›

Đồ án Xây dựng chương trình thanh toán công tác phí cho cán bộ đi công tác xa ngoài cơ quan - Đinh Thị Hồng Liên

pdf 62 trang huongle 2570
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đồ án Xây dựng chương trình thanh toán công tác phí cho cán bộ đi công tác xa ngoài cơ quan - Đinh Thị Hồng Liên", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfdo_an_xay_dung_chuong_trinh_thanh_toan_cong_tac_phi_cho_can.pdf

Nội dung text: Đồ án Xây dựng chương trình thanh toán công tác phí cho cán bộ đi công tác xa ngoài cơ quan - Đinh Thị Hồng Liên

  1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG o0o ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Ngành cơng nghệ thơng tin HẢI PHỊNG – 2012
  2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG o0o XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH THANH TỐN CƠNG TÁC PHÍ CHO CÁN BỘ ĐI CƠNG TÁC XA NGỒI CƠ QUAN ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Cơng nghệ thơng tin HẢI PHỊNG – 2012
  3. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG o0o XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH THANH TỐN CƠNG TÁC PHÍ CHO CÁN BỘ ĐI CƠNG TÁC XA NGỒI CƠ QUAN ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY Ngành: Cơng nghệ thơng tin Sinh viên thực hiện: Đinh Thị Hồng Liên Giáo viên hƣớng dẫn: PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ Mã sinh viên : 1013101005 HẢI PHỊNG - 2012
  4. 1 LỜI CẢM ƠN Trƣớc tiên em xin đƣợc bày tỏ sự trân trọng và lịng biết ơn đối với thày giáo PGS.TS Nguyễn Văn Vỵ giảng viên Bộ mơn Cơng nghệ phần mềm – Khoa Cơng nghệ thơng tin – Trƣờng Đại học Cơng nghệ - ĐHQGHN. Trong suốt thời gian học và làm đồ án tốt nghiệp, thầy đã dành rất nhiều thời gian quí báu để tận tình chỉ bảo, hƣớng dẫn, định hƣớng cho em trong việc nghiên cứu, thực hiện luận văn. Em xin đƣợc cảm ơn các thày cơ giáo Trƣờng Đại học Dân lập Hải phịng đã giảng dạy em trong quá trình học tập, thực hành, làm bài tập, đọc và nhận xét đồ án của em, giúp em hiểu thấu đáo hơn lĩnh vực mà em nghiên cứu, những hạn chế mà em cần khắc phục trong việc học tập, nghiên cứu và thực hiện bản luận văn này. Xin cảm ơn các bạn bè, đồng nghiệp và nhất là các thành viên trong gia đình đã tạo mọi điều kiện tốt nhất, động viên, cổ vũ tơi trong suốt quá trình học và làm luận văn tốt nghiệp. Hải Phịng, Tháng 12 năm 2012 Đinh Thị Hồng Liên
  5. 2 LỜI CAM KẾT Tơi xin cam đoan những kết quả đạt đƣợc trong luận văn/khĩa luận này là do tơi nghiên cứu, tổng hợp và thực hiện, khơng sao chép lại bất kỳ điều gì của ngƣời khác. Những nội dung đƣợc trình bày trong luận văn/khĩa luận hoặc là của cá nhân, hoặc đƣợc tham khảo và tổng hợp từ các nguồn tài liệu khác nhau. Tất cả tài liệu tham khảo, tổng hợp đều đƣợc trích dẫn với nguồn gốc rõ ràng. Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Nếu cĩ điều gì sai trái, tơi xin chịu mọi hình thức kỷ luật theo qui định. Hải Phịng, 2012 Đinh Thị Hồng Liên
  6. 3 MỤC LỤC Lời cảm ơn 1 Lời cam kết 2 MỤC LỤC 3 MỞ ĐẦU 5 Chƣơng I: MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA NĨ 9 1.1. Bài tốn quản lý thanh tốn cơng tác phí cho cán bộ đi cơng tác 9 1.1.1. Mơ tả bài tốn 9 1.1.2. Vấn đề đặt ra 10 1.1.3. Yêu cầu đặt ra cho bài tốn 10 1.2. Giải pháp 10 1.3. Mơ hình nghiệp vụ của hệ thống hiện tai 11 1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 11 1.3.2. Biểu đồ tiến trình nghiệp vụ -biểu đồ hoạt động 13 1.3.3. Biểu đồ phân rã chức năng 15 1.3.4. Mơ tả chi tiết chức năng sơ cấp 15 1.3.6. Ma trận thực thể chức năng 18 Chƣơng 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 19 2.1. Các mơ hình xử lý nghiệp vụ 19 2.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 19 2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 20 2.2. Mơ hình dữ liệu khái niệm 23 2.2.1. Lập bảng liệt kê các thuộc tính của các hồ sơ, tài liệu (lần 0) 23 2.2.2. Xác định các thực thể (lần 1) 26 2.2.3. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể 26 2.2.4. Biểu đồ của mơ hình dữ liệu quan niệm. 29 Chƣơng 3 : THIẾT KẾ HỆ THỐNG 30
  7. 4 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 30 3.1.1. Chuyển mơ hình E-R sang mơ hình quan hệ 30 3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 33 3.2. Xác định các giao diện nhập liệu 38 3.2.1. Các giao diện ứng với các thực thể 38 3.2.2. Các giao diện ứng với các mối quan hệ 38 3.3. Xác định các luồng dữ liệu hệ thống và giao diện xử lý 39 3.3.1. Luồng hệ thống của tiến trình “Tạm ứng” 39 3.3.2. Luồng hệ thống của tiến trình “Thanh tốn” 40 3.3.3. Luồng hệ thống của tiến trình “Báo cáo” 41 3.3.4. Xác định các giao diện xử lý 41 3.4. Tích hợp các giao diện và thiết kế kiến trúc 42 3.4.1. Tích hợp các giao diện 42 3.4.2. Kiến trúc hệ thống giao diện tƣơng tác 43 3.5. Đặc tả các giao diện và thủ tục 43 3.5.1. Đặc tả các giao diện đăng nhập hệ thống 44 Chƣơng 4 CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM HỆ THỐNG 45 4.1. Mơi trƣờng vận hành của hệ thống 45 4.1.1. Kiến trúc hệ thống phần cứng đầy đủ 45 4.1.2. Hệ thống phần mềm nền 45 4.1.3. Các hệ con và chức năng 45 4.2. Giới thiếu hệ thống phần mềm 45 4.3. Những hạn chế của hệ thống đƣợc phát triển 49 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC 52
  8. 5 MỞ ĐẦU Ngày nay, với sự phát triền mở rộng của doanh nghiệp, trƣớc tình hình kinh tế hội nhập và cạnh tranh cao, sự liên kết và các mối quan hệ ràng buộc trong kinh doanh địi hỏi các nhân viên, cán bộ khơng cịn làm việc cố định một chỗ, yêu cầu cơng việc phải đi cơng tác cũng trở nên phổ biến ở hầu hết doanh nghiệp cũng nhƣ tổ chức, cơ quan. Vì thế các vấn đề quản lý cán bộ, nhân viên đi cơng tác, thanh tốn cơng tác phí là vấn đề đƣợc tổ chức, doanh nghiệp quan tâm. Để gĩp phần giúp cho việc quản lý tiền thanh tốn cơng tác phí của tổ chức đƣợc khoa học, nhanh gọn, đơn giản và chính xác đề tài “ Xây dựng chƣơng trình quản lý thanh tốn cơng tác phí cho cán bộ đi cơng tác” đƣợc chọn làm đồ án tốt nghiệp của tơi. Nĩ khơng những giúp tơi củng cố đƣợc kiến thức và nâng kỹ năng vể cơng nghệ thơng tin. Đồng thời chƣơng trình gĩp phần hỗ trợ việc quản lý cơng tác thanh tốn nhanh gọn, giảm nhân sự và chi phí kinh doanh của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đồ án gồm 4 chƣơng: Chƣơng 1: Mơ tả bài tốn và mơ hình nghiệp vụ của nĩ: Trình bày nội dung bài tốn thực tế đặt ra và tiến hành mơ tả mơ hình nghiệp vụ của nĩ. Chƣơng 2: Phân tích hệ thống. Tiến hành phân tích các hoạt động xử lý và cấu trúc dữ liệu, từ đĩ đặc tả yêu cầu xử lý và yêu cầu dữ liệu của bài tốn. Chƣơng 3: Thiết kế hệ thống. Tiến hành thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế dữ liệu, thiết kế kiến trúc, thiết kế giao diện và các mơ đun chƣơng trình. Chƣơng 4: Cài đặt và thử nghiệm hệ thống. Chƣơng trình đã đƣợc cài đặt với ngơn ngữ và hệ quản trị CSDL chạy thử nghiệm với các dữ liệu thu đƣợc. Cuối cùng là kết luận và tài liệu tham khảo.
