›

Đồ án Xây dựng chương trình kế toán tiền mặt - Nguyễn Văn Vỵ

pdf 69 trang huongle 1490
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đồ án Xây dựng chương trình kế toán tiền mặt - Nguyễn Văn Vỵ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfdo_an_xay_dung_chuong_trinh_ke_toan_tien_mat_nguyen_van_vy.pdf

Nội dung text: Đồ án Xây dựng chương trình kế toán tiền mặt - Nguyễn Văn Vỵ

  1. 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG o0o XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN MẶT ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Giáo viên hƣớng dẫn : PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ Sinh viên: Nguyễn Thị Nguyệt Lớp : CT1101 Hải Phòng, 7/2011
  2. 2 MỤC LỤC MỤC LỤC 2 LỜI CẢM ƠN 4 DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU 5 MỞ ĐẦU 6 CHƢƠNG 1: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA BÀI TOÁN ĐẶT RA 7 1.1. Tổng quan về quản lý tiền mặt 7 1.1.1. Vai trò tầm quan trọng của quản lý tiền mặt 7 1.1.2. Nhiệm vụ và chức năng của quản lý tiền mặt 8 1.2. Mô tả mô hình nghiệp vụ 10 1.2.1. Hoạt động nghiệp vụ của bài toán quản lý tiền mặt 10 1.3. Mô tả mô hình nghiệp vụ 13 1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 13 1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng 16 1.3.3. Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng 18 1.3.4. Ma trận thực thể chức năng 19 1.3.5. Các biểu đồ tiến trình nghiệp vụ phức tạp 20 CHƢƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 24 2.1. Các mô hình xử lý nghiệp vụ 24 2.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 24 2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 25 2.2. Mô hình dữ liệu quan niệm 27 2.2.1. Xác định các thực thể 27 2.2.2. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể 27 2.2.3. Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan niệm 30 CHƢƠNG 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 31 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 31 3.1.1. Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 31 3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 32 3.2. Xác định các luồng dữ liệu hệ thống 37 3.2.1. Biểu đồ luồng hệ thống ”1.0. Thu tiền mặt.” 37
  3. 3 3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ”2.0. Chi tiền mặt.” 37 3.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ”3.0 Thu tiền gửi.” 38 3.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “4.0 Chi tiền gửi.” 38 3.2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ”5.0 Tổng hợp.” 39 3.4. Xác định hệ thống các giao diện 39 3.4.1 Xác định các giao diện nhập liệu 39 3.4.2 Xác định các giao diện xử lý 39 3.4.3. Tích hợp các giao diện 40 3.4.4. Thiết kế hệ thống thực đơn 41 3.4.5. Thiết kế các giao diện 42 CHƢƠNG 4 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG VÀ HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG 47 4.1. Môi trƣờng vận hành và đặc tả hệ thống 47 4.1.1. Kiến trúc hệ thống phần cứng 47 4.1.2. Hệ thống phần mềm nền 47 4.1.3. Các hệ con và chức năng của hệ thống 48 4.2. Giới thiệu hệ thống phần mềm 49 4.2.1. Hệ thống thực đơn chính 49 4.2.2. Các hệ thống thực đơn con 49 4.2.3. Hƣớng dẫn sử dụng một số chức năng chính 49 4.3. Những vấn đề tồn tại và hƣớng phát triển 51 KẾT LUẬN 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 PHỤ LỤC 54 A. Nghiệp vụ kế toán tiền mặt 54 A1. Kế toán các khoản phải thu, chi bằng tiền Việt Nam 54 A2. Kế toán các khoản phải thu, chi bằng tiền ngoại tệ 55 A3. Kế toán nhập hàng vàng, bạc,kim loại quý, đá quý 58 B. Các mẫu hồ sơ dữ liệu 59 C. Hệ thống tài khoản kế toán 63
  4. 4 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin đƣợc bày tỏ sự trân trọng và lòng biết ơn chân thành đối với thầy giáo PGS.TS. Nguyễn Văn Vỵ giảng viên Bộ môn Công nghệ phần mềm - Khoa Công nghệ thông tin - Trƣờng Đại học Công nghệ - ĐHQGHN. Trong suốt thời gian học và làm đồ án tốt nghiệp, thầy đã dành rất nhiều thời gian quý báu để tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn, định hƣớng cho em thực hiện đồ án. Em xin chân thành cảm ơn tất cả các thầy cô giáo trong Bộ môn Công nghệ thông tin - Trƣờng ĐHDL Hải Phòng, chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo tham gia giảng dạy và truyền đạt những kiến thức quý báu trong suốt thời gian em học tập tại trƣờng, đã đọc và phản biện đồ án của em giúp em hiểu rõ hơn các vấn đề mình nghiên cứu, để em có thể hoàn thành đồ án tốt nghiệp này. Em xin cảm ơn GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng, Ban giám hiệu nhà trƣờng, Bộ môn tin học, các Phòng ban nhà trƣờng đã tạo điều kiện tốt nhất cho em cũng nhƣ các bạn khác trong suốt thời gian học tập và làm tốt nghiệp. Tuy có nhiều cố gắng trong quá trình học tập, trong thời gian thực tập cũng nhƣ trong quá trình làm đồ án nhƣng không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong đƣợc sự góp ý quý báu của tất cả các thầy giáo, cô giáo cũng nhƣ tất cả các bạn để kết quả của em đƣợc hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin cảm ơn các những ngƣời bạn thân yêu của em và các thành viên trong gia đình em đã tạo mọi điều kiện tốt nhất, động viên, cổ vũ trong suốt quá trình học tập và đồ án tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, tháng năm 2011. Sinh viên Nguyễn Thị Nguyệt
  5. 5 DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU Số hình Tên hình trang 1.1. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 15 1.2. Biểu đồ phân rã chức năng nghiệp vụ 16 1.3. Ma trận thực thể chứ năng 19 1.4. Tiến trình hoạt động thu tiền mặt 20 1.5. Tiến trình hoạt động chi tiền mặt 21 1.6. Tiến trình hoạt động thu tiền gửi 22 1.7. Tiến trình hoạt động chi tiền gửi 23 2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống xử lý mức 0 24 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 thu tiền mặt 25 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chi tiền mặt 25 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 thu tiền gửi 26 2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chi tiền gửi 26 2.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Tổng hợp, báo cáo 27 2.7. Mô hình ER của bài toán 30 3.1. Biểu đồ liên kết của mô hình quan hệ 32 3.2. Biểu đồ luồng hệ thống thu tiền mặt 37 3.3. Biểu đồ luồng hệ thống chi tiền mặt 37 3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 thu tiền gửi ngân hàng 38 3.5. Biêủ đồ luồng dữ liệu mức 1 chi tiền gửi ngân hàng 38 3.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Tổng hợp, báo cáo 39 3.7. Sơ đồ kiến trúc hệ thống thực đơn của chƣơng trình 41 3.8. Giao diện Đăng nhập hệ thống 42 3.9. Giao diện Danh mục khách hàng 42 3.10. Giao diện Danh mục ngân hàng 43 3.11. Giao diện Danh mục nhân viên 43 3.12. Giao diện Danh mục tài khoản 44 3.13. Giao diện Phiếu thu chi 44 3.14. Giao diện Giấy báo 45 3.15. Giao diện Ủy nhiệm chi 45 3.16. Giao diện Sổ quỹ tiền mặt 46 3.17. Giao diện Sổ quỹ tiền gửi 46 4.1. Phiếu thu chi 51 4.2. Giấy báo 52
  6. 6 MỞ ĐẦU Mọi tổ chức có hạch toán chi tiêu đều cần đến quản lý tiền mặt, đặc biệt là các doanh nghiệp. Vì vậy, hoạt động tiền mặt có thể xem là hoạt động phổ biến của nhiều tổ chức. Hơn nữa, việc quản lý tiền mặt đƣợc tổ chức theo nguyên tắc hạch toán kế toán, nên đòi hỏi phải có trình độ nghiệp vụ. Phần lớn các tổ chức vẫn làm thủ công, nên công việc này thƣờng tốn nhiều công sức, không phải ai cũng có thể làm đƣợc và hay bị chậm chễ. Với thực tế đó, việc đƣa quản lý tiền mặt vào quản lý trên máy là một nhu cầu cấp thiết. Vì thế, đề tài “Xây dựng chương trình kế toán tiền mặt” đƣợc chọn làm đề tài khóa luận của em. Chƣơng trình này đƣợc xây dựng có thể trợ giúp các cơ sở vừa và nhỏ quản lý tiền mặt một cách dễ dàng và thuận lợi, đáp ứng đƣợc các yêu cầu chi tiêu và kinh doanh của các tổ chức và doanh nghiệp. Đồ án tốt nghiệp gồm 4 chƣơng: Chƣơng I mô tả bài toán nghiệp vụ và mô hình hóa mô hình của bài toán đặt ra. Chƣơng II Phân tích bài toán Chƣơng III Thiết hệ thống chƣơng trình Chƣơng IV Cài đặt chƣơng trình và thử nghiệm Cuối cùng là kết luận, các tài liệu tham khảo và phụ lục.
