Giáo trình Pháp luật về quản lý tài liệu điện tử và thực trạng quản lý tài liệu điện tử khoa học tại viện hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam - Lê Thị Hải Nam

Nội dung text: Giáo trình Pháp luật về quản lý tài liệu điện tử và thực trạng quản lý tài liệu điện tử khoa học tại viện hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam - Lê Thị Hải Nam

1. TAÏP CHÍ KHOA HOÏC XAÕ HOÄI SOÁ 6(178)-2013 77 TRAO ÑOÅI NGHIEÄP VUÏ PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ KHOA HỌC TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM LÊ THỊ HẢI NAM TÓM TẮT quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính Tài liệu điện tử đã nhanh chóng phát triển thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm, tại nhiều quốc gia trên thế giới, trong nhiều lưu trữ và đọc thông tin bằng tính năng ưu ngành nghề, lĩnh vực. Đặc biệt, với sự hỗ việt của các phần mềm ứng dụng về quản trợ của internet và các thiết bị công nghệ lý, số hóa tài liệu. thông tin, tài liệu điện tử trở thành nguồn Sự ra đời của tài liệu điện tử với ưu thế thông tin thuận lợi cho việc tiếp cận, vượt trội của nó so với tài liệu giấy, đã làm chuyển nhận thông tin. Cùng với đó, tài cho hoạt động quản lý và sử dụng thông liệu điện tử và các giao dịch điện tử đã bắt tin trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết đầu được ứng dụng vào hoạt động quản lý kiệm hơn. Thời gian chu chuyển thông tin điều hành, trao đổi thông tin của các cơ nhanh chóng. Sự kết nối giữa cá nhân với quan tổ chức và cá nhân. Bài viết đề cập cá nhân, cá nhân với tổ chức và giữa tổ đến pháp luật về quản lý tài liệu điện tử và chức với tổ chức không chỉ trong cùng thực trạng quản lý tài liệu điện tử khoa học quốc gia mà giữa các lãnh thổ cách xa về tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt địa lý vẫn đảm bảo diễn ra nhanh chóng. Nam (trước đây là Viện Khoa học Xã hội Đảm bảo quá trình tìm kiếm và xử lý thông Việt Nam). tin văn bản kịp thời, nhanh, thuận lợi và có hệ thống. Cho phép đảm bảo an toàn 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI QUẢN LÝ TÀI thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, LIỆU ĐIỆN TỬ Ở VIỆT NAM hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của cách đặt password), đặt chế độ kiểm tra kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc tính toàn vẹn của dữ liệu. Đảm bảo việc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác quản lý thông tin văn bản từ khi chúng thông tin, dữ liệu của nhân loại. Trong đó, được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào hệ thống thông tin điện tử Internet được lưu trữ và lưu bằng các thiết bị điện tử. Tiện ích của lưu trữ tài liệu điện tử đã giảm thiểu phần lớn không gian và kho Lê Thị Hải Nam. Thạc sĩ. Văn phòng Đảng ủy Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống Nghiên cứu sinh Học viện Khoa học Xã hội chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm
2. 78 LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời nguồn tài liệu tồn tại trong môi trường điện gian và tiền bạc cho việc vận chuyển văn tử. bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức Đối với ngành lưu trữ, sự xuất hiện của tài lao động và tăng hiệu suất lao động, đảm liệu điện tử đã đặt ra yêu cầu: lưu trữ tài bảo an toàn tài liệu. liệu điện tử có thể thay thế lưu trữ truyền Sự xuất hiện loại hình tài liệu điện tử và thống không? Có hay không tình trạng loại tính ứng dụng ngày càng rộng rãi đã đặt mất (không lưu giữ đầy đủ) tài liệu điện tử ra yêu cầu cần phải có chế tài luật pháp có giá trị ngay từ khi tài liệu điện tử đang cho việc lưu hành, sử dụng loại hình tài hiện hành ở khâu văn thư? Làm thế nào liệu này. Đến nay nhiều nước trên thế giới để đảm bảo độ tin cậy và giá trị pháp lý đã có những chủ trương xây dựng hoàn của các thông điệp dữ liệu? Làm những gì thiện hệ thống pháp luật nhằm điều chỉnh để đảm bảo thông điệp dữ liệu có giá trị các quan hệ phát sinh từ giao dịch điện tử, như văn bản giấy, có giá trị làm bằng đưa ra những định chế để