Giáo trình Quản lý dự án Công nghệ thông tin - Chương 2: Kĩ năng trao đổi

Nội dung text: Giáo trình Quản lý dự án Công nghệ thông tin - Chương 2: Kĩ năng trao đổi

1. QuQuảảnn lílí ddựự ánán CôngCông nghnghệệ thôngthông tintin 22 KKĩĩ nnăăngng traotrao đổđổii
2. BBảảnn đồđồ bàibài gigiảảngng 1. Tổng quan 2. Kĩ năng 3. Tư duy chiến trao đổi lược về dự án 4. Lập kế 5. Theo dõi và hoạch dự án Kiểm soát dự án 6. Khoán ngoài 7. Quản lí thay đổi và kết thúc dự án 8. Kĩ năng 9.Quản lí dự quản lí chung án Việt Nam 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 2
3. 2.12.1 TraoTrao đđổổii Trao đổi là việc chuyển cái gì đó (thông tin, tình cảm, cảm nhận ) từ người này sang người khác. Trao đổi có thể được thực hiện qua ngôn ngữ (lời nói, bài viết), hoặc qua điệu bộ, thái độ, tình cảm hoặc qua sự cảm nhận không lời (qua im lặng). Việc trao đổi chỉ có thể thực hiện được tốt khi cả hai người nói và nghe cùng mức độ tâm thức, khi có sự thống nhất về ngữ cảnh, cách quan niệm và cách hiểu, diễn giải điều được chuyển trao. Trao đổi là nhu cầu không thể thiếu của mọi người trong sinh hoạt xã hội. Việc học tập và tìm kiếm của mỗi người một phần quan trọng được thực hiện qua trao đổi với nguồn tri thức, phần khác do tự người đó phát hiện ra. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 3
4. TraoTrao đđổổii (ti(tiếếp)p) Trao đổi được thực hiện với mục đích truyền thụ tri thức (qua ngôn ngữ) trở thành việc giảng dạy, học tập. Trao đổi được thực hiện qua việc sống cùng, qua việc tự kinh nghiệm, trở thành việc phát triển tâm thức. Với những người đã có kinh nghiệm sống và tri thức phong phú thì trao đổi có thể đi thẳng vào cốt lõi, thậm chí không cần lời cũng hiểu. Trao đổi thông thường bao gồm: nghe-nhìn-cảm, suy tư, hấp thu, sống-hành động, nói ra Kết quả của trao đổi là cách sống, cách quan niệm hay tri thức được truyền trao. Mọi người đều có nhu cầu nói ra điều mình đã biết, đã kinh nghiệm; đồng thời nghe và học điều người khác nói ra, trao cho. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 4
5. TraoTrao đđổổii (ti(tiếếp)p) ĐĐểể cócó ththểể ththựựcc hihiệệnn đượđượcc traotrao đổđổii ngngườườii tata phphảảii :: ttựự hihiểểuu mình,mình, hihiểểuu đốđốii táctác traotrao đổđổi,i, hihiểểuu hoànhoàn ccảảnhnh traotrao đổđổii TTựự hihiểểuu mìnhmình quaqua viviệệcc hihiểểuu ccơơ chchếế ttưư ttưởưởng:ng: quanquan sát,sát, chúchú ý,ý, suysuy nghnghĩĩ,, suysuy ttưư,, hhấấpp thu,thu, phátphát bibiểểu,u, trìnhtrình bày.bày. HiHiểểuu đốđốii táctác traotrao đổđổii quaqua ccảảmm nhnhậận,n, quaqua tháithái độđộ,, hànhhành độđộngng vàvà llờờii nóinói ccủủaa hhọọ HiHiểểuu hoànhoàn ccảảnhnh traotrao đổđổii quaqua quanquan sátsát đđiiềềuu kikiệệnn ththựựcc ttếế 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 5
6. CCấấuu trúctrúc tâmtâm trítrí vàvà tâmtâm ththứứcc Thế giới bên trong Thế giới bên ngoài Lập Tôi luận Khuôn Xã hội Thích - Quá khứ, Không tương lai mẫu thích xã hội Con người Vũ trụ vật lí Nhận biết, Quan Cảm nhận sát Hoạt động trực giác Tâm thức 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 6
7. 2.22.2 ChúChú ýý Chú ý bao gồm chú ý của người khác tới mình và chú ý của mình tới mọi sự quanh mình. Mọi người đều có nhu cầu cần sự chú ý của người khác. Không có sự chú ý của người khác thì người ta cảm thấy cô đơn, rơi trở về với chính mình, cái trống rỗng của mình. Mọi người đều chạy trốn sự cô đơn. Mọi người biết tới chính mình thông qua sự chú ý của người khác, thông qua con mắt đánh giá, ý kiến của người khác. Ít người tự chú ý tới chính mình để tìm hiểu mình đích thực là ai và để độc lập với ý kiến người khác. Trong mỗi người, sự chú ý thường xuyên di chuyển qua các đối tượng xuất hiện trước các giác quan và xuất hiện trong tâm trí. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 7