  7. 7 Chƣơng 1: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA BÀI TOÁN ĐẶT RA 1.1. Tổng quan về quản lý tiền mặt 1.1.1. Vai trò tầm quan trọng của quản lý tiền mặt Trong môi trƣờng cạnh tranh khốc liệt ngày nay, các doanh nghiệp phải biết áp dụng các công cụ tin học hiện đại để thu thập các thông tin tài chính đa dạng và phức tạp, đồng thời phân tích những thông tin ấy và biến chúng thành những bản báo cáo cần thiết để đƣa ra các quyết định đúng đắn. Thử tƣởng tƣợng một công ty lớn có hàng trăm tài khoản, từ tài khoản của một trụ sở chính, đến tài khoản của các chi nhánh và đại lý. Việc quản lý chúng không dễ dàng chút nào. Ở cƣơng vị điều hành doanh nghiệp, hẳn có lúc ta thƣờng tự hỏi, liệu có cách nào để kiểm soát và sử dụng nguồn tiền thu chi hiệu quả nhất. Câu hỏi này sẽ càng cấp bách hơn khi công việc kinh doanh ngày càng phát triển, các khoản thu chi ngày một nhiều thêm trong khi số lƣợng nhân viên có hạn, chỉ tiêu đúng chỗ để giảm chi phí bỏ ra và tối đa hóa lợi nhuận luôn đƣợc đặt ra. Vì vậy, quản lý tiền mặt giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Quản lý tiền mặt là một quá trình bao gồm việc thu hồi nợ, kiểm soát chi tiêu, bù đắp thâm hụt ngân sách, dự báo nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp, đầu tƣ những khoản tiền nhàn rỗi và trả tiền cho các ngân hàng cung cấp những hoạt động thuộc quá trình quản lý tiền mặt kể trên. Vậy nghệ thuật để quản lý tiền mặt sẽ là gì? Ta hãy hình dung, khi việc kinh doanh của công ty bắt đầu có chiều hƣớng phát triển mạnh ra thị trƣờng phía Bắc, ta quyết định mở thêm một chi nhánh ở Hà Nội để tiện cho việc thanh toán, thu chi ngoài đó, và sẽ chọn một ngân hàng ở Hà Nội để mở tài khoản các chi nhánh mới. Cuối mỗi ngày, để vǎn phòng chính tại TPHCM có thể theo dõi tiền bán hàng ở phía Bắc đã chuyển vào tài khoản là bao nhiêu, ta yêu cầu nhân viên chi nhánh báo cáo. Hay mỗi khi muốn dùng số tiền trong tài khoản này để thanh toán cho một khoản nào đó, ta sẽ phải viết lệnh, có con dấu công ty và gửi bƣu điện ra cho chi nhánh Hà Nội. Có tờ lệnh này, nhân viên đem tới ngân hàng mới có thể thực hiện yêu cầu của công ty. Khi ta là khách hàng của Ngân hàng HSBC, họ sẽ đƣa ra một giải pháp hoàn toàn khác. Bạn không cần phải mở thêm một tài khoản mới cho chi nhánh. Chỉ cần
  8. 8 một tài khoản tại HSBC, ngân hàng sẽ giúp bạn làm công việc gom tiền bán hàng về tài khoản này vào cuối mỗi ngày. Tiền bán hàng ở phía Bắc chỉ cần chuyển vào tài khoản của HSBC tại ngân hàng đƣợc chỉ định trƣớc, cuối ngày tài khoản của bạn sẽ tự động đƣợc ghi có. Và khi cần thanh toán ở phía Bắc ta chỉ cần chuyển lệnh cho HSBC ngay tại TPHCM, ngân hàng sẽ làm giúp ta làm việc này. Nếu ta có nhu cầu, ngân hàng cũng sẽ cung cấp một tài khoản phụ để bạn theo dõi riêng về doanh thu của chi nhánh phía Bắc. Với những giải pháp kể trên, ngân hàng đang gián tiếp hỗ trợ công ty quản lý nguồn tiền sao cho hiệu quả nhất. Tiền mặt đƣợc tập trung về một đầu mối sẽ giúp công ty chủ động trong việc thanh toán những khoản tiền lớn. Bên cạnh đó, công ty cũng sẽ chủ động hơn trong việc quản lý tiền lãi phát sinh trên tài khoản sao cho có lợi nhất. Theo lời khuyên của ông Joha Nyvene, Giám đốc Nghiệp vụ tài chính toàn cầu của HSBC Việt Nam, một khi đã là khách của ngân hàng, bạn đừng ngần ngại cho ngân hàng biết kế hoạch sử dụng nguồn tiền của mình. Bởi vì từ cơ sở đó ngân hàng sẽ tƣ vấn cho bạn những loại đầu tƣ thích hợp thay vì tiền để trên tài khoản thanh toán. Trên thực tế, không chỉ có các công ty mới cần quản lý tiền mặt có đƣợc của mình. Mọi tổ chức có hoạt động thu, chi đều cần quản lý tiền mặt để có thể chủ động sử dụng nó đáp ứng đƣợc yêu cầu của mình một cách tốt nhất. 1.1.2. Nhiệm vụ và chức năng của quản lý tiền mặt Khi một đơn vị có những khoản tiền mặt, họ cần biết những nội dung cơ bản của việc quản lý nó cũng nhƣ những quy định từ cơ quan chức năng (đối với các tổ chức và doanh nghiệp) về quản lý tiền mặt . a. Yêu cầu − Cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời Thu – Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ Quỹ - báo cáo khi cần cho BGĐ , KTT − Thực hiện đúng quy định về trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt đã nêu trên. b. Trách nhiệm * Những quy định về quản lý tiền mặt Nghiệp vụ thu – chi tiền mặt − Mọi khoản thu chi phát sinh phải đƣợc thực hiện trong quy định công ty, quỹ tiềm mặt và có chứng từ .
  9. 9 − Khi nhận đƣợc Phiếu Thu , Phiếu Chi ( do Kế Toán lập ) kèm theo chứng từ gốc , Thủ Qũy phải : Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu , Phiếu Chi với chứng từ gốc Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu Thu , Phiếu Chi có phù hợp với chứng từ gốc Kiểm tra ngày , tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của ngƣời có thẩm quyền. Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt. Cho ngƣời nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu Thu hoặc Chi Thủ quỹ ký vào Phiếu Thu hoặc Chi và giao cho khách hàng 1 liên Sau đó Thủ Quỹ căn cứ vào Phiếu Thu hoặc Chi ghi vào Sổ Quỹ ( viết tay ) Cuối cùng , Thủ Quỹ chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu hoặc Chi cho Kế Toán. Khi chi tạm ứng, trƣờng hợp này do Thủ quỹ theo dõi và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và viết tay. Chi theo số tiền trên Phiếu nhận tạm ứng do ngƣời xin tạm ứng lập và phụ trách cơ sở duyệt Lƣu giữ Phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở , ngƣời nhận tạm ứng và Thủ Quỹ . Trực tiếp theo dõi công nợ tạm ứng Khi ngƣời nhận tạm ứng thanh toán , cũng cho ký vào phần quy định trên Phiếu và ghi rõ dƣ nợ còn lại . Thủ quỹ thu tiền tạm ứng vào Sổ quỹ tiền mặt viết tay Khi phần tạm ứng đƣợc thanh toán đợt cuối , lúc đó Kế toán mới lập Phiếu chi chính thức để vào Sổ quỹ tiền mặt trên máy và Thủ Quỹ tính toán số chênh lệch để thu thêm hoặc chi ra Đối tƣợng xin tạm ứng phải là CNV tại cơ sở và thời gian thanh toán tạm ứng tối đa 1 tuần.
  10. 10 1.2. Mô tả mô hình nghiệp vụ 1.2.1. Hoạt động nghiệp vụ của bài toán quản lý tiền mặt a. Qui định chung Mỗi doanh nghiệp đều có một số tiền mặt nhất định tại quỹ. Số tiền thƣờng xuyên giữ lại tại quỹ đƣợc ấn định tuỳ thuộc vào quy mô tính chất hoạt động của doanh nhiệp và đƣợc ngân hàng thoả thuận. Để quản lý và hạch toán chính xác, tiền mặt của doanh nghiệp đƣợc tập trung bảo quản tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do giám đốc doanh nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm gửi quỹ. Thủ quỹ không đƣợc nhờ ngƣời làm thay mình. Không đƣợc kiêm nhiệm công tác kế toán, không đƣợc làm công tác tiếp liệu, mua bán vật tƣ hàng hoá. Tất cả các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ, chứng từ phải có chữ ký của giám đốc doanh nghiệp và kế toán trƣởng. Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lê, thủ quỹ tiến hành thu vào hoặc chi ra các khoản tiền và gửi lại chứng từ đã có chữ ký của ngƣời nhận tiền hoặc nộp tiền. Cuối mỗi ngày căn cứ vào các chứng từ thu chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán. Kế toán tiền mặt cũng căn cứ vào các chứng từ thu, chi tiền tiền mặt để phản ánh tình hình luân chuyển của tiền mặt trên các sổ kế toán cần thiết nhƣ thu tiền mặt, chi tiền mặt. Thủ quỹ là ngƣời chịu trách nhiệm quản lý và nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quỹ tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thƣờng xuyên kiểm kê số tiền quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, thủ quỹ và kế toán phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. Với vàng bạc, đá quý nhận ký cƣợc, ký quỹ trƣớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân, đo, đếm số lƣợng, trọng lƣợng, giám định chất lƣợng và tiến hành niêm phong có xác nhận của ngƣời ký cƣợc, ký quỹ trên dấu niêm phong.
  11. 11 b. Quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê trong đó chủ yếu là các phiếu thu, phiếu chi. Nó phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc tăng giảm tiền mặt của đơn vị. Phiếu thu: Phiếu thu dùng để xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản tiền nhập quỹ đều phải có phiếu thu. − Phiếu thu do kế toán thanh toán (ngƣời lập phiếu) ghi thành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần, kế toán thanh toán ký. (Nếu đơn vị thực hiện kế toán máy thì do máy in ra) hoặc một số đơn vị sử dụng phần mềm word để đánh máy. − Chuyển phiếu thu cho kế toán trƣởng soát xét và giám đốc ký duyệt. − Ngƣời nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền và ký vào phiếu thu. − Thủ quỷ nhận tiền, ghi số tiền đã nhận bằng chữ ký và ký vào phiếu thu. Ba liên của phiếu thu đƣợc luân chuyển nhƣ sau: − Một liên lƣu tại cuống, một liên ngƣời nộp tiền giữ. Nếu là ngƣời ngoài đơn vị, thì liên này là căn cứ chứng minh đã nộp tiền. Nếu là ngƣời trong đơn vị, thì liên này đƣợc trao cho bộ phận kế toán của đơn vị đó làm căn cứ chứng minh đã nộp tiền theo đúng phiếu chi. Một liên thủ quỹ để lại ghi sổ quỹ, cuối ngày tập hợp các phiếu thu cùng chứng từ gốc kèm theo cho kế toán để ghi sổ kế toán. Sau khi ghi sổ, xong phiếu thu đƣợc bảo quản trong năm và hết năm đƣợc chuyển sang lƣu trữ. Phiếu chi: Phiếu chi dùng để xác định số tiền mặt thực tế phải chi ra, là căn cứ để thủy quỹ phải chi tiền, ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toán ghi sổ kế toán. Mọi khoản chi đều phải có phiếu chi. − Phiếu chi do kế toán thanh toán lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần và ký. − Chuyển phiếu chi cho kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị ký duyệt. − Thủ quỹ xuất quỹ và ký vào phiếu chi. − Ngƣời nhận tiền nhận tiền, kiểm tra lại và ký vào phiếu chi. − Ba liên phiếu chi đƣợc luân chuyển nhƣ sau: Một liên lƣu tại cuống.
