›

Đồ án Xây dựng chương trình quản lý theo dõi giải quyết đơn thư khiếu tố tại văn phòng thành ủy Hải Phòng - Nguyễn Thị Hồng Hạnh

pdf 58 trang huongle 1990
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đồ án Xây dựng chương trình quản lý theo dõi giải quyết đơn thư khiếu tố tại văn phòng thành ủy Hải Phòng - Nguyễn Thị Hồng Hạnh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfdo_an_xay_dung_chuong_trinh_quan_ly_theo_doi_giai_quyet_don.pdf

Nội dung text: Đồ án Xây dựng chương trình quản lý theo dõi giải quyết đơn thư khiếu tố tại văn phòng thành ủy Hải Phòng - Nguyễn Thị Hồng Hạnh

  1. 1 Bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o Tr•êng ®¹i häc d©n lËp h¶i phßng o0o XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THEO DÕI GIẢI QUYẾT ĐƠN THƢ KHIẾU TỐ TẠI VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG ®å ¸n tèt nghiÖp ®¹i häc hÖ chÝnh quy Ngµnh: C«ng nghÖ Th«ng tin Sinh viªn thùc hiÖn: NGUYÔN THÞ HåNG H¹NH Gi¸o viªn h•íng dÉn: Ths. PHïNG ANH TUÊn M· sè sinh viªn: 121443 H¶i Phßng - 2012
  2. 2 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4 Chƣơ 6 1.1. Phân tích thiết kế hệ thống hƣớng cấu trúc 6 m hệ thống thông tin 6 6 6 ơ s d 7 7 ơ 7 7 Chƣơng 2:GIỚI THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ LOTUS NOTES 10 2.1. Môi trƣờng làm việc của Lotus Notes 10 2.2. Giới thiệu về ứng dụng của Lotus Notes 13 2.3. Cơ sở dữ liệu trong Notes 14 2.3.1. Documents (các tài liệu) 14 2.3.2. Form(biểu mẫu) 14 2.3.3. View (khung nhìn) 16 2.3.4. Folder 16 2.3.5. SubForm (Form con) 16 2.3.6. Navigator (màn hình điều khiển) 17 2.3.7. ShareField 17 2.3.8. Agents (các tác nhân) 17 2.3.9. About Database 17 2.3.10. Using Database 17 2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu trong Lotus Notes 17 2.4.1. Đặt tên cho cơ sở dữ liệu 17 2.4.2. Thiết kế Form 18 2.4.3. Thiết kế View 20 2.4.4. Tìm kiếm dữ liệu trong Lotus Notes 21 2.4.5. Chế độ bảo mật của Lotus Notes 22 2.5. Tổng kết các tính năng của Lotus Notes 23 Chƣơng 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 24 3.1. Mô tả bài toán 24
  3. 3 3.1.1. Cơ sở pháp lý của bài toán 24 3.1.2. Mô tả bằng lời 26 3.2.1. Hoạt động nghiệp vụ tiếp nhận đơn 27 3.2.2. Hoạt động xử lý đơn thƣ khiếu tố 28 3.2.3. Hoạt động trả lời 29 3.2.3. Hoạt động báo cáo 29 3.3. Mô hình nghiệp vụ 30 3.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh 30 3.3.2. Sơ đồ phân rã chức năng 31 3.3.3. Danh sách hồ sơ dữ liệu 33 3.3.4. Ma trận thực thể chức năng 33 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu 34 3.4.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống xử lý đơn thƣ khiếu tố 34 3.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 35 3.5. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 37 3.5.1. Mô hình liên kết thực thể ( ER ) 37 3.5.2. Mô hình quan hệ: 40 3.6 Thiết kế các bảng dữ liệu 42 Chƣơng 4: CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH THỬ NGHIỆM 46 4.1. Thiết lập hệ thống 46 4.2 Một số giao diện chƣơng trình 47 KẾT LUẬN 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC 53
  4. 4 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành phƣơng tiện không thể thiếu đƣợc trong mọi lĩnh vực đời sống. Nền tin học càng phát triển thì con ngƣời càng có nhiều những phƣơng pháp mới, công cụ mới để xử lý thông tin và nắm bắt đƣợc nhiều thông tin hơn. Tin học đƣợc ứng dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc áp dụng tin học vào trong quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch là một xu hƣớng tất yếu. Kết quả của việc áp dụng tin học trong quản lý là việc hình thành các hệ thống thông tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý dữ liệuvà cung cấp thông tin cho các chủ sở hữu hệ thống đó. Ở nƣớc ta hiện nay trong những năm gần đây các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn, đa dạng hơn. Hệ thống thông tin đƣợc đề cập đến trong đề tài này là hệ thống hỗ trợ hoạt động quản lý theo dõi giải quyết đơn thƣ khiếu nại tố cáo tại Văn phòng Thành ủy Hải Phòng. Đề tài “Xây dựng chƣơng trình quản lý theo dõi giải quyết đơn thƣ khiếu tố tại Văn phòng Thành ủy Hải Phòng” nhằm mục đích quản lý, lƣu trữ thông tin về đơn thƣ khiếu tố và kết quả xử lý đơn thƣ khiếu tố. Đảm bảo tra cứu thông tin nhanh, chính xác đáp ứng yêu cầu ngƣời sử dụng. Qua đây em xin chân thành cảm ơn thầy Phùng Anh Tuấn đã tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình thực hiện đồ án này; e xin cảm ơn các thầy cô giáo trong nhà trƣờng nói chung và các thầy cô giáo trong khoa công nghệ thông tin nói riêng đã truyền thụ kiến thức cho em cho trong quá trình 4 năm học tại trƣờng để em có đƣợc nhƣ ngày hôm nay; em cũng xin cảm ơn anh Vũ Đại Thắng và các anh chị trong trung tâm công nghệ thông tin tại Văn phòng Thành ủy Hải Phòng đã hƣớng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện cho em hoàn thành đồ án này. Hải Phòng, ngày 06 tháng 07 năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Hồng Hạnh
  5. 5 CÁC BẢNG KÝ PHÁP BẢNG CÁC KÝ PHÁP SỬ DỤNG TRONG BIỂU ĐỒ HOẠT ĐỘNG Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu Ý nghĩa Điểm bắt đầu tiến trình Điểm lựa chọn điều kiện Đƣờng đồng bộ Điểm kết thúc tiến trình Công việc cần thực Hồ sơ dữ liệu hiện Đơn vị chức năng BẢNG KÝ PHÁP DÙNG TRONG SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu Ý nghĩa Luồng dữ liệu Luồng dự liệu Tên tác nhân Tác nhân n d Hồ sơ dữ liệu Tiến trình Kho dữ liệu Tên tiến trình
  6. 6 Chƣơng1 1.1. Phân tích thiết kế hệ thống hƣớng cấu trúc 1.1.1. m hệ thống thông tin Thông tin là một loại tài nguyên của tổ chức, phải đƣợc quản lý chu đáo giống nhƣ mọi tài nguyên khác. Việc xử lý thông tin đòi hỏi chi phí về thời gian, tiền bạc và nhân lực. Việc xử lý thông tin phải hƣớng tới khai thác tối đa tiềm năng của nó. Hệ thống thông tin (InFormation System - IS) trong một tổ chức có chức năng thu nhận và quản lý dữ liệu để cung cấp những thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ chức đó và các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của nó. Ngày nay, nhiều tổ chức xem các hệ thống thông tin là yếu tố thiết yếu giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt đƣợc những bƣớc tiến lớn trong hoạt động. Hầu hết các tổ chức nhận thấy rằng tất cả nhân viên đều cần phải tham gia vào quá trình phát triển các hệ thống thông tin. Do vậy, phát triển hệ thống thông tin là một chủ đề ít nhiều có liên quan tới bạn cho dù bạn có ý định học tập để trở nên chuyên nghiệp trong lĩnh vực này hay không. Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngƣời, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tƣơng tác với nhau để thu thập, xử lý, lƣu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một hệ thống. Hệ thống thông tin hiện hữu dƣới mọi hình dạng và quy mô. 1.1.2. Phân tích hệ thống: là giai đoạn phát triển trong một dự án, tập trung vào các vấn đề nghiệp vụ, ví dụ nhƣ những gì hệ thống phải làm về mặt dữ liệu, các thủ tục xử lý và giao diện, độc lập với kỹ thuật có thể đƣợc dùng để cài đặt giải pháp cho vấn đề đó. Thiết kế hệ thống: là giai đoạn phát triển tập trung vào việc xây dựng và cài đặt mang tính kỹ thuật của hệ thống (cách thức mà công nghệ sẽ đƣợc sử dụng trong hệ thống). 1.1.3. Phân tích thiết kế hệ thống hƣớng cấu trúc là phân tích thiết kế HTTT theo hƣớng môđun hoá để dễ theo dõi, quản lý, bảo trì.
  7. 7 Từ mức 0: mức chung nhất, quá trình tiếp tục làm mịn cho đến mức thấp nhất: mức cơ sở. Ở đó từ các sơ đồ nhận đƣợc ta có thể bắt đầu tạo lập các chƣơng trình với các môđun thấp nhất (môđun lá). Phát triển có cấu trúc đã cung cấp một tập hợp đầy đủ các đặc tả hệ thống không dƣ thừa đƣợc phát triển theo quá trình logic và lặp lại. Có nhiều lợi ích trong việc phân tích thiết kế hệ thống hƣớng cấu trúc: - Làm giảm sự phức tạp (nhờ chia nhỏ, môđun hoá ). - Tập trung vào ý tƣởng (vào logic, kiến trúc trƣớc khi thiết kế). - Chuẩn mực hoá (theo các phƣơng pháp, công cụ đã cho). - Hƣớng về tƣơng lai (kiến trúc tốt, môđun hoá đễ bảo trì). - Tăng tính nghệ thuật trong thiết kế (phát triển hệ thống phảituân thủ các quy tắc và phƣơng pháp). 1.2. 1.2.1. : Mô hình liên kết thực thể ER là một mô tả logic chi tiết dữ liệu của một tổ chức hay một lĩnh vực nghiệp vụ. - Mô hình ER diễn tả bằng các thuật ngữ của các thực thể trong môi trƣờng nghiệp vụ, các các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể đó. - Mô hình ER mang tính trực quan cao, có khả năng mô tả thế giới thực tốt với các khái niệm và kí pháp sử dụng là ít nhất. Là phƣơng tiện quan trọng hữu hiệu để các nhà phân tích giao tiếp với ngƣời sử dụng. 1.2.2. h p R : - . - . - . - liê . 1.2.3. a. : Là một khái niệm để chỉ một lớp các đối tƣợng cụ thể hay các khái niệm có cùng những đặc trƣng chung mà ta quan tâm.
