Giáo trình Hệ thống thông tin quản trị - Chương 5: Khởi tạo việc phát triển hệ thống thông tin - Nguyễn Huỳnh Anh Vũ

Nội dung text: Giáo trình Hệ thống thông tin quản trị - Chương 5: Khởi tạo việc phát triển hệ thống thông tin - Nguyễn Huỳnh Anh Vũ

1. 9/11/2012 HỆ THỐNGTHÔNGTIN QUẢNTRỊ KHỞITẠOVIỆCPHÁTTRIỂN HỆ THỐNGTHÔNGTIN ThS. NguyễnHuỳnhAnh Vũ Mụctiêu 2 Saukhihọcxongchươngnày, ngườihọccóthể: v Giải thích tầm quan trọng của việc viện dẫn một giai đoạn khởi tạo có cấu trúc cho một dự án hệ thống thông tin. v Nhận diện các đặc trưng về chi phí và lợi ích vô hình cũng như hữu hình kết hợp với giai đoạn đầu của một hệ thống thông tin. v Áp dụng các kỹ thuật khác nhau để lựu chọn giải pháp thích hợp nhất từ các nguồn phần cứng, phần mềm và nhà cung cấp. v Mô tả tầm quan trọng của việc ký kết hợp đồng để đạt được kết quả thành công cho các dự án hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Các vấn đề quản trị 3 ¨ Làm thế nào để đánh giá được tính khả thi của một dự án? ¨ Các giai đoạn và kỹ thuật nào có thể được áp dụng để đánh giá tính khả thi? ¨ Làm thế nào để đánh giá được lợi ích đầu tư (ROI -Return On Investment) của một dự án hệ thống thông tin? ¨ Làm thế nào để quản lý các rủi ro lên quan đến các dự án hệ thống thông tin? Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 1
2. 9/11/2012 Nộidung chính 4 1.Lý do của việc khởi tạo hệ thống thông tin 2.Nghiên cứu tính khả thi của hệ thống thông tin 3.Phương pháp lựa chọn hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Lý do của việc khởi tạo 1 hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Khởitạovàtínhkhả thi 6 ¨ Bướckhởitạo(Initiation phase): Làbước đầutiêntrongqui trìnhpháttriểndựán hệ thốngthôngtin, mụctiêucủanólà đểđánh giátínhkhả thicủadựánvà đảmbảochodựán đượcthànhcông. ¨ Nghiêncứukhả thi(Feasibility study): Làbước đầutiênkhikhởi đầudựán đảmbảo chodựáncóthể thựchiện được. Qui trìnhnày baogồmviệcphântíchcácnhucầuvà ảnh hưởngcủahệthốngmớiđồngthờixemxétcác phươngphápkhácnhautrongviệctriểnkhai phầnmềm. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 2
3. 9/11/2012 Các hoạt động khởi tạo 7 1. Đánhgiátínhkhả thi: Đâylàbướcquantrọng nhấtcủaqui trìnhkhởitạo. Baogồmviệcphântích chi phí-lợinhuậnvàdựđoáncáckhíacạnhkhác. 2. Xác địnhcácmụctiêuvàyêucầukháiquátcủa hệthống: Kiểmtrahệthốngcó đáp ứng đượcyêu cầucủadoanhnghiệpkhông? 3. Đánhgiácácphươngántriểnkhai: Đánhgiáchi phí, tínhthíchhợp, hiệusuấtcủahệthốngtừcác nhàcungcấpkhácnhau. 4. Xác địnhphạmvi: Xác địnhcác đơnvịnàocủatổ chứcchịu ảnhhưởngcủahệthống, liệuhệthốngcó tươngtácvớimôitrườngngoàihay không? Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Các hoạt động khởi tạo (tt) 8 5. Xác địnhtráchnhiệm: Xác địnhthờigianvàtrách nhiệmcủanhữngngườicóliênquantronghệthống (kiểmtra, viếtyêucầu, viếtchươngtrình) 6. Phântíchrủiro: Xác địnhcácvấnđề cóthể dẫn đếnsựthấtbạicủadựán, chẳnghạnthiếukỹnăng hay sự thay đổicủamôitrường Cáccôngviệccần tiếnhành để hạnchế hay loạitrừ rủiro 7. Xác địnhcácràngbuộcvàkếhoạchdựán: Ước lượngvàphácthảosơlượcdựán. Baogồmviệcxem xétkíchcỡvà độ phứctạpcủadựán để xác định ngânsáchvàthờigian Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Lýdo củaviệckhởitạohệthống thôngtin 9 ¤ Mở rộng khả năng ¤ Tiếtkiệmchi phí ¤ Tăng cường luồng thông tin nội bộ ¤ Tăng cường luồng thông tin bên ngoài ¤ Tăng cường dịch vụ khách hàng ¤ Môi trường pháp lý thay đổi ¤ Năng lực phản ứng ¤ Tiếpnhận ¤ Điềukhiển ¤ Lợithế cạnhtranh Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 3
4. 9/11/2012 Nghiên cứu tính khả thi 2 của hệ thống thông tin a. Khả thivềtổchức b. Khả thivềkinhtế c. Khả thivềkỹthuật d. Khả thivềvậnhành Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 a. Khả thivềtổchức 11 ¨ Địnhnghĩa: Đánhgiágiảiphápcó đáp ứngcácnhucầu củadoanhnghiệpvàgiảiquyết đượccácvấnđề trước đó hay không(vídụnhư sự chống đối đốivớihệthốngmới nếuhuấnluyệnkhôngkỹ, xemxét ảnhhưởngcủasựthay đổilênvănhóavàcácchínhsáchcủacôngtynhư thế nào) ¨ Trả lờicáccâuhỏi: ¤ Liệuhệthốngcó đáp ứng đượccácnhucầucủadoanh nghiệpvàgiúpnângcaohiệusuất? ¨ Cáckỹthuậtdùng đểđiềukhiển: ¤ Cáchệsốđánhgiáthànhcôngthen chốt (CSF -Critical success factors) ¤ Cácchỉ dẫn đánhgiáthựchiệnchủ chốt (KPI -Key performance indicators) ¤ Quảnlýsựthay đổi(Change management). Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 b. Khả thivềkinhtế 12 ¨ Địnhnghĩa: Đánhgiáchiphívàlợinhuậncủacác giảiphápkhácnhau để lựachọnphươngánmang lạigiátrị tốtnhất(Chiphícủahệthốngmớicó vượtquagiátrị lợinhuậnhaykhông?) ¨ Trả lờicáccâuhỏi: ¤ Chiphícócaohơnlợinhuận? ¨ Cáckỹthuậtdùng đểđiềukhiển: ¤ Phântíchchiphí,lợinhuận. ¤ Lợinhuận đầutư(ROI)vàtínhtoánthờigian hoànvốn(PaybackPeriod). Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 4
5. 9/11/2012 Chi phívàlợinhuận 13 ¤ Chi phíhữuhình. ¤ Chi phívôhình. ¤ Lợinhuậnhữuhình. ¤ Lợinhuậnvôhình. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Cácchi phícủahệthốngthôngtin 14 ¤ Chi phímuaphầnmềmvàphầncứng. ¤ Chi phíchonhânviênkhitựpháttriển hay hiệuchỉnhphầnmềm. ¤ Chi phícài đặtbaogồmchi phíkéodây, vậnchuyểnthiếtbị, muasắmbànghế. ¤ Chíphíchuyển đổidữliệutừhệthốngcũ sang hệ thốngmớihay chi phívậnhành song song2 hệ thốngchocũvàmớicho đếnkhihệthốngmớihoạt động ổn định. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Cácchi phícủahệthốngthôngtin (tt) 15 ¤ Chiphíhoạt động. n Chiphíbảodưỡngphầncứnghaynâng cấplênphiênbảnmớicủaphầnmềm. n Chiphíchonhânviêntrongviệcbảo dưỡngphầncứngvàphầnmềmcũngnhư giảiquyếtcácsựcố. n Chiphí điệnvàcácchiphítiêuthụ khác. ¤ Chiphíhuấnluyện. ¤ Chiphímởrộngtổchức. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 5
