Giáo trình Quản trị dự án - Chương 6: Quản trị việc bố trí và điều hòa nguồn lực thực hiện dự án

Nội dung text: Giáo trình Quản trị dự án - Chương 6: Quản trị việc bố trí và điều hòa nguồn lực thực hiện dự án

1. 15/04/2015 Chƣơng 6. QUẢN TRỊ VIỆC BỐ TRÍ VÀ ĐIỀU HÒA NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN 6.1 QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆU D.ÁN 6.2 ĐIỀU HÒA NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN 6.3 BỐ TRÍ VÀ ĐIỀU HÒA NHÂN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN 1 QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN • Việc bố trị sử dụng nguồn lực một cách hợp lý rất cần thiết trong quản trị dự án. 6.1 Bố Sự thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn lực đều trí sử dẫn đến chi phí gia tăng hoặc thời gian dụng thực hiện sự án bị kéo dài nguồn • Vấn đề đặt ra là phải quản lý, điều hòa lực nguồn lực để có thể cân đối giữa khả năng trên sơ cung cấp và nhu cầu đòi hỏi. đồ GANT • Nguồn lực dự án gồm nhân lực, tài chính, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và năng lượng của tổ thực hiện dự án 2 6.1 BỐ TRÍ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN Cần tuân thủ theo các nguyên tắc: Ưu tiên các công việc găng Ưu tiên các công việc mà có thời gian dự trữ là nhỏ nhất Ưu tiên các công việc có thời gian thực hiện dài nhất Ưu tiên các công việc có thời điểm khởi công hay hoàn thành sớm nhất Ưu tiên các công việc đòi hỏi phải hoàn thành trước Ưu tiên các công việc vì mục đích chính trị, xã hội hoặc tạo uy tín thương hiệu cho công ty. 1
2. 15/04/2015 I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN 6.1 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ GANTT a) Quy trình thực hiện Bước 1. vẽ sơ đồ Gantt Bước 2. xác định chi phí nguồn lực tương ứng với từng cv Bước 3. đơn vị nguồn lực được thể hiện trên trục tung phần dưới gốc tọa độ. 4 Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp Cho biết thêm: để hoàn thành mỗi cv của D.án cần phải sư dụng 2 đơn vị nguồn lực 1 tuần. TT Tên công việc Ký hiệu Độ dài thời Thời điểm bắt gian đầu (tuần) 1 Làm móng nhà A 5 Bắt đầu ngay 2 Vận chuyển cần cẩu B 1 Bắt đầu ngay về 3 Lắp dựng cần cẩu C 3 Sau B 4 Vận chuyển cấu kiện D 4 Bắt đầu ngay 5 Lắp ghép khung nhà E 7 Sau C 5 Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp Bước 1. vẽ sơ đồ Gantt TT Công việc Thời gian (thực hiện) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 A 1. Làm móng nhà B 2.vận chuyển cần cẩu C 3.lắp dựng cần cẩu D 4.vận chuyển cấu kiện E 5.lắp ghép khung nhà 2 đv TIẾN TRÌNH AFE A5 E7 TIẾN TRÌNH DGE 4đv D4 TIẾN TRÌNH BCE B 6đv C3 1 6 2
3. 15/04/2015 I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN 6.2 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến a) Quy trình thực hiện Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT Bước 2: Vẽ hệ trục toạ độ hai chiều, trong đó: - Trục hoành: Biểu thị thời gian thực hiện các hoạt động trên tùng tiến trình đã được xác định từ sơ đồ PERT. - Trục tung. Biểu thị trình tự các tiến trình và mối quan hệ bên trong giữa các hoạt động trên tiến trình đó, đã được xác định từ sơ đồ PERT. 7 I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN 6.2 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến a) Quy trình thực hiện Bước 3: Vẽ sơ đồ PERT cải tiến trên hệ trục toạ độ hai chiều, theo nguyên tắc: 1/ Tiến trình tới hạn (CP) có thời gian thực hiện dài nhất (Max) được biểu diễn thấp nhất (gần trục hoành) 2/ Các tiến trình có thời gian thực hiện tiến trình ngắn dần được biểu diễn lần lượt theo thứ tự từ dưới lên trên. 3/ Tiến trình có thời gian thực hiện tiến trình ngắn nhất (Min) dược biểu diễn trên cùng (cao nhất). 