›
›

Giáo trình Quản lý chất lượng công trình GXD

pdf 93 trang huongle 1870
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Quản lý chất lượng công trình GXD", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_quan_ly_chat_luong_cong_trinh_gxd.pdf

Nội dung text: Giáo trình Quản lý chất lượng công trình GXD

  1. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 0 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  2. MỤC LỤC MỤC LỤC 1 LỜI MỞ ĐẦU 3 CÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU 4 HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLCL GXD LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CHẤT LƢỢNG THI CÔNG CÔNG TRÌNH 5 I. GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM QLCL GXD 5 1. Ý kiến nhận xét của các đồng nghiệp 5 2. Sơ lƣợc về phần mềm QLCL GXD 5 3. Kênh video youtube.com/hosochatluong 7 4. Trang web chuyên về nghiệm thu thanh toán 7 5. Diễn đàn trao đổi về phần mềm QLCL GXD 7 II. QUY TRÌNH NGHIỆM THU 8 1. Cơ sở pháp lý 8 2. Quy trình nghiệm thu 9 III. CÀI ĐẶT, KÍCH HOẠT VÀ CẤU HÌNH WINDOWS ĐỂ CHẠY PHẦN MỀM 18 1. Cài đặt phần mềm 18 2. Kích hoạt phần mềm 20 3. Cấu hình Windows hiển thị đúng ngày tháng trong biên bản 21 IV. KHỞI ĐỘNG, LÀM QUEN GIAO DIỆN, MỞ, LƢU FILE HỒ SƠ 23 1. Khởi động và giao diện 23 2. Mở file hồ sơ chất lƣợng mới 27 3. Lƣu file hồ sơ chất lƣợng 28 4. Mở file hồ sơ chất lƣợng ra làm tiếp 29 5. Chọn mẫu hồ sơ 29 V. CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QLCL GXD 29 1. Các tùy chọn 29 2. Các lệnh trong menu Tiện ích 32 3. Liên kết giữa các sheet biên bản nghiệm thu 37 4. Chỉnh sửa mẫu biên bản, cá nhân hóa cho từng ngƣời dùng 38 5. Chỉnh sửa, cá nhân hóa các cơ sở dữ liệu của phần mềm 45 6. Sử dụng phần mềm lập các loại biên bản nghiệm thu 48 7. Nút Cuộn (nút Spin) 56 8. Mẫu ghi nhật ký 57 9. Sử dụng các tính năng của Excel 57 VI. THỰC HÀNH BÀI TẬP VỚI PHẦN MỀM 58 1. Bài tập 1 Lập hồ sơ nghiệm thu vật liệu 58 2. Bài tập 2: Lập hồ sơ nghiệm thu các công việc 65 Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 1 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  3. 3. Bài tập 3: Thêm thành phần ký biên bản nghiệm thu 70 4. Bài tập 4: Thay đổi cách đánh mã hồ sơ nghiệm thu (mã HSNT) 73 5. Bài tập 5: Tìm kiếm hồ sơ theo ngày, tìm biên bản, thông tin trong hồ sơ nghiệm thu74 VII. HỎI ĐÁP SỬ DỤNG PHẦN MỀM 77 1. Quản lý hồ sơ chất lƣợng nhiều công trình cùng lúc 77 2. So sánh giữa giải pháp phần mềm QLCL GXD với sử dụng Merge Mail 77 3. Tình huống viết “hồi ký”, khớp hồ sơ 79 4. Về chỉnh sửa template 80 5. Thêm bớt mã công việc tùy ý 80 6. Chỉnh sửa CSDL tiêu chuẩn bị báo Read Only 81 7. Tiêu chí nghiệm thu phần mềm đổ tự động theo các công việc khác nhau 81 8. Sao khi tra không hiện công việc tƣơng ứng bên cột phải? 81 9. Quy cách lấy mẫu thí nghiệm 82 10. Thể hiện nhiều tiêu chuẩn nghiệm thu khác nhau cho một công việc 82 11. Vị trí thi công 83 12. Sao phiếu yêu cầu lại có đơn vị TVGS ký? 83 13. Biên bản nghiệm thu công việc 84 14. Chức danh ở phần "Ký biên bản" 84 15. Về chất lƣợng công việc xây dựng 84 16. Quản lý lấy mẫu hiện trƣờng và kết quả thí nghiệm 84 17. Tính năng chèn lô gô 84 18. Tính năng bảo mật ngƣời dùng 85 19. Các tính năng phân loại hồ sơ theo loại công việc, theo đợt thanh toán, theo phân khu (zone, tầng, hạng mục, ) và theo dõi tình trạng ký hồ sơ 85 20. Phần mềm không có phiếu kiểm tra? 86 21. Chỗ mục tra tiểu chuẩn chỉ chèn đƣợc 1 tiêu chuẩn? 86 22. Làm thế nào để làm hồ sơ đỡ vất vả 86 23. Làm thế nào để sử dụng phần mềm QLCL GXD hiệu quả? 86 24. Sửa file template xong, chạy phần mềm thì báo link ngoài 87 25. Hiển thị các phƣơng pháp kiểm tra tự động theo nội dung kiểm tra 87 26. Muốn áp dụng một hồ sơ nghiệm thu cho toàn bộ biện bản 87 27. Cơ chế co giãn dòng chứa tiêu chuẩn khi thay đổi bản ghi 88 28. Phần mềm có chạy trên Excel 2003 đƣợc không? 88 29. Phần mềm có chạy trên Windows và Office 64 bit? 88 30. Lỗi stopped working, lost VBA project 88 31. Lỗi Run-time error „53‟ 89 32. Lỗi không đúng đƣờng dẫn cơ sở dữ liệu 91 TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 2 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  4. LỜI MỞ ĐẦU Theo quy định của pháp luật về xây dựng hiện hành: Quản lý về phạm vi, kế hoạch công việc; khối lƣợng công việc; chất lượng xây dựng; tiến độ thực hiện; chi phí đầu tƣ xây dựng là những nội dung quan trọng của công tác quản lý dự án đầu tƣ xây dựng công trình. Công trình xây dựng phải đƣợc giám sát về chất lượng, khối lƣợng, tiến độ trong suốt quá trình từ khi khởi công xây dựng, trong thời gian thực hiện cho đến khi hoàn thành và nghiệm thu công việc, công trình xây dựng. Phải giám sát thi công công trình theo đúng thiết kế xây dựng đƣợc duyệt, tiêu chuẩn áp dụng, quy chuẩn kỹ thuật, quy định về quản lý, sử dụng vật liệu xây dựng, chỉ dẫn kỹ thuật và hợp đồng xây dựng. Các nội dung quản lý và giám sát chất lƣợng nói trên cần đƣợc thể hiện bằng các hồ sơ quản lý chất lƣợng, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ hoàn công rõ ràng, mạch lạc. Do các công trình thƣờng có thời gian thi công xây dựng kéo dài; các công việc có khối lƣợng lớn; nhiều đối tƣợng tham gia vào quá trình hình thành công trình; công trình xây dựng thƣờng có phát sinh, thay đổi nên gây nhiều khó khăn cho công tác lập, quản lý và hoàn thiện hồ sơ hoàn thành công trình. Yêu cầu nhiều công sức lao động, nhân lực tham gia và ngƣời tham gia phải có trình độ, kinh nghiệm. Xuất phát từ nhu cầu thực tế Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng đã xuất bản phần mềm chuyên nghiệp phục vụ cho việc lập và quản lý hồ sơ chất lƣợng công trình. Phần mềm giúp các đồng nghiệp giải phóng sức lao động, giảm bớt sự phức tạp, nâng cao chất lƣợng công việc lập và quản lý hồ sơ chất lƣợng công trình, hồ sơ nghiệm thu Phần mềm Quản lý chất lƣợng công trình xây dựng GXD (gọi tắt là QLCL GXD) giúp quản lý hồ sơ khoa học và chính xác; Khắc phục những nhƣợc điểm của cách làm hiện nay nhƣ: quản lý trên Word và Excel với các file rời rạc và không liên kết với nhau, lâu ngày chính ngƣời quản lý hồ sơ cũng không nhớ là số liệu đƣợc lấy từ đâu Phần mềm QLCL GXD đƣợc thiết kế chạy trên Excel các phiên bản từ Excel 2007, 2010, 2013 trở lên, không chạy trên Excel 2003. Bạn thao tác chủ yếu tại các bảng danh mục biên bản. Quản lý một file duy nhất, dễ dàng cho việc kiểm tra, nhìn vào bảng danh mục có thể bao quát đƣợc nội dung trong hồ sơ quản lý chất lƣợng của một công trình. Cùng phần mềm QLCL GXD, nhóm nghiên cứu cũng đƣa ra tài liệu hƣớng dẫn và giáo trình đào tạo kỹ năng cho các cán bộ, kỹ sƣ làm công việc liên quan. Chúng tôi hy vọng sẽ cùng các bạn đồng nghiệp góp phần vào tạo ra sự thay đổi, chuyển biến và phát triển ngành xây dựng theo xu hƣớng tốt hơn. Cảm ơn các bạn đã quan tâm và ủng hộ. CÁC TÁC GIẢ Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 3 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  5. CÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU Câu chuyện của một kỹ sƣ thuộc Công ty cầu 11, Tổng Cty XD Thăng Long trên một công trƣờng thi công công trình cầu: “Em làm quản lý ở một đơn vị, nhiều khi làm công tác quản lý xong, em lại phải vất vả dành thời gian để hướng dẫn mấy anh em kỹ thuật về công việc này (làm hồ sơ nghiệm thu, hoàn công ), cũng mất thời gian lắm anh ạ. Bạn nào làm nhanh còn đỡ, chứ không thì mất thời gian, mất tiền in ấn hồ sơ, công sức làm lại,chỉnh sửa ”. Dù là các kỹ sƣ trẻ chƣa có kinh nghiệm hay những ngƣời dày dạn kinh nghiệm, nhƣng chƣa có một công cụ làm việc phù hợp và tự động, thì đây là tài liệu tham khảo hữu ích, cung cấp hệ thống những khái niệm cơ bản, hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ chất lƣợng, hồ sơ hoàn công, rút ngắn công đoạn tiếp cận công việc, tiết kiệm công sức và thời gian làm việc. Tài liệu này sử dụng với phần mềm QLCL GXD là tƣ liệu tham khảo tốt cho công tác quản lý chất lƣợng công trình, làm công cụ huấn luyện nhân viên. Hãy in ra cho dễ đọc và thực hành theo. Hãy chuyển tới tay các kỹ sƣ, nhân viên của bạn đọc, tìm hiểu và thực hành theo phần mềm. Đừng ngại ghi chú thêm các thắc mắc, các phát hiện của bạn vào tài liệu, càng nhiều càng tốt. Ý kiến của các kỹ sƣ trên công trƣờng xây dựng một công trình thuộc dự án Tổ hợp chung cƣ cao tầng và dịch vụ N04 của Tổng Cty đầu tƣ phát triển hạ tầng đô thị UDIC: “Phần mềm rất tốt, quản lý một cách chuyên nghiệp và khoa học, nếu như mà vào từ đầu công trình thì tốt biết mấy. Các công trình mới khởi công nên tính chuyện ứng dụng ngay, còn các công trình dang dở thì chịu khó đưa số liệu cũ vào để quản lý”. Chúng tôi tin tƣởng rằng tài liệu hƣớng dẫn sử dụng này cùng với phần mềm QLCL GXD và sự áp dụng sáng tạo linh hoạt của bạn sẽ có giải pháp chuẩn cho công tác lập và quản lý hồ sơ chất lƣợng các công trình và gói thầu của mình. Anh/em kỹ thuật phát huy hết đƣợc năng lực và tiết kiệm thời gian để có thời gian làm nhiều việc khác và có thu nhập cao hơn. Trong quá trình sử dụng, nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc ý tƣởng hoặc cách sử dụng sáng tạo phần mềm bạn hãy gửi lên địa chỉ để các đồng nghiệp cùng nghiên cứu, thảo luận và phát triển. Chúc các bạn thành công! Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 4 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  6. HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLCL GXD LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CHẤT LƢỢNG THI CÔNG CÔNG TRÌNH I. GIỚI THIỆU VỀ PHẦN MỀM QLCL GXD 1. Ý kiến nhận xét của các đồng nghiệp Ý kiến của Kỹ sƣ Trịnh Thế Quyết, Công ty cổ phần xây dựng và đầu tƣ Hà Nội, Công ty cổ phần tƣ vấn thiết kế và đầu tƣ xây dựng Hà Thành: “Có lẽ trong thời gian tới đây mọi kỹ sư thi công sẽ nhàn đi bởi phần mềm QLXD GXD với những tính năng nổi bật. Nếu ai đã làm nghiệm thu tôi tin chắc là không cần đọc hướng dẫn vẫn có thể sử dụng được. Theo cảm nhận của tôi thì phần mềm có những tính năng: Tùy biến mọi văn bản nghiệm thu; Quản lý được sản phẩm vật liệu đầu vào đầu ra công trình ”. Kỹ sƣ Vũ Giang, công ty cầu 11, Thăng Long: Em chờ phiên bản này để áp dụng vào mấy công trình mới của em luôn, phần dân dụng thì tuyệt vời rồi, phần cầu em sẽ bổ sung thêm 1 chút. Áp cho mấy dự án liền luôn nên mình phải kỹ lưỡng một chút và cố gắng tiết kiệm thời gian dành cho gia đình và bạn bè, đối tác nữa. Kỹ sƣ Lê Ngọc Ánh, Tƣ vấn giám sát trên công trƣờng Alumin Nhân Cơ nhận xét: “Phần mềm này ai làm hồ sơ chất lượng rồi chả cần đọc hướng dẫn cũng làm được, rất dễ dùng. Tội nghiệp các Nhà thầu quá, nguyên nửa đội bóng mà làm hồ sơ chất lượng rất chật vật, có phần mềm này thì "chấp" cả đội, chỉ cần 1 người chuyên quản lý là đủ, rất hiệu quả.”. 2. Sơ lƣợc về phần mềm QLCL GXD Trong thực tế hiện nay, công tác quản lý chất lƣợng công trình nói chung và công việc Lập và quản lý hệ thống các biên bản nghiệm thu nói riêng có thể nói là rất "lôi thôi, bát nháo". Cán bộ làm công tác lập và quản lý hồ sơ chất lƣợng, hồ sơ nghiệm thu chƣa có công cụ chuyên nghiệp, đa phần là tự chế. Có thể phân loại ra nhƣ sau: 1. Một số ngƣời chỉ dùng Word, mỗi biên bản 1 file hoặc 1 trang. Cách này thì nghĩ đến hàng nghìn biên bản đã tƣởng tƣợng ra 1 “bãi rác” file hồ sơ. Khi cần tìm lại một file biên bản nào đó thì “chết” luôn. Cách này thƣờng đi đến bế tắc ở cuối công trình khi không thể “hồi tố” đƣợc các thông tin để hoàn thiện hồ sơ hoàn thành công trình. 2. Nhiều đồng nghiệp dùng bảng tính Excel liên hoàn. Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng đã từng công bố 1 số version của bảng tính Excel liên hoàn trên diễn đàn, bạn có thể tải ở địa chỉ Cách này trình bày biên bản trên Excel không tiện định dạng nhƣ dùng Word ở cách 1. Nhƣng cũng có những ƣu điểm riêng do sức mạnh nhân bản của Excel. Một số đồng nghiệp đã cải tiến, tự động hóa hơn khâu lƣu trữ số liệu và mẫu biên bản nhờ các tính năng sẵn có trong Excel. 