8. NNăăngng llưượợngng tâmtâm ththứứcc Năng lượng tâm thức là lực tạo ra tạo ra sự chú ý, tạo ra ý nghĩ về một chủ đề nào đó. Lực này đi kèm với cái thích suy nghĩ về chủ đề đó và lôi sự chú ý của con người vào ý nghĩ đó. Lực này tạo ra cơn bão ý nghĩ trong tâm trí, làm phân tán con người khỏi công việc thường lệ. Lực này có nguồn gốc từ nghiệp của mỗi người. Nếu ý thức được sự xuất hiện của lực này thì có thể chấm dứt được các hạt mầm nghiệp. Quan sát chính là phương pháp hiệu quả để nhận diện ra lực này, năng lượng này từ khi nó mới xuất hiện. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 8
9. QuanQuan sátsát Quan sát là tiến hoá cao của chú ý, trong đó không có sự chi phối của bản ngã. Việc quan sát được tiến hành độc lập với bản ngã. Quan sát được tiến hành cho cả đối tượng được quan sát lẫn bản thân người đang quan sát. Quan sát là thụ động thu nhận mọi thông tin từ đối tượng quan sát và người quan sát, không có ý kiến đánh giá của bản ngã. Quan sát là mở ra cánh cửa cho nhận biết, cảm nhận bên trong mà không có định kiến, phê phán từ nguồn khác. Quan sát là bước đầu tiên để đi tới làm chủ bản thân mình. Bước tiếp theo là tan biến ngay cả việc quan sát và chỉ còn lại nhận biết thuần khiết. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 9
10. BBảảnn ngã,ngã, vôvô ngãngã Bản ngã = (thích & không thích) + (quá khứ + mơ ước) + ý kiến mọi người Cái tôi = bản ngã + lí lẽ Con người = cái tôi + nhận biết + quan sát Vô ngã = nhận biết Con đường từ bản ngã tới vô ngã: nhận biết Æ quan sát chính mình Vứt bỏ sự phụ thuộc ý kiến mọi người Vứt bỏ quá khứ, tương lai (kí ức) Vứt bỏ lí lẽ, thói quen suy nghĩ theo khuôn mẫu Vứt bỏ ý thích, ham muốn Người quan sát, vật được quan sát, việc quan sát trở thành một 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 10
11. 2.32.3 LLắắngng nghenghe Việc nghe thông thường là hiện tượng cơ giới: sóng âm thanh đập vào tai. Nghe nhưng chưa chắc đã nghe thấy. Cần có cây cầu của sự chú ý. Chú ý mỗi lúc chỉ dừng trên một đối tượng, chú ý nhảy từ việc nọ sang việc kia. Khi chú ý di chuyển khỏi việc nghe thì có lỗ hổng trong việc hiểu điều được nghe. Những điều bị mất đi ở lỗ hổng này được lấp bằng ý kiến riêng của người nghe. Kết quả người nghe chỉ có thể hiểu đúng điều mình có thể hiểu và không hiểu điều được nói. Mọi người đều nghe và đọc người khác theo cách hiểu riêng của mình. Người nói không chịu trách nhiệm về điều người nghe hiểu, người nghe chịu trách nhiệm về điều mình nghe. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 11
12. LLắắngng nghenghe (ti(tiếếp)p) Lắng nghe bao gồm cả việc nghe và để rung động thấm vào tâm thức sâu. Lắng nghe là khi tâm thức tập trung vào việc nghe, không suy nghĩ, không lập luận, tranh luận bên trong. Không vừa nghe vừa chấp nhận hay bác bỏ. Nghe rồi sau đó mới quyết định có chấp nhận hay không. Tâm trí cần dừng lại thì mới có việc lắng nghe. Tâm trí chọn cái nó thích và loại bỏ cái nó không thích. Nếu chỉ quan tâm tới việc tự bảo vệ mình thì sẽ không có lắng nghe. Lắng nghe là tập trung hoàn toàn vào việc nghe, không còn người nghe, chỉ còn việc nghe. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 12
13. SuySuy ttưư Suy nghĩ là về cái gì đó còn chưa thực sự quen thuộc. Suy tư là về cái đã quen thuộc. Suy tư là nghiền ngẫm về điều đã được đưa sâu vào bên trong người ta. Điều kiện đầu tiên cho suy tư là nghe mà không nói có hay không, để cho điều được nghe chìm vào trong tim mình và tạo ra sự quen biết. Suy tư bắt đầu bằng lắng nghe và thông cảm, bắt đầu với niềm tin điều được nghe có thể đúng và có thể có ích nào đó, cho nên cố gắng đi tìm điều đúng trong những cái được nghe. Suy nghĩ bắt đầu bằng đối lập, xung khắc, bắt đầu bằng niềm tin rằng bất kì điều gì được nghe cũng sai, nên cố gắng đi tìm cái sai ở điều được nghe. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 13
