Giáo trình tin học văn phòng - Bài 6: Bảo mật và in ấn

95 trang huongle 6870

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình tin học văn phòng - Bài 6: Bảo mật và in ấn", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_tin_hoc_van_phong_bai_6_bao_mat_va_in_an.pdf

Nội dung text: Giáo trình tin học văn phòng - Bài 6: Bảo mật và in ấn

76 BÀI 6: BẢO MẬT VÀ IN ẤN Mã bài: 07.6 Giới thiệu: In ấn là việc rất quan trọng, đặc biệt đối với những người mới học word, chưa cĩ nhiều kỹ năng về in ấn. Qua các chức năng trong bài này, giúp ta biết cách bảo mật được file văn bản, quan sát được cấu trúc trang in, nội dung chi tiết trên trang in. Qua đĩ sẽ cĩ những điều chỉnh hợp lí, kịp thời đối với tài liệu để khi in ra sẽ cĩ được kết quả như ý muốn. Mục tiêu: - Thực hiện được thao tác tạo mật khẩu cho văn bản. - Chọn lựa chế độ và hiệu chỉnh trước khi in ấn. - Thực hiện được các thao tác trộn văn bản. - Thực hiện các thao tác an tồn với máy tính. Nội dung chính: 1. Bảo mật : Mục tiêu: Bảo vệ độ an tồn cho văn bản bằng mật khẩu Tạo Password cho văn bản: + Tại thẻ File, chọn Info, chọn Protect Docunment, chọn Encrypt with Password + Tại hộp Encrypt Documnent gõ vào Password, sau đĩ chọn OK + Tại hộp Confirm Password, Gõ lại Password và nhấn chọn OK Hình 6.1: Hộp thoại tạo Password 2. In ấn Mục tiêu: - Định dạng văn bản trước khi in - In văn bản soạn thảo ra giấy. 2.1 Định dạng trang in Mỗi khi tạo file mới, trong cửa sổ văn bản đã cĩ sẵn một trang giấy trắng để bắt đầu soạn văn bản (thường là giấy letter hoặc giấy A4)
77 - Tab Page Layout, nhĩm Page Setup, chọn mũi tên dưới gĩc phải để mở hộp thoại Page Setup Hình 6.2: Chọn nhĩm Page Setup Chọn loại giấy – Tab Paper - Paper Size : chọn loại giấy, Nhấp thước tương Hình 6.3: Hộp thoại chọn loại giấy in(Paper) ứng sẽ hiện ra trong width và height, nếu chọn Custom phải cho số đo Nhấp thước giấy trong width và height 2.2. Đặt lề cho trang in - Top : Lề bên trên của trang in - Bottom : Lề bên dưới của trang in - Left : Lề trái của trang in - Right : Lề phải của trang in - Gutter : Khoảng cách dùng để đĩng gáy sách - From edge: Khoảng cách từ mép của tờ giấy đến header hoặc footer - Orientation : chọn hướng in o Portrait : Giấy dọc o Landscape : Giấy ngang Hình 6.4:Đặt lề trang giấy
78 - Mirror margins : Đặt lề đối xứng nhau. Nếu lệnh này cĩ dùng, giấy sẽ được phân biệt là cĩ trang lẻ và trang chẵn (Odd and Even), thường áp dụng để in sách. 2.3. In tài liệu -Thẻ File, chọn Print Hình 6.5 : In tài liệu - Copies: chọn số bản in - Printer : chọn tên máy in tương ứng đã được cài đặt trong Windows. Nếu máy in đang sử dụng khơng cĩ tên trong danh sách này (nghĩa là chưa được khai báo) thì phải thực hiện các bước sau: o Nhắp Start, chọn Settings và nhắp Printers. o Nhắp đúp vào biểu tượng Add Printer. o Thực hiện các bước cài đặt máy in của chức năng Add Printer Wizard - Pages : in số trang chọn lựa bằng cách gõ các số trang vào, dùng dấu “,” để phân cách các trang rời, dấu gạch nối “-“ để in các trang liên tiếp 3. Trộn văn bản Mục tiêu: - Xác định đúng dạng văn bản cần thực hiện trộn thư - Thực hiện thành thạo thao tác trộn thư 3.1. Các khái niệm Trong thực tế, đơi khi chúng ta cần phải in văn bản gởi cho nhiều người chẳng hạn như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp.
79 Thay vì phải gõ những thơng tin của từng người vào nội dung của từng giấy chứng nhận (rất dễ nhằm lẫn), ta cĩ thể dùng cơng cụ Mail Merge để giải quyết vấn đềtrên một cách nhanh chĩng. 3.1.1. Tập tin data source Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ơ. 3.1.2. Tập tin main document Một file văn bản mẫu đã được trình bày hồn chỉnh 3.2 Trộn thư Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD như sau Cơng Ty TNHH XYZ 999 Pasteur, Q.1, TP.HCM 8223344 Ngày 30 tháng 3 năm 2012 THƯ MỜI  Kính gởi: Sinh năm: Địa chỉ: Mời sắp xếp thời gian đến dự cuộc phỏng vấn tuyển nhân sự cho Cơng ty. Thời gian: giờ, ngày Địa điểm: Giám đốc Trần Văn B Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột cĩ tên tương ứng Bước 3. Trên tập tin Main chính trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đĩ chọn Step by Step Mail Merge Wizard. Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này cĩ thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và cũng cĩ thể thay đổi kích cỡ. Để thực hiện mail merge cần phải qua 6 bước, làm theo hướng dẫn bằng cách chọn những tùy chọn phù hợp rồi nhấn Next ở dưới cùng của hộp thoại, nếu muốn quay lại thì nhấn vào Previous. Trong mục Select document type đã chọn sẵn Letters. Chọn Next qua bước 2
80 Trong mục Select starting document đã chọn sẵn Use the current document. Chọn Next qua bước 3 Hình 6.6: Các bước thực hiện Mail Merge Trong mục Select recipients nhấn nút Browse. Chọn va mở file danh sách excel đã lưu. Chọn Sheet1, OK Hình 6.7: Chọn file để lấy dữ liệu Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta cĩ thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng khơng muốn tạo thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.
81 Hình 6.7: Thực hiện bước 4, 5, 6 tiếp theo Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, l ần lượt chèn các field vào trong main document như sau: Hình 6.8: Chèn các Fiel cần Merge Nhấn nút Next sang bước thứ 6. Chọn Print nếu muốn in các thư mời trực tiếp ra máy in, chọn Edit indidual letters nếu muốn xem trước các thư mời trong văn bản. Trong hộp thoại Merge to New Document cĩ thể chọn tạo ra tồn bộ các thư mời cĩ trong danh sách hoặc chỉ chọn tạo thư mời cho một số người.
82 Hinh 6.9: Hộp thoại lựa chọn để xuất thơng tin sau khi đã được Trộn dữ liệu BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 5 KIẾN THỨC Câu 1: Trình bày các bước và cách thực hiện trộn văn bản? Câu 2: Giả sử cĩ văn bản thuctap.doc. Hãy thực hiện các yêu cầu sau: - Xem văn bản trước khi in - In các trang chẵn - In các trang lẻ - In tất cả các trang - In 3 bản thuctap.doc Câu 3: Trình bày các chức năng hộp thoại Page Setup? KỸ NĂNG: YÊU CẦU :
83 Dùng chức năng trộn văn bản để in giấy quyết định lương BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ NẴNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số : 1234/TCCB-QĐNL Đà Nẵng, ngày 31 tháng 12 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG V/v nâng bậc lương cho nhân viên HIỆU TRƯỞNG - Căn cứ Nghị định số 25/CP ngày 23/05/1993 của Chính phủ ban hành tạm thời chế độ tiền lương của Cơng chức, viên chức hành chính, sự nghiệp; - Căn Thơng tư số 04/1999/TT-TCCP ngày 20/03/1999 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 95/1998/NĐ-CP của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cơng chức; - Theo đề nghị của Ơng/Bà Trưởng phịng TCHC. QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nâng bậc lương cho Ơng (Bà): Đơn vị : Ngạch : Mã số: Từ hệ số : Lên hệ số: kể từ ngày Điều 2: Ơng (Bà) cĩ tên ở điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Như điều 2. - Lưu VT, TCHC 1) Soạn danh sách nhân viên được nâng lương và lưu vào file cĩ tên “DanhSachNangLuong.doc” Mã Từ hệ Lên TT Họ tên Tên ngạch Từ ngày Tên đơn vị ngạch số hệ số Phịng hành 1 Lê Văn Thành Chuyên viên 1003 2.67 1/10/11 3.0 chính Chuyên viên Phịng hành 2 Ngơ Văn Hiền 1002 3.0 11/10/11 3.33 chính chính Chuyên viên cao 3 Nguyễn Văn Liêm 1001 5.08 15/5/11 5.42 Phịng thiết bị cấp Phịng kỹ 4 Phạm Minh Kỹ sư 6033 3.33 11/12/11 3.33 thuật Chuyên viên 1002 5 Lê Lân 5.08 15/4/11 5.42 Phịng quản trị chính Phịng tài 6 Nguyễn Hương Chuyên viên 1003 3.66 5/9/11 3.99 chính
84 1. Soạn mẫu như sau lưu với tên QĐNangLuong.doc và thực hiện trộn QĐ nâng lương tự động cho các nhân viên 2. Tạo PassWord 123456 cho file QĐNangLuong.doc cho file 4. In file QĐNangLuong.doc
85 Bài 7: TỔNG QUAN VỀ BẢNG TÍNH EXCEL Mã bài: 07.7 Giới thiệu: Hằng ngày cơng việc thường xuyên nhất của một nhân viên văn phịng đĩ là soạn thảo văn bản. Đây là một cơng việc dễ gây nhàm chán. Nhưng nếu chúng ta là một kế tốn viên thì cơng việc tính tốn là cơng việc gần gũi nhất. Để phục vụ cho cơng việc tính tốn đầy căng thẳng và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cũng như qui mơ tính tốn và độ phức tạp, Microsoft viết ra một trình ứng dụng chuyên về tính tốn đĩ là MS Excel. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm về bảng tính; - Mơ tả được cách thức tổ chức làm việc trên bảng tính; - Thực hiện các thao tác an tồn với máy tính. 1 Giới thiệu Excel : Mục tiêu: - Hiểu đúng chức năng cơ bản của phần mềm Excel là tính tốn. - Trình bày đúng khái niệm về bảng tính 1.1 Giới thiệu về Excel: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc thực hiện: Tính tốn đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hĩa các cơng việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta cĩ thể phân tích nhiều loại hình bài tốn khác nhau. 1.2. Trình bày các khái niệm: Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Cĩ các nhĩm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
86 Hình 7.1 Thanh cơng cụ Ribbon Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu cĩ sẵn, chèn hay xĩa dịng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu, Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Formulas: Chèn cơng thức, đặt tên vùng (range), cơng cụ kiểm tra theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính tốn của Excel. Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngồi Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu, Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ơ, các thiết lập bảo vệ bảng tính. View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phĩng to, thu nhỏ, chia màn hình, Developer: Tab này mặc định được ẩn vì chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người cĩ hiểu biết về VBA. Để mở nhĩm này nhấn vào nút Office ->Excel Options ->Popular ->Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin cĩ sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung, Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực hiện một thao tác nào đĩ trên đối tượng (ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ ) trong bảng tính, chúng ta hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đĩ. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thơng dụng cĩ thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà chúng ta chọn. Hình 7.2 Thực đơn ngữ cảnh
87 1.3 Mơ tả cấu trúc của một bảng tính: Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đĩ chúng ta làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, ) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook cĩ thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy chúng ta cĩ thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin cĩ liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của chúng ta. Worksheet: Cịn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, cịn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ơ (cell), các ơ được tổ chức thành các cột và các dịng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16.384 cột và 1.048.576 dịng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65.536 dịng). Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi chúng ta muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại gĩc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab. Hình 7.3 Các thành phần của Workbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là “.XLS”.
88 Hình 7.4 Giao diện Excel 2010 Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, và danh mục các tập tin đã mở trước đĩ. Nút lệnh Office giống như thực đơn File của các phiên bản trước. Chúng ta cĩ thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Nếu các nút lệnh ở đây cịn quá ít chúng ta cĩ thể nhấn chọn More Commands để mở cửa sổ điều chế thanh lệnh truy cập nhanh HÌnh 7.5 Các lệnh trong thực đơn Office
89 HÌnh 7.6 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hình 7.7 Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh 2. Các lệnh cơ bản đối với bảng tính Mục tiêu: - Thao tác thành thạo với các lệnh thực hiện đối với bảng tính đúng theo yêu cầu. 2.1 Tạo mới bảng tính Chọn nút Office ->New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa trên một workbook đã cĩ. Để tạo workbook trống, chúng ta chọn Blank workbook và nhấp nút Create.
90 Hình 7.8: Minh họa Tạo bảng tính mới 2.2 Mở bảng tính đã tạo: Một tập tin cĩ sẵn cĩ thể được mở bằng nhiều cách: 1. Chọn nút Office ->chọn tên tập tin trong danh sách Recent Documents, cĩ thể cĩ tối đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office ->Excel Options ->Advance - >phần Display ->Show this number of Recent Documents ). 2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin. 3. Chọn nút Office ->Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và chọn tên tập tin cần mở sau đĩ nhấn nút Open để mở tập tin. Các tùy chọn của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Khơng lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi).
91 Hình 7.9: Minh họa Mở bảng tính đã tạo sẵn 2.3 Lưu bảng tính ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các chúng ta phải nhớ thực hiện lệnh lưu lại cơng việc đã thực hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ khơng tốn nhiều thời gian nhưng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột cĩ thể mất tong cả giờ làm việc của chúng ta. Nhằm an tồn cho dữ liệu, chúng ta nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover chúng ta chọn nút Office ->Excel Options ->Save, sau đĩ đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes. Hình 7.10: Minh họa lưu tập tin
92 Một số cách lưu workbook: 1. Chọn nút Office ->Save 2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu tập tin đã được lưu trước đĩ rồi thì Excel sẽ lưu tiếp các phần cập nhật, cịn nếu là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, chúng ta hãy chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, chọn kiểu tập tin tại Save as type và sau đĩ nhấn nút Save để lưu trữ. Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows. Tên tập tin cĩ thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin khơng được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ | Để bảo mật tập tin, chúng ta cĩ thể gán mật mã bảo vệ, khi đĩ cần phải biết mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!). B1. Nhấn nút Office ->Save As, hộp thoại Save As hiện ra. B2. Nhấn nút Tools ->chọn General Options , hộp thoại General Options hiện ra B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đĩ nhấn nút OK B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đĩ nhấn nút OK B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đĩ nhấn nút OK B6. Nhấn nút Save để hồn tất. Hình 7.11: Dùng mật mã bảo vệ workbook Các tùy chọn trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao cĩ đuơi *.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đọc).
