Giáo trình Hoạt động truyền thông Marketing của Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội - Bùi Thanh Thủy

Nội dung text: Giáo trình Hoạt động truyền thông Marketing của Trung tâm Thông tin-Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội - Bùi Thanh Thủy

1. Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Khoa học Xã hội và Nhân văn 26 (2010) 238-245 Hoạt động truyền thông Marketing của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Bùi Thanh Thủy* Khoa Thông tin Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, 336 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam Nhận ngày 20 tháng 12 năm 2010 Tóm tắt. Truyền thông marketing đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Nhận thức được điều này, Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (Trung tâm) đang sử dụng nhiều phương tiện khác nhau để truyền thông marketing: tổ chức các lớp học hướng dẫn tìm tin và sử dụng các dịch vụ, in và phát các tờ rơi, treo các màn hình điện tử và truyền thông marketing qua internet. Bên cạnh những ưu điểm, hoạt động này vẫn còn những hạn chế nhất định. Để nâng cao hiệu quả hoạt động truyền thông marketing của Trung tâm cần: lập kế hoạch truyền thông marketing cho các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm; thiết lập chính sách cụ thể để thu hút người dùng tin; nâng cao hiệu quả các kênh thông tin phản hồi; đa dạng hoá các kênh truyền thông marketing hoạt động, dịch vụ và sản phẩm thông tin thư viện; đào tạo cán bộ thư viện; tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp; tăng cường đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật cho thư viện và ngân sách cho hoạt động truyền thông marketing. 1. Vai trò truyền thông marketing trong hoạt sử dụng sản phẩm đó, cũng như cách thức có động thông tin - thư viện * thể khai thác, sử dụng được sản phẩm [1]. Truyền thông marketing là một phần quan Truyền thông marketing là một trong 4 trọng trong hoạt động marketing tại các cơ nhóm công cụ chủ yếu của marketing - mix mà quan thông tin - thư viện, nó hướng tới mục một cơ quan thông tin thư viện có thể sử dụng đích giới thiệu một cách đầy đủ và chính xác để tác động vào người dùng tin mục tiêu nhằm nhất tất cả các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và đạt được mục đích của mình. Bản chất của hoạt nguồn lực của các thư viện, nhằm: động truyền thông marketing là truyền tin về sản phẩm và tổ chức tới người dùng tin để · Nâng cao nhận thức, sự hiểu biết và hình thuyết phục họ sử dụng sản phẩm. Nói cách thành thói quen, tập quán ở mọi thành viên khác, truyền thông marketing là tất cả các trong xã hội đối với việc khai thác, sử dụng phương thức liên kết được sử dụng hướng tới thông tin; người dùng. Giúp người dùng biết đến sản · Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng các phẩm mình cần, các lợi ích nhờ việc khai thác, nguồn lực của cơ quan thông tin - thư viện; ___ · Nâng cao khả năng của các cơ quan thông tin - thư viện trong việc đáp ứng nhu cầu * ĐT.: 84-4-38583903. E-mail: buithanhthuy@gmail.com thông tin của mọi thành viên trong xã hội; 238
