›

Đồ án Xây dựng phần mềm quản lý công văn cho văn phòng thành ủy Hải Phòng dựa trên Lotus Notes - Phạm Huyền Trang

pdf 72 trang huongle 1500
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Đồ án Xây dựng phần mềm quản lý công văn cho văn phòng thành ủy Hải Phòng dựa trên Lotus Notes - Phạm Huyền Trang", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfdo_an_xay_dung_phan_mem_quan_ly_cong_van_cho_van_phong_thanh.pdf

Nội dung text: Đồ án Xây dựng phần mềm quản lý công văn cho văn phòng thành ủy Hải Phòng dựa trên Lotus Notes - Phạm Huyền Trang

  1. 1 Bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o Tr•êng ®¹i häc d©n lËp h¶i phßng o0o X©y dùng phÇn mÒm qu¶n lý c«ng v¨n cho v¨n phßng thµnh ñy h¶i phßng dùa trªn lotus notes ®å ¸n tèt nghiÖp ®¹i häc hÖ chÝnh quy Ngµnh: C«ng nghÖ Th«ng tin Sinh viªn thùc hiÖn: ph¹m huyÒn trang Gi¸o viªn h•íng dÉn: Ths. PHïNG ANH TUÊn M· sè sinh viªn: 121253 H¶i Phßng - 2012 Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  2. 2 MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH VẼ 3 DANH MỤC BẢNG BIỂU 4 BẢNG CÁC KÝ PHÁP 4 LỜI CẢM ƠN 5 MỞ ĐẦU 5 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6 1.1. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 6 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin 6 1.1.2 Khái niệm phân tích thiết kế hệ thống 6 1.2. Phân tích thiết kế hệ thống hƣớng cấu trúc 7 1.2.1 Hệ thống hƣớng cấu trúc 7 1.2.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hƣớng cấu trúc 7 1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu 8 Chƣơng 2: GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ LOTUS NOTES 11 2.1 Giới thiệu về ứng dụng của Lotus Notes 11 2.2 Cơ sở dữ liệu trong Lotus Notes 12 2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong Lotus Notes 14 2.4 Tổng kết về tính năng của Lotus Notes 18 Chƣơng 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 20 3.1 Tình hình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng 20 3.2 Mô tả bài toán 20 3.2.1 Khái niệm quản lý công văn 20 3.2.2 Mô tả bằng lời 21 3.2.3 Bảng nội dung công việc 25 3.2.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ 27 3.3 Mô hình nghiệp vụ 32 3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh 32 3.3.2 Sơ đồ phân rã chức năng 34 3.3.3 Danh sách hồ sơ dữ liệu 37 3.3.4 Ma trận thực thể chức năng 38 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu 39 3.4.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 39 3.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 40 3.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu 44 3.5.1 Mô hình liên kết thực thể ER 44 3.5.2 Mô hình quan hệ 48 3.6 Thiết kế các bảng dữ liệu 53 Chƣơng 4 : CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH THỬ NGHIỆM 58 4.1. Yêu cầu phần cứng, phần mềm 58 4.2 Giao diện chƣơng trình 58 4.2.1. Khởi tạo dữ liệu 58 4.2.2. Giao diện 59 KẾT LUẬN 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC 66 Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  3. 3 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 Cấu trúc hệ thống định hƣớng cấu trúc . 9 Hình 3.1 Quy trình xử lý công văn đến 24 Hình 3.2 Quy trình xử lý công văn đi 26 Hình 3.3 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý công văn đến và đi 34 Hình 3.4 Sơ đồ phân rã chức năng . 35 Hình 3.5 Ma trận thực thể chức năng tổng quát 39 Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 40 Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình tiếp nhận CV đến 41 Hình 3.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình giải quyết CV đến 41 Hình 3.9 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình tạo dự thảo CV đi . 42 Hình 3.10 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình xử lý CV đi . 42 Hình 3.11 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình phát hành CV đi 43 Hình 3.12 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình Báo cáo 44 Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  4. 4 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1. Quy trình xử lý công văn đến 26 Bảng 2. Quy trình xử lý công văn đi . 27 BẢNG CÁC KÝ PHÁP BẢNG CÁC KÝ PHÁP SỬ DỤNG TRONG BIỂU ĐỒ HOẠT ĐỘNG Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu Ý nghĩa Điểm bắt đầu tiến Điểm lựa chọn điều trình kiện Điểm kết thúc tiến Đƣờng đồng bộ trình Công việc cần thực Hồ sơ dữ liệu hiện Đƣờng liên kết Đơn vị chức năng BẢNG KÝ PHÁP DÙNG TRONG SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu Ý nghĩa Tên luồ ng dữ Luồng dữ liệu Tác nhân liệu Tên tác nhân n Tên tiến trình Tiến trình D Hồ sơ dữ liệu Kho dữ liệu Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  5. 5 LỜI CẢM ƠN Trong lời đầu tiên của báo cáo Đồ án Tốt Nghiệp “Xây dựng phần mềm quản lý công văn cho Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng dựa trên Lotus Notes” này, em muốn gửi những lời cám ơn và biết ơn chân thành nhất của mình tới tất cả những ngƣời đã hỗ trợ, giúp đỡ em về kiến thức và tinh thần trong quá trình thực hiện Đồ án. Trƣớc hết, em xin chân thành cám ơn Thầy Giáo - Ths. Phùng Anh Tuấn, Giảng viên Khoa Công Nghệ Thông Tin, Trƣờng ĐHDL Hải Phòng, ngƣời đã trực tiếp hƣớng dẫn, nhận xét, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện Đồ án. Xin chân thành cảm ơn GS.TS.NGƢT Trần Hữu Nghị Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Dân lập Hải Phòng, ban giám hiệu nhà trƣờng, các thầy cô trong Khoa Công Nghệ Thông Tin và các phòng ban nhà trƣờng đã tạo điều kiện tốt nhất cho em cũng nhƣ các bạn khác trong suốt thời gian học tập và làm tốt nghiệp. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè, ngƣời thân đã giúp đỡ động viên em rất nhiều trong quá trình học tập và làm Đồ án Tốt Nghiệp. Do thời gian thực hiện có hạn, kiến thức còn nhiều hạn chế nên Đồ án thực hiện chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em rất mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp của thầy cô giáo và các bạn để em có thêm kinh nghiệm và tiếp tục hoàn thiện Đồ án của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 5 tháng 07 năm 2012 Sinh viên Phạm Huyền Trang Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  6. 5 MỞ ĐẦU Trong xã hội phát triển thông tin đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng. Các mối quan hệ, tính trật tự và tổ chức là những thuộc tính phổ biến của mọi hệ thống kinh tế - xã hội. Hệ thống càng phát triển tức càng có nhiều yếu tố hợp thành và nhiều mối quan hệ giữa chúng thì trật tự càng phức tạp và do đó nội dung thông tin càng phong phú đến mức không thể xử lý nổi bằng những phƣơng pháp và công cụ “truyền thống”. Để xử lý đƣợc lƣợng thông tin lớn nhƣ vậy nghĩa là phải khai thác đƣợc nguồn tài nguyên quan trọng do đó đòi hỏi phải có những phƣơng pháp và công cụ cần thiết. Phân tích thiết kế cài đặt hệ thống đã trở thành một ngành khoa học quan trọng của tin học, thu hút nhiều tài năng, trí tuệ. Nhiều nƣớc đã coi ngành khoa học này nhƣ một ngành đƣợc ƣu tiên hàng đầu. Ngày nay việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý đã trở lên phổ biến và đa dạng không chỉ trong các tổ chức, doanh nghiệp tƣ nhân mà còn đƣợc triển khai rộng khắp tại các cơ quan của chính phủ theo Đề án 112 CP. Quản lý công văn là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho lãnh đạo Văn Phòng nắm đƣợc thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày của Văn phòng. Nhƣng hầu hết tại một số đơn vị, công việc quản lý hồ sơ công văn còn làm bằng tay thì đó là một công việc rất khó khăn và phức tạp, tốn nhiều thời gian vào việc phân tích và xử lý dữ liệu mà kết quả đƣa ra lại có độ chính xác không cao trong quá trình tính toán và thống kê. Nhất là số lƣợng công văn của mỗi đơn vị là rất lớn và hàng tháng nhân viên các bộ phận tốn rất nhiều thời gian để cập nhật và thống kê Cùng với chiến lƣợc xây dựng và phát triển thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, song song với quá trình hội nhập thế giới, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn là hết sức cần thiết và cấp bách. Vì vậy em chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý công văn cho Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng dựa trên Lotus Notes” để làm đề tài đồ án tốt nghiệp. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  7. 