4/ Các tiến trình trên sơ đồ PERT cải tiến dược biểu diễn bằng các đường mũi tên, thẳng hàng, song song với trục hoành (khác với sơ đỗ PERT - liên kết mạng). 5/ Khép kín sơ đồ PERT cải tiến bằng các đường nét đứt ( ).8 I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN 6.2 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến a) Quy trình thực hiện Bước 4. Bố trí nguồn lực thực hiện dự án trên sơ đồ PERT cải tiến theo nguyên tắc • Trục hoành biểu diễn thời gian của từng tiến trình • Trục tung biểu diễn các tiến trình và hao phí nguồn lực của từng cv • Loại bỏ cv cùng tên trong các tiến trình khác nhau, chỉ để lại cv đó trong một tiến trình duy nhất • Bố trí nguồn lực thực hiện các cv theo từng tiến trình trên sơ đồ PERT cải tiến 9 3
4. 15/04/2015 I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN 6.2 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến a) Quy trình thực hiện Bước 5. nhận dạng sự “ căng thẳng” hay “nhàn rỗi” trong bố trí nguồn lực để có biện pháp điều chỉnh 10 Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT 2 A5 F0 E7 B1 C3 1 3 5 6 D4 G0 4 Có 3 tiến trình. 11 Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp Bước 2,3 TIẾN TRÌNH BCE B C3 E7 1 DGE G0 D4 E7 AFE F0 A5 E7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 12 4
5. 15/04/2015 Vd. Dự án lắp ghép khu nhà công nghiệp Bước 4. NGUỒN LỰC 5 ĐƢỜNG ĐIỀU HÒA 4 NGUỒN NHÂN LỰC 3 B C 2 D 1 A E TUẦN 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 I. QUẢN TRỊ SỬ DỤNG NGUỒN LỰC THỰC HIỆN D.ÁN 6.1 Bố trí sử dụng nguồn lực trên sơ đồ PERT cải tiến a) Quy trình thực hiện Bước 5. 4 tuần đầu nguồn lục “ căng thẳng”, 6 đơn vị nguồn lực/tuần. 8 tuần còn lại “nhàn rỗi” trong bố trí nguồn lực. 2 đơn vị nguồn lực/tuần 14 6.2 ĐIỀU HOÀ NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN 6.2.1 Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công việc 6.2.2 Các phương án điều hòa nguồn lực thực hiện dự án 5
6. 15/04/2015 6.2.1 Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công việc Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT của dự án với các công việc được ký hiệu hóa Bước 2. Xác định thời gian bắt đầu của công việc (TB) TB là tổng thời gian hao phí cho các công việc khác xảy ra trước công việc đó. Lưu ý rằng: TB của công việc đầu tiên trong tiến trình bao giờ cũng bằng 0 Bước 3. Xác định thời gian hoàn thành tiến trình sau công việc (TC) TC bằng tổng thời gian của một tiến trình trừ thời gian bắt đầu của công việc đó TC = ∑tei - TB Bước 4. Xác định thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc (TE) giữa các tiến trình mà có sự tham gia của tiến trình này. Đây cũng chính là thời gian bắt đầu dài nhất của công việc đó và là một trong các căn cứ để xác định thời gian dự trữ. TE= Max TB Bước 5. Xác định thời gian hoàn thành tiến trình sau công việc dài nhất (Max TC) Là giá trị lớn nhất khi so sánh các giá trị của TC ứng với mỗi công việc trong từng tiến trình Bước 6. Xác định thời gian bắt đầu chậm nhất của công việc (TL).TL là cơ sở để xác định thời gian dự trữ TL=TCP- Max TC Bước 7. Xác định thời gian dự trữ (nhàn rỗi) của công việc (TS) TS=TL-TE b. Thí dụ Trở lại thí dụ dự án “Lắp ghép khu nhà công nghiệp” Bước 1. Vẽ sơ đồ PERT (đã có) 2 F 0 A5 C3 E7 1 B1 3 5 6 D4 0 G 4 6