2. B.T. Thủy / Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Khoa học Xã hội và Nhân văn 26 (2010) 238-245 239 · Nâng cao hiệu quả đầu tư của xã hội đối Trung tâm sử dụng nhiều phương tiện khác với các cơ quan thông tin - thư viện [2]. nhau để truyền thông marketing hình ảnh cũng Đối với các cơ quan thông tin - thư viện như các sản phẩm của của mình: từ việc truyền thuộc các trường đại học, những mục đích trên thông marketing qua việc tổ chức các lớp học đều hướng tới người dùng tin mục tiêu là sinh hướng dẫn, in và phát các tờ rơi, treo các màn viên và giảng viên trong trường. Việc tìm hiểu hình lớn tới việc truyền thông marketing qua và đáp ứng nhu cầu về thông tin - tư liệu của internet các đối tượng người dùng tin này là vấn đề cần + Tổ chức các lớp học hướng dẫn người được quan tâm hàng đầu tại các thư viện đại dùng tin học [3]. Nói cách khác, các thư viện đại học Để giúp các em học sinh, sinh viên năm thứ phải tìm cách làm thế nào để người dùng tin nhất có những hiểu biết, kỹ năng cần thiết để tiếp cận nhiều hơn tới các sản phẩm và dịch vụ tiếp cận nguồn thông tin, ngay đầu các năm của mình. Một trong những giải pháp cho vấn học Trung tâm tổ chức các lớp “Hướng dẫn đề này là truyền thông marketing hoạt động sinh viên sử dụng thư viện”. Nội dung của các thông tin - thư viện lớp học gồm hai phần: Phần một giới thiệu những nét chính về cơ cấu, tổ chức, hoạt động của Trung tâm TT-TV, đặc biệt giới thiệu về hệ 2. Thực trạng hoạt động truyền thông thống các phòng PVBĐ, giới thiệu về nguồn marketing tại Trung tâm Thông tin - Thư lực thông tin hiện có của Trung tâm. Phần hai viện Đại học Quốc gia Hà Nội hướng dẫn cách sử dụng phòng đọc, phòng Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học mượn, cách khai thác thông tin, tra tìm tài liệu Quốc gia Hà Nội (Trung tâm) được thành lập theo các phương pháp truyền thống và hiện đại, ngày 14/2/1997 trên cơ sở sát nhập thư viện phổ biến cho về nội quy sử dụng thư viện. của các trường thành viên thuộc Đại học Quốc Trong năm nay, một quy định mới được áp gia Hà Nội. Mục tiêu, nhiệm vụ chính trị quan dụng, đó là: để được cấp quyền sử dụng thư trọng nhất mà Trung tâm được giao phó là: tổ viện, sau mỗi buổi nghe hướng dẫn, mỗi sinh chức, quản lý và cung cấp tin, tài liệu phục vụ, viên phải thực hiện một bài kiểm tra trắc tối đa nhu cầu thông tin - thư viện của đội ngũ nghiệm và phải đạt điểm 6/10 trở lên. Đã có cán bộ, giảng viên, sinh viên, học sinh trong gần 6000 sinh viên tham gia lớp học và hầu hết toàn Đại học Quốc gia Hà Nội. các em đều đạt yêu cầu. Sau khi tham gia lớp Năm 1999, sau khi tiếp nhận khu nhà 7 học sử dụng thư viện, sinh viên đến thư viện đỡ tầng tại Cầu Giấy làm trụ sở chính, Trung tâm bỡ ngỡ và trở nên tự tin hơn với việc tìm kiếm đã nhanh chóng thiết lập hệ thống các phòng thông tin, tài liệu [4]. Phục vụ bạn đọc đặt tại các khu làm việc, học Bên cạnh việc tổ chức các lớp học định kỳ tập và ký túc xá của Đại học Quốc gia Hà Nội. vào đầu năm học, Trung tâm cũng tiến hành Hiện nay, Trung tâm đã trở thành một cơ quan mở các lớp học khác và thường là các lớp học thông tin - thư viện hiện đại phục vụ nhu cầu giới thiệu về các sản phẩm và dịch vụ mới của thông tin, tư liệu giảng dạy, học tập và nghiên Trung tâm cho những đối tượng người dùng có cứu khoa học cho sinh viên và giảng viên trong nhu cầu sử dụng. trường. + Truyền thông marketing qua tờ rơi Hiện nay, người dùng tin hàng năm của thư Cùng với việc tổ chức lớp học hướng dẫn viện là khoảng 42.000 người dùng là học sinh, sử dụng, Trung tâm đã in các loại tờ rơi để giới sinh viên các hệ, học viên cao học, nghiên cứu thiệu tổ chức, hoạt động và các sản phẩm. Tờ sinh và 2000 cán bộ nghiên cứu, giảng viên, rơi được in màu, hình thức đẹp mắt. Nội dung chuyên viên. tờ rơi về Trung tâm giới thiệu sơ lược về lịch