6 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (Information System - IS) đƣợc xác định nhƣ một tập hợp các thành phần đƣợc tổ chức để thu thập, xử lý, lƣu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin, trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát hoạt động trong một tổ chức. Các khái niệm liên quan: Dữ liệu, thông tin, hoạt động thông tin, xử lý dữ liệu, giao diện, Thông tin (Information): giống nhƣ dữ liệu đƣợc đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho ngƣời sử dụng cuối. Dữ liệu(Data): là những mô tả về sự vật, con ngƣời và các sự kiện thể hiện bằng chữ viết, biểu tƣợng, âm thanh, Hoạt động thông tin (Information activities): là các hoạt động xảy ra trong hệ thống: nắm bắt, xử lý, phân phối, lƣu trữ, trình diễn và kiểm tra, Xử lý(Processing): là các hoạt động tác động lên dữ liệu: so sánh, tính toán, phân loại, tổng hợp, Giao diện (Interface): là nơi mà hệ thống trao đổi dữ liệu với hệ thống khác hay môi trƣờng. Môi trường (Enviroment): là thành phần của thế giới không thuộc hệ thống nhƣng có tƣơng tác với hệ thống thông qua các giao diện. Hệ thống (system): là tập hợp các thành phần có mối liên kết để nhằm thực hiện một chức năng. 1.1.2 Khái niệm phân tích thiết kế hệ thống Phân tích hệ thống: Nhằm xác định yêu cầu thông tin của tổ chức. Cung cấp dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế hệ thống thông tin sau này. Thiết kế hệ thống: Tìm ra các giải pháp về công nghệ thông tin đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Là tạo ra bản thiết kế để ngƣời lập trình, kỹ sƣ công nghệ thông tin nhìn vào đó xây dựng hệ thống (chuyển từ yêu cầu thành bản thiết kế). Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  8. 7 1.2. Phân tích thiết kế hệ thống hƣớng cấu trúc 1.2.1 Hệ thống hƣớng cấu trúc Phân tích thiết kế hệ thống hƣớng cấu trúc là phân tích thiết kế HTTT (hệ thống thông tin) theo hƣớng môđun hoá để dễ theo dõi, quản lý, bảo trì. a. Các tính chất cơ bản của hệ thống - Tính nhất thể: Phạm vi và quy mô hệ thống đƣợc xác định nhƣ một thể thống nhất không thể thay đổi trong những điều kiện xác định. Tính tổ chức có thứ bậc: hệ thống lớn có các hệ thống con, hệ thống con này lại có hệ thống con nữa. - Tính cấu trúc: Xác định đặc tính, cơ chế vận hành, quyết định mục tiêu mà hệ thống đạt tới.Tính cấu trúc thể hiện mối quan hệ giữa các thành phần trong hệ thống. Hệ thống có thể có cấu trúc. b. Mục tiêu nghiên cứu hệ thống - Để hiểu biết rõ hơn về hệ thống. - Để có thể tác động lên hệ thống một cách có hiệu quả. - Để hoàn thiện hệ thống hay thiết kế những hệ thống mới. 1.2.2.Tiếp cận phát triển hệ thống thông tin định hƣớng cấu trúc Tiếp cận định hƣớng cấu trúc hƣớng vào việc cải tiến cấu trúc các chƣơng trình dựa trên cơ sở modul hóa các chƣơng trình để dễ theo dõi, dễ quản lý, bảo trì. Đặc tính cấu trúc của một hệ thống thông tin hƣớng cấu trúc đƣợc thể hiện trên ba cấu trúc chính: - Cấu trúc dữ liệu (mô hình quan hệ). - Cấu trúc hệ thống chƣơng trình (cấu trúc phân cấp điều khiển các môđun và phần chung). - Cấu trúc chƣơng trình và môđun (cấu trúc một chƣơng trình và ba cấu trúc lập trình cơ bản. Ứng dụng Ứng dụng Ứng dụng Tầng ứng dụng Tầng Chƣơng trình quản lý công văn tạCơi Văn sở Phòng dữ li ệThànhu Ủy Hải Phòng dữ liệu Hình 1.1 Cấu trúc hệ thống định hướng cấu trúc
  9. 8 1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu a. Định nghĩa: Mô hình liên kết thực thể ER là một mô tả logic chi tiết dữ liệu của một tổ chức hay một lĩnh vực nghiệp vụ. - Mô hình ER diễn tả bằng các thuật ngữ của các thực thể trong môi trƣờng nghiệp vụ, các các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể đó. - Mô hình ER mang tính trực quan cao, có khả năng mô tả thế giới thực tốt với các khái niệm và kí pháp sử dụng là ít nhất. Là phƣơng tiện quan trọng hữu hiệu để các nhà phân tích giao tiếp với ngƣời sử dụng b. Các thành phần cơ bản của mô hình ER Mô hình ER có các thành phần cơ bản sau: - Các thực thể, kiểu thực thể. - Các mối quan hệ. - Các thuộc tính của kiểu thực thể và mối quan hệ. - Các đƣờng liên kết. c. Các khái niệm và kí pháp Kiểu thực thể: Là một khái niệm để chỉ một lớp các đối tƣợng cụ thể hay các khái niệm có cùng những đặc trƣng chung mà ta quan tâm. - Mỗi kiểu thực thể đƣợc gán một tên đặc trƣng cho một lớp các đối tƣợng, tên này đƣợc viết hoa. - Kí hiệu TÊN THỰC THỂ Thuộc tính: Là các đặc trƣng của kiểu thực thể, mỗi kiểu thực thể có một tập các thuộc tính gắn kết với nhau. Mỗi kiểu thực thể phải có ít nhất một thuộc tính. - Kí hiệu Tên thuộc - Các thuộc tính của thtínhực th ể phân làm bốn loại: Thuộc tính tên gọi, thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả , thuộc tính đa trị. Thuộc tính tên gọi: là thu ộc tính mà mỗi giá trị cụ thể của một thực thể cho ta một tên gọi của một bản thể thuộc thực thể đó, do đó mà ta nhận biết đƣợc bản thể đó. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  10. 9 Thuộc tính định danh (khóa): là một hay một số thuộc tính của kiểu thực thể mà giá trị của nó cho phép ta phân biệt đƣợc các thực thể khác nhau của một kiểu thực thể. + Thuộc tính định danh có sẵn hoặc ta thêm vào để thực hiện chức năng trên, hoặc có nhiều thuộc tính nhóm lại làm thuộc tính định danh. + Kí hiệu bằng hình elip bên trong là tên thuộc tính định danh có gạch chân. Tên thuộc tính + Cách chọn thuộc tính định danh: Giá trị thuộc tính định danh khác rỗng, nếu định danh là kết hợp của nhiều thuộc tính thì phải đảm bảo mọi thành phần của nó khác rỗng. Nên sử dụng định danh ít thuộc tính, nên thay định danh hợp thành từ một vài thuộc tính bằng định danh chỉ một thuộc tính. Chọn định danh sao cho nó không thay đổi trong suốt vòng đời của mỗi thực thể. Thuộc tính mô tả: các thuộc tính của thực thể không phải là định danh, không phải là tên gọi đƣợc gọi là thuộc tính mô tả. Nhờ thuộc tính này mà ta biết đầy đủ hơn về các bản thể của thực thể. Một thực thể có nhiều hoặc không có một thuộc tính mô tả nào. Thuộc tính đa trị (thuộc tính lặp): là thuộc tính có thể nhận đƣợc nhiều hơn một giá trị đối với mỗi bản thể. + Kí hiệu: mô tả bằng hình elip kép với tên thuộc tính bên trong. Tên thuộc tính Mối quan hệ: Các mối quan hệ gắn kết các thực thể trong mô hình ER. Một mối quan hệ có thể kết nối giữa một thực thể với một hoặc nhiều thực thể khác. Nó phản ánh sự kiện vốn tồn tại trong thực tế. - Kí hiệu mối quan hệ đƣợc mô tả bằng hình thoi với tên bên trong - Mối quan hệ giữa các thực thể có thể là sở hữu hay phụ thuộc (có, thuộc, là) hoặc mô tả sự tƣơng tác giữa chúng.Tên của mối quan hệ là một động từ, cụm danh động từ nhằm thể hiện ý nghĩa bản chất của mối quan hệ. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  11. 10 - Mối quan hệ có các thuộc tính. Thuộc tính là đặc trƣng của mối quan hệ khi gắn kết giữa các thực thể. - Lực lƣợng của mối quan hệ giữa các thực thể thể hiện qua số thực thể tham gia vào mối quan hệ và số lƣợng các bản thể của thực thể tham gia vào một quan hệ cụ thể. Bậc của mối quan hệ: + Bậc của mối quan hệ là số các kiểu thực thể tham gia vào mối quan hệ đó. + Mối quan hệ bậc một hay liên kết cấp 1 là mối quan hệ đệ quy mà một thực thể quan hệ với nhau. + Mối quan hệ bậc hai là mối quan hệ giữa hai bản thể của hai thực thể khác nhau + Mối quan hệ bậc ba. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  12. 11 Chƣơng 2: GIỚI THIỆU HỆ QUẢN TRỊ LOTUS NOTES 2.1 Giới thiệu về ứng dụng của Lotus Notes Hệ thống phần mềm ứng dụng Lotus Notes/Domino, sản phẩm nổi tiếng của hãng IBM, là một hệ thống tích hợp thƣ điện tử và các ứng dụng Web cho các công ty, cơ quan có thể cải thiện khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Lotus Notes là một hệ thống ứng dụng CSDL phân tán, tài liệu cơ sở. Nó là một sự truyền thông nhóm và sản phẩm cộng tác mà cho phép ngƣời ta có thể truy nhập, theo dõi, chia sẻ và tổ chức thông tin theo các cách khác nhau. Ứng dụng Notes : + Cho phép các nhóm truyền thông với nhau, vì vậy ngƣời dùng có thể tạo và truy cập thông tin hƣớng tài liệu (document – orient information) trên LANs, WANs, Internet. + Cho phép bạn có thể giám sát, chia sẻ và tổ chức thông tin một cách đồng bộ, kể cả khi chúng không kết nối mạng thƣờng xuyên. + Cũng nhƣ một số ngôn ngữ sản phẩm ứng dụng của Notes phải chạy trong chính môi trƣờng Notes chứ không biên dịch ra mã máy để có thể thực thi trực tiếp trên hệ điều hành. Do vậy ngƣời sử dụng có thể trực tiếp thay đổi lại thiết kế theo ý mình nếu đƣợc quyền. Notes dựa trên nền tảng các CSDL, mỗi CSDL lƣu trữ dƣới 1 file(file có phần mở rộng .NSF) bao gồm nhiều tài liệu. Các CSDL đƣợc lƣu trữ ở Local hoặc Server đều có thể truy nhập nếu đƣợc phân quyền. + Đặc biệt Notes cho phép truyền tin dƣới dạng Rich-text (nghĩa là truyền đƣợc file dữ liệu mà một số hệ thống khác rất khó khăn để làm việc này). + Chế độ bảo mật của Notes có tính an toàn cao nhờ cơ chế phân quyền ngƣời dùng. Một ứng dụng Notes là một sự thực hiện (implementation) của dữ liệu và chƣơng trình phục vụ cho mục đích hoặc chức năng kinh doanh, thƣơng mại. Nó cho phép bạn có thể tạo ra các cuộc truyền thông, chia sẻ và tìm kiếm thông tin hƣớng tài liệu qua các mạng và đƣờng thoại. Users có thể truy cập thông tin thông qua ứng dụng mà ứng dụng đó bao gồm một hoặc nhiều CSDL. Lotus Notes/Domino đƣợc xây dựng theo mô hình Client/Server gồm có: Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  13. 