  8. 8 - kiểu thực thể đƣợc gán một tên đặc trƣng cho một lớp các đối tƣợng, tên này đƣợc viết hoa. - : TÊN TH b. : đặc trƣng của kiểu thực thể, mỗi kiểu thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nhau. Mỗi kiểu thực thể phải có ít nhất một thuộc tính. : Tên thuộc tính thuộc tính của thực thể phân làm bốn loại: Thuộc tính tên gọi, thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả, thuộc tính đa trị. - Thuộc tính tên gọi: là thuộc tính mà mỗi giá trị cụ thể của một thực thể cho ta một tên gọi của một bản thể thuộc thực thể đó, do đó mà ta nhận biết đƣợc bản thể đó. - Thuộc tính định danh (khóa): là một hay một số thuộc tính của kiểu thực thể mà giá trị của nó cho phép ta phân biệt đƣợc các thực thể khác nhau của một kiểu thực thể: +Thuộc tính định danh có sẵn hoặc ta thêm vào để thực hiện chức năng trên, hoặc có nhiều thuộc tính nhóm lại làm thuộc tính định danh. + Kí hiệu bằng hình elip bên trong là tên thuộc tính định danh có gạch chân. Tên thuộc tính + Cách chọn thuộc tính định danh:Giá trị thuộc tính định danh khác rỗng, nếu định danh là kết hợp của nhiều thuộc tính thì phải đảm bảo mọi thành phần của nó khác rỗng. Nên sử dụng định danh ít thuộc tính, nên thay định danh hợp thành từ một vài thuộc tính bằng định danh chỉ một thuộc tính.Chọn định danh sao cho nó không thay đổi trong suốt vòng đời của mỗi thực thể. - Thuộc tính mô tả: các thuộc tính của thực thể không phải là định danh, không phải là tên gọi đƣợc gọi là thuộc tính mô tả.Nhờ thuộc tính này mà ta biết đầy
  9. 9 đủ hơn về các bản thể của thực thể.Một thực thể có nhiều hoặc không có một thuộc tính mô tả nào. - Thuộc tính đa trị (thuộc tính lặp): +là thuộc tính có thể nhận đƣợc nhiều hơn một giá trị đối với mỗi bản thể. + Kí hiệu: mô tả bằng hình elip kép với tên thuộc tính bên trong. Tên thuộc tính - Mối quan hệ: Các mối quan hệ gắn kết các thực thể trong mô hình ER. Một mối quan hệ có thể kết nối giữa một thực thể với một hoặc nhiều thực thể khác. Nó phản ánh sự kiện vốn tồn tại trong thực tế. + Kí hiệu mối quan hệ đƣợc mô tả bằng hình thoi với tên bên trong + Mối quan hệ giữa các thực thể có thể là sở hữu hay phụ thuộc (có, thuộc, là) hoặc mô tả sự tƣơng tác giữa chúng.Tên của mối quan hệ là một động từ, cụm danh động từ nhằm thể hiện ý nghĩa bản chất của mối quan hệ. +Mối quan hệ có các thuộc tính. Thuộc tính là đặc trƣng của mối quan hệ khi gắn kết giữa các thực thể. + Lực lƣợng của mối quan hệ giữa các thực thể thể hiện qua số thực thể tham gia vào mối quan hệ và số lƣợng các bản thể của thực thể tham gia vào một quan hệ cụ thể. - Bậc của mối quan hệ + Bậc của mối quan hệ là số các kiểu thực thể tham gia vào mối quan hệ đó. + Mối quan hệ bậc một hay liên kết cấp 1 là mối quan hệ đệ quy mà một thực thể quan hệ với nhau. + Mối quan hệ bậc hai là mối quan hệ giữa hai bản thể của hai thực thể khác nhau. + Mối quan hệ bậc ba.
  10. 10 Chƣơng 2:GIỚI THIỆU VỀ HỆ QUẢN TRỊ LOTUS NOTES 2.1. Môi trƣờng làm việc của Lotus Notes Lotus Notes có ba dạng phần mềm: Dạng phần mềm Mô tả Phần mềm máy chủ phục vụ Một giao diện bàn điều khiển trêncơ sở ký tự hiển thị các thông báo về các tác vụ đƣợc thực hiện. Ngƣời dùng có thể gõ vào các lệnh trên bàn điều khiển để bắt đầu các tác vụ máy chủ phục vụ. Phần mềm máy trạm trên máy chủ phục Phần mềm khách của LotusNotes chạy vụ trong một tiến trình riêng trên máy chủ phục vụ. Phần mềm máy trạm làm việc Phần mềm khách của Lotus Notes, đƣợc sử dụng bởi ngƣời dùng Notes để thêm vào hoặc hiệu đính các hồ sơ của Notes và đƣợc quản trị viên dùng để thực hiện phần lớn các tác vụ quản trị. Máy chủ phục vụ Notes: Máy chủ phục vụ Notes là thành phần chính của Notes nó thực hiện: - Chia sẻ các cơ sở dữ liệu Notes cho phép truy cập trực tiếp của máy khách. - Lƣu trữ các tệp tin. - Thực hiện cả việc sao lƣu cập nhật và định tuyến thƣ tín giữ các máy chủ phục vụ khác trên cơ sở lịch trình. - Hoạt động nhƣ một máy chủ phục vụ quay số cho ngƣời dùng xách tay. - Áp dụng bảo mật cho những cơ sở dữ liệu bằng cách yêu cầu ngƣời dùng và các máy chủ phục vụ khác phải có một tệp căn cƣớc đƣợc xác nhận và có đủ quyền trong cơ sở dữ liệu danh sách điều khiển truy nhập. - Chạy các cổng thƣ tín vào FAX, chạy các chƣơng trình bổ trợ và các tác vụ máy chủ phục vụ tùy biến đƣợc viết bằng giao diện ứng dụng Notes. - Không phải là các máy chủ phục vụ mạng. Máy khách chạy Notes Một máy khách chạy Notes có khả năng: - Truy cập cơ sở dữ liệu trên đĩa cứng của nó và hoặc trên máy chủ phục vụ Notes.
  11. 11 - Có nhiều phiên làm việc mở nhiều máy chủ phục vụ Notes và có thể làm một cách trong suốt với các cơ sở dữ liệu lƣu trữ trên máy chủ phục vụ và đĩa cứng cục bộ. - Có các bản sao của bản lƣu cập nhật của các cơ sở dữ liệu trên đĩa cứng của nó, làm việc một cách cục bộ với các bản sao lƣu cập nhật, và sau đó đều đặn sao lƣu và cập nhật những thay đổi vào cơ sở dữ liệu đặt trên máy chủ phục vụ. - Đƣợc vận hành trên máy chủ phục vụ để thiết lập ban đầu cho phần mềm máy chủ, tuy nhiên theo quá trình thiết lập việc quản lý máy chủ phục vụ phải đƣợc thực hiên từ máy trạm của quản trị viên. Bàn điều khiển máy chủ phục vụ: Thông thƣờng các quản trị viên sử dụng bàn điều khiển máy chủ phục vụ kiểm soát và duy trì các chức năng của Notes. Ngƣời sử dụng đƣa vào các lệnh của bàn điều khiển máy chủ phục vụ để thực hiện các tác vụ máy chủ phục vụ, thiết lập các biến môi trƣờng và hiển thị thông tin máy chủ phục vụ. Bảng quản trị máy chủ phục vụ: Bảng quản trị máy chủ phục vụ tập trung các tác vụ quản trị. Từ bảng quản trị các máy chủ phục vụ, ngƣời dùng và nhóm mở một số địa chỉ công cộng; quản trị và máy chủ phục vụ từ một trạm làm việc điều hành các cơ sở dữ liệu; thực hiện một vài tác vụ nhƣ thƣ tín và bắt đầu một phiên bản làm việc từ xa. Bàn điều khiển từ xa: Cho phép quản trị viên gửi các lệnh, câu hỏi và các thông điệp tới máy chủ phục vụ từ một trạm máy khác. Đó là một ứng dụng windowns cho phép đƣa vào một số lệnh sau đó cuộn cửa sổ để xem xét kết quả. Mạng tên Notes: Tiêu chuẩn của một mạng tên Notes: Một mạng tên Notes là một nhóm các máy chủ phục vụ trong đó: - Dùng chung một số giao thức mạng cục bộ. - Có thể duy trì kết nối cố định với cùng một mạng hoặc một mạng diện rộng qua cầu và bộ định tuyến.
  12. 12 Quá trình định tuyến thƣ tín khác nhau tùy thuộc vào việc ta gửi một thông điệp đến ngƣời sử dụng trong cùng một mạng tên Notes(Notes Name Network - NNN) hay trong một mạng tên Notes khác. Các đặc trƣng của một mạng tên Notes là: - Việc định tuyến dữ liệu diễn ra một cách tự động giữa các máy chủ trong cùng một mạng tên Notes. - Khi ngƣời dùng chọn File Database Open; Server; Other họ sẽ thấy một danh sách các máy chủ phục vụ trong mạng mang tên Notes mà máy chủ gốc của họ là một thành viên. Một máy chủ phục vụ có thể là một thành viên của hơn một mạng tên Notes đƣợc đƣa ra với máy chủ phục vụ đó chạy nhiều thủ tục mạng. Ví dụ một máy chủ phục vụ chạy thủ tục SPX và NETBIOS có thể là thành viên của hai mạng tên Notes(một dùng thủ tục SPX và một dùng thủ tục NETBIOS). Vùng Notes: Một vùng là một tập hợp các mạng tên Notes. Mặc dù có thể có vài vùng trong cùng một tổ chức , mỗi công ty chỉ nên xác định một vùng. Những đơn vùng có ƣu thế: - Làm đơn giảm quá trình đánh địa chỉ cho thƣ tín. - Tối ƣu việc định tuyến thƣ tín. - Dễ bảo trì hơn những mạng đa vùng. Nhìn chung có hai yếu tố chung cho tất cả những máy chủ phục vụ và máy trạm trong vùng không phụ thuộc vị trí và thủ tục giao tiếp mạng là: - Tất cả các máy chủ phục vụ và ngƣời dùng đƣợc đăng ký bằng một trình xác nhận. - Chúng chung nhau một dải địa chỉ công cộng. Xác nhận ID: Mỗi máy chủ phục vụ Notes và máy trạm cần một ID định danh tạo ra bởi quản trị viên hệ thống. Xác nhận ID là một tệp (*.ID) đặc biệt đƣợc tạo ra khi cài đặt Notes lần đầu tiên. Nó đƣợc sử dụng để đăng ký máy chủ phục vụ và ngƣời dùng. Quá trình đăng ký cho máy chủ phục vụ và ngƣời dùng tạo ra các tệp ID cho máy chủ và ngƣời dùng đƣợc xác nhận bởi tệp xác nhận ID gốc.