3. 240 B.T. Thủy / Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Khoa học Xã hội và Nhân văn 26 (2010) 238-245 sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ + Truyền thông marketing qua logo chức, hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc (bao gồm đại chỉ, số điện thoại), thời gian mở cửa phục vụ bạn đọc, nguồn lực thông tin, các chuẩn nghiệp vụ và quan hệ quốc tế. Bên cạnh tờ rơi giới thiệu chung, Trung tâm cũng in tờ rơi giới thiệu cho người dùng tin về nguồn tin trực tuyến của mình. Trong tờ rơi này, Trung tâm giới thiệu 9 nguồn tin trực Logo của Trung tâm Thông tin - thư viện tuyến, trong đó nêu tên các nhà xuất bản, nội Đại học Quốc gia dung từng nguồn tin bao quát, địa chỉ trang web của nguồn tin và thời hạn sử dụng các Trung tâm cũng thiết kế logo riêng. Việc nguồn tin. xuất hiện logo của Trung tâm trên các trang web cũng như trên các tài liệu khác nói về + Lắp màn hình điện tử giới thiệu Trung tâm làm cho người dùng tin có ấn tượng Tại cơ sở Thượng Đình, Trung tâm cũng sâu hơn về Trung tâm nói chung và về các sản cho lắp đặt hệ thống các màn hình điện tử. phẩm và dịch vụ của Trung tâm nói riêng. Hiện tại, màn hình điện tử này mới được lắp + Diễn đàn trao đổi đặt nên chưa được đưa vào sử dụng. Dự kiến Với mong muốn tiếp cận với người dùng khi đưa vào hoạt động, trên màn hình chạy các tin nhiều hơn nữa với người dùng tin, Trung thông tin giới thiệu về các hoạt động Trung tâm đã mở diễn đàn trao đổi. Mục đích của tâm cũng như giới thiệu các sản phẩm của thư việc tổ chức diễn đàn là để tạo môi trường trao viện nói riêng. đổi, học tập kinh nghiệm, kiến thức nghề + Truyền thông marketing qua website nghiệp. của Trung tâm Diễn đàn được tổ chức với nhiều tiểu mục Website của Trung tâm giới thiệu các nhỏ như: Bản tin diễn đàn, Thư viện và cuộc thông tin cũng như các sản phẩm và dịch vụ tại sống, Dịch vụ thông tin và phục vụ bạn đọc, Trung tâm thông qua các module chính: Trang Xây dựng và phát triển kho tài nguyên tri thức, Tin học trong thư viện. Để tham gia diễn đàn chủ, Tra tìm tài liệu, Thư viện khoa, Bản tin này, người dùng tin cần đăng ký, việc đăng ký điện tử, Cơ sở dữ liệu trực tuyến, Tài nguyên này hoàn toàn miễn phí. số, Đại học khu vực, Vinaren. Cho tới nay (ngày 12/4/2010), đã có tới 469170 lượt người + Truyền thông marketing trên các website khác truy cập vào website. Trung bình mỗi ngày có khoảng 550 lượt người truy cập. Trung tâm cũng thực hiện truyền thông marketing thông qua việc cho đăng tải thông + Sử dụng công cụ tìm kiếm tin hoặc đường link tới website của trung tâm Website của thư viện có kết nối với các tại các website. máy tìm Vinaseek, Google, vì thế khi sử dụng Thực hiện một cuộc tìm với biểu thức tìm: các máy tìm này người dùng tin có thể tìm "link: " tại máy tìm kiếm các thông tin về Trung tâm. Ngoài ra, Google, cho thấy có 466 trang có đường link chúng ta còn có thể sử dụng các mày tìm khác tới website của thư viện. như Yahoo hay Xalo Hiện tại, Trung tâm Nhờ việc truyền thông marketing rộng rãi không phải trả phí cho các thông tin được các đó, cùng với thói quen sử dụng internet để truy máy tìm cung cấp thông tin về mình tới người cập vào các trang ưa thích, người dùng tin sẽ dùng tin. biết tới thư viện một cách nhanh chóng hơn.
