Giáo trình Tin học đại cương và ứng dụng - Chương 5: Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel - Trần Quang Hải Bằng

Nội dung text: Giáo trình Tin học đại cương và ứng dụng - Chương 5: Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel - Trần Quang Hải Bằng

1. Tin hc đi cươ ng và ng dng Mt s khái ni m và thao tác cơ bn vi MS Excel Tr ần Quang H ải B ằng Faculty of Information Technology University of Communication and Transport (Unit 2) Office location: Administration building, Block D3, Room 6 Office phone: 38962018 Cell phone: N/A Email: bangtqh@hotmail.com Ch5a. Khái ni m & thao tác cơ bn trong MS Excel 1. Kh i đng Excel. 2. Màn hình làm vi c. 3. Thoát kh i Excel. 4. Kh i to mt bng tính. 5. Đa ch , mi n và công th c. 6. Các thao tác so n th o. 7. Các thao tác vi tp. 8. Mt s hàm đơn gi n. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 2
2. 1. Kh i đng Excel 1. Start Programs Microsoft Excel. 2. Desktop Microsoft Excel. 3. Office Bar Microsoft Excel. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 3 2. Màn hình làm vi c Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 4
3. Các thành ph n ca màn hình làm vi c n Thanh tiêu đ (Title Bar). n Thanh menu (Menu Bar). n Thanh công c chu n (Standard Toolbar). n Thanh công c đnh dng (Formating Toolbar). n Thanh biên tp công th c (Formula Bar). n Bng tính (Sheet). ¤ 256 ct (A Z, AA,AB IV). ¤ 65536 dòng. ¤ Mt tp (workbook) gm nhi u bng tính (sheet). n Các thanh cu n (scroll bars). n Thanh tr ng thái (status bar). n Dòng tên ct (column heading). n Ct tên hàng (row heading). n Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 5 3. Thoát kh i Excel n S dng Menu File ¤ File Exit n Kích chu t vào bi u tưng đóng ng dng góc trên bên ph i màn hình Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 6
4. 4. To bng tính và mt s thao tác n Đ to mt tp (workbook) mi: ¤ File New. ¤ Ch n New workbook. n Workbook có th có nhi u trang tính (sheet). Đ to mt sheet mi: ¤ Kích chu t ph i vào tên mt sheet nào đó (vd: Sheet1), ch n Insert, sau đó ch n Worksheet. n Đt tên cho trang tính: ¤ Kích chu t ph i vào tên trang, ch n Rename ¤ Gõ tên ri gõ Enter. n B trí tr t t các sheets: Dùng chu t bm và rê tên sheet ti v trí mong mu n. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 7 4.1. Dch chuy n con tr n Con tr ô (Cell poiter) là hình ch nh t trùm quanh đưng vi n ô. n Di chuy n: S dng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home. n Nh n Ctrl + mũi tên đ di chuy n đn ô cu i cùng (đu tiên) ca bng tính theo chi u mũi tên. n Gõ F5 ri gõ đa ch ô (xem ph n sau) n Kích chu t vào ô nào đó Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 8
5. 4.2. Ch n mi n, ct, dòng, bng n Ch n mi n (range) ¤ Bm và rê chu t t ô trên cùng bên trái ti ô dưi cùng bên ph i ca vùng (ho c theo các chi u khác). n Ch n c dòng/c t ¤ Kích chu t trái ti tên dòng (ct) đ la ch n c dòng (ct). n Nh n thêm phím Ctrl khi ch n đ ch n các mi n ri nhau. n Ch n c bng tính ¤ Kích chu t vào giao gi a hàng tên ct và ct tên dòng Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 9 4.3. Nh p d li u {1} n S dng bàn phím đ nh p li u cho ô ti v trí con tr . Gõ Enter đ hoàn tt!!! n Nh p s: ¤ Nh p bình th ưng ¤ S dng du ch m “.” làm du phân cách th p phân (Regional setting là US). ¤ S dng du gch chéo “/” đ nh p phân s. ¤ Vi t cách ph n nguyên và ph n th p phân đ nh p hn s. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 10
