàythánggửicôngvănđi CƠQUANNGOÀI m gửiđến n CÔNGVĂNĐI Sốlƣợngbản 1 NHÂNVIÊN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 18
24. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 4. Kiểu liên kết NHÂNVIÊN CÔNGVĂNĐI PHÒNGBAN là kiểu liên kết cấp ba, có tỷ số lực lƣợng 1:n:m (một nhân viên có thể gửi nhiều công văn đi cho nhiều phòng ban và một công văn đi có thể đƣợc gửi đến nhiều phòng ban bởi một nhân viên). Kiểu liên kết này có thuộc tính: Ngày tháng gửi công văn đi, Số lượng bản, Nơi nhận bản lưu. Nơinhậnbảnlƣu Ngàythánggửicôngvănđi PHÒNGBAN m gửiđến n CÔNGVĂNĐI Sốlƣợngbản 1 NHÂNVIÊN 5. Kiểu liên kết NHÂNVIÊN PHÒNGBAN là kiểu liên kết có tỷ số lực lƣợng n:1 (mỗi nhân viên làm việc cho một đơn vị nhƣng mỗi đơn vị có nhiều nhân viên làm việc). 1 NHÂNVIÊN n làmviệcho PHÒNGBAN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 19
25. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn c) Mô hình ER Têncơquanngoài Địachỉ Mãcơquanngoài Sốđiệnthoại m Nơi nhậnbảnlƣu CƠ QUAN NGOÀI 1 Sốlƣợng bản Ngàythánggửicôngvăn đi Tên Họđệm gửiđi Nơinhậnbảnlƣu Ngàythánggửicôngvănđi Bằngcấp Ngàysinh Nơinhận Họtên Nơi phát hành Giớitính gửiđến Số-kýhiệucôngvănđi n n NHÂN VIÊN Địachỉ Tênloại 1 Sốlƣợngbản CÔNG VĂN ĐI Tríchyếunộidung n Sốđiệnthoại Chứcvụ Tênngƣờiký n Mãsốnhân viên Nơinhận Nơilƣucôngvăn Tríchyếunộidung Ngàykýcông văn làmviệccho Tênloại Số-kýhiệucôngvănđến gửi Ngàygiaoxửlý Ngàycầnhoàn thành n Sốlƣợngbản Nơinhậnbảnlƣu 1 Nơilƣucôngvăn n m PHÒNG BAN xửlý CÔNG VĂN ĐẾN Ngàythánggửicôngvănđi m Nơipháthành Mãphòngban Tênphòngban Nộidungxửlý Ýkiếnchỉđạo Tênngƣờiký Ngàykýcôngvăn Hình 2.8: Mô hình ER Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 20
26. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.3.2. Mô hình quan hệ 2.3.2.1. Các quan hệ a) COQUANNGOAI (MaCQN, TenCQN, Diachi, Sodienthoai) b) PHONGBAN (MaPB, TenPB) c) NHANVIEN (MasoNV, Hodem, Ten, Ngaysinh, Gioitinh, Diachi, Sodienthoai, Chucvu, MaPB) d) BANGCAP (MasoNV, Bangcap) e) CONGVANDEN (So-kyhieuCVDEN, Tenloai, Trichyeunoidung, Ngaykycong van, Tennguoiky, Noiphathanh, Noinhan, NoiluuCV) f) CONGVANDI (So-kyhieuCVDI, Tenloai, Trichyeunoidung, Ngaykycongvan, Tennguoiky, Noiphathanh, Noinhan, NoiluuCV) g) COQUANNGOAI_CONGVANDEN (MaCQN, So-kyhieuCVDEN, NgaythangguiCVDI, Soluongban, Noinhanbanluu) h) PHONGBAN_CONGVANDEN (MaPB, So-kyhieuCVDEN, Ngaygiaoxl, Ngaycanht, Noidungxl, Ykienchidao) i) GUIDI (MasoNV, So-kyhieuCVDI, MaCQN, NgaythangguiCVDI, Soluongban, Noinhanbanluu) j) GUI (MasoNV, So-kyhieuCVDI, MaPB, NgaythangguiCVDI, Soluongban, Noinhanbanluu) Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 21
27. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.3.2.2. Mô hình quan hệ Hình 2.10: Mô hình quan hệ Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 22
28. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.3.3. Các bảng dữ liệu vật lý a) Bảng CƠ QUAN NGOÀI dùng để lƣu trữ: Mã cơ quan ngoài, Tên cơ quan ngoài, Địa chỉ, Số điện thoại, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 MaCQN char 10 Mã cơ quan ngoài, Khóa chính 2 TenCQN nvarchar 50 Tên cơ quan ngoài 3 Diachi nvarchar 50 Địa chỉ 4 Sodienthoai nchar 11 Số diện thoại b) Bảng PHÒNG BAN dùng để lƣu trữ: Mã phòng ban, Tên phòng ban, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 MaPB char 10 Mã phòng ban, Khóa chính 2 TenPB nvarchar 50 Tên phòng ban c) Bảng NHÂN VIÊN dùng để lƣu trữ: Mã số nhân viên, Họ đệm, Tên, Ngày sinh, Giới tính, Địa chỉ, Số điện thoại, Chức vụ, Mã phòng ban, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 MasoNV char 10 Mã số nhân viên, Khóa chính 2 Hodem char 10 Họ đệm 3 Ten char 10 Tên 4 Ngaysinh datetime 8 Ngày sinh 5 Gioitinh char 5 Giới tính 6 Diachi nvarchar 50 Địa chỉ 7 Sodienthoai nchar 11 Số điện thoại 8 Chucvu nvarchar 50 Chức vụ 9 MaPB char 10 Mã phòng ban, Khóa ngoài Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 23
29. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn d) Bảng BẰNG CẤP dùng để lƣu trữ: Mã số nhân viên, Bằng cấp, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 MasoNV char 10 Mã số nhân viên 2 Bangcap nvarchar 50 Bằng cấp e) Bảng CÔNG VĂN ĐẾN dùng để lƣu trữ: Số - ký hiệu công văn đến, Tên loại, Trích yếu nội dung, Nơi phát hành, Nơi nhận, Nơi lƣu công văn, Ngày ký công văn, Tên ngƣời ký, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 So-kyhieuCVDEN nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn đến, Khóa chính 2 Tenloai nvarchar 50 Tên loại 3 Trichyeunoidung varchar 100 Trích yếu nội dung 4 Ngaykycongvan datetime 8 Ngày ký công văn 5 Tennguoiky nvarchar 50 Tên ngƣời ký 6 Noiphathanh nvarchar 50 Nơi phát hành 7 Noinhan nvarchar 50 Nơi nhận 8 NoiluuCV nvarchar 50 Nơi lƣu công văn f) Bảng CÔNG VĂN ĐI dùng để lƣu trữ: Số - ký hiệu công văn đi, Tên loại, Trích yếu nội dung, Nơi phát hành, Nơi nhận, Nơi lƣu công văn, Ngày ký công văn, Tên ngƣời ký, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 So-kyhieuCVDI nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn đi, Khóa chính 2 Tenloai nvarchar 50 Tên loại 3 Trichyeunoidung varchar 100 Trích yếu nội dung 4 Ngaykycongvan datetime 8 Ngày ký công văn 5 Tennguoiky nvarchar 50 Tên ngƣời ký 6 Noiphathanh nvarchar 50 Nơi phát hành 7 Noinhan nvarchar 50 Nơi nhận 8 NoiluuCV nvarchar 50 Nơi lƣu công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 24
30. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn g) Bảng CƠQUANNGOÀI_CÔNGVĂNĐẾN dùng để lƣu trữ: Mã cơ quan ngoài, Số - ký hiệu công văn đến, Ngày tháng gửi công văn đi, Số lƣợng bản, Nơi nhận bản lƣu, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 MaCQN char 10 Mã cơ quan ngoài 2 So-kyhieuCVDEN nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn đến 3 NgaythangguiCVDI datetime 8 Ngày tháng gửi công văn đi 4 Soluongban int 4 Số lƣợng bản 5 Noinhanbanluu nvarchar 50 Nơi nhận bản lƣu h) Bảng PHÒNG BAN_CÔNG VĂN ĐẾN dùng để lƣu trữ: Mã phòng ban, Số - ký hiệu công văn đến, Ngày giao xử lý, Ngày cần hoàn thành, Nội dung xử lý, Ý kiến chỉ đạo, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 MaPB char 10 Mã phòng ban 2 So-kyhieuCVDEN nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn đến 3 Ngaygiaoxl datetime 8 Ngày giao xử lý 4 Ngaycanht datetime 8 Ngày cần hoàn thành 5 Noidungxl nvarchar 100 Nội dung xử lý 6 Ykienchidao nvarchar 50 Ý kiến chỉ đạo Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 25
31. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn i) Bảng GỬI ĐI dùng để lƣu trữ: Mã số nhân viên, Số - ký hiệu công văn đi, Mã cơ quan ngoài, Ngày tháng gửi công văn đi, Số lƣợng bản, Nơi nhận bản lƣu, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 MasoNV char 10 Ma số nhân viên 2 So-kyhieuCVDI nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn đi 3 MaCQN char 10 Mã cơ quan ngoài 4 NgaythangguiCVDI datetime 8 Ngày tháng gửi công văn đi 5 Soluongban int 4 Số lƣợng bản 6 Noinhanbanluu nvarchar 50 Nơi nhận bản lƣu j) Bảng GỬI dùng để lƣu trữ: Mã số nhân viên, Số - ký hiệu công văn đi, Mã phòng ban, Ngày tháng gửi công văn đi, Số lƣợng bản, Nơi nhận bản lƣu, có cấu trúc nhƣ sau: Stt Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 MasoNV char 10 Ma số nhân viên 2 So-kyhieuCVDI nvarchar 20 Số - ký hiệu công văn đi 3 MaPB char 10 Mã phòng ban 4 NgaythangguiCVDI datetime 8 Ngày tháng gửi công văn đi 5 Soluongban int 4 Số lƣợng bản 6 Noinhanbanluu nvarchar 50 Nơi nhận bản lƣu Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 26
32. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.4. THIẾT KẾ GIAO DIỆN 2.4.3. Giao diện chính Chƣơng trình quản lý công văn của bƣu điện Thành phố Hải Phòng Quản trị hệ thống Cập nhật dữ liệu Báo cáo Thoát * Đăng nhập hệ thống Đăng nhập hệ thống ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG Tài khoản: Mật khẩu: OK Cancel Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 27
33. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.4.4. Các giao diện cập nhật dữ liệu a) Cơ quan ngoài Chƣơng trình quản lý công văn CẬP NHẬT CƠ QUAN NGOÀI Mã cơ quan ngoài: Tên cơ quan ngoài: Địa chỉ: Số điện thoại: Kết thúc Nhập mới Xoá Lƣu lại Tìm kiếm Thoát tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối b) Phòng ban Chƣơng trình quản lý công văn CẬP NHẬT PHÒNG BAN Mã phòng ban: Tên phòng ban: Kết thúc Nhập mới Xoá Lƣu lại Tìm kiếm Thoát tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 28
34. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn c) Nhân viên Chƣơng trình quản lý công văn CẬP NHẬT NHÂN VIÊN Mã số nhân viên: Địa chỉ: Họ đệm: Số điện thoại: Tên: Chức vụ: Ngày sinh: Phòng ban Giới tính: Kết thúc Nhập mới Xoá Lƣu lại Tìm kiếm Thoát tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối d) Bằng cấp Chƣơng trình quản lý công văn CẬP NHẬT BẰNG CẤP Mã số nhân viên: Bằng cấp: Kết thúc Tìm kiếm Thoát Nhập mới Xoá Lƣu lại tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 29
35. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn e) Công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn CẬP NHẬT CÔNG VĂN ĐẾN Số - ký hiệu công văn đến: Tên ngƣời ký: Tên loại: Nơi phát hành: Trích yếu nội dung: Nơi nhận: Ngày ký công văn: Nơi lƣu công văn: Kết thúc Nhập mới Xoá Lƣu lại Tìm kiếm Thoát tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối f) Công văn đi Chƣơng trình quản lý công văn CẬP NHẬT CÔNG VĂN ĐI Số - ký hiệu công văn đi: Tên ngƣời ký: Tên loại: Nơi phát hành: Trích yếu nội dung: Nơi nhận: Ngày ký công văn: Nơi lƣu công văn: Kết thúc Nhập mới Tìm kiếm Thoát Xoá Lƣu lại tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 30
36. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn g) Cơ quan ngoài_Công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn THÔNG TIN CƠ QUAN NGOÀI GỬI CÔNG VĂN ĐẾN Mã cơ quan ngoài: Số - ký hiệu công văn đến: Ngày tháng gửi công văn đi: Số lƣợng bản: Nơi nhận bản lƣu: Kết thúc Nhập mới Xoá Lƣu lại Tìm kiếm Thoát tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 31
37. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn h) Phòng ban_Công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn THÔNG TIN PHÒNG BAN XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN Mã phòng ban: Số - ký hiệu công văn đến: Ngày giao xử lý: Ngày cần hoàn thành: Nội dung xử lý: Ý kiến chỉ đạo: Kết thúc Nhập mới Xoá Lƣu lại Tìm kiếm Thoát tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 32
38. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn i) Gửi đi Chƣơng trình quản lý công văn THÔNG TIN NHÂN VIÊN GỬI CÔNG VĂN ĐI TỚI CƠ QUAN NGOÀI Mã số nhân viên: Số - ký hiệu công văn đi: Mã cơ quan ngoài: Ngày tháng gửi công văn đi: Số lƣợng bản: Nơi nhận bản lƣu: Kết thúc Nhập mới Xoá Lƣu lại Tìm kiếm Thoát tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 33
39. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn j) Gửi Chƣơng trình quản lý công văn THÔNG TIN NHÂN VIÊN GỬI CÔNG VĂN ĐI TỚI PHÒNG BAN Mã số nhân viên: Số - ký hiệu công văn đi: Mã phòng ban: Ngày tháng gửi công văn đi: Số lƣợng bản: Nơi nhận bản lƣu: Kết thúc Nhập mới Xoá Lƣu lại Tìm kiếm Thoát tìm kiếm Xem đầu Xem tiếp Xem sau Xem cuối Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 34
40. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 2.4.3. Các giao diện xử lý dữ liệu a) Thống kê tổng số công văn đến Thống kê tổng số công văn đến Thống kê tổng số công văn đến Từ ngày: Đến ngày: Thống kê Thoát b) Thống kê tổng số công văn đi Thống kê tổng số công văn đi Thống kê tổng số công văn đi Từ ngày: Đến ngày: Thống kê Thoát Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 35
41. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn c) Thống kê tổng số công văn nội bộ Thống kê tổng số công văn nội bộ Thống kê tổng số công văn nội bộ Từ ngày: Đến ngày: Thống kê Thoát 2.4.4. Các mẫu báo cáo a) Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thƣ Biểu số: 01/CS BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ Đơn vị báo cáo: Ban hành kèm theo CÔNG TÁC VĂN THƢ Tổng Công ty Bƣu chính Việt Nam quyết đinh số Đơn vị nhận báo cáo: 13/2005/QĐ-BNV Kỳ báo cáo: Năm 200 Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Ngày gửi báo cáo: Nội dung báo cáo Đơn vị tính Số lƣợng Ngày tháng năm Ngƣời lập biểu TỔNG GIÁM ĐỐC Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 36
42. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn b) Báo cáo tình hình xử lý công văn Biểu số: 01/CS BÁO CÁO NHỮNG CÔNG VĂN Đơn vị báo cáo: Ban hành kèm theo ĐÃ ĐƢỢC XỬ LÝ Tổng Công ty Bƣu chính Việt Nam quyết đinh số Đơn vị nhận báo cáo: 13/2005/QĐ-BNV Kỳ báo cáo: Năm 200 Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Ngày gửi báo cáo: Số ký hiệu Nơi gửi Thời hạn Đơn vị xử lý Tóm tắt nội dung xử lý công văn đến (cơ quan ngoài) xử lý Tổng số công văn đã được xử lý: Ngày tháng năm Ngƣời lập biểu TỔNG GIÁM ĐỐC Biểu số: 01/CS BÁO CÁO NHỮNG CÔNG VĂN Đơn vị báo cáo: Ban hành kèm theo CHƢA ĐƢỢC XỬ LÝ Tổng Công ty Bƣu chính Việt Nam quyết đinh số Đơn vị nhận báo cáo: 13/2005/QĐ-BNV Kỳ báo cáo: Năm 200 Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Ngày gửi báo cáo: Số ký hiệu công văn Nơi gửi (cơ quan ngoài) Ngày gửi công văn Ngày tháng năm Ngƣời lập biểu TỔNG GIÁM ĐỐC Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 37
43. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn CHƢƠNG 3 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3.1. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG HƢỚNG CẤU TRÚC 3.1.1. Khái niệm chung về hệ thống thông tin a) Hệ thống (S: System) Là một tập hợp các thành phần có mối liên kết với nhau nhằm thực hiện một chức năng nào đó. b) Hệ thống thông tin (IS: Information System) Gồm các thành phần: phần cứng (máy tính, máy in ), phần mềm (hệ điều hành, chƣơng trình ứng dụng, ), ngƣời sử dụng, dữ liệu, các quá trình thực hiện các thủ tục. Các mối liên kết: liên kết vật lý, liên kết logic Chức năng: dùng để thu thập, lƣu trữ, xử lý, trình diễn, phân phối và truyền các thông tin. c) Hệ thống thông tin qủn lý (MIS: Management Information System) Là một hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt đọng cụ thể của một đơn vị, một tổ chức nào đó. 3.1.2. Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hƣớng cấu trúc Tiếp cận định hƣớng cấu trúc hƣớng vào việc cải tiến cấu trúc các chƣơng trình dựa trên cơ sở modul hóa các chƣơng trình để dễ theo dõi, quản lý, bảo trì. Đặc tính cấu trúc của một hệ thống thông tin hƣớng cấu trúc đƣợc thực hiện trên 3 cấu trúc chính: - Cấu trúc dữ liệu (mô hình quan hệ) - Cấu trúc hệ thống chƣơng trình (cấu trúc phân cấp điều khiển các modul và phần chung) - Cấu trúc chƣơng trình và modul (cấu trúc một chƣơng trình và ba cấu trúc lập trình cơ bản) Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 38
44. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn Tầng ứng dụng Tầng dữ liệu Cơ sở dữ liệu Hình 3.1: Cấu trúc hệ thống định hƣớng cấu trúc Phát triển có cấu trúc mang lại nhiều lợi ích: - Giảm sự phúc tạp: Theo phƣơng pháp từ trên xuống, việc chia nhỏ các vấn đề lớn và phức tạp thành những phàn nhỏ hơn để quản lý và giải quyết một cách dễ dàng. - Tập trung vào ý tƣởng: Cho phép nhà thiết kế tập trung mô hình ý tƣởng của hệ thống thông tin. - Chuẩn hóa: Các định nghĩa, công cụ và cách tiếp cận chuẩn mực cho phép nhà thiết kế làm việc tách biệt, đồng thời, với các hệ thống con khác nhau mà không cần liên kết với nhau vẫn đảm bảo sự thống nhất trong dự án. - Hƣớng về tƣơng lai: Tập trung vào việc đặc tả một hệ thống đầy đủ, hoàn thiện và modul hóa cho phép thay đổi, bảo trì dễ dàng khi hệ thống đi vào hoạt động. - Giảm bớt tính nghệ thuật trong thiết kế: Buộc các nhà thiết kế phải tuân thủ các quy tắc và nguyên tắc phát triển đối với nhiệm vụ phát triển, giảm sự ngẫu hứng quá đáng. Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 39
45. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 3.2. THIẾT KẾ CSDL QUAN HỆ Vòng đời phát triển hệ thống theo lịch sử của một hệ thống thông tin có thể quan trọng cho việc thiết kế một hệ thống. Một vòng đời hệ thống cung cấp một bức tranh lớn trong phạm vi thiết kế một cơ sở dữ liệu, phát triển ứng dụng có thể đƣợc vạch ra và ƣớc lƣợng. Hình vẽ dƣới đây minh họa một vòng đời phát triển cơ sở dữ liệu truyền thống, đƣợc chia làm 5 giai đoạn. Một vòng đời cơ sở dữ liệu thì sự lặp đi lặp lại nhiều hơn là xử lý tuần tự. Trong phạm vi một hệ thống thông tin lớn, một cơ sở dữ liệu cũng nhƣ là một chủ đề về một chu trình phạm vi hoạt động. Lập kế hoạch Nghiên cứu CSDL ban đầu Phân tích Thiết kế CSDL Thiết kế hệ thóng chi tiết Thực thi và cài đặt Thực thi Kiểm tra và Hoàn chỉnh đánh giá Thực hiện Hoàn chỉnh và phát triển Hình 3.2: Vòng đời phát triển cơ sở dữ liệu truyền thống Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 40
46. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 3.3. CÔNG CỤ ĐỂ CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 3.3.1. Hệ QTCSDL SQL SERVER SQL (Structured Query Language) là ngôn ngữ đƣợc sủ dụng cho các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ. Ngôn ngữ SQL chuẩn đƣợc đƣa ra bởi AN/SI (American National Standards Institude) và ISO (International Standards Organization). Mặc dù có nhiều chức năng khác nhau đƣợc đƣa ra cho các hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nhƣng SQL là ngôn ngữ đƣợc sử dụng rộng rãi trong rất nhiều hệ thống cơ sở dữ liệu thƣơng mại hiện nay nhƣ Oracle, DB2, Microsoft Access, Thông qua SQL ngƣời sử dụng có thể dễ dàng định nghĩa đƣợc dữ liệu, thao tác với dữ liệu, Mặt khác, đây còn là ngôn ngữ có tính khai báo, nó dễ dàng sử dụng và cũng vì vậy mà trở nên phổ biến. SQL Server 2000 bao gồm các thành phần sau: - Databases: lƣu trữ các đối tƣợng dùng để trình bày, quản lý và truy