Giáo trình Nguyên lý kế toán - Chương 5: Quy trình kế toán - Vũ Quốc Thông

Nội dung text: Giáo trình Nguyên lý kế toán - Chương 5: Quy trình kế toán - Vũ Quốc Thông

1. Vũ Quốc Thông NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN Chương 5 QUY TRÌNH KẾ TOÁN GV. ThS. Vũ Quốc Thông Mục tiêu Sau khi học xong chương này, bạn có thể: • Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán • Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ kế toán • Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ yếu • Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp 2 1
2. Vũ Quốc Thông Nội dung • Tổng quan về quy trình kế toán • Chứng từ kế toán • Sổ sách kế toán • Tổ chức công tác kế toán 3 Tổng quan về quy trình kế toán Hệ thống thông tin Quy trình kế toán Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán 4 2
3. Vũ Quốc Thông Kế toán – hệ thống thông tin • Quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế (dữ liệu) • Kế toán thu thập, xử lý dữ liệu để tạo thành các thông tin hữu ích cho những người sử dụng Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa ra các quyết định. 5 Quy trình kế toán Cung cấp Thu thập thông tin dữ liệu Sổ kế Báo cáo tài chính toán Chứng Bảng CĐKT từ kế Báo cáo KQHĐKD toán Báo cáo LCTT Xử lý và lưu Bản TMBCTC trữ dữ liệu Kiểm soát các hoạt động 6 3
4. Vũ Quốc Thông Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán Kiểm soát nội bộ là quá trình được thiết lập trong tổ chức, để đảm bảo đạt các mục tiêu của tổ chức: • Tính tin cậy của BCTC • Hiệu quả của các hoạt động • Việc tuân thủ các quy định 7 Chứng từ kế toán  Khái niệm  Vai trò của chứng từ  Phân loại chứng từ  Yêu cầu đối với chứng từ  Yếu tố của chứng từ  Lưu chuyển chứng từ 8 4
5. Vũ Quốc Thông Khái niệm Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán (Điều 4 Luật kế toán năm 2003). PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Là việc sử dụng bản chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo thời gian, địa điểm và nội dung kinh tế, sau đó cung cấp thông tin trên bản chứng từ cho các bộ phận quản lý có liên quan đồng thời cung cấp thông tin cho việc ghi sổ kế toán. 9 Vai trò của chứng từ kế toán • Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán. • Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý. • Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. • Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng. 10 5
6. Vũ Quốc Thông Phân loại chứng từ • Theo nội dung phản ảnh • Theo công dụng • Theo nguồn gốc (địa điểm lập) • Theo trình tự lập - chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp (chứng từ ghi sổ) 11 Chứng từ điện tử • Phải có đầy đủ nội dung quy định cho chứng từ kế toán và được mã hoá • Được chứa trong các vật mang tin: băng, đĩa, thẻ thanh toán • Đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu 12 6
7. Vũ Quốc Thông Chứng từ điện tử (tt.) ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG: • Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ • Có chữ ký điện tử của người đại diện pháp luật • Xác lập phương thức giao nhận điện tử • Cam kết về hoạt động diễn ra khớp đúng quy định 13 Phân loại chứng từ (tt.) Theo nội dung phản ảnh Chứng từ về tiền • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy tệ báo Có Chứng từ về hàng • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho tồn kho Chứng từ về lao • Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền động và tiền lương lương Chứng từ về bán • Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) hàng Chứng từ về • biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh TSCĐ lý 14 7
8. Vũ Quốc Thông Phân loại chứng từ (tt.) • Chứng từ mệnh lệnh Phân loại theo công dụng của chứng từ • Chứng từ chấp hành • Chứng từ liên hợp Phân loại theo nguồn • Chứng từ bên trong gốc của chứng từ • Chứng từ bên ngoài 15 Phân loại chứng từ (tt.) Chứng từ tổng Chứng từ gốc hợp Được lập ngay Tập hợp từ các khi nghiệp vụ chứng từ gốc kinh tế phát sinh cùng loại 16 8