  12. 12 Một liên thủ quỹ dùng để xuất quỹ và ghi sổ quỹ sau đó cuối ngày liên này chuyển cho kế toán kèm theo chứng từ gốc để ghi sổ kế toán. Sau khi ghi sổ xong phiếu chi đƣợc đƣa vào bảo quản. Liên 3 giao cho ngƣời nhận tiền. Ngoài ra, trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp có thể và cần thiết phải gửi tiền vào ngân hàng kho bạc Nhà nƣớc hoặc công ty tài chính để thực hiện các nghiệp thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành của pháp luật. Chứng từ để hạch toán TGNH là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi ) Khi nhận đƣợc chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán đối chiếu với chứng từ gốc đính kèm, thông báo với ngân hàng để đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch (nếu có). 1.2.2. Các tài khoản kế toán tiền mặt Trong kế toán tiền mặt, cũng nhƣ hoạt động kế toán nói chung, ngƣời ta sử dụng các tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản đƣợc nhà nƣớc quy định để ghi chép các dữ liệu cần thiết liên quan đến mỗi lĩnh vực nghiệp vụ. Tài khoản đƣợc dùng cho kế toán tiền mặt là “Tài khoản tiền mặt” có mã số là 111 (ký hiệu là TK 111). Tài khoản này có Bên nợ : ghi số tiền làm tăng quỹ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Bên có : Ghi số tiền làm giảm quỹ: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. Số tiền mặt tại quỹ thiếu hụt. Số dƣ bên nợ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn ở trong quỹ tiền mặt.
  13. 13 Tài khoản 111 gồm có 3 tài khoản cấp 2 : TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Ngoại tệ TK 1113: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý. Khi các số liệu từ phiếu thu, phiếu chi vào tài khoán và tiên hành xử lý đƣợc tiến hành các nguyên tác quy định của kế toán tiền măt, (xem phụ lục). 1.3. Mô tả mô hình nghiệp vụ 1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
  14. 14 a. Bảng phân tích các chức năng, tác nhân và hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Lập phiếu thu Thủ quỹ Tác nhân Ký và duyệt thu Nhân viên kế toán Tác nhân Thu tiền và ghi sổ quỹ Khách hàng Tác nhân Lập phiếu chi Chứng từ gốc HSDL Ký và duyệt chi Phiếu thu HSDL Xuất tiền và ghi sổ quỹ Phiếu chi HSDL Nhận giấy báo có Ủy nhiệm chi HSDL Lập chứng từ thu Giấy báo nợ HSDL Ký và duyệt thu Giấy báo có HSDL Vào sổ Sổ kế toán tiền mặt HSDL Nhận giấy báo nợ Sổ tiền gửi HSDL Lập UNC và chứng từ chi Ban lãnh đạo Tác nhân Duyệt và ký chi Báo cáo HSDL Tổng hợp hàng ngày Lấp báo cáo định kỳ Lập sổ kế toán tiền mặt Lập sổ tiền gửi
  15. 15 a. Biểu đồ ngữ cảnh KHÁCH HÀNG y.cầu Thông Phiếu Phiếu thanh báo chi thu toán nợ Yêu cầu báo cáo Ủy nhiệm chi BAN LÃNH 0 NGÂN ĐẠO HỆ THỐNG KẾ Giấy báo có HÀNG TOÁN TIỀN MẶT Báo cáo Giấy báo nợ Hình 1.1. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống b. Mô tả tương tác Khách hàng: Chi tiền mặt: lập giấy đề nghị thanh toán,tạm ứng -> kế toán thanh toán lập phiếu chi đƣa cho kế toán trƣởng ký và duyệt chi. Nếu không hợp lý kế toán trƣởng đƣa lại cho kế toán thanh toán để lập lại phiếu chi, ngƣợc lại hợp lý thì đƣa cho giám đốc ký duyệt. Kế toán thanh toán sẽ nhận lại phiếu chi từ giám đốc, đƣa cho thủ quỹ. Thủ quỹ tiếp nhận phiếu chi và xuất tiền đƣa cho nhà cung cấp. NCC nhận tiền và kí vào phiếu chi. Thủy quỹ dựa vào phiếu chi ghi vào sổ quỹ. Từ sổ quỹ kế toán thanh toán có nhiệm vụ ghi vào sổ kế toán tiền mặt. Thu tiền mặt: đầu tiền ngƣời nộp sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền. Kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu thu và chuyển phiếu thu cho kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng sẽ ký và duyệt chi và chuyển cho ngƣời nộp. Ngƣời nộp tiến hành ký phiếu thu và nộp tiền cho thủ quỹ. Tiếp theo, thủ quỹ sẽ thu tiền và ghi vào sổ quỹ chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sẽ tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt. Ngân hàng:
  16. 16 Thu tiền gửi : Đầu tiên ngân hàng nhận tiền và tiến hành lập giấy báo có. Sau đó kế toán ngân hàng sẽ nhận giấy báo có , tiến hành lập chứng từ thu sau đó chuyển cho kế toán trƣởng. Kế toán trƣởng sẽ tiền hành ký và duyệt thu và chuyển cho kế toán ngân hàng tại doanh nghiệp để ghi sổ tiền gửi. Chi tiền gửi: Đầu tiền kế toán ngân hàng tại doanh nghiệp lập ủy nhiệm chi. Sau đó sẽ chuyển cho kế toán trƣởng ký và duyệt chi. Nếu kế toán trƣởng không đồng ý sẽ chuyển ủy nhiệm chi lại cho kế toán ngân hàng. Nếu kế toán trƣởng duyệt chi sẽ tiến hành chuyển cho giám đốc ký ủy nhiệm chi sau đó sẽ chuyển cho ngân hàng. Ngân hàng sau khi nhận ủy nhiệm chi sẽ tiến hành thực hiện lệnh chi và lập giấy báo nợ chuyển lại cho kế toán ngân hàng. Kế toán ngân hàng nhận giấy báo nợ và sau đó sẽ tiền hành ghi sổ tiền gửi ngân hàng. Ban lãnh đạo: Hàng ngày ban lãnh đạo công ty có yêu cầu báo cáo về tình hình thu chi thì hệ thống phải gửi báo cáo cho ban lãnh đạo. 1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng a. Sơ đồ phân cấp các chức năng HỆ THỐNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT 1.Thu tiền 2.Chi tiền 3.Thu tiền 4.Chi tiền 5.Tổng hợp mặt mặt gửi gửi 3.1.Nhận 4.1.Nhận 5.1.Tổng 1.1.Lập 2.1.Lập GBC giấy báo hợp hàng phiếu thu phiếu chi nợ ngày 3.2.Lập 4.1.lập 5.2.Lập 2.2.Ký và 1.2.Ký và CT thu UNC và báo cáo duyệt chi duyệt thu định kỳ 3.3.Ký và chứng từ chi 5.3.Lập KT 1.3.Thu duyệt thu 4.2.Duyệt 2.3.Xuất và ký chi tiền mặt tiền và ghi tiền và ghi 3.4.Vào 5.4.Lập sổ sổ quỹ sổ quỹ 4.4.Vào sổ tiền gửi NH sổ Hình 1.2. Biểu đồ phân rã chức năng nghiệp vụ
