›
›

Giáo trình Quản lý dự án xây dựng - Bài 5: Quản lý chi phí - Đặng Xuân Trường

pdf 75 trang huongle 1570
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Quản lý dự án xây dựng - Bài 5: Quản lý chi phí - Đặng Xuân Trường", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_quan_ly_du_an_xay_dung_bai_5_quan_ly_chi_phi_dang.pdf

Nội dung text: Giáo trình Quản lý dự án xây dựng - Bài 5: Quản lý chi phí - Đặng Xuân Trường

  1. QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG CONSTRUCTION PROJECT MANAGEMENT ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh
  2. NỘI DUNG TT NỘI DUNG 1 TỔNG QUAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 2 QUẢN LÝ THỜI GIAN 3 QUẢN LÝ CHI PHÍ 4 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5 QUẢN LÝ RỦI RO 6 SỬ DỤNG MICROSOFT PROJECT 7 ĐẤU THẦU 8 KẾT THÚC DỰ ÁN 2 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  3. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Parviz F. Rad, Project estimating and cost management, Copyright 2002 by Management Concepts, Inc. 2. Dr. Takayuki Minato - SET, AIT Bangkok in collaboration with AIT Vietnam, Project Cost and Financial Management. 3. Đỗ Thị Xuân Lan, Quản lý Dự án xây dựng, Nhà xuất bản ĐHQG TP HCM. 4. TS Lưu Trường Văn - Đại học Mở TP HCM, Bài giảng Quản lý chi phí. 3 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  4. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN  Lợi ích của dự án / Cấu trúc chi phí Vốn đầu tư bao gồm các thành phần chi phí biến Kinh tế - xã hội đổi Xây dựng (Vốn đầu tư) Đất Tài chính (Vốn đầu tư) Hoạt động và quản lý . Kinh tế: Giao thông, năng lượng, kết nối . Xã hội: Hệ thống xử lý nước thải, xử lý chất thải . Tổ chức: chính sách, chính quyền, tổ chức/ cá nhân 4 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  5. DÒNG TIỀN  Dòng tiền vào  Dòng tiền ra 1) Thu nhập 5. Chi phí trực tiếp 2) Vốn Chi phí cố định 3) Vay Chi phí biến đổi (4) = (1) + (2) + (3) 6. Chi phí gián tiếp  Dòng tiền hoạt động: 7. Các chi phí vốn khác 8. Chi phí khấu hao = (14) + (8) hoặc 9. Lãi suất ngân hàng = (4) – (5) + (6) + (7) + 10.Thanh toán vốn vay (9) + (10) – (13) (11) = (5) + (6) + (7) + (9) +(10)  Dòng tiền tự do (Free 12. Lợi ích hoạt động Cash Flow – FCF) = (4) – (11) – (8) = (14) + (8) – Đầu tư vốn 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp  Mục tiêu: tối đa FCF 14. Thu nhập sau thuế = (12) – (13) 5 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  6. KHÁI NIỆM LẬP KẾ HOẠCH VÀ KIỂM SOÁT – CHU TRÌNH PDCA  Làm cho thực tế tốt đẹp hơn kỳ vọng hoặc kế hoạch. 6 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  7. CHI PHÍ TRỰC TIẾP VÀ CHI PHÍ GIÁN TIẾP CÁC KHÁI NIỆM QUAN TRỌNG . Chi phí cố định: Chi phí không phụ thuộc vào sự thay đổi quy mô sản phẩm, hoặc tổng chi phí chung. . Chi phí biến đổi: các chi Chi phí phí khác bao gồm chi phí vật liệu, nhân công, thiết Chi phí bị, công việc gián tiếp, biến đổi v.v Đây là thành phần có thể giảm bởi cách quản lý tốt. Chi phí cố định Sản phẩm 7 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  8. CHI PHÍ TRỰC TIẾP VÀ CHI PHÍ GIÁN TIẾP (tt1) . Chi phí cơ hội: giá trị được cung cấp bởi các khoản đầu tư tương đương, thông thường trong thị trường vốn. . Chi phí chìm: chi phí đầu tư thời gian và tiền bạc không thể lấy lại được do những quyết định sai lầm trong quá khứ. 8 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  9. CHI PHÍ TRỰC TIẾP VÀ CHI PHÍ GIÁN TIẾP (tt2)  Chi phí trực tiếp: những chi phí có thể nhận biết với việc hoàn thành một công việc cụ thể.  Chi phí gián tiếp: tất cả các chi phí khác, chi phí chung. Công việc gián tiếp được kiểm soát dựa trên ngân sách dự án, trong khi chi phí chung được kiểm soát tại trụ sở dựa trên một ngân sách riêng. 