14. SuySuy ttưư (ti(tiếếp)p) Trong suy nghĩ thường xuyên có tranh đấu hai phe. Hai phe trong một con người hoặc giữa hai hay nhiều người tạo nên tranh luận logic. Kết quả của tranh luận không đưa tới sự chấp nhận chân lí. Thất bại trong tranh luận không làm biến đổi con người, chỉ làm tổn thương tới bản ngã và tạo ra ý muốn trả thù. Tranh luận logic là cuộc đấu lí xem ai lí luận giỏi hơn. Lí luận là cơ sở cho tranh luận logic. Lí luận cũng là cơ sở để chấp nhận hay không chấp nhận bất kì vấn đề gì. Lí luận bản thân nó là trung lập. Tuỳ theo người nói mà lí luận mang nghĩa tích cực hay tiêu cực. Lí luận tích cực bắt đầu với cái đúng, đi theo thông cảm, lắng nghe. Lí luận tiêu cực bắt đầu với cái sai, đi theo thù nghịch, đối lập. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 14
15. 2.42.4 HHấấpp thuthu Thông thường con người hoài nghi những điều từ bên ngoài đưa tới, dựa trên niềm tin và hệ thống suy xét, đánh giá bên trong của mình, do xã hội tạo ra, rằng mình đúng và cái ngược lại với quan niệm của mình là sai. Nhưng khi thực tế chỉ ra rằng nhiều phán xét của mình không khớp với nhiều hoàn cảnh xung quanh thì phải đảo lại chiều của hoài nghi này. Việc đảo chiều hoài nghi này là việc nghĩ rằng mình có thể sai, cách suy xét trước đây của mình có thể sai; những điều bên ngoài có thể đúng, cần phải lắng nghe để tìm hiểu. Khi người ta đảo việc hoài nghi vào chính hệ thống phán xét của mình tức là bắt đầu đi trên con đường lắng nghe, suy tư và hấp thu. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 15
16. HHấấpp thuthu (ti(tiếếp)p) Hấp thu có nghĩa là khi thấy điều được nghe và được hiểu là phải thì người ta tự biến đổi mình theo nó, người ta hành động theo nó. Hấp thu dẫn tới biến đổi toàn bộ và triệt để tâm tính, suy nghĩ, hành động của con người, thay đổi toàn bộ cuộc sống của con người. Con người không phụ thuộc vào những ước định, qui định của xã hội, của cái bên ngoài mà chỉ phụ thuộc vào chính trực giác và sự sáng suốt của mình. Biến đổi này tạo ra sự hoà hợp của con người và môi trường. Với biến đổi đó, con người trở nên chứng ngộ. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 16
17. NgNgộộ,, hihiểểuu Ba bước nghe, suy tư, hấp thu để dẫn tới bước cuối cùng là ngộ. Ngộ là việc đột nhiên nhận ra cái gì đó cơ bản, thoát ra ngoài khuôn khổ cũ, chưa từng gặp bao giờ trước đây. Có hai loại ngộ: ngộ ra điều gì đó trong những việc nhỏ bé và chứng ngộ về chân lí của cuộc sống. Ngộ ra một vấn đề thường là một hiểu biết được bừng lên đối với vấn đề nào đó mà người ta đã trăn trở mãi nhưng chưa tìm được lời giải. Ngộ là việc vượt ra ngoài mọi khuôn khổ đã quen biết để đi vào một chiều hướng mới chưa từng biết trước đây. Công án: con vịt trong chiếc bình 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 17
18. DiDiễễnn đạđạtt bbằằngng llờờii Khi con người đã chứng ngộ thì ý tưởng không phụ thuộc vào tâm trí mà xuất phát từ trực giác cảm nhận. Trực giác cảm nhận được quá trình suy tư chuyển thành lời nói, diễn đạt qua lời. Quá trình chuyển hoá này diễn ra đồng thời với cảm nhận, người nói không biết trước điều mình sẽ nói ra: việc nói trở thành ngẫu hứng Lời nói xuất phát từ chứng ngộ tự nó hàm chứa chân lí và mang sức mạnh thuyết phục của kinh nghiệm của người nói. Lới nói lặp lại ý người khác không mang tính thuyết phục do không có kinh nghiệm bên trong nâng đỡ. Diễn đạt được bằng lời, bằng nói hay viết, là khả năng của thầy. 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 18
19. 2.52.5 KKĩĩ nnăăngng viviếếtt bàibài Sức thuyết phục của mọi bài viết đều phụ thuộc vào kinh nghiệm mà người viết đưa vào bài. Tuy nhiên cách diễn đạt bằng việc viết ra cũng là một kĩ năng có thể được rèn luyện. Xuất phát từ cảm nhận trực giác Xác định ý tưởng chính cần viết ra Xác định đối tượng của bài viết Lập dàn bài chung Phát triển dàn bài chi tiết – Phần giới thiệu – Phần thân bài: từ tổng quát đến cụ thể – Phần kết luận Viết và triển khai chi tiết các ý 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 19
