Giáo trình Phương pháp quản lý kinh doanh

Nội dung text: Giáo trình Phương pháp quản lý kinh doanh

1. Phương pháp quản lý kinh doanh Khái quát chung Các phương pháp quản lý kinh doanh là tổng thể các cách thức tác động có chủ đích của các chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý (cấp dưới và tiềm năng của doanh nghiệp) và đến khách thể kinh doanh (khách hàng, bạn hàng, đối thủ cạnh tranh và các ràng buộc của môi trường kinh doanh) để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong điều kiện cho phép. Các phương pháp được sử dụng phải tuân thủ các đòi hỏi của quy luật và các nguyên tắc quản lý kinh doanh; mặt khác phải vận dụng nghệ thuật quản lý kinh doanh một cách khôn khéo, uyển chuyển tuỳ từng tình huống. Các phương pháp quản lý kinh doanh rất đa dạng, phải luôn thay đổi thích ứng với điều kiện trong từng tình huống; tuỳ thuộc đặc điểm của đối tượng quản lý cũng như năng lực, kinh nghiệm của các nhà quản lý. Sự lựa chọn phương pháp để sử dụng không thể tuỳ tiện theo cảm tính chủ quan, mà cần tỉnh táo nắm chắc tình hình thực tế, kịp thời điều chỉnh, bổ sung để khắc phục các trở ngại phát sinh chưa lường trước. Quản lý có hiệu quả nhất khi biết lựa chọn đúng và kết hợp, điều chỉnh linh hoạt các phương pháp quản lý. Vì vậy, sử dụng các phương pháp quản lý vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật, đòi hỏi cả tài và nghệ của nhà quản lý. Có nhiều cách phân loại phương pháp quản lý theo tiêu chí khác nhau, tuỳ góc độ của nhà nghiên cứu. Các phân loại phổ biến nhất căn cứ nội dung và cơ chế hoạt động quản lý, chia thành: - Các phương pháp quản lý trong nội bộ doanh nghiệp - Các phương pháp tác động lên khách hàng
2. - Các phương pháp cạnh tranh với các đối thủ - Các phương pháp quan hệ với bạn hàng (đối tác) - Các phương pháp quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước Các phương pháp quản lý kinh doanh chính trong nội bộ doanh nghiệp Tác động lên con người: Bằng các phương pháp hành chính, các phương pháp kinh tế và các phương pháp giáo dục. a. Các phương pháp hành chính dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp để tác động. Đó là mối quan hệ điều khiển - phục tùng, dùng uy lực để bắt buộc đối tượng chấp hành các quyết định quản lý; tác động trực tiếp đến tập thể người lao động theo hai hướng: tác động về mặt tổ chức và tác động điều chỉnh hành vi của đối tượng quản lý. Tác động về mặt tổ chức được thực hiện bằng việc ban hàng các quy định của doanh nghiệp bằng cơ cấu tổ chức, điều lệ hoạt động, nội quy làm chuẩn mực để xử lý các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp. Tác động điều chỉnh hành vi của đối tượng quản lý được thực hiện bằng những mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo để bắt buộc hoặc hướng dẫn cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ nhất định. Các quyết định quản lý phải dứt khoát, rõ ràng, dễ hiểu, có địa chỉ người thực hiện và thời hạn; không thể hiểu sai hoặc chậm trễ. Chỉ người ra quyết định mới được thay đổi quyết định, cấp dưới bắt buộc phải chấp hành, không được lựa chọn.
