Giáo trình Hệ thống thông tin quản trị - Chương 6: Quản lý dự án - Nguyễn Huỳnh Anh Vũ

Nội dung text: Giáo trình Hệ thống thông tin quản trị - Chương 6: Quản lý dự án - Nguyễn Huỳnh Anh Vũ

1. 9/11/2012 HỆ THỐNGTHÔNGTIN QUẢNTRỊ QUẢNLÝDỰÁN ThS. NguyễnHuỳnhAnh Vũ Mụctiêu 2 Saukhihọcxongchươngnày, người họccóthể: v Trìnhbày đượccác thành phần chính của phương pháp quản lý dự án. v Liên hệ khái niệm quản lý dự án với sự hình thành hệ thống thông tin. v Đánh giá tầm quan trọng về các công việc khác nhau của người quản lý dự án. v Giới thiệu sơ lược các kỹ thuật quản lý dự án. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Các vấn đề quản lý 3 ¨ Điều kiện thành công của một dự án hệ thống thông tin làgì? ¨ Các kỹ thuật và hoạt động quản lý dự án nào sẽ được người quản lý dự án thực hiện nhằm đem lại thành công cho dự án? Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 1
2. 9/11/2012 Nộidung chính 4 1.Tổng quan về quản lý dự án 2.Quy trình quản lý dự án hệ thống thông tin 3.Các giai đoạn trong quản lý dự án hệ thống thông tin 4.Công cụ quản lý dự án: Phân tích mạng lưới công việc Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 1 Tổng quan về quản lý dự án i. Kháiniệmdựán ii. Ba yếutốchínhcủaquảnlýdựán Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Khái niệm dự án 6 ¨ Dự án:dựánlàmộtchuỗicáccôngviệc (nhiệmvụ,hoạt động) đượcthựchiệntheo quytrìnhxác địnhnhằm đạt đượcmụctiêu đề ratrong điềukiệnràngbuộcvềphạmvi, thờigian,ngânsách. § Mụctiêunhất định. § Cóthời điểmbắtđầu. Chuỗicác Quytrình § Cóthời điểmkếtthúc. côngviệc xác định § Sử dụngtàinguyêncó giớihạn. DỰ ÁN Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 2
3. 9/11/2012 Ba yếutốchínhcủaquảnlýdựán 7 Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Quy trình quản lý dự án 2 hệ thống thông tin Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Tạisaocầnquytrìnhquảnlýdựán? 9 ¨ Để quảnlýmộtdựáncókíchthướclớn vàphứctạpđòihỏiphảicócáinhìntốt vềtìnhtrạngcủadựán để giữ dự án theo đúngtiến độ vàcácvấnđề dựđoán. ¨ Việcsửdụngmộtquytrìnhquảnlýdựán cócấutrúcrấtcóthể cảithiện đượchiệu suấtcủadựánIS. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 3
4. 9/11/2012 Bốicảnhhoạch địnhdựán 10 Đasốcáckếhoạchdựánsẽđượcchia theocácgiai đoạncủaSDLC. ¤ Một kế hoạchkhởitạodựán(initial project plan) thườngsẽđượcpháttriển ở giai đoạnkhởitạo. ¤ Nếudựánnhận đượcsựchấpthuận, một kế hoạchdựánchi tiết hơn (detailed project plan) sẽđượctạoratrướchoặc khidựánbắtđầu. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Tạisaocácdựánbịthấtbại? 11 ¨ LytinenvàHirscheim(1987) đãnghiên cứucácnguyênnhânlàmcácdựánhệ thốngthôngtinthấtbại. ¨ Có5nguyênnhân: ¤ Thấtbạivềmặtkỹthuật. ¤ Thấtbạivềmặtdữliệu. ¤ Thấtbạivềmặtngườidùng. ¤ Thấtbạivềmặttổchức. ¤ Thấtbạitrongmôitrườngkinhdoanh. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Các chủ thể trong dự án. 12 ¤ Nhàtàitrợ dự án(Project Sponsor) ¤ Nhàquảnlýdựán(Project Manager) ¤ Ngườisửdụngdựán(Project User) ¤ Quảnlýchấtlượng(Quality manager) ¤ Quảnlýrủiro(Risk manager) Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 4