4. B.T. Thủy / Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Khoa học Xã hội và Nhân văn 26 (2010) 238-245 241 Trung tâm hiện đang có mối quan hệ hợp có chất lượng khá tốt. Website chứa đầy đủ các tác với hơn 100 tổ chức thông tin - thư viện thông tin về hoạt động của thư viện, phản ánh trong nước và trên thế giới. Tham gia, đóng được nguồn tài nguyên phong phú của mình và góp tích cực, hiệu quả trong một số hiệp hội bạn đọc lại có thể khai thác trực tiếp được các nghề nghiệp như: Hội thư viện đại học trực cơ sở dữ liệu được xây dựng. Thêm vào đó, khi tuyến các đại học quốc gia Đông Nam Á người dùng tin truy cập vào website của thư (AUNILO), Hội đồng các thư viện đại học viện sẽ thấy các hình ảnh về các hoạt động quốc gia Đông Á Với cương vị là Chủ tịch cũng như các phòng chức năng tại thư viện Liên hiệp Thư viện các trường đại học phía chạy trên đầu trang web tạo nên hình ảnh thân Bắc, Phó Chủ tịch Hội thư viện Việt Nam, thiện của thư viện với người dùng tin. Để đáp Trung tâm đã khẳng định được vị thế của mình ứng nhu cầu sử dụng của người dùng tin nước trong lĩnh vực thông tin-thư viện và cũng là ngoài, website có cả phiên bản tiếng Việt và điều kiện thuận lợi để phát triển các mối quan tiếng Anh. Website cũng có kết nối với nhiều hệ hợp tác, thu hút các dự án cho Trung tâm [4]. thư viện và tổ chức thư viện trong và ngoài nước. Nhờ đó, có thể nói rằng, website thư viện cung cấp một lượng thông tin rất lớn, lại được 3. Một số nhận xét thiết kế hiện đại với nhiều module, phân mục rõ ràng, chất lượng thông tin đảm bảo (có ghi Ưu điểm rõ tác giả và nguồn trích rõ ràng) thu hút được - Trung tâm rất quan tâm tới việc tìm hiểu rất nhiều người dùng tin truy cập vào đó. nhu cầu tin của người dùng tin nhằm đáp ứng - Logo của Trung tâm được thiết kế với tốt hơn nhu cầu tin của bạn đọc bằng các hình màu sắc trang nhã, đẹp mắt. Có thể nhận thấy thức khác nhau như: điều tra bằng bảng hỏi, trong những tài liệu, hình ảnh Truyền thông gửi danh mục tài liệu tới các khoa, mở tiểu marketing về Trung tâm đều có xuất hiện logo mục “đề nghị mua tài liệu”, “Góp ý” trên này. Với việc truyền thông marketing hình ảnh website, đặt thí điểm “Bàn thông tin” tại cơ sở qua logo đã làm cho người dùng nhớ đến hình Thượng Đình. ảnh cũng như các sản phẩm và dịch vụ của - Cán bộ trực tại “Bàn thông tin” luôn vui Trung tâm tốt hơn. vẻ và nhiệt tình khi trả lời và giúp đỡ người Nhược điểm dùng tin và đã nhận được những phản hồi tốt từ phía người dùng. - Mặc dù quan tâm tới nhu cầu của người dùng nhưng Trung tâm mới chỉ quan tâm chủ - Trung tâm đã tổ chức các lớp học hướng yếu tới nhu cầu tin của họ. Trung tâm chưa tiến dẫn người dùng tin định kỳ vào đầu các năm hành các nghiên cứu nhu cầu của người dùng học giúp cho phần lớn người dùng có thể sử tin đối với các sản phẩm và dịch vụ của thư dụng tốt các sản phẩm và dịch vụ của mình. viện một cách thường xuyên. Hơn nữa, để đảm bảo được chất lượng của việc tổ chức lớp học, Trung tâm đã đưa ra giải pháp - Trung tâm đã quan tâm đến việc mở diễn yêu cầu người dùng tin phải làm bài kiểm tra đàn trao đổi để nghe các ý kiến nhằm phát triển sau khi học và chỉ những người đạt được yêu tốt hơn. Tuy nhiên điều đáng nói là mặc dù cầu mới được phép sử dụng Trung tâm. Tuy diễn đàn đã đi vào hoạt động khá lâu nhưng lại nhiên Trung tâm cũng không áp dụng cứng chưa có bài viết nào được đăng tải. Như vậy có nhắc việc người dùng tin bắt buộc phải tham thể nói việc tạo ra diễn đàn trao đổi mới chỉ dự lớp học và làm bài kiểm tra vào thời điểm dừng lại ở hình thức. cụ thể mà người dùng tin có thể làm vào thời - Hệ thống nhận và trả lời các ý kiến phản gian khác phù hợp với lịch cá nhân của họ. hồi của Trung tâm mặc dù đã hình thành nhưng - Truyền thông marketing qua website là chưa thu hút được người dùng tin quan tâm. hình thức được Trung tâm chú trọng nhất nên Khi gửi tin nhắn đến, Trung tâm không có hệ
