Giáo trình Quản trị các tổ chức - Chương 3: Tổ chức điều hành cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại

Nội dung text: Giáo trình Quản trị các tổ chức - Chương 3: Tổ chức điều hành cung ứng dịch vụ thông tin thị trường và thương mại

1. CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC ĐiỀU HÀNH CUNG ỨNG DỊCH VỤ THƠNG TIN THỊ TRƯỜNG VÀ THƯƠNG MẠI DHTM_TMU 3.1. Một số mơ hình tổ chức cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại 3.2. Các bước thiết lập cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại 3.3. Tổ chức hoạt động của hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại
2. 3.1. Một số mơ hình tổ chức cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại 3.1.1. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại giảnDHTM_TMU đơn 3.1.2. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại chức năng 3.1.3. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại theo sản phẩm 3.1.4. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại theo khu vực địa lý 3.1.5. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại định hướng theo khách hàng 3.1.6. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại dạng ma trận 3.1.7. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại hỗn hợp
3. 3.1.1. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM đơn giản DHTM_TMU Bộ, ban, ngành Sỏ A Vụ Viện
4. 3.1.1. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM đơn giản DHTM_TMU Đặc điểm: Ưu điểm: Nhược điểm: • Quyền hành quản trị • Gọn nhẹ, linh hoạt • Mỗi nhà quản trị phải tập trung cao độ vào • Chi phí quản lý ít làm nhiều cơng việc tay một người • Kiểm sốt và điều khác nhau cùng một • Cĩ ít cấp quản trị chỉnh dễ dàng lúc trung gian, số lượng • Tình trạng quá tải đối nhân viên khơng với cấp quản trị nhiều • Mọi thơng tin đều được tập trung về cho người quản lý cao nhất
5. 3.1.2. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ TTTT & TM theo chức năng DHTM_TMU Bộ X Sỏ A Sở B Sở C
6. 3.1.2. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM theo chức năng DHTM_TMU Đặc điểm: Ưu điểm: Nhược điểm: • Chia tổ chức thành các • Phản ánh logic chức • Chỉ cĩ cấp quản trị cao “tuyến” chức năng, mỗi năng nhất mới cĩ trách nhiệm tuyến là một bộ phận • Tuân thủ nguyên tắc về lợi nhuận hay đơn vị đảm nhận chuyên mơn hố cơng • Tầm nhìn bị hạn chế thực hiện một hay một việc • Tính phối hợp kém giữa số chức năng, nhiệm vụ • Nêu bật vai trị của các các bộ phận chức năng nào đĩ chức năng chủ yếu • Tính hệ thống bị suy • Các hoạt động giống • Đơn giản hố việc đào giảm nhau hoặc gần giống tạo và huấn luyện nhân • Kém linh hoạt nhau được tập trung lại sự trong một tuyến chức • Dễ kiểm sốt năng
7. 3.1.3. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & TM theo sản phẩm DHTM_TMU Trung tâm thơng tin Nhĩm thơng tin A Nhĩm thơng tin B Nhĩm thơng tin C
8. 3.1.3. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM theo sản phẩm DHTM_TMU Đặc điểm: Ưu điểm: Nhược điểm: • Chia tổ chức thành các • Hướng sự chú ý và nỗ • Cần nhiều nhà quản trị “nhánh”, mỗi nhánh đảm lực vào tuyến sản phẩm tổng hợp nhận tồn bộ hoạt động • Trách nhiệm lợi nhuận • Cơng việc cĩ thể bị trùng kinh doanh theo các loại thuộc các nhà quản trị lắp ở các bộ phận khác hoặc nhĩm sản phẩm cấp dưới nhau nhất định • Phối hợp tốt giữa các bộ • Khĩ kiểm sốt • Mỗi nhánh vẫn cĩ thể sử phận • Cạnh tranh nội bộ về dụng các bộ phận chức • Rèn luyện kỹ năng tổng nguồn lực năng hoặc các chuyên hợp cho các nhà quản trị gia chuyên mơn tập hợp • Linh hoạt trong việc đa xung quanh các giám dạng hố đốc bộ phận để hỗ trợ hay giúp việc