  9. 6 BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT Viết tắt Tên đầy đủ CASD Computer Aided Software Engineering CSDL Cơ sở dữ liệu DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU Số Tên hình /bảng trang Hình 1.1 Bảng phân tích chức năng, dữ liệu và tác nhân hệ thống 10 Hình 1.2 Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống 11 Hình 1.3 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ tạm ứng 12 Hình 1.4 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ thanh tốn 13 Hình 1.5 Biểu đồ phân dã chức năng hệ thống 14 Hình 1.6 Ma trận thực thể chức năng 16 Hình 2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức O 17 Hình 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Tạm ứng 18 Hình 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Thanh tốn 19
  10. 7 Hình 2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Báo cáo 20 Hình 2.5 Bảng liệt kê các thuộc tính của các hồ sơ, tài liệu 22 Hình 2.6 Bảng xác định các thực thể và thuộc tính 22 Hình 2.7 Bảng xác định các mối quan hệ tƣơng tác 24 Hình 2.8 Biểu đồ mơ hình dữ liệu khái niệm ER của hệ thống 25 Hình 3.1 . Bảng Chuyển các thực thể thành quan hệ 26 Hình 3.2 Bảng Chuyển các mối quan hệ thành quan hệ 26 Hình 3.3 Biểu đồ liên kết của mơ hình quan hệ 28 Hình 3.4 Bảng các giao diện ứng với các thực thể 31 Hình 3.5 Bảng các giao diện ứng với các mối quan hệ 31 Hình 3.6 Biểu đồ luồng hệ thống của tiến trình Tạm ứng 32 Hình 3.7 Biểu đồ luồng hệ thống của tiến trình Thanh tốn 33 Hình 3.8 Biểu đồ luồng hệ thống của tiến trình Báo cáo 34 Hình 3.9 Bảng xác định các giao diện xử lý 35 Hình 3.10 Bảng Tích hợp các giao diện 36 Hình 3.11 Kiến trúc hệ thống thực đơn tƣơng tác của chƣơng trình 37 Hình 3.12 Giao diện đăng nhập 38 Hình 3.13 Giao diện nhập liệu cán bộ 38 Hình 4.1 Hệ thống thực đơn chính 39 Hình 4.2 Thực đơn con tạm ứng 40 Hình 4.3 Thực đơn con thanh tốn 40
  11. 8 Hình 4.4 Thực đơn con báo cáo và nhập dữ liệu 41 Hình 4.5 Thực đơn con báo cáo và nhập dữ liệu 41 Hình 4.6 Bảng thống tin sổ ghi nợ 42 Hình 4.7 Bảng báo cáo thu chi 42
  12. 9 Chƣơng I: MƠ TẢ BÀI TỐN VÀ MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ CỦA NĨ 1.1. Bài tốn quản lý thanh tốn cơng tác phí cho cán bộ đi cơng tác 1.1.1. Mơ tả bài tốn Xây dựng chƣơng trình quản lý thanh tốn cơng tác phí cho cán bộ đi cơng tác tại cơng ty TNHH A&T Hàng năm cơng ty cĩ rất nhiều cán bộ cơng chức phải đi cơng tác theo yêu cầu chung của cơng việc. Để cĩ thể quản lý và tính chi phí kịp thời đối với cán bộ đi cơng tác, cơng ty đã xây dựng một bảng định mức cơng tác phí của cán bộ cơng chức tƣơng úng với chức vụ tƣơng đƣơng của các cán bộ đĩ (xem phụ lục). Căn cứ vào Giấy đi đƣờng thƣờng ghi rất nhiều khoản mục liên quan đến các chi phí của cán bộ đi cơng tác, sau khi kiểm tra các tƣ liệu, kế tốn sẽ tiến hành làm tạm ứng cho cán bộ cĩ tiền đi cơng tác. Tạm ứng dựa trên mức lƣơng của cán bộ đi cơng tác, thơng thƣờng số tạm ứng khơng vƣợt quá 30 % lƣơng của cán bộ. Nếu là những đợt cơng tác đặc biệt thì số tạm ứng theo những quy định cụ thể hoặc theo đề nghị của cán bộ. Khi cĩ một cán bộ, nhân viên đƣợc cử đi cơng tác, giám đốc sẽ ra quyết định cử cán bộ đĩ đi cơng tác. Hồ sơ này là cơ sở để bộ phận hành chính và cán bộ làm các thủ tục giấy tờ cần thiết. Cán bộ sẽ mang tồn bộ các hồ sơ giấy tờ cần cho việc đi cơng tác (thƣơng bao gồm quyết định cử đi cơng tác, giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng, giấy xin tạm ứng) xuống phịng tài vụ- kế tốn để xin tạm ứng (cĩ các mẫu ở phụ lục). Phịng tài vụ sẽ làm tạm ứng cấp tiền cho cán bộ và ghi sổ nợ để thanh tốn sau này. Sau khi hồn thành chuyến cơng tác, cán bộ sẽ viết giấy đề nghi thanh tốn tiền cơng tác phí và kèm theo tồn bộ các hĩa đơn tài chính: cuống vé tàu xe Các hĩa đơn chứng từ hợp pháp: tiền ăn, ở, khách sạn kèm theo giấy đi đƣờng đã điền đầy đủ thơng tin, cĩ xác nhận nơi đi, nơi đến, ngày lƣu trú vào hồ sơ cơng tác cho phịng kế tốn để tiến hành thanh tốn cơng tác phí. Trƣớc khi thanh tốn, kế tốn viên sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ đĩ xem đã hợp lệ chƣa. Nếu các hĩa đơn chứng từ hợp lệ kế tốn tiến hành các tính tốn theo quy định và sử dụng các ba rem thanh tốn để đảm bảo tính đủ các khản chi phí, khơng để thiệt thịi cho cán bộ. Do các khoản tính tốn nhiều, việc tính tốn thủ cơng sẽ rất lâu, lại phải cĩ sự ký duyệt của ngƣời phụ trách, thuờng một vài ngày sau cán bộ mới cĩ thể nhận đƣợc
  13. 10 khoản tiến thanh tốn này. Khi mọi thủ tục đầy đủ và đƣợc ký duyệt, nĩ sẽ là căn cứ để kế tốn lập phiếu chi hoặc phiếu thu cho cán bộ. Nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền cơng tác phí đĩ thì kế tốn thanh tốn tiến hành lập phiếu thu để thu lại sổ tiền đĩ. Nếu số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền cơng tác phí đĩ thì kế tốn thanh tốn tiến hành lập phiếu chi để trả lại sổ tiền đĩ cho cán bộ. Hàng tháng phịng kế tốn cần làm bảng tổng kết để biết đƣợc tổng số tiền cơng tác phí đã chi và phân tích đƣợc những khoản mục chi chính trong tổng số chi cơng tác phí đĩ. 1.1.2. Vấn đề đặt ra Việc tinh tốn các khoản chi trong phiếu thanh tốn cơng tác phí khi làm thủ cơng thƣờng mất tốn nhiều thời gian do những ngƣời khác nhau thì các khoản này khác nhau. Thêm vào đĩ, cách tính chi phí cịn phụ thuộc vào chức danh và mức lƣơng cụ thể của cán bộ, vào chi phí cho mỗi vùng miền, Cơng việc này yêu cầu phải cĩ ngƣời làm quen việc và phải tra cứu, tính tốn nhiều. Đối với những đơn vị cĩ cán bộ mới làm việc này thì rất lúng túng. Nhƣng đơn vị cĩ nhiều cán bộ đi cơng tác thì phịng kế tốn rất vất vả và cán bộ chậm đƣợc thanh tốn. Một trong yêu cầu tổng hợp đặt ra nhƣng thƣờng chỉ tính đƣợc tổng chi phí đi cơng tác, mà khơng cĩ những tinh tốn phân tích để phụ vụ cho việc làm kế hoạch và hạch tốn kinh doanh. 