12 - Phần cài đặt trên các máy phục vụ gồm Lotus Domino Server cung cấp dịch vụ truyền thông và hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu. - Phần cài đặt trên các máy trạm gồm Lotus Notes cung cấp công cụ kết nối đến máy phục vụ, công cụ khai thác tài nguyên chia sẻ. 2.2 Cơ sở dữ liệu trong Lotus Notes Một cơ sở dữ liệu của Notes chứa các tài liệu và các yếu tố thiết kế cho cơ sở dữ liệu đó. Các yếu tố thiết kế gồm: View, Form, Field. Dữ liệu là các bản ghi thông tin riêng biệt. Mỗi cơ sở dữ liệu trong Notes gồm các thành phần: - Documents (tài liệu): Các Document lƣu giữ thông tin trong CSDL. Document trong Notes tựa nhƣ các bản ghi trong CSDL của các hệ quản trị khác. - Form (biểu mẫu nhập): Là thành phần quan trọng nhất trong các ứng dụng Notes. Form là biểu mẫu hoặc là các cửa sổ qua đó ngƣời sử dụng có thể xem các trƣờng của tài liệu và các đối tƣợng đặt trên form. Mỗi form có thể bao gồm các trƣờng để biểu diễn dữ liệu, văn bản, đồ họa. Form còn cho phép sử dụng các nút để tự động hóa công việc, các Popup cho phép lấy dữ liệu từ các CSDL ngoài, ta dùng các function và script để viết các hàm, kịch bản cho các nút này. Một số thành phần trong Form: + Fields (trƣờng dữ liệu): Là một thành phần trong form chứa các đơn vị thông tin đơn lẻ. Một field quyết định một loại thông tin mà field có thể chứa (nhƣ văn bản, dữ liệu, đồ họa âm thanh ).Mỗi field có các thuộc tính nhƣ: tên field, kiểu dữ liệu field, field này có thể soạn thảo hoặc có thể tính bởi một công thức nào đó. + Table (bảng): Để tóm tắt các thông tin mà các hàng và cột là các trƣờng (fields) thì ta tạo bảng trên form đó. Bảng đƣợc tạo trên form xuất hiện trong mọi tài liệu đƣợc tạo với form. + Đối tượng OLE: Đối tƣợng trên form có thể là các ứng dụng khác, ta có thể xem hoặc sửa đổi trực tiếp các đối tƣợng đó từ tài liệu trong Notes. Nó có thể nằm bất kỳ đâu trên form. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  14. 13 + Attachments: Có thể gắn các file đƣợc tạo từ ứng dụng khác, ngƣời sử dụng có thể xem hoặc sửa đổi các file trong document hoặc lƣu file đó sang file khác ngay trên Notes. + Link (liên kết): Trên document của Notes có thể gắn các đối tƣợng nhƣ: liên kết cơ sở dữ liệu DatabaseLink, liên kết view (ViewLink), liên kết tài liệu (DocumentLink). Khi document chứa các đối tƣợng liên kết thì ngƣời sử dụng muốn xem sẽ kích vào đối tƣợng đó để mở cơ sở dữ liệu, view hay tài liệu tùy thuộc vào đối tƣợng đó. + Action và hotspost : Để thực hiện một nhiệm vụ đơn giản hay phức tạp thì ngƣời sử dụng kích vào nút hay hotspost. Khi kích vào các đối tƣợng đó nó tự động thực hiện nhiệm vụ cụ thể mà ngƣời thiết kế viết LotusScript hay Formula trong nó. Action hiện trên Action bar hoặc Action menu. Hotspost hiện ngay trên form. + Script và formula : Đƣợc viết cho các hành động trên form. Ví dụ nhƣ tính toán một giá trị cho trƣờng. Khi có sự kiện (events) xảy ra nhƣ đóng, mở, lƣu, kích chuột vào tài liệu thì chƣơng trình LotusScript sẽ thực hiện. - Views (hiển thị ): View hiển thị danh sách các tài liệu trong CSDL Lotus Notes. Tùy thuộc vào cách thiết kế, view có thể lựa chọn, phân loại, sắp xếp các tài liệu theo cách khác nhau. Mỗi view bao gồm các hàng và cột: + Mỗi hàng là tên một phân loại tài liệu theo tiêu đề (trên một hoặc nhiều dòng). + Mỗi cột đại diện cho một loại thông tin, giá trị của nó đƣợc lấy giá trị của trƣờng trong tài liệu, hay kết quả trả về từ một công thức. Mỗi CSDL còn có thể có một thanh công cụ (action bar) hiển thị trên view. Trên thanh này gồm các nút do ngƣời thiết kế tạo ra. Khi kích vào nút này sẽ thực hiện các hành động đáp ứng với đoạn chƣơng trình viết cho nút này. Mỗi view còn có thanh tìm kiếm (search bar) cho phép ngƣời sử dụng tìm nhanh văn bản theo từ hay cụm từ. View cũng sử dụng Script và Formula. - Forder: Forder cũng tƣơng tự nhƣ view nhƣng dữ liệu trong CSDL không tự động đƣợc đƣa vào nhƣ view mà phải do ngƣời sử dụng đƣa vào trong quá trình thực hiện của hành động (action) hay nút (button). Khi forder bị xóa thì dữ liệu trong CSDL không bị mất. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  15. 14 2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong Lotus Notes a, Đặt tên cho cơ sở dữ liệu Tên của một cơ sở dữ liệu Notes gồm: - Tên tiêu đề (title) - Tên file (File name) Khi tạo một cơ sở dữ liệu Notes mới : Chọn File Database New hộp thoại New Database xuất hiện. Khi đó vào tên CSDL. + Tên tiêu đề: Tạo tiêu đề có tính chất mô tả, ngắn gọn, đơn giản. Tiêu đề sẽ xuất hiện trên biểu tƣợng của CSDL và danh sách của CSDL cho máy chủ, chiều dài tối đa của tiêu đề bao gồm 32 kí tự kể cả dấu cách. + Tên file: Định trƣớc ổ đĩa và thƣ mục khi vào tên file là C:\NOTES\DATA. Yêu cầu về tên file: Chiều dài tối đa 8 kí tự bao gồm chữ, số, dấu gạch chân, dấu gạch nối, sử dụng tất cả các chữ hoa và chữ thƣờng; Tên file phải là duy nhất; Tên file nên cho dƣới dạng mô tả; Đuôi của file Notes là .NSF( Notes Storage Facility) đuôi file CSDL Notes thông thƣờng hoặc .NTF (Notes Template Facility) đuôi file mẫu của Notes. b, Thiết kế biểu mẫu (Form) Tạo form: - Chọn Creat Design Form - Kích chuột vào biểu tƣợng CreatForm khi nó xuất hiện. Các Form đều có: tên form, các trƣờng dữ liệu, các thuộc tính nhƣ màu nền, kiểu chữ Tạo các action, button để thực hiện nhiệm vụ tự động. Thừa hƣởng các giá trị trƣờng từ các form khác. Trong form còn có thể chứa các form con (subform). Các kiểu dữ liệu cụ thể của trƣờng đƣợc sử dụng trong form: Tạo field bằng cách chọn Creat Field. Yêu cầu của tên trƣờng là không đƣợc trùng với tên form cho trƣớc, không bắt đầu bằng số, kí hiệu $ hoặc sử dụng kí hiệu @, không chứa dấu cách. Notes đƣa ra tám kiểu Field có bốn loại cơ bản là: - Đoạn văn (Text). - Đoạn văn đa dạng (Rich text). - Số (Number). - Thời gian (Time). Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  16. 15 Kiểu text: Field text bao gồm các chữ cái, dấu chấm câu, dấu cách và các con số không đƣợc sử dụng cho tính toán. Kiểu Rich text: Field Rich text gồm các đoạn văn mở rộng và đồ họa, nó bao gồm các nút bấm, thực đơn, dữ liệu kèm theo và các đối tƣợng đƣợc nhúng. Kiểu Number: Field Number chứa các thông tin đƣợc sử dụng nhƣ trong toán học. Chúng gồm các con số từ 0 đến 9, kí hiệu + và -, kí hiệu lũy thừa E và hằng số (e). Kiểu Time: Định nghĩa thông tin ngày giờ theo khuôn dạng: MM/DD/YY HH:MM:SS có thể thay đổi đƣợc theo định dạng ngày tháng và thời gian hệ thống trong Windows. Kiểu Keywords: Trƣờng từ khóa cho phép ta có thể chọn danh sách hoặc cho phép lựa chọn từ sự lựa chọn trƣớc. Các loại của trƣờng từ khóa: - Danh sách hội thoại (Dialog List) ngƣời thiết kế đƣa vào dữ liệu cần thiết để khi nhập dữ liệu chỉ việc chọn từ danh sách bằng cách kích chuột hoặc đánh vào chữ cái đầu tiên của nó. - Nút bấm radio (Radio Button) ký hiệu bằng vòng tròn nhỏ, ngƣời sử dụng khi nhập dữ liệu có thể lựa chọn nút bấm radio. - Hộp kiểm tra (Check box) những lựa chọn liệt kê bằng ô vuông nhỏ bên cạnh mỗi sự lựa chọn. Có thể chọn nhiều dữ liệu cùng một lúc. Đối với trƣờng kiểu keyword có thể chọn một trong các cách nhập dữ liệu sau: + Enter choice (One per line): nghĩa là danh sách các giá trị mà ngƣời thiết kế nhập vào cho trƣờng đó thì ngƣời sử dụng sẽ chọn một hàng trong danh sách để vào dữ liệu cho trƣờng đó + Use formula for choice: các giá trị của trƣờng có thể nhận giá trị trả lại của công thức (formula) mà ngƣời xây dựng tạo ra. Ngƣời sử dụng nhận một trong các giá trị trả lại để nhập dữ liệu cho trƣờng. + Use address dialog for choice Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  17. 16 + Sử dụng danh sách điều khiển truy nhập (Use access control list for choice). + Use view dialog for choice Các kiểu dữ liệu của tên: Sử dụng các trƣờng để có thể xác định ai có thể đọc và sửa chữa các kiểu tài liệu đƣợc tạo lập từ form chứa những field đó. Có 3 kiểu dữ liệu của tên: Tên (Name), Tác giả (Author), Độc giả (Reader). Kiểu tên: Mục đích của trƣờng tên là thể hiện những tên hoàn toàn khác biệt trong một định dạng rút gọn. Ví dụ tên đầy đủ theo tiêu chuẩn là: CN = User One/ O = RBC Sau đó định dạng rút gọn đƣợc thể hiện trong trƣờng là: User One/ O RBC Một trƣờng tên nhận các thông tin của nó từ ID của Notes Tên ngƣời sử dụng và máy chủ đƣợc lƣu giữ trong định dạng đầy đủ. c, Thiết kế khung nhìn (View) Giống nhƣ một bản nội dung, view liệt kê các tài liệu và các cách thức truy nhập của tài liệu đó. Một view gồm một hay nhiều cột trình bày về một trƣờng hay kết quả của một công thức. Trƣớc khi tạo cần phải xác định mục đích của view. Việc này giúp quyết định loại view cần tạo và những tài liệu cần thiết. Các loại view: - Các view riêng: + View riêng chỉ do một ngƣời tạo ra và sử dụng theo mục đích của mình. + Ngƣời sử dụng phải có quyền đọc mới có thể tạo ra một view CSDL. + View dùng riêng đƣợc lƣu tại máy trạm của ngƣời sử dụng. - Các view dùng chung: + Phần lớn các view là dùng chung. Một view dùng chung có thể do một số ngƣời sử dụng. + Để tạo một view dùng chung phải có quyền Designer hoặc Manager. + View dùng chung đƣợc lƣu giữ tại máy chủ. Tạo một View chọn Create View. Trong hộp thoại Create View gõ tên View và xác định loại view. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  18. 17 Lựa chọn tài liệu cho view: + Chọn từ hộp thoại Add Condition. + Sử dụng công thức. Nếu vào Add Condition xuất hiện hộp thoại Search Builder và ta có thể lựa chọn. + By Author. + By Date. + By Field (mặc định). + By Form + By Form used Công thức lựa chọn: Một công thức lựa chọn xác định tập hoặc tập con tài liệu trong view. Công thức mặc định là @All khi đó máy đƣa mọi tài liệu trong CSDL vào view. d, Tìm kiếm dữ liệu trong Lotus Notes Có thể tìm kiếm văn bản bằng các công cụ Search Builder, Search Bar trong Notes. Trƣớc khi tìm kiếm phải tạo chỉ số cho CSDL sử dụng nút Create Index trong thanh Search để đánh địa chỉ số cho CSDL mà nó chƣa đƣợc chỉ số hóa. Tìm kiếm có thể thực hiện trong các điều kiện sau: Tìm kiếm “By Author”: Tìm kiếm tài liệu trong trƣờng có kiểu Author lƣu giữ tên ngƣời sử dụng, tên server, tên nhóm cụ thể nào đó. Tìm kiếm “By Date”: Tìm kiếm các tài liệu trong trƣờng có kiểu Time. Tìm kiếm ”By Field”: Tìm kiếm các tài liệu trong trƣờng có chứa đựng một vài giá trị cụ thể. Tìm kiếm “By Form”: Tìm kiếm các tài liệu mà chứa đựng một hay nhiều giá trị trong một hoặc nhiều trƣờng trong form. Tìm kiếm”By Form Used”: Tìm kiếm các tài liệu bởi form đã lựa chọn trong Search Builder. Tìm kiếm “Words and Phrases”: Tìm kiếm các tài liệu chứa đựng một vài từ hay tất cả các từ đã nhập trong Search Builder (tối đa 8 từ hoặc 8 câu). e, Chế độ bảo mật trong Lotus Notes Lotus Notes thực hiện chế độ bảo mật qua danh sách điều khiển truy nhập (Access Control List - ACL). Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  19. 18 Mỗi CSDL có một ACL riêng. ACL: + Quyết định ngƣời sử dụng có thể thâm nhập vào CSDL. + Cho phép ngƣời nào có quyền đọc viết hoặc sửa tài liệu do ngƣời khác tạo ra. + Định nghĩa vài trò của mỗi ngƣời sử dụng trong đó mở quyền cho ngƣời sử dụng có thể nhìn hoặc sử dụng “form” và “view”. Các mức truy cập của ngƣời sử dụng: Mức truy cập Khả năng Manager Có thể sửa đổi ACL và những cài đặt sao chép mã hóa CSDL và tất cả các quyền đƣợc cho phép với các mức truy cập khác nhau. Designer Có thể sửa đổi tất cả các yếu tố thiết kế CSDL, lập những chỉ số đoạn cần tạo lập và các quyền đƣợc phép ở những mức truy cập dƣới. Editor Có thể tạo lập các tài liệu và sửa đổi tất cả các tài liệu. Author Có thể tạo lập và sửa đổi tất cả các tài liệu của Author. Reader Có thể đọc mà khong thể sửa đổi tài liệu. Depositor Có thể tạo các tài liệu mới mà không thể đọc bất kỳ tài liệu nào, thâm chí cả tài liệu của mình. Noaccess Không đƣợc quyền truy nhập CSDL 2.4 Tổng kết về tính năng của Lotus Notes - Là một hệ quản trị CSDL tập trung. Cho phép quản lý một khối dữ liệu lớn tới 4GB. - Hệ thống bảo mật: + Các chức năng bảo mật của Lotus Notes dựa trên các tiêu chuẩn bảo mật đƣợc chuẩn hóa trên toàn thế giới. Toàn bộ thông tin lƣu trữ cũng nhƣ các thông tin Notes truyền trên mạng đều đƣợc mã hóa, do đó có thể loại trừ nguy cơ đánh cắp thông tin trên đƣờng truyền. + Hệ thống phân quyền truy cập cho phép ngƣời quản trị chỉ định ai đƣợc phép vào hệ thống và sửa thông tin. Hệ thống Notes cho phép khai báo ai đƣợc Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  20. 19 phép đọc, sửa hay xóa một tài liệu nào đó, cho hay không cho phép tạo tài liệu trong CSDL. - Tốc độ xử lý cao. - Phù hợp với việc quản lý CSDL dạng văn bản. Khả năng tìm kiếm tài liệu dạng văn bản nhanh. - Cho phép nhận và truyền thông tin dạng file dữ liệu mà một số hệ thống khác rất khó khăn khi thực hiện việc này. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  21. 20 Chƣơng 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 Tình hình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng Công tác quản lý công văn có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm công sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo. Công văn của VPTU thành phố Hải Phòng đƣợc quản lý tại bộ phận văn thƣ của cơ quan. Việc quản lý công văn của bộ phận văn thƣ hiện nay đã và đang đảm bảo đƣợc các yêu cầu về trình tự, thủ tục theo đúng quy định của Chính phủ về công tác văn thƣ. Tuy nhiên với số lƣợng công văn của mỗi đơn vị là rất lớn và hàng tháng bộ phận văn thƣ tốn rất nhiều thời gian cho công việc quản lý trên. Bởi vậy việc đƣa ứng dụng CNTT vào công việc quản lý công văn tại VPTU thành phố Hải Phòng là rất cần thiết. 3.2 Mô tả bài toán 3.2.1 Khái niệm quản lý công văn Quản lý công văn là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho lãnh đạo Văn Phòng nắm đƣợc thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hằng ngày của Văn Phòng. Mục đích: - Lƣu trữ toàn bộ các công văn trong cơ quan. Các công văn đƣợc lƣu trữ theo chu kỳ 1 năm, 2 năm hoặc 5 năm theo đúng yêu cầu của qui trình lƣu trữ. - Tạo và quản lý quá trình xử lý công văn trong cơ quan. - Chuyển xử lý, giải quyết cho các vụ, chuyên viên chức năng. Các chuyên viên hoặc lãnh đạo trong cơ quan có thể đƣa ra các ý kiến giải quyết và các ý kiến này đƣợc gắn liền với công văn tạo thành một hồ sơ giải quyết công việc. - Theo dõi quá trình xử lý công văn của các chuyên viên. Quá trình xử lý đƣợc phản ánh qua tình trạng xử lý công văn. - Tạo mới các dự thảo công văn phát hành do các vụ, chuyên viên chức năng soạn. - Theo dõi quá trình xử lý để tạo ra công văn phát hành. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  22. 21 - Phát hành công văn ra cơ quan bên ngoài theo đƣờng mạng nếu cơ quan đó nối mạng với mạng thông tin diện rộng. - Thống kê, báo cáo số lƣợng, nội dung, tình hình xử lý các công văn trong cơ quan. 3.2.2 Mô tả bằng lời a. Quản lý công văn đến Công văn từ các nguồn gửi tới Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng sẽ đƣợc bộ phận Văn Thƣ tiếp nhận, bóc bì, phân loại, đóng dấu "Đến” và ghi vào sổ công văn đến rồi chuyển cho Chánh Văn Phòng hoặc Phó Văn Phòng đƣợc ủy quyền xem xét. Chánh Văn Phòng (hoặc Phó Văn Phòng phụ trách nếu Chánh Văn Phòng đi vắng) là ngƣời trực tiếp bút phê công văn để phân phối công văn đến các phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính (Chủ trì xử lý) để giải quyết đồng thời đƣa ra chỉ đạo xử lý.Văn Thƣ sẽ nhận công văn đến từ Chánh Văn Phòng (Phó Văn Phòng phụ trách đƣợc ủy quyền) để photo nhân bản hoặc scan theo yêu cầu. Khi photo xong Văn Thƣ sẽ chuyển công văn và phiếu chỉ đạo xử lý cho các phòng, cá nhân phối hợp xử lý (chuyên viên xử lý) theo chỉ đạo của lãnh đạo. Hàng ngày, nhóm chuyên viên sẽ kiểm tra xem có công văn nào đƣợc chuyển đến yêu cầu mình xử lý hay không. Nếu có thì chuyên viên xử lý đọc công văn đến và căn cứ vào chỉ thị xử lý để đề xuất ý kiến xử lý. Lập phiếu đề xuất xử lý. Chuyên viên chủ trì xử lý và ban lãnh đạo sẽ là ngƣời duyệt các ý kiến xử lý của các chuyên viên khác. Nếu ý kiến xử lý trên là đúng sẽ cho phép tiến hành xử lý. Nếu ý kiến xử lý trên là sai sẽ lập phiếu yêu cầu xử lý và chuyển xử lý cho các chuyên viên khác. Phiếu yêu cầu xử lý bao gồm các thông tin: Số ký hiệu công văn, chủ trì xử lý, phối hợp xử lý, thời hạn giải quyết, hạn thu hồi, nội dung yêu cầu xử lý. Chủ trì xử lý dự thảo công văn phát hành và chuyển bản sao dự thảo công văn phát hành cho lãnh đạo văn phòng kí duyệt. Khi đó công văn đến đƣợc đóng lại và coi nhƣ đã kết thúc vào sổ lƣu trữ để đƣa vào kho lƣu trữ. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  23. 22 Mô hình hóa quy trình xử lý công văn đến: Công văn đến Văn thƣ Lãnh đạo Đọc công văn Chỉ thị xử lý Chuyển xử lý Chuyên viên xử lý Đọc công văn và chỉ thị xử lý Xem các ý kiến đã có Cho ý kiến xử lý Là chủ trì xử Sai lý hoặc lãnh đạo duyệt ? Đúng Xử lý Lƣu trữ Kết thúc Hình 3.1 Quy trình xử lý công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  24. 