5. 9/11/2012 Các giai đoạn trong quản lý 3 dự án hệ thống thông tin i. Ướclượng(estimation) ii. Lịchtrình/kế hoạch(schedule/plan) iii. Theo dõivàkiểmsoát (monitoring and control) iv. Lậptàiliệu(documentation) Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Ướclượng 14 ¨ Ướclượngchophépnhàquảnlýdựánlênkếhoạch chonhữngnguồnlựccầnthiết để thựchiệndựán thôngqua việcthiếtlậpsốlượngvàkíchthướccủa cáccôngviệccầnphải đượchoànthànhtrongdựán. ¤ Điềunày đạt đượcbằngcáchphântíchdựánlặpđi lặplạinhiềulầnthànhcáccôngviệcnhỏ hơncho đến khimộtphân đoạnquảnlýcủacôngtác1-2 ngày được địnhnghĩa. ¤ Mỗicôngviệc đượccóchi phí, thờigianvàmụctiêu chấtlượngcủariêngmình. ¤ Thủ tụcnàytạonênmột“cơcấuphânchia côngviệc” hay “cấutrúcphântíchcôngviệc” (work breakdown structure -WBS) chothấythứ bậcquanhệgiữacác côngviệccủadựán. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Cơ cấuphânchia côngviệc(WBS) chomộthệthốngkếtoán 15 Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 5
6. 9/11/2012 Thờigiannỗlực(effort time) vàthờigiantrôiqua (elapsed time) 16 Elapsed time = Effort time x ¤ Thờigiannỗlựclàtổngsốlượngcông việcmàcầnphảithựchiện để hoàn thànhmộtnhiệmvụ. ¤ Thờigiantrôiqua chỉ ranhư khoảng thờigiankéodàitrongbaolâu(vídụ như theolịchngày), để nhiệmvụsẽ đượcthựchiện(khoảngthờigianmà mộtsựviệctồntại). Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Cáccôngviệctrong ướclượng 17 i. Ướctínhthờigiannỗlựcchongườitrung bình để thựchiệnnhiệmvụ. ii. Ướclượngtínhsẵnsàngvàtỷlệlàmviệc khácnhaucủanhânviên. iii.Phânbổcácnguồnlực(nhânviên) đến côngviệc. iv.Thờigiantrôiqua tínhtoándựatrênsố lượngnhânviên, tínhsẵnsàngvàtỷlệ làmviệc. v. Côngviệctronglịchtrìnhcóliênquan đến cácnhiệmvụkhác. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Cáckỹthuậtchoviệc ướclượng 18 ¨ CadlevàYeates(2007) cungcấpcáckỹ thuậtsau đâychoviệc ướclượngnguồn nhânlựcvàcácyêucầuvềkhả năngcho cácgiai đoạnkhácnhaucủamộtdựánIS: ¤ Ướclượngnghiêncứukhả thi. ¤ Ướclượngcácgiai đoạnphântích vàthiếtkế. ¤ Ướclượngxâydựngvàhiệnthực. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 6
7. 9/11/2012 MôhìnhCOCOMO 19 ¨ Constructivecostmodel(COCOMO):làmộtmôhình đượcdùng đểđánhgiásốlượngcôngviệccầnđể hoàn thànhdựándựatrênviệc đánhgiásốlượngdòngmã nguồnchươngtrình. WM = C x (KDSI)K x EAF ¨ Trong đó: ¤ WM = số lượngthángnhânlực ¤ C=mộttrongbagiátrị hằngsốphụ thuộcvàosựpháttriển môhình. ¤ KDSI = số dòngmãnguồn×1000. ¤ K = mộttrongbagiátrị hằngsốphụ thuộcvàosựpháttriển môhình. ¤ EAF = yếutốđiềuchỉnhnỗlực. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Phântích điểmchứcnăng (Function point analysis) 20 ¨ Phântích điểmchứcnăng đượctínhdựatrênsố lượngngườisửdụngchứcnăng ứngdụngsẽcó. Điềunàycóthể làmmộtcáchchi tiếtsaukhi yêucầuchocác ứngdụng đã đượcxác định. Nămphânloạichứcnăngngườisửdụngnàylà: ¤ Số loại đầuvàobênngoài. ¤ Số loại đầurabênngoài. ¤ Số loạitậptin luậnlýnộibộ. ¤ Sốloạitậptin giaodiệnbênngoài. ¤ Cácloạiyêucầubênngoài. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Lênlịchtrìnhvàlậpkếhoạch (Scheduling and planning) 21 ¨ Lênlịchtrình đượcxác địnhkhicáchoạt động dự ánphải đượcthựcthi. Lịchtrình đượchoàn thành đượcgọilàkếhoạchdựán. ¨ Phânbổnguồnlựclàmộtphầncủalịchtrình. Nóbaogồmviệcphâncôngcácnguồnlựcđể từngnhiệmvụ. Mộtkhicáchoạt động đã được xác địnhvàcácyêucầuvềnguồnlựccủahọ được ướclượng, đólà điềucầnthiết để xác định mốiquanhệcủachúngvớinhau. ¤ Mốiquanhệnốitiếp. ¤ Mốiquanhệsong song. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 7