93 2.4 Kết thúc làm việc với Excel: Một số cách đĩng: 1. Chọn nút Office ->Close 2. Dùng chuột chọn nút ở gĩc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc . Nếu workbook cĩ sự thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc chúng ta lưu lại các thay đổi đĩ. * Sắp xếp workbook Khi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhĩm lệnh View ->chọn nút Arrange All ->Chọn kiểu bố trí thích hợp. Hình 7.12: Sắp xếp các workbook trong cửa sổ Excel 3. Các thao tác căn bản trên một bảng tính: Mục tiêu: - Thực hiện thành thạo các thao tác trên bảng tính. 3.1. Di chuyển trong bảng tính: Chúng ta cĩ thể dùng chuột, các phím ->, thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đến các nơi bất kỳ trong bảng tính. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ cĩ thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới
94 bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính. -Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu cĩ hai mũi tên lên và mũi tên xuống; ở giữa cĩ thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống. -Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên. Cĩ hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang. HÌnh 7.13: Thanh cuốn ngang Thao tác: -Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái. -Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải. Thanh Sheet tab Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab. Ngồi ra chúng ta cĩ thể dùng để di chuyển đến sheet liền trước sheet hiện hành và để di chuyển đến sheet liền sau sheet hiện hành. Để trở về sheet đầu tiên chúng ta nhấp chuột và nút trên thanh sheet tab và để đến sheet cuối cùng thì chúng ta nhấp chuột vào nút trên thanh sheet tab. Nếu muốn đến một sheet nào đĩ trong trường hợp cĩ quá nhiều sheet thì chúng ta hãy nhấp phải chuột vào thanh và chọn tên sheet cần đến. HÌnh 7.14: Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển Để đến được nơi cần thiết trong bảng tính ngồi việc dùng chuột cuốn các thanh cuốn ngang và dọc, các phím mũi tên thì chúng ta nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dưới để giúp di chuyển được nhanh hơn. Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính Nhấn phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ơ bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ơ bên trái ↑ Lên dịng
95 ↓ Xuống dịng Home Đến ơ ở cột A của dịng hiện hành Ctrl + Home Đến địa chỉ ơ A1 trong worksheet Ctrl + End Đến địa chỉ ơ cĩ chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ơ hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ơ hiện hành qua phải một mành hình Page Up Di chuyển ơ hiện hành lên trên một màn hình Page Down Di chuyển ơ hiện hành xuống dưới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + Đến ơ bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau là ơ trống → End + ← hoặc Ctrl + Đến ơ bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau là ơ trống ← End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ơ phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới là ơ trống End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xuống ơ phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới là ơ trống Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hiện hành 3.2 Chọn vùng làm việc: Nhận dạng ơ và vùng (cells, range) Địa chỉ một ơ trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dịng. Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ơ ở gĩc trên bên trái của vùng và địa chỉ ơ gĩc dưới bên phải của vùng (cĩ dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dịng được xác định là : (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A:A) và : (ví dụ địa chỉ của cả một dịng 4 là 4:4). Hình 7.15: Địa chỉ ơ và vùng
96 Ví dụ: Hình 7.15 dưới ơ hiện hành cĩ địa chỉ là B11 vì cĩ tiêu đề cột là B và số dịng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt cĩ địa chỉ là H2:H12 vì ơ đầu tiên của vùng cĩ địa chỉ là H2 và ơ cuối của vùng là H12. Chọn vùng Nếu dùng chuột, trước tiên chúng ta dùng chuột di chuyển ơ hiện hành đến gĩc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đĩ giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ơ cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khi chọn ơ đầu tiên chúng ta giữ phím Shift trong khi nhấn phím ->và để đến ơ cuối của vùng và thả các phím. (Chúng ta cũng cĩ thể làm ngược lại là chọn ơ cuối của vùng trước và kéo chọn đến ơ đầu tiên). Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn , cịn muốn chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets. 3.3 Chèn ơ, dịng và cột trong bảng tính Chúng ta cĩ thể chèn thêm các ơ vào bên trái hoặc bên trên của ơ hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ơ đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, ta cĩ thể chèn thêm các dịng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và cĩ thể xĩa đi các ơ, các dịng và cột. 3.3.1 Chèn ơ trống B1. Chọn các ơ mà chúng ta muốn chèn các ơ trống vào đĩ (muốn chọn các ơ khơng liên tục thì giữ Ctrl trong khi chọn các ơ). B2. Chọn Home->chọn nhĩm Cells ->Insert ->Insert Cells B3. Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert HÌnh 7.16: Minh họa chèn các dịng trống lên trên các dịng đang chọn
97 3.3.2 Chèn dịng B1. Chọn một hoặc nhiều dịng liên tục hoặc cách khoảng mà chúng ta muốn chèn số dịng tương ứng phía trên các dịng này. B2. Chọn Home ->chọn nhĩm Cells ->Insert ->Insert Sheet Rows 3.3.3 Chèn cột B1. Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà chúng ta muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này. B2. Chọn Home ->chọn nhĩm Cells ->Insert ->Insert Sheet Columns 3.4 Xĩa các ơ, dịng và cột trong bảng tính B1. Chọn các ơ, các dịng hoặc các cột cần xĩa B2. Chọn Home ->Cells ->Delete ->chọn kiểu xĩa phù hợp (xem hình) Hình 7.17: Minh họa chèn thêm ơ, cột, dịng 3.5 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dịng Trong worksheet ta cĩ thể qui định độ rộng cột từ 0 đến 255, đây chính là số ký tự cĩ thể hiển thị trong một dịng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương tự, chiều cao của dịng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dịng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dịng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dịng cột: B1. Chọn dịng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng B2. Chọn Home ->Cells ->Format ->Chọn lệnh phù hợp - Row Height chọn lệnh này để qui định chiều cao của dịng - AutoFit Row Height chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dịng cho phù hợp với nội dung. - Column Width chọn lệnh này để qui định độ rộng cột
98 - AutoFit Column Width chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung. - Default Width chọn lệnh này khi chúng ta muốn qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook. Ta cĩ thể qui định chiều cao dịng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngồi cách thay đổi chiều cao dịng và độ rộng cột như trên, ta cịn cĩ thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đĩ cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dịng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dịng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dịng. Ta cĩ thể qui định chiều cao dịng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. Ngồi cách thay đổi chiều cao dịng và độ rộng cột như trên, ta cịn cĩ thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đĩ cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dịng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dịng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dịng. * Nối nhiều ơ thành một ơ Khi nối nhiều ơ thành một ơ, nếu tất cả các ơ đều cĩ dữ liệu thì chúng ta cần chuyển hết dữ liệu lên ơ ở gĩc trên cùng bên trái của nhĩm ơ cần merge vì chỉ cĩ dữ liệu của ơ này được giữ lại, dữ liệu của các ơ khác sẽ bị xĩa. B1. Chọn các ơ cần nối lại. B2. Chọn Home ->Alignment ->chọn Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong ơ dùng các nút canh chỉnh trong nhĩm Algnment. * Chuyển một ơ đã nối về lại nhiều ơ Sau khi chuyển ơ đã nối về lại nhiều ơ thì nội dung sẽ hiện tại ơ ở gĩc trên cùng bên trái. B1. Chọn ơ đang bị nối. B2. Chọn Home ->Alignment ->chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được.
99 3.6 Sao chép dữ liệu trong bảng tính Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đĩ đến một nơi nào đĩ trong bảng tính và dữ liệu gốc cịn nguyên, cịn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên chúng ta phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đĩ cĩ thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện: - Dùng Ribbon: Chọn vùng ->Home ->nhĩm Clipboard ->nhấn nút hay (Copy hay Cut), đến nơi đích và Home ->nhĩm Clipboard ->nhấn nút (Paste). Chúng ta cĩ thể gọi các lệnh trên từ thực đơn ngữ cảnh ->nhấp phải chuột. - Chuột: Chọn vùng ->giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl nếu là sao chép (khơng giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) ->kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đơi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đĩ, khi đĩ thay vì dùng lệnh Paste chúng ta hãy sử dụng Paste Special Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special . hộp thoại Paste Special cĩ một số lựa chọn như bảng sau: Hạng mục Mơ tả All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn Formulas Dán giá trị và cơng thức, khơng định dạng Values Chỉ dán giá trị và kết quả của cơng thức, khơng định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và cơng thức Comments Chỉ dán vào chú thích của các ơ, bỏ qua tất cả giá trí và cơng thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích All using source Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn theme All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền Column widths Chỉ dán vào thơng tin qui định chiều rộng cột Formulas and Dán vào giá trị, cơng thức và các định dạng gốc của các number formats con số, các định dạng khác bị loại bỏ. Values and number Dán vào giá trị, kết quả của cơng thức và các định dạng gốc formats của các con số. None Khơng kèm theo việc tính tốn nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ơ tương ứng ở vùng đích Subtract Các ơ mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ơ tương ứng
100 của vùng nguồn. Multiply Các ơ mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ơ tương ứng của vùng nguồn. Divide Các ơ mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ơ tương ứng của vùng nguồn Skip blanks . Khơng dán đè các ơ rỗng ở vùng nguồn vào ơ cĩ giá trị ở vùng đích Transpose Dán vào và đảo dịng thành cột hoặc ngược lại Paste Link Dán vào và tham chiếu ơ đích đến ơ nguồn 3.7 Các loại địa chỉ trong Excel 3.7.1 Địa chỉ tương đối - Chính là tên ơ, tên vùng trong Excel. Dạng cụ thể như sau: + Nếu là ơ: Ví dụ : A1, B3, G7, F9 + Nếu là vùng : : Ví dụ : B3 : D7 B3 D7 Hình 7.18 : Ví dụ về địa chỉ tương đối - Đối với địa chỉ tương đối, khi sao chép cơng thức thì các địa chỉ tương đối được dùng trong cơng thức của ơ gốc sẽ tự động thay đổi theo, tương ứng với vị trí thay đổi, tương ứng này sẽ là 1-1 + Ví dụ : Tại ơ G3, cĩ cơng thức: = A3+B5 Nếu sao chép sang ơ G4, sẽ cĩ cơng thức: = A4+B6 Nếu sao chép sang ơ J5: = D5+E7 3.7.2 Địa chỉ tuyệt đối - Tương tự địa chỉ tuyệt đối, nhưng cĩ thêm ký hiệu $ trước ký hiệu cột và ký hiệu dịng. Dạng cụ thể như sau :
101 + Nếu là ơ : Ví dụ : $A$1, $B$3, $G$7 + Nếu là vùng : : Ví dụ : $B$3 : $D$7 - Đối với địa chỉ tuyệt đối, khi sao chép cơng thức thì các địa chỉ tuyệt đối được dùng trong cơng thức ở ơ gốc vẫn khơng bị thay đổi. Ví dụ : tại ơ G3 gõ cơng thức : =$A$3+B5 Nếu sao chép sang ơ G4, sẽ cĩ cơng thức : =$A$3+B6 4. Làm việc với dữ liệu trong Excel Mục tiêu: - Hiểu và lựa chọn đúng dữ liệu khi làm việc với Excel 4.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh Các ơ trong bảng tính cĩ thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức tốn học. Ngồi ra bảng tính cịn cĩ thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, các đối tượng này khơng chứa trong ơ mà nổi trên bề mặt bảng tính. 4.1.1 Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1. Trên worksheet, chọn ơ cần nhập liệu B2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian, mà chúng ta cần B3. Nhập xong nhấn Enter (ơ hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ơ hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc. Lưu ý: - Nếu nhập các con số vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột khơng đủ chúng ta bản tăng thêm chiều rộng cột. - Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần số thập phân. - Khi nhập các con số mà các con số này khơng cần tính tốn thì chúng ta nên định dạng ơ là Text trước khi nhập (Home ->nhĩm Number ->chọn Text từ danh sách). - Ngày và thời gian nhập vào ơ thì dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel ->Regional and Language Options. - Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05- 2007. Khi muốn nhập ngày hiện tại vào ơ hãy gõ . Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho ơ chứa ngày thì chọn ơ và gõ .
102 - Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, nếu khơng Excel tự hiểu là AM. Khi muốn nhập thời gian hiện tại vào ơ hãy gõ . Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ơ chứa thời gian thì chọn ơ và gõ . Muốn nhập cùng một nội dung cho nhiều ơ, chúng ta hãy chọn các ơ và nhập liệu vào sau đĩ nhấn . Ngồi ra cịn cĩ thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Muốn nhập cùng nội dung trên các ơ ở nhiều sheet, chúng ta hãy chọn các sheet đĩ, sau đĩ chọn các ơ trên sheet hiện hành, tiếp theo nhập liệu (cĩ thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ơ cĩ dữ liệu). Để bỏ chọn các sheet thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Ungroup Sheets. Hình 7.19: Ví dụ nhập các loại dữ liệu 4.1.2 Nhập đè lên ơ cĩ sẵn nội dung: Muốn nhập đè lên các ơ cĩ sẵn nội dung, trước tiên hãy chọn ơ đĩ và nhập vào nội dung mới. Khi đĩ, nội dung cũ của ơ sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè. 4.2 Hiệu chỉnh nội dung các ơ: Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn cĩ của ơ chúng ta làm các cách sau: Cách 1. Nhấp chuột hai lần lên ơ cần hiệu chỉnh ->dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đến nơi cần hiệu chỉnh , dùng phím Backspace hoặc Delete để xĩa một số nội dung sau đĩ nhập vào nội dung mới. Cách 2. Chọn ơ cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh và làm tương tự như trên Cách 3. Chọn ơ cần hiệu chỉnh, sau đĩ nhấp chuột vào thanh cơng thức (Formula) 4.3 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu 4.3.1 Sử dụng chức năng AutoFill
103 Sử dụng cơng cụ này Excel sẽ giúp chúng ta điền tự động dữ liệu theo các mẫu AutoFill cĩ sẵn. Ngồi ra chúng ta cịn cĩ thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho cơng việc của mình. Danh sách một số AutoFill cĩ sẵn Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep, Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2, Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder, Text1, textA text2, textA, text3, textA, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, Product 1 Product 2, Product 3, - Chúng ta muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A chúng ta làm như sau: B1. Chọn ơ đầu tiên A1 và nhập vào số 1 B2. Chọn ơ tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng số 2 vào ơ chứa số lẻ trước đĩ để cĩ được số lẻ kế tiếp). B3. Chọn hai ơ A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuơng nhỏ màu đen (Fill handle) ở gĩc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen. B4. Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.
