Giáo trình Quản trị - Chương 9: Chức năng kiểm soát

Nội dung text: Giáo trình Quản trị - Chương 9: Chức năng kiểm soát

1. Chương 9: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CONTROLLING: Learning and changing Nội dung: Khái niệm, cách tiếpcậnvàvaitròcủakiểm soát (i) Quy trình kiểm soát (ii) Phân biệtcácloạikiểm soát (iii) Các tiêu chuẩncủaHệ thống kiểm soát (iv) Khái niệm về kiểm soát Kiểm soát là quá trình kiểm tra, giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đang được thực hiện theo kế hoạch và quá trình hiệu chỉnh những sai lệch. 1
2. Vai trò của kiểm soát Là cách duy nhất giúp cho nhà quản trị biết được các mục tiêu của tổ chức có được thực hiện không và tại sao có hoặc tại sao không Hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ giúp cho nhà quản trị thực hiện quá trình uỷ quyền tốt hơn (thông tin và thông tin phản hồi) Quy trình kiểm soát 1. Đo lường kết quả hoạt động thực tế (Measuring actual performance) 2. So sánh kết quả hoạt động với các tiêu chuẩn (Comparing) 3. Tiến hành các hoạt động quản lý (Taking managerial action) 2
3. QUY So sánh kết Tiêu C chuẩn có được Không làm TRÌNH quả thực tế với thực hiện gì KIỂM các tiêu chuẩn không? SOÁT K Sai C lệch có chấp Không làm nhận được gì không? Các mục Tiêu Đo lường tiêu chuẩn kết quả K thực tế Tiêu C Xác định chuẩn có hợp lý nguyên nhân không? sai lệch K Điều chỉnh Hiệu chỉnh tiêu chuẩn hoạt động Nguồn: Management, Stephen P. Robins, Mary Coultar Đo lường kết quả hoạt động  Xác định các tiêu chí đo lường (What we measure)  Liên quan đến công việc  Định lượng và khách quan  Cảm tính và chủ quan  Phương pháp đo lường (How we measure)  Quan sát cá nhân (Personal observation)  Báo cáo thống kê (Statistical report)  Báo cáo trực tiếp (Oral report)  Báo cáo bằng văn bản (Written report) 3
4. So sánh Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được (Acceptable range of variation) Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩn ng độ Giới hạn trên t ạ Khoảng sai lệch ng ho Tiêu chấp ườ chuẩn nhận o l được Đ Giới hạn dưới Thời gian (t) Tiến hành các hoạt động quản lý Hiệu chỉnh các hoạt động thực tế Điều chỉnh tiêu chuẩn 4
5. Các loại kiểm soát (III) 1. Kiểm soát phòng ngừa (Feedforward Control) 2. Kiểm soát tại chỗ (Concurent Control) Giám sát trực tiếp 3. Kiểm soát dựa trên thông tin phản hồi (Feedback Control) Đầu vào Quá trình Đầu ra Kiểm soát Kiểm soát Kiểm soát phòng ngừa tại chỗ sau Dự báo các Hiệu chỉnh Hiệu chỉnh vấn vấn đề nảy vấn đề khi đề sau khi sinh chúng xảy ra chúng xảy ra Các Tiêu chuẩn của Hệ thống kiểm soát hiệu quả 1. Chính xác: hệ thống kiểm soát phải đảm bảo tin cậy và cung cấp những dữ liệu chính xác. 2. Kịp thời 3. Kinh tế. Xác định mức kiểm soát tối thiểu để đạt được kết quả mong muốn 4. Linh hoạt: Hệ thống kiểm soát phải đủ linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi tiêu cựchoặc tận dụng cơ hội mới. 5. Dễ hiểu: 5
6. Các Tiêu chuẩn của Hệ thống kiểm soát hiệu quả (tiếp theo) 6. Các tiêu chí hợp lý: các tiêu chuẩn phải hợp lý và có thể đạt được 7. Tập trung vào các vấn đề chiến lược: tập trung vào các hoạt động, sản xuất và sự kiện quan trọng của DN. 8. Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ 9. Đa tiêu chí 10. Hành động hiệu chỉnh 6