20. KinhKinh nghinghiệệmm viviếếtt bàibài Nếu bối cảnh của vấn đề, môi trường của vấn đề Nêu rõ nguyên nhân đưa tới vấn đề Xem xét bao quát và toàn diện mọi khía cạnh của vấn đề Trình bày theo logic nhân quả và trật tự thời gian Mô tả vấn đề theo chiều từ trừu tượng tới cụ thể, từ tổng quát tới đặc biệt: – thái cực sinh lưỡng nghi, – lưỡng nghi sinh tứ tượng, – tứ tượng biến hoá vô cùng Trình bày theo mô hình của vấn đề (cách trừu tượng hoá thực tế) Đề xuất giải pháp trong những ràng buộc hiện thời 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 20
21. 2.62.6 TrìnhTrình bàybày 1.1. TrìnhTrình bàybày làlà gìgì 2.2. HìnhHình thànhthành nênnên bàibài trìnhtrình bàybày 3.3. TrìnhTrình bàybày bàibài nóinói cócó hihiệệuu ququảả 4.4. KKĩĩ thuthuậậtt trìnhtrình bàybày trtrựựcc quanquan 5.5. QuanQuan hhệệ ttươươngng táctác vvớớii khánkhán gigiảả 6.6. DùngDùng ngônngôn ngngữữ thânthân ththểể 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 21
22. TrìnhTrình bàybày làlà gìgì Định nghĩa: Trình bày là 1. Trao đổi với nhiều khán giả, 2. Trao đổi với chủ định và nhiệm vụ rõ ràng, 3. Trao đổi mặt đối mặt. Các kiểu trình bày: 1. Cung cấp thông tin 2. Bài học / Giải thích 3. Đề nghị / Thuyết phục Đặc trưng của việc trình bày có hiệu quả 1. Chủ đề tập trung và rõ ràng cấu trúc 2. Trao đổi hai chiều 3. Dùng đa phương tiện 4. Cung cấp giải pháp (CNTT) 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 22
23. CácCác khíakhía ccạạnhnh ccủủaa llậậpp kkếế hohoạạchch trìnhtrình bàybày 1. TTạạii saosao tôitôi llạạii làmlàm viviệệcc trìnhtrình bàybày này?này? 2. KhánKhán gigiảả ccủủaa tôitôi làlà ai?ai? 3. TôiTôi đđịịnhnh nóinói gìgì đđây?ây? 4. ViViệệcc trìnhtrình bàybày ssẽẽ didiễễnn rara ởở đđâu?âu? 5. ViViệệcc trìnhtrình bàybày ssẽẽ ththựựcc hihiệệnn khikhi nào?nào? 6. TôiTôi đđịịnhnh làmlàm gìgì vvớớii viviệệcc trìnhtrình bàybày này?này? 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 23
24. HìnhHình thànhthành bàibài trìnhtrình bàybày 1.1. ChuChuẩẩnn bbịị bàibài trìnhtrình bàybày –– BiBiếếtt rõrõ vvềề khánkhán gigiảả –– LLậậpp kkếế hohoạạchch vàvà hhạạ ttầầngng ccơơ ssởở –– ChuChuẩẩnn bbịị vàvà ttậậpp ddượượtt 2.2. TiTiếếnn trìnhtrình trìnhtrình bàybày –– TrìnhTrình bàybày bbằằngng llờờii cócó hihiệệuu ququảả –– DùngDùng đầđầyy đủđủ đđaa phphươươngng titiệệnn –– KiKiểểmm soátsoát toàntoàn bbộộ phphảảnn ứứngng ccủủaa khánkhán gigiảả 3.3. ĐĐánhánh giágiá viviệệcc trìnhtrình bàybày 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 24
25. PhânPhân loloạạii nhómnhóm khánkhán gigiảả VíVí ddụụ vvềề ddựự ánán phátphát tritriểểnn hhệệ ththốốngng mmớớii MMụụcc tiêutiêu chung:chung: chchấấpp thuthuậậnn mmộộtt ddựự ánán mmớớii –– MMứứcc giámgiám đốđốcc đđiiềềuu hànhhành:: hihiệệuu ququảả titiềềmm nnăăngng vàvà chichi phíphí ththựựcc hihiệệnn –– MMứứcc ququảảnn lílí ccấấpp trungtrung:: ÍchÍch llợợii vàvà ththủủ ttụụcc vvậậnn hànhhành hhệệ ththốốngng mmớớii –– MMứứcc cáncán bbộộ ththừừaa hànhhành:: côngcông nghnghệệ vàvà bíbí quyquyếếtt vvềề hhệệ ththốốngng mmớớii 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 25
26. ThuThu ththậập/phânp/phân tíchtích thôngthông tintin a. Phân tích về tri thức của khán giả đối với chủ đề được trình bày. b. Xác nhận ai là người chủ chốt (có quyền quyết định hay ảnh hưởng tới dự án) c. Ước lượng về kênh thông tin Danh sách kiểm thông tin 1. Trình độ chuyên môn của khán giả (nghiệp vụ, chức vụ, kinh nghiệm, chuyên môn, bí quyết ) 2. Sự quen thuộc của khán giả với vấn đề (mức độ chú ý, lợi ích và tổn thất tiềm năng, chính sách ) 3. Thông tin chung về khán giả (giới tính, tuổi, văn hoá, nhân cách, mối quan tâm, gia đình ) 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 26
