Giáo trình Kế toán Máy Kế toán hành chính sự nghiệp

259 trang huongle 4990

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Kế toán Máy Kế toán hành chính sự nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_ke_toan_may_ke_toan_hanh_chinh_su_nghiep.pdf

Nội dung text: Giáo trình Kế toán Máy Kế toán hành chính sự nghiệp

CÔNG TY CỔ PHẦN MISA GIÁO TRÌNH KẾ TOÁN MÁY KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP (Dùng cho sinh viên chuyên ngành Kinh tế, Kế toán tại các trƣờng ĐH, CĐ, THCN) NHÀ XUẤT BẢN VĂN HÓA - THÔNG TIN HÀ NỘI – 2010
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 QUY ƢỚC VỀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG CÁC SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN 3 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 4 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 5 CHƢƠNG 1: CÁC KHÁI NIỆM TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 6 1. Khái quát về ngân sách nhà nước 7 2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nước 7 3. Đơn vị hành chính sự nghiệp 8 4. Các đối tượng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp 10 5. Câu hỏi ôn tập 12 CHƢƠNG 2: QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN, SỬ DỤNG VÀ THANH QUYẾT TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC 13 1. Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN 14 2. Sơ đồ minh họa quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN 15 3. Các hình thức cấp kinh phí 15 4. Câu hỏi ôn tập 15 PHẦN 2: KẾ TOÁN MÁY TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 16 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 17 1. Khái niệm phần mềm kế toán 18 2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 18 3. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công 20 4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán 21 5. Phân loại phần mềm kế toán 22 6. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán 24 7. Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy 26 8. Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng? 27 9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất 28 10. Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài 34
11. Câu hỏi ôn tập 36 CHƢƠNG 2: MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 37 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 38 2. Nhập số dư ban đầu 41 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán 49 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ 50 5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính 51 6. Trao đổi dữ liệu với các phần mềm Tổng hợp báo cáo, phần mềm Quản lý ngân sách . 53 7. Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp 54 8. Câu hỏi ôn tập 55 9. Bài tập thực hành 55 CHƢƠNG 3: KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ 61 1. Nguyên tắc hạch toán 62 2. Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí. 62 3. Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí 63 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 64 5. Câu hỏi ôn tập 85 6. Bài tập thực hành 86 CHƢƠNG 4: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 89 1. Nguyên tắc hạch toán 90 2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền 90 3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền 93 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 95 5. Câu hỏi ôn tập 107 6. Bài tập thực hành 107 CHƢƠNG 5: KẾ TOÁN VẬT TƢ 111 1. Nguyên tắc hạch toán 112 2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho 112 3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư 113
4. Thực hành trên phần mềm kế toán 114 5. Câu hỏi ôn tập 124 6. Bài tập thực hành 124 CHƢƠNG 6: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 127 1. Nguyên tắc hạch toán 128 2. Mô hình hóa hoạt động tăng, giảm tài sản cố định 128 3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định 129 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 131 5. Câu hỏi ôn tập 142 6. Bài tập thực hành 143 CHƢƠNG 7: KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG 147 1. Nguyên tắc hạch toán 148 2. Mô hình hóa hoạt động tiền lương 148 3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương 148 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 149 5. Câu hỏi ôn tập 157 6. Bài tập thực hành 157 CHƢƠNG 8: KẾ TOÁN THU SỰ NGHIỆP 161 1. Nguyên tắc hạch toán 162 2. Mô hình hóa hoạt động thu sự nghiệp 162 3. Sơ đồ hạch toán kế toán hoạt động thu sự nghiệp 163 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 163 5. Câu hỏi ôn tập 173 6. Bài tập thực hành 173 CHƢƠNG 9: KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 175 1. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 176 2. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu 187 3. Xác định kết quả hoạt động kinh doanh 198 4. Kế toán thuế 202 5. Câu hỏi ôn tập 213
6. Bài tập thực hành 214 CHƢƠNG 10: BÁO CÁO TÀI CHÍNH 223 1. Khái niệm và mục đích sử dụng báo cáo tài chính 224 2. Nguyên tắc lập báo cáo tài chính 224 3. Thực hành trên phần mềm kế toán 225 4. Câu hỏi ôn tập 233 5. Bài tập thực hành – Bài tập tổng hợp 233 TÀI LIỆU THAM KHẢO 252
Lời mở đầu LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Vì thế một hệ thống quản lý tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một cách nhanh chóng, hiệu quả là vô cùng cần thiết. Ngày nay, do tính đa dạng và phức tạp của các hoạt động, cùng với sự phát triển và ngày càng phổ cập của Công nghệ Thông tin, các phần mềm kế toán đang trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các đơn vị hành chính sự nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế toán kịp thời, hiệu quả. Tuy nhiên để khai thác và phát huy hết những tiện ích của các phần mềm kế toán đòi hỏi người sử dụng, bên cạnh nghiệp vụ kế toán vững vàng còn cần có các kỹ năng sử dụng phần mềm, phải hiểu biết và sử dụng một cách thành thục. Chính vì sự cần thiết đó mà giáo trình đào tạo kế toán máy hành chính sự nghiệp đã ra đời. Giáo trình này được biên soạn nhằm phục vụ các đối tượng sinh viên đã và đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp chuyên ngành về tài chính kế toán cũng như các chuyên ngành khác về kinh tế, đã có kiến thức sơ đẳng về nguyên lý kế toán. Mục tiêu chính của giáo trình là: Cung cấp cho sinh viên những khái niệm cơ bản về hệ thống phần mềm kế toán, quy trình xử lý chung của phần mềm kế toán; giúp sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trường tiếp cận nhanh nhất và có thể sử dụng ngay được bất kỳ phần mềm kế toán nào sẵn có tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Là cẩm nang cho các sinh viên sau khi tốt nghiệp, đi làm, nắm được các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm cũng như có hiểu biết cơ bản về các loại phần mềm kế toán và các nhà cung cấp trên thị trường. Từ đó, họ có thể tự lựa chọn hoặc tư vấn cho lãnh đạo mua phần mềm kế toán phù hợp với đơn vị hành chính sự nghiệp mình. Cuốn giáo trình này gồm 2 phần: Bản quyền của MISA JSC 1
Lời mở đầu Phần 1: Trình bày các khái niệm liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp; quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán ngân sách nhà nước. Phần 2: Hướng dẫn thực hành hoạt động kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán. Phần này gồm 10 chương Chương 1: Trình bày các vấn đề tổng quan về phần mềm kế toán. Với chương này, người học sẽ được trang bị những kiến thức cơ bản về phần mềm kế toán, các loại phần mềm kế toán trên thị trường và cách lựa chọn phần mềm phù hợp. Chương 2: Hướng dẫn cách mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán, các bước cần thực hiện khi ứng dụng phần mềm kế toán trong hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Từ chương 3 đến chương 10: mỗi chương là một phần hành kế toán cụ thể, hướng dẫn người học từ các nguyên tắc hạch toán chung, quy trình hóa hoạt động của phần hành đó, cho đến những thao tác cần thực hiện trên phần mềm khi làm kế toán máy. Cuối mỗi chương đều có câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành giúp người học hoàn thiện kiến thức của mình. Giáo trình được biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Tập thể tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: bizdev@misa.com.vn 2 Bản quyền của MISA JSC
Giải thích ký hiệu QUY ƢỚC VỀ KÝ HIỆU SỬ DỤNG TRONG CÁC SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HÓA HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN Ký hiệu Ý nghĩa Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện Action - Diễn tả một hành động nhỏ nhất trong đặc tả hành vi. Có nhiều đầu vào, đầu ra hoặc không có Control Flow - Diễn tả việc bắt đầu một hoạt động sau một hoạt động đã hoàn thành => giúp mô hình hóa chuỗi hoạt động không liên quan đến đối tượng cụ thể Fork - Diễn tả hoạt động có nhiều luồng ra và các luồng đồng thời xảy ra Join - Diễn tả hoạt động có nhiều đầu vào và các đầu vào xảy ra đồng thời Decision - Diễn tả hoạt động có một đầu vào và nhiều đầu ra. Sử dụng cho chọn lựa kiểu đúng, sai Note - Ghi chú Bản quyền của MISA JSC 3
Danh mục các từ viết tắt DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Viết tắt Ý nghĩa ĐVHCSN Đơn vị hành chính sự nghiệp ĐVQHNS Đơn vị quan hệ ngân sách NSNN Ngân sách nhà nước KBNN Kho bạc nhà nước CTMT Chương trình mục tiêu DA Dự án GTGT Giá trị gia tăng HMLK Hao mòn lũy kế HĐSXKD Hoạt động sản xuất kinh doanh KQHĐKD Kết quả hoạt động kinh doanh CCDC Công cụ dụng cụ QĐ Quyết định TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định XDCB Xây dựng cơ bản 4 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp P H Ầ N 1 TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp  Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán với ngân sách nhà nước Bản quyền của MISA JSC 5
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp . C H Ƣ Ơ N G 1 CÁC KHÁI NIỆM TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Khái niệm ngân sách nhà nước  Các danh mục trong mục lục ngân sách nhà nước  Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp  Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp  Các đối tượng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp 6 Bản quyền của MISA JSC