104 -Khi chúng ta muốn điền tự động (sao chép) dữ liệu hay cơng thức của ơ hiện hành cho các ơ bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới thì chúng ta làm theo các cách sau: Cách1: Chọn ơ hiện hành đang chứa dữ liệu hay cơng thức cần sao chép, sau đĩ giữ Fill handle và kéo theo hướng chúng ta cần (lên, xuống, trái hay phải). Khi đĩ dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao chép. Cách 2: Chọn ơ chứa dữ liệu (hay cơng thức) cần sao chép và tất cả các ơ cần sao dữ liệu đến, sau đĩ vào Home ->nhĩm Editing ->Fill ->chọn hướng phù hợp (Down, Right, Up, Left). - Tự tạo danh sách AutoFill chúng ta vào nút Office ->Excel Options ->Popular - >trong phần trong phần Top options for working with Excel ->chọn Edit Custom Lists ->hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, chúng ta hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này chúng ta cĩ thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách tự tạo của chúng ta. -Muốn xĩa một danh sách thì chúng ta chỉ cần chọn danh sách đĩ và nhấn nút Delete. - Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đĩ và hiệu chỉnh trong ơ List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add. 5. Định dạng: Mục tiêu: - Định dạng được các dữ liệu đúng theo yêu cầu. 5.1 Định dạng chung Hình 7.20: Định dạng văn bản và số
105 Các nút định dạng thơng dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi truy cập trong nhĩm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính tốn trên Excel, mỗi khi cần định dạng chúng ta chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây. Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon khơng cĩ nút lệnh thì chúng ta truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home ->nhĩm Cells - >Format ->Format Cells Hình7.21: Giải thích hộp thoại Format Cells 5.2 Sử dụng Wrap Text Khi chúng ta muốn đoạn văn bản dài trong ơ cĩ nhiều dịng thì chúng ta dùng chức năng wrap text hoặc dùng để xuống dịng tại vị trí mong muốn. B1. Chọn ơ cần định dạng Wrap text, ví dụ ơ A1 B2. Chọn Home ->Alignment ->chọn Wrap Text ( ). Nếu dịng khơng tự động mở rộng là do ơ bị thiết lập chiều cao cố định, chúng ta vào Home ->Cells - >Format ->tại Cells Size chọn AutoFit Row Height 5.3 Xoay chữ (Orientation) B1. Chọn các ơ cần xoay chữ A1:D1 B2. Chọn Home ->nhĩm Alignment ->Orientation ->Angle Counterclockwise 5.4 Định dạng khung (border) Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, cĩ đường phân cách giữa các ơ bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ. B1. Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18
106 B2. Chọn Home ->nhĩm Cells ->Format ->Chọn Format Cells B3. Vào Tab Border, chọn màu là Red ( ) tại Color B4. Chọn Style là nét đậm , sau đĩ chọn nút Outline tại Preset B5. Chọn Style là nét mảnh , sau đĩ chọn nút Inside tại Preset B6. Nhấn OK hồn tất Hình 7.22: Định dạng dữ liệu_Kẻ khung 5.5. Hiệu ứng tơ nền ơ (Fill effect) B1. Chọn vùng cần tơ màu nền B2:E18 B2. Chọn Home ->nhĩm Cells ->Format ->Chọn Format Cells B3. Vào Tab Fill ->Chọn Fill Effects B4. Chọn các màu cần phối hợp: Color 1 (ví dụ: Yellow) và Color 2 (Blue) B5. Chọn Shading styles là Vertical và chọn kiểu thứ 3 B6. Nhấn OK hai lần để hồn tất.
107 Hình 7.23: Định dạng tơ màu cho bảng tính Tự động định dạng cĩ điều kiện. Với Excel 2010 định dạng cĩ điều kiện sẽ giúp chúng ta chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhĩm các ơ và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, chúng ta sẽ thấy preview của ngay lập tức. Cĩ thể gán cho mỗi ơ một màu để phán ảnh thứ hạng của trong tồn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ơ Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003. 6. Bảng và định dạng bảng tính Mục tiêu: -Áp dụng đúng dữ liệu vào các bảng trong Excel Excel thiết lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và cịn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xĩa các biểu mẫu tự tạo thêm và cho phép xĩa định dạng bảng. Ngồi ra ta cĩ thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thiết. 6.1 Áp dụng định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng Hình 7.24: Định dạng kiểu đặc biệt B1. Chọn danh B2:E18 B2. Chọn Home ->nhĩm Styles ->chọn Format As Table
108 B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn một trong các biểu mẫu. Ví dụ chọn mẫu Light số 9 B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận. -Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 chọn New Table Style , sau đĩ đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để chế biến biểu mẫu. -Muốn xĩa một mẫu tự tạo thì vào Home ->Style ->Format As Table, tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và chọn Delete. -Các tùy chọn hiệu chỉnh bảng cĩ ở Table Tools ->Tab Design trên thanh Ribbon Hình 7.25: Chọn kiểu định dạng cần chuyển đổi 6.2.Xĩa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách -Để xĩa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy chọn bảng, tại Tab Design vào nhĩm Table Styles chọn More ( ) ->chọn Clear. Đến lúc này vùng chọn vẫn cịn là bảng do vậy cĩ các tính năng của bảng. -Để chuyển một bảng về thành danh sách thì chọn bảng, sau đĩ vào Tab Design, tại nhĩm Tools chọn Convert to Range. 7. Sắp xếp và lọc dữ liệu: Mục tiêu: - Thực hiện thao tác sắp xếp dữ liệu trong bảng tính đúng theo yêu cầu.
109 - Trích lọc đúng dữ liệu cần Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép chúng ta thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn. 7.1. Sắp xếp Hình 7.26: Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính Để thực hiện một sắp xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: • Đánh dấu các ơ muốn được sắp xếp • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Hình 7.28: Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp xếp nhiều hơn một cột: • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Chọn cột mà chúng ta muốn sắp xếp đầu tiên • Kích Add Level Hình 7.27: Các tiêu chí lựa chọn làm điều kiện sắp xếp • Chọn cột tiếp theo chúng ta muốn sắp xếp • Kích OK
110 7.2. Lọc dữ liệu Bộ lọc cho phép chúng ta chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ lọc: • Kích vào cột hoặc chọn các cột chứa dữ liệu mà chúng ta muốn lọc • Trên tab Home, kích Sort & Filter • Kích nút Filter • Kích vào mũi tên phía dưới ơ đầu tiên • Kích Text Filter • Kích Words chúng ta muốn lọc • Để khơng áp dụng bộ lọc, kích nút Sort & Filter • Kích Clear Bài tập và sản phẩm thực hành bài 07.7 Kiến thức: Câu 1: Khởi động MS Excel. Nêu các lệnh cơ bản đ/v Bảng tính. Câu 2: Trình bày các kiểu dữ liệu trong MS Excel. Cách định dạng của từng loại dữ liệu? Câu 3: Trình bày các loại tốn tử trong MS Excel và mức độ ưu tiên được dùng trong tính tốn. Bài tập 07.7.1: BẢNG KÊ HÀNG BÁN THU THU T TÊN TTIỀN ĐVT NSX SL GIÁ T.TIỀN Ế Ế TC T HÀNG VNAM VAT NK 1 Xe đạp Chiếc Nhật 150 120 (a) (b) (c) (d) (e) 2 Quạt trần Cái Vnam 350 70 3 Quạt đứng Cái 1700 50 4 Xe future Chiếc Thái 500 2050 5 Xe dream Chiếc 630 2100 6 Xe best Chiếc Tquốc 700 1800 7 Xe suzuki Chiếc 600 1750 8 Ti vi Cái 1200 350 9 Máyđĩa sony Cái 1050 220 10 Loa yamaha Cái 2000 101 Thành lập bảng tính như trên :
111 YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ - Dùng lệnh để canh giữa cho tiêu đề của bảng tính và tiêu đề của các cột - Vào số thứ tự tự động (thử bằng 2 cách) 2. Tính tốn - Cột (a) = số lượng * đơn giá - Cột (b) = 10 % cột cột (a) - Cột (c) = 0,3 % của đơn giá - Cột (d) = cột (a) + cột (b) + cột (c) - Cột (e) = Cột (d)* 14.680 3. Lưu bảng tính vào đĩa với tên TH01.XLSX 4. Kẻ khung và trình bày bảng tính 5. Thốt khỏi Excel 6. KhỎi đỘng lẠi excel và gỌi bẢng tính TH01.XLSX Bài tập 07.7.2: Thành lập bảng tính sau : Dùng lệnh insert / picture/ clip art Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  BẢNG THANH TỐN LƯƠNG THÁNG 3 NĂM 2012 TT HỌ VÀ TÊN HỆ SỐ NGÀY TRỪ THỰC KÝ TÊN LƯƠNG CƠNG TẠM ỨNG LÃNH 1 Trần Duy Trị 2.88 15 $120.000 (a) 2 Hồ Thị Tuyết 3.10 35 $70.000 3 Lê Văn Mừng 2.50 17 $50.000 4 Lê Ngọc Trong 4.40 5 $205.000 5 Trần Hà Dũng 2.88 26 $210.000 6 Trần Thanh Thanh 3.10 7 $180.000 7 Nguyễn Văn Trục 4.50 30 $175.000 8 Lê Chí Hùng 2.50 12 $35.000 9 Đồn Huân 5.60 10 $220.000 10 Hồng Nhĩ 4.50 20 $101.000 Xuân TỔNG CỘNG : ? ?
112 YÊU CẦU: 1. Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ - Dùng lệnh để canh giữa cho tiêu đề của bảng tính và tiêu đề của các cột. - Vào số thứ tự tự động (thử bẳng 2 cách) 2. Tính tốn: (a)= hệ số lương*200000/30*ngày cơng – tạm ứng - Tính Tổng cho các cột TRỪ TẠM ỨNG vă THỰC LÃNH - Định dạng lại cho cột THỰC LÃNH thành dạng currency, 0 số lẻ. 3. Lưu bảng tính vào đĩa với tên TH02.XLSX 4. Kẻ khung và trình bày bảng tính (cĩ thể thực tập nhiều loại khung khác nhau) 5. Thốt khỏi Excel. Bài tập 07.7.3: 1. Cho ẩn, hiện các thanh Formular Bar, Status Bar. Chọn làm việc lần lượt với các sheet 2, 3, 1. Chèn thêm một Sheet mới vào bảng tính. Che, hiện các đường kẻ lưới trong bảng tính. Che, hiện Header Row, Header Column. Che, hiện thanh Sheet Tabs 2. Xác lập chế độ mở 16 Sheets trên một book. Mở thêm Book thứ hai. Chọn làm việc với sheet 16. Di chuyển về sheet 1. Hiển thị đồng thời cả hai book trên màn hình. Di chuyển qua lại giữa hai books. Đĩng một book. 3. Di chuyển nhanh về dịng cuối cùng, về cột cuối cùng, về ơ EA123, về ơ A1 4. Chọn Size chữ bằng 8 cho cả bảng tính 5. Nhập : CNG TY XYZ Học Bổng Trình Độ Văn Hĩa 0 Đồng 10/12 - Sau khi nhập, không cho hiện giá trị 0 ra bảng tính 6. Nhập : A B C D E F G H 1 BẢNG THEO DI 2 Ngy 12/22/01 NGÀY NGÀY LÊN LÊN 3 HỌ TN SINH CƠNG LƯƠNG LƯƠNG NUMBER DATE NHẬT TÁC LẦN 1 LẦN 2
113 4 Lê Thị Dung 02/13 06/20/1993 5/12/97 7/Jul/00 [ X1] [ X2] 5 Chu Văn Ba 07/20 07/24/1995 27/11/97 12/Dec/00 6 Lý Thu Ha 04/16 07/19/1994 2/12/96 9/Sep/99 7 Văn Kim Sa 09/11 01/19/1995 3/6/97 3/Mar/00 Yêu Cầu: Nhập đúng dữ liệu kiểu ngày [X1} : Cho biết số ngày giữa ngày chỉ định ở ơ G2 và ngày LÊN LƯƠNG LẦN 2 [X2] : Giả sử sau đúng ba năm kể từ lần tăng lương cuối cùng, mỗi người được tăng tiếp một bậc lương, bằng cơng thức hãy điền ngày lên lương tiếp theo, định dạng theo dạng yyyy/mm/dd Chèn thêm cột SNGHLLL (Số ngày giữa hai lần lên lương) vào sau cột LÊN LƯƠNG LẦN 2. Tính tốn số ngày này. Chèn thêm cột Số TT vào trước cột HỌ TÊN, Điền Số TT tự động Định dạng bảng tính theo đúng mẫu Định dạng các giá trị Date theo thứ tự quen dùng của người Việt Nam.
114 Bài 8: HÀM TRONG EXCEL Mã bài: 07.8 Giới thiệu: Để việc tính tốn trở nên dễ hơn và cĩ thể tính tốn được những phép tốn phức tạp nhưng chỉ cần ban hành một cơng thức cĩ thể áp dụng cho nhiều đối tượng được tính đến. Excel cung cấp cho ta một thư viện Hàm phục vụ cho từng nhu cầu cụ thể. Thế Hàm là gì? Cách sử dụng Hàm như thế nào trong việc ban hành cơng thức? Để việc tính tốn này đạt hiệu quả cao thì ta cần nghiên cứu kỹ hơn trong bài này nhé. Mục tiêu của bài: - Mơ tả được khái niệm về các hàm trong Excel; - Trình bày được cú pháp của từng hàm; - Thực hiện được lồng ghép các hàm với nhau; - Thực hiện các thao tác an tồn với máy tính. Nội dung chính: 1 . Các khái niệm: Mục tiêu: - Hiểu và trình bày đúng các khái niệm được học. 1.1 Hàm là gì? Cơng thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, nếu khơng cĩ các cơng thức thì bảng tính cũng giống như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng cơng thức để tính tốn từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các cơng thức này sẽ tự động cập nhật các thay đổi và tính ra kết quả mới giúp chúng ta đỡ tốn cơng sức tính lại nhiều lần. Vậy cơng thức cĩ các thành phần gì? Cơng thức trong Excel được nhận dạng là bắt đầu bởi dấu = và sau đĩ là sự kết hợp của các tốn tử, các trị số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Ví dụ: Ví dụ về cơng thức 1.1.1 Các tốn tử trong cơng thức Tốn tử Chức năng Ví dụ Kết quả + Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6 - Trừ =45-4 45 trừ 4 cịn 41 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.5 thành 7.5
115 / Chia =3/3 3 chia 3 là 1 ^ Lũy thừa =2^4 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn bậc 4 của =16^(1/4) 16 thành 2 & Nối chuỗi =”Lê” & Nối chuỗi “Lê” và “Thanh” lại thành “Thanh” “Lê Thanh” = Bằng =A1=B1 Ví dụ ơ A1=3, ơ B1=6 Kết quả:FALSE > Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ơ A1=3, ơ B1=6 Kết quả:FALSE = Lớn hơn =A1>=B1 Ví dụ ơ A1=3, ơ B1=6 Kết quả:FALSE hoặc bằng Khác =A1 = <> So sánh 8 1.2 Cú pháp chung của hàm (Function) 1.2.1. Hàm là gì? Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính tốn hoặc thực hiện một chức năng nào đĩ. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính tốn thủ cơng khơng dùng hàm. Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, cĩ những hàm khơng yêu cầu đối số, cĩ
116 những hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số, và các đối số cĩ thể là bắt buộc hoặc tự chọn. Ví dụ: =Rand(): hàm khơng cĩ đối số =If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”): hàm 3 đối số =PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn 1.2.2 Tham chiếu trong cơng thức Các tham chiếu sử dụng trong cơng thức giúp cho chúng ta khỏi tốn cơng sửa chữa các cơng thức khi các giá trị tính tốn cĩ sự thay đổi. Cĩ 3 loại tham chiếu sau: Tham chiếu địa chỉ tương đối: Các dịng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời cơng thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dịng và số cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4 Tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Các dịng và cột tham chiếu khơng thay đổi khi ta di dời hay sao chép cơng thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4 Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đối và dịng 5 tuyệt đối. Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dịng là cố định dịng. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dịng hoặc cột. Ví dụ: Tính thành tiền bằng Số lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND. Hình 8.1: Minh họa địa chỉ tương đối và tuyệt đối B1. Tại ơ D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đĩ quét chọn cả vùng D2:D14 và gõ . Vào các ơ D3, D4 D14 ta thấy cơng thức các dịng tự động được thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ơ D2. Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ
117 tương đối của B2*C2 là vì chúng ta muốn khi sao chép cơng thức xuống phía dưới thì địa chỉ các ơ tính tốn sẽ tự động thay đổi theo. B2. Tại ơ E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đĩ chép cơng thức xuống các ơ E3:E14. Chúng ta cần cố định dịng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta muốn khi sao cơng thức xuống thì các cơng thức sao chép vẫn tham chiếu đến ơ B17 để tính tốn. B3. Tại ơ D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ơ E15. Lưu ý: Tham chiếu đến địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì cĩ dạng Tên_sheet!Địa_chỉ_ơ. Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*’Thong so’!B4 Khi tên sheet cĩ chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’ Tham chiếu đến địa chỉ trong workbook khác thì cĩ dạng [Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ơ. Ví dụ: =A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4 =A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tên Sheet hay Workbook cĩ chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’ =A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này khơng mở =A2*’\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng * Các lỗi thơng dụng (Formulas errors) Các lỗi thơng dụng Lỗi Giải thích #DIV/0! Trong cơng thức cĩ chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ơ rỗng #NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Cơng thức tham chiếu đến ơ mà cĩ dùng hàm NA để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm khơng cĩ kết quả #NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này khơng cĩ phần chung nên phần giao rỗng #NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ như dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dương #REF! Tham chiếu bị lỗi, thường là do ơ tham chiếu trong hàm bị xĩa #VALUE! Cơng thức tính tốn cĩ chứa kiểu dữ liệu khơng đúng.
118 2. Các hàm cơ bản thường dùng: Mục tiêu: - Gọi đúng tên hàm và ban hành đúng cú pháp hàm đã học khi thực hiện tính tốn. 2.1 Hàm xử lý dữ liệu dạng số: 2.1.1 CÁC HÀM TỐN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 1.Hàm ABS(Number) Trong đĩ : Number là một số mà ta muốn lấy giá trị tuyệt đối . Cơng dụng : Trả về giá trị tuyệt đối của một số Ví dụ : ABS(2) bằng 2 ABS(-2) bằng 2 Nếu A1 chứa số -20 thì ABS(A1) bằng 20 2.Hàm COS(Number) Trong đĩ : Number là gĩc theo Radian mà ta muốn lấy Cosin. Nếu gĩc là độ thì ta nhân nĩ với PI()/180 để chuyển sang Radian. Cơng dụng : Trả về Cosin của gĩc đã cho. Ví dụ : COS(1.047) Bằng 0.500171 COS(60*PI()/180) Bằng 0.5 (Cosin của gĩc 60o). 3.Hàm COUNTIF(Range, Criteria) Trong đĩ : Range Là vùng cell mà ta muốn đếm. Criteria Là tiêu chuẩn để được đếm. Tiêu chuẩn được cho dưới dạng văn bản cĩ dạng Tốn tử so sánh_Giá trị so sánh. (Khơng cần ghi tốn tử =). Ví dụ “>=10”, “L1A”, A20 (Bằng giá trị ơ A20), 10 (Bằng 10), “G*” (So sánh bằng với chuỗi cĩ ký tự đầu tiên là G) Cơng dụng : Đếm số cell trong một vùng thỏa điều kiện đã cho. Ví dụ : Giả sử A1:A5 chứa các giá trị 10, 60, 20, 65, 40 COUNTIF(A1:A5,”>30”) bằng 3 4. Hàm EXP(Number) Trong đĩ : Number là số mũ được gán cho cơ số e Cơng dụng : Trả về lũy thừa của e (e là cơ số của logarit tự nhiên) Lưu ý : Để tính tốn lũy thừa của các cơ số khác, dùng tốn tử lũy thừa (^) EXP là phép tính ngược của LN Ví dụ : EXP(LN(3)) Bằng 3
119 5.Hàm INT(Number) Trong đĩ : Number là số thực mà ta muốn lấy phần nguyên. Cơng dụng : Trả về phần nguyên của một số thực Ví dụ INT(6.7) Bằng 6 INT(-6.7) Bằng -7 6.Hàm LN(Number) Trong đo : Number là giá trị thực dương mà ta muốn lấy Logarit tự nhiên Cơng dụng : Trả về Logarit tự nhiên của một số Ví dụ LN(EXP(3)) Bằng 3 7.Hàm LOG(Number,Base) Trong đĩ : Number là giá trị thực dương mà ta muốn lấy Logarit Base Là cơ số của Logarit. Nếu khơng ghi Base, giá trị mặc nhiên là bằng 10 Cơng dụng : Trả về Logarit của một số theo cơ số ta chỉ định Ví dụ LOG(10) Bằng 1 LOG(8,2) Bằng 3 8.LOG10(Number) Trong đo : Number là giá trị thực dương mà ta muốn lấy Logarit cơ số 10 Cơng dụng : Trả về Logarit cơ số 10 của một số Ví dụ LOG(10^5) Bằng 5 9.Hàm MOD(Number, Divisor) Trong đo : Number là số bị chia mà ta muốn tìm số dư. Divisor là số chia Cơng dụng : Trả về phần dư của phép chia nguyên. Kết quả cĩ cùng dấu như số chia Ví dụ MOD(-3,2) Bằng 1 MOD(3,-2) Bằng -1 10.Hàm PI() Cơng dụng : Trả về giá trị hằng số Pi chính xác đến 15 chữ số Ví dụ SIN(PI()/2) Bằng 1
120 11.Hàm PRODUCT(Number1, Number2, ) Trong đo : Number1, Number2, là 1 đến 30 đối số mà ta muốn nhân Cơng dụng : Nhân tất cả các đối số được cho và trả về giá trị tích Ví dụ Giả sử cell A1:A3 cĩ chứa giá trị số 1, 2, 3 PRODUCT(A1:A3) Bằng 6 PRODUCT(A1:A3,2) Bằng 12 12.Hàm ROUND(Number, Num digits) Cơng dụng : Làm trịn một số theo số con số được chỉ định Trong đĩ :Number là số thực mà ta muốn làm trịn. Num digits là số ký số mà ta muốn làm trịn Nếu Num digits >0 thì Number sẽ được làm trịn tới vị trí thập phân được chỉ định. Nếu Num digits =0 hoặc bỏ qua thì Number sẽ được làm trịn tới số nguyên gần nhất. Nếu Num digits <0 thì Number sẽ được làm trịn tới bên trái dấu chấm thập phân. Ví dụ ROUND(4.56,1) Bằng 4.6 ROUND(34.56,-1) Bằng 30 13.Hàm SIN(Number) Cơng dụng : Trả về Sin của gĩc đã cho. Ví du : SIN(PI()/2 Bằng 1 SIN(30*PI()/180) Bằng 0.5 (Sin của gĩc 30o). 14.Hàm SQRT(Number) Cơng dụng : Trả về căn bậc hai của một số khơng âm. Ví du : SQRT(16) Bằng 4 15.Hàm SUM(Number1, Number2, ) Cơng dụng : Trả về tổng tất cả các giá trị số trong danh sách các đối số. Ví dụ Giả sử cell A1:A3 cĩ chứa giá trị số 2, 3,4 SUM(A1:A3) Bằng 9 SUM(A1:A3,2) Bằng 11
121 16.Hàm SUMIF(Range, Criteria, Sum Range) Cơng dụng : Cộng các cell trong một vùng thỏa điều kiện đã cho. Trong đo : Range là vùng cell được kiểm tra qua tiêu chuẩn Criteria. Criteria là tiêu chuẩn ban hành để xác định giá trị được tính tổng. Tiêu chuẩn được cho dưới dạng văn bản cĩ dạng Tốn tử so sánh_Giá trị so sánh. (Khơng cần ghi tốn tử =). Ví dụ “>=10”, “L1A”, A20 (Bằng giá trị ơ A20), 10 (Bằng 10), “G*” (So sánh bằng với chuỗi cĩ ký tự đầu tiên là G). Sum Range là các cell cĩ thể được cộng, các cell trong Sum Range được cộng chỉ khi cell tương ứng với nĩ trong Range thoả mãn Criteria. Nếu Sum Range được bỏ qua, ta hiểu Sum Range trùng với Range (Tức là các cell trong Range được cộng) Lưu y: Range va Sum Range nên cĩ số hàng và số cột bằng nhau Ví dụ : A B C D 1 L1A G103A 10 30 =SUMIF(C1:C5,”>30”,D1:D5) bằng 150 2 L2B G012B 60 50 =SUMIF(C1:C5,”>30”) bằng 165 3 L3A T213A 20 20 =SUMIF(A1:A5,A2,D1:D5) bằng 90 4 L2B G112B 65 40 =SUMIF(B1:B5,”T*”,D1:D5) bằng 80 5 L1A T001B 40 60 17.Hàm TAN(Number) Cơng dụng : Trả về TANG của gĩc đã cho. Ví dụ : TAN(45*PI()/180) Bằng 1 (TANG của gĩc 45o). 18.Hàm TRUNC(Number, Num digits) Trong đĩ : Number là số thực mà ta muốn cắt. Num digits Là số chỉ định độ chính xác của phép cắt. Giá trị mặc nhiên là 0. Cơng dụng : Cắt bỏ phần thập phân của một số để tạo thành một số nguyên. Lưu y : TRUNC và INT cùng trả về một giá trị nguyên, nhưng TRUNC bỏ đi phần thập phân, cịn INT trả về số nguyên nhỏ hơn và gần nhất. Ví dụ TRUNC(-4.6) Bằng -4 INT(-4.6) Bằng -5