27. KKếế hohoạạchch xâyxây ddựựngng 1. Kết cấu nền cơ sở Sự chú ý • Giới thiệu: lôi kéo sự chú ý và mối • Giới thiệu: lôi kéo sự chú ý và mối Quan tâm Nhu cầu quan tâm của khán giả • Trình bầy chính: đưa ra lập luận logic Hấp thu thông tin và những điểm hỗ trợ So sánh/ quyết định • Kết luận: Nhắc lại những điểm chính Quyết định 2. Kế hoạch trình bầy cơ sở Hành động Kiểu/cách tiếp cận trình bày Giới thiệu / Kết luận Làm bản trình bày 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 27
28. CáchCách titiếếpp ccậậnn trìnhtrình bàybày CáchCách titiếếpp ccậậnn gigiảảii quyquyếếtt vvấấnn đềđề 1.1. PhânPhân tíchtích hoànhoàn ccảảnh:nh: TìmTìm manhmanh mmốốii ttừừ tìnhtình huhuốốngng phphứứcc ttạạpp 2.2. TìmTìm nguyênnguyên nhân:nhân: TìmTìm rara cáccác lílí dodo gâygây nênnên tìnhtình huhuốốngng nàynày 3.3. HìnhHình thànhthành vvấấnn đềđề :: ĐặĐặtt rara cáccác mmụụcc tiêutiêu vàvà ưưuu tiêntiên 4.4. TìmTìm gigiảảii pháp:pháp: ChChọọnn gigiảảii pháppháp thíchthích hhợợpp nhnhấấtt 5.5. KKếế hohoạạchch ththựựcc hihiệện:n: MôiMôi trtrườườngng phùphù hhợợpp chocho viviệệcc ththựựcc hihiệệnn gigiảảii pháppháp 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 28
29. CáchCách titiếếpp ccậậnn trìnhtrình bàybày •• CáchCách titiếếpp ccậậnn ddẫẫnn ddắắtt • Nhiều ví dụ có điều chung dẫn tới kết luận •• CáchCách titiếếpp ccậậnn gigiảả thithiếếtt • Giả thiết lớn hơn giả thiết nhỏ hơn kết luận •• CáchCách titiếếpp ccậậnn ththờờii gian:gian: 5 năm trước 2 năm trước hiện tại tương lai •• CáchCách titiếếpp ccậậnn địđịaa lílí Châu Á Châu Âu Châu Phi Châu Mĩ •• CáchCách titiếếpp ccậậnn nhânnhân ququảả Nguyên nhân hiện tại Kết quả tương lai •• CáchCách titiếếpp ccậậnn ưưuu tiêntiên Quan trọng Ít quan trọng 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 29
30. GiGiớớii thithiệệuu // KKếếtt luluậậnn Giới thiệu Giới thiệu Ý tưởng hâm nóng chủ đề – Tự giới thiệu, hâm nóng chủ đề 1. Chuyện đùa – Giới thiệu mục đích chính – Xác nhận các giai đoạn 2. Ảnh, đồ thị, minh hoạ – Cho khán giả những hướng dẫn về kết 3. Tin tức hay xu hướng luận mới Kết luận 4. Câu hỏi hay câu đố – Tóm tắt các tài liệu đã trình bày 5. Trường hợp thực hay – Phát biểu lại yêu cầu và điểm hỗ trợ kinh nghiệm cá nhân – Thông báo về kế hoạch tương lai 6. Trình diễn – Khen ngợi khán giả 7. Các chủ đề có liên quan tới khán giả 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 30
31. LàmLàm bàibài trìnhtrình bàybày Thu thập thông tin cần thiết Lập kế hoạch nói đi cùng cấu trúc trình bày Lập kế hoạch các giai đoạn (demo, thời gian thảo luận) Lập kế hoạch chi tiết về thời gian, trang thiết bị 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 31
32. MMẫẫu:u: ThThờờii giangian bibiểểuu trìnhtrình bàybày Loại Thời Người Ghi chú gian trình bày Giới 1. Tự giới thiệu 10 phút Ô.Nguyễn Văn Tài liệu bài 2. Giải thích tình huống Ba chiếu phát cho 3. Giải thích chủ định (Trưởng dự thiệu 4. Giải thích các giai đoạn án) mọi người 1. Tại sao cần xây dựng hệ thống LAN Ông Hoàng Trình Vấn đề: không thể dùng chung được Văn Hiển (điều thông tin phối viên) bày Mục tiêu: dùng chung csdl 30 phút Dùng máy chính Giải pháp: chiếu a. Cài đặt LAN/WS ; b. Móc nối mọi csdl Kế hoạch thực hiện: a. Ước lượng ngân sách ; b. Lập lịch 2. Trình diễn WS ứng cử viên 15 phút Ông Khôi Trình diễn trên 3. Thảo luận và hỏi đáp 15 phút Ông Hồng WS Tóm tắt 5 phút Bà Xuân Hồng Kết Phát biểu lại vấn đề Yêu cầu luận Đánh giá, ca ngợi 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 32
33. ChuChuẩẩnn bbịị vàvà didiễễnn ttậậpp ChuChuẩẩnn bbịị tàitài liliệệu:u: VVậậtt ttưư trìnhtrình bàybày ởở cáccác địđịnhnh ddạạngng kháckhác nhaunhau ChuChuẩẩnn bbịị câucâu hhỏỏii ththườườngng ggặặpp (FAQ)(FAQ) vàvà câucâu trtrảả llờời.i. Kế hoạch Bản in bài Vật tư trực nghiệp vụ trình bày quan (máy và báo cáo chiếu v.v ) (Đọc tài liệu (Vật tư hỗ trợ) (Phương tiện được yêu cầu) trực quan) 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 33