  17. 17 b. Mô tả chi tiết các chức năng sơ cấp 1.1. Lập phiếu thu: Khi thu tiền của ngƣời nộp, kế toán thanh toán phải lập ra phiếu thu đƣa cho ngƣời nộp bản sao của phiếu thu, giữ lại bản gốc. 1.2. Ký và duyệt thu: khi lập xong phiếu thu, kế toán thanh toán đƣa cho kế toán trƣởng ký và duyệt thu. 1.3. Thu tiền và ghi sổ quỹ : Thủ quỹ tiến hành thu tiền và chuyển 1 liên cho khách. Thủ quỹ dựa vào phiếu thu ghi vào sổ quỹ và lƣu phiếu thu. 2.1. Lập phiếu chi: Kế toán thanh toán dựa vào giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng của ngƣời đề nghị chi để tiến hành lập phiếu chi. 2.2. Ký và duyệt chi: Sau khi lập phiếu chi xong, kế toán thanh toán sẽ chuyển cho kế toán trƣởng ký và duyệt chi. Chuyển cho thủ quỹ 1 liên, ngƣời nhận trên 1 liên. 2.3. Xuất tiền và ghi sổ quỹ: Thủ quỹ nhận phiếu chi từ kế toán thanh toán, dựa vào phiếu chi, sẽ chi tiền cho ngƣời đề nghị chi và lƣu phiếu chi. Sau khi xuất tiền, thủ quỹ sẽ có nhiệm vụ ghi vào sổ quỹ 3.1. Nhận GBC: Khi có khách hàng trả tiền nợ cho doanh nghiệp qua ngân hàng, ngân hàng sẽ ghi GBC cho doanh nghiệp và doanh nghiệp sẽ nhận GBC. 3.2. Lập chứng từ thu: Khi nhận đƣợc GBC, kế toán ngân hàng tại doanh nghiệp sẽ tiền hành lập chứng từ thu và chuyển cho kế toán trƣởng. 3.3. Ký và duyệt thu: Sau khi nhận đƣợc chứng từ thu xong, kế toán trƣởng có nhiệm vụ kí và duyệt thu, rồi chuyển cho kế toán ngân hàng. 3.4. Vào sổ: Kế toán ngân hành sau khi nhận đƣợc chứng từ thu sẽ tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền gửi. 4.1. Nhận giấy báo nợ: Khi doanh nghiệp có yêu cầu thanh toán tiền cho khách hàng, trả nợ khách hàng qua ngân hàng thì ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ cho kế toán ngân hàng tại doanh nghiệp 4.2. Lập ủy nhiệm chi và chứng từ chi: Sau khi kế toán nhận đƣợc giấy báo nợ sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi và chứng từ chi. Nếu kế toán đồng ý sẽ tiến hành duyệt và ký chi. Nếu kế toán không đồng ý sẽ trả lại cho ngân hàng. 4.3. Duyệt và ký chi: Kế toán sau khi nhận ủy nhiệm chi nếu đồng ý sẽ tiến hành duyệt và ký chi
  18. 18 4.4. Vào sổ: Kế toán ngân hàng tại doanh nghiệp sau khi duyệt chi thì sẽ tiến hàng ghi vào sổ ngân hàng. 5.1. Tổng hợp hàng ngày: Dựa vào phiếu thu, chi để tổng hợp báo cáo ngày 5.2. Lập báo cáo định kỳ: dựa vào tổng hợp ngày, các chứng từ đẻ báo cáo định kỳ theo tháng, năm. 5.3. Lập sổ kế toán tiền mặt: Dựa vào sổ quỹ , phiếu chi, phiếu thu và chứng từ liên quan, kế toán thanh toán sẽ ghi vào sổ kế toán tiền mặt. 5.4. Lập sổ tiền gửi: Dựa vào giấy báo có, giấy báo nợ kế toán sẽ tiến hành ghi sổ tiền gửi. 1.3.3. Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng a. Phiếu thu b. Phiếu chi c. Sổ quỹ d. Giấy ủy nhiệm chi e. Giấy báo có f. Giấy báo nợ g. Sổ tiền mặt h. Sổ tiền gửi NH i. Báo cáo
  19. 19 1.3.4. Ma trận thực thể chức năng Các thực thế dữ liệu a. Phiếu thu b. Phiếu chi c. Sổ quỹ d. Giấy ủy nhiệm chi e. Giấy báo có f. Giấy báo nợ g. Sổ kế toán tiền mặt h Sổ tiền gửi ngân hàng i. Báo cáo tình hình thu chi Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i 1. Thu tiền mặt C U U 2. Chi tiền mặt C U U 3.Thu tiền gửi NH R U 4. Chi tiền gửi NH C R U 5. Tổng hợp R R R R R R C Hình 1.3. Ma trận thực thể chức năng
  20. Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu Ký và duyệt thu Nộp tiền và ký Nhận phiếu thu phiếu thu và thu tiền 20 1.3.5. Các biểu đồ tiến trình nghiệp vụ phức tạp a. Tiến trình thu tiền mặt Ngƣời nộp Kế toán thanh toán Kế toán trƣởng Thủ quỹ Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu Ký và duyệt thu Nhận phiếu thu Nộp tiền và ký và thu tiền phiếu thu Ghi sổ kế toán Ghi sổ quỹ tiền mặt Hình 1.4. Tiền trình hoạt động Thu tiền mặt
  21. 21 b. Tiến trình chi tiền mặt Ngƣời đề Kế toán thanh Kế toán trƣởng Giám đốc Thủ quỹ nghị chi toán Lập GĐN Lập phiếu ký và duyệt thanh toán, chi chi tạm ứng Không hợp lý Hợp lý Ký phiếu chi Nhận phiếu chi Xuất tiền Nhận tiền Ghi sổ quỹ và ký phiếu chi Ghi sổ kế toán tiền mặt Hình 1.5. Tiền trình hoạt động Chi tiền mặt
  22. 22 c. Tiến trình thu tiền gửi Ngân hàng Kế toán ngân hàng Kế toán trƣởng (tại doanh nghiệp) (Tại doanh nghiệp) Nhận tiền Lập giấy báo có Nhận giấy báo có Lập chứng từ thu Ký và duyệt thu Ghi sổ tiền gửi Hình 1.6. Tiền trình hoạt động Thu tiền gửi ngân hàng
  23. 23 d. Tiến trình chi tiền gửi Giám đốc Kế toán trƣởng Kế toán ngân hàng Ngân hàng (tại DN) Ký và duyệt chi Lập ủy nhiệm chi Đồng ý Không đồng ý Ký ủy nhiệm chi Nhận ủy nhiệm chi Thực hiện lệnh chi Nhận giấy Lập giấy báo báo nợ nợ Ghi sổ tiền gửi Hình 1.7. Tiền trình hoạt động Chi tiền gửi ngân hàng
  24. Chƣơng 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. Các mô hình xử lý nghiệp vụ 2.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 y.cầu t,toán y.cầu t,toán KHÁCH báo nợ 1.0 2.0 Thu tiền Chi tiền phiếu thu phiếu chi mặt mặt Sổ quỹ c Phiếu thu a sổ tiền mặt g b Phiếu chi e Giấy báo có Sổ tiền gửi NH h Báo cáo i Giấy báo nợ f 3.0 5.0 Thu tiền gửi 4.0 Tổng hợp Chi tiền gửi giấy giấy báo nợ ủy nhiệm chi d báo có báo y.cầu cáo báo cáo NGÂN HÀNG ủy nhiệm chi LÃNH ĐẠO Hình 2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống xử lý mức 0
  25. 25 2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 a. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ”1.0. Thu tiền mặt.” y.cầu t,toán 1.1 KHÁCH Lập phiếu thu “ không Phiếu thu Phiếu thu hợp lý ” Phiếu thu a Sổ quỹ c 1.2 1.3 Ký và “ hợp lý ” Thu tiền và duyệt thu ghi sổ quỹ phiếu thu sổ tiền mặt g Hình 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 thu tiền mặt b. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ”2.0. Chi tiền mặt.” KHÁCH y.cầu t,toán 2.1 Lập phiếu chi “ không hợp lý ” Phiếu chi phiếu chi b Phiếu chi Sổ quỹ c 2.2 2.3 Ký và “ hợp lý ” Xuất tiền và duyệt chi ghi sổ quỹ sổ tiền mặt g phiếu chi Hình 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chi tiền mặt
  26. 26 c. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ”3.0 Thu tiền gửi.” 3.1 3.2 Lập chứng Giấy báo có Nhận giấy báo có từ thu f Giấy báo có Chứng từ thu Chứng từ thu d NGÂN HÀNG 3.3 duyệt và Chứng từ thu 3.4 ký chi Vào sổ Sổ tiền gửi NH h Hình 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 thu tiền gửi ngân hàng d. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “4.0 Chi tiền gửi.” Đồng ý 4.1 4.2 Giấy báo nợ Nhận giấy Lập ủy nhiệm chi và chứng báo nợ từ chi “Không đồng ý” f Giấy báo nợ ủy nhiệm chi d uy nhiệm chi, NGÂN HÀNG chứng từ chi Chứng từ chi d’ 4.4 4.3 Chứng từ chi Vào sổ uy nhiệm chi Duyệt và ký chi Sổ tiền gửi NH h Hình 2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chi tiền gửi ngân hàng e. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ”5.0 Tổng hợp.”