  13. 13 Khi một ngƣời dùng thử kết nối với máy chủ phục vụ. Notes so sánh quyền truy nhập (license) của ngƣời dùng và máy chủ phục vụ để kiểm tra chúng đã đƣợc xác nhận với chính tệp ID đó hoặc bởi một tệp ID kế thừa quá trình gọi là xác nhận hợp pháp. Dảiđịa chỉ công cộng Dảiđịa chỉ công cộng là cơ sở dữ liệu quan trọng nhất của vùng Notes. Khi ta thiết lập máy chủ phục vụ Notes lần đầu tiên ta tạo ra một dải địa chỉ công cộng mới. Mỗi máy chủ phục vụ trong vùng lƣu trữ một phiên bản luôn đƣợc đồng bộ qua quá trình sao lƣu cập nhật của Notes. Dải địa chỉ công cộng chứa các thông tin để các chức năng của Notes hoạt động đúng đắn. Những thông tin đó bao gồm: - Thƣ tín của ngƣời dùng đƣợc phân phối nhƣ thế nào. - Thiết lập của từng máy chủ hoạt động trong từng vùng. - Các kết nối giữa các máy chủ phục vụ đƣợc thiết lập nhƣ thế nào. - Một máy chủ phục vụ cần phải kết nối thƣờng xuyên nhƣ thế nào với các máy chủ phục vụ Notes khác để định tuyến thƣ tín và sao lƣu cập nhật cơ sở dữ liệu. - Định nghĩa của nhóm trong cơ sở dữ liệu danh sách kiểm soát truy nhập đƣợc sử dụng làm danh mục thƣ tín. - Những công ty nào khác có thể truy nhập tới máy chủ phục vụ. - Định hình môi trƣờng làm việc cho máy chủ phục vụ Notes nhƣ thế nào. 2.2. Giới thiệu về ứng dụng của Lotus Notes - Ứng dụng của Notes cho phép nhóm này có thể thông tin với nhóm khác do vậy mà ngƣời sử dụng có thể tạo hoặc xem các thông tin trong mạng LAN, WAN, Internet và đƣờng thoại. - Ứng dụng của Notes cho phép mọi ngƣời tham gia, giám sát dùng chung tổ chức thông tin theo một cách duy nhất, mà không nhất thiết phải nối mạng một cách thƣờng xuyên, vì ngay trong Notes có giao diện cho phépngƣời sử dụng tự kết nối vào hệ thống mạng trong một thời gian và truyền nhận một số thông tin tùy chọn. - Mô hình lập trình trong Notes là lập trình hƣớng đối tƣợng cú pháp gần giống Visual Basic. Ngôn ngữ lập trình là ngôn ngữ phi cấu trúc bao gồm các hàm và kịch bản
  14. 14 (function; script) cho phép làm việc với dữ liệu dạng văn bản và việc trợ giúp gửi văn bản lên mạng. - Cũng nhƣ một số ngôn ngữ sản phẩm ứng dụng của Notes phải chạy trong chính môi trƣờng Notes chứ không biên dịch ra một phần mềm riêng biệt. Do vậy ngƣời sử dụng có thể trực tiếp thay đổi thiết kế theo ý mình nếu đƣợc quyền. Notes dựa trên nền tảng các cơ sở dữ liệu.Mỗi cơ sở dữ liệu lƣu dƣới một file (file có phần mở rộng .NSF) bao gồm nhiều tài liệu. Các cơ sở dữ liệu (nói cách khác là file) đƣợc lƣu giữ ở Local hoặc Server đều có thể truy nhập nếu đƣợc phân quyền. - Lotus Notes cho phép các cách tìm kiếm toàn bộ văn bản (Full Text Search) thông qua dạng câu hỏi. Cũng nhƣ SQL trong các hệ cơ sở dữ liệu quan hệ, dạng câu hỏi của Lotus Notes có một cú pháp, thực chất là tìm kiếm văn bản theo yêu cầu của ngƣời sử dụng là xây dựng câu hỏi từ những yêu cầu đƣa ra theo đúng cú pháp câu hỏi tìm kiếm. Hoặc ngƣời sử dụng có thể truy tìm Document theo Form nhƣ khi xem một Database. - Đặc biệtNotes cho phép truyền tin dạng Rich - Text (nghĩa là truyền đƣợc file dữ liệu mà một số hệ thống khác rất khó khăn để làm việc này). - Chế độ bảo mật của Notes có tính an toàn cao với các mức truy nhập khác nhau, ngoài ra ngƣời sử dụng có thể tự đƣa ra các mức truy nhập cơ sở dữ liệu khác nhau cho đối tƣợng trên mạng. 2.3. Cơ sở dữ liệu trong Notes Mỗi cơ sở dữ liệu trong Notes gồm các thành phần: 2.3.1. Documents (các tài liệu) Các Document lƣu trữ thông tin trong cơ sở dữ liệu đƣợc tạo lập từ Form đó là các field. Document trong Notes tựa nhƣ các bản ghi trong cơ sở dữ liệu của hệ quản trị khác. 2.3.2. Form(biểu mẫu) Là thành phần quan trọng nhất trong các ứng dụng của Notes. Form cho phép ngƣời sử dụng tạo các tài liệu dùng để lƣu trữ dữ liệu , văn bản, đồ họa làm cho Form dễ sử dụng và đẹp mắt. Form còn có các nút lệnh cho phép tự động hóa công việc, các Popup cho phép lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu ngoài. Ta dùng các funtion và script để viết các công thức, thủ tục cho các nút này.
  15. 15 Một số thành phần trong Form: a) Field (trƣờng) Field là một phần trong Form chứa các đơn vị thông tin đơn lẻ. Mỗi Field quyết định một loại thông tinmà Field có thể chứa (nhƣ văn bản, dữ liệu, đồ họa âm thanh ). Field của Notes có thể tổ chức dữ liệu không hạn chế. b) Table (bảng) Tóm tắt thông tin mà hàng cột là các trƣờng thì ta tạo bảng trên Form đó. c) Đối tƣợng OLE Đối tƣợng trên Form có thể là các ứng dụng khác, ta có thể xem hoặc sửa đổi trực tiếp các đối tƣợng đó từ các tài liệu Notes. Có thể nằm bất kỳ đâu trên Form. d) Attachments Có thể gắn các file đƣợc tạo từ ứng dụng khác, ngƣời sử dụng có thể xem hoặc sửa các file trong document hoặc lƣu file đó sang file khác ngay trên Notes. e) Link (liên kết) Trên document của Notes có thể gắn các đối tƣợng nhƣ: liên kết cơ sở dữ liệu DatabaseLink; liên kết view (View Link), liên kết tài liệu (DocumentLink); khi document chứa các đôi tƣợng liên kết thì ngƣời sử dụng muốn xem sẽ kích vào đối tƣợng đó để mở cơ sở dữ liệu, view hay tài liệu hay tùy thuộc vào đối tƣợng đó. f) Action và hotspost Để thực hiên một nhiệm vụ đơn giản hay phức tạp thì ngƣời sử dụng kích vào nút hay hotspost. Khi kích vào các đối tƣợng đó nó tự động thực hiện nhiệm vụ cụ thể mà ngƣời thiết kế viết LotusScript hay Formula trong nó. Action hiện trên Action bar hoặc Action menu. Hotspost hiển thị ngay trên Form. g) Script và Formula - Cung cấp toàn bộ những điểm chung về lập trình trong Lotus Notes. - Script và Formula đƣợc viết cho các hành động trên Form. Ví dụ nhƣ tính toán giá trị cho trƣờng. - Khi có sự kiện (events) xảy ra nhƣ đóng, mở, lƣu, kích chuột vào tài liệu thì chƣơng trình LotusScript sẽ thực hiện. - Sử dụng Formula hay Script có khả năng kết nối với dữ liệu bên ngoài qua ODBC.
  16. 16 2.3.3. View (khung nhìn) View hiển thị danh sách các tài liệu trong cơ sở dữ liệu Lotus Notes. Tùy thuộc vào cách thiết kế, view có thể lựa chọn, phân loại, sắp xếp các tài liệu theo nhiều cách khác nhau. View cũng có thể hiện thị nhiều loại thông tin về trong cơ sở dữ liệu hoặc chỉ một tập hợp các tài liệu thỏa mãn điều kiện nào đó. View có thể chung hoặc riêng, nếu là riêng thì ngƣời khác không đƣợc xem. Mỗi View bao gồm các hàng và các cột: + Mỗi hàng là tên một phân loại tài liệu theo tiêu đề (trên một hoặc nhiều dòng). + Mỗi cột đại diện cho một loại thông tin, giá trị của nó đƣợc lấy giá trị của trƣờng trong tài liệu, hay kết quả trả về từ một công thức. Mỗi cơ sở dữ liệu còn có một thanh công cụ (action bar) hiện trên view. Trên thanh này gồm các nút do ngƣời thiết kế tạo ra. Khi kích vào nút này sẽ thực hiện các hành động đáp ứng với đoạn chƣơng trình viết cho nút đó. Mỗi View còn có thanh tìm kiếm (search bar) cho phép ngƣời sử dung tìm nhanh văn bản theo từ hay cụm từ. Ngoài ra còn có thể tạo ra chức năng tìm kiếm riêng trên cơ sở các hàm Full Text Search của Notes. View cũng sử dụng Script và Formula. Ví dụ nhƣ quyết định dạng hiện thị trên cột nhƣ thế nào. 2.3.4. Folder Folder tƣơng tự nhƣ View nhƣng các tài liệu trong cơ sở dữ liệu không tự động đƣợc đƣa vào View mà phải do ngƣời sử dụng hoặc đƣa vào trong quá trình thực hiện của các hành động (action) hay nút (button). Mỗi folder của chung hay riêng thuộc tính này đƣợc tạo ra trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu Notes. Nếu là riêng thì ngƣời khác không thể nhìn thấy. 2.3.5. SubForm (Form con) SubForm là một phần của Form, việc thiết kế SubForm giống nhƣ việc thiết kế Form. Phần giống nhau giữa các Form thƣờng đƣợc tổ chức thành các SubForm để mỗi khi xây dựng Form không cần phải thiết kế lại phần này, khi thiết kế Form chỉ cần chèn SubForm cần thiết vào Form đó.