6. 9/11/2012 Lợiíchcủahệthốngthôngtin 16 ¤ Lợiíchhữuhình: Parker vàBenson (1988) đề xuấtso sánhchi phíhệthốnghiệnhànhvớichi phícủahệ thốngmớisaukhitriểnkhai. ¤ Lợiíchvôhình: n Tăngtínhchínhxác. n Tăngtính đáp ứngvàtínhkịpthời. n Tăngtínhsửdụng(dễ hiểuvàhành động trênthôngtin). n Tăngcườngan toànthôngtin. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 c. Khả thivềkỹthuật 17 ¨ Địnhnghĩa: đánhgiámứcđộ củacácgiải pháptrongdựánsẽthựchiệntheoyêucầuvà cóhay khôngcácnguồnnhânlựcvàcôngcụ sẵnsàngchoviệcthựchiệncácgiảipháp đó. ¨ Trả lờicâuhỏi: ¤ Liệunócóhoạt độnghiệuquả (hiệusuất, tính đáp ứng, tính ổn định) ? ¨ Cáckỹthuậtdùng để kiểmsoát: ¤ Phântíchrủiro. ¤ Phântíchtính đáp ứng. ¤ Phântíchhiệusuất. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 d. Khả thivềvậnhành 18 ¨ Địnhnghĩa: Đánhgiáhệthốngmớisẽảnhhưởng đếnhoạt động hàngngàybêntrongtổchứcnhư thế nào. ¨ Trả lờicáccâuhỏi: ¤ Hệ thốngcókhả nănghoạt độngtheoqui trìnhhàng ngàyhay không? ¤ Liệuhệthốngcó đượcchấpnhậnbởingườidùngcuối hay không? ¨ Cáckỹthuậtdùng để kiểmsoát: ¤ Phântíchrủiro. ¤ Quảntrị sự thay đổi. ¤ Phântíchtínhkhả dụng. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 6
7. 9/11/2012 Rủirotrongdựán 19 ¨ Nhậndiệnrủirolànhằm đoántrướccácrủirotrong tươnglaicủadựánhệthốngthôngtin. Từđóthiết lậpcáccơchếđolườngnhằmngănchặnhay loạitrừ cácrủiro. ¨ Baccarini, Salm và Love(2004) đã đưa ra 7 nhóm rủi ro trong dự án CNTT. ¤ M ố i quan hệ thương mại và pháp luật. ¤ Các điều kiện kinh tế. ¤ Hành vi của con người. ¤ Các điềukiệnchínhtrị. ¤ Công nghệ và các vấn đề về kỹ thuật. ¤ Các hoạt động quản trị và điều khiển. ¤ Các hoạt động cá nhân. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Phương pháp lựa chọn 3 hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Phươngpháplựachọnhệthống thôngtin 21 ¨ Bảnmờithầu(Requestforproposals- RFP): làmộtđặctảgiúpchoviệcchọnlựa nhàcungcấpvàphầnmềm. ¤ Khả thivềmặtkinhtế,kỹthuậtvàvận hànhcầnđược đánhgiáchomỗinhà cungcấpsaukhimộtbảnmờithầu được gởi đếnchocácnhàcungcấp. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 7
8. 9/11/2012 Kỹ thuậtso sánhhệthống 22 ¨ Cóbaphươngphápcơbảnđượcsửdụng để đánhgiánhàcungcấpvàsảnphẩm: ¤ Danhsáchcáctínhnăng. n Sơ loại đầutiên. ¤ Danhsáchcáctínhnăng. n Xemxétchitiếttrọngsố. ¤ Chọnlựacuốicùng. n Sử dụngbenchmarking. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Tiêuchílựachọnhệthống 23 i. Tínhnăng: Phầnmềmcó đầy đủ cáctínhnăng theoyêucầucủadoanhnghiệp? ii. Dễ sử dụng: Dễ dàngcài đặt, quảntrị vàsửdụng chongườidùngcuối. iii. Hiệusuất: Cho cáctínhnăngkhácnhaunhư nhận về dữ liệuvàhiểnthị trênmànhình. Đốivớicác tínhnănggiaotiếptrựctiếpvớikháchhàng, đâylà yêucầurấtquantrọng. iv. Tínhtươngthích: Giảiphápcótươngthíchtốtvới cácsảnphẩmkháchay không? Điềunàybaogồm cácsảnphẩm đangsửdụngvàcácsảnphẩmsẽsử dụng ở mứccơbảntheo địnhhướngchiếnlượccủa doanhnghiệp. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 Tiêuchílựachọnhệthống(tt) 24 v. Tínhbảomật: phânquyềnvàkiểmsoátkhả năngtruycậpthôngtin chocácloạingười dùngkhácnhau. vi. Tính ổn địnhvàtin cậy: Cácphiênbảnđầu tiênthườngxảyralỗi. vii. Triểnvọngvềkhả nănghỗtrợ dàihạn củasảnphẩm. viii. Khả năngmởrộng: Cácthànhphầnkhác nhaucủahệthốngdễdàngmởrộngvà tươngtácvớinhautheonhucầutrong tươnglai. Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 8
9. 9/11/2012 Hỏi đáp 25 Hệ thống thông tin quản trị -Khởi tạo việc phát triển HTTT 11/09/2012 9