9 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  10. CHI PHÍ NHÂN CÔNG/ THỜI GIAN  Tiền lương trực tiếp Năng suất x Số lượng x Đơn giá theo thời gian  Phụ cấp theo chế độ: là lợi ích ngoài lương như nhà ở, bảo hiểm y tế, trợ cấp hưu trí, nghỉ ốm, nghỉ phép v.v  An sinh xã hội: lương hưu  Bảo hiểm thất nghiệp  Bảo hiểm an toàn lao động: chi trả cho chấn thương do tai nạn lao động  Trách nhiệm cộng đồng/ Bảo hiểm tài sản: bảo hiểm cho người hoặc là hư hỏng đối với tài sản ở khu vực lân cận. 10 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  11. CHI PHÍ NHÂN CÔNG/ THỜI GIAN (tt)  VD: Chi phí nhân công theo giờ Lương trực Tỷ lệ cơ bản = 10/giờ x 60 giờ = 600 tiếp Tỷ lệ có bảo hiểm = 12/giờ x 10 giờ = 120 Phụ cấp chế Lương hưu = 0.5/giờ độ Sức khỏe = 0.5/giờ 1.7/giờ x = 102 Nghỉ lễ = 0.6/giờ 60 giờ Còn lại = 0.1/giờ Bảo hiểm An toàn lao động = 4 4.85 x = 29.1 Trách nhiệm cộng đồng & (600/100) tài sản = 1.7 x 0.5 = 0.85 Thất nghiệp 0.05 x 720 = 36 Tổng 860.1 Chi phí nhân công theo giờ trung bình 860.1/60 = 14.34/giờ 11 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  12. CHI PHÍ THIẾT BỊ/ THỜI GIAN (tt)  Chi phí sở hữu: là những chi phí cố định phải chịu hàng năm . Khấu hao = sự giảm trong giá trị thị trường . Chi phí đầu tư = Lãi suất vay . Bảo hiểm . Thuế . Chi phí bảo quản  Chi phí hoạt động: là những chi phí biến đổi (/giờ) và chỉ phải chịu khi thiết bị được sử dụng. . Chi phí nhiên liệu . Chi phí dịch vụ = dầu, mỡ, vv . Chi phí sửa chữa . Chi phí vỏ bánh xe . Chi phí cho các mặt hàng đặc biệt = cạnh cắt, bít . Tiền lương 12 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  13. THIẾT BỊ SẢN XUẤT  Mối quan hệ cơ bản . Sản xuất = Khối lượng/chu kỳ x chu kỳ / giờ . Chi phí / đơn vị sản xuất = Chi phí / giờ / Sản xuất  Ví dụ: Máy xúc thủy lực . Sản lượng chu kỳ = 200 chu kỳ / giờ . Khối lượng / chu kỳ = 0,6 m3, (yếu tố lấp đầy ống bơm = 0.9) . Hiệu quả công việc = 50/60 = 0,833 . Sản lượng = 200 x 0,6 x 0,9 x 0,833 = 90 m3/giờ 13 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  14. CHI PHÍ VẬT LIỆU  Chi phí mua: giá thực tế  Chi phí đặt hàng: tổng các chi phí yêu cầu  Chi phí thực hiện: lưu trữ/ tổng kho, bảo hiểm/ thuế, tái xử lý  Chi phí stock-out: chi phí liên quan đến cơ hội bị mất do sự cạn kiệt của hàng tồn kho, gây ra trì hoãn và gián đoạn công việc. 14 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  15. QUẢN LÝ CHI PHÍ 15 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  16. CHƯƠNG 4 QUẢN LÝ CHI PHÍ Quản lý chi phí dự án bao gồm các quy trình liên quan tới kế hoạch, dự toán, ngân sách, tài chính, nguồn vốn, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể hoàn thành trong ngân sách được chấp thuận. Quy trình quản lý chi phí bao gồm: • Kế hoạch quản lý chi phí (Plan Cost Management) • Ước lượng chi phí (Estimate Costs) • Lập ngân sách dự án (Determine Budget) • Kiểm soát chi phí (Control costs) 16 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  17. 4.1. KẾ HOẠCH QUẢN LÝ CHI PHÍ  Kế hoạch quản lý chi phí: là quy trình thiết lập các chính sách, thủ tục, và văn bản cho việc lập kế hoạch, quản lý, sử dụng và kiểm soát chi phí dự án.  Lợi ích: cung cấp hướng dẫn và định hướng quản lý chi phí trong suốt toàn bộ dự án. Dữ liệu Phương pháp Kết quả • Ý kiến • Kế hoạch • Kế hoạch QLDA chuyên gia quản lý chi • Điều lệ dự án • Kỹ thuật phí • Môi trường doanh phân tích nghiệp • Các cuộc họp • Nguồn lực 17 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  18. PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH  Ý kiến chuyên gia (Expert judgment): . Dựa trên các thông tin đã có và các dự án tương tự trước đây. . Đánh giá từ nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau mà phù hợp với việc phát triển kế hoạch quản lý chi phí.  