34. ChuChuẩẩnn bbịị vàvà didiễễnn ttậậpp (t.)(t.) XácXác nhnhậậnn đđiiềềuu kikiệệnn trìnhtrình bàybày ChuChuẩẩnn bbịị vàvà ththờờii kìkì chuchuẩẩnn bbịị VVịị trítrí trìnhtrình bàybày vàvà trangtrang thithiếếtt bbịị CácCác đđiiềềuu kikiệệnn kháckhác DiDiễễnn ttậậpp ĐĐiiềềuu kikiệệnn vvềề ththờờii giangian vàvà vvịị trítrí trìnhtrình bàybày ÝÝ kikiếếnn ttừừ cáccác khánkhán gigiảả ĐĐiiềềuu chchỉỉnhnh viviệệcc trìnhtrình bàybày – Thu xếp thời gian – Giai đoạn chuyển tiếp 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 34
35. TrìnhTrình bàybày bàibài nóinói cócó hihiệệuu ququảả XácXác địđịnhnh bàibài nóinói ttốốtt –– titiếếpp ccậậnn ccơơ ssởở Người hoàn toàn không quan tâm a) Hãy bắt đầu bằng những điều dễ nghe Người bắt đầu lắng nghe b) Hãy giải thích theo cách dễ hiểu Người đã hiểu đầy đủ c) Hãy trình bày theo cách có hiệu quả Người bị ảnh hưởng hoàn toàn 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 35
36. ĐĐiiềềuu làmlàm phânphân tántán khánkhán gigiảả NóiNói quáquá nhanh,nhanh, bbỏỏ nhnhịịpp theotheo ccủủaa khánkhán gigiảả DùngDùng quáquá nhinhiềềuu thuthuậậtt ngngữữ kkĩĩ thuthuậậtt NóiNói chocho chínhchính mìnhmình LLạạcc đềđề QuáQuá nhinhiềềuu ngônngôn ngngữữ thânthân ththểể,, khôngkhông đủđủ hìnhhình ththứứcc KémKém giaogiao titiếếpp bbằằngng mmắắtt NóiNói màmà khôngkhông ttựự tintin hayhay khôngkhông cócó ssứứcc mmạạnhnh 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 36
37. CácCác loloạạii trìnhtrình bàybày Ba loại trình bày Kĩ năng trình bày bằng lời Ngôn ngữ thân thể Cấu trúc và điều phối việc trình bày Dễ nghe Dễ hiểu Hiệu quả Nói -Tốc độ và việc dừng -Phát âm -Tốc độ lưu loát -Nói to Ngôn ngữ -Chuyển động thân thể - Thái độ tương xứng -Cử chỉ (thụ thân thể -Tiếp xúc mắt động) Cấu trúc -Chủ đề hay (như tin tức -Hạ tầng rõ ràng - Định dạng trình mới v.v ) - Các điểm nhỏ rõ bày (dữ liệu, đồ -Chuyển chủ đề rõ thị ) 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 37
38. NóiNói ddễễ nghenghe Tốc độ và việc dừng Trình bầy theo tốc độ nhất quán Luôn dừng lại khi thay đổi sang chủ đề mới (hay đoạn mới) Nói chậm lại khi giải thích các chủ đề khó Việc nghe Hiểu lời nói Tiến trình ghi nhớ Được ghi nhớ Việc giải thích theo nhịp điệu chậm thường mang tính thuyết phục hơn và làm dễ nhớ chi tiết hơn cho thính giả 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 38
39. NóiNói ddễễ nghenghe (ti(tiếếp)p) Nói to Đảm bảo mọi thính giả đều có thể nghe được rõ Dùng microphone khi cần Tránh dùng âm vực cao Nhấn mạnh và lên xuống giọng – Lôi kéo sự chú ý của thính giả – Làn tăng lời nói hay chủ đề quan trọng To nhỏ Lên xuống Tốc độ Nhấn mạnh điểm Nói to Cao Chậm quan trọng Lôi kéo sự chú ý Nói nhỏ Thấp/Tr. bình Nhanh của thính giả 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 39
40. NóiNói ddễễ hihiểểuu Cấu trúc bài nói Bài nói câu từ Từ dễ hiểu: Tránh dùng từ khó Thuật ngữ kĩ thuật, viết tắt, tiếng nước ngoài phải hợp với mức độ hiểu biết của thính giả Dùng tiếng lóng chỉ khi thích hợp Dùng thuật ngữ/từ vựng đúng Câu dễ hiểu: Tránh câu dài Tránh văn phạm khó Dùng tiêu đề nhỏ và bắt câu hiệu quả Phát âm: Phát âm từng từ rõ ràng Phát âm tách biệt từng từ 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 40
41. KKĩĩ thuthuậậtt trìnhtrình bbààyy trtrựựcc quanquan HiHiểểuu cáchcách trìnhtrình bàybày trtrựựcc quanquan Kí hiệu Từ khoá Minh hoạ Hệ thống hoá các Hình Chuyển thành đồ hoạ hay sơ đồ kiểu dữ dung liệu và thông tin Hiểu biết cơ sở đa dạng Dẫn tới khái niệm, ưu tiên, so sánh, xu hướng v.v 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 41