7. 15/04/2015 Bước 2, 3, 4, 5, 6, 7 được thể hiện trong bảng sau đây: Các *TB = Thời gian bắt đầu Thời gian Thời gian Thời gian Thời công *TC =∑tei - TB = Thời gian hoàn bắt đầu hoàn bắt đầu gian việc thành tiến trình sau hoạt động sớm thành chậm dự của A-F-E B-C-E D-G-E nhất dài nhất nhất trữ dự Tcp=12 ∑tei=11 ∑tei=11 TE = TL=TCP- TS = án TB TC TB TC TB TC MaxTB MaxTc MaxTc TL-TE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 A 0 12 0 12 0 0 B 0 11 0 11 1 1 C 1 10 1 10 2 1 D 0 11 0 11 1 1 E 5 7 4 7 4 7 5 7 5 0 F CV ảo G CV ảo 6.2.2 Các phương án điều hòa nguồn lực thực hiện dự án Có nhiều phương án điều hòa nguồn lực, tùy theo thời gian dự trữ của từng công việc. Phƣơng án tốt nhất là phƣơng án mà có đƣờng điều hòa nguồn lực là đƣờng thẳng hoặc gần thẳng xấp xỉ với mức bình quân về nguồn lực trong một đơn vị thời gian. Các phƣơng án còn lại có đƣờng điều hòa nguồn lực càng giống đƣờng Parabol càng tốt. Đỉnh của Parabol phải nằm vào khoảng giữa của thời gian thực hiện dự án. TIẾN TRÌNH SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN BCE 1 3 1 7 DGE 4 1 7 AFE 5 7 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TUẦN 7
8. 15/04/2015 NGUỒN LỰC 7 BỐ TRÍ NGUỒN LỰC 6 5 D C đường điều hòa nguồn 4 lực 3 D 2 1 A E 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TUẦN Phương án 1: Bắt đầu công việc D chậm 1 tuần so với dự tính TIẾN TRÌNH SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN BCE 1 3 1 7 DGE 1 4 7 AFE 5 7 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TUẦN NGUỒN LỰC BỐ TRÍ NGUỒN LỰC 7 Đường điều hòa 6 nguồn lực 5 C 4 3 B D 2 1 A E 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TUẦN 8
9. 15/04/2015 Qua sơ đồ này nhu cầu nguồn lực trong từng tuần lễ như sau: Tuần đầu nhu cầu nguồn lực cho thực hiện công việc A và B là 4 đơn vị nguồn lực Tuần thứ 2 đến hết tuần thứ 4 nhu cầu nguồn lực thực hiện công việc A, D, C là 6 đơn vị nguồn lực/tuần Tuần thứ 5 có nhu cầu nguồn lực để thực hiện công việc A, D là 4 đơn vị nguồn lực Tuần thứ 6 đến hết tuần thứ 12 nhu cầu nguồn lực thực hiện công việc E là 2 đơn vị nguồn lực/tuần Như vậy so với cách bố trí đầu tiên, cách bố trí nguồn lực trong phương án 1 đã tốt hơn. Cụ thể đường điều hòa nguồn lực đã có dạng đường Parabol, hai nhánh đã cân đối hơn. Phƣơng án 2. Bắt đầu công việc D và B chậm 1 tuần so với dự tính ban đầu SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN CỦA DỰ ÁN THEO PHƢƠNG ÁN 2 TIẾN TRÌNH SƠ ĐỒ PERT CẢI TIẾN BCE 1 1 3 7 DGE 1 4 7 AFE 5 7 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TUẦN BỐ TRÍ NGUỒN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN THEO PHƢƠNG ÁN 2 NGUỒN LỰC BỐ TRÍ NGUỒN LỰC 7 6 5 B C Đường điều hòa nguồn lực 4 3 D 2 1 A E 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TUẦN 9
10. 15/04/2015 Qua sơ đồ này nhu cầu nguồn lực trong từng tuần lễ như sau: – Tuần 1 nhu cầu nguồn lực cho thực hiện công việc A là 2 đơn vị nguồn lực – Tuần thứ 2 đến hết tuần thứ 5 nhu cầu nguồn lực cho thực hiện công việc A, D, B, C là 6 đơn vị nguồn lực/tuần – Tuần thứ 6 đến hết tuần thứ 12 nhu cầu nguồn lực để thực hiện công việc E là 2 đơn vị nguồn lực/tuần. Đây là cách bố trí nguồn lực hợp lý nhất. Bởi vì, mới tuần đầu thực hiện dự án nhu cầu nguồn lực chỉ là 2 đơn vị. Sau đó tăng lên 6 đơn vị trong 4 tuần kế tiếp và 7 tuần cuối cùng nhu cầu nguồn lực chỉ là 2 đơn vị nguồn lực/tuần. Hai nhánh của đường điều hòa nguồn lực đã cân đối hơn. Do thời gian dự trữ của từng công việc ngắn, nên đối với dự án này ta không thể san bằng nhu cầu nguồn lực theo hướng thẳng được mà chấp nhận theo đường Parabol. 6.3 BỐ TRÍ VÀ ĐIỀU HÒA NHÂN LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN 10