Kỹ thuật phân tích (Analytical Techniques) . Lựa chọn nguồn vốn dự án: vốn tự có, vốn cổ phần, vốn vay . Nguồn lực: sản xuất, mua, thuê hoặc cho thuê . Các kỹ thuật tài chính: thời gian hoàn vốn (Payback period), hoàn vốn đầu tư (ROI), tỷ lệ hoàn vốn nội bộ (IRR), dòng tiền chiết khấu , giá trị hiện tại ròng (NPV). 18 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  19. KẾT QUẢ  Kế hoạch quản lý chi phí là môt phần của kế hoạch quản lý dự án.  Kế hoạch quản lý chi phí mô tả cách chi phí dự án sẽ được quy hoạch, tổ chức và kiểm soát.  Các quy trình quản lý chi phí và phương pháp thực hiện được diễn tả trong kế hoạch quản lý chi phí. 19 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  20. KẾT QUẢ (tt1)  Ví dụ, kế hoạch quản lý chi phí có thể thiết lập như sau: . Đơn vị đo: giờ làm việc, ngày làm việc, tuần, mét, km . Mức độ làm tròn: VD: 100,49 -> 100; hoặc 995,59 -> 1.000, phụ thuộc quy mô công tác và tầm quan trọng của dự án. . Độ chính xác: giới hạn có thể chấp nhận (VD: 10%) khi xác định chi phí ước tính thực tế, có thể bao gồm chi phí dự phòng. . Mối liên hệ tổ chức: Dựa trên cấu trúc công việc (WBS), mỗi công tác gắn với một mã số duy nhất liên kết trực tiếp tới hệ thống kế toán của tổ chức. 20 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  21. KẾT QUẢ (tt2) . Ngưỡng kiểm soát: thường diễn tả theo độ lệch % so với kế hoạch ban đầu. . Quy định về xác định hiệu quả: thiết lập phương pháp giá trị đạt được (EVM). VD, kế hoạch quản lý chi phí có thể: • Xác định các công tác của WBS mà tại đó thực hiện xem xét hiệu quả chi phí. • Thiết lập kỹ thuật xác định giá trị đạt được (VD: những sự kiện quan trọng, công thức, phần trăm hoàn thành,v.v.) • Xác định phương pháp theo dõi và cân bằng tính toán giá trị đạt được để ước tính chi phí dự án tại thời điểm hoàn thành (EAC). 21 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  22. KẾT QUẢ (tt3) . Hình thức báo cáo. . Mô tả quy trình: quy trình quản lý chi phí được ghi thành văn bản. . Các chi tiết bổ sung: • Mô tả chiến lược lựa chọn nguồn vốn • Thủ tục về biến động tỷ giá • Thủ tục ghi lại chi phí dự án 22 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  23. 4.2. ƯỚC TÍNH CHI PHÍ  Ước tính chi phí là quá trình phát triển các nguồn lực tài chính cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án.  Lợi ích: xác định số lượng chi phí cần thiết để hoàn thành công tác dự án.  Dự toán chi phí là một ước tính dựa trên các thông tin được biết đến tại một thời điểm nhất định.  Đơn vị: thường được thể hiện bằng đơn vị tiền tệ, trong một số trường hợp sử dụng đơn vị đo khác, như giờ làm việc hoặc ngày  Dự toán cần được xem xét và chỉnh sửa trong suốt quá trình dự án 23 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  24. 4.2. ƯỚC TÍNH CHI PHÍ Dữ liệu Phương pháp Kết quả • Kế hoạch QL • Đánh giá của chuyên gia chi phí • Ước lượng tương tự • Dự toán chi • Kế hoạch QL • Ước lượng tham số phí công tác nhân sự • Ước lượng Bottom-up • Cơ sở của dự • Quy mô dự án toán • Ước lượng 3 điểm • Tiến độ dự án • Cập nhật tài • Phân tích dự phòng • Rủi ro liệu dự án • Phần mềm QLDA • Môi trường • Phân tích giá nhà cung cấp doanh nghiệp • Kỹ thuật quyết định • Nguồn lực nhóm 24 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  25. CÁC PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH CHI PHÍ  Đánh giá của chuyên gia  Ước lượng tương tự  Ước lượng tham số  Ước lượng Bottom-up  Ước lượng 3 điểm  Phân tích dự trù  Phần mềm QLDA  Phân tích giá nhà cung cấp  Kỹ thuật quyết định nhóm 25 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  26. ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ Ước tính tương tự (Analogous Estimating)  Còn được gọi là top-down estimating, tức là sử dụng các chi phí thực của những dự án tương tự trước đó như là cơ sở cho việc ước tính chi phí cho dự án hiện hành.  Nó thường được dùng khi chúng ta có rất ít thông tin về dự án, VD: trong giai đoạn đầu của dự án.  Ít tốn chi phí hơn nhưng cũng ít chính xác hơn.  Ước tính tương tự sử dụng thông tin trước đó và đánh giá của chuyên gia. 26 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  27. ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ (tt)  Dự toán tương tự có thể áp dụng cho toàn bộ dự án hoặc một phần dự án, kết hợp với các phương pháp tính toán khác.  Dự toán tương tự đáng tin cậy nhất khi các dự án trước đó tương tự trong thực tế. 27 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  28. ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ (tt) Ưu điểm:  Tương đối nhanh  Áp dụng tốt cho hoạch định của lãnh đạo.  Thường dùng trong giai đoạn ban đầu của dự án, khi mà các thông tin chi tiết về dự án hầu như chưa có hoặc có rất ít.  Ít tốn phí hơn các phương pháp khác.  Dễ thuyết phục vì dựa trên so sánh và dữ liệu quá khứ  Tin cậy khi các dự án đã hoàn thành trước đó có điều kiện tương tự. 28 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  29. ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ Nhược điểm:  Không chính xác vì không nhận ra được sự khác biệt giữa các dự án. Vì thế không thể sử dụng nó như là cơ sở cho việc kiểm soát chi phí dự án. 29 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  30. PHƯƠNG PHÁP ƯỚC LƯỢNG THAM SỐ Phương pháp ước lượng tham số - Parametric Estimating  Dự toán tham số sử dụng một mối quan hệ thống kê giữa dữ liệu lịch sử liên quan với các biến số khác (VD: m2 trong xây dựng).  Có thể tạo ra mức độ chính xác cao hơn  Có thể áp dụng cho toàn bộ dự án hoặc từng phần dự án, kết hợp với các phương pháp tính toán khác. 30 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  31. PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH BOTTOM-UP  Kỹ thuật này liên quan đến ước lượng chi phí của các công việc riêng, sau đó sẽ cộng dồn lên mức cao hơn để có được tổng chi phí của dự án.  Khi công việc được chia càng nhỏ thì độ chính xác của ước tính sẽ gia tăng.  Chi phí va mức chính xác của phương pháp bottom-up thường bị ảnh hưởng bởi quy mô và độ phức tạp của từng công tác. 31 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  32. PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH BOTTOM-UP (tt) Ưu điểm:  Dựa trên WBS  Được xác định dựa trên những cá nhân đang kiểm soát các công tác.  Độ chính xác tốt nếu các cá nhân phụ trách công tác nhiều kinh nghiệm và thành thạo. Nhược điểm:  Thời gian  Có thể ước lượng lớn hơn so với mức cần thiết. 32 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  33. PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH 3 ĐIỂM  Tính chính xác của dự toán đơn điểm có thể cải thiện bằng cách xem xét dự toán không chắc chắn và rủi ro và sử dụng ba ước tính để xác định một phạm vi tương đối cho chi phí của một công tác: . Rất có thể (Most likely - cM): chi phí dựa trên đánh giá nỗ lực thực tế cho công việc và các chi phí dự đoán. . Lạc quan (Optimistic - cO): chi phí dựa trên phân tích tính huống tốt nhất của công tác. . Bi quan (Pessimistic - cP): chi phí dựa trên phân tích tình huống xấu nhất của công tác. 33 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  34. PHƯƠNG PHÁP ƯỚC TÍNH 3 ĐIỂM (tt)  Tùy thuộc vào sự phân bố giả định của các giá trị trong phạm vi của ba ước tính chi phí dự