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp 1. Khái quát về ngân sách nhà nƣớc Ngân sách nhà nước: Là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định và được thực hiện trong một năm để bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước. Trong đó: Thu ngân sách nhà nước: Bao gồm các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của các tổ chức và cá nhân; các khoản viện trợ; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật. Chi ngân sách nhà nước: Bao gồm các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước; chi trả nợ của Nhà nước; chi viện trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật. Ngân sách nhà nước được quản lý thống nhất theo nguyên tắc tập trung dân chủ, công khai, minh bạch, có phân công, phân cấp quản lý, gắn quyền hạn với trách nhiệm. Ngân sách nhà nước gồm ngân sách trung ương và ngân sách địa phương. Ngân sách địa phương bao gồm ngân sách của đơn vị hành chính các cấp có Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân. 2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nƣớc Mục lục ngân sách nhà nước: Là hệ thống các chỉ tiêu để nhà nước thống kê tình hình thu chi NSNN theo các tiêu chí khác nhau. Hệ thống mục lục ngân sách bao gồm các danh mục: Cấp ngân sách; Nguồn ngân sách nhà nước; Chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia; Ngành kinh tế; Nội dung kinh tế; Nhóm mục chi. Nguồn ngân sách nhà nước: Là nội dung thể hiện nguồn gốc ngân sách nhà nước. Nguồn ngân sách được phân loại theo nguồn chi từ vốn trong nước và nguồn chi từ vốn ngoài nước. Cấp ngân sách: Là sự phân cấp quản lý ngân sách nhà nước cho từng cấp chính quyền, bao gồm: Ngân sách Trung ương, ngân sách cấp tỉnh, ngân sách cấp huyện, ngân sách cấp xã. Bản quyền của MISA JSC 7
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp Chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia: Thể hiện nhiệm vụ chi ngân sách cho các chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia, và các nhiệm vụ chi cần theo dõi riêng. Chương: Thể hiện hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức trực thuộc một cấp chính quyền. Ví dụ: 001 – 399: Mã số Chương thuộc cấp Trung ương 400 – 599: Mã số Chương thuộc cấp Tỉnh 600 – 799: Mã số Chương thuộc cấp Huyện 800 – 989: Mã số Chương thuộc cấp Xã Mã số Chương trong lĩnh vực giáo dục: 022: Bộ Giáo dục và Đào tạo 422: Sở Giáo dục và Đào tạo 622: Phòng Giáo dục và Đào tạo 822: Trường Mầm non, nhà trẻ Ngành kinh tế (Loại, khoản): Là tính chất hoạt động kinh tế (ngành kinh tế quốc dân). Nội dung kinh tế (Mục, Tiểu mục): Thể hiện nội dung kinh tế (hay tính chất kinh tế) của khoản thu chi ngân sách nhà nước. Căn cứ vào nội dung kinh tế để chia thành các Mục, Tiểu mục; Nhóm, Tiểu nhóm khác nhau. Nhóm mục chi: Là nhóm các mục chi có cùng tính chất, bao gồm 4 nhóm mục là chi thanh toán cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua tài sản và chi khác. 3. Đơn vị hành chính sự nghiệp 3.1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp: Là đơn vị nhận ngân sách của nhà nước để phục vụ các nhiệm vụ của nhà nước, chủ yếu là các hoạt động chính trị xã hội. VD: Sở Y tế, Sở Giáo dục, Sở thể dục thể thao, Sở Tư pháp 8 Bản quyền của MISA JSC
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp 3.2. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp 3.2.1. Phân loại theo ngành dọc Theo cách phân loại này, đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành 3 loại: • Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng năm do Thủ tướng Chính phủ hoặc Uỷ ban nhân dân giao. Đơn vị dự toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dưới trực thuộc. • Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp I, được đơn vị dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn vị dự toán cấp III (trường hợp được ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I). • Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (Đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dự toán ngân sách. Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III được nhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán theo quy định (Đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước). 3.2.2. Phân loại theo cấp ngân sách Theo cách phân loại này đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành: • Đơn vị dự toán cấp Trung ương: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Trung ương. • Đơn vị dự toán cấp Tỉnh: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Tỉnh. • Đơn vị dự toán cấp Huyện: Sử dụng nguồn ngân sách cấp Huyện. 3.2.3. Phân loại theo khả năng tự đảm bảo kinh phí Theo tiêu thức này đơn vị hành chính sự nghiệp có các loại sau: • Đơn vị ngân sách cấp 100% kinh phí (áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy). Ví dụ: UBND quận, huyện, • Đơn vị tự đảm bảo kinh phí (áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu): Đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí. Ví dụ: Trường đại học Bách Khoa và một số trường đại học khác, Bản quyền của MISA JSC 9
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị tự đảm bảo 100% kinh phí. Ví dụ: Các viện nghiên cứu trực thuộc đơn vị hành chính sự nghiệp. 4. Các đối tƣợng liên quan đến đơn vị hành chính sự nghiệp 4.1. Cơ quan tài chính 4.1.1. Vai trò của cơ quan tài chính • Là đơn vị có vai trò phối hợp với các đơn vị sử dụng ngân sách cùng cấp và các cơ quan tài chính cấp dưới lập dự toán ngân sách nhà nước và phương án phân bổ ngân sách. • Chủ trì phối hợp để xây dựng các định mức phân bổ và các tiêu chuẩn định mức chi ngân sách nhà nước. • Kiểm tra việc thực hiện các quy định về tài chính. 4.1.2. Tổ chức cơ quan tài chính • Bộ Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với các đơn vị dự toán cấp TW còn phải thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ tại các Sở Tài chính. • Sở Tài chính: Ngoài việc thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với các đơn vị dự toán cấp Tỉnh còn phải thực hiện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ tại các Phòng Tài chính huyện. • Phòng Tài chính: Thực hiện vai trò của cơ quan tài chính đối với các đơn vị dự toán cấp huyện. 4.2. Kho bạc nhà nƣớc 4.2.1. Khái niệm kho bạc nhà nước Kho bạc nhà nước: Là một công cụ quan trọng trong bộ máy hành chính của nhà nước, thực hiện chức năng quản lý quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài chính của nhà nước, huy động vốn cho ngân sách nhà nước và cho đầu tư phát triển và là đầu mối duy nhất thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán ngân sách nhà nước. 10 Bản quyền của MISA JSC
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp 4.2.2. Nhiệm vụ của kho bạc nhà nước • Tập trung các khoản thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, hạch toán các khoản thu ngân sách nhà nước cho các cấp ngân sách. • Tổ chức thực hiện chi ngân sách nhà nước, kiểm soát thanh toán, chi trả các khoản ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. • Kho bạc nhà nước còn là nơi gửi tiền của nhà nước và là nơi rút tiền của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Ngoài ra kho bạc nhà nước còn có nhiệm vụ kiểm soát chi tiêu của các đơn vị hành chính sự nghiệp có nghĩa là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của chứng từ. 4.2.3. Tổ chức kho bạc nhà nước Tổ chức kho bạc nhà nước: Là các đơn vị được tổ chức theo ngành dọc từ Trung ương đến địa phương theo các cấp sau: • Kho bạc Nhà nước Trung ương: Thực hiện nhiệm vụ chức năng là tập trung nguồn thu ngân sách Trung ương, thực hiện chi trả và kiểm soát các khoản chi thuộc ngân sách Trung ương. Đồng thời, kho bạc Nhà nước còn chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ tại Kho bạc Nhà nước các tỉnh. • Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh: Thực hiện nhiệm vụ chức năng của kho bạc Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Kho bạc Nhà nước tỉnh chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc nhà nước Trung ương. • Kho bạc Nhà nước cấp huyện: Thực hiện nhiệm vụ, chức năng của Kho bạc Nhà nước trên địa bàn huyện. Và chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra trực tiếp về hoạt động nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước cấp tỉnh. Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 1 phần 1 tại liên kết sau: Bản quyền của MISA JSC 11
Các khái niệm trong đơn vị hành chính sự nghiệp 5. Câu hỏi ôn tập 1. Nêu khái niệm về ngân sách nhà nước. Các khoản thu, chi ngân sách nhà nước. Phân cấp ngân sách nhà nước. 2. Khái niệm mục lục ngân sách nhà nước. Nêu khái niệm Chương, Loại, Khoản, Mục, Tiểu mục, và lấy ví dụ minh họa. 3. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp và cho ví dụ minh họa. 4. Khái niệm cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính được phân cấp và tổ chức như thế nào. 5. Khái niệm, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức kho bạc nhà nước. 12 Bản quyền của MISA JSC
Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN C H Ƣ Ơ N G 2 QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN, SỬ DỤNG VÀ THANH QUYẾT TOÁN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Các bước từ khi nhận dự toán đến khi thanh quyết toán với ngân sách Nhà nước  Vai trò của các đơn vị trong quy trình từ khi nhận dự toán đến khi thanh quyết toán với ngân sách Nhà nước  Các hình thức cấp kinh phí Bản quyền của MISA JSC 13
Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN 1. Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN Hàng năm vào tháng 6 cơ quan cấp trên giao nhiệm vụ, chỉ tiêu hoạt động cho đơn vị. Căn cứ vào phạm vi nhiệm vụ được giao, đơn vị lập dự toán ngân sách vào khoảng tháng 7 hàng năm. Dự toán các đơn vị lập xong chuyển cho đơn vị chủ quản tổng hợp, sau đó gửi cho cơ quan tài chính (Phòng Tài chính hoặc Sở Tài chính) trước ngày 20 tháng 7 hàng năm. Toàn bộ dự toán kinh phí của cả tỉnh được Sở Tài chính tổng hợp, sau đó trình Hội đồng nhân dân tỉnh thông qua trước khi gửi ra Bộ Tài chính và Ủy ban Ngân sách Trung ương của Quốc hội họp xét duyệt ngân sách vào khoảng tháng 11 hàng năm. Sau khi chính phủ quyết định các khoản dự toán cho từng tỉnh, Sở Tài chính các tỉnh tiến hành phân bổ lại dự toán cho các ngành, các ngành phân bổ cho từng đơn vị trực thuộc, trước ngày 31 tháng 12 sẽ hoàn tất việc phân bổ này. Cuối năm các đơn vị phải nộp báo cáo quyết toán số kinh phí mà đơn vị hoặc ngành sử dụng trong năm, cơ quan tài chính có nhiệm vụ duyệt quyết toán cho các đơn vị vào khoảng thời gian từ tháng 9 đến tháng 10 của năm tiếp theo. 14 Bản quyền của MISA JSC
Quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN 2. Sơ đồ minh họa quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán NSNN 3. Các hình thức cấp kinh phí Cấp phát theo dự toán: Cấp theo dự toán lập hàng năm. Cấp bằng lệnh chi: Đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng lệnh chi, số kinh phí được chuyển thẳng vào tài khoản của đơn vị mà không qua kho bạc xét duyệt. Hình thức lệnh chi thường xảy ra khi có sự cố đột xuất không nằm trong dự toán như lũ lụt, hạn hán, Cấp phát bằng hiện vật: Đơn vị cấp trên cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng hiện vật như cấp bằng tài sản cố định, công cụ dụng cụ, Cấp phát bằng hình thức ghi thu – ghi chi: Là hình thức cấp phát từ các khoản thu của đơn vị như thu phí, lệ phí, Các hình thức cấp phát khác. Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 2 phần 1 tại liên kết sau: 4. Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày lại quy trình lập dự toán, sử dụng và thanh quyết toán ngân sách nhà nước. Vẽ sơ đồ minh họa. 2. Nêu các hình thức cấp phát kinh phí. Giải thích và cho ví dụ. Bản quyền của MISA JSC 15