  27. 27 Phiếu thu a Phiếu chi b Giấy báo nợ f 5.0 y.cầu báo cáo Giấy báo có e Tổng hợp LÃNH ĐẠO Báo cáo sổ tiền mặt g Sổ tiền gửi NH h Báo cáo i Hình 2.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Tổng hợp, báo cáo 2.2. Mô hình dữ liệu quan niệm 2.2.1. Xác định các thực thể Từ các hồ sơ ta xác định đƣợc các thực thể sau: KHACH HANG (mãkh, tên khách, địa chỉ khách, taikhoankh) NHÂNVIEN (mãNV, tên nhânviên, chức danh) TAIKHOẢN (maTK, tên tàikhoản, loạiTK, mức) NGÂNHANG (mãNH, tên ngân hàng, địa chỉ, taikhoanNH) 2.2.2. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể Ta có các động từ nhận đƣợc từ các hồ sơ là: Thu, Chi, Báo có, Báo nợ, Ủy nhiệm chi
  28. 28 a. Động từ THU Câu trả lời nhận đƣợc từ Câu hỏi cho “THU” Thực thể Thuộc tính Ai thu? NHÂNVIÊN Thu của ai? KHÁCH HÀNG Ghi vào đâu? TAIKHOẢN bằng cách nào? Số phiếu thu khi nào? Ngày thu Vì sao? Lý do thu Dựa vào cái gì? Chứng từ kèm theo Thu bao nhiêu? Tổng tiền b. Động từ CHI Câu trả lời nhận đƣợc từ Câu hỏi cho “CHI” Thực thể Thuộc tính Ai chi? NHÂNVIÊN Chi cho ai? KHÁCH HÀNG Ghi vào đâu? TAIKHOẢN bằng cách nào? Số phiếu chi khi nào? Ngày chi Vì sao? Lý do chi Dựa vào cái gì? Chứng từ kèm theo Chi bao nhiêu? Tổng tiền c. Động từ BÁO CÓ Câu trả lời nhận đƣợc từ Câu hỏi cho “Báo có” Thực thể Thuộc tính Ai báo? NGÂN HÀNG Báo cho ai? NHÂN VIÊN Có từ đâu? KHÁCH HÀNG bằng cách nào? Số giấy báo có khi nào? Ngày báo Có bao nhiêu? Tổng tiền có
  29. 29 d. Động từ BÁO NỢ Câu trả lời nhận đƣợc từ Câu hỏi cho “Báo nợ” Thực thể Thuộc tính Ai báo? NGÂN HÀNG Báo cho ai? NHÂN VIÊN Nợ của ai? KHÁCH HÀNG bằng cách nào? Số giấy báo nợ khi nào? Ngày báo Nợ bao nhiêu? Tổng tiền có e. Động từ ỦY NHIỆM Câu trả lời nhận đƣợc từ Câu hỏi cho “Ủy nhiệm chi” Thực thể Thuộc tính Ai ủy nhiệm? NHÂN VIÊN Ủy nhiệm cho ai? NGÂN HÀNG Chi cho ai? KHÁCH HÀNG bằng cách nào? Số giấy ủy nhiệm khi nào? Ngày ủy nhiệm Vì sao chi? Lý do chi Ủy nhiệm chi bao nhiêu? Tổng tiền chi
  30. 30 2.2.3. Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan niệm tênTK loại mãTK mức có có TÀI KHOẢN nợ nợ sophieuT ngàythu sophieuC ngàychi chứngtừ lýdo chứngtừ THU CHI tổngtiền tổngtiền lýdo mãNH tênNV mãKH tênKH KHÁCH HÀNG NHÂN VIÊN sogiấyUN ngàyUN địachỉ chứcdanh ỦYNHIỆMCHI TKkhach hhh lýdo tổngtiền sogiấybáo sogiấybáo BÁOCO BÁONỢ ngàybáo tổngtiền ngàybáo tổngtiền mãNH tênNH NGÂN HÀNG địachỉ TKnganhan gf Hình 2.7. Mô hình ER của bài toán
  31. Chƣơng 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.1.1. Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ 3.1.1.1. Chuyển mô hình quan niệm sang mô hình quan hệ a. Biểu diễn các thực thể Thực thể KHACH HANG: KHACH (mãkh, tên khách, địa chỉ khách, mãTK) (1) Thực thể NHÂN VIÊN: NHÂNVIÊN (mãNV, tên nhânviên, chức danh) (2) Thực thể TAI KHOẢN: TAI KHOẢN (maTK, tênTK, loạiTK, mức) (3) Thực thể NGÂN HÀNG: NGÂNHANG (mãNH, tên ngân hàng, địa chỉ, mãTK) (4) b. Biểu diễn mối quan hệ Quan hệ : PHIẾUTHU (sốphiếuT, ngàythu, lýdo, chứngtừ, tiền, mãNV, mãKH, mãTKco, mãTKnơ) (5) Quan hệ : PHIẾUTHU (sốphiếuC, ngàychi, lýdo, chứngtừ, tiền, mãNV, mãKH, mãTKco, mãTKnơ) (6) Quan hệ : GIẤYBÁOCÓ (sốgiấyC, ngàybáoC, lydo, tổngtiền mãNV, mãKH,maTK) (7) Quan hệ GIẤYBÁONỢ (sốgiấyN, ngàybáoN, tổngtiền mãNV, mãKH, maTK (8) Quan hệ : GIẤYUN(sốgiấyUN,ngàyUN, tổngtiền, mãNV, mãKH, maTK) (9)
  32. 32 3.1.1.2. Chuẩn hóa các quan hệ Các quan hệ (1), (2), (3), (4), (5), (6), (7), (8), (9) đều là chuẩn 3 không cần chuẩn hóa . 3.1.1.3. Biểu đồ mô hình quan hệ Hình 3.1. Biểu đồ liên kết của mô hình quan hệ 3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý a. Phi chuẩn hóa. Các quan hệ (5) và (6) có cùng cấu trúc ta có thể tích hợp thành một quan hệ khi thêm vào thuộc tính phân loại phiếu để có quan hệ sau: PHIẾUTC (sốphiếu, loaiP, ngàyP, lýdo, chứngtừ, tiền, mãNV, mãKH, mãTKco, mãTKnơ) (5’) Cũng làm tƣợng tự với các quan hệ (7) và (8) nhận đƣợc quan hệ sau: GIẤYBÁO (sốgiấy, ngàybáo, loạiNC, tổngtiền, mãNV, mãKH, TKkhách)
  33. 33 b. Thiết kế các bảng dữ liệu Khi chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL để tổ chức lƣu trữ dữ liệu, ta thiết kế đƣợc các bảng dữ liệu tƣơng ứng với các quan hệ ở trên nhƣ sau: 1. Bảng KHACH STT Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maKH nvarchar 8 Mã khách hàng, khóa chính 2 hotenKH ntext 18 Họ tên khách hàng 3 diachiKH ntext 18 Địa chỉ 4 TaikhoanKH int 14 Tài khoản khách 2. Bảng NHANVIEN STT Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 manNV nvarchar 12 Mã nhân viên, khóa chính 2 hotenNV ntext 18 Họ tên nhân viên 3 chucvu nvarchar 30 Chức vụ 3. Bảng NGANHANG STT Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maNH nvarchar 12 Mã ngân hàng, khóa chinh 2 tenNH ntext 18 Tên ngân hàng 3 diachiNH ntext 30 Địa chỉ 4 taikhoanNH int 14 Tài khoản ngân hàng
  34. 34 4. Bảng TAIKHOAN STT Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 maTK varchar 10 Mã tài khoản, khóa chính 2 tenTK varchar 30 Tên tài khoản 3 loaiTK varchar 2 Phân loại TK 4 muc int 1 Mức trong hệ thống TK 5. Bảng PHIEUTC STT Tên trƣờng kiểu dữ liêu Kích cỡ Ghi chú 1 Sophieu int 8 Số phiếu, khóa chính 2 loai nvarchar 1 T (thu) hay C (chi) 3 maNV nvarchar 12 Mã nhân viên, khóa ngoài 4 maKH nvarchar 8 Mã khách , khóa ngoài 5 maTKNo varchar 8 Mã TKkhóa ngoài 6 maTKCo varchar 8 Mã TKkhóa ngoài 7 lydo nvarchar 50 Văn bản 8 ngay datetime 8 Ngày chi /thu 9 sochungtu varchar 16 Số lƣợng chứng từ 10 sotien float 8 Số tiền chi /thu
  35. 35 6. Bảng GIAYBAO STT Tên trƣờng kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 soGB nvarchar 12 Số giấy báo nợ, khóa chính 2 maNV nvarchar 12 Mã nhân viên, khóa ngoài 3 loai nvarchar 1 N hay C 4 MaKH nvarchar 12 Mã khách 5 taikhoanKH varchar 14 Tài khoản khách 6 maTKNH varchar 14 Mã tài khoản ngân hàng 7 lydo nvarchar 50 Văn bản 8 ngay Datetime 8 Ngày nhận có/nợ 9 sotien float 8 Tổng số tiền 7. Bảng UYNHIEM STT Tên trƣờng kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 soUN nvarchar 12 Số giấy ủy nhiệm khóa chính 2 maNV nvarchar 12 Mã nhân viên, khóa ngoài 3 Makh nvarchar 12 Mã khách 4 maTKKH varchar 14 Mã tài khoản khách 5 lydo nvarchar 50 Văn bản 6 ngay Datetime 8 Ngày nhận có/nợ 7 sotien float 8 Tổng số tiền
  36. 36 8. Bảng SOTIEMAT STT Tên trƣờng kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú 1 IDSoTienMat int 8 ID sổ tiền mặt, khóa chính 2 Sophieu int 8 Số phiếu, khóa ngoài 3 loai nvarchar 1 T (thu) hay C (chi) 4 ngay datetime Ngày phiếu 5 dien_giải nvarchar 50 Nội dung chứng từ 6 thu_vao float 8 Tiền phiếu thu 7 chi_ra float 8 Tiền phiếu chi 8 ton-quy float 8 Tiền tồn quỹ 9. Bảng SOTIEGUI STT Tên trƣờng kiểu dữ liệu Kích cỡ sGhi chú 1 IDSoTienGui int 8 ID sổ tiền gửi, khóa chính 2 SoGB int 8 Số giấy báo, khóa ngoài 3 loai nvarchar 1 T (thu) hay C (chi) 4 ngayCT datetime Ngày chứng từ 5 dien_giải nvarchar 50 Nội dung chứng từ 6 thu_vao float 8 Tiền nhập vào ngân hàng 7 chi_ra float 8 Tiền chi từ ngân hàng 8 ton-quy float 8 Tiền còn gửi ngân hàng
  37. 37 3.2. Xác định các luồng dữ liệu hệ thống 3.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống ”1.0. Thu tiền mặt.” 1.1 KHÁCH y.cầu t,toán Lập phiếu thu Máy làm “ không Phiếu thu hợp lý ” phiếuthu PHIEUTC SOTIENMAT 1.2 phiếuthu Ký và 1.3 duyệt thu Thu tiền và “ hợp lý ” ghi sổ quỹ Hình 3.2. Biểu đồ luồng hệ thống thu tiền mặt 3.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống ”2.0. Chi tiền mặt.” KHÁCH y.cầu t,toán 2.1 Lập phiếu chi “ không Phiếu chi hợp lý ” Máy làm phiếuchi PHIEUTC SOTIENMAT 2.2 phiếuchi 2.3 Ký và Xuất tiền và duyệt chi “ hợp lý ” ghi sổ quỹ Hình 3.3. Biểu đồ luồng hệ thống chi tiền mặt