  17. 17 2.3.6. Navigator (màn hình điều khiển) Là màn hình điều khiển đồ họa cho phép ngƣời sử dụng thao tác chuyển đổi giữa các khung nhìn, giữa các nội dung văn bản. Navigator có thể gọi đến các view hay các Navigator khác. 2.3.7. ShareField Là các trƣờng có thể dùng chung đƣợc giữa các Form 2.3.8. Agents (các tác nhân) Là các chƣơng trình chạy ngầm để thực hiện các công việc nào đó nhƣ gửi thƣ, điền vào các tài liệu, mở một view. Một chƣơng trình có thể đƣợc gọi đến một cách thủ công khi ngƣời sử dụng gọi đến nó trên thanh menu có thể tự động thực hiện khi có một sự kiện nào đó xảy ra hoặc định kỳ sau những khoảng thời gian nhất định. 2.3.9. About Database Văn bản giới thiệu cơ sở dữ liệu do ngƣời xây dựng tạo ra. 2.3.10. Using Database Văn bản giới thiệu về cách sử dụng cơ sở dữ liệu do ngƣời xây dựng tạo ra. 2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu trong Lotus Notes Một cơ sở dữ liệu của Lotus Notes chứa các tài liệu và các yếu tố thiết kế cho cơ sở dữ liệu đó; các thiết kế gồm Form, View, Field. Dữ liệu là các bản ghi thông tin riêng biệt. Mỗi yếu tố này đƣợc cập nhật một cách ngắn gọn dƣới đây: - Forms (biểu mẫu) - Field (trƣờng) - Documents (tài liệu) - View (khung nhìn) 2.4.1. Đặt tên cho cơ sở dữ liệu Khi tạo một cơ sở mới: Chọn File Database New hộp hội thoại New Database xuất hiện. Khi đó vào tên cho cơ sở dữ liệu. Tên của một cơ sở dữ liệu gồm: + Tên tiêu đề (title) + Tên file (file name) Tên tiêu đề của cơ sở dữ liệu:
  18. 18 + Tạo tiêu đề mô tả sao cho ngắn gọn đơn giản, tiêu đề sẽ xuất hiện trên biểu tƣợng của cơ sở dữ liệu và danh sách cơ sở dữ liệu chi máy chủ. + Chiều dài tối đa của tiêu đề bao gồm 32 ký tự kể cả dấu cách. Tên file cơ sở dữ liệu: Khi đặt tên file phải tuân theo hệ thống hoạt động quy ƣớc: Yêu cầu về tên file: + Nhiều nhất 8 ký tự + Có thể sử dụng chữ cái, chữ số, dấu gạch chân (_), dấu gạch nối (-) + Không đƣợc trùng tên + Phải có chức năng diễn tả Đuôi file của Notes là: .NFS (Notes Storage Facility) đuôi file cho cơ sở dữ liệu Notes thông thƣờng. .NTF (Notes Template Factility) đuôi file cho mẫu của Notes. 2.4.2. Thiết kế Form Tạo Form: - Chọn Create Design Form - Kích chuột vào biểu tƣợng CreateForm khi nó xuất hiện Các Form đều có: tên Form, các trƣờng, trang trí màu cho đẹp mắt. Tạo các action , button để thực hiện nhiệm vụ tự động. Thừa hƣởng các giá trị trƣờng từ các Form khác. Trong Form còn có thể chứa các SubForm . Các kiểu dữ liệu cụ thể của trƣờng đƣợc sử dụng trong Form: Tạo Field bằng cách chọn Create Field. Yêu cầu tên của trƣờng không đƣợc trùng tên Form cho trƣớc, không đƣợc bắt đầu bằng số, ký tự $ hoặc sử dụng ký tự @, không chứa dấu cách. Notes đƣa ra tám kiểu Field có bốn loại cơ bản là: - Đoạn văn (Text) - Đoạn văn đa dạng (Rich text) - Số (Number) - Thời gian (Time)
  19. 19 Kiểu Text Filed Text bao gồm các chữ cái, dấu chấm câu, dấu cách và các con số không đƣợc sử dụng cho tính toán. Kiểu Rich Text Field Rich Text gồm các đoạn văn mở rộng và đồ họa, nó bao gồm các nút bấm, thực đơn, dữ liệu kèm theo và đối tƣợng đƣợc nhúng. Các Field Rich Text không thể: - Kết hợp các loại dữ liệu khác trong hàm. - Biểu thị trong view. Kiểu Number Field Number chứa các thông tinđƣợc sử dụng nhƣ trong toán học. Chúng gồm các con số từ 0 đến 9, ký hiệu cộng trừu (+ và -), ký hiệu lũy thừa E và hằng số (e). Kiểu Time Định nghĩa thông tin ngày giờ theo khuôn dạng: MM/DD/YY HH:MM:SS có thể thay đổi theo định dạng ngày tháng, thời gian hệ thống của hệ điều hành Windows. Kiểu Keywords Trƣờng khóa cho phép ta có thể chọndanh sách hoặc cho phép lựa chọn từ sự lựa chọn mặc định. Các loại của trƣờng từ khóa: - Danh sách các hội thoại (Dialoglist) ngƣời thiết kế đƣa vào dữ liệu cần thiết kế khi nhập dữ liệu chỉ còn từ danh sách bằng cách kích chuột hoặc đánh vào chữ cái đầu tiên của nó. - Nút bấm Radio (Radio Button) ký hiệu bằng vòng tròn nhỏ, ngƣời sử dụng khi truy nhập dữ liệu có thể lựa chọn một hay nhiều nút bấm nổi. - Hộp kiểm tra (Check box) những lựa chọn liệt kê bằng ô vuông nhỏ bên cạnh mỗi sự lựa chọn. Có thể chọn nhiều dữ liệu một lúc. Đối với trƣờng kiểu keyword có thể chọn một trong những cách nhập dữ liệu sau:
  20. 20 + Enter choice (One per line): nghĩa là danh sách các giá trị mà ngƣời thiết kế nhập vào cho trƣờng đó thì ngƣời sử dụng sẽ chọn một hàng trong danh sách để vào dữ liệu cho trƣờng đó. + Use Formula for choice: các giá trị của trƣờng có thể nhận các giá trị trả lại của công thức (Formula) mà ngƣời xây dựng tạo ra. Ngƣời sử dụng nhận một trong các gái trị trả lại để nhập dữ liêu cho trƣờng. + Use address dialog for choice + Sử dụng danh sách điều khiển truy nhập (Use access control list for choice) + Use view dialog for choice Các kiểu dữ liệu của tên: sử dụng các trƣờng để có thể xác định ai có thể đọc và sửa chữa các kiểu tài liệu đƣợc tạo lập từ Form chứa những file đó. Có 3 kiểu dữ liệu của tên: + Tên (Name) + Tác giả (Author) + Độc giả (Reader) Kiểu tên: Mục đích của trƣờng tên là thể hiện những tên hoàn toàn khác biệt trong một định dạng rút gọn. Ví dụ một tên đầy đủ theo tiêu chuẩn là: CN = Use One/ O =RBC Sau đó định dạng rút gọn đƣợc thể hiện trong trƣờng là: Use One/O RBC Một trƣờng tên nhận các thông tin của nó từ ID của Notes Tên ngƣời sử dụng và máy chủ đƣợc lƣu trữ trong định dạng đầy đủ. 2.4.3. Thiết kế View Giống nhƣ một bản nội dung view liệt kê các tài liệu và cách thức truy nhập các tài liệu đó. Một view gồm một hay nhiều cột trình bày về một trƣờng hay kết quả của một công thức. Các loại view: Trƣớc khi tạo cần phải xác định mục đích của vỉew. Việc này giúp quyết định loại view cần tạo và những tài liệu cần thiết.
  21. 21 Có 3 loại view: Các view riêng: + View riêng chỉ do một ngƣời tạo ra và sử dụng theo mục đích của mình. + Ngƣời sử dụng phải có quyền đọc mới có thể tạo ra một view cơ sở dữ liệu. + View dùng riêng đƣợc lƣu lại tại máy trạm của ngƣời sử dụng. Các view dùng chung: Phần lớn các view dùng chung. Một view dùng chung có thể do một số ngƣời sử dụng. + Để tạo một view dùng chung phải có quyền Designer hoặc Manager + View dùng chung đƣợc lƣu trữ ở máy chủ. Tạo một view chọn Create View. Trong đó hộp thoại Create View đánh tên View và xác định loại View. Lựa chọn tài liệu cho view: + Chọn từ hộp hội thoại Add Conditinon. + Sử dụng công thức. Nếu vào Add Condition xuất hiện hộp hội thoại Search Builder và ta có thể lựa chọn. + By Author + By Date + By Field (mặc định) + By Form + By Form Used Công thức lựa chọn: Một công thức lựa chọn xác định tập hoặc tập contài liệu trong view. Công thức mặc định là @All khi đó máy đƣa mọi tài liệu trong cơ sở dữ liệu vào view. 2.4.4. Tìm kiếm dữ liệu trong Lotus Notes Có thế tìm kiếmm văn bản bằng các công cuh Search Builder, Search bar trong Notes. Trƣớc khi tìm kiếm phải tạo địa chỉ số cho cơ sở dữ liệu mà nó chƣa đƣợc chỉ số hóa. Tìm kiếm có thể thực hiện trong các điều kiện sau: - Tìm kiếm “By Author”: tìm kiếm tài liệu trong trƣờng có kiểu Author lƣu giữ tên ngƣời sử dụng, tên server, tên nhóm cụ thể nào đó.
  22. 22 - Tìm kiếm “By Date”: tìm kiếm tài liệu trong trƣờng có kiểu Time. - Tìm kiếm “By Field”: tìm kiếm tài liệu trong trƣờng có chứa đựng một vài giá trị cụ thể. - Tìm kiếm “By Form”: tìm kiếm các tài liệu mà chứa đựng một hay nhiều giá trị trong một hoặc nhiều trƣờng trong Form. - Tìm kiếm “By Form Used”: tìm kiếm tài liệu bởi Form đã lựa chọn trong Search Builder. - Tìm kiếm “Word and Phrases”: tìm kiếm các tài liệu chứa đựng bởi một hay vài từ tất cả các từ đã nhập trong Search Builder (tối đa 8 ký tự hoặc 8 từ). 2.4.5. Chế độ bảo mật của Lotus Notes Lotus Notes thực hiện chế độ bảo mật qua danh sách điều khiển truy nhập (Access Cotrol List - ACL) Mỗi cơ sở có một ACL riêng: + ACL quyết định ngƣời sử dụng có thể thâm nhập vào cơ sở dữ liệu. + Cho phép ngƣời nào có quyền đọc viết hoặc sửa tài liệu do ngƣời khác tạo ra. + Định nghĩa vai trò của mỗi ngƣời sử dụng trong đó mở quyền cho ngƣời sử dụng có thể nhìn hoặc sử dụng “Form” và “View”. Các mức truy nhập của ngƣời sử dụng: Mức truy nhập Khả năng Manager Có thể sửa đổi ACL và những cài đặt sao chép mã hóa cơ sở dữ liệu và tất cả các quyền đƣợc cho phép với các mức truy nhập khác nhau. Designer Có thể sử đổi tất cả các yếu tố thiết cơ sở dữ liệu tạo lập những chỉ số đoạn căn tạo lập và các quyền đƣợc phép ở mức truy nhập dƣới. Editor Có thể tạo lập các tài liệu và sửa đổi các tài liệu. Author Có thể tạo l ập và sửa đổi các tài liệu thể thuộc về họ. Reader Có đọc mà không thể sửa đổi các tài liệu. Depositor Có thể tạo các tài liệu mới mà không thể đọc bất kỳ tài liệu nào, thậm trí cả tài liệu của mình. Noaccess Không đƣợc quyền truy nhập cở sở dữ liệu. Ngoài ra ngƣời xây dựng còn có thể tự đƣa ra các mức bảo mật khác theo ý muốn.