6. Nh p d li u n Nh p s: n Nh p ngày tháng ¤ 123.456 ¤ Khuôn dng: mm/dd/yyyy ¤ -123.456 ho c (123.456) (M) ¤ 3/2 ¤ Ví d: ¤ 1 1/2 (hn s). n 02/09/2004 ¤ 3E+7 (dng k thu t). n 12/31/2003 n Nh p xâu v ă n bn (text): n ¤ Các xâu có ch a ch , nh p Nh p th i gian bình th ưng ¤ Khuôn dng: hh:mm:ss ¤ Các xâu dng s: “1234”, có ¤ Ví d: hai cách nh p: n 13:30:55 n =“1234” n ‘1234 Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 11 5. Đa ch , mi n, công th c n Đa ch ô ¤ Đa ch tươ ng đi ¤ Đa ch tuy t đi n Mi n ¤ Khái ni m mi n ¤ Đt tên mi n n Công th c ¤ Khái ni m ¤ Hàm Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 12
7. 5.1. Đa ch ô n Mi ô đưc xác đnh bi hàng và ct ch a nó. n Đa ch ô = tên ct + tên hàng n Ví d ¤ Ô đu tiên có đa ch A1 (A là ct A, 1 là hàng 1) n Đa ch chia làm 2 lo i: tươ ng đi và tuy t đi Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 13 Đa ch tươ ng đi n Ch bao gm tên ct vi t li n tên hàng n B thay đi theo v trí tươ ng đi ca ô chép ti so vi ô gc khi sao chép công th c n Ví d ¤ A1 ¤ F9 Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 14
8. Đa ch tuy t đi n Không b thay đi khi sao chép công th c n Cách vi t ¤ Thêm du $ vào tr ưc tên ct (hàng) không mu n thay đi khi sao chép công th c. ¤ Ví d: n $A1: Luôn ct A n $F$9: Luôn là ô F9 Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 15 5.2. Mi n (range) n Tp hp ô n Cách vi t ¤ Đ/c ô góc: Đ/c ô đi di n n C2:D8 ¤ Đ/c ô góc Đ/c ô đi di n n A1 A5 ¤ Dùng “;” phân cách các mi n ri nhau: n B2 B8; E2:E8 Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 16
9. Đt tên cho mi n n Insert Name Define n Gõ tên mi n (không có du cách) ¤ Ví d: Ngày_thuê n Ch n Add n Nh n OK n S dng đ truy xu t mi n ¤ Trong công th c ¤ Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 17 5.3. Công th c (formula) n S dng đ tính toán, th ng kê trên d li u. n Bt đu bng du bng ( = ) n Ti p theo là: ¤ Các hng, đa ch , ¤ Phép toán s hc: +,-,*,/,^ ¤ Hàm ¤ Ví d: n =A1/B1+COS(A1)*SIN(B1) Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 18
10. Formula bar n Có th s dng thanh công th c đ nh p công th c cho ti n. n Ví d ¤ =G3+G3*F3+J3-H3-I3 Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 19 6. Các thao tác so n th o n Sao chép n Chuy n n Sa n Xoá n B mi n n Chèn n Dán đc bi t n Undo và Redo Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 20
11. 6.1. Sao chép {1} n Ch n mi n cn sao chép (nu là mt ô thì di chuy n con tr ti ô đó). n Nh n Ctrl+C ho c ch n menu Edit Copy. n Mi n s đưc bao bi HCN nh p nháy. n Di chuy n ti nơi cn chép ti. n Nh n Ctrl+V ho c ch n menu Edit Paste. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 21 6.1. Sao chép {2} n Chép bng chu t ¤ Ch n vùng cn sao chép. ¤ Nh n Ctrl, di con tr ti biên vùng đn khi xu t hi n du + cnh chu t. ¤ Bm và rê chu t đ kéo vùng cn sao chép sang v trí khác ri th chu t. n Chép ti các ô cùng hàng/c t li n k: ¤ Di chu t ti góc dưi bên ph i vùng ch n ti khi chu t chuy n thành du cng (+). ¤ Bm và rê đ chép ti các ô liên ti p cùng hàng (ct). Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 22
12. 6.2. Chuy n n Ch n mi n cn chuy n (nu là mt ô thì di chuy n con tr ti ô đó). n Nh n Ctrl+X ho c ch n menu Edit Cut. n Mi n s đưc bao bi HCN nh p nháy. n Di chuy n ti nơi cn chép ti. n Nh n Ctrl+V ho c ch n menu Edit Paste. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 23 6.3. Sa và xóa d li u n Sa: ¤ Di chuy n con tr ti ô cn sa. ¤ Nh n phím F2 ho c kích đúp chu t trái. ¤ Sa ni dung. ¤ Nh n Enter. n Xóa d li u: ¤ Ch n mi n cn xoá ¤ Nh n phím Delete đ xoá d li u (các ô không b xoá). Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 24