  38. 38 3.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống ”3.0 Thu tiền gửi.” 4.1 4.2 Giấy báo có Nhập giấy Lập chứng báo có từ thu GIẤYBÁO CHƢNGTU Chứng từ thu NGÂN HÀNG SÔTIENGUI 4.3 4.3 duyệt và Chứng từ thu ký chi Vào sổ Hình 3.4. Biêủ đồ luồng dữ liệu hệ thống mức 1 thu tiền gửi ngân hàng 3.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống “4.0 Chi tiền gửi.” Máy làm Đồng ý 4.1 4.2 Lập ủy nhiệm Giấy báo nợ Nhập giấy chi, chứng từ báo nợ GIẤYBÁO chi “Không đồng ý” uy nhiệm chi và ỦYNHIÊMCHI chứng từ chi NGÂN HÀNG CHÚNGTỪ 4.3 4.3 Chứngtừ chi Vào sổ uy nhiệm chi duyệt và tiền gửi ký chi SÔTIENGUI Hình 3.5. Biêủ đồ luồng dữ liệu hệ thống mức 1 chi tiền gửi ngân hàng
  39. 39 3.2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống ”5.0 Tổng hợp.” Máy làm 5.0 SỔTIENMAT y.cầu báo cáo LÃNH ĐẠO Tổng hợp Báo cáo SỔTIENGUI BÁO CAO Hình 3.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Tổng hợp, báo cáo 3.4. Xác định hệ thống các giao diện 3.4.1 Xác định các giao diện nhập liệu Dựa vào mô hình ER, ta có đƣợc các giao diện nhập liệu sau: Thực thể Giao diện nhập liệu KHÁCH HÀNG a. Nhập khách NHÂN VIÊN b. Nhập nhân viên NGÂN HÀNG c. Nhập ngân hàng TÀI KHOẢN d. Nhập tài khoản Mối quan hệ e. Nhập phiếu thu f. Nhập phiếu chi g. Nhập giấy báo có h. Nhập giấy báo nợ i. Nhập ủy nhiệm chi 3.4.2 Xác định các giao diện xử lý Mỗi tiến trình trong luồng hệ thống do máy thực hiện có tƣơng tác với tác nhân hay công việc thủ công xác định một giao diện xử lý:
  40. 40 Biểu đồ luồng hệ thống Giao diện xử lý 1. Thu tiền mặt k. Lập phiếu thu m. Ghi sổ tiền mặt 2. Chi tiền mặt n. Lập phiếu chi o. Ghi sổ tiền mặt 3. Thu tiền gửi p. Nhập giấy báo có q. Lập chứng từ thu r. Vào sổ tiền gửi 4. Chi tiền gửi s. Nhập giấy báo nợ t. Lập chứng từ chi u. Vào sổ tiền gửi 5. Tổng hợp, báo cáo v. Tổng hợp báo cáo 3.4.3. Tích hợp các giao diện Giao diện nhập liệu Giao diện xử lý Giao diện tích hợp a. Nhập khách k. Lập phiếu thu k. Lập phiếu thu 1 b. Nhập nhân viên m. Ghi sổ tiền mặt n. Lập phiếu chi c. Nhập ngân hàng n. Lập phiếu chi m. Ghi sổ tiền mặt 2 d. Nhập tài khoản o. Ghi sổ tiền mặt p. Nhập giấy báo có 3 e. Nhập phiếu thu p. Nhập giấy báo có s. Nhập giấy báo nợ f. Nhập phiếu chi q. Lập chứng từ thu q. Lập chứng từ thu 4 g. Nhập giấy báo có r. Vào sổ tiền gửi t. Lập chứng từ chi h. Nhập giấy báo nợ s. Nhập giấy báo nợ r. Vào sổ tiền gửi 5 i. Nhập ủy nhiệm chi t. Lập chứng từ chi i. Nhập ủy nhiệm chi 6 u. Vào sổ tiền gửi v. Tổng hợp báo cáo 7 v. Tổng hợp báo cáo a. Nhập khách 8 b. Nhập nhân viên 9 c. Nhập ngân hàng 10
  41. 41 3.4.4. Thiết kế hệ thống thực đơn Truy nhập hệ thống 0 Thực đơn chính 1 2 3 Thu chi Quản lý tiền báo cáo và tiền mặt gửi ngân hàng nhâp liệu 0 0 0 1.1 2.1 3.1 Nhập giấy Lâp phiếu Tổng hợp Thu/chi báo có/nợ lập báo cáo 1 1 3 7 2 3 3.2 1.2 Ghi sổ 2.2 nhập khách tiền mặt lập chứng từ hàng 8 1 2 thu/chi 3 2 4 3.3 Nhập nhân 2.3 viên Ghi sổ tiền gửi 3 9 2 3 5 3.2 Nhập ngân hàng 2.4 3 10 Lập ủy nhiệm chi 2 6 Hình 3.7. Sơ đồ kiến trúc hệ thống thực đơn của chƣơng trình
  42. 42 3.4.5. Thiết kế các giao diện a. Giao diện “ Đăng nhập hệ thống” Hình 3.8. Giao diện Đăng nhập hệ thống b. Giao diện “ Danh mục khách hàng” Hình 3.9. Giao diện Danh mục khách hàng
  43. 43 c. Giao diện “ Danh mục Ngân hàng” Hình 3.10. Giao diện Danh mục ngân hàng d. Giao diện “ Danh mục Nhân viên” Hình 3.11. Giao diện Danh mục nhân viên
  44. 44 e. Giao diện “ Danh mục Tài khoản” Hình 3.12. Giao diện Danh mục tài khoản f. Giao diện “ Phiếu thu chi” Hình 3.13. Giao diện Phiếu thu chi
  45. 45 g. Giao diện “ Giấy báo” Hình 3.14. Giao diện Giấy báo h. Giao diện “ Ủy nhiệm chi” Hình 3.15. Giao diện Ủy nhiệm chi
  46. 46 i. Giao diện “ Sổ quỹ tiền mặt” Hình 3.16. Giao diện Sổ quỹ tiền mặt j. Giao diện “ Sổ quỹ tiền gửi” Hình 3.17. Giao diện Sổ quỹ tiền gửi
  47. 47 Chƣơng 4 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG VÀ HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG 4.1. Môi trƣờng vận hành và đặc tả hệ thống 4.1.1. Kiến trúc hệ thống phần cứng 4.1.1.1. Mô hình kiến trúc 4.1.1.2. Cấu hình và tính năng thiết bị Cấu hình tối thiểu: Chip CPU 1,6GHz RAM 384 MB Card đồ họa 64 bit Direct 9.0 Cấu hình đề nghị: Chip CPU 2,2GHz RAM 1024 MB Card đồ họa 124 bit Direct 9.0 4.1.2. Hệ thống phần mềm nền Hệ điều hành Tối thiểu: Window 2000 Đề nghị: Window XP trở lên Hệ quản trị cơ sở dữ liệu : SQL Server 2005 SQL Server 2005 là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational Database Management System (RDMS)) sử dụng Transact – SQL để trao đổi dữ liệu giữa các Client computer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm database, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận khác nhau trong RDBMS.
  48. 48 SQL Server 2005 đƣợc tối ƣu để có thể chạy trên môi trƣờng cơ sở dữ liệu rất lớn (Very Large Database Environment) lên đến Tera – Byte và có thể phục vụ cùng lúc cho hàng ngàn user. SQL Server 2005 có thể kết hợp “ ăn ý” với các server khác nhƣ Microsoft Internet Information Server (IIS), E – Commerce Server, Proxy Server Các phiên bản của SQL Server 2005: Enterprise: Hỗ trợ không giới hạn số lƣợng CPU và kích thƣớc Database. Hỗ trợ không giới hạn RAM (nhƣng tùy thuộc vào kích thƣớc RAM tối đa mà HĐH hỗ trợ) và các hệ thống 64 bít. Standard: tƣơng tự nhƣ bản Enterprise nhƣng chỉ hỗ trợ 4 CPU. Ngoài ra phiên bản này cũng không đƣợc trang bị một số tính năng cao cấp khác. Workgroup: Tƣơng tự nhƣ bản Standard nhƣng chỉ hỗ trợ 2 CPU và tối đa 3GB RAM. Express: Bản miễn phí, hỗ trợ tối đa 1 CPU, 1GB RAM và kích thƣớc Database giới hạn trong 4GB. Ngôn ngữ lập trình : VB.net Là công cụ phát triển trong Visual Studio .Net, Visual Basic .Net (VB .Net) đƣợc sử dụng để xây dựng các ứng dụng Windows, Web cũng nhƣ những ứng dụng trên thiết bị cầm tay (Pocket PC, điện thoại di động) cho một số môi trƣờng. VB .Net đã đƣợc thiết kế nhằm tăng tính hiệu quả trong công việc của ngƣời lập trình, nhất là khi cần truy xuất thông tin trong cơ sơ dữ liệu cũng nhƣ xây dựng ứng dụng Web. Đặc biệt, một khi làm quen với môi trƣờng phát triển trong Visual Studio .Net, bạn có thể dùng cùng những công cụ để viết các chƣơng trình trên C++, C# hay J#. Môi trƣờng phát triển tích hợp IDE Môi trƣờng phát triển tích hợp Visual Studio (Microsoft Visual Studio Integrated Development Environment), gọi tắt là IDE, bao gồm nhiều công cụ cần thiết giúp bạn xây dựng các ứng dụng Windows, Web nhanh chóng và hiệu quả. 4.1.3. Các hệ con và chức năng của hệ thống Cập nhật phiếu thu, phiếu chi,ủy nhiệm chi và giấy báo Quản lý sổ quỹ tiền mặt và tiền gửi
  49. 49 In báo cáo 4.2. Giới thiệu hệ thống phần mềm 4.2.1. Hệ thống thực đơn chính Hệ thống Quản lý danh mục Chứng từ Sổ chi tiết Thoát chƣơng trình 4.2.2. Các hệ thống thực đơn con Hệ thống: Quản lý đăng nhập Thoát về đăng nhập Quản lý danh mục: Danh mục khách hàng Danh mục ngân hàng Danh mục nhân viên Danh mục tài khoản Chứng từ: Phiếu thu chi Giấy báo Ủy nhiệm Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ tiền gửi 4.2.3. Hƣớng dẫn sử dụng một số chức năng chính Thu tiền mặt: Chọn loại phiếu : T (thu). Chọn nhân viên, khách hàng và tài khoản.