5. 242 B.T. Thủy / Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Khoa học Xã hội và Nhân văn 26 (2010) 238-245 thống tin báo cáo tự động tới người dùng tin công trách nhiệm cho các cán bộ thư viện để rằng họ đã nhận được câu hỏi thắc mắc của đảm bảo rằng kế hoạch được hoàn thành. người dùng tin và người dùng tin cũng phải chờ rất lâu, thậm chí không có câu trả lời. Điều 4.2. Thiết lập chính sách cụ thể để thu hút này làm cho người dùng tin không biết liệu người dùng tin Trung tâm có quan tâm tới ý kiến của mình hay không, do vậy họ có thể sẽ không gửi các ý Trung tâm cần có những chính sách cụ thể kiến phản hồi nữa. để thu hút người dùng tin hơn nữa, đặc biệt là đối tượng người dùng tin là cán bộ giảng dạy, - Mặc dầu Trung tâm cũng cung cấp dịch cán bộ nghiên cứu, cán bộ quản lý của Trường. vụ “Chat online”, nhưng việc này thực ra là Mặc dù là những cán bộ đang làm việc tại Đại người dùng tin gửi ý kiến tới địa chỉ mail học Quốc gia nhưng không ít người chưa hiểu infordesk.lic.vnu@gmail.com và cán bộ thư rõ về các sản phẩm và dịch vụ thông tin của viện sẽ trả lời qua địa chỉ mail này. Có thể Trung tâm. Để giải quyết vấn đề này, Trung nhận thấy rất rõ địa chỉ này tương đối dài và tâm có thể kết hợp với các cơ sở đào tạo để tổ khó nhớ đối với người dùng tin. Hơn nữa, dù là chức thường xuyên các buổi giới thiệu cũng địa chỉ dễ nhớ thì cũng sẽ có rất ít người dùng như hướng dẫn sử dụng các sản phẩm và dịch quan tâm tới nó chứ chưa kể đến việc họ sẽ viết vụ thư viện. thư tới. Điều này trên thực tế đã được chứng minh là cho đến nay gần như chưa có người dùng tin nào viết thư tới địa chỉ mail. 4.3. Tăng cường hiệu quả các kênh thông tin phản hồi - Những đối tượng người dùng tin là cán bộ quản lý, giảng viên rất ít sử dụng thư viện. Một Tất cả các dịch vụ và sản phẩm cung cấp trong những nguyên nhân dẫn tới tình trạng cho người dùng tin cần thường xuyên được này là Trung tâm đã kết hợp nhiều phương đánh giá. Sau khi thực hiện phân phối dịch vụ, thức để truyền thông marketing hoạt động của thư viện cần có bộ phận tìm kiếm các thông tin mình chưa thực sự hiệu quả. Đối tượng người phản hồi ngay. Nếu không nhận được sự đánh dùng tin này chưa thực sự nhận thức rõ về các giá nào từ phía người dùng, các cán bộ thư viện sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm. và các nhà quản lý thư viện có thể thừa nhận một cách sai lầm rằng họ biết người dùng của họ muốn gì [1]. 4. Một số kiến nghị nâng cao chất lượng hoạt Mặc dù các kênh thông tin phản hồi đã động truyền thông marketing tại Trung tâm được Trung tâm thiết lập, tuy nhiên hiệu quả của công tác này chưa cao. Một trong những 4.1. Lập kế hoạch truyền thông marketing cho biện pháp để kích thích người dùng cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm thông tin phản hồi là sự tôn trọng với các ý kiến của họ. Trung tâm cần phải thể hiện cho Trung tâm cần nhận biết rõ mình cần người dùng biết những kiến nghị của người truyền thông marketing cái gì và bằng cách nào. dùng đã được Trung tâm ghi nhận và sẽ giải Việc này giúp người dùng nhận thức về các sản quyết đến đâu, như thế nào và vì sao. phẩm và dịch vụ thư viện đang tồn tại và cũng như khả năng đáp ứng các nhu cầu của họ. Để Hiện tại, Trung tâm đã mở diễn đàn trao nâng cao hiệu quả của các sản phẩm và dịch vụ đổi trên website với mục đích trao đổi nghiệp Trung tâm cần lập và thực hiện một kế hoạch vụ và tiếp nhận các ý kiến đóng góp của người truyền thông marketing riêng cho mỗi sản dùng tin. Tuy nhiên, Trung tâm cần quan tâm phẩm. Đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hơn tới hiệu quả của diễn đàn, có những biện phần lập kế hoạch truyền thông marketing phải pháp phù hợp để thúc đẩy diễn đàn đi vào hoạt nằm trong kế hoạch marketing và có sự phân động.