cập cơ sở dữ liệu. - Tables: lƣu trữ dữ liệu và xác định quan hệ giữa các Tables. - Diagrams: Trình bày các đối tƣợng cơ sở dữ liệu dƣới dạng đồ họa đảm bảo cho ta giao tiếp với cơ sở dữ liệu mà không cần thông báo qua các Stransact SQL. - Indexes: Tối ƣu hóa tốc độ truy cập dữ liệu trong Tables. - Views: cung cấp một cách khác để xem cơ sở dữ liệu từ một hay nhiều bàng. - Stored Procedures: Tập trung vào các quy tắc, tác vụ và các phƣơng thứcbên trong Server bằng cách sử dụng các chƣơng trình Stransact SQL. - Trigger: Tập trung vào các quy tắc, tác vụ và các phƣơng thức bên trong Server bằng cách sử dụng các kiểu thủ tục đƣợc lƣu trữ đặc biệt vốn chỉ đƣợc thực thi khi dữ liệu trong Tables đó đƣợc chỉnh sửa. 3.3.2. Ngôn ngữ VISUAL BASIC Ngay từ khi mới ra đời, Visual Basic đƣợc coi nhƣ là một đột phá làm thay đổi đáng kể nhận thức và sử dụng Windows. Trải qua gần mƣời năm với 6 phiên bản, Visual Basic đã tiến xa hơn và trở thành ngôn ngữ lập trình phổ biến nhất hiện nay. Đây là công cụ mạnh nhất để phát triển ứng dụng trên nền Windows Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 41
47. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn Thành phần “Visual” đã nói đến các phƣơng thức dùng để tạo giao diện đồ họa ngƣời sử dụng (GUI). Thay vì phải viết những dòng mã để mô tả sự xuất hiện và vị trí của những thành phần giao diện, ta chỉ cần thêm vào các đối tƣợng đã đƣợc định nghĩa trƣớc ở vị trí nào đó trên màn hình. Ngoài những tính năng tƣơng thích với các phiên bản VB trƣớc đó, VB6 còn hỗ trợ phát triển ứng dụng trên nền 32 bit, tạo tệp tin thi hành và khả năng lập điều khiển (Control của chính mình, tăng cƣờng cho Internet và có các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn). Một ứng dụng Visual Basic có thể bao gồm một hay nhiều Project đƣợc nhóm lại với nhau. Mỗi Project có thể bao gồm một hay nhiều mẫu biểu (Form). Trên một Form cũng có thể đặt các điều khiển khác nhau. Để phát triển một ứng dụng Visual Basic, sau khi đã tiến hành phân tích thiết kế, xây dựng CSDL, cần phải qua 3 bƣớc chính: - Bƣớc 1: Thiết kế giao diện, Visual Basic dễ dàng cho bạn thiết kế giao diện và kích hoạt mọi thủ tục bằng mã lệnh. - Bƣớc 2: Viết mã lệnh nhằm kích hoạt giao diện đã xây dựng. - Bƣớc 3: Chỉnh sửa và tìm lỗi. * Giới thiệu chung về ADO ADO là công cụ để truy cập đến các CSDL đƣợc xây dựng trên OLEDB (Object Linking and Embeding Database). Nếu OLE DB là công nghệ đuợc xây dựng ở mức hệ thống thì công nghệ ADO đƣợc xây dựng ở mức ứng dụng. Khi lập trình chúng ta không phải tƣơng tác trực tiếp với OLE DB mà thay vào đó ta chỉ lập trình với ADO. Ƣu điểm khi lập trình với ADO: - Dễ sử dụng. - Không phụ thuộc vào ngôn ngữ lập trình. Có thể sử dụng các ngôn ngữ nhƣ: Visual basic, Java, C++, - Không phụ thuộc vào nguồn dữ liệu. ADO có thể truy cập đến mỗi nguồn dữ liệu khác nhau thông qua OLE DB. - Dễ dàng mở rộng. Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 42
48. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn * Mô hình đối tƣợng của ADO Conection Errors Error Command Parameters Parameter Recordset Fields Field Hình 3.3: Mô hình đối tƣợng của ADO *Các thành phần chính của Visual Basic Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hƣớng đối tƣợng nên viêc thiết kế giao diện rất đơn giản bằng cách đƣa các đối tƣợng vào Form và tiến hành thay đổi một số thuộc tính của các đối tƣợng đó. Form Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng Form(nhƣ là một biểu mẫu ) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếp với ngƣời