1.1.3. Yêu cầu đặt ra cho bài tốn Những vấn đề đặt ra ở trên dẫn đến các yêu cầu sau đây cho bài tốn thanh tốn cơng tác phí. − Việc thực hiện thanh tốn cơng tác phí phải đủ đơn giản, ngƣời mới vào chỉ cần đào tạo rất ít thời gian là cĩ thể thực hiện ngay đƣợc. − Việc tính tốn cơng tác phí phải nhanh chĩng, rõ ràng và chính xác − Báo cáo tổng hợp định kỳ phải đầy đủ các tiêu chí: tổng chi phí cũng như cơ cấu các khoản chi chính của cơng tác phí 1.2. Giải pháp Giải quyết bài tốn này theo cách tốt nhất là ứng dụng máy tính để tự động hĩa đến mức tối đa cĩ thể những cơng việc tính tốn. Để làm việc này, trƣớc hết phải chuẩn hĩa lại các hồ sơ để làm cơ sở tính tốn: bảng lƣơng, các ba rem tính tốn từng khoản chi phí, kết cấu báo cáo, quy trình và các cơng thức tính tốn cụ thể, Sau đĩ sẽ phân tích cách làm
  14. 11 hiện tại để xây dựng quy trình giải quyết bài tốn cơng tác phí sao cho bỏ đi nhƣng khâu khơng cần thiết, thực hiện tự động hĩa các khâu tinh tốn để đảm bảo rút ngắn thời gian tối đa cĩ thể đƣợc và đảm bảo sự chính xác của kết quả 1.3. Mơ hình nghiệp vụ của hệ thống hiện tai 1.3.1. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống a. Lập bảng phân tích chức năng, dữ liệu và tác nhân hệ thống Chức nằng: động từ +bổ ngữ Danh từ Nhận dạng Nhận và kiểm tra hồ sơ cơng tác Cán bộ (Tác nhân) Phê duyêt tạm ứng Lãnh đạo (Tác nhân) Lập phiếu chi Hồ sơ đi cơng tác Hồ sơ DL Ghi nợ Giấy đi đƣờng Hồ sơ DL Nhân, kiểm tra hồ sơ cơng tác về Phiếu chi Hồ sơ DL Lập phiếu thanh tốn Sổ nợ Hồ sơ DL Phê duyệt thanh tốn Bảng cơng tác phí Hồ sơ DL Lập, ký duyệt phiếu chi/thu Bảng phí lƣu trú Hồ sơ DL Xĩa nợ Bảng tính chi phí Hồ sơ DL Lập báo cáo Phiếu thanh tốn Tác nhân Kế tốn trƣởng Tác nhân Kế tốn viên Tác nhân Thủ quỹ Hồ sơ DL Phiếu thu Hồ sơ DL Báo cáo Hình 1.1. Bảng phân tích chức năng, dữ liệu và tác nhân hệ thống
  15. 12 Phân tích: trong các hồ sơ đi cơng tác, chỉ cĩ giấy đi đƣờng cĩ tham gia trực tiếp vào quá trình xử lý trên máy để tạm ứng, các giấy tờ khác mang tính thủ tục, chỉ phụ vụ trực tiếp ngƣời dùng (làm thủ cơng) để nhận đƣợc thơng tin kiểm tra hay ra quyết định nên khơng cần đƣa vào lƣu trữ trên máy. Cũng tƣơng tự, chỉ cĩ giấy đi đƣờng sau khi đi cơng tác về cần đƣợc lƣu trữ và xử lý trên máy, các hố sơ khác khơng cần phải lƣu trữ và xử lý trên máy lý. Chúng đƣợc kể đến nhƣng khơng cần biết nội dung chi tiết. Cán bộ và Lãnh đạo tƣơng tác với hệ thống thanh tốn với tƣ cách cung cấp đầu vào và đầu ra cho hệ thơng nên là tác nhân Kế tốn trƣởng, Kế tốn viên và Thủ quỹ là những ngƣời trục tiếp tham gia thực hiện quá trình thanh tốn, nên thuộc hệ thống thanh tốn, khơng phải tác nhân. Tạm bỏ qua sự phức tạp của thủ tục kế tốn, ở đây việc ghi nợ và thanh tốn nợ chỉ dùng đến sổ nợ mà khơng dùng đến các tài khoản kế tốn cụ thể: tài khoản nợ, cĩ sổ tiền mặt b. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống hồ sơ,Giấy đề nghị tạm ứng 0 hồ sơ đề nghị tạm ứng Phiếu chi HỆ THỐNG QUẢN LÃNH LÝ THANH TỐN hồ sơ đề nghị được ĐAO CÁN BỘ phê duyệt CƠNG TÁC PHÍ Phiếu thu hồ sơ đề nghị thanh tốn y.cầu báo cáo Hồ sơ, Giấy đề nghị thanh tốn báo cáo Hình 1.2. Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
  16. 1.3.2. Biểu đồ tiến trình nghiệp vụ -biểu đồ hoạt động 1.3.2.1. Tạm ứng cho cán bộ đi cơng tác Sự kiện Cán bộ Kế tốn viên Kế tốn trƣởng Giám đốc Thủ quỹ Hồ sơ Cán bộ đƣợc cử đi cơng tác Giấy đi đƣờng Viết giấy đề Kiểm tra hồ Kí duyệt nghị tạm ứng sơ cơng tác tạm ứng Hồ sơ, giấy tờ khác Lập phiếu yes Phiếu chi duyệt? chi no Kí duyệt Xuất tiền phiếu chi tạm ứng Ghi sổ nợ Nhận tạm ứng Sổ nợ Hình 1.3 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ tạm ứng
  17. 14 1.3.2.2. Thanh tốn cơng tác phí Sự kiện Cán bộ Kế tốn viên Kế tốn trƣởng Giám đốc Thủ quỹ Hồ sơ Cán bộ đi cơng tác về Giấy đi đƣờng Viết giấy đề Kiểm tra hồ nghị thanh tốn sơ cơng tác Chứng từ, hồ sơ thanh tốn Tinh cơng tác phí Kí duyệt thanh tốn Bảng tính phí Lập phiếu yes thu/chi duyệt? Chứng từ, hồ sơ no Bảng cơng tác phí Bảng phí lƣu trú Kí duyệt Thu/chi phiếu thu/chi chênh lệch Sổ nợ Xĩa sổ nợ Phiếu thu/chi Thanh tốn Sổ nợ Hình 1.4. Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ thanh tốn
  18. 15 1.3.3. Biểu đồ phân rã chức năng Từ khảo sát thực tiễn và từ bảng phân tích ở trên của bài tốn, các hoạt động tổ chức v0à quản lý thanh tốn cơng tác phí chia thành ba nhĩm chức năng chính sơ đồ sau: Quản lý cơng tác phí 1. Tạm ứng 2. Thanh tốn 3. Lập báo cáo 1.1. Nhận và kiểm tra hồ 2.1. Nhận và kiểm tra sơ đi cơng tác hồ sơ cơng tác về 1.2. Lập phiêu chi tạm 2.2.Tính chi phí cơng ứng tác phí 1.3 Ghi sổ nợ 2.3. Lập phiếu thu/chi 2.4. Xĩa nợ Hình 1.5. Biểu đồ phân rã chức năng của hệ thống 1.3.4. Mơ tả chi tiết chức năng sơ cấp 1.1. Nhận và kiểm tra hồ sơ đi cơng tác Khi Cán bộ trình hồ sơ cơng tác thì kế tốn thanh tốn sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ đĩ xem đã đầy đủ chƣa. Nếu thiếu sẽ chuyển lại cho cán bộ bổ sung lại cịn nếu đầy đủ thì sẽ tiến hành chuyển cho kế tốn trƣởng kiểm duyệt lần nữa trƣớc khi kí. 1.2. Lập phiếu chi tạm ứng Khi giám đốc đã phê duyệt giấy đề nghị tạm ứng, kế tốn thanh tốn sẽ tiến hành lập phiếu chi cĩ ghi số tiền tạm ứng theo giấy đề nghị tạm ứng của cán bộ đĩ. Phiếu chi là căn cứ để thủ quỹ xuất tiền cho cán bộ cơng chức.