9. 3.1.4. Cấu trúc tổ chức cung ứng dịch vụ TTTT & TM theo khu vực địa lý DHTM_TMU Các bộ Sở 1 Sở 2 Sở 3
10. 3.1.4. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM theo khu vực địa lý DHTM_TMU Đặc điểm: Ưu điểm: Nhược điểm: • Chia tổ chức cung ứng • Các nhà quản trị cấp thấp • Cần nhiều nhà quản trị dịch vụ thơng tin thị thấy rõ trách nhiệm của tổng hợp trường và thương mại mình • Cơng việc cĩ thể bị trùng thành các nhánh, mỗi • Chú ý đến những đặc lặp ở các khu vực khác nhánh đảm nhận thực điểm của thị trường địa nhau hiện hoạt động của tổ phương • Phân tán nguồn lực chức theo từng khu vực • Tận dụng tốt các lợi thế • Khĩ kiểm sốt địa lý theo vùng • Mỗi nhánh ở khu vực địa • Quan hệ tốt với các đại lý chịu trách nhiệm truyền diện địa phương thơng tin thị trường và • Tiết kiệm thời gian đi lại thương mại theo một của nhân viên vùng địa lý cụ thể
11. 3.1.5. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & TM theo khách hàng DHTM_TMU Trung tâm thơng tin Nhĩm khách hàng A Nhĩm khách hàng B Nhĩm khách hàng C
12. 3.1.5. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM theo khách hàng DHTM_TMU Đặc điểm: Ưu điểm: Nhược điểm: • Chia tổ chức cung ứng • Tạo sự hiểu biết khách • Cần nhiều nhà quản trị dịch vụ thơng tin thị hàng tốt hơn, phục vụ các tổng hợp trường và thương mại dạng khách hàng khác • Cơng việc cĩ thể bị trùng thành các nhánh, mỗi nhau lắp ở các bộ phận khách nhánh đảm nhận tồn bộ • Tồn bộ hoạt động của tổ hàng khác nhau hoạt động cung cấp thụng chức cung ứng dịch vụ • Khĩ kiểm sốt tin nhằm phục vụ một đối thơng tin thị trường và • Cạnh tranh nội bộ về tượng khách hàng nào đĩ thương mại hướng vào nguồn lực • Mỗi đơn vị khách hàng hoạt động cung cấp thụng tập trung vào việc thoả tin để đạt kết quả cuối mãn nhu cầu của từng cùng nhĩm khách hàng chuyên • Rèn luyện kỹ năng tổng biệt hợp cho các nhà quản trị
13. 3.1.6. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & TM dạng ma trận DHTM_TMUBộ, ban ngành Sở 1 Vụ Viện Sở 2 Doanh nghiệp Doanh nghiệp
14. 3.1.6. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM dạng ma trận DHTM_TMU Đặc điểm: Ưu điểm: Nhược điểm: • Cấu trúc ma trận là cấu • Cho phép tổ chức cung • Tồn tại song song hai trúc kết hợp các cấu trúc ứng dich vụ thơng tin thị tuyến chỉ đạo trực tuyến, tổ chức cung ứng dịch vụ trường và thương mại đạt vì vậy dễ nảy sinh mâu thơng tin thị trường và được đồng thời nhiều thuẫn trong việc thực hiện thương mại trên để tận mục đích mệnh lệnh dụng các ưu điểm của • Trách nhiệm của từng bộ • Cĩ sự tranh chấp quyền mỗi loại và hạn chế tối đa phận được phân định rõ lưc giữa các bộ phận những nhược điểm của • Phối hợp tốt giữa các bộ • Khĩ kiểm sốt chúng phận • Cấu trúc ma trận cĩ hai • Rèn luyện kỹ năng tổng hệ thống chỉ huy cặp đơi hợp cho các nhà quản trị (theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu vực địa lý, theo khách hàng)
15. 3.1.7. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT & TM hỗn hợp DHTM_TMUChớnh phủ Bộ A Bộ B Bộ C Bộ D Bộ E Sở F Sở G Trung tõm thụng tin Trung tõm thụng tin I Trung tõm thụng tin Trung tõm thụng tin L H Giám đốc K Giám đốc iám đốc khu vực II khu vực II khu vực I