dùng. Ta có thể xem Form nhƣ là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác. Form chính của của ứng dụng, các thành phần của nó tƣơng tác với các Form khác và các bộ phận của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoại, hiển thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa Trong nhiều ứng dụng Visual Basic kích và vị trí của mẫu biểu vào lúc hoàn tất thiết kế ( thƣờng mệnh danh là thời gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế ) là kích cỡ và hình dáng mà ngƣời dùng sẽ gặp vào lúc thời gian thực hiện, hoặc lúc chạy. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổi kích cỡ và vị trí của các Form đến bất kì nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách thay đổi các Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 43
49. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đối tƣợng ( Properties Windowns ). Thực tế một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic đó là khả năng tiến hành các thay đổi động để đáp ứng các sự kiện của ngƣời dùng. Tool Box: ( Hộp công cụ ) Các hộ công cụ này chỉ chứa các biểu tƣợng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tƣợng đƣợc định nghĩa sẵn của Visual Basic. Các đối tƣợng này đƣợc sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chƣơng trình ứng dụng của Visual Basic. Các đối tƣợng trong thanh công cụ sau đây là thông dụng nhất: - Scroll Bar (Thanh cuốn). - Option Button Control (Nút chọn). - Check Box (Hộp kiểm tra). - Lable (Nhãn). - Image (hình ảnh). - Picture Box . - Text Box (Hộp soạn thảo). - Commađ Button (Nút lệnh). - Directory List Box, Drive List Box, File List Box. - List Box ( hộp danh sách ). Properties Windows ( cửa sổ thuộc tính) Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đối tƣợng cu thể. Các thuộc tính này có thể thay đổi đƣợc để phù hợp với các yêu cầu về giao diện của các chƣơng trình ứng dụng. Project Explorer Do các ứng dụng của Visual Basic thƣờng dùng chung mã hoặc các Form đã tuỳ biến trƣớc đó nên Visual Basic 6 tổ chức các ứng dụng thành các Project. Mỗi Project có thể có nhiều Form và mã kích hoạt các điều khiển trên một Form sẽ đƣợc lƣu trữ chung với Form đó trong các tệp tin riêng biệt. Mã lập trình chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể đƣợc phân thành các Module khác nhau và cũng đƣợc lƣu trữ tách biệt, gọi là các Module mã. Project Explorer nêu tất cả các biểu mẫu tuỳ biến đƣợc và các Module mã chung, tạo nên ứng dụng. Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 44
50. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn CHƢƠNG 4 CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH 4.1. MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH 4.1.1. Giao diện chính * Đăng nhập hệ thống: Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 45
51. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 4.1.2. Giao diện cập nhật dữ liệu a) CƠ QUAN NGOÀI b) NHÂN VIÊN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 46
52. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn c) PHÒNG BAN d) BẰNG CẤP Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 47
53. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn e) CÔNG VĂN ĐẾN f) CÔNG VĂN ĐI Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 48
54. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn g) CƠ QUAN NGOÀI_CÔNG VĂN ĐẾN h) PHÒNG BAN_CÔNG VĂN ĐẾN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 49
55. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn i) GỬI ĐI j) GỬI Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 50
56. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 4.1.3. Giao diện xử lý dữ liệu a) Thống kê tổng số công văn đến b) Thống kê tổng số công văn đi c) Thống kê tổng số công văn nội bộ Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 51
57. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 4.1.4. Một số báo cáo a) Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thƣ Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 52
58. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 53
59. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn b) Báo cáo tình hình xử lý công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 54
60. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 55
61. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn 4.2. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Trong quá trình thực hiện đồ án này, em đã cố gắng tìm hiểu nghiệp vụ, thu thập tài liệu, với sự giúp đỡ của Trung Tâm Phát Triển CNTT - Bƣu Điện thuộc Bƣu điện Hải Phòng và đặc biệt là thầy giáo hƣớng dẫn Th.s Vũ Anh Hùng đã giúp em cài đặt đƣợc chƣơng trình quản lý công văn. Chƣơng trình này đã đáp ứng đƣợc các công việc nhƣ cập nhật, xử lý, thống kê, báo cáo phù hợp với công việc hiện tại của Bƣu điện Hải Phòng. Trong quá trình thực hiện em còn có nhiều thiếu xót, em mong nhận đƣợc sự giúp đỡ chỉ bảo của các thầy cô giáo, các bạn để em hoàn thiện đồ án này tốt hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 56
62. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn KẾT LUẬN Hệ thống Quản lý công văn là một hệ thống cơ bản và cần thiết. Để xây dựng hoàn chỉnh hệ thống cần phải có nhiều thời gian và công sức. Trong thời gian làm khóa luận tốt nghiệp, em đã tìm hiểu, phân tích, thiết kế bài toán và cũng đã có đƣợc một bản phân tích, thiết kế khá đầy đủ cùng với chƣơng trình minh họa. Qua khóa luận này em thu hoạch đƣợc nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng một phần mềm, từ việc phỏng vấn các nhân viên nghiệp vụ đến các bƣớc xây dựng hệ một sản phẩm công nghệ thông tin hoàn chỉnh và hơn cả là cách thức làm việc khoa học và độc lập mà ngày nay rất quan trọng trong ngành “Công nghệ phần mềm”. Tuy nhiên, do việc tìm hiểu nghiệp vụ quản lý công văn mất nhiều thời gian và còn bỡ ngỡ khi tiến hành xây dựng bài toán từ những bƣớc đầu nên em khó tránh khởi những hạn chế, thiếu sót. Em rất mong đƣợc sự chỉ bảo, giúp đỡ của các thầy cùng các bạn sinh viên. Bản khóa luận này, tuy chƣa hoàn thiện và đầy đủ cho việc xây dựng hoàn chỉnh bài toán “Quản lý công văn” nhƣng hy vọng rằng nó cũng sẽ giúp ích cho những ai muốn xây dựng bài toán này. Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 57
63. Đồ án tốt nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn TÀI LIỆU THAM KHÀO 1. PGS. TS. Nguyễn Văn Vỵ (2004), Giáo trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB thống kê, Hà nội 2. Nguyễn Thị Ngọc Mai (2004), Visual Basic 6.0 - Lập trình cơ sở dữ liệu, Nhà xuất bản lao động – xã hội 3. PGS.Vũ Đức Thi (1997), Cơ sở dữ liệu kiến thức và thực hành, Nhà xuất bản thống kê – Hà nội 4. Phạm Hữu Khang (2004), Lập trình ứng dụng chuyên nghiệp SQL SERVER 2000, Nhà xuất bản lao động – xã hội 5. Một số tƣ liệu về các pháp lệnh, nghị định của chính phủ quy định về văn thƣ lƣu trữ 6. Đề án xây dựng hệ thống quản lý công văn - Bƣu điện Thành phố Hải Phòng 7. Website Bƣu diện Thành phố Hải Phòng: 8. Trang tìm kiếm thông tin: Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Linh, Khoá 9, Ngành Công nghệ thông tin 58