  19. 16 1.3. Ghi sổ nợ Sau khi xuất tiền tạm ứng cho cán bộ, kế tốn sẽ tiến hành ghi sổ nợ cho cán bộ đĩ. Đây là 1 thủ tục cần thiết để quản lý và theo dõi , đối chiếu khi cán bộ đi cơng tác. 2.1. Nhận và kiểm tra hồ sơ cơng tác về Khi Cán bộ trình hồ sơ cơng tác về thì kế tốn thanh tốn sẽ tiến hành kiểm tra các giấy tờ đĩ xem đã hợp lệ chƣa . Nếu các hĩa đơn chứng từ hợp lệ sẽ đƣợc tính vào chi phí cịn nếu chƣa hợp lệ thì sẽ tiến hành chuyển cho kế tốn trƣởng kiểm duyệt lần nữa trƣớc khi kí. 2.2. Tính chi phí cơng tác phí Hồ sơ cơng tác bao gồm tồn bộ các giấy tờ mà cán bộ đƣợc cấp và dùng trong quá trình cơng tác: quyết định đi cơng tác, giấy đi đƣờng, giấy giới thiệu, phiếu thu, phiếu chi, hĩa đơn tài chính: cuống vé tàu xe .Hồ sơ này sẽ đƣợc kế tốn viên dung làm căn cứ đối chiếu để tính tốn tổng chi phí của đợt cơng tác theo quy định mà cán bộ đƣợc hƣởng. Khi tính tốn, kế tốn cần sử dụng bảng cơng tác phí hàng ngày theo quy đinh của tổ chức, mức phí lƣu trú đƣợc thanh tốn và các khoản chi phí liên quan khác đƣợc phép tính. Khi đối chiếu với các bảng ba rem quy định, kế tĩan viên sẽ tính ra các khoản chi phí cơng tác phí mà cán bộ đƣợc phép thanh tốn cho chuyến cơng tác của mình. 2.3. Lập phiếu thu / chi Dựa vào bảng phí cơng tác đã tính, kế tốn lập phiếu chi hoặc thu. Nếu số tiền tạm ứng nhỏ hơn số tiền cơng tác phí đĩ thì kế tốn thanh tốn tiến hành lập phiếu chi để trả lại sổ tiền đĩ cho cán bộ. Ngƣợc lại lập phiếu thu hay ghi nợ để trừ vào lƣơng sau này 2.4. Xĩa nợ Sau khi đã tiến hành các thủ tục thanh tốn đầy đủ cho cán bộ, kế tốn sẽ tiến hành đối chiếu sổ nợ và xĩa nợ cho cán bộ nếu khơng cịn nợ hoặc ghi nợ mới nếu cán bộ chƣa cĩ tiền trả phần chênh lệch tạm ứng. 3.0. Lập báo cáo Hàng tuần, tháng hay quý, theo yêu cầu của lãnh đạo, kế tốn tiến hành lập báo cáo để gửi cho lãnh đạo.
  20. 17 1.3.5. Danh sách hồ sơ dữ liệu đƣợc sử dụng Các dữ liệu thu thập đƣợc phân tích từ khảo sát ban đầu bao gồm : a. Giấy đi đƣờng b. Các hồ sơ khác c. Phiếu chi d. Sổ nợ e. Bảng chi cơng tác phí f. Bảng phí lƣu trú g. Bảng tính thanh tốn cơng tác phí h. Phiếu thu i. Báo cáo Ở đây các hỒ sơ khác nhƣ giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh tốn, giấy giới thiệu, chỉ đƣợc ngƣời dùng sử dụng trực tiếp (làm thủ cơng) đế đánh giá, ra quyết định mà khơng than gia vào quá trình xử lý trên máy, gọi chung là các hồ sơ khác đƣợc dùng nhƣ đầu vào, khơng cần lƣu trữ trên máy.
  21. 18 1.3.6. Ma trận thực thể chức năng Các hồ sơ sử dụng a. Giấy đi đƣờng b. Các hồ sơ khác c. Phiếu chi d. Sổ nợ e. Bảng chi cơng tác phí f. Bảng phí lƣu trú g. Bảng tính thanh tốn cơng tác phí h. Phiếu thu i. Báo cáo Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i 1. Tạm ứng R R C U 2. Thanh tốn cơng tác phí R U R R C C 3. Lập các báo cáo R R R C Hình 1.6. Ma trận thực thể chức năng
  22. Chƣơng 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. Các mơ hình xử lý nghiệp vụ 2.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 Từ biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân rã chức năng và ma trận thực thể chức năng ta triển khai xây dựng đƣợc biểu đồ tiến trình nghiệp vụ của hệ thống ở mức 0 sau đây: CÁN BỘ Hồ sơ đề Hồ sơ nghị đề nghị Phiếu Phiếu thanh tạm chi thu tốn ứng a Giấy đi đƣờng b Các hồ sơ 1.0 2.0 c phiếu chi Tạm ứng Thanh tốn d Sổ nợ e Cơng tác phí đề nghị f Phí lƣu trú được h Phiếu thu phê duyệt g Bảng tính CTF đề nghị Hồ sơ được đề nghị Hồ sơ d Phiếu chi phê thanh duyệt đề nghị tốn tạm ứng i Báo cáo 3.0 Lập báo cáo báo y.cầu cáo báo cáo LÃNH ĐẠO Hình 2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
  23. 20 2.1.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 a. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ‘ 1.0. Tạm ứng ‘ Hồ sơ LÃNH ĐẠO đề nghị Phê tạm duyệt ứng tạm ứng 1.2 1.1 a Giấy đi đƣờng Nhận và kiểm Lập phiếu chi b Các hồ sơ tra hồ sơ đi tạm ứng cơng tác Kế tốn viên Kế tốn viên Hồ Hồ c Phiếu chi sơ sơ giấy giấy đề đề d Sổ nợ nghị nghị tạm tạm 1.3 ứng ứng sai Ghi sổ nợ CÁN BỘ Kế tốn viên Phiếu chi Hình 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Tạm ứng
  24. 21 b. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ‘ 2.0. Thanh tốn ‘ đề nghị thanh tốn được duyệt LÃNH ĐẠO đề nghị thanh tốn 2.2 2.1 b Các hồ sơ Tính chi phí Nhận và kiểm cơng tác phí tra hồ sơ Hồ sơ đề nghị thanh tốn hồn chỉnh cơng tác về Kế tốn viên a giấy đi đƣờng Kế tốn Kế tốn viên e Cơng tác phí Hồ sơ Kế tốn giấy đề Hồ sơ đề f Phí lƣu trú đề nghị nghị thanh nghị thanh tốn chưa thanh tốn hồn chỉnh tốn h Phiếu thu được CÁN BỘ g Bảng tính CTF duyệt Phiếu chi / thu d sổ nợ 2.3 2.4 Phiếu chi / thu đã lập Lập phiếu Xĩa nợ thu / chi Kế tốn viên Kế tốn viên Kế tốn Hình 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Thanh tốn
  25. 22 c. Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình ‘ 3.0. Lập báo cáo‘ 3.1 Báo cáo c Phiếu chi g Bảng tính CTF Kế tốn viên i Báo cáo Yêu cầu h phiếu thu báo báo cáo cáo LÃNH ĐẠO Hình 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 Lập báo cáo