16. 3.1.7. Cấu trúc tổ chức cung ứng DV TTTT&TM hỗn hợp DHTM_TMU Đặc điểm: Ưu điểm: Nhược điểm: • Kết hợp logic các loại cấu • Giải quyết được những • Cấu trúc tổ chức phức tạp trúc tổ chức cung ứng tình huống phức tạp • Quyền lực và trách nhiệm dịch vụ thơng tin thị • Cho phép chuyên mơn của các nhà quản trị cĩ trường và thương mại để hố một số cấu trúc tổ thể bị trùng lặp nhau, tạo khai thác hiệu quả mọi chức ra sự xung đột nguồn lực trong tổ chức • Rèn luyện kỹ năng tổng • Cấu trúc hỗn hợp cĩ thể hợp cho các nhà quản trị tận dụng các ưu điểm và • Trách nhiệm của từng bộ hạn chế những nhược phận được phân định rõ điểm của các cấu trúc kết • Phối hợp tốt giữa các bộ hợp phận • Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị
17. 3.2. Các bước thiết lập cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại DHTM_TMU 3.2.1. Quan 3.2.3. Chu kỳ 3.2.2. Các điểm xây sống của hệ bước thiết lập dựng hệ thống thống cung cung ứng DV cung ứng DV ứng DV TTTT & TM TTTT & TM TTTT & TM
18. 3.2.1. Quan điểm xây dựng hệ thống thơng tin thị trường và thương mại DHTM_TMUQuan điểm chính trị Quan QUAN Quan điểm điểm hệ hiệu quả ĐIỂM thống Quan điểm khả thi
19. DHTM_TMU Quan điểm chính trị Quan điểm hệ thống Quan điểm khả thi Quan điểm hiệu quả • Hệ thống cung ứng • Hệ thống cung ứng • Hệ thống cung ứng • Hệ thống cung ứng DV TTTT & TM DV TTTT & TM là DV TTTT & TM DV TTTT & TM phải được xây dựng một hệ thống thứ được lập ra phải phải đảm bảo sử nhằm phục vụ cho bậc và thống nhất, theo hướng hiện đại dụng các nguồn mục đích và nhiệm hệ thống TTTT & hĩa, nhưng khơng nhân lực, vật lực, vụ chính trị của TM vĩ mơ cĩ quan thể thốt ly thực tế, tài lực với hao phí ít Đảng và Nhà nước, hệ với các hệ thống theo nghĩa hẹp hơn nhất, phù hợp với khơng được phép đi thơng tin khác như là phải tính đến khả trình độ và khả ngược lại với lợi ích hệ thống thơng tin năng tài chính, khả năng của cơ quan của xã hội văn hĩa, xã hội, hệ năng kỹ thuật, khả quản lý, điều quan thống thơng tin năng thu thập số trọng nhất là đạt khoa học và kỹ liệu và tính tốn, mục tiêu đề ra, cung thuật, hệ thống trình độ người sử cấp được lượng tin thơng tin quản lý dụng cĩ chất lượng, theo của các chủ thể nhu cầu của những khác cơ quan và những người sử dụng một cách kịp thời
20. 3.2.2. Các bước thiết lập cung ứng DV TTTT & TM DHTM_TMUXác định nhu cầu Phân tích hệ thống các thơng tin cho các quyết quyết định cung ứng định cung ứng DV DV TTTT & TM TTTT & TM Thiết kế hệ thống quản Tổng hợp các quyết lý và xử lý cung ứng định cung ứng DV DV TTTT & TM TTTT & TM
21. 3.2.3. Chu kỳ sống của hệ thống cung ứng DV TTTT & TM DHTM_TMU Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn hình thành Giai đoạn thay thế và phát triển Giai đoạn khai thác và sử dụng
22. 3.2.3.1. Giai đoạn chuẩn bị • Tính từ khi tổ chức xuất hiện xây dựng hệ thống cung ứng DV TTTTDHTM_TMUvà TM mới nhằm cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời cho việc điều hành các hoạt động kinh doanh của tổ chức • 3.2.3.2. Giai đoạn hình thành và phát triển • Các dự định xây dựng hệ thống cung ứng DV TTTT và TM được triển khai thực hiện trong thực tế. Các chuyên gia phân tích hệ thống cung ứng DV TTTT và TM, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống cung ứng DV TTTT và TM. Hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin được thử nghiệm, cài đặt và chuẩn bị đưa vào sử dụng.