122 2.2 Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi: 2.2.1.Hàm LEN(Text) Trong đĩ :Text là một chuỗi Cơng dụng : Trả về chiều dài của một chuỗi. Ví du : LEN(“Tin Hoc”) Bằng 7 2.2.2.Hàm LEFT(Text, Num Chars) Cơng dụng : Trả về các ký tự đầu tiên của một chuỗi Trong đĩ : Text là chuỗi mà ta muốn trích ra một phần của nĩ. Num Chars chỉ ra số ký tự được LEFT trả về. Num Chars phải lớn hơn hay bằng 0. Nếu Num Chars lớn hơn số ký tự cĩ trong Text, LEFT trả về tồn bộ chuỗi. Nếu khơng ghi Num Chars, cĩ giá trị mặc nhiên bằng 1 Ví dụ LEFT(“Tin Hoc”,3) Bằng “Tin” Nếu cell A1 chứa giá trị “G102A” thì LEFT(A1) bằng “G” 2.2.3.Hàm LOWER(Text) Cơng dụng : Chuyển tất cả các chữ hoa trong chuỗi thành chữ thường. Ví dụ LOWER(“Tin Hoc”) Bằng “tin hoc” 2.2.4.Hàm MID(Text, Start Num, Num Chars) Trong đo : Text là chuỗi mà ta muốn trích ra một phần. Start Num là vị trí ký tự trong Text. Num Chars chỉ ra số ký tự được MID trả về kể từ vị trí Start Num Cơng dụng : Trả về một số chỉ định các ký tự từ một chuỗi, bắt đầu tại vị trí mong muốn. Ví dụ MID(“G102A”,2,1) Bằng “1” 2.2.5.Hàm PROPER(Text) Cơng dụng : Chuyển sang chữ hoa chữ cái đầu tiên của các từ cĩ trong chuỗi và các chữ đi ngay sau một ký tự khơng phải là chữ cái. Các chữ cái cịn lại chuyển sang chữ thường. Ví dụ PROPER(“TIN HOC”) Bằng “Tin Hoc” 2.2.6.Hàm RIGHT(Text, Num Chars) Trong đo : Text là chuỗi mà ta muốn trích ra một phần. Num Chars chỉ ra số ký tự được RIGHT trả về. Num Chars phải lớn hơn hay bằng 0. Nếu Num Chars
123 lớn hơn số ký tự cĩ trong Text, LEFT trả về tồn bộ chuỗi. Nếu khơng ghi Num Chars, Nĩ cĩ giá trị mặc nhiên bằng 1 Cơng dụng : Trả về các ký tự cuối cùng của một chuỗi. Ví dụ RIGHT(“Tin Hoc”,3) Bằng “Hoc” Nếu cell A1 chứa giá trị “G102A” thì RIGHT(A1) bằng “A” 2.2.7.Hàm TEXT(Value, Format Text) Trong đo : Value là một giá trị số, một cơng thức trả về giá trị số, hay một tham chiếu tới một cell chứa đựng một giá trị số. Format Text Là một định dạng số xác định bởi mã khuơn định dạng. Cơng dụng : Chuyển một giá trị thành chuỗi theo khuơn dạng số được chỉ định. Ví dụ TEXT(2.715, “$0.00”) Bằng “$2.72” TEXT(“15/4/2002”, “mmmm dd.yyyy”) Bằng “April 15.2002” 2.2.8.Hàm TRIM(Text) Cơng dụng : Trả về một chuỗi đã được loại bỏ tất cả các khoảng trắng thừa Ví dụ TRIM(“ MicroSoft Excel “) Bằng “MicroSoft Excel” 2.2.9.Hàm UPPER(Text) Cơng dụng : Chuyển tất cả các chữ thường trong chuỗi thành chữ hoa. Ví dụ UPPER(“Tin Hoc”) Bằng “TIN HOC” 2.2.10.Hàm VALUE(Text) Trong đo : Text là chuỗi đặt ở một khuơn dạng bất kỳ của số, ngày, hay giờ. Cơng dụng : Chuyển chuỗi các ký số thành giá trị số. Lưu y : Trong nhiều trường hợp sử dụng cơng thức, Excel cĩ khả năng tự động chuyển chuỗi thành số khi cần thiết. Ví dụ VALUE(“$1000”) Bằng 1000 VALUE(“12/31/2001”) Bằng 37256 2.3 Hàm xử lý dữ liệu dạng ngày tháng: 2.3.1.Hàm DATE(Year, Month, Day) Cơng dụng : Trả về giá trị của thời gian theo năm, tháng và ngày chỉ định Trong đĩ : Year là con số chỉ năm cĩ giá trị từ 1900 đến 9999
124 Month là con số chỉ tháng của năm cĩ giá trị từ 1 đến 12. Nếu Month>12 thì phần dư sẽ được chuyển sang năm kế tiếp Day là con số chỉ ngày của tháng cĩ giá trị từ 1 đến 31. Nếu Day lớn hơn số ngày cĩ trong tháng thì phần dư sẽ được chuyển sang tháng kế tiếp Ví du : DATE(2001,12,31) Bằng 12/31/2001 DATE(2001,12,33) Bằng 01/02/2002 2.3.2. Hàm DATEVALUE(Date Text) Trong đĩ : Trả về số thứ tự của ngày khi biết giá trị ngày ở dạng chuỗi Trong đĩ : Date Text là chuỗi trả về một ngày trong khuơn dạng ngày. Nếu phần năm của Date Text khơng cĩ, hàm sẽ dùng năm hiện tại của đồng hồ hệ thống. Các thơng tin về giờ, phút trong Date Text bị bỏ qua. Ví dụ : DATEVALUE(“12/31/2001”) Bằng 37256 2.3.3.Hàm NOW() Cơng dụng : Trả về giá trị ngày và giờ hiện hành của đồng hồ hệ thống 2.3.4.Hàm TODAY() Cơng dụng : Trả về giá trị ngày hiện hành của đồng hồ hệ thống 2.3.5.Hàm DAY(Serial_Number) Trong đo : Serial_Number là mã ngày được dùng bởi MS Excel. Serial_Number cĩ thể là dạng chuỗi, dạng hàm trả về giá trị thời gian hay dạng số thứ tự chỉ giá trị thời gian Cơng dụng : Trả về số thứ tự của ngày trong tháng. Giá trị được trả về là một số nguyên trong khoảng từ 1 đến 31. Ví du : DAY(Today()) Bằng số thứ tự của ngày hiện hành DAY(“4/30/2002”) Bằng 30 DAY(37256) Bằng 31 2.3.6.Hàm MONTH(Serial_Number) Cơng dụng : Trả về số thứ tự của tháng trong năm. Giá trị được trả về là một số nguyên trong khoảng từ 1 đến 12. Ví du : MONTH(Today()) Bằng số thứ tự của tháng hiện hành MONTH(“4/30/2002”) Bằng 4 MONTH(37256) Bằng 12
125 2.3.7.Hàm YEAR(Serial_Number) Cơng dụng : Trả về giá trị năm. Giá trị được trả về là một số nguyên trong khoảng từ 1900 đến 9999. Ví du : YEAR(Today()) Bằng giá trị năm hiện hành YEAR (“4/30/2002”) Bằng 2002 YEAR (37256) Bằng 2001 2.3.8.Hàm WEEKDAY(Serial_Number, Return_Type) Cơng dụng : Trả về giá trị ngày trong tuần. Ngày được cho như là một số nguyên trong khoảng từ 1 đến 7. Trong đĩ : Return_Type Là một số định kiểu giá trị trả về Nếu Return_Type =1 (hoặc khơng ghi), hàm trả về từ số 1 (C.nhật) đến số 7 (T7) Nếu Return_Type =2 hàm trả về từ số 1 (Thứ hai) đến số 7 (Chủ nhật) Nếu Return_Type =3 hàm trả về từ số 0 (Thứ hai) đến số 6 (Chủ nhật) Ví du :=WEEKDAY(Today()) Bằng số thứ tự chỉ ngày trong tuần hiện hành. =WEEKDAY(“4/30/2002”) Bằng 3 (Thứ ba) 2.4 Hàm thống kê và thống kê cĩ điều kiện 2.4.1.Hàm AVERAGE(Number1, Number2, ) Cơng dụng : Trả về giá trị trung bình số học của các đối số. Trong đo : Number1, Number2, Là 1 đến 30 đối số cĩ giá trị số mà ta muốn tính giá trị trung bình Ví dụ : Giả sử A1:A5 chứa đựng các số 1, 2, 3, 4, 5. Khi đĩ AVERAGE(A1:A5) Bằng 3 AVERAGE(A1:A5,9) Bằng 4 2.4.2.Hàm COUNT(Value1, Value2, ) Cơng dụng : Đếm cĩ bao nhiêu giá trị số cĩ trong danh sách các đối số Trong đĩ : Value1,Value2, Là 1 đến 30 đối sốHàm COUNTA(Value1, Value2, ) Cơng dụng : Đếm số lượng giá trị cĩ trong danh sách các đối số. Ta thường dùng Hàm COUNTA để biết số lượng cell cĩ dữ liệu trong một vùng các cell. 2.4.3.Hàm MAX(Number1, Number2, ) Cơng dụng : Trả về giá trị lớn nhất trong một danh sách các đối số.
126 Ví du : Giả sử A1:A5 chứa đựng các số 4, 2, 1, 3, 5. Khi đĩ MAX (A1:A5) Bằng 5 MAX(A1:A5,9) Bằng 9 2.4.4.Hàm MIN(Number1, Number2, ) Cơng dụng : Trả về giá trị nhỏ nhất trong một danh sách các đối số. Ví du : Giả sử A1:A5 chứa đựng các số 4, 2, 1, 3, 5. Khi đĩ MIN (A1:A5) Bằng 1 MIN(A1:A5,9) Bằng 1 2.4.5.Hàm RANK(Number,Ref, Order) Cơng dụng : Trả về hạng của một số trong một danh sách các số. Trong đĩ : Number là số mà ta muốn tìm hạng. Ref là một vùng chứa các giá trị số. Order là số chỉ định cách đánh hạng. Nếu Order=0 (Hoặc khơng ghi) thì hạng được đánh theo thứ tự giảm dần so với Ref. Nếu Order là một giá trị khác 0 thì hạng được đánh theo thứ tự tăng dần so với Ref. Ví dụ: Nếu các cell A1:A5 lần lượt chứa các giá trị 6.5, 7, 6.5, 6, 5 thì RANK(A1, A1:A5) Bằng 2 RANK(A4, A1:A5) Bằng 4 2.5. Các hàm Logic 2.5.1.Hàm AND (Logical 1, Logical 2, ) Trong đĩ : Logical1, Logical2, là từ 1 đến 30 đối số cĩ giá trị logic Cơng dụng : Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE. Trả về giá trị FALSE nếu cĩ ít nhất một đối số của nĩ là FALSE Ví dụ : AND(1+1=2, 2+2=4) Bằng TRUE AND(1+1=2, 2+2=5) Bằng FALSE 2.5.2.Hàm OR(Logical1, Logical2, ) Cơng dụng : Trả về giá trị TRUE nếu cĩ ít nhất một đối số của nĩ là TRUE. Trả về giá trị FALSE nếu tất cả các đối số là FALSE Ví dụ : OR(1+1=2, 2+2=5) Bằng TRUE OR(1+1=3, 2+2=5) Bằng FALSE
127 2.5.3.Hàm IF(Logical_Test, Value_if_true, Value_if_false) Trong đĩ : Logical_Test là biểu thức trả về giá trị logic. Value_if_true là giá trị sẽ trả về khi Logical_Test là True. Value_if_false là giá trị sẽ trả về khi Logical_Test là False. Lưu ý : các hàm IF cĩ thể lồng nhau đến 7 cấp, khi đĩ Value_if_true, Value_if_false lại là các hàm IF khác. Ví dụ A B C D E * Điểm TB bằng (LT+TH)/2 và nếu PH là “F” thì ĐTB được tăng thêm 1 điểm 1 PH LT TH ĐTB KQ (a)= If(A2=“T”, (B2+C2)/2, (B2+C2)/2+1) 2 F 4.5 4.0 (a) (b) * Nếu TB>=5 thì KQ là “Đậu”, ngược lại là “Rớt” (b)= If(D2>=5, ”Đậu”, ”Rớt”) 3 T 6.5 4.5 4 F 5.0 6.0 2.6. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu 2.6.1.Hàm CHOOSE(Index_Num, Value1, Value2, ) Trong đo : Index_Num=1 29 Cơng dụng : Nếu Index_Num = i, hàm trả về giá trị của đối số Value i. Ví dụ CHOOSE(2, “1st”, “2st”, “3st”, “Finish”) Bằng “2st” SUM(A1:CHOOSE(3,A10,A20,A30)) Bằng SUM(A1:A30) 2.6.2.Hàm VLOOKUP VLOOKUP (Lookup_Value, Table_array, Col_Index_Num, Range_lookup) Cơng dụng : Tìm kiếm một giá trị trên cột đầu tiên của Table_array và trả về giá trị của cell được xác định trên dịng tương ứng và cột thứ Col_index_num trong Table_array. Trong đĩ : Lookup_Value là giá trị được tìm kiếm trên cột đầu tiên của Table_array Table_array là bảng chứa dữ liệu được tìm kiếm Nếu Range_lookup bằng 1 (Hoặc bằng TRUE, Hoặc khơng dùng), thì những giá trị trong cột đầu tiên của Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu khơng hàm sẽ trả về giá trị khơng chính xác
128 Nếu Range_lookup bằng 0 (Hoặc bằng FALSE) thì Table_array khơng cần phải được sắp xếp trước. Hàm khơng phân biệt chữ hoa chữ thường trong trường hợp Lookup_value là giá trị chuỗi Col_Index_Num Là số thứ tự cột trong Table_array Range_lookup là giá trị xác định việc tìm kiếm là chính xác hay gần đúng. Nếu Range_lookup bằng 1 (Hoặc bằng TRUE, Hoặc khơng dùng) thì khi giá trị giống với Lookup_value khơng được tìm thấy thì hàm sẽ tìm giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn Lookup_value. Nếu Range_lookup bằng 0 (Hoặc bằng FALSE) thì hàm sẽ tìm giá trị giống với Lookup_value. Nếu khơng cĩ giá trị nào được tìm thấy thì hàm sẽ trả về mã lỗi #N/A Ví dụ: Giả sử ta cĩ bảng tính sau A B C D =VLOOKUP(“B”,A2:D4,3,0) Bằng 45 1 0 1 2 =VLOOKUP(Right(“G102C”),A2:D4,2,0) Bằng 30 2 A 20 40 60 =VLOOKUP(20,B1:D4,3,0) Bằng 60 3 B 25 45 65 =VLOOKUP(27,B1:D4,2) Bằng 45 2.6.3 Hàm HLOOKUP CP: HLOOKUP(Lookup-Value,Table-array, Row-Index_Num, Range-lookup) Cơng dụng : Tìm kiếm một giá trị trên hàng đầu tiên của Table_array và trả về giá trị của cell được xác định bởi cột tương ứng và hàng thứ Row_index_num trong Table_array Trong đĩ : Lookup_Value là giá trị được tìm kiếm trên hàng đầu tiên của Table_array Table_array là bảng chứa dữ liệu được tìm kiếm Nếu Range_lookup bằng 1 (Hoặc bằng TRUE, Hoặc khơng dùng), thì những giá trị trong hàng đầu tiên của Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu khơng hàm sẽ trả về giá trị khơng chính xác Nếu Range_lookup bằng 0 (Hoặc bằng FALSE) thì Table_array khơng cần phải được sắp xếp trước. Hàm khơng phân biệt chữ hoa chữ thường trong trường hợp Lookup_value là giá trị chuỗi Row_Index_Num Là số thứ tự hàng trong Table_array