  26. 23 2.2. Mơ hình dữ liệu khái niệm 2.2.1. Lập bảng liệt kê các thuộc tính của các hồ sơ, tài liệu (lần 0) Dấu loại lần Tên hồ sơ và thuộc tính Thuộc tính viết gọn 0 1 2 a. Giấy đi đƣờng Số giấy đi đƣờng sốGĐĐ Ngày cấp Ngày cấpGĐĐ Cấp cho cán bộ tênCB Chức vụ cán bộ mãCV Mức lƣơng mức lương Nơi đi cơng tác nơiđiCT Từ ngày ngàyđiCT Đến ngày ngàyvềCT Tạm ứng trƣớc lươngứngtrước Nơi đi nơiđi Nơi đến nơiđến Ngày, giờ đi ngày,giờđi Ngày, giờ đến ngày,giờđến Phƣơng tiện sử dụng tênPT Tiền vé phƣơng tiện Chi phí phương tiên Chí phí khác liên quan Chi phí khác
  27. 24 Độ dài chặng đƣờng độdàiđường Thời gian lƣu trú Thờigianlưutrú Chi phí lƣu trú Phí lưu trú c. Phiếu thu/chi Số phiếu sốphiếu Tên cán bộ tênCB địachỉ địa chỉ Ngày viết phiếu Ngày phiếu Lý do thu/chi lydoTC sốtiền sốtiền Chứng từ kèm theo chứngtừ Ngƣời viết phiếu tênKTV d. Sổ nợ Tên cán bộ tênCB địa chỉ địa chỉ Lý do nợ lýdonợ Sốtiền tiềnnợ Ngày nợ ngày nợ Ngày thanh tốn ngàyTT Ngƣời lập sổ tênKTV e.Bảng cơng tác phí Mức lƣơng mức lương
  28. 25 Chức vụ chứcvụ Đơn giá cơng tác phí (1000đ/ngày) Phicơngtác f. Bảng phí lƣu trú Vùng mavùng Khu vực Tênkhu vực tiền lƣu trú (1000đ/ngày/đêm) Đơngiá lưutrú g. Bảng thanh tốn cơng tác phí Số phiếu TT Số phiếu TT Số giấy đi đƣờng SốGDĐ Họ tên cán bộ tênCB Tiền cơng tác phí Tiền CTF Tiền đi đƣờng Tiền điđường Tiền lƣu trú Tiền lưutrú Tiền đƣợc hƣởng khác Tiềnkhác Tổng cơng tác phi Tổngcộng CTF Tạm ứng trƣớc Tamứng Số tiền cịn lại Sốtiền cịn lại Ngày tínhCTF Ngày tính Ngƣời tínhCTF Người tính Hình 2.5. Bảng liệt kê các thuộc tính của các hồ sơ, tài liệu
  29. 26 2.2.2. Xác định các thực thể (lần 1) Thuộc tính tên Thực thể Thuộc tính và định danh gọi Tên CB CÁNBỘ mãCB, tênCB, địachỉ, chứcvụ, mứclương (Tên)vùng VÙNG mãvùng, tênvùng (tên) Khu vực KHU VỰC tên khu vực Tên phƣơngtiện PHƢƠNG TIỆN mãPT, tênPT Nhân viên NHÂN VIÊN mãNV, tênNV, vaitrị sốGĐĐ GIẤY ĐI ĐƢỜNG sốGĐĐ Tên địa danh ĐỊA DANH Tên địa danh Hình 2.6. Bảng xác định các thực thể và thuộc tính 2.2.3. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể a. Tìm các mối quan hệ tương tác Để tìm các mối quan hệ tƣơng tác, ta tìm các đƣợc các động từ sau đây trong bảng liệt kê cịn lại sau khi xác định các thực thể và loại đi các thuộc tính đã sử dụng (nằm ởt các dịng cịn lại chƣa đánh ở cột 2 của bảng). Mỗi động từ xác định một mối quan hệ tƣơng tác: Với mỗi động từ ta sẽ đặt câu hỏi để xác định mối quan hệ giữa các thực thể tƣơng ứng với nĩ. Mối quan hệ Động từ: Cấp (GĐĐ) Thực thể Thuộc tính Ai cấp NHÂNVIÊN Cho ai ? CÁN BỘ Cái gì? GIẤY ĐI ĐƢỜNG Đi đâu? ĐỊA DANH Khi nào? Ngày cấp
  30. 27 Baolâu? từ ngày đến ngày Mối quan hệ Động từ: Chi/Thu Thực thể Thuộc tính Ai chi/thu? NHÂNVIÊN Cho/của ai? CÁN BỘ bằng cách nào? Số phiếu chi/thu Khi nào? Ngày phiếu Vì sao? Ly do chi/thu Trên cơ sở nào? hồ sơ kèm theo Bao nhiêu số tiền chi/thu Mối quan hệ Động từ: Ghi Nợ Thực thể Thuộc tính Ai ghi nợ? NHÂNVIÊN Cho ai? CÁN BỘ Khi nào? ngày ghi ngày trả về cái gì nội dung nợ Bao nhiêu số tiền Mối quan hệ Động từ: Lưu trú Thực thể Thuộc tính Ai lƣu trú? CÁN BỘ Ở đâu? ĐỊA DANH Bao lâu? số ngày Chi phí? phí lƣutrú Mối quan hệ Động từ: Đi đường Thực thể Thuộc tính Ai đi? CÁN BỘ Đi từ đâu? ĐỊA DANH1 Đi đến đâu? ĐỊA DANH2 bằng cái gì? PHƢƠNG TIỆN Bao nhiêu thời gian? Ngay đi Ngày đến Bao xa? độ dài quãng đƣờng
  31. 28 Bao nhiêu tiền? phi phƣơng tiện Mối quan hệ Động từ : Thanh tốn CTF Thực thể Thuộc tính Ai tính? NHÂNVIÊN cho ai? CÁN BỘ Cho cái gì GIẤY ĐI ĐƢỜNG Khi nào? Ngày tính Tính cái gì? tiền CTF tiền lƣutrú tiền đi lại Các khoản khác Tièn tam ứng tổng chi phí tiền đƣợc nhận Hình 2.7. Bảng xác định các mối quan hệ tƣơng tác b. Tìm các mối quan hệ phụ thuộc sở hữu Xét từng cập các thực thể ta tìm đƣợc các mối quan hệ phụ thuộc sở hữu sau đây: Mối quan hệ THUỘC1 giữa ĐỊA DANH và KHU VỰC Mối quan hệ THUỘC2 giữa KHU VỰC và VÙNG
  32. 29 2.2.4. Biểu đồ của mơ hình dữ liệu quan niệm. GIẤY ĐI THUỘC2 ĐƢỜNG Số GĐĐ VÙNG ngàytính tiềnCTF Tên KV n sốphiếu phí lưutrú Ngàycấp THUỘC1 KHUVỰC PHIẾU TT Tên vùng CTF CÂP Tên ĐD1 Phí đilại MãĐD Cịn lại từngày đếnngày ĐỊA DANH1 THUỘC1 tạmứng Phí khác MãĐD tổng chiphí mãCB Tên CB ngày đi ngày đến Tên ĐD2 khác ĐỊA DANH2 CÁN BỘ ĐI ĐƢỜNG chứcvụ phiPT ngàynợ ngàytrả dộdàiQĐ CB GHI NỢ mứclương tênPT PHƢƠNGTIỆN Thời gian Phí LTrú Lý do sốtiền mãPT SốPH LƢU TRÚ ngàyPH Lý do Mã NV tênNV CHI/THU hồsơ kèm sốtiền NHÂNVIÊN địachỉNV vaitrrịNV Hình 2.8. Biểu đồ mơ hình dữ liệu khái niệm ER của hệ thống
  33. Chƣơng 3 : THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.1.1. Chuyển mơ hình E-R sang mơ hình quan hệ 3.1.1.1. Chuyển các đối tượng của mơ hình ER thành quan hệ a. Chuyển các thực thể thành quan hệ Thực thể Quan hệ tƣơng ứng CÁNBỘ CÁNBỘ (mãCB, tênCB, địachỉ, chứcvụ, mứclương) (1) VÙNG VÙNG ( tênvùng) (2) KHU VỰC KHU VỰC (tênkhuvực) (3) PHƢƠNG TIỆN PHƢƠNG TIỆN (mãPT, tênPT) (4) NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN (mãNV,tênNVvaitrị) (5) GIẤY ĐI ĐƢỜNG GIẤY ĐI ĐƢỜNG (sốGĐĐ,mãCB, mãĐD, ngàycấp, từ ngày, đến ngày, tamứng ) (6) ĐỊA DANH ĐỊA DANH ( MãĐD, TênĐD) (7) Hình 3.1. Bảng Chuyển các thực thể thành quan hệ
  34. 31 b. Chuyển các mối quan hệ thành quan hệ Mối quan hệ Quan hệ tƣơng ứng CAPGĐĐ (sốGĐĐ, mãCB, mãĐD, ngàycấp, từngày, đếnngày) (8) PHIEUC/T(sốPH, mãCB, mãNV, , ngàyPH, lýdo, hồsơkèm, sốtiền) (9) GHINỢ(mãCB, mãNV, ngàynợ, ngàytrả, lýdo, sốtiền) (10) LƢUTRƯ(mãCB, mãĐD, thờigianLT, phíLT) (11) ĐIĐƢỜNG(mãĐD1, mãĐD2, maPT, mãCB, ngàyđi. ngàyđến, phíPT, độdàiQĐ) (12) phílưutrú, phíđilại, phíkhác, tổngchiphí, tạmứng, cịnlại) (13) ĐỊADANH ( MãĐD, tênKV) (7’) KHUVUC(tênKV, tênvùng) (2’) Hình 3.2. Bảng Chuyển các mối quan hệ thành quan hệ Chú ý : 3.1.1.2. Chuẩn hĩa các quan hệ và phi chuẩn Các quan hệ đều là chuẩn 3 khơng cần chuẩn hĩa. Vì quan hệ VÙNG chỉ cĩ 1 thuộc tính, cĩ thể bỏ qua quan hệ (2) này, và xem tên vùng nhƣ một thuộc tính trong quan hệ KHVUC : KHUVUC ( tênKV, tênvùng) (2’’) Vì quan hệ KHU VỰC chỉ cĩ 2 thuộc tính cĩ thể bỏ qua nĩ, và kết hợp nĩ với quan hệ ĐỊA DANH làm một quan hệ và xem tênKV, tenvung là các thuộc tính của quan hệ này : DIADANH ( mãĐD, tenĐD, tênKV, tênvùng) ( 7’’) Vì quan hệ CAPGĐĐ cĩ các thuộc tính cũng nằm trong quan hệ GIẤY ĐI ĐƢỜNG nên cĩ thể bỏ quan hệ này, đổi tên quan hệ CAPGĐĐ thành quan hệ GIẤYĐIĐƢỜNG ( sau khi bỏ quan hệ 8) và chọn sốGĐĐ làm khĩa của nĩ. Điều này khơng làm mất tính chuẩn 3 của quan hệ này. Cuối cùng, mơ hình quan hệ của chúng ta nhận đƣợc bao gồm các quan hệ cĩ các số hiệu sau : (1), (4), (5), (6), (7’’), (9), (10), (11), (12),(13).
  35. 3.1.1.3. Biểu đồ mơ hình quan hệ Hình 3.3. Biểu đồ liên kết của mơ hình quan hệ
  36. 3.1.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 3.1.2.1. Chọn hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 3.1.2.2. Thiết kế các file vật lý a. Table CANBO Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Định dạng Ràng buộc MaCB Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính TenCB Ký tự 50 Chữ Diachi Ký tự 100 Chữ + số Chucvu Ký tự 100 Chữ + số Mucluong Số 12 Số nguyên b. Table PHUONGTIEN Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Định dạng Ràng buộc MaPT Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính TenPT Ký tự 50 Chữ c. Table NHANVIEN Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Định dạng Ràng buộc MaNV Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính TenNV Ký tự 50 Chữ Vaitro Ký tự 100 Chữ + số
  37. 34 d. Table GIAYDIDUONG Thuộc tính Kiểu dữ Cỡ Định dạng Ràng buộc liệu SoGĐĐ Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính MaCB Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính TenĐD Ký tự 50 Chữ hoa + số Khĩa chính Ngaycap Datetime 8 hh:dd/mm/yy Tungay Datetime 8 hh:dd/mm/yy Denngay Datetime 8 hh:dd/mm/yy e. Table DIADANH Thuộc tính Kiểu dữ Cỡ Định dạng Ràng buộc liệu MãĐD Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính TenĐD kytu 30 Chữ hoa + số Tenvung Ký tự 30 Chữ hoa + số TenKV Ký tự 30 Chữ hoa + số
  38. 35 f. Table PHIEUC/T Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Định dạng Ràng buộc SoPH Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính MaCB Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa ngồi MaNV Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa ngồi NgayPH Datetime 8 hh:dd/mm/yy Lydo Ký tự 100 Chữ + số Hosokem Ký tự 100 Chữ + số Sotien Số 50 Số nguyên g. Table GHINO Thuộc tính Kiểu dữ Cỡ Định dạng Ràng buộc liệu MaCB Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính MaNV Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính Ngayno Datetime 8 hh:dd/mm/yy Ngaytra Datetime 8 hh:dd/mm/yy Lydo Ký tự 1000 Chữ hoa + số Sotien Số 50 Số nguyên
  39. 36 h. Table LUUTRU Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Định dạng Ràng buộc MaCB Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính TenĐD Ký tự 50 Chữ hoa + số Khĩa chính Thoigian Số 100 Số nguyên PhiLTru Số 50 Số nguyên i. Table ĐIDUONG Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Định dạng Ràng buộc TenĐD1 Ký tự 50 Chữ hoa + số Khĩa chính TenĐD2 Ký tự 50 Chữ hoa + số Khĩa chính TenPT Ký tự 50 Chữ hoa + số Khĩa chính MaCB Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính Ngaydi Datetime 8 hh:dd/mm/yy Ngayden Datetime 8 hh:dd/mm/yy PhiPT Số 12 Số nguyên DodaiQĐ Số 12 Số nguyên
  40. 37 j. Table THANHTOAN k. Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Định dạng Ràng buộc Sophieu Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa chính SoGĐĐ Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa ngoai MaCB Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa ngoai MaNV Ký tự 10 Chữ hoa + số Khĩa ngoai Ngaytinh Datetime 8 hh:dd/mm/yy TienCTF Số 12 Số nguyên PhiLTru Số 12 Số nguyên Phidilai Số 12 Số nguyên Phikhac Số 12 Số nguyên Tongchiphi Số 12 Số nguyên Tamung Số 12 Số nguyên Conlai Số 12 Số nguyên l. Table Vùng Thuộc tính Kiểu dữ liệu Cỡ Định dạng Ràng buộc Tenvung Ký tự 50 Chữ hoa + số Khĩa chính STT Tên Vùng 1 Đồng bằng Sơng Hồng 2 Đồng bằng ven biển 3 Đồng bằng Sơng Cửu Long 4 Trung du và miền núi Tài liệu nguồn : wikipedia
  41. 38 3.2. Xác định các giao diện nhập liệu 3.2.1. Các giao diện ứng với các thực thể Từ mơ hình khái niệm dữ liệu, ta xác định đƣợc các giao diện nhập liệu tƣơng ứng với các thực thể cho trong bảng sau : Thực thể Giao diện nhập liệu CÁN BỘ a. Cập nhật CÁN BỘ PHƢƠNG TIỆN b. Cập nhật PHƢƠNG TIỆN NHÂN VIÊN c. Cập nhật NHÂN VIÊN ĐỊA DANH d. Cập nhật ĐỊA DANH Hình.3.4. Bảng các giao diện ứng với các thực thể 3.2.2. Các giao diện ứng với các mối quan hệ Từ mơ hình khái niệm dữ liệu, ta xác định đƣợc các giao diện nhập liệu tƣơng ứng với các mối quan hệ cho trong bảng sau : e. Cập nhật GIAYDIDUONG f. Cập nhật THUCHI g. Cập nhật GHI NỢ h. Cập nhật LƢU TRƯ i. Cập nhật ĐI ĐƢỜNG j. Cập nhật THANH TỐN Hình.3.5. Bảng các giao diện ứng với các mối quan hệ
  42. 39 3.3. Xác định các luồng dữ liệu hệ thống và giao diện xử lý 3.3.1. Luồng hệ thống của tiến trình “Tạm ứng” Hồ sơ LÃNH ĐẠ O đề nghị Phê tạm duyệt ứng tạm ứng GIẤY ĐI ĐƢỜNG 1.2 1.1 ĐỊA DANH Lập phiếu chi Nhận và kiểm PHIEUC/T tạm ứng tra hồ sơ đi cơng tác CÁN BỘ Hồ Hồ sơ sơ giấy giấy đề đề nghị nghị tạm tạm 1.3 ứng ứng GHI NỢ sai Ghi sổ nợ CÁN BỘ Phiếu chi Ba tiến trình 1.2, 1.3 đƣợc chọn để máy thực hiện. Hình 3.6. Biểu đồ luồng hệ thống của tiến trình Tạm ứng
  43. 40 3.3.2. Luồng hệ thống của tiến trình “Thanh tốn” đề nghị thanh tốn được duyệt LÃNH ĐẠO đề nghị thanh tốn Hồ sơ đề nghị thanh tốn hồn chỉnh 2.2 2.1 GIẤY ĐI ĐƢỜNG Tính chi phí Nhận và kiểm cơng tác phí tra hồ sơ cơng PHƢƠNG TIỆN tác về Hồ sơ ĐI ĐƢỜNG giấy đề Hồ sơ đề đề nghị nghị thanh nghị thanh tốn chưa LƢU TRÚ thanh tốn hồn chỉnh tốn được CÁN BỘ duyệt CÁN BỘ THANH TỐN Phiếu chi / thu 2.4 2.3 Phiếu chi / thu đã lập Xĩa nợ Lập phiếu T/C THU CHI GHI NỢ Ba tiến trình 2.2, 2.3, 2.4 đƣợc chọn để máy thực hiện. Hình 3.7. Biểu đồ luồng hệ thống của tiến trình Thanh tốn
  44. 41 3.3.3. Luồng hệ thống của tiến trình “Báo cáo” BÁO CÁO THU CHI THANH TỐN 3.1 Lập báo cáo Yêu cầu báo báo cáo cáo LÃNH ĐẠO Tiến trình duy nhất 3.1 đƣợc chọn để máy thực hiện. Hình 3.8. Biểu đồ luồng hệ thống của tiến trình báo cáo 3.3.4. Xác định các giao diện xử lý Mỗi một tiến trình do máy thực hiện xác định một giao diện xử lý. Từ các biểu đồ luồng hệ thống ở trên, ta xác định đƣợc các giao diện xủa lý sau đây : Tiến trình Giao diện xử lý luồng hệ thống tiến trình 1.2. k. Lập phiếu chi (tạm ứng) tiến trình 1.3. l. ghi sổ nợ tiến trình 2.2. m. Tính chi phí cơng tác phí tiến trình 2.3. n. Lập phiếu thu/chi tiến trình 2.4. o. Xĩa nợ tiến trình 3.1. p. Lập các báo cáo Hình 3.9. Bảng xác định các giao diện xử lý
  45. 3.4. Tích hợp các giao diện và thiết kế kiến trúc 3.4.1. Tích hợp các giao diện Giao diện nhập liệu Giao diện xử lý Tích hợp giao diện a. Cập nhật Cán bộ e.Cập nhật Giấy đi đƣờng 1 b. Cập nhật Phƣơng Tiện n. Lập phiếu chi (tạm ứng) 2 c. Cập nhật Nhân viên o. ghi sổ nợ 3 d. Cập nhật Địa danh h. Cập nhật Lƣu trú 4 e. Cập nhật Giấy đi đƣờng k. Lập phiếu chi (tạm ứng) i. Cập nhật Đi Đƣờng 5 f. Cập nhật Thu Chi l. ghi sổ nợ p.Tính chi phí cơng tác phí 6 g. Cập nhật Ghi nợ m. Tính chi phí cơng tác phí q. Lập phiếu thu, chi 7 h. Cập nhật Lƣu trú n. Lập phiếu thu, chi r. Xĩa nợ 8 i. Cập nhật Đi Đƣờng o. Xĩa nợ s. Lập các báo cáo 9 j. Cập nhật Thanh tốn p. Lập các báo cáo a.Cập nhật Cán bộ 10 b.Cập nhật Phƣơng tiện 11 e.Cấp nhật Nhân viên 12 g.Cập nhật Địa danh 13 3.10. Bảng Tích hợp các giao diện
  46. 43 3.4.2. Kiến trúc hệ thống giao diện tƣơng tác Tuy nhập hệ thống 0 Thực đơn chính 1.1 1.2 1.3 Tạm ứng Thanh tốn Báo cáo và nhập dữ liệu 0 0 0 1.2.1 1.1.1 1.3.1 Cập nhật lƣu trú Cập nhật giấy ĐĐ Lập báo cáo 1 1.1 1.2 4 1.3 9 Hình 3.11. Kiến trúc hệ thống thực đơn tƣơng tác của chƣơng trình 1.1.2 1.2.2 1.3.2 lập phiếu chi tạm ứng Cập nhật đi đƣơng Nhập dữ liệu 1.3 1.1 2 1.2 5 1.3.2.1 Cập nhật cán bộ 1.1.3 1.2.3 Ghi sổ nợ Tính chi phí cơng 1.3.2 10 4 tác phí 1.1 3 1.3.2.2 1.2 6 Cập nhật phƣơng tiện 11 1.2.4 1.3.2 Lập phiếu thanh 1.3.2.3 tốn Cập nhật nhân viên 7 1.2 1.3.2 12 4 1.2.5 1.3.2.4 Xĩa nợ Cập nhật Địa danh 1.2 8 1.3.2 13 Hình 3.11. Kiến trúc hệ thống thực đơn tƣơng tác của chƣơng trình
  47. 44 3.5. Đặc tả các giao diện và thủ tục 3.5.1. Đặc tả các giao diện đăng nhập hệ thống Hình .1. Giao diện điều khiển Hình 3.12. Giao diện đăng nhập 3.5.2 Đặc tả giao diện nhập liệu Hình 3.13. Giao diện nhập liệu Cán bộ
  48. 45 Chƣơng 4 CÀI ĐẶT VÀ THỬ NGHIỆM HỆ THỐNG 4.1. Mơi trƣờng vận hành của hệ thống 4.1.1. Kiến trúc hệ thống phần cứng đầy đủ 4.1.1.1. Mơ hình kiến trúc 4.1.1.1. Cấu hình và tính năng thiết bị 4.1.2. Hệ thống phần mềm nền - Hệ điều hành windows của microsoft. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL - Ngơn ngữ lập trình Visual Basic - Phần mềm mơi trƣờng trợ giúp cần thiết khác 4.1.3. Các hệ con và chức năng - Khả năng thêm, sửa, xĩa và cập nhật dữ liệu vào hệ thống. - Tìm kiếm nhanh các thơng tin cần thiết. 4.2. Giới thiếu hệ thống phần mềm 4.2.1. Hệ thống thực đơn chính Hình 4.1. Hệ thống thực đơn chính
  49. 46 4.2.2. Các hệ thống thực đơn con Hình 4.2. Thực đơn con Tạm ứng Hình 4.3. Thực đơn con Thanh tốn
  50. 47 Hình 4.4. Thực đơn con Báo cáo và nhập dữ liệu Hình 4.5. Thực đơn con báo cáo và nhập dữ liệu
  51. 48 4.2.3. Hƣớng dẫn sử dụng một số chức năng chính qua thực đơn 4.2.4. Một số kết quả đầu ra tiêu biểu Hình 4.6. Bảng thơng tin sổ ghi nợ Hình 4.7. Bảng báo cáo thu chi
  52. 49 4.3. Những hạn chế của hệ thống đƣợc phát triển Hệ thống chƣơng trình cịn giới hạn sử dụng trên hệ điều hành windows của microsoft. Quy mơ sử dụng với quy mơ rộng cần hệ thống mạng nâng cao.
  53. 50 KẾT LUẬN Trong đồ án này, em đã vận dụng phƣơng pháp phân tích thiết kế hƣớng cấu trúc để xây dựng chƣơng trình quản lý thanh tốn cơng tác phí. Kết quả đạt đƣợc bao gồm: Phát biểu và mơ hình hĩa đƣợc bài tốn thực tế: Quản lý thanh tốn cơng tác phí. Tiến hành phân tích và thiết kế bài tốn một cách đầy đủ, theo đúng quy trình đƣợc học bằng phƣơng pháp cấu trúc. Xây dựng chƣơng trình và cài đặt thử nghiệm với một số dữ liệu chạy thơng suốt, cho ra kết quả. Qua quá trình làm đồ án, em đã học thêm nhiều kiến thức thực tế và biết vận dụng kiến thức đã học để giải quyết một bài tốn đặt ra. Tuy nhiên kết quả cịn rất hạn chế, cần cĩ sự hỗ trợ rất nhiều của thầy. Để cĩ khả năng làm tốt việc vận dụng lý thuyết vào thực hành và cĩ kỹ năng nhất định, em thấy cần phải thực hành nhiều hơn nữa.
  54. 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Vy, Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, NXB Khoa học Tự nhiên và Cơng nghệ, Hà nội, 2007 [2] Nguyễn Văn Vy, Giáo trình Phân tích và thiết kế các hệ thống thơng tin, NXB Giáo dục Việt nam, Hà nội, 2010
  55. 52 PHỤ LỤC
  56. 53 1. Giấy đi đƣờng ĐƠN VỊ: . CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Mẫu số: C07 – H Bộ phận: Độc lập – tự do – hạnh phúc Ban hành theo QĐ số 999 – *&* TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 GIẤY ĐI ĐƢỜNG Số: Cấp cho: Chức vụ: . Đƣợc cử đi cơng tác tại: . Theo cơng lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số ngày tháng năm Từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm Ngày tháng năm Thủ trƣởng đơn vị Tiền ứng trƣớc Lƣơng: . đ Cơng tác phí: đ Cộng: đ Thời gian lƣu trú Chứng nhận Phƣơng Độ dài Lý do Nơi đi và Ngày của cơ quan tiện sử chặng lƣu đến giờ Trên ở nơi (Ký tên, đĩng dụng đƣờng trú đƣờng đi đến dấu) Nơi đi: Nơi đến: Nơi đi: Nơi đến:
  57. 54 Nơi đi: Nơi đến: Nơi đi: Nơi đến: - Vé ngƣời: vé x: đ = đ - Vé cƣớc xe đạp: vé x: đ = . đ - Phụ phí lấy vé bằng: - Điện thoại: . Vé x: đ = đ - Vé trọ: Vé x: đ = đ 1- Phụ phí đi đƣờng: cộng đ 2- Phụ cấp lƣu trú: - Lƣu trú dọc đƣờng: cộng: . đ - Lƣu trú nơi cơng tác: cộng . đ Tổng cộng: .đ Duyệt Duyệt Thời gian lƣu trú Số tiền đƣợc đƣợc phụ cấp thanh tốn ngày là : Ngƣời đi cơng tác Phụ trách bộ phận Phụ trách kế tốn tài vụ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Giấy đi đƣờng
  58. 55 2. Giấy gới thiệu CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – tự do – hạnh phúc Số: /GT GIẤY GIỚI THIỆU Kính gửi: Chúng tơi xin chân trọng giới thiệu Ơng, bà Chức vụ Đƣợc cử đến Đề nghị . hết sức giúp đỡ Ơng, bà hồn thành nhiệm vụ Cĩ giá trị Ngày tháng năm hết ngày / / Thủ trƣởng 3. Bảng cơng tác phí bao gồm: Xếp Loại CBCC CBCC hạng A : Giám đốc, Phĩ giám đốc. CBCC hạng B : Kế tốn trƣờng, trƣởng phịng, phĩ phịng. CBCC hạng C : Nhân viên trong cơng ty - Tiền đi đƣờng : theo vé tàu xe. - Tiền lƣu trú : Số Km CBCC hạng A CBCC hạng B CBCC hạng C 100.000 50.000 20.000 20 Km VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày 200.000 100.000 50.000 Trên 30 Km VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày
  59. 56 - Tiền nghỉ : + Trong tỉnh : Khu vực CBCC hạng A CBCC hạng B CBCC hạng C Trung tâm thành 500.000 300.000 150.000 phố VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày Quận Kiến An, 400.000 200.000 100.000 Dƣơng Kinh VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày Các khu vực cịn 350.000 150.000 70.000 lại VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày + Ngoại tỉnh : Khu vực CBCC hạng A CBCC hạng B CBCC hạng C Hà Nội, Thành 600.000 400.000 200.000 Phố Hồ Chí Minh VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày Quảng Ninh, Huế, 500.000 350.000 150.000 Đà Nẵng, Khánh VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày Hịa, Bà Rịa – Vũng Tàu, Bình Dƣơng, Cần Thơ. Các tỉnh, thành 350.000 150.000 70.000 phố cịn lại VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày VND/ngƣời/ngày
  60. 57 4. Mẫu phiếu Thu-Chi : Đơn vị: Mẫu số 01 - TT Địa chỉ: (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) PHIẾU THU/CHI Ngày tháng năm Quyển số: Số: Nợ: Cĩ: Họ và tên ngƣời nộp tiền: . Địa chỉ: . Lý do nộp: Số tiền: (Viết bằng chữ): . Kèm theo: Chứng từ gốc. Ngày tháng năm Kế tốn Ngƣời Giám đốc trƣởng nộp Ngƣời lập Thủ quỹ (Ký, họ tên, đĩng (Ký, họ dấu) (Ký, họ tên) tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): . Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngồi phải đĩng dấu)
  61. 58 5. Mẫu sổ ghi nợ : STT Tên cán Địa chỉ Lý do nợ Số tiền Ngày nợ Ngày bộ thanh tốn Ngƣời lập sổ (ký, họ tên)
  62. 6. Sổ ghi nợ : STT Số phiếu Số Giấy đi Họ tên Ngày Tiền Phí lƣu Phí đi Phí đƣợc Tồng Tạm ứng Tiền thanh tốn đƣờng Cán bộ tính CTP CTP trú đƣờng hƣởng khác chi phí trƣớc cịn lại