6. B.T. Thủy / Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Khoa học Xã hội và Nhân văn 26 (2010) 238-245 243 4.4. Đa dạng hoá các kênh truyền thông không cần đợi cán bộ thư viện nhận thư thắc marketing hoạt động, dịch vụ và sản phẩm mắc rồi trả lời cho họ. Nếu phát triển theo thông tin thư viện hướng đó, hoạt động thư viện sẽ có tính hệ thống hơn và việc liên hệ hai chiều này cũng là Một website tốt chính là một công cụ một hình thức Truyền thông marketing mang marketing hiệu quả. Việc xúc tiến các dịch vụ lại hiệu quả tốt cho Trung tâm. và các nguồn thông tin ở những chỗ đáng chú ý trên website là rất quan trọng nhưng nó thường Mở dịch vụ Chat online trên trang web. Mở không hiệu quả như là các thư viện mong dịch vụ “Chat online” thực sự rất hữu ích đối muốn. Nhiều người dùng thích đánh dấu các với người dùng tin. Dịch vụ này có chức năng trang đặc biệt trên website hơn là việc tìm kiếm tương tự như “Bàn thông tin”, chỉ khác là nó nó thông qua các trang chủ. Nguyên nhân này hoạt động trên môi trường mạng. Chính vì vậy, làm cho các dịch vụ mới rất khó được khách để dịch vụ này hoạt động thực sự hiệu quả hàng khám phá một cách thường xuyên. Điều Trung tâm nên đặt tiểu mục “Chat online” ngay này không phải cho rằng việc kết nối trực trên trang chủ của Trung tâm vì đặt tại đây tuyến là lãng phí thời gian. Do việc sử dụng lượng người dùng truy cập lớn, sẽ giúp họ dễ internet và các nguồn điện tử trở nên phổ biến, dàng biết đến. Hơn nữa việc Chat online cũng web trở thành phương tiện cần thiết cho việc trở nên đơn giản, chỉ với một cái nhấp chuột là marketing và xúc tiến các dịch vụ và các nguồn họ có thể kết nối với cán bộ thư viện. Cần tin. Các phương tiện giữa cá nhân với nhau sẽ thông báo thời gian mà cán bộ thư viện có thể vẫn là các phương tiện kết nối quan trọng. Để trả lời trực tiếp. Trung tâm cũng cần đặt chế độ kết nối tới tất cả người dùng cần thực hiện thư trả lời tự động cho người dùng khi nhận nhiều phương thức marketing. Bên cạnh những được ý kiến của họ trong trường hợp không phương thức truyền thông marketing đang sử trong thời gian tư vấn trực tiếp. dụng, Trung tâm cần thực hiện một số biện Cần triển khai việc đặt logo tại nhiều pháp truyền thông marketing sau: website để thu hút được nhiều người truy cập Thu thập địa chỉ thư điện tử của người vào website của thư viện và sử dụng các nguồn dùng tin, hàng tháng nên gửi thông báo sách lực, dịch vụ của thư viện hơn. mới, nguồn tin mới, giới thiệu các dịch vụ mới Phát triển hình thức truyền thông marketing qua hòm thư. Với việc bắt buộc sử dụng hòm bằng việc sử dụng Blog vì hiện nay, dịch vụ thư sinh viên để phục vụ cho công tác đào tạo Blog đã trở nên rất thân quen với mọi người như hiện nay, việc gửi các thông báo qua hòm đặc biết là các đối tượng là sinh viên. Nếu như thư giúp sinh viên, học viên dễ dàng nhận được các thư viện đại học cũng có Blog tham gia vào các thông tin này. Đối với giảng viên, cán bộ cộng đồng Blog như những trang cá nhân để nghiên cứu, chuyên viên, cán bộ quản lý cũng giới thiệu về chính mình thì sẽ càng trở nên nên áp dụng hình thức này trong trường hợp họ thân thiện với người dùng tin. đồng ý. Hình thức này giúp người dùng sẽ biết Tham gia mạng xã hội (Social Network) là được nhiều hơn về Trung tâm cũng như những một giải pháp mang tính khả thi nên được thực lợi ích mà Trung tâm có thể mang lại cho họ. hiện. Chỉ cần một vài