bảo vệ quyền và chứng, có giá trị như bản gốc? Gửi nhận lợi ích hợp pháp của tổ chức và cá nhân và lưu trữ thông điệp dữ liệu như thế nào tham gia quan hệ này, đồng thời cũng bảo để đảm bảo tính pháp lý? Cán bộ viên đảm giá trị của tài liệu, để cho các thông chức cần phải trang bị những kiến thức gì điệp dữ liệu được chuyển tải bằng phương khi làm việc với tài liệu điện tử, môi trường tiện điện tử cũng có giá trị pháp lý như làm việc điện tử Để giải quyết được được ghi chép mô tả trên văn bản bằng những yêu cầu trên cần phải có các chính sách cụ thể, những định chế pháp luật rõ giấy và chuyển tải theo phương thức ràng cho loại hình tài liệu này. truyền thống. Không nằm ngoài quy luật phát triển Tuy nhiên, vấn đề này cũng không ít chung, để hội nhập với thế giới, từ năm những thách thức, đó là sự phụ thuộc vào 2000 Thủ tướng Chính phủ nước ta đã ký máy móc, chương trình. Tính pháp lý của kết hiệp định khung ASEAN với hai nội tài liệu điện tử là rào cản đối với vấn đề dung quan trọng là thương mại điện tử và đưa tài liệu điện tử trở nên thông dụng chính phủ điện tử. Để thực hiện hiệp định trong cuộc sống và thay thế hoàn toàn tài quan trọng, chúng ta đã đẩy mạnh xây liệu giấy. Việc đảm bảo an toàn thông tin dựng cơ sở dữ liệu quốc gia, phát triển hạ phức tạp hơn so với tài liệu giấy. Sự đơn tầng viễn thông và internet, đào tạo nguồn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép nhân lực, đẩy nhanh tiến độ xây dựng và thông tin cũng là một đe dọa đối với sự an hoàn thiện môi trường pháp lý để làm nền toàn thông tin trong nguồn tài liệu điện tử. tảng cho thực hiện chính phủ điện tử và Chỉ với những kỹ năng sử dụng máy tính giao dịch điện tử. Một số nội dung hoạt đơn giản đã có thể sửa đổi nội dung tài động của chính phủ và các bộ, ngành và liệu điện tử hoặc sao chép (một phần hay tỉnh, thành phố đã bước đầu thực hiện như toàn bộ) tài liệu mà khó có thể phát hiện giao ban trực tuyến, chuyển nhận văn bản ngay được. Đây thực sự là một mối đe điện tử từ tỉnh, thành phố và bộ, ngành lên dọa lớn đối với tính an toàn thông tin của chính phủ.
3. LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 79 2. PHÁP LUẬT HIỆN HÀNH VỀ QUẢN LÝ bảo vệ bảo mật trong giao dịch điện tử; TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ THỰC TRẠNG vấn đề lưu trữ thông điệp dữ liệu. QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ KHOA HỌC Dưới các bộ luật là hệ thống các văn bản Ở VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI quy phạm pháp luật của chính phủ và các VIỆT NAM bộ ngành có chức năng quản lý nhà nước 2.1. Pháp luật hiện hành về quản lý tài liệu về lĩnh vực thông tin, lưu trữ và công nghệ điện tử thông tin. Sau một thời gian chuẩn bị và hoàn thiện, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 năm 2006 Luật Giao dịch điện tử và Luật của Chính phủ về ứng dụng công nghệ Công nghệ Thông tin đã có hiệu lực thi thông tin trong hoạt động của cơ quan hành, năm 2011 Luật Lưu trữ ra đời. Các nhà nước đã quy định cụ thể đối với việc bộ luật này đã tạo khung pháp lý cho hoạt ứng dụng tin học vào hoạt động quản lý động giao dịch điện tử, lưu trữ tài liệu điện của các cơ quan nhà nước, trách nhiệm tử và các thông điệp dữ liệu để làm cơ sở của các cơ quan trong việc ứng dụng và cho triển khai thực hiện chính phủ điện tử, việc đảm bảo ứng dụng công nghệ thông lưu trữ tài liệu điện tử và giao dịch điện tử tin vào hoạt động của các cơ quan nhà ở Việt Nam. nước. Theo Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ điện tử Sau Nghị định 64, Thủ tướng Chính phủ là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp ban hành Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt 03/12/2008 về việc tăng cường sử dụng hệ động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được thống thư điện tử trong hoạt động của cơ lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ quan nhà nước. Ngoài các quy định chung, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. văn bản phải đáp ứng các quy định cụ thể Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tại các điều của Luật Giao dịch điện tử. tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác của Chính phủ quy định về việc cung cấp thực, an toàn và khả năng truy cập, được thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên bảo quản và sử dụng theo phương pháp trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Tài liệu điện tử của cơ quan nhà nước; được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật Ngày 20/9/2011, Bộ Thông tin và Truyền mang tin khác không có giá trị thay thế tài thông đã ban hành Thông tư số 24/2011/TT- liệu đã được số hóa. BTTTT, quy định về việc tạo lập, sử dụng Luật Giao dịch điện tử đã đề cập đến và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông những vấn đề như: nguyên tắc tiến hành tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của giao dịch điện tử; thông điệp dữ liệu; chữ cơ quan nhà nước. ký điện tử; hoạt động chứng thực chữ ký Ngày 22/5/2012, Thủ tướng Chính phủ điện tử và đối tượng tham gia vào quá ban hành tiếp Chỉ thị số 15/CT-TTg về việc trình giao dịch điện tử; giá trị pháp lý của tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong giao dịch điện tử; vấn đề an ninh an toàn, hoạt động của cơ quan nhà nước.
4. 80 LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Thực hiện Chỉ thị 15 của Thủ tướng Chính các văn bản pháp luật hiện hành như đã phủ, ngày 11/9/2012 Bộ Nội vụ đã ban nêu trên. hành Chỉ thị số 02/CT-BNV về việc tăng Như vậy, có thể thấy hệ thống văn bản cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt pháp luật hiện hành nhìn chung về cơ bản (1) động của Bộ . đã tương đối đầy đủ, riêng Chính phủ đã Trước đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà có những hoạt động cụ thể để triển khai và nước đã có văn bản số 139/VTLTNN- thực hiện những bước đi ban đầu để thực TTTH ngày 04/3/2009 về việc hướng dẫn hiện chủ trương về một chính phủ điện tử quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ ở Việt Nam. Tuy nhiên, sự vào cuộc của sơ trong môi trường mạng(2). Nhưng đây cơ quan chủ quản vẫn còn chậm, thiếu văn chỉ là văn bản mang tính hướng dẫn bản quy định, hướng dẫn cụ thể nội dung nghiệp vụ, vì không phải là văn bản quy lưu trữ tài liệu điện tử do Bộ Nội vụ ban phạm pháp luật nên tính pháp lý không cao. hành để làm cơ sở cho bộ, ngành và cơ Cũng về vấn đề này, ngày 07/9/2012, Văn quan thuộc chính phủ xây dựng ban hành phòng Chính phủ đã ban hành Công văn các quy định cụ thể dùng cho quản lý, lưu số 7017/VPCP-HC về việc gửi file điện tử trữ, sử dụng tài liệu điện tử ở từng đơn vị. hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính 2.2. Thực trạng quản lý tài liệu điện tử phủ. Văn bản này ghi rõ kể từ ngày khoa học ở Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội 01/10/2012, Văn phòng Chính phủ sẽ Việt Nam không tiếp nhận và xử lý những hồ sơ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam là không đính kèm văn bản điện tử(3). cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội và Như vậy, ở Việt Nam tài liệu điện tử, quản nhân văn hàng đầu của đất nước, sản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, trách nhiệm phẩm chính của Viện là các công trình của các cơ quan đối với việc ứng dụng nghiên cứu khoa học, kết quả các hội thảo công nghệ thông tin, đảm bảo an ninh khoa học quốc gia và quốc tế. Yêu cầu trong hoạt động ứng dụng công nghệ giao dịch ký kết hợp tác nghiên cứu, đào thông tin và quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử tạo, trao đổi khoa học với các cơ quan, tổ đã được quy định trong các bộ luật và văn chức, viện nghiên cứu và trường đại học ở bản dưới luật. Giao dịch điện tử đã được trong và nước ngoài diễn ra thường xuyên. khẳng định là phương thức truyền nhận tin Những hoạt động trên nếu được thực hiện thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả, thông trên môi trường điện tử sẽ rất thuận lợi và điệp dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý như nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và giảm văn bản giấy. Trách nhiệm của từng cơ giấy tờ. Do đó, nhu cầu về một môi trường quan trong việc ban hành văn bản pháp làm việc điện tử và giao dịch điện tử ở đây luật để hướng dẫn và tổ chức thực hiện, là hết sức cần thiết. phối hợp tổ chức thực hiện, tạo môi trường Trong nhiều năm trở lại đây, Viện Hàn lâm làm việc điện tử, ứng dụng công nghệ Khoa học Xã hội Việt Nam đã tích cực ứng thông tin, quản lý tài liệu điện tử, lưu trữ tài dụng tin học trong các hoạt động hội thảo, liệu điện tử cũng được quy định rõ trong trong các giao dịch ký kết hợp tác với các tổ
5. LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 81 chức nước ngoài. Tài liệu điện tử của Viện Những phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam cũng vì với dạng mở, trong đó có thể kết nối cho thế mà được hình thành và sử dụng trong việc lưu giữ tài liệu điện tử “đi” và “đến” hoạt động thực thi công việc tại đây. Việc cũng được xây dựng để phục vụ nhu cầu ứng dụng các trang thiết bị điện tử phục vụ đính file văn bản tài liệu điện tử dùng trong cho giao dịch điện tử, chuyển tải, tiếp nhận công tác lưu trữ tài liệu điện tử. Bên cạnh tài liệu điện tử, lưu giữ và quản lý tài liệu đó, Trung tâm ứng dụng công nghệ thông điện tử phục vụ cho công việc hiện hành tin của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt đều xuất phát từ nhu cầu công việc. Nam đã phối hợp với Phòng lưu trữ chuyển tải Danh mục các công trình nghiên cứu Ở Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, khoa học lên trang thông tin của Viện Hàn tài liệu nghiên cứu khoa học, đặc biệt là lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. các kết quả nghiên cứu khoa học cấp bộ đã được Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Tuy nhiên, các công việc như gửi các hồ Việt Nam quan tâm và có quy định phải sơ bảo vệ kế hoạch và sản phẩm nghiên nộp lưu cho Ban Quản lý khoa học để cứu khoa học các cấp qua mạng đến các phục vụ cho nghiệm thu đánh giá, hết giai thành viên hội đồng tuyển chọn, hội đồng đoạn hiện hành phải nộp lưu vào Lưu trữ nghiệm thu; các sản phẩm cuối cùng của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. hoạt động nghiên cứu và hồ sơ khoa học Tuy nhiên, đây mới chỉ là quy định đối với giao nộp vào cơ quan lưu trữ của Viện tài liệu truyền thống – tài liệu giấy. Hiện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, cơ nay, trong quá trình hoạt động nghiên cứu quan thông tin của Viện Hàn lâm Khoa học và quản lý nghiên cứu của Viện, tài liệu Xã hội Việt Nam và của Bộ Khoa học Công điện tử khoa học đã hình thành và được nghệ nhằm tiết kiệm thời gian và giảm giấy các chủ nhiệm và thư ký của đề tài lưu giữ tờ cho đến nay vẫn còn là một vấn đề bỏ để phúc đáp các yêu cầu tuyển chọn, ngỏ, chưa thực hiện. nghiệm thu và thanh lý các hợp đồng và Từ thực trạng nêu trên có thể thấy Viện sản phẩm nghiên cứu khoa học. Ngoài các Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã chương trình đề tài cấp bộ, cấp viện, tài liệu hình thành tài liệu điện tử và thực hiện một hội nghị hội thảo khoa học, các bài viết để số giao dịch điện tử xuất phát từ nhu cầu đăng tải hàng tháng trên 32 tạp chí chuyên công việc nội tại của Viện. Tuy chưa phổ ngành thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội biến, nhưng việc truyền nhận tài liệu điện Việt Nam cũng đã được chuyển tải bằng tử để giải quyết công việc cơ quan, đơn vị phương tiện điện tử và lưu giữ trên các đã được thực hiện nhưng đang ở tình phương tiện điện tử trong giai đoạn tài liệu trạng “tự phát”, nghĩa là mỗi chuyên viên ở đang hiện hành của từng đơn vị. Tất cả đều cơ quan đơn vị đã thực hiện lưu giữ và chưa được quản lý, nộp lưu bài bản vì chưa quản lý tài liệu điện tử để phúc đáp yêu có quy định cụ thể của Viện Hàn lâm Khoa cầu công việc hiện hành đối với mảng học Xã hội Việt Nam và các đơn vị trực công việc mình được phân công, mà chưa thuộc về vấn đề sử dụng giao dịch điện tử có các quy định quản lý hiện hành của và lưu trữ tài liệu điện tử. Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam.