Kế toán máy trong đơn vị hành chính sự nghiệp P H Ầ N 2 KẾ TOÁN MÁY TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Tổng quan về phần mềm kế toán  Cách mở sổ kế toán bằng phần mềm kế toán  Kế toán nguồn kinh phí  Kế toán vốn bằng tiền  Kế toán vật tư  Kế toán tài sản cố định  Kế toán tiền lương  Kế toán thu sự nghiệp  Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh  Cách lập và xem các báo cáo tài chính 16 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán C H Ƣ Ơ N G 1 TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Khái niệm phần mềm kế toán  Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán  Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công  Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán  Phân loại phần mềm kế toán  Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán  Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy  Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng  Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất  Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài Bản quyền của MISA JSC 17
Tổng quan về phần mềm kế toán 1. Khái niệm phần mềm kế toán Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Tóm lại: Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành. Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công. 2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 18 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn: a. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. b. Công đoạn 2: Xử lý Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản. c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu, để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị. Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công. Bản quyền của MISA JSC 19
Tổng quan về phần mềm kế toán 3. Tính ƣu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công 3.1. Tính chính xác Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút. Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch. 3.2. Tính hiệu quả Trong xã hội hiện nay, việc cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác là hết sức quan trọng. Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho đơn vị hành chính sự nghiệp và các cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ Nhà nước giao. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho đơn vị hành chính sự nghiệp. 20 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán 3.3. Tính chuyên nghiệp Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của đơn vị hành chính sự nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. 3.4. Tính cộng tác Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ nguồn kinh phí, tiền mặt, tiền gửi, cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của đơn vị hành chính sự nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn. 4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán a. Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp  Đối với kế toán viên Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay. Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ.  Đối với kế toán trƣởng Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán. Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu.  Đối với thủ trƣởng đơn vị Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng. Bản quyền của MISA JSC 21
Tổng quan về phần mềm kế toán Có được đầy đủ thông tin kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định điều chỉnh hoạt động, quyết định đầu tư, sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả. Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ trong đơn vị hành chính sự nghiệp. b. Đối với cơ quan thuế và kiểm toán Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. 5. Phân loại phần mềm kế toán Có nhiều cách phân loại phần mềm kế toán nhưng trong giáo trình này chỉ đề cập đến cách phân loại phần mềm kế toán theo hình thức sản phẩm. Theo cách phân loại này thì phần mềm kế toán bao gồm 2 loại sau: 5.1. Phần mềm đóng gói Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường.  Ƣu điểm • Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người dùng. Vì vậy giá thành của loại phần mềm này thường rất rẻ, chi phí nâng cấp, cập nhật, bảo hành, bảo trì của sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so với đầu tư ban đầu. • Tính ổn định của phần mềm cao: Do được nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng nên phần mềm có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) của phần mềm sẽ được người dùng nhanh chóng phát hiện và nhà cung cấp cũng nhanh chóng có biện pháp khắc phục và sửa chữa kịp thời. • Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc 22 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh chóng và đồng loạt cho các đơn vị hành chính sự nghiệp đang sử dụng tại một thời điểm. • Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển khai cho người sử dụng. • Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng: Khi có nhu cầu sử dụng phần mềm đóng gói, người sử dụng chỉ việc mua và đưa vào triển khai ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình thêm các tính năng mới theo yêu cầu.  Nhƣợc điểm Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của đơn vị sẽ không có trong phần mềm. 5.2. Phần mềm đặt hàng Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng biệt cho một đơn vị hành chính sự nghiệp hoặc một số nhỏ các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng. Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao.  Ƣu điểm Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của đơn vị hành chính sự nghiệp.  Nhƣợc điểm • Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ dồn vào một đơn vị hành chính sự nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao. Ngoài chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các Bản quyền của MISA JSC 23
Tổng quan về phần mềm kế toán chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này. Những chi phí này có thể lớn, thậm chí còn đắt hơn cả giá thành đầu tư ban đầu. • Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt, nên đơn vị hành chính sự nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới lượt mình, thậm chí đôi khi còn bị bỏ rơi. • Tính ổn định của phần mềm kém: Do phần mềm đặt hàng chỉ được đưa vào sử dụng ở một hoặc vài đơn vị hành chính sự nghiệp, cộng với áp lực về thời gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm này thường phát sinh rất nhiều lỗi kể cả trước, trong và sau khi đã ứng dụng một thời gian dài. • Tính rủi ro cao: Không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một cách dễ dàng nên đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng rất dễ gặp rủi ro là có được phần mềm kết quả sau khi nhận bàn giao từ nhà cung cấp phần mềm không như ý, không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử dụng nhưng không hiệu quả, trong khi đó vẫn phải thanh toán các chi phí phát triển. Mặt khác sau này do chi phí nâng cấp cập nhật cao nên nếu không thỏa thuận được về giá với nhà cung cấp, các đơn vị hành chính sự nghiệp đặt mua rất dễ bị bỏ rơi. 6. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán". 6.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. 24 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có. Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. 6.2. Điều kiện của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán. Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản. Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính. 6.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán a. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán. Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức. Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật. b. Đảm bảo điều kiện về con ngƣời và tổ chức bộ máy kế toán Bản quyền của MISA JSC 25
Tổng quan về phần mềm kế toán Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán. Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển. c. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập báo cáo tài chính tổng hợp thì cần chỉ đạo cho các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo. 7. Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy 7.1. Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán máy Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo quy định của Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó với nhau. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 7.2. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. 26 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 8. Làm thế nào để đƣa phần mềm kế toán vào ứng dụng? Bƣớc 1: Đặt mua phần mềm Bƣớc 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính Bƣớc 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống • Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ, phương pháp tính giá xuất kho, Bản quyền của MISA JSC 27
Tổng quan về phần mềm kế toán • • • Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các danh mục như , . Bƣớc 4: Thực hiện việc hạch toán kế toán trên phần mềm Bƣớc 5: An toàn và an ninh dữ liệu . Bƣớc 6: Bảo trì hệ thống 9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất 9.1. Nguồn gốc xuất xứ Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau. Chúng có thể được viết ra bởi một nhóm lập trình viên trong nước, một công ty trong nước hay một công ty nước ngoài. Mỗi một phần mềm có thể đáp ứng cho một số đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao. Tuy nhiên, dù có xuất xứ từ đâu thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, người sử dụng nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ rõ ràng, điều này rất có ích cho người sử dụng trong suốt quá trình sử dụng, cũng như nâng cấp và bảo trì sản phẩm. 9.2. Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng a. Các khoản chi phí đầu tƣ liên quan Chi phí cho giấy phép sử dụng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa trên căn cứ của số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượng người sử dụng phần mềm đồng thời tại công ty khách hàng. Tại Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềm đóng gói thường có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000 28 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán đôla Mỹ. Thông thường, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí phát triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng. Chi phí triển khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà phân phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử dụng. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử dụng. Ở Việt Nam có một số công ty phần mềm thường gộp chi phí này vào luôn giá bán phần mềm nhưng một số các công ty khác như MISA thì chi phí đào tạo và triển khai được tách riêng ra để người sử dụng có thể tự nghiên cứu và triển khai nhằm tiết kiệm chi phí. Chi phí tƣ vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm, người sử dụng không thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc phục và phòng tránh trong quá trình sử dụng. Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, chi phí tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử dụng. Chi phí bảo trì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo Bộ Tài chính. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, mức tiêu biểu là 20%. Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT: Là các chi phí phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty như: nâng cấp phần cứng, cấu hình máy, máy trạm, máy chủ, Các chi phí này tuỳ thuộc vào nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có. b. Tính dễ sử dụng Các phần mềm kế toán thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và một số nghiệp vụ hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch toán kế toán trong phần mềm thường được mô phỏng thông qua hình ảnh, để không chỉ những người làm kế toán mà cả những người quản lý cũng có thể dễ dàng biết được rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu ở đâu và kết thúc ở đâu. Vì vậy việc học và sử dụng một phần mềm kế toán rất dễ dàng và không tốn nhiều thời gian. c. Khả năng cảnh báo Bản quyền của MISA JSC 29