9. Vũ Quốc Thông Công ty TNHH Sunrise KCN Sóng Thần Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC 07 1 3 2015 14/07/0001 Nguyễn Ngọc Thịnh Cơ sở Tân Hưng Thanh toán tiền mua hàng 18.810.000 (Mười tám triệu tám trăm mười ngàn đồng) 1 hóa đơn GTGT 1 3 2015 Minh họa mẫu chứng từ Ví dụ 1 Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại chứng từ nào theo các cách phân loại đã học: . Lập “Phiếu thu tiền mặt” để thu nợ khách hàng . Nhận “Hóa đơn bán hàng” từ người bán . Lập “Đơn đặt hàng” giao cho khách hàng 18 9
10. Vũ Quốc Thông Ví dụ 1 (tt.) Đánh dấu (X) vào các ô cho các chứng từ được cung cấp: Chứng từ Nội Bên Gốc Tổng Mệnh Chấp TM bộ ngoài hợp lệnh hành Phiếu thu HĐ kiêm phiếu XK Uỷ nhiệm chi Hóa đơn tiền điện Giấy xin tạm ứng 19 Yêu cầu đối với chứng từ • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu. • Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định. • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ. 20 10
11. Vũ Quốc Thông Các nội dung chủ yếu của chứng từ Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: a. Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; b. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; c. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; d. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; e. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; f. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ KT-TC ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; g. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. (Khoản 1 điều 17 Luật kế toán năm 2003) 21 1 2 Các 4 yếu 5 tố của chứng từ 11
12. Vũ Quốc Thông Luân chuyển chứng từ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán 23 Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán - Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ. - Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập. - Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập trên phần mềm kế toán trong máy vi tính và in ra. 24 12
13. Vũ Quốc Thông Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 25 Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán - Hoàn chỉnh chứng từ: + Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; + Phân loại chứng từ; + Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ. - Sử dụng chứng từ đã hoàn chỉnh để ghi sổ kế toán phù hợp. 26 13
14. Vũ Quốc Thông Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán - Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật kế toán. - Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã được thanh lý. 27 Trình tự luân chuyển chứng từ • Đối với giấy đề nghị tạm ứng tiền mặt 1 3 Người nhận Thủ trưởng 2 tạm ứng đơn vị Kế toán Thủ quỹ 4 5 Lưu trữ 28 14
15. Vũ Quốc Thông Trình tự luân chuyển chứng từ (tt.) • Đối với phiếu nhập kho Lập Nhập kho chứng từ và ghi vào Phòng nhâp kho thẻ kho Kế toán vật liệu cung ứng Thủ kho Ghi sổ nhập NVL Lưu trữ 29 Bài tập thực hành 1 • Hãy ghép cặp: 1. Thực hiện định khoản a. Chứng từ mệnh lệnh vào chứng từ trước khi ghi sổ 2. Phiếu chào hàng b. Chứng từ về lao động 3. Phiếu chi tiền mặt c. Phiếu nhập kho 4. Bảng chấm công d. Hóa đơn nhận từ bên bán 5. Chứng minh hàng mua e. Hoàn chỉnh chứng từ đã nhập kho 6. Hóa đơn giao cho f. Chứng từ chấp hành khách hàng g. Chứng từ bên trong 30 15
16. Vũ Quốc Thông Sổ sách kế toán Phân loại sổ Khái niệm sách kế toán Sổ sách kế toán Các hình Giới thiệu thức tổ chức hình thức sổ sách kế nhật ký toán chung 31 Khái niệm • Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu giữ các nghiệp vụ. • Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa trên chứng từ kế toán. • Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo cáo tài chính. 32 16