bước đơn giản, chúng ta Từ đây, sẽ khuyến khích họ sử dụng các sản có thể trở thành thành viên của facebook hay phẩm và dịch vụ của Trung tâm. bất kỳ một mạng xã hội nào khác như Y!360, Cần tạo hệ thống lưu hồ sơ bạn đọc trong Myspace, Flickr, Hi5 và thông tin về Trung dịch vụ này, tức là việc lưu lại các câu hỏi và tâm sẽ được đông đảo người dùng tin biết đến. câu trả lời của người dùng tin để họ có thể tìm Đặc biệt, hiện nay, khi phần lớn mọi người đều lại khi cần. Hoặc khi có người dùng tin khác có những trang cá nhân khi tham gia mạng xã truy cập vào đó, có câu hỏi tương tự, họ cũng hội, nếu trong danh sách bạn bè của họ (friend có thể tra cứu và tìm thấy câu trả lời ngay mà list) tại các trang này có trang của thư viện thì
7. 244 B.T. Thủy / Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Khoa học Xã hội và Nhân văn 26 (2010) 238-245 những tin mới nhất được cập nhật sẽ tới với họ Trên bộ đồng phục nên in tên của cán bộ phục nhanh nhất. vụ cũng như chức danh của người đó. Người dùng tin khi tiếp xúc với cán bộ thư viện mặc 4.5. Đào tạo cán bộ thư viện đồng phục sẽ có thiện cảm hơn, họ cũng biết được tên và chức danh của từng cán bộ. Điều Cán bộ thư viện cần xác định được rõ tầm này giúp họ dễ dàng đưa ra các nhận xét từng quan trọng của marketing nói chung và hoạt động truyền thông marketing nói riêng đối với cán bộ thư viện. Trong trường hợp người dùng kết quả hoạt động của Trung tâm cũng như vai tin cần góp ý về phong cách làm việc của cán trò, nhiệm vụ của bản thân trong chuỗi các hoạt bộ, họ sẽ biết mình đang góp ý cho ai. Người động này. Từ đó, có những đề xuất, định quản lý cũng dễ dàng hơn trong việc nắm bắt hướng phát triển, xây dựng chiến lược cụ thể, các thông tin về nhân viên. Bên cạnh đó, việc đề xuất với Ban lãnh đạo trong việc đầu tư cho mặc đồng phục cũng giúp nâng cao tinh thần hoạt động này một cách hợp lý để nó có thể trách nhiệm của cán bộ thư viện trong quá trình mang lại hiệu quả cao nhất đối với hoạt động phục vụ người dùng tin của thư viện. Tại các cơ sở phục vụ của Trung tâm tại Thái độ ứng xử đối với người dùng tin của các trường thành viên nên trang trí giống nhau cán bộ thư viện cần được quan tâm. Trung tâm về hình thức. Ví dụ Trung tâm có thể sơn các nên mở những buổi học giúp cán bộ thư viện, màu sơn đồng nhất tại các bàn phục vụ, các đặc biệt là những cán bộ tiếp xúc trực tiếp với trang thiết bị. Để tạo điều kiện tối đa cho bạn người dùng tin về kỹ năng giao tiếp. Sự nhiệt đọc sử dụng tài liệu, Trung tâm đã có chính tình, chuyên nghiệp từ phía cán bộ thư viện sách giúp người dùng tin có thể sử dụng bất kỳ góp phần không nhỏ làm tăng lượng người cơ sở phục vụ nào tại các Trường thành viên. dùng tin đến với thư viện. Việc trang trí giống nhau về hình thức giúp Do Đại học Quốc gia là Đại học đa ngành, người dùng không bỡ ngỡ khi sử dụng các sản chính vì vậy tại mỗi cơ sở phục vụ Trung tâm phẩm và dịch vụ của Trung tâm. Họ sẽ cảm cần phân bổ cán bộ có trình độ phù hợp về thấy sự chuyên nghiệp trong các hoạt động của trình độ chuyên môn thư viện cũng như chuyên Trung tâm và điều này sẽ khuyến khích họ đến ngành đào tạo chính của trường đảm nhiệm để Trung tâm. có tư vấn và trả lời thắc mắc của người dùng tin kịp thời, hiệu quả. Trong trường hợp người 4.7. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật dùng tin có những thắc mắc về tài liệu mang cho thư viện và ngân sách cho hoạt động tính chuyên ngành hẹp cán bộ thư viện có thể truyền thông marketing giải đáp được ngay. Có như vậy, cán bộ thư viện mới thực sự trở thành "người dẫn đường Để các kiến nghị đã đề xuất ở trên có thể tin cậy đối với bạn đọc". thực hiện được thì ngoài việc phải có sự nỗ lực Trung tâm là thư viện lớn với 130 cán bộ, từ bản thân mỗi cán bộ thì Trung tâm cũng phải vì vậy cần có riêng bộ phận chuyên trách về có nguồn kinh phí cho các hoạt động này. hoạt động marketing. Cán bộ thư viện phụ Trung tâm cần huy động các nguồn ngân sách trách công tác này cần được tham gia các học từ Đại học Quốc gia để đầu tư trang thiết bị. các khóa đào tạo ngắn hạn và dài dạn về Cần có những khuyến nghị Đại học Quốc gia marketing, PR, quản trị mạng. để được đầu tư ngân sách phát triển hoạt động nói chung, hoạt động marketing nói riêng. Phải có những kế hoạch cụ thể mang tính thuyết 4.6. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp phục về hiệu quả hoạt động thì mới có thể thu Trung tâm nên may đồng phục cho cán bộ. hút được đầu tư về cơ sở vật chất.
8. B.T. Thủy / Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Khoa học Xã hội và Nhân văn 26 (2010) 238-245 245 Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Tài liệu tham khảo Quốc gia Hà Nội là một trong những thư viện [1] De Saez, Eileen Elliott, Marketing concepts for libraries đại học lớn nhất cả nước. Để nâng cao hiệu quả and information service, Second Edition, Facet hoạt động, Trung tâm đã và đang sử dụng Publishing, London, 2000. [2] Trần Mạnh Tuấn, Marketing trong hoạt động thông tin nhiều công cụ truyền thông marketing hướng thư viện: tập bài giảng dành cho sinh viên chuyên ngành tới cộng đồng người dùng tin của mình. Tuy thông tin thư viện, Hà Nội, 2005. nhiên việc sử dụng các công cụ này còn nhiều [3] Bùi Thanh Thuỷ, Marketing - Hoạt động thiết yếu của hạn chế. Vì vậy, trong thời gian tới, Trung tâm các thư viện đại học Việt Nam, Tạp chí Khoa học, Chuyên san Khoa học Xã hội và Nhân văn, Tập 24, Số 2 cần thực hiện thêm các hoạt động truyền thông (2008), Tr.119-123. marketing khác cũng như phát huy tốt hơn nữa [4] Website của Trung tâm Thông tin - Thư viện đại học hiệu quả các hoạt động đang tiến hành. Quốc gia Hà Nội Promotion in the Library and Information Center, Vietnam National University, Hanoi Bui Thanh Thuy Faculty of Library and Information, College of Social Sciences and Humanities, Vietnam National University, Ha Noi, 336 Nguyen Trai, Thanh Xuan, Hanoi, Vietnam Promotion plays an important role in enhancing efficiency and capacity of libraries and information centers. Being aware of this, Library and Information Center Vietnam National University, Hanoi (LICVNU) has been promoting services and products by using a varity of means such as: short courses for information users focusing on searching information resources and using services in library, brochures, electronic screens and internet. Besides many advantages, there are certain limitations of this activities. To enhance the promotion effectively, LICVNU needs to plan promotion strategies for the products and services; establish a particular policy to attract users; enhance the efficiency of feedback channels; diversify promotion channels, library services and products; train staff; create a professional working environment; improve the infrastructure and increase the budget for promotion activities