Giáo trình Quản lý dự án xây dựng - Chương 6: Quản lý chi phí - Đặng Xuân Trường

Nội dung text: Giáo trình Quản lý dự án xây dựng - Chương 6: Quản lý chi phí - Đặng Xuân Trường

1. 1 QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG ThS. Đặng Xuân Trường TS. Đặng Thị Trang dangxuantruong@hcmutrans.edu.vn dangtrang@hcmutrans.edu.vn
2. QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG NỘI DUNG I. Tổng quan về dự án xây dựng II. Tổ chức dự án III. Hoạch định và thiết kế IV. Lựa chọn nhà thầu V. Các kí thuật QLDAXD trong giai đoạn TC VI. Quản lý trong giai đoạn kết thúc dự án 2
3. KẾ HOẠCH THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN KẾ HOẠCH, THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT DA • LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC • QUẢN LÝ THỜI GIAN • QUẢN LÝ CHI PHÍ • QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG • QUẢN LÝ AN TOÀN • QUẢN LÝ RỦI RO Hoạch Tổ chức Tổ chức Lựa chọn Kết thúc định và và chuẩn Thi công dự án nhà thầu dự án thiết kế bị TC 3
4. QUẢN LÝ CHI PHÍ 4
5. QUY TRÌNH QUẢN LÝ QUY TRÌNH QUẢN LÝ 1 2 5 PM DESCRIP OF PE1 PE2 Adm. WORK “HOW” OBJECTIVES LOGICAL PROJECT SEQUENCE 7 ORGANIZATION AND RESOURCE BUDGET REQUIREMENTS MANPOWER SCHEDULE “WHO” 4 3 WORK PLAN SCOPE OF WORK “WHAT” 6 PROJECT OBJECTIVES “HOW MUCH” “WHO DOES WHAT” “WHEN” WORK WORK WORK PROJECT BREAKDOWN PACKAGE BASE PLAN STRUCTURE DESCRIPTION SCHEDULE 5
6. QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHI PHÍ 1. KẾ HOẠCH CHI PHÍ 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ 6
7. QUẢN LÝ CHI PHÍ7 QUÁ TRÌNH DỰ ÁN Hình Khả thi Thiết kế thành Client Preliminary Developed Construction Brief Design Design Drawings Được phép Được lập kế hoạch phép thi công Kết thúc và bàn Thi công giao Được phép thi công Source: adapted from Unitec, New Zealand 7
8. QUẢN LÝ CHI PHÍ8 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ Cost THIẾT LẬP NGÂN SÁCH CHO DA Analysis Initiation Feasibility Design Client Preliminary Developed Construction Brief Design Design Drawings LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ: làm việc với đội thiết kế để đảm bảo công trình được thiết kế nằm trong ngân sách Giá HĐ + các chi phí cho phép (hoặc duyệt lại ngân sách) phát sinh = Ngân sách được điều chỉnh Commissioning Construction and hand over Giá hợp đồng QUẢN LÝ CHI PHÍ CHO CÁC SỰ THAY ĐỔI cuối cùng Cost Analysis Source: adapted from Unitec, New Zealand 8
9. QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHI PHÍ 1. KẾ HOẠCH CHI PHÍ 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 9
10. KẾ HOẠCH CHI PHÍ Dữ liệu về chi phí được ước tính dựa trên BoQ các DA trước Plus analysis of the final saccount + cácfor thephân projecttích riêng cho DA Source: adapted from Unitec, New Zealand 10
11. KẾ HOẠCHCHI PHÍ Source: adapted from Unitec, New Zealand 11
12. KẾ HOẠCH CHI12 PHÍ UK - BCIS example Schedule of Quantity pricing is analysed into element & sub- element costs Source: adapted from Unitec, New Zealand 12
13. KẾ HOẠCH CHI13 PHÍ DÒNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHI PHÍ Ước lượng Cost ngân sách Analysis Giá cuối cùng Cost Analysis Lập kế hoạch chi phí Giá hợp đồng Quản trị Đấu thầu/ hợp đồng Thương thảo Source: adapted from Unitec, New Zealand 13