  50. 50 Điền lý do thu tiền, số chứng từ, Số tiền. Chi tiền mặt: Chọn loại phiếu : C (chi). Chọn nhân viên, khách hàng và tài khoản. Điền lý do thu tiền, số chứng từ, Số tiền. Hình 4.1. Phiếu thu chi Thu tiền gửi: Chọn loại phiếu : T (thu). Chọn nhân viên, khách hàng và tài khoản. Điền lý do thu tiền, Số tiền. Chi tiền gửi: Chọn loại phiếu : C (chi). Chọn nhân viên, khách hàng và tài khoản.
  51. 51 Điền lý do thu tiền, Số tiền. Hình 4.2. Giấy báo 4.3. Những vấn đề tồn tại và hƣớng phát triển Phần chƣơng trình triển khai chƣa đƣợc nhiều, chất lƣợng còn hạn chế.Vì thế để đƣa vào sử dụng cần tiếp tục hoàn thiện phần triển khai cho các chức năng còn lại và nâng cao hiệu quả chất lƣợng của chƣơng trình.
  52. 52 KẾT LUẬN Trong đồ án này em đã nghiên cứu xây dựng hệ thống chƣơng trình cho bài toán quản lý tiền mặt thƣờng gặp trong mọi tổ chức, doanh nghiệp có hạch toán. Đồ án đã thực hiện các nhiệm vụ sau: Mô tả nghiệp vụ của bài toán và tiến hành mô hình hóa nghiệm vụ bài toán chuẩn bị cho bƣớc sau. Phân tích bài toán theo hƣớng cấu trúc bao gồm phân tích dữ liệu và phân tích xử lý. Thiết kế hệ thống chƣơng trình bao gồm thiết kế kiến trúc, thiết kế dữ liệu, thiết kế giao diện và các mô đun xử lý. Cài đặt hệ thống và thử nghiêm với một số dữ liệu. Trong thời gian nghiên cứu, xây dựng chƣơng trình, em đã hết sức cố gắng làm việc với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hƣớng dẫn. Chƣơng trình đã đạt đƣợc một số kết quả nhất định. Tuy nhiên với thời gian ngắn, trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế; chƣơng trình vẫn còn nhiều thiếu sót. Rất mong các thầy cô giáo và các bạn tận tình giúp đỡ để chƣơng trình ngày càng đƣợc hoàn thiện hơn. Nếu đƣợc phát triển tiếp đề tài này, em sẽ tiếp tục hoàn thiện các chức năng của chƣơng trình để có thể đáp ứng đƣợc với nhu cầu của các doanh nghiệp.
  53. 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, Hà nội, 2007 [2] Nguyễn Văn Vỵ, Giáo trình Phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin, NXB Giáo dục Việt nam, Hà nội, 2010
  54. 54 PHỤ LỤC A. Nghiệp vụ kế toán tiền mặt Nghiệp vụ kế toán tiền mặt liên quan đên các hoạt động thu (nhập vào) và chi (bán ra) các đối tƣợng là tiền Việt nam, tiền ngoại tệ và vàng, bạc, kim lạo quý, đá quý của tổ chức. Nghiệp vụ kế toán tiền mặt hƣớng dẫn cách ghi chép các khoản thu chi theo các nghiệp vụ kinh tế cụ thể này vào các tài khoản theo những cách xác định, cũng nhƣ cách thức xử lý và tổng hợp nó để đƣa ra các báo cáo cần thiết. A1. Kế toán các khoản phải thu, chi bằng tiền Việt Nam a. Các nghiệp vụ tăng quỹ tiền mặt Ghi Nợ TK 111 (1111) : Số tiền nhập quỹ. Ghi Có TK 511: Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. Ghi Có TK 711: Thu tiền từ hoạt động tài chính Ghi Có TK 721: Thu tiền từ hoạt động bất thƣờng Ghi Có TK 112: Rút tiền từ ngân hàng Ghi Có TK 131,136: Thu hồi các khoản nợ phải thu Ghi Có TK 121, 128, 138,144,244: Thu hồi các khoản vốn ĐTNH Ghi Có TK 338 (3381): Tiền thừa tại quỹ chƣa xác định rõ nguyên nhân b. Các nghiệp vụ giảm quỹ tiền mặt Ghi Nợ TK 112 : Gửi tiền vào TK tại NH Ghi Nợ TK 121,221 : Xuất quỹ mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn Ghi Nợ TK 144,244 : Xuất tiền để thế chấp, ký cƣợc, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn Ghi Nợ TK 211, 213: Xuất tiền mua TSCĐ để đƣa vào sử dụng Ghi Nợ TK 241 : Xuất tiền dùng cho công tác ĐTXDCB tự làm Ghi Nợ TK 152,153,156 : Xuất tiền mua vật tƣ hàng hóa để nhập kho (theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên). Ghi Nợ TK 611 : Xuất tiền mua vật tƣ, hàng hóa về nhập kho (theo phƣơng pháp kiểm tra định kỳ) Ghi Nợ TK 311, 315 : Thanh toán nợ ngắn hạn đến hạn
  55. 55 Ghi Nợ TK 331 : Thanh toán cho ngƣời bán Ghi Nợ TK 333 : Nộp thuế và các khoản khác cho ngân sách Ghi Nợ TK 334 :Thanh toán lƣơng và các khoản cho ngƣời lao động Ghi Có TK 111(1111) : Số tiền mặt thực xuất quỹ A2. Kế toán các khoản phải thu, chi bằng tiền ngoại tệ a. Kế toán các khoản thu, chi ngoại tệ Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên TK 007-Nguyên tệ các loại. Việc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải tuân theo các quy định sau đây: − Đối với các loại TK thuộc chi phí, thu nhập, vật tƣ, hàng hoá, TSCCĐ dù doanh nghiệp có hay không sử dụng tỷ giá hạch toán. Khi có phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ đều phải luôn luôn ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. − Các doanh nghiệp có ít nghiệp vụ bằng ngoại tệ thì các tài khoản tiền, các tài khoản phải thu, phải trả đƣợc ghi sổ bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá mua vào của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Các khoản chênh lệch tỷ giá (nếu có) của các nghiệp vụ kinh tế phát sinhđƣợc hạch toánvào TK 1113-Chênh lệch tỷ giá. − Các doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ có thể dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các tài khoản tiền, phải thu, phải trả. Số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giá mua của ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc hạch toán vào tài khoản 413-Chênh lệch tỷ giá. − Tỷ giá hạch toán có thể là tỷ giá mua hoặc tỷ giá thống kê của ngân hàng và đƣợc sử dụng ổn định ít nhất trong một kỳ kế toán. − Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải đánh gía lại số dƣ ngoại tệ của các tài khoản tiền, cả khoản phải thu, các khoản nợ phải trả theo tỷ giá mua của ngân hàng Việt Nam công bố tại thời điểm cuối kỳ để ghi sổ kế toán. b. Chênh lệch tỷ giá Để theo dõi sự chênh lệch tỷ giá ngoại tệ biến đổi theo định kỳ, ngƣời ta sử dụng tài khoản 413: Tài khoản chênh lệch tỷ giá ngoại tệ
  56. 56 Kết cấu tài khoản 413 nhƣ sau : Ghi Nợ : gồm các khoàn: Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm của vốn bằng tiền, vật tƣ, hàng hóa và nợ phải thu có gốc ngoại tệ. Chênh lệch tỷ giá phá sinh tăng các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. Xử lý chênh lệch tỷ giá. Ghi CÓ: gồm các khoàn: Chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng của vốn bằng tiền, vật tƣ, hàng hoá và nợ phải thu có gốc ngoại tệ. Xử lý chênh lệch tỷ giá. Chênh lệch tỷ giá phát sinh giảm các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ. c. Số dư cuối kỳ Tài khoản này cuối kỳ có thể có số dƣ bên Có hoặc bên Nợ Số dư bên Nợ : Chênh lệch tỷ giá cần phải đƣợc xử lý. Số dư bên Có : Chênh lệch tỷ giá còn lại. Số chênh lệch tỷ giá trên TK 413- Chênh lệch tỷ giá chỉ đƣợc xử lý (ghi tăng hoặc giảm vốn kinh doanh, hạch toán vào lãi hoặc lỗ). Khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền. (Trƣờng hợp tỷ giá hạch toán nhỏ hơn tỷ giá thực tế thì số chênh lệch tỷ giá đƣợc ghi bên Nợ TK 413). Xuất quỹ bằng ngoại tệ Mua vật tƣ, hàng hoá, tài sản cố định: Ghi Nợ TK 152-Nguyên liệu, vật liệu (tỷ giá thực tế) Ghi Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ (tỷ giá thực tế) Ghi Nợ TK 156-Hàng hoá (tỷ giá thực tế) Ghi Nợ TK 211-Tài sản cố định hữu hình (tỷ giá thực tế) Ghi Có TK 111-Tiền mặt(1112)(tỷ giá hạch toán) Ghi Có TK 413-Chênh lệch tỷ giá (số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán).