kiến, có thể tính toán theo công thức. Hai công thức phổ biến được sử dụng là phân phối tam giác và phân phối beta: . Phân phối tam giác (Triangular Distribution): cE = (cO + cM + cP) / 3 . Phân phối beta (Beta Distribution): cE = (cO + 4cM + cM) / 6  Dự toán dựa trên 3 điểm với một phân phối giả định cung cấp một chi phí dự kiến và làm rõ phạm vi không chắc chắn xung quanh chi phí dự kiến. 34 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  35. PHÂN TÍCH DỰ PHÒNG  Dự toán có thể bao gồm chi phí dự phòng (đôi khi được gọi là phụ cấp dự phòng) cho những chi phí không chắc chắn.  Chi phí dự phòng thường được xem như là một phần của ngân sách nhằm giải quyết những vấn đề biết và chưa biết rõ có thể ảnh hưởng đến một dự án. VD: một số công việc phải sửa chữa có thể dự tính trước, nhưng không biết rõ khối lượng của những công việc này.  Chi phí dự phòng có thể ước tính cho một công tác cụ thể hoặc cho toàn bộ dự án. 35 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  36. PHÂN TÍCH DỰ PHÒNG (tt)  Chi phí dự phòng có thể tính theo tỷ lệ phần trăm của dự toán, có thể là số cố định hoặc có thể sử dụng phương pháp phân tích định lượng.  Khi thông tin của dự án chính xác hơn, chi phí dự phòng có thể được sử dụng, giảm hoặc loại bỏ.  Chi phí dự phòng cần được xác định rõ trong các văn bản 36 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  37. CHI PHÍ CỦA CHẤT LƯỢNG – COST OF QUALITY (COQ)  Giả thiết về chi phí của chất lượng có thể được sử dụng để tính chi phí công tác.  Chi phí chất lượng bao gồm tất cả các chi phí phát sinh trong vòng đời sản phẩm bằng cách đầu tư vào việc ngăn ngừa sự không đáp ứng các yêu cầu, đánh giá sản phẩm phù hợp với yêu cầu hay cần sửa chữa.  Chi phí sửa chữa thường được phân loại: nội bộ (thuộc dự án) và bên ngoài (khách hàng).  Chi phí sửa chữa còn được gọi là chi phí của sự thiếu chất lượng. 37 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  38. CHI PHÍ CỦA CHẤT LƯỢNG – COST OF QUALITY (COQ) Chi phí cho sự không Chi phí cho sự phù hợp phù hợp Chi phí ngăn ngừa (XD sản phẩm chất lượng) Chi phí lỗi nội bộ - Đào tạo (Lỗi trong dự án) - Thiết lập văn bản - Sửa chữa - Thiết bị - Thời gian - Phế liệu Chi phí đánh giá Chi phí lỗi bên ngoài (Đánh giá chất lượng) (Lỗi do khách hàng) - Thử nghiệm -Nợ - Thiệt hại do thử nghiệm phá - Bảo hành sản phẩm hủy - Thất thoát kinh doanh - Kiểm tra Tiền sử dụng trong và sau dự 38 Tiền sử dụngThS.trong Đặng Xuândự Trườngán đ - ThS.ể Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014 phòng tránh lỗi án để sửa chữa lỗi
  39. PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN  Ứng dụng phần mềm quản lý dự án, bảng tính, mô phỏng, và các công cụ thống kê  Đơn giản hóa việc sử dụng những kỹ thuật tính toán chi phí.  Tạo thuận lợi cho việc xem xét nhanh chóng phương án tính toán thay thế. 39 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  40. 4.3. LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (Determine Budget)  Lập ngân sách là quá trình tập hợp chi phí ước tính của các hoạt động riêng lẻ hoặc các công tác để thiết lập một chi phí cơ bản.  Lợi ích: xác định đường chi phí cơ bản dựa trên việc thực hiện dự án có thể theo dõi và kiểm soát. 40 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  41. LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN (tt1) Dữ liệu Phương pháp Kết quả • Kế hoạch QLCP • Tập hợp chi phí • Đường chi phí cơ • Quy mô • Phân tích dự phòng bản • Ước tính chi phí • Đánh giá của chuyên gia • Yêu cầu ngân sách • Dự toán cơ sở • Mối liên hệ trong quá dự án • Tiến độ dự án khứ • Cập nhật tài liệu • Tiến độ nguồn lực. • Điều hòa giới hạn vốn dự án • Rủi ro • Hợp đồng • Qui trình thủ tục 41 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  42. TẬP HỢP CHI PHÍ  Các chi phí ước tính được tập hợp theo các công việc trong WBS.  