17. Vũ Quốc Thông Phân loại sổ sách kế toán Phân loại theo phương pháp ghi chép • Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. • Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo TK tổng hợp và chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh, kiểm tra từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết • Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. 33 34 17
18. Vũ Quốc Thông 35 Phân loại sổ sách kế toán (tt.) Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối tượng kế toán • Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. • Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư • Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết. 36 18
19. Vũ Quốc Thông 37 Phân loại sổ sách kế toán (tt.) Phân loại theo cách tổ chức sổ . Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái . Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá . Sổ điện tử: trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng các tập tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế toán ghi sổ bằng cách nhập dữ liệu. 38 19
20. Vũ Quốc Thông Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các chỉ tiêu lập báo cáo kế toán: – Hình thức kế toán Nhật ký chung; – Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; – Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; – Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; 39 Giới thiệu hình thức Nhật ký chung CHỨNG TỪ GỐC NHẬT KÝ NHẬT KÝ CHUNG SỔ THẺ, KẾ ĐẶC BIỆT TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG SỔ CÁI HỢP CHI TIẾT Ghi chú: BẢNG CÂN ĐỐI Ghi hàng ngày SỐ PHÁT SINH Ghi cuối kỳ Đối chiếu BÁO CÁO TÀI CHÍNH 40 20
21. Vũ Quốc Thông Mẫu Sổ Nhật ký Chi tiền Chứng từ Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK Diễn giải Số Ngày 112 152 642 Cộng C1 2.1 Chi Tiếp khách 800.000 N1 2.1 Mua NVL 500.000 T1 5.1 Thu tiền bán hàng 400.000 Cộng 41 Ví dụ 2 Cho biết những thông tin sau có thể tìm thấy trong những sổ sách kế toán nào? a. Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày 11/11/2011 của công ty ABC b. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong tháng 11/20x1 của tài sản M. c. Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ 42 21
22. Vũ Quốc Thông Bài tập thực hành 2 Có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty ABC trong tháng 4/20x1 như sau: 1. Ngày 10: Chủ sở hữu bổ sung vốn kinh doanh bằng TGNH là 600 triệu đồng 2. Ngày 12: Vay ngắn hạn bằng tiền mặt là 100 triệu đồng 3. Ngày 15: Xuất kho hàng hóa với giá trị là 200 triệu đồng để bán cho khách hàng A với giá bán 260 triệu đồng, chưa thu tiền khách hàng A 4. Ngày 30: Trích khấu hao TSCĐ N là 1,6 triệu đồng. TSCĐ N được sử dụng cho bộ phận bán hàng Yêu cầu: Hãy nêu tên chứng từ phát sinh cho từng nghiệp vụ và phản ánh tình hình trên vào sổ Nhật ký chung 43 Bài tập thực hành 2 (tt.) SỐ NHẬT KÝ CHUNG Ngày Chứng từ gốc Số Số Số phát sinh Đã ghi ghi Diễn giải TT hiệu sổ cái sổ Số Ngày dòng TK Nợ Có 44 22
23. Vũ Quốc Thông Các hình thức sổ sách kế toán khác Tài liệu tham khảo: C5SosachKT_Slidebosung.pdf 45 Tổ chức công tác kế toán  Mục đích và yêu cầu  Nội dung tổ chức công tác kế toán 46 23
24. Vũ Quốc Thông Mục đích và yêu cầu Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo: • Thực hiện tính tuân thủ pháp luật; • Sự kiểm soát của nhà quản lý; • Thích hợp với đặc điểm của đơn vị; • Có thể điều chỉnh linh hoạt; • Cân bằng tốt nhất giữa chi phí và lợi ích đạt được. 47 Nội dung tổ chức công tác kế toán • Tổ chức bộ máy kế toán • Tổ chức chứng từ kế toán • Tổ chức hệ thống tài khoản • Tổ chức hệ thống sổ kế toán • Tổ chức cung cấp thông tin thông qua các báo cáo Tài liệu đọc thêm - TochucctacKT_ThongVu - TT200-2014-BTC_ChedoKTDN 48 24
25. Vũ Quốc Thông Tóm lại Sau khi học xong chương này, bạn có thể: • Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán • Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ kế toán • Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ yếu • Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp 49 25