11. 15/04/2015 • Có nhiều loại nguồn lực khác nhau . Có thể là nhân lực , máy móc thiết bị , nguyên vật liệu , năng lượng , tài chính Thời gian là một nguồn lực , nhưng là nguồn lực đặc biệt . • Nhưng nguồn lực quan trọng nhất của một dự án lại là nhân lực . • Mỗi dự án và công việc khác nhau thì có một nguồn lực khác nhau , nói chung là không giống nhau về chất lượng và số lượng . VD : Bố trí và điều hòa nhân lực của một dự án Thông số của dự án : Thời gian dự Nhu cầu nhân Công việc hoàn STT Công việc tính ( t ) - lực / ngày thành trƣớc ei ngày ( ngƣời ) 1 A Bắt đầu ngay 4 5 2 B Bắt đầu ngay 2 6 3 C Bắt đầu ngay 4 8 4 D Sau A 6 5 5 E Sau B 3 6 6 F Sau C 12 7 7 G Sau C 3 4 8 H Sau D , E , F 4 8 9 I Sau H , G 4 10 Yêu Cầu : 1. Vẽ sơ đồ PERT 2. Vẽ sơ đồ PERT cải tiến 3. Xác định thời gian dự trữ của từng công việc 4. Bố trí nhân lực trên sơ đồ PERT cải tiến 5. Căn cứ vào thời gian dự trữ của từng công việc để điều hà nhân lực . Sau đó chỉ ra phương án tối ưu điều hòa nhân lực 11
12. 15/04/2015  Vẽ sơ đồ PERT . • Sơ đồ PERT ở trên có các tiến trình sau: • ADHI= 4+6+4+4=18 (2) • BEHI=2+3+4+4=13 (3) • CFHI=4+12+4+4=24 (1) • CGI=4+3+4=11 (4) 12
13. 15/04/2015 Thời gian dự trữ của từng công việc . Thời gian dự trữ chung của công việc A = D = 6 ngày . Thời gian dự trữ chung của công việc B = E = 11 ngày . Thời gian dự trữ chung của công việc G = 13 ngày . Các công việc C , F , H , I không có thời gian dự trữ Bố trí nguồn nhân lực trên sơ đồ PERT cải tiến NHÂN LỰC BIỂU ĐỒ BỐ TRÍ NHÂN LỰC 24 23 22 21 20 G3 19 18 17 16 B2 E3 15 14 G3 13 12 11 A4 10 D6 9 8 7 6 5 I4 4 C4 H4 F12 3 2 1 0 NGÀY 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Qua sơ đồ ta thấy : • 4 ngày đầu tiên cần 19 người • ngày thứ 5 cần 22 người • Ngày thứ 6-7 cần 16 người • Ngày thứ 8-9 cần 12 người • Ngày 10 tới ngày 16 cần 7 người • Từ ngày 17 tới 20 cần 8 người • 4 ngày cuối cùng cần 10 người 13
14. 15/04/2015 Phƣơng Pháp Điều Hòa Nhân Lực • PA1: khởi công công việc E muộn 2 ngày • PA2: khởi công công việc B muộn 4 ngày, công việc E muộn 4 ngày, công việc D muộn 5 ngày và công việc G muộn 11 ngày Phƣơng Pháp Điều Hòa Nhân Lực • PA1: khởi công công việc E muộn hai ngày • PA1: Dời công việc E lại hai ngày. E sẽ bắt đầu từ ngày 5 tới ngày 7 Thời gian dự trữ ban đầu của E=11 vậy thời gian dự trữ còn lại của E=9 Qua sơ đồ ta thấy: - 2 ngày đầu cần 19 người. - 2 ngày tiếp theo cần 13 người. - Từ ngày 5- 7 cần 12 người. - Từ ngày 8-10 cần 8 người. - Từ ngày 11-16 cần 7 người - Từ ngày 17-20 cần 8 người. - 4 ngày cuối cùng cần 10 người. 14
15. 15/04/2015 Phƣơng Pháp Điều Hòa Nhân Lực • PA2: khởi công công việc B muộn 4 ngày, công việc E muộn 4 ngày, NHÂNcông LỰC việc D muộn 5 ngàyBIỂU ĐỒ ĐIỀUvà HÒAcông NHÂN LỰCviệc G muộn 11 ngày 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 A4 10 B2 E3 G3 D6 9 8 7 6 5 I4 4 C4 H4 F12 3 2 1 0 NGÀY 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 • Khởi công công việc B muộn 4, Thời gian dự trữ còn lại của B=9 • Khởi công công việc E muộn 4 ,thời gian dự trữ còn lại của E=7 • Khởi công công việc D muộn 5 ngày, thời gian dự trữ còn lại=1 • Khởi công công việc G muộn 11 ngày ,thời gian dự trữ của G= 2  Qua sơ đồ ta thấy: . 9 ngày đầu cần 13 người . Từ ngày 10-15 cần 12 người. . Ngày tiếp theo cần 1 người . Ngày 17 ngày 18 cần 12 người . Ngày 19,20 cần 8 người . 4 ngày cuối cùng cần 10 người. 15