Tổng quan về phần mềm kế toán Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai như: • Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh. • Đưa ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn. • Thông báo công nợ của từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp. d. Tài liệu dành cho ngƣời sử dụng Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ là một công cụ rất quan trọng đối với người sử dụng, nó giúp họ có thể sử dụng chương trình một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài và một số ít các phần mềm đóng gói trong nước đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm: • Hướng dẫn cài đặt phần mềm. • Hướng dẫn sử dụng phần mềm. • Hướng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành. • Tài liệu trợ giúp trực tuyến. • Phim hướng dẫn sử dụng dùng để tự học cài đặt, tự học sử dụng. e. Bản địa hóa Một số chương trình nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty. Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước nằm ở chỗ các phần mềm này được thiết kế phù hợp với các quy định và hệ thống kế toán Việt Nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các chương trình này có thể được cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. 9.3. Các chức năng liên quan tới hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp Thông thường các phần mềm kế toán thường được xây dựng dựa trên các hoạt động kế toán như: kế toán nguồn kinh phí, tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, tiền lương, tài sản cố định, mua hàng, bán hàng, Việc phân chia theo các hoạt động sẽ giúp cho người sử dụng trong quá trình nhập liệu và kiểm soát chứng từ đầu vào cũng như việc kiểm tra đối chiếu sổ sách báo 30 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán cáo đầu ra theo từng hoạt động. Việc này rất thuận tiện cho người sử dụng, nó giúp giảm thiểu thời gian cho công tác kế toán cũng như hoạt động quản trị của các nhà quản trị đơn vị hành chính sự nghiệp. Chỉ cần xem các báo cáo tài chính cuối kỳ người sử dụng có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp như số kinh phí được cấp và tình hình sử dụng kinh phí trong kỳ. 9.4. Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật a. Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào. Thông thường các phần mềm có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không sử dụng được ngay hoặc không dùng được. Việc triển khai các phần mềm đóng gói thường diễn ra nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng. Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều thời gian để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động của đơn vị đặt hàng. Mặt khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói thường thấp hơn so với phần mềm theo đơn đặt hàng. Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng cần nhiều thời gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm. Mặt khác, so với các phần mềm nước ngoài thì phần mềm trong nước có thời gian triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm được cung cấp từ nước ngoài thường phức tạp hơn. b. Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên xem xét đến khả năng tùy biến theo yêu cầu của các phần mềm có thể dễ dàng được đáp ứng hay không. Khả năng tùy biến cho phép người sử dụng có thể tùy chỉnh phần mềm với những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép. Khả năng tùy biến có thể thực hiện trong những trường hợp như sau: • Cho phép ẩn hiện một số thông tin nhập liệu. • Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng hoặc cho tất cả người sử dụng. Bản quyền của MISA JSC 31
Tổng quan về phần mềm kế toán • Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu. • Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu. • Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho một số trường trong hệ thống. • Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế. • Chỉ cho phép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng chức năng tuỳ biến này. c. Thiết kế và cấu trúc của phần mềm Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng cũng nên xem xét đến khả năng phần mềm đó có thể phân tích được quy trình hoạt động kinh doanh của đơn vị hành chính sự nghiệp không, cũng như hỗ trợ được quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất thông qua thiết kế và chức năng của phần mềm hay không. Mặt khác, cấu trúc của một phần mềm thường là khung sườn cho việc tổ chức một hệ thống, bao gồm: cấu trúc các phân hệ, cơ sở dữ liệu, giao diện, ngôn ngữ lập trình, cấu trúc cơ sở dữ liệu, Để có được một cấu trúc hoàn chỉnh, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của người dùng thì các nhà cung cấp phải luôn cập nhật các công nghệ mới nhất phục vụ cho quá trình lập trình của mình. d. Lỗi lập trình Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có bất cứ lỗi nào. Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nhưng người sử dụng nên lựa chọn những phần mềm mà nhà cung cấp có khả năng khắc phục sửa chữa lỗi một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Nói chung, phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng. Thông thường các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn kiểm soát sản phẩm trước khi phát hành cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong nước. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có khả năng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, và có khả năng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo. 32 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán 9.5. Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tƣơng lai a. Khả năng phát triển Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể được phát triển một cách dễ dàng, cả về số lượng dữ liệu và số người sử dụng khi một công ty phát triển. Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở rộng hơn các phần mềm khác. b. Thiết kế và khả năng nâng cấp Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. Bởi vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty. 9.6. Các yếu tố về bảo mật Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên chú ý đến tính bảo mật của sản phẩm. Có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau: • Khả năng phân quyền sử dụng cho ngƣời dùng: Phần mềm nên có chức năng cho phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức năng cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của mình. • Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được các hoạt động của người sử dụng một cách chi tiết. Có thể biết được hoạt động chỉnh sửa số liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào. Ngoài người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không được phép sửa đổi những thông tin về nhật ký này. • Mã hóa dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được lưu giữ dưới dạng mã hóa để các chương trình khác không thể truy cập được những dữ liệu đó. • Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một hệ thống bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ Bản quyền của MISA JSC 33
Tổng quan về phần mềm kế toán bên ngoài vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm. Bởi việc truy cập đó có thể phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài những thông tin tuyệt mật. • Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những ổ đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không lường trước được như lũ lụt hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một bản sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công ty. 10. Ƣu, nhƣợc điểm của phần mềm trong nƣớc và phần mềm nƣớc ngoài 10.1. Phần mềm nƣớc ngoài  Ƣu điểm Chất lượng tốt, mang tính chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại.  Nhƣợc điểm • Giá thành cao: Không thể cạnh tranh về giá với các phần mềm nội địa. • Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty sản xuất phần mềm nước ngoài không có trụ sở tại Việt Nam. • Vấn đề địa phương hóa: Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài (phần lớn là tiếng Anh) gây nhiều khó khăn cho người Việt Nam chưa thông thạo ngoại ngữ sử dụng. Việc dịch ngôn ngữ phần mềm và các tài liệu gặp nhiều khó khăn. Hệ thống kế toán Việt Nam: Chưa theo hệ thống kế toán chuẩn quốc tế, trong khi các phần mềm nước ngoài được xây dựng trên các chuẩn quốc tế. Điều này dẫn đến việc có nhiều thông tin không phù hợp, gây khó khăn cho người sử dụng là những người đang theo hệ thống Kế toán Việt Nam. Hệ thống máy tính: Phần mềm nước ngoài thường đòi hỏi hệ thống máy tính có cấu hình cao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa thể đáp ứng. 10.2. Phần mềm trong nƣớc  Ƣu điểm • Giá thành thấp. 34 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán • Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời. • Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Do được xây dựng theo hệ thống kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, dễ hiểu đối với người Việt Nam; và yêu cầu cấu hình của hệ thống máy tính không cao.  Nhƣợc điểm Cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với các phần mềm nước ngoài.  Một số phần mềm trong nƣớc Công ty Cổ phần MISA (website: Được thành lập từ năm 1994, hiện là một trong những thương hiệu mạnh nhất trên thị trường phần mềm Việt Nam về các giải pháp phần mềm quản lý trong doanh nghiệp và trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Tính đến năm 2008, MISA đã có đến 20.000 khách hàng. Các dòng sản phẩm của MISA đều là các phần mềm đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp với các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy và đơn vị hành chính sự nghiệp có thu với chi phí thấp. Ưu điểm của các dòng sản phẩm phần mềm MISA là đơn giản, dễ sử dụng, hình ảnh giao diện thân thiện. MISA Mimosa.NET 2009 đáp ứng tối đa nhu cầu của các đơn vị hành chính sự nghiệp thông qua việc tích hợp khá đầy đủ các mẫu chứng từ, sổ sách, báo cáo đặc trưng cho từng đơn vị hành chính sự nghiệp cụ thể. Đặc biệt MISA Mimosa.NET 2009 cho phép download và sử dụng miễn phí để hạch toán số liệu trong quý I năm 2009, điều này giúp cho các đơn vị hành chính sự nghiệp có cơ hội thử nghiệm phần mềm mới trước khi quyết định có nên mua phần mềm này hay không. Gói sản phẩm này cũng giúp cho bất cứ ai muốn tự học, thực hành phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp ở nhà. Các bạn có thể download miễn phí phần mềm MISA Mimosa.NET 2009 cùng các tài liệu tự học tại website: Trung tâm chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kỹ thuật - Cục tin học và thống kê tài chính – Bộ Tài chính (website: Trung tâm được thành lập theo Quyết định 117/QĐ-BTC ngày 29/07/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chức năng chính của trung tâm là đào tạo, triển khai, chuyển giao kỹ thuật, bảo trì và hỗ trợ các phần mềm ứng dụng, phần mềm hệ thống, hệ thống mạng Lan, Wan cho các đơn vị trong và ngoài ngành Tài chính. IMAS là phần mềm kế toán hạch toán và quản lý Bản quyền của MISA JSC 35