129 Range_lookup là giá trị xác định việc tìm kiếm là chính xác hay gần đúng. Nếu Range_lookup bằng 1 (Hoặc bằng TRUE, Hoặc khơng dùng) thì khi giá trị giống với Lookup_value khơng được tìm thấy thì hàm sẽ tìm giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn Lookup_value. Nếu Range_lookup bằng 0 (Hoặc bằng FALSE) thì hàm sẽ tìm giá trị giống với Lookup_value. Nếu khơng cĩ giá trị nào được tìm thấy thì hàm sẽ trả về mã lỗi #N/A Ví dụ Giả sử ta cĩ bảng tính sau A B C D HLOOKUP(“B”,B1:D4,4,0) Bằng 50 1 A B C HLOOKUP(Right(“G102C”),B1:D4,2,0) Bằng 70 2 60 65 70 HLOOKUP(60,B2:D4,3,0) Bằng 40 3 50 55 60 HLOOKUP(67,B2:D4,2) Bằng 55 4 40 50 60 HLOOKUP(80,B2:D4,3,0) Bằng N/A 2.6.4.Hàm INDEX(Array, Row_Num, Column_Num) Cơng dụng : Cĩ hai hình thức của INDEX, Tham chiếu và Dãy. Hình thức tham chiếu luơn trả về một tham chiếu. Hình thức dãy luơn trả về một giá trị hay một dãy các giá trị Trong đĩ : Array là bảng chứa dữ liệu. Row_Num là số thứ tự hàng trong bảng dữ liệu. Column_Num là số thứ tự cột trong bảng dữ liệu. INDEX theo hình thức dãy: Nếu cả hai đối số Row_num và Column_num được dùng, INDEX trả về giá trị tại cell là giao điểm của Row_num và Column_num. Nếu Array chỉ cĩ một hàng hay một cột thì Row_num hay Column_num tương ứng là khơng cần thiết Nếu Array cĩ nhiều hơn một hàng và nhiều hơn một cột và chỉ cĩ một đối số là Row_num hay Column_num được dùng thì hàm INDEX trả về một dãy của tồn bộ hàng hay cột tương ứng. INDEX theo hình thức tham chiếu : Sẽ trả về địa chỉ của cell nằm tại giao điểm của Row_num và Column_num Ví dụ
130 A B C D 1 =INDEX(B2:D4,2,3) Bằng 55 2 60 65 70 =INDEX(B2:B4,2) Bằng 45 3 45 50 55 =SUM(B2:INDEX(B2:D4,3,1)) Bằng 135 4 30 35 40 =SUM(INDEX(B2:D4,3,)) Bằng 105 2.6.5.Hàm MATCH(Lookup_Value, Lookup_array, Match_type) Cơng dụng : Trả về vị trí tương đối của một phần tử trong một bảng. Trong đĩ : Lookup_Value là giá trị mà ta dùng để tìm kiếm trên Lookup_array Lookup_array là một vùng thuộc một dịng hoặc một cột. Match_type bằng 0, 1, -1. Nếu Match_type bằng 0, tìm giá trị trên Lookup_array bằng với giá trị Lookup_value Nếu Match_type bằng 1 (hoặc khơng dùng), tìm giá trị trên Lookup_array là lớn nhất, nhỏ hơn hay bằng với giá trị Lookup_value. Lúc đĩ Lookup_array phải được đặt theo thứ tự tăng dần. Nếu Match_type bằng -1, tìm giá trị trên Lookup_array là nhỏ nhất, lớn hơn hay bằng với giá trị Lookup_value. Lúc đĩ Lookup_array phải được đặt theo thứ tự giảm dần. Ví dụ: Giả sử ta cĩ bảng tính sau A B C D =MATCH(“B”,B1:D1,0) Bằng 2 1 A B C =MATCH(“B”,A1:D1,0) Bằng 3 Bài tập và sản phẩm thực hành bài 07.8 Kiến thức: Câu 1: Hàm là gì? Trình bày cú pháp chung của hàm. Câu 2: Trình bày cú pháp và cơng dụng của một số hàm thơng dụng đã học. Câu 3: Khi sử dụng hàm IF tối đa ta cĩ thể lồng ghép bao nhiêu hàm? Bài tập ứng dụng: Bài tập 07.8.1: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho các cột đủ để chứa dữ liệu) Cộng hoa xã hội chủ nghĩa việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG KÊ PHÂN BỔ HÀNG HĨA
131 T TÊN ĐƠN ĐVỊ QDOANH ĐVI TẬP THỂ TƯ NHÂN TỔNG TỶ T HÀNG GIÁ SỐ LG TTIỀN SỐ LG TTIỀN SỐ LG TTIỀN TIỀN LỆ 1 Xi măng 100 120 (a) 100 (b) 50 (c) (d) (e) 2 Sắt 50 140 100 60 3 Phân bĩn 60 160 50 30 4 Trừ sâu 120 70 40 40 5 Sơn 150 30 20 10 6 Dầu lửa 30 20 10 30 7 Xăng 40 40 50 50 8 Gạo 20 250 120 20 9 Đường 30 560 60 10 10 Sữa 35 35 40 30 11 Cà phê 40 40 20 10 12 Thuốc Lá 16 16 10 50 TỔNG TIỀN ? ? ? ? TỶ LỆ ? ? ? YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ (chú ý Font tùy ý) 2. Tính tốn các cột - Các cột thành tiền = số lượng *đơn giá - Cột tổng tiền (d) = Tổng 3 cột TTiền (Dùng hàm SUM) - Cột Tỷ lệ (e) = Tổng tiền của từng mĩn hàng /ơ tổng cọng (chú ý địa chỉ tuyệt đối) - Dấu ? : + Tính tổng tiền của từng đơn vị (Dùng hàm SUM) + Tính tỷ lệ = Tổng tiền của từng đơn vị/ơ tổng cộng (chú ý địa chỉ tuyệt đối) 3. Đổi các cột thành tiền sang dạng tiền tệ (Currency), 0 số lẽ Đổi cột và hàng Tỷ lệ thành dạng số % (Percent), 2 số lẽ 4. Kẻ khung như trên và ghi lại với tên TH05.XLSX Băi tập 07.8.2: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho các cột đủ để chứa dữ liệu) BẢNG ĐIỂM THI TỐT NGHIỆP TT HỌ VÀ TÊN TỐN VĂN NNGU ĐTB KQUA XLOAI 1 Trần Duy Trị 4 7.5 8 (a) (b) (c) 2 Hồ Thị Tuyết 7.5 6.5 6.5 3 Lê Văn Mừng 8.5 8.5 8.5 4 Lê Ngọc Trong 9 9 9 5 Trần Hà Dũng 4 8.5 4
132 6 Trần Thanh Thanh 6.5 6.5 6.5 7 Nguyễn Vi Trục 7.5 7.5 7.5 8 Lê Chí Hùng 8.5 4.5 6 9 Đồn Huân 5.5 5.5 5.5 10 Hồng Nhĩ 9.5 8 3 ĐIỂM THẤP NHẤT ? ĐIỂM CAO NHẤT ? YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ 2. Tnh tốn - Cột (a) = (Tốn + Văn + NNgữ)/3 - Cột (b) = “Đậu” Nếu DTB >+ 5 vă “Rớt “ Nếu ĐTB =7 vă ĐTB= =5 = “Kém” Nếu ĐTB <5 - Định dạng lại cho cột ĐTB thành dạng Number, 2 số lẽ 3. Lưu bảng tính vào đĩa với tên TH03.XLSX và Đĩng tập tin lại 4. Lấy lại tập tin TH03.XLSX vào bảng tnh 5. Chèn Thêm cột PHÁI vào sau cột TEN, nhập dữ liệu cho cột này - Chèn thêm 2 dịng vào dưới dịng BẢNG ĐIỂM nhập thêm vào Năm học 2011 - 2012  Sửa lại “BẢNG ĐIỂM . .” Thành “BẢNG KẾT QUẢ. . . . “ ghi lại tập tin vào đĩa 5. Thốt khỏi Excel Chú ý : C thể tạo Font như trong bài hoặc tùy ý Băi tập 07.8.3: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho các cột đủ để chứa dữ liệu) Trường Đại học Đà Nẵng KẾT QUẢ THI TUYỂN TT MÃ SỐ HỌ VÀ TÊN NS NGÀY SINH D1 D2 D3 ĐTC ĐKQ KQ 1 T1A Trần Duy Trị (a) 12/05/80 4 7.5 8 (b) (c) (e) 2 Q4D Hồ Thị Tuyết 24/04/80 7.5 6.5 6.5 3 D2B Lê Văn Mừng 12/12/80 8.5 8.5 8.5 4 N3C Lê Ngọc Trong 30/04/79 9 9 9 5 T1D Trần Hà Dũng 15/10/80 4 8.5 4 6 Q4D Trần Thanh 17/12/81 6.5 6.5 6.5 7 D2B Nguyễn Trục 25/09/79 7.5 7.5 7.5 8 N3C Lê Chí Hùng 14/11/80 8.5 4.5 6
133 9 Q4A Đồn Huân 08/09/81 5.5 5.5 5.5 10 T1C Hồng Nhĩ 22/06/78 9.5 8 3 YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ  Chú ý : Định dạng cho cột ngày sinh dạng DATE 2. Tính tốn - Cột (a) = Nếu 2 ký tự đầu của Mã số là : T1 thì điền vào “TP HCM” ; D2 thì điền vào “Dăklăk” ; N3 thì điềm vào “Ninh thuận” Q4 thì điền vào “Đà Nẵng” - Cột (b) = D1+D2+D3 Và định dạng là dạng NUMBER, 2 số lẽ - Cột (c)= Nếu ĐTC >=22 thì lấy ĐTC, ngược lại : + Nếu ký tự cuối cùng của MASO là B thì cộng thêm 1.5 vào ĐTC + Nếu ký tự cuối cùng của MASO là C thì cộng thêm 1 vào ĐTC - Cột (d) = Nếu ĐKQ >= 22 thì điền vào “Đậu”, ngược lại “Hỏng” 3. Lưu bảng tính vào đĩa với tên TH04.XLSX Băi tập 07.8.4: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho các cột đủ để chứa dữ liệu) BẢNG THANH TỐN TIỀN TIÊU THỤ ĐIỆN TT TÊN KHÁCH CHỈ SỐ CŨ CHỈ SỐ MỚI SỐ LƯỢNG SỐ TIỀN THUẾ GTGT TTIỀN 1 Trần Duy 100 250 (a) (b) (c) (d) 2 Hồ Thị Hịa 50 172 3 Lê Văn Lịch 60 182 4 Lê Ngọc Sang 120 350 5 Trần Hà Thanh 150 241 6 Trần Thanh 30 172 7 Nguyễn Văn An 40 312 8 Lê Chí Đức 20 125 9 Đồn Hường 30 109 10 Hồng Xuân Hà 35 153 11 Lê Hồi Trân 40 183 12 Trần Vân Anh 16 321 YÊU CẦU 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ (chú ý Font tùy ý) 2. Tính tốn các cột - Cột (a) = chỉ số mới - Chỉ số cũ
134 - Cột (b) = số lượng * giá theo các định mức sau của số lượng : + Tiêu thụ 100 Kw đầu, chỉ tính giá 450 đ + Tiêu thụ 100 Kw tiếp theo, tính giá 650 đ + Số Kw cịn lại, tính giá 850 đ - Cột (c) = số tiền * 0.1 - Cột (d) = Số tiền +thuế GTGT - Tính hộ thanh tốn tiền cao nhất và hộ thanh tốn tiền thấp nhất (Dùng hàm Max, Min) 3. Chèn 1 hình tùy ý vào giữa bảng tính 4. Di chuyển cột thuế GTGT vào trước cột số tiền 5. Sắp xếp cột thành tiền theo thứ tự giảm dần 6. Kẻ khung như trên và ghi lại với tên TH06.XLSX Băi tập 07.8.5: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho các cột đủ để chứa dữ liệu) BẢNG GIÁ C-cấp K-doanh Xăng 150 500 Gasolt 120 450 Dầu 100 260 BÁO CÁO PHÂN PHỐI NHIÊN LIỆU Từ 1/4/00 đến 30/4/00 (số ngày phục vụ :25) T CHỨNG ĐƠN VỊ NHẬN SỐ XĂNG GASOLT DẦU T TỪ LƯỢNG SỐ LG TIỀN SỐ LG TIỀN SỐ LG TIỀN 1 X001C Cty du lịch 100 2 GOO1K XN vân tải 150 3 X002K Đội bảo vệ 200 4 L001C N-máy Z75 100 5 G002C Xưởng 304 50 6 G003K Xn Điện Lạnh 120 7 X004C Xn cơ khí 80 8 L003K Cty lương thực 250 9 X004C Căng tin 180 10 L002C Đội vân tải 120 YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ (chú ý Font tùy ý) 2. Tính tốn các cột
135 - Các cột số lượng căn cứ vào ký tự đầu tiên của số chứng từ để phân bổ số lượng vào cho các cột : XĂNG, GOSOLT hay DẦU LỬA + Nếu ký tự đầu tiên bên trái là X thì phân bổ vào cột XĂNG + Nếu ký tự đầu tiên bên trái là G thì phân bổ vào cột GOSOLT + Nếu ký tự đầu tiên bên trái là L thì phân bổ vào cột DẦU LỬA - Các cột thành tiền = số lượng*đơn giá; Đơn giá căn cứ vào ký tự cuối của số chứng từ. + Nếu ký tự cuối là C thì lấy giá C-cấp + Nếu ký tự cuối là K thì lấy giá K-doanh Hướng dẫn : Dùng hàm IF kết hợp với hàm LEFT và hàm RIGHT để tính 3. Chèn 1 hình tùy ý vào giữa bảng tính 4. Kẻ khung như trên và ghi lại với tên TH07.XLSX Bài tập 07.8.6: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho các cột đủ để chứa dữ liệu) CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  BẢNG THANH TỐN TIỀN KHÁCH SẠN tiền tiền T LOẠI TÊN ngày ngày đi số số giá giá T ($) (Đ) PHỊNG đến tuần ngày tuần ngày 1 L3B Trị 10/05/00 23/06/00 (a) (b) (c) (d) (e) (f) 2 L2A Tuyết 23/07/00 11/08/00 3 L1A Mừng 12/06/00 19/06/00 4 L1B Trong 26/05/00 07/06/00 5 TRA Dũng 19/08/00 25/08/00 6 TRB Thanh 12/08/00 22/09/00 7 L1A Trục 23/09/00 05/10/00 8 L2B Hùng 13/09/00 27/10/00 9 L1B Huân 24/11/00 26/12/00 10 L3A Nhĩ 24/11/00 26/12/00 11 L2A Lương 24/11/00 26/12/00 12 L1A Tống 24/11/00 26/12/00 13 L3B Đường 24/11/00 26/12/00 14 TRB Triều 24/11/00 26/12/00 15 TRA Minh 24/11/00 26/12/00 16 L3A Thức 24/11/00 26/12/00
136 Cộng thành tiền ? ? BẢNG GIÁ KHÁCH SẠN BẢNG THỐNG KÊ Giá Giá LPHỊNG SỐ SỐ TIỀN LPHỊNG tuần ngày TUẦN NGÀY ($) TRA TRA 50 10 TRB TRB 45 8 L1A L1A 60 12 L1B L1B 50 10 L2A L2A 55 11 L2B L2B 50 10 L3A L3A 40 7 L3B L3B 30 5 YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ (chú ý Font tùy ý) 2. Tính tốn các cột - Cột (a) : Tính số tuần lưu lại khách sạn (Dùng hàm INT) - Cột (b) : Tính số ngày lẽ lưu lại khách sạn (Dùng hàm MOD) - Đơn giá ngày và đơn giá tuần căn cứ vào loại phịng và bảng giá khách sạn (Dùng hàm VLOOKUP) - Cột (e) = số tiền tính theo tuần (số tuần *đơn giá tuần)+ Số tiền tính theo ngày (Số ngày * đơn giá ngày) . Nhưng số tiền tính theo ngày vượt quá đơn giá 1 tuần thì lấy đơn giá tuần. (Dùng hàm MIN và MAX) - Cột (d) = cột (e) *14680 - Tính Tổng thành tiền cho cột TIỀN ($) và tiền (Đ) 3. Tính tốn bảng thống kê bằng 2 cách : data Table và data consolidate 4. Kẻ khung, trình bày theo mẫu và ghi lại với tên TH06.XLSX Bài tập 07.8.7: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho các cột đủ để chứa dữ liệu) SÁCH GIÁO KHOA XUẤT TRONG THÁNG 03/2011 BẢNG GIẢM GIÁ KHỐI TỈ LỆ giẢm (%) LỚP TRÊN ĐƠN GIÁ 09 15% 10 12%