8. 9/11/2012 Mối quan hệ nối tiếp của các hoạt động 22 Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Mối quan hệ song song của các hoạt động 23 Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Giámsátvàkiểmsoát (Monitoring and control) 24 ¨ Giámsátliênquan đếnviệc đảmbảorằng dự ánnàylàlàmviệcvớikếhoạchmộtkhi nó đãbắtđầu. ¤ Điềunàysẽxảyrahàngngàychocácnhiệmvụ quymônhỏ hoặchàngtuầnchocáchoạt động kếthợp. ¨ Kiểmsoáthoặchành độnghiệuchỉnhsẽxảy ranếuđolườnghiệusuấtthựchiện đichệch khỏikếhoạch. ¤ Điềuquantrọng để giámsátvà đánhgiáhiệu suấtkhidựántiếnhành, nhằmlàmchohành độnghiệuchỉnh đócóthểđược đưaratrướckhi nólệchkhỏikếhoạchchomứcđộ lớnbấtkỳ. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 8
9. 9/11/2012 Lậptàiliệu 25 ¨ Nhữngtàiliệunàocóthể yêucầubaogồm: ¤ Danhsáchcôngviệc (Workplan/task list) ¤ Đặctảyêucầu (Requirements specification) ¤ Hìnhthứcyêucầumuasắm (Purchase requisition forms) ¤ Ngânsáchcho độingũ nhânviên (Staffing budget) ¤ Tàiliệukiểmsoátthay đổi (Change control documents) Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Công cụ quản lý dự án: 4 Phân tích mạng lưới công việc Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Phântíchmạnglướicôngviệc 27 ¨ Các đườngdẫntớihạn(Critical path): Cáchoạt độngtrên đường đườngdẫntới hạnlàcáchoạt độngthen chốt. Nếumột hay nhiềuhoạt độngtrên đườnghoạt động chủ yếubịtrễ so vớikếhoạch, toànbộdự ánsẽbịtrễ. ¨ Phươngpháp đườngdẫntớihạn(CPM -Critical Path Method): Lược đồđường dẫntớihạnbiểudiễnmốiquanhệgiữacác hoạt độngtrongdựán. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 9
10. 9/11/2012 Phương pháp AON (Activity-on-node) 28 Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Sơ đồ mạng phương pháp AON (Activity on node) 29 Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Phương pháp AOA (Activity-on-arrow) 30 ¤ Event label : nhãnsựkiện ¤ Earliest event time: thời điểmsớmnhất ¤ Latest event time: thời điểmmuộnnhất ¤ Activity label : nhãnhoạt động ¤ Activity duration : thờigianthựchiệnhoạt động Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 10
11. 9/11/2012 Tính toán thời gian công việc dựa vào sơ đồ mạng AOA (activity-on-arrow) 31 Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Sơ đồ Gantt biểu diễn các hoạt động và các mốc chính (milestones) 32 Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 Kỹ thuậtPERT (Project evaluation and review technique) 33 ¨ PERT làkỹthuậtphântíchdùng đểước lượngthờigianthựchiệndựándựatrên việcsửdụngcác ướclượnglạcquan, khả dĩ vàbi quancủacácthờigianthựchiện côngviệc. ¤ t(e) làthờigianmong đợi. ¤ t(o) làthờigianlạcquan. ¤ t(m) làthờigianhoạt độngcóthể xảyranhất. ¤ t(p) làthờigianbi quan. Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 11
12. 9/11/2012 Hỏi đáp 34 Hệ thống thông tin quản trị -Quản lý dự án HTTT 11/09/2012 12