  57. 57 (Nếu tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán thì số chênh lệch đƣợc ghi bên Nợ TK 413). − Chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh bằng ngoại tệ: cũng ghi sổ theo dõi nguyên tắc trên − Xuất quỹ ngoại tệ trả nợ cho ngƣời bán ; Nợ TK 331-PTCNB (tỷ giá hạch toán) Có TK 111-Tiền Mặt(1112)(tỷ giá hạch toán) d. Doanh nghiệp không áp dụng hoạch toán Khi nhập quỹ ngoại tệ : − Thu tiền bán hàng bằng ngoại tệ : Nợ TK 111-Tiền mặt(1112)(theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 131-PTCKH (theo tỷ giá thực tế) Có TK 511-Doanh thu bán hàng (theo tỷ giá thực tế) − Thu các khoản nợ phải thu bằng ngoại tệ nhập quỹ : Nợ TK 111-Tiền mặt(1112) (theo tỷ giá thực tế) Có TK 131-PTCKH (tỷ giá bình quân thực tế nợ) Có TK 413-Chênh lệch tỷ giá (số chênh lệch tỷ giá thực tế lớn hơn giá thực tế lớn hơn giá bình quân thực tế bên nợ). (Trƣờng hợp tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá bình quân thực tế nợ thì số chênh lệch đƣợc ghi vào TK 413). Khi xuất quỹ ngoại tệ − Xuất ngoại tệ mua vật tƣ, hàng hoá, TSCĐ, chi trả các khoản chi phí: Nợ TK 152-Nguyên liệu, vật liệu (theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 153-Công cụ dụng cụ (theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 156-Hàng hoá (theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 211-TSCĐHH (theo tỷ giá thực tế ) Nợ TK 611-Mua hàng (đối với phƣơng pháp kiểm kê định kỳ) Nợ TK 627-Chi phí sản xuất chính (theo tỷ giá thực tế )
  58. 58 Nợ TK 641-Chi phí mua hàng (theo tỷ giá thực tế ) Nợ TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp (theo tỷ giá thực tế) Có TK 111-Tiền mặt(1112)(tỷ giá thực tế bình quân (Nếu tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá thực tế bình quân thì số chênh lệch đƣợc ghi vào bên Nợ TK 413). − Xuất ngoại tệ trả nợ cho ngƣời bán : Nợ TK 331-PTCNB (tỷ giá nhận nợ) Có TK 111-Tiền mặt(1112)(theo tỷ giá thực tế) Có TK 413-Chênh lệch tỷ giá (nhận nợ lớn hơn tỷ giá thực tế) (Nếu tỷ giá nhận nợ nhỏ hơn theo tỷ giá thực tế thì số chênh lệch đƣợc ghi vào bên Nợ TK413) Đến cuối năm, cuối quý nếu có biến động lớn về tỷ giá thì phải đánh giá lại số ngoại tệ hiện có tại quỹ theo tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối năm, cuối quý ; − Nếu chênh lệch giảm : Nợ TK 413-Chênh lệch tỷ giá Có TK 111-Tiền mặt(1112) − Nếu chênh lệch tăng : Nợ TK 111-Tiền mặt(1112) Có TK 413-Chênh lệch tỷ giá. A3. Kế toán nhập hàng vàng, bạc,kim loại quý, đá quý Đối với các doanh nghiệp kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan đến vàng, bạc, kim loại quý đƣợc hạch toán vào tài khoản 111 Các nghiệp vụ tăng vàng, bạc, kim loại quý, đá quý ghi : Ghi Nợ :TK 111 khi giá thực tế tăng Ghi Có TK 111(1111), Có TK 112(1121) : số tiền chi mua thực tế Ghi Có TK 511-Doanh thu bán hàng (bán hàng thu bằng vàng, bạc ) Ghi Có TK 138,144-Thu hồi các khoản cho vay, các khoản thế chấp, ký cƣợc, ký quỹ.
  59. 59 Ghi Có TK 411-NVKD: Nhận liên doanh, cấp phát bằng vàng, bạc, đá quý. Các nghiệp vụ ghi giảm theo bút toán ngƣợc lại. B. Các mẫu hồ sơ dữ liệu a. Phiếu thu
  60. 60 b. Phiếu chi c. Giấy báo có
  61. 61 d. Giấy báo nợ
  62. 62 e. Giấy ủy nhiệm chi
  63. 63 C. Hệ thống tài khoản kế toán HỆ THỐNG TÀI KHOẢN MỚI (2009) SỐ HIỆU TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN Cấp I Cấp II LOẠI 1: TÀI SẢN LƢU ĐỘNG 111 Tiền mặt 1111 Tiền mặt Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 112 Tiền gửi ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 1123 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 113 Tiền đang chuyển 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 121 Đầu tƣ tài chính ngắn hạn 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu 128 Đầu tƣ tài chính ngắn hạn khác 1281 Tiền gửi có kỳ hạn 1282 Đầu tƣ ngắn hạn khác 129 Dự phòng giảm giá đầu tƣ tài chính ngắn hạn 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 1331 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của TSCĐ 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1385 Phải thu về cổ phần hóa 1388 Phải thu khác 139 Dự phòng các khoản thu khó đòi
  64. 64 141 Tạm ứng (chi tiết theo đối tƣợng) 142 Chi phí trả trƣớc ngắn hạn 144 Cầm cố, ký cƣợc, ký quỹ ngắn hạn 151 Hàng hóa mua đang đi đƣờng 152 Nguyên liệu, vật liệu 153 Công cụ, dụng cụ 1531 Công cụ, dụng cụ 1532 Bao bì luân chuyển 1533 Đồ dùng cho thuê 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 155 Thành phẩm 156 Hàng hóa 1561 Giá mua hàng hóa 1562 Chi phí thu mua hàng hóa 1567 Hàng hóa bất động sản 157 Hàng gửi đi bán 158 Hàng hóa kho bảo thuế 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 161 Chi sự nghiệp 1611 Chi sự nghiệp năm trƣớc 1612 Chi sự nghiệp năm nay LOẠI 2: TÀI SẢN DÀI HẠN 211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị 2113 Phƣơng tiện vận tải truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 212 Tài sản cố định thuê tài chính 213 Tài sản cố định vô hình 2131 Quyền sử dụng đất 2132 Quyền phát hành 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 2134 Nhãn hiệu hàng hóa 2135 Phần mềm máy tính 2136 Giấy phép và giấy phép nhƣợng quyền
  65. 65 2138 Tài sản cố định vô hình khác 214 Hao mòn TSCĐ 2141 Hao mòn TSCĐ cố định hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ thuê tài chính 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 2147 Hao mòn bất động sản đầu tƣ 217 Bất động sản đầu tƣ 221 Đầu tƣ vào công ty con 222 223 Đầu tƣ vào công ty liên kết 228 Đầu tƣ dài hạn khác 2281 Cổ phiếu 2282 Trái phiếu 2288 Đầu tƣ dài hạn khác 229 Dự phòng giảm giá đầu tƣ dài hạn 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 242 Chi phí trả trƣớc dài hạn 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 244 Ký qũy, ký cƣợc dài hạn LOẠI 3: NỢ PHẢI TRẢ 311 Vay ngắn hạn 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả ngƣời bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 3333 Thuế xuất nhập khẩu 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3336 Thuế tài nguyên 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 Các loại thuế khác 3339 Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
  66. 66 334 Phải trả ngƣời lao động 3341 Phải trả công nhân viên 3342 Phải trả ngƣời lao động khác 335 Chi phí phải trả 336 Phải trả nội bộ 337 Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3385 Phải trả về cổ phần hóa 3386 Nhận ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn 3387 Doanh thu chƣa thực hiện 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn 342 Nợ dài hạn 343 Trái phiếu phát hành 3431 Mệnh giá trái phiếu 3432 Chiết khấu trái phiếu 3434 Phụ trội trái phiếu 344 Nhận ký quỹ, ký cƣợc dài hạn 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 351 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm 352 Dự phòng phải trả LOẠI 4: NGUỒN VỐN CHỦ SỠ HỮU 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tƣ chủ sỡ hữu 4112 Thặng dƣ vốn cổ phần 4118 Vốn khác 412 Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại tài sản 413 Chênh lệnh tỉ giá hối đoái 4131 Chênh lệnh tỉ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính 4132 Chênh lệnh tỉ giá hối đoái trong giai đoạn đầu tƣ XDCB 414 Quỹ đầu tƣ phát triển 415 Quỹ dự phòng tài chính 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
  67. 67 419 Cổ phiếu quỹ 421 Lợi nhuận chƣa phân phối 4211 Lợi nhuận chƣa phân phối năm trƣớc 4212 Lợi nhuận chƣa phân phối năm nay 431 Quỹ khen thƣởng phúc lợi 4311 Quỹ khen thƣởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 441 Ngồn vố đầu tƣ xây dựng cơ bản 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp 4611 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm trƣớc 4612 Nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ LOẠI 5: DOANH THU 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5112 Doanh thu các thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá 5117 Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tƣ 512 Doanh thu bán hàng nội bộ 5121 Doanh thu bán hàng hóa 5122 Doanh thu bán các thành phẩm 5123 Doanh thu cung cấp dịch vụ 515 Doanh thu hoạt động tài chính khác 521 Chiết khấu thƣơng mại 531 Hàng bán bị trả lại 532 Giảm giá hàng bán LOẠI 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH 611 Mua hàng 6111 Mua nguyện vật liệu 6112 Mua hàng hóa 621 Chi phí nguyên vậ liệu trực tiếp 622 Chi phí nhân công trực tiếp 623 Chi phí sử dụng máy thi công
  68. 68 6231 Chi phí nhân công 6232 Chi phí vật liệu 6233 Chi phí dụng cụ sản xuất 6234 Chi phí khấu hao máy thi công 6237 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6238 Chi phí bằng tiền khác 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xƣởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 631 Giá thành sản xuất 632 Giá vốn hàng bán 635 Chi phí tài chính 641 Chi phí bán hàng 6411 Chi phí nhân viên 6412 Chi phí vật liệu bao bì 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng 6414 Chi phí khấu hao TSCĐ 6415 Chi phí bảo hành 6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6418 Chi phí bằng tiền khác 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6422 Chi phí vậ liệu quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao tài sản cố định 6425 Thuế phí và lệ phí 6426 Chi phí dự phòng 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác LOẠI 7: THU NHẬP KHÁC 711 Thu nhập khác LOẠI 8: CHI PHÍ KHÁC
  69. 69 811 Chi phí khác 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành 8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại LOẠI 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 911 Xác định kết quả kinh doanh TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 001 Tài sản thuê ngoài 002 Vật tƣ, hàng hóa nhận giữ hàng, nhận gia công 003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cƣợc 004 Nợ khó đòi đã xử lý 007 Ngoại tệ các loại