137 11 10% 12 5% MÃ NGÀY KHƠI loại SỐ ĐƠN GIÁ GIẢM T TIỀN TT SGK LỚP sách LƯỢNG BÁN 1 L12 10/05/00 (a) (b) 125 4.000,00 (c) (d) 3 V12 12/06/00 80 4.500,00 4 T09 26/05/00 150 3.200,50 5 H09 19/08/00 175 3.750,20 6 H12 12/08/00 240 5.200,00 7 H11 23/09/00 120 4.700,00 8 T10 13/09/00 150 5.123,00 9 T12 24/11/00 140 2.980,00 10 H10 24/11/00 90 3.400,00 11 L09 24/11/00 150 4.300,00 12 L11 24/11/00 150 3.125,00 13 V11 24/11/00 75 3.900,00 14 V09 24/11/00 130 4.720,00 15 L10 24/11/00 75 5.500,00 16 V10 24/11/00 160 3.750,00 YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ (chú ý Font tùy ý) 2. Tính tốn các cột - Cột (a) : Dựa vào 2 ký tự cuối cùng của cột MÃ SGK để lấy khối lớp Ví dụ : V10 Tức lớp 10 (Dùng hàm IF và hàm RIGHT) - Cột (b) : Dựa vào ký tự đầu tiên của cột Mã SGK để ban hành cơng thức : Nếu là L thì sách Lý ; Nếu là T thì sách Tốn ; Nếu là V thì sách Vật lý ; Nếu là H thì sách Hĩa - Cột (c) :( chứa mức giảm của từng loại sách) tính : GIẢM = ĐƠN GIÁ BÁN* TỈ LỆ GIẢM (%) (cho từng khối lớp) Với tỉ lệ giảm (%) được ra cứu trên bảng mẫu (dùng hàm vlookup) - Cột (d) =số lượng * (đơn giá bán - giảm) 3. Kẻ khung, trình bày theo mẫu và ghi lại với tên TH07.XLSX Bài tập 07.8.8: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho các cột đủ để chứa dữ liệu)
138 BẢNG TÍNH ĐIỂM HỌC SINH TT MÃ SỐ HỌ VÀ TÊN TÊN TRƯỜNG MƠN THI ĐIỂM THI XẾP LOẠI 1 A01T Trần Duy Trị (a) (b) 8 (c) 2 A01V Hồ Thị Tuyết 5 3 B01T Lê Văn Mừng 9 4 C02S Lê Ngọc Trong 5.5 5 B02T Trần Hà Dũng 9 6 C01V Trần Thanh Thanh 7.5 7 B02S Nguyễn Văn Trục 8.5 8 A03T Lê Chí Hùng 9.5 9 D03S Đồn Huân 6.5 10 H10 Hồng Xuân Nhĩ 9 11 A02T Trần Bửu 7 12 B03T Lê Hịa Hải 6 13 B01T Trần Bình Chương 9.5 14 B03S Lê Phước Hịa 4.5 15 C02V Nguyễn văn Hậu 3.5 16 C03T Trần kỳ Hà 8.5 BẢNG TRA TÊN TRƯỜNG BẢNG TRA TÊN MƠN THI Mã tên trường Mã S T V A Võ trường toản Mơn thi Sinh ngữ Tốn Văn B Đinh tiên hồng C Hịa Bình D Nguyễn Du YÊU CẦU: 1- Thành lập bảng tính và vào số liệu thơ (chú ý Font tùy ý) 2. Tính tốn các cột - Cột (a) : Tên trường căn cứ vào 1 Mã bên trái của Mã số và Bảng tra tên trường (Dùng hàm VLOOKUP) - Cột (b) : Tên Mơn thi căn cứ vào 1 mã bên phải của Mã số và bảng tra tên mơn thi (Dùng hàm HLOOKUP) - Cột (c) : Từ điểm thi, Hãy ban hành cơng thức cho cột xếp loại 3.Sắp xếp bảng tính trên dựa vào cột điểm thi 4. Từ bảng tính trên trích ghi ra 1 bảng riêng gồm những học sinh thuộc trường võ trường toản 5. Từ bảng tính trên trích ra 1 bảng riêng gồm 5 học sinh xếp hạng cao nhất 6. Tạo bảng thống kê sau : Thống kê số học sinh đi thi theo trường và mơn thi
139 Mơn thi Sinh ngữ Tốn Văn Trường Đinh tiên hồng Võ Trường Toản Hịa Bình Nguyễn Du 7. Ta hãy thử nối cột Họ và cột tên thành 1 cột lấy tên HỌ VÀ TÊN (dùng tốn tử &) 8. Ghi vào đĩa với tên TH08.XLSX CHỈ DẪN ĐỐI VỚI HỌC SINH THỰC HIỆN BÀI TẬP ỨNG DỤNG
140 Bài 9: ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN Mã bài: 07.9 Giới thiệu: Bảng tính sẽ thể hiện số liệu một cách rõ ràng hơn khi ta thể hiện bằng đồ thị. Mục tiêu của bài: - Thực hiện được đồ thị dựa trên số liệu đã tính tốn trong bảng tính; - Chọn lựa các chế độ và hiệu chỉnh trước khi in ấn; - Thực hiện các thao tác an tồn với máy tính. Nội dung chính: 1. Đồ thị : Mục tiêu: -Áp dụng đúng kiểu đồ thị cần vẽ phù hợp với yêu cầu và bảng số liệu đã cho. 1.1 Đồ thị là gì? Đồ thị giúp trình bày các số liệu khơ khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu trong bảng tính, do đĩ khi thay đổi dữ liệu của nĩ trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thị chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như bây giờ. Excel cĩ rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá thế giới đồ thị của Excel trong bài học này. Đồ thị là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng này chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất phong phú. Nhìn chung, Excel cĩ 2 loại đồ thị đĩ là đồ thị nằm trong WorkSheet (cịn gọi là Embedded chart) và ChartSheet. Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau: Chọn đồ thị ->Chart Tools ->Design ->Location - >Move Chart ->chọn Object in + Tên Sheet (đồ thị nằm trong Worksheet) hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào. Chọn ChartSheet hay Embedded chart 1. 2 Các loại đồ thị: Cĩ nhiều dạng đồ thị khác nhau: đồ thị hình cột, hình trịn 1.3. Vẽ đồ thị : Phần này trình bày các bước vẽ đồ thị từ một bảng số liệu cho trước và một số tùy chọn của đồ thị. Kết quả nghiên cứu về sự thõa mãn của các nhĩm khách hàng phân theo độ tuổi được cho như hình bên dưới, nếu chúng ta dùng kết quả này để báo cáo cũng khơng cĩ vấn đề gì, tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành đồ thị để được nhìn thấy một cách trực quan hơn.
141 Hình 9.1: Bảng số liệu nghiên cứu Hãy làm theo các bước sau để vẽ đồ thị: B1. Chọn vùng dữ liệu A3:D9, chọn luơn các nhãn của các cột. B2. Chọn kiểu đồ thị từ Ribbon ->Insert ->Charts. Mỗi nhĩm đồ thị bao gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụ chúng ta chọn nhĩm Column - >Clustered Column. Hình 9.2: Chọn kiểu đồ thị cần tạo B3. Xong bước 2 là chúng ta đã cĩ ngay một đồ thị dạng cột như hình trên, tuy nhiên chúng ta cĩ thể đổi các bố trí của các thành phần trên đồ thị. Chọn đồ thị - >Chart Tools ->Design ->Chart Layout ->Chọn cách bố trí thích hợp. Ví dụ ta chọn kiểu Layout 3 trong Chart Layout. B4. Đảo các chuỗi số liệu từ dịng thành cột và ngược lại: Chart Tools ->Design - >Data ->Switch Row/Column. Chúng ta thực hiện lệnh này khi các đồ thị ở bước trên chưa hiển thị đúng như mong muốn. Ví dụ chúng ta muốn nhĩm các nhĩm tuổi lại để dễ so sánh giữa các tháng với nhau.
142 Hình 9.3: Đồ thị vừa được tạo B5. Nếu thấy kiểu đồ thị trên khơng đẹp, chúng ta cĩ thể đổi sang kiểu khác bằng cách: Chart Tools ->Design ->Type ->Change Chart Type, hộp thoại Insert Chart hiển thị liệt kê tồn bộ các kiểu đồ thị hiện cĩ của Excel tha hồ cho bạn lựa chọn. Hình 9.4: Hộp thoại Insert Chart và chọn kiểu đồ thị khác B6. Ngồi ra, nếu bạn thấy tơng màu của đồ thị chưa đẹp thì vào chọn Chart Tools ->Design ->Chart Styles ->chọn More ( ).
143 Hình 9.5: Chọn Chart Style 1.4. Hiệu chỉnh đồ thị : 1.4.1 Các thành phần thơng dụng cần nhận biết trên đồ thị Hình 9.6: Các thành phần cần nhận biết trên đồ thịh 1. Chart Title 7. Horizontal Axis 2. Chart Area 8. Data Table 3. Plot Area 9. Horizontal Axis itle
144 4. Data Label 10. Vertical Gridlines 5. Legend 11. Vertical Axis 6. Horizontal Gridlines 12. Vertical Axis Title 1.4.2. Một số thành phần chỉ cĩ trong đồ thị 3-D o Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị o Side wall: Màu/ hình nền ở các cạnh bên của đồ thị o Floor: Màu/ hình nền bên dưới đồ thị o Column depth: Độ sâu của các thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dưới dạng 3-D. 1.4.3. Các thao tác với đồ thị 1.4.3.1 Chọn thành phần trên đồ thị o Cách dễ nhất là dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần được chọn sẽ cĩ 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh. Khi đồ thị đã được chọn, chúng ta cĩ thể dùng các phím mũi tên -> để di chuyển đến các thành phần trong đồ thị. o Ngồi ra, chúng ta cĩ thể chọn các thành phần tại Chart Tools ->Format - >Current Selection o Hình 9.7: Chọn thành phần trên đồ thị 1.4.3.2. Di chuyển đồ thị - Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị di chuyễn, khi đĩ đầu con trỏ chuột cĩ thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều . - Giữ trái chuột và di chuyển đồ thị đến nơi khác.
145 1.4.3.3. Thay đổi kích thước đồ thị - Đồ thị là Embedded Chart, hấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích thước, khi đĩ xung quanh đồ thị xuất hiện 8 nút nắm. -Di chuyển chuột vào các nút này, giữ trái chuột và kéo hướng vơ tâm đồ thị để thu nhỏ và hướng ra ngồi để phĩng to. 1.4.3.4. Sao chép đồ thị - Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím để chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di chuyển đến một ơ nào đĩ trong bảng tính và nhấn để dán đồ thị vào. 1.4.3.5. Xĩa đồ thị - Chọn đồ thị sau đĩ nhấn phím Delete để xĩa đồ thị. Để xĩa Chart Sheet, trước tiên hãy chọn Chart Sheet, sau đĩ nhấp phải chuột và chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh hiện ra. 1.4.3.6. Thêm các thành phần của đồ thị - Chọn đồ thị ->chọn Chart Tools ->Design ->Chart Layouts Sử dụng các nhĩm lệnh tạo các thành phần tương ứng trên đồ thị được thiết kế sẵn như tựa đề, chú thích, các nhãn, đường lưới, 1.4.3.7. Sắp xếp và xĩa các thành phần của đồ thị - Một số thành phần trong đồ thị cĩ thể di chuyển được như tựa đề, chú thích, nhãn. Muốn di chuyển thành phần nào trước tiên hãy dùng chuột chọn nĩ, sau đĩ nhấp và giữ trái tại cạnh của thành phần và kéo đến vị trí mới trong đồ thị. - Ngồi ra cĩ thể vào Chart Tools ->Layout ->chọn từ các danh sách thiết kế sẵn. - Để xĩa thành phần nào, chúng ta chỉ cần dùng chuột chọn thành phần đĩ và nhấn phím Delete. Hình 9.8: Các thành phần trên đồ thị 1.4.4. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị Việc hiệu chỉnh và định dạng các thành phần trên đồ thị ta cĩ thể dùng Ribbon hay dùng các hộp thoại. Cách dễ thực hiện nhất là nhấp phải chuột lên thành phần cần định dạng và chọn Format hay nhấn . Sau đây là minh họa hiệu chỉnh và định dạng một số thành phần của đồ thị. ịnh dạng Chart Area
146 1.4.4.1. Hiệu chỉnh Chart Area - Chúng ta cĩ thể hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đường kẽ, khung, đổ bĩng cho Chart Area bằnh cách: chọn Chart Area ->nhấp phải chuột ->chọn Format Chart Area - Ngồi ra chúng ta cĩ thể vào Ribbon ->Chart Tools ->Format nhĩm Shape Styles cĩ cung cấp rất nhiều mẫu định dạng dựng sẵn rất đẹp. Hình 9.9: Hiệu chỉnh tơ màu cho đồ thị Ghi chú: - Fill: Nhĩm lệnh liên quan đến tơ nền cho thành phần đang chọn - Border Color: Nhĩm lệnh liên quan đến kẻ khung và màu sắc của thành phần đang chọn - Border Styles: Các kiểu đường két kẻ khung của thành phần đang chọn. - Shadow: Liên quan đến việc đổ bĩng cho thành phần đang chọn - 3-D Format: Tạo hiệu ứng 3-D cho thành phần đang chọn.