23. 3.2.3.3. Giai đoạn khai thác và sử dụng • Thơng thườngDHTM_TMUđây là giai đoạn dài nhất trong vịng đời của hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại. Trong giai đoạn này hệ thống cung ứng dịch vụ được vận hành phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thơng tin trong bộ, ban ngành, quốc gia. Trong quá trình sử dụng hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại được bảo trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi về hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại hoặc nhu cầu hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại.
24. 3.2.3.4.Giai đoạn thay thế • Trong quáDHTM_TMUtrình sử dụng và khai thác hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại, luơn gặp phải sự thay đổi về thơng tin (thay đổi về dung lượng và về cấu trúc) và những sửa chữa, thay đổi trong hệ thống làm cho nĩ trở nên cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả. Vì vậy, hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin cũ cần phải được thay thế bởi hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại mới hoặc nâng cấp.
25. 3.3. TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CUNG ỨNG DỊCH VỤ THƠNG TIN THỊ TRƯỜNG VÀ THƯƠNG MẠI DHTM_TMU 3.3.1. Quá trình cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại 3.3.2. Tở chức hoạt động vận hành quá trình cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại
26. 3.3.1. Quá trình cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại • Khái niệm: QuáDHTM_TMUtrình cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại là quá trình các hoạt động được sắp xếp và liên hệ, phối hợp với nhau nhằm tạo ra và cung cấp những thơng tin thị trường và thương mại cần thiết cho người sử dụng tin.
27. Các bước của quá trình thơng tin thị trường và thương mại DHTM_TMU Lưu trữ và Xác định nhu cầu Thu thập thơng Xử lý thơng tin truyền thơng thơng tin thị tin thị trường và thị trường và thơng tin thị trường và thương thương mại thương mại trường và thương mại mại
28. 3.3.1.1. Xác định nhu cầu thơng tin thị trường và thương mại DHTM_TMU Nhu cầu thơng tin thị trường và thương mại là một tất yếu của đời sống xã hội Nhu cầu thơng tin thị trường và thương mại khác nhau xác định các nhu cầu thơng tin thị trường và thương mại một cách cụ thể, rõ ràng nhu cầu về thơng tin thị trường và thương mại rất đa dạng, phong phú Nhu cầu về thơng tin thị trường và thương mại chđ yếu xuất phát từ các cơ quan quản lý
29. 3.3.1.2. Thu thập thơng tin thị DHTM_TMUtrường và thương mại Phương Mục tiêu Yêu cầu Quá trình Nguồn pháp
30. Mục tiêu của thu thập thơng tin Mục tiêu: ThuDHTM_TMUthập thơng tin thị trường và thương mại nhằm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng: cơ quan quản lý, tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý.