Tổng quan về phần mềm kế toán công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp được Cục tin học và thống kê tài chính xây dựng từ những năm 1997 – 1998. Công ty TNHH phát triển và chuyển giao phần mềm DTSoft (website: Công ty DTSoft hoạt động chuyên về thiết kế và chuyển giao các sản phẩm phần mềm, giải pháp và dịch vụ, đặc biệt là cho các cơ quan quản lý và các doanh nghiệp. Phần mềm của công ty thường được nhóm thành từng nhóm sản phẩm như: Nhóm phần mềm kế toán nhà nước, nhóm phần mềm kế toán kinh doanh, nhóm phần mềm quản trị nhân lực, Phần mềm kế toán của công ty đều thuộc phần mềm đóng gói. Công ty Cổ phần Sao Thăng (website: Sao Thăng là công ty mới hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin như mua bán, sản xuất phần mềm, tư vấn về phần mềm, thiết kế website. Các sản phẩm phần mềm của Sao Thăng đều được viết trên nền tảng .NET - nền tảng công nghệ phần mềm cao cấp nhất của công ty Microsoft. Sao thăng đã cho ra đời dòng sản phẩm Veefly cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, cho doanh nghiệp, quản lý nhân sự tiền lương, Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 1 phần 2 tại liên kết sau: 11. Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày khái niệm và mô hình hoạt động của phần mềm kế toán? 2. Trình bày tính ưu việt của phần mềm kế toán? 3. Trình bày lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán? 4. Phân loại phần mềm kế toán? Nêu rõ ưu nhược điểm của phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng? 5. Trình bày các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán? 6. Trình bày quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy? 7. Quy trình ứng dụng một phần mềm kế toán? 8. Trình bày các tiêu chuẩn để lựa chọn một phần mềm kế toán? 9. Trình bày ưu nhược điểm của các phần mềm kế toán trong nước và phần mềm kế toán nước ngoài? 36 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán C H Ƣ Ơ N G 2 MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Các bước tiến hành mở sổ kế toán  Cách nhập số dư ban đầu  Cách phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán  Cách khóa sổ kế toán cuối kỳ  Việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính  Phương thức trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận  Quy trình cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp Bản quyền của MISA JSC 37
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán 1. Các bƣớc tiến hành mở sổ kế toán 1.1. Mở sổ Thông thường đối với một đơn vị hành chính sự nghiệp để bắt đầu một năm tài chính mới thì thường phải tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với năm tài chính đó. Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán) được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá trình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ kế toán vừa mở trên máy tính, chọn phương pháp tính giá, chọn ngày bắt đầu hạch toán, chọn phương pháp tính giá Đối với mỗi phần mềm thì việc tạo dữ liệu kế toán sẽ theo những quy trình và thao tác khác nhau. 1.2. Thiết lập thông tin hệ thống Trong quá trình mở sổ, kế toán sẽ tiến hành khai báo một số thông tin về hệ thống như: cách tạo dữ liệu kế toán, nơi lưu dữ liệu kế toán, thông tin đơn vị, thông tin ngầm định, tùy chọn của đơn vị, ngày hạch toán. 38 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 39
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán và thiết lập các thông tin hệ thống, người sử dụng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau. Ví dụ: 40 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán 2. Nhập số dƣ ban đầu 2.1. Khai báo danh mục Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để có thể hạch toán được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì người sử dụng phải tiến hành khai báo một số danh mục ban đầu trước khi nhập số dư ban đầu cho các tài khoản. a. Danh mục Hệ thống tài khoản Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản. Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh được các hoạt động kinh tế phát sinh của từng đơn vị hành chính sự nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. b. Danh mục Mục lục ngân sách Trong các phần mềm kế toán danh mục này được sử dụng như một hệ thống để thống kê tình hình thu, chi NSNN theo các chỉ tiêu khác nhau như: Các cấp ngân sách, các ngành, các hoạt động. Danh mục Mục lục ngân sách bao Bản quyền của MISA JSC 41
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán gồm: Nguồn kinh phí, Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục. Thông thường các phần mềm kế toán đã được thiết lập sẵn theo danh mục Mục lục ngân sách chuẩn của Bộ tài chính. Tuy nhiên để phản ánh được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, phần mềm cho phép người sử dụng mở thêm các mục lục ngân sách nhỏ từ danh mục mục lục ngân sách chuẩn. Danh mục Mục lục ngân sách này sẽ được sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị trong kỳ.  Danh mục Nguồn kinh phí Danh mục Nguồn kinh phí được sử dụng nhằm mục đích thống kê nguồn gốc các nguồn kinh phí được sử dụng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. VD: Ngân sách Trung ương, Ngân sách Tỉnh, Ngân sách Huyện,  Danh mục Chƣơng Danh mục Chương thể hiện đặc thù riêng của từng đơn vị hành chính sự nghiệp. Ví dụ: Bộ Y tế, Sở Y tế, Bộ Giáo dục, Sở Giáo dục, 42 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán  Danh mục Loại khoản Danh mục Loại khoản cho phép thống kê các loại hình hoạt động trong lĩnh vực kinh tế, chính trị xã hội. Các lĩnh vực hoạt động như: Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thủy sản, Công nghiệp khai khoáng, Công nghiệp chế biến, chế tạo,  Danh mục Mục/Tiểu mục Danh mục Mục/Tiểu mục dùng để thống kê các khoản thu, chi chi tiết theo các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của Ngân sách nhà nước. Các khoản thu NSNN bao gồm: các khoản thu từ thuế, phí, lệ phí; các khoản thu từ hoạt động kinh tế của Nhà nước; các khoản đóng góp của tổ chức và cá nhân; các khoản việc trợ; các khoản thu khác theo quy định của pháp luật. Các khoản chi NSNN bao gồm: các khoản chi phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng, an ninh, bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước; chi trả nợ của Nhà nước; chi viện trợ và các khoản chi khác theo quy định của pháp luật. Bản quyền của MISA JSC 43
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán c. Danh mục Chƣơng trình mục tiêu Danh mục chương trình mục tiêu dùng để thống kê các khoản thu, chi cho các chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ cần theo dõi riêng. 44 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán d. Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp Trong các phần mềm kế toán danh mục khách hàng, nhà cung cấp được người sử dụng khai báo nhằm lập các báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông thường sẽ do người sử dụng đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp. Có rất nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác nhau, các phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể. Ví dụ: • Dùng phương pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên khách hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao. • Dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3, . Tuy nhiên cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý nào. Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán: • Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau. • Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một mã khác. Bản quyền của MISA JSC 45
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán e. Danh mục Vật tƣ hàng hóa, công cụ dụng cụ Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ dùng để theo dõi các vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ được sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ đó. Mỗi vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt mã hiệu cho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ cũng giống như đặt mã hiệu cho đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, nó do người sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Thông thường các đơn vị hành chính sự nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ. Trong trường hợp cùng một vật tư, hàng hóa nhưng có nhiều loại khác nhau thì người sử dụng có thể bổ sung thêm đặc trưng của vật tư, hàng hóa đó. Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công. f. Danh mục Tài sản cố định Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý. Mỗi tài sản cố định được mang một mã hiệu riêng và 46 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán kèm với nó là các thông tin về tài sản như: tỷ lệ hao mòn, cách tính hao mòn, nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ, đều phải được cập nhật trước khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định. Việc đặt mã này cũng do người sử dụng quyết định. Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định trong bảng mã tài sản cố định tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế toán thủ công. g. Danh mục Hoạt động sự nghiệp Danh mục Hoạt động sự nghiệp dùng để quản lý các hoạt động phát sinh tại đơn vị hành chính sự nghiệp, ví dụ hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ, hoạt động nhà nước đặt hàng, Việc khai báo danh mục này do người sử dụng quyết định. Khai báo danh mục hoạt động sự nghiệp tương ứng với việc mở sổ, báo cáo chi tiết cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh. Bản quyền của MISA JSC 47