3. Kết hợp Word, Excel qua tính năng Merge Mail. Trong đó Excel đƣợc dùng để lƣu dữ liệu, thông tin còn Word trình bày các biểu mẫu, biên bản nghiệm thu Cách này đƣợc nhiều ngƣời dùng, giải quyết công việc tốt hơn 2 cách trên và làm hồ sơ cũng tƣơng đối nhanh, có thể chạy các biên bản cùng lúc. Ngoài ra có thể dùng trong khi làm Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 5 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  7. “hồi ký” cũng tốt, chỉ cần nhìn vào danh mục công việc là có thể viết đƣợc nhật ký thi công. Nhƣng có nhiều nhƣợc điểm nhƣ sau: - Khá khó hiểu nên nhiều ngƣời dù đƣợc hƣớng dẫn nhiều mà vẫn chƣa làm đƣợc. - Khi làm theo cách này sẽ phải ngồi copy, cắt, dán rất thủ công để làm danh mục hồ sơ nghiệm thu. - Số lƣợng file hồ sơ cũng rất lớn, công việc phải tiến hành trên nhiều file. Nhìn vào list hồ sơ thấy rất rối, khó quản lý, rất dễ nhầm lẫn. - Thao tác thủ công copy, cắt, dán rất nhiều dẫn đến tiêu hao nhiều công sức, thời gian của các kỹ sƣ đảm nhiệm công việc làm hồ sơ chất lƣợng, nghiệm thu, thanh toán. - Không tra tự động đƣợc tiêu chuẩn, quy trình thi công cho công việc. - Với các công việc sử dụng số lƣợng tiêu chuẩn, quy trình khác nhau, chẳng hạn công việc A dùng 1 tiêu chuẩn, công việc B phải viện dẫn 3 tiêu chuẩn thì việc copy, cắt, dán co kéo biên bản sẽ rất vất vả. Xử lý việc trình bày các căn cứ nghiệm thu vào biểu mẫu biên bản nghiệm thu mất rất nhiều thời gian. - Không kiểm soát đƣợc khối lƣợng vật tƣ nhập về là bao nhiêu (khi cần thông tin phải đi hỏi xin số liệu từ kế toán vật tƣ). - Khi thay đổi cán bộ ký biên bản hoặc thay đổi chức vụ sẽ phải làm lại ra 1 file khác, tăng số lƣợng file, tăng thao tác quản lý, tăng khả năng nhầm lẫn. - Phải nhiều ngƣời cùng làm mới hoàn thành đƣợc hồ sơ hoàn thành công trình. - Ngƣời mới bắt đầu phải đào tạo nhiều mới làm đƣợc. Chỉ công việc đơn giản là lập và quản lý một bộ hồ sơ học viên lớp học nghiệp vụ của Công ty Giá Xây Dựng mà đã khó và rất mệt với số lƣợng lớn hồ sơ, giấy tờ. Chƣa nói đến cả một công trình to lớn, đồ sộ với hàng trăm, hàng nghìn đầu việc, vật liệu phải lập và quản lý hồ sơ thì thật là một cực hình, thể hiện qua ý kiến phản ánh của nhiều ngƣời: Hồ sơ hoàn thành công trình trình lên để phê duyệt quyết toán như một “đống rác”. Phần mềm QLCL GXD, kèm theo hƣớng dẫn sử dụng, giáo trình và chƣơng trình đào tạo đƣợc nghiên cứu phát triển, biên soạn nhằm giải quyết các khó khăn nêu trên. Ngoài ra nhóm nghiên cứu phần mềm đang tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện các nội dung nhƣ: Hƣớng dẫn áp dụng các tiêu chuẩn Việt Nam cho các biên bản, nhất là nghiệm thu vật liệu đầu vào giải quyết phần nào sự bất đồng giữa trong thực tế các CĐT, TVGS, nhà thầu về áp dụng tiêu chuẩn nào, lấy bao nhiêu mẫu, quy trình lấy mẫu, thí nghiệm theo tiêu chuẩn nào, loại nào cần CO, CQ Góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện và hoàn thành các dự án đầu tƣ XDCT, giải quyết tốt công đoạn kết thúc xây dựng đƣa dự án vào vận hành: khép đƣợc hồ sơ hoàn thành công trình, nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán công trình Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 6 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  8. 3. Kênh video youtube.com/hosochatluong Các tác giả sẽ thƣờng xuyên đƣa các video hƣớng dẫn, giải đáp với các thuyết minh và minh họa cụ thể lên kênh Các bạn chú ý cập nhật, theo dõi. 4. Trang web chuyên về nghiệm thu thanh toán Bạn có thể dễ dàng tra cứu các hƣớng dẫn sử dụng thƣờng xuyên đƣợc cập nhật trên trang Hãy gõ địa chỉ nghiemthuthanhtoan.com vào trình duyệt để xem nội dung và cảm nhận hiệu quả. 5. Diễn đàn trao đổi về phần mềm QLCL GXD Bạn truy cập diễn đàn Giá Xây Dựng và tìm mục Phần mềm Quản lý chất lƣợng công trình xây dựng để cập nhật các trao đổi, chia sẻ về sử dụng phần mềm và nghiệp làm hồ sơ chất lƣợng, nghiệm thu, hoàn công Hình 1- Diễn đàn phần mềm QLCL GXD Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 7 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  9. II. QUY TRÌNH NGHIỆM THU 1. Cơ sở pháp lý - Quy trình nghiệm thu đƣợc lập trên cơ sở Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06/02/2013 của Chính phủ về quản lý chất lƣợng công trình xây dựng. - Thông tƣ số 10/2013/TT-BXD ngày 25/7/2013 của Bộ Xây dựng quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lƣợng công trình xây dựng. Theo quy định tại điều 16 về biểu mẫu thanh toán, nghiệm thu của Thông tƣ số 10/2013/TT-BXD thì Chủ đầu tƣ và nhà thầu tự thỏa thuận từ khâu hợp đồng. Đội ngũ kỹ sƣ Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng đã nghiên cứu, biên tập rất công phu các mẫu biên bản và đƣa vào phần mềm. Đối chiếu nội dung biểu mẫu phù hợp với quy định trong Thông tƣ số 10/2013/TT-BXD. Các kỹ sƣ của Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng cũng không ngừng nghiên cứu cả các quy định, hƣớng dẫn của pháp luật cũng nhƣ các vấn đề xuất phát từ thực tế để không ngừng hoàn thiện các biểu mẫu (template) và các tính năng của phần mềm. Việc công bố tuân thủ và phù hợp quy định hiện hành của các luật có liên quan về Đầu tƣ xây dựng, luật Sở hữu trí tuệ của Việt Nam. Thay vì sử dụng các biểu mẫu với cách làm thủ công nhƣ trƣớc đây, các Cơ quan có thẩm quyền có thể cho phép, các Chủ đầu tƣ và Nhà thầu có thể thỏa thuận trong hợp đồng: Thống nhất sử dụng các biểu mẫu biên bản theo phần mềm QLCL GXD do Công ty Giá Xây Dựng sản xuất và công bố phục vụ công việc lập và quản lý chất lƣợng công trình. Nhƣ vậy, công việc lập và quản lý hồ sơ chất lƣợng, hồ sơ nghiệm thu sẽ trở nên đơn giản, tự động hóa và khoa học hơn rất nhiều nhờ việc ứng dụng đƣợc công cụ phần mềm QLCL GXD. Chúng ta có thể tham khảo ý kiến của kỹ sƣ Vũ Giang, Công ty Cổ phần Cầu 11, Thăng Long, là một trong những ngƣời chọn sử dụng phần mềm QLCL GXD từ phiên bản đầu tiên: “Chính vì các chủ đầu tư, TVGS có quá nhiều mẫu, nhiều ý, thì phần mềm QLCL GXD đang cho anh em kỹ thuật công cụ và tư liệu để có cái để bảo vệ ý kiến của mình và sâu rộng hơn tiến tới chúng ta dùng chung một biểu mẫu của GXD là yên tâm rồi. Phần hồ sơ QLCL công trình là một khâu rất quan trọng. Chúng ta làm càng công phu gọn gàng bao nhiêu thì sẽ tốt bấy nhiêu. Nhiều khi làm xong hồ sơ thanh toán rồi mấy anh Chủ đầu tư, TVGS lại quay ra hỏi hồ sơ QLCL đâu. Lúc đó rất mất thời gian và mệt mỏi lắm các bạn đồng nghiệp ạ.” Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 8 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  10. 2. Quy trình nghiệm thu 2.1. Nghiệm thu vật liệu, sản phẩm chế tạo sẵn, thiết bị trƣớc khi đƣa vào sử dụng Hình 2.1- Sơ đồ quy trình nghiệm thu vật liệu 2.1.1. Biên bản lấy mẫu vật liệu a. Các tài liệu cần thiết trƣớc khi lấy mẫu: - Phiếu nhập kho, xuất kho (hoặc biên bản giao nhận hàng hóa); - Chứng chỉ chất lƣợng, xuất xứ hàng hóa (nhà cung cấp/sản xuất). b. Thành phần tham gia lấy mẫu: - Chủ đầu tƣ; - Tƣ vấn giám sát; - Nhà thầu thi công; - Nhà cung cấp (nếu cần); Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 9 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  11. - Đơn vị thí nghiệm (nếu cần). c. Quy cách lấy mẫu: Dựa theo các tiêu chuẩn áp dụng hiện hành đối với từng loại công việc để lấy mẫu (bao nhiêu khối lƣợng lấy 1 tổ mẫu, 1 tổ mẫu bao nhiêu mẫu, kích thƣớc mẫu ). 2.1.2. Nghiệm thu nội bộ a. Các tài liệu cần thiết trƣớc khi nghiệm thu: - Biên bản lấy mẫu vật liệu và các tài liệu liên quan; - Kết quả thí nghiệm mẫu vật liệu: Đạt, khớp với các tài liệu liên quan (mác, chủng loại, nhà cung cấp, số lô, ). b. Thành phần tham gia nghiệm thu: - Nhà thầu thi công. c. Trình tự nghiệm thu nội bộ: - Kiểm tra tại chỗ đối tƣợng đƣợc nghiệm thu; - Kiểm tra các tài liệu liên quan (phiếu nhập kho, xuất kho, số lô, biên bản lấy mẫu, kết quả thí nghiệm mẫu; - Đối chiếu các kết quả kiểm tra với các tài liệu thiết kế đƣợc duyệt các yêu cầu của các tiêu chuẩn, qui phạm kĩ thuật chuyên môn khác có liên quan, các tài liệu hƣớng dẫn hoặc các tiêu chuẩn kĩ thuật vận hành thiết bị máy móc để đánh giá chất lƣợng; - Trên cơ sơ đánh giá chất lƣợng để đƣa ra kết luận: Đồng ý nghiệm thu, cho viết phiếu yêu cầu; Không đồng ý nghiệm thu: Khắc phục hoặc đƣa các đối tƣợng không đạt ra khỏi công trƣờng. 2.1.3. Phiếu yêu cầu nghiệm thu a. Các tài liệu cần thiết: - Biên bản lấy mẫu vật liệu; - Biên bản nghiệm thu nội bộ; - Các tài liệu liên quan. b. Ngƣời ký phiếu yêu cầu: - Nhà thầu thi công; - Ban quản lý xây dựng (nếu cần/có). 2.1.4. Nghiệm thu vật liệu, thiết bị chế tạo sẵn trƣớc khi sử dụng a. Các tài liệu cần thiết trƣớc khi nghiệm thu: - Biên bản lấy mẫu vật liệu; - Biên bản nghiệm thu nội bộ; - Phiếu yêu cầu nghiệm thu; - Các tài liệu liên quan; - Nhật ký thi công. b. Các thành phần tham gia nghiệm thu: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 10 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  12. - Chủ đầu tƣ; - Tƣ vấn giám sát; - Nhà thầu thi công; - Nhà cung cấp (nếu cần); - Đơn vị thí nghiệm (nếu cần). c. Trình tự nghiệm thu: - Kiểm tra tại chỗ đối tƣợng đƣợc nghiệm thu; - Kiểm tra các tài liệu liên quan (phiếu nhập kho, xuất kho, số lô, biên bản lấy mẫu, kết quả thí nghiệm mẫu; - Đối chiếu các kết quả kiểm tra với các tài liệu thiết kế đƣợc duyệt các yêu cầu của các tiêu chuẩn, qui phạm kĩ thuật chuyên môn khác có liên quan, các tài liệu hƣớng dẫn hoặc các tiêu chuẩn kĩ thuật vận hành thiết bị máy móc để đánh giá chất lƣợng; - Trên cơ sơ đánh giá chất lƣợng để đƣa ra kết luận; Đồng ý nghiệm thu: Không đồng ý nghiệm thu: Yêu cầu khắc phục hoặc đƣa các đối tƣợng không đạt ra khỏi công trƣờng (trƣớc thời gian nào). 2.2. Nghiệm thu công việc xây dựng Hình 2.2 - Sơ đồ quy trình nghiệm thu công việc xây dựng Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 11 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  13. 2.2.1. Nghiệm thu nội bộ: a. Các tài liệu liên quan: - Bản vẽ thi công đã đƣợc phê duyệt, các thay đổi đƣợc chấp thuận; - Nhật ký thi công; - Đối tƣợng thi công đã hoàn thành trƣớc đó; - Hồ sơ nghiệm thu vật liệu đầu vào có liên quan đến đối tƣợng nghiệm thu; - Các kết quả thí nghiệm mẫu kiểm nghiệm có liên quan lấy tại hiện trƣờng; - Các biên bản kiểm tra của đối tƣợng nghiệm thu; - Máy móc thiết bị phục vụ công tác kiểm tra (nếu có). b. Thành phần tham gia nghiệm thu: - Nhà thầu thi công. c. Trình tự nghiệm thu: - Kiểm tra tại chỗ đối tƣợng đƣợc nghiệm thu; - Kiểm tra các tài liệu liên quan; - Đối chiếu kết quả kiểm tra với tiêu chuẩn thiết kế, quy phạm kỹ thuật chuyên; môn có liên quan; - Đánh giá chất lƣợng và đƣa ra kết luận: Đồng ý nghiệm thu: Cho viết phiếu yêu cầu nghiệm thu; Không đồng ý nghiệm thu: Yêu cầu sửa, thi công lại, khắc phục trong thời hạn, ngày nghiệm thu lại 2.2.2. Phiếu yêu cầu nghiệm thu: a. Các tài liệu cần thiết: - Biên bản nghiệm thu nội bộ; - Các tài liệu liên quan. b. Ngƣời ký phiếu yêu cầu: - Nhà thầu thi công; - Tƣ vấn giám sát - Ban quản lý xây dựng (nếu cần/có). 2.2.3. Nghiệm thu công việc xây dựng: a. Các tài liệu cần thiết trƣớc khi nghiệm thu: - Biên bản nghiệm thu nội bộ của nhà thầu; - Phiếu yêu cầu nghiệm thu của nhà thầu; - Bản vẽ thi công đã đƣợc phê duyệt, các thay đổi đƣợc chấp thuận; - Nhật ký thi công; - Nhật ký tƣ vấn giám sát; - Đối tƣợng thi công đã hoàn thành trƣớc đó; - Hồ sơ nghiệm thu vật liệu đầu vào có liên quan đến đối tƣợng nghiệm thu; - Các kết quả thí nghiệm mẫu kiểm nghiệm có liên quan lấy tại hiện trƣờng; Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 12 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  14. - Các biên bản kiểm tra của đối tƣợng nghiệm thu. b. Các thành phần tham gia nghiệm thu: - Chủ đầu tƣ; - Tƣ vấn giám sát; - Nhà thầu thi công. c. Trình tự nghiệm thu công việc: - Kiểm tra tại chỗ đối tƣợng đƣợc nghiệm thu; - Kiểm tra các tài liệu liên quan; - Đối chiếu kết quả kiểm tra với tiêu chuẩn thiết kế, quy phạm kỹ thuật chuyên; môn có liên quan; - Đánh giá chất lƣợng và đƣa ra kết luận: Đồng ý nghiệm thu: Cho phép triển khai công việc tiếp theo; Không đồng ý nghiệm thu: Yêu cầu sửa, thi công lại, khắc phục trong thời hạn, ngày nghiệm thu lại 2.3. Nghiệm thu bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng Hình 2.3 - Sơ đồ quy trình nghiệm thu bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 13 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  15. 