31. Yêu cầu của thu thập thơng tin DHTM_TMU Trung thực Yêu cầu Kịp Khách thời quan
32. Quá trình thu thập thơng tin thị trường và thương mại cần giải quyết tốt các nội dung sau: DHTM_TMU • Xác định Bước 1 hệ thống thước đo • Biểu Bước 2 tượng hĩa • Xác định sử dụng Bước 3 phương pháp
33. Nguồn thu thập thơng tin DHTM_TMU Nguồn mua từ Nguồn bên Nguồn tự điều Nguồn nội bộ nước ngồi trong tra, khảo sat Tổng cục hải Downjones Vụ XNK Dự án quan Tổng cục Vụ Châu Reuters Đề tài thống kê Âu, châu Á Tổ chức khác
34. Phương pháp thu thập thơng tin Nghiên cứu tàiDHTM_TMUQuan sát, ghi Phỏng vấn, liệu chép điều tra • Tài liệu • Trực tiếp • Phỏng vấn truyền thống • Gián tiếp • Khảo sát • Tài liệu điện tử
35. 3.3.1.3. Xử lý thơng tin thị trường và thương mại • Xử lý thơng tin DHTM_TMUthị trường và thương mại là khâu biến đổi cần thiết để cung cấp các thơng tin thích hợp cho người sử dụng tin. • Xử lý thơng tin là một trong những nhiệm vụ của hệ thống thơng tin thương mại, là một giai đoạn trong quá trình thơng tin. • Xử lý thơng tin là tập hợp các thao tác áp dụng lên thơng tin để nhằm chuyển thơng tin về một dạng trực tiếp sử dụng được làm cho chúng trở thành dễ hiểu tổng hợp hơn truyền đạt được hay cĩ dạng đồ họa.
36. 3.3.1.3. Xử lý thơng tin thị trường và thương mại • Chất lượng củaDHTM_TMUthơng tin ngồi việc phụ thuộc vào các yếu tố như độ chính xác, tính thời sự và giá trị mà nĩ mang lại cịn phụ thuộc vào trình độ của người nhận tin. Về mặt nguyên lý, truyền tin chưa phải là tất cả, bởi vì truyền tin mang từ nguồn phát đến nơi nhận chưa phải là thơng tin, đĩ mới chỉ là dữ kiện thơng tin.
37. 3.3.1.3. Xử lý thơng tin thị trường và thương mại • Tự bản thânDHTM_TMUchúng, các tin tức, thơng báo, hình ảnh chỉ cĩ thể được xem là các dữ kiện thơng tin chứ chưa phải là thơng tin. Để trở thành thơng tin, dữ kiện thơng tin cần phải được sử dụng theo ý nghĩa của điều khiển học, tức là phải được xử lý cho một mục đích nhất định.
38. 3.3.1.3. Xử lý thơng tin thị trường và thương mại • Xử lý thơngDHTM_TMUtin thị trường và thương mại là quá trình phân tích, đánh giá các dữ kiện thơng tin nhận được nhằm xác định các thuộc tính bản chất của sự vật, hiện tượng.
39. Nội dung của xử lý thơng tin thị trường và thương mại DHTM_TMU Phân loại, chọn • Phân loại thơng tin lọc • Nhĩm & loại bỏ • Xác định đặc tính thơng tin Mơ hình hĩa • Thiết kế mơ hình • Dự báo xu hướng phát triển Dự đốn • Dự báo tiến trình
40. Quá trình xử lý thơng tin thị trường và thương mại - Sau khi thuDHTM_TMUthập thơng tin thị trường và thương mại, tiến hành loại bớt tin nhiễu. - Phân loại, loại bỏ và hệ thống hĩa thơng tin vì thơng tin cĩ tính liên tục, kế thừa nên khi hệ thống cần sắp xếp theo trình tự để dễ theo dõi, tìm ra quy luật và xu hướng phát triển của nĩ. - Tùy từng đối tượng sử dụng: phân tích tìm ra mối liên hệ, tương tác giữa các nhân tố, phân tích tìm ra mối liên hệ cánh kéo giữa chúng.
41. Quá trình xử lý thơng tin thị trường và thương mại Khi phân tích đánhDHTM_TMUgiá thơng tin thị trường và thương mại cần đặt thơng tin trong bối cảnh của thế giới, của Việt Nam, của ngành, đặt trong mơi trường động, đặt trong mối quan hệ chi phối nĩ để xử lý, cĩ như vậy thơng tin thị trường và thương mại mới cĩ ý nghĩa. Để phân tích tốt cần cập nhật thường xuyên liên tục các nguồn tin và kế thừa là cơ sở để tìm ra quy luật (cĩ những thơng tin chưa sử dụng ngay nhưng trong quá trình thu thập vẫn cập nhật và xử lý để sử dụng lần sau hoặc khi cần thiết).