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán h. Danh mục Dự án Danh mục Dự án được sử dụng để khai báo danh sách các chương trình dự án do các đơn vị hành chính sự nghiệp quản lý và thực hiện. 2.2. Nhập số dƣ ban đầu Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban đầu như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, người sử dụng sẽ tiến hành nhập số dư ban đầu cho các tài khoản. Số dư ở đây có thể là dư Nợ hoặc dư Có, là VNĐ hay ngoại tệ. Số dư ban đầu gồm có: • Số dư đầu kỳ của tài khoản: là số dư đầu của tháng bắt đầu hạch toán trên máy (số liệu hạch toán trên máy có thể không phải bắt đầu từ tháng 01). • Số dư đầu năm: là số dư Nợ hoặc dư Có ngày 01 tháng 01. Việc nhập số dư trên các phần mềm thường được thực hiện sau khi khai báo xong các danh mục ban đầu và trước khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. 48 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán Trong một đơn vị hành chính sự nghiệp có quy mô thường có ít nhất từ 2 kế toán trở lên và mỗi người phụ trách một phần hành kế toán riêng như kế toán nguồn kinh phí, kế toán tài sản cố định, Mỗi kế toán sẽ quản lý các chứng từ và sổ sách liên quan đến phần hành kế toán đó và thường không nắm được sổ sách của phần hành kế toán khác. Chỉ có kế toán tổng hợp và kế toán trưởng là người có thể nắm một cách tổng quan toàn bộ chứng từ sổ sách. Các phần mềm kế toán thường đặt chức năng phân quyền sử dụng cho người dùng với mục đích giúp kế toán trưởng phân công công việc cũng như quyền hạn của từng kế toán viên đối với các hoạt động trong phòng kế toán. Ngoài ra, các kế toán viên cũng có thể bảo mật dữ liệu của mình tránh sự truy nhập và chỉnh sửa của các kế toán viên khác có cùng quyền lợi thông qua việc đặt mật khẩu khi truy cập vào sổ kế toán. Bản quyền của MISA JSC 49
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán Sau khi đổi mật khẩu xong, khi người sử dụng đăng nhập vào dữ liệu kế toán, chương trình sẽ yêu cầu mật khẩu đăng nhập. 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ Thông thường vào cuối năm kế toán sau khi đã hoàn thành, in và gửi báo cáo tài chính cho các cơ quan cấp trên, kho bạc, thuế kế toán trưởng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán nhằm hạn chế và ngăn chặn sự chỉnh sửa can thiệp vào dữ liệu đã hoàn chỉnh. Trong các phần mềm kế toán, tính năng này được đưa vào, cho phép khóa sổ toàn bộ chứng từ đã nhập liệu thuộc một hoặc nhiều phân hệ kế toán trong khoảng thời gian do người dùng lựa chọn. Sau khi thực hiện thao tác khóa sổ, toàn bộ chứng từ kể từ ngày khóa sổ trở về trước sẽ không sửa lại được để đảm báo tính nhất quán của số liệu báo cáo. 50 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán Trong một số trường hợp đặc biệt cần sửa lại chứng từ đã được khóa sổ, người sử dụng có thể sử dụng chức năng Bỏ khóa sổ trên các phần mềm kế toán để thực hiện sửa chứng từ. 5. Lƣu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính  Lập bản sao sổ sách đề phòng sự cố, thiên tai Kế toán thường phải lập các bản sao lưu, dự phòng khi theo dõi sổ kế toán trên máy vi tính nhằm đảm bảo an toàn cho các chứng từ, sổ sách, báo cáo trong trường hợp gặp sự cố bất thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau. Việc lập các bản sao này có thể diễn ra định kỳ hoặc không định kỳ tùy thuộc vào thiết lập ban đầu của người sử dụng. Trong phần mềm kế toán, thao tác sao lưu sẽ tạo ra một bản sao toàn bộ các chứng từ, sổ sách hoàn toàn giống so với bản gốc, cho phép làm giảm tối đa hậu quả khi có sự cố. Các bản sao lưu này nên được cất giữ ở vị trí an toàn như: ổ cứng, băng từ Bản quyền của MISA JSC 51
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán  Phục hồi sổ sách kế toán sau sự cố Trong quá trình hạch toán, sử dụng các phần mềm kế toán, người sử dụng có thể bị mất các chứng từ, sổ sách, báo cáo đã lập do nhiều nguyên nhân khác nhau. Khi đó nếu người sử dụng đã từng lập các bản sao dự phòng thì có thể tiến hành phục hồi lại các bản sao đó, sau đó in lại sổ sách, báo cáo bị mất. 52 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán  Kiểm tra tính nhất quán của sổ sách giữa các bộ phận hạch toán Trong quá trình hạch toán, kế toán viên không tránh khỏi những sai sót như nhập sót hay nhập sai số liệu tài khoản của dự toán rút về, ghi tăng nguồn kinh phí, và để tìm ra các sai sót đó thường mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, các phần mềm thường có chức năng bảo trì lại dữ liệu. Đây là quá trình rà soát lại các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh được hạch toán, để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của giai đoạn nhập liệu. Chức năng này rất quan trọng, vì trong hệ thống kế toán thủ công, các kế toán viên có thể phát hiện ra các nghiệp vụ không hợp lệ hay nghiệp vụ sai và tiến hành sửa chữa luôn trước khi bắt đầu quá trình xử lý. Còn trong khi sử dụng máy tính để xử lý dữ liệu thì có thể xảy ra trường hợp các nghiệp vụ không hợp lệ nhưng vẫn được xử lý, và chỉ được phát hiện sau khi thực hiện chức năng bảo trì. 6. Trao đổi dữ liệu với các phần mềm Tổng hợp báo cáo, phần mềm Quản lý ngân sách  Xuất khẩu dữ liệu ra chƣơng trình quản lý ngân sách Một số phần mềm kế toán có khả năng tích hợp với phần mềm Quản lý ngân sách của Bộ tài chính. Phần mềm sẽ cho phép xuất khẩu dữ liệu ra và tổng hợp vào phần mềm Quản lý ngân sách. Bản quyền của MISA JSC 53
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán  Xuất khẩu báo cáo tài chính Đối với đơn vị dự toán cấp III phải gửi báo cáo lên cho đơn vị cấp II hoặc cấp I sẽ được các phần mềm kế toán cung cấp chức năng xuất khẩu báo cáo tài chính để gửi lên đơn vị chủ quản. Khi đó, dữ liệu của đơn vị dự toán cấp III sẽ được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II nhập khẩu vào cùng một dữ liệu kế toán. Từ đó tổng hợp ra báo cáo cho toàn ngành. 7. Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp Khi có sự thay đổi thông tư, chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, hay nâng cấp các tính năng mới trong hệ thống phần mềm, nhà cung cấp phần mềm sẽ thông báo với những đơn vị hành chính sự nghiệp đang sử dụng sản phẩm để các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể chủ động cập nhật các thông tư, chế độ mới đó. Các phần mềm kế toán hiện nay thường có chức năng tự động cập nhật qua Internet, giúp cho người sử dụng có thể cập nhật các phiên bản mới khi có được sự thông báo từ nhà cung cấp phần mềm. 54 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 2 phần 2 tại liên kết sau: 8. Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày các bước tiến hành mở sổ kế toán? 2. Tác dụng của việc phân công quyền hạn trong phần mềm kế toán? 3. Tại sao phải thực hiện khóa, mở sổ kế toán? 4. Tác dụng của việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính? 5. Tác dụng của việc trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận? 9. Bài tập thực hành  Yêu cầu: Tạo cơ sở dữ liệu cho Trường tiểu học Mimosa theo những thông tin đã nêu dưới đây. Khai báo danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc, phòng ban, kho, vật tư công cụ dụng cụ, danh sách cán bộ, tài sản cố định. Bản quyền của MISA JSC 55
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán Nhập số dư ban đầu. In Bảng cân đối tài khoản. Trường tiểu học Mimosa (Đơn vị hành chính này chỉ là ví dụ, không phải là số liệu cụ thể của bất kỳ đơn vị nào) có các thông tin như sau: Chế độ kế toán Áp dụng theo QĐ 19/2006/QĐ-BTC Thông tin ngầm định Nguồn: Ngân sách Huyện Chương: 622: Phòng giáo dục và đào tạo Loại khoản: 490492: Giáo dục tiểu học Ngày bắt đầu hạch toán 01/01/2010 Ngày khóa sổ 31/12/2009 Đồng tiền hạch toán VNĐ Phƣơng pháp tính giá trị tồn kho Bình quân cuối kỳ Đơn vị có hạch toán thuế GTGT  Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc STT Số tài khoản Tên ngân hàng, kho bạc 1 301.01.005.12 Kho bạc nhà nước Ba Đình 2 711A16175235 Ngân hàng Công thương Việt Nam  Danh mục Phòng ban STT Mã phòng/ban Tên phòng/ban 1 PHT Phòng Hiệu trưởng 2 PTC-KT Phòng Tài chính – Kế toán 3 PTC-HC Phòng Tổ chức – Hành chính  Danh sách Cán bộ STT Mã cán bộ Tên cán bộ Phòng/Ban 1 HTMAI Hoàng Thanh Mai Phòng Tài chính – Kế toán 2 ĐTNGA Đỗ Thị Nga Phòng Tài chính – Kế toán 3 TBMINH Trần Bình Minh Phòng Tổ chức – Hành chính  Danh mục Kho Mã kho Tên kho KVT Kho vật tư KCCDC Kho công cụ dụng cụ 56 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán  Danh mục Vật tƣ, CCDC Đơn Kho STT Mã Tên Loại vị ngầm TK kho tính định 1 GIN Giấy in Vật tư Gram KVT 152 2 SO Sổ tay Vật tư Cuốn KVT 152 3 BBTL Bút bi Thiên Long Vật tư Chiếc KVT 152 4 KG Kẹp giấy Vật tư Hộp KVT 152 5 BANGO Bàn gỗ CCDC Chiếc KCCDC 153 6 BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 CCDC Chiếc KCCDC 153 7 BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 CCDC Chiếc KCCDC 153 8 QBAN Quạt bàn CCDC Chiếc KCCDC 153 9 PNTQ Phích nước Trung Quốc CCDC Chiếc KCCDC 153 10 ACHD Ấm chén Hải Dương CCDC Bộ KCCDC 153 11 ACTQ Ấm chén Trung Quốc CCDC Bộ KCCDC 153  Số dƣ tài khoản đầu năm 2010 Số hiệu Tên tài khoản Chƣơng Số tiền TK 1111 Tiền mặt VND 622 8.000.000 1121 Tiền VN gửi tại ngân hàng, kho bạc 622 15.040.000 Chi tiết Tiền VN gửi tại ngân hàng Công thương 622 15.040.000 152 Nguyên liệu, vật liệu (*) 622 1.625.000 153 Công cụ, dụng cụ (*) 622 950.000 211 Tài sản cố định hữu hình 622 1.124.000.000 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc ( ) 622 750.000.000 2112 Máy móc, thiết bị ( ) 622 24.000.000 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn ( ) 622 350.000.000 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 622 339.400.000 312 Tạm ứng 622 6.500.000 Chi tiết Hoàng Thanh Mai 622 6.500.000 3318 Phải trả khác 622 5.850.000 Chi tiết Đỗ Thị Nga 622 1.550.000 Trần Bình Minh 622 4.300.000 3371 Nguyên liệu, vật liện, CCDC tồn kho 622 2.575.000 4312 Quỹ phúc lợi 622 17.690.000 Nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên 46111 622 79.000.000 năm trước ( ) 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ( ) 622 784.600.000 Chi hoạt động thường xuyên năm trước 66111 622 73.000.000 ( ) 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng (*) 622 4.340.000 Bản quyền của MISA JSC 57
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán (*) Chi tiết theo từng vật tư, CCDC ( ) Chi tiết theo từng TSCĐ ( ) Chi tiết theo Mục/Tiểu mục  Vật tƣ, CCDC tồn kho đầu kỳ Kho Tên Đơn vị Số lƣợng Giá trị Sổ tay Cuốn 100 1.500.000 Kho vật tư Bút bi Thiên Long Chiếc 50 125.000 Cộng 1.625.000 Phích nước Trung Quốc Chiếc 04 200.000 Kho CCDC Bàn gỗ Chiếc 03 750.000 Cộng 950.000  CCDC đang sử dụng đầu năm tại các phòng ban Phòng ban Mã CCDC Tên CCDC Đơn vị Số lƣợng Giá trị BANVT1 Bàn máy vi tính loại 1 Chiếc 02 1.000.000 PNTQ Phích nước Trung Quốc Chiếc 01 50.000 PHT ACHD Ấm chén Hải Dương Bộ 01 200.000 Cộng 1.250.000 QBAN Quạt bàn Chiếc 03 600.000 BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Chiếc 05 1.750.000 PTC-KT BANGO Bàn gỗ Chiếc 02 500.000 ACTQ Ấm chén Trung Quốc Bộ 01 100.000 Cộng 2.950.000 BANVT2 Bàn máy vi tính loại 2 Chiếc 01 350.000 PTC-HC PNTQ Phích nước Trung Quốc Chiếc 01 50.000 Cộng 400.000 Tổng 4.600.000  Danh sách tài sản cố định đầu năm Mã NHA OTO12 MVT01 TV01 Phương tiện Loại Nhà cấp III vận tải Máy vi tính Ti vi đường bộ Xe TOYOTA Tên Nhà làm việc Máy vi tính 01 Ti vi Sony 12 chỗ Phòng ban (sử Toàn đơn vị PHT PTC-KT PTC-HC dụng) Tình trạng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Đang sử dụng Ngày mua 16/03/2004 24/04/2004 26/08/2006 28/09/2006 Ngày ghi tăng 16/03/2004 24/04/2004 26/08/2006 26/09/2006 Ngày sử dụng 16/03/2004 24/04/2004 26/08/2006 26/09/2006 Ngày tính hao mòn 01/01/2005 01/01/2005 01/01/2007 01/01/2007 58 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán Nguyên giá 750.000.000 350.000.000 14.000.000 10.000.000 Thời gian sử dụng 25 năm 10 năm 5 năm 5 năm Tỷ lệ hao mòn 4% 10% 20% 20% (%năm) Hao mòn lũy kế 150.000.000 175.000.000 8.400.000 6.000.000 TK nguyên giá 2111 2113 2112 2112 TK nguồn 466 466 466 466  Số dƣ nguồn kinh phí đầu năm 2010 Số hiệu Cấp Tên TK Nguồn Chƣơng LK M TM Số tiền TK phát 6000 6001 15.000.000 6000 6002 6.000.000 Nguồn KP NS 6550 6551 15.000.000 46111 thường xuyên Dự toán 622 490492 Huyện 6550 6552 12.000.000 năm trước 7750 7761 13.000.000 7750 7799 18.000.000 Cộng 79.000.000 6000 6001 15.000.000 6000 6002 6.000.000 Chi thường NS 6550 6551 15.000.000 66111 xuyên năm Dự toán 622 490492 Huyện 6550 6552 12.000.000 trước 7750 7761 13.000.000 7750 7799 12.000.000 Cộng 73.000.000 Bản quyền của MISA JSC 59