14. KẾ HOẠCH CHI14 PHÍ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ Cost THIẾT LẬP NGÂN SÁCH CHO DA Analysis Initiation Feasibility Design Client Preliminary Developed Construction Brief Design Design Drawings LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ: làm việc với đội thiết kế để đảm bảo công trình được thiết kế nằm trong ngân sách Giá HĐ + các chi phí cho phép (hoặc duyệt lại ngân sách) phát sinh = Ngân sách được điều chỉnh Commissioning Construction and hand over Giá hợp đồng QUẢN LÝ CHI PHÍ CHO CÁC SỰ THAY ĐỔI cuối cùng Cost Analysis Source: adapted from Unitec, New Zealand 14
15. KẾ HOẠCH CHI PHÍ ƯỚC LƯỢNG NGÂN SÁCH Type of Building Method of Estimating • Most Buildings • $ * M2 of floor area ▫ Offices ▫ factories • $ * number of students • Schools • $ * number of patients • Hospitals • $ * number of beds • Hotels Source: adapted from Unitec, New Zealand 15
16. KẾ HOẠCH CHI16 PHÍ ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ SƠ BỘ Đơn vị ước lượng = cấu kiện Source: adapted from Unitec, New Zealand 16
17. ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI THIẾT KẾ Đơn vị ước lượng = cấu kiện chi tiết Source: adapted from Unitec, New Zealand 17
18. KẾ HOẠCH CHI18 PHÍ ƯỚC LƯỢNG CHI PHÍ GIAI ĐOẠN BẢN VẼ CHI TIẾT Đơn vị ước tính = đơn vị trong BoQ Source: adapted from Unitec, New Zealand 18
19. KẾ HOẠCH CHI19 PHÍ THIẾT LẬP NGÂN Budget Budget Budget SÁCH CHO DA Review Review Review Initiation Feasibility Design Client Preliminary Developed Construction Brief Design Design Drawings KH chi phí 1 KH chi phí 2 Tại cuối mỗi giai đoạn nhỏ trong quá trình thiết kế, chi phí và ngân sách dự án sẽ được xem xét và đánh giá lại. Nếu ước lượng chi phí vượt quá ngân sách, thì sẽ phải đưa ra quyết định: hoặc thay đổi thiết kế hoặc duyệt lại ngân sách. Mỗi khi được duyệt, bản ước lượng chi phí sẽ được chuyển sang giai đoạn tiếp theo và được gọi là “bản kế hoạch chi phí”. Source: adapted from Unitec, New Zealand 19
20. KẾ HOẠCH CHI PHÍ CÁC CHI PHÍ PHÁT SINH • Thay đổi thiết kế. • Các sai sót trong thiết kế. • Các thay đổi do giá cả thị trường. Source: adapted from Unitec, New Zealand 20
21. KẾ HOẠCH CHI21 PHÍ ĐỌ CHÍNH XÁC CỦA ƯỚC LƯỢNG (TÙY THUỘC VÀO ĐỘ PHỨC TẠP CỦA DA) THIẾT LẬP NGÂN Budget Budget Budget SÁCH CHO DA Review Review Review Initiation Feasibility Design Client Preliminary Developed Construction Brief Design Design Drawings KH chi phí 1 KH chi phí 2 +/- 20 – 100% +/- 20 – 50% +/- 10 – 25% +/- 5 – 15% Source: adapted from Unitec, New Zealand 21
22. QUẢN LÝ CHI PHÍ QUẢN LÝ CHI PHÍ 1. KẾ HOẠCH CHI PHÍ 2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ 22
23. QUẢN LÝ CHI23 PHÍ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ Cost THIẾT LẬP NGÂN SÁCH CHO DA Analysis Initiation Feasibility Design Client Preliminary Developed Construction Brief Design Design Drawings LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ: làm việc với đội thiết kế để đảm bảo công trình được thiết kế nằm trong ngân sách Giá HĐ + các chi phí cho phép (hoặc duyệt lại ngân sách) phát sinh = Ngân sách được điều chỉnh Commissioning Construction and hand over Giá hợp đồng QUẢN LÝ CHI PHÍ CHO CÁC SỰ THAY ĐỔI cuối cùng Cost Analysis Source: adapted from Unitec, New Zealand 23