42. KKĩĩ thuthuậậtt trìnhtrình bbààyy trtrựựcc quanquan (t.)(t.) ÍchÍch llợợii ccủủaa trìnhtrình bàybày trtrựựcc quanquan 1.1. GâyGây ấấnn ttượượngng mmạạnhnh 2.2. TómTóm ttắắtt cáccác đđiiểểmm vàvà ýý chínhchính 3.3. DDễễ hihiểểuu 4.4. HHấấpp thuthu nhanhnhanh thôngthông tin;tin; ghighi nhnhớớ ttốốtt hhơơnn 5.5. ThayThay ththếế chocho kinhkinh nghinghiệệmm ththựựcc ttạạii CácCác ddạạngng ththứứcc trìnhtrình bàybày 1.1. ĐĐồồ ththịị ((đểđể hìnhhình dungdung ddữữ liliệệuu vàvà ssốố)) 2.2. SSơơ đđồồ ((đểđể hìnhhình dungdung tìnhtình huhuốốngng hayhay ýý ttưởưởng)ng) 3.3. CácCác ddạạngng kháckhác ((ảảnhnh vvẽẽ,, ảảnhnh chchụụp,p, minhminh hohoạạ)) 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 42
43. DùngDùng nghnghệệ thuthuậậtt trtrựựcc quanquan Hướng dẫn cơ sở Dùng cách tiếp cận khác nhau cho các thính giả khác nhau Dùng sơ đồ thích hợp để hiểu nhanh Thường xuyên nâng mối quan tâm lên Thay thế cho kinh nghiệm thực tại Dùng đúng khối lượng thông tin Tránh nêu ra quá nhiều thông tin Chỉ nêu ra cái gì cần thiết Tránh nhiều chủ đề trên một trang Dạng thức trực quan thích hợp: Mô tả lời Æ dạng thức dữ liệu Æ Đồ thị 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 43
44. DùngDùng nghnghệệ thuthuậậtt trtrựựcc quanquan (t.)(t.) Nâng cao hiệu quả trực quan Phóng to Gạch chân hay chọn font đặc biệt Đặt vào ngoặc nhọn hay hộp Đổi mầu font hay mầu nền Quan sát chi tiết Bảo đảm mọi tài liệu trình bày đều dễ thấy cho khán giả ở cuối Trình bày theo định dạng dễ hiểu Tránh nhiều sở thích cá nhân Cố gắng khích động cảm xúc của khán giả chứ không chỉ đơn giản trưng bầy Tránh dựa vào một công cụ trình bày 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 44
45. QuanQuan hhệệ ttươươngng táctác 1.1. ĐĐọọcc phphảảnn ứứngng ccủủaa khánkhán gigiảả Cùng bạn Không cùng bạn Diễn tả mặt Luôn nhìn vào bạn Không nhìn vào bạn Mỉm cười trên khuôn mặt Không diễn đạt mặt Chuyển động Nghiêng ra trước Nói chuyện, nghỉ ngơi, chơi Ghi chép thường xuyên đùa, nằm lên bàn Gật đầu Nhìn đồng hồ hay nhìn ra ngoài Các dấu hiệu Cười với chuyện đùa của Không phản ứng với khác bạn chuyện đùa Phản ứng tích cực với câu Nói chuyện với người khác hỏi 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 45
46. NhNhữữngng đđiiểểmm lôilôi kéokéo chúchú ýý Trình bày nhiệt tình Thể hiện bạn là người có thẩm quyền về chủ đề trình bày Trích dẫn có thẩm quyền và định nghĩa thuật ngữ Cho mọi người điều họ muốn Dùng chuyện đời thực để làm bài trình bày sinh động và thuyết phục Dùng kinh nghiệm chung làm cơ sở Dùng so sánh và tương phản Thay đổi nhịp độ trình bày (dừng lại hay phân phát tài liệu) Đặt câu hỏi và cho thảo luận Cho nghỉ có giải khát và bánh trái 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 46
47. HHỏỏii câucâu hhỏỏii thíchthích hhợợpp Mục đích đặt câu hỏi 1. Đảm bảo khán giả đang lắng nghe 2. Giúp khán giả hiểu tốt hơn 3. Kiểm tra nhịp độ và việc hiểu Dùng câu hỏi thích hợp 1. Tránh hỏi câu hỏi khó 2. Hỏi câu hỏi cho đa số người 3. Tránh hỏi mẹo hay hỏi xỏ 4. Mỗi lúc hỏi một câu 5. Luôn đáp ứng với câu trả lời và cho đánh giá tích cực Các kiểu câu hỏi khác nhau 1. Đánh giá/So sánh 2. Phân loại hay đặt thứ tự 3. Ví dụ 4. Trích dẫn sự kiện hay kinh nghiệm 5. Ý kiến 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 47
48. TrTrảả llờờii câucâu hhỏỏii Hướng dẫn cơ sở 1. Luôn tích cực với câu hỏi cũng như người hỏi 2. Tóm tắt cả câu hỏi và trả lời 3. Hỗ trợ câu trả lời bằng dữ liệu hay bằng cớ 4. Tôn trọng người hỏi và tránh đối đáp cá nhân Các cách trả lời khác nhau 1. Vì do đó 2. Hỏi ý kiến của người hỏi 3. Hỏi ý kiến của khán giả 4. Trả lời vào lúc cuối của trình bày 5. Tránh việc trả lời 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 48