Mở sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp bằng phần mềm kế toán 60 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí C H Ƣ Ơ N G 3 KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Nguyên tắc hạch toán  Mô hình hoạt động  Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 61
Kế toán nguồn kinh phí 1. Nguyên tắc hạch toán Kế toán nguồn kinh phí phải hạch toán rành mạch, rõ ràng từng loại kinh phí, từng loại vốn, từng loại quỹ theo mục đích sử dụng và theo nguồn hình thành vốn, kinh phí. Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải chấp hành theo đúng chế độ và làm các thủ tục cần thiết. Không được kết chuyển một cách tùy tiện. Đối với các khoản thu tại đơn vị được phép bổ sung nguồn kinh phí, khi phát sinh được hạch toán vào tài khoản phản ánh các khoản thu (Loại tài khoản 5) sau đó được kết chuyển sang tài khoản nguồn kinh phí liên quan theo quy định hoặc theo phê duyệt của cấp có thẩm quyền. Cuối niên độ kế toán, kinh phí không sử dụng hết phải hoàn trả ngân sách hoặc cấp trên, đơn vị chỉ được kết chuyển sang năm sau khi được phép của cơ quan tài chính. 2. Mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1 62 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí 3. Sơ đồ hạch toán kế toán nguồn kinh phí Bản quyền của MISA JSC 63
Kế toán nguồn kinh phí 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo 4.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý nguồn kinh phí Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý nguồn kinh phí trong một phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu như: a. Danh mục Tài khoản ngân hàng, kho bạc Danh mục tài khoản ngân hàng, kho bạc dùng để theo dõi các tài khoản tại các ngân hàng, kho bạc khác nhau. Khi thiết lập một tài khoản mới, người sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: số tài khoản, tên tài khoản. 64 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí b. Danh mục Mục lục ngân sách Danh mục Mục lục ngân sách bao gồm các danh mục sau: Tính chất nguồn kinh phí; Nguồn kinh phí; Chương; Loại khoản; Nhóm mục chi; Mục/tiểu mục. Tính chất nguồn kinh phí: Danh mục Tính chất nguồn kinh phí thường được thiết lập sẵn nhằm tạo thuận lợi cho người sử dụng trong quá trình quản lý nguồn kinh phí như: Kinh phí thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm; Kinh phí không thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm; Kinh phí thực hiện cải cách tiền lương, Tuy nhiên, người sử dụng có thể thêm mới những tính chất nguồn kinh phí khác khi có quyết định sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính. Khi khai báo một tính chất nguồn kinh phí mới, người sử dụng phải nhập đầy đủ thông tin về mã tính chất, tên tính chất nguồn kinh phí. Bản quyền của MISA JSC 65
Kế toán nguồn kinh phí Nguồn kinh phí: Người sử dụng có thể dùng danh mục Nguồn kinh phí được thiết lập sẵn, hoặc có thể thiết lập danh mục Nguồn kinh phí theo nhu cầu hạch toán của đơn vị mình dựa trên những Nguồn kinh phí đã được thiết lập sẵn. Khi khai báo mới nguồn kinh phí, cần phải khai báo đầy đủ thông tin về mã nguồn kinh phí, tên nguồn kinh phí. Chương: Danh mục Chương dùng để theo dõi các Chương ngân sách được sử dụng trong đơn vị. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể hạch toán một hay nhiều Chương trong cùng một dữ liệu kế toán bằng cách tích chọn những Chương được sử dụng. 66 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí Loại khoản: Danh mục Loại khoản thường được thiết lập sẵn theo quy định của Bộ Tài chính, người sử dụng có thế chọn những loại khoản mà đơn vị sử dụng để tiện cho việc theo dõi. Ngoài ra, người sử dụng cũng có thể khai báo thêm loại khoản cho phù hợp với nhu cầu hạch toán trong đơn vị. Khi khai báo loại khoản mới, người sử dụng phải khai báo đầy đủ thông tin bao gồm mã loại khoản và tên loại khoản. Nhóm mục chi: Danh mục Nhóm mục chi đã được thiết lập sẵn theo đúng quy định hiện hành. Bản quyền của MISA JSC 67
Kế toán nguồn kinh phí Mục/Tiểu mục: Danh mục Mục/Tiểu mục theo quy định hiện hành thường được thiết lập sẵn trong hệ thống. Tuy nhiên người sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi các Mục/Tiểu mục khi có thông tư sửa đổi, bổ sung mục lục ngân sách. Chương trình mục tiêu: Danh mục Chương trình mục tiêu thường được thiết lập sẵn theo chế độ hiện hành. Tuy nhiên người sử dụng cũng có thể thêm mới hoặc sửa đổi các chương trình mục tiêu khi có thông tư sửa đổi, bổ sung hệ thống chương trình mục tiêu. 68 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí 4.3. Các chứng từ đầu vào liên quan Các chứng từ dùng cho việc hạch toán nguồn kinh phí bao gồm: • Quyết định giao dự toán • Giấy rút dự toán • Phiếu thu rút dự toán • Một số mẫu chứng từ điển hình:  Giấy rút dự toán Bản quyền của MISA JSC 69
Kế toán nguồn kinh phí Trên các phiếu rút dự toán người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên đơn vị rút dự toán; mã ĐVQHNS; tài khoản KBNN; mã cấp NS; tên CTMT, DA; mã CTMT, DA; đơn vị nhận tiền; địa chỉ, 70 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí 4.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán 4.4.1. Nhập chứng từ Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nguồn kinh phí trong một phần mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ nguồn kinh phí. Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật. Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó. Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành kế toán nguồn kinh phí bao gồm các thông tin: Phần thông tin chung gồm có: • Tên và thông tin về đối tượng: Có thể là thông tin về ngày quyết định, số quyết định, đơn vị trả tiền, đơn vị nhận tiền có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động nhận và sử dụng nguồn kinh phí. • Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh. • Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong năm làm việc hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán trước. Khi thêm mới một chứng từ, nếu ngày chứng từ xảy ra trước ngày làm việc hiện thời, các phần mềm kế toán vẫn cho phép người sử dụng thay đổi lại ngày chứng từ khi nhập. Sau khi cất giữ xong chứng từ sẽ được tự động chèn vào khoảng thời gian trước đó. Điều này khác hẳn kế toán thủ công, nếu đã tiến hành định khoản trên sổ sách, báo cáo thì không thể chèn thêm chứng từ vào một khoảng thời gian trước đó. • Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn. Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục. • Bút toán định khoản: Là các tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ nhận và sử dụng nguồn kinh phí. • Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh. Bản quyền của MISA JSC 71
Kế toán nguồn kinh phí  Nhập Chứng từ nhận dự toán đầu năm Đầu năm các đơn vị hành chính sự nghiệp nhận được quyết định giao dự toán từ cơ quan chủ quản. Căn cứ vào quyết định này kế toán trong đơn vị hạch toán nghiệp vụ nhận dự toán đầu năm.  Nhập Chứng từ nhận dự toán bổ sung Ngoài các khoản kinh phí đơn vị được nhận theo thông báo dự toán kinh phí đầu năm, trong quá trình hoạt động đơn vị có thể nhận bổ sung dự toán. 72 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí  Nhập Giấy rút dự toán Sau khi nhận được quyết định giao dự toán, đơn vị sẽ rút dự toán về để sử dụng theo đúng dự toán của đơn vị mình. Đơn vị có thể rút dự toán tiền mặt hoặc rút dự toán chuyển khoản. Rút dự toán tiền mặt Khi rút dự toán tiền mặt, kế toán phải lập một phiếu thu để nhập quỹ số tiền đó. Người sử dụng có thể sinh phiếu thu rút dự toán , phần mềm tự động lấy số liệu và hiển thị đầy đủ các thông tin lên phiếu thu. Bản quyền của MISA JSC 73
Kế toán nguồn kinh phí Rút dự toán chuyển khoản Đơn vị rút dự toán chuyển khoản trong trường hợp kho bạc trực tiếp chuyển tiền cho các đối tượng liên quan đến hoạt động tại đơn vị. Khi rút dự toán chuyển khoản, người sử dụng có thể sinh chứng từ chuyển khoản kho bạc, chứng từ này được tự động lấy số liệu căn cứ vào các thông tin đã nhập trong giấy rút dự toán chuyển khoản. 74 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí Chứng từ ghi đồng thời Khi rút dự toán, kế toán đơn vị phải ghi đơn bên Có Tài khoản 008, 009. Loại chứng từ này người sử dụng không phải nhập mà phần mềm sẽ tự động lên số liệu căn cứ vào phiếu thu rút dự toán nhập quỹ và chứng từ chuyển khoản kho bạc.  Nhập chứng từ rút tạm ứng chƣa cấp dự toán Đơn vị rút tạm ứng khi cần chi tiêu phục vụ cho các hoạt động mà chưa nhận được quyết định cấp dự toán. Căn cứ vào giấy rút tạm ứng chưa cấp dự toán, kế toán lập phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản kho bạc. Phiếu thu (Tạm ứng chƣa cấp dự toán) Kế toán lập phiếu thu khi đơn vị được kho bạc cho tạm ứng kinh phí nhập quỹ tiền mặt. Bản quyền của MISA JSC 75
Kế toán nguồn kinh phí Chứng từ chuyển khoản kho bạc (Tạm ứng chƣa cấp dự toán) Khi kho bạc chi trả trực tiếp số tạm ứng chưa cấp dự toán cho đơn vị, kế toán phải lập chứng từ chuyển khoản kho bạc. 76 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí  Nhập Phiếu chi tiền mặt Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng đã cấp dự toán Sau khi rút dự toán tiền mặt về nhập quỹ, đơn vị chi tiền để phục vụ cho các hoạt động và lập phiếu chi. Phiếu chi tiền mặt từ tạm ứng chƣa cấp dự toán Bản quyền của MISA JSC 77
Kế toán nguồn kinh phí  Lập bảng kê chứng từ thanh toán Bảng kê chứng từ thanh toán đã cấp dự toán Cuối mỗi tháng, mỗi quý, kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng đã cấp dự toán để nộp lên kho bạc. Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán. 78 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí Bảng kê chứng từ thanh toán chƣa cấp dự toán Khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán , kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ thanh toán tạm ứng chưa cấp dự toán. Khi được kho bạc chấp nhận thanh toán Bản quyền của MISA JSC 79