3. Khi sử dụng các phương pháp hành chính, người quản lý phải nắm chắc hai yêu cầu sau: Một là, quyết định hành chính phải có căn cứ, được luận chứng đầy đủ vè hiệu quả kinh tế và các hệ quả khác, kết hợp hợp lý các loại lợi ích. Muốn vậy, phải có thông tin đáng tin cậy, nắm vững tình hình thực tế, lường trước các khó khăn và các vấn đề có thể phát sinh; tính toán và cân nhắc kỹ. Hai là, gắn trách nhiệm với quyền hạn của người ra quyết định; chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Mặt khác, xác định rõ trách nhiệm của người thi hành quyết định. Các phương pháp hành chính trong quản lý tạo lập và duy trì được kỷ cương trong doanh nghiệp và giải quyết kịp thời các vấn đề đặt ra. Tuy nhiên, nếu lạm dụng và thiếu cơ sở khoa học sẽ rơi vào kiểu quản lý quan liêu, chủ quan, dễ gây tổn thất cho doanh nghiệp. b. Các phương pháp kinh tế tác động vào đối tượng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế, tạo động lực vật chất để kích thích lao động tích cực, sử dụng các đòn bẩy để thúc đẩy kinh doanh có hiệu quả cao. Động lực đó càng mạnh khi nhận thức đầy đủ và biết kết hợp đúng đắn các lợi ích trong doanh nghiệp qua các phương án được lựa chon. Thực chất, đó là sự vận dụng các quy luật kinh tế khách quan trong kinh doanh, cho phép người lao động tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ. Đặc điểm của các phương pháp kinh tế là tác động lên đối tượng quản lý không bằng sự cưỡng chế hành chính, mà đưa ra những điều kiện khuyến khích về kinh tế và những phương tiện vật chất có thể huy động được để thực hiện nhiệm vụ với lợi ích thiết thực phù hợp với lợi ích chung của doanh nghiệp và xã hội. Do đó, các
4. phương pháp đó tác động nhạy bén, linh hoạt và phát huy được tính tự nguyện, chủ động, sáng tạo của người lao động; đồng thời nâng cao trách nhiệm, ý thức kỷ luật tự giác của họ. Với các phương pháp kinh tế, người quản lý giảm được nhiều việc điều hành, đôn đốc, kiểm tra chi ly, sự vụ để tập trung vào các việc cơ bản. Người quản lý doanh nghiệp sử dụng các phương pháp kinh tế theo hướng sau: + Đề ra những chỉ tiêu cụ thể từng thời gian cho từng bộ phận trong doanh nghiệp, lấy đó làm chuẩn cho việc thưởng phạt về vật chất. + Sử dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật gắn với các đòn bẩy kinh tế + Thực hiện chế độ trách nhiệm kinh tế có thưởng, phạt về vật chất. Việc mở rộng mức độ và phạm vi áp dụng các phương pháp kinh tế là xu hướng chung của các nước theo kinh tế thị trường; trong đó chú trọng các vấn đề sau: + Hoàn thiện hệ thống đòn bẩy kinh tế: giá cả, lợi nhuận, tín dụng, lãi suất, tiền lương, tiền thưởng + Thực hiện phân cấp quản lý đúng đắn; vừa đảm bảo hiệu lực quản lý - điều hành thống nhất, vừa nâng cao trình độ chủ động sáng tạo của cấp dưới. + Nâng cao trình độ và năng lực của cán bộ quản lý về nhiều mặt: biết vận dụng quy luật và các nguyên tắc trong quản lý kinh doanh, biết sử dụng các đòn bảy kinh tế, công tâm và nghiêm minh trong xử lý công việc. c) Các phương pháp giáo dục tác động vào nhận thức và tâm lý, tình cảm của người lao động, nhằm nâng cao tính tự nguyện tự giác và nhiệt tình lao động của
5. họ trong việc thực hiện nhiệm vụ. Đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản lý là con người, một thực thể có ý thức, tổng hoà của nhiều mối quan hệ xã hội đa dạng và tinh tế; do đó các phương pháp giáo dục có ý nghĩa lớn trong quản lý kinh doanh (các doanh nghiệp Nhật Bản đã áp dụng thành công). Các phương pháp giáo dục dựa trên sự vận dụng các quy luật tâm lý - xã hội với đặc trưng và tính thuyết phục, làm cho người lao động phân biệt được đúng - sai, phải - trái, lợi - hại, tốt - xấu; từ đó tự giác làm việc tốt và gắn bó với doanh nghiệp. Sử dụng đơn độc các phương pháp này không đem lại kết quả tốt, bởi lẽ hoạt động kinh doanh không phải là một phong trào mà là hoạt động có tổ chức chặt chẽ. Cần sử dụng kết hợp với các phương pháp khác một cách hợp lý, uyển chuyển và sáng tạo. Tác động lên các yếu tố khác của doanh nghiệp