Dự toán từng công việc sau đó được tập hợp cho mức cao hơn của WBS (như là cấp quản lý) và cuối cùng là cho toàn bộ dự án. 42 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  43. TẬP HỢP CHI PHÍ (tt) 43 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  44. ĐÁNH GIÁ CỦA CHUYÊN GIA  Được hướng dẫn bởi các chuyên gia trong các lĩnh vực ứng dụng, chuyên môn, nghề nghiệp hoặc dự án tương tự.  Tư vấn chuyên môn có thể được cung cấp bởi bất kỳ nhóm hoặc cá nhân có kiến thức chuyên ngành, kỹ năng, kinh nghiệm.  Các chuyên gia có thể là: . Các đơn vị trong việc tổ chức thực hiện, . Tư vấn, . Các bên liên quan, bao gồm khách hàng, . Hội nghề nghiệp và kỹ thuật . Các nhóm ngành 44 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  45. MỐI LIÊN HỆ TRONG QUÁ KHỨ  Bất kỳ mối liên hệ nào trong quá khứ mà kết quả trong ước tính thông số và ước tính tương tự liên quan tới việc sử dụng các thông số dự án để phát triển mô hình toán học ước tính tổng chi phí dự án.  Những mô hình như vậy có thể đơn giản (VD: tính toán theo đơn giá) hoặc phức tạp (sử dụng phần mềm có nhiều yếu tố điều chỉnh riêng biệt). 45 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  46. MỐI LIÊN HỆ TRONG QUÁ KHỨ  Cả chi phí và độ chính xác của các mô hình tương tự và tham số có thể rất khác nhau. Chúng đáng tin cậy khi: . Thông tin sử dụng để phát triển các mô hình là chính xác. . Các thông số được sử dụng trong các mô hình có thể dễ dàng xác định số lượng. . Mô hình có thể mở rộng, như vậy chúng có thể sử dụng cho các dự án lớn, dự án nhỏ hoặc các giai đoạn của 1 dự án. 46 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  47. ĐIỀU HÒA GIỚI HẠN VỐN  Chi phí vốn nên được hài hòa với bất kỳ giới hạn vốn nào trên cam kết vốn của dự án.  Sự chênh lệch giữa các giới hạn vốn và chi phí theo kế hoạch đôi khi cần có sự điều chỉnh tiến độ công việc để cân bằng tỷ lệ của chi phí.  Điều này được thực hiện bằng cách đặt ra những ràng buộc về kỳ hạn đối với công việc vào tiến độ dự án. 47 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  48. ĐƯỜNG CHI PHÍ CƠ SỞ  Đường chi phí cơ sở là ngân sách dự án theo từng giai đoạn đã được phê duyệt.  Được sử dụng làm cơ sở để so sánh với kết quả thực tế. 48 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  49. ĐƯỜNG CHI PHÍ CƠ SỞ (tt)  Với các dự án có thời gian thực hiện dài hơn, đường chi phí cơ sở được sử dụng để xác định và đảm bảo nguồn vốn dự án.  Nếu phạm vi dự án thay đổi, các đường chi phí cơ sở và ngân sách đã được phê duyệt phải sửa đổi cho phù hợp. 49 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  50. 4.4. KIỂM SOÁT CHI PHÍ  Trong giai đoạn thực hiện dự án, cần theo dõi tình trạng của các hoạt động.  Bất kỳ sai lệch tiến độ, chất lượng hoặc phạm vi cho một hoạt động rất có thể tác động tới chi phí.  Kiểm soát chi phí dự án đòi hỏi kiểm tra tình trạng tổng thể của từng hoạt động. 50 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  51. KIỂM SOÁT CHI PHÍ (tt1)  Cần đánh giá tình trạng hiện tại so với đường chi phí cơ sở để xác định bất kỳ thay đổi chi phí cho dự án: . Dự án tiến triển theo đúng tiến độ: . Dự án đáp ứng mục tiêu chất lượng? . Dự án đảm bảo chi phí theo kế hoạch?  Giúp đưa ra các khắc phục cần thiết và cho phép dự đoán tổng chi phí dự án tại thời điểm hoàn thành.  