42. Quá trình xử lý thơng tin thị trường và thương mại Sau khi xử lýDHTM_TMUthơng tin thị trường và thương mại, tiến hành đánh giá đưa ra kết luận, đưa ra dự báo và đưa ra các kiến nghị với chính phủ, cơ quan quản lý, doanh nghiệp, Sau quá trình xử lý, đánh giá thơng tin thị trường và thương mại, trung tâm thơng tin, viện nghiên cứu cho ra các sản phẩm của thơng tin, giúp cho đối tượng sử dụng tin phục vụ mục tiêu của họ, định hướng cho đối tượng sử dụng để họ cĩ chiến lược, xu hướng diễn biến để cĩ kịch bản đối phĩ.
43. Các dạng sản phẩm của thơng tin thị trường và thương mại • Các dạngDHTM_TMU sản phẩm của thơng tin thị trường và thương mại: - Cung cấp tin cho cơ quan quản lý - Cơng bố rộng rãi: bản tin, tạp chí, ấn phẩm - Tổ chức hội thảo - Cung cấp thơng tin hàng ngày cho đài truyền hình - Sản phẩm đột xuất
44. 3.3.1.4. Lưu trữ và truyền thơng thơng tin thị trường và thương mại DHTM_TMU• Lưu trữ truyền thống • Lưu trữ điện tử Lưu trữ • Lập kho dữ liệu • Truyền thơng nội bộ • Truyền thơng bên ngồi Truyền thơng
45. 3.3.2. Tổ chức hoạt động vận hành quá trình cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại DHTM_TMU Hợp đờng triển khai hệ thống thơng tin thị trường và thương mại Dự trù thiết bị và kinh phí Tở chức nhóm làm việc Điều hành, tiến trình hoạt động của dự án hệ thống thơng tin thị trường và thương mại
46. 3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thơng tin thị trường và thương mại Khi cĩ dự ánDHTM_TMUxây dựng hệ thống thơng tin thị trường và thương mại đã được xác định. Cần cĩ một hợp đồng giữa bên sử dụng hệ thống thơng tin thị trường và thương mại và bên xây dựng hệ thống để chốt những nội dung chủ yếu của dự án hệ thống thơng tin thị trường và thương mại này và các điều khoản kèm theo.
47. 3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thơng tin thị trường và thương mại • Các nội dungDHTM_TMU chủ yếu của hợp đồng: - Những vấn đề đặt ra và các nhu cầu về thơng tin thị trường và thương mại: thơng tin thành lập liên quan đến lĩnh vực nào của thị trường và thương mại, thơng tin này khi nào được cung cấp, cung cấp cho ai, ai là người được thơng tin - Phạm vi hoạt động và những hạn chế về nguồn lực cho việc cung cấp thành lập tổ chức của hệ thống.