Đólà các phương pháp tác động sâu vào từng yếu tố chi phối các đầu vào của quá trình kinh doanh, như: tài chính, lao động, công nghệ, vật tư, thông tin, .v.v Sự tác động đó mang tính quản lý nghiệp vụ, kỹ thuật, kết hợp với các phương pháp kinh tế trong quản lý; bao gồm: quản lý tài chính, quản lý công nghệ, quản lý vật tư, quản lý nhân sự, quản lý lao động; quản lý đầu tư, quản lý thông tin kinh tế, marketing, tin học hoá quản lý v.v (Nội dung quản lý chuyên ngành được đề cập cụ thể trong các chuyên đề riêng). Các phương pháp quản lý kinh doanh tác động lên khách hàng Đó là các phương pháp phục vụ và kích thích khách hàng, một nhân tố quyết định kết quả kinh doanh. Nhân tố này thường thể hiện ở đầu ra của chu trình kinh doanh, song lại cần được tác động ngay từ đầu vào, chiến lược kinh doanh, phương
6. án sản phẩm Khách hàng vừa là điểm xuất phát, vừa là điểm kết thúc của quá trình kinh doanh. Có hai phương pháp chính: điều tra xã hội học và hoạt động chiêu thị. a) Phương pháp điều tra xã hội học Nhằm tìm hiểu động cơ mua hàng và các yếu tố môi trường chi phối quy mô, cơ cấu và hình thức của nhu cầu. - Động cơ mua hàng của người tiêu dùng là yếu tố tác động trực tiếp đến quy mô, cơ cấu và hình thức của nhu cầu. Có 3 động cơ chủ yếu thúc đẩy người tiêu dùng mua một hàng hoá nào đó: + Nhu cầu tự nhiên (nhu cầu sinh lý): ăn uống, nghỉ ngơi, phòng chữa bệnh, sống an toàn và hạnh phúc. + Trí tưởng tượng tạo ra những ấn tượng khi tiếp xúc với hàng hoá (kiểu dáng, màu sắc một cái áo chẳng hạn). + Mong muốn bức thiết được đáp ứng. - Yếu tố môi trường của người tiêu dùng gồm: + Sự giao tiếp với bạn bè về thị hiếu, dư luận về tiêu dùng + Cơ cấu gia đình (độc thân, có con nhỏ, có con lớn, mới cưới, vợ chồng già, goá bụa, giới tính ) + Thành phần xã hội (tầng lớp, nghề nghiệp, địa vị, dân tộc, tôn giáo) + Trình độ văn hoá (thể hiện nhận thức, cách sống, trí tưởng tượng)
7. + Mức thu nhập, khả năng mua sắm + Tính tình, thói quen tiêu dùng. - Về bên bán hàng, các yếu tố quyết định khối lượng nhu cầu: + Tính năng, hình dáng, chất lượng sản phẩm đem ra bán. + Giá cả hiện hành, giá cả trong tương lai gần, giá cả của sản phẩm thay thế và bổ sung cho sản phẩm đang có, phản ứng cạnh tranh của các đối thủ. + Các biện pháp và hiệu quả chiêu thị (quảng cáo, chiêu hàng, chào hàng, bán hàng). - Ngoài ra, còn có các yếu tố môi trường vĩ mô: cơ chế quản lý, quan hệ đối ngoại (với nước ngoài, với địa phương khác), sức mua của đồng tiền, sự ổn định chính trị - xã hội. Các loại yếu tố nói trên tác động lên nhu cầu được mô tả trên sơ đồ sau
8. b) Hoạt động chiêu thị (Promotion): là các hoạt động thúc đẩy việc tiêu thụ của doanh nghiệp trên thị trường nói chung và thị trường mục tiêu (target market) nói riêng của doanh nghiệp. Chiêu thị nhằm mục tiêu tiêu thụ sản phẩm làm ra trong điều kiện có cạnh tranh trên thị trường; nó có tác động rất to lớn và được là một bộ phận hữu cơ của hoạt động sản xuất (ở nhiều nước, chi phí chiêu thị trường chiếm 10-20% tổng chi phí trong giá bán sản phẩm). Nội dung cơ bản của chiêu thị gồm: - Chào hàng: cho nhân viên đưa hàng đến giới thiệu và bán trực tiếp cho khách. Người chào hàng phải hiểu rõ sản phẩm (tính năng, cách sử dụng, cách bảo quản,
9. ưu thế so với sản phẩm cạnh tranh tương tự ) và biết nghệ thuật giới thiệu có hiệu quả. - Quảng cáo: là tuyên truyền (giới thiệu gián tiếp) bằng chữ viết, tiếng nói, hình ảnh, sản phẩm mẫu; thu hút sự chú ý và lôi kéo hành vi mua của người tiêu dùng. Các phương tiện có thể dùng là: áp phích, panô, bao bì, phát thanh, truyền hình, tờ rơi, sách báo, phim cảnh Quảng cáo phải đảm bảo các nguyên tắc: khêu gợi tò mò, gây ấn tượng mạnh, thường xuyên lặp lại, trung thực, văn minh, thiết thực có hiệu quả. - Chiêu hàng: là các biện pháp nhằm yểm trợ bán hàng, bằng nhiều hình thức độc đáo, công phu, như: hội chợ, triển lãm, hội nghị khách hàng, chiêu đãi, bảo trợ các hoạt động văn hoá, thể thao, từ thiện bảo hành sản phẩm Các phương pháp tác động đối với các