Nếu chi phí dự án đi quá xa với đường chi phí cơ sở, cần thay đổi kế hoạch dự án. 51 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  52. TÍNH TOÁN SỰ CHÊNH LỆCH CHI PHÍ CV = BCWP - ACWP CHÊNH LỆCH TIÊU CỰC CHỈ RA CHI PHÍ VƯỢT MỨC 52 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  53. TÍNH TOÁN SỰ CHÊNH LỆCH TIẾN ĐỘ SV = BCWP - BCWS CHỈ SỐ CHÊNH LỆCH TIÊU CỰC TÌNH TRẠNG CHẬM TIẾN ĐỘ 53 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  54. CHÊNH LỆCH THEO PHẦN TRĂM SV CHÊNH LỆCH TIẾN ĐỘ % = x 100% (Schedule Variance % - SVP) BCWS CV CHÊNH LỆCH CHI PHÍ % = x 100% (Cost Variance % - CVP) BCWP 54 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  55. GIỚI HẠN CHÊNH LỆCH  Mức chênh lệch cho phép có thể phụ thuộc vào các nhân tố như: . Các giai đoạn vòng đời dự án . Độ dài của từng giai đoạn . Độ dài của dự án . Hình thức ước tính chi phí . Mức độ chính xác của dự toán 55 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  56. PHÂN TÍCH CHÊNH LỆCH DỰ ÁN 56 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  57. CHỈ SỐ HIỆU SUẤT BCWP HIỆU SUẤT CHI PHÍ = (Cost Performance Index - CPI) ACWP BCVP HIỆU SUẤT TIẾN ĐỘ = (Schedule Performance Index - SPI) BCWS 57 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  58. VÍ DỤ CHỈ SỐ HIỆU SUẤT 58 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  59. CÂU HỎI PHÂN TÍCH CHÊNH LỆCH . Nguyên nhân gây ra sự chênh lệch? . Ảnh hưởng của thời gian, chi phí và hiệu suất là gì? . Ảnh hưởng tới các vấn đề khác? Nếu có . Các hoạt động khắc phục đã có trong kế hoạch hoặc theo cách nào? . Kết quả kỳ vọng của hoạt động khắc phục? 59 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  60. BÁO CÁO GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC 60 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  61. QUI TRÌNH BÁO CÁO  Qui trình báo cáo cần trả lời 4 câu hỏi cơ bản sau: 1. Tình trạng công việc ngày hôm nay (tiến độ và chi phí)? 2. Dự án sẽ kết thúc như thế nào (tiến độ và chi phí)? 3. Rủi ro hiện tại và tương lai? 4. Các vấn đề đặc biệt cần xác định và cách giải quyết? 61 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  62. ƯỚC TÍNH CHI PHÍ TẠI THỜI ĐIỂM HOÀN THÀNH – ESTIMATE AT COMPLETION ACWP EAC = x Ngân sách tại thời điểm hoàn thành BCWP (Budget at Completion – BAC)  Ước tính chi phí tại thời điểm hoàn thành là ước tính tốt nhất của tổng chi phí tại thời điểm hoàn thành dự án.  EAC là một đánh giá định kỳ về tình trạng dự án – thường trên cơ sở hàng tháng hoặc cho đến khi một sự thay đổi đáng kể được xác định. 62 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  63. BÁO CÁO DỰ ÁN HÀNG THÁNG 1. Phân tích chênh lệch 1/3/2014 Đv: 1.000 vnđ Công Tình trạng BCWS BCWP Actual Chênh lệch (%) tác công việc Cost Tiến độ Chi phí 1 Đã hoàn thành 100 100 100 0 0 2 Đã hoàn thành 50 50 55 0 -10 3 Đã hoàn thành 50 50 40 0 20 4 Chưa bắt đầu 70 0 0 -100 - 5 Đã hoàn thành 90 90 140 0 -55.5 6 Chưa bắt đầu 40 0 0 -100 - 7 Đã bắt đầu 50 50 25 0 50 8 Chưa bắt đầu 0 0 0 - - Tổng 450 340 360 -24.4 -5.9 63 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  64. BÁO CÁO DỰ ÁN HÀNG THÁNG (tt) 2. Ước tính tại thời điểm hoàn thành (EAC) . EAC = (360/340) x 579,000 = 613,059 . Chi phí vượt mức: = 613,059 – 579,000 = 34,059 3. Kết luận về chi phí: . Chi phí đang vượt quá xấp xỉ 5,9% so với ngân sách so trả lương cao hơn. 4. Kết luận về tiến độ: . Tiến độ chậm 24.4% do công tác số 4 và số 6 chưa bắt đầu do thiếu vật liệu. . Nếu làm thêm giờ sẽ giúp dự án đúng tiến độ nhưng chi phí cho nhân công trực tiếp tăng 2.5%. 