  23. 23 2.5. Tổng kết các tính năng của Lotus Notes - Là môt hệ quản trị cơ sở dữ liệu tập trung. Cho phép quản lý khối dữ liệu tới 4GB. - Hệ thống bảo mật: +Các chức năng bảo mật của Lotus Notes dựa trên các tiêu chuẩn bảo mật đƣợc chuẩn hóa trên toàn thế giới. Toàn bộ thông tin lƣu trữ cũng nhƣ thông tin Notes truyền trên mạng đều đƣợc mã hóa, do đó có thể loại trừ nguy cơ đánh cắp thông tin trên đƣờng truyền. + Hệ thống phân quyền truy nhập cho phép ngƣời sử quản trị chỉ định ai đƣợc phép vào hệ thống và sửa thông tin. Hệ thống Notes cho phép khai báo đƣợc phép đọc, sửa hay xóa một tài liệu nào đó, cho hay không cho phép tài liệu ở trong cơ sở dữ liệu. - Tốc độ xử lý cao: +Phù hợp với việc quản lý cơ sở dữ liệu dạng văn bản, khả năng tìm kiếm dạng văn bản nhanh. +Cho phép nhận và truyền thông tin dang file dữ liệu mà một số hệ thống khác rất khó khăn khi thực hiên việc này. Với các tính năng nhƣ trên Lotus Notes thực sự ƣu việt khi đƣợc chọn để xây dựng hệ thống thông tin quản lý đơn thƣ khiếu tố đã đƣợc mô tả ở các chƣơng trƣớc.
  24. 24 Chƣơng 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1. Mô tả bài toán 3.1.1. Cơ sở pháp lý của bài toán Điều 74 - Hiến pháp 1992 Nói lên quyền khiếu nại tố, cáo của công dân, trách nhiệm của cơ quan Nhà nƣớc, tổ chức, cá nhân trong việc thi hành quyết địnhvề giải quyết khiếu nại tố cáo Điều 24 - Bộ luật hình sự nƣớc cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đảm bảo quyền khiếu nại, tố cáo của công dân với hoạt động của các cơ quan tiến hành tố tụng. Pháp lệnh khiếu nại, tố cáo của công dân Để đảm bảo quyền khiếu nại, tố cáo của công dân, tăng cƣờng pháp chế, phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích của Nhà nƣớc, của tập thể quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Căn cứ Điều 73 và Điều 100 của hiến pháp nƣớc Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Điều 43 của luật tổ chức Quốc hội và Hội Đồng Nhà Nƣớc công bố. Pháp lệnh này quy định quyền khiếu nại, tố cáo và việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân. Tóm tắt nội dung pháp lệnh Pháp lệnh gồm: Chương I: Những quy định chung Chƣơng này gồm 7 điều về các quy định chung của nhà nƣớc về quyền khiếu nại, tố cáo của công dân. Trách nhiệm của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền, các tổ chức trong việc giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân. Trách nhiệm của cơ quan Nhà nƣớc, tổ chức và mọi công dân trong việc thực hiện các quyết định giải quyết khiếu nại tố cáo. Nghiêm cấm các hành vi vi phạm pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Chương II: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Chƣơng này gồm các điều 8 và điều 9 quy định về quyền và nghĩa vụ của ngƣời khiếu nại và ngƣời bị khiếu nại. Các điều 10 - 17 quy định về thẩm quyền giải quyết khiếu nại. Các điều 18 - 26 quy định về thủ tục giải quyết khiếu nại.
  25. 25 Chương III: Tố cáo và việc giải quyết tố cáo Chƣơng này gồm điều 27 và điều 28 quy định về quyền và nghĩa vụ của ngƣời tố cáo và bị tố cáo. Các điều 29 - 34 quy định về thẩm quyền giải quyết tố cáo. Các điều 35 - 37 quy định về thủ tục giả quyết tố cáo. Chương IV: Quản lý nhà nước bà công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo Chƣơng này gồm các điều từ 38 - 42 Chương V: Khen thưởng và xử lý vi phạm Chương VI: Điều khoản cuối cùng Ngoài ra còn có điều lệ trật tự an toàn giao thông vận tải đƣờng bộ và các văn bản pháp quy khác mà nhà nƣớc đều có quy định đảm bảo quyền khiếu nại, tố cáo của công dân. Phân loại các khiếu nại tố cáo của công dân Khiếu nại tố cáo của công dân đƣợc phân loại ở một số lĩnh vực sau: 1) Khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực lao động xã hội. 2) Khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực các loại thuế. 3) Khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực bảo hiểm và hợp đồng bảo hiểm. 4) Khiếu nại tố cáo sử phạm vi phạm hành chính trong các lĩnh vực hải quan, chất lƣợng hàng hóa, an ninh trật tự, kế toán thống kê đo lƣờng, sản xuất, buôn bán hàng giả. 5) Các khiếu nại tố cáo thuộc các lĩnh vực về sáng kiến, sáng chế, sáng kiến công nghiệp, mua bán lixăng, giải pháp hữu ích, quyền sở hữu công nghiệp và xuất bản. 6) Các khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực y tế, kiểm dịch thực vật và thú y. 7) Các khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh, hợp đồng (kinh tế, dân sự) và án dân sự. 8) Các khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực Ngân hàng, Bƣu chính viễn và viễn thông Hàng hải, Hàng không và thủy nội địa. 9) Các khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực nhà ở đất đai.Các khiếu nại tố cáo thuộc lĩnh vực nông nghiệp, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi thủy sản và phòng chống lụt bão.
  26. 26 3.1.2. Mô tả bằng lời Khi công dân gửi đơn thƣ khiếu nại tố cáo đến Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng thì bộ phận tiếp nhận và trả lời nhận đơn sẽ nhận đơn, vào sổ tiếp nhận đơn, rồichuyển đơn cho chuyên viên xử lý. Khi chuyên viên xử lý nhận đƣợc đơn sẽphân loại đơn thành hai loại: thuộc thẩm quyền và không thuộc thẩm quyền. Chuyên viên xử lý sẽ lập phiếu xử lý đơn để đề xuất xử lý với lãnh đạo, nếu thuộc thẩm quyền chuyên viên xử lýphân tích đối chiếu với các quy định pháp luật để đề xuất xử lý đơn, nếu không thuộc thẩm quyền chuyên viên xử lý sẽ đề xuất chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền. Khi lãnh đạo nhận đƣợc ý kiến đề xuất xử lý của chuyên viên, lãnh đạo sẽ duyệt và viết ý kiến xử lý của mình vào phiếu xử lý rồigửi cho chuyên viên xử lý. Theo ý kiến xử lý của lãnh đạo chuyên viên xử lý sẽ xử lý đơn nếu thuộc thẩm quyền, lập giấy biên nhận, in giấy biên nhận rồi chuyểncho bộ phận tiếp nhận và trả lời để gửi thông báo kết quả xử lý cho công dân, sau đó chuyên viên xử lý sẽ ghi sổ theo dõi đơn. Trong trƣờng hợp không thuộc thẩm quyền chuyên viên xử lý sẽ lập phiếu chuyển đơn và lập giấy báo, rồi in phiếu chuyển đơn và in giấy báo chuyển cho bộ phận tiếp nhận và trả lời để bộ phận tiếp nhận và trả lời sẽ gửi phiếu chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền, rồi gửi giấy báo cho công dân thông báo đơn đã đƣợc chuyển đến cơ quan có thẩm quyền và hƣớng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền để xem xét giải quyết, sau đó chuyên viên xử lý sẽ ghi sổ theo dõi đơn.Kết thúc xử lý. Khi lãnh đạo cần báo cáotổng hợp, báo cáo theo loại đơn, báo cáo đơn đang xử lý, báo cáo đơn đã hết hạn thẩm quyền thì bộ phận tổng hợp sẽ lập báo cáo để gửi cho lãnh đạo
  27. 27 3.2. Hoạt động nghiệp vụ 3.2.1. Hoạt động nghiệp vụ tiếp nhận đơn Công dân Bộ phận tiếp nhận và trả lời Hồ sơ dữ liệu Tiếp nhận Đơn thƣ Đơn thƣ đơn Ghi sổ tiếp Sổ tiếp nhận đơn nhận đơn Chuyển đơn thƣ cho VXL Hình 3.1 Sơ đồ hoạt động tiếp nhận đơn thư khiếu tố tại VPTUHP
  28. 28 3.2.2. Hoạt động xử lý đơn thƣ khiếu tố Chuyên viên xử lý Ban lãnh đạo Hồ sơ dữ liệu Đơn thƣ Tạo phiếu xử Phiếu xử lý lý Thẩm sai Đề xuất quyền chuyển đơn đúng Đề xuất xử lý Giấy biên nhận Lập giấy biên nhận Duyệt Ghi sổ theo dõi đơn Duyệt Lập phiếu chuyển Phiếu chuyển đơn đơn Lập giấy báo Giấy báo Ghi sổ theo dõi đơn Sổ theo dõi đơn Hình 3.2 Sơ đồ hoạt động xử lý đơn thư khiếu tố tại VPTUHP
  29. 29 3.2.3. Hoạt động trả lời Bộ phận tiếp nhận và trả lời Hồ sơ dữ liệu Các văn bản xử lý đúng Giấy biên nhận Thẩm Gửi giấy quyền biên nhận Phiếu chuyển đơn Sai Gửi giấy báo Gửi phiếu Giấy báo chuyển đơn Hình 3.3 Sơ đồ hoạt động trả lời đơn thư khiếu nại tố tạiVPTUHP 3.2.3. Hoạt động báo cáo Bộ phận tổng hợp Ban lãnh đạo Hồ sơ dữ liệu Báo cáo tổng hợp Báo cáo Yêu cầu báo cáo tổng hợp Báo cáo theo loại đơn Báo cáo theo loại đơn Báo cáođơn đang Báo cáo đơn đang xử lý xử lý Báo cáo đơn đã xử Báo cáo đơn đã xử lý hết lý hết thẩm quyền thẩm quyền Hình 3.4 Sơ đồ hoạt động báo cáo xử lý đơn thư khiếu tố tại VPTUHP
  30. 30 3.3. Mô hình nghiệp vụ 3.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh a) Danh sách các tác nhân Tên tác nhân Chức năng Nhận xét CÔNG DÂN Gửi đơn thƣ khiếu tố đến hệ thống. Tác nhân ngoài BỘ PHẬN TIẾP NHẬN Tiếp nhận đơn và và gửi các văn bản Tác nhân ngoài VÀ TRẢ LỜI xử lý trả lời công dân BỘ PHẬN TỔNG HỢP Theo dõi tình trạng xử lý đơn lập báo Tác nhân trong cáo đơn thƣ khiếu tố, tình trạng xử lý đơn thƣ khiếu tố đê báo cáo với lãnh đạo. CHUYÊN VIÊN XỬ Lập phiếu xử lý, đề xuất xử lý với Tác nhân trong LÝ lãnh đạo, lập các văn bản xử lý. LÃNH ĐẠO Duyệt đề xuất xử lý, theo dõi tình hình Tác nhân ngoài xử lý, tra cứu, khai thác hệ thống. CƠ QUAN CÓ THẨM Đơn không thuộc thẩm quyền sẽ đƣợc Tác nhân ngoài QUYỀN gửi đến cơ quan có thẩm quyền. b) Biểu đồ Đơn thƣ CÔNG DÂN 0 Báo cáo BAN LÃNH HỆ THỐNG Yêu cầu báo cáo ĐẠO Giấy biên nhận QUẢN LÝ ĐƠN Giấy báo THƢ KHIẾU NẠI TỐ CÁO Phiếu Thông chuyển tin phản đơn hồi CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN Hình 3.5Biểu đồ ngữ cảnh