23 b. Quản lý công văn đi Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng và tƣơng đƣơng Lãnh đạo Văn phòng sẽ giao cho soạn bản dự thảo công văn phát hành. Phó Văn Phòng và các Trƣởng Phòng có trách nhiệm thi hành sẽ phân công cho chuyên viên dự thảo công văn và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, hình thức và pháp lý của công văn. Bản dự thảo công văn đi sẽ đƣợc Lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến chỉ đạo xử lý và chuyển xử lý cho chuyên viên xử lý. Chuyên viên sau khi tiếp nhận bản dự thảo công văn đi sẽ đƣa ra ý kiến xử lý và lập phiếu ý kiến giải quyết rồi chuyển cho các chuyên viên khác để phối hợp xử lý. Sau khi xử lý bản dự thảo sẽ đƣợc gửi tới Lãnh đạo ký duyệt, Lãnh đạo ký duyệt sẽ duyệt bản dự thảo. Nếu bản dự thảo đạt yêu cầu thì lãnh đạo ký duyệt sẽ ký duyệt cho phép phát hành công văn. Nếu bản dự thảo chƣa đạt yêu cầu, không đúng với quy định phát hành thì sẽ đƣợc trả lại cho ngƣời dự thảo để bổ sung, sửa đổi và hoàn thiện. Bản dự thảo công văn đi sau khi đã đƣợc kí duyệt sẽ đƣợc chuyển đến bộ phận Văn thƣ. Bộ phận Văn thƣ sẽ kiểm tra lại lần cuối thể thức công văn theo các quy định pháp luật, cấp số phát hành rồi vào sổ công văn đi với các thông tin sau : số phát hành, ngày phát hành, ngày vào sổ, ngƣời ký, ngày ký, loại văn bản, tác giả văn bản, nơi nhận văn bản, trích yếu. Sau đó ghi ngày tháng năm của công văn và đóng dấu cơ quan vào công văn phát hành.Văn thƣ sẽ làm thủ tục ban hành và phát hành công văn tới những đơn vị nhận ghi trên công văn. Văn thƣ sẽ lƣu 1 bản gốc, ghi sổ lƣu trữ để đƣa vào kho lƣu trữ. Kết thúc quy trình quản lý công văn đi. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  25. 24 Mô hình hóa quy trình xử lý công văn đi: Lãnh đạo Phát sinh yêu cầu tạo ra một công văn đi Chuyên viên Dự thảo công văn đi Chuyển xin ý kiến và xử lý tới các chuyên viên /LĐ khác Chuyển xử lý Chuyên viên xử lý Đọc bản dự thảo công văn đi Xem các ý kiến đã có Cho ý kiến xử lý và xử lý Là Lãnh đạo ký duyệt công Chƣa duyệt văn ? Duyệt Ký duyệt cho phép phát hành Văn Thƣ Cấp số phát hành và vào sổ công văn đi Phát hành Lƣu trữ Kết thúc Hình 3.2 Quy trình xử lý công văn đi Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  26. 25 c. Báo cáo thống kê Khi lãnh đạo cần báo cáo về thống kê tình hình quản lý công văn đi và công văn đến tại VPTU thì bộ phận Văn thƣ sẽ tổng hợp và lập báo cáo về tình hình quản lý và lƣu trữ công văn đi và đến hàng ngày và hàng tuần rồi gửi báo cáo đến lãnh đạo Văn phòng. 3.2.3 Bảng nội dung công việc a. Bảng nội dung quy trình xử lý công văn đến Bảng 1. Quy trình xử lý công văn đến Ngƣời thực hiện / STT Nội dung công việc Hồ sơ dữ liệu ngƣời phối hợp Tiếp nhận, bóc bì và phân 1 Văn thƣ Công văn đến loại, đóng dấu công văn đến Công văn đến, sổ 2 Vào sổ công văn đến Văn thƣ công văn đến 3 Gửi công văn đến Lãnh đạo Văn thƣ Công văn đến Công văn đến, Đọc công văn đến và đƣa ra 4 Lãnh đạo phiếu chỉ đạo xử chỉ thị xử lý lý Chọn chuyên viên chủ trì xử 5 Lãnh đạo lý Chọn chuyên viên phối hợp Văn thƣ, Lãnh 6 xử lý đạo, chuyên viên Nhân bản công văn và 7 chuyển xử lý cho chuyên Văn thƣ viên xử lý 8 Tiếp nhận yêu cầu xử lý Chuyên viên xử lý Công văn đến Công văn đến, Đọc công văn và phiếu chỉ 9 Chuyên viên xử lý phiếu chỉ đạo xử đạo xử lý lý Đƣa ra ý kiến xử lý, Lập Phiếu đề xuất xử 10 Chuyên viên xử lý phiếu đề xuất xử lý lý Chuyên viên chủ Phiếu đề xuất xử 11 Duyệt ý kiến xử lý trì, Lãnh đạo lý 12 Xử lý Chuyên viên xử lý Phiếu yêu cầu xử 13 Lập phiếu yêu cầu xử lý Lãnh đạo lý Chuyển xử lý cho các Phiếu yêu cầu xử 14 Chuyên viên xử lý chuyên viên khác lý, công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  27. 26 Ngƣời thực hiện / STT Nội dung công việc Hồ sơ dữ liệu ngƣời phối hợp Tạo dự thảo công văn phát hành. Chuyên viên, Bản dự thảo công 15 Chuyển dự thảo công văn Lãnh đạo văn phát hành phát hành (bản sao) cho lãnh đạo duyệt và ký 16 Lƣu trữ công văn vào kho Văn thƣ Sổ lƣu trữ 17 Lập báo cáo Văn thƣ Báo cáo b. Bảng nội dung quy trình xử lý công văn đi Bảng 2. Quy trình xử lý công văn đi Ngƣời thực hiện / STT Nội dung công việc Hồ sơ dữ liệu ngƣời phối hợp Tạo dự thảo công văn phát Bản dự thảo công 1 Chuyên viên hành văn đi 2 Đƣa ra ý kiến chỉ đạo xử lý Lãnh đạo Chuyển xử lý cho chuyên Bản dự thảo công 3 Lãnh đạo viên xử lý văn đi Tiếp nhận công văn và ý Bản dự thảo công 4 Chuyên viên kiến chỉ đạo xử lý văn đi Phiếu ý kiến giải 5 Lập phiếu ý kiến giải quyết Chuyên viên quyết Bản dự thảo công 6 Trình ký duyệt Chuyên viên văn đi cần duyệt 7 Lập phiếu phê duyệt Lãnh đạo Phiếu phê duyệt Bản dự thảo công 8 Trả CV dự thảo để sủa đổi Lãnh đạo văn đi, phiếu phê duyệt Bản dự thảo công 9 Ký duyệt công văn đi Lãnh đạo văn đi đã duyệt 10 Cấp số phát hành Văn thƣ Công văn đi Vào sổ công văn đi và đóng 11 Văn thƣ Sổ công văn đi dấu cơ quan 12 Phát hành công văn Văn thƣ Công văn đi 13 Lƣu trữ công văn vào kho Văn thƣ Sổ lƣu trữ 14 Lập báo cáo Văn thƣ Báo cáo Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  28. 27 3.2.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ 1. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đến a. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Cập nhật công văn đến Cơ quan bên ngoài Bộ phận Văn thƣ Hồ sơ dữ liệu Gửi công văn đến Tiếp nh ận, phân Công văn đến loại, đóng dấu công văn đến Vào sổ công văn đến Sổ công văn đến Chuyển xử lý Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  29. 28 b. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: xử lý công văn đến Chuyên viên xử lý Lãnh đạo Hồ sơ dữ liệu Đọc công văn đến Công văn đến Đƣa ra chỉ thị xử lý Phiếu chỉ đạo xử lý Tiếp nhận yêu cầu Chuyển xử lý xử lý Phiếu đề Lập phiếu đề xuất Duyệt Sai xuất xử lý xử lý, đƣa ra ý kiến xử lý Đúng Phiếu đề Xử lý xuất xử lý Tạo dự thảo Dự thảo công văn đi công văn đi Phiếu yêu cầu Lập phiếu yêu cầu xử lý xử lý Phiếu yêu cầu Chuyển xử lý cho xử lý chuyên viên khác Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  30. 29 c. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: lưu trữ công văn đến Chuyên viên xử lý Bộ phận Văn thƣ Hồ sơ dữ liệu Gửi công văn Công văn đến đã xử lý Tiếp nhận và chuyển vào lƣu trữ Sổ lƣu trữ CV đến d. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: báo cáo công văn đến Bộ phận Văn thƣ Lãnh đạo Hồ sơ dữ liệu Sổ công văn đến Yêu cầu báo cáo Phiếu đề xuất xử lý Lập báo cáo Phiếu yêu cầu xử lý Sổ lƣu trữ CV đến Báo cáo Báo cáo công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  31. 30 2. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đi a. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: tạo bản dự thảo công văn đi Chuyên viên Lãnh đạo Hồ sơ dữ liệu Bản dự thảo công Tạo bản dự Yêu cầu tạo CV đi thảo CV đi văn đi Cho ý kiến chỉ đạo xử lý Chuyển xử lý b. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: xử lý công văn đi Chuyên viên Lãnh đạo Hồ sơ dữ liệu Tiếp nhận Bản dự thảo công bản dự thảo văn đi CV đi Đƣa ra ý kiến Phiếu ý kiến giải và lập phiếu ý quyết kiến giải quyết Phiếu ý kiến giải Xử lý quyết Không đạt yêu cầu Trình kí duyệt Bản dự thảo công văn đi Đạt yêu cầu Trả chuyên Lập viên dự thảo phiếu phê Ký duyệt Phiếu phê duyệt duyệt Sửa đổi, hoàn thiện Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  32. 31 c. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: phát hành công văn đi Bộ phận Văn Cơ quan ngoài Lãnh đạo Hồ sơ dữ liệu thƣ Cấp số phát Yêu cầu phát Bản dự thảo hành hành công văn đi Vào sổ CV đi Sổ công văn đi Đóng dấu Phát hành Công văn đi d. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: lưu trữ công văn đi Chuyên viên xử lý Bộ phận Văn thƣ Hồ sơ dữ liệu Gửi công văn Công văn đi đã xử lý Tiếp nhận và chuyển vào lƣu trữ Sổ lƣu trữ CV đi Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  33. 32 e. Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: báo cáo công văn đi Bộ phận Văn thƣ Lãnh đạo Hồ sơ dữ liệu Yêu cầu báo cáo Sổ công văn đi Lập báo cáo Phiếu ý kiến giải quyết Sổ lƣu trữ CV đi Báo cáo Báo cáo công văn đi 3.3 Mô hình nghiệp vụ 3.3.1 Biểu đồ ngữ cảnh - Danh sách các tác nhân của hệ thống Tên tác nhân Chức năng Nhận xét Cơ quan ngoài Gửi công văn đến hệ thống và tiếp tác nhân ngoài nhận công văn đi từ hệ thống Lãnh đạo cấp ủy Yêu cầu báo cáo và nhận báo cáo về tác nhân ngoài công tác quản lý công văn tại Văn Phòng Lãnh đạo Văn Phòng -Yêu cầu dự thảo công văn đi, duyệt tác nhân trong dự thảo rồi gửi cho chuyên viên xử lý và chuyển dự thảo công văn đã xử lý cho văn thƣ làm nhiệm vụ phát hành Văn thƣ -Gửi công văn đến đã vào sổ công văn tác nhân trong đến cho chuyên viên và lãnh đạo giải Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  34. 33 quyết a. Biểu đồ Công văn đến 0 Báo cáo Thông tin phản hồi đã LÃNH ĐẠO CƠ QUAN tiếp nhận HỆ THỐNG NGOÀI QUẢN LÝ CẤP ỦY Thông tin phản hồi đã Yêu cầu báo cáo nhận CÔNG VĂN Công văn đi Hình 3.3 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống quản lý công văn đến và đi b. Mô tả hoạt động CƠ QUAN NGOÀI: Khi có công văn gửi tới hệ thống, hệ thống sẽ tiếp nhận, phân loại và xử lý công văn theo chỉ thị xử lý của ban lãnh đạo. Các công văn đi sau khi đã xử lý và đƣợc lãnh đạo ký duyệt sẽ đƣợc Văn thƣ phát hành tới những đơn vị nhận ghi trên công văn. LÃNH ĐẠO CẤP ỦY: Cuối mỗi tuần, tháng, quý , khi kết thúc xử lý, hay khi nào cần thiết có bản báo cáo thống kê công văn đến, công văn đi , tình trạng xử lý công văn sẽ đƣợc đáp ứng. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  35. 