2.3.1. Nghiệm thu nội bộ a. Các tài liệu cần thiết và điều kiện để nghiệm thu: - Đối tƣợng thi công đã hoàn thành; - Các biên bản nghiệm thu tài liệu, thiết bị, sản phẩm chế tạo sẵn trƣớc khi sử dụng; - Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng có liên quan; - Các biên bản nghiệm thu lắp đặt tĩnh thiết bị có liên quan; - Các biên bản nghiệm thu những kết cấu, bộ phận công trình đã lấp kín có liên quan; - Các phiếu kết quả thí nghiệm mẫu kiểm nghiệm có liên quan lấy tại hiện trƣờng; - Các kết quả thử nghiệm, đo lƣờng, đo đạc, quan trắc mà nhà thầu thi công xây lắp đã thực hiện tại hiện trƣờng để xác định chất lƣợng, khối lƣợng đối tƣợng cần nghiệm thu; - Bản vẽ hoàn công; - Nhật ký thi công, các tài liệu văn bản khác đã xác lập trong khi xây lắp có liên quan đến đối tƣợng nghiệm thu. b. Thành phần tham gia nghiệm thu: - Nhà thầu thi công. c. Trình tự nghiệm thu: - Kiểm tra tại chỗ đối tƣợng đƣợc nghiệm thu; - Kiểm tra các tài liệu liên quan; - Đối chiếu kết quả kiểm tra với tiêu chuẩn thiết kế, quy phạm kỹ thuật chuyên; môn có liên quan; - Đánh giá chất lƣợng và đƣa ra kết luận: Đồng ý nghiệm thu: Cho viết phiếu yêu cầu nghiệm thu; Không đồng ý nghiệm thu: Yêu cầu sửa, thi công lại, khắc phục trong thời hạn, ngày nghiệm thu lại 2.3.2. Phiếu yêu cầu nghiệm thu a. Các tài liệu cần thiết - Biên bản nghiệm thu nội bộ; - Các tài liệu liên quan. b. Ngƣời ký phiếu yêu cầu: - Nhà thầu thi công; - Tƣ vấn giám sát; - Ban quản lý xây dựng (nếu cần/có). 2.3.3. Nghiệm thu bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng. a. Các tài liệu và điều kiện cần thiết trƣớc khi nghiệm thu: - Phiếu yêu cầu nghiệm thu của nhà thầu; - Biên bản nghiệm thu nội bộ của nhà thầu; Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 14 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  16. - Các tài liệu nhƣ đã nêu ở nghiệm thu nội bộ, có danh mục kèm theo. b. Thành phần tham gia nghiệm thu: - Chủ đầu tƣ; - Tƣ vấn giám sát; - Nhà thầu thi công; - Cơ quan quản lý nhà nƣớc (nếu cần/có). c. Quy trình nghiệm thu: - Kiểm tra tại chỗ đối tƣợng đƣợc nghiệm thu. - Kiểm tra các tài liệu liên quan. - Đối chiếu kết quả kiểm tra với tiêu chuẩn thiết kế, quy phạm kỹ thuật chuyên môn có liên quan. - Đánh giá chất lƣợng và đƣa ra kết luận: Đồng ý nghiệm thu: Cho phép triển khai bộ phận, giai đoạn tiếp theo; Không đồng ý nghiệm thu: Yêu cầu sửa, thi công lại, khắc phục trong thời hạn, ngày nghiệm thu lại 2.4. Nghiệm thu hoàn thành công trình, hạng mục công trình đƣa vào sử dụng Hình 2.4 - Sơ đồ quy trình nghiệm thu hoàn thành công trình, hạng mục công trình đưa vào sử dụng Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 15 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  17. 2.4.1. Nghiệm thu nội bộ a. Các tài liệu cần thiết và điều kiện để nghiệm thu: - Đối tƣợng thi công đã hoàn thành. - Tất cả các công việc xây dựng, bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng của đối tƣợng nghiệm thu đều đã đƣợc kiểm tra/ nghiệm thu theo quy định; - Các kết quả thí nghiệm, hiệu chỉnh, vận hành liên động có tải hệ thống thiết bị công nghệ; - Các văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý nhà Nƣớc có thẩm quyền về phòng chống cháy nổ; an toàn môi trƣờng; an toàn vận hành theo quy định; - Có đầy đủ các hồ sơ, tài liệu hoàn thành xây dựng (Bản vẽ hoàn công Nhật ký thi công và các tài liệu văn bản khác đã xác lập trong khi xây lắp) có liên quan đến đối tƣợng nghiệm thu do nhà thầu lập và cung cấp cho chủ đầu tƣ cùng với phiếu yêu cầu nghiệm thu; Danh mục các hồ sơ tài liệu hoàn thành đã thống nhất giữa Nhà thầu, TVGS, Tƣ vấn QLDA (nếu có) và chủ đầu tƣ; - Đủ hồ sơ pháp lý của đối tƣợng nghiệm thu do chủ đầu tƣ lập theo danh mục hồ sơ pháp lý; - Bảng kê những thay đổi so với thiết kế đã đƣợc duyệt, lập theo mẫu; - Bảng kê các hồ sơ tài liệu chuẩn bị cho nghiệm thu, lập theo mẫu; - Biên bản nghiệm thu nội bộ của nhà thầu thi công xây lắp; - Đối với trƣờng hợp nghiệm thu để đƣa vào sử dụng các hạng mục công trình, nhƣng công trình chƣa thi công hoàn thành thì phải có quyết định yêu cầu nghiệm thu bằng văn bản của chủ đầu tƣ kèm theo bảng kê các việc chƣa hoàn thành, lập theo mẫu. b. Thành phần tham gia nghiệm thu; - Nhà thầu thi công: c. Trình tự nghiệm thu: - Kiểm tra tại chỗ đối tƣợng đƣợc nghiệm thu; - Kiểm tra các tài liệu liên quan; - Đối chiếu kết quả kiểm tra với tiêu chuẩn thiết kế, quy phạm kỹ thuật chuyên; môn có liên quan; - Đánh giá chất lƣợng và đƣa ra kết luận: Đồng ý nghiệm thu: Cho viết phiếu yêu cầu nghiệm thu; Không đồng ý nghiệm thu: Yêu cầu sửa, thi công lại, khắc phục trong thời hạn, ngày nghiệm thu lại 2.4.2. Phiếu yêu cầu nghiệm thu a. Các tài liệu cần thiết - Biên bản nghiệm thu nội bộ; - Tƣ vấn giám sát - Các tài liệu liên quan. b. Ngƣời ký phiếu yêu cầu: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 16 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  18. - Nhà thầu thi công; - Tƣ vấn giám sát - Ban quản lý xây dựng (nếu cần/có). 2.4.3. Nghiệm thu hoàn thành đƣa vào sử dụng a. Các tài liệu và điều kiện cần thiết trƣớc khi nghiệm thu: - Phiếu yêu cầu nghiệm thu của nhà thầu; - Biên bản nghiệm thu nội bộ của nhà thầu; - Các tài liệu nhƣ đã nêu ở nghiệm thu nội bộ, có danh mục kèm theo. b. Thành phần tham gia nghiệm thu: - Chủ đầu tƣ; - Tƣ vấn giám sát; - Nhà thầu thi công; - Cơ quan quản lý nhà nƣớc (nếu cần/có). c. Quy trình nghiệm thu: - Kiểm tra tại chỗ đối tƣợng đƣợc nghiệm thu; - Kiểm tra các tài liệu liên quan; - Đối chiếu kết quả kiểm tra với tiêu chuẩn thiết kế, quy phạm kỹ thuật chuyên môn có liên quan; - Đánh giá chất lƣợng và đƣa ra kết luận: Đồng ý nghiệm thu: Hoàn thành đƣa vào sử dụng; Không đồng ý nghiệm thu: Yêu cầu sửa, thi công lại, khắc phục trong thời hạn, ngày nghiệm thu lại Thời hạn nghiệm thu: Theo quy định tại mục 5, điều 20 Thông tư số 10/2013/TT-BXD các đơn vị có trách nhiệm phải tổ chức nghiệm thu trong vòng 24h kể từ khi nhận được phiếu yêu cầu nghiệm thu của nhà thầu thi công xây dựng, hoặc thông báo bằng văn bản lý do từ chối nghiệm thu cho nhà thầu. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 17 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  19. III. CÀI ĐẶT, KÍCH HOẠT VÀ CẤU HÌNH WINDOWS ĐỂ CHẠY PHẦN MỀM Phần mềm QLCL GXD có thể chạy trên Windows XP, Win7, Win8, Win8.1 với các bộ cài Office 2007, 2010, 2013. Có 2 bản dành riêng cho hệ 32 bit và cho 64 bit. 1. Cài đặt phần mềm Để cài đặt phần mềm QLCL GXD, bạn cần có file cài đặt đƣợc cung cấp bởi Công ty Giá Xây Dựng. Bạn có thể tìm file cài đặt từ đĩa CD hoặc tải từ đƣờng link đƣợc gửi qua email hoặc tải từ trang web đƣợc thông báo của công ty. Bƣớc 1: Kích đúp vào file cài đặt có tên SetupQLChatLuongGXD.exe nếu bạn dùng khóa mềm hoặc KhoacungQLChatLuongGXD.exe nếu bạn dùng bản khóa cứng, bạn sẽ gặp hộp thoại nhƣ hình 3.1. Bƣớc 2: Kích nút Đi tiếp sẽ đến màn hình chọn thƣ mục cài đặt nhƣ ở hình 3.2. Hình 3.1 Hình 3.2 Chọn Tôi chấp nhận thỏa thuận này và bấm nút Đi tiếp bạn sẽ tới hộp thoại nhƣ hình 3.3: Hình 3.3 Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 18 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  20. Mặc định phần mềm sẽ đƣợc cài đặt vào thƣ mục C:\QLCL GXD. Bạn có thể chỉ định vị trí cài đặt bất kỳ. Khi đó kích vào nút Duyệt để chỉ đến vị trí bạn muốn cài đặt. Tuy nhiên, bạn nên cài đặt vào thư mục mặc định, phần mềm sẽ chạy ổn định và tiện sử dụng hơn. Bƣớc 3: Bạn kích vào nút Đi tiếp sẽ đến màn hình nhƣ hình 3.4. Để sau tiện khởi động phần mềm thì bạn chọn Tạo biểu tƣợng desktop rồi bấm vào nút Đi tiếp sẽ chuyển sang hình 3.5. Hình 3.4 Hình 3.5 Bƣớc 4: Các thông tin đã hoàn tất, giờ đã sẵn sàng cài đặt, nếu đổi ý bạn hãy bấm vào nút Lui lại để sửa lại thông tin. Nếu đồng ý bạn bấm vào nút Cài đặt, sau vài giây bạn sẽ thấy thông báo cài đặt thành công nhƣ ở hình 3.6. Hình 3.6 Bƣớc 5: Kích vào nút Hoàn tất, phần mềm sẽ khởi động lần đầu tiên và hiện ra hộp thoại kích hoạt, bạn chọn mục 2. Bấm vào đây để nhập mã kích hoạt và chuyển sang làm theo hƣớng dẫn của mục kích hoạt. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 19 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  21. Hình 3.7 2. Kích hoạt phần mềm 2.1. Nhập khoá mềm cho phần mềm Khoá mềm là một dãy mã bản quyền phần mềm đƣợc Công ty Giá Xây Dựng cung cấp cho ngƣời sử dụng. Sau khi bạn chọn mục 2. Bấm vào đây để nhập mã kích hoạt nhƣ nói trên thì QLCL GXD sẽ hiện hộp thoại Đăng Ký Bản Quyền để bạn nhập thông tin kích hoạt nhƣ sau: Hình 3.8 - Thông tin của Ms Thu An để bạn liên hệ mua phần mềm Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 20 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  22. Bạn nhập các thông tin, nhập mã kiểm tra (nhƣ ví dụ trên là omasitis). Sau đó bấm vào nút Đăng ký. Lƣu ý: Trong hình trên dãy mã 6A435-2AE2A-1187E-B0BAB là do Công ty Giá Xây Dựng cung cấp cho bạn khi mua bản quyền phần mềm. Mỗi bản quyền dãy mã sẽ khác nhau và thƣờng chỉ sử dụng kích hoạt cho 1 máy tính (tƣơng tự nhƣ bạn nạp thẻ cào cho điện thoại trả trƣớc). Các thông tin này để bảo vệ bản quyền sử dụng của bạn (khi bạn cài đặt lại Dự toán GXD, format ổ cứng, cài lại Win ) và cần nhận sự trợ giúp. Chúng tôi sẽ xác minh lại các thông tin bạn đã khai khi đăng ký, nếu thông tin cung cấp phù hợp thì mới đủ cơ sở để hỗ trợ. Phần mềm thông báo nhƣ sau tức là kích hoạt đã thành công, bạn có thể sử dụng phần mềm vào công việc: Hình 3.9 - Hộp thoại xác nhận đã kích hoạt 2.2. Khóa cứng Nếu bạn sử dụng khóa cứng, chỉ việc cài phần mềm vào máy bằng file KhoacungQLChatLuongGXD.exe tƣơng tự nhƣ trên nhƣng không phải kích hoạt bằng khóa mềm nữa. Sau khi cài xong phần mềm bạn cắm khóa cứng vào cổng USB của máy tính là sử dụng đƣợc. Hình 3.10 - Khóa cứng phần mềm QLCL GXD 3. Cấu hình Windows hiển thị đúng ngày tháng trong biên bản Khi nhập ngày tháng trong danh mục biên bản nghiệm thu có thể phần mềm của bạn hiển thị ngày tháng theo kiểu tháng trước, ngày sau nhƣ sau: Hình 3.11a – Hiển thị ngày tháng ngược Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 21 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  23. Để đổi lại ngày trước, tháng sau trong Windows ta vào Control Panel kích vào Clock, Language, and Region Chọn mục Change the date, time, or number format Kích vào mục Additional settings trong hộp thoại Region and Language Hình 3.11b – Hộp thoại Region and Language Kích vào tab Date, trong mục Short date đặt chế độ dd/MM/yyyy, rồi bấm OK. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 22 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  24. Hình 3.11c – Tab Date trong hộp thoại Region and Language Sau khi thiết lập xong nhƣ trên, thông tin ngày tháng trong văn bản sẽ hiển thị đúng theo trình tự ngày trƣớc, tháng sau nhƣ sau: Hình 3.11d – Ngày tháng đã hiển thị đúng IV. KHỞI ĐỘNG, LÀM QUEN GIAO DIỆN, MỞ, LƢU FILE HỒ SƠ 1. Khởi động và giao diện 1.1. Giao diện ban đầu Sau khi khởi động phần mềm sẽ tạo một file hồ sơ thanh quyết toán mới và nạp vào Excel 2010 nhƣ hình sau (giao diện trên Excel 2007 và Excel 2013 tƣơng tự). Excel 2007, 2010 và 2013 hỗ trợ menu Ribbon nên mới phát huy đƣợc các chức năng quản lý hồ sơ của phần mềm (Excel 2003 không hỗ trợ). Ngoài menu Ribbon, khi cần thiết bạn cũng có thể sử dụng menu phụ Add-ins. Các Menu lệnh còn lại của Excel nhƣ Home, Insert, Page Layout bạn sử dụng bình thƣờng nhƣ đang dùng Excel. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 23 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  25. Menu Add-ins Menu Ribbon Hình 4.1a - Giao diện phần mềm với menu Ribbon 1.2. Menu Ribbon Quản lý chất lƣợng Menu Ribbon của phần mềm QLCL GXD tích hợp vào Excel gồm các nút lệnh, các menu con và các nút tích điều khiển nhƣ sau: Hình 4.1b - Menu Ribbon 1.2.1. Menu Hồ sơ Hình 4.1c – Menu Hồ sơ Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 24 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  26. STT TÊN LỆNH Ý NGHĨA 1 Tạo hồ sơ Tạo một file hồ sơ chất lƣợng mới 2 Mở hồ sơ Mở hồ sơ chất lƣợng ra làm tiếp 3 Các tùy chọn Quy định các thông số cho phần mềm chạy 4 Chọn mẫu hồ sơ Chọn mẫu hồ sơ sử dụng mặc định với phần mềm 1.2.2. Menu Tiện ích Gồm các lệnh thực hiện với hồ sơ nhƣ xuất bảng khối lƣợng, xuất danh mục hồ sơ, xuất số liệu ghi ký, tính lại diễn giải khối lƣợng, in hồ sơ. Hình 4.1d – Menu Tiện ích STT TÊN LỆNH Ý NGHĨA Tính lại diễn giải khối Tính năng này hỗ trợ bạn trong phần quản lý khối 1 lƣợng lƣợng, chỉ áp dụng trong sheet Khối lƣợng Tính năng này hỗ trợ bạn trong quản lý và theo 2 Xuất bảng vật liệu dõi chi tiết vật liệu đầu vào đã đƣợc nghiệm thu Tính năng này hỗ trợ bạn thực hiện việc quản lý 3 Xuất các danh mục hồ sơ chung toàn bộ hồ sơ nghiệm thu Xuất các thông tin, số liệu nghiệm thu đã đƣợc lƣu 4 Xuất số liệu ghi nhật ký trữ (coi nhƣ ghi nhật ký điện tử) nhƣng chƣa ghi ra sổ nhật ký để phục vụ ghi nhật ký. Tính năng này cho phép bạn in liên hoàn, giúpbạn 5 In hồ sơ in ấn hồ sơ nhanh chóng với nhiều lựa chọn Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 25 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  27. 