  31. 31 c) Mô tả bằng lời CÔNG DÂN: khi có đơn thƣ khiếu nại, tố cáo gửi tới hệ thống, hệ thống sẽ phân loại đơn thƣ khiếu nại, tố cáo thành hai loại: thuộc thẩm quyền và không thuộc thẩm quyền. Nếu thuộc thẩm quyền hệ thống sẽ xử lý và lập giấy biên nhận để gửi cho công dân, không thuộc thẩm quyền hệ thống sẽ lập phiếu chuyển đơn để gửi đến cơ quan có thẩm quyền, sau đó lập giấy báo gửi cho công dân thông báo cho công dân đơn đã đƣợc chuyển đến cơ quan có thẩm quyền. CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN: Khi đơn không thuộc thẩm quyền hệ thống sẽ lập phiếu chuyển đơn rồi gửi đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết. BAN LÃNH ĐẠO : Cuối mỗi tuần, tháng, quý hay khi nào cần có báo cáovề đơn thƣ khiếu nại tố cáothì bộ phận tổng hợp sẽ lập báo cáo và gửi cho lãnh đạo. 3.3.2. Sơ đồ phân rã chức năng a) Sơ đồ: HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐƠN THƢ KHIẾU TỐ 1. Tiếp nhận 2. Xử lý 3. Trả lời 4. Báo cáo 2.1 Tiếp nhận đơn 3.1 Gửi phiếu 1.1 Tiếp nhận đơn chuyển đơn 4.1 Báo cáo tổng hợp 2.2 Phân loại đơn 1.2 Ghi sổ tiếp nhận 3.2 Gửi giấy báo 4.2 Báo cáo theo loại đơn đơn 2.3 Tạo phiếu xử lý 3.3 Gửi giấy biên nhận 4.3 Báo cáo đơn đang 2.4 Gửi lãnh đạo xử lý duyệt PXL 4.4 Báo cáo đơn đã xử 2.5 Lập giấy biên lý hết thẩm quyên nhận 2.6 Lập phiếu chuyển đơn 2.7 Lập giấy báo 2.8 Ghi sổ theo dõi đơn Hình 3.6 Biểu đồ phân rã chức năng
  32. 32 b) Mô tả chi tiết chức năng lá: 1.1 Tiếp nhận đơn: Khi công dân gửi đơn thì bộ phận tiếpnhận và trả lời sẽ có nhiệm vụ là tiếp nhận đơn. 1.2 Ghi sổ tiếp nhận đơn: sau khi tiếp nhận đơn, bộ phận tiếp nhận và trả lời sẽ ghi thông tin đơn vào sổ tiếp nhận đơn. 2.1 Tiếp nhận đơn: Chuyên viên xử lý sẽ nhận đơn thƣ do bộ phận tiếp nhận và trả lời chuyển tới. 2.2 Phân loại đơn: Khi chuyên viên xử lý nhận đƣợc đơn thƣ sẽ phân loại đơn thành hai loại: thuộc thẩm quyền và không thuộc thẩm quyền. 2.3Tạo phiếu phiêu xử lý:Chuyên viên xử lý sẽ tạọ phiếu xử lý để đề xuất xử lý với lãnh đạo, nếu thuộc thẩm quyền thì đề xuất xử lý, không thuộc thẩm quyền thì đề xuất chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền. 2.4 Gửi lãnh đạo duyệt phiếu xử lý: sau khi chuyên viên lập phiếu xử lý sẽ chuyển cho lãnh đạo duyệt. 2.5 Lập giấy biên nhận: Chuyên viên xử lý sẽ lập giấy biên nhận để thông báo kết quả xử lý cho công dân. 2.6 Lập phiếu chuyển đơn: Chuyên viên xử lý sẽ lập phiếu chuyển đơn để để gửi đến cơ quan có thẩm quyền. 2.7Lập giấy báo: Chuyên viên xử lý sẽ lập giấy báo để thông báo và hƣớng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền. 2.8 Ghi sổ theo dõi đơn: Khi xử lý xong chuyên viên xử lý sẽ ghi sổ theo dõi đơn. 3.1 Gửi phiếu chuyển đơn: bộ phận tiếp nhận và trả lời sẽ nhận phiếu chuyển đơn do chuyên viên xử lý chuyển tới để gửi cho công đân. 3.2 Gửi giấy báo: bộ phận tiếp nhận và trả lời sẽ nhận giấy báo do chuyên viên xử lý chuyển tới để gửi cho công đân. 3.3 Gửi giấy biên nhận: bộ phận tiếp nhận và trả lời sẽ nhận giấy biên nhận do chuyên viên xử lý chuyển tới để gửi cho công đân. 4.1 Báo cáo tổng hợp: Khi lãnh đạo cần báo cáo tổng hợp về đơn thƣ thì bộ phận tổng hợp sẽ lập báo cáo tổng hợp để gửi cho lãnh đạo.
  33. 33 4.2 Báo cáo theo loại đơn: Khi lãnh đạo cần báo cáo theo loại đơn thì bộ phận tổng hợp sẽ lập báo cáo theo loại đơn để gửi cho lãnh đạo 4.3 Báo cáo đơn đang xử lý: Khi lãnh đạo cần báo cáo đơn đang xử lý thì bộ phận tổng hợp sẽ lập báo cáo đơn đang xử lý để gửi đến lãnh đạo. 4.4 Báo cáo đơn đã xử lý hết thẩm quyền: Khi lãnh đạo cần báo cáo đơn đã hết xử lý hết thẩm quyền thì bộ phận tổng hợp sẽ lập báo cáo đơn đã xử lý hết thẩm quyền để gửi đến lãnh đạo. 3.3.3. Danh sách hồ sơ dữ liệu d1. Đơn thƣ d7.Sổ theo dõi đơn d2. Sổ tiếp nhận đơn d8. Báo cáo tổng hợp. d3. Phiếu xử lý d9. Báo cáo theo loại đơn. d4. Giấy biên nhận d10. Báo cáo đơn đang xử lý d5. Phiếu chuyển đơn d11. Báo cáo đơn đã xử lý hết thẩm quyền. d6.Giấy báo 3.3.4. Ma trận thực thể chức năng Các thực thể d1. Đơn thƣ d2. Sổ tiếp nhận đơn d3. Phiếu xử lý d4. Giấy biên nhận d5. Phiếu chuyển đơn d6.Giấy báo d7.Sổ theo dõi đơn d8. Báo cáo tổng hợp. d9. Báo cáo theo loại đơn. d10. Báo cáo đơn đang xử lý d11. Báo cáo đơn đã xử lý hết thẩm quyền. Các chức năng d1 d2 d3 d4 d5 d6 d7 d8 d9 d10 d11 1. Tiếp nhận R U 2. Xử lý R U C C C U 3. Trả lời R R R 3. Lập báo cáo R R C C C C Hình 3.7 Ma trận thực thể chức năng
  34. 34 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu 3.4.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống xử lý đơn thƣ khiếu tố 1.0 Đơn thƣ 2.0 d3 Phiếu xử lý Tiếp nhận Xử lý d Sổ tiếp nhận đơn d1 Đơn thƣ 2 Sổ theo dõi d7 đơn thƣ d4 Giấy biên nhận D5 Giấy báo D6 Phiếu chuyển đơn Đơn thƣ Giấy báo 3.0 CÔNG DÂN Giấy biên nhận Trả lời Phiếu chuyển Thông tin phản d11 Báo cáo đơn đã đơn hổi xử lý hết thẩm quyền CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN 3.0 d8 Báo cáo tổng hợp Báo cáo Yêu cầu Báo d9 Báo cáo theo lọai đơn cáo báo cáo d10 Báo cáo đơn đang xử lý LÃNH ĐẠO Hình 3.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
  35. 35 3.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình tiếp nhận đơn 1.1 d1 Đơn thƣ Tiếp nhận Đơn thƣ CÔNG DÂN đơn Đơn thƣ 1.2 Ghi sổ tiếp d2 Sổ tiếp nhận nhận đơn Hình 3.9 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của tiến trình trình tiếp nhận đơn b)Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình tiếp xử lý đơn 2.1 2.2 2.3 Tiếp nhận Phân loại Tạo phiếu xử Ý kiến phản hồi đơn đơn lý Phiếu xử lý d1 Đơn thƣ 2.4 Phiếu xử lý Gửi lãnh đạo LÃNH ĐẠO duyệt PXL d4 Giấy biên nhận d3 Phiếu xử lý 2.5 2.6 2.7 2.8 Lập giấy Lập phiếu Lập giấy Ghi sổ theo biên nhận báo dõi đơn thƣ chuyển đơn d6 Phiếu chuyển đơn d5 Giấy báo d7 Sổ theo dõi đơn thƣ Hình 3.10 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình xử lý đơn
  36. 36 c) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình trả lời đơn 3.1 CƠ QUAN CÓ CÔNG DÂN Gửi phiếu Phiếu chuyển đơn chuyển đơn THẨM QUYỀN d6 Phiếu chuyển đơn 3.2 Giấy báo Gửi giấy báo 3.3 Gửi giấy Giấy biên nhận d Giấy báo d4 Giấy biên nhận 5 biên nhận Hình 3.11 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình trả lời đơn d) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình báo cáo d3 Phiếu xử lý 3.1 3.2 Báo cáo tổng Báo cáo theo d9 Báo cáo theo loại đơn hợp loại đơn Báo Báo Yêu cầu d8 Báo cáo tổng hợp Yêu cầu Báo cáo cáo cáo Báo cáo Báo cáo đơn đã xử lý LÃNH ĐẠO d11 hết thẩm quyền Báo Yêu cầu Báo Yêu cầu Báo cáo đơn cáo d báo cáo cáo Báo cáo 10 đang xử lý 3.2 3.2 Báo cáo đơn Báo cáo đơn đã xử lý đã xử lý d7 Sổ theo dõi đơn Hình 3.12 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình báo cáo
  37. 37 3.5. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 3.5.1. Mô hình liên kết thực thể ( ER ) a) Các kiểu thực thể: 1. CÔNG DÂN: chứng minh thư nhân dân, họ tên, địa chỉ là các thuộc tính mô tả công dân. Thuộc tính số chứng minh thư nhân dân là thuộc tính khóa. 2. CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN: mã cơ quan,tên cơ quan, địa chỉ là các thuộc tính mô tả cơ quan có thẩm quyền. Thuộc tính mã cơ quan là thuộc tính khóa. 3. CÁN BỘ: mã cán bộ , tên thường gọi, chức vụ, bộ phận công tác là các thuộc tính mô tả CÁN BỘ. Thuộc tính mã cán bộ là thuộc tính khóa. 4. LÃNH ĐẠO: mã lãnh đạo , tên thường gọi, chức vụ, bộ phận công tác là các thuộc tính mô tả LÃNH ĐẠO. Thuộc tính mã lãnh đạo là thuộc tính khóa. 5. ĐƠN THƢ: mã đơn, loại đơn, số lần đơn, tình trạng đơn, nhóm chính, ngày nhập đơn, nội dung tóm tắt là thuộc tính mô tả đơn. Thuộc tính mã đơn là thuộc tính khóa. 6. GIẤY BIÊN NHẬN: mã giấy biên nhận , ngày lập, người ký là thuộc tính mô tả giấy biên nhận. Thuộc tính mã giấy biên nhận là thuộc tính khóa. 7. PHIẾU CHUYỂN ĐƠN: mã phiếu chuyển đơn, ngày lập, người ký là thuộc tính mô tả phiếu chuyển đơn. Thuộc tính mã phiếu chuyển đơn là thuộc tính khóa. 8. GIẤY BÁO: mã giấy báo, ngày lập, người ký là thuộc tính mô tả giấy báo. Thuộc tính mã giấy báo là thuộc tính khóa. 9. PHIÊU XỬ LÝ: mã phiếu xử lý, ngày lập, thẩm quyền, ý kiến đề xuất, ý kiến lãnh đạo. Thuộc tính mã phiếu chuyển đơn là thuộc tính khóa.