147 Hình 9.10: Định dạng bằng Ribbon 1.4.4.2. Hiệu chỉnh Flot Area - Chọn Plot Area ->Chart Tools ->Format ->Shape Styles ->chọn kiểu định dạng Muốn phĩng to/ thu nhỏ Plot Area ->Nhấp chuột trái vào các nút bao quan Plot Area và kéo hướng vơ Plot Area để thu nhỏ và hướng ra ngồi Plot Area để phĩng to. 1.4.4.3. Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đề : Tùy theo kiểu đồ thị đang xử lý mà Excel cho phép chúng ta hiệu chỉnh các loại tiêu đề của kiểu đồ thị đĩ. - Thêm tiêu đề chính cho đồ thị: Chart Tools ->Layout ->Labels ->Chart Title - >lựa chọn kiểu từ danh sách - Thêm tiêu đề cho trục hồnh (hay trục tung): Chart Tools ->Layout ->Labels - >Axis Titles ->lựa chọn kiểu từ danh sách - Thêm chú thích :Chart Tools ->Layout ->Labels ->Legend ->lựa chọn kiểu từ danh sách - Thêm nhãn dữ liệu :Chart Tools ->Layout ->Labels ->Data Labels ->lựa chọn kiểu từ danh sách
148 Hình 9.11: Hiệu ứng chú thích cho đồ họa trong hộp thoại Data Souce - Để thêm bảng dữ liệu vào Chart Tools ->Layout ->Labels ->Data Table ->lựa chọn kiểu từ danh sách. - Ngồi ra chúng ta cĩ thể chèn các Text Box vào đồ thị Chart Tools ->Layout - >Insert ->Text Box. 1.4.4.4. Hiệu chỉnh đường lưới ngang và dọc Muốn thêm hay bỏ đường lưới trước tiên chúng ta chọn Plot Area, rồi vào Chart Tools ->Layout ->Axes ->Gridlines ->chọn kiểu phù hợp từ danh sách. - Để hiệu chỉnh màu sắc, kiểu của đường lưới nào thì chọn và vào Chart Tools - >Format ->Shape Style ->chọn kiểu và màu sắc theo nhu cầu. 1.4.4.5. Hiệu chỉnh các trục Muốn hiệu chỉnh thơng số cho trục trên đồ thị thì chúng ta hãy chọn trục ->nhấp phải chuột ->chọn Format Axis Sau đây là giải thích các thơng số trong hộp thoại Format Axis. Value Axis Hầu hết các đồ thị trình bày giá trị trên trục tung và phân nhĩm trên trục hồnh. Các chúng ta nên chọn thử để biết rõ hơn cơng dụng của các tùy chọn.
149 Hình 9.14: Hộp thoại Format Axis tùy theo giá trị của trục mà chúng ta chọn - Minimum Xác định giá trị nhỏ nhất trên trục (giá trị khởi đầu) o Auto Để Excel tự xác định o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục - Maximum Xác định giá trị lớn nhất trên trục (giá trị kết thúc) o Auto Để Excel tự xác định o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục - Major unit:Xác định giá trị các khoảng chia chính trên trục. o Auto Để Excel tự xác định o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục - Minor unit Xác định giá trị các khoảng chia phụ trên trục. o Auto Để Excel tự xác định o Fixed Qui định giá trị nhỏ nhất cho trục - Values in reverse order Đảo thứ tự sắp xếp các giá trị trên trục - Logarithmic scale Chuyển các giá trị trên trục sang hệ logarith với cơ số do ta qui định tại Base (khơng thể dùng cho giá trị âm hay bằng 0) - Display units Chọn đơn vị hiển thị trên trục. - Show display units label on chart Cho hiển thị các nhãn đơn vị trên đồ thị - Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị. o None Khơng sử dụng o Inside Hiển thị phía bên trong trục o Outside Hiển thị phía bên ngồi trục o Cross Hiển thị cắt ngang trục
150 - Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị. - Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục o None Khơng sử dụng o High Hiển thị phía bên phải trục o Low Hiển thị phía bên trái trục o Next to Axis Hiển thị kế bên trục (theo mặc định) - Horizontal axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục hồnh (Đối với đồ thị 3-D đĩ chính là tùy chọn Floor crosses at) o Automatic Do Excel tự xác định. o Axis value Xác định giá trị mà các trục sẽ giao nhau o Maximum axis value Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục (tung) Category Axis - Interval between tick marks Xác định sự thể hiện các nhĩm theo khoảng chia (cĩ bao nhiêu nhĩm trong một khoảng chia, thường là một nhĩm). - Interval between labels Xác định sự xuất hiện của nhãn theo khoảng chia o Automatic Excel tự xác định (thường là 1) o Specify interval unit Xác định nhãn sẽ xuất hiện sau bao nhiêu khoảng chia trên trục. - Categories in reverse order Các nhĩm thể hiện theo thứ tự ngược lại - Label distance from axis Xác định khoảng cách của nhãn so với trục - Axis Type Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date axis - Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị. - Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị. - Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục - Vertical axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục tung o Automatic Do Excel tự xác định. o At category number Xác định số nhĩm mà tại đĩ các trục sẽ giao nhau o At maximum category Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục - Position Axis Qui định cách hiển thị của các nhĩm và nhãn trên trục (Dùng cho đồ thị 2-D area, column, và line). o On tick marks Hiện ngay ký hiệu phân cách o Between tick marks Hiện giữa các ký hiệu phân cách Time Scale Axis - Minimum Xác định giá trị (ngày) nhỏ nhất trên trục (ngày bắt đầu) - Maximum Xác định giá trị (ngày) lớn nhất trên trục (ngày kết thúc) - Major unit Xác định khoảng chia chính trên trục (đơn vị là ngày, tháng hay năm) - Minor unit Xác định khoảng chia phụ trên trục (đơn vị là ngày, tháng hay năm) - Base Unit Xác định đơn vị tính cho trục - Dates in reverse order Hiển thị theo thứ tự ngược lại trên trục
151 - Axis Type Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date axis - Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị. - Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị. - Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục - Vertical Axis crosses Các lựa chọn qui định cách trục tung giao với trục hồnh o Between dates Do Excel tự xác định o At date Giao nhau tại ngày do chúng ta nhập vào o At maximum date Giao nhau tại ngày lớn nhất (gần đây nhất) trên trục - Position Axis Qui định cách hiển thị của các nhĩm và nhãn trên trục (Dùng cho đồ thị 2-D area, column, và line). o On tick marks Hiện ngay ký hiệu phân cách o Between tick marks Hiện giữa các ký hiệu phân cách 2 . In ấn Mục tiêu: - Định dạng trang bảng tính hồn chỉnh và in ấn đúng theo yêu cầu 2.1. Hiệu chỉnh trang in Excel 2010 hỗ trợ mạnh hơn trong việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan giúp chúng ta cĩ thể thấy được kết quả in ngay trên màn hình. Cĩ 3 chế độ hiển thị là Nornal View, Page Layout View và Page Break Preview. Để truy cập các chế độ xem vào nhĩm View ->chọn Workbook Views - >chọn kiểu xem. Normal View: Đây là chế độ chúng ta sử dụng thường xuyên trong quá trình nhập liệu, tính tốn, trên bảng tính và là chế độ mặc định của Excel. Page Layout View: Là chế độ xem trước khi in, trong chế độ này chúng ta vẫn cĩ thể tính tốn và nhập liệu. Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với các dấu phân trang, tại đây chúng ta cĩ thể chia lại trang bằng cách kéo thả các đường chia cách trang. 2.2 Xem trước trang in 2.2.1. Thiết lập thơng số cho trang in Tất cả các tùy chọn thiết lập thơng số trang in cĩ tại nhĩm Page Layout - >nhĩm Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang
152 hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trên mỗi trang, ). Chúng ta cĩ thể thiết lập các thơng số tại đây hoặc vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh. Để vào hộp thoại Page Setup chúng ta vào nhĩm Page Layout ->đến nhĩm Page Setup ->nhấn vào nút Hình 9.20 4.2.1 Chiều trang in (Orientation) Cách 1. Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Orientation ->chọn Portrait (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang) Cách 2. Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Page ->Orientation ->chọn chiều trang in Portrait / Landscape 2.2.2. Khổ giấy (Size) Cách 1. Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Size ->chọn khổ giấy Cách 2. Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Page ->Page size ->chọn giấy 2.2.3. Canh lề giấy (Margins) Cách1. Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Margins ->chọn kiểu chừa lề Cách2. Trong hộp thoại Page Setup ->chọn ngăn Margins ->nhập các giá trị vào Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang). Ngồi ra cịn cĩ tùy chọn canh giữa: Horizontally (canh giữa trang theo chiều ngang) và Vertically (canh giữa trang theo chiều dọc)
153 2.2.4. Chọn vùng in (Set Print Area) Quét chọn vùng cần in, vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup ->Print Area - >Set Print Area. Ngắt trang (Page Break) Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ơ hiện hành đến nơi sẽ chèn ngắt trang tại cột A, sau đĩ vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup- Breaks ->Insert Page Break. (Nếu khơng để ở cột A sẽ ngắt trang theo chiều ngang và dọc) Bỏ từng dấu ngắt trang: Di chuyển ơ hiện hành đến ơ nằm ngay dưới dấu, sau đĩ vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup -Breaks ->Remove Page Break. Bỏ tất cả đánh dấu ngắt trang: Ribbon ->Page Layout ->Page Setup Breaks ->Reset All Page Breaks. 2.2.5. Thêm hình nền (Background) Vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup -Background ->chọn hình lưu trữ trên máy ->nhấn nút Insert In tiêu đề dịng và cột (Row and column headers) Vào Ribbon ->Page Layout ->Sheet Options -Headings ->chọn Print In tiêu đề cột và dịng lặp lại ở các trang B1. Vào Ribbon ->Page Layout ->Page Setup -Print Title B2. Tại ơ Rows to repeat at top ta quét chọn dịng số 1 vào ->$1:$1 B3. Tại ơ Columns to repeat at left ta quét chọn cột A ->$A:$A B4. Nhấn OK hồn tất. 2.2.6. Điều chỉnh tỉ lệ phĩng to/ thu nhỏ trang in Trong một số trường hợp ta cần in nén hay phĩng to nội dung vào một số trang nhất định khi đĩ ta dùng Ribbon ->Page Layout ->Scale To Fit ->Scale. Ta cĩ thể thu nhỏ tài liệu đến 10% và phĩng to tới 400%. Ngồi ra ta cĩ thể ép Excel in tài liệu ra với số trang ta qui định tại Ribbon - >Page Layout ->Scale To Fit ->Width và Ribbon ->Page Layout ->Scale To Fit - >Height. 2.2.7. In đường lưới của các ơ Để in đường lưới kẽ các ơ trong bảng tính ta chọn Ribbon ->Page Layout - >Sheet Options ->Gridline ->Print. 2.2.8. Thêm thơng tin vào đầu và chân trang (Header và Footer)
154 Header chứa các thơng tin xuất hiện ở đầu mỗi trang và Footer chứa các thơng tin xuất hiện ở cuối mỗi trang. Các phiên bản trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer trong hộp thoại Page Setup để thêm Header và Footer nhưng phiên bản này làm bằng một cách khác dễ dàng và trực quan hơn, đặc biệt cĩ thể chèn hình vào. Vào Ribbon ->View ->chuyển sang chế độ xem Page Layout ->Tiến hành thêm Header và Footer Lưu ý chúng ta phải nhấp chuột vào vùng Header hoặc Footer thì nhĩm lệnh Design mới hiện ra. Hình 9.21: Các nút lệnh trong thanh Design Các mã lệnh và nút lệnh trong Header và Footer Nút lệnh Mã lệnh Chức năng &[Page] Hiển thị số trang tài liệu &[Pages] Hiển thị tổng số trang được in &[Date] Hiển thị ngày hiện tại &[Time] Hiển thị giờ hiện tại &[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin và Tên tập tin &[File] Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Khơng cĩ Chèn hình lựa chọn vào. Chúng ta phải tìm đến hình cần chèn vào trong hộp thoại Insert Picture, chọn hình và nhấn nút Insert. Khơng cĩ Thiết lập các thơng cố cho hình chèn vào.
155 Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, do vậy trong trường hợp đoạn văn bản trong Header và Footer cần dùng ký hiệu & thì chúng ta hãy nhập ký hiệu này 2 lần &&. Ví dụ chúng ta muốn nhập “Cơng thức & Hàm” vào Header thì hãy nhập “Cơng thức && Hàm”. Các lựa chọn khác của Header và Footer: Different First Page: Nếu chọn thì chúng ta cĩ thể thiết lập thơng tin khác vào header/ footer của trang đầu tiên so với header/ footer của các trang cịn lại trong tài liệu. Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, thì chúng ta cĩ thể đặt header/ footer khác nhau cho các trang chẵn và các trang lẻ. Scale With Document: Nếu chọn, kích thước chữ của header/ footer sẽ tăng giảm theo tài liệu khi tài liệu sử dụng chức năng in cĩ điều chỉnh tỉ lệ phĩng to/ thu nhỏ. Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái và lề phải của header/ footer canh đều với lề trái và lề phải của tài liệu. 2.3. In Để gọi hộp thoại Print, chúng ta chọn nút Office ->chọn Print hay nhấn tổ hợp phím . Dùng hộp thoại này để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng bản sao và một số tùy chọn khác. Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước nhấn lệnh Office ->Print Active sheet(s): Chỉ in sheet hiện hành hay các sheet đang chọn. Entire workbook: In tồn bộ workbook Table: Chỉ cĩ tác dụng khi ơ hiện hành đang trong một bảng, nếu chọn thì chỉ in bảng này. Ignore print areas: Khi chọn, Excel sẽ bỏ qua tất cả các thiết lập vùng in đã thực hiện.
156 Bài tập và sản phẩm thực hành bài 07.8 Kiến thức: Câu 1: Đồ thị là gì? Nêu cách hiệu chỉnh đồ thị. Câu 2: Trình bày lệnh In bảng tính và chọn chiều in. Bài tập ứng dụng: Bài tập 07.9.1: 1- Gọi lại bảng tính TH07.XLSX 2. Sử dụng tính năng SUBTOTAL tạo tổng con (chi tiết) cho biết Tổng THÀNH TIỀN heo khối lớp 3. Sử dụng tính năng AUTO FILTER lọc bảng tính chỉ cịn các mẫu tin chứa khối các lớp cấp 3 4. Từ bảng tính trên trích ghi ra mọt bảng riêng gồm những loại sách là lý và hĩa 5. Lưu lại bảng tính. Bài tập 07.9.2: Thành lập bảng tính sau : (Xác định lại độ rộng cho các cột đủ để chứa dữ liệu) BẢNG TÍNH ĐIỂM HỌC SINH TT MÃ SỐ HỌ VÀ TÊN TÊN TRƯỜNG MƠN THI ĐIỂM THI XẾP LOẠI 1 A01T Trần Duy Trị (a) (b) 8 (c) 2 A01V Hồ Thị Tuyết 5 3 B01T Lê Văn Mừng 9 4 C02S Lê Ngọc Trong 5.5 5 B02T Trần Hà Dũng 9 6 C01V Trần Thanh Thanh 7.5 7 B02S Nguyễn Văn Trục 8.5 8 A03T Lê Chí Hùng 9.5 9 D03S Đồn Huân 6.5 10 H10 Hồng Xuân Nhĩ 9 11 A02T Trần Bửu 7 12 B03T Lê Hịa Hải 6 13 B01T Trần Bình Chương 9.5 14 B03S Lê Phước Hịa 4.5 15 C02V Nguyễn văn Hậu 3.5 16 C03T Trần kỳ Hà 8.5