34 3.3.2 Sơ đồ phân rã chức năng a. Sơ đồ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN 1. Cập 2. Giải 5. Phát 3. Tạo dự 4.Xử lý nhật CV quyết hành CV 6. Báo thảo CV CV đi cáo đến CV đến đi đi 1.1 Tiếp 2.1 Tiếp 3.1 Nhận 4.1 Tiếp 5.1 Tiếp 6.1 Báo nhận và nhận CV yêu cầu nhận bản nhận CV cáo CV phân loại đến dự thảo dự thảo đi đến 4.2 Lập 1.2 Vào 2.2 Lập 3.2 Tạo 5.2 Cấp phiếu ý 6.2 Báo sổ CV phiếu chỉ dự thảo số phát đến CV đi kiến giải cáo CV đi đạo xử lý quyết hành 3.3 Gửi 1.3 2.3 Lập chuyên 4.3 Duyệt Chuyển viên ý kiến 5.3 Vào phiếu đề sổ CV đi xử lý xuất xử lý duyệt dự giải quyết thảo 1.4 Lƣu 2.4 Duyệt 4.4 Ký 5.4 Phát trữ xử lý duyệt hành 2.5 Lập 4.5 Lập phiếu yêu 5.5 Lƣu phiếu phê trữ cầu xử lý duyệt 4.6 Sửa đổi ý kiến giải quyết Hình 3.4 Sơ đồ phân rã chức năng Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  36. 35 b. Mô tả chi tiết chức năng lá: 1. Cập nhật công văn đến 1.1 Tiếp nhận và phân loại công văn: Khi công văn từ các nguồn gửi tới bộ phận văn thƣ sẽ tiếp nhận và phân loại công văn: nơi chuyển, lĩnh vực, loại công văn là thông báo hay chỉ thị 1.2 Vào sổ CV đến: Bộ phận văn thƣ sau khi tiếp nhận sẽ vào sổ công văn đến. 1.3 Chuyển xử lý: Công văn đến sau khi đã vào sổ đƣợc bộ phận Văn thƣchuyển cho Chánh Văn Phòng hoặc Phó Văn Phòng đƣợc ủy quyền xem xét. 1.4 Lƣu trữ : Bộ phận văn thƣ tiếp nhận công văn đã xử lý vào sổ lƣu trữ và chuyển công văn vào lƣu trữ tại kho. 2. Giải quyết công văn đến 2.1 Tiếp nhận CV đến : CV đến sau khi Văn thƣ vào sổ sẽ đƣợc nhân bản rồi chuyển đến cho chuyên viên xử lý. 2.2 Lập phiếu chỉ đạo xử lý : Chánh Văn Phòng (hoặc Phó Văn Phòng phụ trách nếu Chánh Văn Phòng đi vắng) là ngƣời trực tiếp bút phê công văn để phân phối công văn đến các phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính (Chủ trì xử lý) để giải quyết đồng thời đƣa ra văn bản chỉ thị xử lý. 2.3 Lập phiếu đề xuất xử lý: Chuyên viên xử lý đƣa ra ý kiến xử lý và lập phiếu đè xuất xử lý rồi gửi cho chuyên viên chủ trì và lãnh đạo duyệt đề xuất. 2.4 Duyệt xử lý: Chuyên viên chủ trì và lãnh đạo sẽ duyệt các ý kiến xử lý của các chuyên viên. 2.5 Lập phiếu yêu cầu xử lý: Nếu ý kiến xử lý trên là sai thì chuyên viên chủ trì sẽ lập phiếu yêu cầu xử lý và chuyển xử lý cho các chuyên viên khác. 3. Tạo bản dự thảo công văn đi 3.1 Nhận yêu cầu dự thảo : Lãnh đạo Văn phòng sẽ căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng và tƣơng đƣơng để giao cho chuyên viên soạn bản dự thảo công văn phát hành. 3.2 Tạo dự thảo CV đi : Chuyên viên dự thảo sẽ soạn dự thảo công văn đi theo yêu cầu của lãnh đạo văn phòng. 3.3 Gửi chuyên viên duyệt dự thảo : Bản dự thảo công văn đi sẽ đƣợc chuyển xử lý cho chuyên viên xử lý để duyệt dự thảo lần 1. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  37. 36 4. Xử lý công văn đi 4.1 Tiếp nhận bản dự thảo : Khi nhận đƣợc yêu cầu xử lý, chuyên viên xử lý sẽ tiếp nhận bản dự thảo công văn đi. 4.2 Lập phiếu ý kiến giải quyết : Chuyên viên xử lý sẽ đƣa ra ý kiến xử lý và lập phiếu ý kiến giải quyết. 4.3 Duyệt ý kiến giải quyết : Chuyên viên xử lý sẽ gửi phiếu ý kiến giải quyết cùng bản dự thảo công văn đi tới lãnh đạo phê duyệt. 4.4 Ký duyệt : Khi lãnh đạo nhận đƣợc đề xuất ký duyệt thì sẽ duyệt công văn. Nếu bản dự thảo đạt yêu cầu thì lãnh đạo kí duyệt sẽ ký duyệt cho phép phát hành công văn rồi chuyển cho văn thƣ phát hành. 4.5 Lập phiếu phê duyệt : Khi lãnh đạo nhận đƣợc đề xuất ký duyệt thì sẽ lập phiếu phê duyệt. 4.6 Sửa đổi ý kiến giải quyết : Nếu bản dự thảo chƣa đạt yêu cầu, không đúng với quy định phát hành thì sẽ đƣợc trả lại cho ngƣời dự thảo để bổ sung, sửa đổi và hoàn thiện. 5. Phát hành công văn 5.1 Tiếp nhận CV đi : Bộ phận văn thƣ sẽ tiếp nhận bản dự thảo CV đi đã đƣợc lãnh đạo ký duyệt để thực hiện phát hành. 5.2 Cấp số phát hành : Khi có công văn đi do lãnh đạo gửi tới, bộ phận văn thƣ sẽ tiếp nhận và cấp số phát hành công văn. 5.3 Vào sổ công văn đi : Công văn sau khi đƣợc cấp số phát hành sẽ đƣợc Văn thƣ vào sổ công văn đi. 5.4 Phát hành : Bộ phận văn thƣ sẽ đóng dấu cơ quan phát hành và phát hành công văn tới những đơn vị nhận ghi trên công văn. 5.5 Lƣu trữ : Công văn đi sau khi phát hành, văn thƣ sẽ lƣu 1 bản gốc, ghi sổ lƣu trữ để đƣa vào kho lƣu trữ. 6. Báo cáo 6.1 Báo cáo CV đến : Khi lãnh đạo cần báo cáo công văn đến và đi thì bộ phận văn thƣ sẽ lập báo cáo và gửi cho lãnh đạo. 6.2 Báo cáo CV đi: Khi lãnh đạo cần báo cáo công văn đi thì bộ phận văn thƣ sẽ lập báo cáo và gửi cho lãnh đạo. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  38. 37 3.3.3 Danh sách hồ sơ dữ liệu d1. Công văn đến d2. Sổ công văn đến d3. Phiếu chỉ đạo xử lý. d4. Phiếu đề xuất xử lý d5. Phiếu yêu cầu xử lý. d6. Sổ lƣu trữ CV đến d7. Bản dự thảo công văn đi d8. Phiếu ý kiến giải quyết. d9. Phiếu phê duyệt d10. Sổ công văn đi d11. Công văn đi. d12. Sổ lƣu trữ công văn đi d13. Báo cáo công văn đến d14. Báo cáo công văn đi Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  39. 38 3.3.4 Ma trận thực thể chức năng Các chức năng thực thể d1. Công văn đến d2. Sổ công văn đến d3. Phiếu chỉ đạo xử lý d4. Phiếu đề xuất xử lý d5. Phiếu yêu cầu xử lý. d6. Sổ lƣu trữ CV đến d . Bản dự thảo công 7 văn đi d . Phiếu ý kiến giải 8 quyết d . Phiếu phê duyệt 9 d . Sổ công văn đi 10 d11. Công văn đi d . Sổ lƣu trữ công văn 12 đi d . Báo cáo công văn 13 đến d14. Báo cáo công văn đi Các chức năng nghiệp d d d d d d d d d d d d d d vụ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1. Cập nhật CV đến R U U 2. Giải quyết CV đến R C C C 3. Tạo dự thảo CV đi R C 4. Xử lý CV đi R C C 5. Phát hành CV đi R U C U 6. Báo cáo R R R R R R R C C Hình 3.5 Ma trận thực thể chức năng tổng quát Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  40. 39 3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu 3.4.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 d3 Phiếu chỉ đạo xử lý d Sổ công văn đến 2 d1 Công văn đến d4 Phiếu đề xuất xử lý 2.0 1.0 d13 Báo cáo công văn đến i đã i Giải ồ n ế quyết CV n n h Cập nhật ậ ả CV đến đến p nh ế ti Công đ văn d5 Phiếu yêu cầu xử lý Thôngphtin 6.0 Yêu cầu báo cáo d6 Sổ lƣu trữ CV đến Báo cáo LÃNH ĐẠO Báo cáo CƠ QUAN CẤP ỦY d10 Sổ công văn đi NGOÀI d9 Phiếu phê duyệt 5.0 Công văn đi 3.0 d14 Báo cáo công văn đi 4.0 Phát Tạo dự hành CV Thông tin phản hồi đã nhận Xử lý CV thảo CV đi đi đi d6 Sổ lƣu trữ CV đến d11 Công văn đi d8 Phiếu ý kiến giải quyết d7 Bản dự thảo công văn đi d12 Sổ lƣu trữ CV đi Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu m ức 0
  41. 40 3.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình : Cập nhật CV đến d6 Sổ lƣu trữ CV đến CƠ QUAN NGOÀI 1.4 n ế đã i ồ Lƣu trữ n n h ậ ả p nh ế Công vănđ ti d1 Công văn đến Thông tin ph 1.1 1.2 1.3 Công văn đến Công văn đến Tiếp nhận Vào sổ CV Chuyển xử và phân loại đến lý d2 Sổ công văn đến Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình cập nhật CV đến b. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình : Giải quyết CV đến Đạt yêu cầu d5 Phiếu yêu cầu xử lý VĂN THƢ Công văn đến Không đạt yêu 2.4 2.5 cầu 2.1 Duyệt xử lý Lập phiếu yêu cầu xử Tiếp nhận lý CV đến d1 Công văn đến Công văn đến Phiếu đề xuất xử lý 2.2 2.3 Lập phiếu Phiếu chỉ đạo xử lý Lập phiếu chỉ đạo xử lý đề xuất xử lý d4 Phiếu đề xuất xử lý d3 Phiếu chỉ đạo xử lý Hình 3.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình giải quyết CV đến Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  42. 41 c. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình: Tạo dự thảo CV đi LÃNH ĐẠO Bản dự thảo CV đi VP ự u d ầ o điCV d ả 7 Bản dự thảo CV đi th Yêu c Bản dự thảo 3.1 Thông tin yêu 3.2 3.3 CV đi Nhận yêu cầu dự thảo Tạo bản dự Gửi LĐ VP cầu dự thảo thảo CV đi duyệt d1 Công văn đến Hình 3.9 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình tạo dự thảo CV đi d. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình : X ử lý CV đi Trình ký duyệt LÃNH ĐẠO VP o o ả th ự Cv đi n d ả B 4.4 4.1 Ký duyệt Tiếp nhận bản dự thảo Đạt yêu cầu o o ả th Bản dự thảo công văn đi d7 ự Cv đi n d ả B 4.2 4.3 4.5 Phiếu ý kiến Không đạt yêu cầu Lập phiếu ý giải quyết Duyệt ý kiến Lập phiếu kiến giải giải quyết phê duyệt quyết d9 Phiếu phê duyệt 4.6 d8 Phiếu ý kiến giải quyết sửa đổi ý Thông tin sửa đổi kiến giải quyết Hình 3.10 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình xử lý CV đi Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  43. 42 e. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình : Phát hành CV đi LÃNH ĐẠO VP t ệ o Cv ả th ự đã duy Bản dự thảo công văn đi d7 d10 n d Sổ công văn đi đi ả B 5.1 Bản dự thảo Cv đi 5.2 5.3 Tiếp nhận đã duyệt Cấp số phát Vào sổ CV CV đi hành đi Công văn văn Công d11 Công văn đi đi 5.5 5.4 Lƣu trữ Phát hành Công văn đi văn Công n n ả n ậ d12 Sổ lƣu trữ công văn đi i đã nhđã i ồ h Thông tin ph CƠ QUAN NGOÀI Hình 3.11 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình phát hành CV đi Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  44. 