  38. 38 b) Các kiểu thực thể liên kết: Số đơn Ngày nộp 1. CÔNG DÂN Nộp CÁN BỘ n n p ĐƠN Ngày nhận Nhận n m 2. k j LÃNH ĐẠO Gửi CÁN BỘ Ngày gửi h p PHIẾU XỬ LÝ 3. n m CÁN BỘ Lập1 GIẤY BIÊN NHẬN p CÔNG DÂN n m PHIẾU CÁN BỘ Lập2 4. CHUYỂN ĐƠN p CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN n m CÁN BỘ Lập3 GIẤY BÁO 5. p CÔNG DÂN
  39. 39 c) Mô hình ER: Địa chỉ cmtnd p CÔNG DÂN n n Tình trạng đơn Nội dung tóm tắt Họ tên Mã giấy báo Loại đơn Mã giấy biên nhận Ngày nhập đơn Ngày lập Ngƣời ký Mã đơn Ngày lập Nhóm chính GIẤY BIÊN p Nộp ĐƠN GIẤY BÁO NHẬN m m Số đơn Số lần đơn Ngƣời ký Lập1 Ngày nộp Lập3 Ngày nhận p n n Chức vụ m Nhận CÁN BỘ k Mã lãnh đạo n Ngày gửi Lập2 Chức vụ Bộ phận công tác n Ngƣời ký Ngày lập Gửi m h p Mã PXL j LÃNH ĐẠO Tên thƣờng gọi PHIẾU XỬ LÝ PHIẾU Mã cán bộ CHUYỂN ĐƠN p Ngày lập Ý kiến đề xuất CƠ QUAN CÓ Thẩm quyền THẨM QUYỀN Bộ phận công tác Mã phiếu chuyển đơn Ý kiến lãnh đạo Tên thƣờng gọi Địa chỉ Tên cơ quan Mã cơ quan Hình 3.13 Mô hình ER
  40. 40 3.5.2. Mô hình quan hệ: a) Các quan hệ 1. CÔNG DÂN (cmtnd, họ tên, địa chỉ) 2. CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN (mã cơ quan, tên cơ quan, địa chỉ, mã cán bộ) 3. CÁN BỘ (mã cán bộ, tên thƣờng gọi, chức vụ, bộ phận công tác) 4. LÃNH ĐẠO (mã lãnh đạo, tên thƣờng gọi, chức vụ, bộ phận công tác) 5. ĐƠN (mã đơn, loại đơn, số lần đơn, tình trạng đơn, nhóm chính, ngày nhập đơn, nội dung tóm tắt, mã cán bộ) 6. GIẤY BIÊN NHẬN (mã giấy biên nhận, ngày lập, ngƣời ký, mã cán bộ) 7. PHIẾU CHUYỂN ĐƠN (mã phiếu chuyển đơn, ngày lập, ngƣời ký, mã cán bộ) 8. GIẤY BÁO ( mã giấy báo, ngày lập, ngƣời ký, mã cán bộ) 9. CÁN BỘ GỬI (mã cán bộ , số phiếu gửi, ngày gửi, mã lãnh đạo, mã phiếu xử lý) 10. CÁN BỘ NHẬN (mã cán bộ , số phiếu gửi, ngày nhận, mã lãnh đạo, mã phiếu xử lý) 11. CÔNG DÂN NỘP (cmtnd, mã đơn thƣ, mã cán bộ, ngày nộp) 12. CÁN BỘ LẬP GIẤY BIÊN NHẬN (cmtnd, mã giấy biên nhận, mã cán bộ) 13. CÁN BỘ LẬP PHIẾU CHUYỂN ĐƠN (mã cơ quan, mã phiếu chuyển đơn, mã cán bộ) 14. CÁN BỘ LẬP GIẤY BÁO (cmtnd, mã giấy báo, mã cán bộ) 15. PHIẾU XỬ LÝ (mã phiếu xử lý,thẩm quyền, ngày lập, ý kiến đề xuất, ý kiến lãnh đạo).
  41. 41 b) Mô hình quan hệ CONGDAN CONGDANNOP #cmtnd Bộ gửi CANBOLAPGBN DONTHU Hoten GIAYBIENHAN Cmtnd #Madonthu #Magiaybienhan Diachi Magiaybiennhan Loaidon Macb Ngaylap Macb Solandon Nguoiky Tinhtrangdon Macb Nhomchinh Ngaynhap Noidungtomtat GIAYBAO CANBO COQUANCOTQ CANBOLAPGB Macb #Magiaybao #Macb #Macoquan Macb Tencoquan Ngaylap Tenthuonggoi Magiaybao Nguoiky Diachi Chucvu Cmtnd Macb Macb Bophancongtac CANBOGUI Macb Sophieugui LANHDAO CANBOLAPPCD CANBONHAN Ngaygui #Malanhdao PHIEUCHUYENDON Macb Macb Malanhdao Tenthuonggoi #Maphieuchuyendon Maphieuchuyendon Sophieunhan Maphieuxuly Chucvu Ngaylap Macoquan Bophancongtac Ngaynhan Nguoiky Malanhdao Macb Maphieuxuly PHIEUXULY #Maphieuxuly Ngaylap Thamquyen Ykiendexuat Ykienlanhdao Hình 3.14 Mô hình quan hệ
  42. 42 3.6 Thiết kế các bảng dữ liệu 1. Bảng CONGDAN dùng để lƣu thông tin công dân có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú cmtnd Number Khóa chính, chứng minh thƣ nhân dân hoten Text Họ tên diachi Text Địa chỉ 2. Bảng DONTHU dùng để lƣu thông tin đơn thƣ có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Madonthu Text Khóa chính, Mã đơn thƣ cdon Keyword Chủ đơn diachi Keyword Địa chỉ Loaidon Keyword Loại đơn tinhtrangdon Keyword Tình trạng đơn noidungtomtat Text Nội dung tóm tắt Solandon Number Sô lần đơn Ngaynhap Time Ngày ngập Nhóm chính nhomchinh Nhóm chính 3. Bảng PHIEUXULY dùng để lƣu thông tin phiếu xử lý có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Maphieuxuly Text Khóa chính, Mã phiếu xử lý Ngaylap Time Ngày lập Thamquyen Keyword Thẩm quyền Ykiendexuat Text Ý kiến đề xuất Ykienlanhdao Text Ý kiến lãnh đạo 4 Bảng CANBO dùng để lƣu thông tin cán bộ đơn thƣ có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Macb Text Khóa chính, mã cán bộ Tenthuonggoi Text Tên thƣờng gọi Chucvu Text Chức vụ Bophancongtac Text Bộ phận công tác Macb Text Mã cán bộ
  43. 43 5 Bảng LANHDAO dùng để lƣu thông tin lãnh đạo đơn thƣ có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Malanhdao Text Khóa chính, mã lãnh đạo Tenthuonggoi Text Tên thƣờng gọi Chucvu Text Chức vụ Bophancongtac Text Bộ phận công tác Malanhdao Text Mã cán bộ 6 Bảng giấy báo dùng để lƣu thông tin GIAYBAO có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Magiaybao Text Khóa chính, mã giấy báo Ngaylap Time Ngày lập Nguoiky Keyword Ngƣời ký Macb Text Mã cán bộ Magiaybao Text Mã giấy báo 7.Bảng giấy biên nhận dùng để lƣu thông tin GIAYBIENNHAN có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Magiaybienhan Text Khóa chính, mã giấy biên nhận Ngaylap Time Ngày lập Nguoiky Keyword Ngƣời ký Macb Text Mã cán bộ Magiaybienhan Text Mã giấy biên nhận 8 Bảng phiếu chuyển đơn dùng để lƣu thông tin PHIEUCHUYENDON có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Maphieuchuyendon Text Khóa chính, mã phiếu chuyển đơn Ngaylap Time Ngày lập Nguoiky Keyword Ngƣời ký Macb Text Mã cán bộ Maphieuchuyendon Text Mã giấy phiếu chuyển đơn
  44. 44 9. Bảng cơ quan có thẩm quyển dùng để lƣu thông tin COQUANCOTQ có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Macoquan Text Khóa chính, mã cơ quan Tencoquan Text Tên cơ quan Diachi Text Địa chỉ Macb Text Mã cán bộ 10. Bảng công dân nộp dùng để lƣu thông tin CONGDANNOP có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú cmtnd Text Chứng minh thƣ nhân dân Ngaynop Time Ngày nộp Sodonthu Number Số đơn thƣ Madonthu Text Mã đơn thƣ #Macb Text Khóa chính, Mã cán bộ 11. Bảng cán bộ gửi dùng để lƣu thông tin CANBOGUI có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Macb Text Mã cán bộ Sophieugui Number Số phiếu gửi Ngaygui Time Ngày gửi Malanhdao Text Mã lãnh đạo Maphieuxuly Text Mã phiếu xử lý 12. Bảng cán bộ nhận dùng để lƣu thông tin CANBONHAN có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Macb Text Mã cán bộ Sophieugui Number Số phiếu gửi Ngaynhan Time Ngày nhận Malanhdao Text Mã lãnh đạo Maphieuxuly Text Mã phiếu xử lý
  45. 45 13. Bảng cán lập giấy biên nhận dùng để lƣu thông tin CANBOLAPGBN có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Cmtnd Text Chứng minh thƣ nhân dân Magiaybiennhan Text Mã giấy biên nhận Macb Text Mã cán bộ 14. Bảng cán lập giấy báo dùng để lƣu thông tin CANBOLAPGB có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Macb Text Mã cán bộ Magiaybao Text Mã giấy báo Cmtnd Text Chứng minh thƣ nhân dân 15. Bảng cán lập phiếu chuyển đơn dùng để lƣu thông tin CANBOLAPCD có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Macb Text Mã cán bộ Maphieuchuyendon Text Mã phiếu chuyển đơn Macoquan Text Mã cơ quan
  46. 46 Chƣơng 4: CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH THỬ NGHIỆM 4.1. Thiết lập hệ thống Yêu cầu hệ thống Cấu hình tối thiểu Cấu hình đề nghị - Chip CPU 1,6GHz - Chip CPU 2,2GHz - RAM 512 MB - RAM 1024 MB - Card đồ họa 64 MB - Card đồ họa 128MB - DirectX 9.0 - DirectX 9.0 hoặc cao hơn - Hệ điều hành: + Tối thiểu: Windows 2000 + Đề nghị: Windows XP trở lên - Phần mềm Lotus Notes 4.61 hoặc cao hơn Hệ thông tin quản lý đơn thƣ khiếu tố đƣợc cài đặt trên phần mềm Lotus Notes phiên bản 4.61. File cơ sở dữ liệu (CSDL): Đơn thƣ khiếu tố.nsf là file cơ sở dữ liệu chính của chƣơng trình.