64 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  65. BÁO CÁO DỰ ÁN HÀNG THÁNG (tt) 5. Báo cáo theo mốc thời gian: Công Hoàn thành theo Dự kiến hoàn Hoàn thành tác kế hoạch thành thực tế 1 1/2/2014 1/2/2014 2 31/12/2013 31/12/2013 3 15/1/2014 15/12/2013 4 5/3/2014 5/3/2014 5 25/2/2014 25/2/2014 6 28/2/2014 28/2/2014 7 15/4/2014 15/4/2014 8 1/4/2014 1/4/2014 65 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  66. BÁO CÁO DỰ ÁN HÀNG THÁNG (tt) 6. Báo cáo từng công tác: Vấn đề hiện Tiềm năng Kế hoạch khắc phục tại ảnh hưởng (a) Thiếu vật Vượt chi phí . Lên kế hoạch làm việc ngoài liệu và chậm tiến giờ. độ . Sử dụng nhân công chi phí thấp. . Giá vật liệu kỳ vọng sẽ giảm vào tuần tới (b) Khách Có thể cần lập Khách hàng sẽ cung cấp yêu hàng không kế hoạch bổ cầu sửa chữa vào ngày hài lòng với sung 4/3/2014. kết quả kiểm định 66 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  67. CÁC VẤN ĐỀ CỦA CHI PHÍ  Ngân sách không thực tế do thiếu kỹ thuật tính dự toán hoặc tiêu chuẩn.  Cấu trúc phân bố công việc không đầy đủ  Không có chính sách quản lý về báo cáo và kiểm soát hoạt động  Bắt đầu và kết thúc của các công tác và sự kiện không theo trình tự  Ở những mức thấp hơn của WBS thiếu xác định công việc 67 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  68. CÁC VẤN ĐỀ CỦA CHI PHÍ (tt)  Kế hoạch chính thức không đầy đủ dẫn tới sự không chú ý, hoặc thường xuyên không kiểm soát  Không so sánh chi phí thực tế với chi phí theo kế hoạch  So sánh chi phí thực tế và chi phí theo kế hoạch sai cấp độ quản lý.  Vấn đề kỹ thuật cho những công việc không nhìn thấy  Chậm tiến độ dẫn tới tăng chi phí cho công việc ngoài giờ  Chi phí vật liệu gia tăng không thực tế 68 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  69. CÁC VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO TỪNG LĨNH VỰC 1. Về tổ chức . Cấu trúc phân bổ công việc không đầy đủ . Thiếu xác định công việc tại các cấp công việc . Chính sách hệ thống chính thức không đầy đủ 2. Kế hoạch và Ngân sách . Thiếu kế hoạch chuyển tiếp . Phân bổ ngân sách quá mức . Thiếu sự tích hợp của ngân sách, tiến độ, công việc 69 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  70. CÁC VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO TỪNG LĨNH VỰC 3. Phân tích: . Xác định tình trạng công việc không dựa trên công việc hoàn chỉnh . So sánh chi phí thực tế và chi phí theo kế hoạch tại các cấp độ không phù hợp 70 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  71. CÁC VẤN ĐỀ CHI PHÍ THEO GIAI ĐOẠN 1. Giai đoạn đề xuất . Lỗi do không hiểu các yêu cầu của khách hàng . Đánh giá năng lực nội bộ không thực tế . Đánh giá thấp yêu cầu về thời gian 71 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  72. CÁC VẤN ĐỀ CHI PHÍ THEO GIAI ĐOẠN (tt1) 2. Giai đoạn lập kế hoạch . Bỏ qua . Cấu trúc công việc không chính xác . Giải thích sai thông tin . Sử dụng sai kỹ thuật ước tính ci phí . Lỗi khi xác định và tập trung vào các thành phần chi phí chính . Lỗi khi đánh giá và dự phòng rủi ro 72 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  73. CÁC VẤN ĐỀ CHI PHÍ THEO GIAI ĐOẠN (tt2) 3. Giai đoạn thương thảo . Ép buộc một thỏa hiệp tốc độ . Mua sắm mức giá trần . Nhóm thương thảo phải “Chiến thắng “ 4. Giai đoạn hợp đồng . Không nhất quán về hợp đồng . SOW khác từ những yêu cầu RFP . Nhóm đề xuất khác với nhóm dự án 73 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  74. CÁC VẤN ĐỀ CHI PHÍ THEO GIAI ĐOẠN (tt3) 5. Giai đoạn thiết kế . Chấp thuận các yêu cầu của khác hàng mà không được sự đồng ý của quản lý . Có vấn đề về kết nối với khách hàng và dữ liệu thông tin . Những vấn đề trong các cuộc họp xem xét thiết kế 6. Giai đoạn thi công . Chi phí vật liệu vượt quá mức . Thông tin kỹ thuật không được chấp thuận . Biện pháp thi công không thống nhất 74 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014
  75.  Dang Xuan Truong, Ph.D. Candidate  dangxuantruong@hcmutrans.edu.vn  dxtruong.blogspot.com  www.facebook.com/bkdxtruong 75 ThS. Đặng Xuân Trường - ThS. Hoàng Quỳnh Anh Wednesday, April 16, 2014