đối thủ cạnh tranh Các phương pháp chủ yếu là cạnh tranh, thương lượng và né tránh Các phương pháp cạnh tranh Tính toán mọi khả năng, yếu tố và thủ đoạn để tạo lợi thế cho sản phẩm của doanh nghiệp, chiếm lĩnh và mở rộng thị phần. Sử dụng các biện pháp kinh tế, hành chính, tâm lý xã hội (thậm chí cả biện pháp chính trị) để giành giật thị trường và khách hàng. Các biện pháp sử dụng phải hợp pháp và có lương tâm (đầu cơ lành mạnh). Các phương pháp thương lượng Thoả thuận giữa các doanh nghiệp để chia sẻ thị trường một cách ôn hoà, các bên đều có lợi. Thường sử dụng các kỹ thuật tính toán của lý thuyết trò chơi (theory of
10. game) để lựa chọn chiến lược cạnh tranh; trong đó giải pháp cần đạt là các phía không cần chi phí chiêu thị nhiều mà kết quả đều thu được lợi nhuận bằng nhau; tránh giải pháp quyết liệt là "một mất một còn". Các phương pháp né tránh Trong trường hợp doanh nghiệp kém ưu thế rõ ràng thì tìm cách rút lui khỏi cuộc cạnh tranh không cân sức, chấp nhận chuyển sang thị trường khác dù kém hiệu quả hơn để tồn tại và tìm cơ hội mới. Cũng có khi phải từ bỏ một vài mặt hàng bất lợi để chuyển sang mặt hàng khác, hoặc tạm thời chịu lỗ khi chưa giải pháp khác. Các phương pháp quan hệ với khách hàng Bạn hàng là các đối tác cung cấp các đầu vào (nguyên vật liệu, thiết bị, phụ tùng, bán thành phẩm); thường hợp tác lâu dài với nhau song có cạnh tranh. Phương pháp chủ yếu trong quan hệ là giữ chữ "tín", tôn trọng lẫn nhau, thanh toán sòng phẳng và chia sẻ khó khăn. Song cũng cần tránh sự o ép khi gặp bạn hàng bất tín, trục lợi, không biết điều; giải pháp chủ yếu là quan hệ đa phương (có nhiều bạn hàng với cùng mặt hàng). Các phương pháp quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước Các cơ quan quản lý kinh tế vĩ mô sử dụng quyền lực Nhà nước (chính trị, hành chính, kinh tế) để định hướng, điều tiết và kiểm soát các hoạt động kinh tế trong khuôn khổ luật pháp và chính sách. Mặt trái của nó thể hiện ở hai khía cạnh: sự chưa hoàn thiện (thậm chí thiếu nhất quán) của hệ thống luật pháp - chính sách, và hành vi thiếu công tâm của một số công chức. Cần sử dụng kết hợp các phương pháp sau:
11. a) Chủ động trong tư thế người nắm vững pháp luật, hoạt động đúng pháp luật; thực hiện nghiêm chỉnh các nghĩa vụ đối với Nhà nước. Không đặt mình ở thế bị động đối phó, đối đầu với pháp luật và nơm nớp lo sợ. Để nắm vững pháp luật, cần có chuyên gia cố vấn về pháp luật riêng của doanh nghiệp (trực thuộc giám đốc) hoặc dựa vào các văn phòng tư vấn pháp lý trước khi thực hiện một quyết định quan trọng nào, hoặc khi xảy ra sự việc liên quan đến pháp luật và thông lệ kinh doanh. Sự chủ động còn thể hiện ở việc kiến nghị các cơ quan hữu trách hướng dẫn, giải thích rõ những điểm có thể hiểu tuỳ tiện và vận dụng không đúng. Cũng có thể kiến nghị những điểm mà luật pháp còn sơ hở, bất hợp lý để cơ quan lập pháp nghiên cứu sửa đổi, bổ sung. b) Sẵn sàng cộng tác với các cơ quan bảo vệ pháp luật (thanh tra, công an điều tra, kiểm sát) khi bị kiểm tra; cung cấp các thiết bị thông tin một cách trung thực. Mặt khác, khi có các dấu hiệu không rõ ràng, cần chủ động dựa vào cơ quan kiểm toán độc lập để đánh giá thực trạng, làm căn cứ để đối chiếu với kết luạn của cơ quan bảo vệ pháp luật. Tốt nhất là định kỳ chủ động tiến hành kiểm toán dù không bị kiểm tra, ít ra cũng giúp cho việc tự kiểm tra để kịp thời có biện pháp điều chỉnh các hoạt động quản lý. c) Tạo ra quan hệ thông cảm, tin cậy đối với doanh nghiệp. Đây không phải là hành vi mua chuộc các công chức để lừa dối Nhà nước, mà tránh biến sự việc lặt vặt thành quan hệ đối đầu căng thẳng. Mặt khác, kiên quyết đấu tranh với các hành vi nhũng nhiễu, áp đặt vô lý của những công chức thoái hoá. d) Luật pháp có ảnh hưởng đến sự lựa chọn quy chế pháp lý của doanh nghiệp, cần xem xét nếu cần thì chuyển đổi hình thức pháp lý của doanh nghiệp theo hướng có
12. lợi. Ví dụ từ một chủ sở hữu chuyển thành công ty có sở hữu hỗn hợp hoặc công ty vô danh, công ty liên doanh v.v