  47. 47 4.2 Một số giao diện chƣơng trình 4.2.1. Giao diện cập nhật thông tin công dân Hình 4.1 Giao diện cập nhật thông tin công dân 4.2.2. Giao diện cập nhật đơn thƣ Hình 4.2 Giao diện cập nhật đơn thư 4.2.3.Giao diện xử lý phiếu xử lý Hình 4.3 Giao diện phiếu xử lý
  48. 48 4.2.4. Giao diện xử lý đơn thuộc thẩm quyền Hình 4.4 Giao diện xử lý đơn thuộc thẩm quyền 4.2.5. Giao diện xử lý đơn không thuộc thẩm quyền Hình 4.5 Giao diện xử lý đơn không thuộc thẩm quyền 4.2.6. Giao diện giấy biên nhận Hình 4.6 Giao diện giấy biên nhận
  49. 49 4.2.7. Giao diện phiếu chuyển đơn Hình 4.7 Giao diện phiếu chuyển đơn 4.2.8. Giao diện giấy báo Hình 4.8 Giao diện giấy báo
  50. 50 4.2.9. Giao diện cập nhật thông tin lãnh đạo Hình 4.9 Giao diện cập nhật thông tin lãnh đạo 4.2.10. Giao diện cập nhật thông tin cán bộ Hình 4.10 Giao diện cập nhật thông tin cán bộ 4.2.11. Giao diện cập nhật thông tin cán bộ Hình 4.11 Giao diện cập nhật thông tin cán bộ
  51. 51 KẾT LUẬN Sau ba tháng tìm hiểu, khảo sát nghiệp vụ giải quyết đơn thƣ khiếu nại tố cáo tại Văn phòng thành ủy Hải Phòng. Qua tìm hiểu làm quen, sử dụng phần mềm Lotus Notes phiên bản 4.6. Với đề tài “Xây dựng chƣơng trình quản lý theo dõi giải quyết đơn thƣ khiếu nại tố cáo tại Văn phòng thành ủy Hải Phòng”. Em đã áp dụng những kiến thức đƣợc học khi còn ngồi trên ghế nhà trƣờng vào thực tế để giải quyết bài toán quản lý này. Qua đó em có điều kiện trau dồi, nâng cao kiến thức đã học. Đồ án này cũng cho em bƣớc đầu làm quen với công tác quản lý hành chính trong cơ quan Nhà nƣớc, hiểu thêm về cách xây dựng hệ thống thông tin hồ sơ, văn bản. Đồ án đã đạt đƣợc một số kết quả sau: - Xây dựng chức năng cập nhật thông tin đơn thƣ, lƣu thông tin đơn thƣ, sửa thông tin đơn thƣ. - Xây dựng chức năng xử lý đơn thƣ: lập và in các văn bản xử lý. Bên cạnh những kết quả đồ án đã đạt đƣợc vẫn còn những điểm hạn chế. Hƣớng phát triển tiếp theo của đồ án: em sẽ cố gắng tìm hiểu để khắc phục những hạn chế và cài đặt chƣơng trình trên các phiên bản mới hơn của Lotus Notes nhƣ các phiên bản 5.0, 6.0, 8.5. Em rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp quý báu của các bạn và thầy cô để em có thể hoàn thiện hơn nội dung của đồ án.
  52. 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt [1]. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - PGS. TS. Nguyễn Văn Vỵ(2007), NXB khoa học tự nhiên và công nghệ. [2]. Đồ án tốt nghiệp: quản lý bảo hiểm xã hội Hồng Bàng - Hoàng Thị Duyên (2009). [3]. Đồ án tốt nghiệp: ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng c«ng ty Th•¬ng m¹i vµ DÞch vô ONETWOFOUR - Vũ Thùy Liên (2009). [4]. Giáo trình LOTUS NOTES [5]. Giáo trình Lotus Notes và các ứng dụng - Văn phòng Thành ủy [6]. Pháp lệnh quy định về việc xem xét và giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân Các Website
  53. 53 PHỤ LỤC Các mẫu hồ sơ dữ liệu 1. Đơn thƣ 2. Sổ tiếp nhận đơn SỔ TIẾP NHẬN ĐƠN STT Loại Số lần Chủ Địa chỉ Nhóm Ngày Nội Ngƣời Ghi đơn đơn đơn chính nhập dung ghi sổ chú
  54. 54 3. Sổ theo dõi đơn SỔ TIẾP THEO DÕI ĐƠN STT Loại Số lần Chủ Địa Nhóm Ngày Nội Tình Ngƣời Ghi đơn đơn đơn chỉ chính nhập dung trạng ghi sổ chú xử lý 4. Phiếu xử lý VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Số . PXL/KT ., ngày . Tháng . Năm . PHIẾU XỬ LÝ Chủ đơn: Loại đơn: Ngày lập đơn Số lần đơn: Kiểm tra trùng: Đơn có nội dung: Ý kiến xử lý lần trƣớc: Ý kiến đề xuất xử lý : Ý kiến lãnh đạo xử lý: Thẩm quyền : Thuộc thẩm quyền Không thuộc thẩm quyền Cơ quan có trách nhiệm giải quyết: Chuyên viên xử lý Lãnh đạo (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
  55. 55 5. Giấy biên nhận VĂN PHÕNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Số . GBN/KT ., ngày . Tháng . Năm . GIẤY BIÊN NHẬN Cơ quan: Văn phòng Thành ủy Hải Phòng đã nhận đƣợc đơn thƣ khiếu tố của: Đƣơng sự: Ông (bà) Địa chỉ: Có nội dung: Nơi nhận: K/T CHÁNH VĂN PHÒNG - Nhƣ trên PHÓ CHÁNH VĂN PHÕNG - VPTU: +Đ/c CVP, PVPNC, PVP Thƣ ký BT (Ký và ghi rõ họ tên) +Lƣu 6. Phiếu chuyển đơn VĂN PHÕNG THÀNH ỦY H ẢI PHÒNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Số . PC/KT V/v xem xét giải quyết đơn thư ., ngày . Tháng . Năm . KÍNH GỬI: . Thừa lệnh đồng chí .Văn phòng Thành ủy Hải Phòng xin chuyển đến các đồng chí đơn của: Ông (bà): Địa chỉ: . Ý kiến của đồng chí chuyển đơn về . Nơi nhận: K/T CHÁNH VĂN PHÒNG - Nhƣ trên PHÓ CHÁNH VĂN PHÕNG - VPTU: +Đ/c CVP, PVPNC, PVP Thƣ ký BT (Ký và ghi rõ họ tên) +Lƣu
  56. 56 7. Giấy báo VĂN PHÕNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Số . GB/KT ., ngày . tháng . năm . GIẤY BÁO KÍNH GỬI: Ông (bà) Đồng chí đã nhận đƣợc đơn của ông (bà) gửi tới. Sau khi xem xét nội dung trình bày, căn cứ Luật khiếu nại tố cáo, đồng chí .đã có ý kiến chỉ đạo chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết. Thừa lệnh đồng chí , tại Công văn số GB/KT ngày tháng năm Văn phòng Thành ủy Hải Phòng đã chuyển đơn của ông bà đến Văn phòng Thành ủy Hải Phòng xin thông báo để ông bà biết và liên hệ./. Nơi nhận: K/T CHÁNH VĂN PHÒNG - Nhƣ trên PHÓ CHÁNH VĂN PHÕNG - VPTU: +Đ/c CVP, PVPNC, PVP Thƣ ký BT (Ký và ghi rõ họ tên) +Lƣu 8. Báo cáotổng hợp VĂN PHÕNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG Cộng hòa - xã hội - chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BÁO CÁO ĐƠN THƢ KHIẾU TỐ Từ ngày: / / đến ngày / / Đã chuyển Kết thúc xử Tổng số Loại đơn Đã phản hồi Ghi chú xử lý lý Tố cáo Khiếu nại Kiến nghị Ngƣời lập báo cáo (ký và ghi rõ họ tên)
  57. 57 9. Báo cáo theo loại đơn VĂN PHÕNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG Cộng hòa - xã hội - chủ nghĩa Việt Nam Đọc lập - Tự do - Hạnh phúc BÁO CÁO ĐƠN THƢ Từ ngày: / / đến ngày / / Số lƣợng đơn: . Tên địa chỉ Tóm tắt nội Ngày Chuyển CQ xử lý Ghi chú chủ đơn dung đơn Ngƣời lập báo cáo (ký và ghi rõ họ tên) 10. Báo cáo đơn đang xử lý: - Chƣa có phản hồi VĂN PHÕNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BÁO CÁO ĐƠN THƢ CHƢA CÓ PHẢN HỒI TỪ CƠ QUAN GIẢI QUYẾT THEO THẨM QUYỀN Từ ngày: / / đến ngày / / Số lƣợng đơn: . Tên địa chỉ Tóm tắt nội Ngày Chuyển CQ xử lý Ghi chú chủ đơn dung đơn Ngƣời lập báo cáo (ký và ghi rõ họ tên)
  58. 58 - Đã có phản hồi VĂN PHÕNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BÁO CÁO ĐƠN THƢ ĐÃ CÓ PHẢN HỒI TỪ CƠ QUAN GIẢI QUYẾT THEO THẨM QUYỀN Từ ngày: / / đến ngày / / Số lƣợng đơn: . Tên địa chỉ Tóm tắt nội Ngày Chuyển CQ xử lý Ghi chú chủ đơn dung đơn Ngƣời lập báo cáo (ký và ghi rõ họ tên) 11. Báo cáo đơn xử lý hết thẩm quyền VĂN PHÕNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BÁO CÁO ĐƠN, THƢ KHIẾU TỐ ĐÃ XỬ LÝ HẾT THẨM QUYỀN Từ ngày: / / đến ngày / / Số lƣợng đơn: . Tên địa chỉ Tóm tắt nội Ngày Chuyển CQ xử lý Ghi chú chủ đơn dung đơn Ngƣời lập báo cáo (ký và ghi rõ họ tên)