24. KIỂM SOÁT CHI PHÍ HÌNH THỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRUYỀN THỐNG Hệ thống kế toán  Hồ sơ chi phí thực tế dựa trên hóa đơn và phiếu biên nhân  Không kiểm soát chi tiết công việc, do đó không đủ các thông tin để xác định nguyên nhân gây ra vượt chi phí  Không thể xác định tình trạng có lời hay thất thoát trước khi kết thúc công việc. 24
25. KIỂM SOÁT CHI PHÍ HÌNH THỨC KIỂM SOÁT CHI PHÍ MỚI Những ràng Các yêu cầu Phương pháp mới buộc của dự án Tình trạng chi phí Kiểm soát chi chính xác và chi tiết phí theo công RA QUYẾT ĐỊNH việc Ngân quỹ và ĐÚNG Thời gian Tình trạng chi phí kịp thời RA QUYẾT Khái niệm ĐỊNH KỊP THỜI giá trị đạt được 25
26. KIỂM SOÁT CHI PHÍ HỆ THỐNG TÍCH HỢP Ước tính Thông tin kịp thời Lập ngân quỹ và chính xác Quản lý Phân tích Kết quả WBS dự án Báo cáo Earned Earned Value CBS (CostCBSCode) Điều chỉnh Dữ liệu lưu trữ Đánh giá Đầu vào Tiến trình Đầu ra 26
27. KIỂM SOÁT CHI PHÍ PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC • Chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận. • Trong phương pháp Earned Value Method (phương pháp giá trị đạt được) chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi phần việc đã làm. • Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng trang thiết bị, chi phí quản lý ) không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ phần trăm. 27
28. KIỂM SOÁT CHI PHÍ PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC (tt) • Earned Value (EV): là giá trị của công việc đã hoàn thành. • EVM là phương pháp phân tích chi phí / tiến độ với kế hoạch cơ sở (Baseline) • Phân tích Earned Value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của quản lý dự án (Dự án vượt chi phí? Dự án vượt khối lượng làm việc? Dự án chậm tiến độ?). 28
29. KIỂM SOÁT CHI PHÍ PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC (tt) Phương pháp giá trị đạt được (Earned Value method- EVM) được dùng để đánh giá tổng thể hiệu quả thực hiện của dự án tại thời điểm đang xét. Chi phí và tiến độ thực hiện Kế hoạch cơ sở (Baseline schedule) 29
30. KIỂM SOÁT CHI PHÍ PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯỢC (tt)  Ví dụ 1: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là 1.500 USD. Hôm nay là ngày thứ 9 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Tuy nhiên, đến lúc này mới chi phí hết 1.350 USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc. Giá trị đạt được: EV = 2/3*1.500=1.000USD.  Ví dụ 2: Chí phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục trong 9 ngày là 1.500 USD. Hôm nay là ngày thứ 8 đã thực hiện các phần việc của hạng mục. Lúc này chi phí thực tế là 1.350 USD và ước lượng chỉ thực hiện được 2/3 khối lượng công việc. Giá trị đạt được: EV = 2/3*1.500=1000 USD. 30
31. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CÁC THUẬT NGỮ TRONG EVM Khái niệm giá trị đạt được liên quan tới 3 thước đo: BCWS: Chi phí theo kế hoạch (Budgeted Cost of Work Scheduled). . BCWS là giá trị chi phí tích lũy của dự án BCWP: Chi phí thu được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (Budgeted Cost of Work Performed – Earned Value) ACWP: Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost of Work Performed) 31
32. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHÊNH LỆCH VỀ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ Chênh lệch về chi phí và tiến độ là hai thước đo quan trọng của tiến trình dự án. Chúng có thể được xác định bởi: Chênh lệch chi phí: (Cost Variance – CV) CV = BCWP – ACWP Chênh lệch khối lượng công việc: (Schedule Variance – SV) SV = BCWP – BCWS Nếu CV và SV = 0: dự án theo đúng tiến độ Nếu CV và SV >0 : dự án tiết kiệm chi phí và trước thời hạn. Nếu CV và SV < 0 : dự án vượt chi phí và chậm tiến độ. 32
33. KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÍ DỤ (1) Theo kế hoạch, Bạn cần hoàn thành công việc A trong ngày hôm nay. Chi phí theo kế hoạch của công việc là 1,000$. Thực tế bạn đã sử dụng 900$ tới ngày hôm nay nhưng bạn mới hoàn thành 90% công việc. Chênh lệch chi phí và tiến độ của công việc A là thế nào? Lời giải: . BCWS = 1,000$ (Chi phí thực hiện theo kế hoạch) . ACWP = 900$ (Chi phí thực tế) . BCWP = BCWS * 90% = 1,000 * 0.90 = 900$ (khối lượng công việc đã thực hiện so sánh với khối lượng công việc theo tiến độ) 33
34. KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÍ DỤ(2) CV = BCWP – ACWP = 900 – 900 = 0 SV = BCWP – BCWS = 900 – 1,000 = -100 Công tác A theo đúng về chi phí nhưng chậm tiến độ. 34
35. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ (1) • Hai chỉ số hữu ích cho tiến trình thực hiện dự án là Chỉ số hiệu quả chi phí và Chỉ số hiệu quả tiến độ. Chúng được xác định bởi: • Chỉ số hiệu quả chi phí (Cost Performance Index – CPI): Yếu tố hiệu quả chi phí đại diện cho mối quan hệ giữa chi phí thực tế và giá trị của công việc được thực hiện. CPI = BCWP/ACWP 35
36. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CHI PHÍ VÀ TIẾN ĐỘ (2)  Chỉ số hiệu quả tiến độ (Schedule Performance Index - SPI): Yếu tố hiệu quả tiến độ đại diện cho mối quan hệ giữa giá trị của kế tiến theo kế hoạch ban đầu và giá trị của công việc được thực hiện. SPI = BCWP / BCWS Nếu CPI và SPI = 1: dự án theo đúng ngân quỹ và tiến độ. 1 : dự án có lợi và trước thời hạn 36
37. KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÍ DỤ TÍNH TOÁN CPI và SPI VD: BCWS cho một công tác là 1,000$, ACWP là 900$, và BCWP là 900$. CPI và SPI của công tác là bao nhiêu? CPI = BCWP / ACWP = 900 / 900 = 1.00 SPI = BCWP / BCWS = 900/1,000 = 0.90 Dự án theo đúng chi phí nhưng chậm tiến độ 37
38. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHI PHÍ HOÀN THÀNH DỰ ÁN • Chi phí hoàn thành dự án (Budget at completion – BAC): chi phí hoàn thành dự án theo kế hoạch. • Chi phí ước tính tại thời điểm hoàn thành dự án theo thực tế (Estimate at completion – EAC) là chi phí ước tính cuối cùng của công việc tại thời điểm hoàn thành dự án. EAC = BAC/CPI • Người quản lý dự án nên tính toán lại chỉ số EAC mỗi tiến trình thời gian của dự án. 38
39. KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÍ DỤ VD: Chi phí dự án theo kế hoạch là 100,000$. Nếu BCWP của dự án là 8,000$ và ACWP là 9,300$, EAC mới của dự án là bao nhiêu? Đáp án: CPI = BCWP / ACWP = 8,000 / 9,300 = 0.86 EAC = BAC / CPI = 100,000 / 0.86 = 116,279.07 Chú ý: Đây là lượng tiền cần thiết nếu không có thay đổi nào được thực hiện với cách thức của dự án hiện thời đang được quản lý. 39
40. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CHI PHÍ ĐỂ HOÀN THÀNH DỰ ÁN • Chi phí để hoàn thành dự án (Estimate to complete – ETC) hoặc lượng tiền cần thiết để hoàn thành phần còn lại dự án. • ETC được tính toán và sử dụng khi giả định dự toán trước không còn hiệu lực và nhu cầu cho một dự toán mới phát sinh. ETC = EAC - ACWP 40
41. KIỂM SOÁT CHI PHÍ VÍ DỤ TÍNH TOÁN ETC VD: Nếu ước tính tại thời điểm hoàn thành dự án theo thực tế là 116,279.07$ và chi phí thực tế tới thời điểm tính toán là 9,300$, ước tính để hoàn thành dự án là bao nhiêu? Đáp án: ETC = EAC – ACWP = 116,279.07 – 9,300 = 106,979.07 41
42. KIỂM SOÁT CHI PHÍ BÀI TẬP 1 Thời điểm báo cáo tình trạng dự án (1/7) Task A = 1,000$ Chi phí thực tế (ACWP) (Dự tính hoàn thành ngày 1/7) vào ngày 1/7 Task A = 950$ Task B = 725$ Task B = 900$ Task C = 830$ (Dự tính hoàn thành ngày 1/7) Task D = 0 = 2,505$ Task B = 1000$ Câu hỏi: Tính (Dự tính hoàn thành 70% ngày 1/7) toán BAC, CV, 57.5% SV, CPI, SPI, EAC và ETC? Task B = 1000$ KẾ HOẠCH (Dự tính hoàn thành 15% ngày 1/7) THỰC TẾ 42
43. KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐÁP ÁN  Tiến độ thực tế: Tới ngày 1/7: Công tác A hoàn thành 100% Công tác B hoàn thành 100% Công tác C hoàn thành 57.5% Công tác D chưa thực hiện 1. BAC = Chi phí A + Chi phí B + Chi phí C + Chi phí D = 1,000 + 900 + 1,000 + 1,000 = 3,900$ 2. CV = BCWP – ACWP = 2,475 – 2,505 = -30 3. SV = BCWP – BCWS = 2,475 – 2,750 = -275 4. CPI = BCWP/ACWP = 2,475/2,505 = 0.99 5. SPI = BCWP / BCWS = 2,475 / 2,750 = 0.90 6. EAC = BAC / CPI = 3,900 / 0.99 = 3,939.39 7. ETC = EAC – ACWP = 3,939.39 – 2,505 = 1,434.39 43
44. KIỂM SOÁT CHI PHÍ BÀI TẬP 2 Bạn đang thực hiện một dự án mà được dự tính hoàn thành vào ngày 5/5 với chi phí 150,000$. Hôm nay là ngày 9/5 và dự án hoàn thành 85%. Bạn đã sử dụng 145,000$. Trả lời các câu hỏi sau: 1. BAC của dự án là bao nhiêu? 2. BCWS, BCWP và ACWP của dự án là bao nhiêu? 3. Tính toán CV? 4. Tính toán SV? 5. Tính toán CPI và SPI? 6. Tính toán EAC mới? 7. Tính tán ETC? 44
45. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CÁC ĐƯỜNG CONG TRONG EVM ACWP BCWS BCWP 45
46. KIỂM SOÁT CHI PHÍ TÓM TẮT  Một hệ thống kiểm soát thay đổi hồ sơ và cấu trúc tốt là quan trọng để dự án thành công.  Giá trị đạt được là một khái niệm được chấp nhận rộng rãi như là cách tốt nhất để quản lý và kiểm soát tiến trình dự án.  Có 3 khái niệm cơ bản liên quan với giá trị đạt được mà cần phải hiểu trước khi kiểm soát dự án: . Chi phí theo kế hoạch (Budgeted Cost of Work Scheduled - BCWS). . Chi phí đạt được hay giá trị đạt được cho công việc đã thực hiện (Budgeted Cost of Work Performed - BCWP) . Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện (Actual Cost of Work Performed - ACWP)  BCWP được gọi là giá trị đạt được. 46
47. KIỂM SOÁT CHI PHÍ BÀI TẬP CÁ NHÂN 1. Câu hỏi 1-8 trong sách The management of construction, Bennett – Trang 279 2. Đọc hiểu và tóm tắt các rủi ro xảy ra trong các dự án BOT (Các case studies được gửi cùng file này). 47