13. 6.4. B mi n và chèn ô n B mi n: ¤ Ch n mi n cn b ¤ Ch n menu Edit Delete ¤ Shift cells left: Đy sang trái. ¤ Shift cells up: Đy ô lên trên. ¤ Entire row: Xoá toàn b hàng. ¤ Entire column: Xoá toàn b ct. n Chèn ô: Ch n menu Insert ¤ Cells: Chèn ô ¤ Columns: Chèn ct vào bên trái ct hi n th i. ¤ Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hi n th i. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 25 6.5. Dán đc bi t n Th c hi n đng tác sao (Ctrl+C) n Ch n Edit Paste Special ¤ All: Dán toàn b ¤ Formulas: Ch dán công th c ¤ Values: Ch dán giá tr ¤ ¤ Operation: Ly d li u vùng b dán đè th c hi n phép toán vi d li u dán vào. n Ch n OK đ ch p nh n dán Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 26
14. 6.6. Undo và Redo n Undo ¤ Tác dng: Hu b thao tác va làm tr ưc đó ¤ Cách làm: Nh n Ctrl+Z ho c ch n Edit Undo n Redo ¤ Tác dng: Lp li thao tác va làm tr ưc đó ¤ Cách làm: Nh n Ctrl+Y ho c ch n Edit Redo Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 27 7. Các thao tác vi tp n Tp Excel có ph n m rng là “xls”. n Các thao tác chính vi tp ¤ To tp mi ¤ M tp đã có ¤ Ghi tp ¤ Ghi tp vi tên khác ¤ Ghi tp vi ki u khác ¤ Đóng tp Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 28
15. 7.1. To tp mi 1. Ch n menu File New 2. Kích chu t vào nút New trên thanh công c chu n 3. Nh n t hp phím Ctrl+N Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 29 7.2. M tp đã có trên đĩa 1. File Open. 2. Kích chu t vào nút Open trên thanh công c chu n. 3. Ctrl + O. n Sau đó: ¤ Ch n th ư mc. ¤ Nh n chu t ch n tp. ¤ Nh n Open. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 30
16. 7.3. Ghi tp n File Save (Ctrl + S, bi u tưng đĩa mm trên thanh công c). n Sau đó: ¤ Ch n th ư mc. ¤ Gõ tên tp. ¤ Gõ Enter ho c nh n Save. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 31 7.4. Ghi tp vi tên khác n File Save As n Sau đó: ¤ Gõ tên khác cho tp. ¤ Gõ Enter ho c nh n Save. n Kt qu : ¤ Excel ghi tp hi n hành sang tp mi. ¤ Tp mi đưc m thay th tp cũ. n S dng khi mu n to phiên bn mi đ sa ch a mà không nh hưng đn tp cũ Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 32
17. 7.4. Ghi tp vi ki u khác n File Save As, sau đó: ¤ Gõ tên tp. ¤ Ch n ki u tp mc Save as type n *.HTML: trang web n *.DBF: cơ s d li u dBASE, n n Kt qu : ¤ Excel ghi tp hi n hành sang tp mi có ki u đã ch n. ¤ Tp mi đưc m thay th tp cũ. n S dng khi mu n xu t d li u sang dng khác. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 33 7.5. Đóng tp n File Close, ho c n Kích chu t vào nút đóng ti ca s tp, ho c: n Gõ Ctrl + F4 n Kt qu : ¤ Tp đang so n th o đưc đóng ¤ Excel và các tp khác vn đưc m Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 34
18. 8. Mt s hàm đơn gi n. n SUM (mi n) ¤ Tính tng các s trong mi n ¤ Ví d: SUM(A1:A5); SUM(s _ngày_thuê) n AVERAGE (mi n) ¤ Tính trung bình các s trong mi n ¤ Ví d: AVERAGE(B2:E10) n MAX(mi n): Giá tr ln nh t trong mi n n MIN(mi n): Giá tr nh nh t trong mi n n COUNT(mi n): S ô ch a s trong mi n n IF(đ i u_ki n, giá_tr _1, giá_tr _2): ¤ Nu đ i u_ki n đúng, tr v giá_tr _1. ¤ Nu đ i u_ki n sai, tr v giá_tr _2. ¤ Các lnh IF có th lng nhau. Ch5a. M t s khái ni m và thao tác c ơ b n v i Microsoft Excel 35