49. DùngDùng ngônngôn ngngữữ thânthân ththểể TTầầmm quanquan trtrọọngng ccủủaa ngônngôn ngngữữ thânthân ththểể ThôngThông đđiiệệpp màmà khánkhán gigiảả nhnhậậnn đượđược:c: ttừừ viviệệcc nóinói 38%,38%, ttừừ thôngthông tintin 7%,7%, ttừừ tháithái độđộ (ngôn(ngôn ngngữữ thânthân ththểể)) 55%55% MMụụcc đđíchích ccủủaa ngônngôn ngngữữ thânthân ththểể CungCung ccấấpp thôngthông báobáo phphụụ NângNâng caocao táctác độđộngng trìnhtrình bàybày KhánKhán gigiảả ththườườngng nhnhậậnn thôngthông báobáo hayhay đđánhánh giágiá ngngưườờii trìnhtrình bàybày theotheo ngônngôn ngngữữ thânthân ththểể 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 49
50. CácCác kikiểểuu ngônngôn ngngữữ thânthân ththểể CCửử chchỉỉ vàvà hànhhành độđộngng 1.1. ThThảảnhnh ththơơii vàvà ththẳẳngng llưưngng 2.2. TìmTìm chchỗỗ ttốốtt đểđể đặđặtt taytay 3.3. DiDi chuychuyểểnn ttựự nhiênnhiên gigiữữaa phphươươngng titiệệnn trìnhtrình bàybày vàvà khánkhán gigiảả DiDiễễnn đạđạtt mmặặtt vàvà titiếếpp xúcxúc mmắắtt 1.1. BiBiểểuu llộộ ssựự nnăăngng nnổổ vàvà tháithái độđộ tíchtích ccựựcc 2.2. MMỉỉmm ccườườii trêntrên khuônkhuôn mmặặtt 3.3. TránhTránh titiếếpp xúcxúc mmắắtt vàovào khánkhán gigiảả đặđặcc bibiệệt,t, luônluôn kiênkiên địđịnhnh 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 50
51. CácCác ấấnn ttượượngng bênbên ngoàingoài TrangTrang phphụụcc thíchthích hhợợp.p. TránhTránh mmộộtt ssốố đđiiểểmm ĐĐứứngng mmộộtt chânchân DiDi chuychuyểểnn taytay khôngkhông ccầầnn thithiếếtt GãiGãi đđầầu,u, xoaxoa mmặặtt ChoCho taytay vàovào túitúi NóiNói vvớớii đồđồ vvậậtt ChChơơii vvớớii tàitài liliệệuu trìnhtrình bàybày BBưướớcc vòngvòng tròntròn 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 51
52. 2.72.7 ĐĐộộngng nãonão ttậậpp ththểể BrainstormingBrainstorming đđộộngng nãonão ttậậpp ththểể :: làlà mmộộtt hìnhhình ththứứcc hhọọpp đặđặcc bibiệệtt nhnhằằmm xxớớii lênlên vvấấnn đềđề đểđể chuchuẩẩnn bbịị gigiảảii quyquyếếtt CácCác quyquy ttắắcc chungchung nhnhưư sausau :: Mọi người nắm rõ vấn đề cần giải quyết Chỉ phát biểu ý kiến tích cực : không chỉ trích bất cứ ý kiến nào đã nêu và khuyến khích mọi ý kiến Có ý gì cứ nói ngay, không cần đào sâu hay dè dặt Mọi ý kiến đều viết ra lớn để mọi người nhìn, suy nghĩ, kết hợp các ý đã nêu ra một cách tích cực, nảy ra ý mới Cần hoà nhã vui vẻ, coi như một trò chơi Các ý kiến đã nêu không thuộc về bất cứ ai 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 52
53. ĐĐộộngng nãonão ttậậpp ththểể (ti(tiếếp)p) Vai trò người điều khiển rất quan trọng Xác định rõ lúc đầu mục đích và luật chơi Tham dự «loạn ý» vui vẻ như mọi người khác Khách quan vô tư với mọi người, kể cả mình, và mọi ý Đến một lúc nào đó thì tổ chức dần các ý kiến thành từng nhóm tương thích trong khi vẫn tiếp tục động não Biết phát hiện và khen ngợi các ý kiến có tính tăng cường và bổ túc các ý đã có, biết hỏi kích thích Biết lúc nên kết thúc Cuối cùng cần tổng kết Xác định các phương án Đặt ra các câu hỏi cần bổ sung và phân công giải quyết 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 53
54. ĐĐộộngng nãonão ttậậpp ththểể (ti(tiếếp)p) BàiBài ttậậpp 11 Có một viên gạch hình khối chữ nhật (ABCD) (A’B’C’D’); mà các góc, cạnh và mặt bằng đều rất hoàn hảo. Có thêm một cái thước khắc cm đủ dài hơn viên gạch Hãy tìm cách đo đường chéo D’B của viên gạch này với điều kiện chỉ được áp thước một lần để đo A B D C A’ B’ D’ C’ 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 54
55. ĐĐộộngng nãonão ttậậpp ththểể (ti(tiếếp)p) BàiBài ttậậpp 22 CóCó mmộộtt chichiếếcc thuythuyềềnn đđangang bbồồngng bbềềnhnh trêntrên hhồồ TrTrờờii đổđổ ccơơnn giônggiông ddữữ ddộộii làmlàm chìmchìm chichiếếcc thuythuyềền.n. HHỏỏi:i: mmựựcc nnướướcc trongtrong hhồồ sausau ccơơnn giôgiôngng nhnhưư ththếế nàonào soso vvớớii mmựựcc nnướướcc trtrướướcc khikhi giông?giông? CCaoao hhơơnn hayhay ththấấpp hhơơn?n? 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 55
56. LLờờii gigiảảii viviệệcc đđoo ggạạchch A B D C A B D’ ’ C’ ’ 12/6/2004 2 - Ki năng trao đổi 56