Kế toán nguồn kinh phí  Nhập Chứng từ điều chỉnh dự toán Trong năm đơn vị được giao dự toán ở các nhóm mục khác nhau nhưng trong quá trình sử dụng, nhóm mục này chi không hết còn nhóm mục khác lại thiếu nên đơn vị xin điều chỉnh dự toán từ nhóm mục này sang nhóm mục khác. Khi phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh dự toán, kế toán hạch toán: Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền ầm (nhóm mục điều chỉnh giảm) Ghi đơn Nợ TK 008, 009: Số tiền dương (nhóm mục điều chỉnh tăng) Khi được cơ quan chủ quản chấp nhận, kế toán lập chứng từ điều chỉnh dự toán.  Nhập Chứng từ hủy dự toán Hủy dự toán là trường hợp cuối năm dự toán chi ngân sách của đơn vị còn lại ở kho bạc (chưa rút về, chưa chi) nhưng không được chuyển dự toán sang năm sau; hoặc do đơn vị chủ quản quyết định giảm dự toán đã được giao ở nhóm mục nào đó. Khi phát sinh nghiệp vụ hủy dự toán, kế toán hạch toán: Ghi đơn: Nợ TK 008, 009: Số tiền âm. 80 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí  Lập chứng từ quyết toán số dƣ đầu năm Trong tháng 9 hoặc tháng 10, đơn vị nhận được quyết định duyệt quyết toán của năm trước. Khi có quyết định này kế toán lập chứng từ quyết toán số dư đầu năm. Đối với chứng từ này, người sử dụng không phải nhập số liệu mà phần mềm tự động lấy lên căn cứ vào số dư trên tài khoản 661, 662, 635, 241, 461, 462, 465, 441, Bản quyền của MISA JSC 81
Kế toán nguồn kinh phí  Lập chứng từ kết chuyển số dƣ cuối năm Cuối năm, các khoản chi hoạt động chưa được quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động thì kế toán tiến hành kết chuyển số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động đã sử dụng năm nay (6612, 4612) thành số chi hoạt động, nguồn kinh phí hoạt động năm trước (6611, 4611). Bút toán kết chuyển số dư cuối năm được phần mềm tự động lấy số liệu căn cứ vào số dư trên tài khoản 6612 và 4612 tính đến thời điểm cuối năm. Người sử dụng có thể thêm hoặc sửa những thông tin trên chứng từ kết chuyển số dư cuối năm theo nhu cầu hạch toán. 4.4.2. Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng không có trong các danh mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm nhanh các đối tượng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình nhập liệu chứng từ như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp, 82 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí Ví dụ thêm mới cán bộ Bản quyền của MISA JSC 83
Kế toán nguồn kinh phí 4.5. Xem và in báo cáo nguồn kinh phí Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến kế toán nguồn kinh phí, phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan đến nhận và sử dụng nguồn kinh phí Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.  Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc • Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian; nguồn, chương, khoản, cấp phát, tài khoản kho bạc, loại kinh phí, mẫu báo cáo. • Xem báo cáo: 84 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 3 phần 2 tại liên kết sau: 5. Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày các nguyên tắc hạch toán nguồn kinh phí? 2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán nguồn kinh phí? 3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động tiếp nhận, rút dự toán và quyết toán kinh phí? 4. Các danh mục cần phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến kế toán nguồn kinh phí? 5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến kế toán nguồn kinh phí? Bản quyền của MISA JSC 85
Kế toán nguồn kinh phí 6. Bài tập thực hành Tại Trường Tiểu học Mimosa có phát sinh một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến nguồn kinh phí như sau:  Danh mục khách hàng, nhà cung cấp STT Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ MST Công ty cổ phần 1690 Đinh Tiên 1. CT_HATHANH 0101863512 Hà Thành Hoàng, Hà Nội 3689 Hai Bà 2. CT_EVN Công ty EVN 0101859126 Trưng, Hà Nội 1. Ngày 08/01/2010, đơn vị nhận được giấy thông báo dự toán kinh phí năm 2010 theo quyết định QĐ08012010 như sau: Nhóm mục chi Tên nhóm mục Tổng số I Chi thanh toán cá nhân 125.000.000 II Chi nghiệp vụ chuyên môn 95.400.000 III Chi mua sắm sửa chữa 120.600.000 IV Chi thường xuyên khác 95.000.000 Cộng 436.000.000 2. Ngày 10/01/2010, Trần Bình Minh rút tạm ứng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền: 38.000.000. Trong đó: - M/TM 6550/6551: 5.000.000 - M/TM 6550/6552: 8.000.000 - M/TM 9050/9062: 25.000.000 3. Ngày 12/03/2010, chi mua CCDC của công ty cổ phần Hà Thành bằng tiền đã cấp dự toán về sử dụng ngay, số tiền 3.000.000 (M/TM: 6550/6552). 4. Ngày 15/03/2010, quyết toán kinh phí sử dụng năm trước: • Chi phí không được duyệt là 2.000.000 (M/TM: 7500/7799), đơn vị xác định do lỗi của Hoàng Thanh Mai và đã thực hiện xuất toán. • Số kinh phí năm trước chưa sử dụng hết chuyển sang năm nay là 6.000.000. 5. Ngày 16/03/2010, thu hồi từ Hoàng Thanh Mai bằng tiền mặt, số tiền 2.000.000 86 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán nguồn kinh phí 6. Ngày 17/03/2010, nộp trả số kinh phí phải xuất toán cho kho bạc nhà nước số tiền là 2.000.000. 7. Ngày 03/04/2010, chuyển khoản kho bạc trả tiền điện cho công ty EVN (số tài khoản: 711A16176238 tại ngân hàng Công thương Việt Nam), số tiền 2.500.000 (6500/6501). 8. Ngày 12/06/2010, đơn vị nhận được quyết định của cơ quan chủ quản cho điều chỉnh dự toán kinh phí từ nhóm mục III sang nhóm mục I, số tiền 15.600.000. 9. Ngày 30/08/2010, đơn vị nhận được thông báo bổ sung dự toán kinh phí theo QĐ30062010 như sau: Nhóm mục chi Tên nhóm mục Tổng số I Chi thanh toán cá nhân 50.000.000 II Chi nghiệp vụ chuyên môn 25.000.000 IV Chi thường xuyên khác 15.000.000 Cộng 90.000.000 10. Ngày 31/12/2010, đơn vị lập bảng kê thanh toán tạm ứng và đã nhận được quyết định thanh toán của kho bạc. 11. Ngày 31/12/2010, kết chuyển số dư cuối năm khi báo cáo quyết toán chưa được duyệt. 12. Ngày 31/12/2010, đơn vị nhận được quyết định hủy dự toán theo QĐ30122010 như sau: Nhóm mục chi Tên nhóm mục Số bị hủy dự toán I Chi thanh toán cá nhân 45.000.000 III Chi mua sắm sửa chữa 65.000.000 Cộng 110.000.000  Yêu cầu: Khai báo số dư nguồn kinh phí và các danh mục có liên quan (lấy trong phần Bài tập thực hành chương 2, tại trang 55) Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh vào phần mềm. In bảng kê chứng từ thanh toán, bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước,  Báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 87
Kế toán nguồn kinh phí 88 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền C H Ƣ Ơ N G 4 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:  Nguyên tắc hạch toán  Mô hình hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi  Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền  Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 89
Kế toán vốn bằng tiền 1. Nguyên tắc hạch toán Đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Muốn sử dụng đồng tiền ngoại tệ để ghi sổ thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính. Nếu sử dụng đồng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở tài khoản tiền mặt phải tính ra tiền theo giá thực tế. 2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 1. 2.1. Thu tiền mặt 90 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền 2.2. Chi tiền mặt 2.3. Thu tiền gửi Bản quyền của MISA JSC 91
Kế toán vốn bằng tiền 2.4. Chi tiền gửi 92 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền 3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền 3.1. Tiền mặt tại quỹ Bản quyền của MISA JSC 93
Kế toán vốn bằng tiền 3.2. Tiền gửi ngân hàng 94 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 4.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ 4.1.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo 4.1.2. Các chứng từ đầu vào liên quan • Các chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán: Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập • Các chứng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng kiểm kê quỹ, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị tạm ứng Một số mẫu chứng từ điển hình: Bản quyền của MISA JSC 95
Kế toán vốn bằng tiền  Mẫu phiếu thu 96 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền  Mẫu phiếu chi Trên các chứng từ thu, chi trên, người sử dụng cần phải điền các thông tin như: đơn vị, địa chỉ, số phiếu thu, tài khoản Nợ, tài khoản Có, người nhận tiền (hoặc người nộp tiền), lý do chi (hoặc lý do nộp), số tiền, 4.1.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán a. Nhập chứng từ Để hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt tại quỹ trong một phần mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền mặt tại quỹ. Bước 2: Chọn loại chứng từ cần cập nhật. Bản quyền của MISA JSC 97
Kế toán vốn bằng tiền Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu của chứng từ đó. Trong các phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý tiền mặt bao gồm các thông tin: Phần thông tin chung gồm có: • Tên và thông tin về đối tượng: Là thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, có phát sinh các giao dịch liên quan đến phiếu thu, phiếu chi. • Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh. • Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh nghiệp vụ nhập, xuất quỹ tiền mặt. • Số chứng từ: Do người sử dụng tự đặt, thông thường số chứng từ thường gắn với loại chứng từ (Ví dụ: Phiếu thu - PT000 , Phiếu nhập kho - PNK000 ). Trong phần mềm số chứng từ thường được lấy tăng dần lên căn cứ vào số chứng từ đặt đầu tiên. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu muốn. Điều này khác với kế toán thủ công, kế toán sẽ phải nhớ số chứng từ đã hạch toán trước đó và chứng từ khi ghi sổ rồi rất khó nếu phải sửa chữa. Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, nguồn, chương, khoản, mục, tiểu mục, cấp phát, nghiệp vụ, số tiền. • Bút toán định khoản: Là cặp tài khoản đối ứng trong nghiệp vụ liên quan. • Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh. 98 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền  Nhập Phiếu thu  Nhập Phiếu chi Bản quyền của MISA JSC 99
Kế toán vốn bằng tiền b. Thêm các đối tƣợng trong danh mục có liên quan Trong quá trình nhập chứng từ phát sinh những đối tượng không có trong các danh mục khai báo trước đó, một số phần mềm cho phép người sử dụng thêm nhanh các đối tượng trong các danh mục có liên quan ngay trong màn hình nhập liệu chứng từ như: thêm mới cán bộ trong danh mục cán bộ hay thêm mới khách hàng, nhà cung cấp trong danh mục khách hàng, nhà cung cấp, (tham khảo mục Thêm các đối tượng trong danh mục có liên quan trong Kế toán nguồn kinh phí trang 82). 4.1.4. Xem và in báo cáo tiền mặt tại quỹ Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền mặt tại quỹ, phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền mặt tại quỹ. Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết trước khi xem.  Sổ quỹ tiền mặt • Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in, chương, loại quỹ, mẫu báo cáo. • Xem báo cáo: 100 Bản quyền của MISA JSC