1.2.3. Menu Trợ giúp Gồm các lệnh về hƣớng dẫn sử dụng, thông tin trợ giúp, phiên bản phần mềm Hình 4.1e – Menu Trợ giúp 1.2.4. Các nút tích dùng để ẩn / hiện các nhóm sheet biên bản Chạy phần mềm trên Excel 2007, 2010 và 2013 bạn sẽ thấy các nút này (Excel 2003 không hỗ trợ) để ẩn/hiện các nhóm sheet chứa biên bản hồ sơ chất lƣợng: Hình 4.1f – Các nút tích quản lý ẩn/hiện sheet - Hồ sơ chất lƣợng: Kích vào sẽ hiện/ẩn toàn bộ hồ sơ chất lƣợng. - Hồ sơ nghiệm thu: Ẩn/hiện các mục quản lý hồ sơ nghiệm thu theo nhóm biên bản. Nghiệm thu vật liệu: Ẩn/hiện nhóm biên bản nghiệm thu vật liệu gồm 6 sheet: Danh mục nghiệm thu vật liệu; Lấy mẫu vật liệu; Nghiệm thu nội bộ vật liệu;Yêu cầu nghiệm thu vật liệu; Nghiệm thu vật liệu và vật liệu nhập về. Nghiệm thu công việc: Ẩn/hiện nhóm biên bản nghiệm thu công việc gồm 4 sheet: Danh mục nghiệm thu công việc; Lấy mẫu thí nghiệm hiện trƣờng (áp dụng cho công việc đắp đất, bê tông, các công việc có sử dụng vữa); Nghiệm thu nội bộ công việc; Yêu cầu nghiệm thu công việc và Nghiệm thu công việc. Nghiệm thu giai đoạn: Tùy chọn ẩn hiện nhóm biên bản nghiệm thu giai đoạn gồm 4 sheet: Danh mục nghiệm thu giai đoạn; Nghiệm thu nội bộ giai đoạn; Yêu cầu nghiệm thu giai đoạn và Nghiệm thu giai đoạn. - Quản lý tiến độ: Ẩn/hiện các nội dung về lập và quản lýTiến độ thi công (tính năng này đang phát triển). - Quản lý khối lƣợng: Ẩn/hiện nhóm biên bản quản lý khối lƣợng gồm 2 sheet: Khối lƣợng và Tổng hợp khối lƣợng (tính năng này cũng đang phát triển). Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 26 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  28. - Mặc định hiển thị: Chọn chế độ luôn ẩn hoặc hiển thị mặc định cho các sheet mỗi lần mở file hồ sơ. Sheet nào hay dùng thì chọn chế độ này. 1.3. Menu chuột phải Ngoại trừ một số vị trí có menu chuột phải riêng nhƣ Nhập quy cách lấy mẫu hay Chọn ngày tháng nghiệm thu trong các sheet Danh mục, thì khi kích phải vào vị trí bất kỳ bạn sẽ thấy menu chuột phải nhƣ hình dƣới. Hình 4.1g – Menu chuột phải trong các sheet Danh mục Phía trên là các lệnh của Excel, phía dƣới hiện tại phần mềm có thêm 3 lệnh: Chèn dòng, Đánh lại số thứ tự và Tải biên bản từ danh mục. STT TÊN LỆNH Ý NGHĨA 1 Chèn dòng Dùng khi muốn chèn thêm n dòng vào các bảng Đánh lại số thứ tự các bản ghi trong các sheet 2 Đánh lại số thứ tự danh mục Đƣa số liệu của 1 bản ghi vào tất cả các biên bản 3 Tải biên bản từ danh mục (NT nội bộ, yêu cầu NT, nghiệm thu ) tạo thành một bộ hoàn chỉnh 2. Mở file hồ sơ chất lƣợng mới Sau khi khởi động, phần mềm mở sẵn một file hồ sơ chất lƣợng mới. Nếu cần tạo một file hồ sơ chất lƣợng mới, bạn kích vào nút Tạo file mới nhƣ hình sau: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 27 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  29. Hình 4.2 - Nút Tạo file hồ sơ chất lượng mới Với phần mềm QLCL GXD mỗi công trình có 1 file quản lý số liệu hoàn chỉnh, khép kín. Một ngƣời có thể quản lý nhiều công trình lớn, lƣợng hồ sơ lớn, công việc vẫn đơn giản, nhẹ nhàng, khoa học và ít xảy ra nhầm lẫn. 3. Lƣu file hồ sơ chất lƣợng Hồ sơ chất lƣợng là file Excel. Thao tác lƣu: Sử dụng nút Lƣu file hoặc bấm Ctrl+S. Định dạng file lƣu phải là .xlsm hoặc .xls. 3. Lƣu file định dạng .xlsm hoặc .xls Hình 4.3 - Lưu file dự toán dạng . xlsm hoặc . xls Chú ý : Sau khi lƣu file lần đầu tiên đúng định dạng .xlsm hoặc .xls, từ sau chỉ cần bấm Ctrl+S nhƣ file Excel bình thƣờng. Không lƣu file dạng .xlsx khi mở ra thì toàn bộ file hồ sơ dự toán sẽ bị lỗi công thức. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 28 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  30. 4. Mở file hồ sơ chất lƣợng ra làm tiếp Bạn có thể mở phần mềm QLCL GXD trƣớc, rồi tìm và mở file hồ sơ QLCL đang làm dở ra làm tiếp. Trình tự mở nhƣ sau: 1. Mở phần mềm QLCL GXD/ 2. Dùng nút Mở hồ sơ (hoặc Ctrl+O)/ 3. Tìm đến file đang làm dở để mở ra. 5. Chọn mẫu hồ sơ Thực tế, có thể mỗi Chủ đầu tƣ, mỗi Tƣ vấn giám sát lại yêu cầu Nhà thầu làm theo các mẫu hồ sơ nghiệm thu khác nhau. Nên phần mềm QLCL GXD chú trọng phát triển tính năng Chọn mẫu hồ sơ. Ngƣời sử dụng có thể tùy chỉnh file mẫu hồ sơ theo yêu cầu, sau đó dùng lệnh Hồ sơ \ Chọn mẫu hồ sơ để chỉ đến file mẫu đó. Mỗi lần mở phần mềm QLCL GXD lên sẽ tạo 1 file hồ sơ mới từ mẫu đó. Tính năng này rất tiện lợi cho những trƣờng hợp bạn cần làm hồ sơ cho nhiều công trình, gói thầu cho cùng 1 dự án. Mẫu hồ sơ có thể ở dạng .xlt, .xltm, .xls, .xlsm.Chẳng hạn bạn có 1 file hồ sơ dạng .xlsm đã làm xong cho 1 công trình thì bạn có thể chọn luôn file đó làm mẫu hồ sơ. V. CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QLCL GXD 1. Các tùy chọn Thao tác: Hồ sơ/Các tùy chọn Hình 5.1 - Menu hồ sơ Bảng tùy chọn hiện lên, ta tích chọn các chế độ phù hợp với yêu cầu của hồ sơ. Hình 5.2 - Bảng các tùy chọn Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 29 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  31. 1.1. Sử dụng bảng kiểm tra đảm bảo chất lƣợng Chú ý, sau khi bạn kích vào tùy chọn, bạn cần nhập thông tin bản vẽ vào và dùng lệnh tải biên bản từ danh mục hoặc bấm nút spin thì thông tin bản vẽ sẽ hiện ra. - Nếu chọn tùy chọn này thì biên bản sẽ hiện bảng nhƣ sau: Hình 5.3a - Mục b, sheet NT nội bộ công việc chuyển thành bảng - Nếu chọn Sử dụng bảng kiểm tra đảm bảo chất lượng thì mục nội dung nghiệm thu trong sheet NT nội bộ vật liệu sẽ nhƣ sau: Hình 5.3b - Mục b, sheet NT nội bộ vật liệu chuyển thành bảng Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 30 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  32. - Nếu bỏ tùy chọn nói trên thì biên bản sẽ chuyển sang dạng nhƣ sau: Hình 5.3c - Mục b, sheet NT nội bộ công việc chuyển thành các dòng ghi thông tin 1.2. Thêm số hiệu bản vẽ vào biên bản nghiệm thu Khi chọn tùy chọn này, thông tin từ cột Ký hiệu bản vẽ thiết kế trong sheet Danh mục nghiệm thu công việc sẽ hiển thị trong phần tài liệu làm căn cứ nghiệm thu của biên bản nghiệm thu nội bộ và biên bản nghiệm thu công việc. Hình 5.3d – Ký hiệu bản vẽ làm căn cứ nghiệm thu trong biên bản nghiệm thu nội bộ Hình 5.3e – Ký hiệu bản vẽ làm căn cứ nghiệm thu trong biên bản nghiệm thu Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 31 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  33. 1.3. Thêm ký hiệu đạt trong bảng kiểm tra - Khi tích tùy chọn này, ký hiệu Đạt sẽ hiển thị trong bảng kiểm tra đảm bảo chất lƣợng. Ký hiệu Đạt này đƣợc quy định trong sheet Ts. Bạn có thể sửa thành ký hiệu x hoặc √ hoặc chữ Đạt hoặc tùy ý. Hình 5.3f – Ký hiệu Đạt trong bảng kiểm tra 1.4. Hiển thị trang tin Lựa chọn này cho phép Ẩn/Hiện trang tin lúc ban đầu khởi động phần mềm. Các thông tin cập nhật thƣờng xuyên, mới nhất về văn bản mới, quy định mới của pháp luật, chế độ chính sách của Nhà nƣớc và thông tin cập nhật phần mềm, hƣớng dẫn mới 2. Các lệnh trong menu Tiện ích 2.1. Tính lại diễn giải khối lƣợng - Tính năng này hỗ trợ bạn trong phần quản lý, nghiệm thu khối lƣợng, chỉ áp dụng trong sheet Khối lượng. Thao tác: Tiện ích/ Tính lại diễn giải khối lượng. Hình 5.4 - Menu tiện ích - Khi bạn copy diễn giải khối lƣợng từ khối lƣợng trong phần mềm Dự toán GXD hay Dự thầu GXD, sử dụng tiện ích này để tính lại diễn giải khối lƣợng. 2.2. Xuất bảng vật liệu - Tính năng này hỗ trợ bạn trong quản lý và theo dõi chi tiết vật liệu đầu vào đã đƣợc nghiệm thu. Phục vụ công tác hoàn thiện hồ sơ, hóa đơn, chứng từ của kế toán. - Thao tác: menu Tiện ích/ Xuất bảng vật liệu. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 32 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  34. Hình 5.5 - Menu tiện ích - Sau khi thực hiện lệnh, toàn bộ khối lƣợng vật liệu đầu vào đã đƣợc nghiệm thu theo danh mục ở sheet Danh muc NT vat lieu sẽ đƣợc xuất sang bảng tổng hợp vật liệu ở sheet Vat lieu nhap ve. Hình 5.6 - Bảng tổng hợp vật liệu nhập về - Bạn có thể bấm vào các ô vuông nhỏ bên cạnh tiêu đề cột (AutoFilter) để lọc dữ liệu chi tiết theo ý muốn bằng chức năng định dạng dữ liệu kiểu Table trong Excel. 2.3. Xuất các danh mục hồ sơ Tính năng này hỗ trợ bạn thực hiện việc quản lý chung toàn bộ hồ sơ nghiệm thu gồm: Nghiệm thu vật liệu, Nghiệm thu công việc xây dựng và Nghiệm thu giai đoạn. Thao tác: vào menu Tiện ích/ Xuất các danh mục hồ sơ. Hình 5.7 - Menu tiện ích - Các biên bản đƣợc liệt kê sang bảng Danh mục hồ sơ nghiệm thu ở sheet Danh mục hồ sơ giúp bạn dễ dàng quản lý và theo dõi tình trạng hồ sơ một cách tổng quát. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 33 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  35. Hình 5.8 - Danh mục hồ sơ nghiệm thu 2.4. Xuất số liệu ghi nhật ký Nhiều khi do tiến độ công việc gấp, chƣa thu xếp để ghi nhật ký công việc ra số nhật ký, bạn có thể lƣu trữ số liệu vào trong file hồ sơ phần mềm. Khi bố trí đƣợc thời gian bạn có thể sử dụng lệnh này để xuất các số liệu và ghi nhật ký. Hình 5.9a – Xuất số liệu ghi nhật ký Khi bấm lệnh Xuất số liệu ghi nhật ký, các số liệu sẽ đƣợc xuất sang sheet ND Nhật ký, bạn bấm nút Spin trong sheet này để thay đổi các nội dung. Hình 5.9b – Sheet nội dung nhật ký Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 34 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  36. 2.5. In hồ sơ 2.5.1. In hồ sơ bằng lệnh in của Excel Công việc lập các biên bản nghiệm thu, in ra phục vụ ký nghiệm thu giữa các bên có thể diễn ra hàng ngày. Bạn có thể in từng sheet hoặc in một nhóm các sheet (group) bằng lệnh in thông thƣờng trong Excel. 2.5.2. In bằng lệnh in liên hoàn trong phần mềm QLCL GXD Để đáp ứng nhu cầu in ra cả một bộ hồ sơ QLCL công trình hoàn chỉnh và đầy đủ. Phần mềm đƣợc thiết kế thêm lệnh điều khiển in riêng cho phép bạn in toàn bộ hồ sơ, hoặc toàn bộ các biên bản theo loại. - Tính năng này cho phép bạn in liên hoàn, giúp bạn in ấn hồ sơ nhanh chóng với nhiều lựa chọn. - Thao tác: Vào menu Tiện ích/ In hồ sơ. Hình 5.10a - Menu tiện ích - Bảng lựa chọn In hồ sơ hiện lên. Hình 5.10b - Hộp thoại In hồ sơ - Chọn các hồ sơ cần in ở mục Tên hồ sơ với các tùy chọn: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 35 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  37. Hình 5.10c - Hộp thoại In hồ sơ Chọn tất cả hồ sơ: Lƣa chọn này sẽ chọn tất cả 3 loại hồ sơ nghiệm thu vật liệu; nghiệm thu công việc xây dựng và nghiệm thu hạng mục công trình, giai đoạn thi công. Nếu áp dụng lựa chọn này sẽ không cần sử dụng tùy chọn “Tên biên bản”. 1. Nghiệm thu vật liệu: Sẽ đƣa ra các lựa chọn in biên bản thuộc hồ sơ nghiệm thu vật liệu trong tùy chọn “Tên biên bản”. 2. Nghiệm thu công việc xây dựng: Sẽ đƣa ra các lựa chọn in biên bản thuộc hồ sơ nghiệm thu công việc xây dựng trong tùy chọn “Tên biên bản”. 3. NT hạng mục CT& giai đoạn TCXD: Sẽ đƣa ra các lựa chọn in biên bản thuộc hồ sơ nghiệm thu hạng mục công trình/giai đoạn thi công xây dựng trong tùy chọn “Tên biên bản”. - Chọn chi tiết các loại biên bản cần in trong tùy chọn “Tên biên bản”. Hình 5.10d - Hộp thoại In hồ sơ Các lựa chọn trong “Tên biên bản” sẽ tƣơng tự nhƣ trong tùy chọn “Tên hồ sơ”, chúng ta sẽ chọn cho phù hợp với yêu cầu. - Chọn số công việc theo số thứ tự công việc trong danh mục - Chọn số lƣợng bản in ở mục “Số lƣợng bản in”. - Tùy chọn căn chỉnh dòng khi in: Tùy chọn này sẽ tự động căn chỉnh khi mục ký tên ở cuối trang in bị sang trang mới (phần mềm sẽ tự ngắt trang để phần ký tên ở cùng một trang). - In theo mã công việc: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 36 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  38. Hình 5.10e - Hộp thoại In hồ sơ Tùy chọn này cho phép ta in hồ sơ phân loại theo công việc (ví dụ in hồ sơ nghiệm thu vật liệu Thép liền nhau, rồi đến Xi măng, ). 3. Liên kết giữa các sheet biên bản nghiệm thu File quản lý hồ sơ biên bản có nhiều sheet. Các sheet sẽ đƣợc quản lý ở các Sheet Danh mục, cụ thể nhƣ sau: Sheet Danh mục hồ sơ: Quản lý chung các Danh mục biên bản nghiệm thu. Sheet Danh muc NT vật liệu: Quản lý hồ sơ nghiệm thu vật liệu đầu vào ở các sheet: Lấy mẫu VL: Biên bản lấy mẫu vật liệu đầu vào tại hiện trƣờng. NT nội bộ vật liệu: Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu. YCNT vật liệu: Phiếu yêu cầu nghiệm thu vật liệu. NT vật liệu: Mẫu biên bản nghiệm thu vật liệu. Vật liệu nhập về: Dữ liệu về vật liệu từ danh mục nghiệm thu vật liệu đƣợc xuất sang đây để phân tích và tổng hợp tùy theo ý ngƣời dùng. Tham khảo quy cách: Bảng tham khảo tiêu chuẩn áp dụng quy cách lấy mẫu. Sheet Danh mục NT công việc: Quản lý hồ sơ nghiệm thu công việc ở các sheet: - LMTN: Lấy mẫu thí nghiệm hiện trƣờng. - NT nội bộ công việc: Mẫu biên bản nghiệm thu nội bộ công việc. - YCNT công việc: Mẫu yêu cầu nghiệm thu công việc. - NT công việc: Mẫu biên bản nghiệm thu công việc. Sheet Danh mục NT giai đoạn: - NT nội bộ giai đoạn: Mẫu nghiệm thu nội bộ giai đoạn, hạng mục. - YCNT giai đoạn: Mẫu yêu cầu nghiệm thu giai đoạn, hạng mục. - NT giai đoạn: Mẫu biên bản nghiệm thu giai đoạn, hạng mục. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 37 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  39. 4. Chỉnh sửa mẫu biên bản, cá nhân hóa cho từng ngƣời dùng Các biểu mẫu biên bản nghiệm thu do chủ đầu tƣ và nhà thầu tự thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng thi công xây dựng (tham khảo mục 2 điều 31 Nghị định số 15/2013/NĐ- CP và mục 5 điều 16 Thông tƣ số 10/2010/TT-BXD). Các biểu mẫu phải phù hợp với đề cƣơng giám sát (đã đƣợc chủ đầu tƣ phê duyệt) của nhà thầu tƣ vấn giám sát. Do đó, mỗi công trình khác nhau sẽ có sự thay đổi ở một vài chi tiết trong các biểu mẫu biên bản. Bạn sẽ sửa lại biên bản có sẵn của phần mềm cho phù hợp. - Có 2 lựa chọn để sửa: Sửa file template: Nếu ta dùng một mẫu chung cho những công trình, gói thầu khác nhau thì chỉ cần sửa 1 lần, rồi khi mở phần mềm lên là có sẵn mẫu dùng chung cho các công trình đó. Ví dụ: Trình bày 1 mẫu chung cho các gói thầu trong 1 dự án đầu tƣ xây dựng công trình. Lƣu file rồi sửa mẫu biên bản: Mở phần mềm lên, lƣu 1 file hồ sơ cho 1 công trình. Sau đó chỉnh sửa mẫu trong file đó. Cách này dùng khi ta dùng các mẫu khác nhau cho những công trình khác nhau của các Chủ đầu tƣ khác nhau. 4.1. Sửa file template Bước 1. Vào thƣ mục C:\QLCL GXD\Temp, copy file QLCL Congtrinh.xltm sao lƣu vào chỗ khác (đề phòng để khôi phục lại nếu khi sửa nhỡ tay xóa mất những phần quan trọng). Bước 2. Quay lại thƣ mục C:\QLCL GXD\Temp, nhấn chuột phải vào file QLCL Congtrinh.xltm và chọn Open trong menu hiện ra để mở file. Bước 3. Tiến hành chỉnh sửa các thông tin trong biểu mẫu phù hợp với yêu cầu của công trình (theo mẫu của Chủ đầu tƣ, Tƣ vấn giám sát hoặc Nhà thầu đƣa ra). Lƣu ý: - Không mở bằng kích đúp chuột vì file template khi kích đúp chuột sẽ mặc định là tạo file mới (tƣơng đƣơng chọn New ở menu hiện ra). - Các bạn không nên mở phần mềm trong quá trình sửa file template. - Chú ý không xóa một số vị trí đƣợc đặt tên (Name) trong các sheet Excel là chỗ để phần mềm QLCL GXD đổ các thông tin. Hình 5.11 - Thư mục chứa file Template Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 38 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  40. 4.1.1. Nhập các thông tin ở sheet Thông tin Ta nhập các thông tin về công trình, chủ đầu tƣ, tƣ vấn, nhà thầu Hình 5.12 - Sheet Thông tin 4.1.2. Sửa biểu mẫu ở các sheet biên bản - Sử dụng các nút tích tùy chọn hiển thị ở menu ribon, kết hợp các nút tắt đặt tại các sheet để di chuyển qua lại các biên bản. Ví dụ sửa Biên bản lấy mẫu vật liệu Các nút bên ngoài vùng in không đƣợc (không nên) xóa. Một số nội dung phía trên của biên bản sử dụng các công thức và liên kết của Excel. Thƣờng thì bạn không cần sửa những nội dung này, nếu bạn muốn sửa thì cần chú ý tìm hiểu về liên kết và công thức cho phù hợp. - Mục các thành phần tham gia nghiệm thu: Bạn có thể thêm hoặc bớt thành phần bằng cách copy chèn thêm hoặc xóa bỏ các dòng. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 39 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  41. Tên ngƣời đại diện: Quản lý nhân sự ký hồ sơ tại sheet Ky bien ban. Chức danh tƣơng ứng sẽ tự cập nhật theo tên (quản lý tại sheet Thông tin nhƣ đã giới thiệu ở phần trƣớc). Khu vực này đƣợc liên kết sẵn. Thông thƣờng sẽ không cần sửa Số thay đổi khi kích nút cuộn Nút cuộn làm thay đổi số thứ áp dụng từ Ngƣời dùng khai báo ở Chức danh tự danh mục vào các sheet Thong tin và thay đổi theo biên bản. Ky bien ban. Không nên tên tƣơng ứng giá sửa trực tiếp tại đây trị số 1, 2, Hình 5.13 - Biên bản lấy mẫu thí nghiệm - Có thể thêm bớt nội dung tùy ý vào các mục 2, 3, 4, 5. Bạn có thể xóa nội dung ở những vùng dữ liệu đổ ra nhƣng không đƣợc xóa bỏ các dòng đó. - Bảng ở mục 2 sẽ tự động chèn thêm dòng hoặc bớt dòng khi dữ liệu đổ từ danh mục sang nên không cần (không đƣợc) sửa hay xóa bỏ. - Mục ký tên: Tên đƣợc liên kết đến các thành phần tham gia nghiệm thu ở mục 1. - Các sheet khác sửa tƣơng tự nhƣ trên với nguyên tắc chung nhƣ sau: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 40 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  42. Có thể chèn thêm dòng tại mọi vị trí, và thêm nội dung bất kỳ vào đó. Chỉ đƣợc xóa các dòng mà dữ liệu không thay đổi bởi giá trị nút cuộn (phía trên bên phải). Các dòng chứa ô mà nội dung thay đổi bởi nút cuộn: tuyệt đối không đƣợc xóa dòng (có thể xóa nội dung, thay bằng nội dung khác). Có thể sửa hàm và công thức Excel trong các biên bản. Không chỉnh bề rộng của các cột biên bản (column width) vì mẫu đã chỉnh hợp lý cho trang in. - Chú ý: sau khi sửa xong file template ta cũng nên lƣu lại file này để đề phòng sau này cài lại phần mềm hay lỗi Windows. 4.1.3. Quản lý thành phần tham gia nghiệm thu, xử lý khi có sự thay đổi nhân sự - Việc khai báo tên và chức danh thực hiện tại sheet Thông tin nhƣ đã hƣớng dẫn ở các phần trên. - Chuyển sang sheet Ký biên bản. Hình 5.14a -Sheet Ký biên bản - Ở sheet này ta phải khai báo luôn nhân sự ký hồ sơ ở cột “Mặc định”. - Khi có sự thay đổi ngƣời ký ta bắt đầu khai báo ở các cột tiếp theo. - Ta chọn thành phần tham gia nghiệm thu bằng cách kéo thả danh sách. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 41 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  43. Hình 5.14b - Chọn thành phần nghiệm thu - Ứng với mỗi loại thành phần nghiệm thu, ta tên ngƣời tham gia ký biên bản tƣơng tự nhƣ trên. Hình 5.14c - Khai báo người ký biên bản - Lƣu ý: Tên và chức danh phải đƣợc khai báo ở sheet Thông tin nhƣ đã hƣớng dẫn thì ở biên bản mới tự cập nhật chức danh. 4.2. Lƣu file hồ sơ rồi sửa 4.2.1. Lƣu file hồ sơ - Mở phần mềm nhƣ bình thƣờng sau đó lƣu file định dạng *.xlsm. - Có nhiều cách để lƣu file: - Thao tác với Office 2010: File/Save As. Hình 5.15 - Lưu file bằng thao tác File/Save as - Hoặc cách nhanh nhất khi lƣu file: Kích chuột biểu tƣợng lƣu file trong menu ribon của phần mềm. Với cách này mặc định sẽ lƣu định dạng *.xlsm. Hình 5.16 - Lưu file bằng thao tác kích chuột vào biểu tượng - Bảng tùy chọn lƣu file: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 42 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  44. Đƣờng dẫn lƣu file Tên file lƣu Định dạng *.xlsm Hình 5.17 - Bảng tùy chọn lưu file 4.2.2. Sửa file hồ sơ Mở 1 file hồ sơ chất lƣợng công trình, lƣu vào ổ cứng. Sau đó tiến hành nhập, sửa các thông tin cho công trình tƣơng tự nhƣ phần sửa template đã hƣớng dẫn. 4.3. Chú ý các tên (Name) trong các mẫu biên bản. 4.3.1. Tên (Name) trong các mẫu biên bản. Các vị trí đổ dữ liệu, thông tin trong các biên bản đƣợc đặt tên (Define Name). Ví dụ trong hình dƣới ô F14 hiển thị thông tin vị trí thi công đƣợc đặt tên là NTNB_VT. Khi đổ dữ liệu, phần mềm QLCL GXD sẽ tìm các tên (Name) này để lấy tọa độ đổ dữ liệu. Khi trình bày template các bạn có thể chèn dòng, chèn cột tùy ý, kéo thả các ô đƣợc đặt tên này sang các vị trí khác để trình bày cho đẹp, nhƣng không đƣợc xóa, vì nếu xóa phần mềm sẽ không tìm đƣợc chỗ để đổ dữ liệu vào mẫu biên bản. Hình 5.18a – Đặt tên các địa chỉ (Name) trong các sheet biên bản Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 43 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  45. Việc chèn thêm dòng lên trên, xuống dƣới, chèn thêm cột sang bên trái, bên phải không ảnh hƣởng gì đến việc đổ dữ liệu vào các ô đã đƣợc đặt tên này. Điều này tạo nên sự tùy biến linh hoạt các biểu mẫu theo các nhu cầu. 4.3.2. Cách khôi phục các tên (Name) khi lỡ xóa Trƣờng hợp lỡ xóa mất, bạn có thể mở 1 file hồ sơ mới, rồi kích vào danh sách tên các vùng đã đƣợc đặt, tìm lại tên để đặt lại cho file của mình bằng cách vào Formula\Name manager hoặc Define Name. Hình 5.18b – Các nút đặt lại tên cho các ô (Name) 4.3.3. Di chuyển Name khi trình bày mẫu Theo nhu cầu tùy biến các mẫu theo các công trình, chủ đầu tƣ, đơn vị tƣ vấn giám sát khác nhau bạn có thể chỉnh mẫu tùy ý chỉ lƣu ý các Name nhƣ nói ở trên. Nhƣng một điều hay là bạn có thể kéo thả di chuyển các Name này sang các vị trí trình bày khác trong biên bản. Ví dụ: Trong sheet NT vật liệu bạn có thể đánh dấu 2 ô hiển thị thời gian bắt đầu và kết thúc nghiệm thu và kéo thả sang các vị trí khác. Việc chèn thêm dòng lên trên, xuống dƣới, chèn thêm cột sang bên trái, bên phải không ảnh hƣởng gì. Phần mềm vẫn đổ dữ liệu thời gian nghiệm thu vào các ô đã đƣợc đặt tên này dù chúng đƣợc di chuyển đi đâu. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 44 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  46. Hình 5.18c – Kích chọn các ô có đặt tên (Name) và kéo thả ra vị trí khác 5. Chỉnh sửa, cá nhân hóa các cơ sở dữ liệu của phần mềm - Phần mềm sử dụng 2 bộ cơ sở dữ liệu là: Tiêu chuẩn áp dụng: Dữ liệu cho chức năng nhập tiêu chuẩn. Loại công việc: Dữ liệu cho chức năng sử dụng bảng đánh giá chất lƣợng công việc. 5.1. Sửa cơ sở dữ liệu Tiêu chuẩn nghiệm thu - Có 2 cách để chỉnh sửa, thêm/bớt cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn: Cách 1: Sửa khi phần mềm đang chạy. Bạn kích phải để mở hộp thoại tra tiêu chuẩn trong sheet Danh mục NT vật liệu, công việc hoặc giai đoạn. (1) Để thêm Tiêu chuẩn bạn kích vào nút Thêm Hình 5.19a - Kích vào nút Thêm sẽ hiện hộp thoại để thêm dữ liệu tiêu chuẩn Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 45 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  47. Trong hộp thoại Sửa bản ghi hiện ra, bạn lần lƣợt chọn từng trƣờng (Field), rồi chọn mục Sửa ở trên, nhập nội dung vào. Nội dung bạn nhập vào sẽ thay cho chữ OK ở phần DATA. Sau khi xong bấm Đồng ý, dữ liệu sẽ lƣu vào file TCVN.csv. Hình 5.19b - Kích từng dòng để thêm dữ liệu trong hộp thoại Nhƣ trong hình dƣới đây đã thêm từ khóa “ván khuôn” vào cho tiêu chuẩn TCVN 9342 : 2012 trong tên có chữ cốp pha. Từ lần sau khi tra tiêu chuẩn đƣa vào biên bản, bạn có thể gõ từ khóa ván khuôn hoặc cốp pha đều tìm đƣợc. Hình 5.19c – Thêm từ khóa ván khuôn vào cơ sở dữ liệu (2) Để chỉnh sửa dữ liệu Tiêu chuẩn đã bạn kích vào nút Sửa Trong hộp thoại Sửa bản ghi hiện ra, bạn lần chọn trƣờng (Field) cần sửa hoặc thêm dữ liệu rồi chọn mục Sửa ở trên, nhập nội dung vào. Bấm Đồng ý để xác nhận, nội dung mới sẽ đƣợc thêm vào file TCVN.csv. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 46 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  48. Hình 5.19d - Kích vào nút Sửa sẽ hiện hộp thoại sửa dữ liệu tiêu chuẩn Hình 5.19e - Kích vào dòng Từ khóa rồi nhập nội dung vào ô Sửa Cách 2: Mở file chứa dữ liệu tiêu chuẩn TCVN.csv và sửa trực tiếp vào đó Để sửa file CSV tiêu chuẩn ta mở file chứa dữ liệu tiêu chuẩn TCVN.csv trong thƣ mục C:\QLCL GXD\Dulieu Hình 5.19f –Kích đúp để mở file cơ sở dữ liệu TCVN.csv Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 47 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  49. File cơ sở dữ liệu TCVN.csv sẽ mở ra trong Excel và bạn có thể thêm, bớt dòng tiêu chuẩn, chỉnh sửa dữ liệu của tiêu chuẩn đã có nhƣ file Excel bình thƣờng: Hình 5.19g - File cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn TCVN.csv - Các bạn hoàn toàn có thể sửa, xóa hay thêm vào bất kỳ tiêu chuẩn nào với nguyên tắc: mã tiêu chuẩn đánh ở cột A; tên tiêu chuẩn tƣơng ứng trong cột B. Cột Từ khóa các bạn thêm các từ hoặc cụm từ để khi tra tiêu chuẩn có thể gõ cụm từ đó sẽ ra luôn tiêu chuẩn. Cột Ghi chú bạn có thể đƣa vào các nội dung cần chú ý đối với tiêu chuẩn nào đó khi áp dụng xử lý công việc. Bạn cũng có thể thêm vào các cột tùy ý. - Sau khi sửa xong các bạn lƣu lại, đóng file TCVN.csv. Bây giờ khi sử dụng phần mềm thì bảng tra tiêu chuẩn áp dụng sẽ theo nội dung mà bạn đã chỉnh sửa. Lưu ý: Sau khi sửa file TCVN.csv các bạn nên copy sao lưu lại để phòng trường hợp cài lại hệ điều hành hoặc cài lại phần mềm. 5.2. Sửa cơ sở dữ liệu Loại công việc - Thực hiện tƣơng tự sửa tiêu chuẩn. 6. Sử dụng phần mềm lập các loại biên bản nghiệm thu 6.1. Lập biên bản Nghiệm thu vật liệu 6.1.1. Thao tác tại sheet Danh muc NT vat lieu Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 48 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  50. Các lối tắt đến các sheet liên quan đƣợc đặt ở góc trên cùng bên phải.