6. 82 LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ Do vậy, việc lưu giữ, quản lý trên đây mới trữ điện tử để làm cơ sở cho triển khai chỉ xuất phát từ nhu cầu thiết yếu do công thực hiện việc lưu trữ tài liệu điện tử trong việc mà chưa xuất phát từ yêu cầu quy từng cơ quan tổ chức và toàn hệ thống định hiện hành của nhà nước và của cơ chính trị. Luật Lưu trữ cũng chỉ mới quy quan, bởi đến nay vẫn chưa có văn bản định những điều rất chung về tài liệu lưu của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt trữ điện tử, Chính phủ cũng đã chỉ đạo các Nam quy định cụ thể về tài liệu lưu trữ điện bộ ngành liên quan để cụ thể hóa các nội tử và quản lý tài liệu điện tử ở Viện Hàn dung pháp luật hiện hành nhưng thực tiễn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và các đơn vẫn thiếu các hướng dẫn cụ thể chi tiết của vị trực thuộc. Bộ Nội vụ, cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động văn thư lưu trữ - lĩnh vực Tồn tại, hạn chế và nguyên nhân chuyển nhận lưu tài liệu điện tử. Do đó, Mặc dù đã có những văn bản pháp luật Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam quy định, hướng dẫn về giao dịch điện tử, đến nay vẫn chưa chủ động triển khai thực ứng dụng tin học trong quản lý thông tin, hiện giao dịch điện tử và quản lý tài liệu lập hồ sơ trong môi trường mạng nhưng điện tử, còn chờ các quy định, văn bản việc ứng dụng vào Viện Hàn lâm Khoa học hướng dẫn cụ thể của Bộ Nội vụ về vấn đề Xã hội Việt Nam đối với các nội dung này lưu trữ tài liệu điện tử. còn rất chậm. Cùng với đó là trình độ của đội ngũ cán bộ Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam làm công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, và các đơn vị trực thuộc chưa xây dựng nên thiếu tham mưu trong thực hiện quản được môi trường làm việc điện tử để chính lý tài liệu lưu trữ điện tử. Nhận thức của thức thực hiện giao dịch, chuyển nhận, lưu lãnh đạo quản lý các cấp và cán bộ, viên trữ tài liệu điện tử. Mặc dù nhu cầu thực chức chưa đầy đủ về tài liệu điện tử và lưu hiện giao dịch điện tử tại Viện là rất lớn. trữ tài liệu điện tử cũng là bước cản trong Nguyên nhân của những vấn đề nêu trên thực thi chính phủ điện tử và lưu trữ tài liệu là do Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt điện tử hiện nay. Nam chưa có quy định cụ thể về việc quản 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ lý, lưu trữ tài liệu điện tử nên chưa thực NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ hiện lưu trữ tài liệu điện tử ở cấp Viện Hàn TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN NAY lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và cấp đơn Từ thực trạng pháp luật hiện hành nói trên vị trực thuộc. Tài liệu lưu trữ điện tử mặc và qua thực tế của Viện Hàn lâm Khoa học dù đã hình thành, giao dịch điện tử đã thực Xã hội Việt Nam cho thấy, để quản lý và hiện ở một số mảng việc trong cơ quan lưu trữ tài liệu điện tử có hiệu quả cần phải nhưng tài liệu điện tử chưa được tổ chức có cơ chế chính sách và pháp luật đồng bộ, lưu trữ, quản lý. có sự chuẩn bị về nguồn lực và môi trường Mặt khác, văn bản pháp luật hiện hành của làm việc điện tử. nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Trước hết, cần phải hoàn thiện hệ thống còn thiếu, chưa có văn bản quy định, pháp luật về tài liệu điện tử để làm cơ sở hướng dẫn cụ thể về quản lý tài liệu lưu pháp lý cho triển khai thực hiện chính phủ
7. LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 83 điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử. Cụ thể là, tài liệu sẽ tạo ra và giữ lại được những tài Bộ Nội vụ cần phải xây dựng và ban hành liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy. quy định về quản lý tài liệu điện tử để làm Thứ ba, phải tạo được điều kiện cơ sở vật cơ sở cho các bộ, ngành, cơ quan xây chất, môi trường làm việc điện tử. Đó là dựng các quy định cụ thể của từng cơ việc cung cấp và quản lý những công nghệ quan, đơn vị về nội dung quản lý lưu trữ tài thông tin mà tài liệu cần phải được đảm liệu điện tử. Từ quy định này các cơ quan bảo, khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện đơn vị phải cụ thể hóa thành quy định của tử. Đảm bảo được các hệ thống thông tin đơn vị để phù hợp với điều kiện của cơ điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) quan mình cho dễ thực hiện. và thực thi (áp dụng) đáp ứng yêu cầu về Để làm được vấn đề này thì các quy định bảo quản và tiếp cận khai thác, nhằm đảm cụ thể trong văn bản hiện hành phải đảm bảo rằng tài liệu lưu trữ điện tử luôn ở bảo được sự tham gia của lưu trữ vào toàn trạng thái sẵn sàng, có thể tiếp cận khai bộ vòng đời tài liệu từ việc thiết lập hệ thác và có thể đọc và sử dụng được. thống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu Thứ tư, quản lý tài liệu điện tử và giao dịch trữ điện tử, để bảo đảm cho việc tạo lập và điện tử trong hoạt động của các cơ quan giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, nhà nước nói chung và Viện Hàn lâm Khoa đáng tin cậy và có thể lưu trữ được. Trong học Xã hội Việt Nam nói riêng mới chỉ là môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu bước đi khởi đầu trong một môi trường mà phải được tiến hành ngay từ những giai pháp luật chưa thực sự đầy đủ, đa số cán đoạn đầu của vòng đời tài liệu, thường là bộ công chức và viên chức chưa thực sự trước khi bất kỳ một tài liệu nào được tạo sẵn sàng và chưa trang bị đầy đủ kiến lập. Vì vậy, lưu trữ phải quản lý quá trình thức cho môi trường làm việc mới - môi trường điện tử. Rất nhiều vấn đề đang đặt xác định giá trị và thực hiện sự kiểm soát ra như quản lý an toàn thông điệp dữ liệu đối với tài liệu lưu trữ điện tử. và chữ ký điện tử; phương thức giao dịch Thứ hai, cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán truyền thống và tài liệu giấy có thể tồn tại bộ viên chức, công chức thực thi công vụ song hành hay sẽ bị thay thế hoàn toàn phải nhận thức đúng và đầy đủ về chính bởi tài liệu điện tử và giao dịch điện tử; lưu phủ điện tử, tài liệu điện tử, quản lý tài liệu giữ lâu dài tài liệu điện tử khi mà khoa học điện tử và chức trách của từng cá nhân, tổ và công nghệ ngày càng phát triển và luôn chức đối với vấn đề này. đổi mới Đó là những vấn đề đang và sẽ Cần thiết phải tổ chức tuyên truyền, phổ đặt ra mà các nhà quản lý về lưu trữ ở Việt biến các quy định pháp luật về giao dịch Nam cần phải nghiên cứu kỹ để có những điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử, để cán bộ, định hướng trong tương lai đối với việc công chức viên chức họat động trong bộ quản lý tài liệu điện tử. máy công quyền nắm rõ hơn và hiểu đúng Vì vậy, để thực hiện chính phủ điện tử nói về tài liệu điện tử và trách nhiệm quản lý chung và lưu trữ tài liệu điện tử nói riêng, lưu giữ tài liệu điện tử. Đảm bảo cho những đặc biệt là quản lý tài liệu điện tử về hoạt cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra động khoa học càng cần phải xác định đây
8. 84 LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ là một công việc quan trọng, cần phải bắt nhận văn bản hành chính, tài liệu hồ sơ đầu từ nhận thức, từ pháp luật và nhiều khoa học trong môi trường mạng, phát huy yếu tố khác nữa mới có thể tạo được môi vai trò của Trung tâm Ứng dụng Công trường làm việc điện tử thực sự. nghệ thông tin thuộc Viện Hàn lâm Khoa Trong điều kiện hiện nay để có thể xây học Xã hội Việt Nam trong thực hiện, chủ dựng được chính phủ điện tử, lưu trữ trương chính phủ điện tử, giao dịch điện tử được tài liệu điện tử có giá trị thì hơn ai hết và lưu trữ tài liệu điện tử. ‰ những người làm công tác lưu trữ và bộ ngành chủ quản về lưu trữ, mà cụ thể là CHÚ THÍCH Bộ Nội vụ, cần phải có chiến lược và lộ (1) Phòng lưu trữ, Viện Khoa học Xã hội Việt trình cụ thể và phải là lực lượng tiên phong Nam, Tập lưu văn bản đến năm 2005, 2006, thì chính phủ điện tử và lưu trữ tài liệu điện 2007, 2008, 2009, 2011, 2012. (2) tử mới có thể thành công. s/View.aspx?CategoriesID=4&DocumentID=697. Bài học về kinh nghiệm quản lý tài liệu (3) điện tử tại Cộng hòa Liên bang Nga tại Hội nhphu/hethongvanban?class_id=2&_page=1& thảo do Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chủ mode=detail&document_id=163703. trì tại thành phố Đà Nẵng ngày 25/11/2012 (4) V.Ph. Iankovaia, Kinh nghiệm quản lý tài liệu đã cho thấy vai trò, ý nghĩa về tài liệu điện điện tử tại Liên bang Nga, Hội thảo khoa học tử và việc quản lý tài liệu điện tử ở Cộng “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử - hòa Liên bang Nga đã được Luật hóa và Thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế”, chi phối bởi các văn bản pháp quy của Thành phố Đà Nẵng ngày 25/11/2012. Chính phủ và các chính sách cụ thể(4). Đây là một gợi mở của các nước tiên tiến mà TÀI LIỆU THAM KHẢO Việt Nam, một quốc gia đi sau cần tham 1. Bộ Nội vụ. 2012. Chỉ thị số 02/CT-BNV ngày khảo trong thời gian tới. Đặc biệt, cần có 11/9/2012 về việc tăng cường sử dụng văn những định chế về chuyển đổi công tác bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ. văn bản không giấy (phi giấy tờ) sang tài 2. Bộ Thông tin và Truyền thông. 2011. Thông liệu điện tử của cơ quan hành chính nhà tư số 24/2011/TT-BTTTT ngày 20/9/2011, quy nước, quy định về hệ thống chu chuyển định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ văn bản điện tử trong hệ thống các cơ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. quan hành chính nhà nước. 3. Chính phủ. 2007. Nghị định số 64/2007/ Trên bình diện là một cơ quan thuộc chính NĐ-CP ngày 10/4/2007 về ứng dụng công phủ, trước mắt, Viện Hàn lâm Khoa học Xã nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hội Việt Nam cần phải chủ động, tích cực nhà nước. trong việc tạo dựng các cơ sở pháp lý và 4. Chính phủ. 2011. Nghị định số môi trường làm việc điện tử ở ngay chính 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 quy định về cơ quan, đơn vị mình, triển khai xây dựng việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực hệ thống chu chuyển văn bản tài liệu điện tử, ứng dụng một số nội dung như chuyển, (xem tiếp trang 46)
9. LÊ THỊ HẢI NAM – PHÁP LUẬT VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 85 (Tiếp theo trang 84) tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng 9. Quốc hội. 2011. Luật Lưu trữ, thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. 4. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 2009. chinhphu/hethongvanban. Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 10. Thủ tướng Chính phủ. 2008. Chỉ thị số 04/3/2009 về việc hướng dẫn quản lý văn 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 về việc bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trường mạng. trong hoạt động của cơ quan nhà nước. 6. Quốc hội. 2005. Luật Giao dịch điện tử 11. Thủ tướng Chính phủ. 2012. Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012, về việc tăng chinhphu/hethongvanban. cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt 7. Quốc hội. 2006. Luật Công nghệ Thông tin, động của cơ quan nhà nước. 12. Văn phòng Chính phủ. 2012. Công văn chinhphu/hethongvanban. số 7017/VPCP-HC ngày 07/9/2012 về việc 8. Quốc hội. 2006. Luật Giao dịch điện tử. gửi file điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Tập lưu văn bản đến năm chinhphu/hethongvanban. 2012, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.