48. 3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thơng tin thị trường và thương mại • Trong hệ thốngDHTM_TMUthơng tin thị trường và thương mại, thường có 2 loại cơ quan chủ quản: + Cơ quan lớn, cỡ quốc gia hay quốc tế gồm nhiều đơn vị phân bố trên địa bàn rộng hay một cơ quan hành chính cấp bộ, cơ quan quản lý Nhà nước + Cơ quan cỡ trung bình thường chỉ là một đơn vị, doanh nghiệp, phòng trực thuộc UBND, cơ quan quản lý các cấp cơ sở
49. 3.3.2.1. Hợp đồng triển khai hệ thống thơng tin thị trường và thương mại - Mục tiêu và sự ưuDHTM_TMUtiên trong thực hiện mục tiêu của hệ thống thơng tin thị trường và thương mại - Phác thảo về giải pháp và đánh giá tính khả thi của các giải pháp này để có thể lựa chọn ra một giải pháp phù hợp nhất. - Dự trù thiết bị, kinh phí thực hiện triển khai hệ thống - Phân cơng chức trách nhiệm vụ và nhân sự - Phương pháp và tiến trình triển khai hoạt động hệ thống thơng tin thị trường và thương mại
50. 3.3.2.2. Dự trù thiết bị và kinh phí - Dự trù thiết bị:DHTM_TMUViệc dự trù thiết bị cần tiến hành làm sớm để kịp thời gian thực hiện kế hoạch triển khai. Dự trù thiết bị được ước lượng dựa trên một số căn cứ: + Khối lượng dữ liệu thơng tin cần lưu trữ lâu dài + Các dạng xử lý: theo lơ, trực tuyến hay tương tác + Số lượng người dùng tối đa + Khối lượng thơng tin cần thu thập + Khối lượng thơng tin đầu ra + Các tài liệu cần in ấn và truyền tin
51. 3.3.2.2. Dự trù thiết bị và kinh phí DHTM_TMU • Trên cơ sở đĩ, xác định cấu hình của thiết bị, các thiết bị ngoại vi, các phần mềm cơ bản, đường truyền - Dự trù kinh phí: Kinh phí này được thỏa thuận giữa đơi bên tham gia dự án căn cứ trên các mặt: Khối lượng cơng việc, số người tham gia thực hiện các giai đoạn, mức độ địi hỏi chất lượng sản phẩm, thời hạn hồn thành, bảo hành sản phẩm dự trù kinh phí: + Kinh phí mua lắp đặt thiết bị + Kinh phí xây dựng địa điểm + Kinh phí cho quá trình triển khai hoạt động của dự án
52. 3.3.2.3. Tổ chức nhĩm làm việc DHTM_TMU Tổ chức theo nhĩm Tổ chức theo nhĩm hành chính lập trình • Trong một nhĩm • chỉ định một nhĩm làm việc, chỉ định ra làm việc bình đẳng một trưởng nhĩm • cấu trúc mềm dẻo dự án. • Các thành viên trong nhĩm được giao các nhiệm vụ khác nhau
53. 3.3.2.4. Điều hành, tiến trình hoạt động của dự án hệ thống cung ứng dịch vụ thơng tin thị trường và thương mại - Khi quy mơ của DHTM_TMUdự án bé, nhiệm vụ của hệ thống đơn giản thường quyền điều hành dự án được giao cho chính các nhà tin học và người sử dụng hệ thống thơng tin ít tham gia hoặc khơng quan tâm. - Khi dự án cĩ tầm cỡ lớn, phạm vi rộng, nhiệm vụ nhiều, phức tạp thì quyền điều hành dự án tập trung trong tay người sử dụng hệ thống thơng tin. Khi đĩ cần tìm trong ban lãnh đạo người cĩ khả năng tin học, nắm được nhu cầu tin và khả năng điều hành hoạt động của hệ thống đạt được nhu cầu đĩ một cách cĩ hiệu quả.
54. 3.3.2.4. Điều hành, tiến trình hoạt động của dự án hệ thống thơng tin thị trường và thương mại - Trong nhiều trườngDHTM_TMUhợp tuỳ theo quy mơ và độ phức tạp, người ta cĩ thể thành lập ban điều hành bao gồm số lượng hạn chế các thành viên, nhà tin học và người sử dụng, được tổ chức bên trong nhĩm làm việc của dự án chịu trách nhiệm đưa ra quyết định và định hướng của dự án. - Ban điều hành làm việc theo kiểu nhĩm họp đều kỳ, ở đĩ người trưởng nhĩm làm việc báo cáo lại các việc đã làm, vạch ra các việc cần làm, các khoảng cách so với kế hoạch, các khĩ khăn vấp phải. Ban điều hành cân nhắc tình hình đưa ra các quyết định để khắc phục các khĩ khăn hay phát sinh, điều chỉnh các hoạt động theo đúng kế hoạch.