43 f. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình : Báo cáo Yêu cầu báo cáo LÃNH ĐẠO Yêu cầu báo cáo CẤP ỦY d14 Báo cáo công văn đi d13 Báo cáo công văn đến 6.1 6.2 Báo cáo CV Báo cáo công văn đến Báo cáo công văn đi Báo cáo CV đến đi d2 Sổ công văn đến d8 Phiếu ý kiến giải quyết d4 Phiếu đề xuất xử lý d10 Sổ công văn đi d5 Phiếu yêu cầu xử lý d12 Sổ lƣu trữ công văn đi d6 Sổ lƣu trữ công văn đến Hình 3.12 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình Báo cáo Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  45. 44 3.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.5.1 Mô hình liên kết thực thể ER a) Xác định các kiểu thực thể, các thuộc tính và thuộc tính khóa của thực thể Thuộc tính Stt Kiểu thực thể Thuộc tính khoá 01 Số CV đến, ngày vb( ngày văn bản), loại vb (loại văn bản), nơi nhận, ngƣời ký, loại bản, CV ĐẾN Số CV đến từ khóa, tác giả vb( tác giả văn bản), chuyên đề, trích yếu. 02 Số CV đi, ngày vb( ngày văn bản), loại vb (loại văn bản), nơi nhận, ngƣời ký, loại bản, CV ĐI Số CV đi từ khóa, tác giả vb( tác giả văn bản), chuyên đề, trích yếu. 03 Mã nv(Mã nhân viên), họ tên nv(họ tên nhân NHÂN VIÊN Mã nv viên), ngày sinh, địa chỉ, chức danh, chức vụ 04 Mã lđ (Mã lãnh đạo), họ tên lđ(họ tên lãnh LÃNH ĐẠO VP Mã lđ đạo), ngày sinh, địa chỉ, chức danh, chức vụ 05 THỂ LOẠI Kí hiệu thể Kí hiệu, tên tl(tên thể loại) VĂN BẢN loại 06 CƠ QUAN Mã cq( Mã cơ quan), tên cq( têncơ quan), địa Mã cơ quan NGOÀI chỉ. b) Xác định các kiểu liên kết Ngƣời nhận Ngày nhận n m NHÂN VIÊN Tiếp nhận CV ĐẾN p CƠ QUAN NGOÀI Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  46. 45 Ý kiến gq Ngƣời lập phiếu n m LÃNH ĐẠO VP Giải quyết CV ĐẾN Ngày lập phiếu Số phiếu gq p NHÂN VIÊN Số phiếu yc Hạn thu hồi Hạn gq Nội dung yêu cầu gq n m LÃNH ĐẠO VP Yêu cầu giải quyết NHÂN VIÊN Chủ trì xly Phối hợp xly p CV ĐẾN Số phiếu yc Hạn thu hồi Hạn gq Nội dung yêu cầu xly n m LÃNH ĐẠO VP Yêu cầu xử lý NHÂN VIÊN Chủ trì xly Phối hợp xly p CV ĐI Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  47. 46 Ngƣời lập phiếu Ý kiến xly n m LÃNH ĐẠO VP Xử lý CV ĐI Ngày lập phiếu Số phiếu xly p NHÂN VIÊN Nơi nhận n m NHÂN VIÊN Phát hành CV ĐI Ngày phát hành Số phát hành p CƠ QUAN NGOÀI n 1 THỂ LOẠI CV ĐI Thuộc VĂN BẢN n 1 THỂ LOẠI CV ĐẾN Thuộc VĂN BẢN Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  48. tên cq c) Mô hình ER Mã cq địa chỉ Nơi nhận m m CƠ QUAN NGOÀI Ngày Ngƣời nhận phát hành ngày Ngày nhận vb chuyên đề Mã nv Phát hành tác giả chức vụ vb loại vb ngƣời ký địa chỉ Số CV đi Tiếp nhận Số phát Số CV ngày sinh hành đến nơi nhận ngƣời nơi nhận chức danh loại vb n ký p p p họ tên nv n loại p p n ngày CV ĐẾN NHÂN VIÊN n CV ĐI loại bản vb bản Hạn n n thu hồi p n n Nội dung n từ yêu cầu gq Số phiếu yc từ Nội dung tác giả trích khóa khóa Yêu cầu Hạn thu hồi yêu cầu vb yếu giải quyết xly Số phiếu xly chuyên Hạn gq trích yếu đề Chủ trì Phối hợp Yêu cầu xly xly xử lý Ngƣời lập phiếu Ngƣời Hạn gq Chủ trì lập phiếu Số phiếu yc xử lý Xử Phối hợp lý xly chức vụ Mã lđ Ý kiến gq Giải ngày sinh quyết Ý kiến gq chức danh m Số phiếu Ngày lập m họ tên lđ phiếu Ngày lập Số phiếu gq m LÃNH ĐẠO VP phiếu m Kí hiệu địa chỉ THỂ LOẠI 1 1 Thuộc VĂN BẢN Thuộc tên tl 47
  49. 48 3.5.2 Mô hình quan hệ a. Các quan hệ Bước 1: Áp dụng thuật toán chuyển mô hình quan hệ ER thành các quan hệ sau: - Từ các kiểu thực thể được chuyển thành các quan hệ: CV Đ ẾN CV ĐẾN(Số CV đến, ngày vb, loại vb, nơi nhận, ngƣời ký, loại bản, từ khóa, tác giả vb, chuyên đề, trích yếu) CV ĐI CV ĐI(Số CV đi, ngày vb, loại vb, nơi nhận, ngƣời ký, loại bản, từ khóa, tác giả vb, chuyên đề, trích yếu) NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN(Mã nv, họ tên nv, ngày sinh, địa chỉ, chức danh, chức vụ) LÃNH ĐẠO VP LÃNH ĐẠO VP(Mã lđ, họ tên lđ, ngày sinh, địa chỉ, chức danh, chức vụ) THỂ LOẠI VĂN BẢN THỂ LOẠI VĂN BẢN(Kí hiệu, tên tl) CƠ QUAN NGOÀI CƠ QUAN NGOÀI(Mã cq, tên cq, địa chỉ) - Từ các kiểu liên kết có thuộc tính riêng được chuyển thành các quan hệ: Tiếp nhận NHÂN VIÊN TIẾP NHẬN CV ĐẾN TỪ CƠ QUAN NGOÀI(Ngƣời nhận, Ngày nhận, Mã nv, Số CV đến, Mã cq) Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  50. 49 Giải quyết LÃNH ĐẠO VP VÀ NHÂN VIÊN GIẢI QUYẾT CV ĐẾN(Số phiếu gq, Ngƣời lập phiếu, Ngày lập phiếu, Ý kiến gq, Mã lđ, Mã nv, Số CV đến) Yêu cầu giải quyết LÃNH ĐẠO VP YÊU CẦU NHÂN VIÊN GIẢI QUYẾT CV ĐẾN (Số phiếu yc, Hạn thu hồi, Hạn gq, Nội dung yêu cầu gq, Chủ trì xly, Phối hợp xly, Mã lđ, Mã nv, Số CV đến) Yêu cầu xử lý LÃNH ĐẠO VP YÊU CẦU NHÂN VIÊN XỬ LÝ CV ĐI (Số phiếu yc, Hạn thu hồi, Hạn gq, Nội dung yêu cầu xly, Chủ trì xly, Phối hợp xly, Mã lđ, Mã nv, Số CV đi) Xử lý LÃNH ĐẠO VP VÀ NHÂN VIÊN XỬ LÝ CV ĐI (Số phiếu xly, Ngƣời lập phiếu, Ngày lập phiếu, Ý kiến xly, Mã lđ, Mã nv, Số CV đi) Phát hành NHÂN VIÊN PHÁT HÀNH CV ĐI RA CƠ QUAN NGOÀI(Số phát hành, Ngày phát hành, Nơi nhận, Mã nv, Số CV đi, Mã cq) - Từ các kiểu liên kết 1-n được chuyển thành các quan hệ: CV ĐẾN(Số CV đến, ngày vb, loại vb, nơi nhận, ngƣời ký, loại bản, từ khóa, tác giả vb, chuyên đề, trích yếu, Kí hiệu) CV ĐI(Số CV đi, ngày vb, loại vb, nơi nhận, ngƣời ký, loại bản, từ khóa, tác giả vb, chuyên đề, trích yếu, Kí hiệu) Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  51. 50 b. Các quan hệ 1. CV ĐẾN Số tác ngày loại nơi ngƣời loại từ chuyên trích Kí CV giả vb vb nhận ký bản khóa đề yếu hiệu đến vb 2. CV ĐI Số tác ngày loại nơi ngƣời loại từ chuyên trích Kí CV giả vb vb nhận ký bản khóa đề yếu hiệu đi vb 3. NHÂN VIÊN Mã nv họ tên nv ngày sinh địa chỉ chức danh chức vụ 4. LÃNH ĐẠO VP Mã lđ họ tên lđ ngày sinh địa chỉ chức danh chức vụ 5. THỂ LOẠI VĂN BẢN Kí hiệu tên tl 6. CƠ QUAN NGOÀI(Mã cq, tên cq, địa chỉ) Mã cq Tên cq địa chỉ Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  52. 51 7. NHÂN VIÊN TIẾP NHẬN CV ĐẾN TỪ CƠ QUAN NGOÀI Ngƣời nhận Ngày nhận Ký nhận Mã nv Số CV đến Mã cq 8. LÃNH ĐẠO VP VÀ NHÂN VIÊN GIẢI QUYẾT CV ĐẾN Số phiếu Ngƣời Ngày lập Số CV Ý kiến gq Mã lđ Mã nv gq lập phiếu phiếu đến 9. LÃNH ĐẠO VP YÊU CẦU NHÂN VIÊN XỬ LÝ CV ĐI Số Hạn thu Nội Hạn Chủ trì Phối Số CV phiếu hồi dung yêu Mã lđ Mã nv gq xly hợp xly đi yc cầu xly 10. LÃNH ĐẠO VP YÊU CẦU NHÂN VIÊN GIẢI QUYẾT CV ĐẾN Số Nội dung Hạn Hạn Chủ trì Phối Số CV phiếu yêu cầu Mã lđ Mã nv thu hồi gq xly hợp xly đến yc gq 11. LÃNH ĐẠO VP VÀ NHÂN VIÊN XỬ LÝ CV ĐI Số phiếu Ngƣời Ngày lập Ý kiến xly Mã lđ Mã nv Số CV đi xly lập phiếu phiếu 12. NHÂN VIÊN PHÁT HÀNH CV ĐI RA CƠ QUAN NGOÀI Số phát Ngày phát Nơi nhận Mã nv Số CV đi Mã cq hành hành Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  53. 52 c, Mô hình quan hệ THELOAI_VANBAN NHANVIEN_ CV_ĐẾN NHANVIEN_ # Kihieu TIEPNHAN_ CV_ĐI PHATHANH tentl CVDEN # SoCVDen ngayvb _CVDI # SoCVDi Nguoinhan loaivb ngayvb # Sophathanh noinhan loaivb Ngaynhan Ngayphathanh NHAN_VIEN nguoiky noinhan Noinhan Manv loaiban nguoiky tukhoa Manv # Manv loaiban SoCVDen tacgiavb SoCVDi hotennv tukhoa chuyende Macq ngaysinh Macq tacgiavb trichyeu diachi chuyende Kihieu chucdanh trichyeu chucvu Kihieu LANHDAO_YEUCAU LANHDAO_VP GIAIQUYET_CVDEN LANH_DAO, LANHDAO_YEUCAU NHANVIEN_ # Malđ # Sophieuyc XULY_CVDI XULY_CVDI Hangq hotenlđ ngaysinh LANH_DAO, Hanthuhoi # Sophieuyc # Sophieuxly diachi NHANVIEN_ Noidungyeucaugq Hangq Nguoilapphieu chucdanh GIAIQUYET_ Chutrixly Hanthuhoi Ngaylapphieu chucvu CVDEN Phoihopxly Noidungyeucauxly Ykienxly Malđ Chutrixly Malđ # Sophieugq Manv Phoihopxly Manv Nguoilapphieu SoCVĐen Malđ SoCVĐi CO_QUAN_NGOAI Ngaylapphieu Manv Ykiengq SoCVĐi # Macq Malđ tencq Manv diachi SoCVĐen 52