Để tiến hành lập hồ sơ nghiệm thu vật liệu ta phải nhập dữ liệu vào các cột ở bảng. Hình 5.20 - Danh mục biên bản nghiệm thu vật liệu - Cột[1] STT: Đánh số thứ tự của biên bản, số thứ tự này dùng để theo dõi thứ tự và cũng là dữ liệu để các biên bản thành phần dò tìm dữ liệu. Số thứ tự do phần mềm tự đánh khi ta nhập số biên bản vào cột Mã HSNT. - Cột [2] Mã VL: Là mã số loại vật liệu do bạn tự đánh (sử dụng cho việc theo dõi, tách riêng các loại vật liệu ở Bảng tổng hợp Vật liệu theo ý bạn). - Cột [3] Mã HSNT: Thể hiện số biên bản nghiệm thu do bạn tự đánh số. - Cột [4] Nội dung công việc: Bạn nhập trực tiếp nội dung công việc thực tế ở dòng tƣơng ứng số thứ tự biên bản. Chi tiết về vật liệu bạn nhập xuống hàng dƣới bằng cách: đặt con trỏ chuột vào ô dƣới tên nội dung rồi nhấn chuột phải, hộp khai báo chi tiết sẽ hiện lên để bạn nhập dữ liệu. - Cột [5] Tiêu chuẩn: Bạn có thể tra mã tiêu chuẩn áp dụng với nội dung vật liệu bằng 2 cách: Gõ từ khóa hoặc nhấn chuột phải vào ô sẽ chứa tiêu chuẩn để gọi hộp thoại tra tiêu chuẩn. Bạn có thể tra nhiều tiêu chuẩn cho 1 nội dung, các tiêu chuẩn sẽ tự động hiển thị sang nội dung của biên bản. Nếu có 1 tiêu chuẩn thị hiển thị trên 1 dòng, nếu có nhiều tiêu chuẩn, biên bản sẽ tự động co giãn để hiển thị đủ các tiêu chuẩn liên quan. Chi tiết thao tác bạn xem ở mục tra tiêu chuẩn. - Các cột [6], [8], [10], [12], [13] lƣu trữ thông tin ngày tháng cho biên bản. Bạn có thể nhập ngày viết của các biên bản hoặc nhấn chuột phải vào ô muốn nhập ngày để gọihộp lịch hiện lên. - Cột [7] Số phiếu: Nhập số phiếu nhập kho của vật liệu. - Các cột [9], [11], [14] Giờ: Nhập trực tiếp giờ bắt đầu-giờ kết thúc theo định dạng 8h00-9h30. - Cột [15] Ký Biên Bản: Nếu không có sự thay đổi nhân sự tham gia ký biên bản thì không cần nhập dữ liệu. Nếu có sự thay đổi về ngƣời ký thì nhập số lần thay đổi (ví dụ thay đổi lần thứ nhất ta nhập giá trị là 1, lần thứ hai ta nhập giá trị là 2. Nội dung các lần thay đổi ngƣời ký ta phải khai báo ở sheet Ký biên bản. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 49 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  51. 6.1.2. Nhập nội dung công việc và thông tin vật liệu nghiệm thu Nội dung công việc đƣợc nhập tại Cột [4].Bạn nhập trực tiếp nội dung công việc thực tế ở dòng tƣơng ứng số thứ tự biên bản. Chi tiết về vật liệu bạn nhập xuống hàng dƣới bằng cách: đặt con trỏ chuột vào ô dƣới tên nội dung (ví dụ trong hình là ô E15, E16) rồi nhấn chuột phải, hộp khai báo chi tiết sẽ hiện lên để bạn nhập dữ liệu. Bạn lặp lại thao tác cho đến khi nhập xong các thông tin chi tiết. Hình 5.21 -Nhập chi tiết vật liệu 6.1.3. Tra tiêu chuẩn, quy trình thi công, nghiệm thu Các Tiêu chuẩn, quy trình thi công, nghiệm thu bạn nhập tại Cột [5].Bạn có thể tra tiêu chuẩn áp dụng với nội dung vật liệu bằng 1 trong2 cách: Cách 1. Gõ trực tiếp từ khóa vào 1 ô trêncột tiêu chuẩn hoặc Cách 2. Đặt con trỏ chuột vào ô rồi nhấn chuột phải để gọi hộp thoại tra mã tiêu chuẩn hiện lên Khi hộp thoại tra tiêu chuẩn hiện ra, bạn cuộn chuột để lựa chọn tiêu chuẩn trong đó. Nếu nhớ số tiêu chuẩn bạn có thể gõ vào luôn, ví dụ: Nếu bạn nhập 1651 sẽ hiện ra TCVN 1651. 1.Nhập từ khóa 2.Nhấn tìm kiếm khóa 4. Chọn đƣợc tiêu 3.Chọn tiêu chuẩn chuẩn thì nhấn Đồng ý (có thể giữ Ctrl để chọn nhiều tiêu chuẩn 1 lần) Hình 5.22a -Hộp thoại để tra tiêu chuẩn Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 50 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  52. - Bạn có thể tra nhiều tiêu chuẩn cho 1 nội dung, các tiêu chuẩn sẽ tự động hiển thị sang nội dung của biên bản. Nếu có 1 tiêu chuẩn thị hiển thị trên 1 dòng, nếu có nhiều tiêu chuẩn, biên bản sẽ tự động co giãn để hiển thị đủ các tiêu chuẩn liên quan. - Ngoài ra bạn còn có thể thêm tiêu chuẩn hoặc sửa tiêu chuẩn: Thêm tiêu chuẩn: Nhấn vào nút Thêm ở bảng tìm kiếm, hộp thêm tiêu chuẩn hiện ra, ta nhập mã tiêu chuẩn và tên đầy đủ của tiêu chuẩn. Hình 5.22b - Bảng sửa/ghi tiêu chuẩn Chọn ô “Mã tiêu chuẩn” rồi kích chuột vào ô “Sửa”, nhập tên mã tiêu chuẩn muốn thêm vào. Sau đó kích tiếp vào ô “Tên tiêu chuẩn” rồi kích vào ô “Sửa”, nhập tên đầy đủ của tiêu chuẩn vào. Nhấn “Đồng ý”. Sửa tiêu chuẩn: Ở bảng tìm kiếm, đặt con trỏ chọn tiêu chuẩn cần sửa, kích chuột vào nút “Sửa”. Hộp sửa tiêu chuẩn hiện lên, làm tƣơng tự nhƣ thêm tiêu chuẩn để sửa. Sau khi sửa xong nhấn “Đồng ý”. Chú ý: Các bạn nên sửa hoặc thêm bớt các tiêu chuẩn trực tiếp vào file trong cơ sở dữ liệu nhƣ đã hƣớng dẫn ở các phần trƣớc, sẽ nhanh hơn sửa trong phần mềm 6.1.4. Nhập thông tin thời gian - Các cột [6], [8], [10], [12], [13] Ngày: - Nhập ngày viết của các biên bản ở các cột tƣơng ứng bằng cách nhập trực tiếp ngày vào ô theo định dạng dd/mm/yyyy. - Hoặc có thể nhập bằng cách: Đặt con trỏ chuột vào ô muốn nhập ngày, nhấn chuột phải. Hộp lịch nhập hiện lên, ta chọn ngày theo lịch rồi nhấn đồng ý. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 51 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  53. Hình 5.23 - Nhập ngày trong danh mục biên bản - Có thể chọn liên tiếp trong một lần bằng cách di chuyển dấu nhắc chuột vào các ô muốn nhập ngày, chọn ngày trong lịch, đồng ý; lặp lại cho đến khi nhập xong ở tất cả các ô cần nhập ngày. - Cột [7] Số phiếu: Nhập số phiếu nhập kho của vật liệu. - Các cột [9], [11], [14] Giờ:Nhập trực tiếp giờ bắt đầu-giờ kết thúc theo định dạng 8h00-9h30. - Cột [15] Ký Biên Bản: Nếu không có sự thay đổi nhân sự tham gia ký biên bản thì không cần nhập dữ liệu. Nếu có sự thay đổi về ngƣời ký thì nhập số tƣớng ứng với nhóm ký đã khai báo ở sheet Ky bien ban. 6.1.5. Kiểm tra dữ liệu đổ ra các biên bản - Sử dụng các lối tắt ở góc trên cùng bên trái sheet Danh mục NT vật liệu để di chuyển qua lại với các biên bản. - Kích chuột vào nút cuộn đặt góc trên cùng bên phải, hoặc nhập trực tiếp số thứ tự biên bản vào ô cạnh nút cuộn, dữ liệu ở Danh mục biên bản sẽ đổ vào biên bản tƣơng ứng số thứ tự. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 52 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  54. Hình 5.24 – Cuộn dữ liệu trong biên bản - Sau khi cập nhật dữ liệu sang các biên bản ta kiểm tra xem dữ liệu đã đổ chính xác chƣa. Kiểm tra vùng in cho vừa (thƣờng chỉ cần kiểm tra theo chiều dọc biên bản, có thể phần ký tên bị sang trang thì chỉnh cho hợp lý). - Để nhanh hơn ta có thể dùng chức năng cập nhật dữ liệu sang biên bản ở các sheet Danh mục: Chọn dòng công việc mà ta muốn cập nhật sang các biên bản, nhấn chuột phải. Trong Menu hiện ra ta chọn “Tải biên bản từ các danh mục”. Hình 5.25 - Load biên bản từ danh mục 6.2. Nghiệm thu công việc xây dựng 6.2.1. Thao tác tại sheet Danh mục NT công việc Các lối tắt đến các sheet liên quan đƣợc đặt ở góc trên cùng bên phải. Để tiến hành lập hồ sơ nghiệm thu công việc ta phải nhập dữ liệu vào các cột ở bảng. - Các cột có tiêu đề giống ở sheet Danh mục NT vật liệu thì nội dung và thao tác tƣơng tự. Ví dụ: Tra tiêu chuẩn, quy trình thi công, nghiệm thu thì cũng nhập từ khóa hoặc kích phải chuột để gọi hộp thoại tra tiêu chuẩn. - Một số cột khác với Danh mục NT vật liệu: Mã CV, Vị trí XD. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 53 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  55. Hình 5.26 - Danh mục biên bản nghiệm thu công việc - Cột [6] Vị trí XD: Nhập vị trí xây dựng của công việc. - Cột [2]Mã CV: Mã công việc liên quan đến bảng đánh giá kết luận nghiệm thu. Sử dụng cột này khi tùy chọn hiện bảng đánh giá. 6.2.2. Tra mã công việc việc Nhấn chuột phải vào ô mã cv để tra. Bảng tra mã công việc hiện lên, ta tra mã phù hợp. Cơ sở dữ liệu mã công việc này bạn cũng có thể chỉnh sửa, bổ sung, lâu dài tích lũy sẽ thành cơ sở dữ liệu quý cho công việc của bạn. Mã công việc liên quan đến bảng đánh giá kết luận nghiệm thu. Sử dụng cột này khi tùy chọn hiện bảng đánh giá. Hình 5.27 - Tra mã công việc 6.2.3. Biên bản lấy mẫu thí nghiệm trong nghiệm thu công việc - Chỉ một số công tác nhƣ đắp đất, bê tông, các công tác có sử dụng vữa sẽ yêu cầu phải lấy mẫu thí nghiệm. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 54 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  56. - Việc khai báo quy các tƣơng tự nhƣ bảng Danh mục vật liệu nhập về (nhấn chuột phải để khai báo) 6.3. Nghiệm thu bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng Thực hiện hoàn toàn tƣơng tự phần nghiệm thu công việc nhƣ trên. 6.4. In biên bản nghiệm thu 6.4.1. In từng biên bản ra máy in - Bạn có thể in từng trang biên bản ra máy in để làm các thủ tục nghiệm thu. Việc in ấn nhƣ in 1 bảng tính trong Excel bình thƣờng. - Bạn có thể in cả bộ nghiệm thu vật liệu phục vụ công việc nghiệm thu tại 1 ngày nào đó gồm: Lấy mẫu, Nghiệm thu nội bộ, Yêu cầu Nghiệm thu và Nghiệm thu vật liệu bằng cách group các sheet lại rồi bấm lệnh in hoặc in từng sheet. Để group các sheet bạn kích chọn sheet đầu, giữ phím Shift và kích chọn sheet cuối. Print Preview trƣớc rồi bấm lệnh in. Sau khi in xong bạn nhớ bỏ group sheet bằng cách kích phải vào 1 sheet trong group rồi chọn Ungroup hoặc kích sang 1 sheet bất kỳ khác không thuộc group. Hình 5.28 – Kích chọn sheet đầu, giữ Shift kích chọn sheet cuối để group 6.4.2. In toàn bộ hồ sơ nghiệm thu Để in toàn bộ hồ sơ bạn xem mục In hồ sơ liên hoàn trên menu Tiện ích. 6.4.3. In biên bản ra file PDF Trƣờng hợp có những biểu mẫu nghiệm thu “đặc biệt” (có nội dung phải chỉnh đi khác hẳn với các mẫu khác), bạn nên trình bày biểu mẫu nghiệm thu đó, điền đầy đủ thông tin và in ra 1 file PDF đặt tên theo ngày tháng cẩn thận rồi chuyển thành file PDF và lƣu trữ cùng thƣ mục file hồ sơ chất lƣợng. Khi cần xem lại hoặc muốn in ra để hoàn chỉnh bộ hồ sơ bạn chỉ việc in lại file PDF đó. Cách in nhƣ sau: Cách 1: Bạn căn chỉnh biên bản nghiệm thu cho đẹp, thu gọn vào trang A4, sau đó bạn chọn File / Save as Hình 5.29a – Chọn File / Save as trên Excel 2010 Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 55 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  57. Trong hộp thoại hiện ra bạn đặt tên file (có cả ngày tháng để tiện gợi nhớ), rồi chọn Save as type loại PDF nhƣ hình dƣới. Sau này khi cần bạn có thể mở file PDF ra để in biên bản cần thiết. Hình 5.29b – Chọn lưu file dạng PDF Cách 2: Bạn có thể cài thêm 1 máy in ảo ra file PDF trong máy tính, sau đó thay vì in ra máy in thì bạn chọn in ra máy in PDF. Bạn có thể tham khảo bài ở link sau: 7. Nút Cuộn (nút Spin) Trong các biên bản đều có Nút Cuộn (còn gọi là nút Spin). Bạn bấm Nút Cuộn này sẽ thay đổi số thứ tự và nội dung biên bản theo nội dung một bản ghi trên một dòng trong các sheet danh mục. Muốn xem hoặc in biên bản nào bạn chỉ việc bấm nút Cuộn đến số thứ tự tƣơng ứng. Trƣờng hợp có nhiều bản ghi, muốn tìm một bản ghi nào đó, bấm Nút Cuộn lâu thì bạn có thể gõ số thứ tự vào ô bên cạnh nút Spin (đè lên nội dung ô chứa số 2 trong hình). Hình 5.30 – Nút Spin để quản lý nội dung biên bản Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 56 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  58. 8. Mẫu ghi nhật ký Trong 1 file hồ sơ có sheet Mẫu ghi nhật ký, để hiện thị mẫu này bạn chỉ việc kích phải vào tên sheet bất kỳ, chọn Unhide và chọn sheet Mẫu Nhật ký để hiển thị lên. Hình 5.31 – Sheet Mẫu ghi nhật ký 9. Sử dụng các tính năng của Excel Các bạn có thể sử dụng mọi tính năng của Excel đề trình bày, định dạng các biểu mẫu và thực hiện các hàm, chức năng tính toán, lọc, rút trích dữ liệu nhƣ bình thƣờng. Bạn có thể chèn cột, chèn dòng, chèn sheet, thêm/bớt dữ liệu, thông tin trong biểu mẫu tùy ý, phần mềm QLCL GXD vẫn chạy bình thƣờng và đổ dữ liệu vào những vị trí đã đặt tên (Define Name). Phần mềm QLCL GXD đƣợc lập trình chạy trên Excel với phƣơng châm: chỉ lập trình những gì mà Excel không xử lý tự động đƣợc. Bạn cần chủ động sử dụng có hiệu quả và sáng tạo các tính năng rất mạnh của Excel phục vụ công việc, chứ không chỉ dựa vào các tính năng riêng của phần mềm. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 57 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  59. VI. THỰC HÀNH BÀI TẬP VỚI PHẦN MỀM 1. Bài tập 1 Lập hồ sơ nghiệm thu vật liệu 1.1. Đề bài: - Ngày 10/05/2014: Nhập thép Hòa Phát: Số lô: 183 Thép D8: 2 cuộn (2x880 kg) thép CII. Thép D10: 500 cây (3608 kg) thép CIII. Thép D18: 220 cây (5616 kg) thép CIII. - Ngày 11/05/2014: Nhập xi măng Hoàng Thạch: Xi măng PC40: 15 tấn. - Ngày 12/05/2014: Gạch xây: Gạch chỉ đặc: 20.000 viên, gạch mác 75. - Ngày 14/05/2014: Cát vàng sông Lô: Cát vàng : 20 m3. - Ngày 15/05/2014: Nhập thép Hòa: Số lô 189 Thép D8: 1 cuộn (1x880 kg) thép CII. Thép D16: 100 cây (1849 kg) Thép CIII. Thép D18: 120 cây (3468 kg) Thép CIII. Sử dụng phần mềm QLCL GXD hãy lập hồ sơ nghiệm thu các vật liệu với các thông tin nhƣ trên. Xuất bảng tổng hợp vật liệu nhập về, cho biết lƣợng thép D18 nhập về từ ngày 10/05/2014 đến ngày 15/05/2014 là bao nhiêu tấn? 1.2. Bài giải: Bước 1: Mở phần mềm Quản Lý Chất Lượng Công Trình Kích đúp vào biểu tƣợng phần mềm trên màn hình desktop. Hình 6.1 - Khởi động phần mềm Bước 2: Khai báo thông tin cán bộ của các đơn vị trong dự án Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 58 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  60. Hình 6.2 - Khai báo thông tin cán bộ của các đơn vị trong dự án. Trong sheet Thông tin ta điền các thông tin nhƣ tên Dự án, công trình, hạng mục, gói thầu, hợp đồng số, địa điểm xây dựng, tỉnh/thành phố . và khai báo thông tin các cán bộ, chức vụ của các đơn vị thực hiện dự án nhƣ Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát, Quản lý dự án, Đơn vị thi công, Đơn vị thí nghiệm Trƣờng hợp mở phần mềm lên không tìm thấy sheet Thông tin, chúng ta kích chuột phải vào tên sheet bất kỳ, chọn Unhide và tìm sheet Thông tin để hiện lên. Bước 3: Khai báo thông tin chức vụ những cán bộ tham gia ký hồ sơ Một bộ hồ sơ có rất nhiều biên bản, từ biên bản lấy mẫu đến biên bản nghiệm thu và các thành phần tham gia ký các biên bản này là khác nhau. Trong thời gian thi công, công trình xây dựng thƣờng hay thay đổi cán bộ kỹ thuật vì nhiều lý do. Để giải quyết khó khăn đó phần mềm Quản lý chất lƣợng công trình (viết tắt là QLCL GXD), đã đƣa ra sheet Ký biên bản, tại sheet này bạn sẽ giải quyết đƣợc vấn đề thay đổi cán bộ ký hồ sơ một cách dễ dàng. Trên thực tế có sự phân công chuyên môn, các kỹ sƣ sẽ quản lý và ký một mảng đƣợc giao phụ trách, phần mềm đã đƣa ra các nhóm ký để phục vụ cho công tác này một cách khoa học và chính xác nhất. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 59 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  61. Hình 6.3 - Khai báo các cán bộ tham gia ký các biên bản Trong công tác làm hồ sơ chất lƣợng có hai loại biên bản chính, chiếm nhiều thời gian và phải làm việc với hai loại biên bản này hàng ngày. Đó là biên bản nghiệm thu vật liệu và biên bản nghiệm thu công việc. Trong đề bài là nghiệm thu vật liệu, vậy làm các biên bản nghiệm thu vật liệu ta sẽ làm nhƣ thế nào? Bước 4: Điền nội dung ngày, giờ lấy mẫu, nghiệm thu vật liệu Đây là nội dung quan trọng nhất của bài tập này cũng nhƣ thực tế công trƣờng. Ta nhập các thông tin đề bài cho vào sheet Danh muc NT vật liệu nhƣ hình sau: Hình 6.4 - Điền nội dung công việc, ngày giờ nghiệm thu Theo Điều 17 Thông tƣ số 10/2013/TT-BXD có quy định, vật liệu trƣớc khi đƣa vào công trình phải đƣợc nghiệm thu trƣớc khi đƣa vào thi công. Nên công việc nhập các thông tin về vật liệu nghiệm thu kèm theo quy trình, tiêu chuẩn, ngày, giờ là rất Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 60 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  62. quan trọng. Thông tin này cũng đƣợc lƣu trữ lâu dài theo quá trình hình thành và vận hành công trình sau này, cũng để phục vụ các công tác thanh quyết toán, kiểm toán, thanh tra Thực hiện điền thông tin nhƣ sau: (1) Cột số thứ tự sẽ đƣợc phần mềm tự động đánh khi các bạn nhập ở cột Mã HSNT (2) Cột Mã VL khi nhập các vật liệu về công trƣờng để tiện cho việc quản lý hồ sơ sau này các bạn hãy tự nhập tên vật liệu đƣợc nhập về. (3) Nhập mã Hồ sơ nghiệm thu, trong cột Mã HSNT đánh số theo thứ tự tăng dần, sau khi xong, nhìn sang các cột từ 5-14xem đã hiện lên ngày, giờ nhập kho, lấy mẫu và nghiệm thu vật liệu xem phần mềm đã nhận lệnh chƣa. Điền tên vật liệu cần nghiệm thu (hay nói cách khác là đối tƣợng nghiệm thu) vào cột Nội dung công việc. Lƣu ý trong việc nhập các nội dung trong cột Nội dung công việc, dòng ngang với Mã HSNTcác bạn nhập tên vật liệu cần nghiệm thu. Dòng dƣới các bạn kích chuột phải để nhập quy cách lấy mẫu thí nghiệm cho vật liệu đó, một số trƣờng hợp nhập cả tên vật liệu lẫn quy cách lấy mẫu tại cùng một dòng sau khi xuất danh mục vật liệu phần mềm sẽ không xuất ra đƣợc. Lệnh này sẽ đƣợc hƣớng dẫn chi tiết ở cuối bài. (4) Đi kèm với các vật liệu sẽ có chứng chỉ xuất xƣởng, phiếu xuất, nhập kho, kết quả thí nghiệm cùng hệ thống Quy chuẩn, tiêu chuẩn cho quy trình lấy mẫu thí nghiệm cũng nhƣ làm căn cứ nghiệm thu. Trong cột Tiêu chuẩn có thể tự gõ tên hoặc tra những tiêu chuẩn có trong cơ sở dữ liệu phần mềm bằng cách kíchchuột phải và chọn các tiêu chuẩn cho phù hợp với nội dung công việc. Tƣơng tự ta thao tác với cột chọn ngày nghiệm thu. Cột giờ nghiệm thu đang mặc định nhập 00h00-00h00 (giờ bắt đầu-giờ kết thúc), khi làm hồ sơ bạn sẽ tự nhập ngày tháng cụ thể sao cho phù hợp. (5) Phần mềm đã tích hợp sẵn các nút Filter để ta có thể lọc vật liệu nhập về công trƣờng, ngày giờ nhập rất thuận tiện cho công tác quản lý. (6) Mỗi một vật liệu đƣợc nghiệm thu cần phải có bốn biên bản chính đó là: Lấy mẫu thí nghiệm, Nghiệm thu nội bộ vật liệu, thiết bị, sản phẩm chế tạo sẵn trước khi đưa vào sử dụng, Phiếu yêu cầu nghiệm thu, Nghiệm thu vật liệu, thiết bị, sản phẩm chế tạo sẵn trước khi đưa vào sử dụng. Khi cần đến biên bản nào ta kích vào nút tƣơng ứng phía góc phải. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 61 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  63. Hình 6.5 - Vào các biên bản nghiệm thu chi tiết Với cột số phiếu nhập kho, để tiện dụng cho việc quản lý hồ sơ đƣợc tốt hơn, bạn cũng có thể đánh mã phiếu nhập kho tƣơng ứng. Mục tham khảo quy cách, phần mềm tích hợp sẵn quy cách lấy mẫu của các loại vật liệu ta có thể kích vào để tham khảo. Sau khi vào các biên bản nghiệm thu chi tiết ta sẽ đƣợc: - Biên bản lấy mẫu vật liệu tại hiện trƣờng: Hình 6.6 - Biên bản lấy mẫu vật liệu - Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu: Hình 6.7 - Biên bản nghiệm thu nội bộ vật liệu Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 62 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  64. - Phiếu yêu cầu nghiệm thu: Hình 6.8 - Phiếu yêu cầu nghiệm thu - Biên bản nghiệm thu vật liệu: Hình 6.9 - Biên bản nghiệm thu vật liệu Để trở về sheet Danh mục NT Vật liệu ta kích vào nút ở bên phải nhƣ hình trên. Ở phía bên phải có biểu tƣợng con chạy có mũi tên lên, xuống. Ta có thể kích mũi tên lên hoặc xuống để thay đổi số và nội dung tƣơng ứng của biên bản. Mỗi lần kích sẽ chuyển sang nội dung một biên bản liền (dòng) nhau trong danh mục vật liệu. Đối với các biên bản cách xa nhau trong bảng danh mục vật liệu, ta có thể nhập luôn số biên bản vào ô bên cạnh (ví dụ trong hình là số 1). Tƣơng tự đối với Phiếu yêu cầu nghiệm thu; Biên bản nghiệm thu vật liệu, thiết bị, sản phẩm chế tạo sẵn trƣớc khi đƣa vào sử dụng. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 63 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  65. Bước 5: Chạy lệnh các biên bản nghiệm thu theo danh mục hồ sơ đã được điền trước đó Để tiện lợi cho ta quản lý đƣợc vật liệu đầu vào phần mềm đã cung cấp cho ta lệnh Xuất bảng vật liệu. Rất tiện lợi cho công tác quản lý vật liệu nhập về công trƣờng và có thể dùng để làm báo cáo trong các cuộc họp nội bộ cũng nhƣ trình cấp trên sử dụng để họp các bên liên quan. Hình 6.10 - Bảng tổng hợp vật liệu nhập về công trường Phần mềm đã tích hợp sẵn tính năng Filter của Excel cho phép ta có thể lọc để biết đƣợc tình hình nhập vật liệu về công trƣờng một cách cụ thể và nhanh nhất. Nhƣ hình dƣới, bạn kích vào nút nhỏ ở tiêu đề cột Diễn giải (cột F) và chọn thép D18, bạn có khối lƣợng là 9084 kg. Hình 6.11 - Khối lượng thép D18 nhập về đến ngày 15/5/2014 Một tiện ích rất hữu dụng của phần mềm dùng để quản lý hồ sơ một cách tổng quát, khi chạy tiện ích này xong phần mềm sẽ đƣa ra một bảng Danh mục hồ sơ nghiệm thu. Nhìn vào bảng này ta sẽ có một cái nhìn bao quát về tình trạng làm hồ sơ chất lƣợng công trình. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 64 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  66. Hình 6.12 - Danh mục hồ sơ nghiệm thu Tới bƣớc này về cơ bản đã xong công tác nội dung biên bản nghiệm thu cho một vật liệu, những vật liệu khác bạn làm tƣơng tự. Sau đó căn chỉnh, xem lại trƣớc khi in, rồi in ra và đi xin chữ ký. Lƣu ý: Bạn có thể biến đổi, chỉnh sửa biểu mẫu nghiệm thu tùy ý theo nhƣ mẫu đã đƣợc Tƣ vấn giám sát và Chủ đầu tƣ duyệt, có thể chèn dòng, thêm cột, nhƣng tuyệt đối không đƣợc copy và đè lên nội dung những ô chữ màu xanh trên biên bản mẫu của phần mềm. 2. Bài tập 2: Lập hồ sơ nghiệm thu các công việc 2.1. Đề bài: - Ngày 12/05/2014: Gia công và lắp đặt xong cốt thép cột C1 trục X1/Y1; X2/Y1; X3/Y1. - Ngày 13/05/2014: Gia công và lắp đặt ván khuôn cột C1 trục X1/Y1; X2/Y1; X3/Y1. - Ngày 14/05/2014: Đổ bê tông cột C1 trục X1/Y1; X2/Y1; X3/Y1. - Ngày 17/05/2014: Gia công và lắp dựng xong ván khuôn dầm sàn tầng 2. - Hãy lập hồ sơ nghiệm thu các công việc trên, sử dụng phần mềm QLCL GXD. 2.2. Bài giải: Bước 1: Mở phần mềm QLCL GXD - Thực hiện tƣơng tự bài 1. Bước 2: Khai báo thông tin cán bộ của các đơn vị trong dự án - Thực hiện tƣơng tự bài 1. Bước 3: Khai báo thông tin chức vụ những cán bộ tham gia ký hồ sơ - Thực hiện tƣơng tự bài 1. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 65 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  67. Bước 4: Điền nội dung công việc, ngày, giờ nghiệm thu Hình 6.13 - Điền nội dung công việc, ngày giớ nghiệm thu. Theo điều 20 của Thông tƣ 10/2013/TT-BXD có quy định, sau khi nghiệm thu công việc trƣớc mới đƣợc phép thi công công việc tiếp theo. (1) Điền nội dung công việc cần nghiệm thu hay nói cách khác là đối tƣợng nghiệm thu. Lƣu ý cột mã HSNT đánh số theo thứ tự tăng dần, sau khi đánh xong nhìn sang bên phải các cột ngày, giờ nghiệm thu hiện lên ngày, giờ nghiệm thu mặc định lúc này phần mềm mới nhận nội dung công việc mà bạn vừa nhập vào. Nhiều trƣờng hợp sử dụng phƣơng pháp kéo Excel cần kiểm tra lại xem phần mềm đã nhận lệnh chƣa? Với cột vị trí thi công ta sẽ căn cứ vào bản vẽ và thực tế thi công để điền vị trí thi công của công việc đang tiến hành nghiệm thu. (2) Đi kèm với các công việc sẽ có hệ thống Quy chuẩn, tiêu chuẩn cho quy trình thi công cũng nhƣ làm căn cứ nghiệm thu. Trong cột tiêu chuẩn có thể tự viết hoặc có thể chọn những tiêu chuẩn có sẵn trong phần mềm bằng cách kích chuột phải và chọn các tiêu chuẩn cho phù hợp với nội dung công việc. Cột ký hiệu bản vẽ, ta nhập tên các bản vẽ có liên quan đến đối tƣợng nghiệm thu. Với những công tác bê tông ta điền thông tin, ngày lấy mẫu tƣơng ứng và kết quả thí nghiệm. Tƣơng tự nhƣ thế ta thao tác với cột chọn ngày nghiệm thu. Cột giờ nghiệm thu đang mặc định nhập 00h00-00h00, khi làm hồ sơ bạn sẽ tự nhập ngày tháng cụ thể sao cho phù hợp. (3) Mỗi một công việc xây dựng đƣợc nghiệm thu cần phải có ba biên bản chính đó là: Nghiệm thu nội bộ, Phiếu yêu cầu nghiệm thu, Nghiệm thu công việc xây dựng. Khi cần đến biên bản nào bạn kích chuột vào ô tƣơng ứng ghi trong bảng trên. Với cột mã công việc để tiện dụng cho việc quản lý hồ sơ đƣợc tốt hơn, bạn cũng có thể chọn các mã công việc tƣơng ứng bằng cách kích chuột phải và chọn mã công việc tƣơng ứng, bạn có thể thêm mã công việc và đặt các mã theo ý muốn của mình, vấn đề này cho thấy phần mềm rất tiện lợi và linh hoạt. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 66 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  68. (4) Phần mềm có chức năng xuất bảng số liệu ghi nhật ký (sheet ND Nhật ký), ta chỉ cần nhập ngày bắt đầu công việc và ngày kết thúc công việc. (5) Các công tác đổ bê tông thƣờng đi kèm theo các biên bản lấy mẫu để mang đi thí nghiệm tại các phòng Lab. Sau công tác đổ bê tông ở sheet Danh mục NT công việc, ta kích chuột phải vào dòng bên dƣới để nhập các quy cách lấy mẫu. Bước 5: Chạy lệnh xuất danh mục hồ sơ - Lệnh này sẽ đƣa toàn bộ các hồ sơ từ các bảng danh mục nghiệm thu sang. - Trong lệnh này có 2 tùy chọn ta có thể chọn khi xuất danh mục hồ sơ, đó là xuất danh mục hồ sơ theo STT mặc định hoặc xuất hồ sơ theo mã công việc. Hình 6.14 - Chạy lệnh xuất các danh mục hồ sơ Sau khi chạy lệnh xuất các danh mục hồ sơ ta đƣợc: Hình 6.15 - Danh mục hồ sơ nghiệm thu Xuất bảng số liệu ghi nhật ký: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 67 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  69. Hình 6.16 – Xuất số liệu ghi nhật ký Bảng số liệu ghi nhật ký của phần mềm sẽ nhƣ sau: Nút cuộn (Nút Spin) Hình 6.17 – Bảng Nội dung Nhật ký - Để xem số liệu ghi nhật ký cho ngày nào ta bấm nút Spin ở bên góc phải hoặc gõ ngày đó vào ô $C$8, phần mềm sẽ tự cập nhật lại nội dung ngày hôm đó. Để trở về danh mục nghiệm thu công việc kích vào dòng Danh mục nghiệm thu công việc. Sau khi trở về danh mục hồ sơ công việc để đi đến các biên bản chi tiết ta kích vào các lối tắt ở góc phải: Hình 6.18–Di chuyển vào biên bản nghiệm thu chi tiết Nghiệm thu nội bộ: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 68 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  70. Hình 6.19 - Nghiệm thu nội bộ công việc xây dựng Bên phải có biểu tƣợng mũi tên lên xuống đây chính là số biên bản, bạn có thể kích lên hoặc xuống đối với các biên bản liền nhau, đối với biên bản cách xa nhau để tìm nhanh có thể nhập luôn số biên bản vào ô bên cạnh. Tƣơng tự nhƣ thế đối với Phiếu yêu cầu nghiệm thu, Biên bản nghiệm thu công việc xây dựng. Hình 6.20 - Phiếu yêu cầu nghiệm thu công việc xây dựng Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 69 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  71. Hình 6.21 - Nghiệm thu công việc xây dựng Tới bƣớc này về cơ bản đã xong công tác nghiệm thu cho một đầu công việc, những đầu công việc khác ta làm tƣơng tự, sau đó chỉnh sửa in ấn rồi đi xin chữ ký. Lƣu ý: Bạn có thể thay đổi biểu mẫu nghiệm thu tùy ý theo nhƣ mẫu đã đƣợc tƣ vấn giám sát và chủ đầu tƣ duyệt, có thể chèn dòng, thêm cột, nhƣng tuyệt đối không đƣợc copy và đè lên những font chữ màu xanh trên biên bản mẫu của phần mềm. 3. Bài tập 3: Thêm thành phần ký biên bản nghiệm thu 3.1. Đề bài: Hãy thêm thành phần ký biên bản hồ sơ nghiệm thu trong 1 file hồ sơ quản lý chất lƣợng công trình, sao cho Biên bản lấy mẫu vật liệu có 2 đại diện chủ đầu tƣ, 2 đại diện nhà thầu thi công, 2 đại diện đơn vị thí nghiệm. Tƣơng tự với các loại biên bản nghiệm thu khác. 3.2. Bài giải: Trƣờng hợp biên bản có thêm thành phần tham gia ký ta sẽ làm nhƣ sau: Ta vào sheet thông tin để thêm thành phần tham gia ký biên bản hoặc là thêm tên cán bộ ký biên bản vào những đơn vị đã có sẵn, mục đích của bƣớc này là sau khi sang sheet ký biên bản ta có thể chọn đƣợc tên cán bộ sẽ ký. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 70 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  72. Hình 6.22.a –Thêm thành phần ký biên bản Sau khi thêm thành phần và cán bộ ký biên bản ta sang sheet Ký biên bản thao tác nhƣ sau: Hình 6.22.b –Chọn cán bộ ký biên bản Tùy yêu cầu của chủ đầu tƣ và tƣ vấn giám sát ta cho số lƣợng cán bộ có trong biên bản. Ví dụ: Tƣ vấn giám sát cho hai cán bộ trong thành phần tham gia nghiệm thu ở biên bản lấy mẫu vật liệu ta sẽ chọn ở cột thành phần hai dòng tƣ vấn giám sát. Tƣơng tự với các thành phần khác ta cũng thao tác nhƣ trên. Sang sheet Lấy mẫu vật liệu thực hiện thao tác nhƣ sau: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 71 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  73. Hình 6.22.c –Bổ sung thành phần ký biên bản Hình 6.22d –Copy end Paste Ta copy và paste tƣơng tự nhƣ hình vẽ phần mềm sẽ tự động update tên mà ta đã chọn ở sheet Ký biên bản. Lƣu ý ở phần cuối ta copy tên cán bộ bên trên rồi paste xuống dòng tên của cán bộ bên dƣới phần mềm sẽ tự hiểu. Kết quả thu đƣợc sẽ nhƣ sau: Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 72 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  74. Hình 6.22.e – Hoàn tất việc thêm thành phần ký biên bản Thực hiện hoàn toàn tƣơng tự nếu muốn thêm thành phần tham gia ký tên với các biên bản nghiệm thu khác. 4. Bài tập 4: Thay đổi cách đánh mã hồ sơ nghiệm thu (mã HSNT) 4.1. Đề bài: Một công trình có yêu đặt tên biên bản nhƣ sau: - BB Nghiệm thu nội bộ đặt là: 01/NTNB/ - BB nghiệm thu công việc là: 01/NTCV/ Trong khi phần mềm QLCL GXD có mục mã HSNT là cố định nên tên biên bản giống nhau hết. Hãy tìm giải pháp xử lý vấn đề này? 4.2. Bài giải: Bạn lƣu ý là phần mềm QLCL GXD chạy trên nền Excel. Vì thế ngoài các lệnh và chức năng của phần mềm thì còn có các Hàm, Chức năng của Excel để sử dụng. Phần mềm QLCL GXD có thể tùy chỉnh đánh số biên bản theo cách đặt của bạn. Bạn sử dụng cách nối chuỗi bằng ký tự &, nối đoạn text thì phải đặt trong dấu “”.Ví dụ sau hƣớng dẫn bạn 1 cách sửa lại hiển thị mã cho biên bản nghiệm thu nội bộ. Bạn có thể sửa tƣơng tự với các biên bản còn lại. Thực hiện nhƣ sau: Bước 1: - Vào sheet Nghiệm thu nội bộ công việc (NT noi bo cong viec). - Đặt dấu nhắc chuột vào ô chƣa công thức đánh số biên bản (ở đây là ô $O$5). Công thức cũ: ="BIÊN BẢN SỐ: "&VLOOKUP($O$5;B_DMBBNTCV;COLUMN('Danh muc NT cong viec'!D$1);0) Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 73 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  75. Hình 6.23.a – Công thức mặc định đánh mã biên bản Bước 2: - Ta sẽ sửa lại công thức đánh số biên bản ở thanh công thức nhƣ sau: ="BIÊN BẢN SỐ: "&VLOOKUP($O$5;B_DMBBNTCV;COLUMN('Danh muc NT cong viec'!D$1);0)&"/NTNB/ " Hình 6.22.b – Công thức đánh mã biên bản có thể chỉnh lại theo yêu cầu Các bạn sửa tƣơng tự với các biên bản còn lại. 5. Bài tập 5: Tìm kiếm hồ sơ theo ngày, tìm biên bản, thông tin trong hồ sơ nghiệm thu 5.1. Đề bài: Anh/chị hãy đƣa ra giải pháp tìm kiếm hồ sơ theo ngày và cách tìm kiếm một biên bản hoặc thông tin trong hồ sơ. 5.2. Bài giải: Sử dụng AutoFilter để tìm kiếm hồ sơ theo ngày Sử dụng tính năng Filter ở các sheet danh mục. Tính năng này của Excel đơn giản và hiệu quả (tƣơng tự nhƣ việc lọc khối lƣợng vật liệu nhập về có hƣớng dẫn trong phần mềm). Thực hiện: Bước 1. Đánh dấu vùng dữ liệu ở dƣới chọn Data / Filter Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 74 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  76. Bước 2. Kích vào mũi tên ở cột Ngày để lọc ra các hồ sơ biên bản theo ngày nhƣ mong muốn Hình 6.23 - Chức năng Filter dùng để lọc dữ liệu rất mạnh Tìm kiếm một biên bản hoặc thông tin trong hồ sơ Muốn tìm kiếm một biên bản hoặc thông tin trong hồ sơ ta sử dụng chức năng tìm kiếm của Excel. Thực hiện: Bước 1. Bạn bấm tổ hợp phím tắt Ctrl+F, hộp thoại Find and Replace hiện ra, bạn nhập nội dung muốn tìm kiếm vào hộp thoại Find what: Hình 6.24.a– Tìm kiếm nội dung Bước 2. Bạn bấm vào Options, bỏ Match entire cell contents: Nếu chỉ tìm trong sheet hiện tại thì trong Within bạn chọn Sheet rồi bấm Find Next (nút Find All để tìm tất cả các bản ghi thỏa mãn): Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 75 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  77. Hình 6.24.b – Tìm kiếm nội dung Nếu muốn tìm trong tất cả các sheet của file hồ sơ, trong Within bạn chọn Workbook rồi bấm Find Next hoặc Find All: Hình 6.24.c – Tìm kiếm nội dung Khi bấm nút Find All, tất cả các thông tin thỏa mãn điều kiện tìm kiếm sẽ hiện ra. Bạn kích lần lƣợt vào từng dòng thông tin trong hộp thoại để duyệt. Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 76 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  78. VII. HỎI ĐÁP SỬ DỤNG PHẦN MỀM 1. Quản lý hồ sơ chất lƣợng nhiều công trình cùng lúc Câu hỏi: Phần mềm có thể quản lý hồ sơ chất lƣợng nhiều công trình cùng lúc không? Trả lời: Bạn có thể quản lý hồ sơ chất lƣợng của bao nhiêu công trình tùy ý. Đơn giản và nhẹ nhàng hơn nhiều. Phần mềm QLCL GXD quản lý gọn hồ sơ chất lƣợng một công trình vào trong 1 file. Khác hẳn với cách trƣớc nay vẫn làm không có phần mềm, ngƣời ta phải có rất nhiều file Word và Excel cho 1 bộ hồ sơ công trình. Với phần mềm QLCL GXD cứ mở 1 file mới rồi lƣu vào ổ cứng thì sẽ quản lý hồ sơ chất lƣợng, hồ sơ nghiệm thu của 1 công trình. Bạn có thể tạo ra không giới hạn số file. Sau này khi làm nhiều công trình giống nhau, bạn có thể copy 1 file hồ sơ với số liệu của 1công trình tƣơng tự để chỉnh sửa hoặc làm bộ hồ sơ mẫu cho công trình. Điều này đem lại hiệu quả cao về chất lƣợng công việc, hồ sơ và giảm nhân lực làm công việc này. 2. So sánh giữa giải pháp phần mềm QLCL GXD với sử dụng Merge Mail Câu hỏi: Thực tế hiện nay cán bộ, kỹ sƣ thƣờng làm hồ sơ chất lƣợng bằng cách sử dụng chức năng Merge Mail của Word phối hợp với Excel. Trả lời: Quản lý danh mục hồ sơ nghiệm thu trên Excel, còn biên bản thì dùng tính năng Mail Merge đƣa dữ liệu từ Excel sang Word nhƣ thực tế hiện nay thì dễ chỉnh sửa hơn trên Excel, đặc biệt là trình bày biên bản đẹp hơn nhờ Word. Tuy nhiên, sử dụng phần mềm QLCL GXD đem lại những ƣu thế vƣợt trội, tự động hóa mạnh hơn mà Merge Mail không có. Ta cùng so sánh giữa cách đó với giải pháp sử dụng phần mềm QLCL GXD qua các tiếu chí trong sau: Merge Mail (Word+Excel) Phần mềm QLCL GXD Phải nghiên cứu cách Merge Mail, Bạn chỉ cần thực hiện lệnh và tùy chọn khá trừu tƣợng, không phải ai cũng có trực quan, đơn giản khả năngtìm hiểu và thực hiện Với những ngƣời mới làm về công Những ngƣời mới làm khi nhìn vào tác hồ sơ sẽ không có cái nhìn bao quát danh mục hồ sơ các sheet theo thứ tự của về hồ sơ chất lƣợng 1 công trình cần có phần mềm đã hình dung ra đƣợc cần làm những gì. Các ý kiến khảo sát đều cho gì, nhập thông tin gì. Qua đó có thể nắm rằng những ngƣời mới phải đào tạo rất bắt nhanh hơn. lâu mới có thể làm đƣợc việc. Cách làm mang tính thủ công, năng Cách làm mang tính tự động hóa cao, suất lao động thấp. Cần nhiều nhân lực. năng suất lao động cao. Cần ít nhân lực. Sử dụng Word dễ chỉnh sửa các nội Chỉnh sửa nội dung và trình bày trong dung hơn Excel nhƣng số lƣợng thao tác Excel hạn chế hơn Word 1 chút, nhƣng (cắt, dán, copy) thủ công rất nhiều. quen rồi thì cũng khá thuận lợi. Khó khăn khi chỉnh sửa thông tin Dễ dàng thêm bớt, chỉnh sửa thông tin Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 77 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938
  79. Merge Mail (Word+Excel) Phần mềm QLCL GXD Ví dụ: Khi 1 biên bản có nhiều tiêu Ví dụ: Khi biên bản có số tiêu chuẩn chuẩn sẽ phải cắt dán thủ công. khác nhau, tự động thay đổi, co giãn biên bản. Ngƣời làm phải tự tra cứu, nhập vào, Tra tiêu chuẩn từ cơ sở dữ liệu giống cắt, dán các tiêu chuẩn vào các biên bản. nhƣ tra mã đơn giá, định mức trong phần Việc tra cứu nhiều khi khiến bạn “mờ mềm Dự toán GXD. Rất đơn giản và thú mắt”. vị. Tự tìm hiểu hoặc hỏi ngƣời có kinh Sử dụng phần mềm QLCL GXD đƣợc nghiệm trong đơn vị và thƣờng không các kỹ sƣ GXD JSC và các thành viên diễn đƣợc giải đáp thấu đáo, có thể bị giấu đàn hỗ trợ, chỉ dẫn, chia sẻ các kiến thức nghề Phải khá lâu và phải trả giá khá chuyên môn nhiệt tình. Bạn đƣợc tƣ vấn, nhiều mới làm đƣợc 1 bộ hồ sơ hoàn giải đáp mọi thắc mắc, khó khăn cả về chỉnh. phần mềm lẫn chuyên môn. Không có giáo trình đào tạo, hƣớng Có giáo trình đƣợc biên soạn và dẫn sử dụng chƣơng trình đào tạo chuẩn, bài bản. Hƣớng dẫn sử dụng thƣờng xuyên đƣợc bổ sung, hoàn thiện Chèn bảng tiêu chí nghiệm thu vào Chèn bảng các tiêu chí nghiệm thu thay biên bản thì dùng Merge Mail sẽ thật đổi, co giãn theo từng biên bản tự động khó. Khối lƣợng thao tác cắt, dán, căn theo số lƣợng tiêu chí. Thao tác đơn giản, chỉnh khi số lƣợng tiêu chuẩn thay đổi chỉ việc bấm con chạy đổi số biên bản là giữa các biên bản rất lớn. nội dung thay đổi tƣơng ứng. Việc in ấn biên bản, hồ sơ trong In ấn thuận lợi với những tùy chọn: in Word cũng thuận lợi, nhƣng tìm để in 1 toàn bộ hồ sơ; in theo đối tƣợng trong biên biên bản nào đó hoặc in theo phân loại bản nghiệm thu (Vật liệu, công việc, hạng khá khó khăn. mục); hoặc in theo loại hình biên bản (NT nội bộ, yêu cầu NT, hay nghiệm thu A-B). Cách này làm cũng tƣơng đối nhanh, Cách này làm rất nhanh, có thể chạy có thể chạy các biên bản cùng 1 lúc, các biên bản cùng lúc. Tự động xuất dữ dùng trong khi làm hồi ký cũng tốt chỉ liệu theo trình tự, không phải làm hồi ký cần nhìn vào danh mục công việc là có nữa. Coi nhƣ ghi nhật ký điện tử. Khi cần thể viết đƣợc nhật ký thi công. Nhƣng nhìn vào sheet ND Nhật ký hoặc in ra là có nhƣợc điểm của cách làm này là phải thể viết đƣợc nhật ký thi công chuẩn. Chỉ làm trên nhiều file nên khó quản lý hơn. cần làm và quản lý dữ liệu trên 1 file. Dễ dàng, gọn gàng và khoa học. Khi làm danh mục hồ sơ sẽ mất công Việc nhập các số liệu cho các biên bản gõ ngày tháng nghiệm thu hơn. Xử lý rất thuận tiện, bao gồm: Nhập đối tƣợng các căn cứ nghiệm thu rất mất thời gian. nghiệm thu (vật liệu, công việc, hạng mục); Ví dụ: Các tiêu chuẩn, quy trình thi công tra cứu tiêu chuẩn nghiệm thu (cập nhật đƣợc viện dẫn trong biên bản tiêu chuẩn hiện hành); nhập thời gian Tham gia khóa Thực hành phần mềm QLCL GXD lập hồ sơ hoàn công 78 tại Công ty Giá Xây Dựng, đăng ký với Ms Thu An, 0985 099 938