  54. 53 3.6 Thiết kế các bảng dữ liệu 1. Bảng CV_ĐI dùng để lƣu thông tin trích ngang của công văn phát hành có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Khóa chính, Số công văn SoCVDi Text đi ngayvb Time Ngày văn bản nguoiky Text Ngƣời ký tukhoa Keywords Từ khóa noinhan Text Nơi nhận trichyeu Text Trích yếu loaivb Keywords Loại văn bản loaiban Keywords Loại bản tacgiavb Keywords Tác giả văn bản chuyende Keywords Chuyên đề Kihieu Text Kí hiệu 2. Bảng CV_ĐẾN dùng để lƣu thông tin trích ngang của công văn đến có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú SoCVDen Text Khóa chính, Số công văn đến ngayvb Time Ngày văn bản nguoiky Text Ngƣời ký tukhoa Keywords Từ khóa noinhan Text Nơi nhận trichyeu Text Trích yếu loaivb Keywords Loại văn bản loaiban Keywords Loại bản tacgiavb Keywords Tác giả văn bản chuyende Keywords Chuyên đề Kihieu Text Kí hiệu Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  55. 54 3. Bảng NHANVIEN_PHATHANH_CVDI dùng để lƣu thông tin công văn đã phát hành có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Sophathanh Text Khóa chính, Số phát hành Ngayphathanh Time Ngày phát hành noinhan Text Nơi nhận Manv Text Mã nhân viên SoCVĐi Text Số công văn đi Macq Text Mã cơ quan 4. Bảng NHANVIEN_TIEPNHAN_CVDEN dùng để lƣu thông tin công văn đến đƣợc nhân viên tiếp nhận có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Nguoinhan Text Ngƣời nhận Ngaynhan Time Ngày nhận SoCVDen Text Số công văn đến Manv Text Mã nhân viên Macq Text Mã cơ quan 5. Bảng LANHDAO_YEUCAUXULY_CVDI dùng để lƣu thông tin phiếu yêu cầu xử lý công văn đi có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Khóa chính, Số phiếu Sophieuyc Text yêu cầu Hangq Time Hạn giải quyết Hanthuhoi Time Hạn thu hồi Noidungyeucauxly Text Nội dung yêu cầu xử lý Chutrixly Keywords Chủ trì xử lý Phoihopxly Text Phối hợp xử lý Manv Text Mã nhân viên Malđ Text Mã lãnh đạo SoCVĐi Text Số công văn đi Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  56. 55 6. Bảng LANHDAO,NHANVIEN_XULY_CVDI dùng để lƣu thông tin phiếu xử lý công văn đi có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Khóa chính, Số phiếu xử Sophieuxly Text lý Nguoilapphieu Text Ngƣời lập phiếu Ngaylapphieu Time Ngày lập phiếu Ykienxly Text Ý kiến xử lý Manv Text Mã nhân viên Malđ Text Mã lãnh đạo SoCVĐi Text Số công văn đi 7. Bảng LANHDAO,NHANVIEN_GIAIQUYET_CVDEN dùng để lƣu thông tin phiếu giải quyết công văn đến có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Khóa chính, Số phiếu Sophieugq Text giải quyết Nguoilapphieu Text Ngƣời lập phiếu Ngaylapphieu Time Ngày lập phiếu Ykiengq Text Ý kiến giải quyết Manv Text Mã nhân viên Malđ Text Mã lãnh đạo SoCVDen Text Số công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  57. 56 8. Bảng LANHDAO_YEUCAUGIAIQUYET_CVDEN dùng để lƣu thông tin phiếu yêu cầu giải quyết công văn đến có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Khóa chính, Số phiếu Sophieugq Text giải quyết Hangq Time Hạn giải quyết Hanthuhoi Time Hạn thu hồi Nội dung yêu cầu giải Noidungyeucaugq Text quyết Chutrixly Keywords Chủ trì xử lý Phoihopxly Text Phối hợp xử lý Manv Text Mã nhân viên Malđ Text Mã lãnh đạo SoCVĐi Text Số công văn đi 9. Bảng NHAN_VIEN dùng để lƣu thông tin nhân viên có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Khóa chính, Mã nhân Manv Text viên hotennv Text Họ tên nhân viên ngaysinh Time Ngày sinh diachi Text Địa chỉ chucdanh Text Chức danh chucvu Text Chức vụ Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  58. 57 10. Bảng LANHDAO_VP dùng để lƣu thông tin lãnh đạo có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Mald Text Khóa chính, Mã lãnh đạo hotenld Text Họ tên lãnh đạo ngaysinh Time Ngày sinh diachi Text Địa chỉ chucdanh Text Chức danh chucvu Text Chức vụ 11. Bảng THELOAI_VANBAN dùng để lƣu thông tin thể loại văn bản có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Kihieu Text Khóa chính, Kí hiệu tentl Text Tên thể loại 12. Bảng CO_QUAN_NGOAI dùng để lƣu thông tin cơ quan ngoài có cấu trúc nhƣ sau : Tên trƣờng Kiểu dữ liệu Ghi chú Macq Text Khóa chính, Mã cơ quan tencq Text Tên cơ quan diachi Text Địa chỉ Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  59. 58 Chƣơng 4 : CÀI ĐẶT CHƢƠNG TRÌNH THỬ NGHIỆM 4.1. Yêu cầu phần cứng, phần mềm a, Yêu cầu phần cứng Cấu hình tối thiểu: Chip P4 1,6GHz RAM 512 MB Card đồ họa 64 MB Directx 9.0 Cấu hình đề nghị: Chip P4 2,2GHz RAM 1024 MB Card đồ họa 128 MB Directx 9.0 b,Yêu cầu phần mềm Hệ điều hành Tối thiểu: Windows 2000 Đề nghị: Windows XP trở lên Phần mềm Lotus Notes phiên bản 4.6 hoặc cao hơn 4.2 Giao diện chƣơng trình 4.2.1. Khởi tạo dữ liệu Chƣơng trình quản lý công văn đƣợc cài đặt trên phần mềm Lotus Notes phiên bản 4.6, có cơ sở dữ liệu (CSDL): xulycongvan1.nsf Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  60. 59 4.2.2. Giao diện 1. Giao diện chính: Kích đúp vào tên CSDL trên màn hình thì màn hình làm việc xuất hiện. 2. Giao diện cập nhật công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  61. 60 3. Giao diện cập nhật công văn phát hành 4. Giao diện tạo mới phiếu yêu cầu giải quyết công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  62. 61 5. Giao diện tạo mới phiếu giải quyết công văn đến 6. Giao diện tạo mới phiếu yêu cầu xử lý công văn đi 7. Giao diện tạo mới phiếu xử lý công văn đi Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  63. 62 8. Giao diện cập nhật cơ quan ngoài 9. Giao diện cập nhật lãnh đạo 10. Giao diện cập nhật nhân viên Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  64. 63 11. Giao diện cập nhật thể loại văn bản 12. Giao diện phát hành công văn 12. Giao diện lưu thông tin tiếp nhận công văn Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  65. 64 KẾT LUẬN Với đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý công văn cho Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng dựa trên Lotus Notes”. Em đã mang nhƣng kiến thức đƣợc học ở nhà trƣờng đem vận dụng vào thực tế để xây dựng bài toán quản lý này. Qua đó em có điều kiện trau dồi, nâng cao kiến thức đã học. Đồ án này cũng cho em bƣớc đầu làm quen với công tác quản lý hành chính trong cơ quan Nhà nƣớc, hiểu thêm về cách xây dựng hệ thống thông tin hồ sơ, văn bản. Với yêu cầu của bài toán thực tế về vấn đề thống kê, quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng thì chƣơng trình của em bƣớc đầu đã đạt đƣợc một số kết quả sau: - Tạo ra đƣợc CSDL có khả năng lƣu trữ chính xác và khoa học các thông tin liên quan đến công văn đến và công văn phát hành. - Xây dựng đƣợc các giao diện cập nhật dữ liệu dễ dàng, thuận tiện. - Mô phỏng theo đúng quy trình xử lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng Tuy nhiên, chƣơng trình vẫn còn một số hạn chế nhƣ: Chƣa xây dựng đƣợc các chức năng tìm kiếm, in báo cáo công văn đến và đi. Hƣớng phát triển tiếp theo của chƣơng trình trong tƣơng lai: Hoàn thiện chƣơng trình, xây dựng chức năng in báo cáo công văn đến và đi. Do kiến thức còn hạn chế nên đồ án tốt nghiệp của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong có đƣợc những ý kiến đánh giá, đóng góp của các thầy cô và các bạn để nội dung đồ án thêm hoàn thiện. Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  66. 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt [1]. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý - PGS. TS. Nguyễn Văn Vỵ. [2]. Giáo trình Lotus Notes và các ứng dụng - Ban chỉ đạo công nghệ thông tin của cơ quan Đảng. Tài liệu tiếng anh [3]. Deployment Guide (LotusNotes Release 4) [4]. Install Guide for Servers (LotusNotes Release 4) [5]. Application Developer’s Guide (LotusNotes Release 4) [6]. Programmer’s Guide Part 1 (LotusNotes Release 4) [7]. Programmer’s Guide Part 2 (LotusNotes Release 4) Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  67. 66 PHỤ LỤC Các mẫu hồ sơ dữ liệu a, Công văn đến Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  68. 67 b, Công văn phát hành Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  69. 68 c, Sổ công văn đến SỔ CÔNG VĂN ĐẾN (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày Số kí Ngƣời Ký Ngày Nơi Ngày Loại Trích Ghi hiệu nhận, nhận vào sổ gửi CV CV yếu chú CV xử lý Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  70. 69 d, Sổ công văn đi SỔ CÔNG VĂN ĐI (tên sổ CV) Từ ngày Đến ngày Số Tác Nơi phát Ngày Loại Ngày Ngƣời Trích giả nhận Ghi hành vào sổ CV ký ký yếu văn chú CV bản e, Phiếu yêu cầu xử lý VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số 7 Đinh Tiên Hoàng - Lê Chân - Hải Phòng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU YÊU CẦU XỬ LÝ Số kí hiệu CV: ., ngày / / 1. Ngƣời thực hiện: Chủ trì xử lý: . Phối hợp xử lý: . 2. Hạn giải quyết xong: / / 3. Hạn thu hồi: / / 4. Nội dung yêu cầu xử lý: Ngƣời nhận Ngƣời lập phiếu Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  71. 70 f, Phiếu ý kiến giải quyết VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số 7 Đinh Tiên Hoàng - Lê Chân - Hải Phòng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU Ý KIẾN GIẢI QUYẾT Số kí hiệu CV: , ngày / / 1. Hạn giải quyết xong: / / 2. Hạn thu hồi: / / 3. Nội dung yêu cầu xử lý: 4. Ý kiến giải quyết: . Ngƣời nhận Ngƣời lập phiếu g, Báo cáo công văn đến VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số 7 Đinh Tiên Hoàng - Lê Chân - Hải Phòng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐẾN Từ ngày / / đến ngày / / Ngày Chủ trì Ngày Số ký Số Trích Ghi STT Tác giả văn Số bản + phối đăng kí hiệu trang yếu chú bản hợp Ngƣời lập báo cáo Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng
  72. 71 h, Báo cáo công văn đi VĂN PHÒNG THÀNH ỦY HẢI PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số 7 Đinh Tiên Hoàng - Lê Chân - Hải Phòng Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BÁO CÁO CÔNG VĂN ĐI Từ ngày / / đến ngày / / Ngày văn Ngƣời Số Ghi Số ký hiệu Trích yếu Nơi nhận Số bản bản ký trang chú Ngƣời lập báo cáo Chƣơng trình quản lý công văn tại Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng